NM 552 NAAT YNETM PRENSPLER:DERS 2 Ynetim FonksiyonlarYrd. Do. Dr. Rfat AKBIYIKLISakarya niversitesiMhendislik Fakltesinaat Mhendislii Blm

Dr. Rfat AKBIYIKLI

YNETM FONKSYONLARIYnetim sreci birbiriyle ilikili fonksiyonlardan oluur. Ynetim srecinin evrensel ve rasyonel olmasnn en nemli nedeni yneticilerin iletmenin amalarn gerekletirmesinde ynetim fonksiyonlarn yerine getirmeleridir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

3. ve 4. derste greceimiz gibi yneticilerin ynetim iin yerine getirmek zorunda olduu faaliyetler iletme bilimcilere gre farkl ekillerde ifade edilmitir.L. Urwick ve Gulicke gre yneticiler; - Planlama - rgtleme - Kadrolama - Ynlendirme - Koordinasyon - letiim - Mali ileri yerine getirirler.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Henry Fayola gre ise; - Planlama - Organizasyon - Yrtme - Koordinasyon - Kontrol faaliyetlerini yerine getirirler. Bu fonksiyonlar btn yneticiler tarafndan yerine getirilmektedir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

letme bilimcilere gre yukarda belirtilen bu fonksiyonlar ayrca dinamik ve statik fonksiyonlar olarak iki grupta toplanabilir. Bu fonksiyonlardan planlama ve organizasyonel statik; yrtme, koordinasyon ve kontrol, dinamik faaliyetler olarak ifade edilir. Statik faaliyetler daha ok ilerle ve saylarla ilgili olarak yerine getirilir. Dinamik faaliyetler ise tamamyla insanlar araclyla yrtlr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Gnmzde karar verme ve iletiim de ynetim fonksiyonlar ierisinde dnlmtr.Dersimizde ynetim fonksiyonlar ad altnda; - Planlama - Organizasyon - Yrtme - Koordinasyon - Kontrol inceleyeceiz.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Planlama: Belirlenmi hedeflere ulalmas iin yerine getirilecek faaliyetlerin zamana gre sralanmas, nceliklerin belirlenmesi, kaynaklarla ilikilerin dzenlenmesi. Organizasyon: letmenin faaliyetlerinin aksamadan ve plana uygun ekilde yrtlmesi iin gerekli iblmnn yaplmas, alanlar arasndaki ilikilerin dzenlenmesi, nasl allacann aklanmas ve yapya formsallk kazandrlmas.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Yrtme: Faaliyetlerin yerine getirilmesi iin harekete geirme, yazl ve szl emirlerin verilmesi. Koordinasyon: letme iinde btnlk ve uyumun salanmas. Kontrol: Faaliyetlerin plana uygun ekilde yrtlp, yrtlmediini, amalarn gerekletirilip, gerekletirilmediini, gereklememise nedenlerinin ortaya konulmas almalardr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Dr. Rfat AKBIYIKLI

PLANLAMAYnetimin temel fonksiyonlarndan birincisi planlama srecidir. Dier fonksiyonlarn yerine getirilmesi planlamaya baldr. Amalar belirlendikten sonra bu amacn gerekletirilmesi iin planlar yaplr. Planlar iletmenin sahip olduu kaynaklarn ne ekilde kullanlacan belirler.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Planlama iletmelerin dinamik, sratle deien faktrlerin varolduu bir ortamda iletmenin faaliyetlerinin en iyi ve isabetli ekilde yrtlmesine olanak salar. Planlama ileriye dnk bir faaliyet olup, aadaki sorulara yant bulma ilevi grr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

-Ne yaplacaktr? -Ne zaman yaplacaktr? -Nasl yaplacaktr? -Neden yaplacaktr? -Ne ile yaplacaktr? -Kim yapacaktr? letmecilik literatrnde 5NK1 olarak ifade edilen bu forml ile yneticiler faaliyetlerine cevap ararlar. Planlama ada yneticilik anlaynda ynetimin en nem verdii fonksiyondur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

PLANLAMA TANIMI:Planlama; en genel anlam ile neyin, ne zaman, nasl ve kim tarafndan yaplacan nceden belirleme srecidir. Bu adan bakldnda planlama yalnz yneticiler tarafndan deil bir ok insann yerine getirmek durumunda olduu bir davrantr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Plan; bir karardr veya kararlar toplamdr. Bu karar ve kararlar gelecekle ilgilidir. Planla ilgili dier bir tanm ise; Plan tasarlanan bir eylem eklidir. Planlama ise; planla ilgili faaliyetlerin tmdr. Planlama plan ortaya karmak iin sarf edilen gayretleri, bir sreci ifade eder.Etkili bir ynetim gereki olarak hazrlanm planlarla baarya ular.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Planlama; gelecekteki almalarn zamanlarnn ve uygulanacak yntemlerin tayin edilmesi, gerekli kaynaklarn seilmesi ve hedeflerin tespit edilmesi iin yaplan almalarn tamamdr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

PLANLAMANIN ZELLKLERletme faaliyetlerinin yrtlmesinde planlar nemli rol oynarlar. Planlama srecinin zellikleri aadaki gibidir: (1) Planlama Gelecee Ynelik Bir Dnme, Deerlendirme, Aratrma ve nceleme idir. Plan ve programlar gelecee ynelik olarak hazrlanacandan yneticiler, ileriye dnk planlar yaparken gemite alnan sonularla birlikte baz tahminler de yaparlar.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Yneticiler eitli tahminler yaparken gerekli bilgileri toplar, istatistik analiz metotlar ve saduyusunu da dikkate alarak kesin kararlar verir. Planlama srecinin baars kaynaklara ve gvenli tahminlere baldr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(2) Planlama Srekli Bir Faaliyettir Planlama faaliyeti her iletmede srekli olarak yaplan ve sona ermeyen bir faaliyettir. Planlama srecine bu zellii kazandran en nemli etken iletmenin faaliyet gsterdii evrenin ok deiken olmasdr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Her iletme evredeki deiimleri yakndan izlemek ve buna gre planlarnda deiiklikleri yapmak zorundadr. Dier bir faktr ise iletmelerin sosyo-teknik ak sistem olmalardr. Ak sistemler evreden enerji, bilgi, hammadde ve materyal alr; mal ve hizmet verir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(3) Planlamann ncelii Vardr Ynetim fonksiyonlar ierisinde ilk olarak ele alnmas gereken fonksiyon planlamadr. Ynetim faaliyetine planlama ile balanr. Planlama fonksiyonu yerine getirilmeden dier fonksiyonlar da yerine getirilemez.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(4) Planlama Yneltici zellie Sahiptir Planlama fonksiyonu harekete geirici zellie sahiptir. Planlar yneticilere neyin, nerede, ne zaman, nasl ve kimlerle yaplaca hususunda yol gsterir. Dier bir ifade ile yneticileri yneltir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(5) Planlama Belli Bir Zaman Srecini Kapsar Zamanlama unsuru plann nemli bir boyutudur. Planlar sreleri itibar ile ksa dnemli ve uzun dnemli planlar diye ikiye ayrlr. Bu dnem plann yaplmasna balama anndan uygulanmasnn sonuna kadar geen zaman iine alr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(6) Planlama Ama ve Hedeflere Ulamay Salar Btn iletmeler belirlenen amacn gerekletirilmesi iin faaliyet gsterirler. Amasz ve maksatsz ynetim olamaz. Planlama amalardan yola klarak yerine getirilen bir ynetim fonksiyonudur. letme amalarn dengelendii sosyo-teknik bir sistemdir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

alanlarn amac farkl, yneticilerin amac farkl, mterilerin amalar farkldr. te bu farkl amalarn dengelenmesi ve ilgili taraflarca benimsenmesi baary etkiler. letmenin temel amac yannda iletmenin deiik blmlerinin de bu temel ama ile badaan amalar vardr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(7) Planlama Gerekidir Planlama iletmenin sahip olduu imknlar btn netlii ile ortaya koyar. Bu nedenle planlama gereki bir faaliyettir. Amacn belirlenmesinden sonra bu amaca hangi kaynaklarla ulalaca aratrlr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Ynetimin elindeki kaynaklar unlardr: - -Para -Malzeme -Tesisler, makineler ve binalar. Planlama aamasnda bu kaynaklardan hangilerinin ncelikli olduu belirlenmeli ve almalar ona yneltilmelidir. Planlama, iinde bulunulan imkanlar dahilinde gereki olarak neler yaplabileceini ortaya koyar. Planlar kaynaklarla uyumlu olmaldr. Ynetimin baars iin planlama aamasnda belirlenen ama ile kaynak optimizasyonu yaplmas gerekir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Ekonomik faaliyetlere olanak salama: letmenin sahip olduu kaynaklar ancak planlama sayesinde etkin kullanlr. Planlama yaplmazsa baz kaynaklarn ar yklenilmesi sonucu onlarn ksa zamanda verimsiz kullanlmasna neden olur. Baz kaynaklardan da yetersiz yararlanlr. Bu nedenle planlama nemli bir faaliyettir. Kontrol kolaylatrma: Ynetimin denetim faaliyetini yerine getirebilmesi iin planlama arttr. Denetim plann ne ekilde uygulanp uygulanmadn ortaya koyar. Plansz denetim yaplamaz. Ancak ynetim planlama sayesinde alanlarn neler yaptklarn, ilerin nasl yapldn ve nelerin yapldn grebilir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

PLANLAMANIN ARALARI Ynetim, planlama srecini yerine getirirken eitli aralardan yararlanr. Bu aralar unlardr: 1-Amalar 2-letme politikalar 3-Usuller 4-Bteler 5-Ayrntl planlar 6-Programlar 7-Stratejiler ve taktikler 8-Standartlar

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Ynetim kararlar planlara dntrerek faaliyetlerine balar. Plan uygulamaya konulmadan nce bugnk durumdan yola klarak olabilecekler en iyi ekilde tespit edilerek amalar, politikalar, bteler, usuller, programlar belirlenir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(1) AMALAR Btn iletmeler belirledikleri ama veya amalar gerekletirmek zere kurulurlar. Ama; gelecekte ulalmak veya gerekletirilmek istenen durumu ifade eder. Ynetim sreci ama belirlemeyle balar. Ynetim sreci iletmenin amalarnn gerekletirilmesinde nemli rol oynar. letmenin hangi yne gideceini gsteren, iletmenin ulamak veya gerekletirmek istedii sonulardr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Politikalar, stratejiler, taktikler, eitli ncelikler, kaynaklarn dalmndaki esaslar amalara gre belirlenir. Amalar gelecee ynelik faaliyetlerin ynlendirilmesinde yardmc olur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(2) LETME POLTKALARI Politika, amacn gerekletirilmesinde izlenecek yolu belirlemektir. Politikalar karar vermeye ve kiilerin eylemlerine yada etkili bir eyleme ynelecek dnceye k tutan genel rehberlerdir. letme politikalar ise; iletme tarafndan benimsenen ve genellikle sabit artlar altnda tekrarlanan, izlenecek davran biimini, takip edilecek yolu gsteren rehberdir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

letme politikalar tepe ynetim kademesince belirlenir. letme politikalarnn temel amac gerek yneticilerin gerekse alanlarn iini kolaylatrmaktr. letme politikalar, her departmannca belirlenecek politikalar ile tepe ynetim kademesinin politikalaryla atmamaldr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Politikalar iletme iindeki gruplarn amalarn belirli faaliyet merkezlerinde toplamaya hizmet ederler. Ayrca politikalar amalara ulamak iin alnacak kararlar ynlendirir ve snrlarn izer.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(3) USULLER / PROSEDRLER in yerine getirilmesinde izlenecek aamalarn ak ve basit olarak tanmlanmasdr. Muhtemel faaliyetlerin yapl eklini belirleyen planlardr. Usullerin iletme ierisindeki kapsam ve konular bellidir. Usuller fonksiyonel ilemlerin doru olarak nasl yaplacann ve srdrleceinin detaylarn verir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Prosedrler genellikle iin doru yaplmasna rehberlik ederler. Bu nedenle iletmenin her departmannda uygulanr. Her departmanda uygulanan prosedrler neyin, niin, nerede, ne zaman ve kim tarafndan yaplacan gstermelidir. Prosedrler spesifik olmamal, genel ve kontroll olmal.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(4) AYRINTILAR Baz durumlarda daha ayrntl bir planlamaya gereksinim duyulabilir. Amac gerekletirecek genel plann alt planlara ayrlmas sonucu meydana gelecek planlara ayrntl plan ad verilir. Bu plan zaman bakmndan aylara hatta gnlere hatta vardiyalara ayrmas, retimde kullanlacak malzemelerin alm zamanlarna gre yeniden detayl planlar yapmas gerekir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Byle bir planlamada ama, uygulamann izlenmesi, genel plana ulalp, ulalmadnn aratrlmas ve gerekli dzeltmelerin yaplmasnn salanmasdr. Bu sayede lojistikten optimum ekilde yararlanlr ve iler belirtilen zamanda bitirilir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(5) PLANLAR VE BTELER Program, belirlenen amacn gerekletirilmesi iin gerekli olan aama ve admlar, her birinden sorumlu olan kiileri ve her bir aamann sresini belirleyen detaylar kapsar. Bte, bir faaliyetin tahmin edilen sonularn rakamlarla ifade eden bir plandr. Bte; belirli bir zaman iinde iletmenin geleceine ait plann saysal olarak tahminidir. Bu tanma gre:

Dr. Rfat AKBIYIKLI

- Her bte belirli bir zaman iin yaplr; - letmenin btnn kapsar; - Gelecekle ilgilidir; - Btedeki faaliyetler saysal olarak ortaya konur; - Tahmine dayaldr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(6) STRATEJLER VE TAKTKLER Planlamadaki amalardan strateji, srekli deien evre artlarna gre ekillenir. Strateji, iletmenin uzun dnemli temel ama ve hedeflerinin belirlenmesi, bu ama ve hedeflere ulamak iin gerekli kaynak tahsisi yaplarak kaynaklarn kullanmnda kabul edilen yollardr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Planlarn belirlenen hedefleri elde edebilmesi iin kaynaklara ihtiya vardr. Bu kaynaklarla plan arasndaki ilikiyi strateji ortaya koyar. Taktik ise; stratejilerin uygulanmas iin kullanlan planlar ve yntemlerdir. Taktik ayrntl eylem biimidir. Taktikler ksa vadeli ve esnektirler. Stratejiler ise sreklilik gsterir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(7) STANDARTLAR Bir iletmenin rettii mal ve hizmetleri, alma yntemi, retim miktarn, bteyi v. b. belirlemek amacyla saptad kurallar, ynetim literatrnde standart olarak adlandrlr. Standartlar endstrinin zelliklerine, evre koullarna, iletme veya kuruluun eitli zelliklerine, bu iletmede alan yneticiler ve personelin bilgi, beceri ve tecrbeleri gz nne alnarak bilimsel birtakm inceleme ve aratrmalar sonucu gereki olarak belirlenmelidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Standartlarn amac iletme faaliyetlerinin her hiyerarik dzeyde baarsnn karlatrmasdr. Standartlar ak ve kesin olmal, eriilebilir ve rakamlarla ifade edilebilir olmaldr. letmeler baarlarn deerlendirmede standartlardan yararlanrlar.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

PLANLAMA SRECNN AAMALARIPlanlama da ncelik ynetim fonksiyonudur. Planlama, iletmede zerinde nemle durulmas gereken ve iletmenin baarsnda nemli rol oynayan bir fonksiyon olmas nedeniyle eitli aamalardan oluan bilinli bir eylem tarzdr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Planlama Posesi

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(1) AMALARIN BELRLENMES Planlama prosesi amalarn belirlenmesiyle balar. Btn iletmeler amalarn gerekletirmek iin faaliyette bulunurlar. Amalarn tespitinde gereki olunmal, ama veya amalar ak bir ekilde belirlenmelidir. letmenin departmanlarnn amalar genel iletmenin amalar ile uyum ierisinde olmaldr. Bu aamada plann sresi de belirlenmelidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(2) ZLENECEK POLTKALARIN TESPT EDLMES Bu aamada isel ve dsal deerlendirmeler yaplarak izlenecek personel, retim, finansman, ar-ge ve genel iletme politikalar tespit edilir. Bu tespit yaplrken gemi bilgilerden yararlanlarak gelecein projeksiyonu ortaya konur. Bu aamada gereki bir deerlendirme yaplmaldr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

ok deiken ve belirsizlik ortamnda faaliyet gsteren iletmeler kendilerini etkileyecek isel ve dsal koullar bu aamada iyi analiz etmelidir. sel koullar ksmen iletmenin denetimi altnda olmasna karn, dsal koullar kontrol edilemezler. Ancak iyi tahminlerle kontrol altna alnabilirler.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(3) KAYNAKLARIN DEERLENDRLMES Plan hazrlayan yneticilerin elindeki kaynak ve imkanlar ok iyi bilmeleri gerekir. Birinci aamada belirlenen amalarn mevcut imkan ve kaynaklarla gerekletirilip gerekletirilemeyecei aratrlr. Mevcut imkan ve artlarn gelecekte ne olabilecei ve ne ekilde etkilenecei incelenmelidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Dier taraftan imkan ve kaynaklar iletmenin ama ve politikalarna gre deerlendirilmelidir. Kaynak ama uyumunun analiz edilmesi, plann ne derecede gerekletirilebileceini kolayca grmemize olanak salar.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(4) ALTERNATFLERN KARILATIRILMASI VE EN UYGUN OLANININ SELMES Bu aamada iletmenin amacn gerekletirebilecek alternatifler belirlenip ayr ayr deerlendirilerek en uygun olan seilir. Bu aamada plan bir anlamda saysallatrlr. Saysallatrma yaplmas, alternatifler arasnda objektif karlatrma yaplmasna olanak salar.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Her alternatifi saysal olarak birbirlerine gre avantaj ve dezavantajlar ortaya konur. Bu deerlendirme gelecei de kapsadndan riskli olabilir. Bu yzden mevcut kaynaklarn kapasitesi ile daha nce yaplan tahminlere gre saysal deerler zerinde deiiklik yaplarak daha gereki rakamlar tespit edilebilir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(5) KESN PLANLAMA AAMASI Bu aamada 5NK1 forml ile zmsel sorgulama yaplr. Bu da srasyla NE, NEREDE, NE ZAMAN, NASIL, KM sorularnn plana uyarlamasyla gerekletirilir. Bu sayede planlama esnasnda daha derinliine analiz yapma olana salanm olur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

zmsel Sorgulama

Dr. Rfat AKBIYIKLI

zmsel sorgulama, olaylar soru teknikleri yaklam ile incelemeye yardmc olur. Ne?, Nasl?, Ne zaman?, Nerede? ve en nemlisi Kim? tarafndan yapldn ortaya koyar. zmsel sorgulama, eylemin hepsinin yaplmas gerekli mi?, o eylemi daha iyi baka yollarla yapmak olas mdr? olmak zere iki temel soruyu yantlamaya alr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(6) PLANI UYGULAMAYA KOYMA Bu aamada plan ile ilgili kiilerin grleri alnp fikir birlii ve katlm salanarak uygulamaya geilir. Bu aamada plan srekli izlenerek sapmalar tespit edilir, gerekli kontrol ve dzeltmeler yaplarak plana sreklilik kazandrlr. Plann baar ile yrtlebilmesi iin zamannda, yerinde ve gerekli kaynaklar salanarak uygulamaya geilmelidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Raporlama sistemi tesis edilerek zaman zaman izleme yaplmal, sapmalar varsa nedenleri aratrlmal, alnmas gereken tedbirler alnmaldr. zleme sonular deerlendirilmeli, bu deerlendirmede eitli kriter ve standartlar kullanlmaldr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Y BR PLANIN ZELLKLERPlanlama mutlaka yerine getirilmesi gerekli ve ncelii olan bir ynetim fonksiyonudur. Bu zellii nedeniyle plan ilgililerce iletmeyi baarya gtrecek ekilde hazrlanmaldr. letmeyi baarya ulatracak iyi bir plan aadaki zellikleri tamaldr:

Dr. Rfat AKBIYIKLI

1. Plann anlalr olmas gerekir. 2. Planlamann gerek yaplmasnda, gerekse uygulamada rasyonellik esastr. 3. Planlama iletmenin deien koullarna uyabilmelidir. 4. yi bir plan optimal bir zaman sresini kapsamaldr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

5. Yaplan plan iletmede btn alanlarn katlmn salamaldr. 6. yi bir planlamada; zaman, kontrol ve yenileme arasnda bir denge kurulmaldr. 7. Plan mmkn olduu kadar yeni kaynaklar yaratmadan, yeni yetkiler oluturmadan uygulanabilmelidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

PLANLAMANIN YARAR VE SAKINCALARI 1. Planlamann Yararlar - Planlama, iletmedeki btn faaliyetlerin amaca odaklanmasna yardmc olur. Yneticileri olaylarn ak ve geleceini dnmeye sevk eder; onlarn verilen hedefler ve politikalar erevesi iinde almalarna olanak salar. - Planlama yneticilere uzun vadeli dnme alkanl kazandrr. letmelerin faaliyetlerinin uzun sre devamll dikkate alnrsa uzun vadeli dnme gereklilii nemli olur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

- Koordinasyonu kolaylatrr ve gereksiz tekrarlara yer verilmez. - En az harcama ile amaca ulatracak aralar ve metotlar nermesi nedeniyle planlama rasyonel ve verimli almay salar.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

2. Planlamann Sakncalar

1. Planlamada dikkatli ve bilinli davranlmazsa planlama iletmeye ek bir maliyet getirebilir. Planlamann ok zaman ve enerji gerektirdii hususu hibir zaman gzden uzak tutulmamaldr. 2. Planlar gelecekle ilgili olup, tahminlere dayand iin bazen ierdii amalar gerekletirmeyebilir. 3. Yneticilerin dikkatlerinin gelecee evrilmesi bu gnn aksamasna neden olabilir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

4. Ynetimin planlama aamasnda tavizler vermesi kaynaklarla uyumun salanmas durumunda bir plann istenilen noktaya hi varamamasna sebep olabilir. Bu yzden planda hibir husus eksik braklmamaldr. 5. Planlarda yneticilerin belirli kalplar ierisinde hareket etmeleri sonucu esneklik ortadan kalkabilir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

ORGANZASYON(RGTLENME)

Dr. Rfat AKBIYIKLI

ORGANZASYON (RGTLENME)ORGANZASYON FKRNN DOUUOrganizasyon ile ilgili uygulamalarn ok eski olmasna karn, organizasyon ile ilgili teorilerin gelitirilmesi olduka yenidir. 18inci yzyln sonlarnda ortaya kan Sanayi Devrimi, ynetim ve organizasyona yeni bak as kazandrmtr. Teknolojik gelimeler beraberinde ekonomik ve sosyal gelimelere neden olmu, gerek alma hayatnda gerekse toplum yaaynda kkl deiimlere yol amtr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Nitekim Sanayi Devrimi ile birlikte el veya basit aletlerle yaplan iler yerini makinelere, kk imalathaneler yerlerini byk iletme ve fabrikalara terk etmitir. Bylece endstri devriminin sonunda iletmeler, yap ve say olarak artm, yaplar karmak hale gelmitir. Ynetim dilinde bu gelimeler organizasyonel devrim olarak nitelendirilmitir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

19uncu yzyldan itibaren iletmelerin bymesi, karmak yaplarnn olumas, alanlarn durumunun toplumda dikkat ekmeye balamas yannda politik ve kltrel nedenlerle organizasyon sorunlar zerinde dikkatle durulmas gerei ortaya kmtr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Gnmzde ynetim ve organizasyon dier bilimlerin de katksyla hzla gelimi ve bilimsel bir nitelik kazanmtr. 20nci yzyln eseri olan organizasyon fikrine deiik ynlerden yaklalm ve bu yaklamlara bal olarak da eitli teoriler ortaya atlmtr. Bu teoriler Klasik Organizasyon Teorisi, Neoklasik Organizasyon Teorisi, Modern Organizasyon Teorisi ve Post Modern Organizasyon Teorileridir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

ORGANZASYONUN TANIMI VE NEMOrganizasyon Tanm:Bir iin etkin ve verimli olarak yerine getirilebilmesi, o iin belirli kural ve gerekli ibirlii ve koordinasyonu ile mmkndr. Kurallarn belirlenmesi, ibirlii ve koordinasyonun salanmas iin gerekli dzenlemeye ihtiya vardr. Ynetim literatrnde iletmenin belirlenen amacna etkin ve verimli bir ekilde ulaabilmesi iin faaliyetlerin neler olduunun belirlenmesi, bu faaliyetlerin belirli bir sra ve dzene konmas gerekmektedir. te yneticilerin yukarda saylan ileri yerine getirmesi organizasyon olarak ifade edilir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Organizasyon: Bir iletmede yaplacak ilerin blmlere ayrlmas, eitli blmler arasndaki ilikilerin belirlenmesi ve bu eitli blmlere gerekli personelin yerletirilmesidir.Tanm incelendiinde organizasyonun yapsn oluturma anlam kar. Dier bir ifade ile Organizasyon terimi, iletme veya kurumun rgtn yani yapsn (bnyesini, kuruluunu) anlattndan organizasyon ilevinin temel nitelikte olduu dncesi olumutur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Terminolojik adan organizasyon kelimesi Yunanca organon, Latince organun, Trke de ise; uzuv, organ, btnn paras anlamna gelmektedir.Dier bir tanm ise; nsanlarn, fiziksel ara ve olanaklarnn bir iletmenin amacn gerekletirecek ekilde dzenlenip hizmete koulmas demektir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Bu tanmda dikkati eken husus ise; sadece ileri yapacak olan insanlar arasndaki ilikilerin dzenlenmesi deil iletmenin btn kaynaklar arasndaki ilikilerin amacn gerekletirilmesi iin dzenlenip hizmete koulmasdr. Bu tanm, organizasyon kavramn daha geni olarak ele almaktadr.Organizasyon szc, genellikle dinamik ve statik olarak iki ynde ele alnmaktadr; bunlardan ilki bir sre, ikincisi ise bir durum, baka bir deyile bir srecin sonucunu ifade etmektedir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

SRE OLARAK ORGANZASYON (DNAMK)Sre olarak organizasyon, organizasyon yapsnn meydana getirilmesi iin yaplmas gereken ilemlerdir.Sre ardk ilemler topluluudur. Srete yaplmas gereken faaliyetler ardk bir sra izler. Bu adan sre dinamik bir kavramdr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Organizasyon asndan ise ilemlerin, ilerin ve iler topluluundan oluacak fonksiyonlarn tespiti ve bu fonksiyonlar yerine getirecek organlarn vcuda getirilmesi; dier bir ifade ile bir rgtleme almas sz konusudur.Bir iletmede yaplan faaliyetleri meydana getiren ilemler, ilemlerin oluturduu iler ve bu ilerin yapld yer ve bu ileri yapan insan veya makineler vardr. Bir sre olarak organizasyon; Kurulan bir yapnn eitli elemanlarnn dzenlenmesi veya bu elemanlarn ilevlerini yerine getiren ve zel faaliyetlerini koordine eden ilemlerin tmn ifade eder.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Sre olarak organizasyon, belirli eylemlerin yaplmas faaliyetidir. Organizasyon iin aadaki eylemler yerine getirilir: - Plann amac gerekletirebilmesi iin gerekli olan ilerin belirlenmesi, - Bu ilerin gruplandrlmas, - Bu ileri yapacak birey ve gruplarn oluturulmas.Bu sayede iler verimli ve etkili olarak yerine getirilecek, iletmede gerekli ahenk ve uyum tesis edilmi olacaktr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Bu yaplmazsa ileri yapanlar ile iler arasnda bir karmaa sz konusu olacaktr.Organizasyon yaplmazsa; gler iki defa kullanlacak, uyuamayacak ve karklk kacaktr. Bir iletmede iler insan, makine veya insanla makinenin birlikte almasyla yaplr. Bu adan makine ve insan, retim faktrlerinden olduuna gre dinamik ynyle organizasyon retim faktrlerini en verimli ve etkin biimde yerletirmek, grup faaliyetlerinde de gerekli etkinliin salanmasdr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

DURUM OLARAK ORGANZASYON (STATK)Statik ynden organizasyon, soyut bir zellik tar ve rgtlenme srecine gre oluan bir yap ortaya kar.Statik ynden organizasyon, retim faktrleri iin oluturulmu, yap, iskelet ilevleri ve organlardan kurulmu bir rgt sz konusu olur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

TEK ORGANZASYON TANIMIGerek dinamik gerekse statik ynden tek organizasyon tanm ise Organizasyon bir rgt oluturma yada rgtn etkili olarak alabilmesi iin seilen i, kiiler ve ilemlerinin tm eklinde tanmlanabilir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Ksacas, organizasyon ilerin verimli ve etkin yaplmasnda alanlar arasnda yetki ve sorumluluklarn belirlenmesi, iyi bir haberlemenin uygulanabilmesi ve rgtn baarl olmas iin gereklidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

ORGANZASYONUN YNETM SREC NDEK YERYnetim srecinin ikinci aamas olan organizasyon, planda belirtilen hedeflerin gerekletirilmesi iin fiziksel ve sosyal kaynaklarn tahsisi ve uyumlu hedefe ynlendirilmesi faaliyetidir.Organizasyonu nemli klan faktrlerden birincisi, iletmede iblm ve bunun sonucu uzlamaya olanak salamasdr.Dier bir nemi ise; birinci aamada oluturulan grup ve blmlere, fiziksel ve sosyal kaynaklar tahsis edilmesidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Organizasyon sayesinde iletmenin elindeki kaynaklar rasyonel kullanma sz konusudur. yi bir planlama, denetimin etkinliini arttrmaya katk salyorsa, iyi bir organizasyon da kontrol, koordinasyon ve yneltme fonksiyonlarn kolaylatrr.

letmeler yaplar gerei evreden etkilenirler. Bu nedenle organizasyon fonksiyonu yerine getirilirken esneklik salayacak bir yap oluturulmaldr. Dier bir ifade ile organizasyona dinamik bir zellik verilmelidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

ORGANZASYONUN AMALARIletmelerde ynetim kademelerinde bulunan her ynetici, ynetim fonksiyonunu yerine getirirken kendi sorumluluunda bulunan ileri ve o ilerde alanlar belirli ve en uygun organizasyon yaps iinde bulundurmak zorundadr.Organizasyonlar bireylerin oluturduklar sosyal varlklardr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Organizasyonlarn yaratlmasnda temel ama ihtiyalarn rahat ve iyi bir ekilde karlamaktr.Organizasyonu meydana getiren bireylerin bu ortak amac benimsemi olmalar kurduklar organizasyonun baars ile doru orantldr. Bir araya gelen insanlarn amalarnn da onu oluturan kiilerin ortak gayeleri ile tam bir uyum halinde olmas gerekir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

letmeler farkl amalarn dengelendii sosyal sistemler olarak tanmlanmaktadr. Bu adan bakldnda organizasyonlar iki amac gerekletirmek zere faaliyette bulunurlar:Birincisi; Toplumun ihtiyalarn karlayacak mal ve hizmet retiminde bulunmak.kincisi ise; organizasyonu oluturan bireylerin isteklerini gerekletirmektir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Organizasyon, insanlarn belirli amalara eriebilmelerine yardmc olur, ayrca insanlarn birlikte almalarnn nemini vurgular. ile ii yapan arasndaki ilikinin kurulmas ve gelitirilmesine katkda bulunur. alanlarn yetki ve sorumluluklarnn neler olduunun belirtilmesini salar, iletiimin glenmesine yardmc olur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

ORGANZASYONUN TEMEL LKELERYneticiler, organizasyon aamasnda aada aklanan temel ilkelere uymalar durumunda iletmelerin etkinlik ve verimliliinin artacan bilmelidirler. Bu ilkeler hazrlanarak organizasyon yapsnn gerek hayatta uygulanabilmesi iin gereken minimum artlar salarlar. Ayrca bu prensipler uzun yllarn birikimi olan deneyime dayal ampirik kurallardr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(1) Ama Birlii lkesi:

Her organizasyonun belli bir amac olmaldr. Organizasyon bu amac gerekletirmek iin ekillendirilir. Amaca ulama derecesi organizasyonun baar derecesini ortaya koyar. Bu ilke organizasyonlarn varlk nedeni ile ilgilidir. Genel ama ile blmlerin ve blmleri oluturan alt blm amalar birbirleri ile uyumlu olmaldr.

nce organizasyonun genel amac dier bir ifade ile temel amac belirlenmeli, daha sonra blm ve alt blmlerinin amalar birbirlerine baml olarak dzenlenmelidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Amalar Hiyerarisi

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(2) Yeterlilik lkesi Organizasyonlar en az maliyetle amalarn gerekletirecek etkili bir yapya sahip olmaldrlar. Bu en az emek prensibinin bir gereidir. Minimum maliyetle maksimum i yapmak; bu prensibin gerekletirilebilmesi iin meydana getirilecek yap, bireylerin bir grup oluturarak, rgtn amalarna ulamas iin ortak almalar ile mmkndr. Ancak bu sayede yap, etkin veya verimli olacaktr. letmeler rasyonel almak zorunda olduklarndan organizasyonun da yeterlilik ilkesine uygun kurulmas kanlmazdr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(3) Ynetim Alan lkesi Bir yneticinin etkin ve verimli olarak ynetebilecei ast says snrldr. Bir yneticiye bal olan ast says; i veya grevlerin kapsamna, iin mahiyetine, yneten ve ynetilenlerin arasndaki iliki sklna, ynetici ve ynetilenlerin kiisel yeteneklerine v. b. faktrlere gre farkllk gsterir. Bir yneticiye bal personel says hakknda deiik say sz konusudur. Kesin bir kural olmamakla beraber 6-8 kiilik bir ast says en etkili ynetim uygulamasn oluturur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Dar Ynetim Alan Ynetim alan dar ve geni olarak tasarlanabilir. Dar Ynetim Alan: Dar ynetim alannda rgtsel yapy simgeleyen hiyerari piramidi taban dar, ykseklii fazla sivri bir gene benzer. Ynetim alannn darl olmas ast ve stler arasnda hzl bir iletiim olduunu, sk bir denetimin varln gsterir. Yneten ile ynetilen arasnda uzun bir mesafenin olmas daha ok hiyerarik dzen olduunu gsterir, bir ok arac yneticiye ihtiya olduundan personel giderinin fazla olmas gibi bir dezavantaj vardr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Geni Ynetim Alan Geni Ynetim Alan: Ynetim alannn geni olmas halinde taban geni, ykseklii az, bask bir hiyerari piramidi sz konusudur. Bu tr organizasyonlarda astlarn zenle seimi, yetki devri ve ynetim politikalarnn nceden belirlenmesi gereklidir. Bu yaplmad taktirde ynetenlerin karar vermeleri zorlar. Kontrol elden kar.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(4) Hiyerari lkesi Bir organizasyonda yetki ve sorumluluk ak ve seik olarak tepe ynetiminden en alt kademeye kadar aktarlr. Genellikle kademe ykseldike yetki ve sorumluluklar artar. Hiyerari ilkesi sayesinde her kademe yetki ve sorumluluklarnn neler olduunu bilir. Ayrca haberleme kolaylar.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

st kademeden alt kademeye uzanan ilikiler Emir Kumanda ilikisi olarak tanmlanr. Alt kademeden st kademeye uzanan ilikiler Raporlama ilikileri olarak tanmlanr. Hiyerari ilkesine uyulmad taktirde organizasyonda koordinasyonun zayf olaca kesindir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(5) Yetki Devretme lkesi Organizasyonlarda karar verme yetkisi gerektiinde alt kademelere devredilebilmelidir. Yetki devretme ilkesi bir st dzey yneticinin astlara ne derecede yetki vereceini ve hangi yetkilerini devredebileceini belirler. Btn kararlarn tepe ynetim kademesince alnp uygulanmas mmkn deildir. ayet btn karar verme ve uygulama yetkisi tepe ynetim kademesine verilirse bu zaman kaybna ve maliyete neden olur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Devredilecek yetki kullanlabilecek ekilde devredilmelidir. Devredilecek yetkinin kapsam ve derecesi her organizasyona ve grevinin kapsamna gre deiiklikler gsterir. Yetki germede her iletmede uygulanabilecek genel ltler olmayp, bu germe de baz koullara ve astlara duyulan gvene baldr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(6) Sorumluluk lkesi Grevi stlenenin grevi yerine getirebilmesi iin hesap sorabilme durumuna sorumlu olma bu ilkeye de sorumluluk ilkesi ad verilir. Grevlerin yerine getirilebilmesi iin hesap sorabilme durumuna, dier bir anlatmla, grevlerin yaplp yaplmamasnda sorumlu olma haline sorumluluk denmektedir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

st asta i yaptrrken i yaptrabilmesi iin kendisini yetki ile donatr. Dier bir ifade ile yetki gertir. Ast da kendisine yetki gertilmesinden dolay st ne kar sorumlu olur. Bu arada stn de sorumluluu devam eder. Dier bir ifade ile yneten ynetilene yetkisini devretmekle sorumluluktan kanamaz.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(7) Kumanda Birlii lkesi Her birey yalnzca bir stten emir almaldr. Birden fazla st emir verirse kargaa olur. lkenin dayand esas; ayet bir rgtte astlara birden fazla kii emir veriyorsa astn i yapmas g olur. Ast emir ald ste rapor vereceine gre birden fazla rapor sz konusu olur. Bu da ynetimde etkinlii azaltr. leride aklanaca zere klasik kumanda tipi organizasyonlarda bu ilkeyi uygulamak kolay olmasna karn fonksiyonel ve matris organizasyonlarda bu ilkeyi uygulamak biraz zorlamaktadr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(8) Yetki ve Sorumluluk Denklii lkesi Her pozisyona verilen yetki ve sorumluluk dengeli olmaldr. Bir organizasyonda her yneticiye verilen yetki ve sorumluluun snrlar bilinmelidir. Ar sorumluluk, snrlandrlm yetki yneticiyi baarsz klar. Bunun tersi snrl sorumluluk geni yetki ise kontroln elden kmasna, lzumsuz zaman ve i kaybna neden olur. Yetki ve sorumluluk denklii ilkesi en eski ve btn iletmecilerin nem verdii ilkelerden birisidir. Bu ilke ile kastedilen husus: Eer bir kimseye bir grevi yerine getirme sorumluluu verilmise o kimseye gerekli dzeyde yetkinin verilmesi gerekir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(9) blm ve Uzmanlama lkesi letmenin belirlenen hedefi elde edebilmesi, etkin ve verimli almasn salayabilmesi iin iblm ve uzmanlamaya olanak salamas gerekir. Dier bir anlatm ile etkin ve verimli almak ancak iblm ve uzmanlamaya olanak salayacak ekilde blmlendirme ile mmkndr. blm ayn emekle daha iyi ve daha ok retimin elde edilmesini mmkn klar.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

nsanlar ayn ii yaparak o ite uzmanlk kazanrlar. Bu ilke ile gerekletirilmek istenilen organizasyonlarda her bireye mmkn olduu kadar tek bir i verilmesi bireyin ie hakim olabilmesine ve iin ayrntlaryla ilgilenmesine olanak salamaktr. Konuya hakim olabilme, iin iine girebilme ve konuyu daha iyi kavrayabilme gc artar. Genellikle st kademelere doru uzmanlama azalrken alt basamaklarda grevler daha dar kapsamda ancak fazla uzmanlk ieren ekilde dzenlenmelidir. Organizasyonlarda her pozisyonun grevleri yerine gre ve mmkn olduunca tek bir fonksiyonun yerine getirilmesi biiminde dzenlenmelidir.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(10) Grevlerin Tanm lkesi Bir iletmenin amacn gerekletirebilmesi iin gerekli olan almalar yerine getirerek kmelere ayrlr ve bylece grevler belirtilmi olur. Bu ilke ile bir pozisyonda yerine getirilecek grevin neler olduu, yetki ve sorumluluklarnn snrlar belirlemi olur. letme iinde bulunan her pozisyonun hangi fonksiyonlar yerine getirecei, hangi pozisyonlara kar sorumlu olduu, dier blm yada kiilerle ilikileri aka belirlenmeli ve grev tarifleri yaplmaldr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

Bu amala i analizleri yaplarak iletme ierisindeki btn iler analiz edilir. analizleri sonucu i tarifleri yaplr. Her iletme, organizasyon el kitaplarn hazrlar. Bu kitap iletmenin st ve astlarndan neler bekledii, yetkilerinin neler olduu ve yneticilerin deerlendirilmesi konularnda yardmc olur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(11) Sreklilik lkesi Bir organizasyonun yaps iletmenin deien i ve d artlarna uygun olarak yeniden gzden geirilmeli ve gerekli deiimler yaplmaldr. (12) Denge lkesi Amalara ulamak iin gerekli ve yeterli olan yap oluturulmaldr. letmenin etkin ve verimli ileyebilmesi iin gerekli olan fonksiyon ve grevlere yer verilmeli, yeteri kadar kadro tahsis edilmelidir. letme iin fonksiyonel yarar olmayan suni blmler ve kadrolar oluturulmamaldr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(13) Esneklik lkesi letmeler srekli deiiklikler gsteren bir ortamda faaliyet gsterirler. Bu deiiklikler teknolojik, ekonomik, politik ve sosyo-kltreldir. Bu deiimlerin iletmeyi etkilemesi doaldr. Bu nedenle iletmenin deien evre koullarna uyum salayan, gerekli esneklie sahip bir organizasyona sahip olmas gerekir. evredeki deiikliklerin yneticilerce izlenmesi trendinin belirlenmesi gerektiinde iletmenin organizasyonda gerekli deiiklikleri yapmas organizasyonun baars iin zorunludur.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

(14) nderliin Kolaylatrlmas lkesi Ynetici pozisyonunda olan kiinin ynetim ilevini tam olarak yerine getirebilmesi ve iyi bir nderlik yapabilmesi iin organizasyon yapsnn ona gre ekillendirilmesi gerekir. Bu durum ancak yetki dalmnn dengeli olmasna, yetki devrinin uygulanabilmesine baldr. Organizasyonun yaps ve yetki gertilmesi yneticinin baars iin gerekli olan evreyi oluturarak nderlik yeteneini arttrr.

Dr. Rfat AKBIYIKLI

DERS 3 TEORGANZASYONLARDA BLMLERE AYIRMA VE ORGANZASYON YAPILARILENECEKTR

Dr. Rfat AKBIYIKLI