tarea grupo - tema 3

03/09/2015

Mayerly Castro - Katherin Cadena Rojas, Leonor Sandoval Gómez / Universidad del Quindío

TEMA 3

FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVÍSTICA GESTION DOCUMENTAL II

GRUPO 4

INTRODUCCION

La actividad académica que se presenta para su de evaluación cualitativa y

cuantitativa, correspondiente al tema tres Etapas del Ciclo Vital del Documento,

consistió en un trabajo de investigación individual y luego su compilación; con el fin de

absorber el conocimiento sobre Archivo Total.

Esta actividad se lleva a cabo en el marco conceptual del Programa de Gestión

Documental, que se pretende desarrollar a lo largo de esta asignatura, y corresponde el

tema, a los procesos que se desarrollan durante las etapas del ciclo vital de

documento.

Su justificación está dada por la necesidad que como futuros profesionales de una

unidad de información, llámese archivo, debemos dominar, no solo la teoría, el marco

normativo, sino el empoderamiento que nos hará distintivos a la hora de presentar a

consideración un proyecto de gestión documental.

El trabajo presentado es una combinación de teoría y trabajo de campo, lo que

permitió dinamizar el aprendizaje, y el apersonamiento de aptitudes que con la mejor

de nuestra actitud, nos harán competitivos en una Unidad de Información

1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

La anterior gráfica nos muestra el desglose de las agrupaciones documentales, ellas

son el producto de la generación de documentos en una entidad, en el ejercicio de sus

funciones, que se derivan de su estructura orgánica, teniendo como base el

Organigrama Institucional. Los documentos producidos en las instituciones se reúnen

en agrupaciones naturales, atendiendo su formación original y artificial, y a su vez a

situaciones subjetivas.

El conocimiento de las agrupaciones documentales en una institución, es el preámbulo,

de la metodología del proceso de clasificación documental.

Agru

paci

ones

Doc

umen

tale

sFondo Documental

Secciòn Documental

Subsecciòn Documental

Serie Documental

Subserie Documental

Unidad Documental

Simple

Compuesta

2.- Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.

CLASIFICACION

La clasificación es un acto cotidiano en cualquier ser

humano, desde el punto de vista archivístico,

cuando hablamos o pensamos en ordenar, clasificar

tenemos que referirnos a principios establecidos.

Los documentos nacen con un orden establecido; el

de Procedencia y en un Orden Original.

La clasificación constituye un destacado método documental escalonado desde las

grandes agrupaciones de documentos hasta la pieza más simple. Las primeras

agrupaciones reunidas en atención al principio de orden original, son los fondos

integrados por documentos procedente de una institución o administración importante

que tiene una organización, funciones y fines conocidos y cuya historia a su vez

determina naturalmente la segunda de las divisiones: las series.

La clasificación como proceso consiste en agrupar dentro de una misma categoría a

todos los documentos cuyos caracteres, datos e información contenida son

apreciablemente similares, como para justificar la exigencia demanda de información

en cuanto a conocimientos, experiencias y contenidos sustantivos.

Entendida la clasificación como la agrupación de elementos de un conjunto en

subconjuntos, clases o conceptos clasificatorios que los dividen en forma disyuntiva y

exhaustiva. Esta división causa que ningún grupo sea vacío, que ningún elemento

pertenezca a más de un grupo y que todos los grupos unidos conformen la totalidad del

conjunto. Entonces se dice que los conceptos clasificatorios constituyen una partición

de un conjunto.

FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACION

Una clasificación documental debe obedecer a una agrupación de los documentos de

una institución, de acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e información,

que implica el desempeño de cada uno de ellos. De ahí la necesidad de la

aplicabilidad del principio de procedencia, que se base en que todo documento de

archivo, debe volver al grupo de archivo desde el cual se original y dentro de este

grupo a su sitio original, y al principio de orden original, que establece que la

documentación debe conservar el orden que recibió durante su función administrativa.

ORDENACION

Partes regidos por algún principio o regla el de procedencia y de orden original.

Ordenar es dar utilidad a la documentación, permitir

que su información sea recuperable, es obtener

físicamente los contenidos del documento, agrupar

los documentos de una forma racional.

La ordenación está sujeta a los factores de formación

del archivo, es decir, se dará una primera fase: los

documentos son ordenados de acuerdo con las

actividades del organismo o institución, segunda fase,

cuando el documento ha cumplido determinados fines, pero aún continúa

consultándose. Estas dos fase, se denominan ordenación primaria.

Ordenación secundaria; se determina cuando los documentos son transferidos a una

fase intermedia, en este estadio; los documentos estarán ordenados por acciones, por

sus respectivas funciones y actividades que constituyen los hechos generadores del

documento. La ordenación secundaria permanecerá en la fase histórica, en la cual los

documentos han sido seleccionados por sus valores y necesidades de consulta.

Definida como tal la ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física

a los documentos, es unir todos los elementos de cada grupo, estableciendo una

unidad de acuerdo a determinados aspectos o caracteres, principalmente,

considerando la data, el crono, el alfabeto o el número.

Sin embargo, la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos,

también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales

documentos, pues refleja la dinámica administrativa (que hechos se sucedieron en un

determinado período), de aquí se desprende que la ordenación, va ligada al principio

de orden original, que se refleja en el proceso de ordenación de la series, subseries

documentales y expediente.

ARCHIVÍSTICA

Según el diccionario de terminología elaborado por el Consejo Internacional de

Archivos (CIA), se define como el estudio teórico práctico de los principios,

procedimiento y problemas concernientes a las funciones de los archivos, entendido

por archivos tanto los documentos como su entorno, es decir, su organización en

edificios e instalaciones ad hoc. De esta definición se deduce que la archivística posee

dos campos de acción, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mutuamente;

pues si los enunciados teóricos tienen un sustento empírico, con su aplicación los

procedimientos cambian y con ello el universo estudiado, reiniciándose así el ciclo.

DESCRIPCION

Conjunto de técnicas archivísticas por medio de las

cuales se brinda una representación exacta de la

unidad documental en cuestión, tanto en lo que

respecta a sus características internas

(información, como externas (soportes, estados

físico). Se realiza en varios niveles; conocidos

como niveles de descripción; los mismos coinciden

con las agrupaciones documentales: fondo, sección, serie, expedientes y documentos.

Su objetivo, es hacer accesibles los fondos documentales de un archivo.

3.- Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.

ORGANIZACION

Conjunto de técnicas y procedimientos

archivísticos encaminados a dotar de un orden

lógico a un fondo basado en los principios de

procedencia y orden original, en función de las

líneas de acción y la disposición orgánica de la

institución productora de la documentación.

ORDENACION

Definida como tal la ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física

a los documentos, es unir todos los elementos de cada grupo, estableciendo una

unidad de acuerdo a determinados aspectos o caracteres, principalmente,

considerando la data, la crono, el alfabeto o el número.

Mediante la injerencia de las dos definiciones, se puede establecer que la diferencias

entre las dos acciones; organizar y ordenación, radica en que la organización, es a

nivel global, abarca la totalidad de un conjunto, separando sus elementos tomando

como base la estructura orgánica de la entidad, mientras que la ordenación, toma los

elementos de la organización y los ordena en secuencias; llámense crono, data,

alfabético y numérico.

4. QUE REFLEJA LA CLASIFICACIÒN

La clasificación permite reconstruir la estructura de un fondo, establece relaciones de

pertinencia a un grupo o clase de características similares. Según el Diccionario de

Términos Archivísticos, clasificar es el conjunto de operaciones intelectuales

efectuadas en el momento del tratamiento de un fondo, fundamentadas en el principio

de respeto al fondo y en el principio de respecto al orden primitivo, con la voluntad de

reflejar la estructura administrativa del organismo productor, o bien si esto no es

posible, adaptados al contenido de los documentos siguiendo criterios cronológicos,

geográficos, alfabéticos y temático.

5. QUE IMPLICA LA CLASIFICACION

El proceso de clasificación tiene inmerso el principio de procedencia, que implica la

determinación de la estructura orgánica de la institución (entidad xyz) acto

seguido; la identificación de los productores de los documentos (Dirección

Comercial) y como complemento el conocimiento de los asuntos (Contratar)

pertenecientes a los productores de acuerdo producción documental.

6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada uno

de ellos?

Los principios en que debe basarse la clasificación documental son:

Principio de procedencia: Con este principio se identifican los creadores de la

documentación, que pueden ser institucionales y administrativos.

Orden original: Pretende devolver el orden de los documentos basándose en la

secuencia en que fueron generados para cumplir con su trámite o función.

Funciones: Basándonos en las funciones podemos determinar las series que

corresponden a cada agrupación documental, ya que estas son el resultado de

actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los

objetivos encomendados a cada dependencia.

7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización en

la Clasificación?

Con base en las funciones realizadas por las oficinas podemos determinar las

series y subseries documentales que pertenecen a cada una de ellas. Ya que

estas son el resultado de las actuaciones de cada dependencia

8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?

Los pasos metodológicos de la clasificación son los siguientes:

Identificación de productores: Para esto se debe inicialmente identificar las

agrupaciones documentales a partir de la información obtenida en los actos

administrativos de la creación y reestructuración de la entidad, no dejando de lado

los organigramas.

Estructura orgánica: Se recopila la información de los actos administrativos donde

hayan cambios en la estructura y la jerarquía de la entidad, ya que con esto se

requiere poder codificar las dependencias y las series documentales que

corresponden a cada una de ellas.

Series Documentales y Asuntos: Estas se identifican con las funciones y actividades

realizadas por cada dependencia.

9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?

Una unidad documental es una unión de documentos, en pro de generar una acción

administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su

creación. Una unidad puede ser simple o compuesta y esto depende de los

documentos que hacen parte de la unión.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos

ejemplos de cada una.

- Unidad Documental Simple: Es la que está conformada por una sola tipología, ya

que su función es la misma y un tanto repetitiva.

Actas de reunión: posee un orden consecutivo y cronológico

Resoluciones: posee un orden consecutivo y cronológico.

- Unidad Documental Compuesta: Es la que posee varias tipologías documentales

que van relacionadas entre sí por algo en común.

Historias Laborales: Posee copias de documentos de identidad, certificados, etc.

Proceso: posee documentos relacionados con el procesado, llegando a tener

variedad en las tipologías documentales que lo conforman.

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas

en un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilme, etc.) y con los

caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido. Se

clasifican dependiendo la actividad, entre estas podemos encontrar:

Actividades personales:

• Diario: Registra eventos en orden cronológico

• Ensayo: Escrito breve donde se expone, analiza y comenta un tema.

Actividades administrativas:

• Hojas de vida: Resumen escrito y ordenado de los funcionarios

• Leyes: Disposiciones tomadas por el Congreso o por Asambleas Nacionales

Actividades económicas:

• Recibos: Constancia del pago de un producto o servicio.

• Libros de contabilidad: Registros contables

Actividades judiciales:

• Autos: Resuelve incidentes judiciales.

• Dictamen: Opinión sobre un tema.

Actividades religiosas:

• Acta de Bautismo: Registro de las personas

• Visita Pastoral: Registro de la inspección de un obispo a una parroquia

12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?

El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que

atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final,

siendo esta su eliminación o conservación total. Esto se debe llevar a cabo con base en

los criterios establecidos desde su creación por cada entidad o los valores adquiridos

con el transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios (cuando el

documento es utilizado para la administración) y secundarios (valor para investigación

histórica) de cada documento.

- Primera edad: Desde la creación del documento y el trámite de información que

contiene.

- Segunda edad: Información que no es consultada frecuentemente pero que aún

tiene algún valor sea primario o secundario por el cual debe conservarse para una

consulta.

- Tercera edad: Documento que tiene valor secundario o permanente, que se utiliza

como documento investigativo.

Numerales 13, 14, 15 y 16 por cada integrante del grupo:

Miembro: Katherin Cadena Rojas

13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de

2015 Los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción,

Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de

documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta

estos procesos, cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pública e

indagar paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de

estos procesos e ilustrarlos con fotografías o imágenes libres de derechos de

autor.

ENTIDAD: Alcaldía Local de Suba

ENCARGADO: Andrea Rodríguez.

NOMBRE DEL VISITANTE: Katherin Cadena Rojas

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/mod/url/view.php?id=2718

Planeación: Ellos realizan un diagnóstico sobre los requerimientos que realizan las

personas de la comunidad con el fin de planear mecanismos que mejoren los tiempos

de atención y respuesta a las solicitudes. Adicionalmente se integran los trámites en

formatos preestablecidos con el fin de manejar las mismas clases de documentación.

Producción: Se imprimen formatos para la elaboración de las querellas, donde al ir el

usuario debe diligencias información estandarizada sobre la queja que tiene. Y después

es tramitado en el buzón de solicitudes al usuario.

Gestión y trámite: En el caso de las querellas estas luego de

ser interpuestas por el querellante son estudiadas y tratadas

por profesionales hasta que se les da solución luego de esto se

notifica a los implicados y se da por cerrado el proceso.

Organización: Cuando la querella es resuelta y se le da cierre, es organizada por

cronológico, se le retiran materiales abrasivos y se folia.

Transferencia: Luego de realizar el proceso anterior pasar de estas en el archivo de

gestión al archivo central donde se conservaran indefinidamente.

Disposición de los documentos: Con respecto a este proceso se realiza la

digitalización de las querellas para facilitar las consultas y con ello garantizar la

preservación del archivo físico por más tiempo.

Preservación a largo plazo: Se realiza a través de la digitalización del expediente y su

posterior indexación en campos como los son el número de la querella, querellante y

querellado. (No permitieron fotografiar)

14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión

Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo

Central e Histórico).



Cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos tiene una relación estrecha

con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de

Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención

Documental y por las Tablas de Valoración Documental.

Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser de

uso frecuente y son los de mayor consulta. Se conservan más o menos cinco años.

Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan más

de cincuenta años.

Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde a

los archivos históricos.

Para la correcta comprensión de cómo se decide el tiempo de permanencia de los

documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes

términos:

Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un

listado de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de

permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.”

Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un

listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados, “1

Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias

laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”2

Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características

específicas.”.

15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué

importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se

llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografías).

Las unidades de correspondencia que manejan en la Alcaldía son las que envía

por correo y la ventanilla de radicación sus procesos son los siguientes:

La documentación que llega por las personas naturales, dependiendo de la solicitud

que requiera la función de ellos es recibir y radicar y distribuir todas las

comunicaciones oficiales internas y externas que se genera por parte de la entidad.

Cuando es recibida este tipo de documentación y dependiendo del tipo de este se

radica inmediatamente y le dan un espera de la respuesta por parte de ellos en cierto

tiempo.

Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Administración deben ser

radicadas en la ventanilla única de Correspondencia, área que identificará y asignará

tanto el trámite como la dependencia responsable de iniciar y orientar el proceso con

el fin de dirigirlas correctamente y se cumplirá el siguiente procedimiento:

a) Medidas de seguridad: Todo sobre, paquete o envío postal será revisado y se tomarán medidas especiales con aquellas comunicaciones que presenten, entre otras, las siguientes señales sospechosas:

▪ Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga.

▪ Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.

▪ Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.

▪ Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre;


b) Abrir la comunicación;

c) Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario;

d) Revisar la(s) firma(s) del documento, si se presentan copias, verificar que si

corresponda la información con el original; cuando fuere el caso;

e) Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación;

f) Asignar un número de consecutivo (NUR) número Único de Radicación a cada

comunicación, con constancia de fecha y hora de recibo.

Los cuadros anteriores me los facilitaron por qué es lo que manejan en la mayoría de

las alcaldías de Bogotá

16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se

produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:

a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su

producción hasta su conservación definitiva o eliminación.

b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o

etapas.

Para el desarrollo de esta actividad apóyese en los documentos dispuestos en la

plataforma, en las referencias, en lo que investigue en la entidad visitada y en los

siguientes enlaces:

El documente que tomo de apoyo fueron los contratos y se hizo lo siguiente:

El contrato inicia desde la presentación de la propuesta en la licitación donde

posteriormente se le notifica al interesado acerca del otorgamiento del contrato.

Posteriormente se realiza la firma del contrato y el contratista paga las pólizas que

cubrirán la realización de las labores por parte del contratante y el contratista. Posterior

a esto en el expediente se irán incluyendo informes, soportes de pago y documentación

relacionada con el contrato hasta que se da por terminado tanto por términos de tiempo

como por la culminación de la labor contratada y con ello se realiza el acta de

terminación del contrato. La entidad guarda el contrato para una consulta futura.

A esta clase de documentación de le da el VALOR PRIMARIO por lo tanto es el que

tiene los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora. Se

subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.

Miembro: Mayerly Castro

Compañía Almagrario S.A.

Carrera 7 # 71-52

Barrió el Rosal

Bogotá

Persona Entrevistada:

Jorge Alberto Noriega, Analista de Gestión Documental

Documento: Contrato

PASO A PASO

Formato para realizar una comunicación Interna

1- Recepción de Ventanilla Externa

El Área de Correspondencia cuenta con un Procedimiento en donde se describe

las actividades para la recepción y distribución de las comunicaciones internas y

Externas.

2- Las invitaciones, ofertas son radicadas en la ventanilla externa se coloca el sello

de recepción se ingresa al sistema y se realiza la distribución interna.

3- Distribución:

Después de radicados en el sistema se maneja una palomera donde se clasifica

los documentos y posteriormente se gestiona la planilla de entrega y distribución.

4- Tramite

Dependiendo del tipo de contrato y que área lo solicita estos son llamados

supervisores del contrato, es esta área la que se encarga de enviar 1 Memorando

Interno al área de Dirección Jurídica para la Elaboración del contrato, esta ingresa

por la ventanilla Interna del Almacén. En donde se radica y se ingresa al Sistema

de Radicación Interna. El área de jurídica elabora el contrato en todos sus

términos legales y jurídicos.

El Área de correspondencia cuenta con un procedimiento.

5.- Organización y conservación

Conformación del expediente y aplicación de Tablas de Retención Documental,

orden por importancia que son los documentos que entrega el proveedor y los

documentos que se organizan cronológicamente, depuración y eliminación de

duplicidad, foliación y descripción documental. Rotulo de Carpeta y Fuid Formato

único de Inventario Documental y Almacenamiento en estantería y ubicación

Topográfica

Archivo de Gestión

6.- Transferencia

La unidad administrativa de la entidad

transfiere la serie documental Contrato al

Archivo Central, una vez cumplido el

tiempo de retención estipulado en la tabla

de retención documental para el archivo de

gestión.

El almacén cuenta con un Procedimiento

de Trasferencias Documentales.

7.- Valoración

Según la Tabla de Retención Documental, Serie documental de valor

administrativo, jurídico y legal. Se establece seleccionar una muestra aleatoria del

10% por cada 20 años de producción documental, de aquellos contratos que

reflejen el desarrollo de los procesos misionales y estratégicos del Almacén.

Valor Primario: Este tipo de Serie documental tiene este valor mientras está

vigente o está en el archivo de gestión.

Valor secundario: se realiza una trasferencia al Archivo Central en donde se

realiza una Selección y microfilmación, como parte de una conservación que

reflejen el desarrollo de los procesos.

Miembro: Leonor Sandoval Gómez

Dirección General

GUÍA PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EN LAS OFICINAS DEL SENA A NIVEL NACIONAL -Versión actualizada con soportes electrónicos-

SECRETARÍA GENERAL - Grupo de Administración de Documentos 4

1. PRODUCCIÓN

1.1 ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES 1.1.1 A nivel interno (entre dependencias del SENA a nivel nacional) Ver Anexo 1 Todas las comunicaciones a nivel interno; es decir, entre dependencias del SENA a nivel nacional deben elaborarse únicamente por medio electrónico, ya sea a través de la cuenta de correo institucional [email protected] o a través de la forma electrónica de OnBase, así: Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Dirección General y entre dependencias de la Dirección General, únicamente a través de la cuenta [email protected], o a través de forma electrónica de OnBase. Ver Anexo 2 Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o Regional y entre Centros y Regionales, únicamente por forma electrónica del aplicativo OnBase. Ver Anexo 2 Nota.: Se exceptúan las comunicaciones que se refieran a la relación laboral entre la Entidad y los funcionarios, así como las referidas a procesos disciplinarios, porque deben formar parte del expediente de la respectiva serie documental. También las Circulares de carácter general, informativo o normativo, que se emplean para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias, se imprimirán únicamente en original y se distribuirán electrónicamente a través del aplicativo OnBase y del Outlook. 1.1.2 Para el medio externo (personas naturales y otras Entidades) 1.1.2.1 Por correo electrónico Cuando los usuarios de los servicios de la Entidad remitan sus solicitudes, consultas, quejas, reclamos o cualquier otro tipo de comunicación, a través de la cuenta de correo [email protected], éstas se deberán responder electrónicamente a través de esa misma cuenta, o a través de las formas electrónicas de respuesta de OnBase. 1.1.2.2 En soporte físico Cuando las comunicaciones oficiales se deben elaborar en soporte físico, se utilizará el formato carta y en papel pre-impreso, en original y un máximo de una copia; original para el destinatario y copia para el expediente de la serie documental a la que pertenece. Si la serie documental es electrónica, solamente se imprimirá un original.

mailto:[email protected]



Dirección General




1.1.2.3 Recomendaciones Especiales

Se debe escribir siempre en la línea de asunto de todas las comunicaciones, el nombre de la serie o subserie documental a la cual pertenece, acompañada de los datos adicionales que se requiera, para facilitar la adecuada organización del archivo de gestión. Ej.: Contrato No. _____ de 201__.

En los derechos de petición y tutelas, se recomienda adicionar en la línea del asunto el número de radicado dado por la Unidad de Correspondencia.

En procesos, fallos y sentencias judiciales, se recomienda adicionar en la línea de asunto el número del proceso, del fallo o de la sentencia, acompañada de todos los datos que soliciten los Tribunales o Juzgados.

Incluir después de las iniciales del transcriptor, el número interno del proceso SENA (NIS), el código de la serie o subserie documental a la cual pertenece la comunicación, con el fin de facilitar su ubicación en el archivo.

Las comunicaciones oficiales tanto originales como copias, no se podrán elaborar en papel reciclado.

1.2 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS Y CONTRACTUALES Los documentos normativos y contractuales se elaboran en original y un máximo de dos copias (original para el área a cargo de su radicación y copias para el registro presupuestal y para el contratista o conviniente). Se utiliza papel bond de 75 grms, color blanco, tamaño oficio, con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo, con la identificación de Dirección General, nombre de la Regional y del Centro de Formación Profesional. Este formato se puede diseñar en el computador, si no se cuenta con papelería pre-impresa. Se anexa modelo. Los tipos documentales normalizados por la Entidad como documentos normativos son los siguientes: 1.2.1 Documentos Normativos: Acuerdos y Resoluciones 1.2.1.1 Acuerdos: Son documentos que establecen normas y políticas de carácter general, expedidos por el Consejo Directivo Nacional o Regional. 1.2.1.2 Resoluciones: Las resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo o definen asuntos de carácter administrativo a nivel nacional como Regional. El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlíneas del recuadro se ubica la palabra ACUERDO o RESOLUCIÓN, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.

Dirección General




La numeración de los Acuerdos y las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número en las Unidades de Correspondencia, se debe dejar el espacio necesario. Ejemplo: ACUERDO DE 2005

RESOLUCIÓN DE 2005

1.2.2 Documentos Contractuales: Convenios y Contratos 1.2.2.1 Convenios: Los convenios son acuerdos entre el SENA y otra institución o empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones recíprocas y se comprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos específicos en campos de la Formación Profesional. 1.2.2.2 Contratos: Los contratos son acuerdos entre dos o más partes, en donde se establecen obligaciones recíprocas. El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen superior de la hoja, de dos a tres interlíneas del recuadro se ubica la palabra CONVENIO o CONTRATO, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para resaltar.

La numeración de los Convenios y Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número en los Grupos de Apoyo Administrativo, o en el Grupo de Administración de Documentos deberá dejarse el espacio necesario.

Ejemplo: CONVENIO DE 2005

CONTRATO DE 2005

1.2.3 Recomendaciones generales en la producción y manejo de los documentos

Las tintas de impresión y de firma de los documentos deben ser de color negro y poseer estabilidad química, no deben ser solubles al contacto con la humedad, ni presentar modificaciones de color, o transmitir acidez al soporte. El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca deben intervenirse los documentos con este tipo de procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos o escribir con lápiz sobre el documento. Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan recepcionado en papel térmico se deben fotocopiar en papel bond para asegurar la preservación de la información.

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2. RECEPCIÓN

Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a las comunicaciones oficiales en cada una de las oficinas, es indispensable radicar en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formación Profesional o en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General, todas las comunicaciones oficiales que reciba en soporte físico la Entidad. Las comunicaciones en soporte electrónico a nivel interno deben radicarse a través de la cuenta [email protected], o a través del aplicativo OnBase cuando se trate de forma electrónica. Por ningún motivo las comunicaciones internas podrán elaborarse en soporte físico. Se exceptúan las comunicaciones referidas a situaciones de tipo laboral o a procesos judiciales. Las comunicaciones en soporte electrónico del medio externo deben radicarse a través de la cuenta [email protected]. El encargado en cada dependencia de la recepción de las comunicaciones oficiales en soporte físico, deberá confrontar el formato de Comprobante de recorrido a dependencias contra los documentos que recibe y deberá devolverlo firmado a satisfacción, o con las observaciones correspondientes a la Unidad de Correspondencia. En la dependencia se debe verificar que el documento enviado corresponda a las funciones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a través de ella. Cuando el documento recibido no tiene relación directa con su dependencia se debe remitir de inmediato a la oficina competente según el caso y efectuar el registro de traslado en el aplicativo OnBase.



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3. DISTRIBUCIÓN

El encargado en cada dependencia de la distribución de las comunicaciones deberá controlar que todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios y/o contratistas, queden registrados en el aplicativo OnBase. Cuando se trate de comunicaciones electrónicas, se debe solicitar al Jefe de la dependencia remitirle copia al encargado de controlar los traslados, del e-mail a través de Outlook., mediante el cual asigne para trámite la comunicación.

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4. TRÁMITE

Se debe revisar periódicamente el plazo de trámite de las comunicaciones en soporte físico o electrónico, a través de los reportes del aplicativo OnBase, para apoyar a las personas de la dependencia y garantizar que las comunicaciones se tramiten oportunamente. Se deben adjuntar a las comunicaciones de respuesta, o remitirlas a las Unidades de Correspondencia cuando no la tengan, todas las comunicaciones que se hayan requerido en soporte físico en las dependencias, cuando no correspondan a la serie documental que deba organizar la oficina, para que los funcionarios de la Unidad de Correspondencia las conserven como parte del consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas.

Asignar serie documental y archivar en el aplicativo OnBase, todas las comunicaciones que hayan sido tramitadas. 4.1 RECORDATORIO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES OFICIALES

Todas las dependencias deben generar semanalmente un recordatorio interno sobre las comunicaciones pendientes de trámite a cargo de cada uno de los funcionarios.

La Unidad de Correspondencia remitirá mensualmente a todas las áreas el recordatorio, como alerta de comunicaciones que se encuentran pendientes de trámite con el fin de darles respuesta o para que se registren las notas correspondientes de por qué no ameritan respuesta, se les asigne serie documental y se archiven en el aplicativo OnBase.

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5. ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN

La Ley General de Archivos (594 de 2000), estableció la obligatoriedad para las entidades del estado de elaborar las Tablas de Retención Documental, así como la presentación de las mismas al Archivo General de la Nación, para su aprobación. Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 del 30 de octubre de 2001, el Archivo General de la Nación aprobó la Tabla de Retención Documental del SENA, la entidad estableció la obligatoriedad en su aplicación para todas las dependencias con Resolución 01515 del 5 de diciembre de 2001. De acuerdo con la reestructuración de la Entidad, se actualizaron las Tablas de Retención de la Dirección General y se estableció su aplicación obligatoria con la Resolución 002625 del 15 de diciembre de 2005. De igual forma se elaboraron y aprobaron las Tablas de Retención Documental para Regionales y Centros de Formación Profesional y se dispuso su aplicación obligatoria con la Resolución 02626 del 15 de diciembre de 2005. Desde el año 2008 se vienen realizando actualizaciones permanentes, con la aprobación del Comité Nacional de Administración de Documentos y durante el año 2011, como proyecto del Grupo de Administración de Documentos se adelantó su actualización para todas las dependencias de la Entidad. Se debe tener en cuenta que el SENA como entidad de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional tiene la obligación de aplicar las Tablas de Retención Documental en la organización de sus archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos y a las pautas y normas técnicas emitidas por el Archivo General de la Nación. Así mismo, se ha identificado como riesgo para la Entidad, el no aplicar las Tablas de Retención Documental en la organización de los archivos, situación que se debe corregir en todas las dependencias de la Entidad. Las unidades administrativas y funcionales de la entidad deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental (TRD), velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de cada oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.

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5.1 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN1 EN SOPORTE FÍSICO 5.1.1 Recomendaciones Generales

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental aprobada por el Comité Nacional de Administración de Documentos, cuya aplicación se dispuso con las Resoluciones 002625 y 002626 del 15 de diciembre de 2005 y con base en las actualizaciones que se vienen aprobando a través del Comité Nacional de Administración de Documentos.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada una de las áreas.

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes y los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Los tipos documentales que integren las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. La foliación se podrá realizar con lápiz o esfero en el extremo superior de la hoja.

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: Regional y/o Centro de Formación Profesional, nombre de la dependencia, serie, sub-serie, número consecutivo y nombre cuando se requiera, fechas extremas, número de expediente, número de folios y número de caja si fuere el caso.

Un número adecuado de documentos por expediente está en el rango de 120 a 180 documentos. En todo caso el gancho legajador plástico debe cerrar sin dificultad.

Para el control interno de los expedientes de archivo, elabore el formato de “Inventario para Transferencia Documental”, y actualícelo permanentemente; le facilitará el control y consulta permanente de la documentación. Ver anexo.

Cada vez que una dependencia, entidad o persona requieran información referente a los documentos de archivo de su área y sea indispensable retirar el expediente, diligencie el formato de “Ficha de Afuera”. Ver numeral 6, sobre Préstamo de Documentos.

El préstamo de documentos para consulta o fotocopia debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la dependencia y debe ser solicitado por escrito cuando se trate de otras entidades o personas particulares.

Evite de ser posible, perforar los documentos. Si es necesario aplicar este procedimiento emplee ganchos legajado res plásticos. Si requiere emplear ganchos de cosedora o clips, utilice siempre una protección de

1 Artículo Cuarto del Acuerdo 042/2002 del AGN

asantiagoc

Resaltado

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papel entre el documento y el gancho. Preferiblemente emplee clips plásticos para sujetar documentos que requieran estar unidos.

No realice los siguientes procedimientos: subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento.

5.1.2 Elementos para la organización de los archivos de gestión en soporte físico

Carpetas, tapas y cajas de archivo Se utilizarán carpetas y tapas de acuerdo con el tipo de archivador, así:

Archivadores verticales (rodantes): carpetas y tapas, tamaño oficio, plastificadas con aleta vertical.

Archivadores horizontales (madera o metálicos): carpetas colgantes con divisiones plastificadas para diferentes posiciones y tapas, tamaño oficio, plastificadas con aleta vertical.

Cajas de Archivo Inactivo: Diseñadas por la Entidad para la conservación en el archivo central de los archivos inactivos. Se emplean para la transferencia documental de los archivos de gestión al central.

El uso de A-Z no se recomienda técnicamente para la organización de los archivos porque contribuye al deterioro, pérdida y mutilación de la información. En lo posible no se deben utilizar y nunca se deben emplear para conservar documentación en el archivo central.

Colores de carpetas y tapas para la organización de los archivos de gestión: Los colores facilitan la identificación de la documentación de acuerdo con la oficina que los produce; o el tipo de información que se maneja, pero no son indispensables para la organización adecuada de los archivos, motivo por el cual podrá o no, optarse por la utilización de colores en las carpetas y tapas. La recomendación del Archivo General de la Nación es la de no perforar los documentos, pero consideramos que la cultura institucional todavía no permite garantizar que la documentación suelta se mantenga debidamente organizada. Por este motivo es necesario legajarlos y utilizar ganchos plásticos.

Carpetas desacidificadas de cuatro aletas: Sin embargo, para los consecutivos de Resoluciones que se están registrando en el aplicativo OnBase, se debe iniciar la práctica de uso de las carpetas desacidificadas de cuatro aletas, para no perforar, ni legajar este tipo documental. La carpeta se anudará con cinta de faya. 5.1.3 Clasificación de los documentos Todos los documentos que ingresen o produzcan las dependencias, se deben clasificar teniendo en cuenta los siguientes conceptos y se deben abrir y cerrar expedientes por años. Se exceptúan los expedientes de contratos; convenios; historias laborales, expedientes de pensionados; procesos judiciales, disciplinarios; y transferencias documentales, entre otros, que deban cerrarse únicamente cuando se finaliza el proceso adelantado en desarrollo de un mismo contrato o convenio.

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De acuerdo con el volumen documental pueden existir varios expedientes de una misma serie o sub-serie. Los documentos en soporte físico se deben clasificar de acuerdo con la serie documental a la cual pertenecen: o como documentos facilitativos o de apoyo. 5.1. 4 Series documentales específicas y documentos facilitativos o de apoyo

Series documentales específicas

Si los documentos están relacionados con la misión, funciones o procesos y procedimientos a cargo de la dependencia corresponden a documentos que deben archivarse como series documentales específicas de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

Documentos Facilitativos o de Apoyo

Si los documentos sirven solamente de apoyo a la gestión que desarrolla la dependencia y ésta decide conservarlos, los puede organizar sueltos, en carpetas que no se mezclen con las series documentales específicas y eliminarlos al finalizar la vigencia. Por ningún motivo podrán archivarse en A-Z en forma consecutiva y mucho menos, podrán existir expedientes matriculados con los nombres de CORRESPONDENCIA RECIBIDA O ENVIADA. 5.1.5 Procedimiento de Selección y Descarte En el expediente de cualquier serie documental no se deben archivar documentos duplicados. Cuando se trate de varios ejemplares de un mismo documento se seleccionará aquel que se encuentre en mejores condiciones y se eliminarán las copias o fotocopias repetidas y duplicadas. 5.1.6 Apertura de Series Documentales Tome la Tabla de Retención Documental (TRD) correspondiente a su dependencia, e identifique las series y sub-series documentales que se han establecido.

Guías y Sub-guías Utilice de acuerdo con el tipo de archivador que maneje guías y sub-guías que identifican tanto las series como las sub-series, tal como se observa en el ejemplo que se presente a continuación.

1-2020-02 ACTAS

1- 2020-02.20 Actas Consejo Directivo Nacional

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Organización archivo de gestión Al iniciar cada año, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y así reservar el espacio necesario para evitar que su crecimiento disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio. A continuación de las guías y sub-guías, coloque tantas carpetas colgantes o verticales, según el tipo de archivador, como expedientes sea necesario abrir.

2020-02.35 Actas Comité Técnico de Centros 2020-02.20 Actas Consejo Directivo Nacional 2020.02 ACTAS

Dentro de la carpeta colgante o vertical coloque las tapas legajado ras que a su vez contendrán los tipos documentales que van conformando el expediente. Marque el marbete de la carpeta colgante con: código y nombre del expediente: Ejemplo: 2020.01.20 Actas de Consejo Directivo Nacional. Marque el sticker de las tapas legajado ras con los siguientes datos: Nombre de la Dirección de Área o Dirección Regional, Centro de Formación y Grupo, código y nombre de la serie y sub-serie documental, nombre y número del expediente, si se requiere, fechas extremas y número de expediente. El objetivo de contar con las carpetas colgantes o verticales y las tapas legajadoras o carpetas o sobres de cartón, es la de tener una guía cuando se tenga que consultar o retirar un expediente, para lo cual se deberá emplear siempre una “guía de afuera”.

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5.1.7 Organización series, sub-series, expedientes y tipos documentales Para ordenar las series, subseries, expedientes y tipos documentales, se deben seguir las siguientes instrucciones:

Haga una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantería, enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.

1 2

Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido; es decir en forma ascendente, como se encuentran en la TRD. Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.

Ejemplo:

2021-02 ACTAS 2021-02.13 Actas de Comité Nacional de SSEMI Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2002 Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2003 Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2004 2021-41 CONCEPTOS 2021-41-03 Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI 2002 Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI 2003 Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI 2004 2021-59 DERECHOS DE PETICIÓN 2021-59.01 Derechos de petición de instructores sobre SSEMI Derechos de petición de instructores sobre SSEMI 2002 Derechos de petición de instructores sobre SSEMI 2003

Esta medida evita la continua manipulación de los documentos.

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01

Actas Comité Administración Documentos 2004


Informe de Actividades 2004


GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS

302.01.12 Actas Comité Administración Documentos

302.25.05 Informes de Actividades

Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los recibidos)

cuyo asunto atañe exclusivamente al respectivo expediente y ordénelos en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuación del anterior. (De izquierda a derecha).

Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

Dirección General2025 GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

2025-101 INFORMES2025-101.27 Informes de Actividades

Fechas: ________ a ___________

Inicial Final

Folios: __________

Expediente _______ de _________

Bogotá, enero22 de 20

Doctor

CARLOS CARRILLO

Presidente

FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

Atyentamente

Con el fin

Padarjj

jhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se genere, para lo cual se debe utilizar lápiz de mina negra y escribir el número en el vértice superior derecho de cada folio. Solamente se debe anotar un número por folio. El foliar los documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la transferencia.

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5.1.8 Inventario único documental Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las dependencias elaborarán los inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones en el formato único de inventario documental regulado por el Archivo General de la Nación, el cual se observa en el ejemplo que se presenta a continuación.

Regional Dirección General Hoja __1____ de _1___

Oficina Productora:_Div. Recursos Físicos

Formato Único de Inventario Documental

Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro

1 4041-46 CONTRATOS

4041-46.01 Contratos de

AdquisicionesContrato 14/2002 21/01/2002 31/12/2003

Expediente 1/5 22/01/2002 20/03/2002 X 150 Papel Baja Pag 15 Folleto

No. de

OrdenCODIGO Asunto o Serie NOTAS

Fechas Extremas Unidad de ConservaciónN o .

d e

f o lio s

S o p o

rt e

F re c ue n

c ia d e

c o ns ult a

FECHAFECHAFECHA

FIRMAFIRMAFIRMA

CARGOCARGOCARGO

RECIBIDO POR:ENTREGADO POR:ELABORADO POR:

N.T. = Número de Transferencia

123032004

N.T.DIAMESAÑO

REGISTRO DE ENTRADA

Objeto: Inventario por transferencia

primaria

Nota: La actualización periódica de este formato evitará tener que utilizar varias jornadas para efectuar las transferencias o hacer entrega de la documentación en caso de retiro temporal o definitivo de sus cargos y facilitará el control y consulta constante de la documentación. Todo servidor público al ser vinculado, traslado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública2. La entrega y recibo de los documentos y archivos se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental y para tal efecto se diligenciará el formato único de inventario documental. “Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión. PARÁGRAFO: Por ningún motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del cargo por cuando los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley”.3 “El Archivo General de la Nación (AGN) podrá de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspección par verificar el cumplimiento del Acuerdo por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos (594/2000) 4

2 Artículo Segundo del Acuerdo 038/2002 del AGN

3 Artículo Quinto del Acuerdo 038/2002 del AGN 4 Artículo Sexto del Acuerdo 038/2002 del AGN

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5.1.9 Transferencias Documentales

La transferencia documental es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental para el Archivo de Gestión. Para las áreas administrativas de la Regional y para los Centros de Formación Profesional el archivo central estará a cargo de la Dirección Regional en cumplimiento de la Resolución 00102 de 2005. Pasos metodológicos para efectuar la transferencia documental

Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.

Solicite asesoría a los funcionarios del Grupo de Administración de Documentos o del archivo central de la Regional.

Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión y deban transferirse al archivo central.

Realice la selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el expediente, como son: impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral del expediente; entre otros.

Ordenación de tipos documentales. Los documentos se ubican uno atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta.

Foliación. La foliación debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atención a la cronología, correspondiendo el número uno (1) al documento más antiguo y el número mayor al documento más reciente.

Ordene los expedientes por años y de manera secuencial siguiendo el código y la cronología en forma ascendente.

Si ha empleado ganchos metálicos tales como: legajadores, clips o de cosedora, retírelos. Utilice las tapas legajadoras para agrupar los documentos que corresponde a cada expediente y amárrelos con cinta de faya. Si se cuenta con carpetas desacidificadas utilícelas para efectuar las transferencias.

Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) tantas carpetas vaya a

transferir.

Complete los datos registrados en el sticker de las tapas legajadoras o carpeta de cartulina o desacidificada y registre en el vértice superior derecho, con esfero o lápiz de mina negra el número de la carpeta a transferir.

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Ejemplo: Carpeta No. 1 caja _______ SENA -Dirección General 2020 SECRETARÍA GENERAL 2020-02 ACTAS 2020-02. Actas de Consejo Directivo Nacional Fechas: 96-02-01 a 96-12-27 Folios: 55 Expediente 1 de 5

Guarde en las cajas de archivo inactivo los expedientes organizados en la misma forma como quedaron registrados en el inventario para transferencia documental.

Numere las cajas en orden consecutivo ascendente y regístrelo con lápiz en el inventario documental al

frente de la serie y del expediente que se encuentra en la caja.

Solicite la asesoría y revisión de la transferencia por parte de los funcionarios del archivo central.

Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato ¨”INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL¨ e imprímalo en original y copia.

Cuando el funcionario que ofrece la asesoría conceptúe que la transferencia cumple con los requisitos exigidos por el archivo central, firmará el inventario documental en la casilla correspondiente.

La dependencia que transfiere solicitará a los funcionarios del área de servicios generales su colaboración para trasladar el material documental a transferir a las bodegas del archivo central y elaborará el memorando mediante el cual hace entrega formal del material.

Los funcionarios del archivo central devolverán una copia del inventario documental con la localización de los documentos en la bodega de archivo central para facilitar la consulta cuando los requiera para consulta la oficina productora.

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5.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN EN SOPORTE ELECTRÓNICO En cada una de las Tablas de Retención se incluye en el procedimiento, la forma de organizar y conservar el expediente electrónico por cada una de las series y sub-series documentales. 5.2.1 El soporte electrónico en gestión se organiza por vigencia en el computador o servidor que designe el Jefe de la dependencia de acuerdo con la siguiente estructura: Código y nombre de la dependencia /NOMBRE DE LA SERIE DOCUMENTAL/Nombre de la Sub-serie Documental/Tipos Documentales. Debe ser administrado por la persona que designe el Jefe de la dependencia y tendrá las carpetas compartidas para que todos los responsables de la información la coloquen allí. 5.2.2 La apertura de los expedientes electrónicos estará a cargo de cada una de las personas que desarrollan las actividades inherentes a las funciones que cumplen cada una de las dependencias. 5.2.3 La estructura que contempla la organización de la información en los computadores permite manejar directorios, subdirectorios y carpetas que pueden corresponder a la estructura de la Tabla de Retención Documental (series, sub-series y tipos documentales). Esta opción permite que un mismo directorio pueda tener tantos subdirectorios como se requieran de acuerdo con el sistema de clasificación que se decida para facilitar la búsqueda y recuperación de los documentos. 5.2.4 Cuando se organiza la información y se denominan los archivos de acuerdo con lo que se establece en la TRD, se identifica una información estructurada que facilita su identificación y la hace inteligible para todos los usuarios que requieren de su consulta. 5.2.5 Cuando se estén trabajando versiones preliminares; es decir que no sean definitivas, se recomienda conservar en una carpeta provisional, de borrador o de versiones preliminares, todos los documentos en construcción.

5.2.6 Una vez se vayan aprobando las versiones en construcción, se debe conservar la versión definitiva en la carpeta de la serie o sub-serie a la cual pertenezca el documento en el formato original del programa que se haya empleado para su creación y en PDF.

5.2.7 Los nombres de los documentos electrónicos deben tener denominaciones que correspondan al asunto del que tratan para evitar pérdida de la información y facilitar su recuperación o consulta.

5.2.8 El back-up de estos documentos se realizará en medio de almacenamiento externo y estará a cargo del área de tecnología.

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6. CONSULTA

6.1 CONSULTA DE DOCUMENTOS Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar el expediente, diligencie el formato ¨FICHA O GÚIA DE AFUERA¨, que se observa a continuación. 6.2 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe estar motivado mediante oficio. En todos los casos diligencie el formato ¨Ficha o Guía de Afuera¨ y ubíquela en el lugar de donde fueron retirados los documentos. Ejemplo para diligenciamiento de Ficha o Guía de afuera:

FICHA O GUÍA DE AFUERA

DOCUMENTO No.FOLIOS NOMBRE DEL USUARIO FECHA

DE RETIRO

FECHA DEVOLU-

CION

FIRMA

Actas del Consejo Directivo Nacional

54 Orbidio Velandia, Director Administrativo y Financiero

04-03-10 04-03-23

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ANEXO 1 Procedimiento para la elaboración de Comunicaciones oficiales a través de la cuenta

[email protected] y [email protected]

1. Se diligenciarán los campos predeterminados de “Microsoft office Outlook” como se observa en

la imagen.

2. En la línea de PARA, se escribirá: [email protected]. Para comunicaciones a nivel

interno (entre dependencias del SENA a nivel nacional) y [email protected] para comunicaciones externas (ciudadanos o empresarios)

3. La línea de copia se dejará en blanco





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4. En la línea de ASUNTO, se escribirá:

4.1 Para comunicaciones entre dependencias de la Dirección General: CI Por Radicar

4.2 Para comunicaciones de Regionales y Centros dirigidas a dependencias de la Dirección General: Regionales y Centros

4.3 Para comunicaciones dirigidas al medio externo: Respuesta Ciudadana, Comunicación Externa o Respuesta Externa

5. En el texto se debe escribir:

5.1 El nombre y el cargo del funcionario a quien se dirige la comunicación 5.2 El cargo del funcionario que dirige la comunicación 5.3 El asunto de la comunicación, el texto y los datos del remitente del e-mail. 5.4 El texto de la comunicación en máximo tres párrafos. Si el texto excede de este tamaño, se

recomienda adjuntar documento en Word o en PDF. 5.5 No se deben utilizar fondos, ni figuras en el Outlook porque al momento de subir la información al

aplicativo OnBase puede presentar conflictos y el mensaje puede presentar errores.

6. Los datos del remitente estarán conformados por: Nombre, cargo, dependencia (nombre y código), SENA-Nombre de la Regional; número de teléfono o extensión, los cuales se podrán predeterminar en la opción de firmas de Outlook.

7. Si la comunicación la proyecta una persona diferente a la persona que está autorizada para suscribir

comunicaciones oficiales, (firmarlas en soporte físico o enviarlas a través de Outlook), debe registrar como última línea de la comunicación, su nombre y su e-mail, precedidas de la palabra Proyectó.

8. Cuando una comunicación es respuesta a otra que le antecedió, se deben registrar como última línea de la

comunicación, después de la firma del remitente, el número de radicación y el número interno SENA (NIS), para que queden relacionadas las respuestas con los antecedentes y cambie el estado de la comunicación,

9. La radicación de las comunicaciones se realizará a través del aplicativo OnBase y una vez radicadas, el

destinatario recibirá una notificación por Outlook que permite evidenciar que el documento ha sido radicado y enviado a su destinatario. De igual forma podrá consultar con su usuario de OnBase la comunicación producida o recibida por Outlook.

Si el destinatario está autorizado para firmar comunicaciones oficiales, tramitará el traslado o respuesta del e-mail a través de ONBASE. De lo contrario, enviará su respuesta a través de Outlook.

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ANEXO 2. Procedimiento para la elaboración de comunicaciones oficiales a través de forma

electrónica

1. FORMULARIOS ELECTRÓNICOS PARA DAR RESPUESTA A COMUNICACIONES

OFICIALES ELECTRÓNICAS INTERNAS

Puede dar respuesta electrónica a cualquier comunicación física o electrónica que haya

recibido para trámite. Para ello, debe utilizar las opciones de tareas que se encuentran en la

parte inferior de la ventana donde visualiza la comunicación a la cual desea darle respuesta

(Figura 1).

Figura 1

Esta tarea crea la forma electrónica (Figura 2) en la que se diligenciarán

los datos de del destinatario y el texto de la respuesta.

Con esta tarea podrá adjuntar documentos que necesite para complementar la comunicación, archivos de office, pdf, imágenes,

recuerde que el máximo para el envió de adjuntos es de 5 Megas .

Después de hacer llenado los datos requeridos de la forma, de adjuntar

los archivos necesarios debe realizar el envió de la respuesta, después de hacer clic en esta tarea el sistema radicara y enviara la respuesta al destinatario y al remitente llegara una notificación de la radicación

efectuada.

En la forma electrónica para dar respuesta a las comunicaciones electrónicas internas debe

tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

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Figura 2. 2. FORMULARIOS ELECTRÓNICOS PARA CREAR COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS

INTERNAS

En la pantalla inicial de OnBase despliegue el menú Recuperación de Documentos y

seleccione la opción Nuevo Formulario (Figura 3).

Figura 3.

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En la opción Nuevo Formulario seleccione 01-FRM Comunicaciones Electrónicas (Figura 4).

Figura 4.

Nota. Antes de iniciar el diligenciamiento de la forma electrónica seleccione el tipo de destinatario al cual

le va a enviar la comunicación: destinatario interno o externo. Si no lo hace, podrá perder todos los registros que haya ingresado, cuando tenga que dar la opción de guardar la forma electrónica. En la forma electrónica que aparece, diligencie los campos teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones (Figura 5):

Figura 5.

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En todos los campos que tienen la opción de desplegar información, se debe seleccionar

obligatoriamente una de las opciones.

Una vez diligenciados los campos en la forma electrónica de clic en el botón guardar. El

sistema le preguntará si desea crear otro documento. Usted debe seleccionar sí o no. (Se

recomienda seleccionar NO para crear y enviar un formulario a la vez)

Para adjuntar los anexos y enviar la comunicación que se ha creado, se debe ingresar al

Workflow, bandeja I.C1 Documento Electrónico Producido (Figura 6).

Figura 6.

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Para adjuntar documentos de clic en el botón que encuentra en la parte inferior de la ventana

donde encontró la forma electrónica creada:

Con esta tarea podrá adjuntar los archivos de office, pdf, imágenes, que requiera anexar.

Recuerde que el tamaño máximo que pueden tener los archivos

que adjunte es de 5 Megas.

Nota: No se permite adjuntar archivos comprimidos, es decir, .zip o .rar

La persona autorizada para enviar comunicaciones oficiales podrá modificar el texto de la

comunicación y guardarlo antes de proceder a su envío. Una vez aprobada la forma

electrónica producida puede proceder a su envío a través de la siguiente opción:

Esta tarea realiza el envío de la comunicación al destinatario.

Recuerde, antes de utilizar esta tarea debe haber diligenciado todos los campos de la forma

electrónica y haber anexado los documentos que requería anexar porque al activar esta opción

la comunicación llegará al destinatario y no se podrá realizar ninguna corrección.

Nota: Esta opción solamente se encuentra asignadas a las personas autorizadas para suscribir

comunicaciones oficiales según lo establece la Resolución 2340 de 2010.

Cuando la persona autorizada para enviar la comunicación no la apruebe y decida no enviarla,

podrá retirarla del sistema, a través de la opción:

Esta tarea permite eliminar la forma electrónica creada.

Dirección General




Entre 3 cm y 4 cm 3 interlíneas _______Código de dependencia y número 3 interlíneas ______Ciudad de origen y fecha 4 a 6 interlíneas ___________Título o tratamiento _________________Nombre Destinatario ____________Cargo _________________Empresa ______________Dirección ____________Nombre de la ciudad 2 interlíneas Asunto: Nombre de la Serie _____ 2 interlíneas Saludo 3 interlíneas Texto _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2 interlíneas Texto __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2 interlíneas Despedida, 4 a 6 interlíneas Nombre del Remitente Cargo 2 interlíneas Anexo: 2 interlíneas Copia: 3 interlíneas

Identificación del transcriptor 2 interlíneas

Código de la Serie Documental

Entre 2 y 3 cm

Dirección General




2 a 3 interlíneas

CIRCULAR

2 a 3 interlíneas

_______Código de dependencia y número 2 a 3 interlíneas

______Ciudad de origen y fecha 3 interlíneas

GRUPO DESTINATARIO

Asunto: Serie documental ______

3 interlíneas Text o ___________________________________________________________________________ Entre _________________________________________________________________________________ 2 y 3 cm 2 interlíneas Texto ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2 interlíneas Despedida, 4 a 6 interlíneas Nombre del Remitente Cargo 2 interlíneas

Anexo: 3 interlíneas

Identificación del transcriptor 3 interlíneas

Código de la Serie Documental Entre 2 y 3 cm

Dirección General




Nombre de la Regional

Nombre Regional

EL CONSEJO DIRECTIVO REGIONAL

En uso de las facultades legales, en especial …

CONSIDERANDO:

Que….(Deberá indicarse explícitamente la disposición o disposiciones de orden

constitucional, legal o reglamentario que lo fundamenten según el caso)

Que …

RESUELVE: Artículo 1º. … Artículo 2º. ….

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (Según se requiera)

Dado en (Ciudad de origen y fecha) Presidente Secretario

Recomendaciones para su elaboración: - Se elabora en papel tamaño oficio, con recuadro y logo. - La redacción del acto jurídico que se desea realizar, deberá caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no exista ambigüedad y se construyan frases cortas y de fácil comprensión para el público en general. -El texto del documento contentivo del acto jurídico debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su óptima presentación y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribución y archivo. -En el último artículo del Acuerdo, cuando su vigencia sea de carácter general, deberán indicarse siempre que ello sea posible, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno o algunos de estos efectos se produce con la expedición del acto. -Cuando el Acuerdo conste de varias hojas, éstas deberán numerarse y en el encabezamiento de cada una de ellas deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad. -La hoja final del Acuerdo, en la cual deba ir la firma deberá contener parte sustancial del articulado.

ACUERDO No. DE 200__ Por el cual ……….(Resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto

administrativo que se desea expedir)

Dirección General




Nombre de la Regional

Nombre del Centro de Formación Profesional

EL DIRECTOR REGIONAL O EL SUBDIRECTOR DEL CENTRO …….

En uso de las facultades legales, en especial …

CONSIDERANDO: Que….(Deberá indicarse explícitamente la disposición o disposiciones de orden

constitucional, legal o reglamentario que lo fundamenten según el caso)

Que …

RESUELVE: Artículo 1º. … Artículo 2º. ….

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (Según se requiera)

Dada en (Ciudad de origen y fecha)

Presidente Secretario

Recomendaciones para su elaboración: - Se elabora en papel tamaño oficio, con recuadro y logo.

- La redacción del acto jurídico que se desea realizar, deberá caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no exista ambigüedad y se construyan frases cortas y de fácil comprensión para el público en general. -El texto del documento contentivo del acto jurídico debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su óptima presentación y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribución y archivo. -En el último artículo de la Resolución, cuando su vigencia sea de carácter general, deberán indicarse siempre que ello sea posible, las disposiciones que sean derogadas, subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno o algunos de estos efectos se produce con la expedición del acto. -Cuando la Resolución conste de varias hojas, éstas deberán numerarse y en el encabezamiento de cada una de ellas deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad. -La hoja final de la Resolución, en la cual deba ir la firma deberá contener parte sustancial del articulado.

RESOLUCIÓN No. DE 200__

Por la cual ……….(Resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto administrativo que se desea expedir)

Dirección General




Nombre Regional

Nombre Centro Formación Profesional

Entre los suscritos DIRECTOR REGIONAL O SUBDIRECTOR DEL CENTRO …… (Clausulado) CONTRATANTE CONTRATISTA NOMBRE NOMBRE

Recomendaciones para su elaboración:

- Se elabora en papel tamaño oficio, con recuadro y logo. - La redacción del Contrato deberá caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no exista ambigüedad y se construyan frases cortas y de fácil comprensión, indicando explícitamente la disposición o disposiciones de orden constitucional, legal o reglamentaria que fundamenten la actuación) -El texto del documento contentivo del acto jurídico debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su óptima presentación y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribución y archivo. -Cuando el acto jurídico conste de varias hojas, éstas deberán numerarse y en el encabezamiento de cada una de ellas deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad. -La hoja final del Contrato, en la cual deba ir la firma deberá contener parte sustancial del articulado.

CONTRATO No. DE 200__

Dirección General




Nombre Regional

Nombre Centro de Formación Profesional

OBJETO: VALOR: DURACIÓN:

Entre los suscritos DIRECTOR REGIONAL O SUBDIRECTOR DEL CENTRO …… POR EL SENA POR LA EMPRESA CONVINIENTE NOMBRE NOMBRE

Recomendaciones para su elaboración: - Se elabora en papel tamaño oficio, con recuadro y logo. - La redacción del Convenio deberá caracterizarse por su claridad y sencillez, en forma tal que no exista ambigüedad y se construyan frases cortas y de fácil comprensión, indicando explícitamente la disposición o disposiciones de orden constitucional, legal o reglamentaria que fundamenten la actuación) -El texto del documento contentivo del acto jurídico debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su óptima presentación y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribución y archivo. -Cuando el acto jurídico conste de varias hojas, éstas deberán numerarse y en el encabezamiento de cada una de ellas deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad. -La hoja final del Convenio, en la cual deba ir la firma deberá contener parte sustancial del articulado.

CONVENIO No. DE 200__

I

Dirección General

INVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

OFICINA PRODUCTORA: FECHA DE TRANSFERENCIA: Día Mes Año OFICINA QUE RECIBE:

NOMBRE DE LA SERIE

DOCUMENTAL:

OBJETO:

I

IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE

FECHAS EXTREMAS

UNIDAD DE CONSERVACIÓN

FOLIOS

MICROFILMACION

TÉRMINO RETENCION

UBICACION

Item COD

Desde

Hasta SI

ROLLO No.

AÑOS

FECHAS A DESTRUIR

ISLA

ESTANTE

FILA

CAJA No.

I

NOMBRE: TOTAL: NOMBRE:

FIRMA:

FIRMA: Elaborado por Entregado por Recibido por

SECRETARÍA GENERAL - Grupo Administración de Documentos 35

Dirección General

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Dependencia

CÓDIGO

SERIES DOCUMENTALES

Tradición

Documental

Retención

(años)

Disposición

Final

PROCEDIMIENTO SERIE SUB-

SERIE Soporte Físico Soporte

Electrónico

Archivo Gestión

Archivo

Central CT

Tecnologia de Conservación

S

E

Original Copia SF SE M

D

CONVENCIONES

TRADICIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL SÍMBOLOS

Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA CT= CONSERVACIÓN TOTAL SF= Soporte Físico SE= Soporte Electrónico S=SELECCIÓN SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA Subserie = Mayúscula Inicial negrilla

Soporte Electrónico: BASE DE DATOS Tecnología de Conservación D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN E= ELIMINACIÓN = Tipo Documental

DIRECCIÓN REGIONAL

Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 1

SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos Versión 2012

VO. Bo. Edgar Augusto Prada Canizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima - Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012

1-151040 - DESPACHO DEL COORDINADOR DE

APOYO ADMINISTRATIVO -

010 AUTORIZACIONES

01 Autorizaciones Contratación x

1 0 X Documentos netamente de trámite, no generan ningún valor secundario, se pueden eliminar cumplidos los tiempos de retención.

Apoyos Administrativos

Estudio de Conveniencia y Oportunidad X

Certificaciones X

Solicitud de Autorización X X

Autorizaciones Dirección General X X

Instructores


Certificaciones X



Mantenimiento


Certificaciones X



104 INFORMES

08 Informes de Gestión X 1 4 X

Soporta únicamente la gestión anual de la Entidad. Esta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención.

informes X

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1. RECEPCIÓN, PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

1.1 CONSIDERACIONES GENERALES El Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nación, en su artículo tercero determina que las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Así mismo determina que cuando existan regionales, deberán contar con unidades de Correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, las entidades determinarán conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Teniendo en cuenta que las políticas institucionales promueven la descentralización de los procesos hacia los Centros de Formación Profesional y que en la estructura actual no se cuenta con Áreas de Administración de Documentos, se interpreta que en cada uno de los Centros de Formación Profesional habrá una unidad de correspondencia que centralice la recepción, despacho y distribución de sus documentos, con los parámetros unificados que se establecen. Para tal fin, los Directores Regionales así como los Subdirectores de Centro deberán designar el (los) funcionario (s) que se encargarán de esta actividad y le (s) proporcionará (n) los muebles, equipos y elementos que les permitan asegurar el adecuado control en la recepción, trámite y distribución de las comunicaciones oficiales. Las Regionales creadas a partir de los Decretos 248 y 249 de 2004, así como los Centros de Formación Profesional deberán considerar la opción de instalar el Sistema de Información para la Gestión Documental –SIGD- o en su defecto diseñar o utilizar los formatos que se proponen en excel o emplear un libro radicador que permita controlar los procesos de radicación, trámite y distribución de los documentos. Las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional deberán prever la contratación de los servicios de correo para la distribución de las comunicaciones y documentos dirigidos a personas naturales y jurídicas diferentes a sedes del SENA, a nivel urbano, nacional e internacional. Este servicio para las Entidades del Estado solamente se podrá contratar con Adpostal de acuerdo con las normas legales vigentes.

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1.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y OTRO TIPO DE ENVÍOS

Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se someterán a un proceso de revisión antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de carácter oficial o personal y si ameritan registro y radicación. Se tendrá especial cuidado de confrontar si la documentación que se recibe, es de competencia de la Dirección Regional o del Centro, si está completa, si tiene los anexos que se anuncian, así como los datos de origen de quien remite y si se encuentra en buen estado de conservación. Si es de competencia de la Dirección Regional o del Centro, se procederá a su radicación. La correspondencia personal de los funcionarios no se recibirá en las instalaciones de la Entidad y por lo tanto, los funcionarios deberán solicitar el envío a sus lugares de residencia. 1.3 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CONTROL

DE OTROS ENVÍOS RECIBIDOS Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite de las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su Jefe inmediato. A continuación se describen los datos que se deben registrar sobre las comunicaciones oficiales recibidas: 1.3.1 Número consecutivo a partir del 0001 y fecha de radicación Cada año se inicia un consecutivo de radicación. La fecha que acompaña el número de radicación es la del día en el cual se radica la comunicación.

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1.3.2 Otros datos de la radicación en la recepción

• Fecha, • Hora de recibo, • Serie documental o asunto y • Dependencia destinataria.

El número consecutivo y los demás datos de recepción se colocarán en el extremo superior derecho de la hoja. Para el registro de estos datos se podrá emplear: un sello de caucho, la impresión de los datos mencionados sobre la comunicación y cualquier otro sistema manual, mecánico o automatizado, que permitan ejercer el control de la comunicación a través de todas las etapas en las que se encuentre.

De igual forma se podrán adicionar espacios para “traslados” de la comunicación a otras dependencias. A continuación se presenta un modelo de impresión o de sello para registrar los datos sobre cada comunicación que se recibe:

No. de Radicación: SENA - Regional ………………

Centro de F, P……………………………………. Fecha: Hora: Serie Documental: Dependencia destinataria:

TRASLADO A: Código Dependencia Firma Atendido

1.3.3 Registro en el SIGD, en el formato de excel o en el libro radicador Es el procedimiento por medio del cual, la Dirección Regional o los Centros de Formación Profesional registran en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones recibidas, ingresando datos tales como (Ver anexo):

• Número y fecha de radicación • Nombre de la persona y/o Entidad remitente • Nombre o código de la (s) dependencia (s) destinataria (s) • Nombre del funcionario responsable del trámite • Anexos • Tiempo de respuesta (si lo amerita) • Asunto o Tema • Resumen

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1.3.4 Distribución y Trámite Una vez registrada la información en el SIGD, en el formato de excel o en el libro radicador se procederá a clasificar en cada uno de los casilleros 1 por dependencia, las comunicaciones oficiales y otros envíos de acuerdo con la oficina destinataria. Las Unidades de correspondencia deberán establecer una programación de mínimo dos recorridos para todas las áreas administrativas que se encuentren ubicadas en la misma sede donde está localizada y de un recorrido, cuando las dependencias se encuentren en sedes diferentes al lugar donde se radican las comunicaciones oficiales. Si se emplea el SIGD se procederá a correr el proceso de asignación a recorrido, para obtener la planilla de control de entrega de correspondencia y otros envíos a dependencias, la cual una vez impresa se confrontará con los documentos y otros envíos que se encuentran distribuidos en los casilleros y se efectuarán los ajustes y correcciones correspondientes antes de entregarla con los documentos y otros envíos, a la dependencia destinataria Si se emplea la hoja de excel o el libro radicador se debe diligenciar un formato de control de entrega de los documentos y otros envíos por cada dependencia destinataria. Ver formato anexo. La entrega de los documentos y otros envíos a las dependencias destinatarias se realizará en una valija2, junto con el comprobante de entrega para que sea firmado. El encargado en cada dependencia deberá confrontar el formato contra la documentación que recibe y devolverlo firmado a satisfacción o con las observaciones que corresponda. 1.3.5 Control de Otros Envíos Recibidos Es importante que los funcionarios a cargo de la recepción de documentos conozcan algunas recomendaciones para prevenir atentados y para evitar que se ponga en riesgo la integridad personal. Identifique sobres o paquetes sospechosos:

• Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo • Sobres o paquetes sin remitente • Paquetes sucios, manchados o con olores extraños

1 En todas las áreas de correspondencia se deberán colocar casillero de madera o metálicos, debidamente identificados con el código de cada dependencia, para facilitar la distribución de las comunicaciones oficiales. 2 Para la distribución de la correspondencia se deberá disponer en las áreas de correspondencia de dos (2) valijas en material resistente, por cada dependencia, debidamente identificadas con el nombre y el código de cada una de las dependencias. Estas valijas de diferente color, tendrán la siguiente distribución: una permanecerá en la Unidad de Correspondencia y la otra en la dependencia para poder intercambiarlas en cada uno de los recorridos.

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• Exceso de avisos o de sellos postales • Palabras restrictivas • Paquetes amarrados con cables o presencia de cables

En caso de encontrarse éstos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deben tomar las precauciones necesarias como por ejemplo: aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlos y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competentes. 1.3.5.1 Distribución. Los sobres con comunicaciones de carácter privado estarán plenamente identificados con mensajes como Confidencial, estrictamente personal y otras similares. En estos casos no se abrirán y se remitirán cerrados a sus destinatarios. Cuando el contenido de los sobres no corresponda a comunicaciones oficiales, sino a envíos de documentos de otra naturaleza, se remitirán a sus destinatarios y se controlará su entrega a través del registro en la planilla de control de entrega a las oficinas. 1.4 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS Y PARA EL CONTROL DE OTRO TIPO DE ENVÍOS PRODUCIDOS Las comunicaciones oficiales producidas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, en papel membreteado que identifique la Regional y el Centro de Formación Profesional. Los datos del remitente figurarán en la parte inferior de la hoja e incluirán: dirección, teléfono, fax, correo electrónico y ciudad de origen. El original se remitirá al destinatario, la primera copia acompañada de los anexos y antecedentes, para el archivo de gestión de la oficina que genera la comunicación y la segunda copia simple, para el consecutivo de correspondencia. El consecutivo de correspondencia lo organizará el (los) funcionario (s) a cargo de la radicación de la correspondencia. en orden cronológico, con la segunda copia simple de las comunicaciones producidas, La primera copia con anexos y antecedentes se entregará a la oficina productora para que sea archivada en la serie documental a la cual corresponde, por el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. Para la elaboración de comunicaciones oficiales tanto internas como externas existen formatos normalizados. Se utilizan los siguientes tipos documentales: cartas, memorandos y circulares en papel tamaño carta, membreteado (Ver formatos anexos).

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1.4.1 Número consecutivo a partir del 0001 y fecha de radicación Cada año se inicia un consecutivo de radicación. La fecha que acompaña el número de radicación es la del día en el cual se radica la comunicación. El número consecutivo de radicación se colocará inmediatamente después del código de la dependencia productora y la fecha, enseguida de la palabra que identifica la ciudad de origen. . El número de radicación y la fecha se podrán colocar con un numerador de caucho o de ser posible se podrán registrar antes de imprimir la comunicación. 1.4.2 Registro en el SIGD, en el formato de excel o en el libro radicador La Dirección Regional o los Centros de Formación Profesional registrarán en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas, ingresando datos tales como:

• Número y fecha de radicación • Nombre de la oficina productora • Nombre del destinatario • Anexos • Copias • Antecedente • Asunto o tema • Resumen

1.4.3 Control de Otros Envíos Producidos Los sobres con comunicaciones de carácter privado estarán plenamente identificados con mensajes como Confidencial, estrictamente personal y otras similares y no se deben radicar. En estos casos no se abrirán y deberán estar identificados en la línea del Remitente con los datos de la oficina productora. Se enviarán cerrados a sus destinatarios. Su entrega se controlará a través de la asignación de un número consecutivo y se relacionará en la planilla correspondiente que permita comprobar su entrega a la empresa de correo y al destinatario.

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1.4.4 Distribución de las comunicaciones oficiales a través de los servicios de mensajería

especializada. 1.4.4.1 A través de mensajería especializada (Personalizada). Se colocarán las comunicaciones y otros envíos en la valija de mensajería especializada (Mensajero externo), junto con la planilla de control de distribución. El mensajero entregará en la empresa destinataria las comunicaciones y otros envíos y solicitará la firma y sellos correspondientes de recibido a satisfacción sobre la planilla de control de distribución, la cual devolverá diariamente a la Unidad de correspondencia para que sea archivada y sirva de soporte para la consulta cuando se requiera. 1.4.4.2 A través de mensajería especializada (Externa). Se colocarán las comunicaciones y otros envíos en las valijas por cada tipo de servicio contratado (post-express, correo certificado, correo normal, correo internacional, entre otros), junto con el comprobante de entrega. El encargado del servicio contratado deberá confrontar el comprobante de entrega contra los documentos que está recibiendo para su distribución a nivel urbano, nacional o internacional y lo devolverá firmado a los funcionarios de la Unidad de Correspondencia, para que sea archivado y sirva de soporte para la consulta cuando se requiera y para el trámite de pago de las facturas correspondientes. 1.4.4.3 A través del servicio de CORRA (Correspondencia Agrupada de Adpostal). Este servicio está amparado por un Convenio con Adpostal que supervisa el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General. El Convenio cubre el servicio entre todas las sedes del SENA a nivel nacional y opera a través de valijas en cada destino, suministradas por Adpostal. Se guardará en la valija proporcionada para tal fin por Adpostal, los documentos y otros envíos junto con el comprobante de entrega para que sea firmado en cada Regional y Centro de Formación Profesional o Dirección General y se entregará de acuerdo con el recorrido programado a los funcionarios de Adpostal. La valija se empleará solamente para los envíos entre la Dirección General, la Dirección Regional y el C. de Formación Profesional. Si una regional requiere enviar documentos a otras regionales, empleará sobres, los cuales marcará incluyendo el número del Convenio. El encargado en cada regional deberá confrontar el comprobante de entrega contra los documentos recibidos y lo devolverá firmado y sellado al Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General o la Unidad de correspondencia de la regional o Centro de Formación Profesional a la que corresponda, para que sean archivados y sirvan de consulta cuando se requiera. 1.5 PROCEDMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE CIRCULARES GENERALES Las Circulares Generales tienen como objetivo dar instrucciones, orientaciones, pautas o información de carácter general y van dirigidas a todos los funcionarios de la Entidad de una Dirección Regional o de un Centro de Formación Profesional, o a un grupo ocupacional. Se elaborará en original y máximo una copia, en papel membreteado que identifique la Regional y el Centro de Formación Profesional. Los

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datos del remitente figurarán en la parte inferior de la hoja e incluirán: dirección, teléfono, fax, correo electrónico y ciudad de origen. El original radicado se conservará en la oficina productora acompañada de los anexos y antecedentes y se archivará en la serie documental a la cual corresponde, por el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental. La copia simple, formará parte del consecutivo de Circulares que lo organizará en orden cronológico, el (los) funcionario (s) a cargo de la radicación de la correspondencia. 1.5.1 Número consecutivo a partir del 0001 y fecha de radicación Cada año se inicia un consecutivo de radicación. La fecha que acompaña el número de radicación es la del día en el cual se radica la Circular. El número consecutivo de radicación se colocará inmediatamente después del código de la dependencia productora y la fecha, enseguida de la palabra que identifica la ciudad de origen. . El número de radicación y la fecha se podrán colocar con un numerador de caucho o de ser posible se podrán registrar antes de imprimir la Circular. 1.5.2 Registro en el SIGD, en el formato de excel o en el libro radicador La Dirección Regional o los Centros de Formación Profesional registrarán en sus sistemas manuales (libro radicador) o automatizados (SIGD o formato en excel) de correspondencia, todas las Circulares producidas, ingresando datos tales como:

• Número y fecha de radicación • Nombre de la oficina productora • Nombre del destinatario • Anexos • Copias • Antecedente • Asunto • Resumen

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2. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS NORMATIVOS 2.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE ACUERDOS En los despachos de los Directores Regionales se designarán el (los) funcionario (s) que estarán a cargo de la radicación, conservación y consulta de los Acuerdos que produzcan. Estos funcionarios deberán gozar de la mayor confiabilidad y ética para adelantar estos procesos. Este tipo documental se elaborará en papel tamaño oficio, con recuadro y logotipo, contra el margen izquierdo, que identifique la Regional. (Ver formatos anexos). El encabezado del documento tendrá las siguientes expresiones: ACUERDO No. DE 200...

Por el cual …………………………. Se asignará numeración consecutiva por año, iniciando desde el 0001. La fecha que acompañe el número de radicación corresponderá al día en el cual se está radicando el documento. El número de radicación y la fecha podrán registrarse antes de imprimir el documento, teniendo en cuenta que el control de esta radicación se adelantará directamente en los despachos de los Directores Regionales. Los procedimientos para la radicación de los actos administrativos, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su Jefe inmediato. Los Acuerdos se elaborarán en original y máximo una copia. El original conformará el consecutivo a cargo del (los) funcionario (s) encargado (s) de la radicación y la copia se entregará a la oficina productora para su conservación en el expediente de la serie documental que corresponda, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. La Dirección Regional registrará en sus sistemas manuales (libro radicador) o automatizados (SIGD, o formato de excel), todos los actos administrativos referidos a Acuerdos, teniendo en cuenta los siguientes datos:

• Número y fecha de radicación

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• Nombre o código de la oficina productora • Tema o Asunto del Acuerdo • Resumen del contenido

2.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE RESOLUCIONES En los despachos de los Directores Regionales y de los Subdirectores de Centro se designarán el (los) funcionario (s) que estarán a cargo de la radicación, conservación y consulta de las Resoluciones que produzcan. Estos funcionarios deberán gozar de la mayor confiabilidad y ética para adelantar estos procesos. Este tipo documental se elaborará en papel tamaño oficio, con recuadro y logotipo, contra el margen izquierdo, que identifique la Regional y el Centro de Formación Profesional (Ver formatos anexos). El encabezado del documento tendrá las siguientes expresiones: RESOLUCIÓN No. DE 200…

Por la cual ……………… Se asignará numeración consecutiva por año, iniciando desde el 0001. La fecha que acompañe el número de radicación corresponderá al día en el cual se está radicando el documento. El número de radicación y la fecha podrán registrarse antes de imprimir el documento, teniendo en cuenta que el control de esta radicación se adelantará directamente en los despachos de los Directores Regionales y de los Subdirectores de Centro. Los procedimientos para la radicación de los actos administrativos, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su Jefe inmediato. Las Resoluciones se elaborarán en original y máximo una copia. El original conformará el consecutivo a cargo del (los) funcionario (s) encargado (s) de la radicación y la copia se entregará a la oficina productora para su conservación en el expediente de la serie documental que corresponda, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. La Regional o los Centros de Formación Profesional registrarán en sus sistemas manuales (libro radicador) o automatizados (SIGD o formato de excel), todos los actos administrativos referidos a Resoluciones, teniendo en cuenta los siguientes datos:

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• Número y fecha de radicación • Nombre o código de la oficina productora • Tema o Asunto de la Resolución • Resumen del contenido

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3. PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS CONTRACTUALES 3.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE CONTRATOS El (los) funcionario (s) encargado (s) de la contratación en las Direcciones Regionales y en los Centros de Formación Profesional serán los encargados de los procesos de radicación, conservación y consulta de toda la documentación relacionada con la contratación. Tendrán la obligación de garantizar su adecuada organización de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental para asegurar la transparencia de la actuación administrativa y para atender eficazmente los requerimientos de los organismos de control. Se elaborarán en papel tamaño oficio, con recuadro y logotipo, contra el margen izquierdo, que identifique la Regional y el Centro de Formación Profesional (Ver formatos anexos). El encabezado del documento debe tener la identificación del documento como se describe a continuación; el objeto, valor y duración. Ejemplo:

CONTRATO No. DE 200…

ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. DE 200…

ORDEN DE SUMINISTRO No. DE 200…

OBJETO:

VALOR: DURACIÓN:

Se asignará numeración consecutiva por año, iniciando desde el 0001. Todos los actos administrativos referidos a Contratación tendrán un mismo número consecutivo sin tener en cuenta si se trata de Orden de Prestación de Servicios, Orden de Suministro, Pedido o Contrato, entre otras denominaciones, ya que esta diferencia solamente radica en la cuantía. La fecha que acompañe el número de radicación corresponderá al día en el cual se está radicando el documento.

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Los procedimientos para la radicación de los actos administrativos, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su Jefe inmediato. Los Contratos se elaborarán en original y máximo dos copias. El original conformará el expediente del Contrato, la primera copia se entregará al Contratista y la segunda copia conformará el Consecutivo de minutas de contratos para facilitar y agilizar la consulta. El (los) funcionario (s) a cargo de la organización de los expedientes referidos a contratación registrarán en el formato de inventario documental, los documentos que ingresen al expediente y relacionarán el tipo de documento y la fecha de ingreso (Ver formato de inventario anexo) La organización de esta Serie Documental reflejará las tres etapas del proceso contractual: etapa pre-contractual; etapa contractual y etapa post-contractual, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental. La Regional o los Centros de Formación Profesional registrarán en sus sistemas manuales (libro radicador) o automatizados (SIGD o formato de excel), todos los actos administrativos referidos a Contratos, teniendo en cuenta los siguientes datos:

• Número y fecha de radicación • Nombre o código de la oficina productora • Contratista • Objeto del Contrato • Valor y • Duración • Fecha de terminación • Acta de Liquidación (Número y fecha)

3.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE CONVENIOS Se aplicará el mismo procedimiento establecido para los Contratos. Su numeración será independiente iniciando con el número 001 cada año y para su elaboración se seguirá el esquema establecido en el formato anexo, teniendo en cuenta que la denominación del documento será así:

CONVENIO No. DE 200__.

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4. APLICACION DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Con base en las funciones establecidas en el Decreto 249 de 2004 para las Direcciones de Área, Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional, así como las establecidas a cada uno de los Grupos Internos de Trabajo que se han creado, se requiere ajustar la propuesta de Tabla de Retención presentada por todas las regionales en el año 2003 y proponer modificaciones ante el Comité Nacional de Administración de Documentos, a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General. La Tabla de Retención Documental aprobada para la Dirección General y para la Regional Bogotá, antes del proceso de reestructuración se encuentra en la ftp://172.16.2.69 o en la intranet y sirve de antecedente para la nueva propuesta. De igual forma, para que sirva de instrumento de análisis se remite como Anexo a esta Guía, una propuesta de Tabla de Retención Documental para los Centros de Formación Profesional, la cual se basó de una parte, en la Tabla de Retención aprobada antes de la reestructuración para la denominada en ese entonces Regional Bogotá-Cundinamarca y de otra, en la Tabla de Retención Documental de las dependencias de la Dirección General que cumplen funciones similares a las que desarrollarán los Centros de Formación Profesional. Con estos elementos los Centros de Formación Profesional al igual que las Direcciones Regionales, deberán adoptar, ajustar o modificar la TRD para su respectivo Centro de Formación Profesional o Dirección Regional y presentar su propuesta al Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General, quienes se encargarán de revisarla y ajustarla para presentarla a estudio y aprobación del Comité Nacional de Administración de Documentos. Debemos recordar que el único instrumento válido para la organización de los archivos es la TRD y que en ella se deben reflejar las funciones a cargo de cada una de las dependencias de la Entidad. 4.1 APERTURA DE SERIES DOCUMENTALES Teniendo en cuenta que desde hace varios años se viene trabajando en la organización de los archivos de gestión y que se remiten las TRD que tienen que ver con las funciones que adelantan actualmente los Centros de Formación Profesional, se describe a continuación el procedimiento para su aplicación, el cual sigue vigente, aún cuando deban efectuarse ajustes y modificaciones a las TRD. • Tome la Tabla de Retención Documental (TRD) de su dependencia, conozca las series y subseries

documentales que le han correspondido. • Utilice de acuerdo con el tipo de archivador que maneje: carpetas con aleta vertical o carpetas

colgantes y divídalas por la mitad. Escriba en imprenta en el marbete o en papel autoadhesivo, utilizando mayúsculas sostenidas, el código y el nombre de la respectiva serie. En la carpeta

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colgante: en el borde superior – centrado, en sentido horizontal. En la carpeta vertical en el extremo inferior, centrado, en sentido vertical.

• Utilizando los mismos materiales enunciados en el item anterior y de acuerdo con el tipo de

archivador, escriba en el vértice superior derecho, el código y nombre de la respectiva subserie (la primera letra con mayúscula).

• Coloque estas guías y subguías que identifican tanto las series como las subseries al inicio de los

expedientes correspondientes a cada serie o subserie. Ejemplos:

9090-02 ACTAS

9090-02.20 Actas Comité Técnico de Centro

4.2 ORGANIZACION ARCHIVO DE GESTION • Al iniciar cada año, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para cada serie

y subserie con el fin de reservar el espacio, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y evitando que su crecimiento disminuya la facilidad de consulta por efecto de reducción de espacio.

Recuerde que para evitar deterioro físico de la documentación, cada carpeta puede conservar entre 120 y un máximo de 180 folios.

• A continuación de las guías y subguías descritas anteriormente, coloque tantas

carpetas colgantes o verticales, según el tipo de archivador, como expedientes sea necesario abrir. Dentro de la carpeta colgante o vertical coloque las tapas legajadoras que a su vez contendrán los tipos documentales que van conformando el expediente.

• Marque el marbete de la carpeta colgante con: código y nombre del expediente: Ejemplo:

9090.02.20 Actas Comité Técnico de Centro.

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• Marque el sticker de las tapas legajadoras con los siguientes datos: Nombre de la Regional, nombre

del Centro, código y nombre de la serie y subserie, fechas extremas y número de expediente.

9090-02.35 Actas Comité Técnico-Pedagógico 9090-02.20 Actas Comité Técnico de Centro 9090.02 ACTAS

• La política archivística propende porque los documentos de archivo no se perforen, motivo por el

cual, de ser posible podrán remplazarse las tapas legajadoras por carpetas o sobres de cartón desacidificado o de cartulina blanca corriente, las cuales se colocarán dentro de la carpeta colgante o vertical.

• El objetivo de contar con las carpetas colgantes o verticales y las tapas legajadoras o carpetas o

sobres de cartón, es la de tener una guía cuando se tenga que consultar o retirar un expediente, para lo cual se deberá emplear siempre una “guía de afuera”.

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4.3 ORGANIZACIÓN DE SERIES, SUBSERIES, EXPEDIENTES Y TIPOS DOCUMENTALES Para ordenar las series, subseries, expedientes y tipos documentales, se deben seguir las siguientes instrucciones: • Haga una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de estantería,

enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo. 1 1 2 2 3 3 • Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación establecido;

es decir en forma ascendente, como se encuentran en la TRD. Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera una cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran.

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Ejemplo:

2021-02 ACTAS 2021-02.13 Actas de Comité Nacional de SSEMI Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2002 Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2003 Actas de Comité Nacional de SSEMI de 2004 2021-41 CONCEPTOS 2021-41-03 Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI 2002 Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI 2003 Conceptos sobre aplicación Normatividad SSEMI 2004 2021-59 DERECHOS DE PETICIÓN 2021-59.01 Derechos de petición de instructores sobre SSEMI Derechos de petición de instructores sobre SSEMI 2002 Derechos de petición de instructores sobre SSEMI 2003

2021-59 DERECHOS DE PETICIÓN 2021-41 CONCEPTOS 2021-02.13 Actas de Comité Nal de SSEMI 2021-02 ACTAS 1 Esta medida evita la continua manipulación de los documentos.

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01





GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

302.01.12 Actas Comité Administración Documentos

302.25.05 Informes de Actividades

• Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u original de los

recibidos o producidos) cuyo asunto atañe exclusivamente al respectivo expediente y ordénelos en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados. El de fecha reciente a continuación del anterior. (De izquierda a derecha)

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Enero 22 1

Febrero 15 2

Junio 02 3

Octubre 25 4

Dirección General2025 GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

2025-101 INFORMES2025-101.27 Informes de ActividadesFechas: ________ a ___________

Inicial FinalFolios: __________Expediente _______ de _________

Bogotá, enero22 de 20

DoctorCARLOS CARRILLOPresidenteFONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor

AtyentamenteCon el finPadarjjjhaf0

Noviembre 18 5

PRINCIPIO DE ORDEN NATURAL

Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere numerar cada folio en el momento que se archive en el expediente; para los fines pertinentes se debe utilizar lápiz de mina negra y escribir el número en el vértice superior derecho de cada folio. Solamente se debe anotar un número por folio. El foliar los documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la transferencia. 4.4 RECOMENDACIONES GENERALES • Verifique que el documento enviado a su dependencia corresponda a las funciones que allí se

desarrollan o si se trata de un asunto que requiere tramitarse a través de ella. Si definitivamente el documento no tiene relación directa con su dependencia, entonces remítalo de inmediato a la oficina competente según el caso.

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• Verifique que tiene impreso el registro de recibido y la radicación que efectúa el área encargada del

proceso de radicación. Si el documento se recibe a la mano: es decir por fuera de los recorridos establecidos para la entrega de los documentos, registre con esfero de tinta negra, en el extremo inferior, la fecha, hora y nombre de quien lo recibe.

• Evite de ser posible, perforar los documentos. Si es necesario aplicar este procedimiento emplee

ganchos legajadores plásticos. Si requiere emplear ganchos de cosedora o clips, utilice siempre una protección de papel entre el documento y el gancho. Preferiblemente emplee clips plásticos para sujetar documentos que requieran estar unidos.

• No realice los siguientes procedimientos: subrayar, aplicar resaltador, hacer anotaciones

adicionales, ni otro tipo de marcas sobre el documento. • Emplee clips plásticos para sujetar documentos que requieran estar unidos. • Coloque dentro de cada juego de tapas legajadoras o dentro de cada carpeta de cartulina común o

desacidificada un máximo de 180 folios. • Cuando los documentos que debe organizar no correspondan a las funciones que desarrolla la

oficina pueden ser documentos facilitativos o de apoyo a la gestión de la dependencia. Por lo tanto, deberá organizarlos por temas y conservarlos por el tiempo que considere que puede requerirse de su consulta.

Como ejemplo se citan: Las invitaciones, los agradecimientos, las ofertas que no formen parte de un proceso de contratación. Después de transcurrido el tiempo que se estime se requieren para su consulta, no menos de un año, podrán eliminarse controladamente con Acta de Eliminación.

• Puede ocurrir también que en algunas oportunidades su dependencia tenga que asumir funciones

que competen a otra. En esos casos se deberá adicionar la serie correspondiente a la Tabla de Retención de la dependencia y solicitar al Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General el envío de la TRD de la serie que se debe adicionar. Esto sucede frecuentemente con las series de: Derechos de Petición, Requerimientos de los Organismos de Control e Informes a los Organismos de Control, entre otros.

4.4.1 Inventario Único Documental Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las dependencias elaborarán los inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones en el formato único de inventario documental regulado por el Archivo General de la Nación, el cual se observa en el ejemplo que se presenta a continuación.

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Regional Distrito Capital Hoja __1_ de _1___Oficina Productora:_Centro de Servicios Financieros

Formato Único de Inventario Documental

Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro1 4041-46 CONTRATOS

4041-46.01 Contratos de AdquisicionesContrato 14/2002 21/01/2002 31/12/2003

Expediente 1/5 22/01/2002 20/03/2002 X 150 Papel Baja Pag 15 Fo lleto

No. de Orden

CODIGO Asunto o Serie NOTASFechas Extremas Unidad de Conservación

N o . d e

f o l io s

S o p ort e

F re c ue nc ia d e

c o ns ult a

FECHAFECHAFECHA

FIRMAFIRMAFIRMA

CARGOCARGOCARGO

RECIBIDO POR:ENTREGADO POR:ELABORADO POR:

N.T. = Número de Transferencia

128012005

N.T.DIAMESAÑO

REGISTRO DE ENTRADA

Objeto: Inventario por transferencia

primaria

Nota: La actualización periódica de este formato evitará tener que utilizar varias jornadas para

efectuar las transferencias o hacer entrega de la documentación en caso de retiro temporal o definitivo de sus cargos y facilitará el control y consulta constante de la documentación.

4.4.2 PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea indispensable retirar documentos del expediente, diligencie el formato ¨FICHA O GUÍA DE AFUERA” (Ver formato anexo). El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe estar motivado mediante oficio. En todos los casos diligencie el formato ¨Ficha o Guía de Afuera¨ y ubíquela en el lugar de donde fueron retirados los documentos.

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Ejemplo para diligenciamiento de Ficha o Guía de afuera:

FICHA O GUÍA DE AFUERA

DOCUMENTO No.FOLIOS NOMBRE DEL USUARIO FECHA

DE RETIRO

FECHA DEVOLU-

CION

FIRMA

Acta 12 del Comité Técnico de Centro

54 Daniel Silva Jiménez, Subdirector Centro de Servicios Financieros

01-10-04 04-10-04

4.4.3 Consulta de Documentos La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el Jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

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5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Es el proceso archivístico mediante el cual una unidad administrativa (dependencia) de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el tiempo de retención estipulado en la TRD para el Archivo de Gestión. Las Direcciones Regionales deberán determinar el (los) funcionario (s) que quedarán a cargo de los archivos centrales hasta cuando se apliquen los procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación para el tratamiento de los fondos acumulados y sea necesaria la prestación del servicio de información y consulta sobre la documentación que reposa en estos depósitos. De acuerdo con las orientaciones y directrices dadas en relación con la organización de los archivos de la Entidad para el año 2004, los Centros de Formación Profesional deben adecuar los espacios destinados para la organización de los archivos de gestión y central de cada Centro. Hasta cuando se evalúen nuevas opciones para el almacenamiento de documentos en los archivos centrales, es indispensable que se diferencien claramente las distintas fases de archivo y se aplique el procedimiento de transferencias del archivo de gestión al central de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental, en cada uno de los Centros de Formación Profesional y Direcciones Regionales. 5.1 PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA • Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia. • Solicite asesoría al personal a cargo del Archivo Central. • Seleccione los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD deben

transferirse. • Realice la selección natural. Es decir, retire aquellos documentos que no son esenciales en el

expediente, como son: impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de Leyes y Decretos, cuando no hagan parte integral del expediente; entre otros.

• Ordenación de tipos documentales. Tal como se explicó anteriormente, los documentos se ubican

uno atrás del otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta.

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• Foliación. La foliación debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atención a la cronología, correspondiendo el número uno (1) al documento más antiguo y el número mayor al documento más reciente.

• Ordene los expedientes por años y de manera secuencial siguiendo el código y la cronología en

forma ascendente. • Si ha empleado ganchos metálicos tales como: legajadores, clips o de cosedora, retírelos. Utilice

las tapas legajadoras para agrupar los documentos que corresponde a cada expediente y amárrelos con cinta de faya. Si se cuenta con carpetas desacidificadas utilícelas para efectuar las transferencias.

• Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) todas las carpetas que

vaya a transferir. • Complete los datos registrados en el sticker de las tapas legajadoras o carpeta de cartulina o

desacidificada y registre en el vértice superior derecho, con esfero o lápiz de mina negra el número de la carpeta a transferir.

Ejemplo: Carpeta No. 1 caja _______ Dirección General 2020 SECRETARÍA GENERAL 2020-02 ACTAS 2020-02. Actas de Consejo Directivo Nacional Fechas: 96-02-01 a 96-12-27 Folios: 55 Expediente 1 de 5

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• Ubique las carpetas en cajas para archivo. Siga el orden ascendente de numeración de carpetas. Ejemplo: 5 1 2 3 4 • Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato ¨”INVENTARIO ÚNICO

DOCUMENTAL¨ e imprímalo en original y copia. • Remita al Archivo Central el inventario junto con la documentación relacionada.

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6. FONDOS ACUMULADOS

Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación, y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta. Las Tablas de Retención Documental (TRD) aplican desde la última reestructuración hacia adelante. Hacia atrás de la última reestructuración se deben elaborar las Tablas de Valoración Documental (TVD), si no se han elaborado TRD. En el SENA, teniendo en cuenta que en todas las regionales se elaboraron las TRD, pero no se pudieron aprobar porque coincidieron con la reestructuración de la Entidad, sirven de referente en la elaboración de la Tabla de Valoración y para la asignación de los tiempos de retención y la disposición final. 6.1 ETAPAS PARA ORGANIZAR LOS FONDOS ACUMULADOS

1a. Etapa

Compilación de la información Institucional

2a. Etapa

Diagnóstico

3a. Etapa Elaboración y ejecución del

Plan de trabajo archivístico integral

4a. Etapa

Valoración

Búsqueda dedocumentos del enteproductor paraidentificar y conocer lasunidades administrativasque produjeron ladocumentación.

Manuales deprocedimientos yFunciones

Estatutos yorganigramas

Testimonios, entrevistas Datos del archivo Planta física Conservación de la

documentación

Organización documental

Instrumentos derecuperación

Tipos de soporte Fechas extremas Volumen en metros

lineales

Necesidades depersonal

Materiales Insumos Equipos Instalaciones Cronograma Presupuesto

En la organizacióndocumental se observaránlos principios y procesosarhivísticos:

Clasificación Ordenación Descripción

Valores primarios(administrativos, contables, legales,fiscales y técnicos)

Valores secundarios(Históricos, científicos yculturales)

Tiempos de retención y

disposición final en laTabla de ValoraciónDocumental

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6.1.1 PRIMERA ETAPA. Compilación de la información institucional

6.1.1.1 Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación. 6.1.1.2 Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, estatutos y organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto de organización). 6.1.1.3 Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado. 6.1.1.4 Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la estructura administrativa. 6.1.1.5 Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones ambientales, locativas y materiales del mobiliario. 6.1.1.6 Conservación de la documentación: Se debe constatar si se presenta deterioro biológico, químico o físico; también se requiere determinar en qué unidades de conservación (carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentación. 6.1.2 SEGUNDA ETAPA. Diagnóstico Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales como, el estado de organización documental, instrumentos de recuperación de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soporte (papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos), fechas extremas teniendo en cuenta desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en metros lineales, entre otros. 6.1.3 TERCERA ETAPA. Elaboración y ejecución del Plan de trabajo archivístico integral Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente. En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación:

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6.1.3.1 Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u organismos productores. 6.1.3.2 Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes unidades administrativas 6.1.3.4 Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo además, la documentación afectada biológicamente. En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades: • Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo) • Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo • Foliación y retiro del material abrasivo • Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y cajas • Elaboración de un cuadro de clasificación sobre el cual debe basarse el inventario

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN TEMA O

ASUNTO SUBTEMA UNIDAD

DOCUMENTAL 11 11-40 11-42

Regional Bogotá-Cundinamarca

Subdirección Administrativa y Financiera

División de Recursos Físicos

Contratación Contratos se Prestación de Servicios

Expediente

6.1.4 CUARTA ETAPA. Valoración Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la documentación. Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.

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CulturalHistóricoCientífico

ARCHIVO DEGESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

ADMINISTRATIVOLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primarios Valores secundarios

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Entidad Productora:______________________ Hoja ______ de ____

Unidad Administrativa:______________________

CONVENCIONES:CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Aprobación:_______________M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo

Fecha:.________________________

Formato de Tabla de Valoración Documental

A.G A.C C.T M S ECODIGO Asunto o Serie PROCEDIMIENTOSRETENCIÓN Disposición Final

Ejemplo de un documento producido en la entidad:

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena, Regional Antioquia

Centro de Tecnología de la Manufactura Avanzada

Barrio Pedregal, Medellìn

Atendió la visita; Ana Santiago Castañeda, Tecnóloga en Admon. Documental

Tipo documental: Acta de Posesión.

Se realiza lo siguiente:

A.- Explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde

su producción hasta su conservación definitiva o eliminación

El documento ejemplo es un Acta de Posesión.

1.- Producción

Todas las comunicaciones a nivel interna, es decir, entre las dependencias del

SENA a nivel nacional deben elaborarse únicamente por medio electrónico…

Nota se exceptúan las comunicaciones que se refieran a la relación laborar

entre la Entidad y los funcionarios, así como las referidas a procesos

disciplinarios, porque deben formar parte del expediente de la respectiva serie

documental. Como en este caso, es un Acta de Posesión; unidad documental

que corresponde a la serie Historia Laboral

2.- Recepción

Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a las

comunicaciones oficiales de cada una de la oficinas, es indispensable radicar

en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de

Formación Profesional o en Grupo de Administración de Documentos de la

Dirección General, todas las comunicaciones oficiales que se reciban en

soporte físico la Entidad.

El encargado en cada dependencia de la recepción de las comunicaciones

oficiales en soporte físico, deberá confrontar el formato de Comprobante de

recorrido a dependencia contra los documentos que recibe y deberá devolverlo

firmado a satisfacción, o con las observaciones correspondiente a la Unidad de

Correspondencia.

En la dependencia se debe verificar que el documento enviado corresponde a

las funciones que allí se desarrollan o si se trata de un asunto que requiere

tramitarse a través de ella.

3.- Distribución

El encargado en cada dependencia de la distribución de las comunicaciones

deberá controlar que todos los traslados de las comunicaciones a funcionarios

y/o contratistas, queden registradas en el aplicativo Onbase.

4.- Trámite

Se debe revisar periódicamente el plazo de trámite de las comunicaciones en

soporte físico o electrónico, a través de los reportes del aplicativo Onbase, para

apoyar a las personas de la dependencia y garantizar que las comunicaciones

se tramiten oportunamente.

5.- Organización y conservación

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada una de las áreas. La ubicación física de los

documentos responderá a la conformación de los expedientes y los tipos

documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el

desempeño de los trámites. Los tipos documentales que integren las unidades

documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin

de facilitar su ordenación, consulta y control.

6.- Transferencia

Es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa de la

entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez cumplido el

tiempo de retención estipulado en la tabla de retención documental para el

archivo de gestión.

7.- Valoración

Según la valoración consignada en la tabla de retención documental, este

documento hace parte de la serie Historias Laborales, y su conservación es

total (expediente), como evidencia del proceso de talento humano, genera

valores secundarios de carácter legal, fiscal e histórico. Fuente de consulta

para garantizar derechos de los exfuncionarios. Se conserva en el archivo de

gestión por espacio de un año, y el archivo central 79.

B.- Identificar los valores que tiene el documento en cada una de estas fases o

etapas.

Tipo documental: Acta de Posesión

Primera edad: Es la producción del documento y la conformación del

expediente y la serie documental

Segunda Edad: El expediente como tal reposa en el área respectiva, y como

tal su consulta, puede ser periódica y su valor es primario, esencial para la

evidencia de la vinculación del funcionario.

Tercera Edad: Todo el expediente es traslado al archivo central y allí se

conserva por 79 años, dado los valores primarios y secundarios que adquiere.

Administrativos; legal: evidencia una vinculación laboral, contable: pago de

salarios, prestaciones sociales, fiscal: pago de retenciones. Valores

secundarios; históricos: estudios socioeconómicos, cultural; ocupación laboral,

investigativo: edades, etc.

CONCLUSIONES

Las compañías y organizaciones más variadas comparten el hecho de generar una

gran cantidad de documentos en papel. Debido a esto, se requiere la implantación de

un sistema de gestión empresarial que nos facilite la organización, conservación,

resguardo y consulta de toda esta información.

La información, en los tiempos actuales, se perfila como la columna vertebral de una

empresa. Por ello, es preciso que cualquier firma, independientemente de su sector, se

valga como complemento indispensable de un sistema de gestión documental.

WEBGRAFIA

https://www.minagricultura.gov.co/Normatividad/Decretos/cultura.pdf

file:///C:/Users/alejo/Downloads/CARTILLA%20DE%20CLASIFICACION%20DOCUME

NTAL.pdf

http://190.26.215.130/?idcategoria=2329

https://www.minagricultura.gov.co/Normatividad/Decretos/cultura.pdf

http://190.26.215.130/?idcategoria=2329

tarea grupo - tema 3

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