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Sistemas de Informacin

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5. Subsistemas de Informacin

Los SI se encuentran adaptados a la estructura particular de cada

Organizacin, no obstante existen una serie de similitudes esenciales

sobre la que intentaremos hacer una identificacin de los subsistemas

bsicos que se pueden encontrar en la mayora de ellas.

Trataremos en esta unidad los Subsistemas de Informacin

Administrativos y Contables.



5.1 Introduccin Podramos aseverar que en la mayora de las Empresas encontramos una estructura de SI compuesta por los siguientes Subsistemas, considerando que estos se relacionan entre s para dar soporte a sus procesos bsicos: Abastecimiento o Logstica. Conversin o Produccin. Recursos Humanos o Administracin de Personal. Fondos o Finanzas. Ventas. Contable.

Con respecto a los Subsistemas mencionados y las interrelaciones que se dan entre ellos podemos sealar que ... ... el Subsistema de Abastecimiento es que el se ocupa de proveer al Subsistema de Produccin los recursos materiales adquiridos en el mercado, necesarios para producir los bienes y/o servicios ofrecidos por la empresa. ... el Subsistema de Produccin alimenta al de Ventas, que es el que desarrolla las actividades pertinentes para que los bienes y/o servicios se coloquen en el mercado. ... los productos y/o servicios vendidos permiten percibir valores que ponen en funcionamiento el proceso de Cobranza que alimenta al Subsistema de Finanzas. Por otra parte, la necesidad de aprovisionarse de los recursos materiales y otros, activa el proceso de Compras generando la obligacin de cancelar las deudas contradas, poniendo en funcionamiento el proceso de Pagos. Esto Subsistemas de Informacin proporcionan soporte a las actividades de las reas a las que estn asociadas y que son las unidades orgnicas y funcionales clsicas en las empresas, como ser: Recursos Humanos (RRHH). Contabilidad y Finanzas. Comercializacin y Ventas. Produccin. Logstica. Etc.

Componentes tpicos de una

empresa



5.2 Descripcin de Subsistemas Creemos que ser de mucho provecho incursionar en la composicin de estos subsistemas para, en un posterior abordaje, profundizar en sus detalles sistmicos con fines de anlisis. Existen distintas metodologas para describir los procesos dentro de cada Subsistema, nosotros aplicaremos en este caso las mas apropiadas para facilitar al lector iniciante el conocimiento de los elementos que participan en cada subsistema, como componentes necesarios de cada proceso bsico que a continuacin se describen. Cabe aclarar que en esta oportunidad consideraremos a la TI como soporte principal y que los elementos y acciones simbolizadas no estn en una secuencia determinada, lo que se intenta es describir la interaccin de estos elementos y no exponer una frmula de procedimientos administrativos. 5.2.1 Subsistema de Administracin de Personal La Administracin del Recurso Humano de una Organizacin, tal como se concibe en la actualizad, es compleja y requiere de una serie de Procesos interrelacionados. En el grafico siguiente se intenta simbolizar sintticamente a la mayora de estos.



Podemos describir este esquema de la siguiente manera: Incorporacin del empleado a la Organizacin. Confeccin del Legajo.

Registro de sus datos en un sistema computarizado. Ingreso de datos de prestacin laboral (das, horas trabajadas, Etc.),

novedades como: anticipos de sueldos, vales de combustible, etc. Proceso de la liquidacin de cada periodo, mes, quincena, etc. En

base a los datos del punto anterior. Emisin de Recibos de Sueldos y todos los informes necesarios para

control de los Departamento de Personal y de Finanzas, y de los distintos Organismos previsionales y otros.

El proceso de Liquidacin de Haberes es uno de los principales en la Administracin de Personal, vemoslo en detalle, para ello utilizamos un Diagrama de Sistemas, mtodo estndar clsico que nos permite bsicamente visualizar la informacin requerida de un proceso en base a la entrada de datos.

Este es un clsico diagrama EPS (Entrada, Proceso, Salida): Entrada:

o Archivos de datos del Personal (Nro. de Legajo, Nombre, Categora, Departamento, etc.)

o Datos de Control de Horario: Das trabajados, Ausentes, enfermo, etc. o Vales, anticipos, descuentos varios, etc.

Salida: o Archivo de liquidacin del periodo, del mismo se puede extraer la

siguiente informacin. o Recibos de Haberes. o Libro de Sueldos. o Listados para control. o Listados para los Organismos (Obra Social, Jubilacin, Sindicatos, etc.)



5.2.2 Subsistema de Ventas Constituye el Subsistema base de las empresas comerciales, en este ejemplo trataremos a una empresa que vende los productos que fabrica directamente al pblico.

El cliente efecta el pedido de la mercadera, el mismo puede ser

verbal o por medio de un documento (Nota de Pedido). Se realizan las consultas correspondientes al subsistema

computarizado: o Existencia de la mercadera. o Tipo de cliente, si no es Consumidor Final y no est registrado

habr que hacerlo. o De existir la mercadera solicitada, obtener su precio y verificar

la existencia de la cantidad requerida. Emitir la Factura y registrar la venta, actualizando el stock de

mercadera. Recibir el pago. Registrar los valores ingresados con emisin de Recibo de cobranza. Entregar la mercadera. Analizar los reportes de control de stock y emitir los pedidos al rea

correspondiente para reposicin de la mercadera. Cierre de caja y entrega de valores y comprobantes al Departamento

de Finanzas y Contadura para su control y registracin.



5.2.3 Subsistema de Compras Seguimos en este ejemplo tratando a una empresa comercial e industrial. Los procedimientos de compra varan entre cada organizacin considerando el rgimen que los rige y las necesidades de control que tiene cada una.

Todo comienza con la deteccin de la necesidad de adquirir un bien o servicio, en este caso insumos para la produccin. Se realiza un Pedido acorde a las necesidades previstas en un Plan

de Produccin. El Departamento de Compras suele solicitar presupuesto a los

proveedores, de todas maneras, con el conocimiento de las necesidades habituales de Produccin debera tener una serie de Proveedores tambin habituales para acelerar la compra. Se emite Un Orden de Pedido o una Orden de Compra al Proveedor seleccionado detallando los elementos a ser adquiridos.

El Proveedor enva el bien solicitado con un Remito o bien con la factura misma.

En el depsito se registra el ingreso de los insumos adquiridos. Se registra la compra y se archivan los comprobantes para el futuro

pago, segn las condiciones pactadas para ello.



5.2.4 Subsistema de Finanzas o Fondos Este subsistema de informacin le da soporte a las actividades de la Organizacin que tiene que ver con la administracin de las finanzas, bsicamente la cobranza, los pagos y las operaciones que se realizan con las entidades financieras. A continuacin analizamos estos subsistemas, en forma separada primero y luego integrados. 5.2.4.1Proceso de Cobranza Consideramos en este caso las cobranzas que se efectan a clientes que operan en cuenta corriente. La empresa puede considerar varias modalidades de cobro e, inclusive, aplicar las combinaciones necesarias en cada caso; para este ejemplo consideramos que el cliente recibe una comunicacin detallando su deuda y presenta su pago en la empresa.

El proceso comienza con la verificacin del estado de cuenta de cada cliente y la emisin de los detalles de deuda, que se envan a los mismos.

Se recibe el pago y se emite el comprobante respectivo. Se registran los movimientos en los archivos de cuentas de clientes. Se registran los valores ingresados. Se archivan los comprobantes. Se realizan los depsitos de los valores. Se verifica la cobranza y se emiten los informes respectivos.



5.2.4.2 Proceso de Pagos Consideramos para este ejemplo el pago por las compras efectuadas por medio de los procesos descriptos en el ejemplo respectivo y otros pagos directos.

Se Recibe el detalle de la deuda por parte del Proveedor y se

efectan las siguientes operaciones: o Se verifica el detalle con los registros y documentacin propia. o Se verifican las condiciones de pago pactadas. o Se verifica la disponibilidad para el pago, aunque ya debera

existir una previsin para ello. Se realiza el pago. Se recibe el comprobante del pago. Se registra el movimiento. Se archivan los comprobantes. Por pagos directos, se reciben facturas por bienes o servicios

adquiridos, se paga, se registra el movimiento con el comprobante de pago y se archiva el comprobante.



5.2.4.3 Fondos Constituye el ncleo de este subsistema de informacin y su funcin es el manejo de las cuentas de fondos relacionadas con bancos, valores en cartera, proyeccin de cheques emitidos, etc. Podemos simbolizar este mdulo por medio del siguiente grfico.

Apreciamos en este grfico la interaccin de este subsistema con los dems y con entidades externas a la organizacin como gobierno y entidades financieras: Con Ventas mediante el ingreso de valores cobrados a los

clientes. Con Compras mediante el pago a los proveedores de bienes y

servicios. Con el Gobierno por el pago de los impuestos y las contribuciones

previsionales. Con Personal en el Pago de las remuneraciones. Con los accionistas con la administracin de la inversin inicial y

las utilidades resultantes. Con las entidades financieras con las distintas transacciones que

se efectan con cualquier banco.



5.2.5 Subsistema de Informacin Contable

Sirve de apoyo al subsistema que registra y procesa los datos que se originan en las operaciones de la empresa. En el pasado las actividades contables tenan por objetivo solamente generar informacin demostrativa y para cumplimentar requisitos legales. Aun hoy es comn ver en las organizaciones, principalmente del Estado, que los registros contables no se condicen con el tiempo y su finalidad es producir un balance o una ejecucin presupuestaria para demostrar el gasto realizado solamente. Para Fernndez Durn el sistema de informacin contable dej de ser un simple instrumento de procesamiento de datos con el fin de cumplir requisitos legales, para transformarse en un instrumento necesario para la toma de decisiones y el control en los niveles operativo, administrativo y de gestin estratgica. Podemos concebir de esta manera un sistema que recoge datos de los movimientos generados en todos los subsistemas de la organizacin (Ventas, compras, pagos, cobranzas, produccin, etc.), en forma de subdiarios, y los concentra en el subsistema contable posibilitando en todo momento el acceso a informacin lo suficientemente actualizada como para poder tomar decisiones de manera segura. 5.2.5.1 El Proceso contable No explicaremos aqu los distintos procesos contables por no ser el objetivo de este trabajo, pero podemos sintetizarlos segn la descripcin que hace J.J.Gilli en su trabajo Diseo y efectividad organizacional respecto del proceso contable. Este autor nos dice que existen tres etapas:

a) Pre registracin: a. Manifestacin econmica del hecho. b. Ponderacin o cuantificacin econmica del hecho. c. Instrumentacin documental (comprobantes).

b) Registracin:

a. Registracin primaria (subdiarios). b. Imputacin al sistema de cuentas (plan de cuentas). c. Registracin definitiva (partida doble).

c) Post registracin:

a. Control . b. Exteriorizacin, salida de la informacin contable.



5.2.5.2 Modalidades de registracin Podemos encontrar que en las organizaciones se trabaja de las dos maneras que a continuacin de describe. Tambin segn la obra mencionada de Gilli. Tengamos en cuenta que estas modalidades existen aun con la existencia de medios automatizados que, en algunos casos, solo contribuyen a proveer de velocidad a SI que persisten en no adecuarse a la versatilidad ofrecida por la TI.

a) Sistema contable centralizado: Los registros se efectan en el libro definitivo en una sola instancia, el Diario General. Este primer esquema se condice con la modalidad tradicional de trabajo, tambin se puede dar el caso de empresas pequeas que aun teniendo sistemas de informacin suficientemente automatizadas permiten que su contabilidad sea procesada en los estudios de sus asesores.



Subsistema contable hbrido: Aunque parezca totalmente imprctico es ampliamente aplicado. Tanto en las organizaciones como en los estudios contables. Tambin se utiliza en organizaciones que al poseer subsistemas con recursos de distinta naturaleza no permiten integracin de datos. requiere de una gran actividad humana en la etapa de prerregistracin. Es altamente vulnerable a errores humanos. No acompaa a los acontecimientos. No permite informacin on line. No colabora con la toma de decisiones.

b) Sistema contable descentralizado: los registros se parcializan

en subdiarios y luego se integran en un diario general.

Esta modalidad se acerca ms a la adoptada actualmente en general porque la informacin se genera en los subsistemas y luego se integra en un solo Diario que pasa a ser procesado para obtener los informes contables.



Subsistema contable integrado: Sera la implementacin informatizada del modelo descentralizado.

Recoge los datos generados en los dems subsistemas (subdiarios) cumpliendo con la etapa de prerregistracin.

Integra los subdiarios en uno solo (Diario) y efecta las imputaciones a las cuentas. Etapa de registracin.

Emite los informes contables. Etapa de post registracin.

Esta modalidad tiene mltiples ventajas: Los transacciones de cada subsistema generan los registros

correspondientes en forma automtica. Los juegos de registros contables generados se integran a la

contabilidad en forma peridica. Permite la consulta de informacin on line. Contribuye con la toma de decisiones. Genera informacin contable actualizada en cualquier momento.



5.3 Conclusin En este mdulo hemos descrito a los diversos subsistemas de Informacin y su problemtica en las organizaciones considerando que no solo debemos exponer lo que debe ser sino tambin lo que es real y usual con sus ventajas y desventajas, dentro de los lmites fijados por los objetivos de este trabajo con la intencin de presentar un panorama completo y comprensible. En el siguiente mdulo tratamos la TI como soporte a los SI en donde se podrn apreciar los diversos recursos de software y hardware y metodologas actualmente disponibles.

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