controle interne et audit (cb 2012/03)

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  • 7/29/2019 Controle Interne et Audit (CB 2012/03)

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    La Pratique des Affaires en ChinePar Dezan Shira & Associates

    Numro 122 Mars 2012

    Contrle Interne

    et Audit

    Dans Ce Numro

    Contrle Interne et Audits dans le contexte Chinois

    La Rglementation du Contrle Interne et des Audits en Chine

    Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne

    Contrle Interne et Prvention des Fraudes: La Check-list

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    Disponible en Plusieurs Langues

  • 7/29/2019 Controle Interne et Audit (CB 2012/03)

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    Bienvenue dans le Numro de Mars de China Briefng

    Alors que de plus en plus dentreprises confrent la prioritde leur stratgie dexpansion la Chine, les mthodeschinoises inefcaces de contrle interne ne reprsentent

    plus une option. Dans ces circonstances, ce numrode China Brieng est ddi la comprhension des

    mthodes efcaces de contrle interne en Chine et du rle des auditsdans la dtection et la prvention des fraudes.

    Dans ce Numro:

    Contrle Interne et Audits dans le contexte chinois La rglementation chinoise du Contrle Interne et des Audits Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne

    Contrle Interne et Prvention des Fraudes: La Check-list

    Chaleureusement,

    Samantha L. Jones, Rdacteur en Chef, Asia Brieng

    [email protected]

    Tous droits rservs 2012 Asia Briefng Ltd.

    Toute reproduction, traduction interdite sans autorisation de lditeur.

    Luvre en couverture de ce numro,Porte de train (Acrylique sur toile, 60*80 cm, 2010) est due Liu Weijian (n en1981).

    ShanghART Gallery et Liu Weijian, tous droits rservs.

    ShanghART Gallery, 50 Moganshan Rd., Bldg 16&18 Shanghai, Main Space (10h-18h), H-Space (13h-18h), +86 (21) 6359

    3923. www.shanghartgallery.com

    Retrouvez nos discussions les plus populaires et participez des dbats approfondis sur

    les questions rglementaires et sectorielles rgionales sur nos groupes LindedIn. Nos

    discussions sont menes par les experts, rdacteurs et associs de Dezan Shira & Associates.

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    Intelligence EconomiqueRgionale

    Par le Spcialiste des Investissements Directs en Asie

    Dezan Shira & Associates

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  • 7/29/2019 Controle Interne et Audit (CB 2012/03)

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    3China Briefng

    En priodes d incert i tudeconomique aggrave, lasensibilit des dirigeants auxrisques de fraude et la valeuraccorde au contrle interne

    dans la prvention des fraudes saccentuent.Dans une tude globale rcente mene

    par Deloitte, la plupart des dirigeantsenvisageaient de renforcer le contrleinterne en 2012.

    Les spcialistes rappellent aux petites etmoyennes entreprises (PME) que le contrleinterne et les audits ne sont pas le fardeaudes grands. La fraude aux emplois ctifs(un employ inexistant sur la paye, et dontle salaire savre tre vers sur le comptedun employ ou dun proche), par exemple,

    peut concerner des entreprises ne comptantque 20 salaris.

    Les fraudes sont souvent plus faciles,bien que moins rentables, dans les petitesentreprises , explique Bob Youill,

    spcialiste des fraudes et directeur de FTIConsulting.

    De nombreuses PME ne disposent pasde mthodes effectives de contrle interneet nenvisagent pas la possibilit dunedtection lors d un audit.

    Le contrle ne varie pas gographiquement ;les mthodes efficaces en Chine sontsimilaires celles qui prvalent New Yorkou Milan.

    Toutefois, quand les activits, dissimules parla barrire linguistique et un environnementconomique opaque, ont lieu lautre boutdu monde, les procdures de contrle interne

    passent de simple aide la performance une ncessit de survie.

    Le contexte chinois comporte des risquesaccrus de violation de certains principes etune comprhension diffrente de la mise enuvre des procdures de contrle et dauditinternes.

    Ceci reprsente un d particulier pour lesentreprises soumises un code dthique et

    des rglementations trangres imposs la socit-mre, comme la loi amricainesur les pratiques de corruption ltranger(Foreign Corrupt Practices Act ou FCPA)[pour plus dinformation sur le sujet,consulter le numro de mai 2011 de China

    Brieng].

    Dnitions du contrleInterne et de lAudit.Laudit et le contrle interne vont de pair,le premier constituant une valuation de laqualit des processus tablis par le second.

    Les procdures de contrle interne servent garantir raisonnablement la ralisation detrois objectifs :

    1. Lefcacit et la rentabilit des activits.

    2. La abilit de linformation nancire.3. La conformit aux lois et rglements envigueur.

    Aux objectifs mentionns ci-dessus onpeut ajouter la protection de lactif, lesappropriations abusives de lactif constituantlessentiel des problmes engendrs par unmauvais contrle interne.

    Comme les warnings dun tableau de bordet le contrle technique, un systme efcacede contrle interne consiste en un suivi

    permanent et des valuations ponctuelles.Mener une due diligence pralablement lacquisition dune entreprise ou lembauche dun cadre dirigeant neconstituent quune prcaution ponctuelle et

    prventive. Une voiture qui a pass le testdans le showroom ne fonctionnera toujours

    parfaitement.

    Laudit interne value lefficacit de la

    gestion du risque, le niveau de contrle etles procdures de gouvernance dun pointde vue systmatique et rationalis.

    Contrle Interne et Auditdans le Contexte Chinois

    [ Par Samantha L. Jones, Dezan Shira & Associates ]

    Comme les clignotants du tableau de bord etle contrle technique, un contrle interne efcace

    est assur la fois par un suivi permanent et des

    valuations indpendantes.

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    4 China Briefng

    Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois

    Info

    rmatio

    n&Communica

    tion

    La procdure de Contrle Interne.

    Contrle de lEnvironnement Intgrit, thique et qualication des salaris de lentit

    Philosophie de gestion et des oprations

    Mthode dattribution des responsabilits et autorits, dorganisation et dveloppement

    des ressources humaines

    vigilance et direction du conseil dadministration

    valuation du Risque Identication et analyse des risques portant sur latteinte des objectis,

    prenant en compte les changements du contexte de lactivit

    Contrle des Activits Rglements et procdures (au sein de

    lorganisation) pour garantir la mise en place

    efective des directives de la direction

    Comprend : les approbations, autorisations,

    vrications, rconciliations, valuations de

    la perormance, scurisation des actis etsparation des comptences

    Un message clair de la direction sur le srieux des

    responsabilits

    Les individus comprennent leur rle dans

    le systme du contrle interne, ainsi que

    leur relation aux tiers.

    Moyen de communiquer et aire

    remonter linormation cle.

    C o m m u n i c a t i o n

    eicace avec les tiers

    (clients, ournisseurs,

    l g i s l a t e u r s ,

    actionnaires).

    Suivi Continu

    valuations spares

    Le contrle interne est une procdure mise en place par le conseil dadministration de lentit et les cadres, destine

    soutenir les trois objectis suivants :

    1. Ecacit et rentabilit des oprations.

    2. Fiabilit de linormation nancire.3. Respect des lois et rglementations en vigueur.

    En plus des objectis ci-dessus la protection des actis, lappropriation rauduleuse des actis demeure la consquence

    la plus rpandue dun mauvais contrle interne.

    Source : American Institute of CPAs

    Les procdures de contrle interne de toute entreprise doivent crotre avec le risque, comme les nouvellesrglementations sur les nouveaux marchs, les risques de rputation sur les rseaux sociaux, et les risques lis audveloppement des technologies de linormation en gnral.Les audits internes sont considrs comme moins ecaces dans lidentication des risques mergents en Chine quau

    niveau global (les personnels inorms des risques ne ont pas remonter linormation), selon une tude de la mi 2011

    de PWC Hong Kong.

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    Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois

    Un audit interne commandit directementpar le sige constitue le meilleur moyen dedcouvrir et prvenir les fraudes dans lesentits chinoises pour de nombreuses raisons.Tout dabord et avant tout, parce quun auditinterne commandit par lentit chinoiseelle-mme ne sera prsent qu lentit.Une fraude dcouverte au niveau local ne

    sera pas ncessairement rapporte au sige.

    Ronin Lin, auditeur au bureau de Shanghaide Dezan Shira & Associates rapporteque, dans une affaire rcente, une fraudesignificative au niveau du dpartementcommercial (comprenant des faussesfactures) tait volontairement ignoreau niveau local, dans la mesure o ledpartement se portait bien. Comme lentitlocale avait commandit laudit interne, lesauditeurs nont pas rapport la situation ausige social ltranger.

    Un audit de lentit chinoise commanditpar le sige social comporte galementlavantage de maintenir la conance entreexcutif et employs locaux. Dans lamesure o les dirigeants locaux nont pascommandit laudit, il nindique pas unecrise de conance.

    Bien que la responsabilit de la mise enplace et du suivi du contrle interne delentit incombe aux dirigeants, le recours un prestataire de services professionnel peutmettre jour des faiblesses systmiques. Les

    professionnels de laudit interne jouissantdun regard global sur lentreprise peuvent

    jouer un rle crucial dans le renforcement long terme des procdures de contrledune socit.

    En plus des obligations lgales, les auditsrevtent des formes multiples.

    Ceci implique que lorganisation a dj misen place un protocole de contrle interne etque linformation nancire de lentreprise

    reflte la ralit. Ce type dassurance,qui ncessite nettement moins dargent etdnergie permettra de dterminer si un full

    scope estncessaire.

    Les risques defraude en Chine.Face aux nombreux cas trs mdiatiss defraudes haut niveau dans les entrepriseschinoises ces dernires annes, denombreuses personnes se sont interrogessur la spcicit du risque de fraude enChine. La rponse la plus courante semble

    tre, oui, mais non

    Toutefois, les opportunits de fraudes enChine sont souvent plus importantes quedans dautres localisations, les transactionstant plus opaques et la barrire linguistiqueimportante. la fraude tant avant tout le

    produit de laction dhumains agissant dansleur propre intrt, certains aspects de laculture des affaires en Chine ont un impactconsidrable sur la prvention des fraudes.Les contrats en Chine ont moins dautorit

    quailleurs, offrant une grande margede manuvre aux les fraudes. De plus,lapproche choisie par les entreprises pourfaire face la question des fraudes enChine peut diffrer de celle employe dansdautres pays. Les sanctions prises aprsla dcouverte dune fraude sont moinssvres, ce qui reprsente un encouragement

    supplmentaire.

    La fraude en Chine revt des formesvariables, du petit larcin en caisse desfraudes extrmement sophistiques qui secalquent sur la structure oprationnelleelle-mme. Les contrles internes destins protger la proprit intellectuellereprsentent un enjeu croissant, dans lamesure o de nombreuses entreprises enChine sont passes dun modle de simple

    production un modle o la valeur ajouterside dans la proprit intellectuelle.

    Les risques augmentent avec la complexitde la structure organisationnelle. uneentreprise commerciale (entreprise capitaux trangers ou FICE) ne requiertquun systmes basique de contrle interne,les organisations recourant beaucoup demarketing et ou traitant avec de nombreuxintervenants et une chane de valeurcomplexe sexposent des risques accrusde fraude, selon Ronin Lin.

    Dans les faits, mme dans le modle le plussimple, les comportements inappropris quine sont pas mis jour par les audits internes

    peuvent tre dissimuls profondment danslentreprise. Un audit interne rcent a ainsidcouvert un contrat de location la socitde lune de ses rsidences par un grantde joint-venture (sans la moindre mise enrelation des implications pour les activitsde lentreprise). Ce dirigeant tait lun desactionnaires majoritaires de la socit, maiscela va sans dire, le seul au courant de cescontrats de location.

    Fraude Haut niveau de risque pour les Entreprises bases en Chine

    Chane

    dapprovisionnement

    Paye Ventes

    Achats de matires premires

    des prix suprieurs en raison dune

    relation inapproprie entre les

    personnels charg des ournitures

    et des ournisseurs. Traitement inappropri des dchets.

    Fausses actures de TVA

    Mauvais contrle des stocks.

    Difrences entre les salaires perus et les

    salaires contractuels

    Survaluation et mauvaise attribution

    des contributions sociales

    Emplois ctis Remboursements non autoriss

    Non-versement des taxes et des

    prestations de scurit sociale.

    Ventes perte ou en dessous des

    cots en raison dune relation

    inapproprie entre le salarie et les

    acqureurs.

    Versement de commissi ons nonautorises aux amis des salaris.

    Manquement aux procdures

    dappels dofres.

    Nous suggrons engnral nos client de menerlun des deux contrlessuivants : soit un house checksoit un full scope, expliqueRonin Lin, avec le housecheck, nous passons tout enrevue selon une check-listde contrle interne et noustentons dvaluer la mesuredu contrle des risques duneorganisation.

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    6 China Briefng

    Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois

    La prvention desFraudes en Chine. On nassiste pas une explosiondhonntet en Chine. En revanche, le degrde tolrance des fraudes aussi bien dans lesentreprises chinoises et trangres au niveaulocal sabaisse, explique Bob Youill.

    Nous avons eu des chos que Pkindemandait aux grandes entreprises chinoisesde se reprendre en main et nombreusesse tournent vers des socits de conseilinternationales pour les assister dans leursenqutes internes. Ceci survient dans uncontexte dinvestissements internationauxlocaux et chinois dans lesquels denombreuses entreprises chinoises se sontfait escroquer signicativement .

    De plus, nous assistons une monte delintrt pour la prvention des fraudes,

    notamment pour couvrir les cots associsaux investigations et pertes, particulirementde la part des entreprises chinoises.

    Pour les entreprises capitaux trangersen Chine, ceci implique une vigilanceaccrue dans le renforcement du mcanismede contrle interne prventif. Bob Youillsuggre denvisager la prvention desfraudes selon lapproche du trianglede la fraude opportunit, motivationet rationalisation. Le contrle interne est

    destin limiter les opportunits de fraudes.Un exemple clef rside dans le renforcementde la scurit physique des stocks, non pasau niveau des inventaires, mais du systmede suivi des entres et sorties.

    Par exemple, lemploy dun fabricant deconfection bas en Chine qui commandaitdimmenses quantits de tissus tiquetaitfaussement les bons matriaux comme dudchet et les revendait bas prix une autreentreprise qui fabriquait des contrefaons.

    Un bon systme de scurit physique

    peut se rv ir de prvention de tout eactivit frauduleuse destine couvrir lesmouvements non autoriss de biens hors delentreprise , explique Youill.

    Le recrutement reprsente une des zones explorer dans le cadre de la prvention dela motivation. Un examen des antcdents

    prcdant lembauche devrait tre menpour tous les postes sensibles, cest--diresitus dans la zone de fraude potentielle .

    Les zones potentiel de

    fraudes comprennent toutesles positions de cadre dirigeantdans les fonctions nancireset dapprovisionnement, ainsique les ventes, fournisseurs,marketing, entreposage etdistribution.

    Les investigations de pr embaucheconstituent d en Chine car le droit dutravail est en faveur des employs, et siune entreprise dcouvre un comportementfrauduleux, elle devra envisager de se

    protger de poursuites potent ielles et

    signer un pr accord de licenciement aveclemploy. Si un employeur prospectifdemande un candidat pourquoi il a quittson poste, il pourra voquer un vague accordde licenciement. Ainsi, une investigationdiscrte peut rvler les raisons relles dulicenciement.

    Langle de la rationalisation est le plus difcile aborder. Toutefois, on doit considrer lesquestions dapprovisionnement et desfournisseurs qui grent des marges trsrduites. Dans la mesure o ceux-ci setrouvent dj dans la zone de fraude

    potentielle , un examen approfondi peutdterminer si les employs en chargedes approvisionnements agissent danslintrt de lentreprise et si les fournisseursrespectent leurs obligations contractuelles.

    Pour plus de conseils sur lvaluation et

    la prvention des fraudes, se rfrer lacheck-list qui gure la dernire page dece magazine.

    Pour plus dinformation sur le contrle

    interne et les audits, merci de contacter

    Dezan Shira & Associates par mail

    [email protected] ou rendez-vous

    surwww.dezshira.com.

    Bien que globalement,les auditeurs ont tendance se ocaliser sur les risques pour

    lentreprise et la stratgie sur trois ans,

    les audits internes en Chine sont toujours

    bass sur les questions rglementaires, selon

    ltude de 2011 de PWC Hong Kong.

    Audit Interne : Les 5 prochaines annesIIAs Global Internal Audit Survey, 2010

    Accent sur La gouvernance dentreprise

    La gestion des risques

    Les valuations stratgiques

    Les audits dthique

    Le passage lIFRS (International

    Financial Reporting Standards)

    Relchement Audits oprationnels Audits de conormit

    Audit des risques nanciers

    Investigation des raudes

    valuation des contrles internes

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    7China Briefng

    Les tentatives de contrle etdaudit interne en Chine sontsouvent critiques pour leurfocalisation exclusivement

    juridique, cont ribuant peuaux activits, et privilgiant la forme sur lefond. Ceci nest pas du, toutefois, un vide

    juridique dans le pays.

    La Chine dispose dun cadre juridique desaudits et du contrle interne relativement

    nouveau par rapport reste du monde et enpleine volution.

    Contrle InterneLe Standard gnralLe SOX chinois, la version chinoise de laloi Sarbanes-Oxley de 2002 (la loi fdraleamricaine qui augmente les exigencesde contrle des risques an de prvenirles scandales nanciers comme Enron etWorldcom), a t adopt 2008, et les textesdapplication en 2010.

    Les Standards de Base du Contrle Internedes Entreprises (Basic Standard for

    Enterprise Internal Control (Caikuai [2008]No. 7)), dits les standards gnraux,retent leur contrepartie amricaine surde nombreux points, dans la mesure oils sont destins amliorer la qualit delinformation financire des entreprisescotes.

    Les textes dapplication sappliquent auxentreprises cotes sur les marchs locaux et

    ltranger depuis le 1er Janvier 2011, et auxentreprises cotes sur le premier march des

    bourses de Shanghai et Shenzhen (ShanghaiStock Exchange et Shenzhen Stock Exchange )depuis le 1er janvier 2012.

    Les PME et les entreprises cotes sur leMarch de Croissance des Entreprises(Growth Enterprise Market) devront adopterces rglementations plus tard. Les grandessocits prives ne sont quencourages adopter ces rglementations.

    Les textes dapplication.Pour la mise en place du standard de base,en avril 2010, cinq entits gouvernementaleschinoises ont adopt les Textesdapplication pour le contrle interne desentreprises (Supporting Guidelines for

    Internal Contrle of Enterprises)(Caikuai

    [2010] No.11).

    Les textes dapplication consistent en troislignes directrices.

    Directives dApplication.Guides dvaluationGuides dAudit

    Les textes dapplication requirent dessocits cotes et des grandes entreprises

    prives auxquelles sapplique le standardgnral de divulguer un rapport annueldautovaluation sur lefficacit de leurcontrle interne, et dengager un cabinetdaudit et publier un rapport sur lefcacit

    du contrle interne de linformationnancire.

    Les textes dapplication mentionnent 18points pour les entreprises devant instituerdes mcanismes de contrle interne, ainsique des dnitions et exemples (se rfrer autableau ci-joint), et les guides dvaluationoffrent un modle dvaluation exhaustivede llaboration et de la mise en uvre ducontrle interne. Ces lignes directrices sonten gnral alignes sur les rglementationsinternationales.

    Enn, en plus de la partie concernant lauditdes textes dapplications du standard, laChine dispose dun grand nombre de lois etrglements sur ce sujet.

    Audit InterneLa Chine a rejoint lInstitute of Internal

    Auditors (IIA) en 1987 et cre le ChineseInstitute of Internal Auditors la mmeanne. Depuis, le pays a graduellementmis en place le cadre dun systme standarddaudit interne en promulguant des guides

    de base, des codes de conduite pourles auditeurs, et des rgles et directivesspciques aux pratiques daudit interne,dont la promulgation en 2003 de la Rglementation sur les Audits Internes (Internal Audit Regulations).

    Lune des diffrences signicatives du cadrerglementaire des audits internes chinois parrapport aux contreparties internationales

    porte sur la dnition plus troite et focalise

    sur laudit.

    LIIA dnit les audits internes comme: une activit de conseil indpendante,

    objective, destine apporter de la valeur et

    amliorer les oprations de lorganisation

    (qui) aide lorganisation accomplir ses

    objectifs par lapport dune approche

    systmatique, discipline pour valuer et

    amliorer lefcacit de la gestion et du

    contrle des risques et les procdures de

    gouvernance.

    En revanche les rglementations chinoises

    dnissent laudit interne comme:

    une activit consistant en une supervision

    indpendante et une valuation de

    lauthenticit, de la validit et des bnces

    scaux et nanciers et des frais de lactivit

    conomique de lentreprise et de ses entits

    aflies, an de mettre en valeur et renforcer

    sa gestion et la ralisation de ses objectifs

    conomiques .

    Si les auditeurs internes doivent examiner et

    valuer la gestion des risques et lefcacitdes systmes contrle interne, la dnitionde lIIA est beaucoup plus large que celledes rglementations chinoises ; celles-cisont plus concentres sur lamlioration ducontrle et de la gestion des risques et les

    procdures de gouvernance.

    Cadre juridique des ContrlesInternes et Audit en Chine

    [ Par Eunice Ku, Dezan Shira & Associates ]

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    8 China Briefng

    Cadre juridique des Contrles Internes et Audit en Chine

    Le SOX Chinois Aspects du Contrle Interne (et Exemples)

    Structureorganisationnelle.

    Assurer que la prise de dcisions, lexcution et la supervision sont spars et quilibrs Conduite rgulire dune valuation globale de lefcacit et de la performance de la structure oprationnelle et

    des oprations.

    Stratgie deDveloppement.

    Mise en place dun comit de stratgie cadre de gestion des stratgies de dveloppement et de formulationdune proposition de stratgie de dveloppement mise en place aprs adoption suite dlibration du conseildadministration et laccord lors de lassemble gnrale des actionnaires.

    Ressources Humaines Formuler des plans sur les besoins en ressources humaines et valuer rgulirement leur excution.

    Responsabilit sociale. Mise en place dun systme de scurit au travail strict, dun contrle et dune inspection de la qualit rigoureux. Raliser des conomies dnergies et remplir les obligations de rduction des missions. Mettre en place un systme de rmunration et dincitation des salaris. Assurer le repos et les vacances des employs.

    Culture dentreprise. Dvelopper activement une culture dentreprise et un mcanisme dvaluation focalis sur la faon dont les directeurs,superviseurs, cadres et autres membres de la direction remplissent leurs devoirs dans la construction de la culturedentreprise et dont les employs sidentient aux valeurs de fond de lentreprise.

    Activits de levsde fonds.

    Sur la base de son systme de collecte de fonds et de planication, des bauches de projets de leves de fonds,spcier les objectifs, montants et structures des fonds collecter, les mthodes et mener une valuation des cotset risques des leves de fonds.

    Activitsdapprovisionnement

    Placer les activits dapprovisionnement sous le contrle de la direction centrale et viter le recours trop defournisseurs ou un systme dapprovisionnement dcentralis.

    Gestion de lactif Adoption de systmes labors et standardiss de gestion des stocks

    Mis en place dun systme dinventaire post comptableVentes Renforcer les tudes de march et ajuster dynamiquement les stratgies de ventes aux volutions du march

    Renforcer la gestion des crances douteuses ou irrcouvrables Pour les crances douteuses irrcouvrables en partie ou totalit, lentreprise doit clarier les rasions et les

    responsabilits et prendre en charge les problmes selon les procdures dexamen et dapprobations conformesaux mthodes comptables de Chine

    Recherche etDveloppement (R&D)

    Mise en place dun systme de protection des avances de la recherche et renforcer la gestion des brevets, technologiesnon brevetes, secrets professionnel, ainsi que les divers schmas condentiels et autres donnes issus des processusde R&D

    Mise en place dun systme dvaluation de lactivit de R&D pour renfoncer le suivi des programmes

    Projets dingnierie Dsigner un dpartement spcique central grant les projets dingnierie Choix des sous-traitants et des entits de supervision des projets dingnierie sur la base du mrite par un systme

    dappels doffres ouvert.

    Garanties Dsigner un dpartement responsable des activits de garantie, de la conduite des investigations de lignes de crditet dvaluation des risques des candidats et production de rapports crit sur les rsultats de lvaluation

    Mise en place dun systme de garantie responsabilisant les dpartements et personnels qui commettent des erreursde dcision lies aux garanties ne passent pas par le systme dvaluation collective ou narrivent pas grer lesoprations comme requis.

    Sous traitance Mise en place et amlioration des systmes de gestion des sous traitances, spcication du champ, de la faon,des conditions, procdures et mise en uvre de la sous traitance, clarier les devoirs et responsabilits de chaquedpartement et fonction et renforcer les mthodes de suivi de la chane de sous traitance.

    Information nancire Tenue de runions rgulires sur linformation nancire et utiliser pleinement linformation exhaustive des rapportsnanciers pour mener une analyse approfondie des oprations et de la gestion et des problmes de lentreprise, etamliorer en continu la gestion de lentreprise et ses activits

    Budget Crer un comit de gestion du budget pour accomplir les devoirs du budget au sens large. Prparer annuellement un budget exhaustif adhrant la stratgie de dveloppement et un plan de dveloppement

    de la production et des activits par la prise en compte de lenvironnement rglementaire, du march et des autresfacteurs pour la priode du budget.

    Gestion des contrats Dsigner un dpartement centralis de gestion des contrats, spcication des procdures et conditions de la rdactiondes contrats, de leur examen et approbation, de leur ralisation et des autres aspects, et conduite dexamens etvaluations

    Mise en place dun systme de mesure de la performance des contrats, analyse et valuation de la situation et dela performance de chaque contrat au moins une fois par an la n de lexercice.

    Communication Interne Cration dun systme rigoureux de reporting interne, utiliser pleinement les technologies de linformation, renforcerlintgration et le partage de linformation pour crer un rseau scientique de reporting

    Utiliser efcacement les rapports internes dans lvaluation des risques, lidentication effective et systmique desrisques internes et externes dans les activits de production et oprationnelles et dterminer les stratgies de gestiondes risques pour raliser un contrle effectif

    Systme dInformation Dsignation dun dpartement centralis charg de la mise en place dun systme dinformation. Renforcement de la gestion des informations et des quipements critiques comme les serveurs.

    Source: The Basic Standard Supporting Guidelines, Articles 4-18

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    Audits Oprationnels:Leons pour le Contrle Interne

    [ Par Zvi Shalgo, PDG, PTL Group ]

    Pendant les trente derniresannes, le foss technologiquee n t r e l e s b i e n s l o c a u xet trangers a compens lemanque srieux en termes de

    gestion et dinfrastructures des entreprises capitaux trangers en Chine, mais ceci nestdsormais plus le cas.

    Actuellement, alors que march chinoisdevient la cible des grands acteurs et desnouveaux entrants, Chine vit une sorteun renouveau oprationnel qui placeen priorit lexcellence de la gestionoprationnelle et les infrastructures.

    Lune des raisons primordiales des auditsoprationnels en Chine rside dans la

    barrire linguistique qui empche les grantsbass en Chine de transmettre au sige socialune information exhaustive et prcise des

    oprations de terrain. De fait, la plupartdes informations transmises ne sont pas

    bases sur des sources multiples mais sur latraduction des opinions dun grant ou dun

    partenaire local.

    De plus, le dveloppement de cyclesdamlioration en interne ncessite uneouverture aux critiques constructives etune intervention multidisciplinaire peurpandues chez les cadres chinois.

    Un audit oprationnel peut contribuer

    surmonter le dficit dinformation etconstruire un pont entre les barriresculturelles en Chine pour tablir un systmequilibr et renforcer le contrle interne.

    Les audits purement nanciers ou juridiquesne sufsent pas valuer le contrle interne,dans la mesure o ils sont bass sur lesdonnes volontairement communiques parlentreprise. Un audit oprationnel est la clefde la abilit de ces donnes.

    Les audits oprationnels peuvent rvlerdes comportements pouvant affecter

    drastiquement une entreprise et ne seraientpas dcouverts autrement, comme:

    Les employs ayant sign un contrat detravail lgal mais qui ne satisfont pas ladescription de leur poste, voire pire, descontrats ctifs.

    Des pertes lors de la production visibles

    en usine mais qui ne sont pas enregistrescomptablement. Utilisation des ressources de lentreprise

    enregistre en comptabilit mais quinont pas lieu

    De plus, une communication amliore entredpartements et une conance accrue dansles gestionnaires sont les fruits dun auditoprationnel efcace.

    Dans cet article, nous soulignerons les cinqleons retenues lors des audits oprationnels

    pour ltablissement de contrles internesefcaces:

    1. Sassurer dun transfert actif et able desconnaissances

    2. Investir dans les procdures devrications lors du recrutement

    3. Systmatisation des procdures internes4. Garder lil sur les canaux de distribution5. prioriser la prvention des pertes

    Sassurer duntransfert actif et abledes connaissancesUn phnomne notable dans pratiquementtous les audits oprationnels rside dans ledcalage surprenant dans lexcution desux de contrle entre la maison mre et laliale chinoise.

    Logiquement, lors doprations loin dusige, un effort particulier devrait tre port

    pour augmenter les contrles. De fait, dansla plupart des business plans pr pntration,les PME particulirement allouent des

    ressources insuffisantes au transfert ducontrle de gestion et des mthodologies.

    Trs souvent, des dpartements du sigesupervisent les activits de la liale Chine,

    mais lexcution du plan est cone unseul cadre et limplication des autres cadresdiminuera au fur et mesure.

    La bonne excution dun plan doit assurerque le directeur gnral (General managerou GM) joue le mme rle en Chinequailleurs et que ses subordonns disposentdes qualications professionnelles requises.La visite de professionnels trangers permetde crer des mcanismes de contrepoidsadapts la ralit de la Chine tout au longde la chane dcisionnelle des organisations.

    De plus, ces professionnels doivent trepersonnellement responsabil iss sur laqualit des mcanismes de contrle internequils mettent en place.

    Investir dans lesinvestigations lorsdu recrutementLes cadres suent sang et eau tablir desmesures de contrle prventives, mais neconsacrent souvent que quelques heures valuer la capacit dun candidat appliquerces mesures et ux.

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    Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne

    Pour les PME, la perte dun cadre dans les2-3 premires annes de la pntration peutavoir des consquences dvastatrices. Lesventes en Chine, particulirement au coursde la phase de pntration, dpendent plusdu relationnel que de la marque et toutrepose sur le cadre. Selon ces rgles du jeu,il ne faut jamais sous-estimer limportance

    du processus dvaluation initiale descadres clefs.

    De nombreux checs sont dus lincomptence du cadre de faire faceaux changements induits par la croissanceopra t ionnel le ou le changementdorientation de sa fonction, son incapacit dlguer et dvelopper des subordonns,une focalisation sur le court terme audtriment de perspectives plus large, un

    besoin dindpendance li lego, pour neciter que quelques raisons. Ces incapacits

    et tendances sont difciles identier lorsdun entretien dembauche classique, mais

    peuvent tre dceles par des valuateursprofessionnels.

    Les tests de masse informatiss reprsententen Chine un nouvel outil dvaluationde larges cohortes cots relativementrduits. Ces tests sont faciles utiliser etcomprennent un test de crdibilit hritdes organisations de scurit. Les rsultatsde ces tests peuvent mettre jour lesfaiblesses dun candidat et linterviewerdy concentrer son temps limit. Cestests peuvent permettre des conomiessignicatives durant les recherches pour

    prioriser les candidats.

    Systmatiser lesprocdures deContrle InterneLes efforts de systmatisation des procduresde contrle interne seront rentables longterme en termes de limitation des risquesoprationnels.

    Le retour sur investissement des systmesde gestion ne se mesure pas quen chiffres,mais dans ltablissement dune culturesystmatise base sur un bon contrleinterne. Comme la culture locale secaractrise par lattente dinstructions pluttque linitiative, lentreprise doit laborerdes plans clairs et faire en sorte que lesinstructions arrivent temps aux employsconcerns.

    Une faon de faire passe par le recours des

    systmes de gestion informatiss commeERP, WMS ou CRM pour structurer les

    procdures. De nombreuses PME hsitenten raison des cots et surtout des tracas lis la formation et ladoption de nouvellesmthodologies, mais de tels projetsreprsentent une chance de restructurer leux de gestion dune entreprise de faondtaille, de dlguer de nombreusesactivits aux subordonns, dinterconnecter

    les ux de dcisions et de minimiser leszones dombre.

    La mme logique prvaut quand unePME instaure des procdures comme lestableaux de bord (balance scorecards)ou le strategic mapping. Ceci permet unnouveau niveau de coordination et decommunication entre dpartements etcadres qui avaient auparavant tendance attendre les instructions pour prendrelassurance de devenir des leaders.

    Bien que cet exemple ne semble pasconcerner directement le systme descontrepoids du contrle interne, i lest essentiel dencourager les cadresintermdiaires mettre des ides surlamlioration des processus, ce quireprsente un grand pas dans la constructiondune opration dote dun bon contrleinterne.

    Garder lil lescanaux de distributionAlors que les pressions du march Chinesont similaires celle du reste du monde,lenvironnement juridique plus flou etla culture des affaires ont tendance

    permettre ces pressions de gnrer plusde comportements non thiques. Ceci

    prvaut particulirement pour les canauxde distribution.

    Avec la croissance de lentreprise, lesdistributeurs ont tendance sassocieraux commerciaux pour carter les autresdistributeurs. Le commercial na qu

    dclarer le nouveau contrat au nom dun sous-distributeur pour canaliser lespaiements vers le nouveau partenariatet sapproprier une activit gnrant des

    bnces importants.

    La possibilit de mettre en place une telleescroquerie en Chine est assez leve, carla plupart des cadres dirigeants trangersentretiennent des contacts limits avec lescommerciaux. Lors de la phase de pntration,une expansion rapide par la multiplicationdes canaux de distribution est la clef du

    succs et de tels partenariats peuvententraver le dveloppement de lentreprise.

    Aucun audit juridique ou financier nepeut prdire le risque quun commercialquitte lentreprise avec une partie de sescontacts, mais un audit oprationnel permetdidentier une centralisation des canauxde distribution et de focaliser lattentionsur la structure des ventes et lexcutiondobjectifs non nanciers (NDO ou non-

    dollar objectives).

    Priorit la prventiondes pertesAutrefois assimile une activit criminelle

    plutt qua une gestion prventive, dansde nombreux cas, la responsabilit dela prvention des pertes incombe aux

    personnels de scurit, ce qui en rduitsignicativement lefcacit.

    Les cabinets de conseils professionnelspeuvent analyser les pertes par dpartement,

    mettre en place des systmes de prventiondes pertes et aider lentreprise mettre jour ses ux de gestion et rduire les

    pertes. Avec une planication soigne, undpartement de la scurit peut devenir un centre de prot et non plus un centrede cots .

    Considrations nalesLa mise en place dun contrle interneefficace requiert la mobilisation denombreuses ressources et du temps, maisles entreprises ne sont pas seules faceaux ds en Chine. Un autre aspect du renouveau oprationnel en Chine rsidedans laugmentation de loffre de servicesoprationnels.

    Les prestataires de services peuvent aiderles entreprises en Chine maximiserleurs ressources pour tablir une gestionoprationnelle et des infrastructuresefcaces dans de nombreux dpartements,dont les approvisionnements, les ressourceshumaines, la logistique, la gestion du back

    ofce et la fabrication.

    Zvi Shalgo est le PDG de PTL Group,

    qui propose des solutions de gestion,

    de redressement et des services

    industriels aux entreprises simplantant,

    se dveloppant ou rencontrant des

    difficults oprationnelles en Chine.

    www.PTL-Group.com

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    Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne

    Contrle Interne pour la Prvention des Fraudes: la Check-list

    Lgal Financier Oprationnel

    Nominations lors de la

    constitution dune socit

    Lors de la constitution dune socit

    en Chine, les pouvoirs conrs au

    reprsentant lgal, au directeur

    gnral ne doivent pas tre sous-

    estims. Il aut considrer avec soin

    les personnes nommes ces postes,

    leur relation lentreprise et aux tiers.

    Pour les PME qui choisissent de

    nommer une seule personne au poste

    de directeurs gnral et de grant,la position de reprsentant lgal est

    particulirement puissante et une

    seule personne ne doit remplir ces

    trois rles.

    Business License & sceaux

    Dans la mesure o un grand nombre

    dactivit requirent le cachet original

    de la socit ainsi que la business

    License, il aut mettre en place un plandestin assurer leur accessibilits

    contrles. Selon les champs dactivit,

    la socit disposera dun sceau

    dentreprise, dun cachet inancier

    pour les payements importants

    comme les salaires ou les loyers et

    peut tre un contrat de douane, des

    seaux pour les actures et les liales.

    Il aut suivre qui est en charge de

    chacun, une seule personne ne

    pouvant tous les contrler. Le cachet

    de lentreprise, par exemple, peut

    permettre dembaucher dix membres

    de la amille dun employ mcontent

    qui il audra ensuite verser des

    indemnits de licenciement.

    Mots de passe scuriss

    Dans le cas de la gestion des comptes

    bancaires, garder le contrle du

    dispositi de mot de passe scuris, un

    petit appareil ressemblant un porte-

    cles qui ache un mot de passe qui

    change constamment et qui est requis

    dans de nombreuses transactions.

    Com p t e s d e s oc i t

    multiples

    Grer les transerts entre comptes

    avec soin car une ois que lagent est

    transr la socit aura moins de

    contrle.

    Audits et contrles de la

    comptabilit

    Faire vrier mensuellement ou du

    moins chaque trimestre par uncabinet de comptables les livres de

    comptes, pour vrier que tout est en

    ordre. Ceci ne garantit pas seulement

    lhonntet des personnels, mais

    permet aussi de grer les questions

    scales et les procdures qui peuvent

    proter lactivit.

    Les audits peuvent tre des audits

    relativement simples ou au contraire

    exhaustis. Les audits commanditspar la maison mre sont souvent les

    plus ecaces car ils garantissent la

    remonte de linormation ltranger

    et permettent de maintenir un climat

    de conance au niveau des cadres et

    personnels locaux.

    Contrle des inventaires

    Bien que les inventaires sur les

    relevs et lentrept ne sont jamais

    identiques, il aut maintenir ceux-ci

    aussi proches que possible avec des

    inventaires rguliers. Il aut garder

    lil les potentielles collusions entre

    personnels de la comptabilit et de

    linventaire qui pourraient dissimuler

    de raudes grande chelle.

    Recrutement et paye

    Pour les postes direction dans

    la zone de raude potentielle

    inance, contrats et achats, ainsi

    que marketing, entrepts, sassurer

    quaucun comportement contraire

    lthique na entran le licenciement

    de la position prcdente.

    Aprs em ba u che, v r i ier l es

    inconsistances de la paye, comme les

    emplois ctis qui sont verss sur le

    compte dun autre employ.

    A c h a t s , v e n t e s e t

    distribution

    Mener des dues diligences sur les

    ournisseurs et distributeurs pour

    vriier quils se conorment aux

    termes du contrat original et que le

    dpartement des approvisionnementsagit dans l intrt de lentreprise.

    Faire appel une assistance externe

    si les commerciaux eectuent

    des remises contre pot de vin ou

    tablissent des partenariats avec

    distributeurs qui centralisent les

    canaux de distribution.Proprit intellectuelle

    Sassurer que la de disposer de la

    documentation prouvant la propritintellectuelle de la socit, dpose

    en anglais et chinois en Chine.

    Source: Dezan Shira & Associates

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    12 China Briefng

    Assistance lgale, rglementaire, Due Diligence, scale et oprationnelle dans toute la Chine

    Conseil aux investissements directs en Chine

    Vingt ans dexcellence

    1992-2012

    Beijing: +86 10 6566 0088

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    Dalian: +86 411 6299 0101

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    Tianjin: +86 22 8787 7998

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    Suzhou: +86 512 8686 8717

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