asnieres sur seine rapport d'audit achats finalversion

Ville d’AsnièresRapport Audit AchatsRapport Audit Achats

VERSION FINALE

SommaireSommaireSommaireSommaire

1. Rappel du contexte

2. La Fonction achats publics

3. Analyse Achats

4. Préconisations Juridiques

5. Préconisations Achats

6. Echéanciers des marchés

7. Compte rendu des entretiens

8. Analyse Organisation

05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières – Version finale 2

8. Analyse Organisation

9. Préconisations Organisation

10. Les axes stratégiques et plans d’actions

11. Couts associés

12. Les Potentiels d’économies

13. Planning

14. Actions à 6 mois

15. Bilan général

1 1 1 1 –––– RAPPEL DU CONTEXTERAPPEL DU CONTEXTERAPPEL DU CONTEXTERAPPEL DU CONTEXTE

CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCECTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCECTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCECTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

CONTEXTE ET ATTENTESCONTEXTE ET ATTENTESCONTEXTE ET ATTENTESCONTEXTE ET ATTENTES

ContexteDans le cadre d’un changement de l’équipe de direction de la Mairie il a semblé opportun de

lancer une démarche sur l’efficience de la fonction Achats au sens large:

• Organisation

• Procédure

• Economie

• Juridique

AttentesAnalyse de la performance antérieure et de la situation actuelle


Mise en évidence des insuffisances et des risques majeurs

Sur la base du diagnostic, recommandations en termes de :

• Besoins humains, logistiques, outils, formation, organisation

• Optimisation des procédures

• Définition d’indicateurs de performance

• Evaluation des impacts (bénéfices apportés)

• Evaluation des coûts associés aux mesures

• Planning de déploiement

2 2 2 2 –––– FONCTION ACHATS FONCTION ACHATS FONCTION ACHATS FONCTION ACHATS

PUBLICSPUBLICSPUBLICSPUBLICS


PUBLICSPUBLICSPUBLICSPUBLICS

TYPOLOGIE DES DEPENSESTYPOLOGIE DES DEPENSESTYPOLOGIE DES DEPENSESTYPOLOGIE DES DEPENSES

EVOLUTION DES DEPENSES ENTRE 2012 et 2013

29,3

Investissement 23,3

2013 : 65,8 M€

2012 : 57 M€


Fonctionnement36,5

33,7

La hausse des dépenses d’achats analysées entre 2012 et 2013 est de 15,1 %, due notamment à une croissance importante des investissements.

La hausse des dépenses de fonctionnement est significative, à 8,5% (+2,8M€)

PART DES DEPENSES < 15 KPART DES DEPENSES < 15 KPART DES DEPENSES < 15 KPART DES DEPENSES < 15 K€€€€

REPARTITION 2013

Investissement28,5

65,8 M€

0,7

Dépenses


Les fournisseurs mouvementés en 2013 à moins de 15K€ HT représentent 3,8 M€ (8,5% des achats de fonctionnement et 2,2% des achats d’investissement)

L’analyse démontre une faiblesse du nombre de fournisseurs inférieurs à 15K€ HT

Fonctionnement 33,5

3,1

Dépenses inférieures à 15K€ HT: total de 3,8 millions

COUVERTURE COUVERTURE COUVERTURE COUVERTURE MARCHESMARCHESMARCHESMARCHES

DONNEES 2013

65,8 M€

Dépenses > 15K€ HT

4,2Dépenses > 15K€ HT

hors marché

2,4 EDF et GDF


La « réelle » dépense hors marché se situe entre 0,8M€ et 1M€ soit environ 1,5% de la dépense totale supérieure à 15K€, qui est de 62 M€.

Ce ratio de couverture marchés montre que la culture marchés publics est implantée dans la collectivité.

3,8

Dépenses > 15K€ HT

sous marché

Dépenses < 15K€ HT

57,8

0,8

0,2

0,8

UGAP

Fournisseurs également sous marché

« Réelle » dépense hors marché

SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES ACHATS INVESTISSEMENTSACHATS INVESTISSEMENTSACHATS INVESTISSEMENTSACHATS INVESTISSEMENTS

11%

7%

2%

2% 6% Travaux et prestations associées

Prestations liées aux espaces publics

Prestations liées aux bâtiments

Dépenses liées aux télécommunications et

à l'informatique

Fournitures - fournitures administratives

et scolaires

Mobilier urbain


Les dépenses d’investissement sont majoritairement liées à des travaux et prestations associées.

70%

Mobilier urbain

Mobilier scolaire

Informatique

Autres investissements

SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES SEGMENTATION DES ACHATS FONCTIONNEMENTACHATS FONCTIONNEMENTACHATS FONCTIONNEMENTACHATS FONCTIONNEMENT

29%

3%

3%

2%

2%

2%

1%

1% 1%

1%

1%

12%

Prestations liées aux espaces publics

Prestations liées aux bâtiments

Services - restauration & alimentation

Fournitures - énergie

Dépenses liées aux télécommunications et à l'informatique

Fournitures - fournitures ateliers et assimilées

Services - prestations d'accueil enfance

Fournitures - fournitures administratives et scolaires

Services - séjours enfance

Services - transports collectifs

Services - gestion parking incl. DSP

Services - insertion et qualification professionnelles


70% des achats de fonctionnement se concentrent sur 6 segments: ce sont les priorités d’actions

16%

10%

7%

4%

4%

Services - insertion et qualification professionnelles

Services - assurances

Services - honoraires

Services - impression et communication

Prestations liées aux festivités

Services - gardiennage et sécurité

Services - courrier et logistique

Autres fonctionnements

3333 –––– PRECONISATIONSPRECONISATIONSPRECONISATIONSPRECONISATIONS



JURIDIQUESJURIDIQUESJURIDIQUESJURIDIQUES

CONFORMITE DES PROCEDURESCONFORMITE DES PROCEDURESCONFORMITE DES PROCEDURESCONFORMITE DES PROCEDURESAnalyse «Analyse «Analyse «Analyse « rétroviseurrétroviseurrétroviseurrétroviseur »»»»

MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DE LA CRC

Utilisation des chèques Cadhoc: 130 532,59 € en 2012; 4 935,10 € en 2013.

L’utilisation des chèques Cadhoc a effectivement été supprimée par laCollectivité

Visa d’un élu préalablement à l’engagement juridique

Il nous a été indiqué que le visa d’un élu préalablement à l’engagementjuridique (non obligatoire) avait été supprimé. Néanmoins, la fiche projet


juridique (non obligatoire) avait été supprimé. Néanmoins, la fiche projetmentionne toujours le visa d’un élu.

CONFORMITE DE LA LISTE DES MARCHES PUBLICS PUBLIES (Art. 133) AVEC LAREALITE

L’analyse des délibérations depuis 2008 montre que les articles 133 sontconformes.

Néanmoins, les marchés Sipperec (Télécoms, Réseaux) ne sont pasmentionnés dans les articles 133.

Les marchés passés par le CCAS ne sont mentionnés qu’à compter de 2010.

POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2

FIXATION MINI/MAXI (Marchés à bons de commande)

9 marchés (ou lots de marchés) présentent sur 2013 un risque de non – atteinte dumontant mini ou un dépassement du montant maxi:

Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des écoles de la Ville

Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères etmaintenance et réparation de bornes d'apport volontaire enterrées

Travaux pour l'entretien et les grosses réparations du patrimoine communal : maçonnerie,carrelage et canalisations

Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-séjours

Maîtrise d'œuvre pour les travaux de construction et de réhabilitation des ouvrages


Maîtrise d'œuvre pour les travaux de construction et de réhabilitation des ouvragesd'assainissement

Contrôle de pré-réception concernant les réseaux d'assainissement

Travaux d'entretien de second œuvre dans les bâtiments communaux

Fourniture et pose de pneumatiques, contrôles de géométrie et de tachymétrie

Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie armés (RIA), colonnessèches et grand secours

POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2

DUREE DE MARCHE

Un marché public ne peut avoir une durée supérieure à 4 ans sauf dans des cas exceptionnelsdûment justifiés ou par le fait que leur exécution nécessite des investissements amortissables surune durée supérieure à quatre ans: cette disposition est particulièrement applicable aux DSP,aux marchés d’exploitation chauffage, voire de collecte des déchets mais pourrait êtrecontestée pour le lot « nettoiement voirie » , 7 ans, ou les réservations de berceaux (10 ans et 7ans).

MODALITE DE REVISION DE LA FORMULE DE REVISION DES PRIXLe CCAP du marché « collecte et nettoiement » prévoit que la formule de révision de prixpourra être revue, entre autres, si son application engendre une variation de plus de 20%: enplus de prévoir une variation inacceptable, la formule de révision est juridiquement intangible


plus de prévoir une variation inacceptable, la formule de révision est juridiquement intangiblependant la durée du marché.

Recommandation: prévoir clauses butoir et de sauvegarde identiques pour tous les marchésconcernés.

MODALITE D’ANALYSE DES PRIXMarché nettoyage: Bannir les formules telles que « en cas de discordance entre le montanttotal indiqué au DQE et l’addition des lignes du DQE, le montant le plus élevé sera pris encompte pour l’analyse ». En plus de risquer de vous priver d’une offre économiquementintéressante, elle présente le risque de ne pas prendre en compte l’erreur manifeste…




ACHATSACHATSACHATSACHATS

RECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSPREPARATION DES MARCHES

80% de la performance d’un achat se situe dans la préparation

Anticipation de la date d’échéance

Recueil des besoins

Recueillir en amont toutes les possibilités d’optimisation envisagées et impliquer leTitulaire actuel dans la démarche

Challenger les besoins

UTILISATION D’UN OUTIL SOUPLE ET FLEXIBLE: L’ACCORD CADREL’Accord-Cadre est un référencement de fournisseurs


L’Accord-Cadre est un référencement de fournisseurs

Le recours à l’Accord – Cadre permet une plus grande souplesse

L’accord-cadre est particulièrement adapté aux marchés d’informatiques et deséjours

PENSER SON MARCHE DANS LE SENS DE LA PERFORMANCE ACHATSAugmenter la durée ferme des marchés, source d’attractivité

Sélectionner les indices de révision des prix les plus appropriées… ainsi que lesmodalités de révision de prix

Privilégier les MAPA pour augmenter la souplesse et surtout permettre la négociation

RECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATSRECOMMANDATIONS ACHATS

SIMPLIFIER/CLARIFIER LES PERIMETRES DES MARCHESDiminuer le nombre de lots: Espaces verts, Séjours enfance, Nettoyage locaux,Transports publics

Regrouper les marchés de nature identique ou similaire

Harmoniser les usages

VEILLER AUX LIMITES DE PRESTATIONSMarché de collecte OM et nettoiement voirie


Marché de collecte OM et nettoiement voirie

Fourniture de mobilier urbain

Equipements de maintenance de la signalisation tricolore

Marchés récurrents de travaux

PROFESSIONNALISER L’ANALYSE FINANCIERE DES OFFRESProfessionnaliser la négociation

Calculer/expliquer les impacts tarifaires à chaque renouvellement de marché

Mener une analyse de la valeur

5555 –––– ECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHES


5555 –––– ECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHESECHEANCIER DES MARCHES

DONNEES CHIFFREESDONNEES CHIFFREESDONNEES CHIFFREESDONNEES CHIFFREES

ECHEANCIER DES MARCHES : Cet exercice à été particulièrement complexe à réaliseret chronophage en l’absence d’outil ad hoc au sein de la Mairie

PériodeNb de marchés à

échéance définitiveDont sup à 90 K€ en nb

Dont sup à 90 K€ en valeur

T3 – T4 2014 6 2 406

T1 2015 6 1 698

T2 2015 10 1 130

T3 2015 9 3 599

T4 2015 8 2 540


T4 2015 8 2 540

S/T 2014-2015 39 9 2 373

T1 2016 13 7 1 270

T2 2016 3 1 2 053

T3 2016 10 6 2 908

T4 2016 9 1 127

S/T 2016 35 15 6 358

2017 et suivant 36 18 23 315

TOTAL GENERAL 110 42 32 046

ECHEANCIERS DES MARCHESECHEANCIERS DES MARCHESECHEANCIERS DES MARCHESECHEANCIERS DES MARCHES

MARCHES T3-T4 2014

Chrono marché

Intitulé du marchéMontants si sup à 90 K€

Échéance définitive

1Fourniture, pose de pabx et maintenance de l'ensemble du parc de matériel

téléphonieaoût-14

2 Location de matériel pour l'organisation du 33ème Forum des Associations août-14

3Réalisation et réparation de prothèses dentaires pour le CMSM des 4 routes

2 lotssept-14

4 Fourniture de mobilier urbain 186 nov-14

5Mission de réalisation d'une maquette et d'une cartographie 3D simulateur

déc-14


5Mission de réalisation d'une maquette et d'une cartographie 3D simulateur

virtuel interactif du projet de rénovation urbaine des Hauts d'Asnièresdéc-14

6Prestations de services en assurances

4 lots220 déc-14


MARCHES T1 2015

Chrono marché



7Entretien des espaces verts

2 lots698 janv-15

8 Fourniture de signalisation verticale et de panneaux de rue janv-15

9Acquisition de titres de transports aériens aux personnels communaux et

leurs familles, au titre des congés bonifiésfévr-15

10Fourniture de modules sanitaires mobiles pour divers chantiers et

manifestations de la villefévr-15

11 Fourniture de produits de voirie févr-15


12 Fourniture de sapins de Noël mars-15


MARCHES T2 2015Chrono marché



13Acquisition d’articles de puériculture, de matériel et de mobilier pour les

établissements d’accueil de jeunes enfants3 lots

avr-15

14 Acqusisition de serveursavr-15

15 Acqusisition de micro-ordinateursavr-15

16 Acqusisition de solutions logicielles standardavr-15

17 Entretien et grosses réparations sur les portes et barrières de parking mai-15


17 Entretien et grosses réparations sur les portes et barrières de parking mai-15

18 Fourniture de carburant 130 mai-15

19Prestations de restauration pour les cocktails organisés par la Ville

6 lotsmai-15

20 Réception, stockage et chargement de verre issu de la collecte mai-15

21Impression et édition de supports de communication (hors magazine

mensuel Asnières Infos)juin-15

22Organisation d'une classe théâtre et d'une classe orchestre au sein du Pôle

Excellence2 lots

juin-15





23Contrôles réglementaires dans les bâtiments communaux, les aires de jeux

et terrains de sportsjuil-15

24

Opérations de dépigeonnisation et actions contre les corvidés, de dératisation, la capture et le ramassage des animaux errants sur la voie

publique avec l'exploitation de la fourrière animale municipale3 lots

juil-15

25Prestations de services pour la gestion technique et des abonnements des

parcs de stationnements souterrains de la Ville225 juil-15

26Acquisition de fournitures scolaires et d'activités manuelles, pour

l'approvisionnement de divers services municipaux 217 août-15


2 lots

27

Acquisition de matériel électroménager, de groupes frigorifiques professionnels et de petit matériel hifi standard pour les besoins des services

de la Ville2 lots

août-15

28 Fourniture de décorations lumineuses août-15

29Fourniture de mobiliers scolaires pour les écoles et les centres d'accueil de

loisirs sans hébergement157 août-15

30 Installation, entretien et réparation des équipement de désenfumage août-15

31Achat de produits de désinfection et de stérilisation et de fournitures

médicales diverses pour les besoins des services municipauxsept-15


MARCHES T4 2015

Chrono marché



32Achat de bons d'achat à destination des jeunes Asniérois

2 lotsoct-15

33Acquisition de jouets pour les besoins des services municipaux

6 lotsoct-15

34Prestations d'assistance juridique comprenant des missions de conseil et de

représentation lors des contentieux3 lots

oct-15

35 Installation, entretien et exploitation des équipements de climatisation nov-15

36 Travaux de signalisation horizontale et d'aménagements annexes 400 nov-15


36 Travaux de signalisation horizontale et d'aménagements annexes 400 nov-15

37 Assurance de la flotte automobile municipale 140 déc-15

38Fourniture de végétaux d'intérieur et d'extérieur

4 lotsdéc-15

39 Fourniture et pose de clôtures déc-15





40 Entretien du patrimoine arboré 212 janv-16

41Travaux neufs et de maintenance des équipements statiques de signalisation

lumineuse tricolore 2 lots

142 janv-16

42Dispositif d'information et d'accompagnement de porteurs de projet et

créateurs d'entreprises Asniéroisjanv-16

43 Maintenance des équipements de cuisine du Self Municipal janv-16

44

Prestations de gardiennage, de sécurité des biens et des personnes pour les différents services de la Ville et surveillance du système SSI Complexe

Sportif des Courtilles3 lots

janv-16


3 lots

45Acquisition de papier nécessaire au fonctionnement des différents services

6 lots95 févr-16

46Entretien et exploitation des installations dynamiques de la signalisation

lumineuse tricolore, comptages de trafic et études de circulation69 févr-16

47Fourniture de denrées alimentaires nécessaires aux prestations de

restauration du self municipal6 lots

206 févr-16

48 Reliure et plastification de livres des médiathèques municipales févr-16

49 Entretien des réseaux aérauliques mars-16

50 Fourniture de produits et matériels d'entretien 402 mars-16

51Fourniture d'équipements vestimentaires nécessaires au fonctionnement

des différents services municipaux8 lots

144 mars-16

52 Fourniture et plantation d'arbres mars-16


MARCHES T2 2016

Chrono marché



53 Intégration de solutions pour la gestion et la diffusion de vidéo sur Internet mai-16

54Travaux d'entretien et de grosses réparations dans les bâtiments

10 lots2053 mai-16

55 Location et maintenance d'une machine à affranchir juin-16



MARCHES T3 2016

Chrono marché



56 Impression et édition du magazine mensuel Asnières Infos 179 juil-16

57Travaux de rénovation et de réhabilitation du réseau communal

d'assainissement879 juil-16

58Acquisition d'une solution logicielle de dématérialisation des marchés publics

et autres contrats, interface Internet et prestations associéesjuil-16

59Création, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports

2 lots404 juil-16

60

Acquisition de fournitures et de prestations d'alimentation générale nécessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines à 4

446 août-16


60nécessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines à 4

ans3 lots

446 août-16

61Transports collectifs pour les besoins des différents services municipaux

3 lots610 août-16

62Entretien général, surveillance et conservation des cimetières et reprise des

sépultures3 lots

390 sept-16

63 Acquisition de matériels, fournitures et câblage courant faible sept-16

64Distribution de supports de communication dans les boîtes aux lettres des

administrés Asniéroissept-16

65 Maintenance d'un parc de photocopieurs sept-16


MARCHES T4 2016

Chrono marché



66Entretien du parc automobile municipal

4 lotsoct-16

67

Exécution par un laboratoire des prestations d’analyses médicales et examens biologiques prescrits par les médecins et pour lesquels les

prélèvements sur les patients sont effectués par le personnel du Centre Médico-social Municipal (CMSM)

oct-16

68 Fourniture de panneaux et plaques signalétiques oct-16

69Fourniture de boissons alcoolisées et non alcoolisées pour les services

2 lotsnov-16


2 lots

70Blanchissage et repassage du linge utilisé dans les bâtiments communaux,

scolaires, sociaux et sportifs127 nov-16

71Fourniture d'abonnements à divers périodiques pour les médiathèques

municipalesnov-16

72 Prestations de services d'assurances - lot risques statutaires déc-16

73Installation, entretien et exploitation des installations individuelles de

chauffage, d'eau chaude sanitaire et des daafdéc-16

74Tri, affranchissement, acheminement et distribution à destination de la

France et de l'international des envois postauxdéc-16


MARCHES 2017Chrono marché



75Fourniture de coupes et médailles

5 lotsjanv-17

76Organisation de séjours pour les jeunes de 11 ans à 17 ans

4 lots126 févr-17

77 Contrôle technique des véhicules mars-17

78Acquisition de documents sur tous supports pour les médiathèques

municipales8 lots

mars-17

79Réseau d'assainissement : Pré-études et conception

Assistance à maîtrise d'ouvragejuin-17

80Maîtrise d'œuvre pour les travaux de construction et de réhabilitation des

ouvrages d'assainissementjuin-17

81Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des écoles de la

Villejuin-17


Ville

82Fourniture de vaisselle et d'instruments de cuisine pour les crèches, écoles

primaires et élémentaires et self municipaljuil-17

83Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères

et maintenance et réparation de bornes d'apport volontaire enterrées2 lots

203 juil-17

84 Contrôle de pré-réception concernant les réseaux d'assainissement juil-17

85Travaux d'entretien de second œuvre dans les bâtiments communaux

5 lotsjuil-17

86Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-séjours10 lots

757 août-17

87Services d'insertion et qualifications professionnelles

2 lots511 sept-17

88 Fourniture de vêtements liés à la fonction professionnelle oct-17

89Fourniture et pose de pneumatiques, contrôles de géométrie et de

tachymétrieoct-17

90Achat de produits et fournitures dentaires pour le Centre Médico-Social

Municipal (CMSM)déc-17


MARCHES 2018 ET SUIVANTESChrono marché



91Travaux pour l'entretien et les grosses réparations du patrimoine communal :

maçonnerie, carrelage et canalisations144 janv-18

92Fourniture de linge pour les crèches et les écoles

2 lotsjanv-18

93Fourniture d'enveloppes et de papier à en-tête pour les services municipaux

2 lotsfévr-18

94Révisions et réparations du matériel à moteur des espaces verts, de la voirie

et du service des Sportsfévr-18

95Fourniture de matériels et produits pour les ateliers régies, bâtiments et voirie

8 lots319 févr-18

96Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie armés

(RIA), colonnes sèches et grand secoursmars-18

97Acquisition de livres scolaires, de livres de prix, de Noël, de bibliothèque et de

dictionnaires pour les écoles et les ALSH2 lots

91 mars-18

98 Collecte OM et nettoiement voirie 7428 avr-18


98 Collecte OM et nettoiement voirie 7428 avr-18

99 Suivi - animation d'un programme d'intérêt général "Habitat Indigne" juil-18

100 Entretien et grosses réparations sur les appareils élévateurs 180 oct-18

101Nettoyage des bâtiments communaux

4 lots2251 oct-18

102Travaux d'entretien et d'aménagement des voiries communales

2 lots2783 oct-18

103Fourniture de distributeurs et bobines d'essuie-mains pour les

établissements scolaires96 nov-18

104Rénovation et maintenance à garantie des résultats des installations

d'éclairage public851 nov-18

105 Réservation berceaux lots 2 et 3 764 mars-19

106 Stationnement payant de surface 567 mai-19

107 Exploitation des installations de chauffage des bâtiments communaux 2153 déc-20

108 DSP restauration 3313 avr-21

109 Exploitation des installations de chauffage Courtilles 778 juin-22

110Fourniture, installation, maintenance, nettoyage et exploitation de mobiliers urbains d’occasion reconditionnés à neufs ou neufs à des fins publicitaires

ou non publicitairesjanv-27

6666 –––– COMPTE RENDU DES COMPTE RENDU DES COMPTE RENDU DES COMPTE RENDU DES

ENTRETIENSENTRETIENSENTRETIENSENTRETIENS


ENTRETIENSENTRETIENSENTRETIENSENTRETIENS

SYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENSSYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENSSYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENSSYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENS

23 entretiens effectués dans le cadre de la mission4 personnes des fonctions supports (Rôle Acheteur)

• Direction financière

• Commande publique

• Direction administrative des Services Techniques

19 personnes des fonction achats (Rôle prescripteur)

Pas de personnes avec un rôle utilisateur

Durée en moyenne de 1h30


Echanges en groupe ou en tête à tête mais un impératif : Participatifs

Objectif : avoir un retour terrain de l’acte d’achats dans tous les axesd’amélioration

Conseil

Délai

Réactivité

Facilité …

SYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENS

RESUME DES FAITS MARQUANTS REMONTES EN ENTRETIENSSYNTHESE DES REPONSESSYNTHESE DES REPONSESSYNTHESE DES REPONSESSYNTHESE DES REPONSES

O RGANISATIO N ACHATSO RGANISATIO N ACHATSO RGANISATIO N ACHATSO RGANISATIO N ACHATS

qui défini, qui rédige, qui décide ?

PROCEDURESPROCEDURESPROCEDURESPROCEDURES

processus pour acheter

O UTILSO UTILSO UTILSO UTILS

utilisation ?

CMPCMPCMPCMP

Sauf cas très particuliers (Jeunesse), les prescripteurs rédigent le DCE complet et le transmettent à la Commande

Publique pour relecture et validation.

Suite à multiples échanges par mail le marché est publié.

La commande publique intervient sur l'ensemble du DCE y compris les documents techniques

Les procédures sont considérées comme lourdes et longues. En effet de nombreux paramètres légaux du code ou

des pratiques achats classiques (règle des 3 devis par exemple) sont alourdie de décisions plus contraignantes. Le

temps de réactivité de la CP est long.

Pas ou très peu d'outils disponibles. Les informations sont à allé chercher à la CP.

ASTRE est semble t il lourd a utiliser et peu adapté à au suivi des dossiers.

Service considéré comme en sous-effectif qui expliquerait une partie des remontées négatives de son


CMPCMPCMPCMP

Application, respect, vivre avec …

SUIVI ACHATSSUIVI ACHATSSUIVI ACHATSSUIVI ACHATS

Vie du contrat

RELATIO NS AVEC LA CPRELATIO NS AVEC LA CPRELATIO NS AVEC LA CPRELATIO NS AVEC LA CP

VA, conseil, réactivité

POINTS A AMELIORERPOINTS A AMELIORERPOINTS A AMELIORERPOINTS A AMELIORER

POINTS A GARDERPOINTS A GARDERPOINTS A GARDERPOINTS A GARDER

Vision très partagée allant de aucun contact à travail très collaboratif et remarques constructives. Le faible niveau

de conseil ne donne pas une vision positive du service. La CP semble enfermé dans un moule juridique

difficilement évolutif.

Consolidation et stabilité de l'équipe.

Avoir plus de soutien et de conseils

Formation achats pour les prescripteurs

Manque de communication

Pilote achats

RAS

Service considéré comme en sous-effectif qui expliquerait une partie des remontées négatives de son

fonctionnement avec les autres services.

Les contrats de service ne sont pas tous bien suivi, la notion de qualité fournisseurs et de qualité des prestation est

semble t il peut détaillée dans les CCTP, les pénalités ne sont jamais appliquées.

SYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENSSYNTHESE DES ENTRETIENS

Une commande publique très/trop juridique

Des procédures trop lourdes qui deviennent contre productives

Un manque de culture achats

Des outils pas adaptés ou inexistants


Des relations intra services avec la commande publique disparates

Un sous effectif de la CP qui rallonge les délais et n’apporte pas le servicesouhaité

7 7 7 7 ---- ANALYSE DE ANALYSE DE ANALYSE DE ANALYSE DE


7 7 7 7 ---- ANALYSE DE ANALYSE DE ANALYSE DE ANALYSE DE

L’ORGANISATIONL’ORGANISATIONL’ORGANISATIONL’ORGANISATION

PROCESSUS ACHATS/MARCHESPROCESSUS ACHATS/MARCHESPROCESSUS ACHATS/MARCHESPROCESSUS ACHATS/MARCHES

Une organisation décentralisée sur les Services Opérationnels (SO) (la DST possède son propre rédacteur technique)Mais, dans tous les cas une intervention de la Commande Publique (CP) pour validation finale Une organisation du travail en « Série » et non en « Parallèle » ��Allongement de la durée des procédures �� perte de temps �� aucun contact donc aucun conseilUne ingénierie des marchés « figée » aux procédures standardsUtilisation fréquente de l’UGAP mais pas très organisée


Utilisation fréquente de l’UGAP mais pas très organisée

Répartition des taches Achats

SO : Service OpérationnelCP : Commande publique

LES MAGASINSLES MAGASINSLES MAGASINSLES MAGASINS

3+1 magasins pour 4 activités différentes

Voirie

Espaces verts

Bâtiments

Garage

Surface occupée considérable

Redondance des postes de magasiniers


Utilisation ou non d’ASTEC pour l’émission des bons de commandes

Organisation centralisée qui semble bien fonctionnée

Magasins bien rangés, propres et ordonnés

Accès semble bien règlementé

SYNTHESE DE L’ORGANISATIONSYNTHESE DE L’ORGANISATIONSYNTHESE DE L’ORGANISATIONSYNTHESE DE L’ORGANISATION

POINTS FORTS

� OrganisationUne forte décentralisation des tâches qui permet de passer la charge de travailavec une équipe restreinte en central à la CP

Une optimisation possible sur les magasins nombreux et indépendants les uns desautres

Une Direction Administrative décentralisée au niveau de la DST qui fonctionnecorrectement et emporte l’adhésion des agents opérationnels


� Processus et procéduresDes DCE complets et bien structurés

Des trames de document existantes

Une validation systématique de la CP de tous les marchés, ce qui cautionne unebonne protection juridique, mais pas d’outil d’alerte pour quelques achats horsmarchés


POINTS FORTS

� Ressources humainesUne expertise juridique certaine au niveau de la CP

Des Services Opérationnels :

• Demandeur de conseils

• Demandeur de soutien

• De bonne volonté

Conscience des services opérationnels de pouvoir faire mieux :Potentiel d’efficience de la fonction achats reconnu


• Potentiel d’efficience de la fonction achats reconnu• Arguments:

– Manque de ressources donc manque de temps– Frein de la commande publique (réactivité, conseils, …)

� OutilsUtilisation du logiciel ASTEC permettant une traçabilité des commandes et unefluidité des documents


POINTS D’AMELIORATION

� Organisation4 postes sont ouverts à la commande publique mais suite à des mutationsprofessionnelles récentes seulement 1 est pourvu. Il y a un risque d’arrêt de« production » si les recrutements ne sont pas faits rapidement !

• Pas de stabilité des personnes en place (pas de capitalisation, perte deconnaissance et de crédibilité)

La FFVM (Fédération Française Villes Moyennes, de 20 000 à 200 000 habitants) indique 7 à 8 personnespour occuper la fonction (dans un périmètre différent, il est vrai comme on le verra plus loin)

Renforcement des groupements de commande � Achat mode projet


Renforcement des groupements de commande � Achat mode projet

• Par manque d’analyse des dépenses des besoins ne sont pas traités en modeprojet avec un leader et une volonté de regroupement de ceux-ci :

– Séjours– Analyse micro biologiques– Barriérage, traiteurs, …

� Processus et procéduresLa rigueur du code à été poussée trop loin � Simplification

• Le code est suffisamment lourd à utiliser pour ne pas le charger de contraintessupplémentaires

• Aspect juridique exacerbé au détriment de l’impact économique etopérationnel


POINTS D’AMELIORATION

� Ressources humainesIl n’y a pas de culture achats au sens économique du terme aussi bien à laCommande Publique que dans les Services Opérationnels � Formation

• Les basiques ne sont pas connus et encore moins respectés (voir graphique enétoile de l’analyse des entretiens)

• La perception de ce point est cependant différente d’un service à l’autre (noncompétence, manque de ressources, …)


� OutilsPeu ou pas d’outils formalisés � Création d’outils

• Absence de politique achats formalisée• Absence de guide achats formalisé (procédures)• Trames disponibles mais à la demande. On ne pousse pas l’information, il faut

venir la chercher !

• Liste des marchés inconnue ou non disponible avec un outil informatiquesimple?

Une communication Achats interne/externe à renforcer � Communiquer

8888 –––– PRECONISATIONS PRECONISATIONS PRECONISATIONS PRECONISATIONS


8888 –––– PRECONISATIONS PRECONISATIONS PRECONISATIONS PRECONISATIONS

ORGANISATIONORGANISATIONORGANISATIONORGANISATION

RECOMMANDATIONS RECOMMANDATIONS RECOMMANDATIONS RECOMMANDATIONS

PROCESSUS ET PROCEDURESAllègement des procédures :

• Utilisation des souplesses proposées par le code pour les marchés de faiblesmontants

ALLEGER LES TACHES PUREMENT ADMINISTRATIVES DE LA CPSuppression des CAO d’ouverture des plis

Suppression des reconductions expresses : la tacite reconduction allège la charge

Allègement des tâches chronophages de relecture des DCE: le service commande


Allègement des tâches chronophages de relecture des DCE: le service commandepublique doit imposer des documents-types pour tous les services afin d’homogénéiserles modèles et ainsi fluidifier le processus de contrôle pré-publication.

PROCESSUS ET PROCEDURES

Harmoniser les références des marchés et le tableau de suivi

La recherche de conformité juridique et administrative ne doit pas prendre le pas sur la recherche de performance économique


RESSOURCES HUMAINES

Recrutement• En fonction du scénario retenu les recrutements pourront porter sur

– Directeur achats– Acheteurs– Assistants administratifs– Juriste

Formation• Le manque de maturité achats reconnu par l’ensemble des personnes


• Le manque de maturité achats reconnu par l’ensemble des personnesinterrogées nous pousse à vous conseiller de lancer un plan de formations trèsorientées achats:

– Rédaction d’un CCTP fonctionnel– Rédaction d’un DCE– Reflexes achats– Négociation– Achats en mode projet (Prescripteur+CP+acheteur)

– + formations diplômante à terme pour les acheteurs

Ces formations seront spécifiques en fonction du public concerné :

– Commande publique– Prescripteurs


OUTILS COMMUNICATION INTERNENous vous recommandons de mettre en place une batterie d’outils qui clarifierontles rôles et les missions de chacun et qui simplifierons les relations interservices :

• Politique achats• Guide des bonnes pratiques• Trames de documents types (DCE,CCTP, RC)• Intranet regroupant l’ensemble des documents et procédures officiels• Réunions régulières avec les acteurs du processus

Organisation des réunions de présentation du projet• Mise en évidence des objectifs


• Mise en évidence des objectifs• Présentation des conclusions• Explication des décisions• Mise en évidence des rôles

« Hot line » pour guider le personnel si besoin

OUTILS COMMUNICATION EXTERNERefonte d’un portail achats/marchés dédié sur l’extranet

Communication externe via la CCI et les différentes manifestations de type « forumsinversés »

Organiser de manière formalisée le « sourcing » (recherche des meilleursfournisseurs) auprès des prescripteurs


PILOTAGE DE LA FONCTIONMise en place de tableaux de bord de suivi d’activité avec des « KPI » (indicateursclefs) pertinents

• Nombre de marchés, d’avenant, …• Nombre de commandes, factures par lot, par marché, par direction et par service

demandeur• Délai de traitement, Nombre de recours• Liste des marchés ou besoins regroupés…

Intégrer au tableau de bord le nombre de marchés notifiés pendant la période et laprévision de marché sur les périodes à venir.Bâtir un tableau visuel pour communiquer


Bâtir un tableau visuel pour communiquerCommuniquer sur les résultats

PILOTAGE DES MARCHESCréation d’un guide des procéduresSimplification de la nomenclature (code CPV)S’assurer que l’outil informatique permette de sortir des extractions achats fiables etpertinentesSystématisation de l’utilisation d’ASTEC pour toute saisie de bon de commande afind’avoir une traçabilité et des statistiques fiable en terme de consommation

RECOMMANDATIONSRECOMMANDATIONSRECOMMANDATIONSRECOMMANDATIONSPILOTAGE DES MARCHES – BATIR 2 INDICATEURS DE PERF. ECONOMIQUE

Ces indicateurs, à présenter en marge de la CAO ou de toute instance de décision, doiventêtre obligatoires pour toute passation de marchés récurrents de plus de 90 K€ HT annuels:

Fiche de recensement des optimisationsFiche de calcul des économies achat

ORGANISATION

Renforcement de la structure Commande Publique pour une évolution vers un service

Achats Publics


2 scénarii proposés en fonction de la performance achats souhaitée :

I. Création d’une coordination achats (version légère)

II. Création d’une DHA avec intégration d’une fonction Gestionnaire de Marché

(version forte)

Se pose aussi le problème du rattachement hiérarchique, 2 options

I. A la DAF

II. A un DGA

ORGANISATION ACTUELLEORGANISATION ACTUELLEORGANISATION ACTUELLEORGANISATION ACTUELLE

SERVICE ACHATS PUBLICS1 chef de service CP1 Admin2 Gestionnaires

FONCTIONSSurveillance juridiqueAccompagnement administratifConseil Achat

Chef service CP


Gestionnaire

AdminGestionnaire

Chef service CP

SCENARIO NSCENARIO NSCENARIO NSCENARIO N°°°°1 1 1 1 –––– RENFORCEMENT HARENFORCEMENT HARENFORCEMENT HARENFORCEMENT HA

NOUVELLES FONCTIONSCentralisation de la rédaction des DCE (horsDST)Conseils et accompagnement AchatsRenforcement fort des profils

• CV adaptés• Formation

Changement de la culture fermée vers uneculture de « service support » et de « clientsinterne »

SERVICE ACHATS PUBLICS1 Chef HA2 Admin2 GestionnairesOption AMO Achats


DAF/CP

AMO HA

Admin

Admin

Gestionnaire

Gestionnaire

Admin

Chef service CP

Gestionnaire

Gestionnaire

Chef service

SCENARIO NSCENARIO NSCENARIO NSCENARIO N°°°°2 2 2 2 –––– SERVICE HA PUBLICSERVICE HA PUBLICSERVICE HA PUBLICSERVICE HA PUBLIC

SERVICE ACHATS PUBLICS1 DIR HA1 Juriste2 Admin3 Gestionnaires

NOUVELLES FONCTIONSCentralisation de la rédaction des DCE (y compris DST)Création du poste de Gestionnaire et Juriste MarchésGestion des marchés (pilotage, regroupement, suivi, …Renseigne le systèmes des informations stratégiquespour les HA

• Code CPV• Imputations comptables

Rédaction des DCESupport achatsAnime et organise ses marchés


DAF/CP

Directeur HA

Admin

Juriste HA

Admin

Gestionnaire

Gestionnaire

DGA

Option 1 Option 2

Admin

Chef service CP

Gestionnaire

Gestionnaire

Gestionnaire

9 9 9 9 –––– AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &


9 9 9 9 –––– AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &AXES STRATEGIQUES &

PLANS D’ACTIONSPLANS D’ACTIONSPLANS D’ACTIONSPLANS D’ACTIONS

AXES STRATEGIQUESAXES STRATEGIQUESAXES STRATEGIQUESAXES STRATEGIQUES

METTRE EN PLACE UN PLAN D’ACTION BASE SUR 5 AXES STRATEGIQUESMaitriser les volumes financiers

• Savoir qui achète, comment et pourquoi

S’approprier une culture Achats(économique vs juridique)

• Intégrer la composante Economique dans la commande publique pour devenirun service Achats Publics

Bâtir et professionnaliser la fonction

• Recruter, former et construire les processus les plus efficients

Chercher les économies


• Instrument central de la démarche, l’objectif est de trouver les économies sansdégrader ni la qualité ni le service rendu

Pérenniser la démarche

• Appropriation des reflexes achats par l’ensemble des personnes impliquées dansle process d’acquisition

• Que le service Achat publics ne soit plus un « gendarme » de la règle mais unvéritable service support

COMMENTAIRESCOMMENTAIRESCOMMENTAIRESCOMMENTAIRES

La recherche des économies est un des axes forts de la démarche, qui ne doit pas sedéployer au détriment de la qualité des produits et/ou des services acquis.

Au vu du diagnostic, il manque de façon évidente la dimension économique à laculture de la Mairie en termes d’achats.

L’atteinte des objectifs de cette mission passe par l’appropriation par l’ensemble desacteurs de ce que l’on appelle des « reflexes achats », des incontournables dans leprocess complet (de l’ingénierie du marché à son suivi opérationnel)

Il existe une multitude de leviers qui, une fois actionnés, génèrent des économies àtous les niveaux du processus :

• Marketing achats, Sourcing vaste et imaginatif• Notion de juste besoin


• Notion de juste besoin• Négociation …

Le rôle du service Achats est :

• Tant que ces reflexes ne sont pas acquis, les reprendre sur tous les marchés jusqu’à ce qu’ilssoient intégrés dans la culture de la Mairie

• Une fois que les reflexes sont acquis, piloter la fonction en termes de visibilité pour la DG et enterme d’accompagnement pour les services opérationnels

A court terme, il est nécessaire, dans le cadre d’un accompagnement des services opérationnels et sur des marchés cibles, de:

• Publier des marchés sur les dépenses hors marchés significatives• Relancer, à la date de reconduction, les marchés significatifs sur l’axe économie

10 10 10 10 –––– COUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIES


10 10 10 10 –––– COUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIES

COUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIESCOUTS ASSOCIES

RECRUTEMENT

Administratif CP : 18/22 k€Gestionnaire de marché : 30/35 K€Directeur Achat : 45/50 k€

ENVELOPPE ESTIMEE

Les couts sont à mettre en parallèle des gains potentiels (7% à 15% des dépensesgérées) qui couvrirons largement les frais de ce nouveau service

SCENARIO N°1SCENARIO N°1SCENARIO N°1SCENARIO N°1 SCENARIO N°2SCENARIO N°2SCENARIO N°2SCENARIO N°2 EQUIPE ACTUELLEEQUIPE ACTUELLEEQUIPE ACTUELLEEQUIPE ACTUELLE

EFFECTIFEFFECTIFEFFECTIFEFFECTIF EFFECTIFEFFECTIFEFFECTIFEFFECTIF EFFECTIFEFFECTIFEFFECTIFEFFECTIF

DIRECTIO NDIRECTIO NDIRECTIO NDIRECTIO N 1 35 000,00 € 35 000,00 € 1 50 000,00 € 50 000,00 € 1 35 000,00 € 35 000,00 €

GESTIO NNAIREGESTIO NNAIREGESTIO NNAIREGESTIO NNAIRE 2 30 000,00 € 60 000,00 € 3 30 000,00 € 90 000,00 € 2 25 000,00 € 50 000,00 €

ESTIMATIO N ESTIMATIO N ESTIMATIO N ESTIMATIO N

PRO JETPRO JETPRO JETPRO JET

CO UT UNITAIRE CO UT UNITAIRE CO UT UNITAIRE CO UT UNITAIRE

ANNUEL ESTIMEANNUEL ESTIMEANNUEL ESTIMEANNUEL ESTIME

COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE

ANNUELANNUELANNUELANNUEL

TO TAL TO TAL TO TAL TO TAL

PROJETPROJETPROJETPROJET

COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE COUT UNITAIRE

ANNUELANNUELANNUELANNUEL

TO TAL TO TAL TO TAL TO TAL

PRO JETPRO JETPRO JETPRO JET


La répartition des marchés ou des « clients internes » devra se faire en fonction desprofils recrutés et des priorités définies par la Direction Générales

FORMATION

Formation intra : 400€ à 600€/personneFormation sur site (10 p) : De 6 000€ HT à 10 000€ HTAccompagnement marché : de 4 000 € à 15 000 € HT le marché

GESTIO NNAIREGESTIO NNAIREGESTIO NNAIREGESTIO NNAIRE 2 30 000,00 € 60 000,00 € 3 30 000,00 € 90 000,00 € 2 25 000,00 € 50 000,00 €

JURISTEJURISTEJURISTEJURISTE 0 - € 1 35 000,00 € 35 000,00 € 0 - €

ADMINISTRATIFADMINISTRATIFADMINISTRATIFADMINISTRATIF 2 20 000,00 € 40 000,00 € 2 20 000,00 € 40 000,00 € 1 20 000,00 € 20 000,00 €

EFFECTIF TO TALEFFECTIF TO TALEFFECTIF TO TALEFFECTIF TO TAL 5 135 000,00 € 7 215 000,00 € 4 105 000,00 €

AMO ACHATS *AMO ACHATS *AMO ACHATS *AMO ACHATS * 50 000,00 € - €

* Paiement sur résultats donc sans couts pour la collectivité

11 11 11 11 –––– POTENTIELS POTENTIELS POTENTIELS POTENTIELS


11 11 11 11 –––– POTENTIELS POTENTIELS POTENTIELS POTENTIELS

D’ECONOMIESD’ECONOMIESD’ECONOMIESD’ECONOMIES

POTENTIEL D’ECONOMIESPOTENTIEL D’ECONOMIESPOTENTIEL D’ECONOMIESPOTENTIEL D’ECONOMIESMARCHES SUPERIEURS A 90 K€ HT ANNUELSLe potentiel d’économies est basé sur une estimation réaliste de 7% d’économies « achats »en moyenne, associant optimisations des besoins et mise en place de leviers achatsperformants. En étant performant l’objectif peut approcher les 15%.

Il prend en compte la non-reconduction à l’échéance intermédiaire de tous les marchésrécurrents supérieurs à 90 K€ HT ayant été notifiés depuis plus de deux ans.

Année Echéance définitive

Échéance intermédiaire

Total Economie générée

Impact annuel cumulé

Nb Valeur Nb Valeur Nb Valeur

2014-2015 9 2 373 17 7 072 26 9 445 661 330


2014-2015 9 2 373 17 7 072 26 9 445 661 330

2016 0 0 10 7 598 10 7 598 530 926

2017 0 0 0 0 0 0 0 1 191

2018 1 7 428 0 0 1 7 428 520 1 451

2019 2 1 331 0 0 2 1 331 93 1 711

2020 et suiv. 3 6 244 0 0 3 6 244 437 2 241

TOTAL 15 17 376 27 14 670 42 32 046 2 241 2 241

Impact annuel = 50% de l’économie générée de l’année en cours + 100%économies de chaque année précédente.L’impact annuel maximal de 2241 K€ est en 2023 (échéance marché la plus lointaine en 2022)

MARCHES A TRAITERMARCHES A TRAITERMARCHES A TRAITERMARCHES A TRAITER

Chrono marché

Intitulé du marchéType

d'échéanceMontants si sup à 90 K€

Prochaine échéance


40 Entretien du patrimoine arboréÉchéance

intermédiaire212 janv-15 janv-16

41Travaux neufs et de maintenance des équipements statiques de signalisation

lumineuse tricolore 2 lots


142 janv-15 janv-16

45Acquisition de papier nécessaire au fonctionnement des différents services

6 lotsÉchéance

intermédiaire95 févr-15 févr-16

46Entretien et exploitation des installations dynamiques de la signalisation

lumineuse tricolore, comptages de trafic et études de circulationÉchéance


AVANT L’ECHEANCE DEFINITIVE S1 2015


46lumineuse tricolore, comptages de trafic et études de circulation intermédiaire

69 févr-15 févr-16

47Fourniture de denrées alimentaires nécessaires aux prestations de

restauration du self municipal6 lots


206 févr-15 févr-16

50 Fourniture de produits et matériels d'entretienÉchéance

intermédiaire402 avr-15 mars-16

51Fourniture d'équipements vestimentaires nécessaires au fonctionnement

des différents services municipaux8 lots


144 avr-15 mars-16

54Travaux d'entretien et de grosses réparations dans les bâtiments

10 lotsÉchéance

intermédiaire2053 mai-15 mai-16


Chrono marché





56 Impression et édition du magazine mensuel Asnières InfosÉchéance

intermédiaire179 juil-15 juil-16

57Travaux de rénovation et de réhabilitation du réseau communal

d'assainissementÉchéance


59Création, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports

2 lotsÉchéance


83Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères

et maintenance et réparation de bornes d'apport volontaire enterrées2 lots


203 juil-15 juil-17

AVANT L’ECHEANCE DEFINITIVE S2 2015


2 lotsintermédiaire

60

Acquisition de fournitures et de prestations d'alimentation générale nécessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines à 4

ans3 lots


446 août-15 août-16

61Transports collectifs pour les besoins des différents services municipaux

3 lotsÉchéance

intermédiaire610 août-15 août-16

87Services d'insertion et qualifications professionnelles

2 lotsÉchéance

intermédiaire511 sept-15 sept-17

62Entretien général, surveillance et conservation des cimetières et reprise des

sépultures3 lots


390 sept-15 sept-16

70Blanchissage et repassage du linge utilisé dans les bâtiments communaux,

scolaires, sociaux et sportifsÉchéance

intermédiaire127 nov-15 nov-16


Chrono marché





91Travaux pour l'entretien et les grosses réparations du patrimoine communal :

maçonnerie, carrelage et canalisationsÉchéance

intermédiaire144 janv-16 janv-18

76Organisation de séjours pour les jeunes de 11 ans à 17 ans

4 lotsÉchéance


95Fourniture de matériels et produits pour les ateliers régies, bâtiments et voirie

8 lotsÉchéance


97Acquisition de livres scolaires, de livres de prix, de Noël, de bibliothèque et de

dictionnaires pour les écoles et les ALSHÉchéance

intermédiaire91 mars-16 mars-18

AVANT L’ECHEANCE DEFINITIVE 2016


97 dictionnaires pour les écoles et les ALSH2 lots

intermédiaire91 mars-16 mars-18

86Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-séjours10 lots


757 août-16 août-17

100 Entretien et grosses réparations sur les appareils élévateursÉchéance

intermédiaire180 oct-16 oct-18

101Nettoyage des bâtiments communaux

4 lotsÉchéance


102Travaux d'entretien et d'aménagement des voiries communales

2 lotsÉchéance


103Fourniture de distributeurs et bobines d'essuie-mains pour les

établissements scolairesÉchéance


104Rénovation et maintenance à garantie des résultats des installations

d'éclairage publicÉchéance


12 12 12 12 –––– PLANNINGPLANNINGPLANNINGPLANNING


12 12 12 12 –––– PLANNINGPLANNINGPLANNINGPLANNING

PLANNING GENERALPLANNING GENERALPLANNING GENERALPLANNING GENERAL

K

PI

Outils :

Trames

Guide HA

ProcéduresPolitique

HA

Nomenclature

Regroupement

marchés

Groupe de

travail« Quick Win »

AMO HA

FONCTION

OUTILS

METIER


AMO ACHATS

Coaching, Accompagnement sur dossiers

cibles

2014 – T4 2015 – T22015 – T1 2015 – T3 2015 – T4

Elaboration

fiche de

poste

Recrutement

Plan de formation

formations

PIGuide HA

HA

Communication permanente

13 13 13 13 –––– ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOIS


13 13 13 13 –––– ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISActions additionnelles aux tâches récurrentes et régulières du service commande Actions additionnelles aux tâches récurrentes et régulières du service commande Actions additionnelles aux tâches récurrentes et régulières du service commande Actions additionnelles aux tâches récurrentes et régulières du service commande

publique (administration des marchés à leurs échéances naturelles)publique (administration des marchés à leurs échéances naturelles)publique (administration des marchés à leurs échéances naturelles)publique (administration des marchés à leurs échéances naturelles)

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISOCTOBRE 2014

� Performance marchés:Mise en œuvre des leviers achats dans la préparation des marchés « Fourniture demobilier Urbain », à échéance définitive en novembre 2014 (interactions éventuellesavec le marché JC Decaux…), « Assurances » (à échéance définitive décembre2014) et « Espaces Verts », à échéance définitive en Janvier 2015 (notamment lepasser en article 30, MAPA avec négociation).

Sélection des marchés supérieurs à 90 K€ HT annuels à échéance intermédiaire etqui ne seront pas renouvelés, parmi:

IntituléMontant

2013Échéance

intermédiaire


� Organisation :Validation du scénario d’organisation cible

Rédaction des fiches de postes

2013 intermédiaireEntretien du patrimoine arboré 212 janv-15

Travaux neufs et de maintenance des équipements statiques de SLT 142 janv-15

Acquisition de papier 95 févr-15

Entretien et exploitation des installations dynamiques de la SLT 69 févr-15

Fourniture de denrées alimentaires self municipal 206 févr-15

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISNOVEMBRE 2014

� Performance marchés:Mise en œuvre de réunions avec les services demandeurs concernant tous lesmarchés à échéance intermédiaire que vous avez décidé de ne pas renouveler (cfmois précédent): explications de la démarche et des enjeux.

Préparation des marchés sélectionnés à échéance janvier et février 2015 (cftableau page 94)

� Process et indicateurs:Bâtir une communication interne autour de la démarche achats et la nécessaire


Bâtir une communication interne autour de la démarche achats et la nécessaireadhésion de tous à la recherche d’économies.

Mettre en place la nouvelle trame de référencement des marchés (cf . )

Modifier la fiche de suivi projet en supprimant le visa préalable de l’élu

� Organisation :Lancement du recrutement

Priorité sur le directeur des achats

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISDECEMBRE 2014

� Préparation marchés:Sélection et préparation des marchés supérieurs à 90 K€ annuels, à échéance avrilet mai 2015, et qui ne seront pas renouvelés, parmi:

Analyse précise des dépenses hors marché afin d’assurer la mise en conformité

Analyse précise des dépenses récurrentes inférieures à 15K€ HT afin d’assurer la mise

IntituléMontant

2013Échéance

intermédiaireFourniture de produits et matériels d'entretien 402 avr-15

Fourniture d'équipements vestimentaires 144 avr-15

Travaux d'entretien et de grosses réparations dans les bâtiments 2053 mai-15


Analyse précise des dépenses récurrentes inférieures à 15K€ HT afin d’assurer la miseen conformité.

� Process et indicateurs:Formaliser les modèles des fiches de recensement des optimisations et de calculdes économies réalisées (cf page 69)

Revoir les procédures et exigences de passation des marchés et publier le guideassocié, applicable pour janvier 2015 (page 64).

� Organisation :Reception des 1er CV et des 1er entretiens

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISJANVIER 2015:

� Préparation marchés:Préparer la publication des nouveaux marchés assurant la mise en conformité « horsmarchés » et « récurrents inférieurs à 15K€ »: Objectif publication mars 2015:

• Identification des dépenses

• Réunions avec demandeurs

• Préparation des DCE

� Process et indicateurs:Bâtir le modèle de tableau de bord de pilotage (page 68) et s’assurer avec


Bâtir le modèle de tableau de bord de pilotage (page 68) et s’assurer avecl’informatique de la faisabilité technique des extractions.

S’entraîner à posteriori à remplir les fiches d’optimisations des besoins et de calculdes économies sur le marché de nettoyage des locaux.

� Organisation :Elaboration du plan de formation

Si le Directeur/trice est arrivé:

• Rédaction de la politique achats

• Rédaction des procédures en fonction de la nouvelle organisation, de sesprérogatives et de ses objectifs

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISFEVRIER 2015

� Préparation marchés:Sélection et préparation des marchés supérieurs à 90 K€ annuels, à échéance juillet2015, et qui ne seront pas renouvelés, parmi:

� Process et indicateurs:

IntituléMontant

2013Échéance

intermédiaireImpression et édition du magazine mensuel Asnières Infos 179 juil-15

Travaux de rénovation et de réhabilitation du réseau d'assainissement 879 juil-15

Création, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports 404 juil-15

Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères … 203 juil-15


� Process et indicateurs:Extraction Bêta du tableau de bord: objectif tableau de bord finalisé en mars 2015.

Remplir les fiches d’optimisation des besoins et de calcul des économies pour lemarché « espaces verts »

� Organisation :Campagne de communication

• Objectifs

• Organisation

• Nouveau process, nouvelles règles

ACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISACTIONS A 6 MOISMARS 2015

� Préparation marchés:Se former et investiguer la mise en place des accords-cadres au sein de votrecommune, impératifs au moins pour les marchés informatiques (échéance juillet2015) et séjours (échéances 2016)

Publier les marchés résultants de la mise en conformité « hors marché » et« récurrents inférieurs à 15 K€ ».

� Process et indicateurs:Edition à fin mars du tableau de bord de suivi d’activité T1 2015


Edition à fin mars du tableau de bord de suivi d’activité T1 2015

Première édition récapitulative des fiches d’optimisation des spécifications sur lesmarchés préparés jusqu’alors.

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BILAN GENERALBILAN GENERALBILAN GENERALBILAN GENERAL

UNE SITUATION ADMINISTRATIVEMENT ET JURIDIQUEMENT MAITRISEE AVECQUELQUES POINTS D’ATTENTION

� Couverture marchés publics98,5% des dépenses fournisseurs supérieurs à 15K€ HT sont couverts par un marchépublic. Les hors marchés supérieurs à 15K doivent être tous expliqués.

La vigilance globale doit être cependant maintenue, notamment sur les dépenses« fragmentées » pour les marchés inférieurs à 15K ou sur la santé financière desfournisseurs (voir exemples en annexe 4)


fournisseurs (voir exemples en annexe 4)

� Publication de la liste des marchés passés (article 133 du CMP)Depuis 2009, la liste des marchés publiés est conforme à la réalité des marchésnotifiées

Intégrer les marchés Sipperec dans la publication « 133 »

� Recommandations du rapport de la CRCLes points soulevés lors du rapport de la CRC sont globalement traités et corrigés

Veiller à modifier la fiche de « suivi projet » mentionnant l’engagement préalabled’un élu


UNE ABSENCE DE « PILOTE » DE L’ACTE D’ACHAT

� Mesure de la performance absenteA de rares exceptions près, la mesure de la performance économique est occultéelors du renouvellement de marché.

� Absence d’indicateursIndicateurs de suivi d’activité perfectibles malgré un volume important de marchéstraités.

Pas d’indicateurs de suivi économique par marchés.


Pas d’indicateurs de suivi économique par marchés.

� Une dilution des rôles (réels ou supposés) nuisant à la responsabilisationInteractions finance – commande publique (enregistrement des marchés) nefavorisant pas le pilotage de l’activité

Interactions commande publique – demandeurs: positionnement aval du servicecommande publique ne favorisant pas les échanges productifs

Une situation organisationnelle à la commande publique ne facilitant pas la montéeen puissance


MAIS UNE SITUATION PROPICE A LA MISE EN PLACE D’ACTIONS ACHATSPré-requis: structure achats à mettre en place (recrutements, formations)

� Une ville attractiveUne centaine de marchés récurrents actifs pour un montant de plus de 30 M€ TTC

Attractivité perfectible par des actions ciblées de marketing achats

� La nécessaire culture administrative et juridique est présenteLes points de vigilance juridique identifiés dans les marchés sont aisément


Les points de vigilance juridique identifiés dans les marchés sont aisémentadressables:

• Par l’utilisation obligatoire de documents et clauses – types

• Par une veille marketing (indices de révision de prix)

• Par un suivi des dépenses par marchés (fixation mini/maxi)

� Les attentes (hiérarchie/demandeurs/élus) sont fortesCe mandat qui vient peut être placé sous le signe des achats

Le potentiel de gain est important

asnieres sur seine rapport d'audit achats finalversion

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