UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

"Aode la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin"

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN Y SISTEMAS

SISTEMAS ERP Enterprise, Resource, Planing,

ESTUDIANTE:

Palomino Riveros, Junior Serapio

Poma Salcedo, Alvaro Youlfo

DOCENTE:

Ing. Juan Cerrn Ochoa

CHANCHAMAYO PER

2015

I. INTRODUCCION

En los ltimos tiempos nos hemos visto sumergidos en un mar de siglas e inciales como ERP, MRP, B2B o B2C, casi todas ellas asociadas con desarrollos tecnolgicos aplicados a los negocios. Una de las ms sonadas es ERP y aunque estoy seguro que casi todos conocemos que significa Enterprise, Resource, Planing, tambin estoy seguro que muchos lo asocian con un paquete de software administrativo, lo cual es un error justificado en la informacin que recibimos a diario. En la actualidad es importante conocer qu es y qu no es ERP.

Es verdad que la tecnologa vigente en la poca, basada en los gigantescos mainframes (grandes ordenadores), ni de lejos se compara a la facilidad de uso de las computadoras actuales. No obstante, eran esas mquinas las que rodaban los primeros sistemas de control de estoques - actividad pionera de la insercin entre gestin y tecnologa. La automatizacin era cara, lenta pero ya demandaba menos tiempo que los procesos manuales y eran pocos.

Jos Luis Figueroa (1998) menciona que "la intensidad en la competencia global ha creado un ambiente voltil en los negocios, lo cual implica que las empresas se preocupen por:

Tiempos de respuesta ms rpidos en el desarrollo de nuevos productos y rdenes de entrega al cliente

Satisfaccin del cliente

Diseo de productos y servicios personalizados

Reduccin en los costos

Productos consistentes y rdenes y procesos de pago simplificados a clientes multinacionales".

Para cumplir con estas demandas los sistemas de planeacin han tenido que ir evolucionando a travs del tiempo.

II. DESARROLLO DEL TEMA

1. Historia del surgimiento de los sistemas ERP

Los sistemas de Control y Planeacin de Manufactura (MPC, Manufacturing Planning and Control) existieron desde los primeros das de la revolucin industrial, para automatizar varias tareas y mejorar la exactitud, confiabilidad y predicibilidad de la manufactura. Despus se le dio importancia al punto de reorden (ROP), estos sistemas se automatizaron con la introduccin de los mainframes a finales de 1950 e inicios de 1960 (Orlicky, 1975).

A mediados de los 60, los sistemas computarizados de Planeacin de Requerimiento de Materiales (MRP, Material Requirement Planning), empezaron lentamente a reemplazar los sistemas ROP como sistema de control de manufactura. Los sistemas MRP presentaron una clara ventaja ya que ofrecan una bsqueda hacia delante, un enfoque basado en la demanda para la planeacin y orden de la manufactura de productos y del inventario.

Los sistemas MRP introdujeron herramientas de reportes de produccin bsicos computarizados, que se podan usar para evaluar la viabilidad de la agenda maestra contra la demanda de los materiales proyectada. A mediados de los 70, los sistemas de Manufacturing Resource Planning (MRP II), gradualmente empezaron a reemplazar los sistemas MRP como principal sistema de control de manufactura. Estos sistemas desarrollados con las capacidades de administracin basados en la demanda de los MRP, agregando la capacidad de la planeacin de los requerimientos, (CRP), capacidades para crear una integracin. Por primera vez los sistemas MRP II hicieron lo posible para integrar ambos requerimientos de materiales y capacidad de produccin y las limitantes en el clculo de todas las capacidades de produccin.

La Tecnologa de Informacin que caracterizaba los ambientes de manufactura en los 60,70 y 80 estaba enfocada principalmente en automatizar el poder de la tecnologa que pudiera ser usada para hacer las grandes operaciones de manufactura ms eficientes. Los sistemas ROP, MRP y MRP II que eventualmente evolucionaron se caracterizaban por usar computadoras mainframe, bases de datos jerrquicas y sistemas de procesamiento de transacciones complejas, ajustndose principalmente hacia la administracin de un ambiente de produccin de pocos productos, con altos volmenes, bajo condiciones de demanda constante. Aunque la eficiencia era alta, estos sistemas eran a menudo inflexibles cuando vena la produccin de cantidades variables de ms productos del cliente en rdenes cortas.

A finales de los 80 el crecimiento de la inestabilidad de la manufactura que enfrentaba Estados Unidos, las empresas podan directamente ligarse al natural cambio de tecnologa de informacin y el advenimiento de la competencia basada en el tiempo. La Tecnologa crea y transforma ambas opciones, la cual en turno transforma el mercado a travs de cambios revolucionarios hacia las capacidades de los clientes y proveedores.

Los avances rpidos de las tecnologas de informacin dejaron las viejas reglas de competencia y el duradero entendimiento de la relacin cliente-proveedor obsoleto. Esta "nueva realidad" se traduce a la necesidad de un entorno de produccin dinmico en el cual los productos y procesos pueden cambiar semanalmente y las agendas de la produccin pueden cambiar diariamente. Los sistemas MRP-II requieren un alto grado de intervencin del humano, en hacer los ajustes apropiados a las agendas y en la determinacin de la secuencia ptima de las rdenes de manufactura que se adapten mejor al entorno dinmico y a menudo voltil. La solucin a este problema vino durante los principios de los 90, en la forma de ejecutar los sistemas de manufactura.

La salida de los MES (Manufacturing Execution Systems), representan el desarrollo de una interface crtica entre los sistemas MRP-II de las empresas y los sistemas de control. La contribucin ms importante de los sistemas MES es que unifica los procesos de manufactura centrales con un sistema de valor de entrega enfocado a los requerimientos y demanda de los clientes. Provee para la flexibilidad, la ejecucin de tiempo real, la retroalimentacin y control de un extenso rango de procesos relacionados con la manufactura, un mejor encuentro con los requerimientos futuros del mercado (Rondeau, Litteral; 2001).

A finales de los 90 el incremento de los niveles de competitividad global combinados con los cambios del mercado y de la tecnologa, causaron que muchas empresas repensaran y reinventaran sus productos y servicios, incluyendo su estructura organizacional y controles operacionales. Las empresas que operan globalmente pronto se dieron cuenta que entre ms flexible sea el desarrollo de recursos y mejor sea el enfoque para la extraccin del valor de su informacin enriquecedora del entorno fueron necesitadas para alinear las empresas con las necesidades de los clientes. (Reary, 2000).

Aunque la introduccin de los sistemas MES mejoraron grandemente el grado de integracin vertical con las funciones de produccin de los 90, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) generan un mejor grado de integracin horizontal de las empresas ahora. Los sistemas ERP marcan un punto significante en el desarrollo de los sistemas MPC ya que habilitan a las empresas hacia la directriz global de la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor a travs de una administracin flexible con el cliente.

El xito de la implementacin de un sistema ERP permite la identificacin e implementacin de un conjunto de las mejores prcticas, procedimientos y herramientas diseadas para lograr la excelencia organizacional a travs de la integracin funcional. (Mabert, Ashok, Venkataramanan; 2000).

Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las ventas sobre sus predecesores MPR-II en la forma de una suite de productos integrados corriendo bajo una arquitectura comn de Tecnologas de Informacin que pueda ser altamente acoplada e integrada con cualquier otra aplicacin de los sistemas heredados (legacy). (Tetu, 1998).

2. Definicin de los sistemas ERP

Ramesh (1998) citado por Alejandra Recio (1998) define un ERP como una "solucin de software que trata las necesidades de la empresa tomando el punto de vista de proceso de la organizacin para alcanzar sus objetivos integrando todas las funciones de la misma". Recio menciona adems que un sistema ERP facilita la integracin de los sistemas de informacin de la empresa, ya que cubre todas las reas funcionales. Los sistemas que integra son bases de datos, aplicaciones, interfaces, herramientas y el Business Process Redesign (BPR).

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

A. Optimizacin de los procesos empresariales.

B. Acceso a informacin confiable, precisa y oportuna.

C. La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin.

D. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias.

E. Reduccin de tiempos y de los costes de los procesos.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

Hay tres caractersticas que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares y adaptables:

Integrales: Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planeacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente.

Ejemplo:

Ventas

Materiales

Finanzas

Control de Almacn, etc.

Adaptables: Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no.

3. Caractersticas del ERP

Entre las caractersticas principales de los sistemas ERP destacamos:

a. Base de datos centralizada.

b. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones.

c. En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.

d. Las empresas que lo implanten deben modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP.

e. Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o mdulos.

f. Suele haber un software para cada unidad funcional.

g. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias.

4. Beneficios, Ventajas y Desventajas

Davenport (1998), menciona que dentro de los beneficios que los sistemas ERP ofrecen a las compaas son:

a. Proveer acceso en tiempo real a operaciones y datos financieros.

b. Modernizar las estructuras administrativas.

c. Centralizar el control sobre la informacin.

d. Estandarizar los procesos.

Otros beneficios para el negocio de acuerdo a Davenport (2000) son:

a. Reduccin en los costos y tiempos en los procesos claves del negocio.

b. Transacciones de la informacin ms rpidas.

c. Mejor administracin financiera.

d. Establecer las bases para el comercio electrnico.

e. Hacer el conocimiento d los procesos explcitos.

Piturro (1999) explica que cuando los ERP trabajan excelente:

a. Se pueden acelerar los procesos del negocio.

b. Reducir los costos.

c. Incrementar las oportunidades de ventas.

d. Mejorar la calidad y la satisfaccin a los clientes.

e. Medir los resultados continuamente.

Adems de lo mencionado, la implantacin de un sistema ERP, resulta altamente beneficiosa para la organizacin ya que permite la posibilidad de automatizar aquellos procesos que se manejen bajo reglas o polticas preestablecidas, evitando as la intervencin humana siempre propensa a errores.

Otra ventaja es que a travs de la implantacin de un ERP, las compaas mejoran y actualizan los paquetes que usan para administrar recursos corporativos y ganan control de aquellos procesos que son crticos para el negocio, los ejecutivos pueden hacer decisiones bien informadas debido a que los datos con que cuentan son los mismos que usan los empleados de lnea en ese preciso momento (informacin real en tiempo real) y a su vez los empleados evitan re trabajos por compartir la misma base de datos, por su parte los departamentos de TI pueden dar mantenimiento ms fcilmente al sistema ERP que a los sistemas tradicionales que requeran conocimiento de distintos lenguajes de programacin y bases de datos, mientras que el ERP est basado en tecnologa estndar.

Hablando de las desventajas o problemas al utilizar un ERP, un problema tpico cuando se adoptan paquetes de software ha sido la cuestin de las inadaptaciones, esto es, el gap que existe entre la funcionalidad ofrecida por el paquete y lo que se requiere para que lo adopte la organizacin. Como resultado, las organizaciones han tenido que escoger entre adaptarse a la nueva funcionalidad, viviendo con dficit, estableciendo trabajo dems, haciendo modificaciones al paquete. El software de ERP, como una clase de paquetes de software, tambin presenta esta opcin problemtica a las organizaciones.

El problema es ms crtico, pues la implementacin de un ERP es ms compleja durante la integracin de los diferentes mdulos, estandarizacin de los datos, adoptar lo ms relevante del modelo de negocios ^best practices"), agenda de implementacin limitada, y el involucramiento de un gran nmero de personas. El gap de conocimiento entre el personal de la implementacin es usualmente significante. Pocos usuarios de la organizacin entienden lo suficiente la funcionalidad de ERP para apreciar las implicaciones de adopcin.

5. Planeacin de un ERP

Cuanto mayor es la integracin de los mdulos del ERP, ms eficientes sern los procesos de una empresa. Esa ecuacin puede hacer la diferencia a la hora de atender e inclusive de retener un cliente. Sin embargo,

Cmo saber si una corporacin est preparada para utilizar un sistema integrado de gestin?

La respuesta puede evolucionar de lo extremadamente complejo hasta abordajes ms sencillas.

Es importante entender que el ERP no es simplemente un software que se compra, instala y usa como Windows o un juego de computadora. Ms que eso, consiste en una revolucin que involucra todos los procesos internos y debe ser precedido de una extensa y, muchas veces, demorada reevaluacin de todos los departamentos, sus funciones, mecanismos de decisin y formas de actuacin. Sin embargo, no vale la pena esperar que el sistema por s solo cambie la gestin empresarial. Es necesario tener en mente que es una herramienta importante y decisiva, pero quin lo comanda, la forma en que los datos son inseridos y cmo las informaciones son dirigidas posteriormente, son aspectos de suma importancia.

Para saber si una empresa est apta para trabajar con un ERP es interesante contar con la ayuda externa de especialistas en el asunto, en especial consultores. Ellos van a evaluar y radiografiar la empresa e identificar lo que se precisa hacer para que el sistema no entre en choque con la cultura organizacional interna, produciendo estudios que indican acciones y adecuaciones posibles. Es imprescindible, por ejemplo, que un equipo de profesionales internos y de distintos departamentos participe en el proyecto para su definicin. Al final, no es suficiente comprar un Boeing; es necesario, tambin, obtener la licencia de piloto y colocar las personas y las piezas en los lugares correctos para que se mantenga en el aire.

Normalmente, algunos procesos internos necesitan ser redefinidos o rediseados antes de que el sistema ERP entre efectivamente en operacin. Adems, as como la empresa necesita una preparacin para recibir el sistema, el software tambin debe pasar por adecuaciones con el fin de tornarse compatible con la realidad de la corporacin, sus objetivos y perfil. La unin debe ser lo ms perfecta posible, pero as como en las relaciones humanas, los ajustes y las correcciones de rumbo son inevitables y deben ser puestas en prctica en la forma ms transparente posible.

6. La eleccin de un ERP

Como sucede con cualquier producto, la eleccin del ERP pasa desde la funcionalidad pura y simple hasta por cmo fue la atencin del vendedor, de referencias del mercado o inclusive de una mejor actuacin de marketing del proveedor.

La presencia de un consultor o especialista puede disminuir la distancia entre la idea de la adquisicin de un ERP y la conclusin del proyecto, pero no es esencial desde que se tenga un rea de TI dinmica y que se pueda dedicar exclusivamente a esta tarea. Simultneamente a la evaluacin y comprensin de los procesos para identificar si la empresa est preparada o no para el ERP, se pueden investigar los productos disponibles en el mercado y los abordajes.

El aspecto econmico cuenta y mucho, pero debe ser pensado no solamente desde la perspectiva del costo y el beneficio como tambin de inversiones ya realizadas. Una empresa que tiene un sistema de contabilidad eficiente o recursos humanos y que todava no fue amortizado puede evaluar si vale la pena comprar el mdulo equivalente del sistema de ERP, es importante explotar al mximo la caracterstica de la modularidad del software, evaluando la adquisicin del paquete entero o en partes y tambin si el sistema que la corporacin posee pude ser adaptado para operar en conjunto con el software de gestin empresarial, y a qu precio se har todo esto. La necesidad, la adecuacin y los costos deben caminar juntos.

7. Implementacin de un ERP

Son comunes los ajustes en infraestructura de tecnologa de la informacin (TI) para recibir los paquetes de gestin empresarial (ERP). Sin embargo, antes de cualquier decisin rumbo a la substitucin total de computadoras, servidores y equipamientos de red, es necesario observar lo que puede ser reaprovechado. Los especialistas recomiendan que se aproveche al mximo lo que ya se ha implementado en casa y la propia experiencia previa con sistemas integrados del tipo ERP.

Pero, cmo se puede hacer eso? La primera accin es sacar una radiografa de la infraestructura, no solamente de lo que se tiene hoy sino tambin de lo que sera deseable con la entrada del paquete de gestin, como una manera de planear las inversiones necesarias. Procesos de tecnologa bien definidos para la adopcin del paquete de gestin son sumamente importantes, pues facilitan los ajustes de infraestructura; como procesos entindase abordajes y directrices tecnolgicas, entre ellas la estandarizacin de sistemas operativos y la uniformidad de compra de equipamientos.

7.1. Sistemas operativos

Cuando hablamos del mejor sistema operativo - que puede ser aplicado a la infraestructura como un todo - para trabajar con una solucin de ERP, surgen tres palabras como las ms importantes: costo, cultura y disponibilidad. El costo debe ser encarado como la necesidad de preservar la inversin realizada o dimensionar aquello que ser necesario hacer; la cultura se refiere a la historia y a las experiencias de la corporacin con ste o aquel sistema; mientras que la disponibilidad se refiere a aquello que el sistema operativo puede ofrecer frente al ERP.

En general, la indicacin de un sistema operativo para funcionar con el ERP es una cuestin estratgica de la corporacin y sigue la orientacin de los equipamientos elegidos y de aquellos ya instalados. Sin embargo, si el aspecto de la experiencia de la corporacin puede y debe ser enfatizado, y la cuestin de la generacin de costos no puede ser despreciada, el sistema operativo debe ser encarado como un soporte al ERP y no lo contrario.

7.2. Bases de datos

Como sucede con los sistemas operativos, la base de datos ms indicada para operar con ERP depende mucho ms del gusto del cliente que de una compatibilidad o adherencia entre los sistemas. Se termin la poca en la que una solucin dependa al mximo de otra y los proveedores elegan una base de datos para desarrollar el ambiente de gestin empresarial. Es evidente que el desarrollo de algunas soluciones todava puede tener resquicios de esa relacin, pero el tema es que el paquete funcione, y bien, con cualquier marca de base de datos.

Los fabricantes ms importantes en el mercado de base de datos - Oracle, Microsoft e IBM - tienen compatibilidad garantizada con todos los sistemas ERP, lo que asegura ambientes con buena capacidad de adherencia. Como regla de sobrevivencia, es ms interesante aprovechar y adecuar las bases de datos al paquete de gestin que a la inversa.

7.3. Plataforma de hardware

La plataforma - configuracin y homologacin (formatacin) de las mquinas - ms recomendada por especialistas en ERP para procesar aplicativos de gestin integrada - es la plataforma cliente/servidor. Como cliente entindase una computadora utilizada por el usuario para acceder a las informaciones en otra mquina del mismo perfil pero con configuraciones ms altas que hospeda los mdulos de gestin y/o bases de datos. Al contrario de los mainframes, que centralizan los datos y limitan el nmero de usuarios simultneos y la interaccin de quien los utiliza, esta configuracin permite el uso de diversos equipamientos que conversan entre s con informaciones distribuidas.

Un ambiente heterogneo - con diferentes mquinas y sistemas - no es un bicho de siete cabezas. La mayora de las corporaciones usa esta ensalada que puede ser preservada en el momento de utilizacin del ERP.

7.4. Red de comunicacin

Una red de computadoras est lista para operar con un ERP despus de un extenso relevo de los usuarios, de los nmeros y localizacin de los puntos que van a involucrarse con el sistema de gestin. Probablemente, el trfico que ser generado es mayor que la velocidad de banda contratada, pero slo un capacity planning - como son llamados esos informes - podr decirlo con seguridad.

An frente a una radiografa que indica cambios en la redes locales y en la infraestructura de comunicacin de larga distancia - utilizada cuando la empresa posee instalaciones distribuidas en edificios, ciudades, provincias o pases diferentes -, la inversin adicional debe ser efectuada de acuerdo a la implementacin del paquete de gestin. Como el proceso es llevado a cabo en la secuencia de los mdulos, (pedazos del sistema global de ERP), es posible economizar recursos de acuerdo a la demanda de entrada de los usuarios y localidades.

Algunos consultores revelan que existe una cierta exageracin cuando se habla del aumento de trfico generado por ERP, y que antes de contratar estos sistemas, las corporaciones ya trabajaban de algn modo con el intercambio de datos en red. Dejando de lado la polmica, lo es cierto que, para la transferencia de datos en una red corporativa no importa tanto la tecnologa de comunicacin como la velocidad y la redundancia de las conexiones de las redes.

Sin un cuidado redoblado, Novartis correra el riesgo de aumentar sus gastos en comunicacin, considerando el aumento del volumen de los datos que transitan por la red y la necesidad de redundancia para garantizar la integridad de las informaciones enviadas a la matriz. Pero, diferente de lo que parece, la compaa consigui reducir sus costos en ms del 40% despus de la revisin y renegociacin del contrato con el proveedor de servicios de comunicacin, y consigui iniciar la migracin de todo el ambiente para una red MPLS (Multiprotocol Label Switching) con links de hasta 2 Mbps para cada pas de Amrica Latina donde posee instalaciones. La implementacin de ERP fue iniciada por Brasil y contina por el resto de Amrica Latina, precedida de la nueva red de comunicacin

8. Operacin y control

Pasado el momento de la eleccin del mejor sistema de gestin empresarial e inclusive de las definiciones respecto a la implementacin del paquete de software, el prximo paso es de operacin y mantenimiento de la solucin. No es suficiente solamente elegir la planta de la "casa" y hacer su construccin, es preciso saber cmo debe ser administrada y cuidada. Siguiendo con la analoga, es interesante saber si es mejor tener esa casa en un condominio cerrado, en el cual un tercero se responsabiliza por una serie de acciones administrativas, seguridad y de conservacin, o si ser todo hecho por sus empleados.

La tercerizacin, tambin llamada de outsourcing, del sistema de ERP no es ms algo extrao o sin propsito. Antes tab en TI como un todo, la contratacin de un socio para administrar un ambiente de tecnologa es ahora una tendencia. Una opcin que ha seducido muchas corporaciones, como los nmeros de evolucin del mercado de tercerizacin en Brasil pueden ilustrar.

9. Aspectos a considerar para implantar un ERP

Para valorar la complejidad de una implantacin de ERP, hemos de tener en cuenta que en una implantacin interactan los siguientes seis elementos:

i. El ERP (sistema de informacin para la gestin).

ii. Las personas y la cultura de la organizacin.

iii. La estrategia.

iv. El hardware.

v. Los procesos.

vi. El resto de aplicaciones de gestin existentes en la organizacin

En toda implantacin de ERP hay dos fases totalmente distintas:

A. La pre-implantacin, es decir, el anlisis previo para definir los objetivos del proyecto, alcance funcional, coste total, recursos necesarios, necesidades concretas de la organizacin, calendarios, etc. para conseguir evaluar la rentabilidad que supondr la implantacin del ERP.

B. El proyecto propio de implantacin incluyendo desarrollos, parametrizaciones, formacin, etc.

El anlisis previo a la implantacin debe contener al menos los siguientes apartados:

A. Anlisis inicial de la estrategia, tecnologa, procesos, personas y organizacin

B. Definicin del alcance funcional de la implantacin del ERP, es decir qu reas y funciones comprender la implantacin as como un primer planteamiento de calendario

C. Definicin de objetivos de la implantacin del ERP

D. Definicin de las mejoras en los procesos y organizacin que aportar la implantacin del ERP.

E. Definicin del plan de gestin del cambio para conseguir el cambio de manera no traumtica

F. Eleccin de la solucin tecnolgica y del implantador ms adecuado en funcin del anlisis realizado en la primera fase as como los mdulos y parametrizaciones necesarias

G. Definicin de un calendario aproximado y presupuesto asociado

H. Definir el retorno de la inversin (ROI) del proyecto y los parmetros clave KPI para definir el seguimiento de la implantacin as como un anlisis de sensibilidad ante la variacin de determinados parmetros

I. Implantacin del ERP

J. Seguimiento y control estricto de los objetivos previamente definidos as como de los elementos crticos para la rentabilidad del proyecto

10. Un ejemplo de aplicacin: Empresa de Autobuses de transportes forneos

Los sistemas que utilizaba la empresa antes de Intlesis eran Contabilidad con Exactus y Nomina con Meta4, enseguida se muestran las caractersticas ms relevantes de ambos Sistemas de informacin:

10.1. Contabilidad General de Exactus:

Este mdulo de Exactus permite manejar una contabilidad al da, precisa y confiable. Como centro de las actividades financieras del sistema, Contabilidad General ayuda a capturar e integrar las transacciones realizadas desde los otros mdulos, permitiendo ver su influencia en trminos financieros sobre la empresa como un todo.

10.2. Beneficios:

Brinda un gran apoyo en la toma de decisiones ya que le asegura confiabilidad y seguridad total sobre la informacin contable.

Brinda un panorama real y actualizado de la empresa con informacin totalmente actualizada.

Brinda a su empresa una gran flexibilidad operacional.

Es una herramienta de gran utilidad para compaas multinacionales y entes corporativos, debido a que permite efectuar cierre fiscal y corporativo.

Facilita las labores de auditoria interna y externa.

Brinda flexibilidad para realizar consultas de informacin histrica.

10.3. Caractersticas:

El sistema permite el manejo de unidades de medida en los movimientos contables. Los registros de asientos contables del Diario se despliegan de una forma amigable y completa.

Permite el registro de asientos contables en perodos anuales cerrados. Bloqueo de asientos contables en paquetes. Esta funcionalidad permite que dos usuarios trabajen en asientos contables diferentes dentro de un mismo paquete contable.

Exportacin de asientos mayorizados a archivos ASCII.

Seguridad de acceso en el uso de macros de MS-Excel.

Conexin de macros en dos vas:

Por medio de un libro MSExcel (conexin a diferentes compaas)

Por medio de una sola hoja electrnica (conexin a diferentes bases de datos).

Mantenimiento de las plantillas de asientos desde los mdulos de Exactus.

Datos de auditoria completos en asientos mayorizados. Se incorporan datos tales como: quin y en qu fecha/hora mayoriz un asiento contable, quien lo cre y modific por ltima vez)

Filtro por rango de fechas de los asientos contables en consultas.

Privilegios para controlar la mayorizacin de asientos con unidades en cero en el caso de que se manejen unidades.

Programacin del bloqueo en la modificacin de datos de cuentas contables desde Contabilidad General, ya que son definidas como de uso restringido para los auxiliares, por lo que nicamente puede modificarse desde el auxiliar.

Flexibilidad en la consolidacin contable en cuanto a configuracin de manera que se permita consolidar informacin contable de forma cruzada. Por ejemplo en caso que la compaa consolidadora use moneda dlar solamente y la compaa consolidada use moneda local y dlar.

Bloqueo de movimientos a cuentas contables utilizadas por mdulos auxiliares.

Visualizacin de asientos previo a su anulacin.

Emisin de balances de comprobacin en dos monedas: local y de reporte o dlar.

Trabaja con base en el listado de las cuentas contables que sern involucradas en la generacin de asientos debido a las transacciones que se realizan en la compaa.

Se integra con los otros mdulos del sistema para la recepcin automtica de asientos contables.

Permite la consolidacin contable de un nmero ilimitado de empresas, en un nmero ilimitado de niveles, los cuales conforman una estructura jerrquica que puede representarse como un rbol.

Manejo de las cuentas contables de cada compaa por centro de costo que puede integrar las secciones de una empresa en un todo.

Estructura de centros de costo definida por el usuario que permite la asociacin de uno o mltiples centros de costo por cuenta contable.

Estructura de cuenta contable definida por el usuario de hasta 25 caracteres alfanumricos.

El sistema permite que el usuario defina tipos de asiento segn los tipos de actividades financieras que realiza la empresa, as como anulaciones y reversiones de asientos en el mayor y el registro de asientos recurrentes.

Permite generar mltiples consultas de transacciones en el diario y en el mayor de la contabilidad.

El sistema puede elaborar grficos de las consultas sobre las cuentas contables relacionados con las transacciones en el Diario y en el Mayor.

El sistema realiza ajustes en la contabilidad por diferencias en el tipo de cambio utilizado en las cuentas que participan en los movimientos contables.

Los perodos contables son flexibles, totalmente definidos de acuerdo a requerimientos particulares.

Manejo opcional de doble moneda, local y de reporte corporativo, con conversiones automticas y flexibles, las cuales son implementadas con base al FASB52.

No requiere de cierres especiales, salvo el cierre de fin de perodo, caracterstica que permite la introduccin de asientos retroactivos.

El sistema ofrece la posibilidad de generar dos tipos de reporte: Balance de Comprobacin y un Reporte de Asientos aplicados al mayor.

Compatibilidad con Microsoft Excel para generacin de estados financieros y consolidacin de contabilidades.

Capacidad de efectuar doble cierre contable (local y corporativo).

Permite el registro de movimientos en nuevos perodos fiscales an sin haber realizado el cierre del perodo anterior.

Mantiene informacin contable de mltiples aos en lnea sin afectar el rendimiento.

Extensivos controles de validacin y verificacin de datos que aseguran transacciones vlidas para las cuentas que aceptan movimientos.

Cuenta con funciones para dejar pistas de auditoria que permiten determinar el origen de las transacciones.

10.4. Nomina de Meta4

La Nmina la manejaba con Meta4 Nmina, que es un programa con el que gestiona las nminas y todos los aspectos econmicos del personal, desde el clculo de la nmina hasta retroactividades, pasando por presupuestos. Esta aplicacin ha sido desarrollada bajo la arquitectura cliente/servidor y puede ser adaptada a la legislacin de cualquier pas y traducido a cualquier idioma.

Meta4 es uno de los principales proveedores a nivel mundial de soluciones para la gestin y el desarrollo del capital humano e intelectual (HICM). Basadas en la tecnologa ms avanzada, estas aplicaciones consiguen maximizar el potencial del conocimiento para dar soporte real al negocio y aumentar la productividad, proporcionando a las organizaciones mayor eficiencia y competitividad.

10.5. Intlisis S.A. de C.V.

Es una empresa Mexicana a cargo del desarrollo, venta e implementacin del ERP Intlisis. Actualmente esta empresa se encuentra realizando un esfuerzo mayor por satisfacer y exceder as expectativas de sus clientes y socios del negocio, debido a esto se encuentra en el desarrollo e implementacin interna de dos modelos vanguardistas en materia de calidad, bajo los cuales se obtendrn en un mediano plazo las certificaciones ISO 9001:2000 y CMM nivel 3.

10.6. Que es el ERP Intlisis

El software ERP Intlisis es un sistema administrativo inteligente, integra los datos y las operaciones de todas las reas y departamentos funcionales en un mismo flujo de informacin y permite un control oportuno de la organizacin.

Esta herramienta esta diseada especialmente para el mercado mexicano, utilizando tecnologa SQL Cliente-Servidor con el objeto de satisfacer la forma de trabajar de las empresas nacionales y evitar adaptaciones o traducciones de otros sistemas ajenos a nuestro pas difciles de comprender y utilizar.

10.7. Estructura del ERP

La conformacin bsica del ERP Intlisis se encuentra fundamentada en seis procesos:

1. Comercial

a. Ventas

b. Servicios

c. Devoluciones

d. Embarques

e. Precios y Costos

f. Vales

g. Atencin a clientes

2. Finanzas

a. Tesorera

b. Cuentas por cobrar

c. Cuentas por pagar

d. Comisiones y destajos

e. Gastos

3. Inventarios

a. Inventarios

b. Activos fijos

c. Compras

d. Importaciones

e. Control de calidad

f. Atencin a proveedores

4. Manufactura

a. Planeacin de rdenes

b. Produccin

c. Proyectos

5. Recursos Humanos

a. Nomina

b. Control de accesos

c. Asistencias

d. Recursos humanos

e. Atencin personal

f. Servicios internos

6. Contabilidad

a. Contabilidad

11. Conclusiones

El ERP es un sistema de informacin que aglutina, a travs de diversos mdulos (por ejemplo, produccin, recursos humanos, finanzas), las diferentes reas funcionales de la empresa, tratando de dar una solucin integral y nica a la operativa de una organizacin. Su principal caracterstica es la mecanizacin de la mayor parte de las funciones dentro de la cobertura proporcionada, reduciendo notablemente la carga de trabajo y las actividades sin valor aadido. Por otro lado, al reducir la necesidad de introducir datos manualmente, elimina posibles fuentes de error. Los ERPs conllevan adems la automatizacin de la mayor parte de los flujos de informacin dentro de una empresa y los integran, permitiendo un anlisis ms exhaustivo de la informacin. Y analizar la informacin llevar a la empresa a tomar decisiones segn su estrategia.

La comunicacin, el acuerdo y el compromiso entre los diferentes departamentos relacionados, son de suma importancia para lograr que cada una de las partes que integra el ERP tenga bien establecido su proceso, sus entradas y salidas. Por lo que las relaciones entre los individuos toman importancia, el manejo de conflictos es esencial para lograr la colaboracin en la integracin de las partes del ERP.

Como se observ en la entrevista existen diferentes ventajas que les proporciono el uso del ERP con las encontradas en la bibliografa como son:

Reduccin de Costos.

Informacin en tiempo real y flexible.

Informacin centralizada.

Transacciones ms rpidas.

Mejor Administracin financiera.

En cuando a las desventajas que ellos encontraron fueron principalmente la de falta de seguridad lo cual depende mucho del tipo de base de datos que utilicen, as como el uso de tablas dinmicas los cuales permiten a los usuarios ver ms informacin de la que ellos requieren y finalmente la falta de experiencia en el uso del sistema por lo que tienen que depender de un especialista, en este caso el proveedor generndoles ms gastos.

Existen muchas consideraciones que deben ser analizadas antes y despus de la implementacin del ERP. Aunque a la hora de implantar el ERP es importante que la empresa analice la relacin coste-beneficio de su implantacin ya que no todas las empresas pueden asumir los costes derivados de dicho sistema de gestin integral. Tambin, debe considerar los costos generados para su mantenimiento y su buen funcionamiento.

Podemos llegar a la conclusin de que los sistemas ERP definitivamente proporcionan ms ventajas que desventajas a las empresas que optan por su uso y que a pesar que son costosos a largo plazo proporcionan ventajas significativas al usuario tanto en tiempo y dinero.

12. Bibliografa

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13. ndice

INTRODUCCION

2

DESARROLLO DEL TEMA

3

Historia del surgimiento de los sistemas ERP

3

Definicin de los sistemas ERP

5

Caracterstica del ERP

7

Beneficios, ventajas y desventajas

8

Planeacin de un ERP

9

Eleccin de un ERP

11

Implementacin de un ERP

11

Sistemas operativos

12

Base de datos

12

Plataforma de Hardware

13

Red de comunicacin

13

Operacin y control

14

Aspectos a considerar para implantar un ERP

15

Conclusiones

23

Bibliografa

24

SISTEMA ERP SISTEMAS DE INFORMACION 2