PLANLAMA VE STOK YÖNETİMİ BİRİMİ SORUMLULUK ALANLARININ SWOT ANALİZİ İLE DEĞERLENDİRİLMESİ

Doç. Dr. Mete EdizerDokuz Eylül Üniversitesi Hastanesi

1. GİRİŞ

• İçinde bulunduğumuz bilgi çağında verilerin katlanarak artması, bilgi ve enformasyon ekonomisi gibi tanımları da getirmiştir.

• Günümüz dünyasında büyük kurumların kaçınılmaz sorumluluğu bilgi devriminden yeterince faydalanmaktır.

• Dokuz Eylül Üniversitesi Hastanesi bu yönetsel sorumluluğu fark etmiş ve kendi bünyesinde tüm sistem fonksiyonlarını içine alan bir yenilenme sürecine geçmiştir.

• Sağlık Hizmetleri sadece insan faktörüne bağlı olmayıp, tanı ve tedavi süreçlerinin tümünde tıbbi ve tıbbi olmayan birçok sarf ve demirbaş malzeme, ilaç ve hizmet gerektirmektedir.

• Dokuz Eylül Üniversitesi Hastanesi malzemeleri 10 farklı depoya ayırarak ürünleri ayrıştırmış ve her depo için farklı stok politikaları belirlenmiştir.

Bu depolar;• Tıbbi Sarf, • Tıbbi Malzeme, • Merkez Laboratuvar, • Kırtasiye, • Temizlik, • İaşe, • Eczane, • Teknik Hizmetler, • Terzihane, • Demirbaş.

• Konsinye

Analiz: Bir bütünü oluşturan parçaları bilimsel bir amaçla birbirindenayırma işi

SWOT Analizi: Bir kurum veya kuruluşun ve bulunduğu çevrenindeğerlendirilmesinde kullanılan bir planlama ve organizasyon aracı

Neden SWOT?: Bir kurum veya kuruluşun iç ve dış çevresinindeğerlendirilmesinde kullanılan bir analiz tekniği

• Planlama,• Sorun tanımlama ve çözümleme,• Strateji,• Analitik kararlarda kullanılır.

SWOT analizi• Kurumsal yapının bir takım kriterlere tabi tutularak

incelenmesi teknikleri, modern iş yönetiminde vazgeçilmez bir ihtiyaç haline gelmiştir. Bu sayede o kurumun anlık durumu, doğru işleyip işlemediği kolaylıkla belirlenmiş olur.

• "SWOT Analizi", firmanın kurumsal işlerliği, rekabet gücü, sektördeki konumu, piyasadaki dış tehditlerin varlığı vb gibi iç ve dış değerlendirmelerin yapılabildiği en etkili değerlendirme yöntemlerinden biridir.

• Kurumun güçlü ve güçsüz yanlarını değerlendirmek ve gelişebilecek fırsat ve tehlikelere karşı hazır olunması amacıyla uygulanır. Birimin güçlü ve güçsüz yanları ile olanakları ve olası tehlikeler değerlendirilir.

SWOT ANALİZİ

Strength (İncelenen kuruluş, teknik, süreç veya bir durumun güçlü/üstün olduğu yönler)

Weakness (İncelenen kuruluş, teknik, süreç veya bir durumun güçsüz/zayıf olduğu yönler)

Opportunity (Güçlü yanları destekleyen dış koşullar, sahip olduğu fırsatlar)

Threat (Karşı karşıya bulunduğu tehdit ve tehlikeler)

SWOT ANALİZİSWOT Analizinde ilk yapılacak iş tüm bu faktörleri alt alta yazmak

Yani ..İç faktörler

Strengths (güçlü Yanlar )1.2.3.....

Weaknesses (zayıf Yanlar )1.2.3.....

Tüm bunlar listelendikten sonra iç faktörlerle dış faktörleri karşılaştıracak şekilde ilk başta verildiği gibi bir SWOT matrisi oluşturulur.

Sonra Dış FaktörlerOpportunities (fırsatlar)1.2.3.....

Threats (tehditler)1.2.3.....

SWOT ANALİZİ

• Organizasyonlarda SWOT analizi yapılmasının başlıca iki yararı bulunmaktadır.

• Bu çerçevede güçlü ve zayıf yönler ile organizasyonun karşı karşıya bulunduğu fırsatlar ve tehdit unsurları ortaya konulmaya çalışılır. Yani SWOT "mevcut durum" analizidir.

• SWOT aynı zamanda organizasyonun gelecekteki durumunun ne olacağını tespit ve tahmin etmeye yarayan bir analiz tekniğidir, yani ikinci bir açılım olarak "gelecek durum" analizidir.

Güçlü yönlerimiz• Avantajlarımız?• Neleri daha iyi yapıyoruz?• Pazardaki rakipler hangi yönümüzün güçlü olduğunu

düşünüyor?• Fikri hayata geçirmekte hangi tip özgün ve düşük maliyetli

kaynaklara sahibiz?

Zayıf yönlerimiz• Geliştirmemiz gereken yönlerimiz?• Kaçınmamız gerekenler?• Pazardaki rakipler hangi yönlerimizi zayıf görüyor?

Fırsatlar• Bekleyen iyi fırsatlar• Pazardaki eğilimlerden haberimiz• Teknolojideki son gelişmeler• Kurallardaki son değişmeler• Güçlü yönlerimizi fırsata dönüştürme• Zayıf yönlerimizi fırsata dönüştürme

Tehditler• Önümüzdeki engeller• Rakiplerimiz neler• Teknoloji olumsuz kurallardaki son değişimler• Güçlü yönler tehdite dönüşebilir• Zayıf yönlerimiz tehdite dönüşebilir

•Ön plana çıkar•Korunacak

•Planların yönünü belirler•Alt yapısını oluşturur•Stratejilerini güçlendirir

•Giderilecek•Tedbir alınacak

•Kaçınma noktalarıdır•Kaçınılamayacak tehditler varsayım olarak kalacaktır

SWOT’un S’si

Örneğin güçlü ve olumlu yönleri belirleme kısmında;

• Güçlü bir lidere ve yetenekli yöneticilere sahip miyiz? • Yeni ve bize faydası olan teknolojileri kullanıyor muyuz? • Yeni ürün ve yeni stratejiler (inovasyon) geliştirebiliyor muyuz? • Bilgi ve becerisi yüksek çalışanlara sahip miyiz?

• Ve bunlara eklenebilecek yeni sorularla içsel güç ve başarı durumu yani SWOT Analizinin "S" bölümü analiz edilmiş olur.

SWOT’un W’siBenzer şekilde;• Kurumsal yapıda stratejik bir hedefleme eksikliği var mıdır? • Lider, yönetici ve çalışanların yetenek ve bilgilerinde bir

yetersizlik söz konusu mudur? • Ar-Ge'ye (araştırma ve geliştirme) verilen önem ne ölçüde? • Kurum kültürümüzde aşınma ya da eksiklik söz konusu mu? • Satış, pazarlama, ürün ya da hizmet kalitesi ve verimliliğimizde

düşüklük var mı?

SWOT’un O’su

Dışsal göstergeler ise "O" ile simgelenen potansiyel dışsal fırsatlar ve "T" ile simgelenen tehlikelerden oluşur. Bu kısımlar için değerlendirmeye alınacak değerler;

Örneğin fırsat yaratan değerleri, • Teknoloji ve iç-dış pazarlarda oluşan değişimler • Devletin, hükümetin ya da uluslararası kurumların (AB gibi) politikalarındaki değişiklikler • Ülkedeki ekonomik ve sosyo-kültürel yapıdaki gelişmeler

SWOT’un T’si

Tehdit ve risk yaratan değerleri ise, • Kurum olarak karşılaşabileceğimiz engeller nelerdir ? • Mevcut ve potansiyel rakiplerimiz ne yapmaktalar?• Ürün ve hizmet üretirken, iç ve dış sektörde iş, ürün veya

hizmet standartları değişmekte mi ? • Durmadan ilerleyen ve değişen teknoloji piyasadaki

konumumuzu tehdit ediyor mu ? • Nakit durumumuzu zora sokacak finansal sorunlarımız var mı?

Yol haritası

HEDEF

• Planlama Birimi’nin güçlü ve zayıf yönlerinin açıkça bilinmesi ve analiz edilmesi, yönetimin takımın amaçlarına uygun stratejiyi seçmesini kolaylaştırmak

• Ayrıca, ekibin her zaman değerlendirmeye tabi tutulması, onun hatalarının görülmesine ve düzeltilmesine fırsat veren bir araç olarak görülmesi

• Planlama Birimi için yapılacak daha kapsamlı SWOT analizleriyle, içsel fırsatların yanı sıra, başlıca potansiyel dışsal fırsatları da belirlemek

GEREÇ VE YÖNTEM

• Süreçlerin iyileştirilmesi amacıyla düzenlenen bu çalışma 1 Mart 2013 tarihinde başlatılmıştır.

• Veriler 1 Eylül 2013 tarihine kadar olan 6 aylık bir dönemi kapsamaktadır.

• Bu projeden elde edilen mevcut durum hataları ile ilgili düzeltmeler halen devam etmektedir.

• Çalışmada Planlama ve Stok Yönetimi Birimi’nde süreç sahipleri ile analiz görüşmeleri yapılarak, önceki süreç akışları kontrol edildi.

• Dış kurumlardaki en iyi uygulamalar ve araştırmalar incelendi.

• Geçmiş raporlar, dokümanlar, iş akış şemaları, organizasyon şemaları, ihale ve doğrudan temin planlama süreçleri, iş akışlarını yavaşlatan faktörler ve depoların yönetimi üzerinde değerlendirmeler yapıldı.

• Çalışanlardan gelen öneriler de dikkate alınarak, ilgili başhekim yardımcısı tarafından düzenlemeler yapıldı.

BULGULAR

• Planlama ve malzeme yönetimi biriminde yapılan SWOT Analiz’inin sonuçlarından özellikle yüksek önem sırasına göre karşımıza çıkan mevcut durumlar ve öneriler;

Alt süreç Mevcut durum Önerilen durum Sistem Tema O/R Önem Uygulama kolaylığı

Malzeme teminin sağlanması

Malzeme teminin sağlanmasında ihale mi, acil mi, maliyeti yüksek mi, gerekli mi sorularının birimlere ya da depo sorumlularına telefon ile sorularak öğrenilmeye çalışıldığı, bilgi sistemlerinden bu verilerin zor ya da yanlış değerlerde geldiği belirlendi.

Malzeme talebininin temin şeklinin de değerlendirileceği Başhekim yardımcısı ve birim müdürlerinden oluşan bir komisyon kurulmalıdır.

Süreç akış iyileştirmesi

O Yüksek Zor

Malzeme teminin sağlanması

Hasta bazlı malzemelerin alımında UBB ve TİTUBB kayıtlarının olmaması ya da yanlış olması, hekimin önce malzemeyi kullanıp sonra evrak imzalamasından kaynaklanan SUT fiyatları üzerinde alımlar yapıldığı tespit edildi.

Malzeme hastane depolarına girmeden UBB kodunun takibi yapılmalı ve Planlama Birimi talepleri süzmelidir.

Rol ve sorumlulukların belirlenmesi

Kısmi R

Yüksek Orta

Depolar Gerçek depo stokları ile bilgi sistemleri arasındaki stok miktarları arasında tutarsızlar tespit edildi.

TIF ve kesin kayıt işlemlerinin düzgün ve düzenli olarak bilgi sistemlere işlenmelidir.

Oracle - Bilgi sistemi - HBYS

Sistem entegrasyonun sağlanması

Yüksek Zor

Malzeme teminin sağlanması

İhtiyaçların belirlenmesinde Planlama ve Stok Yönetimi memurlarının, depo sorumlularına telefon açtığı, depo çalışanlarının direk Satın Alma Birimi’ni arayarak sorun çözmeye çalıştıkları ve otomatik sipariş gibi depo çalışanlarının yükünü arttıran bazı yanlış düzenlemeler yapıldığı görüldü.

Bilgi sistemlerinin düzenlenmeli, birimlerin malseme ihtiyaçları belli kotalar dahilinde düzenli olarak yapılmalıdır.

Oracle - malzeme yönetimi

Sistemde eksik verilerin belirlenmesi

O Yüksek Zor

Depolar Depolama alanlarının son derece yetersiz olduğu belirlendi.

Depoların fiziksel olarak malzeme dstoklayacak kapasiteye ulaşması sağlanmalıdır.

Fiziksel kapasitenin arttırılması

O Yüksek Zor

Depolar Çok yüksek miktarlarda depolama yapıldığı belirlendi.

Planlamanın doğru yapılmadığı, malzemelerin aşırı miktarda ve yüksek fiyattakilerin tüketildiği saptandı.

Oracle-Bilgi sistemi-Malzeme Yönetimi

O Yüksek Zor

Opportunity: FırsatResource: Kaynak, olanak

Alt süreç Mevcut durum Önerilen durum Sistem Tema O/R Önem Uygulama kolaylığı

Malzeme teminin sağlanması

Malzeme teminin sağlanmasında ihale mi, acil mi, maliyeti yüksek mi, gerekli mi sorularının birimlere ya da depo sorumlularına telefon ile sorularak öğrenilmeye çalışıldığı, bilgi sistemlerinden bu verilerin zor ya da yanlış değerlerde geldiği belirlendi.

Malzeme talebininin temin şeklinin de değerlendirileceği Başhekim yardımcısı ve birim müdürlerinden oluşan bir komisyon kurulmalıdır.

Süreç akış iyileştirmesi

O Yüksek Zor

Malzeme teminin sağlanması

Hasta bazlı malzemelerin alımında UBB ve TİTUBB kayıtlarının olmaması ya da yanlış olması, hekimin önce malzemeyi kullanıp sonra evrak imzalamasından kaynaklanan SUT üzerinde alımlar yapıldığı tespit edildi.

Malzeme hastane depolarına girmeden UBB kodunun takibi yapılmalı ve Planlama Birimi bir bariyer görevi görmelidir.

Rol ve sorumlulukların belirlenmesi

Kısmi R

Yüksek Orta

Depolar Gerçek depo stokları ile bilgi sistemleri arasındaki stok miktarları arasında tutarsızlar tespit edildi.

TIF ve kesin kayıt işlemlerinin düzgün ve düzenli olarak bilgi sistemlere işlenmelidir.

Oracle – Bilgi sistemi - HBYS

Sistem entegrasyonun sağlanması

Yüksek Zor

Malzeme teminin sağlanması

İhtiyaçların belirlenmesinde Planlama ve Stok Yönetimi memurlarının, depo sorumlularına telefon açtığı, depo çalışanlarının direk Satın Alma Birimi’ni arayarak sorun çözmeye çalıştıkları ve otomatik sipariş gibi depo çalışanlarının yükünü arttıran bazı yanlış düzenlemeler yapıldığı görüldü.

Bilgi sistemlerinin düzenlenmeli, birimlerin malseme ihtiyaçları belli kotalar dahilinde düzenli olarak yapılmalıdır.

Oracle – malzeme yönetimi

Sistemde eksik verilerin belirlenmesi

O Yüksek Zor

Depolar Depolama alanlarının son derece yetersiz olduğu belirlendi.

Depoların fiziksel olarak malzeme stoklayacak kapasiteye ulaşması sağlanmalıdır.

Fiziksel kapasitenin arttırılması

O Yüksek Zor

Depolar Çok yüksek miktarlarda depolama yapıldığı belirlendi.

Planlamanın doğru yapılmadığı, malzemelerin aşırı miktarda ve yüksek fiyattakilerin tüketildiği saptandı.

Oracle-Bilgi sistemi-Malzeme Yönetimi

O Yüksek Zor

Mete

TARTIŞMA

• Yapılan SWOT Analiz’inin mevcut durum ve önerileri incelenerek önem sırasına ve çözülebilirlik sırasına göre gerekli çalışmalara başlandı.

• Acil öncelikli malzemelerin alımında Planlama ve Satın Alma birimlerinin sorumlu başhekim yardımcılarının ortak hareket etmesi son derece önemli idi.

• Planlama ve Stok Yönetimi tarafından malzeme temininde önceki yıl kullanımları depolara göre değerlendirildi. Tıbbi Sarf Depo çıkışlarındaki aşırı tüketime, haftalık kota uygulaması konularak yaklaşık % 35’lik bir tasarruf sağlandı.

• Tıbbi Malzeme, kırtasiye, terzihane gibi depo verileri doğru kabul edildi. Merkez Laboratuvar ve eczane ise dikkatle tekrar incelendi.

• Sadece Merkez Laboratuvarda ilk 4 ayda yaklaşık % 70 dolaylarında malzeme sınırlaması getirilmesine karşın herhangi bir aksama olmadı ve laboratuvar hizmetleri aynen devam etti.

• Kontrolsüz ve yanlış UBB kodlu malzeme girişlerine karşı “Kullanıldı belgesi” düzenlenerek önce hekime, sonrasında malzemeyi satan firmanın UBB ve TİTUBB kayıtlarının doğru olduğuna ve kesintilerden firmanın sorumlu olacağını bildirir şekilde imza altına alındı.

• “Kullanıldı belgesi” imzalanmayan malzemelerin faturaları ödenmeyerek hastaneye uygunsuz malzeme girişi engellendi.

• Depo raf stok sayıları ile bilgi sistemleri üzerindeki stok miktarlarının tutarsızlıklarınıı önlemek için 3 ayda düzenli sayımlar yapıldı.

• Depo sorumlularının imha yetkisi kaldırıldı. Sıkça yapılan depo ziyaretleri ile depo çalışanları eğitildi ve stok miktarları tutarlı bilgi sistemleri üzerinde de tutarlı hale getirildi.

• Ayrıca depo çalışanlarının talep yapma ve otomatik talep yetkileri kaldırıldı.

• Başhekim Yardımcısı tarafından Stok Yönetim Programı’nın tanıtımı yapıldı, nasıl ve niçin kullanılması gerektiği açıklandı.

• Bilgi sistemleri ile gerçek stoklar arasında maksimum doğruluğun yakalandığını gören çalışanlarımız daha güvenli hareket etmeye başladı.

• Mutlak kontrol için barkotlama çalışmalarına başlandı.

• Tüm malzemeler elektronik ortamda son kullanım miat tarihli olarak barkotlandı.

• Malzeme kullanım verimliliği % 57 >>>>> % 98

• Hastane içerisinde dağınık ve düzensiz olarak bulunan depo alanlarının birleştirilerek merkezi bir ana depo inşa edilmesi uygun yer bulundu ve proje aşamasına geçildi.

• Hiçbir hasta tüm sağlık harcamalarını sonsuz ve sorunsuz şekilde cebinden karşılayamaz.

• Önemli olan sağlık hizmetini verirken hastalığı düşük masrafla ve hastalık büyümeden yakalayıp tedavi etmektir.

• Hastane yönetiminde hasta ve çalışan sağlığı için risk alınamaz.

Hastanelerde??

• Tarihsel süreçte alış-veriş işlemlerinin kayıt tutulması şeklinde giden defter tutma şeklindeki muhasebenin yerini, günümüzde ekonomik bilgileri analiz eden, yorumlayan, raporlayan ve işletmenin mali portresini net bir şekilde görülmesine yardımcı olan maliyet ve yönetim muhasebeleri almıştır.

• Yöneticiler için sayısız malzeme ve türlerinin alımının, sayımının, dağıtımının ve faturalamasının dikkatle irdelenmesi gereklidir.

• Burada hastane yönetiminin gözbebeği olan Planlama ve Depo Yönetimi’nin doğru, hızlı ve aktif çalışması son derece önemlidir.

SONUÇ• Planlama ve Stok Yönetimi Birimi’nin SWOT analizinde

karşımıza çıkan mevcut durum ve çözümleri için çalışmalar devam etmektedir.

• Bundan sonraki süreçte hata türleri ve etkileri analizi yapılarak hem daha detaylı, hem de daha güvenilir rapor süreçleri sağlanacak, iş ve görev akışlarında olası problemler en başta görülebilir hale getirilecek ve olası hataların önüne geçilecektir.

TEŞEKKÜRLER

Kamu Hastanesinde ve Özel Diyaliz Merkezinde Tedavi Gören Hastaların Birim Maliyetlerinin Karşılaştırılması

Gülhan Akbulut, Semra Koç

Okmeydanı Eğitim ve Araştırma Hastanesi