livre blanc - .livre blanc mars 2017. nibelis vous propose, dans son livre blanc d©di© ......

Download LIVRE BLANC - .LIVRE BLANC Mars 2017. Nibelis vous propose, dans son livre blanc d©di© ... vices

Post on 15-Sep-2018

220 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • LA DIGITALISATION DES RESSOURCES

    HUMAINES

    www.nibelis.com

    LIVRE BLANCMars 2017

  • Nibelis vous propose, dans son livre blanc ddi la digitalisation des Ressources Humaines, un tour dhorizon des nouveaux usages dans les entreprises lre du tout numrique.

    Processus administratifs lourds, gestion complexe des obligations RH, et perte de temps et dargent sont autant darguments qui conduisent les entre-prises se tourner vers le numrique, la digitalisation ou la dmatrialisation. Les services RH se retrouvent face une exigence de modernit et dinnovation qui se traduit tant dans les actions occasionnelles que dans les actions quotidiennes de la gestion du personnel. Toute lentreprise est concerne par ce bouleversement digital et la fonction RH est au cur de cette transfor-mation. Gestion des talents, administration du person-nel, rapports lgaux ou gestion des plannings: de plus en plus de domaines sont touchs par le tout digital.

    Nous examinerons ici vos obligations et options en matire de digitalisation RH.

    Nos quipes restent votre disposition pour vous fournir toute information complmentaire sur ces problma-tiques et pour vous montrer comment la technologie Cloud vous accompagne dans ces mutations. linstar des 1000 clients qui nous font confiance, dcouvrez comment la Solution SIRH Cloud de Nibelis et nos ser-vices sur-mesure sauront rpondre vos enjeux Paie et RH en vous offrant des gains de productivit, de fiabilit et defficacit incomparables.

    DAMIEN FAVROT Directeur Gnral Adjoint

    AVANT-PROPOS

  • SOMMAIRE

    LE DIGITAL AU SERVICE DES RELATIONS EMPLOYEUR SALARI

    LA REPRSENTATION DU PERSONNEL LHEURE DU DIGITAL

    LE CLOUD ET LEXPERTISE PAIE ET RH AU SERVICE DE VOTRE PERFORMANCE

    LA PLACE DU DIGITAL DANS LE RECRUTEMENT

    - 22

    - 04

    -07

    -16

    PARTIE 1

    PARTIE 2

    PARTIE 3

    NIBELIS

  • 4

    PARTIE 1LA PLACE DU DIGITAL DANS LE RECRUTEMENT

  • 5

    (1) Art. 8 et 9 de la loi n78-17 du 6 janvier 1978 relative linformatique, aux fichiers et aux liberts. (2) Art. L.1221-6 du Code du travail. (3) Art. L.2323-3 du Code du travail.

    DIGITALISATION DES PROCESSUS DE RECRUTEMENT

    QUELLES SONT LES INFORMATIONS QUUN EMPLOYEUR PEUT COLLECTER?

    Une dlibration de la CNIL n2002-17 du 21 mars 2002 apporte de nombreuses prcisions quant aux droits et obligations dun recruteur relatifs aux traitements des informations nominatives des can-didats.

    Conformment la loi n78-17 du 6 janvier 1978, un recruteur ne peut pas collecter ou traiter des donnes caractre personnel qui font apparaitre directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, ou lappartenance syndicale des personnes; ou relatives leur sant ou leur vie sexuelle, ou encore aux infractions et condam-nations quelles ont encourues, sauf dans certaines situations exceptionnelles ou lorsque le candidat a donn son accord exprs(1).

    En tout tat de cause, les informations collectes ne peuvent avoir comme finalit que dapprcier sa capacit occuper lemploi propos ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent donc prsenter un lien direct et ncessaire avec lemploi(2).

    QUESTIONNAIRES INFORMATISS ET LOGICIELS DAUTO-VALUATION

    Certains employeurs ont recours des questionnaires dembauche dont le traitement est informatis. Dans cette hypothse, une dclaration pralable la CNIL est obligatoire. Si ces questionnaires auto-matiss permettent de recueillir des donnes caractre personnel, ils devront mentionner un certain nombre dinformations:

    Identit du responsable du traitement et de son reprsentant La finalit du questionnaire et des rponses apportes Le caractre obligatoire ou facultatif des rponses Le droit daccs aux informations et le droit de rectification des donnes errones.

    Par ailleurs, lutilisation de logiciels dauto-valuation des candidats est galement rglemente par la CNIL. Ces logiciels sont capables dvaluer la personnalit dun candidat aprs quil ait rpondu de nombreuses questions pour comparer son profil avec les ncessits du poste.

    Dans sa dlibration du 21 mars 2002, la CNIL indique que la slection dune candidature impliquant une apprciation sur un comportement humain ne peut reposer uniquement sur un traitement automatis. Elle prconise de ne pas pouvoir exclure une candidature sur le fondement dun tel logiciel sans quelle ait fait lobjet dune apprciation humaine.

    noter que le comit dentreprise doit systmatiquement tre inform de toute utilisation dans lentre-prise dun systme automatis en matire de recrutement(3).

    Le systme retenu par lentreprise pour les processus de recrutement doit tre dclar la CNIL ds quil est automatis ou informatis. Il sagit dune dclaration normale. Si le systme na pas fait lobjet dune dclaration pralable, il ne pourra pas tre opposable aux candidats/salaris. Lentreprise a ga-lement la possibilit de nommer un correspondant informatique et liberts (CIL), dans ce cas, aucune dclaration la CNIL nest faire.

  • 6

    (4) Art. L.1221-9 du Code du travail. (5) Art. L.1221-8 du Code du travail.

    LE RECRUTEUR DOIT-IL INFORMER LE CANDIDAT DU SORT DE SES DONNES PERSONNELLES?

    Le Code du travail prvoit quaucune information concernant personnellement un candidat un emploi ne peut tre collecte par un dispositif qui na pas t port pralablement sa connaissance(4).

    La loi du 6 janvier 1978 relative linformatique, aux fichiers et aux liberts prvoit galement que toute personne a le droit de sopposer, pour des raisons lgitimes, ce que des informations nominatives la concernant fassent lobjet dun traitement. La CNIL recommande donc aux personnes charges du recrutement de prendre toutes les dispositions ncessaires pour informer le candidat, dans un dlai raisonnable, de lissue donne sa candidature, de la dure de conservation des informations le concer-nant, et de la possibilit de demander la restitution ou la destruction de ses donnes personnelles.

    Linformation du candidat porte galement sur les mthodes et techniques daide au recrutement utili-ses son gard(5). Cette information est dispense par crit sous une forme individuelle ou collective.

    PENDANT COMBIEN DE TEMPS UN RECRUTEUR PEUT-IL CONSERVER LES DONNES DUN CANDIDAT?

    La commission recommande que linformation concernant les mthodes daide au recrutement em-ployes soit dispense pralablement par crit sous une forme individuelle ou collective.

    Dans sa recommandation de 2002, la CNIL prvoit que le candidat ayant fait lobjet dune procdure de recrutement, peu importe que le recrutement ait abouti ou non, doit tre inform de la dure pen-dant laquelle les donnes le concernant sont conserves et du droit dont il dispose den demander la suppression. La CNIL recommande que la dure de conservation des informations ne puisse excder 2 ans aprs le dernier contact avec le candidat, dans le cas o le candidat ne demande pas la destruction de son dossier. Ce nest que si le candidat donne son accord quune conservation plus longue est admise.

    CONTRAT DE TRAVAIL ET DMATRIALISATIONLarticle L.1221-1 du Code du travail prvoit que le contrat de travail est soumis aux rgles de droit com-mun. Il peut tre tabli selon les formes que les parties contractantes dcident dadopter.

    Le support papier nest donc pas le seul admis. Si la jurisprudence reconnait dans certaines conditions le contrat verbal, le contrat de travail lectronique est galement possible.

    Une loi du 13 mars 2000 a modifi les rgles de preuve en adaptant le droit de la preuve aux nouvelles technologies, notamment en matire de signature lectronique.

    Pour tre valide, un contrat de travail lectronique doit remplir deux conditions: La personne dont il mane doit pouvoir tre dment identifie, Le document lectronique doit tre tabli et conserv dans des conditions de nature garantir lintgrit.

    Ces conditions sont issues du Code civil, nouvel article 1366: lcrit lectronique a la mme force pro-bante que lcrit sur support papier, sous rserve que puisse tre dment identifie la personne dont il mane et quil soit tabli et conserv dans des conditions de nature garantir lintgrit.

    En ce qui concerne la signature du contrat de travail, la loi a galement introduit la possibilit de signer de manire lectronique. Larticle 1367 du Code civil prvoit que lorsquelle est lectronique, [la signa-ture] consiste en lusage dun procd fiable didentification garantissant son lien avec lacte auquel elle sattache. Un dcret du 31 mars 2001 est venu prciser que la signature lectronique est viable ds lors:

    Quelle est propre au signataire, Quelle a t cre par des moyens que le signataire peut garder sous son contrle exclusif et Quelle garantisse un lien avec lacte auquel elle sattache, tel que toute modification ultrieure de lacte soit dtectable.

  • 7

    PARTIE 2LE DIGITAL AU SERVICE DES RELATIONS EMPLOYEUR SALARI

  • 8

    LE DCOMPTE ET LE CONTRLE DU TEMPS DE TRAVAILLe dcompte de la dure du travail est obligatoire ds lors que les salaris dune entreprise ne suivent pas lhoraire collectif. Larticle L.3171-2 du Code du travail dispose que Lorsque tous les salaris occups dans un service ou un atelier ne travaillent pas selon le mme horaire col-lectif, lemployeur tablit les documents ncessaires au d-compte de la dure de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective, pour chacun des salaris concerns.

    MODALITS DU DCOMPTE DES HORAIRES INDIVIDUELS

    Lorsque les salaris dune entreprise ne travaillent pas selon le mme horaire collectif de travail affich, la dure du travail de chaque salari concern est dcompte selon les modalits suivantes:

    Quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de dbut et de fin de chaqu