interne controle organisatiebeheersing ... de voorliggende leidraad is opgesteld door de werkgroep...

Click here to load reader

Post on 25-Dec-2019

3 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Interne Controle

    Organisatiebeheersing

    Werkgroep leidraad interne controle Boudewijnlaan 30 1000 Brussel 02-553 03 75 [email protected]

    L e i d r a a d

    Le id

    ra a

    d

    In tern

    e C on

    trole O rg

    an isatiebeh

    eersin g

  • Coördinatie en eindredactie Technische werkgroep interne controle Carolina Stevens, Herman Panneels, Kurt Debruyne, Leo Van Loo, Lieven Tydgat, Mark Vandersmissen, Rita Berckmans, Tina Ponjaert, Willy Verschuere.

    Verantwoordelijke uitgever Departement Bestuurszaken Luc Lathouwers Secretaris-generaal Boudewijnlaan 30 1000 Brussel

    Lay-out Agentschap voor Facilitair Management Digitale Drukkerij Bestuurszaken Nadia De Braekeler

    Wettelijk depotnummer D/2007/3241/322

    Uitgave Januari 2008

  • Leidraad Interne Controle / Organisatiebeheersing

  • 2

    Werkgroep ‘Verfijning leidraad interne controle’

    Luc Lathouwers, secretaris-generaal departement Bestuurszaken Hedwig Van der Borght, secretaris-generaal departement Financiën en Begroting Eddy Guilliams, administrateur-generaal Interne Audit van de Vlaamse Administratie

    Mark Vandersmissen, Interne Audit van de Vlaamse Administratie Carolina Stevens, departement Bestuurszaken Willy Verschuere, departement Financiën en Begroting Jan Debucquoy, Rekenhof Marc De Wolf, Rekenhof Lieven Tydgat, Rekenhof Tina Ponjaert, beleidsdomein Onderwijs en Vorming Rita Berckmans, VDAB Leo Van Loo, Kind en Gezin Kurt Debruyne, Inspectie van Financiën

    Bert Maertens, kabinet Minister Bourgeois Martin Ruebens, kabinet Minister-President Peeters Karel Hauman, kabinet Viceminister-President Van Mechelen

    Bijgewerkt tot 1 december 2007

  • 3

    Woord Vooraf

    Het hervormingsproces Beter Bestuurlijk Beleid besteedt veel aandacht aan interne controle of

    organisatiebeheersing. Meer operationele autonomie houdt ook in dat elke organisatie verantwoordt welk

    beleid is gevoerd en welke doelstellingen zijn behaald. Een goede organisatiebeheersing zorgt ervoor dat

    een organisatie is afgestemd op het behalen van haar doelstellingen en biedt een redelijke zekerheid dat die

    doelstellingen ook werkelijk worden bereikt.

    Organisatiebeheersing of interne controle betekent geen extra werk “bovenop” de normale werking.

    Binnen iedere organisatie bestaan al heel wat maatregelen al is zij zich daar niet altijd even bewust van. De

    voorliggende leidraad biedt een referentiekader om het bestaand interne controlesysteem te identificeren,

    in kaart te brengen én verder te ontwikkelen. Daarnaast wordt ook een evaluatierooster ter beschikking

    gesteld als hulpmiddel bij de uitvoering van een zelfevaluatie.

    De verantwoordelijkheid om een degelijke organisatiebeheersing uit te bouwen ligt bij de lijnmanager. Hij of

    zij kan dit echter niet alleen. Interne controle is, net als kwaliteit, een zaak waar iedereen in de organisatie

    elke dag opnieuw mee bezig hoort te zijn. Een organisatie kan de leidraad gebruiken om alle neuzen in

    dezelfde richting te krijgen en alle medewerkers nog bewuster te maken van het belang van interne controle

    en hen te betrekken bij een stelselmatige verbetering van de organisatie(beheersing).

    Veel succes met het gebruik van deze leidraad.

    Kris Peeters Dirk Van Mechelen Geert Bourgeois Minister-President van Viceminister-President van Vlaams Minister van de Vlaamse Regering de Vlaamse Regering Bestuurszaken, Vlaams Minister van Vlaams Minister van Financiën Buitenlands Beleid, Institutionele Hervormingen en Begroting en Media en Toerisme Havens, Landbouw, Zeevisserij Ruimtelijke Ordening en Plattelandsbeleid

  • 4

  • 5

    Inhoudsopgave

    I. InLEIDInG 7

    I ALGEMEnE SITUERInG 9

    2 DOEL En FILOSOFIE VAn DE LEIDRAAD 10

    3 RAAMWERKEn 11

    3.1 COSO, ERM en InTOSAI 11

    3.2 Deugdelijk overheidsbestuur 11

    3.3 Relatie met het CAF-model 12

    3.4 Beleid en doelstellingen 13

    4 STRUCTUUR LEIDRAAD 14

    5 DE LEIDRAAD ALS ZELFEVALUATIE-InSTRUMEnT 16

    II. THEMA’S VAn ORGAnISATIEBEHEERSInG 17

    1 DOELSTELLInGEn, PROCES- En RISICOMAnAGEMEnT 19

    1.1 Beschrijving 19

    1.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. 22

    doelstellingen, proces- en risicomanagement

    1.3 Relevante documenten en websites 27

    2 BELAnGHEBBEnDEnMAnAGEMEnT 29

    2.1 Beschrijving 29

    2.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. 30

    belanghebbendenmanagement

    2.3 Relevante documenten 31

    3 MOnITORInG 33

    3.1 Beschrijving 33

    3.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. monitoring 34

    3.3 Relevante documenten en websites 36

  • 6

    4 ORGAnISATIESTRUCTUUR 39

    4.1 Beschrijving 39

    4.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. 40

    organisatiestructuur en projectmanagement

    4.3 Relevante documenten 45

    5 HUMAn RESOURCES MAnAGEMEnT (HRM) 47

    5.1 Beschrijving 47

    5.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. HRM 47

    5.3 Relevante documenten en websites 54

    6 ORGAnISATIECULTUUR 57

    6.1 Beschrijving 57

    6.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. organisatiecultuur 58

    6.3 Relevante documenten en websites 61

    7 InFORMATIE En COMMUnICATIE 63

    7.1 Beschrijving 63

    7.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. informatie 64

    en communicatie

    7.3 Relevante documenten en websites 67

    8 FInAnCIEEL MAnAGEMEnT 69

    8.1 Beschrijving 69

    8.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. financieel 70

    management

    8.3 Relevante documenten en websites 73

    9 FACILITYMAnAGEMEnT 75

    9.1 Beschrijving 75

    9.2 Doelstellingen enbeheersmaatregelen m.b.t.

    facilitymanagement 76

    9.3 Relevante documenten en websites 79

    10 InFORMATIE En COMMUnICATIETECHnOLOGIE (ICT) 81

    10.1 Beschrijving 81

    10.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. ICT 82

    10.3 Relevante documenten 87

    11 VERAnDERInGSMAnAGEMEnT 89

    11.1 Beschrijving 89

    11.2 Doelstellingen en beheersmaatregelen m.b.t. veranderingsmanagement 90

    11.3 Relevante documenten en websites 94

    12 VERKLAREnDE WOORDEnLIJST 95

  • 7

    I. Inleiding

  • 8

  • 9

    I. Algemene situering

    Het hervormingsproces Beter Bestuurlijk Beleid kent het lijnmanagement meer operationele autonomie toe en koppelt daaraan een grotere responsabilisering. Het management is verantwoordelijk om, binnen de beleids- en beheerscyclus, de activiteiten op het vlak van ‘sturen’, ‘beheersen’, ‘verantwoorden’ en ‘toezicht houden’ met de nodige openheid, integriteit en verantwoordingsplicht uit te voeren. Dat geheel van beheersmaatregelen wordt ook interne controle of organisatiebeheersing genoemd. Het kan worden omschreven als het proces dat door het management én het personeel wordt ondernomen om redelijke zekerheid te krijgen dat de doelstellingen van de organisatie worden gerealiseerd.

    Interne controle of organisatiebeheersing is niet nieuw. Iedereen is er dagelijks mee bezig, ook al is dat niet altijd bewust. Met behulp van de leidraad kan het bestaande interne controlesysteem worden geëxpliciteerd en verfijnd. Interne controle / organisatiebeheersing is immers, net als het kwaliteitsbewustzijn, een zaak van iedereen.

    Artikel 33 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid (hierna ‘kaderdecreet’ genoemd) bepaalt dat de departementen, de intern verzelfstandigde agentschappen en de extern verzelfstandigde agentschappen moeten instaan voor de interne controle van hun bedrijfsprocessen en activiteiten. Interne controle is volgens het decreet in het bijzonder gericht op:

    u het effectief en efficiënt beheer van risico’s

    u de betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering

    u de naleving van de regelgeving en de procedures

    u de effectieve en efficiënte werking van de diensten

    u de bescherming van activa.

    Op 1 september 2006 keurde de Vlaamse Regering de nota ‘De generieke elementen van de beheersovereenkomsten in de vernieuwde Vlaamse overheid’ goed. Die nota bepaalt dat iedere beheersovereenkomst onderstaande formulering inzake interne controle moet bevatten. Tevens werd beslist dat ook de departementen deze generieke principes via de individuele planning of managementovereenkomst moeten opnemen.

    “Uiterlijk één jaar na aanvang van de beheersovereenkomst beschikt het agentschap over een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle, opvraagbaar door de functioneel bevoegde minister en de ministers bevoegd voor Financiën & Begroting en Bestuurszaken, dat in minstens de elementen zoals bepaald in artikel 33 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid behelst.

    Vanaf het tweede jaar na aanvang van de beheersovereenkomst wordt het proces van interne controle minstens één maal per jaar door het management geëvalueerd op zijn actualiteit, eventueel bijgewerkt en opnieuw gevalideerd.”

    Op 20 juli 2007 (VR/2007/20.07/MED.12) werd deze generieke bepaling gewijzigd. Een ent