04 moderne budgetierung

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  • 1. Industriewirtschaft / Industrial Management Industriewirtschaft/Industrial Management Moderne Budgetierung Adquate IT-Untersttzung zur Praxisumsetzung Sabine Rossegger Prof. Dr. Martin Tschandl27. Oktober 2012

2. Industriewirtschaft / Industrial ManagementAusgangssituationIndustriewirtschaft/Industrial Management Neu Anstze aufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung Klassische Advanced Better Budgeting Beyond BudgetingBudgetierungBudgeting niedrigVernderungsradikalitt hoch Moderne Budgetierung Einfachheit Verringerung des Detaillierungsgrades im Hinblick auf vereinfachte Prozesse Flexibilitt Erhhung der Anpassungsfhigkeit im Sinne einer dynamischen Planung Integration Verknpfung der operativen mit der strategischen Planung Eine adquate IT-Untersttzung als wesentlicher Erfolgsfaktor! Seite 2 3. Industriewirtschaft / Industrial ManagementDie Moderne Budgetierung geht wieder auf dennutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurck Industriewirtschaft/Industrial Management 4. Industriewirtschaft / Industrial ManagementZielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell Industriewirtschaft/Industrial ManagementDefinition und Gruppierung1von AnforderungenWelche Anforderungen werden Definition entscheidungsrelevanter1 an die IT-UntersttzungAnforderungen (Anforderungsprofil)Erhebung Anforderungs-21 gestellt, um eine effizienteerfllung und KostenUmsetzung der ModernenErhebung der am Markt bestehenden Eliminierung allgemeinBudgetierung zu ermglichen?2 IT-Systeme zur Planung3erfllter Anforderungen(Leistungsprofil)Eliminierung nicht relevanter4KriterienGewichtung der Welche IT-Systeme sind 5Anforderungen imstande, diese AnforderungenAnforderungsgerechter Vergleich der2 gerecht zu werden und somit 3 Bewertung dereinzelnen IT-Systeme6 eine optimale PraxisumsetzungAnforderungserfllung zu gewhrleisten?7 Ranking der Alternativen Welche konkreten BeitrgeAuswahl der Showcase-8 leisten diese ausgewhlten 4 Auswahl der besten AlternativeTeilnehmerPlanungssysteme zur3Umsetzung des Konzeptes der 9 Bewertung der Showcases Modernen Budgetierung im berprfung der theoretischenEinzelnen?5 Entscheidungsfindung auf ihre Auswahl der bestenPraxistauglichkeit (Showcase) 10Alternative 5. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management1Welche Anforderungen werden an die IT-Untersttzung der Modernen Budgetierung gestellt? Lit e ana raturlys - e Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Untersttzung fr Planung und Vorgehen Budgetierung Kombinierung mit konkreten Anforderungen der Modernen Budgetierung Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete PlanungsfunktionalittenErgebnisseAnforderungsgruppeEingabe- Relevante Planungsfunktionalitten Validierunganforderungen Web-Untersttzung/Eingabe ber Internet Eingabe auf verdichteter Ebene Einfachheit Kommentierungen (fr Zusatzinformationen)Einfachheit (Beherrschbar/Verstndlichkeit) Vorbelegen bzw. VordefinierenEingabeuntersttzungProzess- Workflow-Funktionspezifische Anforderungenanforderungen Aggregation dezentral geplanter Daten/KonsolidierungProzessuntersttzung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der NachvollziehbarkeitMethodenuntersttzung Methoden- undModellanforderungen Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhngigen Plangren/TreiberabhngigkeitenAnalyseuntersttzung Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Automatisierte Top-down-Verteilungen Flexibilitt Analyse- Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reportsanforderungen Durchfhrung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/TrendrechnungenKonfigurationsflexibilitt Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)AnpassungsflexibilittKonfigurations- Variable Eingabe (-masken)flexibilitt Variable Oberflche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,generische AnforderungenFlexibilitt Informationsprsentation)Anpassungsflexibilitt Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberflche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) Integration Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)Integritt Integration mit Drittsysteme zur DatenanbindungIntegritt Integritt von Teilplne Anbindung an strategische (Fhrungs-) SystemeSeite 6 6. Industriewirtschaft / Industrial ManagementDer Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gesttzten Praxisumsetzungder Modernen Budgetierung Industriewirtschaft/Industrial Management Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitten Eingabe- Validierung anforderungen Web-Untersttzung/Eingabe ber Internet Eingabe auf verdichteter Ebene Kommentierungen (fr Zusatzinformationen) Einfachheit (Beherrschbar/Verstndlichkeit) Vorbelegen bzw. Vordefinieren Prozess- Workflow-Funktion spezifische Anforderungen anforderungen Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit Methoden- und Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Modellanforderungen Abbildung von abhngigen Plangren/Treiberabhngigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Automatisierte Top-down-Verteilungen Analyse- Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports anforderungen Durchfhrung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen) Konfigurations- Variable Eingabe (-masken) flexibilitt Variable Oberflche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner, generische Anforderungen FlexibilittInformationsprsentation) Anpassungsflexibilitt Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) Variable Oberflche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden) Integritt Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung Integritt Integritt von Teilplne Anbindung an strategische (Fhrungs-) Systeme 7. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / ErgebnisseIndustriewirtschaft/Industrial Management2Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden? Erhebung bestehender IT-Systeme zur PlanungM Vorgehen scr arkt IT-Werkzeugeinsatz bei der Planungeen - Tabellenkalkulation 86,2 %in g ERP-Systeme 50,1 % OLAP-Datenbank30,4 % Eigenentwicklung 26,9 % Dezidierte Planungslsung 11,2 % Sonstiges6%Vgl. Studie des Instituts fr Business Intelligence 2008.349 Unternehmen in sterreich, Deutschland und der Schweiz Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT-SystemeNu t anazwer1. Gewichtung der Anforderungenlys t-e2. Bewertung der Anforderungserfllung3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der besten Alternative Seite 8 8. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen: DetailschritteIndustriewirtschaft/Industrial Management2Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden?Ergebnisse Tabellen-kalkulationohc o h cBewertungmm mD meIT-Systemenkay b F D x e e nt k a yli b Fi x e t i l t l i i t i l ERP-SystemeTabellen-ERPnegr n e g kalkulationi r i Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch Konfiguration Laufzeitgeringmittelhoch Lebenszyklus KomplexittLebenszyklus Komplexitt o hoh ccPlanungssoftwareOLAPPlanungs- und OLAP Budgetierungs mm mm software DD ee nn k a ykay b F x e tt l ili ii t i l n e gneg rr iiKonfiguration Laufzeitgeringmittelhoch Konfiguration Laufzeit gering mittel hochLebenszyklus Komplexitt Lebenszyklus Komplexitt 9. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen: DetailschritteIndustriewirtschaft/Industrial Management2Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden?Adquate IT-Untersttzung der Modernen Budgetierung 100%Ergebnisse Einfachheit IntegrittFlexibilitt Nutzwert-33%33%33%33%33%33%AnalyseEingabe-Prozess-Methoden- undAnalyse- Konfigurations-Anpassungs-untersttzung untersttzungModelluntersttzung untersttzungflexibilittflexibilitt25% 8,25% 25% 8,25%25% 8,25% 25%8,25% 50% 16,5% 50% 16,5% Bewertung - Schritt 2: Bewertung - Schritt 1: Berechnung des Gesamtnutzwertes aufEinzelbewertung der IT-Systeme anhand der Basis der EinzelbewertungPlanungsfunktionalitten 10. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen: Detailschritte Industriewirtschaft/Industrial Management2Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden? Tabellen-OLAP ERP spez.AnforderungsgruppePlanungsfunktionalittkalkulation System System Planungssyst.ErgebnisseEingabe-Validierung anforderungen Web-Untersttzung/Eingabe ber Internet Eingabe auf verdichteter Ebene Kommentierungen (fr Zusatzinformationen) Vorbelegen bzw. Vordefinieren Ei nfachheit (Beherrschbar/Verstndlichkeit)Prozess-Workflow-Funktion anforderungen Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen spezifische Anforder.Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit Methoden- und Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Modellanforderungen Abbildung von abhngigen Plangren/Treiberabhngigkeiten Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung Automatisierte Top-down-VerteilungenAnalyse-Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports anforderungen Durchfhrung (komplexer) Ad-hoc-Analysen Simulationen/Trendrechnungen Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen) Konfigurations- Variable Eingabe (-masken) Flexibil itt er.flexibilittVariable Oberflche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.) generische AnfordAnpassungs- Variable Eingabe (Dynamik der Formeln) flexibilittVariable Oberflche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) IntegrittIntegration mit Drittsysteme zur Datenanbindung IntegrittIntegritt von Teilplne Anbindung an strategische (Fhrungs-) Systeme 11. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management2Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden? Tabellenkalkulation ERP-SystemeErgebnisse OLAP-Systeme Spezifische Planungssysteme 12. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / ErgebnisseIndustriewirtschaft/Industrial Management Welche konkreten Beitrge leisten diese ausgewhlten Planungssysteme zur Umsetzung des3 Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen? Methodisch gesttzte Software-Evaluation zur Prfung der besten Vorgehen Alternative Entwicklung eines generischen VorgehensmodellsVorevaluationDetailevaluationVorfilter GrobfilterFeinfilterDurchfhrungs- Einholung von Offerten Prfung der Muss- Ermittlung des schritte Auswahl potentieller Kriterien ErfllungsgradesAnbieter Beratungsunternehmen K.O.-Kriterienliste KriterienkatalogHilfsmittel / Informations- Messen Gte der Offerte Bewertungsbltterquellen Softwareverzeichnisse ev. Kostenrahmen Kongresse/Seminare Internet Literatur ReferenzenSeite 13 13. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / ErgebnisseIndustriewirtschaft/Industrial Management Welche konkreten Beitrge leisten diese ausgewhlten Planungssysteme zur Umsetzung des3 Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen? Praxistest des definierten VorgehensmodellsErgebnisse Kriterium Gewichtung ErfllungsgradEinfachheit33% 91,63%Flexibilitt 33% 88,70%Integration33% 85,80%Wesentliche Charakteristik als UntersttzungsbeitragEinfachheit Giekannen-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente PlanungsmethodeFlexibilitt Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische AnpassungenIntegration KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP-Model)Seite 14 14. Industriewirtschaft / Industrial ManagementIndustriewirtschaft/Industrial ManagementModerne BudgetierungAdquate IT-Untersttzung zur Praxisumsetzung Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.Perikles, fhrender Staatsmann Athens in der griechischen Antike 15. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Detailbewertung im FeinfilterIndustriewirtschaft/Industrial Management Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner Stufen- Pkt.WertBemerkung gewicht 1.1 EingabeanforderungenAlle Eingaben manuell als auch automatisiert w erdenPlausibilittsprfungen unterzogen, um konsistente Daten1.1.1 Validierung200,9 18sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diesezum Teil farblich angezeigt.1.1.2 Web-Untersttzung/Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine 200,8 16Eingabe ber Internet einfache, standortunabhngige Dateneingabe. Mithilfe der Giekannen Funktion knnen Summen auf aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gem den1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene20120 definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt Kriterienkatalog Offert 1-n w erden.Notw endige Nebenrechnung knnen mithilfe eines eigenenDialogfensters Corporate Planner Rechner durchgef hrt %absolutes Gewicht Offert 11.1.4 KommentierungenStufengewicht %Offert n 200,8 16 w erden. Zudem knnen alle Anw ender Ttigkeiten und(mgliche Punkte) (Corporate Planner)(fr Zusatzinformationen)Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess Haupt-/TeilkriterienStufe 1 Stufe 2bertrag* Punkte bertrag Punktetransparent und nachvollziehbar zu gestalten.1 Einfachheit33 30,236 Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t fr Tausend, m1.1 Eingabeuntersttzung 25 8,25 0,900 7,425 fr Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des1.2 Prozessuntersttzung 25 8,25 0,900 7,425 Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert bernommen1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 201.3 Methoden- und Modelluntersttzung eines Import-Wizard automatisch8,25 und Daten mithilfe25aus 0,940 7,755 Vorsystemen bertragen, sofern ein entsprechender1.4 Analyseuntersttzung 25 8,25 0,925 7,631 Kontenrahmen hinterlegt ist.Total 1002 Flexibilitt 90 3329,2712.1 Konfigurationsflexibilitt50 16,50 0,85014,025 1.2 Prozessanforderungen 2.2 Anpassungsflexibilitt50 16,50 0,92415,246Workflow -Funktionen ermglichen beispielsw eise, den Zugriff3 Integrittauf einzelne Datenebenen (Ist, Plan, Budget) zeitlich 33 28,3143.1 Integritteinzuschrnken, um einen organisatorisch definierten Planschritt 10033,000,85828,314abzuschlieen. Der Planer kann Aufgaben mit Status erledigt,1.2.1 Workflow -Funktion 250,9 22,5* aus Bew ertungsblattin Arbeit oder zu berarbeiten belegen. Des Weiteren w irdder Planungsfortschritt durch die jew eiligen Anw ender inProzent angegeben, um den Gesamtfortschritt zu 16. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / ErgebnisseIndustriewirtschaft/Industrial ManagementEinfachheit Giekannen-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode Top-down-Prinzip mit automatischer Top- down-Verteilung CP-Web ermglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich Abgleich der zurckgeschriebenen Werte mithilfe anfangs gedeckelter ZielvorgabenSeite 17 17. Industriewirtschaft / Industrial ManagementMethodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial ManagementFlexibilitt Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen AbweichungsanalysenKennzahlensysteme Top-down-Prinzip mit automatischer Top- down-Verteilung CP-Web ermglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich Abgleich der Break-Even-Analyse ABC-Analysen zurckgeschriebenen Werte mithilfe anfangs gedeckelter Zielvorgaben Seite 18