budgetierung slub. zukunft durch flexibilisierung 21.12.11

„Budgetierung SLUB“ – Zukunft durch Flexibilisierung III

Mitarbeiter für Mitarbeiter, 21. Dezember 2011

2 21. 12. 2011 Michael Golsch

„Budgetierung SLUB“ Was bisher geschah

„Mitarbeiter für Mitarbeiter“, 18. Mai 2011 Ø  Unsere Erwartungen und Fragen an den Budgetierungsprozess Ø  Neues Steuerungsmodell: essentials Ø  Projektziele und Projektorganisation Ø  Zeitplan für die erste Ausbaustufe



„Mitarbeiter für Mitarbeiter“, 18. Mai 2011 Ø  Unsere Erwartungen und Fragen an den Budgetierungsprozess Ø  Neues Steuerungsmodell: essentials Ø  Projektziele und Projektorganisation Ø  Zeitplan für die erste Ausbaustufe

„Mitarbeiter für Mitarbeiter“, 21. September 2011 Ø  Ergebnisse der Arbeitsgruppen (Fachkonzepte) Ø  Produkte und Leistungssteckbriefe Ø  Zeiterfassung Ø  Vorbereitung der Testphase



4. Quartal 2011 Ø  1. Oktober: Testbeginn Ø  21. November: Beginn Auditierung (WIBERA) Ø  25. November: 3. Staatssekretärsrunde (SMWK+SMF) Ø  16. Dezember: Präsentation für das Controlling-Referat der Staatskanzlei Ø  20. Dezember: Abschluss Auditierung


„Budgetierung SLUB“ Arbeitsgruppen für die Fachkonzepte (Sommer 2011)

AG Produktbildung Henrik Ahlers, Frank Aurich, Kathrin Gläßer (PR), Michael Golsch, Kerstin König (PR), Dr. Katja Leiskau, Dagmar Wohlfarth, syncwork

AG proweb.sax Dr. Andreas Kluge, Katharina Meyer (PR), Katrin Schüler, syncwork

AG Stundenrechnung Birgit Klagge, Anke-Katrin Dietzsch, Jenny Herkner, Ines Schott (PR), Roland Schramm (PR), Katrin Schüler, syncwork

AG Kostenrechnung Christine Brandenburger, Corina Döge, Daniel Ehrlich, Annegret Gäbler, Heidrun Schönig (PR), Karin Uhlig (PR), syncwork


Zusagen für das Haushaltsjahr 2011: Ø  Aufhebung der Einstellungsstopps (bei fortgesetztem Personalabbau)

Zusagen für das Haushaltsjahr 2012: Ø  Umfassende Deckungsfähigkeit innerhalb der Hauptgruppen 4 – 8 Ø  Kapitalrücklage bis max. 1 Mio. € Ø  Stellenbesetzung: Bei Kostenneutralität im Gesamtetat können Anzahl und Wertigkeit des Gesamtsolls der Stellen jährlich um bis zu 10% überschritten werden.

„Budgetierung SLUB“ Was wir bereits erreicht haben: Flexibilisierung ab 2012


„Budgetierung SLUB“ Das Prinzip NSM

Quelle: Syncwork AG


„Budgetierung SLUB“ Zeitplan 2011

1. Darstellung der Projektergebnisse

Alle Meilensteine der Projektplanung wurden erreicht.

Statusbericht | 25. November 2011 | Folie 1

MaiMai JuniJuni AugustAugustJuliJuli SeptemberSeptember OktoberOktober NovemberNovember DezemberDezember

2011

AnpassungsvereinbarungAnpassungsvereinbarung

JanuarJanuar

Einführung proweb.saxEinführung proweb.sax

2012

Stundenerfassung proweb.saxStundenerfassung proweb.sax

SchulungenSchulungen

ProduktbildungProduktbildung

Erm.Std.sätzeErm.Std.sätze

FachkonzepterstellungFachkonzepterstellung

StundenrechnungStundenrechnung

ControllingControlling

Excel-VerrechnungExcel-Verrechnung

Testbetrieb StundenerfassungTestbetrieb Stundenerfassung

Auditierung/EvaluierungAuditierung/Evaluierung

Auswertungen/Analysen Auswertungen/Analysen

KostenverrechnungKostenverrechnung

ProduktivbetriebProduktivbetrieb

Entscheidung2. Schritt

Entscheidung2. Schritt

flexibilisierteRahmenbedingungen

flexibilisierteRahmenbedingungen

Vorbereitung Ressortvereinbarung

Vorbereitung Ressortvereinbarung

Quelle: Syncwork AG


„Budgetierung SLUB“ NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Oktober 2011

Quelle: Syncwork AG

Abwesenheit 18%

Produkte 59%

Interne Tä9gkeiten 18%

Projekte 5%

Basis: 45.872 Stunden, Erfassungsquote: 99%

Stundenanteile je Leistungsart


„Budgetierung SLUB“ NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: November 2011

Abwesenheit 11%

Produkte 64%

Interne Tä9gkeiten 19%

Projekte 6%

Basis: 52.756 Stunden, Erfassungsquote: 103% Quelle: Syncwork AG

Stundenanteile je Leistungsart


„Budgetierung SLUB“ NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Okt. + Nov. 2011

Quelle: Syncwork AG

!"#$"%&''#"(%&

)#*+%&

%#)*"&

!#$"'&

'#(%(&

)#(,$&,#$$(&

(-&

$(-&

!(-&

'(-&

*(-&

+(-&

,(-&

"(-&

)(-&

%(-&

$((-&

!"#$%%$ &'($%%$

./012134156&

789:1;61&

<361831&=>?@;15613&

789AB;61&

Stunden je Leistungsart



Datenstand: 31.10.11

Michael Golsch 1. 12. 2011

Mediennutzung • 

Information/Auskunft

Mediennutzung Std.

Magazin- und Freihhanddienste 1.951,50

Ausleihservice 3.373,75

Lieferservice (inkl. Fernleihe) 1.482,50

Buchsemester-/ Handapparate 107,00

Foto- und Rechtemanagement 555,50

Summe 7.470,25

Information/Auskunft Std.

Benutzerberatung 1.192,75

Auftragsrecherchen 35,00

Summe 1.227,75

Präsentation Std. Webpräsenz 792,75 Leihgaben 25,50 Ausstellungen 210,00

Summe 1.028,25

Präsentation

Quelle: Syncwork AG

Insgesamt 9.726 h für die Benutzung


Datenstand: 31.10.11

Michael Golsch

Landesweite Produkte Interne Tätigkeiten Landesweite Produkte Std.

Allgemeine Öffentlichkeitsarbeit 130,00

Publikationen 22,50 Sonderveranstaltung 69,00 Ausbildung 571,00 Fort- und Weiterbildung 30,00 Summe 822,50

Interne Tä9gkeiten Std. Innerer Dienst 707,00 Beschaffung 338,00 Leitung/Führung 562,00 Dienstberatung 326,00 Nutzerbezogenes Bau-‐ und Gebäudemanagement 876,00

Personalmanagement 514,50

Angelegenheiten der BeschäKigten 394,75

Controlling 306,50 Planung 85,00 BuchungsgeschäK Finanz-‐ und Rechnungswesen 390,50

Prüfungswesen 43,50 IT-‐Dienstleistungen 1.235,00 DriSmiSelanbahnung 129,00 Arbeitsschutz (technisch u sozial-‐medizinisch) 6,00

Teilnahme an Ausbildung 2.368,00 Teilnahme an Fort-‐ und Weiterbildungsmaßnahmen 243,00

Summe 8.524,75

Zukunft für die SLUB NSM in der SLUB – erste Ergebnisse: Oktober 2011

Quelle: Syncwork AG


„Budgetierung SLUB“ NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse

2. Wesentliche Projektergebnisse

Kostenrechnung Berechnung der Stundensätze

NSM-Auditierung | 29. November 2011 | Folie 12

Laufbahnstufe Anzahl VZÄ*

Anteilige Personalausgaben

2010 Kap. 1250Anteil

Anteilige Sachausgaben 2010 Kap. 1250

BWB 2010 Sach- und

Personalausgaben

Pensions- zuschlag

30%

Summe Personal- und Sachausgaben

Jahresarbeits-zeit in Std.

Jahresarbeits-zeit für VZÄ

in Std.Stundensatz

(1) (2) (3) (4) (5) (6) = (2) x 0,3 (7) = (2)+(4)+(5)+(6) (8) (9) = (8) x (3) (10)=(7) / (9)

IST 2010 344,5 100,0% 1603

mD - mittlerer Dienst 119,5 30,3% 1603 191.559 gD - gehobener Dienst 145,5 45,4% 1603 233.237 hD - höherer Dienst 49,5 20,5% 1603 79.349 hD - höherer Dienst Beamte 4,0 1,8% 1603 6.412 Auszubildende 25,0 1,8% 1603 40.075 Volontär 1,0 0,1% 1603 1.603

Summe 344,5 100,0%

* die Vollzeitäquivalente (VZÄ) entsprechen nicht den Stellen gem. Stellenplan (bspw. sind in den VZÄ auch Drittmittelbeschäftigte und Auszubildende enthalten)

2,60%

Durchschnittliche Investitions-ausgaben (Jahre 2008-2010)

Zuschlagssatz für Investitionen

Berechnung der Stundensätze



Stundenkosten je Produktbereich (€)

!"##"$%&%'&(")*+,((-.*#/01#%234+

56*7894:6+;#3.2$<2&"2+

=-(./>"24+7?*8?@4::+

A2B"2-32C+=-(D2>"24+E98*7@?477+

F2$"#3.$23"<&G>'/314+856*H9E478+

F2$"#3.$2-)#'"/314+5H*HH84:E+

I2.&233/"J/31K++5H:*EH94H@+

L30(-M#N(3OP/$>/3QK+?5*6E5458+

=-R$23"#N(34+?@*9:E49E+

F23/"J/31K++76@*?8H49H+

Quelle: Syncwork AG

Gesamt-Stundenkosten: 1.260.617 €


„Budgetierung SLUB“ NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: November 2011


Quelle: Syncwork AG

!"##"$%&%'&(")*+,((-.*#/01#%234+

56*776468+9#3.2$:2&"2+;-(./<"24+

66*=>>45>+

?2@"2-32A+;-(B2<"24+C8=*D==4>D+

E2$"#3.$23":&F<'/314+>G6*5>54HC+

E2$"#3.$2-)#'"/314+57*=58468+

I2.&233/"J/31K++5>=*HH84D8+

L30(-M#N(3OP/$</3Q4+CDH*HDD4D7+

;-R$23"#N(34+>G*7C>4G>+

E23/"J/31K++8>>*C=846G+

Gesamt-Stundenkosten: 1.638.677 €


„Budgetierung SLUB“ NSM-Basiscontrolling – erste Ergebnisse: Okt. + Nov. 2011

Quelle: Syncwork AG !"!!#

$!!%!!!"!!#

&!!%!!!"!!#

'!!%!!!"!!#

(!!%!!!"!!#

)%!!!%!!!"!!#

)%$!!%!!!"!!#

)%&!!%!!!"!!#

)%'!!%!!!"!!#

*+,#))# -./#))#

'$0%(&)"1'#

20&%121"')#

$(%(('"2)#

1(%!13"&3#&&1%2!$"$!#

322%)!3"&0#$0%1'&"20#

1&%((&"&3#

13%'3!"22#

&&%!22"12#

)&'%1!3"11#

)3!%$!!"2$#

!"#$

%&$'

()"&$*+$*,-.*

456,57859#:7.;5+,5#

<=8>5?@5A,5#:7.>B+,5#

C,==,?DADEA.,F%#G..7>%=BHI=D58#

J58B,KB8I#

J5?,=8>?57F=E,B8I#

J5?,=8>?58,@AL+EB8I#




Produkt-Vollkosten – Beispiel: Bestandsentwicklung Monografien (physisch)

PRODUKT: 132321010101 -‐ Bestandsentwicklung Monografien (physisch)

Stundenkosten: 282.328,18 €

+ Verr. Interne Täbgkeiten: 157.818,91 €

= Produktkosten (1)+(2): 440.147,10 €

+ Investzuschlag: 11.443,82 €

= Prod.kosten inkl. Investzuschlag: 451.590,92 €

Quelle: Syncwork AG

19 21. 12.. 2011 Michael Golsch

„Budgetierung SLUB“ Wie es 2012 weitergeht

Routinebetrieb NSM-Basiscontrolling Ø  Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.sax Ø  Zuordnung von Ergebnisquantitäten („Geschäftsanfälle“) Ø  Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der Monatsberichte Ø  Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouse



Routinebetrieb NSM-Basiscontrolling Ø  Analog Testphase: Stundenerfassung mit proweb.sax Ø  Zuordnung von Ergebnisquantitäten („Geschäftsanfälle“) Ø  Reporting: NSM-Ergebnisse als Bestandteile der Monatsberichte Ø  Zielvereinbarungen mit dem SMWK und inhouse

Umsetzung der 2. Ausbaustufe (kaufmännisches Rechnungswesen) Ø  Fachkonzept Buchhaltung Ø  NSM-Software Ø  Verankerung der Budgetierung im Doppelhaushalt 2013/14 Ø  Vorbereitung Staatsbetrieb SLUB



Parallel und zusätzlich zum Neuen Steuerungsmodell Ø  stärkere Verankerung der SLUB im Sächsischen Hochschulgesetz Ø  Novellierung des SLUB-Gesetzes als Bibliotheksstrukturgesetz SN Ø  Ausbau strategischer Partnerschaften



2. Ausblick auf die zweite Projektstufe

Mit der Vorbereitung der zweiten Stufe kann unmittelbar begonnen werden.


Umsetzung 1. Stufe

Echtbetrieb Stufe1,

Vorbereitung Stufe 2:

FK Buchhaltung, Einrichtung ERP-

Software, Anpassung FK KR, CO

Echtbetrieb aller IST-

Fachkonzepte

2011

NS

M-A

us

ba

us

tufe

n

2012 2013 (geplant)

Quelle: Syncwork AG



Michael Golsch

Inhaltliche Anforderungen

● NSM-‐Konformität ● Prüfung der Notwendigkeit einer kameralen Nachweispflicht

Weitere Rahmenbedingungen

● Umsbeg zum 1. Januar 2013 erscheint grundsätzlich realisierbar

Organisatorische Anforderungen

● Kein eigener Betrieb der SoKware

● Betrieb entweder über einen externen Dienstleister oder über die Anbindung an das SVN-‐Netz

Technische Anforderungen

● Prüfung der Anbindung an das SVN-‐Netz ● Prüfung der Notwendigkeit von SchniSstellen zu Fachverfahren

Anforderungen an eine

ERP-Software

● Spezifizierung Mengengerüste (Anzahl Arbeitsplätze etc.)



2. Ausblick auf die zweite Projektstufe

Die Planung der zweiten Stufe geht von der Herstellung der Buchungsfähigkeit zum 1. Januar 2013 aus.


April Mai Juli Juni August September Oktober November

2012

Dezember Januar Februar März

Fachkonzepterstellung

AuditierungSW-Einführung

Leistungsbeschreibung Teilnahmewettbewerb

Softwarebeschaffung

Angebote / Auswertung / Präsentation

Bieterentscheidung

Inventarisierung / Inventur

Softwareeinführung

NSM-Trainings

Auditierung Fachkonzepte

Entscheidung über Betriebsform der ERP-Software

Quelle: Syncwork AG


„Budgetierung SLUB“ Wie es weitergeht

„Budgetierung SLUB“ – Zukunft durch Flexibilisierung III

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

budgetierung slub. zukunft durch flexibilisierung 21.12.11

Education