informacijska podpora e- opominom kot priloŽnost

Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija Informatika v organizaciji in managementu

INFORMACIJSKA PODPORA E-OPOMINOM KOT PRILOŽNOST RAZŠIRITVE E-POSLOVANJA V

TELEKOMUNIKACIJSKEM PODJETJU

Mentor: doc. dr. Andreja Pucihar Kandidat: Marjanca Marussig

Kranj, september 2012

ZAHVALA

Zahvaljujem se mentorici doc. dr. Andreji Pucihar za pomoč, usmerjanje in nasvete pri izdelavi diplomskega dela. Hvala sodelavcem za pomoč pri zbiranju različnih podatkov, pomembnih za raziskovanje in izdelavo diplomskega dela. Zahvaljujem se moji družini in prijateljem za vse nasvete in spodbude v času mojega študija.

POVZETEK

V diplomski nalogi obravnavamo informacijsko podporo e-opominom kot priložnost razširitve e-poslovanja v telekomunikacijskem podjetju. Telekom Slovenije, d. d., (v nadaljevanju telekomunikacijsko podjetje) je vodilno podjetje na področju telekomunikacijskih storitev v Sloveniji. V zadnjih letih doživlja številne spremembe na različnih področjih, kot so ponudba telekomunikacijskih storitev, reorganizacije kot celote podjetja, želja po izpolnjevanju potreb naročnika in poslovnih partnerjev. Podjetje se v zadnjem času sooča z velikim številom različnih uporabnih informacijskih tehnologij, ki vplivajo na spremembe poslovnih procesov. Tok podatkov je danes hitrejši kot kdaj prej. Enostavnejše in hitrejše so tudi storitve med podjetji; dobavitelji in kupci na področju e-poslovanja. Pri spremembah poslovnih procesov so pomembni informacijski sistemi ter komunikacijske in tehnološke zmogljivosti, ki vplivajo na prožnost poslovanja podjetja. Razvoj elektronskega poslovanja spreminja koncept izvajanja poslovnih procesov v podjetju. Eden izmed poslovnih procesov je izdajanje e-računa. Podjetje želi v naslednjih letih zmanjšati tiskano obliko računov in opominov in jo nadomestiti z izdajanjem v elektronski obliki. V nalogi smo proučevali možnost nadgradnje procesa izdajanja e-računov s procesom e-opomina. Za izdajanje e-računa smo proučili in predstavili model izdajanja e-računa in njegove pomembne tehnološke komponente. Nakazali smo povezave med zunanjimi informacijskimi sistemi, ki so vključene pri izdajanju e-računa. Predstavili smo ključne vsebine, ki jih mora vsebovati e-račun, da ustreza predpisom in zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. Vsak izdani račun v elektronski obliki je potrebno tudi arhivirati, zato je potrebno uporabljati sistem za elektronsko arhiviranje, ki je izdelan glede na zakonske predpise in standarde. Procesu izdajanja e-računov sledi proces e-opominjanje. E-opomini so dokumenti, ki se lahko nadgrajujejo v že postavljenem informacijskem sistemu in se vključujejo v celotni poslovni proces elektronskega poslovanja. Naredili smo prototipno rešitev, za izdajanje e-opomina. Rešitev smo prilagodili na obstoječe informacijske sisteme. Temeljne informacijske sestavine, ki se uporabljajo pri izdajanju e-računa, se uporabljajo kot vhodni elementi, ki so potrebni za kreiranje dokumenta e-opomina. Kriteriji za optimizacijo tehnoloških sestavin pa so odvisni od že obstoječe

programske, strojne in komunikacijske opreme.

KLJUČNE BESEDE:

– e-poslovanje, – e-račun, – e-opomin, – e-slog, – e-arhiviranje.

ABSTRACT

The diploma thesis covers information support for e-reminders as an opportunity for expanding e-operations in telecommunications companies. Telekom Slovenija d.d. (hereinafter: telecommunications company) is the leading provider of telecommunications services in Slovenia. It has experienced a number of changes in various areas such as its offer of telecommunications services, reorganisation of the entire company and a desire to fulfil the needs of its subscribers and business partners.The company has been confronted with a great number of useful information technologies in recent years which have dictated changes to its business processes. Data flows today are faster than ever before. Services between companies, i.e. suppliers and customers in the area of e-operations are also simpler and faster. Information systems and communication and technological capabilities which impact the transparency of a company's operations are important when implementing changes to business processes. The development of electronic operations has changed the concept of implementing business processes in the company. One of these is the issuing of e-invoices. The company desires to decrease printed invoices and reminders in the upcoming years and replace them with their electronic counterparts. The thesis studies the possibilities of upgrading the process for issuing e-invoices with the e-reminder process. A study was made and a model for issuing e-invoices and the necessary technological components presented. Connections between external information systems required for issuing e-invoices is also described as well as key contents of e-invoices pursuant to regulations and the Electronic Commerce and Electronic Signing Act. Each invoice issued in electronic form must also be archived; therefore an electronic archival system designed in accordance with legal regulations and standards must be used. The process of issuing e-invoices is followed by the process for issuing e-reminders. E-reminders are documents that can be upgraded already in the established information system and included in the entire business process of electronic operations. A prototype solution for issuing e-reminders was designed to this end and adapted to the existing information system.Fundamental information components used in issuing e-invoices are used as the entry elements required to create the e-reminder document. The criteria for optimising these technological components are dependent on already existing software, hardware and communications equipment.

KEYWORDS: – e-business, – e-invoice, – e-reminder, – e- style, – e-archival.

Kazalo

1. UVOD ................................................................................................................... 1

1.1. Predstavitev problema ................................................................................ 1 1.2. Opredelitev ciljev in omejitve ...................................................................... 1 1.3. Metoda dela in raziskave ............................................................................ 1

2. ELEKTRONSKO POSLOVANJE ............................................................................... 3 2.1. Opredelitev e-poslovanja ............................................................................ 3 2.2. Kratka zgodovina razvoja e-poslovanja ....................................................... 4 2.3. Model in oblike e-poslovanja ...................................................................... 5 2.4. Prihodnost e-poslovanja ............................................................................. 7

3. MODEL IZDAJANJA E-RAČUNA ............................................................................. 8 3.1. Opis modela izdajanja e-računa .................................................................. 8 3.2. Prijava na e-račun .................................................................................... 11 3.3 Izdajanje in arhiviranje e-računa .............................................................. 13

4. TEHNOLOŠKE SESTAVINE E-RAČUNA ................................................................. 16 4.1. XML .......................................................................................................... 16 4.2. eSlog 1.5 .................................................................................................. 17

5. POVEZAVE MED ZUNANJIMI INFORMACIJSKIMI SISTEMI E-POSLOVANJA ........ 22 5.1. Sistem izmenjave e-računov ..................................................................... 22 5.2. Vrste e-dokumentov za izmenjavo ............................................................ 24

6. ZAGOTAVLJANJE VARNOSTI ............................................................................... 28 6.1. Digitalno potrdilo ...................................................................................... 28 6.2. Digitalni podpis in časovni žig ................................................................... 28

7. ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE ............................................................................. 31 7.1. Opredelitev e-arhiviranja .......................................................................... 31 7.2. Metodologija e-arhiviranja ........................................................................ 32 7.3. Zakonski predpisi in standardi .................................................................. 34 7.4. Prednosti in slabosti e-arhiviranja ............................................................. 35

8. PROTOTIPNA REŠITEV ....................................................................................... 36 8.1. Predlagana rešitev .................................................................................... 37

9. UGOTOVITVE IN PRIPOROČILA .......................................................................... 41 10. ZAKLJUČEK ....................................................................................................... 44

LITERATURA IN VIRI .......................................................................................... 45 KAZALO SLIK ...................................................................................................... 47 KRATICE IN AKRONIMI ....................................................................................... 48

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo visokošolskega strokovnega študija

Marjanca Marussig: Informacijska podpora e-opominom kot priložnost razširitve e-poslovanja v telekomunikacijskem podjetju stran 1

1. UVOD

Podjetja, ki so po svoji strukturi lahko velika, srednja ali majhna, se povezujejo in skušajo vse bolj poslovati elektronsko. Nekatera so pri tem prodorna in hitra, druga pazljivo prevzemajo zglede elektronskega poslovanja. V diplomski nalogi želimo raziskovati informacijske, komunikacijske, tehnološke zmožnosti in prednosti e-poslovanja na področju izdajanja e-opominov kot nadgradnje e-računov v telekomunikacijskem podjetju. E-opomin je eden izmed dokumentov, ki se lahko postopoma vključi v samo elektronsko izvedbo in poslovni proces elektronskega poslovanja. Osnovni temelj za samo izvedbo pa je predhodno dobro postavljeni poslovno informacijski sistem, ki podpira upravljanje celotnega procesa za e-račune.

1.1. PREDSTAVITEV PROBLEMA

Vsako podjetje se v svojem finančnem poslovnem področju srečuje s procesom opominjanja. Opominjanje je proces, ki je lahko glede na dejavnost podjetja kompleksen, zahteven in tudi sami stroški opominjanja lahko predstavljajo večji finančni zalogaj podjetja. Stroški bi se lahko z optimizacijo procesa in s stališča uporabe informacijske tehnologije za e-poslovanje zmanjšali. Kljub vsem on-line storitvam se računi plačujejo z zamikom ali pa se na plačilo pozabi. Zaradi tega ima podjetje z opominjanjem neplačnikov veliko stroškov s samim procesiranjem in kasneje tudi z izterjavo.

1.2. OPREDELITEV CILJEV IN OMEJITVE

Cilj naloge je predstaviti predlog rešitve za informacijsko podporo e-opominom. Rešitev sama predstavlja nadgradnjo e-računom in temelji na informacijsko podprtemu sistemu za e-poslovanje. Cilj naloge je predstaviti tudi prednosti in rizike e-opominjanja, ki nastanejo pri uvedbi e-poslovanja v proučevanem podjetju. Rezultat naloge je prototipna rešitev informacijske podpore e-opominom. Predstavljen bo obseg tehnoloških sestavin, ki so potrebne pri postavitvi in izgradnji informacijsko podprtega procesa za upravljanje z e-dokumenti tipa e-računa in posledično e-opomina. Naloga vsebuje ugotovitve in priložnosti elektronskega poslovanja za podporo e-opominom.

1.3. METODA DELA IN RAZISKAVE

Za izhodišče izdelave diplomske naloge smo uporabili obstoječo literaturo na področju elektronskega poslovanja. Združili smo jo s spoznanji in pregledi iz prakse. Na začetku smo predstavili problem, ki smo ga v nadaljevanju reševali. Nadaljevali smo z osnovami teorije, ki se dotikajo področja e-poslovanja in e-računov. V samem jedru smo predstavili obstoječe stanje modela izdajanja e-računov v povezavi s tehnologijo in povezanimi zunanjimi sistemi, za tem sledi predlog prototipne rešitve e-opomina.



Predlagana tehnologija in orodja, ki smo jo uporabili pri informacijski rešitvi, so zaledni sistem CRM, SAP/RMCA, eBiller, B2B strežnik, portali. Za zaključek smo predstavili ključne ugotovitve in spoznanja, ki smo jih pridobili tekom izdelave diplomske naloge. Raziskave so pokazale možnosti uporabe spletnih bank za izmenjavo različnih e-dokumentov. Portali se lahko uporabijo kot vstopne točke za stranke, katere lahko dostopajo do podatkov o storitvah in pregledu stanja uporabljenih naročenih storitev, ter naročanja različnih storitev. B2B strežniki so uporabni za izmenjavo e-dokumentov z različnimi poslovnimi partnerji. Portale Nato uporaba B2B portalov (interneta) za poslovne priložnosti in funkcije. Pomembno je tudi poznavanje povezanosti procesa izdajanja in prejemanja e-računov s plačilnimi procesi in model izdajanja e-računov. Za samo elektronsko poslovanje je potrebno upoštevati standarde in zakone pri izmenjavi elektronskih dokumentov. Na koncu je pomemben izbor informacijskih sistemov in rešitev, ki so finančno sprejemljivi za podjetje.



2. ELEKTRONSKO POSLOVANJE

2.1. OPREDELITEV E-POSLOVANJA

Izraz elektronsko poslovanje je pogosto uporabljen izraz v poslovnem svetu v zadnjih desetih letih. Elektronsko poslovanje je širok pojem in prav iz tega razloga se je razvilo več opredelitev. Pri opredelitvah, ki so v uporabi, se pojavi težava primerljivosti, saj ni enotnih meril, kaj se vključuje v sam pojem elektronskega poslovanja. V nadaljevanju navajamo nekaj definicij, ki opredeljujejo pojem elektronskega poslovanja. Elektronsko poslovanje je oblika poslovanja, pri kateri potekajo transakcije preko elektronskih omrežij, večinoma interneta. Elektronsko poslovanje zajema proces elektronskega nakupovanja, prodaja proizvodov in storitev ter elektronsko komuniciranje, sodelovanje in iskanje podatkov ter informacij (Turban in King, 2002, str. 3).

V angleščini uporabljajmo dva izraza, ki označujeta e-poslovanje. Turban in King opredeljujeta pomen angleških izrazov, kot sta e-trgovanje in e-poslovanje. E-trgovanje je pomensko ožji izraz, saj naj bi vseboval le proces nakupovanja, prodaje, izmenjave proizvodov in storitev ter informacij preko računalniškega omrežja.

Pojem e-poslovanje vključuje tudi izmenjevanje podatkov, ki niso neposredno vezani na določen nakup in prodajo blaga/storitev, zagotavljajo pa distribucijo informacij in podporo strankam. Te aktivnosti niso komercialne aktivnosti, ampak poslovne. Zato je izraz e-poslovanje veliko širši od pojma e-trgovanje.

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP 2000) opredeljuje elektronsko poslovanje kot poslovanje v elektronski obliki na daljavo ter z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije.

Direktiva o elektronskem poslovanju (Direktiva 2000/31/ES Evropskega parlamenta in Sveta) opredeljuje e-poslovanje kot pojem, ki zajema tako e-trgovanje (on-line nakupovanje in prodajanje) kakor tudi preoblikovanje poslovnih procesov za boljšo uporabo informacijsko-komunikacijske tehnologije.

Poenostavljeno lahko rečemo, da organizacija posluje elektronsko, kadar posluje elektronsko, brez papirjev oziroma bolj realistično s čim manj papirja, in je uporaba vseh vrst informacijske tehnologije znotraj podjetja in v povezavah podjetja s partnerji za zagotavljanje učinkovitega in uspešnega poslovanja (Pucihar 2006). Elektronsko poslovanje je uporaba računalniške tehnologije in elektronskih omrežij z namenom, da postane poslovanje uspešnejše in prilagodljivejše. Vsekakor pa je področje široko, saj zajema tehnične, tehnološke, ekonomske, pravne in organizacijske vidike.



2.2. KRATKA ZGODOVINA RAZVOJA E-POSLOVANJA Razvoj elektronskega poslovanja se je pričel z razvojem interneta, računalniških omrežij, telekomunikacijske tehnologije in priprave standarda za izmenjavo računalniških podatkov, ki segajo v leto 1968. Začetki razvoja so v naslednjih letih pomenili tudi spremembo načina življenja in poslovanja. Računalniška tehnologija je bila na začetku namenjena le strokovnjakom, kasneje pa je postala uporabna tudi za navadne uporabnike (Jerman Blažič, 2001 str. 13). V sedemdesetih se je spremenil način poslovanja na finančnem področju zaradi medbančnih prenosov podatkov. V poznih sedemdesetih in zgodnjih osemdesetih letih se je elektronsko poslovanje širilo med podjetji v obliki sistemov za prenos datotek, računalniške izmenjave podatkov in elektronske pošte. Sredi osemdesetih let so se pojavile elektronske konference in hkrati dostopnost izmenjave informacij. V devetdesetih letih sta razvoj interneta in svetovni splet prinesla veliko spremembo, ki je sprožil razvoj elektronskega poslovanja. Elektronsko poslovanje je dobilo nove razsežnosti. Internet je pripomogel k znižanju stroškov za učinkovito komunikacijo. Pojavili so se novi načini poslovanja in novih trgov in povečala se je učinkovitost večpredstavnih storitev (Jerman Blažič, 2001 str. 13−14). Svetovni splet kot najbolj razširjena storitev interneta omogočil nov način poslovanja in nastajanje virtualnih podjetij. Virtualna podjetja so nastala samo na internetu in zaradi možnosti novih poslovnih modelov. Mnogi avtorji ocenjujejo, da je elektronsko poslovanje doživelo vzpon konec devetdesetih let. Digitalna tehnologija je omogočila hiter prenos znakov, zvoka, slik in video, katere se lahko kombinirajo, shranjujejo in oblikujejo. Nekatere veje gospodarstva sta razvoj elektronskega poslovanja in multimedijske revolucije spodbudila k povezovanju in poslovnemu zbliževanju. Elektronsko poslovanje poteka po različnih sistemih in sicer tako imenovanih odprtih in zaprtih sistemih. Intranet se uvršča med zaprte sisteme, ki delujejo znotraj podjetja in extranet, ki je dostopen krogu poslovnih partnerjev. V zaprti sistem se uvrščajo tudi bančna omrežja, omrežja plačilnega prometa, omrežja državne uprave (Jerman Blažič, 2001, str. 16). V odprte sisteme sodi internet, s katerim si lahko omogočimo povečanje elektronskega poslovanja, saj nudi internet različne storitve (elektronska pošta, prenos datotek, svetovni splet, videokonference …). Svetovni splet je najbolj priljubljena storitev na internetu in najpogosteje uporabljena pri elektronskem poslovanju. V njem je možno najti informacije, ki pokrivajo praktično vsa področja človeškega delovanja. Razvite telekomunikacije oziroma informacijska infrastruktura je pogoj za razmah elektronskega poslovanja (Jerman Blažič, 2001, str. 13−17).



2.3. MODEL IN OBLIKE E-POSLOVANJA Temelj elektronskega poslovanja predstavlja ustrezna infrastruktura, na podlagi katere se e-poslovanje izvaja. Podjetje, ki posluje na podlagi e-poslovanja, mora za celovito delovanje uvesti oziroma upoštevati zahtevane standarde in zakone. Podjetja, ki se poslovno srečujejo preko interneta, delujejo v navideznem svetu, in prav zaradi tega potrebujemo določene pravne predpise, ki bi reševali ali preprečevali nesporazume in zlorabe. Poleg informacijske in komunikacijske tehnologije potrebujemo tudi spremembe v poslovanju. Z elektronskim poslovanjem pridobimo tudi nove poslovne modele, prenovo poslovnih procesov, spremembe v organizacijski in poslovni kulturi. Model e-poslovanja je način poslovanja, s katerim podjetje dosega dodano vrednost. Modele elektronskega poslovanja lahko razdelimo na več načinov: glede na namen, način in cilj elektronskega poslovanja. Slika 1 prikazuje model e-poslovanja.

Slika 1: Model e-poslovanja (Vir: Lenart 2006)

Virtualne skupnosti so neprofitna oblika spletnega oglaševanja. Pri tem je pomembna lojalnost uporabnika; zbirajo brezplačne informacije, nudijo brezplačno strokovno pomoč in izmenjavo izkušenj. Spletno oglaševanje služi kot dodatno komunikacijsko pot. Stranka dobi informacije in storitve preko interneta. Pogosto pa spletna mesta vsebujejo reklamne oglase drugih organizacij, s katerimi ustvarjajo prihodek (Kovačič 2005, str. 64−66). Podjetja prodajajo storitve in proizvode prek spletnih trgovin. Mnogi proizvajalci uporabljajo spletno trgovino, saj lahko tako prodajo svoje izdelke brez posrednikov.



Posredniški model povezuje stranke in prodajalce in omogoča izmenjavo dobrin neposredno med fizičnimi in pravnimi osebami. Na tem mestu lahko omenimo predstavnike tega modela, kot na primer blagovna borza, e-dražbe in e-ocenjevanja. Informacijski portali so novosti, ki jih je prinesel splet. Vsebujejo veliko brezplačnih informacij. Običajno se financirajo s pomočjo oglasov, ki se jih množično objavlja, nekateri specifični zaračunajo uporabnikom dostop do svojih strani. Predplačniški model je izvedenka informacijskega portala. Spletno mesto vsebuje specializirane in kvalitetne informacije. S finančnega stališča je del portala brezplačen, preostanek pa je dostopen samo plačnikom. To je samo nekaj primerov modelov, ki se lahko med seboj tudi prepletajo in otežujejo samo opredeljevanje. V prihodnosti bodo nastali novi poslovni modeli in lahko pričakujemo zaton ali spremembe že omenjenih modelov (Kovačič 2005, str. 64−66). Glede na naravo transakcij in na odnose med poslovnimi subjekti lahko bolj podrobno opredelimo elektronsko poslovanje (Turban, King, 2002, str. 7,8):

– e-poslovanje med podjetji (business-to-business B2B); v tem primeru so vsi udeleženci v e-poslovanju podjetja. Danes je to najbolj pogosta oblika e-poslovanja;

– e-poslovanje med podjetji in potrošniki (business-to-consumer B2C); najbolj je razširjena spletna trgovina, poleg tega so še bančni avtomati, informacijski kioski, spletna trgovina, elektronski časopisi …;

– e-poslovanje potrošnika s podjetjem (consumer-to-business C2B); primer je skupinsko dajanje ponudbe, s katero se skupina potrošnikov obrne na neko podjetje in pri tem računa na količinski popust;

– e-poslovanje med potrošniki (consumer-to-consumer C2C); to je poslovanje

med dvema potrošnikoma;

– e-poslovanje podjetja z zaposlenimi (business-to-employees B2E); to je lahko podsistem intraorganizacijskega sistema, preko katerega vodstvo podjetja podaja svojim uslužbencem določene informacije, proizvode in storitve;

– e-poslovanje med podjetji in vladnimi organizacijami (business-to-government B2G) ter e-poslovanje med vladnimi organizacijami in podjetji (government-to-business G2B); cilj javne uprave je uvesti elektronsko poslovanje na vsa področja javne uprave. To pomeni vključevanje gospodarskih subjektov in državljanov skupaj z organi uprave. Slovenija je ena izmed vodilnih držav z uvajanjem elektronskega poslovanja, na primer na področju e-uprava, e-davki, e-prostor, e-vem;



– e-poslovanje med vladnimi organizacijami (government -to-government G2G);

– e-poslovanje med vladnimi organizacijami in državljani (government-to-

citizens G2C) ter e-poslovanje med državljani in vladnimi organizacijami (citizens-to-government C2G); elektronsko poslovanje, v katerem nastopajo vladne ustanove, ki kupujejo in zagotavljajo blago, usluge, informacije podjetjem ali posameznim državljanom.

2.4. PRIHODNOST E-POSLOVANJA

Razmere na tržišču in v okviru Slovenije kažejo na to, da se dogajajo premiki na področju e-poslovanja. E-poslovanje prodira na vse ravni delovanja vladnih institucij, organizacij, podjetij in fizičnih oseb. Elektronsko poslovanje vpliva na vsa poslovna področja in tudi na funkcije v podjetjih. Za slovensko gospodarstvo je potrebno in nujno, da sprejema razvoj nove tehnologije na področju e-poslovanja, saj se tako lahko približa in konkurira v svetovnem merilu in gospodarstvu. Če pogledamo s stališča analize in statistike smo v Sloveniji med vodilnimi po rasti elektronskega poslovanja in uvajanja (EXPP, Munich, 2010). Slika 2 prikazuje pozicijo e-poslovanja po državah.

Slika 2: Pozicija e-poslovanja po državah (Vir: EXPP, Munich, 2010)

Zato bo potrebno prilaganje novih spoznanj in znanj na področju tehnologij komuniciranja, vzpostavljanja spletnih strani, računalniško izmenjavo podatkov, varovanja podatkov, uporaba interneta. Razmišljanje in izvajanje usposabljanja in izobraževanja na tem področju bo postalo in postaja globalno, saj je samo elektronsko poslovanje prav na tak način tudi usmerjeno.



3. MODEL IZDAJANJA E-RAČUNA

3.1. OPIS MODELA IZDAJANJA E-RAČUNA

Podjetja se v današnjem času na vsakem koraku soočajo z zniževanjem stroškov. Pristopi in ukrepi se posledično dotikajo različnih poslovnih področjih znotraj podjetja. Pod drobnogled postavimo naše notranje poslovne procese in analiziranje le-teh ter možnosti za krčenje izdatkov. Pri tem si lahko pomagamo tudi z informacijskimi tehnologijami, ki nam omogočajo elektronsko poslovanje. S tovrstnimi orodji in rešitvami lahko poenostavimo procese in s tem se poslovanje tudi bistveno poceni (Pucihar 1999). Organizacije in podjetja imajo različne organizirane medsebojne procese in mnogokrat se lahko preoblikujejo tako, da se združijo v skupne procese, ki omogočajo povezovanje na elektronski način z poslovnimi partnerji. Proces izdajanja e-računa lahko primerjamo s procesom izdajanja računa na klasični način, to pomeni v papirni obliki. Težave, ki se pri tem porajajo, so stroški obdelovanja računov, ki zajemajo stroške tiskovine, poštnine, stroški ročnega dela. Posledica se odraža v reklamacijah, ki nastanejo zaradi ročnega obdelovanja dokumentov in posledičnih napak. Zakasnela plačila so lahko tudi odraz počasnega procesa izdajanja računa. Izdajanje e-računov je proces med izdajateljem in prejemnikom računa. Izvajanje procesov na elektronski način prinaša posledično podjetju večjo natančnost podatkov in informacij, nižje transakcijske stroške, večjo produktivnost. Za podjetje pomeni to zapuščanje običajnih tradicionalnih poslovnih procesov in preoblikovanje ter prenovo na način e-poslovanja. Na odločitev podjetij za izvajanje procesov izdajanja na e-način vplivajo lahko naslednji dejavniki (Pulli 2005):

– lastnost inovacije (korist, združljivost, zapletenost, opaznost) – odnos vodstva organizacije do inovacij – obdelovanje podatkov – okolje (pritisk konkurence)

Za izvedbo inovacij in njihovo uvedbo v sam poslovni proces podjetja pa mnogokrat potrebujemo nekaj časa. Od samega ozaveščanja po do osmišljanja novih idej so potrebni vztrajnost, močna argumentiranja za implementacijo in planirani stroški za inovacije. Ko prebrodimo začetne težave, se lahko v nadaljevanju soočamo tudi z zakonodajo, ki vpliva na e-poslovanje in posledično opredelitve e-računa v celoti. Če pogledamo še okolje, v katerem poslujemo, so to naši poslovni partnerji, ki so ali pa tudi niso pripravljeni na izmenjavo e-računa oziroma na splošno e-poslovanje. Telekomunikacijsko podjetje se je že pred leti soočilo s tovrstnim izzivom in pristopom k elektronskemu poslovanju ter izdajanju in prejemanju e-računov. Poenostavljeno in hitrejše poslovanje, znižanje stroškov v podjetju ter zmanjševanje papirne oblike dokumenta so bili glavni motivatorji za vzpostavitev projekta E-račun.



Projekt je imel širši namen, da se s tem prične sodoben način poslovanja, ki je namenjen podjetjem, organizacijam, fizičnim osebam v sodelovanju z bančnimi ustanovami. Osredotočen je bil na tista področja, ki so zanimiva za končnega uporabnika, to je izdajanje e-računov, prejemanje e-računov in elektronsko arhiviranje. S sodobno tehnologijo, kot je spletna banka, so se marsikomu porodile ideje in želje, ki lahko pomenijo tudi prostor za e-poslovanje in posledično za uporabnika manj položnic in papirnih dokumentov. S projektom e-račun so se vzpostavile prve povezave in možnosti izmenjave izdanega e-računa z bankami. Postavljen je bil okvir izmenjave z bankami, in sicer v prvi fazi izmenjava z Novo Ljubljansko Banko in Abanko Vipa. Komitenti bank pri izmenjavi e-računa med izdajateljem in banko dobijo položnico v svojo elektronsko banko, za katero enostavno izvedejo plačilo. Sistem je zasnovan tako, da je prilagodljiv in da ga lahko uporabljajo tudi ostale banke. Za banke je to pomenilo nadaljnji razvoj za vzpostavitev centralnega posrednika za izmenjavo dokumentov. Banke so vzpostavile klirinški sistem Bankarta, ki je s septembrom 2011 pričel z sistemom izmenjave e-računov. Izvedba projekta E-račun je zahtevala kompleksno načrtovanje in analizo za nadgradnjo vseh informacijskih sistemov in spremembe nekaterih poslovnih procesov. V fazi projekta sta imela tako izdajatelj kot banka veliko izzivov za dosego svojega cilja. Sama nadgradnja je bila razdeljena na tri glavna področja implementacije, in sicer: izdajanje e-računa, prejemanje e-računa in zagotavljanje elektronskega arhiviranja elektronsko izdanih računov. V slovenskem prostoru je veliko ponudnikov storitev, ki ponujajo e-storitve, katere so usklajene z veljavno zakonodajo v slovenskem in evropskem območju. Rešitve ponudnikov so prilagojene in usklajene na področju standardov in tehnoloških priporočil. Produkti, ki jih predstavljajo, omogočajo pripravo in varno izmenjavo e-računov, ki vsebujejo digitalno podpisovanje in časovno žigosanje. Pri izmenjavi e-računov sodelujejo izdajatelji, prejemniki in banke ter vmesni ponudniki storitev, kateri zagotavljajo obdelave in izmenjave e-računa.

Poslovno informacijski model, ki ga bomo opisali, se omejuje na poslovni proces izdajanja e-računa. Poslovni model opredeljuje obliko, ki je zelo heterogena in opisuje področja izdajatelja e-računov in ponudnika storitev, ki je posredno potreben za izdelavo e-računa. E-račun, ki nadomešča papirno obliko računa, vpliva tudi na postavitev poslovno informacijskega modela v podjetju. Model poslovnega procesa je postavljen tako, da odpira različne procese in pod procese, ki so potrebni za izdajanje e-računa. Slika 3 prikazuje model izdajanja e-računa.



Distribucija e-računov

Prejemnik

Izdajatelj

IZHODI

-------------------

POVRATNA

INFORMACIJA

IZHODI

Arhiviranje e-računov

Slika 3: Model izdajanja e-računa Pri postavljanju modela in procesov je potrebno v prvem koraku zagotoviti ter postaviti okvir glavnih področij, ki jih potrebujemo za nastajanje in oblikovanje e-računa, od izdajanja do pošiljanja e-računov prejemnikom naročenih storitev. Prvi sklop je namenjen informacijski podpori pridobivanju in spremljanju podatkov o prijavah in odjavah na elektronski račun. Podatki se umestijo med podatke, ki jih podjetje potrebuje in upravlja v sistemu za upravljanje strank (CRM). Drugi sklop zajema pridobljene podatke o prijavah in odjavah in jih umešča v sistem za zaračunavanje storitev. Informacijski sistem za zaračunavanje storitev pri izdelavi e-računa upošteva podatke o prijavah/odjavah na različne želene distribucijske poti. Končni korak je izdelava e-računa glede na predpise in standarde postavljenih s strani institucij in zakonodaje, ki je za to področje pristojna. Tretji sklop so informacijski sistemi, ki podpirajo različne distribucijske poti. Glede na to, da imamo tri glavne poti pošiljanja elektronskega računa, so tudi za te poti procesi in tehnologije posebej razvite in prilagojene preko bančnega kanala,



pošiljanje e-računa preko e-pošte in do sedaj standardni poti po pošti do prejemnika. Četrti sklop je pomemben s stališča zagotavljanja verodostojnosti podatkov elektronsko izdanega računa. Vsi elektronsko izdani računi so shranjeni v elektronskem arhivu. Elektronski arhiv je postavljen v skladu z predpisi, ki ga narekuje zakonodaja in Arhiv Slovenije. Peti sklop je pri tem najbolj pomemben – to so stranke podjetja. V uvajanju novih tehnologij je potrebno posebno pozornost nameniti strankam. Zato so s strani marketinga usmerjene različne marketinške poteze privabljanja strank k e-poslovanju. Osveščanja strank, izobraževanje in marketinške akcije so samo eden od pristopov, ki lahko spodbujajo naročnike k spremembam in naročanje na elektronske račune.

3.2. PRIJAVA NA E-RAČUN Izdajanje e-računa naročnikom telekomunikacijskih storitev je proces, pri katerem je potrebno na samem začetku zagotoviti strankam nekaj osnovnih in pomembnih informacij: na kakšen način in po katerih poteh lahko pridemo do e-računa in kaj vse potrebujem za to, da lahko upravljamo z e-računom. Z novostjo in terminologijo, kot je e-račun, se mnogi srečujejo dnevno, za večino naročnikov je morda še vedno tuje razmišljanje poslovati elektronsko. Pravne osebe, ki so že zaradi narave poslovanja usmerjene v informacijsko podporo elektronskega poslovanja, lahko hitreje zagotovijo in sprejmemo navodila o prijavi na e-račun. Fizične osebe, ki za seboj nimajo svojih informacijskih sistemov, potrebujejo bolj natančne usmeritve in obveščanja o sami prijavi na e-račun. Za spodbujanje naročnikov na prijavo na e-račune ima veliko vlogo marketinško oglaševanje. Poslovna usmeritev poteka v smeri ukinjanja tiskanih računov in v povečanje izdaje elektronskih računov. Naročnike lahko na različne načine opozorimo in spodbudimo na možnost pošiljanja e-računov po distribucijskih kanalih, po katerih želijo prejemati e-račune. Podjetje je prepuščeno svoji lastni iznajdljivosti in nadaljnjim potezam za povečanje prijav na e-račun. Svoje stranke nagovarja preko osebnih pošt, akcije in nagradnih iger ali informira preko tiskanega računa. To je le nekaj primerov, kako naročnike opozoriti na novost, kot je e-račun. Naročnikom storitev so omogočene različne informacijske podpore, ki ponujajo možnost prijave na e-račun. Povsod tam, kjer se naročnik srečuje s kakršnokoli informacijo o storitvah, se vedno pojavi tudi informacija, kako in kje se lahko prijavi na e-račun. Stranka ima glede na današnje tehnologije kar nekaj možnosti. S tem želimo doseči, da za vsako stranko obstaja njej prijazna in enostavna pot, po kateri se lahko prijavi. Slika 4 prikazuje arhitekturo sistema za prijavo ali odjavo na e-račun.



Portal Elektronska banka

B2B

CRM

Ročna vloga

Sistem za

zaračunavanje

storitev

Vh

od

i p

rija

v n

a e

-

rač

un

Up

rav

lja

nje

s p

od

atk

i

pri

jav

Inv

oic

ing

Slika 4: Arhitektura sistema za prijavo/odjavo na e-račun Izstopajo tri najbolj pogoste oblike poti, po katerih se lahko naročnik prijavi na e-račun. Ena izmed poti je v zadnjem času posebej zanimiva, ker je tudi enostavna zaradi izvedbe plačila, to je prijava preko elektronske banke – elektronski bančni kanal. Seveda pa je potrebno pri tem omeniti, da je zato potrebna prijava in uporaba elektronske banke. Slika 5 prikazuje prijavo na e-račun v elektronski banki.

Slika 5: Prijava na e-račun v elektronski banki



Prijave na e-račun preko portalov podjetja so vsekakor dobra vstopna točka za vse, ki se zanimajo za novosti podjetja, različne informacije o storitvah, ne nazadnje pa je na enem mestu tudi prijava na e-račun. Stranko je potrebno na tem mestu seznaniti z vsemi poslovnimi pogoji glede prijave in izdaje na e-račun. Slika 6 prikazuje prijavo na e-račun na portalu.

Slika 6: Prijava na e-račun na portalu

Za vse stranke, ki so jim še vedno blizu papirne vloge, imajo možnost, da jo izpolnjeno pošljejo na določene naslove v podjetju ali se osebno oglasijo v centrih, na katerih urejajo ročne vloge in le-te posredujejo v informacijske sisteme, ki upravljajo podatke o strankah. Pri prijavi preko portala na elektronski račun sistem preverja, kakšno obliko je izbral naročnik. V primeru, da je izbral elektronsko obliko, se mu avtomatsko ukine tiskana oblika. Stranka je seznanjena s takim načinom spreminjana distribucijskih poti, na koncu je še vedno možnost, če se ne strinja, da se na tiskano obliko računa ponovno prijavi. V interesu podjetja je, da stranka ohranja že obstoječe elektronske poti in da so ponovne odločitve za naročanje računa v tiskani obliki čim manjše.

3.3 IZDAJANJE IN ARHIVIRANJE E-RAČUNA Proces izdajanja e-računa in uporaba sistema za elektronsko arhiviranje računov sta časovno, stroškovno in tudi ekološko učinkovita. Elektronsko izdane račune in njihova plačila posledično upravljamo enostavno in hitro.



Izdajanje e-računov nam prinaša veliko prednosti:

– elektronske račune se lahko pripravi v lastnih zalednih informacijskih sistemih,

– manjši stroški distribuiranja preko elektronskih poti (stroški poštni, tiskanja),

– avtomatsko zapiranje knjigovodskih postavk,

– zmanjševanje števila reklamacij,

– prejemanje povratnih informacij o dostavi v elektronske banke,

– ekološko poslovanje (s tem lahko ohranjamo gozdove). Izdajanje elektronskega računa v elektronsko banko pomeni za izdajatelja, da ima odprt transakcijski račun na banki, aktivno spletno banko, vključitev izdajatelja v sistem e-račun (sistem e-račun je ime za sistem, ki ga banke uporabljajo za izmenjavo e-računov skozi klirinški sistem Bankarta), ustrezno prilagojene zaledne aplikacije za izdajanje e-računov, soglasje prejemnikov e-računov o prejemanju v elektronski obliki. Telekomunikacijsko podjetje je svoje poslovne in informacijske procese prilagodilo izdajanju elektronskega računa. Po zajemu in pridobitvi prijav na e-računu lahko zaledni informacijski sistemi zajamejo in ovrednotijo pridobljene podatke. V fazi procesiranja izhodnih računov se uporabijo podatki o distribucijskih poteh na katere so naročene stranke. Slika 7 prikazuje arhitekturo izdajanja e-računa.

Sistem za

zaračunavanje

storitve

Izhodni

podatkiSiHramba

Arhivski sistem

Slika 7: Arhitektura izdajanja e-računa

Datoteke, ki so po navadi v obliki XML, se pošljejo v sistem zunanjega ponudnika rešitev za izdelovanje e-računov. Podjetje SETCCE zagotavlja produkt eBiller, ki deluje skladno z vsemi zahtevami slovenske zakonodaje in evropskimi direktivami s finančno računovodskega področja elektronskega poslovanja.



Izdajatelju ponuja celovito rešitev za pripravo in distribucijo e-računa. V rešitvi izdelave e-računa po shemi eSlog 1.5 se izvajajo večstopenjski postopki preverjanja pravilnosti. Na podlagi izdajateljevih pripravljenih podatkov iz njegovega informacijskega sistema pripravi posamezne račune v e-obliki, ki ustrezajo slovenski zakonodaji in standardom na področju izdelovanja in izdajanja e-računov. Rešitev upošteva vse potrebne varnostne standarde in zagotavlja zakonsko skladno digitalno podpisovanje izhodnih dokumentov. Uporabnik jo podpiše z uporabo rešitve za digitalno podpisovanje e-računov. Z upoštevanjem tehnoloških določil in zahtev zakonodaje v postopkih digitalnega podpisovanja so tako pripravljeni računi pravno formalno enakovredni računom v pisni obliki. Tako obdelani elektronski računi so pripravljeni za distribuiranje po različnih elektronskih poteh ter pošiljanje v elektronski arhiv. Elektronska hramba dokumentov je zelo pomemben končni korak. Zakon ZVDAGA – Zakon o varnosti dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih opredeljuje hrambo elektronsko izdanih računov oziroma dokumentov (Uradni list RS, št. 30/2006). Za telekomunikacijsko podjetje opravlja elektronsko arhiviranje dokumentov podjetje Avtenta, ki izpolnjuje pogoje opravljanja e-arhiviranja, katere je pridobila z akreditacijo za storitev e-hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki. S tem končnim korakom v procesu izdajanja e-računa nastopi faza dolgoročnega arhiviranja oziroma hramba elektronsko izdanih e-računov.



4. TEHNOLOŠKE SESTAVINE E-RAČUNA

Izmenjava e-računov pomeni izmenjavo dogovorjenih elektronskih datotek, ki so izdelane v skladu z dogovorjenimi standardi. Standardi so pomembni za izmenjavo e-računa, saj z njimi ustvarjamo red in komunikacijo, ki jo lahko razumejo informacijski sistemi in uporabniki, ki se lotevajo postavitev procesa izdajanja e-računa. S tem se olajša samo elektronsko poslovanje v širšem slovenskem področju. Na svetu obstaja nekaj standardov za zapis elektronskega računa. Standardi so nacionalni in se navezujejo na določeno vrsto branže ter svetovnih združenj. Standard nam omogoča dogovor izmenjave vsebine e-računov med izdajateljem in prejemnikom. V Sloveniji so se z razvojem standardov ukvarjali Gospodarska zbornica Slovenije s partnerji in pridruženimi člani, kjer so s projektom eSlog dosegli postavitev splošnih standardov. S tem so bili izgotovljeni osnovni elektronski dokumenti (naročilo, potrdilo naročila, dobavnica, račun in kontrolni dokument-povratnica).V Sloveniji je na splošno najbolj uporabljen eSlog 1.5 (GZS 2002).

4.1. XML

XML (Extensible Markup Language) je označevalni jezik, katerega se da prilagoditi glede na uporabo. Podoben je tudi HTML-ju. XML predstavlja vsebino in ne prikazuje vsebine podatkov. Samo poimenovanje elementov lahko definiramo sami, kar posledično pomeni lažje razumevanja XML dokumenta. Z njim na fleksibilen način opredelimo strukturo dokumenta in izmenjavo podatkov med internetnimi aplikacijami. Z gotovostjo lahko rečemo, da je označevalni jezik XML temeljna tehnologija za razvoj sodobnih informacijskih rešitev.

Tehnologija XML se je uspešno uveljavila na področju izmenjave elektronskih podatkov. Tako se je povečala sama komunikacija v elektronski obliki. S tem ko se je pojavil standard za opis strukture dokumentov v obliki XML shem, se je povečalo tudi širjenje e-poslovanja. Sam označevalni jezik XML ima tudi prednost, ker je s stališča platform neodvisen glede na tehnologijo. Podporo se lahko nudi tudi starejšim platformam pri nadgradnji z jezikom XML in ne nazadnje jo lahko najdemo v vseh sodobnih okoljih in programskih jezikih. S stališča razlogov je to vsekakor zadostno zakaj je učinkovita obdelava XML dokumentov pomembna. Prednost je seveda tudi v elektronski izmenjavi XML dokumentov, kjer se uporabljajo že standardni protokoli, ki se uveljavljajo na področju interneta. Sistemi, ki temeljijo na podlagi XML standarda, so enostavni, zato je lažje razvijati rešitve. Zato ima tudi prednost v izmenjavi med organizacijami. Slika 8 prikazuje izsek vsebine iz XML datoteke.



Slika 8: Izsek vsebine iz XML datoteke

XML lahko razdelimo na tri osnovne dele: podatkovni, deklarativni in predstavitveni. V podatkovni del shranjujemo podatke v neki obliki z želenimi etiketami (angleško tag). Deklarativni del skrbi za to, da pri dodajanju novih podatkov vidimo, kaj kakšna etiketa predstavlja. S predstavitvenim delom oblikujemo izpis podatkov (Wikipedija, 2012). Cilj jezika XML je tudi med drugim določitev novih standardov in postopkov, ki že v avtomatiziranih poslovnih procesih dodatno podpirajo XML. Uveljavlja pa se tudi na ostalih področjih izmenjave kombinacije XML in ostalih standardov za elektronsko izmenjavo dokumentov. XML spreminja mnogo aspektov računalništva, predvsem na področju komuniciranja aplikacij in strežnikov.

4.2. ESLOG 1.5

ESlog 1.5 je standard za podatkovne strukture za izdelavo e-računa. Izmenjava dokumentov, kot je v našem primeru e-račun, je razvita na podlagi XML jezika (ang. eXtensible Markup Language) in njemu odgovarjajočih shem. Sheme so vsebinsko izpeljane iz EANCOM standarda, ki so prilagojene lokalni zakonodaji in vsebinsko ustrezajo potrebam elektronskega poslovanja. EANCOM je mednarodni standard za izmenjavo podatkov, ki se ga uporablja po celem svetu. Vsako storitev oziroma proizvod je potrebno označiti z enoznačno številko EAN, vsako stranko pa z ustrezno lokacijsko številko EAN. Uporaba EANCOM standarda je prinesla enostavnost pri avtomatski obdelavi podatkov, standardna sporočila so enostavna in točna, identifikacijske številke EAN pa so enotne po vsem svetu (Panteon Group 2012). Za standard eSlog na področju oblike elektronskega računa poznamo dve vrsti, in sicer kompleksno in enostavno shemo. Kompleksni račun je pretvorba EAN sheme za račun v XML obliko. Enostavni je podmnožica kompleksnega računa, le da ima



zmanjšano število elementov in njihovi nazivi so v slovenskem jeziku za lažje prepoznavanje elementov in uporabe le-teh. Z uporabo shem dosežemo to, da lažje informacijsko komuniciramo s poslovnimi partnerji. Tudi na tak način znižujemo stroške. Saj je ena shema za vse poslovne partnerje in s tem je tudi enostavna implementacija, uporaba ter razumevanje. Na primeru enostavnega računa lahko opredelimo posamezne sklope, ki so pogosto uporabljeni. Shema se prične z osnovnimi elementi (GZS 2010):

- glava računa (številka računa, datum izdaje …), - subjekti računa (plačnik/kupec/naročnik/prejemnik/izdajatelj), - postavke (opisi, količine, cena, popusti, davčna osnova, davčna stopnja ...), - povzetki davkov (seštevki po davčnih stopnjah, davčne klavzule ...), - vsote računov (znesek za plačilo, znesek računa, znesek DDV …), - zaključek računa (pripravljavec računa, poljubno besedilo), - noga računa (zahtevani podatki o izdajatelju …).

V vsakem sklopu so definirani obvezni in opcijski elementi, ki jih polnimo ob izdelavi e-računa. Definirane so tudi dovoljene vrednosti za določene elemente s šifranti. Vsak kreirani XML se vedno kontrolira po shemi, kar pomeni, da je vedno prisotna kontrola in preverjanje elementov in vsebine, ki so opredeljene v standardu eSlog 1.5. Slika 9 prikazuje izsek e-računa v obliki eSlog 1.5.



Slika 9: Izsek e-računa v obliki eSlog 1.5

E-račun sestavljajo XML shema za enostavni račun in digitalna podoba žiga in podpisa pooblaščene osebe. XML shema eSlog enostavnega računa 1.5 opredeljuje tudi XML strukturo za digitalni podpis. XML podpis je specifična struktura za predstavitev digitalnega podpisa. V e-Slog se podpis vključuje v skladu s standardom XAdES-BES [XAdES], ki temelji na standardu XMLDsig [XMLDsig]. V skladu s standardom XMLDsig se podpišeta element <Racun> in element <SignedProperties>. Podpis se vključuje v XML dokument; v skladu s standardom XMLDsig se obema elementoma doda enolični identifikator kot atribut Id in nanju se podpis referencira. Slika 10 prikazuje izsek digitalnega podpisa v XML obliki.



Slika 10: Izsek digitalnega podpisa v XML obliki

E-račun mora vsebovati digitalni podpis ter priloge vi XML in HTML obliki. Naročniki, ki dobijo e-račun v tovrstni obliki, lahko prenesejo e-račun v svoj poslovni informacijski sistem in ga obdelajo. Za sam prikaz elektronskega računa se uporabljajo XSLT preslikave, ki omogočajo prikaz e-računa v HTML obliki. Slika 11 prikazuje XSLT preslikavo.



Slika 11: XSLT preslikava (Vir: Wikipedija 2012)

Na ta način jih je možno prikazati s standardnimi pregledovalniki, kot je na primer Internet Explorer. XSLT preslikava in e-račun sta ločena XML dokumenta. Lokacija XSLT preslikave mora biti podana v elektronskem računu. Priprava XSLT preslikave in objava le-te na spletu je odgovornost posameznega izdajatelja elektronskih računov. Pri tem je dobro, da izdajatelji upoštevajo omejitve za fizične osebe.



5. POVEZAVE MED ZUNANJIMI INFORMACIJSKIMI SISTEMI E-POSLOVANJA

Izmenjava e-računov je v Sloveniji omogočena po različnih distribucijskih poteh. Telekomunikacijsko podjetje, ki je vpisano v register izdajateljev e-računov, ima več možnosti oziroma distribucijskih poti za pošiljanje e-računov k strankam. Izbira poteka v skladu s standardi in možnosti, ki se ponuja na tržišču in je primerna za večino poslovnih partnerjev, naročnikov (fizične in pravne osebe). Za pošiljanje e-računov se je v izbor uvrstila pot pošiljanja po e-pošti, elektronsko bančništvo (z več bankami) in direktni kanal med izdajateljem in banko. S stališča informacijske tehnologije in podpore je najbolj enostavna pot po e-pošti, vendar pa na koncu procesa dostave manjka ključna operacija: enostavna izvedba plačila. To pa lahko zagotovimo s sistemi, ki jih omogočajo informacijski sistemi elektronskega bančništva in izdajatelji e-računov, ki temeljijo na standardih in zakonih, usklajenih na nivoju Slovenije ter Združenja Bank Slovenije (ZBS).

5.1. SISTEM IZMENJAVE E-RAČUNOV

Sistem izmenjave e-računom med izdajateljem in bankami je varen in zanesljiv. Pred izmenjavo e-dokumentov morajo izdajatelji in prejemniki e-dokumentov izpolniti poslovne pogoje, ki so določeni v splošnih pogojih za izmenjavo e-računov in zagotoviti varno in ustrezno infrastrukturo. Sama izmenjava e-računov med izdajateljem e-računa in bankami se lahko prične pred predhodnim dogovorom med obema subjektoma. Izdajatelj se dogovori z banko, pri kateri ima odprt transakcijski račun, o vključitvi v izmenjavo e-dokumentov. Prejemnik e-računa se mora najprej prijaviti pri izdajatelju e-računa. To lahko stori na način, ki ga določa izdajatelj e-računa (z vlogo, ki jo pošlje izdajatelju, s prijavo preko izdajateljevega portala ali preko elektronske spletne banke). Sistem za izmenjavo e-računov omogoča izmenjavo e-računov po e-bančnih poteh med komitenti znotraj posamezne banke. Večina slovenskih bank je povezanih v klirinški sistem, kar pomeni, da je ena banka povezana z ostalimi bankami preko medbančne klirinške hiše za e-račune (ACH – Automated Clearing House), in tako je omogočena izmenjava tudi s komitenti drugih bank. V izdajateljevem sistemu se pripravi e-račun, ki je v skladu z standardi in predpisi, ter zakoni. E-račun ima obliko XML eSlog 1.5. Za distribuiranje e-računov z bankami se uporabi sistem B2B in Halcomovo rešitev za distribucijo v klirinški sistem bank. Ta način zagotavlja varen in zanesljiv način pošiljanja e-računov po e-bančnih poteh. Prav tako omogoča tudi dostavo vseh povratnih informacij o uspešnosti dostave e-računov prejemniku.

V klirinški sistem Bankarta so pristopile skoraj vse slovenske banke, kot na primer NLB, Abanka, Gorenjska banka, Hypo Alpe-Adria Bank, KD Banka, Probanka,



Raiffeisen Banka, UniCredit Banka, Sparkasse, Delavska hranilnica in PBS. Slika 12 prikazuje sistem izmenjave e-računov.

IZDAJATELJ

Direktni distribucijski kanal

B2B

HALCOM

distribuiranje

e-računov

Banka

Abanka

NLB

Banka

Banka

Banka

Banka

Banka

Klirinška hiša

BANKART

Izmenjava e-

dokumentov

Izm

en

java

z v

eč b

an

ka

mi

Izm

en

java

z e

no

ba

nko

/

org

an

iza

cijo

Slika 12: Sistem izmenjave e-računov

Postopek izmenjave v primeru z različnimi bankami je takšen, da izdajatelj e-računa v svojem ERP sistemu pripravi račun v e-obliki v dogovorjenem standardu eSlog 1.5. Tako pripravljeno obliko z vsemi potrebnimi vrstami e-dokumentov odloži v okolje za izmenjavo z ostalimi podjetji, to je strežnik za izmenjavo e-dokumentov med podjetji. Na tem segmentu se uporablja Halcomovo rešitev za distribuiranje e-računov, ki po varovanih in zaščitenih bančnih kanalih pošlje v banko. V našem primeru sta to dogovorjena kanala z Abanko in NLB. Izdajatelji direktno nimajo dostopa do klirinškega sistema Bankart, zato uporabljajo kot vhod banke, s katerimi imajo sklenjene dogovore o izmenjavi e-računov. Abanka je v vlogi primarnega kanala za distribuiranje e-računov za vse ostale banke (dogovor med izdajateljem in banko). Vse e-račune, ki so namenjeni komitentom ostalih bank, Abanka pošlje do klirinške hiše Bankart, ki ima nalogo distribuiranja e-dokumentov do bank komitentov, ki so navedeni v statusni ovojnici. Podatek, ki ima pomembno vlogo pri usmerjanju e-računa, je IBAN številka prejemnika oziroma komitenta. S pomočjo tega podatka se usmerja e-račun in komitent prejme v svoje elektronsko banko e-račun. V elektronski banki se kreira plačilni nalog, ki ga komitent s potrjevanjem izvede v treh korakih.

Uprava Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljevanju UJP) omogoča svojim komitentom izmenjavo e-računov z izdajatelji e-računov različnih podjetij. V klirinški



sistem Bankarta se namerava UJP vključiti postopoma. Z direktnim distribucijskim kanalom smo v telekomunikacijskem podjetju vzpostavili direktno izmenjavo e-računov in vseh potrebnih e-dokumentov. Pri tem se izdajatelj e-računa opira na lastne informacijske rešitve in ne potrebuje vmesnega distributerja e-računov.

5.2. VRSTE E-DOKUMENTOV ZA IZMENJAVO

V sistemu izmenjave e-računov med izdajateljem e-računa in banko se izmenjujejo različni tipi e-dokumentov. Vsak e-dokument ima svojo funkcijo in vsebino, ki prenaša informacijo iz enega mesta na drugo. Vsi udeleženci v sistemu prejmejo tisto vrsto e-dokumenta, ki jo potrebujejo glede na vrsto aktivnosti, ki jo izvedejo. V osnovi lahko na splošno prikažemo dva pomembna procesa, ki se odvijata v izmenjavi e-računov. Prvi proces se vrši ob izmenjavi e-dokumentov e-prijave in e-odjave. Prejemnik, ki želi prejemati e-račun v svojo banko, izpolni e-vlogo (e-prijavnica). Izpolnjena vloga potuje od prejemnikove banke preko centralnega sistema do izdajatelja e-računa (e-prijavnica, e-odjavnica). Izdajatelj e-prijavnico obdela oziroma zavrne v primeru nejasnih podatkov ali drugih napak in pošlje e-povratnico nazaj preko centralnega posrednika do prejemnika, ki je oddal e-vlogo za e-račun. Slika 13 prikazuje pomembne interakcije v sistemu izdajanja e-računov med izdajateljem e-računov, centralnim posrednikom in banko prejemnika.

E-dostavnica

izdajatelj

e-računa

izjava

banka

pošiljatelja

e-računa

centralni

posrednik

banka

prejemnika e-

računa

prejemnik

e-računa

register

izdajateljev

Izjava izd.e-rač. za

vključitev

register

izdajateljev

e-prijava/e-odjava o prejemu e-

računa

e-povratnica (na e-prijavo/e-odjavo na prejem

e-računa)

E-račun

Slika 13: Potek izmenjave e-dokumentov (Vir: ZBS 2011) Drugi proces, ki je posledica prvega (prijave na e-račun), se prične na strani izdajatelja e-računa. Izdajatelj glede na podatke, ki jih posreduje prejemnik, izdela in posreduje e-račun preko centralnega posrednika (oziroma poti, ki so



dogovorjene) do prejemnika e-računa. Odgovor na izdani e-račun je e-dostavnica. Izdajatelj e-računa dobi nazaj odgovor od prejemnika banke ali centralnega posrednika ali banke izdajatelja v pozitivni ali negativni obliki, to je e-dostavnica.

V samem procesu izmenjave e-računa so e-dokumenti, ki se izmenjujejo v tako imenovanih ovojnicah. Ovojnica je enako kot pri izdaji tiskanega računa kuverta. Ovojnice se med seboj razlikujejo glede na tip osnovnega e-dokumenta. Pri izmenjavi e-računov so pomembni naslednji tipi e-dokumentov, ki se pošiljajo v formatu XML ali drugem medbančnem dogovorjenem formatu:

– e-prijava/e-odjava o prejemanju e-računov, – e-povratnica, – e-račun.

Poleg ovojnic in osnovnega dokumenta se lahko izmenjujejo tudi druge priloge, ki so usklajene na nivoju medbančnih formatov. Ovojnica omogoča, da se lahko prenese vsebino ovojnice (e-račun, e-prijava/e-odjava) od izdajatelja do prejemnika, in to brez vpogleda v samo vsebino dokumenta. Vsebina ovojnice oziroma elementi ovojnice so dogovorjeni s standardom na nivoju Združenja bank Slovenije (ZBS). Za posamezen tip dokumenta se zahteva točno določen tip ovojnice, in sicer:

– ovojnica za e-račun (za izmenjavo e-računov), – splošna ovojnica (za izmenjavo e-dokumentov e-prijave, razen e-računa), – statusna ovojnica (za izmenjavo e-povratnice in e-dostavnice).

Ovojnica po svoji strukturi vsebuje podatke, katere potrebujemo za usmerjanje. Glavnino elementov vsebuje vsaka ovojnica, razen nekaterih specifičnih vsebin. Podatki za usmerjanje so naslednji:

- podatki za identifikacijo pošiljatelja (sender), - podatki za identifikacijo prejemnika (receiver), - podatki o izvoru dokumenta (doc_data), - podatki o prilogah (attachments), - podatki za plačilo(payment_data) − samo ovojnica za e-račun, - podatki o e-dokumentu (status_data) − samo statusna ovojnica.

Ovojnica za e-račun je prilagojena usmerjanju in plačevanju e-računov. Na podlagi tega se pripravi plačilni nalog v e-banki. Vsebuje podatke za usmerjanje, podatke o identifikaciji pošiljatelja in prejemnika, podatke o izvoru dokumenta, podatke za plačilo ter podatke o prilogah. Slika 14 prikazuje osnovno strukturo ovojnice za e-račun.



Slika 14: Osnovna struktura ovojnice za e-račun (Vir: ZBS 2011)

Splošna ovojnica je namenjena posredovanju e-prijav/e-odjav o prejemanju e-računov. Vsebuje podatke za usmerjanje, in sicer podatke o identifikaciji pošiljatelja in prejemnika, podatke o izvoru dokumenta ter podatke o prilogah. Slika 15 prikazuje osnovno strukturo splošne ovojnice.

Slika 15: Osnovna struktura splošne ovojnice (Vir: ZBS 2011)

Statusna ovojnica je namenjena posredovanju povratnih informacij, s katerimi se posredujejo informacije o uspešni dostavi e-dokumentov prejemniku oziroma informacije o uspešnosti sprejema dokumentov na strani prejemnika. Vsebuje podatke za identifikacijo pošiljatelja in prejemnika, podatke o izvoru prejemnika,



podatke o osnovnem dokumentu ter opcijsko podatke o prilogah. Slika 16 prikazuje osnovno strukturo statusne ovojnice.

ovojnica

pošiljatelj

prejemnik

priloge

izvor

dokumenta

podatki o e-dokumentu

Slika 16: Osnovna struktura statusne ovojnice (Vir: ZBS 2011)

Sam sistem izmenjave e-računa je na svoj način informacijsko kompleksen, hkrati pa omogoča končnim uporabnikom, prejemnikom e-računa, enostavno e-poslovanje. S ciljem, da komitenti banke lahko opravijo plačilo v zelo kratkem času in imajo pregled nad plačanimi računi ter vsebino izdanega e-računa, je smotrno vlagati v razvoj in implementacijo dovršenih informacijskih sistemov, ki na daljši rok nudijo fleksibilnost in enostavnost plačevanja računov.



6. ZAGOTAVLJANJE VARNOSTI E-poslovanje je lahko varen način poslovanja Pri prehodu na e-poslovanje se pojavljajo pomisleki o sami varnosti e-dokumentov, ki jih zaupamo sami informacijski tehnologiji. Izdajatelj pri izdajanju e-računa mora upoštevati vsa varnostna priporočila in določila v skladu z zakonom Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu – ZEPEP (Uradni list RS, št. 98/2004). Zakon ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki na daljavo z uporabo informacijske in komunikacijske in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače (GZS 2002). Varno pošiljati e-dokument pomeni v skladu z zakonom zagotoviti funkcionalnost digitalnega podpisa, časovnega žiga in digitalnega potrdila. To so osnovne sestavine varnega pošiljanja e-računov in ostalih e-dokumentov.

6.1. DIGITALNO POTRDILO

Digitalno potrdilo predstavlja enolično povezavo med imetnikom potrdila in javnim ključem. Potrdilo vsebuje vse osnovne podatke o imetniku potrdila in javnem ključu. Če je odprt sistem so digitalna potrdila javno objavljena, kar omogoča preverjanje identitete podpisnika na osnovi javnega ključa (Halcom 2012). V elektronskem poslovanju lahko stranke rešujejo stopnjo tveganosti in odgovornosti s potrdili kot so kvalificirano potrdilo in nekvalificirano potrdilo. Digitalno potrdilo se smatra kot imetnikova osebna izkaznica v elektronskem poslovanju (Halcom 2012). Nekvalificirana potrdila delujejo na osnovi razmerij pogodbenih strank. Pri tem gre za dogovor med strankami, ki poslujejo po že utečenih poteh. V primeru, da stranke še niso poslovale med seboj, se priporoča vključitev overitelja oziroma agencije za certificiranje javnih ključev. Kvalificirana potrdila delujejo na osnovi predpisanega uradnega postopka za identifikacijo imetnika potrdila. Varnost ima tukaj visoko stopnjo in je minimalna možnost zlorabe. Tovrstno identifikacijo izvajajo overitelji in v njihovem imenu pooblaščene prijavne službe. Overitelj SIGEN-CA (CA − Certification Authority) predstavlja ustanovo za izdajo digitalnih potrdil. Nosi funkcijo prejetja zahtevkov, izdaje digitalnih potrdil, izvaja identifikacijo imetnikov, skrbi za register izdanih digitalnih potrdil in prav tako skrbi za preklic digitalnih potrdil in jih osvežuje v registru, ki je javnega značaja.

6.2. DIGITALNI PODPIS IN ČASOVNI ŽIG

Običajen podpis na dokumentu lahko nadomestimo z digitalnim podpisom na e-dokumentu. Sam digitalni podpis nosi funkcijo avtentičnosti, podpisa se ne da kopirati, ponarediti, podpisanega dokumenta se ne da spremeniti, podpisa se ne da zanikati. Vse to so osnovne funkcije digitalnega podpisa za dokazovanje identitete



podpisnika elektronskega dokumenta, zagotavljanje celovitosti podatkov in zaščite pred spreminjanjem vsebine e-dokumentov. Digitalni podpis je kakor prstni odtis in je vedno unikaten (Halcom, 2012). V praksi uporabljamo pojem elektronski podpis, kar pomeni kakršne koli oznake, narejene z elektronskim medijem, zato da se označi dokument ali datoteko. Digitalni podpis je narejen z uporabo kriptografije. Danes se uporablja običajno asimetrična kriptografija. Asimetrična kriptografija temelji na paru digitalnih ključev. To sta javni in zasebni ključ. Zasebni ključ ima vedno varno shranjen le lastnik. Javni ključ je ključ, ki ga lastnik lahko posreduje komurkoli, ki želi z njim sodelovati v storitvah na varen način. Postopek se lahko odvija na sledeči način: Lastniku zasebnega ključa lahko pošlje kdorkoli šifrirano sporočilo z lastnikovim javnim ključem in le lastnik zasebnega ključa ga lahko dešifrira. Obratno lahko lastnik zasebnega ključa digitalno podpiše dokument, in vsak, ki ima lastnikov javni ključ, lahko preveri, ali je sporočilo podpisal lastnik zasebnega ključa. Pri digitalnem podpisovanju najprej naredimo povzetek datoteke z zgoščevalno funkcijo in samo tega zašifriramo z zasebnim ključem. Naslovnik z javnim ključem dešifrira podpis in dobi povzetek. Nato ponovno izračuna povzetek z istim zgostitvenim algoritmom kot pošiljatelj. Če se ujemata, pomeni, da je naslovnik dobil enak dokument kot ga je pošiljatelj podpisal. Najbolj pogost je v uporabi kriptografski standard SHA1 z RSA – PCKS#1 (RSA 2012). Slika 17 prikazuje poenostavljen prikaz elektronskega podpisa.

SPOROČILO RSA

DIGITALNO

POTRDILO

SPOROČILO

ELEKTROSNKI

PODPIS

RSA

DIGITALNO

POTRDILO

SPOROČILO

JAVNI

KLJUČ

ZASEBNI

KLJUČ

ELEKTRONSKI

PODPIS

PREVERJANJE

PODPISA

PODPISANO

SPOROČILO

Slika 17: Poenostavljen prikaz elektronskega podpisa

Javni in zasebni ključ sta med seboj matematično povezana. Vendar samo poznavanje javnega ključa ne pomeni poznavanje zasebnega ključa. Javni ključ se



pridobi s prevzemom digitalnega potrdila, zasebni ključ pa se ustvari na pametni kartici ali računalniku. Verodostojnost dokumenta povečamo s časovnim žigom. Poleg digitalnega podpisa potrebujemo tudi časovni žig. Na ta način zagotovimo pristnost obstoja dokumenta v času, ko je žig nastal. Časovni žig se dodeli ob nastanku vsebine dokumenta ali spremembe vsebine. Časovni žig predstavlja digitalni zapis, ki zagotavlja podpis dokumenta. Velja z veljavnim digitalnim potrdilom v določenem časovnem trenutku, in sicer tako, da povezuje datum in čas podpisa in podatke v elektronski obliki na kriptografsko varen način (SI-TSA,2012). Na slovenskem tržišču so overitelji, ki zagotavljajo postopek časovnega žigosanja, kot na primer Halcom CA, Pošta CA, Avtenta, SIGEN-CA, SIGOV-CA, Ministrstvo za javno upravo. Slika 18 prikazuje postopek časovnega žigosanja.

Slika 18: Postopek časovnega žigosanja (Vir: SI-TSA 2012)

S tehničnega stališča deluje postopek časovnega žigosanja tako kot spletna storitev. Ko želimo v aplikaciji žigosati e-dokument, pošljemo strežniku (je del infrastrukture javnih ključev) z zgostitveno funkcijo povzetek dokumenta oziroma podatkov, ki so po navadi niz bitov fiksne dolžine, ki enolično določajo poslane podatke. Strežnik temu povzetku dodeli čas in podpiše s svojim zasebnim ključem. S tem se dokazuje, da je dokument obstajal v navedenem času časovnega žiga. Preverimo lahko tako, da se od časa žigosanja ni spremenil na način, da naredimo ponovno povzetek dokumenta, ki se mora ujemati s tistim , ki je del časovnega žiga.



7. ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE

7.1. OPREDELITEV E-ARHIVIRANJA Povezovanje informacijske tehnologije spreminja družbo in gospodarstvo. E-poslovanje vodi k vse večji globalizaciji poslovanja, k odpiranju in povezovanju tržišč. To prinaša vrsto sprememb, ki bo zlasti prilagodljivim in inovativnim organizacijam lahko omogočile obdobje razcveta (Gričar 1997). V razviti dobi tehnologije se na vsakem koraku še vedno srečujemo z veliko količino dokumentov, ki se nahajajo v papirni obliki. Podjetja, ki imajo velik pretok dokumentov, to lahko mnogo bolj občutijo kot težavo za upravljanje le-teh in se srečujejo s poslovnimi izzivi, ki iščejo rešitve, kako dokumente v papirni obliki zmanjšati, pretvoriti v elektronsko obliko in na koncu po zakonskih določilih zagotoviti elektronsko arhiviranje. Evolucija informacijske tehnologije in interneta je zelo vplivala na sodobno pisarniško poslovanje. Predvsem na področju upravljanja dokumentov. Podjetje lahko v tem času pridobi na tržišču različne ponudnike informacijskih storitev, ki ponujajo različne storitve na področju elektronskega upravljanja dokumentov. Pri iskanju informacijske rešitve za podporo elektronskim dokumentom in elektronskim arhiviranjem so rešitve z upravljanjem z dokumenti (Electronic Document Management Systems EDMS) temelj poenotenja poslovnih procesov. Sistem se primarno uporablja za upravljanje elektronskih dokumentov. Sistem za upravljanje z dokumenti, ki se je pojavil pred EDMS, je DMS (Document Management Systems), ki pomeni primarno upravljanje papirnih in elektronskih dokumentov. Sama kratica ne vsebuje besede elektronsko, vendar v večini primerov pomeni tudi upravljanje z elektronskimi dokumenti. Elektronsko upravljanje dokumentov lahko razdelimo na štiri glavna področja elektronskega zajema dokumentov, upravljanje delovnih tokov, osrednji dokumentni sistem (DMS) in arhiviranje (Golob 2003). Sistema za upravljanje elektronskih dokumentov ne smemo zamenjati s sistemi za arhiviranje. Sistem za elektronsko arhiviranje dokumentov pomeni sistem, ki omogoča shranjevanje in arhiviranje dokumentov v elektronski obliki. Pri tem je potrebno upoštevati zakone in pravila, ki narekujejo, kako in na kakšen način postaviti elektronski arhiv. Elektronski arhiv glede na zakonska določila zagotavlja avtentičnost in nespremenljivost shranjenega dokumenta. V informacijski sistem so vgrajene funkcionalnosti, ki omogočajo uporabnikom varen dostop do e-arhiviranih dokumentov. Namen elektronskega arhiviranja je urejena hramba arhiva dokumentov, ki so po svojem izvoru v digitalni ali elektronski obliki. Zelo pomembno je zagotoviti visoko stopnjo varnosti in zanesljivosti. S stališča varnosti je potrebno zagotoviti pravico dostopa do posameznih dokumentov. Samo arhiviranje pa pogojuje tudi hrambo dokumentov, ki je lahko kratkoročna, srednjeročna in dolgoročna, pri tem pa je



potrebno postaviti tudi pravilo, kako dolgo se hranijo e-dokumenti in na kakšen način se po pretečenem roku odstranijo iz arhiva. Arhiviranje dokumentov je zadnji in tudi zelo pomemben korak v procesu zagotavljanja hrambe elektronskih dokumentov. Pomembnost arhiviranega dokumenta je različna in odvisna od vrste dejavnosti. V praksi se je izkazalo, da skoraj ni področja, kjer ne bi uporabljali e-arhiva.

7.2. METODOLOGIJA E-ARHIVIRANJA

Za postavitev elektronskega arhiviranja v podjetju je pomembno, da se postavi osnovni koncept arhiviranja. Na podlagi koncepta se lahko pričnejo nadgradnje in spremembe na področju organizacije podjetja, postavitev, spreminjanje in nadgradnja poslovnih procesov ter zagotavljanje podpore informacijskih tehnologij. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA) pogojuje tudi pripravo notranjih pravil v podjetju, ki jih potrdijo uradni organi. Če želi podjetje v popolnosti speljati proces e-arhiviranja, je potrebna predhodna postavitev notranjih pravil, klasifikacijskega načrta, internih predpisov in procesov. Slika 19 prikazuje model pristopa e-arhiviranja.

Slika 19: Model pristopa e-arhiviranja (Vir: MNZ 2012)



Notranja pravila določajo organizacijsko in procesno strukturo podjetja, ki so povezana s storitvijo e-arhiviranja. Notranja pravila so pomembna za zagotavljanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Omogočajo naslednje:

- opisujejo glavne posamezne procese (zajem dokumentov, podatkov, pretvorb, preverjanja);

- določajo odgovorne osebe za izvajanje posameznega procesa; - sestavlja jih lahko več povezanih dokumentov v krovni dokument notranjih

pravil; - nadzor nad pravilnim izvajanjem postopkov.

Klasifikacijski načrt je osnovni in najpomembnejši šifrant za razporeditev dokumentarnega gradiva in je del notranjih pravil. V njem so zapisane vsebine našega dela in je ključ informacijskega sistema. Informacijska infrastruktura ima neprecenljiv pomen v samem podjetju in tudi vpliv na okolje. Skozi proces zajema papirnega dokumenta do arhiviranja nam informacijska tehnologija omogoča zajemanje dokumentov, zato potrebujemo naprave za skeniranje dokumentov.

Za nadaljevanje samega procesa pretvarjamo digitalne kopije papirnih oblik v različne formate. Oblikovani formati so prirejeni za povezljivost z zalednimi aplikacijami in sistemi, ki so avtomatizirani neposredno v sam poslovni proces. Sistem e-arhiviranja v celoti pokriva glavne funkcije zajemanja, procesiranja, shranjevanja, pošiljanja in shranjevanja e-dokumentov. Dokumenti so lahko različnih vrst. Tip dokumenta, kot je e-račun in nadgradnja e-opomina, lahko obravnavamo po enakih postopkih za elektronsko arhiviranje kot ostale pomembne dokumente za poslovne procese v podjetju. Dokument, ki v svojem procesu doseže točko arhiviranja, pomeni, da je trajno shranjen dokument in je arhiviran v skladu zakoni in standardi e-arhiva. Vsak dokument ima svoj življenjski cikel, ki bolj ali manj sledi naslednjim korakom:

– kreiranje in nastanek dokumenta, – zajem in vnos podatkov v sistem za upravljanje dokumentov, – indeksiranje podatkov, – obdelava podatkov iz dokumentov, – distribuiranje za iskanje in pregledovanje, – arhiviranje.

Slik 20 prikazuje življenjski cikel dokumenta.



Slika 20: Življenjski cikel dokumenta (Vir: ZZI, d. o. o., 2012)

7.3. ZAKONSKI PREDPISI IN STANDARDI

Dokument, ki se nahaja v elektronskem arhivu, predstavlja za prihodnost novo dimenzijo, ki pomeni poslovno in kulturno dediščino, katero je potrebno zaščititi. V slovenski zakonodaji je nekaj pomembnih zakonov, ki narekujejo ohranjanje verodostojnosti in zagotavljanja celovitosti podatkov. Zakon o arhivih in arhivskem gradivu − ZAGA (Ur. l. RS, št. 20/1997). Zakon ureja odnose in pravilno poslovanje z arhivskim gradivom, zakonsko določa varstvo arhivskega gradiva in uporabo tega. Ker zakon ni opredeljeval dokumentov v elektronski obliki, je bil sprejet nov Zakon o varstvu dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA). ZVDAGA opisuje celovit predpis na področju varstva elektronskega in arhivskega gradiva. Ureja način, organizacijo in infrastrukturo, veljavnost gradiva, naloge arhivov in javne arhivske službe ter nadzor nad izvajanjem. Temelji na načelih trajnosti, celovitosti, ohranjanje celovitosti dokumenta in njegove vsebine. Uredba o varstvu dokumentiranega in arhivskega gradiva (v nadaljevanju UVDAGA) natančneje določa delovanje in notranja pravila, pogoje za hranjenje gradiva v fizični in digitalni obliki, strokovno obdelavo in vodenje evidenc arhivskega gradiva, uporabo arhivskega gradiva v arhivih ter delo arhivske komisije (Uradni list RS, 86, 2006). Enotne tehnološke zahteve (ETZ) se specifično usmerjajo na področje težav elektronske hrambe. Kot glavni cilj se postavlja predvsem poenotenje praks in



tehnoloških postopkov za upravljanje dokumentarnega gradiva in njegove hrambe v elektronski obliki. Enotne tehnološke zahteve predpisujejo postopek zajema, določeno obliko in način izročitve arhivskega gradiva v digitalni obliki, standardne oblike zapisa za dolgoročno hrambo. Standardi in tehnološka priporočila zajemajo področja arhiviranja elektronskih zapisov. Zato obstajajo posamezna tehnološka priporočila, ki se navezujejo na standarde:

– Standardi za elektronske arhive (ISO 15489, TAP ...), – Standardi za hranjenje vsebine (PDF, XML), – Standardi za zaščito elektronskih zapisov (ES, SSL TS …), – Standardi za ohranjanje veljavnosti varnostnih atributov (DVCS, TSP, ES-X)

Varni elektronski arhiv predstavlja informacijske tehnologije, ki so konfigurirane in povezane na način, da omogočajo varno hrambo elektronskih zapisov. Tehnične standardizacije na področju varnosti elektronskih arhivov se nanašajo na različne funkcije, ki jih mora arhiv izpolnjevati. Te so naslednje: način ali protokoli za varno posredovanje zahtevkov v lasten ali zunanje dostopen arhiv, zaščita elektronskih zapisov pred spreminjanjem, način in metode preverjanja statusa varnostnih atributov (elektronskih podpisov), metode za zaščito in osveževanje varnostnih atributov (elektronskih podpisov).

7.4. PREDNOSTI IN SLABOSTI E-ARHIVIRANJA

Elektronski arhiv in elektronsko arhiviranje dokumentov predstavljata podjetju prihranek časa in manj stroškov. Prednost pred klasičnim načinom arhiviranja papirnatih dokumentov je vsekakor v tem, da je proces arhiviranja pod nadzorom in kontrolo uporabe dokumentov. Proces zagotavlja revizijsko sled, ker se beležijo spremembe, vpogledi, izpisovanje dokumentov. Varna hramba in časovna ter krajevna neodvisnost dostopa do dokumentov je ena izmed pomembnih prednosti. Uporabniška dostopnost preko spletnih vmesnikov znižujejo stroške na področju pošiljanja, razmnoževanja in posredovanja dokumentov v primerjavi s klasičnim načinom arhiviranja dokumentov. Povečanje učinkovitosti zaposlenih se izkazuje v tem, da s hitrim dostopom do informacij o dokumentu zmanjša stroške obdelave in prihranek časa. Z usmerjanjem k pomembnejšim aktivnostim zaposlenih se lahko odraža povečanje učinkovitosti poslovanja v celotnem podjetju. Osnovna prednost je hramba urejenih dokumentov, ki so v digitalizirani in elektronski obliki in predstavljajo urejeni centralizirani arhiv. E-arhiv nudi visoko stopnjo zavarovanja dokumentov in zagotavlja varnostne kopije. Obstajajo pomisleki o obstojnosti elektronskih dokumentov, ki se kažejo v obstojnosti računalniških medijev in spreminjajočih se standardov, kar za elektronsko hrambo v nadaljevanju pomeni nenehno vzdrževanje in skrb zato, da se ohranjajo dokumenti za veljavno časovno obdobje.



8. PROTOTIPNA REŠITEV

Na tržišču se pojavljajo ponudniki storitev, ki ponujajo različne možnosti podpore izdaji e-računom in e-dokumentom. Vsak podjetnik, mala, srednja in velika podjetja si lahko glede na dane poslovne razmere in finančno situacijo izberejo tisto možnost in obliko podpornih informacijskih sistemov, ki jim v dani situaciji najbolj ustrezajo. Podjetje, ki je že sedaj strateško naravnano na različne oblike e-poslovanja, dobiva tudi s strani poslovnih partnerjev, naročnikov pobude in izražene želje po širjenju e-poslovanja v smislu izdajanja e-dokumentov. Način delovanja postavljenih procesov, ki so že v toku e-poslovanja, pa spodbuja še vsa ostala poslovna področja, da posežejo po tovrstnih e-rešitvah. Število e-računov se bo tekom časa povečevalo, saj se e-poslovanje na slovenskem področju kot v svetovnem merilu širi. Iz tega lahko ocenimo, da sledi lahko tudi povečanje števila izmenjanih e-računov. Povečanje števila izmenjanih e-računov pomeni posledično tudi potrebo po uvedbi e-opomina. Vsaka stranka, ki je naročena na e-račun in ki so ji sodobne informacijske tehnološke komponente za upravljanje elektronskih dokumentov na voljo, pričakuje, da lahko dobi poleg e-računa tudi e-opomin po isti poti izstavljenega e-računa. V telekomunikacijskem podjetju je postavljena temeljna rešitev za izdajanje e-računov. Proces e-računov je proces izdajanja in dostave e-računa do prejemnika. Na osnovni procesa izdajanja e-računa se zaradi poslovnih potreb in informacijskih tehnoloških možnosti ponuja logično nadaljevanje nadgradnje z e-opominom. Proces izdajanje e-računa vsebuje osnovne aktivnosti:

– prevzem vhodnih podatkov, – osnovna validacija vhodnih podatkov, – priprava in izdelava elektronskih faktur (podprte oblike XML in HTML), – varno podpisovanje izhodnih faktur, – validacija izhodnih podatkov, – priprava ovojnic, – posredovanje izhodnih faktur neposredno v bančne sisteme preko ene ali več

bank; ali pa razpošiljanje izhodnih faktur s posredovanjem Halcomovega centra za izmenjavo e-računov v bančne sisteme,

– posredovanje povratnih informacij v zaledne informacijske sisteme upravljanja odnosov s strankami.

Slika 21 prikazuje aktivnosti v postopku izdaje e-računa.



Slika 21: Aktivnosti v postopku izdaje e-računa (Vir: SETCCE, 2012)

Pri nadgradnji in izdelavi e-opomina izhajamo iz dejstva, da imamo predhodno postavljene glavne informacijske komponente in zaledne informacijske sisteme, ki podpirajo celotni proces izdajanja e-računa.

8.1. PREDLAGANA REŠITEV

V podjetju so postavljeni informacijski temelji za poslovanje in izdajanje z e-računi. Tako se lahko nadaljuje informacijska nadgradnja z dokumentom, kot je e-opomin. Naročnikom storitev, ki so že prijavljeni na e-račune, se vse nadaljnje dokumente lahko pošilja v elektronski obliki. E-opomin nastane kot posledica neplačanega rednega mesečnega računa. Celotni proces opominjanja poteka tako, da v končni točki izdanega opomina stranki izstavimo v tiskani obliki. V sedanjem postopku opominjanja se izvaja mesečna izdaja opominov, ki je usklajena s finančno in poslovno politiko podjetja. Sam proces izdaje temelji na izstavljanju opominov v tiskani obliki. Naročniki, ki že sedaj poslujejo elektronsko, želijo dobiti tudi opomine po elektronski poti. Rešitev je usmerjena v zmanjševanje tiskanih dokumentov − to pomeni čim manj tiskanih opominov in več opominov v elektronski obliki. Postopek opominjanja se prične v zalednem sistemu RM-CA. Produkt SAP RM-CA je produkt, namenjen za telekomunikacijske storitve. Modul nam ponuja pregled podatkov o stranki, plačani obveznosti, pregled nad zgodovino in stopnje opominjanja, pregled naročniških razmerij itd.



Prva aktivnost se začne s pripravo podatkov vseh neplačnikov pod določenimi poslovnimi pravili podjetja v informacijskem sistemu SAP RM-CA. Sam postopek se izvaja v korakih, ker je proces zasnovan tako, da se pridobiva in ureja podatke tudi v zalednih informacijskih sistemih, ki potrebujejo informacije, ki so posledica opominjanja. Slika 22 prikazuje postopek pridobivanja in urejanja podatkov za izključitev in vključitev.

PRIDOBIVANJE

PODATKOV

ZAGOTAVLJANJE

STORITEV

SPREMEMBA

STATUSOV V

ZALEDNIH

SISTEMIH

Pridobivanje

podatkov o

naročnikih iz

CRM sistema

Pridobivanje

podatkov o

centralah (DW)

Ročni posegi

na centrali

Avtomatsk

posegi na

centrali

RMCA- sistemsko

generiranje

podatkov

Upravljanje

odnosv s

strankami

Sistem

tehničnega

inventarja

Slika 22: Postopek pridobivanja in urejanja podatkov za izključitev/vključitev Preverjanje podatkov in spreminjanje različnih statusov, ki so pomembni v samem procesu opominjanja, je kompleksno. Posledica neplačanega naročnikovega računa za naročene telekomunikacijske storitve je izstavitev opomina. Če naročnik kljub opominu ne plača dolga, se v naslednjem koraku izvrši izključitev naročnikovih storitev. V primeru, da naknadno plača, se ga ponovno vključi. Vse to poteka skozi predstavljeni proces, predvsem kot aktivnost ponovnega vključevanja dnevno ob določenih urah.



Slika 23 prikazuje proces izdajanja e-opomina.

Sistem

RMCA

Priprava procedure

za pripravo podatkov

v XML-ju

TESTIRANJE

Preverjanje podatkov

Izvoz v E-slog

Izdelava izvoza

podatkov v E-slog

In podatkov za

tiskarno

Priprava vseh

podatkov za

vizualizacijo e-

opomina

Vizualizacija e-

opomina

Distribuiranje

podatkov preko

izbranega

distributerja in

distribucisjkih

kanalov( bančni in e-

mail) do stranke

Distribuiranje

podatkov do stranke

Izdajatelj Distributer

Slika 23: Proces izdajanja e-opomina

Po končani obdelavi neplačanih že zapadlih računov se pripravi kontrolne datoteke z vsebino neplačnikov. Finančna služba spremlja in potrdi vsebino v kontrolni datoteki. Do sedaj je postopek veljal izključno za distribuiranje podatkov za izdelavo opominov v tiskani obliki. V tej točki se predlaga razširitve nadgradnje v smislu priprave opominov v elektronski obliki. Izhodiščna datoteka je oblika XML, ki je primerna za izdelavo opominov v tiskarni kot za izdelavo opomina v elektronski obliki. Za klasično pot opominjanja se datoteke v XML obliki dostavijo na strežnik za tiskarno. Z administracijskim postopkom se izvedejo nadaljnje aktivnosti, katerih cilj je izdelan opomin v tiskani obliki. Nadaljnji postopek je dostava opomina na pošto in na koncu po ustaljenem postopku dostavljen do stranke. Pri postopku E-opominjanja se dostavijo datoteke v obliki XML na strežnik, kjer distributer prevzame v postopek obdelave in izdelave e-opomina. Tu je kar nekaj korakov aktivnosti, ki so na začetku potrebne, kot na primer validacija datotek, formatov in nekatere pomembne vsebine. Nadaljnji postopek je kreiranje ovojnice z obveznimi vsebinami in oblikami, kot je eSlog, PDF-ji, HTML-ji. Vse to se odloži na različne distribucijske kanale. Lahko se jih usmeri v bančni kanal za spletne elektronske banke ali na strežnik za pošiljanje elektronske pošte. V tem delu koraka je potrebna dodatna vizualizacija novega elektronskega dokumenta. Z informacijskega stališča pomeni nadgradnjo v sistemu, ki že izdeluje e-račune. V produktu eBiller se nadgradi in razširi z vsemi potrebnimi spremembami, ki so potrebni za elektronski dokument e-opomin.



Bančni kanal je pri tem lahko enostaven, kar pomeni, da izdajatelj e-računa vzpostavi kanal, ki je direkten do določene banke ali pa se poslužuje klirinškega sistema Bankart, kar pomeni, da dostavlja določeni banki in ta poskrbi, da se izvede dostava preko Bankarta. Distribuiranje dodatnega elektronskega dokumenta pomeni za izvajalce distribuiranja nadgradnjo obstoječega sistema z dodatnimi parametri, ki bodo prepoznali in krmilili proces elektronskega opomina. Slika 24 prikazuje proces distribuiranja e-opomina v elektronsko banko.

E-

opominBančni

sistem

Pošiljanje XML-jev Distribucija opomina

Halcom

Distribucij

ski sistem

Sporočilo izvršitve

plačilaSporočilo plačila

Izdajatelj Banka

Slika 24: Proces distribuiranja e-opomina v elektronsko banko

V sistemu bank je vzpostavljena kontrola prispelih e-dokumentov, ki na podlagi algoritma in kontrole ter zahtevnosti strukture ovojnic odgovori s svojimi povratnimi informacijami, ki izdajatelja obvesti o uspešni dostavi. Vse povratne informacije s strani bančnega sistema se zabeležijo v izdajateljevem zalednem informacijskem sistemu. Uvedba e-opomina pomeni tudi usklajevanje in dopolnjevanje na strani bančnih sistemov. Bančni informacijski sistemi bi morali prepoznati novo vrsto dokumenta in ga pripeljati v spletne banke na način kot e-račun. Končni cilj tega procesa je generiranje plačilnega naloga na podlagi novega elektronskega dokumenta e-opomina. Celotni proces opominjanja kontrolirajo in nadzirajo za to usposobljeni referenti v ustreznih službah telekomunikacijskega podjetja. Na sam proces pa lahko vplivajo tudi naročniki sami s svojo plačilno disciplino, ki pa je seveda v domeni vsakega posameznika in okoliščin, v katerih živijo.



9. UGOTOVITVE IN PRIPOROČILA V telekomunikacijskem podjetju se letno razpošlje več kot 12 milijonov računov. Podjetje se zaveda, kako pomembno je v teh gospodarski situaciji iskati možne rešitve za znižanje stroškov, ki jih ima iz naslova pošiljanje računov v tiskani obliki. Usmerjanje podjetja v elektronsko poslovanje je pravilna pot za zmanjševanje stroškov in ekološkega poslovanja. Vpeljava elektronskih računov je eden izmed pomembnih korakov v napredku e-poslovanja. S pomočjo razvitega obstoječega informacijskega sistema in z nadgradnjo ter dopolnitvami z dodatnimi tehnologijami se lahko doseže in približa cilju, ki je bil še pred leti zgolj ideja, danes pa realnost, da lahko govorimo in imamo izkušnje z izdajanjem elektronskega računa. Od začetka uvedbe elektronskega računa v podjetju pa do danes število e-računov narašča. Željo po hitrem uvajanju vpeljave elektronskega računa je potrebno prilagoditi razmeram na tržišču, poslovni situaciji, ki je znotraj podjetja, prilaganje in spodbujanje poslovnih strank. Številčno stanje elektronske oblike računa iz leta v leto narašča. Pri tem se vedno bolj povečuje potreba po dokumentu opomina v elektronski obliki. Izdajanje e-računa in plačevanje le-teh še ne pomeni, da opominjanja za to vrsto strank ne potrebujemo. Slika 25 prikazuje stanje distribuiranja računov v različnih oblikah. Vsekakor je še veliko izdanih računov v tiskani obliki. Vendar pa z marketinškimi potezami lahko vplivamo na dvig izdajanja v elektronski obliki.

Slika 25: Oblike distribuiranja računov leto 2012



Po uvedbi rešitve elektronskega računa je logično nadaljevanje z uvedbo dokumenta e-opomin. E-opomina bo lahko deležna tista stranka, katera ima že naročeno in izbrano elektronsko distribucijsko pot. Najbolj pogosti poti sta dostava e-računa v elektronsko banko in pošiljanje e-računov po e-pošti oziroma kombinacije teh dveh in po možnosti še tiskanega računa. Slika 26 prikazuje, kakšen delež e-opominov bi se lahko pošiljal po obstoječih naročenih distribucijskih poteh naročnikov.

Slika 26: Distribucijske poti e-opomina Elektronsko poslovanje se z e-opominom nadaljuje in v prihodnje bi lahko zaključili celotni proces z elektronsko izterjavo. S tem bi se celotni proces od izstavitve e-računov do e-opominov − izterjav neplačanih računov obravnavala in obdelovala na enak način. Resda bi v prehodnem obdobju morali obvladovati oba načina izdajanja na klasični in elektronski način opomina, vendar bi z pravimi prijemi in spodbudami ter z napredkom tehnologije klasični del zamiral. Za uvedbo rešitve bo uporabna obstoječa tehnologija. Za izvedbo bi uporabili sedanje strežniške kapacitete, sedanjo SW opremo in rešitev eBiller®, podpisni certifikat skupaj s HS Modulom nCipher (Hard Secure Module) za varno hrambo in hitrejše podpisovanje e-dokumentov ter obstoječe komunikacijske kanale. Trenutna kapaciteta bi zadoščala tudi za procesiranje e-opominov, saj se terminska izstavitev računov nikoli ne pokriva z opominjanjem. Kapacitete opominjanja pa bodo vedno manjše, kot jih potrebujemo za izstavitev e-računov.



Stroški za podjetje bi se odražali na sledečih področjih:

– nadgradnja procedur RM-CA na pripravo podatkov v XML formatu, – nadgradnja procedur RM-CA za avtomatsko odlaganje XML datotek na

strežnik, – prenova in izdelava novega izvažanja v e-Slog in vizualizacije opomina, – dodatne nadgradnje na B2B strežniku za posredovanje e-opominov, – vgraditev novih funkcionalnosti v produkt eBiller, – testiranje celotnega procesa od izdaje e-opomina do pošiljanja naročnikom, – izobraževanje zaposlenih v procesu elektronskega opominjanja in izdaje e-

opomina, – e-arhiviranje e-opomina.

Število dokumentov elektronskih opominov bi bilo in je odvisno od finančne discipline vsakega naročnika posamezno. Glede na ugotovitev, da je manjši procent tistih naročnikov z e-opomini, ki so naročeni na e-račun v elektronsko banko, bi lahko pomenilo naslednje: več kot je naročnikov, ki uporabljajo spletno banko, več e-računov bi bilo plačanih v roku plačila. Naročniki, ki so naročeni na e-račun na distribucijski kanal elektronska pošta, so z večjim deležem e-opominov. Pri tem so lahko vzroki, ki vplivajo na neplačevanje e-računov: ne-dostava v naročnikov poštni predal, ker je napačen elektronski naslov, ukinjanje poštnega strežnika, ohranjanja starih elektronskih naslovov (naročnik ne spremeni elektronskega naslova pri izdajatelju e-računa).

Naslednja ugotovitev je povezana z vpeljavo novih sprememb na strani bank. Trenutno je vzpostavljen sistem za izmenjavo e-računov med izdajatelji e-računov in bankami. Če bi želeli razširiti izmenjavo med bankami in izdajatelji računov na ostale elektronske dokumente, bi potrebovali dodaten čas za usklajevanje z bankami, načrtovanje, analizo in implementacijo vpeljave e-opomina. Stroški opomina bi se prepolovili glede na celoten proces izdajanja opomina v elektronski obliki. Pozornost moramo nameniti tudi stroškom, ki jih ima izdajatelj pri izmenjavi elektronskih dokumentov med poslovnimi subjekti. Da je upravičeno izdajanje v elektronski obliki, mora biti strošek nižji od izdajanje v tiskani obliki. Za vse to skrbijo finančni strokovnjaki, ki s pogajanji dosežejo primerne cene za izmenjavo e-računov. Na daljši rok izdajanja e-računov in e-opominov se lahko načrtujejo prihranki. Vendar pa je potrebno v tem času nadaljevati z akcijami promoviranja in nagovarjanja strank za prejemanje e-računov s tem pa tudi možnost prejemanja e-opomina. Pomembno pri tem je, da smo v kontaktu s strankami in jim predstavimo prednosti prejemanja dokumentov v elektronski obliki, kot sta e-račun in e-opomin. Prednosti, ki sta za stranki pomembni, sta enostavna dostava in enostavno plačevanje e-računov in e-opominov.



10. ZAKLJUČEK

Cilj elektronskega poslovanja je povečati učinkovitost in varnost poslovanja, racionalizacijo in varčevanje, s tem pa se ustvarjajo nove vrednosti vseh poslovnih partnerjev. Slovenska pot v elektronskem poslovanju napreduje korak za korakom. Na področju izdajanja elektronskega računa je v zadnjih letih občuten premik, predvsem ker so se na tem področju začele vključevati banke in se začele povezovati z zunanjimi poslovnimi partnerji. S tem se je začela poslovna veriga povečevati in povezovati. Vsako posamezno podjetje, organizacije, institucije kot tudi posamezniki prispevajo k širjenju elektronskega poslovanja. Podjetja, ki so v osnovi naravnana na uporabo tehnologij, ki podpirajo elektronsko poslovanje, imajo v samem začetku prednost pred ostalimi. Stroški in učinkovitost, sta v podjetju dva bistvena dejavnika in vplivata na poslovno strategijo in usmeritve. Telekomunikacijsko podjetje je s svojim poslovnim pristopom in upoštevanjem informacijskih novosti in tehnologij ter z upoštevanjem slovenske zakonodaje o elektronskem poslovanju naredil velik korak. Izdajanje računa v elektronski obliki in povezovanje z drugimi poslovnimi partnerji, kot so banke, je za marsikaterega podjetnika lahko primer dobre prakse uvajanje elektronskega računa in uporaba dejavnosti drugih poslovnih partnerjev za celoviti proces elektronskega poslovanja. V tej nalogi je bil namen prikazati širino procesa izdajanja e-računa in vsa glavna področja, ki so kot gradniki procesa, s katerimi dosežemo cilj izdanega elektronskega računa. Na tako postavljeni temeljni proces lahko še naprej razvijamo idejo o elektronskem poslovanju. Tu ga lahko nadgradimo z dokumentom v elektronski obliki, to je e-opomin. Z nekaj stroški in nadgradnjo ter posegi že v obstoječe informacijske sisteme lahko v krajšem časovnem obdobju dodamo dodatno vrednost podjetju. Vse to pa lahko delamo in se širimo v prostor in okolje, če so tudi okolica in ljudje pripravljeni za premike in spremembe na področju elektronskega poslovanja: posledično izdajanje e-računa in e-opomina.



LITERATURA IN VIRI

ARS : http://www.arhiv.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/ Dostopno: (15.4.2012) ARS : http://www.arhiv.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/standardi/ Dostopno: (15.4.2012) ARS : http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/ obrazci/ETZ.pdf Dostopno: (15.4.2012) ARS: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/kolokvij/ THajtnik_08.pdf Dostopno: (15.4.2012) Avtenta : http://www.avtenta.si/si/upravljanje-z-dokumenti/elektronska- hramba-dokumentov/ Dostopno: (15.4.2012) Bankart : http://www.bankart.si/si/ponudba/zbirni_center/ Dostopno: (15.4.2012) Bankart : http://www.bankart.si/si/projekti/894,0/default.html Dostopno: (15.4.2012) Bogataj, K., Pucihar, A., (2012). Izdajanje in prejemanje e-računa(gradivo za usposabljanje). Dostopno: http://ecenter.fov.uni-mb.si/ecomSLO/Raziskovanje/Projekti/ Gradivo.pdf (30.3.2012) Crea: http://www.ltfe.org/wp-content/pdf/Varen_el_podpis.pdf Dostopno: (15.4.2012)

EXPP. EXPP, Munich, (2010). Dostopno: www.expp-summit.com (15.4.2012)

Golob, Simon (2003). Upravljanje z dokumenti kot sistem za kvalitetnejše upravljanjem z znanjem. Dostopno: http://www.stat.si/radenci/referat/ golob.doc (15.4.2012) Gričar,J. (1997). Odprta vprašanja in smernice uvajanja elektronskega poslovanja v majhnih in srednje velikih podjetij, Organizacija, Revija za management, informatiko in kadre. Letnik 30, številka 5.

GZS (2002). Skrivnosti elektronskega poslovanja GZS : http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/eSLOG_1-5_ EnostavniRacun_prirocnik.pdf Dostopno: (15.4.2012) GZS (2010). Dostopno. http://e-slog.gzs.si/slo/ (15.4.2012)

GZS : http://www.gzs.si/slo//28420 Dostopno: (15.4.2012)

HALCOM: http://www.halcom.si/index.php?section=71 Dostopno: (15.4.2012)

HALCOM: http://www.halcom-ca.si/index.php?section=17 Dostopno: (15.4.2012) Jakopič, A.,Diplomsko delo VIS. Dostopno: http://eprints.fri.uni-lj.si/1368/ 1/Jakopic1.pdf (15.4.2012)

Jerman Blažič,B. (2001). Elektronsko poslovanje na internetu, GV založba, Ljubljana

Lenart, G. (2006). Tehnologija in metodologija razvoja strategije e-poslovanja.ppt Dostopno: http://ecom.fov.uni-mb.si/Studenti/Predmeti/EP.htm (6.4.2012) MFC: http://www.mfc-2.si/mfc-2/celovite-resitve/ Dostopno: (15.4.2012)

http://www.arhiv.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/

http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/kolokvij/

http://www.avtenta.si/si/upravljanje-z-dokumenti/elektronska-

http://www.bankart.si/si/projekti/894,0/default.html

http://ecenter.fov.uni-mb.si/ecomSLO/Raziskovanje/Projekti/

http://www.ltfe.org/wp-content/pdf/Varen_el_podpis.pdf

http://www.expp-summit.com/

http://www.stat.si/radenci/referat/

http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/eSLOG_1-5_

http://e-slog.gzs.si/slo/

http://www.gzs.si/slo/28420

http://www.halcom.si/index.php?section=71

http://www.halcom-ca.si/index.php?section=17

http://eprints.fri.uni-lj.si/1368/

http://ecom.fov.uni-mb.si/Studenti/Predmeti/EP.htm

http://www.mfc-2.si/mfc-2/celovite-resitve/



MNZ: http://www.arhiv.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/standardi/ Dostopno: (15.4.2012)

Mobitel: http://www.mobitel.si/Storitve/e-racun.aspx Dostopno: (15.4.2012)

Monitor : http://www.monitorpro.si/si/_detajl/?id=41040 Dostopno:(15.4.2012) NLB : http://www.nlb.si/cgi-bin/nlbweb.exe?doc=5784&SeS=66249726714349- 116391717 Dostopno: (15.4.2012)

NLB : http://www.nlb.si/e-racun-sistem-izmenjave Dostopno: (15.4.2012)

NLB : http://www.nlb.si/klik-varnost Dostopno: (15.4.2012) Panteon group : http://www.panteongroup.si/standard-eancom-/-edifact.aspx Dostopno: (15.4.2012) Pucihar, A. (1999). Priložnosti in težave elektronskega poslovanja prek Interneta v organizacijah v Sloveniji. Magistrsko delo. Fakulteta za organizacijske vede, Univerza v Mariboru Pucihar, A.(2006). Uvod v e-poslovanje. Dostopno: http://ecom.fov.uni-mb.si/studenti/Predmeti/Prezentacije/e- Poslovanje1.ppt (6.4.2012) Pulli, H. (2005): Factors Affectiong the Adoption of Electronic Invoicing. Masters Thesis. Lappeenranta University of Technology, Finland Rems M.,S. magistrsko delo (2005). Dostopno: http://www.cek.ef.uni-lj.si/magister/rems2675.pdf (15.4.2012)

RSA: http://www.rsa.com/rsalabs/node.asp?id=2125 Dostopno: (15.4.2012) SETCCE: http://www.setcce.si/item.php?catId=22&itemId=70&section=4&lang=slo Dostopno: (15.4.2012)

SICA : http://www.si-ca.si/kripto/kr-podp.htm Dostopno: (15.4.2012)

SI-TSA : http://www.si-tsa.gov.si/osnove.php Dostopno: (15.4.2012)

Turban, E., King, D. (2003). Introduction to e-commerce. Upper Saddle River(N.J.): Prentice Hall

Wikipedija: http://sl.wikipedia.org/wiki/XML (15.4.20112) ZBS (2011). Priročnik za uporabnike Sistema e-račun Dostopno: www.zbs-giz.si/system/file.asp?FileId=4160 (15.4.2012)

1.

2.

http://www.arhiv.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/standardi/

http://www.mobitel.si/Storitve/e-racun.aspx

http://www.monitorpro.si/si/_detajl/?id=41040

http://www.nlb.si/cgi-bin/nlbweb.exe?doc=5784&SeS=66249726714349-

http://www.nlb.si/e-racun-sistem-izmenjave

http://www.nlb.si/klik-varnost

http://www.panteongroup.si/standard-eancom-/-edifact.aspx

http://ecom.fov.uni-mb.si/studenti/Predmeti/Prezentacije/e-

http://www.cek.ef.uni-lj.si/magister/rems2675.pdf

http://www.rsa.com/rsalabs/node.asp?id=2125

http://www.setcce.si/item.php?catId=22&itemId=70&section=4&lang=slo

http://www.si-ca.si/kripto/kr-podp.htm

http://www.si-tsa.gov.si/osnove.php

http://www.zbs-giz.si/system/file.asp?FileId=4160



KAZALO SLIK

Slika 1: Model e-poslovanja (Vir: Lenart 2006) ......................................................... 5 Slika 2: Pozicija e-poslovanja po državah (Vir: EXPP, Munich, 2010)...................... 7 Slika 3: Model izdajanja e-računa ........................................................................... 10 Slika 4: Arhitektura sistema za prijavo/odjavo na e-račun ....................................... 12 Slika 5: Prijava na e-račun v elektronski banki ........................................................ 12 Slika 6: Prijava na e-račun na portalu ..................................................................... 13 Slika 7: Arhitektura izdajanja e-računa ................................................................... 14 Slika 8: Izsek vsebine iz XML datoteke .................................................................. 17 Slika 9: Izsek e-računa v obliki eSlog 1.5 .............................................................. 19 Slika 10: Izsek digitalnega podpisa v XML obliki ..................................................... 20 Slika 11: XSLT preslikava (Vir: Wikipedija 2012) ................................................... 21 Slika 12: Sistem izmenjave e-računov .................................................................... 23 Slika 13: Potek izmenjave e-dokumentov (Vir: ZBS 2011) ...................................... 24 Slika 14: Osnovna struktura ovojnice za e-račun (Vir: ZBS 2011) ........................... 26 Slika 15: Osnovna struktura splošne ovojnice (Vir: ZBS 2011) ............................... 26 Slika 16: Osnovna struktura statusne ovojnice (Vir: ZBS 2011) .............................. 27 Slika 17: Poenostavljen prikaz elektronskega podpisa ........................................... 29 Slika 18: Postopek časovnega žigosanja (Vir: SI-TSA 2012) .................................. 30 Slika 19: Model pristopa e-arhiviranja (Vir: MNZ 2012) ........................................... 32 Slika 20: Življenjski cikel dokumenta (Vir: ZZI, d. o. o., 2012) ................................ 34 Slika 21: Aktivnosti v postopku izdaje e-računa (Vir: SETCCE, 2012) .................... 37 Slika 22: Postopek pridobivanja in urejanja podatkov za izključitev/vključitev ......... 38 Slika 23: Proces izdajanja e-opomina ..................................................................... 39 Slika 24: Proces distribuiranja e-opomina v elektronsko banko .............................. 40 Slika 25: Oblike distribuiranja računov leto 2012 .................................................... 41 Slika 26: Distribucijske poti e-opomina ................................................................... 42



KRATICE IN AKRONIMI

DMS: Document Management System: upravljanje z dokumenti RM-CA: Revenue Management and Contract Accounting EDMS: Electronic Document Management System: primarno upravljanje z elektronskimi dokumenti TAP: Trusted Archive Protocol : Protokol za varno arhiviranje XML: eXtensible Markup Language : Razširjeni označevalni jezik ES: Elektronic Signature : Elektronski podpis SSL : Secure Sockets Layer : Sloj varnih vtičnic TS: Time Stamp : Časovni žig DVCS: Data Validation and Cartification Server : Standard za preverjanje veljavnosti varnostnih atributov TSP: TimeStamp Protocol:Protokol za časovni žig ES-X: EXtended Electronic Signature : Razširjena sintaksa elektronskega podpisa CRM: Customer Relationship Management : Upravljanja odnosov s strankami CA: Certification Authority: Overitelj digitalnega potrdila PCKS#1: PCKS#1: RSA CRYPTOGRAPHY standard: Kriptografski standard

informacijska podpora e- opominom kot priloŽnost

Documents