budgetierung slub. zukunft durch flexibilisierung 21.12.11

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  • 1. Budgetierung SLUB Zukunft durch Flexibilisierung IIIMitarbeiter fr Mitarbeiter, 21. Dezember 2011
  • 2. Budgetierung SLUBWas bisher geschahMitarbeiter fr Mitarbeiter , 18. Mai 2011 Unsere Erwartungen und Fragen an den Budgetierungsprozess Neues Steuerungsmodell: essentials Projektziele und Projektorganisation Zeitplan fr die erste AusbaustufeMichael Golsch 21. 12. 2011 2
  • 3. Budgetierung SLUBWas bisher geschahMitarbeiter fr Mitarbeiter , 18. Mai 2011 Unsere Erwartungen und Fragen an den Budgetierungsprozess Neues Steuerungsmodell: essentials Projektziele und Projektorganisation Zeitplan fr die erste AusbaustufeMitarbeiter fr Mitarbeiter , 21. September 2011 Ergebnisse der Arbeitsgruppen (Fachkonzepte) Produkte und Leistungssteckbriefe Zeiterfassung Vorbereitung der TestphaseMichael Golsch 21. 12. 2011 3
  • 4. Budgetierung SLUBWas bisher geschah4. Quartal 2011 1. Oktober: Testbeginn 21. November: Beginn Auditierung (WIBERA) 25. November: 3. Staatssekretrsrunde (SMWK+SMF) 16. Dezember: Prsentation fr das Controlling-Referat der Staatskanzlei 20. Dezember: Abschluss AuditierungMichael Golsch 21. 12. 2011 4
  • 5. Budgetierung SLUBArbeitsgruppen fr die Fachkonzepte (Sommer 2011) AG Produktbildung AG Stundenrechnung Henrik Ahlers, Frank Aurich, Birgit Klagge, Anke-Katrin Dietzsch, Kathrin Gler (PR), Michael Golsch, Jenny Herkner, Ines Schott (PR), Kerstin Knig (PR), Dr. Katja Roland Schramm (PR), Katrin Leiskau, Dagmar Wohlfarth, Schler, syncwork syncwork AG proweb.sax AG Kostenrechnung Dr. Andreas Kluge, Katharina Meyer Christine Brandenburger, Corina (PR), Katrin Schler, syncwork Dge, Daniel Ehrlich, Annegret Gbler, Heidrun Schnig (PR), Karin Uhlig (PR), syncworkMichael Golsch 21. 12. 2011 5
  • 6. Budgetierung SLUBWas wir bereits erreicht haben: Flexibilisierung ab 2012Zusagen fr das Haushaltsjahr 2011: Aufhebung der Einstellungsstopps (bei fortgesetztem Personalabbau)Zusagen fr das Haushaltsjahr 2012: Umfassende Deckungsfhigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 8 Kapitalrcklage bis max. 1 Mio. Stellenbesetzung: Bei Kostenneutralitt im Gesamtetat knnen Anzahl und Wertigkeit des Gesamtsolls der Stellen jhrlich um bis zu 10% berschritten werden.Michael Golsch 21. 12. 2011 6
  • 7. Budgetierung SLUBDas Prinzip NSM Quelle: Syncwork AGMichael Golsch 21. 12. 2011 7
  • 8. Budgetierung SLUB 1. Darstellung der ProjektergebnisseZeitplan 2011 Alle Meilensteine der Projektplanung wurden erreicht. Vorbereitung Vorbereitung flexibilisierte flexibilisierte Anpassungsvereinbarung Anpassungsvereinbarung Ressortvereinbarung Ressortvereinbarung Rahmenbedingungen Rahmenbedingungen Auditierung/Evaluierung Auditierung/Evaluierung Fachkonzepterstellung Fachkonzepterstellung Kostenverrechnung Kostenverrechnung Produktbildung Produktbildung Auswertungen/Analysen Auswertungen/Analysen Stundenrechnung Erm.Std.stze Excel-Verrechnung Stundenrechnung Erm.Std.stze Excel-Verrechnung Controlling Controlling Stundenerfassung proweb.sax Stundenerfassung proweb.sax Einfhrung proweb.sax Einfhrung proweb.sax Schulungen Schulungen Testbetrieb Stundenerfassung Testbetrieb Stundenerfassung Produktivbetrieb Produktivbetrieb Entscheidung Entscheidung 2. Schritt 2. Schritt Mai Mai Juni Juni Juli Juli August August September September Oktober Oktober November November Dezember Dezember Januar Januar Quelle: 2011 2012 Syncwork AG Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 1Michael Golsch 21. 12. 2011 8
  • 9. Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling erste Ergebnisse: Oktober 2011Stundenanteile Projekte je Leistungsart 5% Abwesenheit Interne T9gkeiten 18% 18% Produkte 59% Basis: 45.872 Stunden, Erfassungsquote: 99% Quelle: Syncwork AGMichael Golsch 21. 12. 2011 9
  • 10. Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling erste Ergebnisse: November 2011Stundenanteileje Leistungsart Projekte Abwesenheit 6% 11% Interne T9gkeiten 19% Produkte 64% Quelle: Syncwork AG Basis: 52.756 Stunden, Erfassungsquote: 103%Michael Golsch 21. 12. 2011 10
  • 11. Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling erste Ergebnisse: Okt. + Nov. 2011$((-& Stunden je Leistungsart ,#$$(& %(-& )#(,$& #(%(& )(-& !#$"& %#)*"& "(-& )#*+%& ,(-& ./012134156& +(-& 789:1;61& [email protected];15613& *(-& 789AB;61& #"(%& (-& !"#$"%& !(-& $(-& (-& Quelle: Syncwork AG !"#$%%$ &($%%$Michael Golsch 21. 12. 2011 11
  • 12. Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling erste Ergebnisse: Oktober 2011Mediennutzung Information/Auskunft Information/Auskunft Std.Mediennutzung Std. Benutzerberatung 1.192,75Magazin- und Freihhanddienste 1.951,50 Auftragsrecherchen 35,00Ausleihservice 3.373,75 Summe 1.227,75Lieferservice (inkl. Fernleihe) 1.482,50Buchsemester-/ Handapparate 107,00Foto- und Rechtemanagement 555,50 PrsentationSumme 7.470,25 Prsentation Std. Webprsenz 792,75 Leihgaben 25,50Insgesamt 9.726 h fr die Benutzung Datenstand: 31.10.11 Ausstellungen 210,00Quelle: Syncwork AG Summe 1.028,25Michael Golsch 21. 12. 2011 1. 12
  • 13. Zukunft fr die SLUBNSM in der SLUB erste Ergebnisse: Oktober 2011Landesweite Produkte Interne TtigkeitenLandesweite Produkte Std. Interne T9gkeiten Std. Innerer Dienst 707,00 Allgemeine ffentlichkeitsarbeit 130,00 Beschaung 338,00 Publikationen 22,50 Leitung/Fhrung 562,00 Sonderveranstaltung 69,00 Dienstberatung 326,00 Ausbildung 571,00 Nutzerbezogenes Bau- und 876,00 Gebudemanagement Fort- und Weiterbildung 30,00 Personalmanagement 514,50 Summe 822,50 Angelegenheiten der BeschKigten 394,75 Controlling 306,50 Planung 85,00 BuchungsgeschK Finanz- und 390,50 Rechnungswesen Prfungswesen 43,50 IT-Dienstleistungen 1.235,00 DriSmiSelanbahnung 129,00 Arbeitsschutz (technisch u sozial- 6,00 medizinisch) Teilnahme an Ausbildung 2.368,00 Datenstand: 31.10.11 Teilnahme an Fort- und 243,00 Weiterbildungsmanahmen Quelle: Syncwork AG Summe 8.524,75 Michael Golsch 21. 12. 2011 13
  • 14. Budgetierung SLUB 2. Wesentliche ProjektergebnisseNSM-Basiscontrolling erste Ergebnisse Kostenrechnung Berechnung der StundenstzeBerechnung der Stundenstze Anteilige Anteilige BWB 2010 Pensions- Summe Jahresarbeits- Anzahl Jahresarbeits-Laufbahnstufe Personalausgaben Anteil Sachausgaben Sach- und zuschlag Personal- und zeit fr VZ Stundensatz VZ* zeit in Std. 2010 Kap. 1250 2010 Kap. 1250 Personalausgaben 30% Sachausgaben in Std. (1) (2) (3) (4) (5) (6) = (2) x 0,3 (7) = (2)+(4)+(5)+(6) (8) (9) = (8) x (3) (10)=(7) / (9)IST 2010 344,5 100,0% 1603mD - mittlerer Dienst 119,5 30,3% 1603 191.559gD - gehobener Dienst 145,5 45,4% 1603 233.237hD - hherer Dienst 49,5 20,5% 1603 79.349hD - hherer Dienst Beamte 4,0 1,8% 1603 6.412Auszubildende 25,0 1,8% 1603 40.075Volontr 1,0 0,1% 1603 1.603Summe 344,5 100,0%* die Vollzeitquivalente (VZ) entsprechen nicht den Stellen gem. Stellenplan (bspw. sind in den VZ auch Drittmittelbeschftigte und Auszubildende enthalten)Durchschnittliche Investitions-ausgaben (Jahre 2008-2010)Zuschlagssatz fr Investitionen 2,60% Michael Golsch 21. 12. 2011 14
  • 15. Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling erste Ergebnisse: Oktober 2011Stundenkosten je Produktbereich () Gesamt-Stundenkosten: 1.260.617 F2$"#3.$2-)#"/314+ 5H*HH84:E+ I2.&233/"J/31K++ 5H:*[email protected]+ F2$"#3.$23"/314+ 856*H9E478+ F23/"J/31K++ [email protected]*?8H49H+ L30(-M#N(3OP/$>/3QK+ ?5*6E5458+ =-R$23"#N([email protected]*9:E49E+ A2B"2-32C+=-(D2>"24+ E98*[email protected]?477+ !"##"$%&%&(")*+ ;#3.2$>*C=846G+ L30(-M#N(3OP/$3Q4+ CDH*HDD4D7+ ;-R$23"#N(34+>G*7C>4G>+ [email protected]"2-32A+ ;-(B2>45>+ 56*776468+ Quelle: Syncwork AGMichael Golsch 21. 12. 2011 16
  • 17. Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling erste Ergebnisse: Okt. + Nov. 2011 Stundenkosten je Produktbereich () )3!%$!!"2$# )%!!%!!!"!!# &&%!22"12# 1&%((&"&3# )%&!!%!!!"!!# )&%1!3"11# )%$!!%!!!"!!# 13%3!"22# 456,57859#:7.;5+,5# $0%1&"20# 322%)!3"&0# [email protected],5#:7.>B+,5#!"#$%&$()"&$*+$*,-.* )%!!!%!!!"!!# C,==,?DADEA.,F%#G..7>%=BHI=D58# &&1%2!$"$!# 1(%!13"&3# J58B,KB8I# (!!%!!!"!!# J5?,=8>?57F=E,B8I# $(%(("2)# J5?,=8>?58,@AL+EB8I# !!%!!!"!!# 20&%121")# &!!%!!!"!!# $0%(&)"1# $!!%!!!"!!# Quelle: Syncwork AG !"!!# *+,#))# -./#))# 21. 12. 2011 17Michael Golsch
  • 18. Budgetierung SLUBNSM-Basiscontrolling erste Ergebnisse: Oktober 2011Produkt-Vollkosten Beispiel: Bestandsentwicklung Monografien (physisch)PRODUKT: 132321010101 - Bestandsentwicklung Monograen (physisch) Stundenkosten: 282.328,18 + Verr. Interne Tbgkeiten: 157.818,91 = Produktkosten (1)+(2): 440.147,10 + Investzuschlag: 11.443,82 = Prod.kosten inkl. Investzuschlag: 451.590,92 Quelle: Syncwork AGMichael Golsch 21. 12. 2011 18
  • 19. Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergehtRoutinebetrieb NSM-Basiscontrolling Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.sax Zuordnung von Ergebnisquantitten (Geschftsanflle) Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der Monatsberichte Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouseMichael Golsch 21. 12.. 2011 19
  • 20. Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergehtRoutinebetrieb NSM-Basiscontrolling Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.sax Zuordnung von Ergebnisquantitten (Geschftsanflle) Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der Monatsberichte Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouseUmsetzung der 2. Ausbaustufe (kaufmnnisches Rechnungswesen) Fachkonzept Buchhaltung NSM-Software Verankerung der Budgetierung im Doppelhaushalt 2013/14 Vorbereitung Staatsbetrieb SLUBMichael Golsch 21. 12.. 2011 20
  • 21. Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergehtParallel und zustzlich zum Neuen Steuerungsmodell strkere Verankerung der SLUB im Schsischen Hochschulgesetz Novellierung des SLUB-Gesetzes als Bibliotheksstrukturgesetz SN Ausbau strategischer PartnerschaftenMichael Golsch 21. 12.. 2011 21
  • 22. 2. Ausblick auf die zweite ProjektstufeBudgetierung SLUBWie es 2012 weitergeht zweiten Stufe kann Mit der Vorbereitung der unmittelbar begonnen werden. Echtbetrieb aller IST- Fachkonzepte NSM-Ausbaustufen Echtbetrieb Stufe1, Vorbereitung Stufe 2: FK Buchhaltung, Einrichtung ERP- Software, Umsetzung Anpassung 1. Stufe FK KR, CO 2011 2012 2013 (geplant) Quelle: Syncwork AG Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 10Michael Golsch 21. 12.. 2011 22
  • 23. Budgetierung SLUB Wie es 2012 weitergeht Inhaltliche Anforderungen Technische Anforderungen NSM-Konformitt Prfung der Anbindung an das SVN-Netz Prfung der Notwendigkeit einer kameralen Prfung der Notwendigkeit von Nachweispicht SchniSstellen zu Fachverfahren Spezizierung Mengengerste (Anzahl Arbeitspltze etc.) Anforderungen an eine Kein eigener Betrieb der ERP-Software Umsbeg zum 1. Januar 2013 SoKware erscheint grundstzlich Betrieb entweder ber einen realisierbar externen Dienstleister oder ber die Anbindung an das SVN-Netz Organisatorische Anforderungen Weitere Rahmenbedingungen Michael Golsch 21. 12.. 2011 23
  • 24. Budgetierung SLUBWie es 2012 weitergeht 2. Ausblick auf die zweite Projektstufe Die Planung der zweiten Stufe geht von der Herstellung der Buchungsfhigkeit zum 1. Januar 2013 aus. Auditierung Fachkonzepte AuditierungSW-Einfhrung Fachkonzepterstellung NSM-Trainings Inventarisierung / Inventur Softwarebeschaffung Leistungsbeschreibung Teilnahmewettbewerb Angebote / Auswertung / Prsentation Entscheidung ber Bieterentscheidung Betriebsform der ERP-Software Softwareeinfhrung Januar Februar Mrz April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Quelle: Syncwork AG 2012 Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 13Michael Golsch 21. 12.. 2011 24
  • 25. Budgetierung SLUBWie es weitergehtMichael Golsch 21. 12. 2011 25
  • 26. Budgetierung SLUB Zukunft durch Flexibilisierung IIIVielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit.