guide d'audit interne budgétaire

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Guide d’audit interne budgétaire Guide pratique du CHAI Exemple de matrice des risques budgétaires Questionnaires Autres outils (méthode d’échantillonnage, fiche de test) Textes réglementaires Manuels et kit de déploiement Principales restitutions CHORUS Glossaire Annexe 1 : Fiche méthodologique sur l’échantillonnage Annexe 2 : Liste des questionnaires de prise de connaissances Annexe 3 : Liste des questionnaires de contrôle interne p. 10 p. 21 p. 26 p. 27 p. 28 p. 29 p. 33 p. 37 p. 43 p. 71 Version 1.0 – juillet 2015 Sommaire :

Author: nguyenthien

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  • Guide

    daudit interne

    budgtaire

    Guide pratique du CHAI

    Exemple de matrice des risques budgtaires

    Questionnaires

    Autres outils (mthode dchantillonnage, fiche de test)

    Textes rglementaires

    Manuels et kit de dploiement

    Principales restitutions CHORUS

    Glossaire

    Annexe 1 : Fiche mthodologique sur lchantillonnage

    Annexe 2 : Liste des questionnaires de prise de connaissances

    Annexe 3 : Liste des questionnaires de contrle interne

    p. 10

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    p. 43

    p. 71

    Version 1.0 juillet 2015

    Sommaire :

  • Prcaution concernant lutilisation du prsent document Ce document a t labor par un groupe de travail interministriel, sous l'gide du comit d'harmonisation de l'audit interne (CHAI). Il est le fruit d'un travail collectif, de partage d'exprience et de mise en commun des pratiques professionnelles des membres du groupe de travail. L'objectif du guide d'audit budgtaire est de faciliter l'harmonisation de la mthodologie des auditeurs interne de ltat en matire d'audit interne budgtaire (AIB). Le champ des oprateurs sera trait ultrieurement dans une prochaine version de ce guide. Sa construction prend appui sur les rfrentiels disponibles : le cadre de rfrence du contrle interne budgtaire (CRICIB) dont essentiellement ses dispositions normatives, le recueil des rgles de comptabilit budgtaire, les recueils de macro-processus et les fiches de risques qui leurs sont adosses ainsi que les rfrentiels ministriels existants. Comme les guides d'audit interne comptable qui l'ont prcd, le guide est structur autour d'un exemple de matrice des risques budgtaires, de questionnaires types et d'une documentation de rfrence.

    La matrice couvre, dans une approche d'ensemble, les thmes relatifs au dploiement du contrle interne budgtaire (CIB) de lEtat (administration centrale et dconcentre) : on y retrouve l sous une forme ou une autre les composantes du CIB. Sont ensuite abords les sujets relatifs chacune des tapes du process budgtaire, de la programmation avant le dmarrage de l'exercice budgtaire jusqu'aux travaux de fin de gestion : les sujets sont squencs l'instar des macro-processus. La matrice des risques comme les questionnaires qui enrichissent le guide d'audit ne prtendent ni l'exhaustivit, ni la limitativit : le groupe de travail a dress la liste des sujets qui lui paraissent devoir tre imprativement considrs par l'auditeur, mais ce dernier pourra enrichir cette liste en tant que de besoin en fonction notamment du contexte ministriel, des enjeux, du degr de maturit du dploiement de CIB et de constats d'audits prcdemment raliss. A cet gard, le prsent guide d'audit prendra place aux cts des cahiers labors par la MACIB qui offrent l'auditeur la capacit de mener une approche plus en profondeur par macro-processus.

  • Ce document a t produit par un groupe de travail anim par Jean-Claude DIQUET (CGEDD) et Catherine LE GAL (MMAI-IGAC) compos de :

    Anne AUCLAIR-RABINOVITCH (IGSJ)

    Nicolas BERTIN (MMAI ministres conomiques et financiers)

    Emilie CHARLES-NICOLAS (CHAI)

    Luc CHARRI (CHAI)

    Eric LE CLERCQ de LANNOY (MACIB)

    Annelise MEISSIMILY (MRA)

    Fabienne NIJDAM-REYNAUD (PM)

    Herv PEREZ (CHAI)

    Jean-Louis RAAS (CGA)

    Leila SARFATI-GHILAS (IGA)

    Elise VANDEN DRIESSCHE (IGSJ)

    Jrme VERONNEAU (IGAS)

    Ren-Marc VIALA (CGEFi)

    Bernard ZAKIA (MACIB)

  • SOMMAIRE Introduction ________________________________________________________________________________________________________ 8

    1re partie _________________________________________________________________________________________________________ 10

    1.1 Exemple de matrice des risques budgtaires __________________________________________________________________________________ 10 1.1.1 Mode demploi _____________________________________________________________________________________________________________________ 10 1.1.2 Objectif et contenu __________________________________________________________________________________________________________________ 10 1.1.3 Critres concourant lobjectif de qualit de la comptabilit budgtaire _______________________________________________________________________ 11 1.1.4 Critres concourant lobjectif de soutenabilit budgtaire _________________________________________________________________________________ 12 Table de correspondance matrice des risques / questionnaires : __________________________________________________________________________________ 19

    1.2 Questionnaires __________________________________________________________________________________________________________ 21 1.2.1 Objectifs des questionnaires ___________________________________________________________________________________________________________ 21 1.2.2 Structuration des questionnaires _______________________________________________________________________________________________________ 21 1.2.3 Les acteurs cibls ____________________________________________________________________________________________________________________ 21

    1.3 Autres outils (mthode dchantillonnage, fiche de test) ________________________________________________________________________ 26

    2me partie _________________________________________________________________________________________________________ 27

    2.1. Textes _________________________________________________________________________________________________________________ 27

    2.2. Manuels et kits de dploiement ____________________________________________________________________________________________ 28

    2.3. Autres documents _______________________________________________________________________________________________________ 28

    2.4. Principales restitutions CHORUS ____________________________________________________________________________________________ 29 2.4.1 Liste des restitutions Budget ___________________________________________________________________________________________________________ 29 2.4.2 Les rles BUDGET en fonction des restitutions ____________________________________________________________________________________________ 31

    2.5. Glossaire _______________________________________________________________________________________________________________ 33

    Annexes ___________________________________________________________________________________________________________ 35

    Annexe 1 : Fiche mthodologique sur l'chantillonnage ____________________________________________________________________________ 37

    Annexe 2 : Liste des questionnaires de prise de connaissances (QPC) __________________________________________________________________ 43

  • QPC Secrtaire gnral (SG) ________________________________________________________________________________________________________________ 45 QPC Responsable de la fonction financire ministrielle (RFFIM) __________________________________________________________________________________ 50 QPC Directeur des ressources humaines (DHR) ________________________________________________________________________________________________ 54 QPC Responsable du contrle interne budgtaire (CIB) __________________________________________________________________________________________ 60 QPC Contrleur budgtaire (CB) ____________________________________________________________________________________________________________ 63

    Annexe 3 : Liste des questionnaires de contrle interne (QCI) ________________________________________________________________________ 71 QCI Directeur des affaires financires (DAF) ___________________________________________________________________________________________________ 73 QCI Responsable de programme (RPROG) ____________________________________________________________________________________________________ 78 QCI Tutelle oprateurs ____________________________________________________________________________________________________________________ 84 QCI Responsable des achats ________________________________________________________________________________________________________________ 90 QCI Centre de services partags (CSP) ________________________________________________________________________________________________________ 95

    Fiche dvaluation du Guide dAudit Interne Budgtaire ___________________________________________________________________ 105

  • 8

    Introduction Au commencement de ses travaux, le groupe de travail sur l'audit interne budgtaire a constat lhtrognit du dploiement du contrle interne budgtaire (CIB) dans les ministres. En effet, contrairement au contrle interne comptable dont la mise en place est lie la certification des comptes, il n'existe pour aiguillon la mise en uvre du contrle interne budgtaire que lobligation rglementaire pose par le dcret GBCP (art. 170). Sur la base de ce constat, le groupe de travail a choisi de produire un outil correspondant une approche globale et transverse lensemble des macro-processus budgtaro-comptables. A l'aide de ce guide, les auditeurs pourront pointer les zones de risque et concourir, par une srie de recommandations, au renforcement, la consolidation et in fine la bonne assise du CIB ministriel. Trois principes ont orient les travaux conduits par le groupe de travail :

    1. produire un livrable oprationnel qui garantisse une unit de

    forme avec les outils ddis l'audit comptable dj produits par

    le groupe de travail pour ventuellement permettre aux auditeurs

    de conduire simultanment les deux types daudits au cours

    dune mme mission d'audit financier ;

    2. raliser un guide d'audit qui permette d'valuer le contrle

    interne budgtaire tant sur les aspects de soutenabilit que de

    qualit de la comptabilit budgtaire ;

    3. laborer un document facilement accessible permettant aux

    missions ministrielles daudit interne (MMAI) de mener ce type

    daudit en propre, cest--dire sans accompagnement par des

    quipes spcialistes (comme cela peut tre le cas pour les audits

    internes comptables raliss en partenariat avec la DGFiP).

    Dans le calendrier de travail imparti, le groupe a choisi d'orienter ses travaux sur l'laboration d'une matrice des risques budgtaires et la rdaction de questionnaires d'audit centrs sur les invariants de l'organisation du processus budgtaire. Cinq questionnaires de prise de connaissance (QPC) auprs des acteurs aux fonctions transverses sont proposs pour apprhender les grandes masses de dpenses ministrielles et les risques associs. Le prsent guide rfrence galement cinq questionnaires de contrle interne (QCI) cibls sur les acteurs centraux de la dpense. L'auditeur est invit enrichir cette base de questionnaires pour l'adapter aux diffrentes situations ministrielles (par exemple, selon limportance des projets immobiliers dans le budget du ministre ou le poids des crdits d'intervention). Par ailleurs, le guide propose un rappel des critres utiliss pour dcliner les objectifs de qualit de la comptabilit budgtaire et de soutenabilit budgtaire ainsi qu'une prsentation synthtique des acteurs de la gestion budgtaire et comptable de l'Etat.

  • 9

    Enfin, le lecteur trouvera une bibliothque d'outils d'audit, portant sur la rcupration, l'analyse et l'exploitation des donnes financires en environnement Chorus ainsi qu'une liste des principaux documents de rfrence.

  • 10

    1re partie

    1.1 Exemple de matrice des risques

    budgtaires

    1.1.1 Mode demploi Cette matrice peut tre utilise de trois manires :

    dans sa totalit pour effectuer un audit global sur le niveau de mise en uvre du CIB relativement au rfrentiel ministriel ou interministriel de CIB ;

    partiellement en fonction de la maturit du dploiement du CIB ministriel ;

    pour un audit financier, en complment des matrices des risques

    publies dans les cahiers d'audit comptable ou mtier (notamment produits par le CHAI) sur un processus particulier.

    Pour valuer plus fond le contrle interne budgtaire sur un macro-processus dtermin, l'auditeur se reportera aux documents produits par la MACIB. Le contrle interne budgtaire est cibl sur latteinte des objectifs de qualit de la comptabilit budgtaire et de soutenabilit budgtaire.

    De faon oprationnelle, ces deux objectifs se dclinent selon les critres dtaills ci-aprs (1.1.3 et 1.1.4) ; ils sont repris dans la matrice des risques budgtaires fournie en exemple dans le prsent guide.

    1.1.2 Objectif et contenu La matrice apprhende de manire synthtique un ensemble de risques pouvant affecter les diffrentes phases du process budgtaire qu'une mission d'audit budgtaire vocation explorer : Comme indiqu supra, ce process est structur en plusieurs macro-processus budgtaro-comptables :

    - MP1 - laboration ministrielle dun budget

    - MP2 - Allocation et mise disposition des ressources

    - MP3 - Excution de la dpense

    - MP4 - Traitements de fin de gestion et de fin dexercice

    - MP5 - Excution des recettes non fiscales

    - MP7 - Restitutions, comptes-rendus et tableaux de bord

    - MP8 - Pilotage de la masse salariale et des emplois

    - MP9 - Gestion des stocks et des immobilisations.

    Pour rpondre une logique de simplification du document, certains macro-processus ont t regroups et les dispositifs de matrise des risques sont dcrits globalement, qu'ils concernent l'administration centrale, les services dconcentrs ou la tutelle des oprateurs. En complment d'une approche strictement centre sur le contrle interne budgtaire, la matrice rappelle dans un deuxime onglet quelques lments de lenvironnement de matrise des risques (ou environnement

  • 11

    de contrle) qu'il convient d'investiguer parce qu'ils constituent le socle partir duquel peuvent se mettre en place les autres composantes du contrle interne. C'est pourquoi sont indiqus sur un onglet spar (et en numrotation romaine) des exemples de risques qui reprennent les grands items de l'environnement de contrle (implication des responsables, organisation des instances darbitrage et de pilotage de la gestion, organisation approprie, responsabilits et pouvoirs clairement dfinis, procdures dfinies et diffuses, comptences mobilises ...) que l'auditeur valuera de la mme manire qu'il le fait pour toute autre mission d'audit interne. En effet, la correcte mise en uvre des composantes concourt la matrise des macro-processus et participent ainsi pleinement lefficacit du dispositif de contrle interne budgtaire.

    Enfin, la matrice est complte dun tableau de correspondance pour mettre en regard de chaque risque les questionnaires daudit servant valuer, pour tout ou partie, les dispositifs de contrle interne budgtaire mis en place. Cette visualisation fait cho linnovation introduite dans les questionnaires daudit par la mise en place dun rfrencement au numro de risque de la matrice en face de chacune des questions.

    Il est conseill aux auditeurs dutiliser cette mme numrotation des risques dans le tableau des constats.

    1.1.3 Critres concourant lobjectif de qualit

    de la comptabilit budgtaire 1- REALITE Description des oprations relles. 2- JUSTIFICATION Appui sur des pices probantes. 3- PRESENTATION ET BONNE INFORMATION Prsentation structure par lautorisation et selon des rgles rigoureuses de tenue dfinies par un rfrentiel. 4- SINCERITE Traduction de la ralit et de limportance des lments comptabiliss par lapplication des rgles de comptabilit budgtaire. 5- EXACTITUDE Correcte valuation des engagements, des paiements, des encaissements et des consommations demplois. 6- TOTALITE Tous les engagements, tous les paiements, toutes les consommations demplois et tous les encaissements de lentit sont enregistrs. 7- NON-COMPENSATION Engagements, paiements, consommations demplois et encaissements sont enregistrs sans contraction entre eux.

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    8- IMPUTATION Correcte et rgulire imputation par nature et destination sagissant des engagements, des dpenses ou des consommations demplois, sur un fonds de concours ou une attribution de produit, sur le budget gnral ou un compte spcial ou un budget annexe et par ligne de recettes pour les recettes, destination le cas chant (ouverture associe de crdits). 9- RATTACHEMENT A la bonne priode comptable, au bon exercice budgtaire.

    1.1.4 Critres concourant lobjectif de

    soutenabilit budgtaire 1- QUALITE DE LA PROGRAMMATION BUDGETAIRE POUR LE DEBUT DE GESTION EN ENGAGEMENTS, DECAISSEMENTS, EMPLOIS ET RECETTES La qualit de la programmation budgtaire pour le dbut de gestion, tablie selon une nomenclature dactivits pertinente, permet dassurer ladquation entre la mise en uvre oprationnelle des objectifs stratgiques du programme et les prescriptions des lois de finances et de programmation des finances publiques en vigueur. Elle inclut la programmation des dcisions ou actes de gestion sous-jacents. Elle se dploie la fois en infra-annuel et en pluriannuel. 2- QUALITE DU SUIVI ET DE LACTUALISATION DE LA PROGRAMMATION La qualit du suivi et de lactualisation de la programmation assure la mise en cohrence, dans le respect des enveloppes fixes, de la programmation avec les actes de gestion et la prise en compte des modifications dhypothses en cours de gestion. 3- SOUTENABILITE DE LA GESTION La soutenabilit de la gestion se traduit par ladquation des projets de dpenses dun responsable administratif aux droits dengagement et de paiement qui lui sont notifis ou qui sont susceptibles dtre mis sa disposition ainsi que la matrise de leur impact sur les annes ultrieures, compte tenu de la couverture des dpenses obligatoires et inluctables.

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    Table de correspondance matrice des risques / questionnaires : N du risque

    Intitul du risque

    QPC

    QCI

    CBCM SG RFFIM DRH Responsable CIB

    DAF RPROG tutelle oprateurs

    responsable achats

    CSP

    1 Insuffisance du dispositif de contrle interne budgtaire

    x x x x x x x x x x

    2 Dfaut de mise en uvre du contrle interne budgtaire

    x x x x x x x x x x

    3 Analyse de l'excution antrieure non ralise ou insuffisamment prise en compte

    x x x x x x x x

    4 Analyse de l'excution de l'anne en cours (N) non ralise ou insuffisamment prise en compte

    x x x x x x x

    5 Absence ou mauvaise prise en compte du cadrage ministriel

    x x x x x

    6 Absence ou mauvaise prise en compte des projets de rforme

    x x x x x x

    7 Absence de cadrage de la procdure budgtaire

    x x x x x x

    8

    Absence ou mauvaise prise en compte de l'ensemble des paramtres d'laboration du budget

    x x x x x

    9 Non-matrise du plafond d'emploi et de la masse salariale

    x x x x x

    10 Absence de matrise ou matrise insuffisante de la politique d'achats.

    x x x x x x

    11 Mauvaise estimation des enveloppes (ETPT / T2 / hors T2)

    x x x x x x x x

    12 Mise disposition tardive des crdits x x x x x x

    13 Insuffisance du suivi de l'excution (T2 et hors T2)

    x x x x x x x x

    14 absence doutil de suivi adapt x x x x x x x x

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    N du risque

    Intitul du risque

    QPC

    QCI

    CBCM SG RFFIM DRH Responsable CIB

    DAF RPROG tutelle oprateurs

    responsable achats

    CSP

    15 Mauvaise actualisation de la programmation (T2 et hors T2)

    x x x x x x x

    16

    Non respect des rgles de dlgations de pouvoirs et de signatures. Incohrences entre dlgation et habilitations informatiques

    x x x x x

    17 Non respect des rgles de visa au CF x x x x x

    18 Dcalage entre le besoin exprim et la programmation

    x x x x x x x

    19 Insuffisance d'AE ou CP par rapport aux besoins de l'opration

    x x x x

    20 Absence ou erreur de saisie en comptabilit budgtaire de lengagement juridique

    x x x x x

    21 Pices justificatives manquantes ou errones x x x x

    22 Absence ou erreur de saisie dans Chorus x x x x

    23 Dlai de traitement suprieur 30 jours x x x x x x

    24

    Absence ou erreur denregistrement des recettes

    x x x

    25 Etats budgtaires incomplets ou errons x x x x x x

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    1.2 Questionnaires

    1.2.1 Objectifs des questionnaires En phase de prise de connaissance, le questionnaire de prise de connaissance (QPC) a pour objectif de permettre l'auditeur d'apprhender le domaine audit : rle des acteurs, rpartition des tches, documents cls, lments chiffrs... En phase terrain, le questionnaire de contrle interne (QCI) est plus prcis que le questionnaire de prise de connaissance. Il a pour objectif d'obtenir une explication par les acteurs de terrain de leur mthode de travail et de s'assurer que les dispositifs de contrle interne prvus sont pertinents et effectivement mis en uvre ou d'identifier d'autres dispositifs de contrle interne mis en place. Les tests dtaills compltent lapproche par QCI (cf. 1.3)

    1.2.2 Structuration des questionnaires La structuration des questionnaires reprend les cinq rubriques prsentes dans lexemple de matrice des risques budgtaires associ au prsent guide :

    mise en place du contrle interne budgtaire ;

    laboration du budget ;

    allocation et mise disposition des moyens budgtaires ;

    excution des dpenses et des recettes ;

    traitement de fin de gestion.

    Deux rubriques sont ajoutes systmatiquement :

    1. questions diverses ;

    2. la liste des documents transmettre aux auditeurs.

    A lintrieur de chacune des rubriques, il est propos une liste de questions. Pour chaque question, il est fait rfrence au numro du risque dans la matrice des risques propose en exemple. Selon les pratiques professionnelles de la mission daudit ministrielle, ce rfrencement pourra tre ou non conserv dans le questionnaire adress aux audits.

    1.2.3 Les acteurs cibls Les fonctions des acteurs de la gestion dans le macro-processus sont dtailles ci-dessous. On se rfre notamment ici la description des acteurs (RFFIM, RPROG, RBOP, contrleur budgtaire) de la gestion budgtaire et comptable de l'Etat telle qu'elle est publie dans le guide du macro-processus MP1 de la direction du budget (dition mars 2015). Dautres acteurs peuvent intervenir ponctuellement dans le macro- processus (responsable ministriel de la gestion des ressources humaines et oprateurs). Pour mmoire, lensemble des rles et fonctions concerns par les macro-processus sont retracs dans le manuel macro-processus 0 : prsentation des macro-processus (dition 2009), auquel on pourra se reporter.

  • 22

    Les acteurs ministriels

    Le secrtaire gnral

    Le dcret n 2014-834 du 24 juillet 2014 relatif aux secrtaires gnraux des ministres dtermine de faon transversale les responsabilits des secrtaires gnraux des ministres (coordination gnrale, modernisation, efficacit de ladministration centrale dans le travail interministriel, pilotage des services dconcentrs et relations avec les oprateurs, qualit du dialogue social). Il dfinit ainsi un socle dattributions. Pour lensemble du ministre, le secrtaire gnral a notamment la responsabilit de la fonction financire, du contrle de gestion et du pilotage des dispositifs de contrle interne, dont le contrle interne budgtaire fait partie. Le dcret ne fait pas obstacle ce que le secrtaire gnral exerce, le cas chant, des attributions supplmentaires.

    Le responsable de la fonction financire ministrielle (RFFIM)

    Sans prjudice des autres fonctions que le ministre peut lui confier, le RFFIM est responsable de lorganisation, du pilotage et de la cohrence des processus ministriels dlaboration budgtaire. Il est ainsi charg de cadrer les principales tapes de la procdure dlaboration ministrielle du budget. Ce cadrage comprend notamment lorganisation des diffrentes activits, les instructions et les lments de calendrier destination de lensemble des intervenants ministriels du macro-processus. Le RFFIM assure la matrise et la centralisation de linformation financire diffuse lextrieur du ministre (runions interministrielles, communication institutionnelle).

    Selon les ministres, ce rle est confi soit au Secrtaire gnral (SG), soit au Directeur des affaires financires (DAF). Il apprcie la pertinence, la qualit et la fiabilit des donnes financires utilises et diffuses. Il est charg de la production, de la vrification et de la consolidation des principales donnes financires du ministre. Il est le point dentre et de sortie pour la transmission des informations financires entre le ministre et les acteurs externes (ministre charg du budget, Premier ministre, Cour des comptes, Parlement). Il dispose ce titre dun accs complet et direct linformation financire ministrielle et ses sous-jacents. A cet effet, il a accs lensemble des systmes dinformation financire du ministre et, sa demande, aux systmes contenant des donnes ncessaires la fiabilisation de linformation financire. Il propose au ministre, en lien avec chaque RPROG, les mesures de rformes et de matrise de lvolution structurelle des dpenses cohrentes avec la trajectoire pluriannuelle des finances publiques et le programme de stabilit tabli dans le cadre du semestre europen . Il assure, avec la collaboration du responsable ministriel de la gestion des ressources humaines, la synthse ministrielle et la cohrence de la masse salariale, du plafond et des schmas demplois. Le RFFIM assure un rle danalyse et de synthse des documents actualiss par les RPROG. A ce titre, le RFFIM vrifie la cohrence des demandes dautorisations budgtaires des RPROG avec la stratgie ministrielle budgtaire annuelle et pluriannuelle. Il exerce ses missions en lien avec les responsables de programme et, le cas chant, le responsable ministriel de la gestion des ressources

  • 23

    humaines qui communique les lments relatifs la stratgie ministrielle des ressources humaines. En lien avec les RPROG, le RFFIM propose les objectifs et indicateurs de performances pour la mission ainsi que les cibles atteindre. Enfin, en lien avec chaque RPROG, le RFFIM organise et pilote les travaux dlaboration des documents budgtaires (projets annuels de performances, dossiers de runion). Il prsente notamment la position ministrielle lors des runions de la procdure budgtaire interministrielle avec la direction du budget.

    Le directeur des ressources humaines (DRH)

    Il dcide de la stratgie RH, propose des orientations stratgiques pluriannuelles en ce sens (recrutement, rmunration, mesure catgorielle, rforme statutaire). Il prpare les arbitrages sur les ressources et rformes mettre en uvre et valide les scnarios de gestion RH. Au niveau ministriel il dtermine, rpartit et gre le plafond d'emplois ministriel entre les programmes. En liaison avec le RFFIM, il est responsable des activits de suivi de l'excution et de la prvision des dpenses de personnel en ETPT et en crdits de Titre 2 et du respect des plafonds.

    Le responsable CIB ministriel

    Plac dans les quipes du RFFIM, il exerce une fonction danimation, de coordination et dassistance ddie au CIB :

    - il met en uvre le dploiement du contrle interne budgtaire ;

    - il apporte un soutien mthodologique aux gestionnaires ;

    - il assure le suivi des indicateurs de qualit de la comptabilit

    budgtaire et de soutenabilit budgtaire ;

    - il organise le dispositif de reporting du contrle interne

    budgtaire, permettant didentifier, de remonter et de veiller au

    traitement des incidents et anomalies ;

    - il anime et forme les correspondants du contrle interne

    budgtaire dsigns au sein des services;

    - Il sensibilise les acteurs concerns aux objectifs du CIB.

    Il joue un rle en matire de communication et de coordination entre les acteurs cls des chantiers de contrle interne :

    - vis--vis de la direction du ministre ;

    - de linstance de pilotage du contrle interne budgtaire ;

    - des directions mtiers et responsables de programme et de BOP.

  • 24

    Le directeur des affaires financires (DAF)

    Cf. supra paragraphe RFFIM. La description prcise des fonctions de ce dernier relve des organisations ministrielles.

    Le responsable de programme (RPROG)

    Le RPROG met jour les priorits du programme et propose des mesures de rformes et de matrise de lvolution structurelle des dpenses, dans le respect des orientations stratgiques dfinies par le ministre. Il tablit le projet de budget et le projet de performances sur le primtre de son programme dans le respect des orientations du gouvernement, du ministre et des lments de cadrage du RFFIM. Dans ce cadre, il :

    - analyse les dterminants de la dpense publique ;

    - assure la cohrence des donnes budgtaires transmises par les

    oprateurs dont il a la tutelle ;

    - propose les objectifs et dfinit les indicateurs de performances

    permettant de mesurer leur atteinte ;

    - dtermine les demandes dautorisations budgtaires en crdits et

    en autorisations demploi.

    Il tablit le projet annuel de performances, prvu larticle 51 de la LOLF. Il prsente dans ce document les orientations stratgiques et les objectifs du programme. Il justifie les crdits et les autorisations demplois demands. Le RPROG organise les sollicitations des RBOP et des oprateurs en fonction des enjeux spcifiques en termes budgtaires.

    Le responsable de BOP (RBOP)

    A la demande du RPROG, le RBOP transmet des lments dinformation qui permettent au RPROG dalimenter la rflexion sur la stratgie budgtaire. Dans ce cadre, le RBOP contribue aux activits menes par le RPROG afin de :

    - analyser lexcution antrieure des programmes (N-2 et

    auparavant) et justifier l'cart entre le budget prvisionnel et le

    budget ralis N-2 ;

    - prsenter les dterminants de ses prvisions de dpenses ;

    - dterminer les autorisations budgtaires, dans le cadre des

    travaux de budgtisation des ressources menes par le RPROG ;

    - rdiger le projet annuel de performances ; il peut notamment

    donner des lments de justification des crdits.

    Du fait de la varit des situations rencontres, notamment en termes de positionnement hirarchique, le groupe de travail a considr qulaborer un modle de questionnaire ne permettrait pas de bien apprhender le dispositif de matrise des risques adapt aux diffrents profils existants. Les rponses au questionnaire RPROG aideront lauditeur construire les questionnaires RBOP utiles sa mission.

    Le bureau de tutelle des oprateurs

    Il contrle et supervise l'ensemble des lments de prvision et d'excution budgtaires manant de l'entit oprateur.

  • 25

    Le responsable des achats

    Il est responsable de la stratgie, du pilotage et de la programmation des achats au sein dun ministre. Il dfinit le processus ministriel de pilotage des achats (stratgie, politique et procdures achats) et programme les achats en concertation avec les services. Il consolide son niveau les besoins des services et il effectue les arbitrages en matire de politiques dachats.

    Le centre de services partags (CSP)

    Le centre de services partags assure, gnralement pour le compte de plusieurs directions d'un mme ministre, la saisie dans CHORUS des oprations relatives la programmation des crdits, aux recettes et aux dpenses. Il centralise ce titre les demandes des services prescripteurs et les retranscrit dans CHORUS. Il peut galement fournir des restitutions aux services prescripteurs sur la base des donnes CHORUS. Sa dnomination peut varier en fonction des ministres.

    Les acteurs non ministriels

    Le contrleur budgtaire (CB)

    Dans le cadre du macro processus dlaboration ministrielle dun budget, le contrleur budgtaire et comptable ministriel (CBCM) participe aux diffrents travaux tout au long de la procdure budgtaire. Il intervient notamment afin de :

    - valider lanalyse de lexcution des annes passes ou de lanne

    en cours ;

    - valider les modifications des nomenclatures budgtaires

    (nomenclature dactivits, nomenclature par destination) en

    concertation avec la direction du budget ;

    - valider les cls et schmas de rpartition de la comptabilit

    danalyse des cots.

    Il peut tre sollicit pour conseil et expertise technique (exemple : contre-expertise sur le tendanciel). Le correspondant sectoriel de la direction du budget Au sein de la direction du budget, chaque ministre est suivi par un bureau sectoriel dans lequel un collaborateur est plus particulirement en charge du dialogue rgulier. Ce dernier nest pas directement partie prenante du dispositif de CIB ministriel, mais lauditeur pourra le consulter en tant quexpert et lentretien non directif apparat tre un outil plus adapt que le questionnaire daudit pour favoriser cet change particulier.

  • 26

    1.3 Autres outils (mthode

    dchantillonnage, fiche de test)

    Concernant la mthode dchantillonnage, se rfrer la fiche

    mthodologique annexe au prsent guide et issue du guide pratique de

    la fonction achat / CHAI avril 2014.

    Le test de permanence vise vrifier que les mesures de contrle interne

    prvues par les rfrentiels ou dcrites lors des entretiens sont

    effectivement mises en uvre (ex : vrification de la cohrence et de

    l'actualisation des dlgations de signatures et habilitations informatiques

    avec les organigrammes). Il s'agit de corroborer les informations

    recueillies dans les QCI

    Le test dtaill vise vrifier que les oprations ralises sont correctes,

    passes dans les dlais, etc, via la comparaison entre un chantillon

    d'oprations et leurs pices justificatives (ex : imputation correcte d'une

    opration en comptabilit budgtaire au vu des pices justificatives

    fournies).

    Le rapport daudit doit sattacher reprendre les lments de structuration dont notamment : - la synthse, - les recommandations, - le plan daction et lanalyse du suivi des recommandations antrieurement mises le cas chant. Pour autant, et parce quil est un outil de communication, le rapport daudit ne suit pas un standard qui pourrait tre propos dans le prsent guide.

  • 27

    2me partie

    2.1. Textes

    LOIS

    Loi organique n 2001-692 du 1er aot 2001 relative aux lois de

    finances

    (http://legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000000394028)

    DCRETS

    Dcret n 2014-834 du 24 juillet 2014 relatif aux secrtaires

    gnraux des ministres

    (http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000029290798)

    Dcret n2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestion

    budgtaire et comptable publique (GBCP)

    (http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT00002659

    7003)

    Dcret n2011-775 du 28 juin 2011 relatif l'audit interne dans

    l'administration

    (http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT00002427

    8160)

    Dcret n2005-1429 du 18 novembre 2005 relatif aux missions,

    l'organisation et aux emplois de direction des services de contrle

    budgtaire et comptable ministriel (CBCM)

    (http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT0000

    00811035)

    ARRETS

    Arrt du 16 juillet 2014 relatif aux rgles de la comptabilit

    budgtaire de l'Etat pris en application de l'article 54 du dcret n

    2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestion budgtaire et

    comptable publique.

    (http://legifrance.gouv.fr/telecharger_rtf.do?idTexte=LEGITEXT0000292

    91575&dateTexte=20150421)

    Ces rgles prennent la forme dun recueil des rgles de

    comptabilit budgtaire publi sur le site internet performance-

    publique.budget.gouv.fr la rubrique rfrentiels de gestion

    budgtaire et comptable

    (http://www.performance-

    publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/docume

    nts/gestion_publique/cadre_gestion_budgetaires/referentiels/RRCB_16

    0415.pdf)

    CIRCULAIRES

    Circulaire du 24 fvrier 2015 relative la mise en uvre du

    contrle interne budgtaire dans les ministres

    http://legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000000394028http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000029290798http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000026597003http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000026597003http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000024278160http://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?cidTexte=JORFTEXT000024278160http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000811035http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000811035http://legifrance.gouv.fr/telecharger_rtf.do?idTexte=LEGITEXT000029291575&dateTexte=20150421http://legifrance.gouv.fr/telecharger_rtf.do?idTexte=LEGITEXT000029291575&dateTexte=20150421http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/cadre_gestion_budgetaires/referentiels/RRCB_160415.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/cadre_gestion_budgetaires/referentiels/RRCB_160415.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/cadre_gestion_budgetaires/referentiels/RRCB_160415.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/cadre_gestion_budgetaires/referentiels/RRCB_160415.pdf

  • 28

    (http://www.performance-

    publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulair

    es/circulaires/2015/MACIB-15-3103/MACIB-15-3103.pdf)

    Circulaire DF-MGFE-13-3242 du 4 dcembre 2013 relative la

    dsignation du prfet de rgion comme responsable du budget

    oprationnel de programme pour les services territoriaux placs

    sous son autorit

    (http://www.performance-

    publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulair

    es/circulaires/2013/MGFE-13-3242.pdf)

    Circulaire du Premier ministre du 30 juin 2011 relative la mise

    en uvre de l'audit interne dans l'administration

    (http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2011/07/cir_33414.pdf)

    CADRES DE RFRENCE

    Cadre de rfrence du contrle interne budgtaire (CRICIB)

    (http://www.performance-

    publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/docume

    nts/gestion_publique/CIB/cib_cadre_referenceV11_04122013.pdf)

    Cadre de rfrence de l'audit interne de l'Etat (CRAIE) juin 2013

    (http://www.action-publique.gouv.fr/files/craiev1.pdf)

    2.2. Manuels et kits de dploiement

    Les manuels descriptifs des principaux circuits et procdures

    financires :

    Ces manuels proposent, pour chaque processus, une

    documentation de rfrence sur la doctrine, les processus, les

    rgles de gestion, les rles des acteurs de la fonction financire et

    des prconisations en matire dorganisation financire. Ils sont

    disponibles en ligne partir du lien suivant :

    http://www.performance-

    publique.budget.gouv.fr/node/10810#macroprocessus

    Le kit de dploiement du CIB de la MACIB :

    (http://www.performance-

    publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/docume

    nts/gestion_publique/CIB/CIB_kit_CIB_deploiement_072011.doc)

    2.3. Autres documents

    Larrt relatif au cadre de la gestion budgtaire et au contrle

    budgtaire du ministre pris en application de l'article 105 du

    dcret n 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif la gestion

    budgtaire et comptable publique

    Note sur l'excution budgtaire (NEB)

    http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulaires/circulaires/2015/MACIB-15-3103/MACIB-15-3103.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulaires/circulaires/2015/MACIB-15-3103/MACIB-15-3103.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulaires/circulaires/2015/MACIB-15-3103/MACIB-15-3103.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulaires/circulaires/2013/MGFE-13-3242.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulaires/circulaires/2013/MGFE-13-3242.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/circulaires/circulaires/2013/MGFE-13-3242.pdfhttp://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2011/07/cir_33414.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/CIB/cib_cadre_referenceV11_04122013.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/CIB/cib_cadre_referenceV11_04122013.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/CIB/cib_cadre_referenceV11_04122013.pdfhttp://www.action-publique.gouv.fr/files/craiev1.pdfhttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/node/10810#macroprocessushttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/node/10810#macroprocessushttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/CIB/CIB_kit_CIB_deploiement_072011.dochttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/CIB/CIB_kit_CIB_deploiement_072011.dochttp://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/CIB/CIB_kit_CIB_deploiement_072011.doc

  • 29

    2.4. Principales restitutions CHORUS

    L'objectif de cette partie du guide est de fournir une aide l'auditeur pour :

    identifier les principales restitutions Chorus rpondant aux

    besoins de suivi et de pilotage budgtaire ;

    savoir lire les restitutions Chorus et en interprter le rsultat.

    A cette fin, le lecteur trouvera ci-dessous une slection de restitutions permettant de rpondre aux principales questions que se pose un acteur de la chane budgtaire, aux diffrents niveaux de responsabilits RPROG / RBOP / RUO :

    connatre son disponible en AE et en CP ;

    consulter lhistorique des crdits mis disposition ;

    connatre les consommations par action et par titre ;

    suivre une opration d'investissement, un engagement, une

    demande de paiement ;

    etc.

    Les informations ci-dessous sont extraites du Guide des restitutions infocentre / Domaine Budget produit par lagence pour linformation financire de lEtat (AIFE) version 15.1 du 18 dcembre 2013. Il est noter que le rfrentiel des principales restitutions Chorus pourra tre mis jour l'issue du travail conduit en 2015 par la MACIB avec les rfrents ministriels de contrle interne budgtaire sur le sujet.

    2.4.1 Liste des restitutions Budget

    Libell des restitutions Domaine INF-BUD-10 Evaluation des recyclages dAE

    Budget

    INF-BUD-11 Suivi annuel des tranches fonctionnelles

    Budget

    INF-BUD-12 Etat de synthse tranche fonctionnelle

    Budget

    INF-BUD-27 Synthse mensuelle de lexcution des AE

    Budget

    INF-BUD-28 Synthse mensuelle de lexcution des CP

    Budget

    INF-BUD-29 Situation date de lexcution de la dpense en AE et CP

    Budget

    INF-BUD-30 Histogramme de lexcution mensuelle des AE et CP

    Budget

    INF-BUD-31 Prparation arrts de report hors TF et fonds

    Budget

    INF-BUD-32 Prparation des arrts de report relatifs aux fonds de concours

    Budget

    INF-BUD-39 Situation date de lexcution de la dpense en AE et CP (Version de programmation D ACT REF)

    Budget

    INF-BUD-40 Suivi consommation dAE & CP par axes danalyse

    Budget

    INF-BUD-41 Tableau de bord de la consommation des crdits en AE et CP

    Budget

    INF-BUD-42 Etat des restes payer

    Budget

    INF-BUD-43 Tableau de bord de la ressource budgtaire en AE

    Budget

    INF-BUD-44 Tableau de bord de la ressource budgtaire en CP

    Budget

    INF-BUD-45 Suivi des rtablissements de crdits

    Budget

  • 30

    Libell des restitutions Domaine Pilotage de la gestion

    INF-BUD-51 Pilotage de la gestion Vue agrge (Tableau) Budget INF-BUD-52 Pilotage de la gestion Vue agrge (Graphiques) Budget

    INF-BUD-53 Pilotage de la gestion Vue dtaille Budget Pilotage de lactivit INF-BUD-49 Pilotage de lactivit Vue de synthse (Tableau) Budget INF-BUD-50 Pilotage de lactivit Vue de synthse (Graphiques) Budget

    INF-BUD-55 Pilotage de lactivit Dtail des DP Budget

    INF-BUD-56 Pilotage de lactivit Dtail des EJ Budget INF-BUD-57 Pilotage de lactivit Dtail des DA Budget INF-BUD-58 Pilotage de lactivit Dtail des SF Budget Analyse des dpenses HT2

    INF-BUD-46 Analyse des dpenses HT2 (Tableau) Budget

    INF-BUD-47 Analyse des dpenses HT2 (Graphiques) Budget INF-BUD-48 Analyse des dpenses HT2 par centre financier des DP payes

    Budget

  • 31

    2.4.2 Les rles BUDGET en fonction des restitutions Tableau 1

    Restitutions

    INF-B

    UD

    -10

    INF-B

    UD

    -11

    INF-B

    UD

    -12

    INF-B

    UD

    -27

    INF-B

    UD

    -28

    INF-B

    UD

    -29

    INF-B

    UD

    -30

    INF-B

    UD

    -31

    INF-B

    UD

    -32

    INF-B

    UD

    -39

    INF-B

    UD

    -40

    INF-B

    UD

    -41

    INF-B

    UD

    -42

    INF-B

    UD

    -43

    INF-B

    UD

    -44

    INF-B

    UD

    -45

    Contrleur budgtaire externe ACCF x x x x x x x x x x x x x x x Gestionnaire des TF x x x x x x x x x x x x x x Pilote CP x x x x x x x x x x x x x x x Fonction de consultation budgtaire x x x x x x x x x x x x x x x

    RPROG x x x x x x x x x x x x x x x RBOP x x x x x x x x x x x x x x x RUO x x x x x x x x x x x x x x x Direction du budget x x x x x x x x x x x x x x x

    Administrateur ministriel des rfrentiels budgtaires

    x x x x x x x x x x x x x x

    Fonction de consultation budgtaire prfet

    x x x x x x x x x x x x x x x

    Administrateur interministriel des rfrentiels budgtaires

    x x x x x x x x x x x x x x

  • 32

    Tableau 2

    Restitutions

    INF-B

    UD

    -51

    INF-B

    UD

    -52

    INF-B

    UD

    -49

    INF-B

    UD

    -50

    INF-B

    UD

    -46

    INF-B

    UD

    -47

    INF-B

    UD

    -48

    Contrleur budgtaire externe ACCF x x x x x x x Gestionnaire des TF x x x x x x x Pilote CP x x x x x x x

    Fonction de consultation budgtaire x x x x x x x RPROG x x x x x x x RBOP x x x x x x x RUO x x x x x x x Direction du budget x x x x x x x

    Administrateur ministriel des rfrentiels budgtaires

    Fonction de consultation budgtaire prfet

    x x x x x x x

    Administrateur interministriel des rfrentiels budgtaires

  • 33

    2.5. Glossaire

    Un glossaire des termes utiles figure en dernire partie du recueil des rgles de comptabilit budgtaire (publi par arrt du 16 juillet 2014) : http://www.performance-publique.budget.gouv.fr/sites/performance_publique/files/files/documents/gestion_publique/cadre_gestion_budgetaires/referentiels/RRCB_160415.pdf

  • 34

  • 35

    Annexes

  • 36

  • 37

    Annexe 1 : Fiche mthodologique sur

    l'chantillonnage

    Constitution dun chantillon : conseils mthodologiques

    Auteur : Ihssane SLIMANI - (fiche labore dans le cadre du guide pratique

    daudit de la fonction ACHAT du CHAI)

    Lauditeur dtermine, pour chaque tape de laudit ncessitant de

    recourir un chantillon, la taille de celui-ci, lunit dchantillonnage

    (factures, commande, etc.) ainsi que ses principales caractristiques.

    Etape 1 : choisir la mthode dchantillonnage

    Lchantillon pourra alternativement tre constitu sur une base

    statistique (chantillonnage alatoire) ou non statistique

    (chantillonnage raisonn), en fonction des objectifs de laudit :

    - dans le cas dun chantillon statistique, lauditeur souhaite

    obtenir une base raisonnable partir de laquelle pourront

    tre tires des conclusions probantes concernant la

    population dans son ensemble. Il aura recours ce type

    d'chantillonnage lorsqu'il entend faire un nonc quantitatif

    au sujet d'une population plus grande en se fondant sur les

    rsultats d'un chantillon ; cette approche nest pertinente

    que pour une population assez importante (cf. infra)

    - dans le cas dun chantillon non statistique, lauditeur

    slectionne lchantillon en fonction dune caractristique

    donne et n'a pas l'intention de tirer des conclusions au sujet

    d'autres cas que ceux qui sont dans l'chantillon.

    Lchantillonnage non statistique ou raisonn donne

    lauditeur la flexibilit dutiliser son opinion professionnelle

    pour slectionner les lments qui ont le plus besoin dtre

    tests.

    Le recours ce type dchantillon se justifie lorsque les

    noncs gnraux sont d'ordre qualitatif plutt que

    quantitatif. Par exemple, on peut avoir l'intention de recenser

    les cas particuliers de dysfonctionnements possibles sans faire

    d'observation sur la frquence avec laquelle ils se produisent.

    Pour les petites populations une dmarche non statistique

    peut permettre dobtenir des rsultats significatifs : si sur 50

    documents, on en a examin 15 dont 10 sont irrguliers, on ne

    pourra dduire que 2/3 des documents sont irrguliers, mais

    on aura montr que 20% le sont effectivement. Dans un autre

    cas, si sur 50 documents, on en a examin 15 tous rguliers

    cette fois-l, on ne pourra dduire que 100% des documents le

    sont mais on sera sur que 30% sont rguliers, sans pouvoir

    exclure que 70% ne le soient pas.

    Si lapproche statistique permet de soutenir des conclusions et des

    recommandations de manire plus crdible, sa constitution peut

    savrer difficilement compatible avec les contraintes de temps

    dun audit. Elle doit notamment intgrer le risque

    dchantillonnage (risque que la conclusion base sur un

    chantillon soit diffrente de celle laquelle il serait parvenu si

  • 38

    lensemble de la population avait t soumis la mme procdure

    daudit).

    Ce risque est notamment fonction :

    - de la taille de la population, croiser avec les moyens dont

    dispose lauditeur pour lanalyse, ainsi quavec la prcision

    et la marge derreur acceptes de lestimation (voir ci-

    dessous, le tableau pour dterminer automatiquement la

    taille de votre chantillon).

    - de son caractre plus ou moins uniforme au regard de la

    caractristique observe. La conception d'un chantillon

    devient plus complexe dans le cas o les caractristiques

    principales des membres de l'chantillon ne sont pas

    uniformment rparties dans toute la population (ex : petit

    nombre de commandes de montant lev et grand nombre

    de commandes dont le montant relatif est trs faible),

    rendant ncessaire le recours des chantillons complexes

    (ex. chantillons alatoires dcomposs en strates de

    caractristiques similaires).

    Cf. notamment sur ce point la norme ISA530 sur les

    sondages en audit.

    Un croisement possible entre les deux approches peut consister

    procder en deux temps :

    1- Analyse de risques pralable permettant disoler une

    population risque . Cette analyse prendra en compte :

    - limpact, ce qui peut notamment amener lauditeur

    la slection de commandes dun montant lev ou

    encore de commandes de caractre stratgiques ;

    - la probabilit, ce qui peut conduire lauditeur

    constituer son chantillon partir des points dalerte

    les plus facilement et rapidement reprables aux

    diffrentes tapes de la procdure (cf. rubriques

    points dalerte dans chacune des fiches).

    2- Slection dun chantillon statistique, destin tre

    reprsentatif, non de la population dans son ensemble,

    mais du type de la population risque isol.

    Etape 2 : constituer lchantillon

    Pour la constitution dun chantillon probabiliste et la

    prsentation des diffrentes techniques disponibles (alatoire

    simple, alatoire systmatique, chantillonnage stratifi,

    lchantillonnage en grappe plusieurs degrs, etc.),

    lauditeur pourra notamment se rfrer lannexe 2 de la

    prsente fiche, ainsi quaux manuels dutilisation des logiciels

    daudit type IDEA, quil croisera utilement avec les supports

    existants de formation laudit.

  • 39

    Dtermination de la taille dchantillon

    Pour des raisons de cots et de dlai, il nest pas toujours possible

    dtudier lensemble de la population. Il est alors ncessaire de crer un

    chantillon reprsentatif de la population permettant ainsi de fournir une

    estimation aussi prcise que possible dune variable.

    La question de la taille de lchantillon dpend de la contrainte de cot. Si

    cette contrainte est forte, lchantillon correspond au rapport entre le

    budget global allou ltude et le cot unitaire dune enqute.

    A linverse, si la contrainte de cot est faible, la taille de lchantillon est

    lie la prcision souhaite a priori de lestimation. En effet, on ne peut

    pas dire quune certaine taille dchantillon est suffisante pour tudier

    une population dune certaine taille.

    La taille de lchantillon se dfinit ncessairement par rapport au degr

    de prcision exig par lenquteur et au phnomne que lon veut

    tudier.

    De manire gnrale, plus lchantillon est grand et plus lestimation sera

    prcise. La notion de prcision est matrialise par un seuil de confiance

    (en gnral 95%) et une marge derreur. Par exemple si lon dfinit un

    seuil de confiance de 95% et une marge derreur de 2%, cela signifie que

    lchantillon permettra dextrapoler le rsultat avec 5% de risques de se

    tromper de plus ou moins 2%.

    La taille de lchantillon dpend ainsi de plusieurs facteurs :

    La marge derreur accepte, note m ;

    Le risque maximum accept, not t. La valeur est issue dune

    loi de probabilit (loi de Student pour une taille de population

    infrieure 30, loi Normale pour une taille de population

    suprieure 30)1 ;

    La connaissance statistique pralable de la population

    enqute, paramtre inconnu qui peut correspondre une

    estimation provenant dtudes antrieures, de rsultats d

    experts et approxime, dans le cas dune proportion, par

    p* (1-p). Si lon na aucune piste quant la valeur de p, il est

    admis de prendre la valeur qui donne la dispersion maximale

    (cf. graphique ci-dessous), savoir p = 0,5.

    La taille de lchantillon, note n, se calcule comme suit : =

    ()

    1 La valeur de test respectivement de 2,58, 1,96 et 1,65 pour les seuils de confiance de 99%, 95% et 90%.

  • 40

    La taille de lchantillon ne dpend ainsi pas de la taille de la population,

    sauf si celle-ci est trs petite. En effet, lorsque la population est rduite, il

    est ncessaire dappliquer un facteur correctif. La taille de lchantillon

    devient : =

    +

    Le tableau ci-dessous donne titre dillustration la taille dchantillon minimale selon la taille de la population et la prcision souhaite, pour p valant 0,5.

    Lorsque la population est trs petite, par exemple N= 10 ou 15, la dfinition dun chantillon na pas de sens statistiquement, il est ncessaire dtudier lensemble des lments pour avoir une estimation statistiquement reprsentative. Ce nest que pour des populations suprieures 100 que la notion dchantillonnage a vritablement du sens statistiquement.

    Taille dchantillon en fonction de la taille de la population, de la prcision et la marge derreur acceptes de lestimation

    Niveau de

    confiance

    Marge d'erre

    ur

    Taille de la population tudie

    10 15 30 50 100 150 200

    99%

    2% 10 15 30 50 98 145 191

    5% 10 15 29 47 87 123 154

    10% 10 14 26 39 63 79 91

    95%

    2% 10 15 30 49 96 142 185

    5% 10 15 28 45 80 108 132

    10% 10 13 23 33 49 59 65

    90%

    2% 10 15 30 49 95 138 179

    5% 10 15 27 43 73 97 115

    10% 9 13 21 29 41 47 51

    Source : Calculs mission

    Exemple de lecture du tableau : Si lon considre une taille de population

    de 50 commandes examiner avec un seuil de confiance de 95% (donc

    probabilit de 5% de se tromper), il faut une taille dchantillon gale 49

    avec toutefois, une marge derreur de 2% (par exemple pour la moyenne

    du montant des commandes).

    En revanche, si lon accepte une marge derreur de 10% (par exemple

    pour la moyenne du montant des commandes), pour le mme seuil de

    confiance (95%), la taille de lchantillon examiner nest plus que de 33.

  • 41

    Rappel des principales mthodes de constitution de lchantillon Il existe deux catgories de mthodes :

    une mthode probabiliste avec notamment la slection par tirage

    alatoire. Chaque individu statistique (i.e. un individu, une

    entreprise, une facture, etc.) a la mme chance dentrer dans

    lchantillon. Parmi les mthodes probabilistes figurent :

    - lchantillonnage alatoire simple : facile mettre en uvre, il

    sagit de tirer au hasard des individus qui ont tous la mme

    probabilit dtre slectionn.

    - lchantillonnage alatoire systmatique : les individus de la

    population sont numrots de 1 N. On dtermine lintervalle

    dchantillonnage k en divisant la population N par la taille de

    lchantillon que lon souhaite obtenir. On slectionne un nombre

    qui correspond lorigine choisie au hasard. Enfin, partir de ce

    premier nombre, on slectionne chaque kme individu.

    - lchantillonnage stratifi : il sagit de diviser la population en

    sous-ensembles homognes, appels strates, et de raliser un

    sondage sur chacune des strates.

    - lchantillonnage en grappe plusieurs degrs : si la population

    est rpartie sur M grappes, le 1er degr consiste choisir un

    chantillon de M grappes et le 2nd degr raliser une enqute

    dans chacune des M grappes, soit auprs de tous les lments,

    soit en constituant des chantillons. Linconvnient est quil induit

    une perte de prcision due lexistence dune similarit entre

    individus dune mme grappe.

    une mthode non-probabiliste : les individus statistiques sont

    slectionns en fonction de critres de rpartition. Elle est

    notamment utilise lorsquil nest pas possible davoir une liste

    exhaustive de toutes les units de sondage. Parmi les mthodes dites

    non-probabilistes figurent notamment :

    - lchantillonnage par quotas : dfinir un nombre prcis

    dlments slectionner pour diverses sous-populations ;

    - le volontariat, mais linconvnient est que cette technique cre

    un biais et nest pas pertinente dans une dmarche daudit.

  • 42

  • 43

    Annexe 2 : Liste des questionnaires de prise de connaissances (QPC)

    1/ QPC Secrtaire gnral (SG) p. 45 2/ QPC Responsable de la fonction financire ministrielle (RFFIM) p. 50 3/ QPC Directeur ressources humaines (DRH) p. 54 4/ QPC Responsable contrle interne budgtaire (CIB) p. 60 5/ QPC Contrleur budgtaire (CB) p. 63

  • 44

  • 45

    Organe d'audit Thme de l'audit

    QPC SG

    Visa Nom Date

    Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs du questionnaire

    Date de transmission du questionnaire la supervision

    Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du questionnaire

    Valid par Nom de laudit qui a valid les rponses donnes lors de lentretien ou mention lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Date de la validation (cf. date du ml denvoi du questionnaire complt/corrig) ou pas de date si lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Personnes concernes

    Fonction P C A I*

    Fonction de la personne prenant part l'entretien

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    * pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

    Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de lentretien et la date laquelle il a t tenu. Avertissement : Avant de conduire cet entretien, l'auditeur aura collect des informations, notamment partir des documents budgtaires accessibles sur le site internet du ministre du budget, sur :

    les principales caractristiques du budget ministriel (structure

    du budget, taux de consommation, existence ou non de grands

    projets, ....) ?

    quel (s) programme(s) les crdits de titre 2 sont-ils grs (un

    programme support ? tout ou partie des effectifs de

    l'administration centrale ou dconcentre ?).

  • 46

    QUESTIONS RISQUES CONCERNES

    REPONSES

    Mise en place du contrle interne budgtaire

    1. Des objectifs

    ont-ils t assigns aux

    services du ministre en

    matire de contrle

    interne ?

    Le cas chant, dans quel cadre, quels sont-ils, comment ont-ils t notifis et quel est le calendrier de ralisation de ses objectifs ?

    1

    2. Quel est le rle

    du secrtariat gnral

    dans la mise en uvre

    du dploiement du

    contrle interne et plus

    particulirement du

    CIB ?

    Quels sont les autres acteurs ? les instances concernes ? Prcisez leur rle.

    1

    3. Le secrtariat

    gnral a-t-il conduit

    des actions spcifiques

    1

    en matire de contrle

    interne budgtaire ?

    (type d'action,

    calendrier, modalits de

    mise en uvre).

    tes-vous directement impliqu dans la mise en uvre de la dmarche ?

    4. Comment vous

    coordonnez-vous avec le

    RFFIM ?

    1 - 2

    5. Existe-t-il des

    difficults pour dployer

    le contrle interne

    budgtaire au

    ministre ?

    Si oui, existe-t-il des diffrences qualitatives notables entre les diffrents services du ministre ?

    Y a t-il eu des volutions rcentes ? des volutions sont-elles programmes ? quelle chance ?

    1

    6. Quelles sont les

    ressources affectes au

    CIB (rseau de rfrent,

    1

  • 47

    mission du CIB, ...) et les

    instances de

    gouvernance du CIB

    (ministrielles,

    dconcentres) ?

    7. Existe-t-il un

    rfrentiel ministriel

    du CIB ?

    Le cas chant le fournir aux auditeurs.

    1

    8. Des volutions

    organisationnelles ayant

    un impact budgtaire

    sont-elles prvues (par

    ex : centralisation

    /dconcentration des

    crdits, transformation

    SCN en oprateur,

    transfert d'emplois sur

    T3 ...) ?

    2

    9. Existe-t-il une

    cartographie des risques

    budgtaire ?

    Si oui :

    - quel est son primtre (programmes ou services couverts, quels types de dpenses ou de

    2

    recettes couverts, quels macro-processus ?)

    - comment l'analyse des risques est-elle conduite (par qui, sur quelle base et quel rythme) ?

    - recouvre-t-elle tous les objectifs stratgiques du ministre ?

    Fournir la cartographie aux auditeurs.

    Si non : quels sont les principaux risques budgtaires de votre ministre selon vous ?

    10. Des audits ont-ils

    t raliss sur le CIB ? 1 - 2

    laboration du budget

    11. Comment les

    fonctions de RFFIM et

    de RPROG sont-elles

    articules dans la

    procdure budgtaire ?

    7

    12. Comment les

    changes entre ces

    acteurs sont-ils

    organiss et

    7

  • 48

    formaliss ?

    13. Quel est le

    positionnement du

    RFFIM et quel est son

    rle dans la procdure

    budgtaire ?

    7

    14. Sur quelle(s)

    base(s) vous assurez-

    vous de la cohrence

    entre le projet de

    budget et les objectifs

    des politiques publiques

    conduites par le

    ministre ?

    5

    15. Les projets de

    rforme sont-ils

    clairement flchs dans

    la programmation

    budgtaire ?

    Si oui, de quelle manire ?

    6

    16. Comment les

    objectifs aux services

    en matire de matrise

    de la dpense ont-ils t

    communiqus ?

    10

    Comment est assur le suivi de l'atteinte de ces objectifs ?

    Allocation et mise disposition des moyens budgtaires

    Excution des dpenses et des recettes

    17. Le ministre a-t-

    il des particularits en

    matire de dlais de

    paiement ?

    Si oui, prcisez.

    23

    Traitement de fin de gestion

    Divers

    18. Points non

    abords dans ce

    questionnaire et que

    vous souhaiteriez porter

    l'attention des

    auditeurs (signalements

    de problmes ventuels,

    attentes particulires

    vis--vis de l'audit,

    personnes rencontrer)

  • 49

    Liste des documents transmettre aux auditeurs

    Rapport Cour des comptes sur le dploiement du CIF au sein du ministre ;

    Note d'valuation budgtaire (NEB) ;

    Le plan ministriel d'action pour la modernisation de la chane de la dpense examin par le comit d'orientation stratgique du systme d'information financier de l'Etat (COS SIFE) ;

    Charte ministrielle de gestion budgtaire (organisation budgtaire, responsabilit des acteurs) ;

    Arrt de contrle financier ;

    Feuille de route (en AC, SD et oprateurs) du contrle interne budgtaire sur les trois dernires annes ;

    Bilan des contrles de supervision ;

    Rapports d'audit interne budgtaires ;

    Cartographie des risques budgtaires et cartographie des risques ministriels.

  • 50

    Visa Nom Date

    Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs du questionnaire

    Date de transmission du questionnaire la supervision

    Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du questionnaire

    Valid par Nom de laudit qui a valid les rponses donnes lors de lentretien ou mention lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Date de la validation (cf. date du ml denvoi du questionnaire complt/corrig) ou pas de date si lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Personnes concernes

    Fonction P C A I*

    Fonction de la personne prenant part l'entretien

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    * pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

    Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de lentretien et la date laquelle il a t tenu.

    Organe d'audit Thme de l'audit

    QPC RFFIM

  • 51

    QUESTIONS RISQUES CONCERNES

    REPONSES

    Mise en place du contrle interne budgtaire

    1. Quel impact le dcret du 17/11/2012 relatif la gestion budgtaire et comptable de ltat crant le rle de RFFIM a-t-il eu sur les missions et les moyens dont vous disposez ?

    1 - 2

    2. Dans quelle mesure vous assurez-vous de la mise en uvre des rgles de gestion budgtaire, ainsi que de leur correcte prise en compte dans les systmes dinformation du ministre (imputation ; gestion des AE/ CP) ?

    1 - 2

    3. Quelles sont les modalits de dialogue entre le RFFIM et la DB ?

    1 - 2

    4. Quelles exploitations faites-vous des NEB de la Cour des comptes ?

    1 - 2

    5. Afin de valider la programmation effectue par les programmes, quels sont les outils mthodologiques dont vous

    1 - 2

    disposez :

    - directives de la DB ?

    - guides mthodologiques ?

    - fiches de procdures ?

    - autres ?

    Comment ces outils sont-ils diffuss aux RPROG ?

    6. Dans le cadre de la validation de la programmation, quels sont les points dattention et les points de contrle ?

    1 - 2

    7. Quelles sont les principales difficults rencontres avec chacun des programmes du ministre ?

    1 - 2

    8. Quelle est la priodicit de vos changes avec le CBCM ? Quelle forme prennent ces changes ?

    1 - 2

    laboration du budget

    9. Un rfrentiel ministriel de programmation

    1 - 2

  • 52

    budgtaire a-t-il t labor ?

    10. Avez-vous labor un calendrier des travaux budgtaires prcisant vos principales chances articules avec les runions et confrences de la DB ?

    1 - 7

    11. Des directives mthodologiques sont-elles adresses aux RPROG dans le cadre de la prparation des documents budgtaires et de suivi infra-annuel ?

    1 - 3 10

    12. Comment l'analyse des donnes de lexcution budgtaire antrieure et de l'anne en cours est-elle ralise ? (par qui, dans quel cadre et quel rythme)

    Comment cette analyse intervient-elle dans la programmation budgtaire pour lanne en cours et les annes suivantes ?

    3 - 4

    13. Quelles sont les caractristiques du dispositif de performance du ministre ? (nb d'objectifs ? types d'indicateurs...) ?

    Par qui les documents de

    3

    performance sont-ils labors ?

    Comment sont-ils diffuss et utiliss pour la programmation budgtaire ? [Remettre aux auditeurs les documents PAP et RAP sur 3 ans]

    Allocation et mise disposition des moyens budgtaires

    14. Comment le document de rpartition initiale des crdits et des emplois est-il labor et valid ?

    11

    15. Comment les notifications de crdits aux services sont-elles effectues ?

    12

    Excution des dpenses et des recettes

    16. Comment sont organises les dlgations de pouvoir et/ou de signature en matire budgtaire ?

    16

    17. Le budget ministriel montre-t-il un dcalage significatif entre la programmation et l'excution budgtaire ?

    18

  • 53

    Le cas chant, sur quels points en particulier ? (en dpenses, en recettes)

    18. Le ministre a-t-il des particularits en matire de dlais de paiement ?

    Si oui, prcisez.

    23

    19. Comment effectuez-vous le suivi de la ralisation de la programmation par les diffrents programmes du ministre ?

    Quelles sont les modalits de suivi et les outils utiliss ?

    3 10

    20. Concernant le titre 2, comment sorganisent les suivis de gestion des crdits et des emplois avec les RPROG concerns ? selon quelle priodicit ? sous quelle forme ?

    Dans le cadre de ces travaux, quels sont les outils dont vous disposez ?

    13 15

    Traitement de fin de gestion

    21. Les oprations de fin de gestion prsentent-elles des difficults particulires ? Si oui, lesquelles ?

    25

    Divers

    22. Points non abords dans ce questionnaire et que vous souhaiteriez porter l'attention des auditeurs (signalements de problmes ventuels, attentes particulires vis--vis de l'audit, personnes rencontrer)

    Liste des documents transmettre aux auditeurs

    Le plan ministriel d'action pour la modernisation de la chane de la dpense examin par le comit d'orientation stratgique du systme d'information financier de l'Etat (COS SIFE) ;

    Charte ministrielle de gestion budgtaire (organisation budgtaire, responsabilit des acteurs) ;

    L'arrt de contrle financier ;

    Le rfrentiel CIB ministriel ;

    Feuille de route (en AC, SD et oprateurs) du contrle interne budgtaire sur les trois dernires annes ;

    Bilan des contrles de supervision ;

    Rapports d'audit interne budgtaires ;

    Cartographie des risques budgtaires ;

    Documents de performance sur les 3 dernires annes.

  • 54

    Visa Nom Date

    Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs du questionnaire

    Date de transmission du questionnaire la supervision

    Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du questionnaire

    Valid par Nom de laudit qui a valid les rponses donnes lors de lentretien ou mention lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Date de la validation (cf. date du ml denvoi du questionnaire complt/corrig) ou pas de date si lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Personnes concernes

    Fonction P C A I*

    Fonction de la personne prenant part l'entretien

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    * pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

    Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de lentretien et la date laquelle il a t tenu.

    Organe d'audit Thme de l'audit

    QPC DRH

  • 55

    QUESTIONS RISQUES CONCERNES

    REPONSES

    Mise en place du contrle interne budgtaire 1. La direction (ou service) RH est-elle engage dans une dmarche de contrle interne ? Si oui, dans quels domaines / processus ?

    1

    2. Si oui, quel niveau hirarchique la dmarche est-elle suivie ?

    1

    3. Un ou des rfrents de contrle interne ont-ils t dsigns au sein de la direction RH ?

    1

    4. Le CI est-il dploy sur tous les domaines d'activits de la direction RH? Existe-t-il des difficults pour dployer le contrle interne au sein de la direction RH, notamment pour le CIB ? Si oui, lesquelles ?

    1

    5. Quel est le(s) bureau(x) concern(s)

    2

    par le suivi des effectifs et de la masse salariale au sein de la direction ? Existe-t-il des rfrents budgtaires dans les services RH centraux, dconcentrs et chez les oprateurs ?

    6. Comment le(s) bureau(x) concern(s) coordonne(ent)-il(s) leur travail avec celui du bureau du budget du ministre? Si oui, de quelle faon ? Si non pour quoi ?

    2

    7. La direction RH participe-t-elle : - aux instances ministrielles de suivi du CIB ? si oui, lesquelles ? - des groupes de travail sur le CIB ministriel ? inter-ministriel ? Si oui, lesquels ?

    1

    8. Quels sont les risques budgtaires les plus sensibles dans le domaine des RH ? Une cartographie des

    2

  • 56

    risques a-t-elle t ralise ? Des contrles ont-ils t mis en place pour les matriser ?

    9. Des OFN et des fiches de procdures sur les processus de la direction prsentant des risques budgtaires ont-ils t raliss ?

    2

    10. Quels sont les outils informatiques de suivi des emplois et de la masse salariale (logiciels RH, outils excel...) ?

    2

    11. Les outils de gestion budgtaire des effectifs et de la masse salariale : - permettent-ils des restitutions ? de quel type ? - sont-ils interfacs avec d'autres logiciels budgtaires ? - qui les utilise ? - comment et par qui la mise jour des donnes est-elle effectue ? (rgles des

    2

    habilitations au SI) - des donnes font-elles l'objet de retraitements manuels ou sur d'autres outils ?

    laboration du budget 12. Comment les impacts budgtaires sur les effectifs et la masse salariale des rformes ou des nouvelles rglementations RH sont-ils valus ? Comment sont-ils intgrs la programmation ? (par programme, par service .... ?)

    3 -4 -6

    13. Le SIRH dispose-t-il de fonctionnalits permettant de faciliter et d'optimiser la programmation budgtaire (des simulations et projections possibles)? Si non, existe-il un outil informatique complmentaire de gestion budgtaire des effectifs et de la masse salariale ?

    7

  • 57

    Le cas chant, les SI sont-ils interfacs ? (prcisez la frquence du dversement et de la mise jour)

    14. Sur quel(s) programme(s) les crdits de titre 2 sont-ils grs (un programme support ? tout ou partie des effectifs de la centrale ou des services dconcentrs, ou des oprateurs ?)

    2

    15. Comment les besoins en effectifs et les dpenses de masse salariale sont-ils programms ? Existe-t-il des budgets ddis ? (mutation, dtachement ...)

    3 - 4 - 7 - 8

    16. Quels sont les lments de cadrage budgtaire dont vous disposez ? (niveau de prcision et nature) - le cadrage est-il pluriannuel ? - comment la soutenabilit de l'enveloppe est-elle

    9

    contrle? (par service, par programme ?) - comment le lien avec le suivi des effectifs est-il effectu ? (entres/sorties)

    Allocation et mise disposition des moyens budgtaires

    17. Comment sont raliss les arbitrages budgtaires interne au ministre en matire RH : - par qui ou quelle instance ? - sur quel critre ? - qui valide les hypothses ? - comment sont-elles formalises ? - comment se fait l'information en retour auprs des services RH (en AC, SD, oprateurs) ?

    11

    18. Comment le suivi des effectifs, de la masse salariale et des plafonds d'emplois est-il effectu (AC/SD et oprateurs) et quel rythme ?

    13 - 14

  • 58

    19. Comment s'organise le dialogue de gestion ? (mode de communication, frquence des changes, instances de dialogue.....)

    7 - 13 - 15

    20. La programmation et le suivi des effectifs, de la masse salariale et des plafonds d'emplois en T2 et T3 (s'ils existent) sont-ils consolids (par programme ? par oprateur ?)

    7- 13 - 14

    21. Comment les mouvements entre les effectifs de T2 et T3 (le cas chant) sont-ils suivis ?

    13 - 14

    22. Quelles sont les procdures existantes pour assurer la qualit des donnes saisies dans le SIRH ?

    15

    Excution des dpenses et des recettes 23. Existe-t-il des difficults de gestion pour mettre en uvre rapidement une modification de la structure des effectifs

    15 - 18

    (redploiement, fusion de corps ou de service, allocation de nouvelles missions...) ? Si oui, prcisez.

    24. Comment les dcisions de gestion (recrutement, congs parental, MAD, dtachement, dpart en retraite ...) sont-elles intgres au suivi budgtaire des effectifs et de la masse salariale ?

    15 - 20

    Traitement de fin de gestion 25. Existe-il des difficults pour tablir les prvisions d'excution annuelle du T2 et respecter le plafond d'emplois ?

    25

    Divers 26. Points non abords dans ce questionnaire et que vous souhaiteriez porter l'attention des auditeurs (signalements de problmes ventuels, attentes particulires vis--vis de l'audit,

  • 59

    personnes rencontrer)

    Liste des documents transmettre aux auditeurs

    Rapport Cour des comptes ou d'inspection sur la gestion des emplois

    au ministre ;

    Organigramme de la direction RH ;

    Liste des rfrents RH (AC/SD/oprateurs) ;

    Bilan des contrles de supervision sur le MP8 ;

    Rapports d'audit interne budgtaires s'il en existe ;

    Cartographie des risques RH ;

    Bilan social sur les trois dernires annes.

  • 60

    Visa Nom Date

    Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs du questionnaire

    Date de transmission du questionnaire la supervision

    Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du questionnaire

    Valid par Nom de laudit qui a valid les rponses donnes lors de lentretien ou mention lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Date de la validation (cf. date du ml denvoi du questionnaire complt/corrig) ou pas de date si lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Personnes concernes

    Fonction P C A I*

    Fonction de la personne prenant part l'entretien

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    * pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

    Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de lentretien et la date laquelle il a t tenu.

    Organe d'audit Thme de l'audit

    QPC

    Responsable

    CIB

  • 61

    QUESTIONS RISQUES CONCERNES

    REPONSES

    Mise en place du contrle interne budgtaire

    1. De quels outils et

    rfrentiels disposez-

    vous pour mettre en

    uvre le CIB ?

    2

    2. Quelles directives

    avez-vous

    communiqu aux

    responsables de

    programme pour

    dployer le CIB sur le

    primtre de leurs

    programmes

    respectifs ?

    2

    3. Avez-vous labor

    une cartographie des

    risques budgtaires ?

    Si oui sur la base de

    quelles donnes les

    risques ont-ils t

    identifis et cots ?

    2

    4. Quels sont les

    principaux risques

    identifis sur chaque

    1

    macro- processus

    budgtaire ?

    5. Un plan daction a-

    t-il t labor ?

    Quelles sont les

    modalits de sa mise

    en uvre ?

    Quelles sont les

    conclusions relatives

    son suivi ?

    2

    6. Des contrles

    cibls sont-ils

    raliss afin de

    sassurer de la

    qualit des donnes

    budgtaires ?

    Si oui lesquels ?

    Y a t-il des contrles

    particuliers effectus

    sur les donnes

    budgtaires relatifs

    au titre 2 ?

    2

    Divers

    7. Points non abords dans ce questionnaire et que vous souhaiteriez porter

  • 62

    l'attention des auditeurs (signalements de problmes ventuels, attentes particulires vis--vis de l'audit, personnes rencontrer)

    Liste des documents transmettre aux auditeurs

    Rapport Cour des comptes sur le dploiement du CIF au sein du ministre ;

    Le plan ministriel d'action pour la modernisation de la chane de la dpense examin par le comit d'orientation stratgique du systme d'information financier de l'Etat (COS SIFE) ;

    Feuille de route (en AC, SD et oprateurs) du contrle interne budgtaire sur les trois dernires annes ;

    Bilan des contrles de supervision ;

    Rapports d'audit interne budgtaires ;

    Cartographie des risques budgtaires.

  • 63

    Visa Nom Date

    Rdig par Nom des auditeurs rdacteurs du questionnaire

    Date de transmission du questionnaire la supervision

    Supervis par Nom du chef de mission Date de la supervision du questionnaire

    Valid par Nom de laudit qui a valid les rponses donnes lors de lentretien ou mention lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Date de la validation (cf. date du ml denvoi du questionnaire complt/corrig) ou pas de date si lentretien na pas fait lobjet dune validation

    Personnes concernes

    Fonction P C A I*

    Fonction de la personne prenant part l'entretien

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    Auditeur Nom de la structure d'audit X

    * pour Prsent, Contrle, pour Action, pour Information

    Objet du questionnaire (ou de lentretien) : indiquer lobjet de lentretien et la date laquelle il a t tenu.

    Organe d'audit Thme de l'audit

    QPC CB

  • 64

    QUESTIONS RISQUES CONCERNES

    REPONSES

    Mise en place du contrle interne budgtaire

    1. Quel est votre

    valuation des

    principaux risques

    budgtaires du

    ministre ?

    1 - 2

    2. Avez-vous des

    changes rguliers

    avec le RFFIM :

    sur la question

    de la

    soutenabilit

    budgtaire?

    sur la question

    de la qualit

    de

    comptabilit

    budgtaire?

    globalement

    sur

    lorganisation

    de la gestion

    du ministre ?

    1 - 2

    3. Participez-vous

    des instances

    ministrielles traitant

    du CIB ?

    Si oui, quelle est leur priodicit ? De quand date la dernire runion laquelle vous avez assist ?

    1 - 2

    4. Quelles

    vrifications ont t

    effectues dans

    loptique de la

    dlivrance du visa

    concernant le DRICE

    du ministre (cf.

    article 91 du dcret

    GBCP) ?

    11-12

    5. Quelles

    vrifications ont t

    effectues dans

    loptique de la

    dlivrance du visa

    concernant le DPGECP

    du ministre (cf.

    article 92 du dcret

    GBCP) ?

    11-12

  • 65

    6. Avez-vous

    rendu un avis sur le

    caractre soutenable

    de la programmation

    pour chacun des

    programmes (cf.

    article 93 du dcret

    GBCP) ?

    11-12

    7. Avez-vous

    rendu un avis sur le

    caractre soutenable

    de la programmation

    pour chacun des

    budgets oprationnels

    de programme (cf.

    article 94 du dcret

    GBCP) ?

    Quels critres ont t pris en compte pour rendre cet avis ?

    11-12

    8. Avez-vous mis

    des avis sur les

    ventuels projets de

    rpartition de crdits

    ayant eu pour effet de

    diminuer le montant

    des crdits ouverts

    sur le titre des

    13 - 15

    dpenses de

    personnel de certains

    programmes du

    ministre? (cf. article

    97 du dcret GBCP)

    Si non, comment vous assurez-vous que de telles oprations nont pas t ralises sans votre visa ?

    9. Au cours de

    lexercice, avez-vous

    t destinataire de

    comptes- rendus de

    gestion et de

    prvisions dexcution

    des crdits et des

    emplois que les

    programmes du

    ministre vous

    transmettent (cf.

    article 98 du dcret

    GBCP)

    Si oui :

    - comment ces compte-rendus sont-ils exploits ?

    - quelle est votre

    13 15

  • 66

    apprciation sur la qualit de ces compte-rendus ?

    [fournir les 2 derniers, pour les programmes entrant dans le champ audit]

    Si non, les avez-vous rclams puis obtenus ?

    10. Les dcisions

    dengagements et les

    dcisions

    daffectation de

    crdits une

    opration

    dinvestissement

    mentionnes

    larticle 156 du dcret

    GBCP vous ont-elles

    t soumises pour

    visa ou avis pralable?

    Si oui, selon quels critres ont-elle t analyses ?

    Y a t-il eu des refus de visa ou des avis dfavorables ?

    (cf. article 99 du

    17

    dcret GBCP)

    11. Des

    autorisations et actes

    de recrutement ainsi

    que des actes de

    gestion ont-ils t

    soumis votre visa ou

    avis pralable ?

    Sur les documents soumis visa, avez-vous constat des irrgularits ?

    Si oui, selon quels critres ont-ils t analyss ?

    Y a t-il eu des refus de visa ou des avis dfavorables ?

    (cf. article 100 du dcret GBCP)

    17

    12. Comment vous

    assurez-vous de la

    qualit des lments

    de la comptabilit

    budgtaire relevant

    de lordonnateur

    (article 102 du dcret

    GBCP) ?

    1 - 2

  • 67

    Vous assurez-vous de la ralit, de la correcte valuation et du bon rattachement des affectations et des engagements ?

    Vous assurez-vous de leur correcte imputation?

    Avez-vous saisi lordonnateur des fins de correction des erreurs ou insuffisances dont vous avez connaissance?

    Quelles suites ont t donnes ces demandes de correction ?

    13. Quel outil ou

    moyens utilisent vos

    services pour

    changer avec les

    services

    prescripteurs ?

    14

    14. Dans le cas o

    vous auriez rendu

    des avis pralables

    dfavorables, un

    ou des