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Volet RH en SI
Enquête sur le SIRH en établissement sanitaire et médico-social Décembre 2014
Monique Abad [email protected]
Sylvie Grastilleur [email protected]
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Sommaire
1 Synthèse ........................................................................................................................... 3
1.1 Un SIRH, pour quoi faire ? ............................................................................................... 3
1.2 Les enseignements de l’enquête ..................................................................................... 3
2 Rappel sur les modalités du projet ..................................................................................... 4
1.3 Contexte .......................................................................................................................... 4
1.4 Principe ............................................................................................................................ 4
1.5 Ressources ....................................................................................................................... 4
1.6 Calendrier ........................................................................................................................ 5
1.7 Thématiques du questionnaire ....................................................................................... 6
3 Analyse des résultats ........................................................................................................ 6
3.1 Préambule ....................................................................................................................... 6
1.1 Identité des répondants ................................................................................................. 7
1.2 Attentes en matière d’appui relatif au SIRH................................................................... 8
1.3 Processus RH ................................................................................................................... 9
3.2 Solutions en place.......................................................................................................... 13
3.3 Le «projet » SIRH ........................................................................................................... 15
1.4 Organisation actuelle .................................................................................................... 20
4 Suites à venir .................................................................................................................. 20
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1 Synthèse
1.1 Un SIRH, pour quoi faire ?
La mise en place d'un Système d'information couvrant les thématiques RH relève d'une orientation stratégique de l'établissement santé. Parce que la réflexion préalable est commandée par la certification des comptes, la gestion
des RH s'inscrit dans le périmètre de la certification des comptes
Pour être certifiés, les cycles d'écriture RH doivent être formalisés et audités. Or cette analyse de processus peut être valorisée dans celle plus globale de la mise en place du SIRH.
Parce que les bénéfices d’un SIRH sont multiples et déterminants dans un contexte
économique contraint.
Toute démarche d'informatisation se fondant sur une formalisation préalable des processus en œuvre, déployer un SIRH permettra par exemple : − de gagner du temps agent en améliorant la sécurité par la suppression de la saisie
manuelle, des doubles saisies et autres redondances, − d'assurer la disponibilité de l'information et, ce faisant, de favoriser l'anticipation,
l'amélioration des conditions de travail (ne plus travailler dans l'urgence) comme de la qualité de service (supprimer les retards),
− de renouveler le management de l'établissement en modernisant les modes de communication direction/collaborateurs (portail SIRH) : par la décentralisation de la saisie (formulaires renseignés en ligne), l'instauration d'une interactivité (mise en place de workflow voire de forums collaboratifs).
1.2 Les enseignements de l’enquête
− La thématique intéresse au plus haut point les établissements (156 d’entre eux ont répondu spontanément à l’enquête). Elle est portée à la fois par des DRH et des DSIO qui ont répondu en binôme à 42%.
− Les attentes des établissements en matière d’appui concernent aussi bien des sujets de pratiques RH pures (cartographie de processus RH, tableau de bord RH type…) que de SIRH (autodiag, REX, cahier des charges-type…).
− Le taux de dématérialisation des principaux formulaires (source importante de productivité et d’efficacité) est faible.
− 19 % des répondants indiquent qu’aucune démarche SIRH n’est prévue dans leur établissement. Pour 76% de ces 19% c’est faute de moyens ou parce que le sujet n’est pas jugé stratégique (ce que l’on peut considérer comme une seule et même raison).
− 33% des répondants n’ont pas prévu la formation des utilisateurs dans le périmètre initial du projet. Reprise de données et recettage sont aussi très souvent oubliés (pour respectivement 42% et 49% des répondants).
− 47 % des répondants indiquent qu’aucun responsable du SIRH n’est identifié à la DRH.
Stratégie et pratiques de management de projet SI demandent à être définies et formalisées
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2 Rappel sur les modalités du projet
1.3 Contexte
L'intérêt d'un SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) pour un établissement est de disposer de processus RH et d'un système de management RH efficients pour piloter les Ressources Humaines au mieux de ses besoins et/ou de ceux du territoire. Les fonctionnalités d‘un SIRH se répartissent en deux grandes familles : - Les fonctionnalités administratives / quantitatives / financières - Les fonctionnalités « qualitatives » / recrutement / compétences /carrières
Bénéfices intermédiaires : - Des processus RH revus et corrigés, des pratiques RH harmonisées - Une meilleure utilisation des ressources de la DRH qui se focalisent sur les tâches à valeur
ajoutée puisque l'automatisation des tâches administratives et répétitives et l'intégration des différentes fonctionnalités (qui éradique les tâches redondantes) libère du temps.
- Des données fiabilisées grâce à l'intégration du système qui évite les re-saisies - Le pilotage des RH de l'établissement - L'atteinte des objectifs fixés par la Révision Générale des Politiques Publiques (RGPP) en
matière de dématérialisation
L'enjeu du projet " Volet Ressources Humaines en Système d'Information " (Volet RH en SI) est de développer et déployer auprès des établissements sanitaires des outils et/ou démarches répondant à leurs attentes en matière d'appui SIRH. Sur le plan opérationnel, il s'agit dans un premier temps d'identifier ces attentes à l'aide d'une enquête en ligne " Etat des lieux SIRH ".
1.4 Principe
Réalisation d’une enquête en ligne auprès des établissements sanitaires, visant - A identifier leurs attentes en matière d’appui SIRH - Faire un état des lieux de la situation des établissements vis-à-vis du SIRH.
Elaboration du questionnaire par des professionnels des ressources humaines et des systèmes d’information.
1.5 Ressources
Deux groupes de travail (participants volontaires sur inscription libre / appel à contribution sur internet) ont été constitués : 1er groupe : Elaborer le questionnaire, valider le pilote de l’enquête et les modalités de
communication vers les établissements.
Pierre Yves MORCET CH Kerpape Ploermeur Directeur des soins
Bénédicte PARREL ESPIC Foch Suresnes Responsable SIRH
Matthieu LEDERMANN EPSAN Brumath DSI – DRH administrateur GCS e-santé alsace
Francis BREUILLE CH Saint Lô DSI
Sylvie TOURNEUR CH Yssingeaux Directrice
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2ème groupe : contribuer à la réalisation de l’enquête pilote et la valider.
Aurélie GUELLEC ESPIC SM Plouguernevel RRH
Mamar MENAI EPSMS Puget-Theniers DSI
Myrtille TAILLEUX Cliniques Vitalia Paris Responsable SIRH
Diane PETTER CHRU Nancy DRH
Cécile BRUNAUD CHRU Nancy AAH RH
Nicolas POURET et Mme PETIOT ESPIC CRF Bretegnier, Héricourt DSIO
1.6 Calendrier
Le premier groupe s’est réuni 4 fois entre septembre 2014 et Janvier 2015. Le 2ème groupe, outre la réponse au questionnaire pilote, a participé au 3ème atelier.
S36 S37 S38 S39 S40 S41 S42 S43 S44 S45 S46 S47 S48 S49 S50 S51 S52 S01 S02 S03 S04 S05 S06 S07 S08 S09
Rdv institutionnels ANAP
ANAP
ANAP
GW GW1
ANAP
Validation du questionnaire GW GW2
GW
ANAP
GW GW3
ANAP
ANAP
GW GW4
ANAP X
ANAP
sept-14 nov-14 déc-14 janv-15
recrutement groupe de W
préparation questionnaire
pilote
Lancement productions consécutives enquête
analyse résultats pilote
REX pilote
Enquête
analyse enquête
Restituion enquête vers institutionnels
Validation résultats enquête
Lancement projet + Séance W 1
Finalisation questionnaire
fev 15Calendrier
projet SIRH
oct-14
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1.7 Thématiques du questionnaire
L’enquête en ligne comportait des questions visant à établir une photographie de la situation des SIRH dans les établissements (Fonctionnalités SIRH couvertes, Organisation en place, méthodologie projet SI et satisfaction des répondants vis-à-vis du SIER) et une question visant à identifier leurs attentes en matière d’appui SIRH.
3 Analyse des résultats
3.1 Préambule
Les établissements étaient libres de répondre ou non à l’enquête. On imagine aisément que seuls ceux pour lesquels le sujet représentait un intérêt y ont répondu. Cela peut introduire un biais dans les réponses dont il faut tenir compte lors de la lecture des résultats. Le turn-over des équipes managériales et de direction peut générer des pertes d’information, notamment sur le champ du projet SI-RH et expliquer le taux parfois élevé de réponses « Je ne sais pas ». L’enquête s’est déroulée du 13 novembre au 05 décembre 2014, soit un peu plus de 3 semaines, week-ends compris. 712 connexions ont été enregistrées.
Voir les résultats synthétiques de l’enquête en cliquant ici
156 établissements ou groupes d’établissement au total ont répondu à l’enquête (questionnaire terminé et validé). Ce taux de réponse est extrêmement élevé, compte-tenu non seulement que les établissements se déclarent sur-sollicités pour toutes sortes d’enquêtes, reportings, … mais aussi qu’il n’y avait aucune obligation de se soumettre au questionnaire. On peut donc aisément supposer que le sujet des SIRH intéresse au plus haut point les établissements.
156 répondants : fort
intérêt des établissements pour la thématique SIRH
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1.1 Identité des répondants
Les CH représentent 51 % des répondants.
25% des CHU ont répondu
à l’enquête.
Bien que les CH représentent 51 % des répondants, tous les types d’établissements sont représentés. 8 CHU ont participé à l’enquête, ce qui représente 25% des CHU. 2 autres CHU ont répondu sans valider leur questionnaire ce qui porterait alors le pourcentage à 31%.
Des établissements de toute taille ont répondu à l’enquête
42 % des réponses ont été apportées par un binôme
DRH/DSIO : la fin des silos ?
Les représentants DRH ont répondu seuls à l’enquête dans
35% des cas : un fort intérêt pour le sujet
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1.2 Attentes en matière d’appui relatif au SIRH
On trouvera le libellé exact des réponses proposées en annexe de ce rapport. On remarque le caractère relativement linéaire et plat du diagramme de Pareto des attentes en matière d’appui : ceci est dû au fait que les répondants pouvaient cocher autant de réponses qu’ils le souhaitaient. Les attentes exprimées en matière d’accompagnement en SI-RH semblent en rapport avec l’évolution actuelle des besoins et des organisations au sein des Directions RH et fait le lien avec les travaux de la HAS, qui renforcent les exigences en termes de communication et d’interface des différents processus.
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1.3 Processus RH
13 processus RH ont été identifiés. Pour chaque processus, 3 thèmes ont été abordés : - Le niveau d’informatisation de chaque processus - La satisfaction relative à cette informatisation - Le niveau de formalisation de ces même processus.
Niveau de formalisation des
processus RH
Niveau d’informatisation du processus RH
Satisfaction concernant
l'informatisation des processus
RH (1)
Lége
nde
Syn
thès
e
Le niveau de formalisation des
processus (75 % env.) parait élevé
par rapport à la perception
générale de la situation en
établissement
Les processus ayant un impact financier direct
(gestion administrative, paye, formation, GTA…)
bénéficient d’un progiciel marché.
Recrutement, gestion des compétences, conditions de travail et gestion des
relations sociales sont les processus les moins
informatisés.
Le niveau de satisfaction sur
l’informatisation des différents processus est assez positif.
Cela peut s‘expliquer par
une réaction « c’est mieux que
rien ».
Recru
tem
en
t
Processus très peu informatisé, bien
que la VA d’une dématérialisation
soit avérée.
Gesti
on
ad
min
istr
ati
ve
Logiquement très informatisé
Gesti
on
des
eff
ecti
fs e
t
des p
oste
s
10
Niveau de formalisation des
processus RH
Niveau d’informatisation du processus RH
Satisfaction concernant
l'informatisation des processus
RH (1)
Lége
nde
En
treti
en
pro
fessio
nn
el
Dématérialisation en cours
Gesti
on
de la
form
ati
on
Paradoxe : un processus peu
formalisé mais relativement
informatisé (notamment dans
le secteur public (GESFORM/ANFH)
Gesti
on
des
co
mp
éte
nce
s
Processus encore peu mature et
naturellement peu informatisé
Gesti
on
de la
paie
1er processus historiquement
informatisé
11
Niveau de formalisation des
processus RH
Niveau d’informatisation du processus RH
Satisfaction concernant
l'informatisation des processus
RH (1)
Lége
nde
Gesti
on
des
Tem
ps
et
des A
cti
vit
és
PN
M
Confusion entre le Personnel Médical
(PM) et Non Médical (PNM) :
plusieurs établissements
(privés ET publics), incluent dans le
personnel médical tout le personnel
soignant au contact du patient,
le personnel non médical incluant
les fonctions centrales et
support. Cela peut expliquer le taux
assez élevé (54%) d’établissements
indiquant avoir informatisé le
processus de GTA du personnel
médical (2).
Gesti
on
des T
em
ps
et
des A
cti
vit
és
PN
M
San
té a
u
travail
Informatisation des rendez-vous et du suivi médecine
du travail
Co
nd
itio
ns d
e
travail
« Parent pauvre » de
l’informatisation ?
12
Bu
dg
et
RH
,
rep
ort
ing
so
cia
l,
pilo
tag
e
Processus peu mature mais
besoin existant ce qui explique
l’hétérogénéité des outils le taux de
logiciels maison.
Gesti
on
des
rela
tio
ns
so
cia
les
Processus peu formalisé et peu
informatisé.
(1) Il est apparu lors du traitement des données issues de l’enquête, que plusieurs établissements ne ventilaient pas correctement les effectifs entre Personnel Médical (PM) et Non Médical (PNM). En effet plusieurs établissements, notamment des cliniques, mais aussi des établissements publics incluent dans le personnel médical tout le personnel soignant au contact du patient, le personnel non médical incluant les fonctions centrales et support. Cela peut expliquer le taux assez élevé (54%) d’établissements indiquant avoir informatisé le processus de GTA du personnel médical.
Lorsque le répondant a coché au moins une fois « Peu satisfait » ou « Pas du tout satisfait » à la question sur son niveau de satisfaction, le ou les motifs de son insatisfaction lui ont été demandés :
Couverture fonctionnelle
insuffisante et informatisation incomplète des
processus sont les principaux motifs
d’insatisfaction.
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3.2 Solutions en place
3.2.1 Nombre solutions
Nbr de logiciels / progiciels / applications utilisés pour toutes les fonctionnalités (hors outils maison type excel, word, access, etc.)
Tous établissements
confondus
Malgré un nombre de logiciels objectivement élevé pour couvrir les
fonctions RH, les utilisateurs indiquent être satisfaits de leur
intégration dans la majorité des cas. Plusieurs hypothèses non exclusives
peuvent être avancées :
- Les utilisateurs n’ont pour le moment pas eu l’opportunité de travailler sur des suites RH fortement intégrées, l’aspect « modulaire » des solutions étant pour le moment la seule option qu’ils connaissent
- Le bon niveau de spécialisation des modules en place compense l’obligation d’utiliser plusieurs outils différents
- Une majorité d’interfaces est en place, les derniers éléments non interfacés ne pesant que minoritairement sur la perception des utilisateurs.
Etablissements privés
Satisfaction du niveau d'intégration / interfaçage / interopérabilité des outils SIRH
3.2.2 Accessibilité
Existence d’un portail RH
Une minorité de répondants indique disposer d’un portail RH
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Accès aux SIRH
65 % des répondants indiquent que les managers ont un accès aux SIRH.
Logiquement, en l’absence de portail RH, seuls 17 % des répondants indiquent
que les salariés de l’établissement ont accès aux SIRH
3.2.3 Dématérialisation
Démarche de dématérialisation ?
38 % seulement des répondants ont entamé une démarche de
dématérialisation.
Les formulaires les plus dématérialisés sont les formulaires de déclaration
d’accident et d’entretien professionnel (traçabilité et conformité).
Niveau de dématérialisation
15
3.3 Le «projet » SIRH
3.3.1 La démarche SIRH et l’Organisation
Statut de la démarche SIRH dans l’établissement
19 % des répondants (30 répondants) indiquent qu’aucune
démarche d’informatisation des processus RH n’est prévue
40% de ces 19% indiquent que ce n’est pas un sujet stratégique, et
36% que c’est par manque de moyens.
On peut considérer qu’un manque de moyens résulte du fait que le
sujet est jugé non stratégique ce qui porterait alors à 76% le
pourcentage d’établissements jugeant le SIRH non stratégique.
Inclusion de la démarche SIRH dans le SDSI ?
60 % des répondants indiquent que le projet SIRH est inscrit dans le
SDSI.
Au vu de la couverture fonctionnelle assez partielle sur les
processus RH, la priorité qui est accordée au SIRH semble en retrait. Il faut noter que le développement
des SIRH ne fait pas partie des priorités portées dans les
programmes nationaux SI.
Analyse de risque / impact du projet SIRH
Au moins 55 % des établissements n’ont pas conduit d’analyse de
risque / impact. Ce pourcentage traduit une carence encore
largement répandue dans la gestion de projets d’informatisation dans
les établissements de santé.
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3.3.2 Equipe RH et projet SIRH
Participation de la DRH à l’analyse du besoin
87% des répondants indiquent que la DRH a participé à l’analyse du besoin.
Composition de l’équipe projet
94 % des répondants
déclarent qu’un représentant RH
fait partie de l’équipe projet.
22 % des répondants n’ont
pas de représentant
DSIO dans l’équipe projet : le
recours à un prestataire peut
expliquer cette réponse.
Rattachement du chef de projet SIRH
51% des répondants indiquent que le chef de projet SIRH est rattaché à
la DRH
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3.3.3 Périmètre du projet SIRH
Sujets prévus dans le projet SIRH
33% des répondants
n’ont pas prévu la
formation des utilisateurs
42 % des répondants
n’ont pas prévu la
reprise de données
49 % des répondants
n’ont pas prévu le
recettage / tests
Prestations complémentaires non prévues initialement
Sans surprise, les réponses à la question sur les
prestations complémentaires sont corrélées
à la question précédente.
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3.3.4 Durée, budget et ressources
Durée des projets
Durée des projets SIRH Respect de la durée des projets
Tous répondants
Mesurer la durée d’un projet est une
tâche complexe. Les résultats doivent être
interprétés avec prudence.
Projets terminés
Projets en cours
Budget , en pourcentage du budget SI
48 % des répondants ne connaissent pas le budget de la démarche/
projet SIRH
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Ressources
22 % des répondants ont eu recours
à une prestation d’AMOA (Assistance Maîtrise d’OuvrAge)
39% des répondants ont assuré eux-
mêmes la MOE (Maîtrise d’œuvre)
Pour 32 % des répondants la MOE était assurée à la fois par un
prestataire et en interne.
4,6 personnes et 2,8 ETP en moyenne affectés au projet SIRH
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1.4 Organisation actuelle
Responsable du SIRH à la DRH ?
47 % des répondants n’ont pas de responsable du SIRH identifié à la
DRH
Formation des utilisateurs
Pour 62 % des répondants la formation
des utilisateurs est assurée par des référents
SIRH.
17 % des répondants laissent les utilisateurs
« se débrouiller »
4 Suites à venir En 2016, l’ANAP axera son effort en priorité sur :
− L’élaboration et mise à disposition d’un outil permettant aux établissements de réaliser un autodiagnostic de leur situation SIRH et définir les axes d’amélioration et pistes de travail
− Le recueil de retours d’expérience relatifs à l’implantation de SIRH en établissements : bonnes pratiques, points de vigilance…
− L’établissement et la mise à disposition d’une cartographie des processus RH − La production et mise à disposition d’un cahier des charges-type SIRH.