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© Asociación de Bibliotecarios Graduados de la República Argentina, 2008 Manual para Promotores de Bibliotecas

Author: lamphuc

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  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Manual para Promotores de Bibliotecas

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Manual para Promotores de Bibliotecas

    Adaptacin del manual elaborado por la Amercian Library Association (ALA) y Traducido por la Asociacin Mexicana de Bibliotecarios (AMBAC)

    1a. Edicin

    Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    ISBN: 978-987-98156-8-7

    ABGRA Ms de 50 aos al servicio de los Bibliotecarios Argentinos Fundada el 5 de noviembre de 1953.

    Paran 918, 2 piso. C1017AAT Ciudad de Buenos Aires. Tel.: (54 11) 4811 0043/ 4816 3422. Fax (54 11) 4811 0043 [email protected] www.abgra.org.ar

    Prohibida la reproduccin total o parcial sin autorizacin del Editor.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 3 Manual para Promotores de Bibliotecas

    CAMPAA PARA LAS BIBLIOTECAS DEL MUNDO

    Manual para promotores de bibliotecas

    PRESENTACIN

    Esta campaa fue ideada por la American Library Association (ALA) y auspiciada por la Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA).

    El propsito es incentivar el inters pblico y la participacin activa de todos los sectores de la sociedad a favor del reconocimiento de la biblioteca como actor fundamental del desarrollo cultural, educativo, cientfico y tecnolgico de la comunidad.

    La campaa pretende:

    Aumentar el conocimiento sobre la variedad de los programas y servicios ofrecidos por las bibliotecas

    Estimular la utilizacin de bibliotecas y unidades de informacin en la vida diaria de la comunidad

    Impulsar la importancia que tienen como instrumento de acceso democrtico a la informacin

    Incrementar el financiamiento para las bibliotecas

    Atraer a bibliotecarios para discutir temas como la libertad intelectual, el libre acceso a la informacin y a la brecha digital

    Promover la profesin de bibliotecario

    En nuestro pas esta Campaa es coordinada por la Asociacin de Bibliotecarios

    Graduados de la Repblica Argentina (ABGRA) invitando a todas las bibliotecas e instituciones

    relacionadas con el mundo del libro a colaborar y participar vivamente en este esfuerzo de

    carcter mundial dirigido al fortalecimiento y divulgacin del rol e importancia de las bibliotecas,

    de sus servicios y de los bibliotecarios en el siglo XXI frente a toda la sociedad argentina.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 4 Manual para Promtores de Bibliotecas

    INTRODUCCIN

    Internet va a hacer que las bibliotecas desaparezcan?

    Por qu las bibliotecas escolares necesitan dinero, cuando toda la informacin se

    puede encontrar en Internet?

    Para qu necesitamos bibliotecas en las escuelas y colegios cuando los estudiantes pueden hacer sus investigaciones en Internet?

    Al inicio del siglo XXI la tecnologa ha colaborado en el mejoramiento de los servicios

    bibliotecarios y de informacin, tambin ha planteado preguntas inquietantes, por lo que los

    promotores de las bibliotecas tienen un papel protagnico al tratar de dar respuesta a dichas

    preguntas. En las escuelas, en los barrios, en los pasillos de las universidades, en las Cmaras

    Legislativas, Congreso y Concejos municipales, y en todas las comunidades, deben ser los

    promotores la voz de las Bibliotecas.

    Esta campaa ha sido diseada por la Asociacin de Bibliotecas de los Estados Unidos (ALA).

    ABGRA (Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Argentina) ha adherido a su propuesta.

    La campaa est diseada para proporcionar a los bibliotecarios y a las personas que los

    apoyan, las herramientas para la emisin de mensajes dirigidos a los funcionarios pblicos, los

    medios de comunicacin, la universidad, los directivos de las escuelas y la comunidad, quienes

    conforman la opinin pblica y controlan el apoyo de los servicios bibliotecarios.

    Este manual y otros materiales de capacitacin proporcionan las tcnicas bsicas para

    apoyar a aquellos que soliciten un aumento en el presupuesto, realicen una campaa para un

    edificio nuevo, o bien, en caso de controversias sobre el libre acceso a Internet.

    La presentacin del manual para promotores de bibliotecas en los congresos

    bibliotecarios provinciales, regionales y nacionales, probablemente resulte en iniciativas

    tendientes a aumentar la conciencia pblica y de ayuda para los servicios en las bibliotecas.

    Los bibliotecarios y los promotores de las bibliotecas tienen un papel importante; puesto que, deben educar a las comunidades acerca de la razn de ser de las bibliotecas y de los bibliotecarios, ya que son elementos esenciales en una sociedad de la informacin. Para que estos instrumentos sean eficaces a nivel mundial debemos aunar criterios para hablar en voz alta, clara y unificada.

    Las sociedades libres necesitan bibliotecas y las bibliotecas promotores.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 5 Manual para Promotores de Bibliotecas

    I- QUINES SON LOS PROMOTORES DE LAS BIBLIOTECAS? Todas aquellas personas e instituciones que creen en la importancia del acceso a la

    informacin gratuita y equitativa en una sociedad libre; ellos, junto con los bibliotecarios, son

    imprescindibles para el futuro de una nacin que lee y escribe; representan a las bibliotecas,

    estn en todas partes, aunque no siempre se los llama as.

    Ellos son los:

    Patrocinadores y auspiciantes de bibliotecas

    Ya sean elegidos o designados, tienen generalmente conexiones polticas y con la comunidad

    que pueden resultar en beneficio de las bibliotecas; adems tienen influencia sobre

    funcionarios encargados de abogar por el mejor inters de la biblioteca y de su comunidad.

    Amigos de las bibliotecas

    Son los embajadores de las bibliotecas en la comunidad, tienen un papel importante, ya que

    son los ojos, los odos y la voz de stas, representan el grupo que hace que un funcionario

    tome en cuenta los asuntos de las bibliotecas.

    Usuarios de la biblioteca

    Los estudiantes, los profesores, los docentes, los padres de familia, los hombres y mujeres de

    negocios, los profesionales y otros usuarios, son clave para cualquier esfuerzo en su

    promocin; sus recomendaciones sobre cmo las bibliotecas han ayudado y cunto se las

    necesitan, brinda una evidencia importante para contar con resultados de las acciones.

    Lderes institucionales de la comunidad

    Los directores de escuelas, rectores o presidentes de las universidades y de empresas

    deberan ser parte de la red de promotores. El apoyo de lderes ayuda a asegurar que el

    mensaje se escuche en los niveles ms altos de la comunidad.

    Bibliotecarios y el personal de la biblioteca

    Fuera o dentro del trabajo, todo el personal bibliotecario tiene oportunidades de informar al

    pblico acerca de las bibliotecas y conseguir su apoyo, para abogar por las mismas. Los

    administradores bibliotecarios son responsables de desarrollar y coordinar una promocin, la

    cual defina el papel del personal, del comit administrativo y de los amigos de la biblioteca.

    Posibles promotores

    Cada biblioteca cuenta con promotores potenciales, los cuales quiz no pertenezcan a un

    grupo o la utilicen; pero pueden tener recuerdos especiales de cuando la usaron, tienen

    familiares que se beneficiaron o simplemente creen que son importantes; muchas veces ellos

    se sienten orgullosos de servir a la comunidad.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 6 Manual para Promotores de Bibliotecas

    II- FORMACIN DE LA RED DE PROMOTORES

    Si bien una crisis puede dar lugar a la urgencia, la formacin de una red de promotores

    para las bibliotecas requiere de un esfuerzo sostenido.

    En muchos casos los amigos de las bibliotecas son el ncleo para tal red, aunque sin la

    necesidad de realizar reuniones formales, debe haber contacto personal con los promotores

    ms importantes.

    Para que sea ms eficaz la red de promotores de las bibliotecas, sta debe representar

    una seccin transversal de la universidad, escuela o comunidad con personas de diferentes

    edades, ingresos y varios grupos tnicos; se debe incluir alumnos, periodistas, funcionarios

    distinguidos, usuarios y personal de la biblioteca. Entre ms grande y diversa sea esta red, ms

    fuerte ser la influencia que tendr.

    Sugerencias

    Designar un coordinador, como responsable de las actividades que se realicen con el personal, con los miembros de consejo, amigos y otras personas. Los grupos de

    ciudadanos debern trabajar junto con el grupo administrativo para asegurar as una

    consistencia en la misma meta y evitar la duplicacin del esfuerzo.

    Tener una meta clara, proporcionar capacitacin sobre cmo comunicar el mensaje a todo el personal de la biblioteca, los patrocinadores, los voluntarios y los promotores.

    Realizar una encuesta a los patrocinadores, amigos y usuarios, con las siguientes preguntas:

    . A qu organizaciones profesionales o civiles pertenecen?

    . Estn dispuestos a escribir cartas, llamar a los funcionarios pblicos y reclutar a otros

    promotores?

    . Tienen contactos importantes en los medios de comunicacin, la administracin

    gubernamental, el consejo escolar y la comunidad que puedan ayudar?

    Crear un directorio con la informacin de los promotores y de los representantes, con direcciones de correos electrnicos para establecer comunicacin.

    Asegurar que los promotores de bibliotecas, reciban una copia del boletn y del informe anual.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 7 Manual para Promotores de Bibliotecas

    III- QU ES LO QUE USTED PUEDE HACER?

    Bibliotecarios/Personal de bibliotecas

    Ser positivo, comunicar a los usuarios y promotores su importancia y agradecer sus

    contribuciones.

    Tener reuniones con lderes de la comunidad, universidades y escuelas para informarlos

    sobre la actividad que van a desarrollar.

    Contar con informacin sobre diferentes actividades que tenga la Asociacin de

    Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina (ABGRA), as como de la actividad

    legislativa y herramientas que puedan beneficiar a la biblioteca y a la comunidad.

    Mantener a los usuarios informados sobre temas de las bibliotecas.

    Dedicar una seccin del boletn de la biblioteca y de la pgina en Internet, a temas

    legislativos y del estado.

    Reclutar promotores de las bibliotecas, mediante la difusin de informacin para su

    inscripcin.

    Contactar por lo menos dos veces al ao a las personas que forman la red de

    promotores para darles informacin e invitarlas a inscribirse en una lista electrnica de

    discusin sobre temas actualizados relacionados con la biblioteca.

    Invitar a los usuarios a compartir informacin sobre casos de bibliotecas, a dar

    testimonios en reuniones sobre el presupuesto y a participar en entrevistas con los

    medios de comunicacin; adems a visitar a los funcionarios pblicos en compaa de

    los administradores de las bibliotecas.

    Participar en reuniones comunitarias o universitarias para contar la historia de la

    biblioteca, con la finalidad de reclutar ms promotores.

    Patrocinadores

    Mantener informacin sobre temas de presupuesto, Internet, sus filtros, el analfabetismo

    y la censura.

    Conocer a las personas encargadas en la toma de decisiones sobre la biblioteca.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 8 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Utilizar conexiones polticas para beneficio de la biblioteca.

    Participar en la sesin de apertura legislativa nacional, provincial y municipal para tratar de

    difundir el mensaje sobre la biblioteca.

    Mantener comunicacin con funcionarios y su personal, aunque no requiera de su ayuda.

    Realizar una reunin anual en la que se otorgue un reconocimiento a los promotores, a los

    legisladores, los lderes de negocios y de la comunidad que han prestado su ayuda y se

    agradezca a los patrocinadores , que podra ser incluido en el Da del Bibliotecario.

    Amigos

    Comprobar que los amigos de la biblioteca entiendan el porqu tienen que realizar la

    promocin y cul es el papel a desempear. Solicite su cooperacin.

    Crear un comit de organizadores para dar seguimiento a temas sobre informacin

    desarrollados por las bibliotecas locales, provinciales y nacionales.

    Publicar una columna en el boletn de amigos sobre temas actuales.

    Incluir en el boletn, informacin sobre funcionarios locales, provinciales y nacionales.

    Invitar a personas importantes (legisladores municipales, provinciales y nacionales,

    rectores de universidades, empresarios y comerciantes, presidentes de organizaciones) a

    una recepcin o visita a la biblioteca.

    Invitar a funcionarios locales al Grupo de Amigos para abordar temas. Agradezca su

    ayuda.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 9 Manual para Promotores de Bibliotecas

    IV- PLAN DE ACCIN

    La meta de la promocin de la biblioteca debe estar vinculada con las metas generales

    de la biblioteca y con los programas de concientizacin pblica.

    Para llevar a cabo una campaa eficaz de promocin de las bibliotecas, el mensaje

    debe ser en conjunto, claro y elocuente.

    La utilizacin de los materiales de ABGRA facilitara el trabajo, ayudara a consolidar la

    voz de las bibliotecas y de los bibliotecarios en el mbito nacional educativo, de los derechos

    de autor y de otras polticas que integren el futuro de la biblioteca y de los servicios

    informativos. Estos materiales pueden ser adaptados para el uso de diversos tipos de

    bibliotecas en el mbito provincial y local.

    Tener un plan de accin para la promocin, ahorrar tiempo, energa y permitir utilizar

    los recursos con mayor eficiencia. Debe contemplar adems, el presupuesto para lograr las

    metas claramente definidas y las posibles fuentes de financiamiento.

    Antes de plasmar el plan en papel debe conocer exactamente lo que se requiere. Por

    ejemplo: es dinero?, una nueva ley?, un cambio en la legislatura?, una modificacin de

    parte de una ley?

    Cuando se han identificado la(s) meta(s) ya est listo para organizar.

    Organizacin

    1. Identificar metas y objetivos.

    Identifique el resultado deseado: nueva legislacin, ms ayuda financiera, mayor visibilidad,

    etc.

    2. Evaluar la situacin en reas especficas basadas en los objetivos.

    Con la identificacin de obstculos / oposicin / fortalezas / posibles seguidores.

    3. Identificar tareas importantes.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 10 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Que incluyan:

    Un comit

    Presupuesto

    Voluntarios

    Coordinacin de actividades con ABGRA

    Recaudacin de fondos

    4. Desarrollar un plan de comunicacin.

    Elementos esenciales:

    Definir el mensaje clave

    Contactar personas importantes

    Identificar estrategias de comunicacin y los recursos necesarios.

    5. Desarrollar un plan de trabajo con tareas y fechas lmites.

    Supervisar el progreso con regularidad.

    6. Documentar y evaluar los resultados.

    Esto ayudar a tener mayor preparacin para un futuro plan o para la reestructuracin del

    mismo.

    7. Dar a conocer el mensaje

    El elemento principal para cualquier campaa de promocin pblica es que debe tener

    un plan de comunicacin con un mensaje claro y definido. Es importante que todo el personal

    y dems involucrados que aboguen por la biblioteca entiendan el plan, su anlisis y la

    importancia del apoyo.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 11 Manual para Promotores de Bibliotecvas

    Paso 1. Definicin del mensaje o meta principal

    Debe ser comunicado simple y consistentemente, ya sea en una entrevista de radio o

    en una conversacin informal.

    El mensaje puede ser tan simple como: No puede haber una buena educacin si no

    hay buenas bibliotecas.

    Debe estar adaptado para varias audienciaspadres de familia, empresarios,

    educadores, legisladores. Para cada grupo, se debern tener puntos estratgicos, historias y

    ejemplos que comuniquen necesidades e intereses particulares. Este tipo de mensajes servir

    como base para presentaciones frente a grupos, artculos en los boletines de noticias y otras

    formas de comunicacin, con ideas concretas para que cada grupo pueda brindar la ayuda

    que se requiera.

    Paso 2. El pblico

    Quin puede ayudar a alcanzar lo que se desea? Una vez establecida la meta e

    identificado el mensaje principal, piense en grupos potenciales. Por ejemplo, si la biblioteca

    cuenta con el apoyo de personas mayores o ancianos, stos pueden ser parte crucial del

    pblico que apoye una iniciativa de financiamiento.

    Los docentes y los padres de familia, son grupos clave para obtener el apoyo de

    mayores presupuestos para bibliotecas escolares. Los egresados de universidades tambin

    son otro grupo importante de apoyo para las bibliotecas universitarias. Si no ha desarrollado

    una buena relacin con ellos por falta de tiempo, debe empezar a hacerlo.

    Si el tiempo es corto y la negociacin financiera no avanza o hay oposicin de algunos grupos, puede elegir a grupos que lo apoyen. No olvide de incluir nios quienes pueden ser especialmente efectivos transmitiendo mensajes a los padres, abuelos y a los medios.

    Pblico potencial

    Externo:

    _ Usuarios de las bibliotecas

    _ Otros bibliotecarios

    _ Asociaciones cvicas de la comunidad

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 12 Manual para Promotores de Bibliotecas

    _ Profesionales de asociaciones

    _ Estudiantes

    _ Personas jubiladas

    _ Posibles donadores

    _ Medios de comunicacin

    _ Miembros Cooperadoras Escolares

    _ Alumnos universitarios

    _ Maestros/directores de escuelas

    _ Instituciones municipales, provinciales, nacionales

    _ Organizaciones no gubernamentales (ONG)

    _ Empresas

    _ Comunidad en general

    Interno:

    _ Personal

    _ Miembros de las comisiones de apoyo a bibliotecas

    _ Patrocinadores

    _ Amigos

    _ Promotores

    Paso 3. Identificar estrategias de comunicacin.

    Hay tres formas esenciales de comunicacin:

    contacto con grupos,

    personales,

    con los medios de comunicacin.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 13 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Al desarrollar el plan de comunicacin, se debe pensar cuidadosamente cul sera la

    mejor forma de reclutar a las personas claves en la promocin de las bibliotecas. La seleccin

    de las estrategias adecuadas puede ahorrar tiempo y dinero, as como aumentar el alcance y

    la eficiencia del mensaje.

    Aunque los tres tipos de estrategias tienen ventajas, la ms eficaz es la comunicacin

    personal, una visita a un legislador tiene ms probabilidad de ser recordada que una carta;

    una carta personal puede tener ms peso e influencia al tratar de comunicarse con el pblico

    en general.

    El reclutamiento de grupos a travs de la comunicacin en bibliotecas o exposiciones

    puede ser una manera eficaz de alcanzar audiencias importantes que compartan intereses

    particulares. La forma ms eficaz de llegar al pblico, es por los medios de comunicacin.

    Para que las estrategias funcionen, el mensaje debe ser definido con puntos

    significativos y el expositor debe estar preparado para contestar cualquier pregunta que

    pudiese presentarse.

    Estrategias sugeridas:

    QUIN es el pblico y CUL es el mensaje?

    CUL es la mejor manera de llevar la informacin al pblico: la radio, la televisin, el correo u otro medio?

    QU clase de imagen se desea proyectar?

    CUNDO es la fecha lmite?

    CUNTO costar?

    POR QU es la mejor estrategia para el pblico?

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 14 Ttulo del documento

    V- EJEMPLOS DE ESTRATEGIAS

    La consideracin de los siguientes puntos servir para identificar formas de

    promocionar la biblioteca en los medios masivos de comunicacin y ser de gran ayuda para

    los promotores:

    Publicidad

    Si las finanzas lo permiten, se debe hacer lo que hacen los publicistas comerciales:

    comprar el espacio o tiempo en la prensa local; en la mayora de los peridicos, de la radio y

    de las estaciones de televisin se ofrecen descuentos. Asimismo al establecer comunicacin

    con el pblico, la publicidad pagada permite controlar la posicin y el tiempo del mensaje.

    Los amigos de las bibliotecas, empresarios u otra organizacin podran estar

    dispuestos a pagar los gastos.

    Direccin de redaccin

    Tener una reunin con la direccin de la redaccin del peridico local a los fines de

    recaudar fondos. Este comit generalmente redacta la pgina editorial; se sugiere preparar

    una presentacin de quince minutos.

    Conferencias de prensa/reuniones con los medios

    Se recomienda tener una conferencia de prensa con todos los medios: radio,

    televisin, peridicos, slo si las noticias son de gran magnitud y urgencia, aunque raramente

    se da el caso, las excepciones pueden ser el cierre inmediato e inesperado de una biblioteca

    o un cambio poltico; para tal efecto crear un folleto y estar preparado a responder las

    preguntas, incluso las que menos deseara contestar.

    Boletn informativo

    Enviar un boletn informativo a los editores con las nuevas publicaciones o

    acontecimientos de la comunidad, con el qu?, cundo?, dnde?, por qu? y cmo?:

    la informacin ms crtica en el primer prrafo y los hechos de menor importancia al final en

    forma de simple resumen y con la informacin de contacto.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 15 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Cartas de lectores

    Se trata del foro donde los lectores expresan sus puntos de vista y opiniones en estas

    columnas; al enviar la carta, incluya el ttulo propuesto, no se sorprenda si el peridico cambia

    el ttulo original o el contenido.

    Asociacin y alianzas estratgicas

    La inclusin de otras organizaciones con sus mismas preocupaciones, le ayudar a

    publicar sus ideas y sta es la forma ms efectiva de comunicar su mensaje. El crear alianzas

    de grupos con la misma meta aumentar su credibilidad e influencia con los funcionarios

    pblicos.

    Publicaciones

    Debido a la gran competencia con otros tipos de comunicacin, es importante que su

    comunicacin escrita sea interesante y atractiva, siendo una buena idea incluir grficos,

    imgenes, fotos. La mayora de las bibliotecas tiene publicaciones, tales como su informe anual

    y boletines para el personal y el pblico. Asegrese de incluir folletos o cualquier otro tipo de

    informacin en sus estrategias de comunicacin.

    Servicios de anuncios pblicos (o servicio de anuncios gratuitos)

    La mayora de las emisoras radiales y televisivas tienen servicios y anuncios a la

    comunidad probablemente gratuitos-. Estos mensajes deben de enfocarse hacia eventos o

    noticias de inters para la comunidad, duran generalmente 30 segundos o menos, alcanzan las

    75 palabras y benefician a la biblioteca por su llegada a miles de personas.

    Programas de radio y televisin

    Los productores de programas de televisin frecuentemente estn buscando participantes para sus programas; enve una carta acerca de su tema, su relevancia para el pblico y los requisitos para que ste pueda participar; cercirese que se entienda bien para que se preparen y comuniquen sus ideas y no tengan dificultad al contestar preguntas.

    Discursos

    Muchos grupos buscan a personas para que den un discurso de temas que se

    relacionan con sus comunidades; invite a miembros de la comunidad escolar y local para

    participar en estos discursos. La mayora de las bibliotecas tienen listas de organizaciones:

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 16 Manual para Promotores de Bibliotecas

    simplemente enve una carta o llame por telfono a grupos que usted cree que estn

    interesados en participar.

    Eventos especiales o promociones

    Atraen a grupos que usualmente no usan la biblioteca como as tambin a los

    funcionarios. Estos eventos se pueden llevar a cabo durante el Da del Bibliotecario, el Da de

    las Bibliotecas Populares, Semanas del Libro, de la Lectura o cualquier otro da especial

    relacionado con la biblioteca a la que usted pertenezca.

    La red/Internet

    Los medios electrnicos ofrecen nuevas oportunidades para llevar a cabo el mensaje de

    la biblioteca, verifique que la pgina de Internet de su biblioteca tenga una seccin para los

    promotores de bibliotecas con informacin importante. Prepare una lista electrnica para

    aquellos que deseen recibir noticias sobre la biblioteca.

    Evaluacin de la campaa de promocin

    Pueden utilizarse varios mtodos, una forma es crear una evaluacin para miembros de

    la comunidad. Si su meta era que se aprobara una ley, y realiz una buena campaa,

    agradezca a todas las personas que lo ayudaron a lograr su propsito. Si su campaa no tuvo

    xito, analice el proceso nuevamente. Le facilitar contestar las siguientes preguntas:

    qu elementos faltaron? no pudo movilizar a grupos especficos (clave), y por qu? La

    promocin es un proceso continuo y las respuestas a estas preguntas pueden marcar una

    diferencia en los esfuerzos futuros de promocin.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 17 Manual para Promotores de Bibliotecas

    VI- EXPRESE SUS IDEAS: PREPARAR UNA PRESENTACIN EN PBLICO

    Para que una campaa de promocin funcione, debe contar con un experto que est

    bien informado y sepa cmo abogar por las bibliotecas. Esta persona puede cambiar

    dependiendo del pblico.

    Cada biblioteca debe tener reglas que definan quin habla por ella y cundo, el principal

    portavoz - generalmente es el presidente o el director - ; los jefes de los departamentos como el

    infantil o el de servicios pblicos, seran el portavoz en su campo de especializacin. Los

    bibliotecarios y dems personal bibliotecario son generalmente los ms eficaces al hablar;

    todos los promotores son portavoces: hablan con vecinos, estudiantes, catedrticos o grupos

    religiosos.

    Cuente historias acerca de la biblioteca

    Las estadsticas cuidadosamente escogidas pueden ser impresionantes, pero los casos

    hacen el mensaje ms real. Los ms eficaces no son sobre lo que hace la biblioteca, sino los

    de la gente que las usa y los beneficios que han recibido: el inventor que realiz su

    investigacin en la biblioteca de la universidad; el nio de la escuela que habla con un cientfico

    en el Polo Norte; la abuela que ve a su nueva nieta por primera vez a travs de Internet en su

    biblioteca.

    Cada promotor tiene su propia historia sobre cmo la biblioteca ha cambiado sus vidas.

    Comparta estos casos con jefes de gobierno, en entrevistas con la prensa, representantes de

    universidades, directores y lderes; las historias pueden tambin ser una manera de abrir o

    concluir un discurso.

    Sugerencias

    Hgalo simple, breve y personal.

    Tenga un principio y un fin.

    Tenga un buen mensaje.

    No use nombres verdaderos a menos que le hayan dado permiso de hacerlo.

    Hable con xito. Hacer un discurso frente a un grupo de personas es una de las formas ms eficaces de lograr que otros compartan sus ideas, los promotores (portavoces)

    saben el mensaje de la biblioteca y lo pueden transmitir (hacer saber) de una manera

    que todos entiendan el mensaje.

  • Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina, 2008

    Pgina 18 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Personalice sus comentarios. Busque informacin sobre su pblico quin asistir?, cuntas personas?, qu edades tienen?, su preparacin educativa, ingresos, algn inters especial o preocupacin por las bibliotecas.

    Est preparado para contestar posibles preguntas, especialmente las que usted no querra contestar.

    Siga una regla importante, diga a su pblico de qu va a hablar y en la conclusin vuelva a reafirmar lo que se les dijo.

    Practique un estilo de conversacin que le permita ver al pblico la mayor parte del tiempo, se recomienda escribir las notas con letra grande.

    Tenga un mensaje claro. Mencione tres puntos importantes, explique por qu su mensaje es importante para ellos y diga exactamente lo que usted quiere que ellos

    hagan.

    Cuente casos: los propias y los de otros, lea una carta en donde alguien le agradece a la biblioteca o cuente su caso de una biblioteca.

    Use la tecnologa visual cuando sea apropiado: las caricaturas, los recortes de peridicos y grficas le pueden ayudar a contar su historia; practique el uso de

    videocaseteras o presentaciones en Power Point (Microsoft);antes de su presentacin,

    llegue temprano para verificar que el equipo tcnico funcione.

    Haga sus comentarios cortos, no ms de 20 minutos del tiempo para preguntas.

    Agradezca a su pblico por su paciencia y tiempo.

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    Pgina 19 Manual para Promotores de Bibliotecas

    VII- LISTA DE SUGERENCIAS PARA EL PROMOTOR

    Consejos para preparar la presentacin

    _ Analizar a mi pblico y preparar mi discurso.

    _ Planificar mi introduccin y conclusin.

    _ Preparar un resumen con puntos importantes, casos y ejemplos.

    _ Planificar un folleto y usar tecnologa visual.

    Cmo relajarse

    _ Escribir mi discurso.

    _ Practicar mi discurso.

    _ Me imaginar dando una presentacin con xito.

    _ Llegar temprano al lugar donde har la presentacin para probar el equipo tcnico.

    _ Respirar profundamente antes de hacer mi presentacin.

    _ Anticipar preguntas y preparar respuestas.

    Durante la presentacin

    _ Estar consciente de lo que digo y de cmo se escucha.

    _ Hablar en voz alta y claramente.

    _ No hablar rpido.

    _ Hablarno leer.

    _ Repetir las preguntas para aclaraciones y contestar al pblico.

    Vestimenta

    _ Vestir apropiadamente al lugar y al auditorio para causar una buena impresin.

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    Pgina 20 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Qu ponerse

    _ Traje con corbata

    _ Traje con cuellos para las mujeres

    _ Medias (mujeres)

    _ Colores como azul, rosa, rojo y vino

    Qu no ponerse

    _ Algo muy moderno

    _ Colores que son muy oscuros o muy claros

    _ Joyera que hace mucho ruido

    _ Un estilo de peinado que lo tiene que estar quitando de su cara

    _ Ropa sin mangas o blusas muy escotadas

    Recuerde

    _ Ver directamente a los ojos

    _ Sonrer

    Sepa cundo terminar

    _ Practique su discurso

    _ No hable ms del tiempo indicado

    _ Su meta es que su pblico quiera escuchar ms y no menos

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    Pgina 21 Manual para Promotores de Bibliotecas

    VIII- TRATO CON MEDIOS DE COMUNICACIN

    Es importante que cada biblioteca tenga sus propias reglas para responder a los

    medios de comunicacin. Debe haber una persona especfica para hablar que represente a

    la biblioteca, preparada para contestar preguntas difciles. Si usted est siendo entrevistado,

    recuerde que usted es el especialista.

    Consejos a seguir cuando tenga que hablar con los medios:

    Sea claro en su mensaje principal

    Sepa quin es su pblico

    Est preparado a contestar preguntas difciles

    Escriba sus ideas en tarjetas

    Hable claramente y trate de contestar en menos de 25 palabras

    No tenga miedo a decir no s, nunca d informacin equivocada, es mejor que diga

    no s la repuesta, pero con gusto investigar el asunto.

    Practique, practique

    No tenga olvidos

    Cmo permanecer tranquilo?

    La mejor manera de cerciorarse que su mensaje sea escuchado es no ponerse

    nervioso. Su meta es repetir su mensaje por lo menos tres veces de manera distinta para

    que su pblico lo entienda y lo recuerde.

    Las siguientes tcnicas son particularmente tiles para los medios de comunicacin.

    Tambin pueden ser utilizadas con eficacia con periodistas y en entrevistas de preguntas y

    respuestas. La mejor manera de sentirse en control es practicar estas tcnicas siempre que

    sea posible.

    Consejos

    Haga preguntas antes de contestar

    Tome tiempo para prepararse

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    Pgina 22 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Nunca conteste una pregunta que no entienda

    Piense antes de contestar

    Tenga cuidado con preguntas capciosas

    Nunca repita algo negativo. Mantenga sus respuestas positivas

    Evite respuestas de una sola palabra como si o no

    Recuerde su objetivo

    Cmo contestar preguntas difciles?

    Su trabajo es contestar preguntas, la audiencia desea que sean contestadas. Esas

    preguntas pueden a veces ser difciles de contestar.

    Consejos

    Anticipe preguntas

    Escuche

    No repita palabras negativas. Trate de usar palabras positivas

    Sus respuestas deben ser breves

    Hable con la verdad

    Cmo afrontar malas noticias

    Las malas noticias, aunque no sean agradables, crean oportunidades para comunicar

    un mensaje positivo. Si bien es importante movilizarse rpidamente, no reaccione

    exageradamente. Asimismo, debe estar preparado con un comentario y materiales en caso de

    ser contactado por la prensa.

    Todas las tcnicas bsicas de comunicacin y defensa son crticas al ocuparse de una

    crisis. Esto incluye:

    Hablar con una voz fuerte, firme y entendible

    Seleccionar a un representante de la biblioteca para hacer las entrevistas

    Proporcionar materiales a abogados, personal de la biblioteca y defensores de la

    biblioteca

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    Pgina 23 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Desarrollar puntos importantes

    Anticipar preguntas difciles

    Implementar estrategias de comunicacin

    Identificar a lderes que le ayudarn a comunicarse

    Consejos

    Concentrarse en la solucin y no en el problema.

    Prepare materiales lo ms pronto posible.

    Prepare un documento de una pgina que incluya su mensaje principal y conteste las

    preguntas ms difciles.

    No critique o insulte a sus oponentes. No est a la defensiva. Concntrese en su

    mensaje.

    Medios de la difusin

    Para tener xito en entrevistas de radio o televisin, los promotores de bibliotecas

    deben entender las necesidades de cada medio de prensa.

    Para entrevistas de radio, la calidad de voz y la expresin son crticas. Use su voz para

    proyectar entusiasmo, sonra. Trate de imaginarse al pblico y hbleles directamente.

    Los telespectadores tienen altas expectativas de cmo se deben ver las personas en

    televisin. Una apariencia y presentacin ntida le ayudarn a darle ms credibilidad. El subir

    las cejas da la apariencia de ser honesto y accesible. Evite cruzar sus brazos y piernas. Ponga

    sus manos sobre sus piernas, las palmas de la mano hacia arriba para un mejor movimiento.

    Su vestuario: evite ponerse colores fuertes (negro, blanco, o rojo fuerte). El color azul

    oscuro, vino, y morado se ve mejor en las mujeres y gris o caf para los hombres. Los trajes de

    vestir son preferidos por hombres y mujeres.

    Tambin evitar ponerse corbatas, blusas o faldas con muchos dibujos.

    Asegurarse de ver directamente a la persona que lo entrevista y no a la cmara, al

    menos que la entrevista sea por satlite.

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    IX- TRATO CON FUNCIONARIOS PBLICOS

    Ya sea por telfono, correo electrnico o correo postal, la comunicacin es la clave de

    una reunin con funcionarios pblicos: el primer paso es tener una reunin personal para

    invitarlos a formar parte de los eventos de su biblioteca.

    Enve cartas o correos electrnicos para avisarles de las noticias de su biblioteca.

    Enveles una copia de su boletn de noticias o materiales de comunicacin. Incluya su

    tarjeta personal con la direccin de la biblioteca al igual que su nmero de telfono y direccin

    electrnica.

    Conozca a su legislador

    Entre ms sepa sobre su legislador (u otro funcionario pblico) ms eficaz ser para

    comunicar la meta de su biblioteca y asegurarse que tenga xito. Algunos legisladores son ms

    importantes que otros por ser miembros de comits importantes o lderes del gobierno. Al

    decidir a qu legisladores contactar, pregntese cunto poder tiene esa persona.

    Debe contactar a los legisladores que tienen puestos en las comisiones ms

    importantes.

    Cambiar el mensaje

    Para tener xito, su mensaje debe demostrar cmo una ley puede beneficiar o

    perjudicar a los ciudadanos. Sea claro sobre lo que quiere.

    Est preparado a dar un resumen de un minuto o menos sobre las metas de su

    biblioteca. El tiempo es extremadamente importante para los funcionarios pblicos debido a la

    cantidad de asuntos que tienen para atender. No espere que esta reunin dure ms de 30

    minutos; muchas veces hasta menos.

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    X- FORMAS DE COMUNICARSE CON LOS FUNCIONARIOS

    Visitas personales

    Es esencial establecer una relacin con los funcionarios electos. Haga una cita con su

    legislador para informarle qu es lo que pasa con su biblioteca. Siempre confirme la cita.

    Llamadas telefnicas

    Despus de establecer una relacin personal, las llamadas telefnicas son ms fciles y

    apropiadas; se recomienda estar en contacto continuo. Asimismo, hablar o visitar al legislador

    una vez al ao para mantenerlo(a) informado(a) de lo que sucedi en la biblioteca durante el

    ao.

    Cartas

    Son importantes en cuanto a la comunicacin con los legisladores; cuando son ledas

    muchas veces reciben respuesta: stas representan votos. Las cartas pueden ser formales o

    informales, a mano o a mquina, escritas por usted explicando las razones.

    Correo electrnico, fax, telegramas

    Estas opciones pueden servir, particularmente, cuando no hay tiempo. Probablemente,

    el correo electrnico no sea tan popular con algunos legisladores; la mejor opcin es llamarlos

    por telfono.

    Recomendaciones para escribir cartas

    Los legisladores quieren escuchar la opinin de los electores. Una carta bien escrita les

    indica que usted est interesado y les proporciona informacin importante.

    Dirjase correctamente cuando enve una carta.

    Explique el porqu manda esa carta y por qu cree que todas las bibliotecas son esenciales para nuestra democracia.

    Sea especfico. D ejemplos: si la falta de dinero hizo que algunos estudiantes se graduaran sin obtener la educacin necesaria, comunqueselo.

    Cntrese en la gente que depende de las bibliotecas: incluya historias de la vida diaria y d ejemplos sobre cmo las bibliotecas cambian vidas.

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    Pgina 26 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Sea breve: probablemente una carta de una pgina sea leda.

    Asegrese de incluir su nombre, direccin y telfono en la carta, no solamente en el sobre: si sta se separa del sobre, el legislador no va a poder contestarle.

    Formas de dirigirse

    Mande cartas directamente a los funcionarios pblicos nacionales, provinciales o

    locales.

    Recuerde el motivo de la carta: una conversacin telefnica, un intercambio de

    correspondencia, un acontecimiento, una consulta, una entrevista...

    Exponga las razones por las cuales usted escribe: descripcin del contexto,

    presentacin de un problema, de un informe, de un reclamo. Explique en qu les concierne el

    asunto a usted y al destinatario de su carta.

    Reafirme a travs de argumentos, explicaciones, especificaciones, referencias,

    consejos, reflexiones o comentarios. Exprese sus deseos o pedido.

    Proyecte. Mencione cul es el objetivo de la carta, qu material se adjunta y cul ser

    el paso siguiente (si lo hay), En caso de ser necesario, provea las informaciones

    suplementarias.

    Consolide la relacin con el destinatario mediante frmulas de cortesa. Como por

    ejemplo mi consideracin ms distinguida; con nuestros mejores deseos; reciba mis cordiales

    saludos; sinceramente; cordialmente.

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    Pgina 27 Manual para Promotores de Bibliotecas

    XI- LISTA FINAL DE SUGERENCIAS PARA LOS PROMOTORES DE BIBLIOTECAS

    Cada uno de nosotros tiene oportunidades para hablar sobre las bibliotecas. Promoverlas

    asegura que exista acceso libre y gratuito a la informacin en el presente y para las

    generaciones futuras.

    Como promotor debo comprometerme a realizar las siguientes acciones:

    Contactar a mi bibliotecario, me informar de las necesidades de la biblioteca y de

    cmo puedo ayudarla.

    Me mantendr informado sobre las decisiones que afectan a las bibliotecas, el acceso

    pblico a la informacin y me inscribir en el boletn de noticias de ABGRA.

    Tratar de hablar sobre las bibliotecas, intercambiar ideas con vecinos, amigos y

    colegas.

    Asistir a reuniones locales y de las escuelas, reclutar a otros para que expresen su

    apoyo.

    Escribir cartas a editores de peridicos para apoyar a las bibliotecas.

    Llamar, escribir y mandar correos electrnicos para expresar mis preocupaciones.

    Recursos e informacin para promover a las bibliotecas

    Disponible en la Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina

    (ABGRA)

    Eventos

    Da del Bibliotecario: Promover encuentros con los amigos de las bibliotecas en todo

    el pas.

    Reuniones, Congresos, Jornadas, talleres, etc.

    En Internet

    Si tiene alguna pregunta, comentario o casos que quisiera compartir con otros

    bibliotecarios, lo puede hacer por medio de la pgina de ABGRA, seccin

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    Pgina 28 Manual para Promotores de Bibliotecas

    Materiales promocionales

    Carteles, folletos, sealadores, calendarios, prendedores y todo otro material para

    promover a las bibliotecas y la alfabetizacin informacional.

    Capacitacin

    Entrenamiento para promotores: La Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la

    Repblica Argentina realiza peridicamente cursos sobre Oratoria y Protocolo en su sede.

    Para obtener mayor informacin, por favor contactarse con ABGRA.

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    Pgina 29 Manual para Promotores de Bibliotecas

    LO INVITAMOS A UNIRSE!

    CONTACTESE CON ABGRA Y PARTICIPE

    Si desea conocer ms sobre esta campaa o participar en la misma puede contactarse con nosotros escribindonos al correo electrnico que ABGRA ha habilitado para responder a sus inquietudes: [email protected]

    Para ms datos puede visitar:

    www.abgra.org.ar

    www.ifla.org/@yourlibrary

    www.ala.org/@yourlibrary

    Asociacin de Bibliotecarios Graduados de la Repblica Argentina ABGRA.

    Paran 918, 2 piso. C1017AAT Ciudad de Buenos Aires.

    Tel.: (54 11) 4811 0043/ 4816 3422.

    Fax (54 11) 4811 0043

    www.abgra.org.ar

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