Proposal Tesis Proposal Penelitian Tesis

“PERANAN ARSIP KEPEGAWAIAN DALAM PENINGKATAN

PELAYANAN PRIMA TERHADAP GURU DI KANTOR UPT

DISDIKPORA KECAMATAN KAJORAN

KABUPATEN MAGELANG”

Oleh:

MAS’UD IMAM SARDJONO

I.         PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi

setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun

swasta.Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya

membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi

bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja

administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari

birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi

yang berkembang dengan cepat.

            Salah satu sumber informasi penting yang dapat

menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi

adalah Arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari

seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai

pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti

eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang

lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting

tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip

yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.

Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung

kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali

diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala

seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya

sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya

pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi

pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah

dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan

sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas

kerja lainnya.

            Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai

kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang

senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar

tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau

organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi

selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan

tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola

kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.

            Problema-problema tersebut tentu sangat

memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang

tidak baik pada bidang kearsipan.Padahal bidang inilah

yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi.

Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi

“omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib

kearsipannya.

Dari sisi pandang keilmiahan, kegiatan arsip dan

pengarsipan selama ini masih terlihat sebagai kegiatan

teknis. Dan ini sebenarnya hampir sama dengan kesan yang

muncul ketika orang mencoba mereduksi kegiatan

perpustakaan. Arsip, perpustakaan, record management, maupun

sistem informasi sangat mudah menimbulkan kesan

“pertukangan” atau “teknis prosedural”, sebab kesemua

bidang ini memang sarat oleh kegiatan teknis.

Disamping itu, Mengingat ruang lingkup pelayanan umum

yang diberikan oleh instansi/ lembaga sangat luas dan

kompleks baik menurut jenis maupun sifat maka upaya

menetapkan dasar-dasar pelayanan umum tersebut merupakan

hal yang mendasar & sangat perlu untuk mengatasi

kompleksitas tersebut. Sehingga pelayanan umum dapat

digambarkan sbb :

1. Meningkatkan kualitas dan produktivitas pelaksanaan

tugas dan fungsi instansi/lembaga di bidang pelayanan

umum.

2. Mendorong agar dapat mengefektifkan sistem dan tata

laksana pelayanan, sehingga pelayanan umum dapat

diselenggarakan secara lebih berdaya guna dan berhasil

guna.

3. Mendorong terciptanya kreatifitas, prakarsa dan peran

serta masyarakat utk mencapai pembangunan serta

meningkatkan kesejahteraan masyarakat luas.

Pemberian pelayanan aparatur pemerintah kepada

masyarakat adalah merupakan perwujudan dari fungsi

aparatur negara sebagai abdi masyarakat didalam

melaksanakan sebagaimana diungkapkan diatas, ternyata

masih banyak pelayanan kepada masyarakat masih rendah.

Kasus-kasus yang ada dalam masyarakat pengurusan ke

instansi pemerintah dapat ditemukan misalnya, mental

aparatur kurang simpatik, keseluruhan ini dapat dikatakan

mempunyai unsur korupsi, kronis dan nepotisme.Kejadian

diatas mempunyai unsur biaya yang tinggi dan tingkat

kebocoran yang cukup mengkuatirkan baik dalam kehidupan

sosial maupun dalam kehidupan ekonomi.

Kasus-kasus diatas jika terus menerus akan berubah

menjadi budaya, hal ini berbahaya  terhadap kemajuan

sosial, politik, ekonomi dan hukum. Oleh karena itu untuk

menanggulangi masalah tersebut perlu dikembangkan dan

disebarluaskan sistem manajemen pelayanan prima sebagai

syarat  pemenuhan kepuasan masyarakat.

Sebagaimana tuntutan pelayanan yang memuaskan

pelanggan / masyarakat, maka diperlukan persyaratan agar

dapat dirasakan oleh setiap pelayan untuk memiliki

kualitas kompetensi yang profesional, dengan demikian

kualitas kompetensi profesionalisme menjadi sesuatu aspek

penting dan wajar dalam setiap transaksi pelayanan.

Apapun pelayanan kepada masyarakat tentunya telah ada

suatu ketetapan tata laksananya, prosedur  dan kewenangan

sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah

diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada

masyarakat harus mempunyai makna mutu pelayanan  yang :

1. Memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas dan

prosedur yang  ditetapkan untuk penyelesaian setiap

tugas dalam pemberian pelayanan.

2. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap keinginan orang

yang menerima   pelayanan merasa puas, berkualitas dan

tepat waktu dan biaya terjangkau.

Kantor UPT Disdikpora Kecamatan Kajoran adalah unsur

penunjang Pemerintah Kabupaten Magelang yang dipimpin oleh

seorang kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab

kepada Bupati melalui Dinas Pendidikan Pemuda dan Olah

Raga. Kantor UPT Disdikpora Kecamatan Kajoran mempunyai

tugas melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah

dibidang kearsipan dan melaksanakan tugas pembantuan di

bidang pengelolaan dan pelayanan pendidikan. Sistem

pengelolaan kearsipan yang tepat adalah salah satu

indikator penyelenggaraan pemerintahan yang baik, antara

lain terlaksananya administrasi pemerintahan yang benar

dan hal ini tidak terlepas dari terlaksananya penataan

sistem pengelolaan kearsipan yang tepat sehingga dapat

menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi

satu organisasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten

Magelang.

Berdasarkan uraian di atas penulis tertarik melakukan

penelitian dengan judul :

PERANAN ARSIP KEPEGAWAIAN DALAM PENINGKATAN  PELAYANAN

PRIMA TERHADAP GURU DI KANTOR UPT DISDIKPORA KECAMATAN

KAJORAN KABUPATEN MAGELANG.

A.    Perumusan Masalah

            Adapun masalah yang dapat dirumuskan dalam

penelitian ini adalah “Seberapa besar peranan arsip dalam

peningkatan pelayanan prima terhadap guru di Kantor UPT

Disdikpora Kecamatan Kajoran”.

B.     Pembatasan Masalah

            Untuk memperjelas dan membatasi masalah ruang

lingkup masalah dalam penelitian ini berdasarkan fokus

penelitian sebagaimana dikemukakan di atas, maka

pertanyaan penelitiannya ialah:

1.     Bagaimanakah karakteristik peranan arsip dalam

peningkatan pelayanan prima terhadap guru di Kantor UPT

Disdikpora Kecamatan Kajoran?

2.     Bagaimanakah tahap-tahap pelaksanaan pengarsipan

administrasi dalam peningkatan pelayanan prima terhadap

guru di Kantor UPT Disdikpora Kecamatan Kajoran?

3.     Fungsi-fungsi apa sajakah yang didesentralisasikan

ke pribadi guru dalam pelaksanaan pengarsipan yang

diterapkan di Kantor UPT Disdikpora Kecamatan Kajoran?

4.     Bagaimanakah peran pegawai kantor dalam pelaksanaan

pengarsipan yang diterapkan terhadap guru di Kantor UPT

Disdikpora Kecamatan Kajoran?

5.     Bagaimanakah peran guru dalam pelaksanaan

pengarsipan yang diterapkan di Kantor UPT Disdikpora

Kecamatan Kajoran?

adapun pembatasan masalah adalah ”Pengelolaan arsip yang

terkendali akan mewujudkan pelayanan prima terhadap guru

di UPT Disdikpora Kecamatan Kajoran”.

C.    Tujuan Penelitian

Tujuan umum penelitian ini ialah mendeskripsikan dan

menjelaskan pelaksanaan pengarsipam di Kantor UPT

Disdikpora Kecamatan Kajoran. Sedangkan, tujuan khusus

penelitian ialah:

1.     Mendeskripsikan dan menjelaskan karakteristik peranan

arsip yang diterapkan di Kantor UPT Disdikpora Kecamatan

Kajoran.

2.     Mendeskripsikan dan menjelaskan tahap-tahap

pelaksanaan pengarsipan yang diterapkan di Kantor UPT

Disdikpora Kecamatan Kajoran.

3.     Mendeskripsikan dan menjelaskan fungsi-fungsi yang

didesentralisasikan ke pribadi guru dalam pengarsipan

yang diterapkan di Kantor UPT Disdikpora Kecamatan

Kajoran

4.     Mendeskripsikan dan menjelaskan peran pegawai/staf

kantor dalam pelaksanaan pengarsipan yang diterapkan

di Kantor UPT Disdikpora Kecamatan Kajoran.

5.     Mendeskripsikan dan menjelaskan peran guru dalam

pelaksanaan pengarsipan yang diterapkan di Kantor UPT

Disdikpora Kecamatan Kajoran?

D.    Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :

1. Secara akademis, diharapkan penelitian ini dapat

bermanfaat bagi penambahan data/referensi yang berkaitan

dengan Kearsipan khususnya di Program Magister Manajemen

Widya Wiwaha Yogyakarta.

2. Secara Teoritis, penelitian ini diharapkan mampu

menambah pengetahuan dan wawasan penulis yang diperoleh

selama duduk dibangku kuliah.

3. Secara Praktis, khususnya bagi Kantor UPT Disdikpora

Kecamatan Kajoran dengan adanya penelitian penulis ini

diharapkan mampu menjadi suatu masukan untuk mengetahui

Sejauh mana pengarsipan administrasi di Kantor UPT

Disdikpora Kecamatan Kajoran dalam peningkatan Pelayanan

Prima terhadap guru di lingkungannya.

E.     Kerangka Teori

1.      Pengertian Arsip

Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang

ketentuan – ketentuan Pokok kearsipan Bab I pasal 1, arsip

adalah :“Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh

lembaga Negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk

corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah”.

Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan –

badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak

apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam

rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut The Liang Gie (200:20) yaitu arsip sebagai

kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur,

berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap

kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut T. R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217)

“The term ,archives may now be defined as follow : “Those records of any public

or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for

reference and research purpose and which have been deposited or have been

selected for deposit in onarchival institution”.

(istilah “arsip” dapatlah kini dirumuskan sebagai

berikut: “warkat-warkat” dari suatu badan pemerintah atau

swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk

diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan

dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk

disimpan pada suatu badan kearsipan.

Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan

adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip

dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-

arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat

apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa

kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan

dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi

individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah

ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini

dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan

karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang

tidak diinginkan.

Dari segi bahasa Secara etimologi istilah arsip

berasal dari bahasa Yunani “Arche” yang berarti

“Permulaan”, menjadi “Ta archia” selanjutnya menjadi

“Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian

dalam bahasa latinnya berbunyi “Archifium”.

Menurut Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3)

memberikan pengertian tentang kearsipan yaitu tata cara

pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan procedure

yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang

meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali.

Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip adalah kumpulan

warkat yang disimpan secara teratur berencana karena

mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat

cepat ditemukan kembali”.

Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, Arsip

merupakan kumpulan naskah–naskah atau dokumen dalam corak

apapun ( cd, peta, perangko) yang di dalamnya memberikan

keterangan – keterangan atau bukti tentang sutau kejadian,

sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah

ditemukan.

2.      Fungsi dan Peranan Arsip

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu

meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara

cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu,

dapat disimpulkan bahwa fungsi dan peranan arsip yaitu :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)

3. Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk

pengambilan keputusan

4. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan

5. Nilai informasional dalam proses menuju penentuan

kebijakan yang menyangkut banyak orang dan perlu

memperhatikan kesinambungan serta perkembangan.

6. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap

kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip

7. Sebagai pedoman kerja.

8. Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara

lagsung atau tidak langsung dalam penyusunan

perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan

berbangsa dan bernegara.

9. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

 

3.      Defenisi Pelayanan Prima

Pelayanan adalah suatu kegiatan atau suatu urutan

kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung dengan

manusia atau mesin secara fisik untuk menyediakan kepuasan

konsumen.(Lehtinen 1983 p. 21).Pelayanan adalah sesuatu

yang dapat diperjualbelikan dan bahkan tidak dapat

dihilangkan (Gumehsoson Th. 1987 p. 22)

.           Pelayanan Prima, sebagaimana tuntutan pelayanan

yang memuaskan pelanggan / masyarakat, maka diperlukan

persyaratan agar dapat dirasakan oleh setiap pelayan untuk

memiliki kualitas kompetensi yang profesional, dengan

demikian kualitas kompetensi profesionalisme menjadi

sesuatu aspek penting dan wajar dalam setiap transaksi.

4.      Unsur-Unsur Pelayanan Prima

Apapun pelayanan kepada masyarakat tentunya telah ada

suatu ketetapan tata laksananya, prosedur  dan kewenangan

sehingga penerima pelayanan puas apa yang telah

diterimanya. Sehubungan dengan itu pelayanan kepada

masyarakat harus mempunyai makna mutu pelayanan  yang :

1. Memenuhi standar waktu, tempat, biaya, kualitas dan

prosedur yang  ditetapkan untuk penyelesaian setiap

tugas dalam pemberian pelayanan.

2. Memuaskan pelanggan artinya bahwa setiap keinginan orang

yang menerima    pelayanan merasa puas, berkualitas dan

tepat waktu dan biaya terjangkau.

Unsur-unsur kualitas pelayanan :

1. Penampilan.  Personal dan fisik sebagaimana layanan

kantor depan (resepsionis) memerlukan persyaratan

seperti : wajah harus menawan,  badan harus tegap /

tidak cacat, tutur bahasa menarik,  familiar dalam

perilaku, penampilan penuh percaya diri, busana harus

menarik

2. Tepat Waktu  & Janji. Secara utuh dan prima petugas

pelayanan dalam menyampaikan perlu diperhitungkan janji

yang disampaikan kepada pelanggan bukan sebaliknya

selalu ingkar janji. Demikian juga waktu jika

mengutarakan 2 hari selesai harus betul-betul dapat

memenuhinya.

3. Kesediaan Melayani. Sebagaimana fungsi dan wewenang

harus melayani kepada para pelanggan, konsekuensi logis

petugas harus benar-benar bersedia melayani kepada para

pelanggan.

4. Pengetahuan Dan Keahlian. Sebagai syarat untuk melayani

dengan baik, petugas harus mempunyai pengetahuan dan

keahlian. Disini petugas pelayanan harus memiliki

tingkat pendidikan tertentu dan pelatihan tertentu yang

disyaratkan dalam jabatan serta memiliki pengalaman yang

luas dibidangnya.

5. Kesopanan & Ramah Tamah. Masyarakat pengguna jasa

pelayanan itu sendiri dan lapisan masyarakat baik

tingkat status ekonomi dan sosial  rendah  maupun tinggi

terdapat perbedaan karakternya maka petugas pelayanan

masyarakat dituntut adanya keramahtamahan yang standar

dalam melayani, sabar, tidak egois dan santun dalam

bertutur kepada pelanggan.

6. Kejujuran Dan Kepercayaan. Pelayanan ini oleh pengguna

jasa dapat dipergunakan berbagai aspek, maka dalam

penyelenggaraannya harus transparan dari aspek

kejujuran, jujur dalam bentuk aturan, jujur dalam

pembiayaan dan jujur dalam penyelesaian waktunya. Dari

aspek kejujuran ini petugas pelayanan tersebut dapat

dikategorikan sebaga pelayanan yang dipercaya dari segi

sikapnya, dapat dipercaya dari tutur katanya, dapat

dipercaya dalam menyelesaikan akhir pelayanan sehingga

otomatis pelanggan merasa puas. Unsur pelayanan prima

dapat ditambah unsur yang lain.

7. Kepastian Hukum. Secara sadar bahwa hasil pelayanan

terhadap masyarakat yang berupa surat keputusan, harus

mempunyai legitimasi atau mempunyai kepastian hukum.

Bila setiap hasil yang tidak mempunyai kepastian hukum

jelas akan mempengaruhi sikap masyarakat, misalnya

pengurusan KTP, KK dllbila ditemukan cacat hukum akan

mempengaruhi kredibilitas instansi yang mengeluarkan

surat legitimasi tersebut.

8. Keterbukaan. Secara pasti bahwa setiap urusan / kegiatan

yang memperlakukan ijin, maka ketentuan keterbukaan

perlu ditegakan. Keterbukaan itu akan mempengaruhi

unsur-unsur kesederhanaan, kejelasan informasi kepada

masyarakat.

9. Efisien. Dari setiap pelayanan dalam berbagai urusan,

tuntutan masyarakat adalah efisiensi dan efektifitas

dari berbagai aspek sumber daya sehingga menghasilkan

biaya yang murah, waktu yang singkat dan tepat serta

hasil kualitas yang tinggi. Dengan demikian efisiensi

dan efektifitas merupakan tuntutan yang harus diwujudkan

dan perlu diperhatikan secara serius.

10. Biaya. Pemantapan pengurusan dalam pelayanan

diperlukan kewajaran dalam penentuan pembiayaan,

pembiayaan harus disesuaikan dengan daya beli masyarakat

dan pengeluaran biaya harus transparan dan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

11. Tidak Rasial. Pengurusan pelayanan dilarang

membeda-bedakan kesukuan, agama, aliran dan politik

dengan demikian segala urusan harus memenuhi jangkauan

yang luas dan merata.

12. Kesederhanaan. Prosedur dan tata cara pelayanan

kepada masyarakat untuk diperhatikan kemudahan, tidak

berbelit-belit dalam pelaksanaan.

F.     Kerangka Konsep

Dalam pelaksanaan penelitian ini ditetepkan kerangka

konsep metodologi penelitian dalam bentuk variabel sebagai

berikut :

1. Variabel Bebas (X) adalah variabel yang diduga sebagai

penyebab atatu pendahulu dari varibel lain. Variabel

bebas dalam penelitian ini adalah Peranan Arsip.

2. Variabel Terikat (Y) adalah variabel yang diduga sebagai

akibat atau apa yang dipengaruhi oleh variabel yang

mendahulinya. Variabel terikat dalam penelitian ini

adalah Peningkatan Pelayanan Prima.

3. Variabel Antara (Z) adalah jumlah gejala yang tidak

dapat di kontrol, akann tetapi dapat di perhitungkan

pengaruhnya terhadap variabel bebas.

Gambar 1 kerangka konsep

G.    Operasional Variabel

Dari judul dan perumusan masalah sudah tergambar pada

penelitian ini penulis menggunakan dua Variabel yaitu

Peranan Arsip dan Peningkatan Pelayanan Prima Sedangkan

indicator dalam penelitian ini adalah:

Adapun indicator Peranan Arsip variabel adalah bebas:

1.      Menyimpan

2.      Menata

4.      Mengatur

Sedangkan indikator Peningkatan Pelayanan Prima variabel

terikat adalah:

1.      Sikap Pegawai (Attitude)

2.      Perhatian Pegawai ( Attention)

3.      Tidak Rasial ( No Racism)

4.      Tindakan Pegawai (Action)

Gambar II Operasional Variabel

Variabel Bebas (X)

Peranan Arsip

1.      Menyimpan

2.      Menata

3.      Mengklarifikasi

4.      Mengatur

Variabel Terikat (Y)

Peningkatan Pelayanan

Prima

1.      Sikap Pegawai

(Attitude)

2.      Perhatian Pegawai

(Attention)

3.      Tidak Rasial (No

Racism)

4.      Tindakan Pegawai

(Action)

            Hipotesis adalah anggapan atau jawaban

sementara terhadap suatu masalah yang sedang di teliti

untuk dapat memberikan suatu gambaran yang masih di uji

atau dibuktikan kebenarannya.

              Berdasarkan perumusan masalah di atas.

Dikemukakan hipotesis sebagai berikut: ” Ada pengaruh

peranan arsip dalam peningkatan pelayanan prima terhadap

guru di wilayah UPT

Disdikpora Kecamatan

Kajooran”.