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DIRECCIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES Y MERCADEO
RESUMENES
Erika Ortiz Cantillo.
MAYO/2017
RESUMENES
Erika Ortiz Cantillo
Juan Bernal
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MATEO.
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES.
COMERCIO INTERNACIONAL.
BOGOTÁ
TABLA DE CONTENIDO.
ACUERDO 042. .................................................................................................................................................................5
ARCHIVO DE GESTIÓN......................................................................................................................................................6
ACUERDO 037. ...................................................................................................................................................................7
ESPACIO FÍSICO. ................................................................................................................................................................7
ACUERDO 039. ...................................................................................................................................................................9
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................................................9
ACUERDO 060. ................................................................................................................................................................ 11
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA. .......................................................................................................................... 11
LEY 80....................................................................................................................................................................... 13
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ........................................................................................................................... 13
LEY 594. ............................................................................................................................................................................ 14
LEY GENERAL DEL ARCHIVO......................................................................................................................................... 14
LEY 1581........................................................................................................................................................................... 18
PROTECCIÓN DE DATOS. .............................................................................................................................................. 18
RESOL UCIÓN NÚMERO 1995....................................................................................................................................... 20
HISTORIA CLÍNICA. ......................................................................................................................................................... 20
APLICACIÓN DE LA NORMA. ........................................................................................................................................ 22
RESUMEN.
Se hace la presentación de los resúmenes de cada uno de los acuerdos y leyes en las cuales se
indica la creación del archivo, el manejo de los mismos para cada una de las entidades públicas o
privadas del país.
OBJETIVO GENERAL.
Conocer las normas y leyes que rigen los archivos en las empresas públicas y privadas del país.
OBJETIVO ESPECIFICO.
Identificar las normas que rigen el archivo de la compañía.
Aplicar las normas a la compañía creada.
Acuerdo 042.
Archivo de gestión.
En el presente acuerdo se presentan las normas establecidas para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas, por el cual se garantiza la
conservación y el uso de los documentos que debe tener cada funcionario público que tenga bajo
su función el manejo del archivo.
Las entidades se encuentran obligadas a organizar sus archivos, los cuales se encuentran
registrados en las tablas de retención documental, se debe reflejar en las mismas las carpetas con
series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa, donde se evidencie el desarrollo
de los tramites y estarán debidamente foliados de tal forma que permita su fácil ubicación y
recuperación.
Las entidades deberán velar por la organización, preservación y control de los archivos de
gestión, el respectivo jefe será el responsable, igualmente será el encargado de las autorizaciones
que se hagan para la expedición de copias y fotocopias de los documentos de consulta, a los
cuales se les debe permitir el acceso para cualquiera que sea su soporte.
En cuanto al préstamo de documentos para trámites internos se deberá llevar acabo un
registro en el que se consigne la fecha del préstamo, ya vencido el plazo deberá hacerse exigible
su devolución inmediata.
Para el inventario de documentos se deberá diligenciar el formato único documental, se
bebe consignar en el mismo: entidad remitente, entidad productora, unidad administrativa, oficina
productora, objeto, hoja de número, registro de entrada, numero de orden, código, nombre de las
series, subseries o asuntos, fechas extremas, unidad de conservación, numero de folios, soporte,
frecuencia de consulta, notas, elaborado por…, entregado por…, recibido por…
DARES01010101
Acuerdo 037.
Espacio físico.
En el presente acuerdo se especifica las condiciones que debe tener el lugar de
almacenamiento de documentos para el manejo de los mismos y la contratación de personal para
la administración de los archivos.
Toda persona natural o jurídica que se encuentre en el manejo o custodia de archivos debe
cumplir con unos requisitos establecidos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, tener
un mínimo de 5 años de experiencia y contar con curso archivista, este debe ser comprobado.
Para aquellas personas que presten el servicio de restauración de bienes e inmuebles deben contar
además con el título de Restauradores de Bienes e Inmuebles.
En cuanto a las especificaciones técnicas para:
Edificación: sin riesgos de humedad e inundación.
Estructura: el suelo debe soportar un peso de 1200 kg/ m2, la altura de los estantes debe
ser de 2.20 m y resistente al fuego.
Distribución de áreas: las diferentes áreas deben tener una distancia de la recepción a la
zona de tratamiento de documentos.
Estantería: deben ser en acero inoxidable y contar con una distancia del suelo, el techo y
la pared.
Los lugares donde se haga el almacenamiento de documentos deben contar con unos
requisitos ambientales (clima, ventilación, filtros de aire e iluminación), de seguridad (contar con
extintores, sensores de humo, puertas y ventanas) y mantenimiento. Además de contar con unas
medidas preventivas de restauración y conservación, de tal forma que los documentos no sufran
algún daño y garanticen la conservación de los mismos.
DARES01020101
“La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le
pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor
público responsable...”
DARES01020201
Acuerdo 039.
Tablas de retención documental.
En el presente acuerdo se dictan especificaciones que regulan la elaboración y aplicación
de las tablas de retención documental, permitiendo el fácil acceso de los ciudadanos a la
información contenida en los documentos de archivo e igualmente define las funciones de las
tablas de retención a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia de cada fase de archivo
permitiendo la normalización de la gestión documental.
Fases:
1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales:
Compilar la información realizando una investigación de las políticas que se manejan en
la empresa, con fuentes de información que permiten identificar las unidades documentales que
producen o tramitan.
2. Análisis e interpretación de la información recolectada:
Análisis y evaluación de la producción y trámites documentales, para determinar el
destino final de la documentación su conservación, selección o eliminación.
3. Elaboración y presentación de las tablas de retención documental para su
aprobación:
En toda institución debe existir un Comité de Archivo, para dar su aprobación después de
realizada una tabla de retención documental.
4. Aplicación:
Se debe realizar una socialización en la cual se capacite a todos los servidores públicos
dándoles a conocer la información garantizando la organización de los documentos.
5. Seguimiento y actualización:
DARES01030101
Se establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación y se tendrán en cuenta las
modificaciones. El Archivo General de la nación será el encargado del seguimiento.
DARES01030201
Acuerdo 060.
Unidades de correspondencia.
En el presente acuerdo se establecen pautas para el manejo de las unidades de
correspondencia de acuerdo al Archivo General de la Nación, para la programación, organización,
dirección y avance de las entidades como parte integral de la gestión documental.
Se establecen lineamientos y procedimientos para las entidades públicas y privadas que
se encuentren en el manejo de archivos para que las mismas cumplan con sus funciones públicas
y funciones de gestión documental.
A continuación se presentan algunas definiciones para facilitar el manejo: archivo
electrónico, comunicaciones oficiales, correspondencia, documento electrónico de archivo,
documento original, documento público, radicación de comunicaciones oficiales, registro de
comunicaciones oficiales, serie documental, tabla de retención documental.
La estructura de las unidades de correspondencia son autorizadas por las entidades de
acuerdo a su estructura, integrándose a los procesos que llevaran a los archivos de gestión,
central e histórico. En cuanto a las unidades de correspondencia presentes en las diferentes
regionales se debe mantener control y normalización unificado en cada entidad. Cada unidad
debe contar con personal capacitado y medios necesarios que faciliten la atención de las
solicitudes presentadas por los ciudadanos.
La documentación debe contener la firma de los funcionarios autorizados, los
procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velaran por la trasparencia actos
administrativos `, al empezar cada año se iniciara la radicación.
Las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un
adecuado seguimiento y serán las responsables de la adecuada conservación de su documentación,
la numeración d de los actos administrativos deben ser de forma consecutiva, se elaboraran
planillas, formatos y controles manuales, algún error se dejara por escrito.
DARES01040102
Toda información que se genere se dejara guardada en medio magnético. Toda
comunicación oficial recibida deberá ser revisada y toda comunicación oficial enviada deberá
tener dos copias incluyendo el original, igualmente para las comunicaciones enviadas por fax se
tendrá en cuenta la información establecida en la tabla de retención , las comunicaciones por
correo electrónico estarán bajo control, garantizando el seguimiento de las comunicaciones
oficiales recibidas y enviadas.
En cuanto a los horarios de atención al público serán visibles y de fácil acceso.
DARES01040202
Ley 80
Archivo General de la Nación.
En la presente ley se especifica la norma por la cual se crea el Archivo General de la
Nación, establecimiento público de la nación, entre sus funciones se encuentran: organizar,
dirigir el sistema nacional de archivos, fijar políticas y reglas, conservar los documentos, orientar
y coordinar, establecer relaciones y acuerdos de cooperación.
El archivo general de la nación tendrá especial atención a todas las instituciones
archivísticas, estará a cargo la junta directiva, el director general será un agente designado por el
presidente de la república, cumpliendo con unos requisitos que le permitirán ejercer.
La junta directiva se encontrara integrada por:
El ministro de gobierno
El delegado del presidente de la república
El secretario de la administración pública.
Entre otros.
Para el cumplimiento de los objetivos del archivo general de la nación, se recibirán
aportes de dinero tomando esta apropiación del mismo. El control fiscal de la institución será
tomado por la contraloría general de la nación.
Se integrarán al archivo general de la nación el personal vinculado a Colcultura, así como
bibliotecas, laboratorios, documentales y su remuneración salarial será establecida por los
decretos- ley 1042 y 1045 de 1978.
DARES02050101
Ley 594.
Ley general del archivo.
Título I: objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generales.
El principal objetivo del Archivo General de la Nación, es generar reglas que regulen la
función archivística. Es aplicada para toda la administración pública en sus diferentes niveles y
demás entidades privadas.
En la presente ley se mencionan los siguientes aspectos:
Archivo publico
Archivo privado
Archivo total
Documento de archivo
Función archivística
Gestión documental
Soporte documental
Patrimonio documental
Tabla de retención documental
Documento original
Principios archivísticos:
Objetivo de los archivos
Importancia de los archivos
Institucionalidad e instrumentalidad
Responsabilidad
Dirección y coordinación de la función archivística
DARES02060104
Administración y acceso
Racionalidad
Modernización
Función de los archivos
Manejo y aprovechamiento de los archivos
Interpretación
Título II: sistema nacional de archivos órganos asesores, coordinadores y ejecutores.
El sistema nacional de archivos comprende todos los archivos de Colombia, para el cual
se debe realizar capacitaciones y logística.
Título III: categorización de los archivos.
Archivos según su jurisdicción:
Archivo General de la Nación, Departamento, Municipio, Distrito
Archivos territoriales:
Archivos de entidades del orden Nacional, Departamental, Distrital, Metropolitano,
Municipal, Local.
Archivos según la organización del Estado:
Archivos de la rama ejecutiva, legislativa, judicial.
Archivos de los órganos de control y autónomos
Título IV: administración de los archivos.
Es obligación de los archivos públicos organizar y preservar los documentos, siendo la
administración pública la responsable de la gestión de documentos, esta debe garantizar los
espacios, igualmente se debe manejar tecnología avanzada para el funcionamiento de los mismos.
DARES02060204
Los funcionarios que trabajen en el archivo deben recibir capacitación y actualización de los
archivos.
Título V: gestión de documentos.
Las entidades públicas deben elaborar programas de gestión de documentos con nuevas
tecnologías, además de tablas de retención, elaborar inventarios de los documentos.
Titulo VI: acceso y consulta de los documentos.
Todas las personas tienen derecho a consultar los archivos públicos, todo documento que
sobrepase los 30 años no adquiere carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano, los documentos deteriorados se les realizara una reproducción sin alterarlos.
Título VII: salida de documentos.
Se dará una salida temporal de los documentos, los documentos históricos se autorizaran
bajo la responsabilidad del jefe de archivo para garantizar la integridad del mismo.
Título VII: control y vigilancia.
El archivo general de la nación podrá realizar visitas de inspección a los archivos de las
entidades de estado, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés
cultura, además fijara los criterios y normas técnicas y jurídicas, igualmente está autorizado para
sancionar por el incumplimiento de las normas.
Título IX: archivos privados.
Pertenecen a personas naturales o jurídicas con derecho privado, personas poseedoras de
archivos históricos privados deberán inscribirlos. La junta directiva tendrá el poder de convertir
archivos privados en archivos de interés cultural. Persona poseedora de archivos no podrán
llevarlos fuera del territorio nacional, ni podrán ser transferibles, para proyectos culturales, se
establecerá una cláusula para entregar copias sin alterar los derechos del propietario.
Titulo X: donación, adquisición y expropiación.
DARES02060304
El AGN podrá recibir donaciones de documentos históricos e igualmente recibirá los
archivos privados.
Titulo XI: conservación de los documentos.
Los archivos de administración deberán tener un sistema de conservación, los archivos
originales o copias deberán elaborarse en soporte de comprobada durabilidad. El AGN, dará las
pautas para la conservación de los documentos.
Título XVII: estímulos a la salvaguardia, difusión o incremento del patrimonio
documental de la nación.
El gobierno establecerán premios y estímulos, como becas, concurso, publicaciones etc.
las personas o instituciones que contribuyan a la difusión o incremento del patrimonio
documental del país.
Título XVIII: disposiciones finales.
La procuraduría general de la nación y contraloría general de la republica prestaran todo
el apoyo en lo de su competencia al AGN, para el cumplimiento de la ley.
DARES02060404
Ley 1581.
Protección de Datos.
En la presente ley se expide el Régimen General de Protección de Datos, tiene por
objetivo desarrollar el derecho que tienen las personas para verificar y actualizar sus datos.
Se genera a partir de un ámbito personal, en el cual se inscriben en el marco de la
vida privada y familiar de las personas naturales.
La recolección de datos debe limitarse a aquellos datos que son recolectados o son
requeridos según a la normativa vigente, no se podrán recolectar datos sin la autorización
del Titular y consentimiento, además se debe dar una explicación sobre la necesidad de
recolectar los datos e informarle de los datos que serán recolectados en cada caso.
Cualquier cambio que sufra la autorización el Responsable debe infórmale antes o a más
tardar en el momento de implementar las nuevas políticas.
Los datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por
cualquier persona siempre y cuando sean de naturaleza pública. En cuanto a datos
sensibles el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento e informarle de la
recolección de todo tipo de datos.
Los Responsables establecerán mecanismos para obtener la autorización de los
Titulares, serán determinados a través de medios técnicos que faciliten el proceso, los
mismos deberán conservar prueba de la autorización otorgada. Los datos recolectados
podrán ser almacenados durante el tiempo que sea razonable y necesario, cuando se
requieran para el cumplimiento de una obligación legal.
Los Titulares podrán revocar las autorizaciones o datos personales mediante la
presentación de un reclamo.
El tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolecentes está prohibido,
excepto cuando se trate de naturaleza pública, se debe tener en cuenta que se debe
respetar el interés superior y derechos fundamentales de los niños, niñas y adolecente.
DARES02070102
El Tratamiento de la información deberá constar en medio físico o electrónico de
manera sencilla con la siguiente información: nombre, dirección, teléfono, correo
electrónico del responsable, tratamiento al cual serán sometidos los datos, derechos que le
asisten como titular, responsable de la atención de peticiones, fecha de entrada en
vigencia de la política, en dado caso en que la política no pueda ser dispuesta a
disposición del titular deberá ser informado por medio de un aviso de privacidad, el cual
deberá contener: nombre y datos de contacto del responsable, tratamiento al cual será
sometido, derechos que le asisten al titular, dicho aviso deberá ser conservado en medios
electrónicos, para la difusión podrá ser por medio de documentos, formatos electrónicos u
otros medios electrónicos.
Los procedimientos de accesos deben darse a conocer o ser fácilmente accesibles a
los titulares de la información, el titular podrá consultar de forma gratuita sus datos. Los
derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las siguientes personas: titular,
causahabientes, representante del titular, estipulación de otro para otro.
Todo responsable deberá designar una persona o área que asuma la protección de
datos personales, en cuanto a la transferencia internacional de datos personales, no
requieren ser informadas al titular, ni contar con su consentimiento cuando exista un
contrato, este contrato señalara los alcances del Tratamiento, mediante dicho contrato el
encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable. Los
responsables deben ser capaces de demostrar: la naturaleza jurídica del responsable, la
naturaleza de los datos personales, el tipo de tratamiento, los riesgos potenciales.
DARES02070202
Resolución número 1995.
Historia Clínica.
Por la presente resolución se establecen normas para el manejo de la historia
clínica, obligatorio cumplimiento para las entidades prestadoras de salud.
La historia clínica es un documento privado, en el cual se registran
cronológicamente las condiciones de salud del paciente, solo puede ser conocida por
terceros con previa autorización, estas historias clínicas deben estar en un archivo
obligatorio para todas las instituciones prestadoras de salud en un tiempo determinado de
20 años, en las etapas de archivo de gestión (5) anos, central (15) anos e histórico después
de transcurrido el tiempo la historia puede ser destruida.
Principalmente las historias clínicas deben reunir la información de los aspectos
científicos relativos a la atención en salud, la consignación de registros deben ser forma
cronológica, pudiéndose utilizar esta información en cualquier momento en que se
necesite, los registros se deben diligenciar en el momento en el cual es prestado el
servicio, todas las personas directamente comprometidas tienen la obligación de registrar
sus observaciones.
Para el diligenciamiento se deben realizar de forma clara consignando la fecha y la
hora en que se realiza, nombre completo y firma. Todo prestador servicio de salud debe
abrir una nueva historia clínica única institucional igualmente puede entregar una copia de
la historia al usuario.
Todos los folios que componen la historia clínica deben ser de forma consecutiva,
donde se pueda evidenciar la identificación del usuario, los registros específicos y los
anexos, los cuales sirven como sustento de las acciones realizadas al usuario.
Dentro de la identificación del usuario se debe agregar algunos componentes como:
identificación, estado civil, fecha de nacimiento, edad, sexo, ocupación, datos de contacto,
datos de contacto del acompañante.
Los registros específicos son documentos en lo que consignan los datos e informes
de un tipo determinado de atención, cada institución podrá elegir los datos adicionales.
DARES03080102
Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica: el usuario, el
equipo de salud, las autoridades judiciales y de salud y las demás personas determinadas
en la ley.
Las historias clínicas deben ser archivadas en un área restringida, que garantice la
integridad física y técnica, las instituciones deben velar por la conservación de la misma y
responder por su correcto cuidado. Se pueden utilizar medios físicos o técnicos, deben
estar provistos de mecanismos de seguridad que eviten la modificación una vez
guardados los datos.
El comité será el encargado de velar por el cumplimiento de las normas
establecidas para el correcto manejo de la historia clínica.
DARES03080202
Aplicación de la norma.
NORMA
SI NO SI NO
ACUERDO 042 ARCHIVO DE GESTION X X
LEY 23 DERECHOS DE AUTOR X X
ACUERDO 037 ESPACIO FISICO X X
ACUERDO 039 T.R.D X X
ACUERDO 060 UNIDADES DE CORRESPONDENCIAX X
LEY 80 ARCHVIVO GENERAL DE LA NACION X X
LEY 594 LEY GENERAL DE ARCHIVO X X
LEY 1581 PROTECCIÓN DE DATOS X X
APLICA CUMPLE
Acuerdo 042 archivo de gestión: la empresa como una institución que presta un
servicio de importación debe tener un archivo de todos los tramites, personas que se
contratan, proveedores y demás actividades que se realizan en la misma de una forma
ordenada que facilite la búsqueda de información dentro de la empresa para agilizar los
procedimientos.
Ley 23 derechos de autor: la empresa no se encarga de manejar obras
cinematográficas ni literarias. Esta ley aplica para los archivos de las empresas, pero
propiamente en la compañía no cumple.
Acuerdo 037 espacio físico: la empresa como tal cuenta con un archivo en el cual
se encuentra toda la información de la misma, por ese motivo cuenta con unas
condiciones ambientales y de seguridad, además se hace un constante mantenimiento a el
lugar para que sea adecuado a el archivo.
Las personas que manejan el archivo son personas calificadas, con alta experiencia
y conocimiento en el tema.
Acuerdo 039 tablas de retención documental: la empresa cuenta con un archivo,
por lo tanto, se deben manejar las tablas de retención documental para determinar el
tiempo de vida útil de la información que se maneja dentro de la compañía.
Acuerdo 060 unidades de correspondencia: la empresa cuenta con personal
calificado para el manejo de la información en los archivos, los cuales se dividen en
DAIN04090102
centrales y de gerencia, se mantiene un orden de tal forma que permita el manejo de todo
lo relacionado con la empresa.
Ley 80 Archivo General de la Nación: esta ley no aplica en la empresa ya que
básicamente habla de la creación del Archivo General de la Nación.
Ley 594 Ley General de Archivo: las normas descritas para los archivos en esta
ley en su mayoría aplican para el archivo que se encuentra en la empresa. Todo el
personal debe tener conocimiento de la ley para poder manejar la información de la
compañía.
Ley 1581 protección de datos: la empresa maneja datos de todas las personas que
laboran en la compañía, además de los socios de tal forma que se debe tener un control y
seguridad de los mismos.
Resolución 1995 historias clínicas: la compañía no es una entidad prestadora de
salud, por lo tanto, no se manejan historias clínicas de ningún tipo.
DAIN04090202