Instituto Nacional de Aprendizaje

Asistente Administrativo

Emprendedurismo

Grace Gonzales Varela

Luis Antonio López Gómez

Trabajo 1

Casa de la Cultura, Cobano

Lunes 10 de agosto del 2015

Prof: Alexander Fernández

Introducción

A continuación se elabora una investigación acerca de términos y procedimientos acerca de la inscripción de sociedades.

Definiremos ciertos conceptos como por ejemplo la diferencia entre sociedades, tipos de impuestos y requisitos para los trámites legales.

Desarrollo

Proceso de Inscripción de las Sociedades

Para constituir una sociedad de cualquier tipo es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

a) Concurrir ante una Notaría Pública, para otorgar el contrato social en cumplimiento con los requisitos mínimos que al efecto dispone nuestro artículo 18 del Código de Comercio de Costa Rica (fundamento legal), debiendo en dicho acto, concurrir como mínimo dos personas, pues no es posible legalmente, la constitución de sociedades unipersonales.

b) El Notario Público se encuentra en la obligación de elaborar el pacto constitutivo, así como revisar de manera previa, la disponibilidad de la razón o denominación social de la sociedad por constituir en la Sección Mercantil del Registro Nacional.

c) Una vez que el contrato se encuentre debidamente elaborado en escritura pública y firmado por los comparecientes, el Notario procederá a autorizar el instrumento mediante su firma y emitir el testimonio para su inscripción registral, siendo esta su entera responsabilidad.

d) Se debe de publicar en el Diario Oficial La Gaceta, un Edicto de Ley en el que se sintetice y deje constancia la constitución de la sociedad autorizada.

e) La inscripción registral implica el pago en el Banco de Costa Rica o en las agencias o sucursales en todo el país, de los timbres o derechos de registro que el trámite establece de conformidad la legislación arancelaria del Registro Público.

f) Una vez que se han cumplido los pasos anteriores, se debe presentar al Registro Mercantil el testimonio de la escritura pública autorizada, con el comprobante del pago de los derechos de inscripción debidamente adherido y la razón notarial que indique que el edicto fue enviado a publicar al Diario La Gaceta, para lo cual el notario debe señalar el número de la boleta que la Imprenta Nacional emitió como constancia de lo anterior.

g) Una vez presentado el documento al Diario del Registro Mercantil, se procederá con el procedimiento de calificación registral del documento, y en caso, de no encontrarse defectos el mismo será inscrito asignándosele cédula jurídica a la entidad y dotándosele de personería para actuar.

Requisitos

Nombre de la Sociedad: Toda sociedad necesita un nombre. El nombre debe ser diferente al de otras sociedades en al menos 3 letras

Junta Directiva: debe contar con una Junta Directiva que es encargada de su administración y responsable legalmente del actuar de la sociedad debe estar compuesta de por lo menos 4 miembros (Presidente, Tesorero, Secretario, Fiscal). Para cada uno de ellos es necesario tener las calidades básicas (nombre, cédula, estado civil, profesión, dirección de residencia). Se pueden incluir puestos adicionales a los cuatro mínimos requeridos dependiendo de sus necesidades de administración.

Socios: son necesario al menos dos socios. Los socios pueden ser a su vez personas físicas o jurídicas. Para cada socio también es necesario proveer las calidades básicas. Los socios tienen una parte del capital social que se divide en acciones. El capital social mínimo en Costa Rica es de 10.000 colones. Una vez constituida la sociedad, el nombre de los socios ya no se reporta al registro (por eso el nombre de anónima) y solamente se registra en los libros de la sociedad. Una vez constituida, todas las acciones pueden quedar a nombre de una sola persona.

Acciones / Capital Social: El capital social se divide en acciones. Cuántas acciones necesita? Cuál es el valor de cada acción? Estas son las preguntas que se debe contestar, pero realmente depende de sus necesidades. Para efectos de sociedades cuyo único objetivo es ser dueñas de algún bien, un capital social de 10.000 colones y 100 acciones funciona muy bien.

Apoderados/Representantes Legales: Una sociedad necesita representantes legales. Típicamente los representantes son alguno de los miembros de la Junta Directiva, pero esto no es necesario. Para cada representante legal es necesario especificar qué tipo de acciones puede ejecutar a nombre de la compañía. Los dos tipos de poder más normales son:

• Apoderado Generalísimo Con/Sin Límite de Suma: Puede hacer cualquier acto a nombre de la empresa hasta el límite especificado

• Apoderado General: Hay que especificar qué tipo de poderes se le quieren conferir.

También es necesario definir si los apoderados actúan de forma conjunta o individual.

Tipos de sociedades

• Sociedad anónima y de responsabilidad limitada

En Costa Rica podemos encontrar varios tipos de sociedades, pero las más comunes son las Sociedades Anónimas (S.A.) y las Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.). Para constituir cualquier tipo de sociedad, se requiere la comparecencia de al menos dos socios constituyentes, y se deberá inscribir en el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional. Una vez constituida no habrá restricciones en el número de accionistas o cuotistas de la sociedad (por ejemplo, podría quedar un único accionista.).

Todas las sociedades deben tener debidamente autorizados sus libros legales, con el fin de modificar los estatutos o para transferir capital social. En el caso de la Sociedad Anónima son tres libros: Actas de Asamblea de Socios, Actas de Junta Directiva y Registro de Accionistas. Para la Sociedad de Responsabilidad Limitada únicamente son necesarios el libro de Actas de Asamblea de Cuotistas y el libro de Registro de Cuotistas.

Las sociedades tendrán una estructura de gestión determinada, compuesta de uno o varios representantes, que variará en función de si se trata de una Sociedad Anónima o Sociedad de Responsabilidad Limitada, como se indica más adelante.

Si los representantes de la empresa no tienen un domicilio permanente en Costa Rica, un Agente Residente debe ser nombrado. Dicho agente debe ser Abogado y tendrá facultades suficientes para recibir notificaciones judiciales y administrativas en nombre de la empresa. Su nombramiento y revocación deberán ser acordados en la Junta.

A continuación los aspectos más útiles con el fin de diferenciar una S.A. y una S.R.L.:

I. Sociedades Anónimas (S.A.)

Capital Social: El capital accionario estará compuesto por una determinada cantidad de acciones ordinarias, con derecho a voto. Las acciones preferentes también pueden ser emitidas, con derechos limitados o adicionales.

Las acciones se transfieren por endoso. El traspaso se registrará en el Libro de Registro de Accionistas.

Administración: La Asamblea de Accionistas es la máxima autoridad en la organización. La Junta Directiva actúa en nombre de la empresa y también realiza las funciones de un Consejo de Administración, asimismo es responsable legalmente del actuar de la sociedad.

El Consejo debe tener un mínimo de tres miembros, que son el Presidente, Secretario y Tesorero, sus facultades se establecerán en los estatutos.

También un fiscal debe ser designado para supervisar la adecuada gestión de la empresa.

II. Sociedades de Responsabilidad Limitada (S.R.L.)

Capital Social: El capital accionario estará integrado por una cantidad determinada de cuotas nominativas. Los dueños de estas cuotas son llamados “Cuotistas”•

Las transferencias de las cuotas en una S.R.L. se realizan por medio de un acuerdo de transferencia de acciones, la cual está sujeta a la aprobación de los demás cuotistas. Esta transferencia también se registrará en el Libro de Registro de Cuotistas.

Administración: La Junta General de Cuotitas es la máxima autoridad en la organización. La representación de dicha reunión, se podrá autorizar a través de cartas que otorguen dicho poder.

S.R.L. está gestionada por uno o más gerentes o sub-gerentes. Este tipo de sociedad no requiere de un Consejo de Administración, ni un fiscal, ya que solamente uno o dos gerentes pueden dirigir las actividades de la empresa.

Dicho representante(s) estará(n) habilitado(s) con las facultades concedidas por los artículos señalados en la constitución.

III. Responsabilidad:

Tanto en la Sociedad de Responsabilidad Limitada como en la Sociedad Anónima, la responsabilidad de los cuotistas o accionistas, se limita a la proporción de sus aportes de capital, al momento en que se suscribe el capital social de esta, excluyendo por lo anterior sus bienes personales, permaneciendo fuera del alcance de los acreedores y de las obligaciones que la sociedad hubiera adquirido en el desarrollo de sus actividades.

• Sociedad en comandita:

Aquélla en la que uno o varios socios aportan un capital determinado al fondo común, para estar a las resultas de las operaciones sociales dirigidas exclusivamente por otros con nombre colectivo. Se caracteriza por tener dos clases distintas de socios: los colectivos, que están obligados a responder personal y solidariamente, con todos sus bienes, a las resultas de las operaciones que se hagan a nombre y por cuenta de la compañía, bajo la firma de ésta y por persona autorizada para usarla; y los comanditarios, cuya responsabilidad por las obligaciones y pérdidas de la compañía queda limitada a los fondos que pusieren o se obligaren a poner en la comandita. Estas compañías, si su capital se halla representado por acciones, reciben la denominación de Sociedad comanditaria por acciones, y en otro caso, el de Sociedad comanditaria simple. En ambos casos, la compañía gira bajo una razón social integrada por el nombre de todos los socios colectivos, de algunos de ellos o de uno sólo, o bien, con una denominación objetiva, pero con la necesaria indicación de Sociedad en comandita si se trata de una comandita simple, o Sociedad en comandita por acciones en otro caso. La administración de la sociedad ha de estar necesariamente a cargo de los socios colectivos, en tanto que los comanditarios no pueden hacer acto alguno de administración de los intereses de la compañía, ni aun en calidad de apoderados de los socios gestores, ni tampoco incluir su nombre en la razón social. Estas sociedades, llamadas indistintamente en comandita o comanditarias, tienen carácter mercantil y se rigen por las disposiciones del Código de Comercio, siendo también aplicables a la sociedad comanditaria por acciones los preceptos de la Ley de Sociedades Anónimas, en cuanto no se opongan a las prescripciones de dicho Código.

Diferencia entre renta y venta

Renta: es un impuesto sobre las personas, sean naturales o jurídicas, y dependiendo de las normas tributarias de cada país, se establece un mínimo de renta o ventas sobre las cuales se debe pagar tributo.

Ventas (también llamado impuesto al valor agregado): grava las ventas de productos y servicios (que dependiendo de las normas tributarias de cada país, pueden estar algunos afectos a este impuesto y otros no).

Las principales similitudes son:

Ambos son impuestos sobre ingresos brutos, en el caso del impuesto a la renta, se gravan los ingresos brutos y en el caso del impuesto a la venta se gravan las ventas brutas

Ambos son impuestos proporcionales, es decir, pueden expresarse como un porcentaje del monto a gravar

Ambos son impuestos socialmente eficientes, es decir, su fin es redistribuir la riqueza entre estratos sociales

Las principales diferencias son:

Mientras que el impuesto a la venta grava indiferentemente de la cantidad vendida (aplica el mismo porcentaje si vendes 1 unidad o si vendes 1.000), el impuesto a la renta generalmente se fija en tramos de renta, donde los tramos de rentas más bajas pagan menos impuestos que los tramos de rentas más altas.

el impuesto a la venta sólo hace diferencia si el producto no está afecto a IVA, dependiendo de las normas tributarias de cada país. Por ejemplo, en Chile, algunas ventas de servicios están exentas de IVA. En cambio, el impuesto a la renta distingue a aquellos contribuyentes que acreditan un mínimo de renta (generalmente expresado en unidades monetarias constantes, y también distinguen por el tipo de persona (natural o jurídica). Así, las personas naturales sin giro tributan impuesto de segunda categoría, mientras que las personas jurídicas y las naturales con giro tributan impuesto de primera categoría.

1. PATENTE MUNICIPAL EN COSTA RICA

Cualquier actividad lucrativa requiere una licencia (o patente) de la municipalidad del: cantón en el cual es desarrollada la actividad. Ella implica el pago de un impuesto durante el tiempo de operación (Código Municipal, Ley N° 7794, Artículo 79).

En virtud de la autonomía municipal, el trámite y requisitos para la obtención de una patente pueden variar entre una y otra municipalidad, conforme a su legislación y disposiciones administrativas. En el Anexo de esta sección, se incluye un listado de las leyes de patentes de las 81 municipalidades existentes.

Con independencia de la heterogeneidad de estos trámites para la obtención de patentes, es común que las municipalidades soliciten los siguientes requisitos.

REQUISITOS COMUNES:

• Copia del permiso de funcionamiento, en los casos que proceda, según el Reglamento General para el Otorgamiento de Permisos Sanitarios de Funcionamiento del Ministerio de Salud, Decreto Ejecutivo N° 34728-S. y sus reformas.

• Si la actividad es industrial, debe presentar el permiso extendido por las oficinas centrales.

• Si la actividad es comercial, debe presentar el permiso extendido por la oficina local.

• Clasificación del tipo de industria por el Ministerio de Salud.

• El solicitante y dueño de la propiedad deben estar al día con el pago de sus impuestos municipales, por tanto usualmente se les solicita aportar las constancias respectivas.

• Si es física, copia de cédula por ambos lados, extranjeros, copia completa de la cédula de residencia y si es persona jurídica debe presentar la personería jurídica de la sociedad, cédula jurídica y copia de cédula de identidad de apoderado generalísimo.

• Uso de suelo o certificado de uso de suelo, que según el Artículo 28 de la Ley de Planificación Urbana y el Código Municipal, lo otorga la misma municipalidad

2. REGISTRO EN EL SEGURO SOCIAL.

“Inscripción o reanudación de patronos jurídicos ante la CCSS.”

Requisitos:

1. Original de Certificación de Personería Jurídica extendida por el Registro Nacional o por un Notario Público o certificación digital, con no más de un mes de emitida.

2. Fotocopia de la Escritura de Constitución de la sociedad.

3. Fotocopia de la cédula de identidad del representante legal. En caso de personas extranjeras, aportar el original y fotocopia del documento de identificación migratorio (ya sea cédula de residencia, carné de refugiado, pasaporte u otro).

4. Fotocopia de la cédula de identidad de cada trabajador. En caso de contar con trabajadores extranjeros, aportar fotocopia del documento de identificación migratorio (ya sea cédula de residencia, carné de refugiado, pasaporte u otro) de cada trabajador, es deseable presentar fotocopia del carné de asegurado de cada trabajador.

5. Fotocopia del recibo de electricidad, a efecto de registrar el número de localización como dirección de correspondencia*.

6. Llenar el Formato de Solicitud de Inscripción o Reanudación patronal (patrono Jurídico), éste debe ser firmado por el patrono o representante patronal.

7. Indicar lugar o medio para notificaciones.

8. Brindar un correo electrónico para la presentación de planillas en línea.

9. Deseable: en caso de contar con Póliza de Riesgos del Trabajo del INS, detallar el número de póliza del INS.

Conforme con la legislación costarricense, el patrono debe contribuir al régimen de seguridad social de sus trabajadores. Para esos efectos, previamente al pago de las cuotas de seguridad social, debe inscribirse como patrono en las oficinas centrales o regionales de la CCSS.

La inscripción patronal y el aseguramiento de los trabajadores deben hacerse dentro de los ocho días siguientes a la fecha de ingreso de los empleados.

Las cargas sociales a cubrir son:

CARGAS SOCIALES RECAUDADAS POR LA CCSS MEDIANTE COBRO DE PLANILLAS.

COTIZACIONES PATRONO (%) TRABAJADOR (%)

REGÍMENES QUE ADMINISTRA LA CCSS

Seguro Enfermedad y Maternidad 9.25 5.50

Seguro Invalidez, Vejez y Muerte 4.92 2.67

TOTAL 14.17% 8.17%

OTRAS INSTITUCIONES

Banco Popular y de Desarrollo Comunal 1/

0.50 1.00

Asignaciones Familiares 5.00 -

Instituto Mixto de Ayuda Social 0.50 -

Instituto Nacional de Aprendizaje 2/ 1.50 -

Fondo de Capitalización 3/ 3.00

Pensión Complementaria Obligatoria 4/

1.50

TOTALES 26.17% 9.17%

3. REGISTRO EN EL INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS (INS).

Conforme al Código de Trabajo, el patrono debe asegurar a sus empleados por riesgos del trabajo. Para ello debe suscribir una póliza en el Instituto Nacional de Seguros (INS). La póliza debe estar suscrita al inicio de operaciones y estar vigente durante la operación.

Para suscribir la Póliza de Riesgos del Trabajo, el interesado debe dirigirse a las Oficinas Centrales o Sucursales del INS, a una agencia comercializadora de seguros o bien a un agente de seguros autorizado. En el momento de suscribir la póliza, la empresa queda automáticamente registrada como patrono en el INS.

Una vez suscrita la póliza, el patrono debe remitir al INS, mensualmente, un estado de planillas indicando: nombre y apellidos de los trabajadores, días y horas laborados y los salarios pagados. Este trámite puede hacerse electrónicamente en la página: http://www.ins-cr.com El incumplimiento de esta obligación puede generarle al patrono serias sanciones. Por ejemplo, cubrir todas las prestaciones médicas y económicas en que el INS incurriría si alguno de los trabajadores no reportados sufriera un accidente; o la suspensión temporal o el cierre del establecimiento.

4. PERMISO DE FUNCIONAMIENTO DEL MINISTERIO DE SALUD:

Las actividades o establecimientos agropecuarias, industriales, comercio o de servicio y aquellas actividades que por disposición requieren de permisos sanitarios para operar en el territorio nacional sujetas a tal trámite, así como los requerimientos y plazos de vigencia, están definidos en el Decreto Ejecutivo N° 34728-S y sus reformas y el Reglamento de Registro Sanitario de Establecimientos Regulados por el Ministerio de Salud Nº 32161 y sus reformas. Para efectos de la obtención de un permiso sanitario de funcionamiento los establecimientos o actividades se clasifican en tres categorías según su nivel de riesgo ambiental y sanitario: A (riesgo alto); B (riesgo moderado) y C (riesgo bajo).

De conformidad con el Decreto Ejecutivo No. 34728-S, “Reglamento General para el otorgamiento de permisos sanitarios de funcionamiento del Ministerio de Salud”, publicado en La Gaceta No 174 del 09/09/2008, para otorgar los permisos los administrados o interesados, independientemente del grupo de riesgo (A, B o C) al que la actividad o establecimiento pertenezca, deben cumplir con las siguientes condiciones y requisitos previos

5. REGISTRO DE MARCA O NOMBRE COMERCIAL.

Requisitos Generales:

1. Previo a la presentación de la solicitud de inscripción al Registro de la Propiedad Industrial, debe hacerse un estudio de novedad para determinar si existen distintivos iguales o similares que se hayan registrado y, se encuentren vigentes en la misma clase.

2. Llevar el formulario respectivo debidamente firmado por el solicitante o representante y la firma autenticada por notario, o una solicitud que contenga.

3. El pago de los timbres de registro puede realizarse con la presentación de la solicitud o posteriormente...

6. REGISTRO COMO CONTRIBUYENTE:

Esta inscripción la requieren todas las personas que realicen una o más actividades económicas. Es requisito indispensable este paso para poder emitir facturas por los servicios brindados en Costa Rica.

Para este efecto, debe completarse la fórmula D-140. Los requisitos generales, así como los específicos por actividad, varían según correspondan.

Requisitos generales.

i. Presentar el formulario D-140 "Declaración de Inscripción, Modificación de Datos y Des inscripción, Registro Único de Contribuyentes" completo, sin tachones ni borrones.

ii. Si el trámite lo solicita una persona física, entonces debe presentar la cédula de identidad en original y fotocopia simple; o bien una fotocopia certificada por un notario público.

iii. Si el trámite es solicitado por una persona jurídica, entonces debe presentar:

• Cédula Jurídica, en original y fotocopia simple; o bien una fotocopia certificada por un notario público.

• Certificación de personería jurídica, emitida por el Registro Público o por un notario público, con una antigüedad no mayor a los 3 meses contados a partir de su expedición. En ella debe acreditarse la vigencia de la representación legal así como el tipo de actuación –conjunta o separada – y el poder que ostenta – generalísimo con o sin límite de suma, general, u otro.

• Cédula de identidad del representante legal, en original y fotocopia simple; o bien fotocopia certificada por un notario público.

iv. Si el trámite es solicitado por una persona extranjera, ésta debe presentar su pasaporte, cédula de residencia permanente o temporal, carné diplomático o de misión internacional u otro documento de identificación vigente, en original y fotocopia simple; o bien una fotocopia certificada por notario público.

v. Si el trámite es solicitado o realizado por una tercera persona, ésta debe presentar adicionalmente:

• Cédula de identidad del gestor, en original y fotocopia simple; o bien, una fotocopia certificada por notario público

• Certificación del poder con que actúa, o nota emitida por el contribuyente indicando: el nombre del autorizado y de la persona que autoriza, el número de cédula de identidad de ambos y el trámite para el cual se emite la autorización. Este documento debe ser autenticado por un abogado.

Conclusión:

Aunque en principio no resulta nada fácil encontrar información adecuada y certera acerca de lo procedimientos , requisitos, duraciones y fundamentos legales; luego del esfuerzo y dedicación puestas en esta investigación hemos podido lograr nuestro objetivo de obtener información suficiente , después de tratar de simplificarla, ordenarla y hacerla funcional ,obtuvimos como resultado este trabajo lo cual esperamos sirva como especie de manual no solo para nosotros futuros colaboradores en administración sino para todo aquel emprendedor que este por iniciar un nuevo negocio o ya lo tenga y quiera ponerse al corriente con sus obligaciones para evitar inconvenientes.

Bibliografía

http://www.centralamericadata.com/

http://blog.inversionescostarica.com/

http://www.ccss.sa.cr/tramites?t=10

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