questionnaire controle interne

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Procedures 2me PARTIE : APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE CHAPITRE I - GENERALITES A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE Lanalyse de lorganisation gnrale doit permettre : Didentifier les problmes pouvant remettre en cause la fiabilit des procdures particulires de chaque fonction ; Dvaluer les possibilits de sappuyer sur les travaux effectus par le service daudit interne. ORGANISATION LENTREPRISE GENERALE DE

ref

Oui Non N/A OBSERVATION

B

Existe-t-il un organigramme de lentreprise ? Est-il diffus, appliqu, reconnu ? Les fonctions sont-elles correctement dfinies pour chaque tche ? Existe-t-il un manuel des procdures internes ? Si oui, est-il rgulirement mis jour par des personnes autorises et diffus ? - Les imprims utiliss par lentreprise sont-ils Simple ? Vrifiables ?

Si des dlgations de pouvoir sont accordes au personnel, Sont-elles clairement dfinies ? Font-elles lobjet dune diffusion au sein de lentreprise ? Sont-elles rgulirement mises jour ? Lutilisation qui en est faite est-elle contrle ?

Les moyens en personnel et en matriel sont-ils adapts aux besoins ? Dans les petites entreprises, la direction exerce-t-elle un contrle rigoureux sur les oprations ? Les fonds personnels de la direction sont-ils bien distincts des fonds de lentreprise ? C - SYSTEME BUDGETAIRE La gestion sappuie-t-elle sur des prvisions ? Dans laffirmative, les prvisions sont-elles formalises, cest--dire faites dans les cadres dune procdure dfinie lavance ? Des budgets, bilan et compte dexploitation prvisionnels sont-ils tablis ? Lentreprise considre-t-elle ces budgets comme base daction ou comme un moyen administratif de contrle ou les deux la fois ? Leur ralisation est-elle vrifie ou analyse ? Lentreprise tient-elle une comptabilit prvisionnelle ? Existe-t-il un tableau de bord usage de la direction ? - Si oui inclut-il des informations sur les domaines suivants :

Carnet de commandes clients ? En cours clients ? Retards de rglements ? Crances douteuses ? Engagements fermes de dpenses ? En-cours fournisseurs ? Volume et rotation des stocks ? Lentreprise tablit-elle des prvisions de trsorerie ? Sont-elles contrles et les carts sont-ils justifis ? D - SERVICE DAUDIT INTERNE Le service daudit interne est-il directement rattach la direction gnrale ? Le responsable du service daudit interne a-t-il une formation suffisante ? Le personnel du service reoit-il une formation approprie ? Le service utilise-t-il des mthodes de travail appropries (programmes de travail, dossiers bien tenus,) ? Le service daudit interne peut-il avoir accs tous les services, documentsquil souhaite ? Les rapports du service daudit interne sont-ils suivis deffets ? Des liens de parent ou dintimit prononce existent-ils entre des membres du service de contrle interne et des membres dautres services de lentreprise ? E - ORGANISATION COMPTABLE La direction des services comptables est-elle assure par un chef comptable comptent ? Le personnel comptable est-il quitablement rmunr ? La qualification et la moralit du personnel comptable sontelles vrifies (casier judiciaire, rfrences professionnelles antrieures,) ? Le personnel comptable suit-il une formation approprie ? Des employs travaillent-ils en dehors des heures normales de bureau ? dans quelles circonstances prcises ? Lorganisation permet-elle laccomplissement des travaux comptables par un autre personne que le titulaire du poste ? Tous les employs prennent-ils des vacances annuelles ? Les tches sont-elles effectivement attribues dautres employs en labsence du titulaire en vacance ou absent ? Au moment de l'ouverture du courrier, le chef comptable est-il averti ou inform de tous les litiges ? Existe-t-il une liste tenue jour des comptes gnraux utiliss par l'entreprise ? L'ouverture ou la clture des comptes est-elle approuve par le chef comptable ? Existe-t-il un manuel des procdures comptables d'usage courant, et notamment en cas de consolidation ? Ces documents sont-ils rgulirement tenus jour ? Le plan comptable de l'entreprise est-il conforme au plan comptable professionnel ? Les fonctions sont elles clairement dfinies et es travaux sont-ils excuts conformment aux instructions donnes ? A-t-on prvu une division des tches ainsi que des

contrles rciproques ? Les fonctions d'ordonnancement des recettes et des dpenses sont-elles dissocies des fonctions de trsorier ? Les imputations et les passations d'critures sont elles assures par des personnes diffrents ? Les livres ou autres documents comptables sont-ils conservs dans des lieux srs et protgs contre tous risques dincendie ou de destruction ? Leur accs est-il limit aux personnes autorises ? L'accs aux archives est-il strictement rglement ? Les livres lgaux sont-ils rgulirement tenus ? Sont-ils cts et paraphs ? Les comptes intermdiaires sont-ils tablis partir des donnes de la comptabilit ? Leur priodicit est-elle suffisante ? - Au cas o l'informatique fait partie du systme comptable, les contrles sur les aspects suivant sont ils suffisants installation ? organisation ? conception, analyse, programmation ? exploitation ? scurit, risques, assurances? L'entreprise tient-elle une comptabilit analytique ? Cette comptabilit est-elle intgre la comptabilit (gnrale ? Sinon, les deux comptabilits sont-elles rgulirement rapproches ? Cette comptabilit analytique permet elle d'obtenir des informations sur les marges par produit ou famille de produits ? Les clefs de rpartition des charges indirectes sont-elles adaptes la nature des charges ? F - PROTECTION DES ACTIFS Les moyens matriels de protection sont-ils suffisants en ce qui concerne l'accs aux locaux ? l'accs aux stocks ? la scurit des immobilisations, valeurs., ? La politique gnrale sur les risques couvrir par les assurances a-t-elle t dfinie par le conseil d'administration ? Les assurances sont-elles revues priodiquement par un cadre ou un employ responsable ? Les assureurs sont-ils mis en concurrence ? Existe-t-il des assurances couvrant des risques particuliers pour les salaris qui occupent des postes importants dans l'entreprise ? Les sinistres sont-ils dclars sans dlais aux assurances ? Le remboursement des sinistres fait-il l'objet d'un suivi rigoureux ? Si les assurances mettent des obligations la charge de l'entreprise, le respect de ces obligations est-il rgulirement contrl ? CHAPITRE - III. ACHATS - FOURNISSEURS A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE

L'analyse du systme de contrle interne de ta fonction Achats fournisseurs doit permettre de s'assurer que: Les sparations de fonctions' sont suffisantes ? Tous les achats (matires et services de l'entreprise sont correctement autoriss et comptabiliss? Les achats comptabilises correspondent a des dpenses relles de l'entreprise ? Ces dpenses sont fates dans l'intrt de entreprise et conformment a son objet. ? Tous les achats enregistrs sont correctement valus ? Tous les avoirs a obtenir sont enregistrs. ? Toutes les dettes concernaient les marchandises et services reus sont enregistres dans la bonne priode. ? Les engagements pris par l'entreprise et devant figurer dans l'annexe sont correctement suivis. ? B - SEPARATION DE FONCTIONS Apprcier la sparation de fonction en qui concerne : Emission des demandes d'achats ? Etablissement des commandes ? Autorisation des commandes ? Rception des marchandises ou services ? Comparaison quantitative et qualitatives des marchandises ou services reus avec les commandes Comparaison bon de rception/commande/facture ? Imputation comptable ? Contrle des factures ? Suivi des avoirs recevoir ? Bon payer ? Tenue du journal d'achats Tenue de l'inventaire permanent Tenue des comptes individuels des fournisseurs Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes Rapprochement du compte collectif fournisseur avec la balance fournisseur Centralisation du journal d'achats approbation des oprations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs crditeurs divers. - Accs la comptabilit. C COMMANDES Existe-t-il un systme de dclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent a' une quantit minimum ? Si oui, les quantits minima sont-elles revues rgulirement en fonction des besoins rels de la fabrication ? Les commandes de biens ou de services ne sont-elles passes que sur la base de demandes d'achats tablies par (les personnes habilites ? Chaque service demandeur (dispose t il d'un budget de dpenses prvisionnelles ? Si oui, la consommation (le ces budget est-elle suivie rgulirement pour viter les dpassements ? Ce suivi tient il compte des commandes engages niais ion encore factures ? Des bons de commande sont-ils tablis

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systmatiquement ? - Si oui, sont-ils prnumrots ? tablis en quantits et en valeur ? signs par un responsable, au vu de la demande d'achat ? Existe-t-il une liste des fournisseurs autoriss, pour les achats courants ? Si oui, est-elle approuve par un responsable ? rgulirement mise jour ? Les prix proposs sont-ils compars avec le march ? Les autres achats font-ils l'objet d'appel d'offre, au moins au-dessus d'un certain montant? Existe-t-il une procdure permettant d'viter les commandes excessives ? Si des bons de commandes prnumrots sont utiliss, leur squence numrique est-elle utilise pour enregistrer les engagements pris par l'entreprise ? identifier les retards d'excution ? - Existe-t-il une procdure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? Ces fournisseurs sont-ils soumis des pnalits ? Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu : au service de rception ? au service de comptabilit ? - si oui ces services s'assurent-ils qu'ils reoivent tous ? Les procdures de contrle des achats sont-elles revues priodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indpendantes du service achat pour s'assurer que la politique de la socit est bien applique ? D - RECEPTION DES MARCHANDISES ET SERVICES Existe-t-il un service de rception ? - Les marchandises reues sont-elles rapproches des bons de commande en ce qui concerne : les quantits(comptage effectif )? la qualit ? - Des bons de rception sont ils tablis systmatiquement - Si oui sont-ils: prnumrots ? signs par le rceptionnaire ? dats? La prnumrotation des bons est-elle utilise pour contrler l'exhaustivit des bons transmis a la comptabilit, par centre de rception ? l'enregistrement des mouvements de stocks ?

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- Existe-t-il un systme quivalent au bon de rception en matire de service ? Si oui, les procdures ci-dessus sont-elles appliques pour contrler l'exhaustivit de l'enregistrement ? Les anomalies en matire de quantit et qualit constates font-elles l'objet d'un bon de retour (Ou (le contestation) ? Si oui, ces bons sont-ils prnumrots ? transmis une personne charg dobtenir Ies avoirs ? - Les factures reues sont-elles vrifies avec les bons de commandes et de rception en ce qui concerne : le quantits ? la qualit ? les prix unitaires ? les conditions financires ? Les anomalies constates font-elles l'objet de bons de contestation ? Si oui suivent-ils les mme rgles que ceux mis rception (pr numrotation). Les avoirs reus sont-ils contrls avec les bons de retour et/ou de contestation et les factures d'origine en ce qui concerne : les quantits? les prix? - Les factures et avoirs reus sont-ils contrls en ce qui concerne les multiplications ? les additions ? le montant de la TVA ? la dduction des avances, acomptes, remises ? Les contrles effectus sur les factures et avoirs sont-ils clairement matrialiss pour permettre une vrification a posteriori qu'ils ont tous t effectus ? - Les imputations sont-elles donnes par des personnes comptentes disposant des documents ncessaires? revues par un responsable? L'ouverture d'un nouveau compte fournisseur est-elle soumise autorisation ? E - COMPTABILISATION DES FACTURES ET AVOIRS La comptabilit fournisseurs reoit-elle un exemplaire des bons de commandes ? des bons de rception (marchandises et services) ? des bons de retour ou de contestation ? Si oui, en contrle-t-elle l'exhaustivit ? Les numros manquants sont-ils rclams ? Un rapprochement est-il fait entre les factures et avoirs reus et les bons de rception et de retour ou de x x

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contestation ? - existe-t-il un contrle permettant de s'assurer que toutes les factures et tous les avoirs reus sont comptabiliss : dans le journal des achat ? aux comptes individuels fournisseurs ? Les factures et avoirs comptabiliss sont-ils annules pour viter un double enregistrement ? La comptabilisation de duplicata est-elle interdite ou soumise autorisation particulire ? Les rgles de rcupration de la TVA sont-elles respectes en particulier Si les Fournisseurs payent la TVA sur les encaissements ? F - PROVISIONS POUR FACTURES A RECEVOIR Le rapprochement effectu entre les factures et avoirs reus et les bons de rception ou de retour (voir comptabilisation les factures) est-il utilis pour tablir, en fin de priode, le montant des factures recevoir ? Sinon existe-t- il une procdure pour saisir les provision effectuer ? Les factures de transport sont elles rapproches avec les avis de transport pour tablir la provision ? - Des comptes de frais payer sont- ils tenus pour toutes les charges qui ne figurent pas en comptes fournisseur et qui sont payes de faon pisodique ? - En matire de service, le service comptable : utilise-t-il les bons de commandes non honors pour identifier ceux qui auraient du faire l'objet d'une provision (livraison prvue avant la clture) ? des explications sont-elles obtenues pour ces anomalies ? analyse-t-il les charges de la priode, par rapport au budget ou la priode prcdente pour identifier les anomalies de provision ? - L'valuation des provisions pour factures et avoirs recevoir est-elle vrifie par une personne indpendante de celle qui l'tablit ? Est-elle rapport des factures et avoirs rels reus ultrieurement ? G - JUSTIFICATION DES SOLDES - Une balance fournisseurs est-elle tablie rgulirement ? - Son total est il rapproch avec le compte collectif ? - Une balance des crditeurs divers est elle tablie rgulirement ? Les carts ventuels sont ils : analyss rapidement ? corrigs aprs approbation ? Lorsque les fournisseurs, ou crditeurs, envoient des relevs de comptes, sont-ils compars avec la comptabilit ?les carts sont-ils analyss et corrigs aprs

approbation ? - Les soldes des comptes fournisseurs et crditeurs divers sont-ils rgulirement analyss ? - Porte-t-on une attention particulire aux soldes dbiteurs ? Les comptes de rgularisation passif sont-ils rgulirement analyss ? Les causes des montants anciens sont-elles recherches ? Les apurements sont-ils autoriss ? H - SUIVI DES LITIGES La personne charge de rclamer les avoirs s'assure-telle qu'elle reoit tous les bons de retour ou de rclamation (quelle que soit leur originel) ? Une demande d'avoir est-elle tablie pour chaque litige ? Existe-t-il un suivi des avoirs reus par rapport aux demandes d'avoirs mises ? Les avoirs non reus sont-ils rclams rgulirement ? Le paiement des factures est-il bloqu tant que les avoirs n'ont pas t reus ? La procdure du suivi des avoirs est-il suffisamment protg ? - Les titres de proprit sont-ils tous au nom (le la socit ? conservs dans un coffre ou chez un tiers de confiance ? 2 - Assurance Comment dtermine-t-on la valeur d'assurance des immobilisations ? Comment l'actualisation (les capitaux assurs est-elle calcule ? L'valuation priodique par un cabinet d'expertise gnrale est-elle ralise ? 3 - Entretien Existe-t-il des contrats d'entretien avec les constructeurs ? Ces contrats font ils l'objet d'une autorisation comparable celle des acquisitions ? Un service " entretien gnral " ,a-t-il t cr ? Existe-t-il un calendrier d'entretien prventif des machines ? Les ralisations des travaux d'entretien est-elle contrle ? I - SUIVI DES ENGAGEMENTS Si les acquisitions sont faites en location vente : les acquisitions sont-elles soumises aux mme procdures que ci-dessus ? la procdure de suivi (les engagements correspondants est-elle suffisante pour assurer l'exhaustivit des informations hors bilan ? - Existe-t-il un systme du suivi rgulier (par nature et en valeur) des commandes fermes immobilisations non encore honores ? J - IMMEUBLES Comment assure-t-on (que les dpenses du construction correspondent du cot normal des ordres passs ? - Comment contrle-t-on les devis ? Comment analyse-t-on les dpassements par rapport aux devis initiaux (motifs, calculs)? - Ce contrle qualitatif dus travaux est-il fait par des experts ? -

CHAPITRE V - MATERIEL ET OUTILLAGE Identifie-t-on. Tous les matriels par un numro coll ou peint ? A quel moment ?

CHAPITRE VI PAIE - PERSONNELA - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L'analyse du systme de contrle interne de la fonction paie-personnel doit permettre de s'assurer que : - Les sparations de fonctions sont suffisantes - Les personnes rmunres (figurant sur le livre de paie bnficiant d'un engagement de retraite) ont bien droit leur rmunration - Les rmunrations sont correctement calcules - Le paiement des rmunrations se fait avec une scurit suffisante - Toutes les charges relatives au personnel sont correctement comptabilises - Les dispositions lgales en matire de personnel sont respectes. B - SEPARATION DE FONCTIONS -Apprcier la sparation de fonctions en ce qui concerne : - Les sparations de fonctions sont suffisantes - Les personnes rmunres (figurant sur le livre de paie bnficiant d'un engagement de retraite) ont bien droit leur rmunration - Les rmunrations sont correctement calcules - Le paiement des rmunrations se fait avec une scurit suffisante - Toutes les charges relatives au personnel sont correctement comptabilises - Les dispositions lgales en matire de personnel sont respectes. B - SEPARATION DE FONCTIONS Apprcier la sparation de fonctions en ce qui concerne : - L'approbation des entres et des sorties du personnel. - La dtermination des niveaux de rmunration. L'autorisation des primes L'approbation des heures travailles - La prparation de la paie. La vrification des calculs. - L'autorisation des avances. L'approbation finale de la paie. - La prparation des enveloppes de paie ou des Modes de paiement. La signature des chques ou virements. - Le rapprochement du compte bancaire rserv aux salaires. - La centralisation de la paie. - Les dclarations sociales. x x

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- Le paiement des charges sociales. La dtention des dossiers individuels du personnel. La mise jour du fichier permanent, Si le systme est informatis. - La comparaison priodique du journal de paie avec les dossiers du personnel. - La distribution des chques ou enveloppes. - La garde des paies non rclames. - Le calcul des engagements de retraite. A - DONNEES PERMANENTES 1 - Gnralits Existe-t-il un fichier du personnel contenant pour chaque employ : - photo? - spcimen de signature? - situation de famille? - date d'engagement? - coordonnes bancaires? - dtail des rmunrations et retenues effectuer? - exemplaire du contrat de travail? - pensions et indemnits dues? - autres donnes permanentes? - L'accs ce fichier est-il protg ? - Si la paie est informatise, ce fichier est-il rgulirement rapproch avec le fichier informatique pour vrifier qu'aucune modification non autorise n'a t apporte ce dernier ? - Les oprations suivantes sont-elles soumises l'approbation d'un responsable embauche ? dpart ? modification des donnes permanentes ? - Le systme d'information du service de la paie permet-il de s'assurer que ce dernier prend en compte toutes ces modifications ? 2 - Embauches: Des rfrences sont-elles demandes pour les titulaires des postes de confiance ? En particulier est-il demand : un extrait de casier judiciaire pour les comptables; une copie certifie conforme des diplmes annoncs; une consultation des employeurs prcdents. Des assurances sont-elles prises pour couvrir les effets d'une ventuelle erreur ou malhonntet de ces personnes ? Les contrats de travail exposent-ils clairement les conditions de rmunration pour viter toute contestation ultrieure ? Le registre unique du personnel existe-t-il ? Si oui, est-il tenu jour? Le recours au personnel intrimaire est-il autoris et suivi par un responsable du personnel? L'incorporation des donnes concernant les nouveaux

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embauchs dans le fichier permanent est-il contrl, Si la paie est informatise ? 3 - Promotions mutations - Les promotions et mutations sont-elles autorises par une personne responsable ? - Le service charg du calcul de la paie est il correctement inform de ces mouvements ? - Les modifications de donnes permanentes rsultant de ces mouvements sont-elle contrles systmatiquement ? 4 - Dparts Lors des dparts (volontaires ou non> est-il exig un solde pour tout compte ? Le service responsable de la paie est-il inform suffisamment tt pour arrter les bulletins de salaire en temps et en heure ? Si la paie est informatise, les bulletins de salaires des personnes parties dans le mois font-ils l'objet d'un contrle suffisant pour s'assurer que tous les lments du solde de tout compte ont t enregistrs? aucun bulletin ne pourra plus tre mis ultrieurement pour ces personnes?

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5 - Engagements de retraiteQuelles sont les dispositions gnrales mises en place par l'entreprise pour s'assurer que tous les lments des contrats, conventions, dcisions> sont bien connus, correctement appliqus et correctement traduits? Les engagements relatifs aux Indemnits de dpart en retraite sontils calculs ? Les engagements lis la souscription de rgimes facultatifs de retraite prestations dfinie (rentes; complments de retraites, prretraite) sont-ils calculs ? La formule de calcul suivante est-elle employe Engagement = Droits acquis par le personnel * Probabilit qu'a l'entreprise de verser les droits x Taux d'actualisation ? En cas de gestion externe, les engagements transfrs couvrent-ils l'intgralit de l'engagement de l'entreprise? Sinon, l'entreprise constate-t-elle la diffrence dans ses comptes? En cas de gestion interne, l'approche de calcul des engagements est-elle simplifie ou dtaille ? La mthode de calcul est-elle rtrospective (droits acquis la date de clture) ou prospective (droits acquis la date de dpart en retraite) ? B - PREPARATION DE LA PAIE Les donnes variables (heures travailles, primes...) sontelles approuves par une personne responsable avant d'tre communiques aux personnes charges de prparer les bulletins de salaire ? Les donnes variables incorpores dans les salaires sont-

elles rapproches des donnes autorises