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Diapositiva 1

Mayo 2014TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES [Regional Cauca]

APRENDICESCharly Urbano Velsquez.Wilder Arles Bolaos.Ronald Chamorro Lasso.[Regional Cauca]Carta.

Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.DOCUMENTOS COMERCIALES U ORGANIZACIONALES CLASESDECARTASUOFICIOSIndependientemente del estilo y segn su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destacan:

ORGANIZACIONALES: seproduceneneldesarrollodelasactividadesdelaorganizacin.

OFICIALES:seproducenenlasoficinaspblicasyorganizacionesdelEstado

Personales:seproducenentrequienesseconocen,enellassepermiteutilizarun lenguaje informal.

PartesCdigo.LugardeorigenyfechadeelaboracinDatosdeldestinatarioDenominacin o ttuloacadmicoNombre del destinatarioCargoOrganizacinDireccinNombre del lugar de origenPasAsuntoSaludoCuerpootextoDespedidaRemitenteyfirmasresponsablesLneasespecialesAnexosCopiaIdentificacin del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboracin delas comunicaciones

Memorandos.

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir informacin, orientaciones ypautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lneas de coordinacin jerrquica de laorganizacin.Partes.CdigoFechaEncabezamientoDestinatario y remitenteAsuntoTextoDespedidaRemitenteyfirmasresponsablesLneasespeciales

Circulares.Comunicaciones escritas de inters comn, con elmismo contenido o texto, dirigida a un grupo especfico de personas tantointerna como externamente.

CARACTERSTICASDEREDACCINYPRESENTACINLa circular tiene como objetivo fundamental dar aconocer informacin de carcter general. La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y polticas y la circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otrosCLASESDECIRCULARES-La circular general se dirige aun grupo especfico de personas.-La carta circular est dirigida enforma personalizada

Partes.EncabezadoCdigoLugar de origen y fecha de elaboracin Encabezamiento y destinatariosAsuntoSaludoTextoDespedida Remitente y firmas responsablesLneas especialesIdentificacin de pginas subsiguientesActasLas actas expresan lo tratado en una reunin o situacin especfica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurdico ehistrico desde el momento de sucreacin. De acuerdo con la importancia o caractersticas especficas del acta, cada organizacin debe cumplir con lo ordenado en la legislacin vigente y en algunos casos se debe registrar presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe elaborar en papel con membrete.ActasDeComitsActasDelConcejoMunicipalActasDeConsejos,ActasDeJuntaDirectiva,ActasDeAsambleas,ActasDeReunionesAdministrativasActasDeLevantamientosDeCadveresActasDeBajaDeInventarios,ActasDeEliminacinDeDocumentos,ActasDeSociedadesActasDeEntrega.

TtuloDenominacindeldocumentoynmeroEncabezamientoLugar de origen y fecha dela reuninHoraLugar AsistentesRepresentacionesInvitados AusentesOrden del daDesarrolloCompromisos ConvocatoriaFirmas, nombres y cargosLneasespecialesPginas subsiguientes

Partes.Informes.La expedicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en elcumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logo smbolo, de acuerdo con las normas internas de la organizacin.CLASESDEINFORMES

Los informes pueden ser:Resumenejecutivo,quetienedeunaatrespginas,Informecorto,queconstadeunaa10pginasyInformeextenso,de11pginasenadelante.Existen informes peridicos y espordicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos: comerciales, tcnicos, de actividad, de gestin, de proyectos, de investigacin ofinancieros.

Encabezamiento.Razn social.Dependencia.Cdigo.Titulo.Lugar de origen y fecha de elaboracin.Autora del resumen ejecutivo.Objetivo.Temas o numerales.Paginas subsiguientes.Conclusiones.Nombres, cargos y firmas.Rbrica.Lneasespecialesyotroselementosesenciales.paraladocumentacin organizacional.Partes.Certificados. El certificado es un documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial). Con base en elhecho o acto quese prueba, pueden emitirse certificados de:

CalificacionesobtenidasdentrodeperodosacadmicosRegistrociviloparroquialdenacimiento,bautizoodedefuncinBecas,donaciones,exenciones,crditos,pazysalvos,resultadosmdicos,documentos de identidad, entre otrosPartes.

CdigoLugar de origen y fecha de elaboracinCargoIdentificacin del documentoTexto Remitente y firmas responsables

Constancias. La constancia es undocumento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad, puede serpersonal. Segn el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

TiempodeservicioExperienciaSalariosuhonorariosClasesdetrabajoJornadalaboralCumplimientodecomisionesComportamientodeltrabajador

Cdigo.Lugar de origen y fecha de elaboracin.Cargo.Identificacin del documento.Texto.Remitente y firmas responsables .Partes.Hoja de Vida CorporativaEs la relacin de los datos personales, la informacin laboral, acadmica y la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organizacin a la cual sta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organizacin yrealimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante eldesempeo laboral del colaborador en la organizacin.

Partes.Identificacin deldocumentoNombreDatos bsicosInformacin laboralInformacin acadmicaExperiencia laboralInvestigaciones, publicaciones y distinciones o premiosSobres Comerciales.El sobre tiene el propsito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envo.

CLASESDESOBRESSegn su uso, los sobres se clasifican en:

SobreoficioconventanillaosinventanillaSobrecartaconventanillaosinventanilla;Sobreparatarjeta,Sobredemanila(extraoficio,oficio,cartaymediacarta,conventanillaosinventanilla)De acuerdo con su destino, en:LocalNacionaleInternacional

Para su distribucin, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen as:En el tercio izquierdo se escribe informacin como: confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros,en maysculas sostenidas.

En el tercio centralse escriben los datos deldestinatario.El tercio derecho es parauso exclusivo de la oficina decorreos.Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de acuerdo con el tamao del sobre; su distribucin debe ser armnica.

Se dirige en forma personalizada. Estos datos se escriben a interlineacin sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones.Partes.Mensajes ElectrnicosEl mensaje electrnico es un sistema que permite intercambiar informacin con uno oms usuarios de cualquier lugar del mundo, a travs de la Internet. Este medio se puedeutilizarpara enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentacin del contenido, razn por la cual se recomienda tener en cuenta las disposiciones de esta gua para cada uno de estos casos

Partes.DestinoAsuntoCuerpo del textoAdjunto Archivo[Regional Cauca]Gracias