herramientas organizacionales

Click here to load reader

Post on 12-Jul-2015

2.412 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

HERRAMIENTAS ORGANIZACIONALESLa organizacin del trabajo debe mostrarse en forma clara y concreta a todas las personas comprometidas con los objetivos de la empresa, esta es una labor de la administracin, y para ello cuenta con instrumentos o herramientas importantes; que son un conjunto de documentos legales y operativos, usados como herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional, estos son implementados por la alta direccin (Gerente, Directores, Administradores, etc.) para la buena gestin de la empresa. Estos documentos son de diversa naturaleza y por esta razn hay empresas que lo implementan por obligatoriedad y otras por potestad. Estos documentos pueden ser modificados cada vez que la alta direccin lo requiera y lo decida pero previo a una evaluacin y estos son: 1. ESTATUTO

Es un documento bsico de la organizacin administrativa, un compendio correlativo de ttulos, artculos; donde se determinan aspectos relacionados con: a. Identificacin de la actividad principal a la que se dedica la empresa. b. Rgimen de gobierno, manera como esta administrativamente manejada. c. Rgimen econmico, es como se ha distribuido los aportes iniciales de los socios y como se administrar el dinero: Capital social Distribucin de las utilidades Responsables o absorcin de las prdidas Incremento de capital Disminucin de capital Disolucin, quiebra, liquidacin. d. Rgimen de personal Aspectos de seleccin, admisin y contratacin Sistemas remunerativos e. Otros Aspectos Legal Tributario Contingencias 2. MANUALES

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin y/o instrucciones sobre polticas, organizacin, funciones, procedimientos, etc. Que se consideran necesarios para la ejecucin de las actividades y tareas. Los manuales responden a lo siguiente: Qu hacer? Las acciones Cmo hacer? Los procedimientos

Quin lo hace? Responsabilidad Deberes y derechos De los Trabajadores

Qu deben contener los manuales? 1. A quien va dirigido 2. Porque va dirigido en ese sentido 3. La poltica general de la empresa 4. Historia y antecedentes 5. Estructura Orgnica 6. Normas para el personal 7. Procedimientos generales de trabajo 8. Procedimientos de documentacin 9. Procedimientos de orientacin y capacitacin del personal 10. Normalizacin y control de trmites 11. Solucin a conflictos jerrquicos a) Finalidad de los Manuales: Depende de lo que se pretenda llevar a cabo:

Delimitar en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad de cada cargo. Normalizar y controlar los trmites de los procedimientos Adoctrinamiento al personal nuevo Adiestramiento y orientacin al personal de servicio Identificar los canales de comunicacin y de coordinacin.

b) Objetivos de los Manuales: Presentar una visin de conjunto de la organizacin Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles

jerrquicos Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo Funcionar como medio de relacin y coordinacin. Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y/o clientes.

c) Requisitos de los Manuales Administrativos Se debe tener en cuenta: Si obedece su formulacin a necesidades reales Que se redacte en forma sencilla y clara Que contenga lo indispensable Que no sea muy voluminoso Que se d a conocer al personal Que se actualice peridicamente

Que se instruya al personal en su adecuada utilizacin.

d) Ventajas del uso de Manuales 1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir. 2. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. 3. clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin. 4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. 5. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir 8. Un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados. 9. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido 9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas. 10. Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. 11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan. 12. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos. e) Limitaciones de los Manuales 1. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse. 2. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. 3. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. 4. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y suficientemente flexibles. 5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

f) Clasificacin de los Manuales: Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su funcin especfica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones: - Manual de historia del organismo. - Manual de polticas. - Manual de procedimientos administrativos. Por su contenido - Manual de organizacin y funciones. - Manual de adiestramiento o instructivo. - Manual tcnico. - Manual de produccin. - Manual de compras. - Manual de ventas. Por funcin - Manual de finanzas. - Manual de contabilidad. especfica - Manual de crdito y cobranza. - Manual de personal. - Manuales generales (Dos o ms operaciones.) g) Proceso de Elaboracin: La primera etapa en la elaboracin de manuales de un organismo, empieza con una adecuada planeacin, por lo que ser importante en sta etapa considerar factores como: Definicin precisa de los objetivos de cada una de las reas del organismo. Diagnstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organizacin y tecnologa usada etc. 1. Recopilacin de la informacin: Con el propsito de obtener mayor colaboracin de todas las reas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperacin para elaboracin de los manuales. La recopilacin de informacin podremos efectuarla mediante la investigacin documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas. Mediante la investigacin documental obtendremos, escritos, grficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer ms a fondo la unidad administrativa que elaboraremos sus manuales. La observacin es otro medio de obtener informacin para elaborar un manual, es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la informacin de cmo se realizan las actividades especificas de cada persona, debindose complementar con la informacin que obtenga mediante la aplicacin de cuestionarios y entrevistas, previamente diseadas; las cuales permitirn conocer informacin especfica de un gran nmero de personas; la entrevista permite, adems de conocer informacin de la estructura, la opinin de las personas que realizan las actividades.

2. Procesamiento de la informacin: La informacin recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al mximo, los pasos de este proceso de organizacin de la informacin, son los siguientes: Depuracin Clasificacin, y Anlisis 3. Redaccin: Debe analizarse muy afondo la redaccin que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especializacin del manual, el posible uso frecuencia de consulta, etc. Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redaccin del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presin; en la medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratar a un especialista en correccin de estilo, quien se encargue de la revisin final de la redaccin de los manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible. 4 Elaboracin de grficas: Un apoyo importante a la redaccin contenido de los manuales, son sin duda las grficas, pues facilitan la comprensin de los manuales; las representaciones grficas ms comunes son: Organigramas. Diagramas de flujo, y Cuadros de distribucin. 5. Formato y comprensin: Un manual administrativo, cumple con su objetivo bsico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres caractersticas importantes que debe tener un manual son: Facilidad de lectura y/o consulta. Que permita hacer referencias rpidas y precisas. Respirar confianza por su apariencia y orden. Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisin y actualizacin, adems de usar numeracin consecutiva con el total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto, es decir, su distribucin en las pginas, usando correctamente los espacios en blanco, los mrgenes amplios y la utilizacin uniforme del sangrado; al disear el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de pginas, donde se asienta la informacin bsica de cada manual como: ttulo del manual, ttulo del procedimiento, fecha de publicacin, nmero de pgina, etctera, sta informacin permite al usuario consultas rpidas. 6. Revisin y aprobacin: En la prctica, la revisin se efecta en dos fases; durante la primera revisin, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboracin de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisin al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos: Revisin justa y objetiva del material.

Proporcionar crticas especficas y constructivas. Revisar a detalle y devolver los materiales rpidamente dentro de un plazo

previamente acordado. Evitar cambios slo por gusto personales. Es importante establecer procedimientos que permitan la conservacin y retencin de los manuales administrativos, debido a las siguientes razones: A) Por seguridad, ya que estos contienen informacin confidencial y en su caso datos que serviran a la competencia. B) Por costo, pues la reposicin de los manuales genera un gasto. Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribucin de manuales, que consiste en una relacin ordenada de los tenedores de manuales, este control deber ser de uso del rea de personal, para que en su momento, requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal. 6. Actualizacin: El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo, radica en la informacin contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la informacin necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se considera prudente la revisin y actualizacin de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses. La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones (mtodos y procedimientos, organizacin y mtodos, modernizacin administrativa, etc.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cmo un acuerdo con todas las reas del organismo, y debe ser acorde con el plan general de la empresa. Ejemplos:

Manual de Cargos: Es el documento que contiene informacin sobre las obligaciones y atribuciones especficas de cada uno de los trabajadores, los requisitos para desempear el cargo, cuadro resumen de los cargos de acuerdo a la estructura orgnica. Se indica lo siguiente: Ttulo del cargo Requisitos mnimos Condicin laboral Categora Salarial Atribuciones Responsabilidades Supervisado por Supervisa a

Manual de Organizacin y Funciones (MOF): El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones,

as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignacin de Personal. Tiene por objetivos: Describir las funciones principales de cada dependencia u rgano delimitando la amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma. Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen. Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. Describir los procedimientos administrativos racionalizados. Proporciona informacin a los trabajadores sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin. Facilitar el proceso de inclusin al personal nuevo, su adiestramiento y orientacin del cargo al cual ha sido asignado. Limitacin del MOF No es la solucin a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla. Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia. Su costo de confeccin y revisin puede ser oneroso. Los aspectos informales de la organizacin no se hallan contenidos en l. Formulacin del MOF: Se formula de acuerdo al Reglamento de Organizacin y funciones y al Cuadro de Asignacin de Personal. Contenido del MOF: I. Generalidades 1.1 Objetivo de la institucin 1.2 Objetivo del MOF 1.3 Base legal 1.4 Alcance II. De la organizacin 2.1 Estructura Orgnica Organigrama estructural III. De las funciones de cada unidad orgnica 3.1.1 De los rganos de direccin 3.1.2 De los rganos de lnea 3.1.3 De los rganos de asesora 3.1.4 De los rganos de apoyo 3.1.5 De los rganos de control 3.2 Funciones de cada cargo 3.2.1 Presidente ejecutivo 3.2.1 Funcin General 3.2.2 Funcin especfica 3.2.3 Requisitos 3.2.4 Relaciones 3.2.5 Autoridad 3.2.6 Responsabilidad 3.2.7 Coordinacin

Ejemplo: ESQUEMA DEL MOF (Superintendencia de Bienes Nacionales) INTRODUCCION Presentacin del M.O.F. Alcance Base legal Resolucin N 015-2002-SBN TITULO I Captulo I Captulo II Captulo III Captulo IV TITULO II Captulo nico Alta Direccin Estructura Orgnica Cuadro Orgnico de Cargos Descripcin de las Funciones Especficas Organigrama Organo de Control Institucional Oficina de Control Institucional

TITULO III Captulo nico

Organo de Asesoramiento Gerencia de Planeamiento y Desarrollo

TITULO IV Captulo I Captulo II

Organos de Apoyo Gerencia Legal Gerencia de Administracin

TITULO V Captulo nico3.

Organo Funcional Gerencia de Operaciones

REGLAMENTOS

Es el instrumento por medio del cual el empleador regula las obligaciones y prohibiciones a que deben sujetarse los trabajadores, en relacin con sus labores, permanencia y vida en la empresa. El ms importante en esta categora es: El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF): Es un documento normativo que contiene disposiciones tcnico administrativas que regulan y fijan la estructura orgnica de la entidad hasta el tercer nivel organizacional, con sujecin a su naturaleza, fines y funciones. Es el instrumento normativo de gestin institucional en el que se precisa la finalidad, objetivos, competencia y funciones generales de las unidades orgnicas con el objetivo de desarrollar actividades dirigidas a formular, aprobar y supervisar las polticas institucionales. a) Objetivos del ROF Presentar una visin de conjunto de la organizacin.

Facilitar el reclutamiento de personal. Determinar la estructura orgnica. Describir las funciones generales de cada unidad orgnica.

b) Formulacin del ROF: El Reglamento de Organizacin y Funciones se formula a partir de la ley Orgnica o de creacin y del Estatuto. c) Alcance: Las normas y procedimientos contenidos en el ROF son de aplicacin por todos los organismos de la administracin pblica, salvo los que estn exceptuados por norma expresa. d) Principios: Principio de Participacin: La gestin administrativa desarrolla y hace uso de

instancias y estrategias concretas de participacin ciudadana en las fases de formulacin, seguimiento, fiscalizacin y evaluacin de la gestin de gobierno y de la ejecucin de los planes, presupuestos y proyectos locales o nacionales. Principio de Transparencia: Los planes, presupuestos, objetivos, metas y resultados del gobierno sern difundidos a los vecinos para su conocimiento y anlisis. La implementacin de portales electrnicos en Internet y cualquier otro medio de acceso a la informacin pblica se rigen por la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica N 27806 y sus modificatorias y reglamentarias. Principio de Inclusin: La administracin pblica desarrolla polticas y acciones integrales de gobierno dirigidas a promover la inclusin econmica, social, poltica y cultural de jvenes o grupos sociales tradicionalmente excluidos y marginados del Estado, principalmente ubicada en el mbito rural y organizado en comunidades campesinas y nativas, nutrindose de sus perspectivas y aportes. Estas acciones tambin buscan promover los derechos de grupos vulnerables, impidiendo la discriminacin por razones de etnia, religin o gnero. Principio de Eficacia: La administracin pblica organiza su gestin en torno a los planes y proyectos de desarrollo local y nacional concertados, al cumplimiento de objetivos y metas explcitos y de pblico conocimiento. Principio de Eficiencia: La poltica y la accin local se regirn por criterios de eficiencia, desarrollando las estrategias necesarias para la consecucin del objetivo trazado con la utilizacin ptima de los recursos. Principio de Equidad: Las consideraciones de equidad tambin son componentes constitutivo y orientador de la accin administrativa, estas acciones promocionan sin discriminacin la igualdad de oportunidades y la identificacin de grupos y sectores sociales que requieran ser atendidos de manera especial por la gestin administrativa. Principio de Sostenibilidad: La gestin se caracteriza por la bsqueda del equilibrio nter gerencial en el uso racional de los recursos naturales para lograr los objetivos de desarrollo, la defensa del ambiente y la proteccin de la biodiversidad.

e) Contenido del ROF

I. Objetivos II. Alcance III. Base legal IV. Organizacin 4.1 Estructura Orgnica General 4.2 Organigrama estructural general V. Funciones 5.1 Funciones generales de cada unidad orgnica 5.2 Funciones Especficas de cada unidad orgnica 5.3 Relaciones de cada unidad orgnica 5.3.1 Autoridad 5.3.2 Responsabilidad 1. Coordinacin VI. Aprobacin I. Modificacin II. Rgimen Econmico Financiero III. Rgimen Laboral VII. Disposiciones Complementarias f)

Aprobacin: La aprobacin del ROF se puede dar de dos (2) formas: Cuando se trata de una institucin publica hoy en da lo aprueba el gobierno anteriormente lo hacia el Instituto Nacional de Administracin Pblica. Cuando se trata de entidades privadas se regula por la autonoma que tiene la empresa, siempre y cuando hacindole saber al ministerio de trabajo la modificacin que requieran hacer dentro de la empresa.

g) Actualizacin: Generalmente se actualiza cuando se cambia la estructura de la empresa hacindose conocer al ministerio de trabajo. Tambin cuando se modifica el cuadro de asignacin de personal (CAP), esto ocurre cuando cambian las funciones del personal en la empresa. Ejemplo: ESQUEMA DEL ROF (Superintendencias de Bienes Nacionales)PRESENTACION RESOLUCION N 315-2001/SBN - APROBACION DEL ROF TITULO I TITULO II TITULO III TITULO IV CAPITULO I CAPITULO II TITULO V CONTENIDO Y AMBITO DE APLICACIN NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA SBN ESTRUCTURA ORGANICA ALTA DIRECCION EL SUPERINTENDENTE DE BIENES NACIONALES LA GERENCIA GENERAL ORGANO DE CONTROL

CAPITULO UNICO OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL TITULO VI ORGANO DE ASESORAMIENTO

CAPITULO UNICO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO SUB CAPITULO I SUB CAPITULO II TITULO VII CAPITULO I CAPITULO II SUB CAPITULO I SUB CAPTULO II SUB CAPTULO III SUB CAPTULO IV SUB CAPTULO V SUB CAPTULO VI TITULO VIII JEFATURA DE PROYECTOS JEFATURA DE SISTEMAS ORGANOS DE APOYO GERENCIA LEGAL GERENCIA DE ADMINISTRACION OFICINA DE PRESUPUESTO OFICINA DE RECURSOS HUMANOS OFICINA DE LOGSTICA OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE ARCHIVO Y TRAMITE DOCUMENTARIO OFICINA DE TESORERA ORGANO FUNCIONAL

CAPITULO UNICO GERENCIA DE OPERACIONES SUB CAPTULO I SUB CAPTULO II SUB CAPTULO III SUB CAPTULO IV TITULO IX TITULO X TITULO XI TITULO XII JEFATURA DE ADQUISICIONES Y RECUPERACIONES JEFATURA DE ADJUDICACIONES JEFATURA DE PATRIMONIO MOBILIARIO SISTEMA DE INFORMACION NACIONAL DE BIENES SINABIP ORGANOS DESCONCENTRADOS INTENDENCIAS PROVINCIALES PROYECTOS ESPECIALES REGIMEN ECONOMICO Y FINANCIERO REGIMEN LABORAL DISPOSICION COMPLEMENTARIA

4.

ORGANIGRAMAS

Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento jerrquico que especifique la funcin que cada uno debe ejecutar en la empresa. Por ello la funcionalidad de sta, recae en la buena estructuracin del organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas partes de un componente organizacional. El organigrama, llamados tambin grfica de organizacin puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica, son instrumentos que facilitan la visin global y objetiva del agrupamiento de actividades, de la direccin de las comunicaciones y decisiones y los niveles de autoridad. En el organigrama de una empresa se muestran los cargos de los jefes de cada agrupacin con cuadros, mientras que las lneas indican los canales de autoridad y responsabilidad. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: "Una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos

importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva." Otro autor expone su concepto de esta forma: "El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la estructura de una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente." Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y nicamente se diferencian en su forma y en su especificacin. Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan: "La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma." Segn el concepto de organigrama, este muestra: Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Las lneas de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Las unidades de categora especial. La divisin de funciones. Los canales formales de comunicacin. La naturaleza lineal o staff del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccin. Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Reflejar los cambios organizativos. El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros. a) Finalidad Del Organigrama: Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente: a. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. b. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. c. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: Los cargos existentes en la compaa. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones Del Organigrama Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. Para el rea de administracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal.

b)

c)

Requisitos de un organigrama Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no contenga un nmero excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones. Por ellos, los cuadros deben quedar separados entre s por espacios separados. Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Lo ms frecuente es hacerlos empezar del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del ltimo nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que estos ltimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas pueden presentar un nmero muy grande de elementos de organizacin.

d) Ventajas Del Organigrama El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las siguientes: Obliga a sus autores aclarar sus ideas Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. Muestra quin depende de quin. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen . Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin. e) Desventajas Del Organigrama No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

f) Contenido Del Organigrama Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un autor, estos son sus principales contenidos: 1. 2. Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compaa y la actividad que se defina. 3. Nombre del funcionario que formul las cartas. 4. Fecha de formulacin. 5. Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organizacin, etc.). 6. Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales) g) Smbolos y Referencias Convencionales de Mayor uso en un Organigrama 1.- Sobre las lneas llenas o estructurales Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica. Se recomienda lnea gruesa y llena para los niveles superiores, y trazos finos para las unidades de menor jerarqua. El grosor de las lneas debe ir en disminucin a que descendemos en la jerarqua. Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y correlacin. Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y

encima del recuadro o figura geomtrica (cuadrado, rectngulo y a veces crculos) indica mando, autoridad. Cuando la lnea llena cae al centro y se coloca al lado derecho de la figura geomtrica o recuadros, indica relacin de apoyo, si se coloca al lado derecho indica control, auditora. Cuando la lnea llena cae o se coloca al lado izquierdo de la figura geomtrica o recuadros, indica relacin de asesora, consultora o comits.

Lneas con zigzagueos al final y una flecha en el

remate son continuacin de la estructura. Tambin tienen el mismo significado una flecha sola (sin zigzagueos) en el remate. Se usa para indicar a las unidades desconcentradas denotando autonoma y responsabilidad absoluta. 2.- Sobre las Lneas de puntos o discontinuas: Son aquellas que indican relacin de coordinacin funcional y relaciones de autoridad funcional.

Se usan lneas discontinuas para indicar unidades

temporales 3.- De las figuras geomtricas La proporcin de la figura deber ser de 2 : 3 o de 1 : 3 Se Se

utiliza un solo color (negro) escriben en ellas sin

abreviaturas Se escribe en ellas solo con maysculas (evitar guiones) Los tamaos disminuyen con los niveles Las unidades en proyecto y temporales se usa figuras con delineado discontinuo La Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma, tiene autonoma absoluta.

La Figura Geomtrica con medio recuadro indica que tiene autonoma relativa.

Dos figuras juntas denota que las dos tienen la misma autoridad y la misma

responsabilidad.

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el mismo nmero. Se pueden usar diversas formas de ordenamiento y presentacin de las figuras, siempre y cuando la equivalencia de las mismas no sea alterada y es solo para los rganos especficos.

Para los rganos de apoyo.

Debe existir simetra en la distribucin espacial del organigrama.

h)

Tipos de Organigramas A.- Por su Forma: 1. Organigrama Vertical.- Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligado por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad; son las grficas ms usadas, fcilmente comprensibles, ya que indican en forma objetiva la jerarqua. El inconveniente que representa es que ese muy difcil indicar los puestos inferiores. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que indican la comunicacin de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de l y as sucesivamente. Ventajas: 1. Son las ms usadas y, por lo mismo, fcilmente comprendidas.

2. Indicar en forma objetiva las jerarquas del personal. Desventajas: Se produce el llamado "efecto de triangulacin", ya que, despus de dos niveles, es muy difcil indicar los puestos inferiores, para lo que se requerira hacerse organigramas muy alargados.

Esto suele solucionarse: a. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para cada divisin, departamento o seccin, una carta suplementaria. b. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son numerosos, uno sobre otro, ligados por la lnea de autoridad y responsabilidad que corre a unos de los lados. 2.- Organigrama Horizontal.- El nivel mximo jerrquico se representa a la izquierda, los dems niveles jerrquicos van hacia la derecha siguiendo la forma normal en que acostumbramos leer.

Ventajas: a. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. b. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin. Desventajas: Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organizacin, resultan los nombres de los jefes demasiado apiados y, por lo tanto, poco claros. 3. Organigrama Mixto.- Esta grfica es la combinacin entre el organigrama vertical y el organigrama horizontal, su utilizacin es por razones de espacio.

4. Organigrama Circular.- Est formado por un cuadro central que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos, cada uno constituye un nivel jerrquico. Usadas por empresas dedicadas a brindar servicios de cultura, arte, etc. o fines sociales.

Ventajas: 1. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. 2. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. 3. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulacin. 4. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Desventajas: Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo hacerse una sola carta de toda la organizacin, resultan los nombres de los jefes demasiado apiados y, por lo tanto, poco claros. 5. Organigrama Radial.- Usada por las mismas organizaciones circulares

6. Organigrama Escalar.- Consiste en sealar con diferentes sangras en el margen izquierdo los diferentes niveles jerrquicos.

Ventajas: Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras. Desventajas: Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente. B.- Por su contenido: 1.- Estructural.- Describe la estructura orgnica de la empresa.

2.- Funcional.- Es el cual describe el departamento y sus funciones principales.

3.- De personal.- Es el cual detalla en cada rectngulo del organigrama lo siguiente:

a.- Nombre del puesto o cargo b.- Nombre de la persona que lo desempea c.- Cdigo del rango d.- Nmero de subordinados directos c.- Nmero de trabajadores a su cargo

C.- Por su finalidad comunicativa: 1.- Sinttico.- Se le conoce tambin como global o general, en el cual se grfica los rganos ms importantes.

2.- Analtico.- Se le conoce tambin como detallado, especfico, en el cual se grfica todos los rganos de la empresa.

5. DIAGRAMAS Diagramas o flujogramas donde se relacionan actividades, tareas u operaciones (procedimientos), con los puestos del trabajo, con el tiempo y otros factores como la distancia, el tiempo, etc. En los flujogramas se detallan grficamente cada procedimiento a realizarse de acuerdo al manual de procedimientos. Clasificacin Simples Flujograma de trabajo Flujograma de bloques Compuestos ASME HIJANS LOUIS BG Flujograma de Trabajo Relaciona actividades y puestos de trabajo. Utiliza los siguientes smbolos

Ejemplo:

Flujograma de Bloques Relaciona actividades y puestos de trabajo. Utiliza los siguientes smbolos

SC = Solicitud de cotizacin C = Cotizacin A = Aceptacin A1 = Archivo cotizacin F = Factura GR = Gua de Remisin A2 = Archiva aceptacin A3 = Archiva Factura y Gua de remisin

Flujograma ASME Relaciona ms de 4 factores: Actividades Puestos de trabajo Tiempo Distancia Utiliza los siguientes smbolos:

Ejemplo de Flujograma ASME

6. TEXTO UNICO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS El Texto nico de Procedimientos Administrativos es un instrumento de gestin, en l se describen todos los procedimientos seguidos ante una entidad de la Administracin Pblica, requeridos por el administrado para satisfacer sus intereses o derechos; detallndose los plazos y requisitos. El Tupa deber de sealar la relacin de aquellos servicios administrativos prestados a exclusividad, debiendo realizar la debida difusin de aquellos que no presta en esa situacin. Se aprueba a travs de Ordenanza Municipal. La aprobacin y difusin del Texto nico de Procedimientos Administrativos, es cada 2 (dos) aos como mximo, las entidades estn obligadas a publicar el ntegro del TUPA, bajo responsabilidad de su titular y podrn hacerlo antes, cuando consideren que las modificaciones producidas en el mismo lo ameriten. El plazo se computar a partir de la fecha de la ltima publicacin del mismo. Cuando la entidad no cumpla con publicar su Texto nico de Procedimientos Administrativos, luego de su aprobacin, o lo publique omitiendo procedimientos, los administrados sin perjuicio de hacer efectiva la responsabilidad de la autoridad infractora, quedan sujetos al siguiente rgimen: 1. Respecto de los procedimientos administrativos que corresponde ser aprobados automticamente, los administrados quedan liberados de la exigencia de iniciar ese procedimiento para obtener la autorizacin previa, para realizar su actividad profesional, social, econmica o laboral, sin ser pasibles de sanciones por el libre desarrollo de tales actividades. La suspensin de esta prerrogativa de la autoridad concluye a partir de la publicacin del TUPA, sin efecto retroactivo. 2. Respecto de las dems materias sujetas a procedimiento de evaluacin previa, se sigue el rgimen previsto en cada caso, como lo seala el artculo 49 de la ley N 27444.

CONCLUSIN Puede decirse que la utilidad que tiene el manual es mltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin; de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar un manual se justifica cuando se presenta. Para concluir podemos decir que un sistema de Organizacin y Mtodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera ms rpida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de la empresa.

http://www.monografias.com/trabajos33/proceso-administrativo/procesoadministrativo4.shtml http://www.municipioaldia.com/index.php?fp_verpub=true&idpub=91#tupa