planung und budgetierung - wie planung und steuerung an ein turbulentes umfeld angepasst werden muss

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  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH

    24.06.2010

    Andreas Mayer

    Planung und Budgetierung

    Wie Planung und Steuerung an ein turbulentes Umfeld angepasst werden muss?

    http://www.tiwag.at/www_tiwag/de/index.php
  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH

    Agenda

    1. Planungsprozess in einem dynamischen Umfeld

    2. Typische Problem- und Zielstellung bei Planung und Budgetierung

    3. Lsungsansatz und Vorgehen

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH

    Zunehmender Handlungsdruck

    Das Umfeld hat sich seit Herbst 2008 grundlegend verndert

    Genereller Trend zur verstrkten Dynamik und kurzfristiger nderung von Einflussgren

    Isolierte nderungen in den Teilplanungen fhren schnell zu Inkonsistenzen

    Externe Entwicklungen knnen Nachfrageschub auslsen (Konjunkturprogramme) oder Nachfrage abbremsen

    Planung

    Hohe Unsicherheit bezglich der weiteren Entwicklung

    Keine verlssliche Planung mglich

    Viele Prognosen und verschiedene Entwicklungen sind denkbar

    24.06.2010Seite 3 Planung und Budgetierung

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 4 Planung und Budgetierung

    Planungsprozess in einem dynamischen Umfeld

    Planung und Budgetierung stehen damit vor neuen Herausforderungen

    Projektbeispiel

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH

    Agenda

    1. Planungsprozess in einem dynamischen Umfeld

    2. Typische Problem- und Zielstellung bei Planung und Budgetierung

    3. Unser Lsungsansatz und Vorgehen

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH

    Planung und Budgetierung

    Typische Schwachstellen

    Unntiger Schleifen

    Verhandlungsspiele

    Unzureichendem Prozessmanagement

    Hohem Detaillierungsgrad

    UnzureichenderIT-Untersttzung

    Fehlender Zielvorgaben

    Starrer (Jahres-) Periodenfixierung

    Ausschlielicher Planung finanzieller Aspekte

    Geringer Aktualitt und viele Abweichungen

    Unternehmensinterner Sichtweise

    Fehlender Planungs-integration

    Fehlender Strategie-orientierung

    Mangelnde Effizienz aufgrund ...

    Mangelnde Effektivittinfolge ...

    Hoher Planungs-aufwand

    Geringer Planungs-

    nutzen

    24.06.2010Seite 6 Planung und Budgetierung

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 7 Planung und Budgetierung

    Planungsprozess Optimierung

    Ein verkrzter Planungsprozess muss das Ziel sein!

    0504030201 06 07 08 09 10 1211

    Ist-Zustand

    Trans-forma-

    tion

    Ziel-Zustand

    Strategische Planung

    MiFri Budgeterstellung Abstim.

    FC 1 FC 2 FC 3 FC 4

    Strategische Planung MiFri

    Budgeterstellung Abstimmung

    FC 1 FC 2

    4,5 Monate 6 Monate

    Strateg. Planung

    MiFriBudget-

    erstellungAb-

    stim.

    FC 1 FC 2 FC 3 FC 4

    Strateg. Review

    2 Monate 2 Monate

    Monate

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 8 Planung und Budgetierung

    Ziel ist die Erhhung wertschpfender Ttigkeiten

    60% der Kapazitten sind fr die Erstellung der Planungs- und Controllingberichte gebunden

    5

    0

    10

    5

    0

    1010

    20

    10

    1515

    Kommentierung

    Ursachenanalyse

    Eska-lation der

    Entscheidungs-bedarfe

    Mana-gement-

    vor-schlge

    Analyse II

    Berichts-ge-

    sprche

    Ent-scheidun

    -gen

    Ma-nahmen

    Analyse I

    Plausibi-lisierung

    Abwei-chungs-analyse

    Erstellung

    Daten-sammlung

    Daten-aufberei-tung

    Aggre-gation

    Einzel-schritte

    Phasen

    Resso

    urcen

    verte

    ilu

    ng

    Beric

    hts

    pro

    zess

    Ist

    64

    11

    64

    151512

    71010

    Elektro-nische Schnitt-stelle

    Einheit-liche Daten-haltung

    Stand. Transfor-mations-regeln fr System-extrakte

    Ver-gleichs-gren

    Soll

    Quelle: Horvth & Partners CFO Panel 2007

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH

    Agenda

    1. Planungsprozess in einem dynamischen Umfeld

    2. Typische Problem- und Zielstellung bei Planung und Budgetierung

    3. Unser Lsungsansatz und Vorgehen

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH

    Steuerungs- und Entscheidungsprozess

    Vorausschauende Steuerung durch Integration von Planung und Reporting

    Ausgangs-basis

    Zielwert

    Jahres-

    berschuss

    1

    Ziellcke

    Identifikation der Ziellcke

    3

    Vorschau

    mit

    Manahme

    Forecast/Vorschau inkl. Manahmen

    5

    Manahme 1

    Manahme 2

    Definition geeigneter

    Manahmen zur Gegensteuerung

    4

    24.06.2010Seite 10 Planung und Budgetierung

    Prognose/

    Erwartung

    Prognose/ Hochrechnung

    2

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH

    Steuerungs- und Entscheidungsprozess

    Ein Manahmencontrolling steigert die Effizienz in der Steuerung

    PlanungManahmen-controlling

    Forecast

    Anteilseigner

    Umfeld/Anforderung

    Prmissen

    Umsatz

    Kosten

    Neue Manahme anlegen

    Manahme ndern

    Manahmenbezeichnung

    Manahmenverantwortlicher

    Position/ Leistungskategorie

    Effekt Aufwand Zeitraum Bemerkung Position

    Projekt "Flexibilisierung BaFin" 50 Q3.2010 ITA Optimierung 10004711

    Einstellen BaFin Meldewesen

    "Zusatzkennung" und "Fonds"3 Q4.2010 ITA Fachliche Erfordernisse 10007514

    Einsparungen 65 Q1.2011 SITA Wartungsaufwand BaFin 8000055

    Neues Projekt zur Optimierung

    Einsparungen je Geschftsjahr

    Customizing

    Ziellcke schlieen - Manahmendefinition

    Senkung der

    Wartungsaufwnde im Beschreibung der Manahme

    Herr MllerZur Einhaltung des geplanten Wartungsbudgets im Umfeld BaFin mu die bestehende

    Applikation parametrisierbar sein, sodass sptere nderungen flexibel und schnell

    umgesetzt werden knnen.ITA / Umfeld BaFin

    Manahmencontrolling

    Stamm-daten

    Ma-nahmen

    Berichte

    Festlegung der Ziele,Budgets und Kapazitten

    Verfolgung der Umsetzung von Manahmen (Steuerung) zur Erreichung der Ziele

    Kontinuierliche berprfungder Zielerreichung

    Ableiten von (Gegen-) Steuerungsmanahmen

    Berichts-periode

    Vorjahr(IST Kosten)

    Akt. Jahr (IST Kosten)

    Planjahr 1 Planjahr 2 Planjahr 3

    Vorjahr(IST Kosten)

    Akt. Jahr (IST Kosten)

    Planjahr 1 Planjahr 2 Planjahr 3

    Vorjahr(IST Kosten)

    Akt. Jahr (IST Kosten)

    Planjahr 1 Planjahr 2 Planjahr 3

    Zeit

    2010

    2011

    2012

    2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

    Jahres-

    wechsel

    Jahres-

    wechsel

    Fortschreibung

    (monatlich,

    min 1x Qtl)

    Vorjahr(IST Kosten)

    Akt. Jahr (IST Kosten)

    Planjahr 1 Planjahr 2 Planjahr 3

    Vorjahr(IST Kosten)

    Akt. Jahr (IST Kosten)

    Planjahr 1 Planjahr 2 Planjahr 3

    Vorjahr(IST Kosten)

    Akt. Jahr (IST Kosten)

    Planjahr 1 Planjahr 2 Planjahr 3

    Vorjahr(IST Kosten)

    Akt. Jahr (IST Kosten)

    Planjahr 1 Planjahr 2 Planjahr 3

    24.06.2010Seite 11 Planung und Budgetierung

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 12 Planung und Budgetierung

    Stellhebel zur effizienten Unternehmensplanung

    Verkrzung der Planungsdauer und Flexibilisierung der Planung durch

    0

    100,000

    200,000

    300,000

    400,000

    500,000

    600,000

    Sen

    sar

    Hea

    lon

    Clarif

    lex

    Tecn

    is A

    crylic

    Rez

    oom

    Dispo

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    e

    Oth

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    x

    Tenis

    Silico

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    Hea

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    Hea

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    V

    Oth

    er

    Sov

    erei

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    Tips

    Acc

    esso

    ries

    PM

    MA/O

    ther

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    erei

    gn

    Tenis

    Multifoc

    al

    Ver

    isys

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    Tota

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    Vitr

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    sable

    Cee

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    Diplom

    ax II

    Gem

    ini

    Oth

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    urbs

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    Oth

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    efr.

    IOLs

    80% of Net Sales = $446.000

    100% of Net Sales = $557.000

    Top Sales

    Declining

    Low FocusEmerging

    Level o

    f d

    eta

    il

    Planning units

    Corporate

    SBU

    Reg.

    Land

    SBU

    Reg.

    Land

    SBU

    Reg.

    Land Level o

    f d

    eta

    il

    Planning units

    Corporate

    SBU

    Reg.

    Land

    SBU

    Reg.

    Land

    SBU

    Reg.

    Land

    Anpassung der PlanungstiefeFokussierung auf

    wesentliche Budgetpositionen

    Automatisierungder Planung

    Innerhalb der Bereichewerden nur die wesentlichenBudgetpositionen geplant

    Kleine Positionen werden zuGruppen zusammengefasst

    Nicht alle Geschftsbereiche/ Produktbereiche weisen die gleiche Planungstiefe auf

    IT-untersttzte Planung

    Integration der Teilplne

    Automatisierte Prozess-steuerung

    Forecast

    Verteilungen, Rechenlogik, Validierung

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 13 Planung und Budgetierung

    Unsere Best Practise Architektur

    Die Basis fr eine erfolgreiche und effizienten Unternehmenssteuerung

    Oberflche(User-Interface)

    Modell zur Unternehmens-

    steuerung

    Operative Systeme und

    Prozesse

    Einheitliche Datenhaltung

    Berichtserstellung

    Planung

    Analyse

    Steuerung- und Entscheidung

    SAP BW

    Standard-Berichtswesen

    AdHocAnalyse

    Cockpits/Dashboards

    SCM CO FI CRM

    SAP Systeme

    SCM CO FI CRM

    NON-SAP Systeme

    Art und Weise Technologie Zielgruppengerechte

    Darstellung der Controlling und Steuerungsprozesse

    Gefhrte Prozesse

    Schnelle Reaktion auf Markt-und Umfeldvernderungen

    Verfolgung der Umsetzung von Manahmen zur Zielerreichung

    Risikomanagement und Compliance sind wichtige Bestandteile unserer Gesamtsteuerung

    Zusammenfhren von Inhalten unterschiedlichster Quellen

    Homogene und konsistente Datenhaltung (Stammdaten)

    Schnelligkeit durch einen hohen Automatisierungsgrad

    Vermeidung von Medienbrchen Agilitt im Anpassungsprozess senkt die

    Wartungsaufwnde (Nachhaltigkeit)

    Jede Art von Quelle kann angebunden werden

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 14 Planung und Budgetierung

    Unsere Vorgehensmethodik

    In 3 Schritten zum Erfolg

    F D R

    SAP Non-SAP

    PlanungBerichts-wesen

    Konsoli-dierung

    Prozesssteuerung

    Fachkonzept Designvorlagen Realisierung

    Ist-Analyse

    Soll-Konzept

    Best-Practises-Ansatz Schnittstelle zwischen Business und IT

    Fachliche Anforderungen

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 15 Planung und Budgetierung

    Gesamtmodell Planung in dynamischen Zeiten

    Simulationen dienen der Vereinfachung bei der Vorbereitung essentieller Entscheidungen

    BerichtserstellungBerichts-analyse I

    Berichts-kommen-tierung

    Berichts-analyse II

    SimulationSimulation

    SimulationSimulation

    Stellhebel Manahmen

    quantifiziert

    Definition variabler Wirkungsebenen

    Effekte sofort im Reporting sichtbar

    Prmissen/Vorgaben

    nderungsfaktoren

    Effekte sofort im Reporting sichtbar

    Bottom-Line Modell hlt die

    Ausgangswerte

    Simulation von 1-n Szenarien

    Berichte,Analysen und

    Entscheidungen

    optional

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 16 Planung und Budgetierung

    Mit Methode schneller zum Erfolg - agimendo

    Durch Industriealisierung Kosten senken und die Effizienz und Effektivitt steigern

    Steigerung der Planungseffizienz durch Detaillierung nach Ma, individuelle Bestimmung des Plan-Detaillierungsgrades

    Sofort und umfassend die Auswirkungen erkennen bei nderungen der Planungsprmissen durch einen treiberbasierten Planungsansatz

    Schnelle Projekteinfhrung durch vorkonfigurierte Inhalte und Prozesse

    Flexibel und Dynamisch in der Anpassung der Planungsstrukturen, Rollierung, Steuerung der Prozesse, kennzahlgetriebene Rechen- und Validierungsmechanismen

    Benutzerfreundlich durch zielgruppengerechte Oberflchen(Excel und/oder Web sind mglich)

    Alles drin Alles dran Alle notwendigen Planungskomponenten und Funktionalitten sind enthalten

    Niedrige Einfhrungs- und Gesamtbetriebskosten durch Customizing anstatt aufwendiger Programmierung sowie Nutzung der bestehenden (SAP) Infrastruktur

    Ihr Nutzen

    Integrierte Planung (IP)

    Business Planning and Consolidation

    SAP Plattform Vorkonfigurierter Content

    Rollierung/ Teilplanintegration

    Prozesssteuerung

    Agilitaslat. Schnelligkeit

    Emendolat. verbessern

    agimendo

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH

    IBSolution GmbH

    Salzstrae 140

    D - 74076 Heilbronn

    www.ibsolution.de

    Andreas Mayer

    T +49 /7131/ 649 741003

    M +49 /170/ 912 10 84

    [email protected]

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 18 Planung und Budgetierung

    Warum gibt es in der Praxis selten eine Integrierte Unternehmensplanung?

    Quelle: Horvth & Partners CFO Panel

    Herausforderungen aus Prozesssicht:

    Viele gegenseitige Abhngigkeiten zwischen den Teilplanungen

    Mangelnde Abbildung von strategischen Manahmen und deren Wirkungen in der operativen Planung

    Unterschiedliche Detaillierungsgrade und Qualitten der Teilplanungen

    Herausforderungen aus IT-Sicht:

    Planungsprojekte dauern lang und sind aufwndig in der Umsetzung

    Unzureichende Flexibilitt, jede nderung dauert lange in der Umsetzung

    Mehr Fachbereichsorientierung anstatt IT-Orientierung in den Funktionalitten(Arbeitserleichterung ist das Ziel)

    .

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 19 Planung und Budgetierung

    Aus der Krise lernen, heit

    Planung und Steuerung mssen an ein turbulentes Umfeld angepasst werden

    Hohe Unsicherheit bezglich der weiteren Entwicklung

    Verstrkte Dynamik erfordert nderungen von Einflussgren

    Strkere Kopplung mit dem Manahmencontrolling

    Integration der Manahmenplanung in den Szenarien und Simulationen

    Die sich ergebenden Ziellcken in Plan und Forecast sind durch Manahmen zu schlieen

    Nutzung von Simulationen

    Einsatz von Szenarien in der Planung

    Anpassung des Forecast (delta-Planung)

    Spte Anpassung einzelner Teilplanungen

    Ausgangs-

    situation

    Zie

    lste

    llu

    ng

    Wie

    ?

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 20 Planung und Budgetierung

    Wie reagiert das Management darauf?

    Formulierte Anforderungen an die Prozessbeteiligten

    Umfrage Horvath &Partner CFO-Panel Mai 2009

    In Zusammenarbeit mit Horvath & Partners

  • www.ibsolution.de IBSolution GmbH 24.06.2010Seite 21 Planung und Budgetierung

    Individuelle Ausgestaltung des Bottom-Line Modells

    Inhaltliche Fokussierung und automatisierte, ebenen gerechte Planung

    Anpassung derorganisatorischen

    Planungstiefe

    Fokussierung auf wesentliche

    Finanzpositionen

    Automatisierungder Planung

    Innerhalb der Geschfts-einheiten werden nur die wesentlichen Finanzpositionenund Inhalte geplant

    Kleine Positionen werden zuGruppen zusammengefasst

    IT-untersttzte Planung

    Integration der Teilplne

    Automatisierte Prozess-steuerung

    Forecast

    Verteilungen, Rechenlogik, Validierung

    Konzern

    Gesellschaft 1

    Segment 1

    Segment 2

    Gesellschaft 2

    Segment 1

    Segment 2

    Segment 3

    Konzern

    Gesellschaft 1

    Segment 1

    Segment 2

    Gesellschaft 2

    Segment 1

    Segment 2

    Segment 3

    Strategisch wichtigeGeschftseinheiten werdenmit hherer Detaillierunggeplant