guide meth controle interne sfd uemoa

Download Guide Meth Controle Interne SFD UEMOA

Post on 10-Jul-2015

400 views

Category:

Documents

15 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Guide mthodologique du contrle interne des SFD dans les pays de la zone UEMOAA destination des organes dadministration, de contrle, de gestion et de surveillance des SFD

Guide mthodologique de contrle interne

Octobre 2010

2

Guide mthodologique de contrle interne

Le contrle interne est laffaire de tous !

Avertissement : Le prsent guide fait de nombreuses reprises rfrence aux instructions de la BCEAO. Au moment de la rdaction de ce projet de guide, les instructions ne sont pas encore valides. Les auteurs de ce guide se rservent le droit damender le texte sous rserve des volutions rglementaires quapportera la BCEAO.

Octobre 2010

3

Guide mthodologique de contrle interne

Remerciements La rdaction de ce guide est le rsultat dune collaboration intense et riche entre les consultants et de trs nombreux intervenants, dans les huit pays de la zone UEMOA. Nous tenons tous particulirement remercier les SFD ainsi que les cabinets dexpertise comptable qui ont accept de se prter lexercice et qui ont nourri ce guide de leur expertise et de leur connaissance approfondie du secteur de la microfinance. Nos remerciements vont galement lensemble des reprsentants de la BCEAO, des ministres de tutelle, de promotion et de surveillance, des associations professionnelles, des ordres des experts comptables ainsi que les membres de lquipe du projet AFR/017 auprs de Lux-Development.

Octobre 2010

4

Guide mthodologique de contrle interne

Table des matires1. Introduction ......................................................................................................................91.1. 1.2. 1.3. 1.4. Historique du dveloppement institutionnel de la microfinance dans la zone UEMOA .......... 9 Le cadre gnral du dispositif de supervision des SFD dans lUEMOA............................... 10 Les objectifs de louvrage..................................................................................................... 15 Destinataires du guide ......................................................................................................... 15

2.

Les SFD : cadre lgal et rglementaire....................................................................... 172.1. La loi microfinance ............................................................................................................... 17

3.

Le contrle interne : prcision des concepts ............................................................ 213.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. Les enjeux du contrle interne pour les SFD ....................................................................... 21 Dfinition et objectifs du contrle interne ............................................................................. 23 Dfinition des composantes du contrle interne .................................................................. 24 Les principes du contrle interne ......................................................................................... 30 Les acteurs du contrle interne............................................................................................ 31

4.

La catgorisation des SFD........................................................................................... 364.1. 4.2. Segmentation fonctionnelle : SFD Unitaire, Intermdiaire et Art.44 ..................................... 36 Forme juridique : S.A./S. r.l., mutuelles/coopratives, associations................................... 38

5.

Les risques .................................................................................................................... 405.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. Le risque crdit .................................................................................................................... 41 Le risque dilliquidit............................................................................................................. 44 Le risque de fraude .............................................................................................................. 46 Le risque de ressources humaines ...................................................................................... 47 Le risque de transaction....................................................................................................... 48 Le risque de scurit............................................................................................................ 49 Le risque de non alignement................................................................................................ 50 Le risque de taux dintrt.................................................................................................... 51 Le risque de change ............................................................................................................ 52

6.

Fiche de Procdures de contrle interne ................................................................... 546.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13. Identification client / membre ............................................................................................... 54 Crdit ................................................................................................................................... 54 Epargne ............................................................................................................................... 54 La gestion des liquidits....................................................................................................... 54 Remboursement des financements ..................................................................................... 54 Nouveaux produits ............................................................................................................... 54 Comptabilit - Rfrentiel..................................................................................................... 54 Rgles de passation des marchs ....................................................................................... 54 La scurit physique ............................................................................................................ 54 La scurit informatique....................................................................................................... 54 Le management ................................................................................................................... 54 Gestion des ressources humaines....................................................................................... 54 Le contrle de gestion.......................................................................................................... 54

Octobre 2010

5

Guide mthodologique de contrle interne 6.14. 6.15. 6.16. Communication aux organes de supervision ....................................................................... 54 Le recouvrement .................................................................................................................. 54 Le rle de lorgane de contrle et du Conseil dadministration............................................. 54

7.

La fonction audit interne, ou inspection .................................................................. 2437.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. La fonction daudit interne dans lorganigramme................................................................ 243 Ressources ........................................................................................................................ 246 Nature des services ........................................................................................................... 247 Documents daudit interne ................................................................................................. 248 Procdures daudit interne ................................................................................................. 248

8.

Contrle surveillance certification : relations entre acteurs............................ 253

Annexes

Octobre 2010

6

Guide mthodologique de contrle interne

Sigles et abrviationsAC AG AM AR BCEAO CA CC CGAP CIC CNSS COOPEC CSC CSSF DG DRH DRS/SFD FCFA GEC GRH II IL IM IMF ISO LPF MEC OHADA ONG ONU PAR PARMEC PASNAM Agent de Crdit Assemble Gnrale Autorit montaire Agent de Recouvrement Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest Conseil dadministration Comite de Crdit Groupe Consultatif dAssistance aux plus Pauvres Comite interne de Crdit Caisse Nationale de Scurit Sociale Cooprative dEpargne et Crdit Comite de Surveillance et de Contrle Commission de Surveillance du Secteur Financier Direction Gnrale Direction des Ressources Humaines Direction de la Rglementation et de la Supervision des SFD Franc de la Communaut Financire Africaine Groupement d'Epargne et de Crdit Gestion des Ressources Humaines Institutions Intermdiaires Institutions Liminaires Institutions Matures Institution de Microfinance Institutions Isoles Loan Performer Mutuelle d'Epargne et de Crdit Organisation pour lHarmonisation en Afrique du Droit des Affaires Organisation Non Gouvernementale Organisation des Nations Unies Portefeuille A Risque Projet dAppui la Rglementation sur les Mutuelles dEpargne et de Crdit Programme dAppui a la Stratgie Nationale de Microfinance

Octobre 2010

7

Guide mthodologique de contrle interne

PCA PED PME PMI PNUD PV SCI SCIE SFD SIG SNMF UEMOA

Prsident du Conseil dadministration Pays en dveloppement Petites et Moyennes Entreprises Petites et Moyennes Industries Programme des Nations Unies pour le Dveloppement Procs Verbal Systme de Contrle Interne Systme de Contrle Interne et Externe Systme Financier Dcentralis Systme d'Information et de Gestion Stratgie Nationale de Microfinance Union Economique et Montaire Ouest Africaine

Octobre 2010

8

Guide mthodologique de contrle interne

1.

Introduction

1.1. Historique du dveloppement institutionnel de la microfinance dans la zone UEMOALa situation globale du secteur de la microfinance dans la zone UEMOA rsulte dun double mouvement :

Dune part, au cours des annes 1960-70 se sont structures dans la plupart des 8 pays des Coopec (Coopratives dpargne et de crdit) sur le modle des grands rseaux mutualistes existants en France (Crdit Agricole, Crdit Mutuel). Les coopratives taient rassembles au sein de mouvements contrls par lEtat et affilis une Caisse Nationale publique. Dans la ligne de ce modle institutionnel initial, trs orient sur la collecte de lpargne et le financement du secteur rural, se situent par exemple des institutions comme les RPCB au Burkina (1972), la FUCEC au Togo (1983), les CREP/BNDA en Cote dIvoire (1976) Ces institutions taient soumises pour partie la loi bancaire (pour leur organe financier central) et pour partie la lgislation nationale applicable aux coopratives. Lchec financier de nombre des Caisses Centrales publiques a fortement mis en cause ce modle dans les annes 80-90.

Dautre part, dans la seconde moiti des annes 80 on a assist lmergence, dans la ligne dun phnomne en cours dans nombre de pays en dveloppement, de nouvelles institutions aux activits clairement orientes vers les populations urbaines ou rurales exclues de tout service financier par les tablissements existants (banques, Caisses dEpargne postales), qui allaient incarner la microfinance en UEMOA. Pour certaines, elles se rattachaient la philosophie mutualiste et cooprative (le CMS au Sngal en 1988, ACEP en 1993 ou Kafo Jiginew au Mali en 1987, pour dautres elles taient structures sur une base associative (comme les Caisses Villageoises exemple : les CVECA du pays Dogon en 1986), pour dautres enfin, elles taient rattaches des projets de dveloppement rural grs par des ONG avec un volet crdit.

Demble, ces IMF se sont distingues par deux approches diffrentes :

-

les unes, dans la logique Grameen bank se positionnant en distributrices de microcrdits (essentiellement solidaires), les autres axant leur dmarche sur la logique de lpargne comme pralable laccs au crdit (mutualistes).

Leffervescence du secteur conduisit au dbut des annes 90 les Autorits montaires (la BCEAO) mettre en place un processus de cration dune rglementation applicable au secteur, avec lappui technique de lACDI et de la DID (coopration canadienne). Le rsultat en fut la loi PARMEC et ses textes dapplication, transposs dans le droit des 8 pays de la sous-rgion dans les annes 94 96. Le cadre lgal mis en place, sous forme de dcret uniforme du conseil des ministres de lUEMOA tait trs fortement orient vers les IMF de type Coopec. Ainsi, les IMF sont essentiellement dsignes comme SFD (Systmes Financiers Dcentraliss) par rfrence aux dispositifs mutualistes composs de Caisses Locales regroupes en Union, Fdrations et Confdrations. Cependant, les dbats mens autour du dispositif PARMEC lors de sa prparation entre les Autorits montaires (AM), les Ministres des Finances nationaux, les partenaires techniques et financiers concerns, les structures professionnelles en mergence ont aboutit largir le concept

Octobre 2010

9

Guide mthodologique de contrle interne

aux autres formes juridiques dIMF de type para mutualiste (rseaux associatifs), socits commerciales, institutions non mutualistes diverses de type fondations ou associations dutilit publique en leur ouvrant la possibilit de reconnaissance et dagrment dans le contexte de la convention cadre . Au total, sur environ 2000 IMF intervenant ce jour dans les 8 pays (dont une cinquantaine de grands rseaux mutualistes et une multitude de micro-institutions), environ 75% relvent de la logique cooprative (IMCEC), le reste se rattachant au rgime de la convention cadre. Les nouvelles dispositions proposes par lacte uniforme du 6 avril 2007 ont pour rsultat premier dunifier le rgime rglementaire de lensemble des IMF de la sous-rgion, indpendamment de leur nature juridique, exonrant donc les IMF non IMCEC de la contrainte anxiogne de la convention cadre , qui nest valable que 5 ans et renouvelable sous examen des Autorits montaires (AM). Dans le mme temps, elles sont trs fortement incitatives un renforcement de la professionnalisation du secteur, obligeant les IMF de toute catgorie obtenir un agrment en bonne et due forme des AM (suppression du rgime de la reconnaissance simple), rapporter la tutelle et aux AM et adhrer aux Associations professionnelles nationales. Elles devraient entraner terme une disparition des groupements de fait dpargne et de crdit et une tendance forte la concentration du secteur.

1.2. Le cadre gnral du dispositif de supervision des SFD dans lUEMOALa supervision des SFD rpond aux objectifs gnraux de surveillance qui incombent aux Autorits montaires rgionales et nationales de lUEMOA :

-

gestion de la masse montaire ; contrle prudentiel ; protection de la stabilit du systme financier ; protection de lpargne publique.

Les modalits dorganisation du dispositif de supervision des SFD ont t dfinies dans le cadre de la loi PARMEC (1993) et de ses textes dapplication. Le principe retenu a t que la supervision incombe aux Autorits montaires de chacun des tats membres, reprsentes par les Ministres des Finances, en collaboration avec la Commission bancaire de lUEMOA et la BCEAO. La fonction de supervision sectorielle couvre les fonctions suivantes :

-

Agrment des institutions Contrle sur pices et sur place

o o -

Le contrle sur pices sappuie notamment sur les obligations de transmission priodique dtats financiers et dindicateurs standards. Le contrle sur place porte sur la conformit du SFD avec lensemble de la rglementation spcifique existante et sur la rgularit de son fonctionnement

Suivi du respect des ratios prudentiels dfinis par la BCEAO pour le secteur Suivi des quilibres financiers globaux du secteur

Octobre 2010

10

Guide mthodologique de contrle interne

-

Autorisations et actions portant sur toute procdure de restructuration (fusion/scission) ou de mise en administration provisoire/liquidation et retrait dagrment.

Le schma suivant dcrit larchitecture globale du dispositif mis en place pour lexercice des fonctions de contrle et qui est progressivement mont en puissance jusqu ce jour.

Autorits de tutelleMinistre des Finances Cellule de suivi/contrle des SFD BCEAO Direction de la Micro Finance Commission Bancaire Secrtariat de la CB

Contrle sur pice

Coordination annuelle et suivi trimestriel pour le contrle sur

Contrle sur pice

Contrle sur pice

place

Rapports de contrle internes transmis aux autorits de surveillance

IM CEC Fatire

IM CEC Organe Financier

Contrle interne sur pice et sur placeIM CEC Union SFD sous convention cadre GEC, Associations IM CEC non affilis Unions/Fdrations

IM CEC Institution de Base

IM CEC Institution de Base

Contrle sur pice = remonte priodique dtats financiers et dindicateurs + toute information requise par les autorits

Source : Arthur GOUJON IDLO

Dans un contexte o le nombre total de SFD identifis dans la sous-rgion tait encore assez rduit (un peu plus dune centaine) et o leur poids financier tait faible (quelque pourcents de la masse montaire), cette organisation du dispositif de contrle prsentait deux grands avantages :

-

Elle permettait une approche de contrle sur pice et sur place et de suivi financier du secteur au plus prs des ralits locales, Elle concentrait principalement les interventions de la BCEAO, dont la Direction de la Microfinance est situe Dakar, sur un nombre limit dentits, i.e. les fatires des IMCEC organises en rseau. La loi leur fait en effet obligation dassurer le contrle interne de leurs units de base et cest sur les rsultats de ce dernier que les travaux de contrle des Autorits montaires peuvent sappuyer dans leur mission propre.

Concernant les procdures dagrment, les dcisions de sanction vis--vis des SFD non conformes ou en irrgularit de gestion et les dcisions portant sur les oprations de restructuration et/ou de redressement/liquidation, les Ministre des Finances, en tant quAutorits montaires nationales, sont galement en premire ligne. Par ailleurs, au-del de la fonction de surveillance du secteur, les Ministres des Finances se sont galement vus attribuer dans les diffrents pays la comptence de dfinition et de promotion de la politique nationale sectorielle microfinance. Les cellules de suivi et de contrle mises en place ont donc

Octobre 2010

11

Guide mthodologique de contrle interne

pris en charge, en plus de leur fonction de surveillance, laccompagnement du dveloppement du secteur, le suivi statistique de ses volutions, des actions de promotion et dappui la structuration interprofessionnelle Le nouveau cadre lgal introduit par la loi du 6 avril 2007 en cours de transposition dans chacun des tats de la sous-rgion et diverses dispositions dapplication apportent des modifications non ngligeables au dispositif de surveillance sectoriel :

-

La tutelle des SFD demeure attache au Ministre des Finances (art 18) Cependant, au-del dun certain seuil de volume dactivit, le contrle choit automatiquement la BCEAO et la Commission bancaire (art 44 La Banque Centrale et la Commission bancaire procdent, aprs information du Ministre, au contrle de tout systme financier dcentralis, dont le niveau dactivit atteint un seuil qui sera dtermin par instruction de la Banque Centrale ). La consquence de cette disposition sera que les quelques dizaines de grands rseaux mutualistes qui gnrent plus de 80% des encours et flux financiers seront sous tutelle et contrle direct de la BCEAO

-

Au total la coopration dj trs engage entre les cellules de contrle ministrielles et la Direction depuis plusieurs annes (formation des quipes de contrle, inspections conjointes) est en voie de renforcement avec un effort dinvestissement trs important de la BCEAO

-

La sparation des activits de surveillance attribues aux Ministres des Finances de la fonction de dfinition et dimplmentation de la politique de dveloppement sectorielle est en cours dans la plupart des 8 pays. Ainsi cette dernire relvera dsormais de Directions Nationales de la Microfinance au sein dun ministre autre, aux attributions orientes vers le dveloppement conomique et social (quelle quen soit la dnomination), alors que la surveillance/contrle sera assume par une cellule ou une agence spcialise au sein du Ministre des Finances.

Le contrle sur pices : les obligations rglementaires de reporting des SFDLes lments de contrle et de surveillance prvus dans la rglementation aux fins de protger l'institution contre les risques auxquels elle est expose sont les suivants :

-

Contrles sur place Contenu des Instructions de la Banque Centrale Rgles ou ratios prudentiels Normes de prparation des tats financiers et manuels de procdures Rapports annuels, tats financiers, rapports internes aux organes de gouvernance Etats statistiques et indicateurs, etc.

Octobre 2010

12

Guide mthodologique de contrle interne

Les principales obligations relatives linformation produite sont confirmes dans la loi SFD du 6 avril 2007 :

-

Emploi des normes comptables arrtes par la Banque Centrale (art 49). Le nouveau rfrentiel comptable en cours de dissmination est applicable compter de lexercice 2010. Production dun rapport annuel dactivit comportant les tats financiers tablis selon les normes dtermines par instruction de la Banque Centrale. Les tats financiers des IMCEC en rseau sont tablis sur une base combine (art 50)

-

Communication du rapport et des tats financiers dans les six mois de la fin de lexercice aux autorits de tutelle (art 51) Les tats financiers des SFD de lart 44 (> seuil) sont obligatoirement certifis par un Commissaire aux Comptes agr selon les normes OHADA (art 53), et approuv par le Ministre (art 53) Communication en cours dexercice des donnes priodiques dont la forme, le contenu et le dlai de transmission sont prciss par instruction de la Banque Centrale (art 55)

Le dtail des composantes de reporting auxquelles sont assujettis les SFD est de fait dcrit dans les instructions dapplication de la BCEAO.

-

Les normes comptables sont reprises dans linstruction 01 (Relative lobligation pour les systmes financiers dcentraliss de produire des tats financiers). Linstruction 01 prcise galement la contexture des tats financiers ainsi que le contenu de leurs postes et leur maquettage.

o o o o

Ltat descriptif de la situation patrimoniale (Bilan) Ltat de formation du rsultat et de prsentation des SIG Ltat des crdits en souffrance Les tats annexes

o

Encours des engagements par signature court terme Encours des engagements par signature moyen et long termes Montant total consacr par linstitution aux oprations autres que les activits dpargne et de crdit Nombre total de membres ou bnficiaires de linstitution Nombre total de membres ou bnficiaires de sexe masculin de linstitution Nombre total de membres ou bnficiaires de sexe fminin de linstitution Population cible de la caisse (ou son estimation) Dpts plus dun an de la caisse auprs des institutions financires Dpts terme plus dun an des membres ou bnficiaires auprs de la caisse Autres dpts plus dun an des membres ou bnficiaires auprs de la caisse Recouvrements sur prts intervenus au cours de lexercice Recouvrements sur prts attendus au cours de lexercice

La liste des dix dbiteurs les plus importants de linstitution

Octobre 2010

13

Guide mthodologique de contrle interne

o o

Le tableau de dtermination de lencours total des prts aux dirigeants Le tableau des ressources affectes et des crdits consentis sur ressources affectes

Elle est complte par les instructions 02 04 qui explicitent les rgles de regroupement des postes de bilan, de classification des crdits sains selon la dure initiale et de dclassement des crances en souffrance et de provisionnement.

-

Le contenu du rapport annuel est dtaill dans les instructions 7 et 8, qui indiquent en annexe le tableau du jeu dindicateurs extra comptables obligatoires (donnes gnrales sur la structure et donnes sur les oprations de la structure)

-

La liste et le mode de calcul des ratios prudentiels sont dtaills dans linstruction 6. Les 7 points de surveillance sont les suivants : 1234567ratio de limitation des oprations autres que les activits d'pargne et de crdit rserve gnrale limitation des risques portes par une institution couverture des emplois moyens et longs par des ressources stables limitation des prts aux dirigeants limitation des risques pris sur un seul membre norme de liquidit

Les instructions nouvelles de la Banque Centrale apportent quelques modifications en contenu et en forme ces normes de transmission dinformations de surveillance. Elles comportent pour les SFD de larticle 44 des obligations de reporting au-del de la priodicit annuelle : tats financiers balances trimestrielles sur le modle des exigences vis--vis des banques et tablissements financiers.

Le contrle sur place des autorits de tutelleIl est conduit par le corps dinspection de chaque cellule ministrielle de contrle et/ou par celui de la Direction de la Microfinance de la BCEAO conjointement ; La mthodologie et le contenu du contrle sont prcisment dcomposs dans le guide ad hoc dont disposent les intervenants. Le but central de la procdure est de vrifier la conformit des oprations et de la gestion du SFD avec la rglementation lgale et interne de linstitution, dvaluer la matrise des risques encourus par les pargnants et les socitaires et de sassurer de la rgularit du fonctionnement.

-

Elle dbouche sur des recommandations prcises damlioration sur ces diffrents points, dont la mise en uvre est vrifie lors de linspection suivante. Linvestigation porte en particulier sur le respect par le SFD de son obligation lgale de dfinition et de mise en uvre de procdures de contrle interne adaptes et sur lefficacit de ces procdures. Les SFD ont une obligation lgale de transmettre au Ministre et/ou la Banque Centrale tous les rapports internes de vrification ou dinspection (art 40 loi SFD) ds que ces derniers sont produits. Il appartient aux missions dinspection des autorits de tutelle de faire bon usage de ces rapports, tels que :

Octobre 2010

14

Guide mthodologique de contrle interne

o o

Dclenchement de mission de contrle ad hoc en cas de dtection dirrgularits ou anomalies graves par le contrle interne Analyse cible des points soulevs dans les rapports de contrle interne lors des missions dinspection courante.

1.3. Les objectifs de louvrageLoptimisation du contrle interne se dfinit comme un processus continu damlioration, refltant les objectifs et risques du SFD, ainsi que la sensibilit de la Direction au risque. Ce processus a pour but dtablir des contrles internes efficaces et efficients adapts lorganisation du SFD. Plus prcisment, cette organisation peut seffectuer travers : un processus efficace et systmatique de dfinition des risques pouvant impacter latteinte des objectifs de lorganisation identification des contrles existants qui attnuent et grent efficacement ces risques, cherchant viter les contrles redondants ou inefficaces, quantification des cots associs aux contrles et validation de ceux-ci dfinition et implmentation de nouveaux contrles pour accroitre lefficacit du systme de contrle existant dfinition et implmentation doutils de reporting pour la Direction afin de suivre lefficacit du systme de contrle, son infrastructure et lidentification des amliorations des processus Lobjectif de ce guide est donc daccompagner le SFD dans le processus doptimisation du contrle interne en lui fournissant des pistes suivre et des exemples de systmes de contrle qui peuvent tre mis en place au sein dun SFD.

1.4. Destinataires du guideCe guide mthodologique du contrle interne sadresse principalement aux actionnaires, membres, aux organes de contrle de gestion et aux employs des SFD de la zone UEMOA. Nanmoins, le guide constitue galement un document de rfrence pour dautres acteurs impliqus dans le secteur tels que les autorits de tutelle, les investisseurs extrieurs et les bailleurs. Ce guide est aussi destin aux auditeurs externes qui y verront un outil les aidant valuer le niveau de contrle interne dans une SFD. En conclusion, ce guide intgre les notions de contrle interne mais na pas vocation devenir une procdure de contrle interne applicable tout SFD : il sagira pour chaque SFD de dcliner les principes dicts en fonction de leur environnement et de mettre en place leur propres rfrentiels et autres manuels. Ce guide ne vient pas en remplacement des nombreux guides existants pour le secteur mais en complment de ceux-ci.

Octobre 2010

15

Guide mthodologique de contrle interne

Enfin, lefficacit de ce guide est galement tributaire de lavancement des adoptions du projet de loi dans la zone UEMOA et de la publication dfinitive des instructions de la BCEAO.

Octobre 2010

16

Guide mthodologique de contrle interne

2.

Les SFD : cadre lgal et rglementaire

2.1. La loi microfinanceDans cette partie est prsente la liste des nouveaux mcanismes de supervision prvu dans la Nouvelle Loi portant rglementation des SFD dans la zone UEMOA. En fonction des objets de la supervision, la BCEAO, la Commission bancaire ou le Ministre des Finances du pays sont les organismes superviseurs.Table 1 : Liste des mcanismes actuels de supervision de la nouvelle loi Microfinance

OBJET DE LA SUPERVISIONFORMES JURIDIQUES DE LA STRUCTURE Association Cooprative Socit Anonyme Socit Responsabilit Limite Mutuelle LIDENTITE ET LES REFERENCES DE LA STRUCTURE -La dnomination -La nationalit -Les rfrences et dates dobtention de lagrment -La date de dmarrage des activits -La date denregistrement des statuts -Le capital social et /ou les dotations en Fonds Propres -Ladhsion lassociation professionnelle dans le dlai de 3 mois

OBJECTIFS PAR RAPPORT AUX DISPOSITIONS DE LA REGLEMENTATION- Sassurer que la forme juridique est autorise par la loi ; - Que lobjet et les dispositions internes des statuts, rglements intrieurs et manuels de procdures sont conformes aux dispositions de la loi et de son dcret dapplication ; - Que les organes de gouvernance (AG, CA, DG) prvus par la loi et leurs attributions soient en adquation avec les dispositions rglementaires.

SANCTIONSPREVUES

Art 70 et 71, 72, 73, 74, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84

- Sassurer que les rfrences de publication de lagrment au journal officiel et au greffe de la juridiction comptente sont conformes ; - Que la structure est inscrite au greffe du tribunal, dans le registre des SFD et que linscription est publie au J.O . ; - Que linstitution est agre ; - Que les statuts sont enregistrs ; - Que les organes (AG, CA ) se runissent dans les termes et dlais prvus par les dispositions des statuts et rglement intrieurs ; - Que les droits et obligations des actionnaires sont respects ; - Que la dnomination rpond aux exigences requises ; - Le dlai de convocation et de tenue des sances sont respectes ; - Que Linstitution est membre de lassociation professionnelle ; - Que toutes les rfrences lies lidentit et lagrment figurent dans les actes et documents officiels; - Que le capital social est libr .

Art 74 Art 71 pour la dnomination

Octobre 2010

17

Guide mthodologique de contrle interne LA TAILLE ET LE NIVEAU DES ACTIVITES -Ltendue du rseau -Le niveau daffiliation -Le nombre de points de services (Siges et agences/caisses) -Principaux indicateurs de performance -Le contenu des documents fondamentaux (Statuts Rglement intrieur, Manuels de procdures LA QUALITE ET LES REFERENCES DES DIRIGEANTS -La nationalit -La qualit des promoteurs -Leurs nombres, les CV, rfrences, adresses, domicile des dirigeants (administrateurs gestionnaires, contrleurs internes, grants des caisses et agences) -Expriences, honorabilit -Les extraits de casiers judiciaires -Le respect des dispositions statutaires -Lassistance technique si cest disponible - Sassurer que les dossiers des dirigeants sont en conformit avec les dispositions statutaires et ont t approuvs par les autorits lors de la dlivrance de lagrment ou du renouvellement des mandats ; - Vrifier le paiement des droits dadhsion et des cotisations par les dirigeants ; - Vrifier le respect du dlai prvu pour la communication des rapports un mois aprs la prise des dcisions ; - Sassurer que les dirigeants naient pas fait lobjet de condamnation ou ne remplissent pas les critres requis pour tre membres; - Que les prts aux dirigeants personnes morales ou physiques ont t autoriss selon les dispositions statutaires et que le montant de leurs encours respecte les quotits autorises ; - Vrifier que lobligation de dpt des pices au greffe du tribunal et de dclaration crite aux Ministres des Finances et la BCEAO est respecte - Sassurer de la transmission de la liste des pices au procureur dans le dlai de 8 jours. LES PRODUITS ET SERVICES OFFERTS A LA CLIENTELE -La collecte des dpts -Loctroi des prts et engagements par signature Loctroi de prts uniquement et engagement par signature Autres produits et services - Vrifier si la structure a obtenu les agrments requis pour les activits menes et sassurer que les produits et services offerts sont agres et rpondent aux normes exiges, la catgorisation prvue par la rglementation ; - Sassurer que la tarification, les taux et conditions sont conformes aux rgles dictes ; - Vrifier les rfrences de publication de lagrment et son enregistrement au greffe ; - Sassurer que les conditions doffre des produits et services rpondent aux normes fixes par la rglementation. Art 70 et 71, 72, 73, 74, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84 Art 71 - Vrifier que le niveau dactivit peut justifier lintervention ou non de la Commission bancaire ; - Que les dispositions des textes fondamentaux (Statuts, Rglement intrieur, manuels de procdures) sont conformes la ralit et sont respectes ; - Que les rgles de participation dans des filiales et /ou socits apparentes et les quotits sont respectes ; - Que les dlais de convocation et de tenue des sances des organes statutaires sont respectes. Art 70 et 71, 72, 73, 74, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84

Octobre 2010

18

Guide mthodologique de contrle interne LES RAPPORTS DACTIVITES ET ETATS FINANCIERS ET LEURS CONFORMITES - Sassurer que les rapports dactivit et tats financiers sont dicts conformment aux dispositions comptables et aux rgles arrtes par la Banque Centrale ; - Quils sont approuvs par lAssemble Gnrale de linstitution - Quils sont communiqus aux autorits (Banque Centrale Commission bancaire) dans un dlai de 6 mois aprs la clture des exercices et sont conservs dans de bonnes conditions. LA GESTION ET LE SUIVI DU PROCESSUS DE DECISIONS -Les dcisions affectant les statuts et les autorisations obtenues ; -Les modifications des textes ; -Le transfert du sige ; -La fusion, scission ; -Les prises de participation ou cession de participation ; -Laffiliation ou dsaffiliation - La cration dagences/caisses ou de guichets LA CONFORMITE DES REFERENCES ET INFORMATIONS SUR LA STRUCTURE -Vrification des indications figurant dans les documents fondamentaux -Enttes, facturiers -Enseignes panneaux -La publication des tats financiers dans le J.O Publicit dans les journaux locaux -La communication des rapports aux autorits CRITERES DE DESIGNATION DES COMMISSAIRES AUX COMPTES ET AUDITEURS EXTERNES - Qualits, comptences ; - Approbation du choix par les autorits comptentes ; - Sassurer que les auditeurs et commissaires aux comptes remplissent les conditions lies la connaissance de ce secteur. LE RESPECT DES NORMES ET RATIOS PRUDENTIELS - Vrifier la libration du Capital Social ; - La constitution de rserves gnrales et obligatoires; - Le respect des normes et ratios prudentiels dicts par la loi et les dcrets dapplication ; Art 73 - Vrifier que les instruments de communication contiennent toutes les rfrences requises (formes juridiques, adresse, capital social, n denregistrement, n dagrment ; - Sassurer que le dlai de 6 mois prvu pour la communication des rapports aux autorits aprs la clture de lexercice social est respect. Art 71 - Vrifier que les autorisations requises ou les agrments ont t obtenus des autorits ; - Vrifier que la filiation ou dsaffiliation ont t soumises lautorisation des autorits et la dcision de cration dagence/ caisse ou de guichet ait t notifie dans le dlai de 30 Jours ; - Sassurer que les sommes engages respectent les quotits cessibles. Voir Art. 71 -

Octobre 2010

19

Guide mthodologique de contrle interne DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX STRUCTURES MUTUALISTES -Fonctionnement interne -Fonctionnement des fdrations et confdrations - Sassurer que les dispositions relatives aux textes notamment les rgles de constitution du Capital, les statuts, les modalits de fonctionnement de lAssemble Gnrale, du Conseil dadministration, du Comit de Crdit, des organes de contrle sont respectes ; - Sassurer du respect des principes mutualistes notamment le respect de la souscription de parts sociales, la limitation de la rmunration des parts sociales, le respect de la norme de capitalisation, la constitution de la rserve gnrale, le respect des rgles de fonctionnement et des textes coopratives, le respect des rgles lies la dmission, lexclusion ou le dcs dun membre, les rgles relatives lapurement des crances et des dettes ; - Sassurer que les fdrations et confdrations fonctionnent selon les dispositions prvues par la loi. CAS DE SITUATIONS LIEES A LA RESTRUCTURATION -Cas de situations de mesures administratives, dadministration provisoire ; -Cas daffiliation, de dsaffiliation, de fusion, de scission, de dissolution et de liquidation ; - Vrifier que les dirigeants ont t auditionns sur les mesures envisages pour permettre le redressement et que les dirigeants ont t suspendus dans le respect des dispositions rglementaires ; - Sassurer que les conditions de nomination dun administrateur provisoire ou dun liquidateur sont conformes aux dispositions rglementaires ; - Sassurer que les appuis ncessaires ont t formuls auprs des actionnaires, socitaires, associs, ou de lassociation professionnelle ; - Veiller au respect des dispositions rglementaires et les textes de lOHADA en matire dadministration provisoire ou de liquidation ; - Vrifier que les accords conclus avec dautres institutions similaires et le niveau dintervention, les autorisations de participations respectent les dispositions rglementaires. CAS DEXISTENCE DORGANES FINANCIERS - Sassurer que lorgane financier est agre ; - Que les oprations effectues par lorgane respectent la lgislation et ont t autorises ; - Sassurer que les sommes engages nexcdent pas la fraction des risques autoriss. CONTROLEURS ET INSPECTEURS -Respect des dispositions relatives au contrle interne, -Qualit des inspecteurs et contrleurs internes -Priodicit de production des rapports RETRAIT DAGREMENT - Sassurer que les fonctions de gestion et de contrle sont spares ; - Que les contrleurs et inspecteurs jouissent de lautonomie requise ; - Sassurer que les rapports respectent les dispositions lgales, rglementaires et statutaires ; - Sassurer de la transmission des rapports internes de vrification aux autorits dans les 30 jours qui suivent leurs productions ; - Sassurer que les conditions de retrait dagrment sont respectes ; Mesures de redressement si les intrts des dposants et des cranciers sont menacs Art 70 et 71, 72, 73, 74, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84

Octobre 2010

20

Guide mthodologique de contrle interne

3.

Le contrle interne : prcision des conceptsLe contrle interne est laffaire de tous !

Plus quun adage, il sagit dune ralit laquelle les SFD se doivent de souscrire si elles souhaitent mettre en uvre un systme interne de gestion des risques efficace et conomique qui tend en rduire leur frquence et leur impact. La prsente section a pour objectif de prciser ce que lon entend par contrle interne, ce quil est et ce quil nest pas. Les acteurs qui interviennent dans le processus sont galement prsents.

3.1. Les enjeux du contrle interne pour les SFDDfini comme tant un ensemble de scurits contribuant la bonne matrise de l'institution. Il vise amliorer les performances de l'entit par le biais de mesures, de procdures efficientes ; le contrle interne intgre galement les processus de dcision au sein de ces procdures, qui permettent de dfinir les rles de chacun pour prciser qui fait quoi, quand, comment et dans quel but. Le contrle interne sentend comme les mesures mises en place par la Direction qui ont pour but dassurer que : les objectifs poss par lentreprise sont atteints ; les ressources sont utilises de faon conomique et efficiente ; les risques sont contrls adquatement et le patrimoine est protg ; linformation financire et linformation de gestion sont compltes et fiables ; les lois et rglementations ainsi que les politiques, les plans, les rgles et les procdures internes sont respects".1

Pour tre efficace, le contrle interne doit thoriquement tre plutt prventif et dtectif que rpressif. L'objectif ultime du contrle interne demeure dans la matrise des risques inhrents aux activits de linstitution et la conduite de ses oprations de la faon la plus efficace et scurise possible. Il est par consquent crucial que chaque SFD, quelle que soit sa taille et sa maturit, soit en mesure d'valuer la qualit de son dispositif de contrle interne afin de pourvoir aux ventuelles faiblesses de ce dernier et ainsi limiter ses risques tout en gagnant en efficacit, en phase avec ses objectifs et sa stratgie.

1

Source : Circulaire IML 98/143 telle que modifie par la circulaire CSSF 04/155 Commission de Surveillance du Secteur Financier Luxembourg)

Octobre 2010

21

Guide mthodologique de contrle interne

Crer la confianceDe nombreuses parties sont concernes par la bonne gestion et la prennit des SFD. Lun des enjeux de cette prennit est la cration dune atmosphre de confiance vis--vis notamment : des membres / clients / bnficiaires, des investisseurs, des bailleurs, des fournisseurs, des actionnaires, des autorits de rglementation, des auditeurs externes.

Dans ce contexte, les travaux daudit externe seront galement facilits, ce qui aura comme principale consquence den diminuer le cot.

Laffaire de tousUn systme de contrle interne ne fonctionne et nest efficace qu la seule condition que le principe de gestion des risques ait t intgr la culture organisationnelle du SFD, tous les niveaux, de lemploy de base au Conseil dadministration. A tous les chelons, il est ncessaire que chacun ait conscience des risques encourus par le SFD chaque fois quune opration est effectue et quune dcision est prise ainsi que de la manire dont chacun peut contribuer anticiper et viter les incidents.2

Appliquer la bonne doseUn des enjeux auquel est confront la Direction est de doser convenablement le niveau de contrle interne mettre en place en fonction des risques. Lerreur classique lors de la mise en place dun systme de contrle interne est de passer dun extrme lautre et de vouloir tout contrler. Le contrle interne doit viser tre efficace. En dautres termes, il sagit didentifier les risques, dvaluer leur probabilit de survenance et leur impact (est-il faible ou non ?). Une fois lvaluation faite, la rponse apporte ces risques doit tre adquate et efficiente, c'est--dire que le cot de la protection ne doit pas tre plus cher que le risque.

Etre remis en causeDeux concepts sont dvelopps dans ce paragraphe : le caractre volutif du systme de contrle interne et limplication, tous les niveaux et ds ltablissement des procdures, des personnes participant au contrle interne.

Le contrle interne sarticule dans un environnement qui est en constante volution (lactivit du SFD volue, il ouvre de nouvelles agences/ caisses, stend gographiquement, accueille en son sein des SFD pralablement existantes, etc.).

2

Amliorer le contrle interne (2000), Anita Campion MicroFinance Network/GTZ

Octobre 2010

22

Guide mthodologique de contrle interne

Ds lors, les modalits dapplication du contrle interne doivent tre remises en cause de manire rgulire pour rester en lien avec les activits et la structure organisationnelle du SFD. Les mesures de contrle interne mises en uvre pour attnuer les risques ont un impact sur lactivit du SFD. Dans la plupart des cas, les politiques et les stratgies sont dfinies par la Direction, qui peut tre loigne des ralits du terrain. Il convient donc, avant dimposer lexcution des politiques et procdures pour attnuer les risques, que les dirigeants senquirent auprs du personnel de terrain si elles sont pertinentes. Il sagit de prendre la mesure des rpercussions sur lactivit des employs, sur les clients / membres / bnficiaires et de sassurer que la mesure est en adquation avec le risque. Cette consultation peut se faire sous forme dentretiens en groupe ou individuel, sous forme denqutes auprs de la clientle, etc.

En tout tat de cause, le contrle interne doit tre compris comme un processus dynamique, continuellement valu et amend le cas chant.

3.2. Dfinition et objectifs du contrle interneDfinitionLa notion de contrle interne dsigne lensemble des activits, mthodes et mesures (mesures de contrle) ordonnes par le Conseil dadministration et la Direction afin de garantir un droulement conforme de la marche des affaires. Les mesures organisationnelles du contrle interne sont intgres dans les flux dexploitation, en ce sens quelles ont lieu paralllement lactivit ou sont situes en amont ou en aval de lexcution de celles-ci. Le contrle interne apporte un soutien pour atteindre les objectifs de la politique dentreprise par une gestion des affaires efficace et efficiente pour respecter les lois et les directives pour protger le patrimoine commercial pour empcher, rduire et dtecter les erreurs et les irrgularits pour garantir la fiabilit et lintgralit de la comptabilit pour garantir la ponctualit et la fiabilit des rapports financiers

Les objectifs du contrle interneUne instruction de la BCEAO prcise les objectifs du contrle interne au sein des SFD : Le systme de contrle porte principalement sur la :3

Vrification de la conformit des oprations ralises, de lorganisation et des procdures internes, avec o les dispositions lgislatives, rglementaires et prudentielles en vigueur,

3

Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire ouest africaine (UMOA), BCEAO

Octobre 2010

23

Guide mthodologique de contrle interne

o o

les normes et usages professionnels et dontologiques, les orientations et dcisions des organes dirigeants, notamment en matire de risques,

o

de pouvoirs, de signature et de taux dintrt ;

Surveillance de la qualit de linformation comptable et financire, en particulier les conditions denregistrement, de conservation et de disponibilit ; protection des ressources humaines de l'institution, de ses usagers ainsi que des actifs de l'institution ; prvention, la dtection et la gestion des risques. Les SFD sont galement tenus de procder l'identification de leurs clients / membres / bnficiaires, conformment aux dispositions du chapitre 2 du titre II de la loi uniforme relative la lutte contre le blanchiment des capitaux dans les Etats membres de l'UEMOA ainsi qu' celles de l'annexe ladite loi uniforme, relatives aux modalits d'identification des clients / membres / bnficiaires personnes physiques. Ils doivent mettre en place un programme interne s'appuyant sur un dispositif dfinissant les procdures et rgles internes de prvention et de dtection du blanchiment de capitaux.

3.3. Dfinition des composantes du contrle interneLe COSO est un rfrentiel international qui donne une dfinition standard du contrle interne et cr un cadre pour valuer lefficacit de ce dernier.Figure 1 Concept cadre dun systme de contrle interne 4

Les huit composants du cadre conceptuel COSO II doivent tre considrs sous deux dimensions: ils stendent sur les diffrentes units dentreprise (les dpartements) mais se dclinent aussi, selon les objectifs, sur des aspects de stratgie, dactivit commerciale oprationnelle, dmission de rapports et de respect des prescriptions.

4

Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

Octobre 2010

24

Guide mthodologique de contrle interne

Les paragraphes suivants reprennent chaque composant du systme de contrle interne (SCI) selon COSO II un un.

Lenvironnement de contrleLenvironnement gnral de contrle est dtermin par la charte de lentreprise et les qualits individuelles des collaborateurs. Au niveau de lentreprise, le style de management et les rgles comportementales comme le Code dthique ou le Code de conduite par exemple, jouent un rle essentiel. Les rgles relatives la dlgation des tches et des responsabilits ainsi que les objectifs de performance font galement partie de lenvironnement de contrle. Au niveau individuel, ce sont lintgrit, les valeurs thiques et les comptences professionnelles des collaborateurs qui le faonnent dans une large mesure. Lenvironnement de contrle constitue le cadre dexploitation du SCI. De concert avec la Direction, le Conseil dadministration prcise ses attentes concernant les objectifs du systme de contrle interne. Sur cette base, il en dfinit ltendue et le degr de dveloppement. Il sagit alors non seulement de dterminer les domaines couvrir mais aussi le niveau de qualit souhait pour le SCI. Il est important dtablir des critres qualitatifs afin que le Conseil dadministration soit en mesure dvaluer lefficacit du SCI dans lexercice de ses fonctions de surveillance. Ce dernier peut, pour cela, sorienter selon les critres suivants: Optimis : Les activits du SCI sont harmonises avec dautres fonctions de contrle. La gestion des risques et le SCI sont exploits comme un systme intgr. Les activits de contrle sont largement automatises et lutilisation doutils permet des ajustements rapides lorsque les conditions voluent. Surveill : les principes dexploitation du SCI sont dcrits de manire dtaille. Lexcution des activits de contrle est surveille rgulirement et la traabilit assure. Les contrles sont adapts en permanence aux risques lorsque ceux-ci voluent et la documentation est tenue jour. Une fois par an, le Conseil dadministration reoit un rapport sur lvaluation du SCI selon des critres de mesure objectifs (efficacit, traabilit et efficience). Les activits de contrle effectues sont documentes selon un procd standardis. Un responsable du SCI coordonne et surveille les activits de contrle sur la base dchantillonnage. Standardis : des principes simples dexploitation du SCI sont dfinis. Les procdures et les processus commerciaux sont documents (activits et contrles). La traabilit des contrles effectus est assure. Un change dexpriences a lieu et les contrles sont rgulirement ajusts lorsque les risques voluent. Une formation de base a t organise pour les collaborateurs. Informel : des contrles internes existent mais ils ne sont pas standardiss. Les contrles existants ne sont excuts que rarement ou ne le sont pas du tout. Ils dpendent fortement des personnes ; il ny a ni formation, ni communication les concernant. Peu fiable : Il nexiste pas ou pratiquement pas de contrles internes. Selon les circonstances, les contrles existants sont peu fiables.

Octobre 2010

25

Guide mthodologique de contrle interne

Pour satisfaire aux exigences poses un SCI, il faut viser au moins le niveau 3 Standardis. Les niveaux 1 et 2 ne sont pas des options car les activits de contrle ne peuvent tre retraces. Les critres qualitatifs peuvent galement tre dfinis diffremment pour les divers secteurs dentreprise ou les processus afin, par exemple, de mieux tenir compte de risques individuels.

Evaluation du risqueOBJECTIFChaque entreprise doit avoir conscience des risques auxquels elle est expose et savoir comment les piloter. La mthode consiste souvent identifier, analyser et valuer ces risques. La ralisation des objectifs dentreprise, dont le Conseil dadministration et la Direction sont responsables, constitue toujours le point de dpart dune valuation efficace du risque.

IDENTIFICATION DU RISQUELorsque les objectifs en amont sont connus, les risques inhrents la branche, aux marchs, aux produits et aux services, la rglementation ou au modle commercial slectionn et aux procdures, susceptibles de compromettre les objectifs dentreprise, doivent tre traits et rpertoris systmatiquement.

EVALUATION DU RISQUELes risques identifis sont valus en fonction de leur probabilit de survenance et de ltendue de limpact du sinistre au cas o ils se concrtiseraient (risque brut).

MESURESSelon la stratgie de lentreprise, les risques devant tre couverts par des contrles sont identifis. De cette propension au risque dpendent les domaines dans lesquels lentreprise accepte sciemment de prendre des risques. Pour les risques devant tre minimiss, des objectifs de contrle seront dfinis et devront tre couverts par des mesures de contrle. Il conviendra dvaluer si ces mesures sont appropries pour minimiser le risque en question. Un risque rsiduel (risque net) sera galement valu selon sa probabilit de survenance et ltendue du sinistre. A ce stade, il faudra alors estimer si ce risque net est acceptable pour lentreprise ou si dautres contrles sont ncessaires. Cette approche trs entrepreneuriale (considrations cots/utilit) et dynamique implique une gestion des risques et un SCI harmoniss pouvant tre dvelopps pour devenir un outil de gestion intgr. Pour identifier les principaux risques dune entreprise, il est ncessaire de comprendre parfaitement les processus mtiers les plus importants. Dans ce contexte, une importance centrale est accorde la documentation des procdures, qui permet une prsentation claire et transparente des droulements. Cette documentation permet en outre de rglementer clairement les responsabilits relatives aux diffrents droulements et leurs interfaces. Elle montre aussi sur quels systmes ces droulements sappuient, ce qui constitue la base de lidentification et de lvaluation des contrles IT.

Octobre 2010

26

Guide mthodologique de contrle interne

Une rvaluation permanente des opportunits et des risques ainsi que le recentrage rigoureux des mesures en fonction de la politique de risque permettent de dterminer chaque niveau hirarchique des mesures de contrle appropries. Ces mesures peuvent, en outre, aider atteindre les objectifs.

Activits de contrleLes activits de contrle permettent de garantir que les mesures prises par la Direction en vue de piloter les risques et de raliser les objectifs sont rellement mises en uvre. Pour plus defficacit, elles devraient tre intgres le plus directement possible dans les processus mtiers. Selon leffet dans le temps, un contrle peut tre prventif ou dtecteur. Les contrles prventifs ont pour objectif de prvenir les erreurs. Cela peut consister notamment rglementer les comptences ou restreindre les accs au systme par des mots de passe. Les contrles dtecteurs sont par exemple des contrles de conformit et de concordance. Des mesures organisationnelles peuvent dj permettre, elles seules, de runir des conditions importantes pour crer un SCI efficace. Il peut sagir, par exemple, dune sparation approprie des fonctions ou dune procdure dapprobation.

Les activits de contrle englobent les revues du management, la supervision directe dune activit ou dune fonction, le traitement de linformation (exactitude, exhaustivit, validation, accs restreints), contrles physiques, sparation des taches, contrles informatiques gnraux. Les activits de contrle englobent diverses oprations, mthodes et mesures; elles peuvent tre classes de la manire suivante: Lefficacit, la traabilit ainsi que lefficience du SCI dpendent du dosage entre les diffrents types de contrles. Un rapport quilibr entre les contrles prventifs et dtecteurs permet de mieux couvrir les diffrents objectifs de contrle que les mesures dont le seul objectif est didentifier des erreurs. Les contrles de management en amont ont un large rayon daction et permettent gnralement une meilleure prise de conscience du contrle dans lentreprise. Les diverses activits de contrle gnrent bien souvent des interactions. Il est ainsi possible, par exemple, de mettre en uvre une sparation des fonctions au sein dune organisation par des

Octobre 2010

27

Guide mthodologique de contrle interne

restrictions daccs au systme. Lactualit et lefficacit des restrictions daccs programmes peuvent de plus tre vrifies par des contrles de conformit manuels.

Information et communicationLes voies dinformation et de communication doivent tre dfinies afin que les collaborateurs disposent des informations dont ils ont besoin pour effectuer les contrles ncessaires. Pour cela, les systmes dinformation doivent garantir que toutes les informations importantes soient collectes de manire fiable et ponctuelle et diffuses convenablement. Cest le seul moyen, pour les personnes comptentes, dassumer leurs responsabilits. Dans ce contexte, la communication par niveau occupe une place particulire. Pour ce qui est du SCI, les collaborateurs doivent connatre leur rle et leur responsabilit ainsi que les imbrications avec dautres units organisationnelles.

SurveillanceLa pratique montre que diverses causes par exemple de nouveaux produits et marchs, des restructurations, des fluctuations de personnel, de nouveaux systmes dinformation ou des modifications de cadres rglementaires peuvent avoir pour consquence que les mesures de contrle dfinies par le pass ne suffisent plus couvrir une nouvelle situation de risque, que certains contrles ne sont plus effectus ou que leur qualit se dgrade.

CYCLE DE VIE DE LA QUALITE DUN CONTROLE

SURVEILLANCE CONSTANTE ET RAPPORTS PERIODIQUESUn SCI nest toutefois efficace que lorsque les mesures de contrle fonctionnent parfaitement dans la dure. Le SCI dans sa globalit doit faire lobjet dune surveillance permanente aussi bien pour garantir le respect des procdures dfinies que pour procder, le cas chant, des ajustements lorsque lenvironnement connat des changements.

Octobre 2010

28

Guide mthodologique de contrle interne

La surveillance du SCI seffectue diffrents niveaux. Des rgles organisationnelles au sein de lentreprise permettent de surveiller le SCI au niveau des procdures. Les suprieurs surveillent que les contrles sont rellement effectus, par exemple sur la base dchantillonnages ou dobservations. La Direction garantit une surveillance du SCI dans toute lentreprise en crant les conditions structurelles ncessaires (attribution de responsabilits, cration de systmes dinformation appropris, etc.), mais aussi en dfinissant une procdure de rapport par exemple sur la prsentation des rsultats du contrle ou sur des constatations importantes pour le SCI. Il est recommand ce sujet de dsigner un responsable SCI qui assume, sur mandat de la Direction, une part essentielle des tches de surveillance. Dans lexercice de ses fonctions de surveillance, le Conseil dadministration sinforme, lors dentretiens avec la Direction, sur le statut du SCI. Il devrait alors se concentrer sur les points suivants:

La surveillance permanente du SCI et les rapports sont des conditions fondamentales pour que le Conseil dadministration puisse assumer sa responsabilit gnrale du SCI. Cette forme de surveillance constitue lun des piliers dun SCI efficace.

Evaluation du SCIPeu fiable Processus Crdit Epargne Finances et Comptabilit Personnel Etc.Exigence de qualit du conseil dadministration: au minimum niveau 3 standardis

Informel 2

Standardis 3

Surveill 4

Optimis 5

1

Dans notre exemple, le secteur Crdit est class dans le niveau de qualit 2 Informel. Le processus appliqu ne remplit donc pas les objectifs fixs par le Conseil dadministration, savoir atteindre au minimum le niveau 3 Standardis.

Octobre 2010

29

Guide mthodologique de contrle interne

Par consquent, des mesures doivent tre prises pour les procdures relatives au secteur Crdit. Sur la base de lanalyse des diffrents critres, il est possible didentifier les domaines dans lesquels des mesures doivent tre engages. Les exigences qualitatives concernant lefficacit des contrles ont t remplies. En revanche, les critres traabilit et efficience ne sont pas suffisamment couverts.

3.4. Les principes du contrle interneLe contrle interne, pour tre efficace, doit rpondre certains principes cls tels que : Une culture de contrle : Il incombe au Conseil dadministration et la Direction Gnrale de souligner, dans les termes utiliss et les actions entreprises, limportance du contrle interne; cela passe notamment par les valeurs thiques mises en avant par la Direction dans son comportement professionnel, tant lintrieur qu lextrieur de lorganisation. Les termes, actes et attitudes de ces deux instances affectent lintgrit, lthique et les autres aspects de la culture de contrle dun tablissement. Si lexistence dune forte culture de contrle interne ne garantit pas une organisation datteindre ses objectifs, son absence augmente les risques derreurs non dceles ou dirrgularits. la sgrgation des tches qui consiste assigner diffrentes personnes la responsabilit de tches dun mme flux qui pourraient entraner des erreurs ou encourager des comportements malhonntes si elles taient effectues par un seul employ. Prenons lexemple dun employ recevant une facture payer, ce dernier ne peut pas mettre lordre de paiement ni procder au paiement lapprobation collgiale qui consiste faire approuver une opration par plusieurs personnes diffrentes, rpartissant ainsi la responsabilit sur plusieurs personnes. Cest le cas du comit de crdit compos de plusieurs membres prenant une dcision collgiale. vrifications croises qui peuvent se faire par laudit interne ou par tout autre employ. Consiste en la vrification du travail dun employ par un autre employ. Par exemple, le chef caissier peut procder au recomptage de la caisse aprs le caissier afin de sassurer que la procdure de contrle interne bien t respecte. autorisations, dlgations et pouvoirs qui consistent rpartir au niveau adquat les pouvoirs de dcision. Par exemple, une opration de dcaissement au guichet demandera plusieurs signatures selon le montant dcaiss. Plus le montant sera lev et plus lautorisation de la transaction devra tre faite une personne haut place dans la hirarchie. le manuel de procdures est un des lments du cadre de rfrence interne du SFD. Les procdures doivent tre segmentes pour plus de clart avec un systme de rfrence et dindex qui permettent une navigation plus fluide et facilite la recherche des utilisateurs. Chaque procdure peut reprendre les informations cls, comme la section, le sujet, la date de rdaction, la rfrence, lapprobation, etc. Le contenu est libre et doit tre adapt au sujet de la procdure. Il peut tre purement directif pour des oprations simples comme la procdure de fin de journe pour les caisses avec 2 ou 3 tapes cls simples effectuer, ou plus qualitatif comme une procdure de dcision doctroi de crdit ou de montage dun dossier de demande de crdit.

Octobre 2010

30

Guide mthodologique de contrle interne

Les procdures doivent tre accessibles tous les employs (sige, union/faitire, caisses, et tout autres points de service) et bnvoles (comme les membres du Conseil) afin quelles soient respectes tous les niveaux de lentit. La diffusion peut se faire informatiquement (par rseau intranet ou par email) et physiquement (impression et distribution aux personnes) afin de garantir laccs permanent et sans restriction tous. la prvention et dtection de la fraude. En effet, dans le cadre des SFD, le risque de fraude est important du fait mme de la prsence dargent physique en grande quantit et du nombre importants de petites transactions non significatives. lincidence des systmes dinformation sur le dispositif de contrle interne. valuation du contrle interne qui consiste en une valuation de lefficacit et de lefficience du contrle interne, i.e. savoir sil est toujours adapt la structure et lactivit du SFD et si les procdures de contrle interne sont bien connues, appliques et respectes par lensemble des employs. du personnel comptent et en nombre suffisant afin de prendre des dcisions dans le cadre de la politique fixe et sur base de pouvoirs dlgus, et afin d'excuter les dcisions prises. Ces tches sont effectues sur base d'une description dtaille fixe par la Direction et dans le cadre d'un organigramme des fonctions arrt par elle. L'organigramme retient pour les diffrents services ou dpartements leur structure et les liens hirarchiques et fonctionnels entre eux et avec la Direction. La description des tches remplir par les excutants explique la fonction, les pouvoirs et la responsabilit de chaque excutant. la documentation des oprations : Tout processus qui cre un engagement dans le chef de l'tablissement ainsi que les dcisions y relatives doivent tre documents. La documentation doit tre tenue jour et conserve par l'tablissement conformment la loi. Elle doit tre organise de telle manire qu'elle puisse tre aisment consulte par un tiers autoris.

3.5. Les acteurs du contrle interneTrs souvent le contrle interne est assimil la seule fonction de lauditeur interne, dont le rle est vu comme le contrleur ex-post des oprations effectues pas les personnels du SFD. Le concept de contrle interne dpasse cette seule fonction et doit tre vu comme lenvironnement que met en place linstitution en vue de la dtection des erreurs et de la prvention de la fraude. Dans cette optique, chaque employ, chaque organe de gestion ou de contrle participe, son niveau, la mise en uvre de cet environnement. Il ne sagit pas de vrifier a posteriori les oprations. Le contrle interne se conoit deux niveaux : passif et actif. Au niveau passif, lorganisation labore un ensemble de rfrentiels qui permettent chacun de savoir quelles sont ses tches, comment et dans quelles limites doivent-elles tre effectues. Au niveau actif : le contrle interne se dcline en auto-contrle, contrle du suprieur hirarchique, contrle de gestion, et finalement inspection par les auditeurs internes. Cette section prsente les acteurs du contrle interne ainsi que les moyens de le mettre en uvre.

Octobre 2010

31

Guide mthodologique de contrle interne

Lassemble Gnrale (AG) Lassemble Gnrale est linstance suprme de linstitution. Elle est constitue de lensemble des membres ou de leurs reprsentants, convoqus et runis cette fin conformment aux statuts. 5

Lart 9 du Projet de Dcret dapplication de la loi portant rglementation sur les SFD numre les comptences-cls de lAG : Sans que la prsente numration soit limitative, lassemble gnrale a comptence pour : 1) sassurer de la saine administration et du bon fonctionnement de linstitution 2) modifier les statuts et le rglement 3) lire les membres des organes de linstitution et fixer leurs pouvoirs 4) crer des rserves facultatives ou tous fonds spcifiques, notamment un fonds de garantie 5) approuver les comptes et statuer sur laffectation du rsultat 6) adopter le projet de budget 7) fixer, sil y a lieu, le taux de rmunration des parts sociales 8) dfinir et adopter la politique de crdit et de collecte de lpargne de linstitution 9) crer toute structure quelle juge utile 10) traiter de toutes autres questions relatives ladministration et au bon fonctionnement de linstitution

Le Conseil dadministration (CA)Le Conseil dadministration est lorgane directeur du SFD. Il est responsable de diriger, dinfluencer et de contrler les affaires du SFD. La gouvernance est la faon dont le Conseil dadministration exerce son autorit, son contrle et sa Direction du SFD.

ROLE ET RESPONSABILITELes rles et responsabilits du CA sont les suivantes :

Le CA labore les politiques qui dictent l'orientation gnrale du SFD Le CA prend des mesures et des dcisions visant faire en sorte que l'organisation dispose des ressources humaines et financires suffisantes et appropries pour accomplir son travail

Pour des raisons de ressources limites, certains CA dcident de participer au fonctionnement du SFD. Il ne sagit pas dun rle obligatoire.

INSTRUCTION DE LA BCEAO Le Conseil dadministration ou lorgane assimil est tenu de veiller la mise en place et la mise jour des politiques et procdures crites de contrle favorisant une saine et prudente gestion des activits du SFD. Pour chacun des principaux risques quantifiables auquel est expos le SFD, le Conseil dadministration ou lorgane quivalent fixe des limites globales, dont le caractre adquat est5

Art 7 du Projet de Dcret dapplication de la loi portant rglementation sur les SFD

Octobre 2010

32

Guide mthodologique de contrle interne

rvis priodiquement. Celles-ci sont dclines en limites oprationnelles par la Direction ou la grance, qui sassure en permanence de leur respect. En outre, le Conseil dadministration ou l'organe quivalent veille la sparation des tches incompatibles notamment la manipulation des valeurs, lenregistrement, lautorisation des oprations, leur vrification et linspection. Cette disposition est commune aux SFD.6

Le Directeur ou le GrantDot des ressources ncessaires (financires et humaines), le Directeur ou le Grant assure la conduite des oprations du SFD en accord avec la stratgique gnrale dfinie par le Conseil dadministration.

ROLE ET RESPONSABILITELa Direction gnrale devrait tre charge de

mettre en uvre les stratgies et politiques approuves par le conseil, laborer des processus permettant didentifier, de mesurer, de surveiller et de contrler les risques encourus, mettre en place une structure organisationnelle fixant clairement les rapports de responsabilit, dautorit et de notification, garantir lexercice effectif des responsabilits dlgues, dfinir des politiques de contrle interne appropries et de surveiller ladquation et lefficacit du systme de contrle interne. Identifier et valuer les besoins en formation ou en matriel ncessaires pour la bonne marche des oprations.

INSTRUCTION DE LA BCEAO Le Directeur ou le Grant met en place un dispositif de contrle interne couvrant toutes les structures du SFD et lensemble des risques auxquels linstitution de microfinance est expose. Il sassure en permanence de la cohrence et de lefficacit du systme de contrle interne. Il est tenu galement de sensibiliser lensemble du personnel, sur limportance et lintrt des contrles, notamment travers une formation adapte et un enrichissement des tches. Cette disposition est commune aux SFD.7

6

Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire ouest africaine (UMOA), 2.1. Dispositions communes aux SFD, BCEAO Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire ouest africaine (UMOA), 2.1. Dispositions communes aux SFD, BCEAO

7

Octobre 2010

33

Guide mthodologique de contrle interne

Le conseil de surveillance La fonction de contrle doit tre confie une personne ou un service spcialement constitu cet effet, disposant d'une indpendance fonctionnelle et jouissant de prrogatives tendues quant au champ de ses interventions et la communication des donnes des autres structures du SFD. Cette disposition est commune aux SFD. Les instructions de la BCEAO prcisent les dispositions spcifiques pour les mutuelles et les coopratives : Le Conseil de Surveillance est tenu de se doter, pour lexercice de son contrle, de procdures crites et jour, relatives lvaluation des aspects suivants du fonctionnement de linstitution :8

lefficacit du contrle interne ; les politiques et pratiques financires (pargne, crdit, gestion financire et budgtaire, politiques de placement et d'investissement) ; la comptabilit ; la caisse ; les aspects de gestion administrative ; les politiques et pratiques coopratives.

En outre, les rapports de vrification internes, quelle que soit leur nature ainsi que des contrles externes sont communiqus au Conseil de Surveillance qui est tenu dvaluer le suivi de la mise en uvre des recommandations qui en sont issues et den rendre compte, au moins une fois lan, lAssemble Gnrale. 9

En outre, les instructions prcisent les dispositions spcifiques aux structures fatires Le Conseil de surveillance sassure que les services de la structure fatire sont galement contrls au mme titre que les entits affilies. Par ailleurs, le contrle interne porte galement sur la vrification des tats financiers combins du rseau. 10

Lauditeur interneLa fonction daudit interne constitue un lment majeur de la surveillance en continu du systme de contrle interne, parce quelle fournit une valuation indpendante du caractre adquat des politiques et procdures tablies et du respect de la conformit ces dernires. Il est essentiel que la fonction

8

Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire ouest africaine (UMOA), 2.1. Dispositions communes aux SFD, BCEAO 9 Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire ouest africaine (UMOA), 2.2. Dispositions spcifiques aux institutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crdit, BCEAO 10 Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire ouest africaine (UMOA), 2.2. Dispositions spcifiques aux institutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crdit, BCEAO

Octobre 2010

34

Guide mthodologique de contrle interne

daudit interne soit indpendante du fonctionnement du SFD au quotidien et quelle ait accs lensemble des activits conduites par lorganisation .11

ROLE ET RESPONSABILITELe rle de lauditeur interne est double :

il vrifie le bon fonctionnement du contrle interne. il aide lorganisation maintenir un dispositif de contrle appropri en valuant son efficacit et son efficience et en encourageant son amlioration continue.

La mission de lauditeur interne est dfinie plus prcisment dans le chapitre 7 du prsent ouvrage.

Les oprantsLes oprants contrlent eux-mmes, sur une base quotidienne les oprations quils excutent, ceci afin de dtecter le plus rapidement possible des erreurs et omissions survenues dans le traitement des transactions courantes . Des contrles critiques continus, assurs par les personnes charges du traitement administratif des oprations qui incluent notamment :12

le contrle hirarchique (agents de crdit par responsable dagence/de caisse par exemple) les contrles rciproques (entre caissiers par exemple) la rconciliation et la confirmation des comptes le contrle du respect des limites internes imposes (notamment en matire de crdits)

11 12

Source : Basle Committee on Banking Supervision, Famework for internal control systems in banks Source : Circulaire IML 98/143 telle que modifie par la circulaire CSSF 04/155

Octobre 2010

35

Guide mthodologique de contrle interne

4.

La catgorisation des SFD

Les SFD prsentes en Afrique de lOuest dans la zone UEMOA sont de tailles et de nature diverses. De la caisse unique au plus grand rseau, toutes nanmoins se doivent dappliquer des principes gnraux de contrle interne. Lhypothse dune solution universelle, applicable quel que soit le systme financier dcentralis semble peu raliste. Pour tre en ligne avec la ralit du terrain, ce guide propose de tenir compte du facteur de taille, repris dans trois catgories de SFD : les SFD isoles, intermdiaires et art.44 . Lensemble des lments contenus dans le prsent guide sarticulent autour de ces catgories. Par ailleurs, la nature juridique du SFD donne un cadre la structure des organes de gouvernance de celui-ci SFD. La Nouvelle Loi Microfinance portant rglementation des Systmes Financiers Dcentraliss dicte par la BCEAO prcise la forme juridique que peut prendre tout SFD.13

Association S.A. ou S. r.l. (ou leur quivalent pour les pays ou ces formes ne portent pas les mmes noms) Institution mutualiste ou cooprative dpargne et de crdit

4.1. Segmentation fonctionnelle : SFD Unitaire, Intermdiaire et Art.44Les caractristiques de la segmentation fonctionnelle sont les suivantes :

Le niveau de couverture du territoire ; la taille et le volume dactivit (encours des crdits et des dpts).

Lensemble des SFD de la zone UEMOA peuvent tre rattaches lune des trois catgories prsentes dans le tableau ci-aprs (les valeurs en italique sont donnes titre indicatif et ne servent pas directement la classification).Catgorie I Catgorie II Institutions intermdiaires> 250 000 000 et < 2.000.000.000 > 250 000 000 et < 2.000.000.000

Catgorie III Institutions art.44 = > 2.000.000.000

N

Critres

Institutions unitaires

1 2 3

Encours des dpts (en FCFA) Encours de crdits (en FCFA) Nombre dagences et/ou de structures de base (Mutuelles dEpargne et de crdit ou cooprative) Nombre de clients / membres / bnficiaires

< ou = 250 000 000 < ou = 250.000.000

OU= > 2.000.000.000

1

Plus de 1

N/a

ET< = 5.000Plus de 5.000 N/a

4

13

En rfrence lArticle 44 du Projet de loi portant rglementation des Systmes Financiers Dcentraliss, dict par la BCEAO et dcide le 06 avril 2007.

Octobre 2010

36

Guide mthodologique de contrle interne

La cl de lecture du tableau est la suivante 1. Critres 1 & 2 Encours des dpts ou des crdits : Tout SFD dont les encours de dpts OU de crdits atteignent au moins deux milliards (2.000.000.000) de FCFA appartient doffice la catgorie III Institutions art. 44 , quelles que soient les valeurs des autres indicateurs. Les SFD qui nappartiennent pas cette catgorie poursuivent leur auto-positionnement. 2. Critre 3 Nombre dagences et ou de structures de base & Critre 4 Nombre de clients/membres/bnficiaires: Tout SFD, qui ne rpond pas positivement aux critres 1 & 2, qui ne possderait quune agence ou structure de base ET qui a moins de 5.000 clients/membres/bnficiaires appartient doffice la catgorie I Institutions unitaires . 3. Par dfaut, les SFD qui nont pu se positionner en catgorie III ou en catgorie I appartiennent la catgorie II. Exemple 1 1 2 3 4 Encours des dpts (en F CFA) Encours de crdits (en F CFA) Nombre dagences et/ou de structures de base Nombre de clients/membres/bnficiaires 40.968.883.000 930.992.020 14 243.987 Art 44 ? Art 44 ? Critres cat. I ? Critres cat. I ?

4 8N/a N/a

Catgorie Identifie : III - Institutions art.44 Exemple 2 1 2 3 4 Encours des dpts (en F CFA) Encours de crdits (en F CFA) Nombre dagences et/ou de structures de base Nombre de clients/membres/bnficiaires 579.239.381 718.007.245 1 12.487 Art 44 ? Art 44 ? Critres cat. I ? Critres cat. I ?

8 8 4 8

Catgorie Identifie : II - Institutions intermdiaires Exemple 3 1 2 3 4 Encours des dpts (en F CFA) Encours de crdits (en F CFA) Nombre dagences et/ou de structures de base Nombre de clients/membres/bnficiaires 168.660.461 185.037.728 1 2.370 Art 44 ? Art 44 ? Critres cat. I ? Critres cat. I ?

8 8 4 4

Catgorie Identifie : I Institution unitaire

Les fiches dtaillant les lments prcis de contrle interne (cf. chapitre 6) ont t tablies en partant du postulat que les SFD appartenant la catgorie de type unitaire ne disposaient pas, au sein de leur systme de contrle interne, dune personne remplissant la fonction daudit interne. A contrario, en raison de leur plus grande taille, lhypothse est prise que les SFD de type art. 44 disposent dun systme de contrle interne plus labor ainsi que dun dpartement soit daudit interne, soit dinspection. Aucune hypothse particulire nest tablie par rapport aux SFD intermdiaires.

Octobre 2010

37

Guide mthodologique de contrle interne

Les fiches reprises dans le chapitre 6 mentionnent le rle de lauditeur interne. Dans lhypothse o le SFD naurait pas dploy cette fonction, il lui est demand de se rfrer la fiche 6.16 qui reprend les tches effectuer par un ou plusieurs reprsentants de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration.

4.2. Forme juridique : S.A./S. r.l., mutuelles/coopratives, associationsDans la Nouvelle Loi Microfinance portant rglementation sur les systmes financiers dcentraliss dicte par la BCEAO, trois formes juridiques sont possibles (art 15):

association socit anonyme (S.A.) ou socit responsabilit limite (S. r.l.) socit cooprative ou mutualiste

Les associationsLes SFD peuvent adopter le statut associatif, plus souple en matire dorganisation interne que la socit cooprative dpargne et de crdit. Le SFD peut ainsi tre plus proche du milieu social environnant, notamment en intgrant les autorits coutumires dans le fonctionnement de la caisse ou peut, au contraire, opter pour une professionnalisation complte des fonctions techniques (comme la gestion du crdit et le contrle interne). La Nouvelle Loi sur la Microfinance dfinit larticle premier ce quil faut entendre par association : Groupement de personnes qui rpond la dfinition donne par la loi nationale y affrente .

Les institutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crditLa dfinition prcise larticle premier de la Nouvelle Loi Microfinance prcise quil sagit dun groupement de personnes, dot de la personnalit morale, sans but lucratif et capital variable, fond sur les principes dunion, de solidarit et dentraide mutuelle et ayant principalement pour objet de collecter lpargne de ses membres et de leur consentir du crdit .

Les S.A. ou S. r.l.Enfin, les SFD qui ont choisi la forme de socits commerciales : elles rpondent alors galement aux dispositions du droit OHADA.

Octobre 2010

38

Guide mthodologique de contrle interne

Un certain nombre daspects du guide sappliquant spcifiquement la situation de linstitution seront proposs lorsque la loi ou la rglementation fait mention de dispositions particulires. Pour la plupart, les fiches sont communes plusieurs catgories. Dans certains cas cependant, des fiches du guide de contrle interne sadressent une catgorie fonctionnelle en particulier (unitaire, intermdiaire ou art. 44). Les dispositions particulires en fonction de la forme juridique sont mises en exergue dans la fiche. Le guide prsente alors au moins deux fiches traitant du mme sujet, avec des propositions adaptes aux catgories de SFD auxquels elles sadressent. Avant toute lecture additionnelle de ce guide, il convient donc didentifier la catgorie fonctionnelle qui correspond votre institution.

Octobre 2010

39

Guide mthodologique de contrle interne

5.

Les risques

Les risques auxquelles les SFD sont confronts sont de deux types : les risques exognes et les risques endognes. Les risques exognes ou risques externes sont relatifs lenvironnement externe dans lequel le SFD opre : le climat, les catastrophes naturelles, les guerres, les crises conomiques ou politiques, etc. Bien que ces risques ne soient pas spcifiquement traits dans ce guide, nous pouvons citer quelques mesures de gestion de ces risques telles que la diversification gographique du portefeuille client (afin de diminuer limpact dune catastrophe naturelle par exemple), la diversification de la nature du portefeuille crdit (le portefeuille est rparti entre des crdits aux agriculteurs, aux pcheurs, au petit commerce urbain, lembouche, etc.), la cration dun fonds de scurit ou de solidarit . La liste des risques ci-aprs reprend les risques endognes, inhrents aux oprations internes dun SFD. Les risques financiers regroupent les vnements pouvant remettre en cause la bonne sant financire du SFD. Citons les risques de crdit, les risques de change, les risques dilliquidit et les risques de taux dintrt. Les risques oprationnels regroupent les vnements pouvant empcher la ralisation des objectifs oprationnels du SFD tels que les risques de fraude, de ressources humaines, de scurit physique et informatique et les risques de transaction. Les risques rglementaires et stratgiques regroupent les vnements pouvant remettre en cause lexistence du SFD tels que des risques de non alignement du SFD une srie dobligations lgales, rglementaires ou morales. Face un risque, quatre possibilits soffrent au management pour le grer :14

Eviter loccurrence du risque ; par exemple, respecter la loi sur la lutte contre le blanchiment afin de ne pas subir dinterdiction de pratiquer ; Limiter la probabilit doccurrence ou limpact ; par exemple, mettre en place des limites sur le nombre demprunteurs et la taille des emprunts par client afin de ne pas dpasser la taille critique du business ;

Transfrer le risque sur des tierces parties ; par exemple, externaliser le risque de dfaillance de paiement un assureur ; Accepter en connaissance de cause de supporter limpact dun vnement qui surviendrait ; par exemple, ne pas mettre en place de contrle afin de suivre le niveau des stocks de papier.

Il convient didentifier les risques du SFD et de les documenter, dans une matrice par exemple. Pour chaque risque clairement tabli dans la matrice, il conviendra de mettre en place un ou plusieurs contrles afin de minorer la probabilit de survenance de ce risque et son impact ventuel. Une liste de contrles spcifiques doit par consquent tre labore. Il est vident que la liste de contrles mettre en place sera adapter en fonction de la taille du SFD et de lexistence de contrles pralables cette analyse.

14

Instruction relative la mise en place dun fonds de scurit ou de solidarit au sein des rseaux dinstitutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crdit des tats membres de lUMOA, BCEAO

Octobre 2010

40

Guide mthodologique de contrle interne

5.1. Le risque crditLe risque crditLes risques crdit sentendent de diverses manires : ils peuvent tre inhrents lactivit de crdit (dfaut de paiement ou impays), lis certain type de public (activit conomique reposant sur une personne ou une famille) ou lactivit finance (risque conomique ou climatique). Les impays (le dfaut de paiement) La vritable garantie de ce risque est la viabilit de lactivit finance . Plusieurs moyens (pas toujours exclusifs) peuvent tre mis en application pour rduire les risques : La diversification du portefeuille crdit La diversification de portefeuille crdit est un moyen efficace pour mitiger le risque. Elle porte sur deux niveaux : la varit du type dactivits finances par le SFD (crdits accords des emprunteurs appartenant diverses filires agricoles, des activits commerciales de diffrentes natures, au secteur de la pche, etc.) la taille et la dure des crdits financs. Le fait dimposer des limites de crdit aux clients/membres/bnficiaires permet de limiter limpact dun ventuel dfaut. La diversification des emprunteurs La diversification des emprunteurs consiste limiter les liens entre les emprunteurs afin dviter un effet domino en cas de premier dfaut. Par exemple, le SFD prte deux poux qui tiennent un commerce familial (un prt chacun des poux). Il faut ds lors tenir compte du fait que si lun des deux poux dcde, le survivant se trouvera dans lincapacit de continuer lactivit crant une situation o les deux prts ne pourront tre rembourss. La connaissance des activits finances et des emprunteurs La bonne connaissance de lactivit finance permet au SFD de dimensionner les crdits de manire ad hoc, tant au niveau des montants prts quau niveau de lvaluation de la priode ncessaire pour le rembourser tenant compte des flux de trsorerie gnrs par lactivit conomique. Llaboration dune typologie demprunteurs permet de faciliter lidentification des emprunteurs insolvables. Llaboration dun dossier de crdit et la vrification si possible du non cumul des crdits sont autant de moyens pour connatre son emprunteur. Cette connaissance, souvent empirique, peut nanmoins tre affine au fil du temps par lanalyse de donnes historiques sous la forme de statistiques. Lobjet du crdit La vrification, le cas chant, de lexistence physique de lobjet du crdit est un moyen de sassurer que le crdit nest pas fictif.15

15

Risque et scurisation du crdit rural, 2000, Franois Doligez, IRAM

Octobre 2010

41

Guide mthodologique de contrle interne

Le risque crditNanmoins dautres facteurs interviennent tels que la capacit de lemprunteur dvelopper son activit conomique. Etant