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  • MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE

    La gestion prvisionnelle des ressources humaines dans les services de ltat Guides pratiques

    Outils de la

    GRH

    dition 2016

  • La gestion prvisionnelle des ressources humaines dans les services de lEtat

    Guides pratiques

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    La gestion prvisionnelle des ressources humaines dans les services de lEtat

    SOMMAIRE

    PREAMBULE p. 07

    INTRODUCTION Elments de dfinition, finalits et enjeux de la GPRH p. 09

    GUIDE PRATIQUE 1La GPRH : Une dmarche de prvention des risques p. 15

    - FIChE 1/1 : Les fondamentaux de la dmarche de prvention des risques p. 17

    - FIChE 1/2 : La cartographie des risques en matire de GPRH p. 19

    GUIDE PRATIQUE 2La mthode et les tapes de la dmarche de GPRH p. 23

    - FIChE 2/1 : Un pralable la GPRH : lautodiagnostic de la fonction RH p. 25

    - FIChE 2/2 : Une mthode en cinq tapes p. 29

    GUIDE PRATIQUE 3Les outils requis de la dmarche de GPRH p. 39

    - FIChE 3/1 : Les outils de recueil et de traitement des donnes p. 41

    - FIChE 3/2 : Les outils mtiers p. 47

    - FIChE 3/3 : Les outils budgtaires p. 59

    GUIDE PRATIQUE 4Le processus de GPRH p. 63

    - FIChE 4/1 : Les niveaux dexercice et les acteurs de la GPRH p. 65

    - FIChE 4/2 : La conduite de la GPRH en mode projet p. 73

    - FIChE 4/3 : Le dialogue social dans la dmarche de GPRH p. 77

    - FIChE 4/4 : Les cartographies du processus de GPRH par tape p. 79

    GUIDE PRATIQUE 5Lamlioration continue de la dmarche de GPRH p. 85

    - FIChE 5/1 : La veille professionnelle, le partage de pratiques et les actions de communication sur la mthode et les outils de la GPRH p. 87

    - FIChE 5/2 : Laudit de la GPRH p. 93

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    PREAMBULE

    La gestion prvisionnelle des ressources humaines renforce la capacit de nos organisations offrir dans la dure un service de qualit sur lensemble du territoire. Elle permet danticiper limpact des rformes, dadapter les modes de gestion des ressources humaines, denrichir et de valoriser les comptences des agents publics.

    En cela, cest une dmarche particulirement volontariste qui nous engage agir pour prvenir les risques dinadaptation, renforcer lefficacit collective et prserver la qualit de vie au travail des quipes.

    Cest galement une dmarche damlioration continue, construite sur le retour dexpriences, lvaluation et le parangonnage.

    Dans un contexte administratif fortement volutif, marqu par la rorganisation de ladministration territoriale de lEtat et lanimation dun rseau croissant dacteurs, il est essentiel de donner une nouvelle impulsion la gestion prvisionnelle des ressources humaines.

    Les pratiques ministrielles en la matire sont ingales et diversifies, que ce soit en termes de concepts, dacteurs impliqus, doutils utiliss ou de mthodologie retenue.

    Le prsent document sadresse lensemble des acteurs impliqus dans la dmarche de GPRH et vise diffuser un vocabulaire et des repres mthodologiques communs, complts par des exemples doutils ou des bonnes pratiques identifies.

    Il a t labor avec le concours de reprsentants des ministres, responsables de ressources humaines et reprsentants de plateformes rgionales dappui la gestion des ressources humaines (PFRH) afin de rpondre au mieux aux attentes de chacun.

    Je ne doute pas que cette publication savre trs utile pour poursuivre les efforts doptimisation et de valorisation des ressources engags sur les territoires et vous assure de la mobilisation de la DGAFP aux cts des diffrents employeurs de lEtat pour mener bien cette dmarche structurante pour la modernisation de la gestion des ressources humaines et la conduite du changement.

    Thierry Le Goff

    Directeur gnral de ladministration

    et de la fonction publique

    La gestion prvisionnelle des ressources humaines dans les services de lEtat

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    INTRODUCTIONElments de dfinition, finalits et enjeux de la GPRH

    La gestion prvisionnelle nest rien dautre que lintroduction du temps, de faon consciente, dans la gestion, en amont du systme de GRH en clairant les dcisions par des analyses appropries, en aval en contribuant au pilotage de la performance RH. La gestion prvisionnelle nest rien dautre que lintroduction dans la tte des dcideurs dune rflexion sur le futur qui pse rellement sur les dcisions quils sapprtent prendre aujourdhui.

    Patrick Gilbert1

    n Elments de dfinition de la GPRHEn termes plus oprationnels, il convient de dfinir, de clarifier et de partager, les notions de GPEEC, de GPRH mais aussi de gestion administrative des personnels, qui sarticulent au sein du processus unique de la GRH.

    uLa GPEEC (gestion prvisionnelle des effectifs, des emplois et des comptences) est lexercice pluriannuel qui consiste :

    1 - caractriser les emplois, les effectifs et les comptences actuels de lorganisation,

    2 - oprer leur projection court terme (1 an) et moyen terme (3 ans) sous forme dune ou plusieurs hypothses

    3 - effectuer lexploration des besoins futurs en emplois, effectifs et comptences et identifier une cible stratgique

    4 - analyser les carts entre les ressources projetes et les besoins futurs de lorganisation

    uLa GPRH (gestion prvisionnelle des ressources humaines) est une approche pluriannuelle de la GRH qui :

    1 - se fonde en amont sur les orientations stratgiques de la politique RH, dcoulant notamment des volutions prvisibles des services (missions, organisation, ressources) et sur lanalyse des donnes quantitatives et qualitatives de lexercice de GPEEC

    2 - conduit llaboration de plans dactions qui portent sur lensemble des actes de la GRH : affectation, formation, recrutement, promotion, rmunration...

    Chaque tape de la GPEEC et de la GPRH ncessite des ajustements annuels lis, dune part aux ventuelles volutions des priorits stratgiques, dautre part aux ncessaires correctifs des hypothses de prvisions retenues initialement.

    1. in : La gestion prvisionnelle des ressources humaines , ditions La Dcouverte (septembre 2011)

    Ce quest la GPRH Ce que la GPRH nest pas

    Une dmarche au service de la gestion des ressources

    humaines

    Une affaire de spcialistes, dconnecte des pratiques

    gestionnaires

    Une dmarche pour agir Un simple recueil dinformations

    Une dmarche qui mobilise des outils quantitatifs mais aussi

    qualitatifs en vue de la ralisation dun plan daction

    Une tude statistique

    Une dmarche qui est fonde sur des prvisions en matire

    dobjectifs mais aussi dvolution des paramtres de gestion

    Une tude prospective

    Une dmarche, le socle du dialogue social Un bilan social

    IMPORTANT

  • La gestion prvisionnelle des ressources humaines dans les services de lEtat

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    uLa gestion administrative courante des personnels (dnomme en pratique GRH) consiste mettre en uvre les procdures statutaires (lgislatives et rglementaires), les doctrines et pratiques de gestion dfinies par les ministres ou les services qui se fondent sur le plan dactions de GPRH.

    MISSIONS-PROCESSUS DE LA GRH

    Elaboration-pilotage-valuation-contrle de la stratgie GRH

    Elaboration-pilotage-gestion prvisionnelle

    Communication

    Management et qualit de la DRH

    Evaluation -ContrleTutelle des oprateurs

    Gestion administrative et juridique des personnels

    Recrutement-concours

    AffectationMutation

    Positions statutaires

    Temps de travailCongs

    DontologieDiscipline

    Rmunration, gestion de la paye

    Gestion budgtaire et comptable des RHGestion budgtaire (masse salariale- plafond demplois)

    Gestion comptable

    Gestion des parcours professionnels

    Formation initialeIntgration

    Evaluation individuelle

    AccompagnementMobilit, carrire

    Formation continue

    Politique indemnitairePromotion/Avancement

    Gestion sociale de la RH

    Dialogue social, animation des instances de concertation, ngociation, suivi des droits et syndicaux lections

    Veille sociale

    Sant, hygine et scuritMdecine de prventionConditions de travail

    Action sociale

    (Source : Comit dharmonisation des audits internes-2014)

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    La gestion prvisionnelle des ressources humaines dans les services de lEtat

    nPourquoi le terme de GPRH ?Il sagit de :

    ufaire prvaloir la dimension stratgique quemporte une dmarche de gestion des ressources humaines ;

    u intgrer la dimension statutaire de la GRH dans une fonction publique de carrire ;

    umarquer lide dvolution (et non de rupture) de la gestion administrative des personnels.

    nPasser dune vision statique une approche dynamique de la GRH

    Statique Dynamique

    Environnement SUBIR ANTICIPER

    Individus VISION INDIVIDUELLE VISION GLOBALE

    Organisation ADOPTER CONCEVOIR

    Ainsi la gestion prvisionnelle nest pas une science exacte ; elle relve de la posture qui suppose daccepter une marge derreur et dtre en capacit dintgrer les invitables impondrables dans un contexte en constante volution.

    Elle emprunte dailleurs des techniques et outils dautres sciences :

    - lconomie : par la dimension budgtaire de la GPEEC, travers lestimation du cot des diffrentes mesures envisages ;

    - la statistique : par les mthodes et outils statistiques ncessaires la ralisation de prvisions fiables

    - la sociologie, voire la psychologie : par lanalyse des comportements des personnes afin daffiner les prvisions de mob