rapport d'audit préliminaires - aip-primeca.net6c511849-1fb6-4ea5-9c9e-f26c3ab2d073... · rapport...

of 23 /23
Rapport d'audit Préliminaires Ce rapport d’audit est le résultat d’un audit interne réalisé dans le cadre d’un TP d’application par des étudiants du Master Ingénierie Système. Ces étudiants avaient tous eu une formation à la qualité et à l’audit des systèmes de management de la qualité. Les étudiants ont mené cet audit en jouant les rôles de responsable d’audit et d’auditeur sous la responsabilité de M. Jean-Yves Bron, le tuteur universitaire. Date de l’audit : les 30 novembre et 18 décembre 2017 et clôture le 21 décembre 2017 Processus concerné(s) : Audit des processus du système de management intégré du pôle AIP‐Primeca Lorraine Référentiel(s) : Norme ISO9001 version 2015, intranet qualité et ensemble des processus et procédures du système qualité. Objectif de l’audit : vérifier l’application des processus concernés et définir des pistes d’amélioration Equipe d’audit : Responsable d’audit (RA) : Thierry KUME Auditeur(s) : Nom Prénom Initiales KUME Thierry KT BARATAUD Paul BP SIMONIN Vincent SV BERGUIG Badr BB BOUKHCHINA Rim BR AMHANA Youness AY TOULAIT Aghiles TA LI CHO David LD LOUVET Anthony LA Diffusion au Directeur du pôle AIP-PRIMECA Lorraine : le 12 janvier 2018 Conclusions générales de l’audit Revue du système de management Synthèse des forces et faiblesses du système de management Nombre de constats (*) PF : 8 PP : 4 PS : 3 NC min : 0 NC maj : 0 Eléments techniques de l’audit

Author: others

Post on 25-Oct-2019

2 views

Category:

Documents


0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Rapportd'audit

    Préliminaires

    Ce rapport d’audit est le résultat d’un audit interne réalisé dans le cadre d’un TP d’application par des étudiants du Master Ingénierie Système. Ces étudiants avaient tous eu une formation à la qualité et à l’audit des systèmes de management de la qualité. Les étudiants ont mené cet audit en jouant les rôles de responsable d’audit et d’auditeur sous la responsabilité de M. Jean-Yves Bron, le tuteur universitaire.

    Date de l’audit : les 30 novembre et 18 décembre 2017 et clôture le 21 décembre 2017

    Processus concerné(s) : Audit des processus du système de management intégré du pôle AIP‐Primeca Lorraine

    Référentiel(s) : Norme ISO9001 version 2015, intranet qualité et ensemble des processus et procédures du système

    qualité.

    Objectif de l’audit : vérifier l’application des processus concernés et définir des pistes d’amélioration Equipe d’audit : Responsable d’audit (RA) : Thierry KUME Auditeur(s) : Nom Prénom Initiales KUME Thierry KT BARATAUD Paul BP SIMONIN Vincent SV BERGUIG Badr BB BOUKHCHINA Rim BR AMHANA Youness AY TOULAIT Aghiles TA LI CHO David LD LOUVET Anthony LA Diffusion au Directeur du pôle AIP-PRIMECA Lorraine : le 12 janvier 2018 Conclusions générales de l’audit Revue du système de management Synthèse des forces et faiblesses du système de management Nombre de constats (*) PF : 8 PP : 4 PS : 3 NC min : 0 NC maj : 0

    Eléments techniques de l’audit

  • Rapportd'audit Informations qui ont participées à la réalisation de l’audit : ensemble de la documentation du système qualité (Site web, SI Qualité, Espace collaboratif, …). Constats de l’audit

    Processus Type N° Libellé § Norme

    PCS Diriger le service

    Planification PF 1

    La direction a établi et met en œuvre une politique qualité appropriée à la finalité et au contexte de l’organisme. L’engagement de la direction est fort et le passage de témoin entre l’ancienne direction et la direction actuelle est bien réussi.

    Les rôles et responsabilités sont bien définis, un organigramme fonctionnel et hiérarchique est également disponible pour les illustrer.

    5.2.1 5.3

    PCS Manager le système QSE Planification

    PF 2

    L’organisme réceptionne les réclamations et planifie des actions de façon efficace au travers d'applications informatiques conviviales et facile d’utilisation (workflow).

    10.2.1

    PCS Diriger le service

    Planification PF 3

    La direction, en dépit de sa récente prise de fonctions, réalise des actions de communication très importantes (4 articles de presse en 3 mois, visites internes de dirigeants de l’UL, relooking du site, logo AIPL,...).

    7.4

    PCS Gérer administrativement et financièrement

    le service

    PF 4

    Le service administratif de l'AIPL permet le suivi du budget, des bons de commande et des factures à l'aide du logiciel Sifac de l'université de Lorraine. Ces informations sont stockées, accessibles et protégées. Une documentation interne complète les informations du logiciel de gestion de l’université de Lorraine comme par exemple le document de justification du budget initial ou les bons de

    7.5.3.1 7.5.3.2

  • Rapportd'audit

    commande internes.

    PCS Mettre à disposition des

    plateformes PF 5

    La mise à disposition des ressources humaines et matérielles pour le bon fonctionnement du processus de mise à disposition des plateformes est pleinement satisfaisante. Les conditions de travail du personnel sont excellentes et l’équipement mis à sa disposition est récent et plus que satisfaisant afin d’exercer les activités liées à ce processus. De plus, les ressources humaines sont très bien réparties de façon à ce que l’environnement de travail soit favorable.

    7.1.1 7.1.2 7.1.3

    PCS Mettre à disposition des

    plateformes PF 6

    Les différents processus sont bien gérés grâce aux Workflows du logiciel Lascom PLM. En cas de non-restitution du matériel, le logiciel Lascom PLM envoie un rapport par e-mail chaque lundi pour notifier de ce retard à chaque partie. Les processus sont bien maîtrisés, les documents conservés attestent de ce bon fonctionnement (communication avec les clients, notifications, enregistrement des évènements, mails, etc.)

    8.5.2

    PCS Concevoir et développer des

    plateformes PF 7

    Lors de la conception et du développement, la planification initiale se fait par retour d’expérience. L’organisme met en place un planning prévisionnel au sein du Plan projet initial réalisé à la suite de l’initialisation du projet. Le plan projet est validé par le chef de projet après consultation auprès des parties intéressées. L’organisme documente les éléments d’entrées et de sortie de la conception et du développement, mis à

    8.1 8.2 8.3 8.5

  • Rapportd'audit

    disposition des parties intéressées sur la plateforme collaborative IBM Connexion. Ces éléments sont identifiés et tracés, puis vérifiés et validés par les responsables de projet et les clients. Des revues régulières sont organisées selon les jalons du projet ou lors d’avancées significatives afin de constater l’avancement du développement et de la conception. Le planning de projet est modifié selon les écarts constatés lors de ces revues. Des itérations sont opérées sur les éléments de sortie, chacune de leurs versions sont conservées. L’organisme surveille les retours des clients et des parties intéressées pour d’éventuels changements. Des notices d’utilisations, des brochures et des formations sont mises à dispositions des clients pour contribuer à leur prise en main des plateformes.

    PCS Réaliser les prestations de

    contrôle – CML PF 8

    Afin de garantir la conformité du matériel de contrôle et des équipements de mesure, une vérification de ces derniers est effectuée par un ingénieur compétent. Ceci explique par la suite l’émission réduite d’erreurs humaines. Les activités de ce processus sont maitrisées par la personne, vu qu’elle suit les procédures de type Cofrac. Les informations des différentes prestations sont disponibles sur le site de l’AIPL. A la fin de chaque prestation le client, reçoit une enquête de satisfaction qui permet d’identifier les réclamations du client. Cependant, et ce jusqu’à ce jour, l’organisme n’a jamais été confronté à une réclamation.

    8.2 8.2.3 8.5

  • Rapportd'audit

    PCS Manager système QSE PP 1

    L’AIPL est à ce jour certifier ISO 9001 version 2015, mais au cours de l’audit on a pu constater que, bien que les risques et opportunités soient identifiés au niveau global de l’organisme, aucune analyse à ce jour, n’a encore été réalisée au niveau de chaque processus. Alors que ce point avait déjà été signalé lors du précédent audit de certification.

    6.1

    PCS Maintenir les plateformes PP 2

    Lors de l’audit, il a été constaté que les problèmes informatiques ou ceux survenus au niveau des plateformes sont détectés seulement par l’utilisateur ce qui peut générer une insatisfaction de sa part si l’action corrective menée par le responsable de la maintenance prend une certaine durée.

    8.1

    PCS Maintenir les plateformes PP 3

    Lors de l’audit, l’ingénieur a signalé qu’il a déjà rencontré des problèmes informatiques ou sur des plateformes qui sont dus principalement à une mauvaise utilisation de la part des utilisateurs.

    8.1

    PCS Maintenir les plateformes PP 4

    Lors de l’audit, il a été remarqué que l’audité n’a pas pu donner plus d’informations sur les indicateurs d’évaluation du processus le concernant.

    7.3

    PCS Diriger le service PS 1

    Les compétences du personnel de l’AIP sont bien recensées, et ce à travers une matrice des compétences. Les besoins en formation sont définis lors d’un entretien individuel, une évaluation de ces formations est également effectuée, tout cela est très bien fait, ce qui est moins bien fait est l’actualisation de cette matrice des compétences.

    7.2

    PCS Concevoir et développer des PS 2

    L’organisme ne planifie pas à l’avance les tests de vérification et de

    8.1 8.2

  • Rapportd'audit

    plateformes validation des plateformes conçues et développées. Ces tests sont effectués uniquement au fur et à mesure de l’avancement du projet.

    8.3

    PCS Gérer les matériels

    métrologiques PS 3

    En cas d’un équipement qui s’avère non-conforme les processus ne semblent pas prendre en compte les actions à mener auprès des clients pour lesquelles des prestations ont été réalisées avec cet équipement de mesure.

    7.1.5.2

    PJ : Plan de l’audit (*) Logique d'évaluation des constats Si un écart est détecté, le risque (vis-à-vis des clients) est évalué :

    1. Avéré et important : classé en Non Conformité Majeure (NC maj) 2. Limité : classé en Non Conformité Mineure (NC min) 3. Aucun risque : classé conforme

    Amélioration possible : Piste de Progrès (PP) Au-delà de la demande : Point Fort (PF)

    4. Si l’écart est potentiel : Point Sensible (PS)

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : Aghiles TOULAIT

    Processus : Diriger le service

    N° écart : PF1

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel :

    5.2.1 - Établissement de la politique qualité

    La direction doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour une politique qualité qui : 1. a. est appropriée à la finalité et au contexte de l’organisme et soutient son orientation stratégique ; 2. b. fournit un cadre pour l’établissement d’objectifs qualité ; 3. c. inclut l’engagement de satisfaire aux exigences applicables ; 4. d. inclut l’engagement pour l’amélioration continue du système de management de la qualité.

    5.3 - Rôles, responsabilités et autorités au sein de l’organisme

    La direction doit s’assurer que les responsabilités et autorités pour des rôles pertinents sont attribuées, communiquées et comprises au sein de l’organisme. La direction doit attribuer la responsabilité et l’autorité pour :

    1. a. s’assurer que le système de management de la qualité est conforme aux exigences de la présente Norme internationale ;

    2. b. s’assurer que les processus délivrent les résultats attendus ; 3. c. rendre compte, en particulier à la direction, de la performance du système de management de la

    qualité et des opportunités d’amélioration (voir 10.1) ; 4. d. s’assurer de la promotion de l’orientation client à tous les niveaux de l’organisme ; 5. e. s’assurer que, lorsque des modifications du système de management de la qualité sont planifiées et

    mises en œuvre, l’intégrité du système de management de la qualité est maintenue.

    Libellé du constat d’écart :

    La direction a établi et met en œuvre une politique qualité appropriée à la finalité et au contexte de l’organisme. L’engagement de la direction est fort et le passage de témoin entre l’ancienne direction et la direction actuelle est bien réussi.

    Les rôles et responsabilités sont bien définis, un organigramme fonctionnel et hiérarchique est également disponible pour les illustrer.

    Spécifier le risque :

    La politique générale est établie de façon précise, le processus est parfaitement maitrisé. Les rôles et responsabilités sont bien définis ce qui permet une réalisation optimale des tâches et la mise en œuvre de cette politique qui est un gage de réussite. C’est un point fort

    Rédigé par : Aghiles TOULAIT Vérifié par : Paul BARATAUD

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : Thierry KUME

    Processus : PCS Manager système QSE

    N° écart : PF2

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 10.2 Non-conformité et action corrective 10.2.1 Lorsqu’une non-conformité se produit, y compris celle liée à une réclamation, l’organisme doit : a) réagir à la non-conformité, et le cas échéant : 1) agir pour la maîtriser et la corriger ; 2) prendre en charge les conséquences ;

    Libellé du constat d’écart : L’organisme réceptionne les réclamations et planifie des actions de façon efficace au travers d'applications informatiques conviviales et facile d’utilisation (workflow).

    Spécifier le risque : Le fait d’utiliser des applications informatiques permet de prendre connaissance au plus vite les réclamations, de planifier systématiquement les actions à mettre en place pour maitriser et corriger la non-conformité. L’excellente réactivité de l’organisme est un point fort. Rédigé par : Thierry KUME Vérifié par : David LI CHO

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : Aghiles TOULAIT

    Processus : Diriger le service

    N° écart : PF3

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort

    Exigences du référentiel :

    7.4 - Communication

    L’organisme doit déterminer les besoins de communication interne et externe pertinents pour le système de management de la qualité, y compris :

    a. Sur quels sujets communiquer ; b. À quels moments communiquer ; c. Avec qui communiquer ; d. Comment communiquer ; e. Qui communique.

    Libellé du constat d’écart :

    La direction, en dépit de sa récente prise de fonctions, réalise des actions de communication très importantes (4 articles de presse en 3 mois, visites internes de dirigeants de l’UL, relooking du site, logo AIPL,...).

    Spécifier le risque :

    Les actions de communication déployées par la direction de l’AIPL permettront à coup sûr d’augmenter la visibilité de l’AIP, accroître le nombre de parties intéressées et lui permettront de s’imposer comme un acteur indispensable de l’Université de Lorraine. C’est un point fort.

    Rédigé par : Aghiles TOULAIT Vérifié par : Vincent SIMONIN

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : LOUVET Anthony Processus : PCS Gérer administrativement et financièrement le service

    N° écart : PF4

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 7.5.3 Maîtrise des informations documentées 7.5.3.1 Les informations documentées exigées par le système de management de la qualité et par la Présente Norme internationale doit être maîtrisées pour assurer : a) qu’elles sont disponibles et conviennent à l’utilisation, quand et là où elles sont nécessaires ; b) qu’elles sont convenablement protégées (par exemple de toute perte de confidentialité, utilisation inappropriée ou perte d’intégrité). 7.5.3.2 Pour maîtriser les informations documentées, l’organisme doit mettre en œuvre les activités suivantes, quand elles sont applicables : a) distribution, accès, récupération et utilisation ; b) stockage et protection, y compris préservation de la lisibilité ; c) maîtrise des modifications (par exemple contrôle des versions) ; d) conservation et élimination. Les informations documentées d’origine externe que l’organisme juge nécessaires à la planification et au fonctionnement du système de management de la qualité doivent être identifiées comme il convient et maîtrisées. Libellé du constat d’écart : Le service administratif de l'AIPL permet le suivi du budget, des bons de commande et des factures à l'aide du logiciel Sifac de l'université de Lorraine. Ces informations sont stockées, accessibles et protégées. Une documentation interne complète les informations du logiciel de gestion de l’université de Lorraine comme par exemple le document de justification du budget initial ou les bons de commande internes.

    Spécifier le risque : La mauvaise gestion des documents peut occasionner des coûts matériels et humains et causer des problèmes de conformité. Le fait d’utiliser des moyens informatiques et en particulier des systèmes d’information permet une gestion rigoureuse de l’information. C’est donc un point fort pour le service administratif de l’AIPL dans la maîtrise des informations. Rédiger par : LOUVET Anthony Vérifié par : Thierry KUME

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : David LI CHO

    Processus : Mettre à disposition des plateformes

    N° écart : PF5

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 7 Support 7.1 Ressources 7.1.1 Généralités L’organisme doit identifier et fournir les ressources nécessaires à l’établissement, la mise en œuvre, la mise à jour et l’amélioration continue du système de management de la qualité. L’organisme doit prendre en compte : a) les capacités et les contraintes des ressources internes existantes ; b) ce qu’il est nécessaire de se procurer auprès de prestataires externes. 7.1.2 Ressources humaines L’organisme doit déterminer et fournir les ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre efficace de son système de management de la qualité ainsi qu’à la mise en œuvre et à la maîtrise de ses processus. 7.1.3 Infrastructure L’organisme doit déterminer, fournir et maintenir l’infrastructure nécessaire à la mise en œuvre de ses processus et à l’obtention de la conformité des produits et des services. Libellé du constat d’écart : La mise à disposition des ressources humaines et matérielles pour le bon fonctionnement du processus de mise à disposition des plateformes est pleinement satisfaisante. Les conditions de travail du personnel sont excellentes et l’équipement mis à sa disposition est récent et plus que satisfaisant afin d’exercer les activités liées à ce processus. De plus, les ressources humaines sont très bien réparties de façon à ce que l’environnement de travail soit favorable.

    Spécifier le risque : La gestion du personnel, des équipements, ainsi que de l’environnement de travail est une préoccupation permanente pour l’organisme à la mise à jour et l’amélioration continue du système de management de la qualité. C’est donc un point fort pour l’organisme du fait que cette gestion soit une préoccupation permanente.

    Rédigé par : David LI CHO Vérifié par : Thierry KUME

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : Vincent SIMONIN

    Processus : Mettre à disposition des plateformes

    N° écart : PF6

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel :

    8.5.2 - Identification et traçabilité L’organisme doit utiliser des moyens appropriés pour identifier les éléments de sortie lorsqu’il est nécessaire de s’assurer de la conformité des produits et services. L’organisme doit identifier l’état des éléments de sortie par rapport aux exigences de surveillance et de mesure tout au long de la production et de la prestation de service. L’organisme doit maîtriser l’identification unique des éléments de sortie lorsque la traçabilité est une exigence, et doit conserver les informations documentées nécessaires à la traçabilité.

    Libellé du constat d’écart : Les différents processus sont bien gérés grâce aux Workflows du logiciel Lascom PLM. En cas de non-restitution du matériel, le logiciel Lascom PLM envoie un rapport par e-mail chaque lundi pour notifier de ce retard à chaque partie. Les processus sont bien maîtrisés, les documents conservés attestent de ce bon fonctionnement (communication avec les clients, notifications, enregistrement des évènements, mails, etc.)

    Spécifier le risque : L’automatisation permet à la fois de réaliser et de surveiller l’activité de prêt de matériel/logiciel. C’est un point fort. Rédigé par : Vincent SIMONIN Vérifié par : BADR BERGUIG

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : BARATAUD Paul

    Processus : Concevoir et développer des plateformes

    N° écart : PF7

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 8.1 – Planification et maîtrise opérationnelle 8.2 – Exigences relatives aux produits et services 8.3 – Conception et développement des produits et services

    8.3.2 – Planification de la conception et du développement 8.3.3 – Eléments d’entrée de la conception et du développement 8.3.4 – Maîtrise de la conception et du développement 8.3.5 – Eléments de sortie de la conception et du développement 8.3.6 – Modifications de la conception et du développement

    8.5 – Production et prestation de service 8.5.1 – Maîtrise de la production et de la prestation de service 8.5.2 – Identification et traçabilité 8.5.6 – Maîtrise des modifications

    Libellé du constat d’écart : Lors de la conception et du développement, la planification initiale se fait par retour d’expérience. L’organisme met en place un planning prévisionnel au sein du Plan projet initial réalisé à la suite de l’initialisation du projet. Le plan projet est validé par le chef de projet après consultation auprès des parties intéressées. L’organisme documente les éléments d’entrées et de sortie de la conception et du développement, mis à disposition des parties intéressées sur la plateforme collaborative IBM Connexion. Ces éléments sont identifiés et tracés, puis vérifiés et validés par les responsables de projet et les clients. Des revues régulières sont organisées selon les jalons du projet ou lors d’avancées significatives afin de constater l’avancement du développement et de la conception. Le planning de projet est modifié selon les écarts constatés lors de ces revues. Des itérations sont opérées sur les éléments de sortie, chacune de leurs versions sont conservées. L’organisme surveille les retours des clients et des parties intéressées pour d’éventuels changements. Des notices d’utilisations, des brochures et des formations sont mises à dispositions des clients pour contribuer à leur prise en main des plateformes. Spécifier le risque : L’organisme applique les bonnes pratiques de l’Ingénierie Système dans la conception et le développement de plateformes mises à dispositions de ses clients :

    - Le versioning est appliqué sur les éléments de sortie. L’information est partagée entre les parties prenantes au moyen d’une plateforme collaborative unique et simple d’accès.

    - Les documents des projets passés sont conservés afin de contribuer au retour d’expérience lors de projets futurs.

    - Les revues régulières contribuent au suivi des projets, au constat d’écart et aux prises de décision pour y remédier.

    Cette approche Ingénierie Système de la conception et du développement constituent un point fort du processus Concevoir et développer des plateformes. Rédigé par : BARATAUD Paul Vérifié par : Aghiles TOULAIT

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : Rim BOUKHCHINA

    Processus : Réaliser les prestations de contrôle – CML

    N° écart : PF8

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel :

    8.2 Exigences relatives aux produits et services 8.2.1 Communication avec les clients. 8.2.2 Détermination des exigences relatives aux produits et services.

    8.2.3 Revue des exigences relatives aux produits et services 8.2.3.1 a) Les exigences spécifiées par le client, y compris les exigences relatives à la livraison et aux activités après livraison.

    8.5 Production et préparation de service 8.5.1 Maîtrise de la production et de la prestation de service ; a, b, e, g. 8.5.2 Identification et traçabilité. 8.5.5 Activités après livraison. Libellé du constat d’écart : Afin de garantir la conformité du matériel de contrôle et des équipements de mesure, une vérification de ces derniers est effectuée par un ingénieur compétent. Ceci explique par la suite l’émission réduite d’erreurs humaines. Les activités de ce processus sont maitrisées par la personne, vu qu’elle suit les procédures de type Cofrac. Les informations des différentes prestations sont disponibles sur le site de l’AIPL. A la fin de chaque prestation le client, reçoit une enquête de satisfaction qui permet d’identifier les réclamations du client. Cependant, et ce jusqu’à ce jour, l’organisme n’a jamais été confronté à une réclamation.

    Spécifier le risque : L’étude de faisabilité permet de garantir la livraison du service de contrôle dans le délai. Un certificat d’étalonnage est mis à disposition du client afin d’assurer l’amélioration continue de la qualité du service de l’AIP. Cela permet d’établir la bonne communication entre l’organisme et le client. Ce processus est un point fort, vu que l’organisme va au-delà de ce que spécifie la norme ISO 9001. Rédigé par : Rim BOUKHCHINA Vérifié par : Paul BARATAUD

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté Auditeur : Thierry KUME

    Processus : PCS Manager système QSE

    N° écart : PP1

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 6.1 Actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités 6.1.1 Dans le cadre de la planification de son système de management de la qualité, l’organisme doit tenir compte des enjeux mentionnés en 4.1 et des exigences mentionnées en 4.2 et déterminer les risques et opportunités qu’il est nécessaire de prendre en compte pour : a) donner l’assurance que le système de management de la qualité peut atteindre le ou les résultats escomptés ; b) accroître les effets souhaitables ; c) prévenir ou réduire les effets indésirables ; d) s’améliorer.

    Libellé du constat d’écart : L’AIPL est à ce jour certifier ISO 9001 version 2015, mais au cours de l’audit on a pu constater que, bien que les risques et opportunités soient identifiés au niveau global de l’organisme, aucune analyse à ce jour, n’a encore été encore réalisée au niveau de chaque processus. Alors que ce point avait déjà été signalé lors du précédent audit de certification.

    Spécifier le risque : Bien qu’une fiche action sur ce thème ait été récemment, voire tardivement, mise en place, son efficacité n’est pas garantie d’ici le prochain audit de suivi. C’est donc une piste d’amélioration pour être plus réactif.

    Rédigé par : Thierry KUME Vérifié par : David LI CHO

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : BERGUIG Badr

    Processus : Maintenir les plateformes

    N° écart : PP2

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 8.1 Planification et maîtrise opérationnelles L’organisme doit planifier, mettre en œuvre et maîtriser les processus (voir 4.4) nécessaires pour satisfaire aux exigences relatives à la fourniture des produits et à la prestation de services, et réaliser les actions déterminées à l’Article 6, en : a) déterminant les exigences relatives aux produits et services. b) établissant des critères pour : 1) ces processus. 2) l’acceptation des produits et services. c) déterminant les ressources nécessaires pour obtenir la conformité aux exigences relatives aux produits et services. d) mettant en œuvre la maîtrise de ces processus conformément aux critères. e) déterminant et conservant des informations documentées dans une mesure suffisante pour : 1) avoir l’assurance que les processus ont été réalisés comme prévu. 2) démontrer la conformité des produits et services aux exigences applicables. Libellé du constat d’écart : Lors de l’audit, il a été constaté que les problèmes informatiques ou ceux survenus au niveau des plateformes sont détectés seulement par l’utilisateur ce qui peut générer une insatisfaction de sa part si l’action corrective menée par le responsable de la maintenance prend une certaine durée. Spécifier le risque : Le temps consacré à l’action corrective dépend principalement de la gravité de la panne survenue, du coup plus celle-ci est importante, plus la durée d’intervention est longue ce qui va générer bien évidement une insatisfaction chez les parties prenantes. Le fait de vérifier d’une manière systématique l’état de marche des plateformes peut s’avérer utile dans le cadre où cela aiderait à réagir en amont du problème, ce qui garantirait que les séances pédagogiques puissent avoir lieu dans les meilleures conditions possibles, et du coup gagner la satisfaction des utilisateurs.

    Rédigé par : Badr BERGUIG Vérifié par : Vincent SIMONIN

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : BERGUIG Badr

    Processus : Maintenir les plateformes

    N° écart : PP3

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 8.1 Planification et maîtrise opérationnelles L’organisme doit planifier, mettre en œuvre et maîtriser les processus (voir 4.4) nécessaires pour satisfaire aux exigences relatives à la fourniture des produits et à la prestation de services, et réaliser les actions déterminées à l’Article 6, en : a) déterminant les exigences relatives aux produits et services. b) établissant des critères pour : 1) ces processus. 2) l’acceptation des produits et services. c) déterminant les ressources nécessaires pour obtenir la conformité aux exigences relatives aux produits et services. d) mettant en œuvre la maîtrise de ces processus conformément aux critères. e) déterminant et conservant des informations documentées dans une mesure suffisante pour : 1) avoir l’assurance que les processus ont été réalisés comme prévu. 2) démontrer la conformité des produits et services aux exigences applicables. Libellé du constat d’écart : Lors de l’audit, l’ingénieur a signalé qu’il a déjà rencontré des problèmes informatiques ou sur des plateformes qui sont dus principalement à une mauvaise utilisation de la part des utilisateurs. Spécifier le risque : Les utilisateurs des plateformes de l’AIP n’ont pas forcément les connaissances nécessaires relatives aux modes de fonctionnement des plateformes ce qui peut rendre la situation plus grave. Le fait de définir et de détailler des bonnes pratiques d’utilisation et les rendre facilement accessibles par les utilisateurs peut s’avérer très utile. En effet l’utilisateur aura déjà une idée sur comment manipuler la plateforme sans risque en suivant les consignes déclarées ce qui permettra d’éviter toute panne due à une mauvaise exploitation et du coup augmentera le taux de disponibilité des plateformes. Rédigé par : Badr BERGUIG Vérifié par : Vincent SIMONIN

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : BERGUIG Badr

    Processus : Maintenir les plateformes

    N° écart : PP4

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 7.3 Sensibilisation L’organisme doit s’assurer que les personnes effectuant un travail sous le contrôle de l’organisme sont sensibilisées : a) à la politique qualité ; b) aux objectifs qualité pertinente ; c) à l’importance de leur contribution à l’efficacité du système de management de la qualité, y compris aux effets bénéfiques d’une amélioration des performances ; d) aux répercussions d’un non-respect des exigences du système de management de la qualité. Libellé du constat d’écart : Lors de l’audit, il a été remarqué que l’audité n’a pas pu donner plus d’informations sur les indicateurs d’évaluation du processus le concernant. Spécifier le risque : Toute personne impliquée dans un processus devrait connaître les objectifs associés et pouvoir les suivre avec les indicateurs appropriés afin de contribuer plus efficacement aux résultats attendus. Sans cela, le cycle PDCA reste incomplet. Rédigé par : Badr BERGUIG Vérifié par : Vincent SIMONIN

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : Aghiles TOULAIT

    Processus : Diriger le service N° écart : PS1

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort

    Exigences du référentiel : 7.2 – Compétences : L’organisme doit :

    Déterminer les compétences nécessaires de la ou des personnes effectuant, sous son contrôle, un travail qui a une incidence sur les performances et l’efficacité du système de management de la qualité ;

    S’assurer que ces personnes sont compétentes sur la base d’une formation initiale ou professionnelle, ou

    d’une expérience appropriée ;

    Le cas échéant, mener des actions pour acquérir les compétences nécessaires et évaluer l’efficacité de ces actions ;

    Conserver des informations documentées appropriées comme preuves desdites compétences.

    Libellé du constat d’écart :

    Les compétences du personnel de l’AIP sont bien recensées, et ce à travers une matrice des compétences. Les besoins en formation sont définis lors d’un entretien individuel, une évaluation de ces formations est également effectuée, tout cela est très bien fait, ce qui est moins bien fait est l’actualisation de cette matrice des compétences (J.-Y. Bron est encore mentionné dans la matrice)..

    Spécifier le risque : La non-actualisation de la matrice de compétences, à chaque changement de personnel ou bien acquisition de nouvelles compétences, risque de la rendre inexploitable et surtout peut conduire à la non-couverture d’un ou plusieurs processus par les compétences disponibles à l’AIP.

    Rédigé par : Aghiles TOULAIT Vérifié par : Vincent SIMONIN

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : BARATAUD Paul

    Processus : Concevoir et développer des plateformes

    N° écart : PS2

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 8.1 – Planification et maîtrise opérationnelle 8.2 – Exigences relatives aux produits et services 8.3.2 – Planification de la conception et du développement 8.3 – Conception et développement des produits et services

    8.3.4 – Maîtrise de la conception et du développement

    Libellé du constat d’écart : L’organisme ne planifie pas à l’avance les tests de vérification et de validation des plateformes conçues et développées. Ces tests sont effectués uniquement au fur et à mesure de l’avancement du projet. Spécifier le risque : Le manque de planification des étapes de vérification et de validation peut amener à un mauvais suivi des tests des plateformes développées. Si des tests sont effectués au fur et à mesure de l’avancement du projet, rien ne garantit que leurs résultats soient tous documentés s’ils ne sont pas tracés dans la gestion du projet. Dans le cas inverse, plusieurs tests peuvent être reproduits en doublons et mener à une confusion dans la communication de leurs résultats. Rédigé par : BARATAUD Paul Vérifié par : Aghiles TOULAIT

  • Rapportd'audit

    Fiche d’écart constaté

    Auditeur : Youness AMHANA

    Processus : Gérer les matériels métrologiques

    N° écart : PS3

    Evaluation : Non-conformité majeure Non-conformité mineure Point sensible Piste de progrès Point fort Exigences du référentiel : 7.1.5.2 L'organisme doit établir des processus pour assurer que les activités de surveillance et de mesure peuvent être effectuées et sont effectuées de manière cohérente par rapport aux exigences de surveillance et de mesure. Lorsqu'il est nécessaire d'assurer des résultats valables, les équipements de mesure doivent être : - étalonnés et/ou vérifiés à intervalles spécifiés ou avant leur utilisation, par rapport à des étalons de mesure reliés à des étalons de mesure internationaux ou nationaux ; lorsque ces étalons n'existent pas, la référence utilisée pour l'étalonnage doit faire l'objet d'un enregistrement - réglés ou réglés de nouveau autant que nécessaire - identifiés afin de pouvoir déterminer la validité de leur étalonnage - protégés contre les réglages susceptibles d'invalider le résultat de la mesure e) protégés contre tous dommages et détériorations au cours de leur manutention, maintenance et stockage. En outre, l'organisme doit évaluer et enregistrer la validité des résultats de mesure antérieurs lorsqu’un équipement se révèle non conforme aux exigences Libellé du constat d’écart : En cas d’un équipement qui s’avère non-conforme les processus ne semblent pas prendre en compte les actions à mener auprès des clients pour lesquelles des prestations ont été réalisées avec cet équipement de mesure. Spécifier le risque : Des mesures ont pu être réalisées avec un équipement non-conforme, les résultats fournis au client peuvent être erronées ce qui nécessite à minima de les prévenir. Rédigé par : Youness AMHANA Vérifié par : Badr BERGUIG

  • Pland'audit Datedel’audit:30novembreet18décembre2017,réuniondeclôturele21décembre2017Processusconcerné(s):Auditsystème‐touslesprocessus‐dansunelogiqueISO9001‐2015Objectifdel’audit: Vérifier l’application du ou des processus concerné(s) pour définir des pistes d’amélioration. Miseenœuvredesactionscorrectiveset/oupréventivesdesauditsprécédents.Equiped’audit: Responsabled’audit(RA):ThierryKUME

    Auditeur(s):Nom Prénom InitialesKUME Thierry KTBARATAUD Paul BPSIMONIN Vincent SVBERGUIG Badr BBBOUKHCHINA Rim BRAMHANA Youness AYTOULAIT Aghiles TALICHO David LDLOUVET Anthony LARéférencedocumentaire: Norme ISO9001, intranet qualité et ensemble des processus et procédures du systèmequalité.Mesuredel’efficacitédesauditsprécédentsendatede:novembre2016etmai2017

    Heure Entitéauditée Equiped’audit Personnesconcernées30/11/178h0015mn

    Réuniond’ouverture

    Tous Tous

    8h1530mn

    PCSDirigerleservicePlanification

    TA MurielLombardBrunoSalzemann

    8h4540mn

    PCSManagerlesystèmeQSEPlanification

    KT MurielLombardBrunoSalzemann

    10h00 Finpremièrepartiedel’audit

  • 18/12/178h0030mn

    PCS Gérer administrativement etfinancièrementleservice

    LA MurielLombardBrunoSalzemann

    8h3060mn

    PCS Mettre à disposition desplateformes

    SVetLD MurielLombardCatherineGigout

    9h3030mn

    PCSMaintenirlesplateformes BB MurielLombardOlivierMasschelein

    10h0015mn

    Pause

    10h1530mn

    PCS Concevoir et développer desplateformes

    PB MurielLombardOlivierNartz

    10h4530mn

    PCS Réaliser des prestations decontrôle‐CML

    BR MurielLombardGéraldineThomassin

    11h1530mn

    PCS Gérer les matérielsmétrologiques

    AY MurielLombardGéraldineThomassin

    11h4515mn

    PCSDirigerleservicePCSManagerlesystèmeQSERD,Mesureetamélioration

    TA,KT MurielLombardBrunoSalzemann

    12h00 Findeuxièmepartieaudit

    21/12/178h0060mn

    PréparationdelaréuniondeClôture Tous /

    9h0060mn

    Réuniondeclôture Tous Tous

    10h00 Findel’audit