die sap lösung zur instandhaltungs- budgetierung … · 2008-02-10 · sap ag 2004, maintenance...

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  • Die SAP Lsung zurInstandhaltungs-budgetierungMaintenance Cost Budgeting

    Christoph WobbeSAP AG

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 2

    Agenda

    1

    2 Wie wird die IH-Budgetierung mit SAP durchgefhrt?

    Warum eine spezielle Budgetierungslsung fr die IH?

    3 Wie und wann wird die Lsung geliefert?

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 3

    Warum eine spezielle Lsung fr die IH?

    Viele Kunden wnschten eine Standardlsung, um auf Grund historischer Daten oder ohne deren Nutzung (zero based) ein IH-Budget zu erstellen

    In anlagenintensiven Industrien stellen IH-Kosten z.Teilmehr als >50% der Betriebskosten dar*

    Budgetierungsfunktionen fr die Instandhaltung ist eineallgemeine Forderung aller anlagenintensiven Industrien, z.B. Energieversorger, l&Gas, Chemie, Transport und Verkehr, Minen, Papier und Verteidigung**

    *Gartner Research Note 3 July 2003 When to Consider SAP Asset Management and Maintenance

    **References: German SAP User Group DSAG, Mastering SAP PM Conference, Global Council for Mining IACM, German Railways plus others.

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 4

    Probleme der heutigen Budgetierungsverfahren

    Viele unterschiedliche Initiativen... Dynamische Budgetierung, Bessere Budgetierung, ...

    ...da herkmmliche Budgetierung eine groe Hrde ist Jay Collin Arthur Anderson das Verderben des unternehmerischen Amerikas ist Jack Welch General Electric

    ein Mittel der Unterdrckung dar stellt Bob Lutz ChryslerWas wird gebraucht?

    Eine bessere Datenintegritt als mit Tabellen oder Kalkulationsblttern Zugriff zu den Plandaten von jedem Ort (Web-Oberflche) Mglichkeit der kurzfristigen nderung Flexibles und genaues Reporting Integration mit anderen ERP-Systemen Kontinuierliche Planungsmglichkeit Durchfhrung der Planung als bergreifender Firmenprozess mit vielen Mitwirkenden und

    Inputgebern Nicht nur ein reines Werkzeug, sondern auch eine analytische Applikation (Henry Morris IDC

    Report)

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 5

    Heutige Kundenprobleme und Vorteile der Lsung

    Aktuelle Kundenprobleme: Hoher Aufwand, um IH-Budget zu bestimmenNutzung unstrukturierter u. nicht-integrierter Formate z.B. Excel, Word etc.Provisorische Lsungen mit PS, Investment Management PositionenManuelle Erfassung der genehmigten Budgets in CO

    Vorteile der Lsung:Automatisierter ProzessDaten werden automatisch aus dem operativen System extrahiertVerkrzung der Vorbereitungszeit fr die BudgeterstellungStandardisierung des BudgetierungsprozessesTransparenz und Nachvollziehbarkeit des BudgetplanungsprozessesEinfache SystembedienungWerkzeug, um Instandhaltungskosten zu senken

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 6

    Agenda

    1

    2 Wie wird die IH-Budgetierung mit SAP durchgefhrt?

    Warum eine spezielle Budgetierungslsung fr die IH?

    3 Wie und wann wird die Lsung geliefert?

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 7

    Definition

    Was versteht man unter einem IH-Budget ?Generell: Budget fr smtliche Instandhaltungskosten Inspektion, Wartung, Reparatur und Umbau bzw. Aufarbeitung von technischen Anlagen

    Im engeren SAP-Systemsinn: Budget fr Instandhaltungsauftrge

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 8

    MCB Planungsprozess

    BW-BPS

    R/3

    Manager

    Instandhaltungsbudget Planner

    Instandhalter

    ControllingStrategie

    Budget Definition

    Zero BasedBudget Planung

    SimulierteIH-Kosten

    Historien basierteBudget Planning

    IstIH-Kosten

    EquipmentsTechnische Pltze

    ArbeitsplneWartungsplne

    Simulierte IH-KostenGeplante/Ist-IH-Kosten

    Retraktion ins operative System

    Extraktionins BW

    BudgetVorschlag

    Genehmigendes Budgets

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 9

    Typischer IH-Budgetierungsprozess

    Business Inputs

    Major Repair

    Corrective Maintenance

    Preventive Maintenance

    Maintenance Resources

    Budget

    Improvement ResourcesR

    isk Assessment

    Eingaben

    Groreparaturenoder Stillstnde

    Schadensbed.IH

    VorbeugendeIH

    IH-Mittel

    Budget

    VerbesserungRisiko

    Abschtzung

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 10

    Relevante Instandhaltungskosten

    MCB untersttzt zwei Mglichkeiten bzw. Verfahren der Planung:Historienbasierte Budgetierung: Die Budgetplanung wird ausschlielichauf Grund historischer Daten durchgefhrt.Zero-based Budgetierung: Ohne Bercksichtigung historischer Daten, sondern mittels exakter Prognosen fr die Zukunft (z.B. fr die Budgetplanungsperiode).

    Jede Strategie sollte folgendes beinhalten:Wartungsplanszenario

    SAP R/3: WartungsplanpositionenArbeitsplanszenario

    SAP R/3: ArbeitsplneAd Hoc Szenario

    SAP R/3: Auftrge, die nicht unter eines der beiden Szenarios fallen

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 11

    The Zero Based Maintenance Budgetierungsprozess

    Zero Based Budget:Erstellen des Budgets fr vorbeugende IH auf Grund von WartungsplnenErstellen des Budgets fr schadensbedingte IH auf Grund von Arbeitsplnen,

    Historie kann auf Wunsch genutzt werden

    Zero based - based on:known equipment - numbers and types

    known level of preventive work and known level ofplanned component replacements (Maintenance Plans)

    PLUSBest estimate of:

    breakdown work (based on ratios)

    Budget

    Ist

    Costs incurred maintaining Plant and Equipment:labour materialsother charges

    AbweichungApply controlsReports

    Monthly Forecast

    Zero based - basiert auf: Typen und Anzahl installierter technischer Objekte geplante Massnahmen und Ersatzteileinbauten aus vorbeugender IH

    PLUSBestmgliche Schtzung ungeplanter Massnahmen auf Grund

    des Verhltnisses geplanter zu ungeplanten Massnahmen

    Budget

    Kosten beinhalten IH-Kosten fr Techn.Anlagen:ArbeitMaterialweitere Kosten

    Zuordnung nderung

    Vergleich

    Reports

    Monatliche Prognose

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 12

    Strukturierung der Daten- 1

    Historienbasiert

    (Auftragshistorie)

    Zero Based

    (Kostenkalkulation: Simulierte Auftrge)

    Budget. Methode

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 13

    Strukturierung der Daten - 2

    Historie

    Ad Hoc Auftrge(Historie)

    Historienbasiert

    (Auftragshistorie)

    Wartungsplan

    Arbeitsplan

    Ad Hoc Auftrge(Plan)

    Zero Based

    (Kostenkalkulation: Simulierte Auftrge)

    Budget SzenarioBudget. Methode

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 14

    Strukturierung der Daten - 3

    Vorbeugend

    Geplant

    Ungeplant

    Historie

    Ad Hoc Auftrge(Historie)

    Historienbasiert

    (Auftragshistorie)

    Wartungsplan

    Arbeitsplan

    Ad Hoc Auftrge(Plan)

    Zero Based

    (Kostenkalkulation: Simulierte Auftrge)

    Budget KategorieAbgeleitet von Kombinationaus Auftragsart, Instandhaltungsleistungsart, Planungskennzeichen, Wartungsplan

    Customizing

    Budget SzenarioBudget. Methode

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 15

    Strukturierung der Daten - 4

    Normale Ttigkeiten

    Aufarbeitung

    Stillstand

    Vorbeugend

    Geplant

    Ungeplant

    Historie

    Ad Hoc Auftrge(Historie)

    Historienbasiert

    (Auftragshistorie)

    Wartungsplan

    Arbeitsplan

    Ad Hoc Auftrge(Plan)

    Zero Based

    (KostenkalkulationSimulierteAuftrge)

    Budget VerwendungAbgeleitet von Kombination aus

    Auftragsart,

    Instandhaltungsleistungsart,

    PSP Element

    CO Auftragskontierung

    Customizing

    Budget KategorieAbgeleitet von Kombination aus

    Auftragsart,

    Instandhaltungsleistungsart,

    Planungskennzeichen,

    Wartungsplan

    Customizing

    Budget SzenarioBudget. Methode

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 16

    MCB Datenfluss (Detail mit Cube und Planungsbereichen)

    ERP

    Backend

    Simulation dervorbeugenden IH

    Kosten(Wartungsplan-positionen, Arbeitsplne)

    Historienbasierte

    Budgetdaten

    und Zero Based

    Budget Daten

    Ist und

    Plankosten

    (IH-Auftrge)

    ERP BW-BPSBW0PM_C01 Planungsbereich 2

    0PM_C06 Planungsbereich 4

    0PM_C05 Planungsbereich 3

    Planungsbereich 1

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 17

    Die Annahmen bzw. Grundlagen

    Voraussetzungen fr Wartungsplne, um fr zero-based Planungbercksichtigt zu werden:

    Wartungsplanposition muss Arbeitsplanzuordnung besitzenDas Abrufobjekt fr den Wartungsplan mu ein Auftrag sein

    Keine Bercksichtigung anderer KostenAls Datenquelle (z.B.. CO Plankosten aus SAP)Als Datenziel (z.B. CO Plankosten im SAP BW Info Cube)

    Keine Aggregation von Wertkategorien (PMCO)Planung kann auf Kostenelementen des CO basieren

    Individuelle RetraktionAllgemein Funktion (als BADI) wird ausgeliefert

    Keine nderung der aktuellen Budgetprfungsfunktion im operativenSAP-System

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 18

    MCB Simulation der Auftragskosten

    Basierend auf der bestehenden Logik durch Kosten-Simulationsprogramme

    Kostensimulation fr WartungsplneKostensimulation fr Arbeitsplne

    Restriktionen fr beide Verfahren der KostensimulationKonfigurierbare Arbeitsplne werden noch nicht untersttztKeine delta-Fortschreibung fr BW Mgliche Performance Probleme whrend der CO Kalkulation

    Internes Aufteilen in kleinere Pakete mglich

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 19

    MCB Konzept (2) Planungsversionen Status

    AbgelehntAbgelehntREJ

    VorschlagVorschlagPRP

    SimulationMaximale PlanungPL3

    SimulationMinimale PlanungPL2

    SimulationNormale PlanungPL1

    InternManuell definiertINT

    InitialPlanungsgrundlageBAS

    GenehmigtGenehmigtAPP

    StatusBeschreibungKey

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 20

    MCB Konzepte (3) Budget- und Berichtsgruppen

    Budgetgruppe:

    Frei definierbarer Wert, um die unterschiedlichen beteiligten Gruppen, welche am Budgetierungsverfahren teilnehmen, abzubilden, z.B. Kostenstelle und/oder Planergruppe.

    Berichtsgruppe:

    hnlich der Budgetgruppe; wird genutzt, um unterschiedliche Teams nach Reportingesichtspunkten zu differenzieren. Die Zuordnung wird nach einer durch den Anwender festzulegenden Hierarchie vorgenommen.

    MCB Report Group A

    MCB Report Group C1 MCB Report Group C2

    MCB Report Group P11 MCB Report Group P12 MCB Report Group P21 MCB Report Group P22

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 21

    Status und Tracking System (STS)

    Instandhaltungsleiter verteiltPlanungsbereiche auf Planer In Arbeit

    Status

    Mail

    Planer gibt Daten ein und verschicktzur Genehmigung Zu Genehmigen Mail

    Abgelehnt

    Zu Genehmigen

    Akzeptiert Version gesperrt

    Anmerkung Mail

    Instandhaltungsmanager weistPlan zurck

    Planer passt Daten an schickt zur erneuten Genehmigungl

    Instandhaltungsleiter akzeptiert Plan

    Mail

    Aktivitt

    Dateneingabe

    Dateneigabe

    Aktion

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 22

    MCB Manager Layout

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 23

    MCB Planungslayout

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 24

    Planungsszenarios

    Unter Budgetgesichtspunkten werden die Begriffe vorbeugend, geplant und ungeplant genutzt, um 3 Budget Kategorien zu bilden.

    Zero-based Budget StrategieFr jede Budget Kategorie ein eigenes Planungsszenario

    Vorbeugende IHSchadensbedingte IH Andere IH-Manahmen

    Die Summe aller Kategorien ergibt das Gesamtbudget

    Historien-basierte Budget StrategieDie Budget Kategorien werden in einem gesamten Planungsszenariozusammen gefasst.

    Historien basiertes Szenario

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 25

    Hinweis zur Persistenz der Daten, Front-End

    Zwei Systeme mit eigener Datenhaltung im SpielIndirekte Persistenz: SAP R/3 (mit R/3 Plug-In)

    Extraktion und RetraktionSAP R/3 knnte durch beliebiges andere Back-End System ersetzt werden

    Direkte Persistenz: SAP BW Content (und BW-BPS)

    Web Integration ist optionales Front-End (zu Planungs-Workbench in BW-BPS)

    Planungsfunktionalitt: Web ApplicationsReportingfunktionalitt: Web QueriesMgliche Integration ins Portal auf Wunsch

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 26

    Welche Userrrollen wird es geben?

    MCB AdministratorDefiniert das MCB Customizing

    InstandhaltungsleiterDefiniert, stt an, berwacht und beendet den Planungsprozess

    InstandhaltungsbudgetplanerPlant das Budget fr seinen organisatorischen Bereich

    Instandhalter Verantwortlich fr die Qualitt der Stammdaten

    BW NutzerVerantwortlich fr BW-BPS System

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 27

    MCB BW Extraktoren

    Extraktion der notwendigen ERP-Daten in die BW-Datenbasis setztfolgende BW Info Provider voraus:

    Technische Objekt Stammdaten diese sind Objekt der BudgetplanungHierarchien Technische Objekte Voraussetzung, um berObjekthierarchie Budgetplanung aggregieren zu knnenAuftrge Vorraussetzung zur korrekten Extraktion der Plan- und IstkostenInfo Cube fr Plan- / Istkosten der Auftrge Datenbasis frhistorienbasierte BudgetplanungArbeitsplne (neu) Voraussetzung, um korrekte daten derAuftragskostensimulation zu gewhrleistenWartungsplanpositionen (neu) Voraussetzung, um korrekteSimulationsdaten aus Wartungsplnen zu erzeugenInfo Cube fr simulierte Auftragskosten (neu) Datenbasis frhistorienbasierte Budgetplanung

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 28

    Agenda

    1

    2 Wie wird die IH-Budgetierung mit SAP durchgefhrt?

    Warum eine spezielle Budgetierungslsung fr die IH?

    3 Wie und wann wird die Lsung geliefert?

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 29

    Systemintegration innerhalb R/3:

    Buchhaltung und ControllingLogistikPersonaladministrationIndustrielsungen

    Enthlt alle R/3 Funktionen PLUS:

    Smtliche Analytischen Funktionen (BW) + Strategic Enterprise ManagementSAP NetWeaver Plattform zur Integration (Portal, BW, XI,...)Neue rollenbasierte Funktionen und OberflchenEmployee & Manager Self Services, Katalogbeschaffung und OCI-Katalog fr (MRO) Beschaffung und Internet Sales Funktionen...

    R/3Enterprise

    mySAP ERP

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 30

    Technische Komponenten der Lsung

    MCB wird als Teil von mySAP ERP ausgeliefert

    Komponente

    ERP (R/3) ECC 5.0

    Plug-In 2004.1_500

    BW/BPS Content 3.52

  • SAP AG 2004, Maintenance Cost Budgeting (MCB) / 31

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