formas organizacionales

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO

SANTIAGO MARIO

EXTENSIN MARACAY

Prof. Luis E. Aponte I. Formas Administrativas. Pgina 1

Formas Organizacionales.

Una forma es cualquier documento impreso destinado a que en l se

anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idnticas de tratamiento de

datos.

Aspectos de las Formas dentro de un Anlisis de Formas.

-Mejora la eficiencia del procedimiento de informacin.

-Simplifica el adiestramiento de los empleados.

-Efecta un control por parte de la administracin.

-Proporciona un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son

insumos del sistema de informacin para la administracin.

Propsito de las Formas.

Proporcionar un medio para llevar informacin exacta, oportuna y

significativa para la toma de decisiones, informacin esencial para dirigir y

coordinar las operaciones de las empresas; la forma debe ser tambin eficiente de

acuerdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su

preparacin y uso.

reas Especficas del Anlisis de las Formas.

-Evaluacin de la necesidad de informacin.

-Determinacin del mtodo ms eficiente para obtener la informacin

necesaria en la forma.

-Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la informacin.

Requisitos para Disear una Forma.

-Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma.


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-Debe proporcionar la manera ms fcil de anotar y usar los datos en el

contenido.

-Debe ayudar a reducir la tendencia al error.

-Debe tratar de ser econmico en impresin y papel sin que restrinja la

eficiencia del trabajo.

Partes de una Forma

Las partes de la forma son:

-INTRODUCCIN.- es la informacin que prepara la accin inmediata que

se va a tomar; generalmente consiste en el que est hablando, a quin est

hablando cundo, y otras condiciones que dirigen la accin que va a tener lugar en

el cuerpo del formulario.

-CUERPO.- representa la parte principal de la forma y constituye

precisamente la accin que tiene lugar despus de la introduccin.

-CONCLUSIN.- consiste principalmente en espacios para firmas o

aprobacin u otro dato concluyente que le da validez formal.

Materiales Apropiados para Hacer una Forma

-Papel cuadriculado (ideal para bosquejos) que podr ser en centmetros y

fracciones; o en dcimas, octavos y sextos de pulgada.

-Papel blanco o cuadriculado. Tambin para diseo de formas continuas.

-Lpiz 3H y de colores.

-Reglas y escuadras en centmetros.


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El Control de Formas

Es un plan o mtodo utilizado por la direccin para guiar y regular las

operaciones de oficina, mediante la localizacin del flujo de papeles.

Objetivos del Control de Formas.

-Eliminar las formas innecesarias y la creacin de stas.

-Redisear formas para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.

-Mantener cantidades adecuadas de formas en existencia.

-Asegurar un mtodo adecuado para suministrar formas a los usuarios.

-Verificar si las formas impresas o reproducidas estn de acuerdo con las

especificaciones.

Componentes Bsicos del Programa de Control de Formas

-Coordinacin del diseo, uso y compra de las formas.

-Medios para almacenar y distribuir formas.

-Disposicin final de las formas despus que han sido utilizadas.

Medios para Facilitar el Control de Formas.

-Un smbolo identificador que indique el elemento que las utiliza, as como

un nmero propio de la forma. El nmero de identificacin que a veces aparece

junto al ttulo de la forma, a esto se le conoce tambin como clasificacin.

-El control de existencias de formas incluye la publicacin peridica de un

ndice de las mismas, la aprobacin de requisiciones para la impresin de formas

y la determinacin de las cantidades que se pedirn.


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Factores que contribuyen a Descuidar la Administracin y el Control

de Formas

Los factores que han contribuido a descuidar la administracin y control de

formas son:

-Falla en reconocer la verdadera importancia del problema del papeleo por

su aparente poca importancia comparada con el objetivo: producir.

-Falla en establecer las relaciones necesarias entre el personal de lnea y el

de asesora para el control del flujo de formas.

-Falla al establecer un programa de control de formas. No siempre basta

con el anlisis de procedimientos.

Formas Administrativas.

Comprobante de Gasto.

Un comprobante de gastos, es un documento que trata de certificar o

ratificar la realizacin de un gasto por parte de una persona que se encuentre

dependiente de una institucin. Este puede aplicarse a las personas que trabajan

en una empresa en la que se le otorgan viticos, y como el consumo de dichos

viticos se encuentran tazados en el gasto de la empresa, el empleado deber

presentar un comprobante de gastos, que permitir saber cul es el gasto

realizado y el uso adecuado de dicho capital econmico.

Tambin puede aplicarse a los estudiantes becados, quienes deben en

algunos casos justificar el gasto del dinero concerniente a la beca.


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Nota de Entrada.

Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un

bien o elemento al Almacn o Bodega de la entidad, constituyndose as en

el soporte para legalizar los registros en Almacn y efectuar los asientos en

Contabilidad.


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Cotizacin.

Es aquel documento que el departamento de compras usa en una

negociacin. En la economa general, la cotizacin es la tasacin o

valoracin de una accin o ttulo econmico con el propsito de determinar

su valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o

venta.

Partes de la cotizacin:

1. El producto a valorar.

2. Descripcin del producto

3. El precio del producto

4. La fecha de expedicin de la factura.

5. Tiempo de vigencia de la misma.

6. Debe ir escrita en factura membreteada, de la entidad comercial que la

expide.

7. Firma de la persona que la expide


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Pedido

Es el documento que utilizan las empresas para que a travs de l, los clientes

soliciten los artculos deseados.

Se extienden por duplicado o triplicado, segn las necesidades de la empresa,

el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para

que pueda controlar su pedido.


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Nota de Salida

Es una Orden, que emite el vendedor, cuando una persona compra un

producto, una vez que la persona ha cancelado, el vendedor, emite una nota de

despacho o salida de mercancas, ordenando al almacn entregar el producto

solicitado al cliente.

Esta nota sirve para el control interno de la empresa y para sus registros de

inventario y contable.

Reporte de Cobranza.

Es un documento en el cual se estipula todo acerca del cobro es como una

especie de pagare pero el cual te sirve para notificar todo acerca del cobro.


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Recibo de Nmina.

Es el documento que expide el patrn para comprobar que pag el salario a

su trabajador, y que debe estar firmado por ste para ser vlido.

En l se especifican cada una de las percepciones, as como los

descuentos que se practiquen al trabajador.


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Orden de Produccin.

La orden de produccin es el control individualizado que se lleva a cada

pedido o trabajo que se est elaborado, es un sistema que puede utilizar las

empresas productoras de bienes o las que se dedican a la prestacin de servicios.

Es un mtodo de acumulacin de los costos que concentra los costos de

produccin en costos por trabajo que se van a controlar masivamente por

procesos o de manera individualizada.

Generalidades

1.- Permite reunir separadamente cada uno de los elementos del costo para

cada orden de produccin, ya sea terminada o en proceso de

transformacin.

2.- Es posible y resulta prctico lotificar y subdividir la produccin, de

acuerdo con las necesidades de cada empresa.

3.- Para iniciar la produccin, es necesario emitir una orden de fabricacin,

donde se detalla el nmero de productos a laborarse, y se prepara un documento

contable distinto (por lo general una tarjeta u hoja de orden de trabajo), para cada

tarea.

4.- La produccin se hace generalmente sobre pedidos formulado por los

clientes.

5.- Las muebleras, jugueteras, fabricacin de ropa,. Artculos elctricos,

equipo de oficina, etc. Aplican este sistema.

6.- Existe un control ms analtico de los costos.

7.- El valor del inventario de produccin en un proceso es la suma de las

cantidades consignadas en las tarjetas u hojas de costos de rdenes de trabajo

pendientes de determinar su manufactura.


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8. En la orden de produccin se indican todos los pasos que han de

ejecutarse entre el principio y el fin de la produccin. Estos pedidos debern

efectuarse de acuerdo con las instrucciones de los compradores

Estos datos sirven para confeccionar las hojas de especificaciones, con la

cual se hacen las requisiciones al almacn para que tenga listos los materiales, se

entrega copia a los departamentos donde van a ser trabajados los artculos, de

manera que cada jefe o capataz sepa los trabajos que van a ejecutarse en su

departamento.

A la orden de produccin se cargan los 3 elementos del costo:

Materia Prima

Mano de Obra

Costos Indirectos.

El producto va pasando por los diversos departamentos durante su elaboracin

y cada uno va acumulando en la orden de produccin los costos respectivos.


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Remisin.

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las

mercaderas solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y este se

encuentra impreso y membretado, segn necesidad de la empresa sirve para que

el comercio tenga testimonio de los artculos que han entregado en las

condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad

de la empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con 3 copias una

queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente

junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del

cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

Solicitud de Empleo.

Es un formulario, que tiene la finalidad de conocer o presentar la

experiencia profesional del individuo que la llena. As como conocer algunos otros


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datos que servirn al empleador para poder conocer de una forma superficial al

aspirante a un puesto de trabajo.

Dentro de los requisitos que se deben llenar en una solicitud de empleo se

mencionan los siguientes: Nombre, domicilio, fecha de nacimiento, ciudad de

nacimiento, edad, escolaridad, nmero de seguro social, nacionalidad,

experiencial laboral, referencias personales.

Vale Provisional.

Un vale provisional, normalmente es utilizado para imprevistos (Gastos no

presupuestados en tu departamento) y se llama provisional debido a que al

llenarlo lo solicitas por "X" cantidad que asumes cubre tu imprevisto, y que lo


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utilizaras relativamente rpido, posteriormente una vez hecha la compra de tu

artculo, justificas ese gasto con la factura correspondiente de la compra,

devuelves el resto (si aplica) y te regresan tu vale provisional, el cual cancelas o lo

rompes segn se prefiera.

Estos vales se utilizan frecuentemente para compra de refacciones, algn

consumible no contemplado, servicios fortuitos y para sufragar viticos en viajes

(tambin imprevistos) entre otras cosas.

Orden de Compra.

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por

determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los

trminos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los

artculos y presentar una factura.


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Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de

las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control

sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido

- Nmero de orden de compra

- Nombre y direccin del proveedor

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Trminos de entrega y de pago

- Cantidad de artculos solicitados

- Nmero de catlogo

- Descripcin

- Precio unitario y total

- Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la

orden

- Firma autorizada

El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al

departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y

otra copia para el departamento de compras.


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