subsistemas de informacion de los erp
DESCRIPTION
Dario gonzales, Subsistemas de Informacion de Los ErpTRANSCRIPT
UNIVERSIDAD NACIONAL DE MOQUEGUA
SUBSISTEMAS DE INFORMACION DE LOS ERP
Presentado por:
RENAN DARIO GONZALES APAZA
Curso:
REINGENIERÍA DE PROCESOS
IX CICLO
ILO-PERU 2012
TRABAJO DE
CONTENIDO
INDICE DE IMÁGENES:.....................................................................................................5
INTRODUCCION...............................................................................................................6
I. EL PROBLEMA...........................................................................................................7
2.1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA.........................................................7
2.2. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA, TIPO, NIVEL.............................................................8
2.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.........................................................................8
III. OBJETIVOS................................................................................................................8
3.1. OBJETIVO GENERAL..............................................................................................8
3.2. OBJETIVO ESPECÍFICO...........................................................................................9
IV. MARCO REFERENCIAL................................................................................................9
4.1. MARCO TEÓRICO..................................................................................................9
INTRODUCCIÓN........................................................................................................9
HISTORIA:...............................................................................................................10
DEFINICION............................................................................................................12
CARACTERÍSTICAS DE LOS ERP:.............................................................................13
VENTAJAS E INCONVENIENTES...............................................................................15
ASPECTOS FUNCIONALES.......................................................................................16
ASPECTOS TECNICOS:............................................................................................20
4.2. MARCO CONCEPTUAL.........................................................................................22
V. HIPOTESIS Y VARIABLES............................................................................................23
5.1. HIPÓTESIS GENERAL...........................................................................................23
5.2. HIPÓTESIS ESPECÍFICAS......................................................................................23
5.3. ANÁLISIS DE VARIABLES E INDICADORES...........................................................23
VI. DISEÑO DE LA INVESTIGACION................................................................................23
TECNICAS DEL PSI:....................................................................................................25
CATALOGACION......................................................................................................25
SESIONES DE TRABAJO...........................................................................................25
ESTIMACION...........................................................................................................25
PLANIFICACIÓN.......................................................................................................26
CASOS DE USO.......................................................................................................26
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS.............................................................................27
ANALISIS DE COSTO/BENEFICIO.............................................................................28
DESCRIPCION DE LA EMPRESA...................................................................................28
ORGANIGRAMA..........................................................................................................28
MOTIVACION DEL ERP................................................................................................29
REQUERIMIENTOS DE LA EMPRESA............................................................................29
DEPARTAMENTO DE VENTAS..................................................................................29
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.......................................................................30
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA..............................................................................32
DEPARTAMENTO DE ALMACEN...............................................................................34
DIRECCION.............................................................................................................34
VISTAS POR NIVELES DE LOS DEPARTAMENTOS........................................................35
DIAGRAMA DE CONTEXTO......................................................................................35
DIAGRAMA DE NIVEL 0...........................................................................................36
DIAGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS.........................................................37
DIAGRAMA GESTION ALMACEN..............................................................................38
DIAGRAMA DE GESTION DE CONTABILIDAD...........................................................39
DIAGRAMA DE GESTION DE LOGISTICA..................................................................40
DIAGRAMA DE DIRECCION......................................................................................41
ERP ESTUDIADOS.......................................................................................................41
SAP BUSINESS ONE................................................................................................41
EKON MODA EN MODALIDAD PAGO POR USO........................................................42
MICROSOFT DYNAMICS NAV...................................................................................42
ELECCIÓN DEL ERP....................................................................................................43
MOTIVOS DE LA ELECCIÓN........................................................................................43
VII. RESULTADOS Y DISCUCIONES.................................................................................43
VIII. CONCLUSIONES......................................................................................................44
IX. SUGERENCIA............................................................................................................44
X. BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA.....................................................................................46
BIBLIOGRAFIA BASE...................................................................................................46
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTARIA..............................................................................46
LINKOGRAFIA.............................................................................................................46
XI. ANEXOS...................................................................................................................48
INDICE DE IMÁGENES:
Ilustración 1: Objetivos del proyecto.............................................................................10
Ilustración 2: Imagen Evolutivo de los sistemas ERP.....................................................12
Ilustración 3 Sistemas creados para integrar procesos de negocios a través de toda la cadena de abastecimiento, desde el proveedor hasta el cliente, dentro de una red virtual de comunicación de información........................................................................13
Ilustración 4: Cuadro ERP..............................................................................................17
Ilustración 5: Esquema funcional de los ERP.................................................................18
Ilustración 6: Esquema de una red cliente-servidor......................................................21
Ilustración 7: Principales fabricantes de tecnologia ERP...............................................22
Ilustración 8 Elementos de un caso de uso...................................................................28
Ilustración 9 elementos de un diagrama de flujo de datos............................................28
Ilustración 10 Ejemplo de diagrama de flujo de datos de nivel 3..................................29
Ilustración 11 Organigrama de la Organización............................................................29
Ilustración 12 casos de uso del departamento de ventas..............................................31
Ilustración 13 Caso de uso gestion de facturas.............................................................32
Ilustración 14 caso de uso gestion de nominas.............................................................32
Ilustración 15 caso de uso gestion de estado de cuenta...............................................33
Ilustración 16 caso de uso de gestion de productos......................................................34
Ilustración 17 caso de uso de administración de proveedores......................................34
Ilustración 18 caso de uso de gestion...........................................................................35
Ilustración 19 caso de uso gestion de personal.............................................................35
Ilustración 20 Diagrama de context..............................................................................36
Ilustración 21 Diagrama de nivel 0................................................................................37
Ilustración 22: Diagrama de gestión de ventas.............................................................38
Ilustración 23: Diagrama de gestion de almacen..........................................................39
Ilustración 24: Diagrama de gestión de contabilidad....................................................40
Ilustración 25: Diagrama de gestion de logistica...........................................................41
Ilustración 26: Diagrama de dirección...........................................................................42
INTRODUCCION
Desde la década de los ochenta, la tecnología a jugado un papel importante en los cambios de los paradigmas de administración de negocios, instituciones, organizaciones, etc. Por consecuencia se evidencia que están en constante cambio y si no se alinean a la tecnología irán perdiendo oportunidades y saliendo progresivamente del mercado. En la toma de decisiones lo más importante es tener unificada toda la información necesaria e imprescindible. Es muy importancia que la información esté ordenada y que se pueda acceder a ella de manera rápida, clara y concisa. Este es el principal motivo por el cual las empresas implantan sistemas ERP.Es un inicio se realizara un análisis de la empresa recabando los puntos importantes mediante el proceso PSI (planificación de sistemas de información). Concretado los objetivos se analizaran que tipo de ERP se adapta mejor a la empresa.
I. EL PROBLEMA
2.1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
En la empresa se evidencia que depende directamente de sus empleados por lo que se es susceptible a errores humanos, los cuales son una potencial perdida para los propósitos de la empresa, no existiendo un control de los procesos que se realizan por parte del empresario, a esto se suma que se maneja un sistema manual de archivos en formato Excel clasificado por categorías y tablas con diversos títulos con lo que se vuelve vulnerable a perdidas de información y redundancia de pasos innecesarios que desde luego se buscan centralizar.
El manejo de proveedores se hace mediante técnicas estadísticas realizadas por un empleado, el empresario espero que el sistema pueda cubrir de manera total las estadistas para poder mejorar su productividad y por ende el numero de ventas. Se maneja un descuento aplicado a los clientes bajo ciertas reglas como cuando un cliente que compre más tendrá más descuentos.
Los trámites se hacen mediante papeles, nominas, que eliminadas podrían significar un ahorro para la empresa.
Cuenta con varios departamentos como el de ventas que se encarga de la parte comercial y de atención al cliente que manejan cuentas y registros manuales.
El departamento de logística se encarga del aprovisionamiento de los proveedores, maneja todos los catálogos de productos, productos almacenados, productos de tienda en hojas de Excel, además que no tienen una estadística instantánea de los productos mas vendidos, el encargado de logística debe decidir cuando se adquiere un nuevo producto y también registrarlo en hojas de Excel.
El departamento de almacén se encarga de recibir los pedidos entregados de los proveedores, comprobar que la entrega sea correcta y registrarlo en hojas de Excel el número de productos, marcar a la temporada que pertenecen. Y también reducir la cantidad de pedidos que son rechazados o salen para la producción descontándolo en forma manual de la hoja de Excel.
El departamento de dirección no se abastece con realizar revisiones eventuales por lo que se hace la tarea muy difícil en supervisar el desarrollo de los procesos importantes, ni la toma de decisiones de inversión y otras que no conllevan a un buen encaminamiento de la empresa.
El empresario sabe que hasta ahora el descuento aplicado a los clientes no beneficia en nada a los más habituales respecto a los nuevos y quiere que el sistema aplique el descuento dependiendo de los datos almacenados de cada cliente. Así un cliente que compre más tendrá un descuento mayor y un cliente que compre menos tendrá uno menor.
Además actualmente, esta empresa depende de otra para realiza diversos trámites, como por ejemplo las nóminas (la eliminación de dicha empresa beneficiaria en muchos aspectos económicos).
2.2. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA, TIPO, NIVEL
Para asumir el control de los cambios que las empresas enfrentan debemos saber cómo podemos obtener un nuevo proceso que les resulte beneficioso, para eso tenemos que tener la visión de lo que va ser nuestro proceso.
2.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Después de realizar un análisis en torno a los aspectos más importantes que comprende la situación problemática, resulta necesario destacar que existe una gran cantidad de circunstancias que intervienen y afectan el fenómeno estudiado, relacionado con la desintegración familiar y la conducta delictiva. Por tal razón el problema se formula de la siguiente manera:
¿En qué medida el Sistema Integrado ERP tiene un impacto en la eficiencia de los procesos fundamentales de la Empresa Textil?
III. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
El objetivo parte de la petición de la posible mejora informática de la gestión de la tienda textil. Este proyecto puede tener un coste elevado y se debe definir bien los objetivos para poder obtener una aproximación de los costes que supondrá y viabilidad del mismo. Comenzaremos por hacer una organización previa del proyecto, seguida de una fase del estudio de las necesidades de la empresa. En un estudio realizado a diferentes empresas, el objetivo más importante para estas es alcanzar una gestión más eficiente y en un segundo término aumentar el control. Para nuestro caso estudiado no es diferente, pudiendo notar aún más estos cambios al no tener un sistema informático actualmente, siempre y cuando la implantación se lleve a cabo satisfactoriamente.
3.2. OBJETIVO ESPECÍFICO
Automatizar procesos complejos propios de la organización Aumentar el control administrativo Gestión más eficiente
13%
22%
35%
30%
Objetivos del proyecto
Otros
Automatizar procesos complejos propios de la organización
Gestión mas eficiente
Aumentar el control Administrativo
Ilustración 1: Objetivos del proyecto
IV. MARCO REFERENCIAL
4.1. MARCO TEÓRICO
INTRODUCCIÓN
Para hacer mención las tres últimas décadas se han distinguido tanto por el crecimiento de las TIC1 y la influencia de esta en las organizaciones debido a los SI2 como apoyo a su gestión.
Al nuevo naciente entorno competitivo de los años noventa hizo que las empresas transformarse y afrontar nuevos desafíos.
1 Tecnologías de la Información y Comunicación
2 Sistemas de información
Actualmente existen dos enfoques de un SI en una organización, un primer enfoque consiste en la construcción de un software hecho a medida y el segundo construido de forma previa y adquirida por paquetes. Dentro de estos paquetes están los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o ERP como un sistema integral pensado para abarcar los procesos de la empresa (finanzas, comercial, logística, producción, recursos humanos, etc.)
HISTORIA:
En la era de la información tecnológica uno debe de creer que existe una forma mayor de relacionar ordenadamente todas las áreas de una organización entre sí para contribuir a un objetivo común: agilizar, desburocratizar y contar con información al día sobre los clientes, ventas, proveedores, etc.
“Las ERP son unas aplicaciones que están muy asentadas en el mundo empresarial y que tienen un gran presente y un prometedor futuro.”
Los antecedentes más remotos de los ERP3 Datan de la segunda guerra mundial cuando el gobierno estadounidense empleo aplicaciones especializadas que ejecutaban las grandes y complejas computadoras para controlar toda la logística de su organización para sus acciones bélicas. Conocidos como sistemas MRP4 .
Para fines de los años 50, las compañías que los adoptaron se dieron cuenta que les permitía un control más general de todas sus actividades, con ayuda a esto el avance y desarrollo tecnológico de las computadores favoreció enormemente a estos sistemas.
A finales de los 50 los sistemas utilizados durante la segunda guerra mundial se empezaron a aplicar en algunas empresas que le permitían tener un control sobre sus inventarios. Es en este periodo cuando surge el BOMP5, que fue un sistema
3 ERP: Planeamiento de Recursos Empresarios o ERP (Enterprise Resource Planning).
4 MRP: Material Requirements Planning Systems ( sistema para la planeación de requerimiento de materiales.
5 BOMP : Bill Of Materials Processor, Procesador de lista de materiales o inventario.
desarrollado por IBM6 para controlar dichos inventarios. Comparándolo con la evolución humana, podríamos decir que BOMP es el primate de los ERP.
En los posteriores años 60 y 70 los MRP ayudaron a las empresas a reducir el nivel de inventarios de lo que controlaban de manera más eficiente, sumado a esto el ERP le permitía controlar los insumos necesarios para su producción debido a que tenían solo lo necesario en un momento determinado.
Ya para los años 80 estas soluciones pasaron a usar otras siglas MRP II7 con un alcance distinto como permitir la planeación de factores como las capacidades de producción. Para principios de los años 90 surgió ERP como consecuencia que MRP y MRP II eran insuficientes frente a los cambios del mercado y los ambientes de manufactura.
En la figura siguiente se representa todo lo explicado y las tecnologías de información usadas según cada sistema.
Ilustración 2: Imagen Evolutivo de los sistemas ERP
6 IBM: International Business Machines, empresa multinacional estadounidense de tecnología y consultoría, fabrica y comercializa hardware y software para computadoras, en una amplia gama de áreas relacionadas con la informática, desde computadoras centrales hasta nanotecnología.
7 MRP II: Planeación de los Recursos de Manufactura (Manufacturing Resource Planning)
Ilustración 3 Sistemas creados para integrar procesos de negocios a través de toda la cadena de abastecimiento, desde el proveedor hasta el cliente, dentro de una red virtual de comunicación
de información.
DEFINICION
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes.
Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:1) Optimización de los procesos empresariales. 2) Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). 3) La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. 4) Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes). 5) Reducción de tiempos y de los costos de los procesos (mediante procesos de reingeniería).
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
CARACTERÍSTICAS DE LOS ERP:
MODULARIDAD:
División del organismo en diferentes módulos. Un módulo es cada unidad que realiza una tarea distinta y es capaz de comunicarse con el resto mediante entradas y salidas bien definidas, en este caso, hablamos de los diferentes departamentos que forman una empresa y que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos.
Sin embargo existen dos grupos importentes: ERP Modulares y Los ERP NO Modulres (integrales/Totales)
Una ventaja de los ERP MODULARES, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos o presupuestos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.
La desventaja de estos ERP MODULARES, pueden surgir si no es contemplado desde el inicio la implantación de TODO en ERP ya que en el momento de la integración total, las políticas de un departamento pueden ser opuestas a las de un departamento íntimamente ligado. Lo cual implica una reingeniería de procesos. Implicando un costo mayor y mayor tiempo de implantación.
Las interfaces entre módulos de los ERP's han dejado de operar entre los sistemas serios, ya que dichos sistemas sin importar la manera de comercialización, internamente son solo una base de datos (totalmente integrada desde el diseño), lo cual implica que sin importar que módulos fueron implementados desde el inicio al final todo se integra entre si, evitando los re-procesos de información.
Los ERP NO MODULARES (integrales/Totales): A pesar de que implica un mejor diseño tanto financiero, logístico y técnico del ERP, este tiene un costo total similar al de los ERP’s Modulares.
Sus ventajas: Se descarta el avance de la implantación con políticas entre departamentos opuestas, lo cual implica una planeación y estructura mejor definida. Al tener las políticas bien definidas no se tiene que hacer una reingeniería de procesos a contratiempo con costos no contemplados (económicos y en tiempo).
Elimina cualquier tipo de interfaces ya que todo el ERP es uno; con ello la información es realmente en tiempo real. Teniendo en cada momento el estado de la empresa y no una fotografía del último cierre o última contabilización, o simplemente de ayer.
INTEGRACIÓN:
Entrar a formar parte de un todo conformando las partes que faltan articulándolas mediante acciones conjuntas, es decir, todos los departamentos se relacionan entre sí de manera que el resultado de un proceso pasa a ser el inicio de otro.
ADAPTABILIDAD:
Facilidad con la que un sistema puede modificarse para adaptarse a cambios del entorno, es decir, capacidad para adaptarse a la estructura de organización de la empresa. Esto se logra mediante la adaptación del funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de cada empresa y la incorporación de nuevas funciones.
Otras características secundarias son
FLEXIBILIDAD:
Estos sistemas responden a las constantes transformaciones de la empresa.
COMPRENSIVO:
el sistema soporta las diferentes estructuras organizativas de las empresas, así como todas las áreas de negocio.
CONECTIVIDAD:
El sistema no debe confinarse al espacio físico de la propia empresa, sino que tiene que abrirse hacia el exterior de la misma (clientes, proveedores, sucursales, etc.).
SIMULACIÓN DE LA REALIDAD:
Permite la simulación de la realidad de la empresa en el ordenador.
INTEGRIDAD DE DATOS:
Los datos solo se ingresan una vez en el sistema y deben ser consistentes, completos y comunes.
SOFTWARE INDEPENDIENTE:
Es un sistema totalmente independiente del sistema operativo y de la base datos.
SEGURIDAD:
La seguridad de los datos está garantizada contra el crimen externo.
Según estas características los principales objetivos que persigue un ERP:
Integrar la información financiera. Integrar la información de pedidos, clientes y proveedores. Estandarizar y optimizar los procesos de fabricación. Reducir inventarios. Estandarizar la información de RRHH8
VENTAJAS E INCONVENIENTES
VENTAJAS:
Acceso y control de la información de manera sencilla y en tiempo real. Eliminación de datos y operaciones redundantes. Facilita la toma de decisiones. Transparencia en toda la empresa. Integración de todos los procesos de negocio. Reducción de errores gracias a la mejora en la organización. Modernización de las estructuras administrativas. Mejora de la productividad, la competitividad, la escalabilidad y el
mantenimiento. Estandarización de los procesos. Reducción costes, stock y personal. Incremento de la eficiencia y de las oportunidades de venta. Mejora de la calidad y satisfacción de los clientes. Mejoras en la entrega a tiempo de la mercancía. Adaptabilidad en entornos cambiantes. Mayor alcance fuera de la organización. Desarrollo de una cultura de colaboración. Posibilita el comercio electrónico. Flexibilidad para personalizar el producto resultante según necesidades del
cliente.
8 RRHH: Recursos Humanos
Capacidad para afrontar un incremento en el volumen de ventas.
INCONVENIENTES
Muy costoso. Implementación muy dificultosa. La puesta en marcha necesita muchos recursos. Necesidades de almacenamiento altas. Implica grandes cambios tanto en la infraestructura tecnológica de la
empresa, como en los procesos de negocio, estructura y cultura de la misma. Grandes costes en formación y mantenimiento. Posibilidad de rechazo por parte de los usuarios debido a los cambios que
produce. Riesgo de sufrir el problema del eslabón más débil. Una vez establecido el sistema, los costes para deshacer los cambios son muy
elevados.
Ilustración 4: Cuadro ERP
ASPECTOS FUNCIONALES
Según Laudon y Laudon (Laudon, y otros, 2001), las funciones de los sistemas ERP se pueden clasificar en cuatro grandes grupos, dependiendo del proceso de negocio que apoyen. Estos son:
Procesos de manufactura: incluye aplicaciones que apoyan a la gestión del
inventario, compras, despacho, planificación de la producción, manutención de la planta y equipamiento, entre otras.
Procesos financieros y contables: incluye aplicaciones que dan soporte a la gestión de los ingresos y los gastos, flujos financieros, contabilidad de los costes de producción, contabilidad general y generación de informes financieros, entre otras.
Procesos de ventas y marketing: incluye aplicaciones para el procesamiento de órdenes de venta, generación de listas de precios, distribución, facturación de productos y/o servicios, gestión y planificación de ventas, entre otras.
Procesos de recursos humanos: incluye aplicaciones dedicadas al registro del personal, control de tiempos, cálculo de salarios, planificación y desarrollo del personal, informes de gastos de viajes, entre otras.
Todos estos procesos se agrupan según pertenezcan a:
Back Office: mundo interno de la empresa, es lo que no ve el cliente (gestión de fabricación, gestión de inventarios, gestión humana, gestión financiera, gestión gerencial, etc.).
Front Office: mundo externo de la empresa, es lo que ve el cliente (productos y servicios, precios, comerciales, comunicación, servicios postventa, etc.).
En la siguiente figura observamos el esquema general de un sistema ERP. Vemos los diferentes actores (dirección, proveedores, clientes y empleados), sus interacciones dentro del sistema, el Back office y el Front office.
Ilustración 5: Esquema funcional de los ERP
Los módulos comunes del Back Office son:
Contabilidad y finanzas:
Es el módulo más importante, la espina dorsal del ERP, sobre el pivotaran los demás módulos. Todas las aplicaciones de este modulo están muy desarrolladas, debido a la importancia y trascendencia de este módulo. Algunas de estas aplicaciones son: contabilidad general, transacciones bancarias, gestión de cuentas, control de caja, transacciones directas con la seguridad social y hacienda, pago de impuestos y tributos, gestión de propiedades y amortizaciones, creación automática de informes contables.
Producción o manufactura:
Modulo encargado de gestionar todas las tareas relacionadas con la producción de la empresa. El objetivo que se persigue es planificar la producción conforme a las necesidades del cliente. Algunas de las aplicaciones de las que dispone este módulo son: control de stock de materias primas, compra de materiales y componentes, informes sobre producción.
Ventas, distribución y logística:
Módulo que se encarga de gestionar tanto la venta como distribución de los productos o servicios que produce la empresa. Dispone de todas las aplicaciones necesarias para gestionar desde el almacenaje de productos hasta su venta y transporte.
Recursos humanos:
Módulo para gestionar todo lo relacionado con los empleados de la empresa. Comprende diversas aplicaciones, algunas de ellas son: selección de personal, control de absentismo laboral, planificación de turnos de trabajo, confección de nominas y contratos, control de la formación, gestión de las diferentes categorías profesionales dentro de la empresa,… Resumiendo, la función de este es modulo es gestionar a los empleados de la empresa desde su contratación hasta su baja, despido o jubilación.
También tenemos los módulos comunes del Front Office, que han ido surgiendo con la evolución de los ERP’s y que han tomado mucha importancia en la actualidad, estos son:
Customer Relationship Management CRM:
Gestión de las relaciones con el cliente, esta aplicación tiene como objetivo gestionar la relación entre la empresa y los clientes. Es la encargada de coordinar y agrupar toda la información relativa al área de ventas, marketing y soporte al cliente. Permite a las empresas acercarse a sus clientes y conocer sus necesidades, valoraciones y opiniones, grado de fidelidad y rentabilidad que ofrecen. Todo ello con el único fin de ofrecer un servicio o fabricar un producto de más calidad. Dentro de cada área podemos tener las siguientes aplicaciones, entre otras:
Ventas: ventas telefónicas, ventas al detalle, ventas online, etc.
Marketing: datos para diferentes campañas de la empresa, etc.
Soporte al cliente: central de llamadas, servicios web a los clientes, etc.
Supply Chain Management SCM:
Gestión de la cadena de suministros. Esta aplicación se encarga de gestionar todo lo relacionado con la compra de materiales, fabricación y movimiento del producto. También integran los requerimientos logísticos de proveedores, distribuidores y clientes, con lo que se consigue mejorar el servicio, reducir costes y economizar el tiempo. SCM intenta mejorar la forma en que las empresas realizan la compra de materias primas necesarias para realizar un servicio o fabricar un producto.
Advanced Planning and Scheduling APS:
Planificación y programación avanzada. Estas aplicaciones mejoran notablemente la planificación del sistema, proporcionan respuestas rápidas ante variables e incertidumbres que se pueden dar en la empresa (proveedores que se atrasan, clientes con urgencias, maquinas que se estropean, absentismo laboral, etc.). Además ofrecen información sobre la evolución futura de los stocks y donde se van a necesitar, atrasos en las entregas, donde se producen los cuellos de botella, etc. Sobre el APS pivotan todos los departamentos operacionales de la empresa (logística, compra, ventas, producción, etc.).
E-Business: o comercio electrónico. Este se integra en los ERP para adaptar la empresa a las nuevas formas de negocio por internet. Existen cinco tipos de comercio electrónico:
Business to business (B2B): entre empresas. Business to consumer (B2C): entre empresa y consumidores. Business to employee (B2E): entre empresa y trabajadores. Business to government (B2G): entre empresa y gobierno. Business to business to consumer (B2B2C): agrupa el B2B y el B2C.
La empresa donde se implanta el sistema y la empresa implantadora son las que determinan que partes de este mecano se necesitan para satisfacer las necesidades a cubrir
ASPECTOS TECNICOS:
Disponer de una red con estructura cliente/servidor. Poseer una base de datos centralizada.
Las redes con arquitectura cliente/servidor disponen de un ordenador llamado servidor, que es el encargado de dar servicio a los demás terminales de la red, conocidos como clientes, en función de cada usuario. No siempre tiene que existir un único servidor en la red, es posible que convivan en esta más de uno, especializados en diferentes servicios (acceso a internet, impresión, seguridad, acceso a datos, etc.).
Ilustración 6: Esquema de una red cliente-servidor
NECESIDAD REALMENTE UN ERP MI EMPRESA
Imaginemos una empresa que como, tantas otras, tienen un programa específico para la contabilidad, otro para gestionar el almacén, otro para la gestión comercial, diversas tablas Excel (control asistencias, costes, material, etc.) y que además tiene externalizadas sus nominas con una asesoría laboral y fiscal que le envía un resumen mensual.
Lo que buscan las empresas hoy en día es aumentar su competitividad. Si hiciesen una lista de sus necesidades más importantes, posiblemente sería muy similar a la siguiente:
Tener una visión rápida y completa del negocio. Realizar previsiones a corto y largo plazo. Tener todos los datos centralizados y actualizados. Reducir costes operativos y tecnológicos. Controlar y mejorar los procesos. Reducir tiempos de respuesta al mercado.
MERCADO Y FABRICANTES
La gran mayoría de grandes y medianas empresas disponen de un sistema ERP, sobre todo las que pertenecen a los sectores productivos. Actualmente, estos sistemas se están extendiendo a otros sectores y a PYMES. Estas últimas han tenido que superar un prejuicio, ya que se decía y se pensaba que estos sistemas no estaban al alcance de este tipo de empresas. Este prejuicio se ha superado ya que los fabricantes han diversificado su oferta y ofrecen diferentes soluciones según el tamaño, necesidades y sector al que pertenece el cliente.
En cuanto a los fabricantes podemos comentar que hasta hace pocos años había un gran número, en la actualidad este número se ha reducido considerablemente debido a la fusión entre algunos de ellos y a la especialización de otros. Estos dos hechos han provocado que aumente notablemente la calidad y fiabilidad de este tipo de software. Hay que diferenciar entre los fabricantes de ERP comerciales (SAP, Oracle, Microsoft, Baan, Sage, CCS Agresso,..) y los fabricantes de ERP Open Source 9(Open Bravo, Compiere,…).
A nivel mundial tenemos tres grandes fabricantes: las veteranas SAP y Oracle y la “novata” Microsoft. Destacar también otros fabricantes tales como Baan y Sage, pero con una menor presencia en el mercado. El líder mundial de este tipo de software es SAP, uno de los inventores del concepto. A continuación tenemos en un segundo puesto a Oracle y un tercero a Microsoft.
9 Open Source: código abierto.
Ilustración 7: Principales fabricantes de tecnologia ERP
A continuación comentaremos muy brevemente algunas de las empresas que han sido compradas o absorbidas por los tres grandes fabricantes comentados.
UNA NUEVA VISIÓN
La selección de un sistema ERP es un proceso complejo, que se ve influido por la cultura informática que tenga la organización y que pueda verse afectada por la resistencia al cambio o a la idea errónea de que este tipo de proyectos consumen grandes cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo.
El éxito en la implantación de tecnología ERP es responsabilidad de toda la empresa. Es indispensable fomentar el trabajo en equipo debido a que a partir de la liberación del ERP, los datos ingresados por un usuario serán utilizados por otro de un área completamente diferente y quien finalmente "alimenta y da fuerza" a cualquier sistema es el personal que lo usa. Todos los retos y costos intrínsecos a los ERP fuerzan a las empresas a realizar un cambio de cultura.
Este cambio es el más complicado de todos porque pone en evidencia los errores y manejos equivocados (muchas veces causados por honesta ignorancia) del personal. De nada servirá tener un software que permita verificar en tiempo real los inventarios de la compañía si quien debe capturar los movimientos decide hacerlo al final de la semana o cada vez que "tenga tiempo". Este involucramiento del personal en el proyecto debe darse a través de una función de liderazgo y convencimiento por parte de los directivos y gerentes de la organización y no por imposición, ya que la resistencia al cambio se acrecentaría. Luego, importante es que todas las áreas de la empresa alcancen el objetivo al mismo tiempo.
4.2. MARCO CONCEPTUAL
Los procesos no pueden ser modificados si antes no se ha previsto que se modifiquen también los elementos que lo sustentan.
Por lo que es vital localizar, identificar y calificar en forma clara y precisa a todos y cada uno de los elementos que intervienen dentro del procesos general de la empresa hasta los más mínimos detalles de operación dentro de una unidad departamental.
El rediseño del proceso estará basado en realzar las actividades dándoles un valor agregado y eliminando los excesos o sobrantes.
Las metas de la empresa, talas como aumento de rentabilidad, aumento de satisfacción de los clientes, disminución de los costos y aumento de ingresos, son más importantes para los ejecutivos en la reingeniería que las metas de procesos tales como aumentar la precisión y la rapidez.
En el siguiente punto se da un ejemplo de una compañía que aplico reingeniería a su proceso de comercialización y ventas, donde aplicaremos las tareas de la etapa de visión.
V. HIPOTESIS Y VARIABLES
5.1. HIPÓTESIS GENERAL
La implantación de un sistema ERP permitirá a la empresa alcanzar mejores niveles de competitividad, gestión, calidad en los servicios que brinda
5.2. HIPÓTESIS ESPECÍFICAS
Establecer una estructura organizativa origina un servicio ágil y eficiente para brindar a sus clientes.
Rediseñar los procedimientos a fin de ejecutarlos con un mínimo de esfuerzo y tiempo.
5.3. ANÁLISIS DE VARIABLES E INDICADORES
Encuesta entre los clientes y a partir de ello, clasificar y determinar la estrategia de contacto a seguir con cada uno de ellos durante un determinado periodo.
VI. DISEÑO DE LA INVESTIGACION
Metodología: La metodología elegida para el caso de estudio es el PSI10, El Plan de Sistemas de Información tiene como objetivo la obtención de un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información que responda a los objetivos estratégicos de la organización. Este marco de referencia consta de:
Una descripción de la situación actual, que constituirá el punto de partida del Plan de Sistemas de Información, así como el análisis de servicio a los objetivos de la organización.
Un conjunto de modelos que constituya la arquitectura de información. Una propuesta de calendario para la ejecución de dichos proyectos.
10 Plan de sistemas de información
Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante unos mecanismos de evaluación adecuados.
Fases del PSI
PSI 1 Inicio. El objetivo es analizar las expectativas de los diferentes departamentos de la empresa que han planteado la necesidad del ERP desde el punto de vista tanto funcional como en términos de procesos de la organización afectados. Además de identificar los diferentes responsables de la empresa en esos procesos en cada uno de los departamentos.
PSI 2 Definición y organización. En esta actividad se pretende obtener un plan de trabajo a través de los objetivos generales y objetivos de cada proceso. Se muestra mediante un diagrama de Gantt todos los procesos a seguir y en qué orden obteniendo una planificación y una estimación de tiempo que durará el proyecto.
PSI 3 Estudio de la información relevante. El objetivo es recopilar y analizar todos los requisitos generando un catálogo de requisitos y un catálogo de normas del PSI.
PSI 4 Identificación de requisitos. Se identifica para cada uno de los procesos de la organización las actividades o funciones, la información implicada en ellas y las unidades organizativas que participen en el desarrollo de cada actividad. Obteniendo un modelo de procesos de la organización, un modelo Entidad/relación, un diagrama de clases y se modifica el catálogo de requisitos definiendo una prioridad entre los procesos.
PSI 5 Estudio de los sistemas de información actuales. Esta actividad pretende definir los objetivos que debe tener el ERP. Analizar los sistemas actuales en el mercado mediante diagramas de representación. E identificar cuales de ellos se encuentran dentro del ámbito del PSI.
PSI 6 Diseño del modelo de sistemas de información. Se realiza un estudio de los sistemas actuales y se decide que sistemas de información se conservan y se realiza una identificación inicial de los requisitos que no están cubiertos por el ERP. Obteniendo finalmente un diagrama de representación que incluye sus conexiones y una descripción de cada ERP.
PSI 7 Definición de la arquitectura tecnológica. Se analizan cada una de los posibles sistemas y se escoge el que de mayor soporte al sistema que queremos.
PSI 8 Definición del plan de acción. En esta actividad se obtiene una definición de los proyectos a realizar , la prioridad entre ellos y el calendario de realización de estos. Una vez definido el plan de acción, se define un plan de mantenimiento.
PSI 9 Revisión y aprobación. Y finalmente, se elabora un resumen donde recoja todos los resultados obtenidos:
Identificación de requisitos.
Estudio de los Sistemas de Información Actuales. Diseño del Modelo de Sistemas de Información. Definición de la Arquitectura tecnológica. Definición del Plan de Acción.
TECNICAS DEL PSI:
CATALOGACION
Tiene como objetivo principal de estructurar y almacenar la información con el fin de poderla comprender de una manera muy sencilla a medida que va modificando, para lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente:
IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS; esta sección comprende la lista de los objetivos que se desea alcanzar cuando el sistema este en desarrollo
IDENTIFICAR EL ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN; contendrá la lista de almacenamiento de información.
IDENTIFICAR LOS REQUISITOS FUNCIONALES; en esta seccio están los casos de uso y definición de actores
INDENTIFICAR LOS REQUISITOS NO FUNCIONALES; tales como seguridad, confiabilidad, integridad de datos.
SESIONES DE TRABAJO
Para ello es necesario llevar a cabo sesiones de trabajo con los usuarios, analizando cada proceso tal y como debería ser, y no según su situación actual, ya que ésta puede estar condicionada por los sistemas de información existentes.
ESTIMACION
Las técnicas de estimación tienen como objetivo calcular el coste total del desarrollo de un sistema de información. La estimación del coste de un sistema de información es una de las actividades más difíciles en la ingeniería del software. La estimación en el comienzo del desarrollo es muy difícil debido al gran número de factores conocidos o esperados que determinan la complejidad y desconocidos o no esperados que van a producirse en cualquier momento, determinando la incertidumbre. Estas técnicas ayudan y dan como resultado el número de horas de esfuerzo, a partir de las cuales se calculará el coste correspondiente
PLANIFICACIÓN
El objetivo básico de la planificación del proyecto es definir y preparar la previsión en fechas del conjunto de actividades que lo componen para lograr los objetivos que se persiguen con el proyecto. Hay muchas técnicas de planificación como son PERT (Program Evaluation and Review Technique), CPM (Critical Path Method) y en este caso diagrama de Gantt11.
CASOS DE USO
Los diagramas de casos de uso documentan el comportamiento de un sistema desde el punto de vista del usuario. Los objetivos principales son capturar los requisitos funcionales del sistema y guiar todo el proceso de desarrollo del sistema de información.
Ilustración 8 Elementos de un caso de uso
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
11 Diagrama de Gantt: Es una popular herramienta grafica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado
Un diagrama de Flujo de Datos 12es una forma de representar gráficamente el flujo de la información dentro de un un sistema de información. Es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado
Ilustración 9 elementos de un diagrama de flujo de datos
Un diagrama de flujo de datos al ser extenso se divide en niveles denominándolos de primer nivel, segundo nivel, etc.
Ilustración 10 Ejemplo de diagrama de flujo de datos de nivel 3
ANALISIS DE COSTO/BENEFICIO
Permite proporcionar una medida de los costos de realización del proyecto y comprarlo con los beneficios esperados del proyecto, nos valdrá para nuestro caso valorar la necesidad y oportunidad, seleccionar alternativas beneficiosas, estimar adecuadamente los recursos para el proyecto.
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
La empresa se fundó en el 2006 con su primera tienda en Granada y con sede central en Madrid. A lo largo de los años, esta se fue expandiendo por el territorio y
12 Flujos de datos: Representan los procesos o funciones que debe llevar a cabo un sistema en distintos niveles de abstracción y los datos que fluyen entre las funciones.
Departamento de
contabilidad
Departamento de gestión del Almacén
Departamento de Ventas
Departamento de Logística
Dirección general
diversificando su atención de ropa de calidad media a un precio aceptable para un público femenino, masculino e infantil, pero también dispone de otros proveedores, lo que intenta la empresa es especializarse en todo momento dependiendo del público y lanza promociones para atraer más clientela.
ORGANIGRAMA
MOTIVACION DEL ERP
¿Por qué podemos estar seguros que una solución ERP genera un valor agregado para la organización?. Si consideramos al sistema ERP como un sistema de clase mundial que involucra las mejores prácticas con estándares de excelencia, y que la organización que adopte esta filosofía, podrá como resultado obtener una reducción significativa de costos, un aumento de la productividad, planificar y realizar la automatización de sus procesos, así como la integración completa del negocio e incorporar las mejores prácticas mundiales de la industria. Así, estos beneficios serán considerados vitales para la organización.
La empresa a lo largo de su desarrollo y debido al incremento de los ingresos se ha visto obligada a llevar un mayor control en la gestión de la logística, contabilidad, almacén y dirección. La compañía quiere disponer de un sistema informático para la mejor gestión de la empresa y seguir con su crecimiento. Por ello han optado por la adecuación del sistema actual a un ERP. Con este cambio la empresa pretende gestionar de una manera correcta las bases de datos, aumentar las ventas, mejorar la seguridad de los datos, ampliar el departamento de contabilidad eliminando la necesidad de otra empresa, mejorar el control de stocks, gestionar el almacén considerando diferentes puntos de distribución y dotar al departamento de dirección un mayor control en todos los procesos realizados en la empresa.
REQUERIMIENTOS DE LA EMPRESA
Ilustración 11 Organigrama de la Organización
Una vez definido el problema y situación actual de la empresa (mencionados con anterioridad) se establecieron mediante sesiones de trabajo las necesidades de cada área definida de la organización e incluso se puede abstraer nuevas funcionalidades que se señalan a continuación:
DEPARTAMENTO DE VENTAS
El departamento de ventas se encarga de planear, ejecutar y controlar las actividades en este campo. Debido a que durante el desarrollo de los planes de venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe de dar seguimiento y control continuo a las actividades de venta.
Integrado por tres personas:
Encargada de caja Realiza los cobros y devoluciones en la caja
Ayudante Se encarga de la atención personalizada al cliente.
Ayudante eventual En fechas de mayor clientela se contrata para atención al publico.
Tabla 1 Personal del departamento de ventas
Se maneja en la actualidad una caja registradora de la que al final del dia nos da el total recaudado.
Respecto a la compra los clientes manejan una tarjeta que muestran a caja para hacerse acreedor a un descuento según las políticas de descuento.
Lo que se requiere es:
1. Tener un mecanismo para obtener una descripción y precio del producto2. Elaboración de una base de datos de clientes para los descuentos
correspondientes3. Mantener un adecuado control y análisis de las ventas.4. Al final un reporte del total de ingresos obtenidos en caja
Ilustración 12 casos de uso del departamento de ventas
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Este departamento solo dispone una sola persona. El departamento está encargado de administrar los gastos relacionados con los movimientos de la empresa ya sea pago de luz, teléfono, agua, etc. así como el registro de ingresos por concepto de cobros de ventas, o pagos a proveedores. Al final del mes se imprime un reporte pormenorizado así como el resultado final, también se requiere la automatización de los cobros en el momento de que el cliente pague en caja automáticamente se hará un registro en el área de contabilidad, también el pago a proveedores recibe una factura del área de logística para que realice el registro, sería necesario el incluir una conexión segura entre estas áreas
Ilustración 13 Caso de uso gestion de facturas
Ilustración 14 caso de uso gestion de nominas
Ilustración 15 caso de uso gestion de estado de cuenta
DEPARTAMENTO DE LOGISTICA
Logística, también conocida como abastecimiento o aprovisionamiento, tiene la función de realizar el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento.
Es el responsable de compras y relaciones con los proveedores. Cada dia predeterminado se encarga de preparar las compras a realizar según sus hojas de cálculo, se desea:
1. Informe de productos que están debajo del límite permitido de stock2. Agrupar proveedores por tipo de productos3. Sección de registro de devoluciones4. Estadística de productos más vendidos5. La tendencia del precio de los productos en el mercado6. Gestión de manejo de stock según temporadas
Ilustración 16 caso de uso de gestion de productos
Ilustración 17 caso de uso de administración de proveedores
DEPARTAMENTO DE ALMACEN
Es el encargado de recibir todos los pedidos entregados por los proveedores asi como verificar que la entrega sea correcta, también etiquetar los pedidos según temporadas, categorías etc. Lo que se desea es:
1. Interconexión segura con los demás departamentos2. Generar un inventario detallados3. Administrar los insumos por categorías y temporadas
DIRECCION
Está compuesto por el propietario de la empresa que realiza evaluaciones temporales y toma decisiones de acuerdo a los informes verificados. Lo que se desea:
1. Control de los demás sistemas2. Administración de personal3. Estadísticas de tendencias y gestión
Ilustración 18 caso de uso de gestion
Ilustración 19 caso de uso gestion de personal
VISTAS POR NIVELES DE LOS DEPARTAMENTOS
Los diagramas de flujo nos permiten representar de una manera clara el sistema, en este caso existe un diagrama de contexto.
DIAGRAMA DE CONTEXTO
Ilustración 20 Diagrama de context
Se evidencia una clara relación entre cada departamento.
DIAGRAMA DE NIVEL 0
Ilustración 21 Diagrama de nivel 0
DIAGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS
Ilustración 22: Diagrama de gestión de ventas
La gestión de caja permite el control del flujo de caja, observar las ventas diarias, La gestión de productos en tienda realiza la factura correspondiente a la compra aplicando el descuento para cada cliente y incluso permite reservar algún producto. La gestión de clientes permite insertar los datos de cada uno de los clientes y almacenarlos en una base de datos. La gestión de rebajas consulta los nuevos precios en época de rebajas realizados por el encargado de logística. La gestión de mercancía introduce nuevos pedidos del almacén y genera pedidos de devolución para el almacén.
DIAGRAMA GESTION ALMACEN
Ilustración 23: Diagrama de gestion de almacen
La gestión de transporte genera las rutas de los diferentes transportes asignándoles las mercancías. La gestión de productos genera los pedidos o reservas de las diferentes tiendas y los pedidos o devoluciones a los diferentes proveedores con su factura. La gestión de código de barras genera los códigos de barras para las marcas que no lo tengan insertándolo en la base de datos. Por otro lado la gestión de movimientos
permite localizar los productos dentro del almacén, y la gestión de informes dota al mozo de diversas plantillas y informes para diferentes tareas.
DIAGRAMA DE GESTION DE CONTABILIDAD
Ilustración 24: Diagrama de gestión de contabilidad
La gestión de empleados permite insertar todos los datos relacionados con los empleados. La gestión de informes permite realizar balances de la situación financiera. La gestión económica permite informar al sistema de los diferentes datos financieros. La gestión de flujo de caja realiza comprobaciones en las diferentes tiendas y
diferentes turnos informando de los posibles desajustes. La gestión de pagos realiza conexiones seguras con los bancos para pagar a los diferentes proveedores. Y la gestión de asientos y cuentas realiza los diferentes asientos ya sean periódicos como anuales, realiza el cierre, apertura o traslado de cuentas.
DIAGRAMA DE GESTION DE LOGISTICA
Ilustración 25: Diagrama de gestion de logistica
La gestión de proveedores y gestión de productos permite introducir todos los datos relacionados con los proveedores o con los productos respectivamente. La gestión de pedidos genera las demandas a los proveedores de productos y decide que distribución se debe hacer a las tiendas. La gestión de rebajas establece una nueva lista de precios para la época de rebajas. Y por último, la gestión de informes genera informes de las tiendas y almacenes y estadísticas para informar a la dirección.
DIAGRAMA DE DIRECCION
Ilustración 26: Diagrama de dirección
Recibe todos los informes relacionados con la contabilidad de todas las tiendas y almacenes. Puede generar un calendario con actividades para los diferentes empleados. También permite prevenir y planificar proyectos.
ERP ESTUDIADOS
SAP BUSINESS ONE
SAP Business One permite a directivos y empleados procesar información con mayor efectividad, de forma que puedan tomar decisiones de negocio bien fundamentadas. Esta solución cubre todas las operaciones esenciales necesarias para dirigir PYMES. La solución fue creada por la empresa SAP.
MÓDULOS
Administración Finanzas Venta/Deudores. Compras/Acreedores Interlocutores comerciales. Banking. Producción. MRP. Inventario. Recursos Humanos.
EKON MODA EN MODALIDAD PAGO POR USO
Los productos Ekon son soluciones dirigidas, adaptadas y personalizadas para cada sector de actividad. La solución estándar sectorial permite reducir costes de adecuación, de implantación de normativas legales y de ajuste a las necesidades particulares de cada empresa.
Módulos
Ekon Finanzas. Contabilidad analítica: Control presupuestario: Ekon CRM. Ecommence:
MICROSOFT DYNAMICS NAV
MicrosoftDynamics NAV es un software ERP de planificación de recursos que puede optimizar procesos, ofrecer una creación de informes eficaz e inteligencia de negocio, además de conectar empleados, colaboradores y clientes en un mercado global. Esta solución es parte de la familia de Microsoft Dynamics, producto de Microsoft.
Modulos
Ventas y Marketing. Gestión de contactos: Gestión de tareas: Gestión de oportunidades: Gestión de campaña: Análisis de ventas: Registro interacción cliente y administración de documentos: Gestión Financiera. Gestión de informes: Gestionar activos: Importar/Exportar Microsoft: Gestión de cuentas: Gestionar facturas: Gestionar pagos: Gestión empresas: Gestión contabilidad: Business intellegence y generación de informes. Business Analytics: Gestión de la cadena de suministro.
ELECCIÓN DEL ERP
Una vez analizados los diferentes ERP's podemos concluir que el ERP que más se adapta a la empresa es el Microsoft Dynamics Nav. Y así lo confirman los criterios de ponderación, incluidos en los apéndices.
MOTIVOS DE LA ELECCIÓN
Se ha elegido Microsoft Dynamics NAV por todos los motivos anteriormente mencionados en cuestión a aspectos funcionales, de proveedor, económicos y estratégicos y además porque incluye módulos que a la larga puede utilizar la empresa como el módulo multidivisa, el de servicios y el de fabricación.
Los diferentes criterios en que el ERP Microsoft Dynamics Nav mostraba una superación eran en aspectos funcionales, de proveedor, económicos y estratégicos. En aspectos sobre el servicio se queda muy cerca de SAP Business One superando de lejos a Ekon. En aspectos técnicos Ekon superaba a los dos ERP's a causa de no ser multiplataforma y, por tanto, no se adaptaba tan bien a la estructura instalada en el cliente.
VII. RESULTADOS Y DISCUCIONES
Una vez realizado el proyecto de final de carrera, y con él, las expectativas que se plantearon en un principio, espero que este proyecto me sirva como punto de partida y fuente para posibles proyectos en que realice la implantación de un ERP en una empresa. Este proyecto me ha aportado muchos conocimientos del mundo de la consultoría y he podido ver como algunos de los conocimientos obtenidos a lo largo de la carrera se ponían en práctica. Y ahora que conozco mejor este campo espero poder desarrollar mi vida laboral en él.
Los tres ERP's estudiados me han permitido comprender la actualidad de estos sistemas informáticos y sus grandes diferencias entre unos y otros, como también la gran competencia que existe.
VIII. CONCLUSIONES
La metodología PSI plantea una serie de pasos que permiten realizar el proyecto de manera organizada y detallando cada punto. Y que a la hora de la implantación no haya ningún punto que estudiar o no tener previsto. Esta metodología me ha permitido explorar la empresa objetivo de una manera más profunda que otras metodologías y así observar, desde el punto de vista de una empresa, lo que supone este tipo de proyectos.
Los tres ERP's estudiados me han permitido comprender la actualidad de estos sistemas informáticos y sus grandes diferencias entre unos y otros, como también la gran competencia que existe. He podido observar cada uno de los puntos fuertes y débiles de los diferentes sistemas y poder evaluarlos para llegar a una elección.
IX. SUGERENCIA
Se sugiere la utilización de otros métodos de implantación para el caso de estudio, como la Rapida re, Bing Bang, Implantación gradual, Paralelo Aprobación, Ciclo de vida de un sistema.
1. Big Bang: En esto, la aplicación del sistema de planificación de recursos empresariales que sucede a la vez y el sistema está instalado en toda la compañía a la vez. Para lograr esto, una gran cantidad de planificación tiene que ser hecho antes de la aplicación. Con una planificación adecuada en el lugar, el nuevo sistema ERP es
lanzado por la desconexión del sistema antiguo. Este tipo de metodologías de implementación de ERP costar un poco menos rápido y es. Se pasa todo a la vez, por lo
que el tiempo de implementación es más corta y todos son conscientes del día de la aplicación va a tener lugar. El periodo de formación también se acorta como la formación sólo se concede para el uso del nuevo sistema y no para el período de transición. Pero Big Bang tiene sus desventajas también. Los empleados tienen menos tiempo para acostumbrarse al nuevo sistema y algunos detalles pueden pasarse por alto con el fin de cambiar al nuevo sistema de una sola vez. La prueba completa del sistema antes de la implementación puede ser difícil de llevar a cabo y un fallo en cualquier parte puede afectar a las otras partes.
2. Implantación gradual: Esto es diferente de la del Big Bang y los cambios no suceden todos a la vez. La aplicación se hace en una serie de fases que están predeterminados módulo de unidad de sabios, sabio o por ubicación. En la fase de despliegue por el módulo, los módulos se ejecutan uno por uno. Los críticos se implementó por primera vez y luego agregó que el resto. En algunos casos, los críticos se añadió más tarde. Una de las metodologías de implementación de ERP es gradual unidad de despliegue racional de que la ejecución se realiza en una unidad de negocio a la vez. En la localidad de ejecución por fases sabio, si la empresa tiene varias ubicaciones, el nuevo sistema se implementa un lugar en un momento. Este método se utiliza para las grandes organizaciones por lo general. Las ventajas de la ejecución por fases que son un montón de tiempo está disponible para las alteraciones y los usuarios tienen más tiempo para adaptarse a los cambios. Las desventajas son que algunos ajustes son necesarios y la duración de la aplicación es muy larga.
3. Paralelo Aprobación: Esta es una de las metodologías de implementación de ERP por lo menos arriesgada, ya que incluye la ejecución de lo viejo y el nuevo sistema ERP juntos. Tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas.
Hay cierta manera de elegir el derecho de metodologías ERP para su empresa, ya que tiene que basarse en las estrategias de la empresa y sus objetivos.
X. BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
BIBLIOGRAFIA BASE
GONZÁLEZ GARCÍA, Ana. Estudio para la implantación de un ERP en una empresa textil, 2008
AGUILAR SÁNCHEZ, Antonio. Estudio para la implantación de un ERP en una empresa textil, 2009
BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTARIA
ORTIZ FERNANDEZ Juan Alberto, Análisis de la tendencia Web 2.0, y su aplicación a la relación cliente-empresa. Argentina 2009.
ROMO ARGÜELLO José Miguel, Estudio para la implantación de un erp en una empresa de transportes, España 2008.
CUBA LEGUA Cynthia Giuliana, Diseño de la implementación del módulo sales & distribution del sistema erp sap r/3 en una empresa comercializadora: estudio de caso, Lima 2006
CAUNA HUARAHUARA Reynaldo, Impacto del sistema integrado erp en el nivel de eficiencia de los procesos fundamentales de la empresa FIGUERI S.R.L. Peru 2008.
MOLINA CALSINA Jaime, Metodología para la reingeniería de procesos diseño necesario del proceso para materializar dicha visión, UNAM. ILO 2012
LINKOGRAFIA
GEROMETTA Silvana, ¿Que es un software ERP? http://www.aqa.org.ar/iyq356/GenteyEmpresas356.pdf
OLIVARES ALVAREZ Katya , México: Los Sistemas ERP, REDI: Revista Electrónica de Derecho Informático. Número 50. ISSN 1576-7124, http://libros-revistas-derecho.vlex.es/vid/mexico-sistemas-erp-167338
Evolución histórica del software ERP, http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Evolucion-Historica-del-Software-ERP.php
SIERRA MOLINA Guillermo J, ESCOBAR PÉREZ Bernabé. Sistemas de Información Integrados (ERP), http://www.aeca.es/pub/documentos/nt6.htm
GONZALES Juan Carlos, RUIZ Maria Elena, IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA ERP EN UNA ORGANIZACIÓN http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibVirtualData/publicaciones/risi/n3_2005/a04.pdf
FLORES REYESLA Claudia Noemí, Desintegración familiar. una variable que incide en la conducta delictiva de los jóvenes adolescentes procesados en el juzgado de ejecución de medidas al menor de san miguel - Análisis de la situación problemática http://www.univo.edu.sv:8081/tesis/014581/014581_Cap1.pdf
Metodología de la investigación, Problema Planteamiento Y Formulación http://metodologiadelainvestigacion.lacoctelera.net/post/2010/04/27/problema-planteamiento-y-formulaci-n
MÉTRICA versión 3, Metodología de Planificación, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información, http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/ISOFTWAREI/Tema08.pdf
Análisis de sistemas, M.Sc. Lic. Aidee Vargas C. – 2007 http://www.cs.umss.edu.bo/doc/material/mat_gral_122/DFdatos.pdf
Diagramas de Gantt, José Tomás Cadenas – 2009 http://www.itescam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r56714.PDF
Diferentes metodologías de implementación de ERP, http://mysoftwar.wordpress.com/2011/04/12/diferentes-metodologias-de-implementacion-de-erp/
XI. ANEXOS
ENCUESTA PARA LA OBTENCIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE LA EMPRESA
