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  • Sistemas de Informacin

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    5. Subsistemas de Informacin

    Los SI se encuentran adaptados a la estructura particular de cada

    Organizacin, no obstante existen una serie de similitudes esenciales

    sobre la que intentaremos hacer una identificacin de los subsistemas

    bsicos que se pueden encontrar en la mayora de ellas.

    Trataremos en esta unidad los Subsistemas de Informacin

    Administrativos y Contables.

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    5.1 Introduccin Podramos aseverar que en la mayora de las Empresas encontramos una estructura de SI compuesta por los siguientes Subsistemas, considerando que estos se relacionan entre s para dar soporte a sus procesos bsicos: Abastecimiento o Logstica. Conversin o Produccin. Recursos Humanos o Administracin de Personal. Fondos o Finanzas. Ventas. Contable.

    Con respecto a los Subsistemas mencionados y las interrelaciones que se dan entre ellos podemos sealar que ... ... el Subsistema de Abastecimiento es que el se ocupa de proveer al Subsistema de Produccin los recursos materiales adquiridos en el mercado, necesarios para producir los bienes y/o servicios ofrecidos por la empresa. ... el Subsistema de Produccin alimenta al de Ventas, que es el que desarrolla las actividades pertinentes para que los bienes y/o servicios se coloquen en el mercado. ... los productos y/o servicios vendidos permiten percibir valores que ponen en funcionamiento el proceso de Cobranza que alimenta al Subsistema de Finanzas. Por otra parte, la necesidad de aprovisionarse de los recursos materiales y otros, activa el proceso de Compras generando la obligacin de cancelar las deudas contradas, poniendo en funcionamiento el proceso de Pagos. Esto Subsistemas de Informacin proporcionan soporte a las actividades de las reas a las que estn asociadas y que son las unidades orgnicas y funcionales clsicas en las empresas, como ser: Recursos Humanos (RRHH). Contabilidad y Finanzas. Comercializacin y Ventas. Produccin. Logstica. Etc.

    Componentes tpicos de una

    empresa

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    5.2 Descripcin de Subsistemas Creemos que ser de mucho provecho incursionar en la composicin de estos subsistemas para, en un posterior abordaje, profundizar en sus detalles sistmicos con fines de anlisis. Existen distintas metodologas para describir los procesos dentro de cada Subsistema, nosotros aplicaremos en este caso las mas apropiadas para facilitar al lector iniciante el conocimiento de los elementos que participan en cada subsistema, como componentes necesarios de cada proceso bsico que a continuacin se describen. Cabe aclarar que en esta oportunidad consideraremos a la TI como soporte principal y que los elementos y acciones simbolizadas no estn en una secuencia determinada, lo que se intenta es describir la interaccin de estos elementos y no exponer una frmula de procedimientos administrativos. 5.2.1 Subsistema de Administracin de Personal La Administracin del Recurso Humano de una Organizacin, tal como se concibe en la actualizad, es compleja y requiere de una serie de Procesos interrelacionados. En el grafico siguiente se intenta simbolizar sintticamente a la mayora de estos.

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    Podemos describir este esquema de la siguiente manera: Incorporacin del empleado a la Organizacin. Confeccin del Legajo.

    Registro de sus datos en un sistema computarizado. Ingreso de datos de prestacin laboral (das, horas trabajadas, Etc.),

    novedades como: anticipos de sueldos, vales de combustible, etc. Proceso de la liquidacin de cada periodo, mes, quincena, etc. En

    base a los datos del punto anterior. Emisin de Recibos de Sueldos y todos los informes necesarios para

    control de los Departamento de Personal y de Finanzas, y de los distintos Organismos previsionales y otros.

    El proceso de Liquidacin de Haberes es uno de los principales en la Administracin de Personal, vemoslo en detalle, para ello utilizamos un Diagrama de Sistemas, mtodo estndar clsico que nos permite bsicamente visualizar la informacin requerida de un proceso en base a la entrada de datos.

    Este es un clsico diagrama EPS (Entrada, Proceso, Salida): Entrada:

    o Archivos de datos del Personal (Nro. de Legajo, Nombre, Categora, Departamento, etc.)

    o Datos de Control de Horario: Das trabajados, Ausentes, enfermo, etc. o Vales, anticipos, descuentos varios, etc.

    Salida: o Archivo de liquidacin del periodo, del mismo se puede extraer la

    siguiente informacin. o Recibos de Haberes. o Libro de Sueldos. o Listados para control. o Listados para los Organismos (Obra Social, Jubilacin, Sindicatos, etc.)

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    5.2.2 Subsistema de Ventas Constituye el Subsistema base de las empresas comerciales, en este ejemplo trataremos a una empresa que vende los productos que fabrica directamente al pblico.

    El cliente efecta el pedido de la mercadera, el mismo puede ser

    verbal o por medio de un documento (Nota de Pedido). Se realizan las consultas correspondientes al subsistema

    computarizado: o Existencia de la mercadera. o Tipo de cliente, si no es Consumidor Final y no est registrado

    habr que hacerlo. o De existir la mercadera solicitada, obtener su precio y verificar

    la existencia de la cantidad requerida. Emitir la Factura y registrar la venta, actualizando el stock de

    mercadera. Recibir el pago. Registrar los valores ingresados con emisin de Recibo de cobranza. Entregar la mercadera. Analizar los reportes de control de stock y emitir los pedidos al rea

    correspondiente para reposicin de la mercadera. Cierre de caja y entrega de valores y comprobantes al Departamento

    de Finanzas y Contadura para su control y registracin.

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    5.2.3 Subsistema de Compras Seguimos en este ejemplo tratando a una empresa comercial e industrial. Los procedimientos de compra varan entre cada organizacin considerando el rgimen que los rige y las necesidades de control que tiene cada una.

    Todo comienza con la deteccin de la necesidad de adquirir un bien o servicio, en este caso insumos para la produccin. Se realiza un Pedido acorde a las necesidades previstas en un Plan

    de Produccin. El Departamento de Compras suele solicitar presupuesto a los

    proveedores, de todas maneras, con el conocimiento de las necesidades habituales de Produccin debera tener una serie de Proveedores tambin habituales para acelerar la compra. Se emite Un Orden de Pedido o una Orden de Compra al Proveedor seleccionado detallando los elementos a ser adquiridos.

    El Proveedor enva el bien solicitado con un Remito o bien con la factura misma.

    En el depsito se registra el ingreso de los insumos adquiridos. Se registra la compra y se archivan los comprobantes para el futuro

    pago, segn las condiciones pactadas para ello.

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    5.2.4 Subsistema de Finanzas o Fondos Este subsistema de informacin le da soporte a las actividades de la Organizacin que tiene que ver con la administracin de las finanzas, bsicamente la cobranza, los pagos y las operaciones que se realizan con las entidades financieras. A continuacin analizamos estos subsistemas, en forma separada primero y luego integrados. 5.2.4.1Proceso de Cobranza Consideramos en este caso las cobranzas que se efectan a clientes que operan en cuenta corriente. La empresa puede considerar varias modalidades de cobro e, inclusive, aplicar las combinaciones necesarias en cada caso; para este ejemplo consideramos que el cliente recibe una comunicacin detallando su deuda y presenta su pago en la empresa.

    El proceso comienza con la verificacin del estado de cuenta de cada cliente y la emisin de los detalles de deuda, que se envan a los mismos.

    Se recibe el pago y se emite el comprobante respectivo. Se registran los movimientos en los archivos de cuentas de clientes. Se registran los valores ingresados. Se archivan los comprobantes. Se realizan los depsitos de los valores. Se verifica la cobranza y se emiten los informes respectivos.

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    5.2.4.2 Proceso de Pagos Consideramos para este ejemplo el pago por las compras efectuadas por medio de los procesos descriptos en el ejemplo respectivo y otros pagos directos.

    Se Recibe el detalle de la deuda por parte del Proveedor y se

    efectan las siguientes operaciones: o Se verifica el detalle con los registros y documentacin propia. o Se verifican las condiciones de pago pactadas. o Se verifica la disponibilidad para el pago, aunque ya debera

    existir una previsin para ello. Se realiza el pago. Se recibe el comprobante del pago. Se registra el movimiento. Se archivan los comprobantes. Por pagos directos, se reciben facturas por bienes o servicios

    adquiridos, se paga, se registra el movimiento con el comprobante de pago y se archiva el comprobante.

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    5.2.4.3 Fondos Constituye el ncleo de este subsistema de informacin y su funcin es el manejo de las cuentas de fondos relacionadas con bancos, valores en cartera, proyeccin de cheques emitidos, etc. Podemos simbolizar este mdulo por medio del siguiente grfico.

    A