BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Dalam pelayanan kesehatan, obat merupakan komponen yang penting karena

diperlukan dalam sebagian besar upaya kesehatan baik untuk menghilangkan gejala

dari suatu penyakit, obat juga dapat mencegah penyakit bahkan obat juga dapat

menyembuhkan penyakit. Tetapi di lain pihak obat dapat menimbulkan efek yang

tidak diinginkan apabila penggunaannya tidak tepat. Oleh sebab itu, penyediaan

informasi obat yang benar, objektif dan lengkap akan sangat mendukung dalam

pemberian pelayanan kesehatan yang terbaik kepada masyarakat sehingga dapat

meningkatkan kemanfaatan dan keamanan penggunaan obat .

Salah satunya apotek, yaitu tempat penjualan obat-obatan resmi dibawah

naungan BPOM. Oleh karenanya Apotek sangatlah penting bagi seluruh kesehatan

masyarakat. Di apotek biasanya pasien menyerahkan resep dari dokter ataupun hanya

membeli obat obatan tertentu tanpa resep, dari situlah sistem penjualan di apotek

sangatlah penting agar pasien tahu harga obat yang dijual ataupun kondisi obat

tersebut. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas laporan

ini dengan judul “Analisa Sistem Penjualan Obat Pada Apotek Melati Indah Wisma

Asri”

1

1.2 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan laporan ini adalah :

1. Sebagai wujud nyata riset yang dilakukan penulis

2. Untuk menambah wawasan bagi mahasiswa tentang sistem penjualan obat pada

sebuah apotek

Sedangkan tujuan kami dalam penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi

mata kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi (APSI) pada semester empat

jurusan Manajemen Informatika Akademik Manajemen Informatika Bina Sarana

Informatika.

1.3 Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan

khususnya bagi perancangan sistem. Di dalam kegiatan penelitian kami

mengumpulkan data melalui cara :

1. Wawancara (Interview)

Dalam penulisan laporan ini untuk mendapatkan informasi secara lengkap dan

akurat maka kami melakukan suatu metode tanya jawab dengan narasumber terkait

mengenai semua hal kegiatan sistem penjualan yang berlangsung di dalam

perusahaan.

2. Pengamatan (Observation)

Tak hanya lewat wawancara tatapmuka, kami pun melakukan metode penelitian

pengamatan atau Observation. Dengan mengamati hal-hal yang terjadi di

perusahaan tentunya kami lebih mengerti dan memahami system yang berjalan di

perusahaan tersebut.

3. Studi Pustaka

Selain melakukan kegiatan-kegiatan penelitian tersebut di atas, kami pun

melakukan studi kepustakan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang

ada di perpustakaan.

2

1.4 Ruang Lingkup

Agar dalam pembahasan lebih terarah dan berjalan dengan baik maka perlu

adanya ruang lingkup penelitian. Penelitian hanya dibatasi pada Sistem Penjualan

Obat yaitu dimulai dari pembelian, pengecekan obat, sampai proses pembayaran.

1.5 Sistematika Penulisan

Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya kami menjelaskan terlebih dahulu

secara garis besar mengenai sistematika penulisan. Sehingga pembaca dapat lebih

mudah memahami isi laporan ini.

Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan ini adalah:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan masalah secara umum, maksud dan tujuan kami

menulis laporan tersebut, metode penelitiannya dan ruang lingkup

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan uraian konsep dasar sistem dan peralatan pendukung

sistem atau Tool System.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini menjelaskan tentang umum, tinjauan apotek dengan menguraikan

sejarah apoteknya dan struktur organisasi dan fungsi, serta prosedur sistem

berjalan, Diagram Alir Data, Kamus Data, Spesifikasi-spesifikasi.

BAB IV PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa yang

dibahas, kemudian dilanjutkan dengan saran-saran untuk mencapai suatu

usaha dengan hasil yang optimal dan baik.

3

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam

mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang

menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan

pada prosedur mendefinisikan sistem sebai berikut. Menurut Jerry FitzGerard, Andra

F. FritzGerard, Warren D. Stalilings, Jr. dalam Jogiyanto (2005:1) “Suatu sistem

adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan

suatu sasaran yang tertentu”. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari

prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur

(procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel dalam Jogiyanto (2005:1) sebagai

berikut ini. ”Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulias menulis),

biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang

diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis

yang terjadi”. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya, Gordon B. Davis dalam Jogiyanto (2005:2) mendefinisikan sistem

sebagai berikut ini. ”Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi

untuk mencapai suatu tujuan tertentu”

A. Pengertian Sistem

Menurut Sutabri (2004:3) “sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari

unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling

tergantung satu sama lain dan terpadu“.Menurut Jerry FitzGerald, Andra F.FitzGerald

dan Warrant D. Stalling dalam Jogiyanto (2005:1) “suatu sistem dapat diartikan

sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu

sasaran tertentu”.

4

B. Karakteristik Sistem

Jogianto (2005: 3) mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat-

sifat tertentu, yakni:

1. Komponen

Suatu komponen terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi

membentuk satu kesatuan.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau

dengan lingkungan luar.

3. Lingkungan Luar (Enviroment)

Lingkungan Luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang

memengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sub sistem

dengan sub sistem lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan

perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna. Keluaran dapat dimasukkan subsistem yang lain atau

kepada sub apapun.

7. Pengolahan Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau goal atau sasaran(objective), kalau

suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.

5

C. Klasifikasi Sistem

Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide

yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa

pemikiran hubungan antara Sistem Fisikmanusia dengan Tuhan. Physical

System adalah sistem yang nampak secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem

produksi, dan lain-lain.

Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem Alamiah (Natural

System) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia,

misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim.

Sistem Buatan Manusia (Human Made System) adalah sistem yang melibatkan

interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain

Sistem Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System)

adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, misalnya

sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan

berdasarkan program-program komputer Sistem Probabilistik yang dijalankan.

(Probabilistic System) disebut juga dengan sistem tak tentu adalah sistem yang

kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung sistem

probabilistik, misalnya sistem manusia.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem Terbuka (Open System) adalah

sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini

menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya

sistem kebudayaan manusia. Sistem Tertutup (Close System) adalah sistem yang

tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini

bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar.

6

D. Pengertian Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi

manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukkan hasil dari

pengolahan data yang telah diorganisasikan dan berguna bagi orang yang

menerimanya. Sistem Informasi merupakan suatu sistem pada organisasi yang

memertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung informasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari luar oraganisasi dan menyediakan pihak

luar tertentu dengan pihak luar tertentu.

Informasi merupakan hasil akhir dari data yang telah diproses pada suatu

sistem sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya untuk

pengambilan keputusan.

E. Pengertian Sistem Informasi

Sistem merupakan suatu grup dari elemen-elemen baik berupa fisik maupun

bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan

berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sasaran akhir dari suatu

sistem.

Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang tersebut dengan blok

bangunan yang terdiri dari:

A. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk

metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang berupa

dokumen-dokumen dasar.

B. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang

sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

7

C. Blok Keluaran

Produk dari keluaran sistem informasi adlaah keluaran yang merupakan informasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen

serta semua pemakai sistem.

D. Blok Teknologi

Teknologi merupakan "tool box" dalam sistem informasi, teknologi digunakan

untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk pengendalian dari

sistem secara keseluruhan. Tekhnologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu

tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

E. Blok Basis

Data Basis Data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer

digunakan perangkat untuk memanimpulasinya. Basis Data diakses atau

dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan

DBMS (Database Management System).

F. Blok Kendali

Banyak hal yang dapat merusak sistem Informasi, seperti bencana alam, api,

temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu

sendiri, ketidak efesienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian

perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat

merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan

dapat langsung cepat diatasi.

8

F. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah Suatu kerangka yang menjadi alat-alat

penghubung bagi sumber daya-sumber daya terkoordinasi guna mengumpulkan,

memproses, mengendalikan dan informasi yang disampaikan melalui jaringan

komunikasi ke berbagai pemakaian menuju satu tujuan atau lebih.

Pendapat yang dikemukakan oleh Barry E Cushing, menurutnya Sistem

Informasi Manajemen adalah Suatu kumpulan manusia dan sumber modal didalam

suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengolah data

dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap tingkat manajemen dalam

perancangan dan pengendalian aktivitas-aktivitas organisasi.

Jadi Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu penerapan sistem yang

melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi

semua operasi organisasi yang berguna untuk menyediakan informasi-informasi yang

dibutuhkan suatu organisasi dan semua tingkatan manajemen.

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram menurut Jogiyanto (2005:700)

adalah “Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data

sistem”. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup

populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan

terstruktur dan jelas dan juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.Istilah

yang digunakan dalam DAD

A. Diagram Alir Data (DAD atau DFD)

Menurut Raymond Me Leod, Jr. Diagram Alir Data "Merupakan alat

pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan

sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dibutuhkan satu sama lain

dengan alur data baik secara manual ataupun terkomputerisasi". Data Flow Diagram

atau Diagram Arus data adalah suatu gambaran gratis dan suatu sistem yang

9

menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk menggambarkan bagaimana

data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan. Simbol atau lambang yang

digunakan dalam membuat diagram alir data yang lazim digunakan, terdiri dari empat

buah symbol yaitu :

1. Entitas/Lingkungan Luar (External Entity)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data, menunjukkan

entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa orang,

organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima input

dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol empat persegi panjang.

2. Proses (Process)

Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data,

menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan

arus data yang akan keluara dari proses, digambarkan dengan simbol lingkaran.

3. Arus Data (Data Flow)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan,

menunjukan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau hasil dari proses

sistem yang mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan

entitas (external entity) digambarkan dengan arah panah.

4. Simpanan Data (Data Store)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah disimpan,

menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di

Sistem Komputer, arsip atau catatan manual, tabel acuan dan lainlain

digambarkan dengan sepasang garis horizontal.

10

Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tingkatan kontruksi

Diagram Alir Data yaitu :

1. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkank sumber serta tujuan data yang akan

diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem

secara global dari keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan ada

didalam konteks atau penjabaran secara rinci.

3. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan

terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram.

Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambut-rambut

atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk

membuat model sistem yaitu :

a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara eksternal entity

dengan eksternal entity lain secara langsung.

b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan data

store yang lain secara langsung.

c. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store

dengan eksternal entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

B. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhankebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang

ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir Data sifatnya

global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang

dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut:

11

1. Arus Data

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari

arus data didalam diagram arus data.

2. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data,

maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang

membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu

arus data tertentu di diagram alira data dapat langsung mencarinya dengan mudah

di kamus data.

3. Tipe Data

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses

yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta

dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang mengalir

dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer,

laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field.

Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.

4. Struktur Data

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri

dari item-item atau elemen-elemen data.

5. Alias

Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena

data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen

yang satu dengan yang lainnya.

6. Volume

Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan

volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus

data yang mengalir dalam satu periode tertentu. Sedangkan volume puncak

menunjukkan volume yang terbanyak.

12

7. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

kamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus

dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan

laporan-laporan harus dihasilkan.

8. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus

data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentanng

analisis data tersebut. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai

suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan,

yang disebut notasi tipe data Notasi atau Simbol yang digunakan dibagi menjadi

dua macam yaitu sebagai :

a. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun input

suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

13

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi

yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

14

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Sistem berjalan yang ada pada Apotek Melati Indah Wisma Asri menggunakan

sistem manual dan terkomputerisasi, dimana sistem tersebut dijalankan dengan

menggunakan Jaringan LAN yang menghubungkan semua bidang atau bagian yang

ada pada Apotek Melati Indah Wisma Asri. Sistem ini menghubungkan antar bagian,

mulai dari Kepala Apotek, Penanggung jawab Apotek, Laboratorium pembuatan

obat, dan Kasir. Sistem LAN ini di buat oleh suatu programmer jaringan, sehingga

memberikan kemudahan bagi pelayanan apotek dan pencatatan laporan apotek.

Visi dari Apotek Melati Indah Wisma Asri adalah Menjadi Apotek modern

yang berbasi pelayanan kepada masyarakat, selalu berusaha memberikan solusi,

ramah, namun harganya tetap terjangkau, sehingga pelayanan yang prima bisa

dirasakan oleh seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan status sosial.

Sedangkan Misi dari Apotek Melati Indah Wisma Asri adalah sebagai berikut:

1. Kami selalu memberikan pelayanan dengan penuh semangat dan antusiasme yang

tinggi sehingga pelanggan merasa dihargai dan puas terhadap pelayanan kami,

2. Kami memiliki kemauan tinggi untuk terus belajar, mengembangkan diri dan terus

berusaha untuk mencari cara yang lebih efektif dan efisien untuk meningkatkan

pelayanan dan kualitas produk kami,

3. Kami senantiasa memupuk rasa kepedulian terhadap customer, supplier dan mitra

kerja kami,

4. Kami bekerja berdasarkan keikhlasan hati, selalu berusaha memberikan kinerja

terbaik kami sehingga tercipta ikatan emotional yang kuat dengan customer kami,

5. Kami senantiasa membangun kemitraan yang saling menguntungka bagi siapa saja

bekerja sama dengan kami.

15

3.2 Tinjauan Apotek

Dalam tinjauan ini berisi tentang sejarah, struktur organisasi, serta fungsi-

fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam apotek melati indah wisma asri.

3.2.1 Sejarah Apotek

Apotek Melati Indah Wisma Asri berdiri sejak 5 tahun yang lalu pada

tanggal 2 September 2010 oleh Antoni Tarigan S.Farm.Apt. dengan Surat Izin

Apotek (S.I.A):449/88/BPPT/X/2010. Dengan apoteker Ellist Octaviani

S.Farm. Apt. Apotek Melati Indah Wisma Asri merupakan cabang ke empat

dari lima cabang cabang yang dimiliki. Apotek ini beralamat di Jl. Perjuangan

No.62 RT.003/008, Harapan Baru, Bekasi.

Gambar III.1. Gambar Apotek Melati Indah Wisma Asri

16

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Gambar III.2. Struktur Organisasi

Adapun fungsi dari bagian-bagian tersebut adalah:

1. Pemilik Sarana Apotek (PSA)

Sebagai pemilik dari apotek.

2. Apoteker

Sebagai penanggung jawab kegiatan harian di apotek.

3. Kasir

Sebagai customer sevice dan mengelola proses pembayaran.

4. Asisten Apoteker

Bertugas dalam meracik obat dan mengecek persediaan obat.

17

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

1. Proses pembelian

Konsumen membawa resep dari dokter dan memberikannya kepada

kasir,ataupun jika ada konsumen yang tanpa resep dokter bisa langsung meminta

jenis obat yang dibutuhkan kepada kasir Kemudian kasir memberikan resep kepada

asisten apoteker.

2. Pembuatan Obat

Bagian asisten apoteker mengecek persediaan obat yang ada di penyimpanan

obat, dan membuatkan obat sesuai pesanan, setelah itu membawa obat yang telah

dipesan sesuai resep ke bagian kasir. Lalu resep yang tadi diterima disimpan untuk

diarsipkan dan dilaporkan kepada apoteker setiap harinya.

3. Proses Pembayaran

Bagian kasir memasukan apa saja obat yang dibeli oleh konsumen baik

berdasarkan resep mulai dari jenis obat, jumlah, dan harganya.Setelah kasir

menginput data pembelian dari konsumen dan selanjutnya menginformasikan harga

barang, maka selanjutnya konsumen membayar total harga obat yang dibeli.

Kemudian kasir mencetak struk pembelian dan memberikan obatnya pada konsumen.

4. Laporan

Kasir membuatkan laporan harian dari data pembayaran untuk dilaporkan

kepada apoteker setiap harinya.

18

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan

19

Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan

20

Gambar III.5 Diagram Detail 2.0

Gambar III.6 Diagram Detail 3.0

21

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem Penjualan obat pada Apotek

Melati Indah Wisma Asri adalah sebagai berikut :

1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

a. Nama Dokumen : Resep Obat

Alias : -

Bentuk data : Dokumen cetakan manual

Arus data : Resep Obat-Proses 0.0

Proses 0.0-Arsip Resep Obat

Penjelasan : Untuk Pemesanan Obat

Volume : Rata-rata perhari 30 resep

Struktur data : Header + Isi + Footer

- Header = nama_apotek + alamat

- Isi = nama_obat + jumlah_obat

- Footer = nama_pasien + no.RM + tgl + berat_badan +

nama_dokter + stampel_rumah_sakit

2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

a. Nama Dokumen : Struk Pembelian

Alias : -

Bentuk data : Dokumen cetakan komputer

Arus data : Struk pembelian-Proses 2.0

Proses 2.0-Laporan Arsip Pembelian

Penjelasan : Sebagai data laporan penjualan obat

Volume : Rata-rata 30 perhari

Struktur data : Header + Isi

- Header = nama_apotek + alamat + nama_apoteker

- Isi = nama_obat + jumlah_obat + harga + tgl

22

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input)

dan dokumen keluaran (output) yang semuanya diatur dan dipakai pada sistem

berjalan.

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan menjelaskan tentang dokumen –

dokumen yang digunakan, spesifikasi file. Adapun bentuk dokumen masukan

tersebut adalah sebagai berikut :

a. Nama Dokumen : Resep Obat

Fungsi : Sebagai surat pemesanan obat

Sumber : Konsumen

Tujuan : Kasir - Apotek

Media : Dokumen cetakan manual

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Membuatkan Resep Obat Pasien

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen output atau dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen

perusahaan berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan

manajemen. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah :

a. Nama Dokumen : Struk pembelian

Fungsi : Sebagai surat penjualan obat

Sumber : Kasir

Tujuan : Apoteker - Pasien

Media : Dokumen cetakan komputer

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Pembelian Obat

23

3.7 Permasalahan

Sistem penjualan obat dengan resep pada Apotek Melati Indah Wisma Asri

masih dilakukan secara manual. Oleh karena itu, menimbulkan beberapa masalah

antara lain :

a. Semua arsip dan laporan masih dicatat dalam buku, kertas sehingga belum

tersusun dengan rapih dan adanya kemungkinan data akan hilang.

b. Kurangnya ketelitian dan lambatnya proses perhitungan hasil penjualan.

c. Sistem komputerisasi yang belum berkembang.

3.8 Pemecahan Masalah

Melihat keadaan pada proses ini kirianya peran suatu sistem pengolahan data

yang lebih baik sangat diperlukan. Pemecahan dari permasalahan diatas adalah

sebagai berikut :

a. Semua arsip dan laporan akan tersimpan pada komputer, sehingga akan

memudahkan dalam mencari data serta dapat mencegah kehilangan data.

b. Dengan menggunakan program computer maka proses perhitungan akan lebih

cepat serta dapat mengurangi terjadinya kesalahan.

24

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan data yang diperoleh penulis pada, maka penulis

menarik kesimpulan sebagai berikut:

a. Sistem terkomputerisasi yang kurang memadai , melainkan masih menggunakan

sistem manual disalah satu proses.

b. Karena masih menggunakan sistem yang manual, sehingga dapat menimbulkan

suatu permasalahan dan mengganggu efektifitas dan efisiensi apotek.

c. Dengan menggunakan sistem yang secara manual, dapat menimbulkan resiko

kesalahan pencatatan data.

4.2. Saran

Dari kesimpulan tersebut, penulis mencoba memberikan beberapa saran

sebagai masukan yang mungkin berguna bagi yakni sebagai berikut:

a. Untuk dapat mengoptimalkan sistem kerja pada apotek ini maka diperlukan

sistem yang terkomputerisasi dengan baik, sehingga pada pencatatan

dokumen masukan/keluaran lebih efektif dan efisien.

25

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hannif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Edisi ke Satu.

Yogyakarta:Andi.

HM, Jogianto. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.

Sutabri, Tata. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi

26

Daftar Riwayat Hidup

Nama : Restu Akhmad Husein

Tempat, Tanggal Lahir : JAKARTA, 06 Januari 1994

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Alamat : Kav Pengarengan Gg.Merpati

RT/RW : 02/028

Kel/Desa : Kaliabang Tengah

Kecamatan : Bekasi Utara

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Pendidikan

SD : SDN Kaliabang Tengah IV

SMP : SMP Negeri 3 Babelan

SMK : SMK Taman Harapan

Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika

27

Daftar Riwayat Hidup

Nama : Yokky Agustinus P

Tempat, Tanggal Lahir : Malang, 24 Agustus 1996

Jenis Kelamin : Laki - Laki

Alamat : Jl. Tawes Raya No.7

RT/RW : 009/012

Kel/Desa : Kayuringin Jaya

Kecamatan : Bekasi Selatan

Agama : Islam

Status : Belum Kawin

Pendidikan

SD : SDN Kayuringin Jaya XIX

SMP : SMP Negeri 7 Bekasi

SMK : SMK Bina Mandiri Bekasi

Perguruan Tinggi : Bina Sarana Informatika

28

Daftar Riwayat Hidup

Nama : Dedy Wijayanto

Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 18 September 1995

Jenis Kelamin : Laki-laki

Alamat : Kav. Bulak Sentul, Jl. Alia 4

RT/RW : 002/025

Kel/Desa : Harapan Jaya

Kecamatan : Bekasi Utara

Agama : Islam

Status : Belum Kawin

Pendidikan

SD : SDN Duren Jaya VI Bekasi

SMP : SMP Seroja Bekasi

SMK : SMK Bina Mandiri Bekasi

Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika

29

Daftar Riwayat Hidup

Nama : Tommy Ferari

Tempat, Tanggal Lahir : Bekasi, 06 Februari 1993

Jenis Kelamin : Laki-laki

Alamat : Taman Wisma Asri Blok AA17 No.27

RT/RW : 003/022

Kel/Desa :Teluk Pucung

Kecamatan : Bekasi Utara

Agama : Islam

Status : Belum Kawin

Pendidikan

SD : SDN Teluk Pucung XI

SMP : SMPN 21 Bekasi

SMK : SMK Taruna Bangsa

Perguruan Tinggi : AMIK Bina Sarana Informatika

30

Daftar Riwayat Hidup

Nama : Teguh Maulana Ramadhani

Tempat, Tanggal Lahir : Subang, 20 februari 1993

Jenis Kelamin : laki-laki

Alamat : bulak perwira

RT/RW : 002/005

Kel/Desa : perwira

Kecamatan : bekasi utara

Agama : islam

Status : belum nikah

Pendidikan

SD : SDN TUNAS HARAPAN

SMP : SMP NEGERI 3 CIASEM

SMK : SMK RIYADHUL JANNAH SUBANG

Perguruan Tinggi : BINA SARANA INFORMATIKA

31

Lampiran A.1 Arsip Resep

32