UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

INFORMACIJSKA PODPORA PROCESU OBDELAVE RAČUNOV NA PRIMERU PODJETJA

KEMOFARMACIJA

INVOICE PROCESS HANDLING INFORMATION SUPPORT (KEMOFARMACIJA D.D. CASE)

Kandidat: Janko Kozamernik Študent izrednega študija Številka indeksa: 81499492 Program: visokošolski strokovni Študijska smer: Finance in bančništvo Mentor: prof. dr. Samo Bobek

Maribor, november, 2008

2

PREDGOVOR Smo v času v katerem se morajo managerji intenzivno ukvarjati tudi z informacijsko reorganizacijo v podjetjih in organizacijah. Sodobno podjetje in / ali organizacija si lahko zagotovi dolgoročni obstoj predvsem in samo s tem, da je vedno v koraku s časom v katerem se nahaja in v korak s konkurenco, v kolikor ni pred njo. Da pa si podjetje lahko zagotovi odločilni korak pred konkurenco, mora stalno posodabljati poslovne procese ter jih skladno z novimi tehnologijami tudi informatizirati. Posodabljanje poslovnih procesov ni samemu sebi namen v podjetjih, ampak pomembno vpliva na zmanjševanje stroškov in povečevanje prihodkov. Sodobna znanja o poslovnih procesih, globalizacija skupaj z hitrim razvojem informacijske tehnologije, pa so poslovanje podjetij postavili popolnoma na glavo. Lahko rečemo, da je sodobno podjetje vodeno iz strani informatike, saj le ta narekuje tempo. Kdor ne bo mogel slediti temu tempu danes ne bo preživel in bo propadel. Zato so včasih potrebne zelo hitre odločitve o oblikovanju novih smeri poslovanja podjetja s prenovo poslovnih procesov in uvedbe novih informacijskih tehnologij. Tu ne gre samo za posodabljanje poslovnih procesov, kateri predstavljajo glavno aktivnost v podjetjih. Upravljavci podjetij namreč mnogokrat pozabljajo, da ima podjetje tudi podporne službe, ki so največkrat nedobičkonosne in predstavljajo velik strošek za podjetja. Ureditev le teh na način optimizacije procesov z vključitvijo sodobnih informacijskih tehnologij managerjem v podjetjih tudi prinaša konkurenčno prednost. Za podjetje kot je Kemofarmacija d.d., v katerem sem zaposlen, je bistvenega pomena učinkovit informacijski sistem, ki kot pomoč poslovnim procesom omogoča lažje in hitrejše odločanje, natančnejše in hitrejše planiranje in nadziranje v podjetju. Da so zahteve naročnikov naših storitev vse večje in tudi vse več jih je, ni samo vpliv dejavnosti v katerem podjetje deluje, ampak je to predvsem posledica vse večje težnje k odličnosti v vseh pogledih in na vseh segmentih. Odličnost kot nadgradnja kakovosti sili podjetja v opravljanje storitev vrhunske kakovosti in je bistvenega pomena za dolgoročen in progresiven razvoj podjetja. Lahko bi rekli, da samo najboljši in najmočnejši preživijo. S temi besedami pa smo spet na začetku, zakoni narave seveda veljajo tudi v neizprosnem svetu podjetništva. Zahvaljujem se družbama Kemofarmacija d.d. in Comtech za interna gradiva, ter družini, ki mi je bila ves čas študija v podporo.

3

KAZALO

1 UVOD...................................................................................................................................5

1.1 Opredelitev in opis problema, ki je predmet raziskave .....................................................5 1.2 Nameni, cilji in trditve.......................................................................................................5 1.3 Predpostavke in omejitve raziskave ..................................................................................6 1.4 Predvidene metode raziskovanja .......................................................................................6

2 POSLOVNI INFORMACIJSKI SISTEMI.....................................................................7

2.1 Definicije informacijskega sistema ...................................................................................8 2.2 Izvedba informacijskih sistemov.......................................................................................9 2.3 Načrtovanje informacijskih sistemov ..............................................................................10 2.4 Organiziranje informacijskih sistemov............................................................................10 2.5 ERP .................................................................................................................................12 2.6 Informacijski sistemi v luči varnosti in zaščite ...............................................................13

3 PODPORA POSLOVNIM PROCESOM IN ELEKTRONSKI OBDELAVI DOKUMENTOV ..............................................................................................................16

3.1 Poslovni proces................................................................................................................16 3.2 Prenova poslovnih procesov............................................................................................17 3.3 Elektronska obdelava dokumentov v poslovnem procesu...............................................18 3.4 Obvladovanje dokumentov v poslovnem procesu...........................................................18

4 PREDSTAVITEV PODJETJA KEMOFARMACIJA D.D..........................................20

4.1 Dejavnost .........................................................................................................................20 4.2 Kronološki pregled podjetja ............................................................................................21

5 ELEKTRONSKA ODOBRITEV PREJETIH RAČUNOV PRIMER PODJETJA KEMOFARMACIJA........................................................................................................24

5.1 Predstavitev sistema elektronske odobritve prejetih računov..........................................24 5.2 Načrtovanje rešitve ..........................................................................................................27

5.2.1 Analiza stanja ...........................................................................................................28 5.3 Organiziranje ...................................................................................................................29

5.3.1 Opis procesa preko elektronskega procesnega sistema............................................29 5.3.2 Dokumenti v procesu.................................................................................................32

5.4 Testiranje .........................................................................................................................33 5.5 Šolanje uporabnikov ........................................................................................................33 5.6 Podpora in vzdrževanje ...................................................................................................34 5.7 Validacija sistema............................................................................................................34

6 SKLEP ...............................................................................................................................36

4

7 POVZETEK ......................................................................................................................37

8 SEZNAM LITERATURE................................................................................................38

9 SEZNAM VIROV .............................................................................................................39

5

1 UVOD

1.1 Opredelitev in opis problema, ki je predmet raziskave Naraščajoči pritiski konkurence na globalnih trgih, so v preteklih letih veliko podjetij prisilili v racionalizacijo in ukrepe za znižanje stroškov. Vsa pozornost je bila pri tem usmerjena na stroške porabe materiala, porabe energije, stroške zaposlencev in druge stroške. Stroškom, kateri ne vplivajo neposredno na proizvod pa se pozornost ni namenjala v veliki meri. Posredni stroški danes predstavljajo stroške razvoja, svetovanja, nabave, logistike, priprave dela, planiranja proizvodnje, vodenja kakovosti, odpreme, komerciale, računovodstva ipd. V začetku prejšnjega stoletja so posredni stroški predstavljali primerljivo manjši del v primerjavi s celotnimi stroški podjetij. V zadnjih letih pa predstavljajo posredni stroški že tudi od 75% - 85% celotnih stroškov. V sled vzdrževanja konkurenčnosti na trgih, so se izoblikovale strategije in pogledi tudi na segment zniževanja posrednih stroškov z notranjim procesnim urejanjem organizacij. Organizacije lahko delimo na funkcionalno orientirane in procesno usmerjene. Funkcionalno orientirane organizacije so osredotočene le na delo v posameznih oddelkih, zato ni mogoče optimizirati celotni proces in zmanjšati probleme med oddelki (komunikacija, čas odobritve dokumentov…). Procesno usmerjene organizacije, kjer so vsi zaposlenci odgovorni za posamezen proces in ne le za njihovo področje dela v oddelku, pa so primarno osredotočene na odjemalce, sodelavce ter orientirane na procese. Reševanje problematike upravljanja dokumentov in s tem posredno zniževanja stroškov, je aktivnost z razmeroma nizko prioriteto v večini podjetij, saj se kljub številnim rešitvam, ki zelo uspešno odpravljajo tovrstne težave še vedno srečujemo z istovrstnimi težavami kot v preteklosti. V prihodnosti bodo bila podjetja prisiljena več energije vložiti v to aktivnost, saj se z rastjo produktivnosti povečuje tudi količina dokumentov. Potrebna bo sistemska obravnava upravljanja dokumentov predvsem za namene hitrejšega in kvalitetnejšega odločanja managementa.

1.2 Nameni, cilji in trditve Temeljni namen diplomskega dela je, na podlagi proučevanja domače in tuje literature, predstaviti poslovno informacijske sisteme ter v nadaljevanju informacijsko podporo poslovnim procesom in elektronski obdelavi prejetih računov.

6

Cilji

1. predstaviti značilnosti upravljanja dokumentov, 2. predstaviti načine reševanja problematike dokumentacije, 3. podrobneje proučiti poslovni informacijski sistemi.

Osnovne trditve

1. z naraščajočim splošnim razvojem postaja poslovni proces vedno kompleksnejši, 2. povečanje vsemogoče dokumentacije močno vpliva na vodenje organizacije, 3. za uspešen boj proti vse večji birokraciji je potreben organiziran pristop, sodelovanje

na vseh nivojih organizacije, saj lahko le usklajene norme in ukrepi zagotavljajo nemoteno poslovanje.

1.3 Predpostavke in omejitve raziskave Pri izdelavi diplomskega dela izhajam iz predpostavke, da urejenost v organizacijah, zaradi vedno večjega obsega dokumentov, postaja vedno večji problem. Na podlagi te ugotovitve lahko predpostavim, da bodo morale organizacije v boju za večjo konkurenčnost tudi na tem področju postoriti še veliko. Ključno vlogo v tem segmentu pa bodo imeli tudi ponudniki rešitev, ki pa bodo morali biti zelo integralni in pokrivati vse dele poslovnega procesa.

1.4 Predvidene metode raziskovanja

Pri izdelavi diplomskega dela bom uporabil deskriptivno metodo in metodo kompilacije. Predstavil bom aplikacijo za informacijsko podporo procesu obdelave računov na primeru podjetja Kemofarmacija. Zasnova informacijskega sistema bo temeljila na učinkovitem obvladovanju dokumentov. V organizaciji kot je družba Kemofarmacija d.d., se odvija mnogo različnih procesov, pri katerih nastaja veliko dokumentacije in različnih zapisov. V sled zmanjšanju in uspešnemu obvladovanju dokumentacije, je potrebna celovita prenova procesov in jih ustrezno informacijsko podpreti. Ker je obvladovanje dokumentov kompleksen proces, ki zajema vse funkcije v organizaciji, sem se v diplomskem delu omejil le na del, ki pokriva prejete račune. Pri izdelavi diplomskega dela bom uporabil strokovno literaturo različnih domačih in tujih avtorjev, interna gradiva družb Kemofarmacija d.d. in Comtech d.d.. Viri bodo prevladovali iz interneta, saj so v dandanašnjem času dostopnejši in tudi novejši in pa gradiva predavanj.

7

2 POSLOVNI INFORMACIJSKI SISTEMI V sodobnem svetu si podjetja ali organizacije brez informacijskega sistema ne moremo več predstavljati. Podjetja, ki nimajo informacijskega sistema za podporo poslovanju v vsaj osnovni obliki za segment primarnega poslovanja, hitro postanejo nekonkurenčna in s tem obsojena na propad. Konkurenčnost okolja, zmogljivejša informacijska tehnologija in nova znanja kadrov, pa postavljajo pred upravljavce organizacij zahtevo po vedno več in kakovostnejših podatkih ter upravljanju s temi podatki. Informacijski sistem, ki je del poslovnega sistema, katerega osnovni namen je zagotavljanje informacij za učinkovito in uspešno delovanje podjetja, mora pridobljene informacije posredovati točno, primerno in pravočasno, saj s tem daje pomemben prispevek upravljavcu podjetja pri sprejemanju poslovnih odločitev in k doseganju poslovnih ciljev. V pomen poudarjena usmeritev upravljanja s podatki izhaja že iz napovedi, da bo za poindustrijsko družbo značilno naraščanje znanja, kompleksnosti in turbulentnosti. Spremembe okolja bodo vodstvom organizacij narekovale potrebo po sprotnih informacijah, izhajajočih iz najrazličnejših virov in različnih ravneh. V želji po preživetju bodo morale organizacije izboljšati pristop do pridobivanja in posredovanja podatkov v najširšem smislu. Tako v vse večjem številu organizacij prevladuje ugotovitev, da je potrebno podatke obravnavati in za njih skrbeti ravno tako, kot za vse ostale dejavnike organizacije (Kovačič, Vintar 1994, 17). Uvedba novega informacijskega sistema v podjetju pa je seveda pomemben in zahteven proces, saj vpliva na celotno poslovanje podjetja. Literatura, ki sledi zgornjim ugotovitvam, ne nudi celovitega, še manj pa konkretnega splošno veljavnega pristopa, ki bi dal odgovor na vprašanje, kako in na kakšen način upravljati s podatki kot pomembnim podjetniškim dejavnikom organizacije. Izkušnje kažejo, da takšnega odgovora tudi ni smiselno pričakovati. Vse kar lahko uporabimo, so izhodišča, ki morajo biti vsaki posamezni problematiki posebej prilagojena. Sodobna, računalniško zasnovana informatika, naj v organizaciji, poleg obravnave podatkov operativnih funkcij, zagotavlja ustrezne podatke za pridobivanje informacij za podporo odločanju na nadzorni in upravljalni ravni organizacije. Zadovoljevati mora trenutne in bodoče informacijske potrebe uporabnikov. Informatika je v svoji kratki zgodovini doživela nenehen razvoj. Zmogljivost povprečnega računalnika močno presega zmogljivost svojih predhodnikov (ibidem, 1994, 17). Enako pa se dogaja tudi s ponudniki storitev izdelave celovitih informacijskih rešitev,. ki so trg preplavili z najrazličnejšimi produkti. Ob množici ponudb od cenovno ugodnih do zelo dragih in za marsikatero sicer dobro stoječe podjetje nedosegljivih, je pravzaprav težko izbrati primerno rešitev, ki bi zadovoljila vse potrebe.

8

2.1 Definicije informacijskega sistema Termin informacijski sistem v večini podjetij zajema bazo podatkov z računalniškim sistemom, ki ima možnost zbiranja in nadaljnjega posredovanja pomembnih podatkov. Taka definicija je zelo splošna in poenostavljena, saj informacijski sistemi sodijo med izredno kompleksne sisteme, katerih obravnava zahteva razvoj novih in novih konceptov. Poslovni informacijski sistemi so namenjeni posredovanju informacij na različna mesta v podjetju, s tem, da se upošteva zmanjšanje stroškov in izgube časa. Katere informacije pa so tiste prave za reševanje določenih problemov pa je zelo težko opredeliti. To vprašanje rešujemo predvsem z višanjem splošne ravni informacijske pismenosti (Srića, Treven, Pavlić 1995, 20). V predhodnih odstavkih je predstavljena definicija informacijskega sistema z vidika cilja, ki ga opredeljuje, da pa bi lahko dosegli opredeljen cilj, moramo opredeliti še funkcije informacijskega sistema, ki so:

• zbiranje podatkov, • obdelava podatkov, • hranjenje podatkov in informacij, • posredovanje podatkov in informacij uporabnikom.

Da pa funkcije informacijskega sistema ne bi bile motene, potrebujemo ustrezne človeške vire, natančno organizirane za poslovaje in upravljanje z ustreznimi računalniki, podprtimi s programsko opremo. Vse to pa na sodoben način povezano v računalniško mrežo (prav tam, 21). Slika 1: Model informacijskega sistem (Schultheis, 1998: 40)

PODATKI

INFORMACIJE

PROGRAMSKA OPREMA

STROJNA OPREMA

LJUDJE

PODATKI POSTOPKI

9

2.2 Izvedba informacijskih sistemov Informacijske sisteme lahko izvedemo na naslednje načine:

• linearni pristop, • prototipni pristop, • objektni pristop.

Linearni pristop je sestavljen iz zaporednih fazah, ki pa pred končanjem predhodne faze ne more pričeti z naslednjo fazo, to je značilnost linearnega pristopa. Sestavni del linearnega pristopa so poročila ob končanju vsake faze, ki služijo kot predloga za začetek naslednje faze. Poročilo kot dokazilo o opravljenem delu je ne nazadnje tudi podlaga za planiranje. Razvoj informacijskega sistema v linearnem pristopu poteka kaskadno. Vse faze so natančno definirane in dokumentirane. Modelni mehanizmi so preprosti. Slabosti izvedbe informacijskih sistemov na ta način pa zaradi tega, ker ni mogoče dovolj natančno opredeliti posameznih faz vodijo k predolgim razvojnim ciklom, visokim stroškom in napakam, ki se pokažejo šele na koncu (Kovačič, Vintar 1994, 44). Prototipni pristop opredeljuje predhodno izdelavo prototipa, ki pa ni namenjen uporabi, ampak izdelavi končnega produkta. Z enostavnim prototipom naročniku predstavimo osnovne funkcije, vhode in izhode. Podrobnosti pa običajno niso razdelane do potankosti, saj se po dokončanju celotnega sistema prototip umakne. Razlike med prototipom in končnim produktom so tudi v sami tehnologiji, ki je uporabljena. Namen prototipnega pristopa je v tem, da z tesnim sodelovanjem naročnika izdelamo najboljši možni prototip sistema, kateri se potem dopolnjuje in spreminja dokler ne doseže vseh naročnikovih zahtev. Prototipni pristop se je razvil, kot logična posledica slabosti linearnega pristopa. Potrebno je bilo skrajšati čas, omogočiti kreativno sodelovanje in eventualne napake odkriti v zgodnjih fazah (prav tam, 47). Objektni pristop, pa je glede na zadnja spoznanja prav ta, ki vključuje novejše metodologije načrtovanja in izgradnje informacijskih sistemov. Cilj, ki je pripeljal do razvoja teh sistemov, je predvsem zmanjšanje stroškov in zmanjšanje časa izgradnje informacijskih sistemov. Zato so potrebna orodja, s katerimi lahko v kratkem času razvijemo kakovostne informacijske sisteme. Objektni pristop temelji na dveh bistvenih novostih:

• modularna gradnja programskih rešitev, ki omogoča večkratno uporabnost že izdelanih modulov in

• drugačna obravnava postopkovnega in podatkovnega dela informacijskega sistema. Za objektni pristop je temeljna obravnava treh osnovnih gradnikov:

• objekti: vsebujejo podatkovne strukture in postopke so lahko deli realnega sveta, npr. stranke, storitve, uporabniki …;

• sporočila: objekti komunicirajo med seboj z njihovo pomočjo; • vrste objektov: razvrščanje objektov po vrstah omogoča izvedbo konceptov

posplošenja iz prejšnjih dveh načinov modeliranja.

10

Uporaba objektov je prednost, ki glede na ostale predstavitve realnega okolja omogoča lažje razumevanje realnega sveta. Oskrbijo ga s praktično osnovo za implementacijo računalniške aplikacije. Med pomembnimi prednostmi objektnega modeliranja lahko izpostavimo:

• ponovno uporabo že uporabljenega objekta; • večja je zanesljivost in kakovost tako grajenih sistemov, iz razloga, da so sestavljeni iz

že preverjenih podsistemov; • v svoji osnovi je objekt zaključena celota in je neodvisen od ostalih, zato ga lahko

preoblikujemo, ne da bi spreminjali druge objekte. Ker gre pri objektnem modeliranju za sestavljanje objektov med seboj v kompleksne sisteme, dobimo v večini primerov programsko rešitev že kar kot najkompleksnejši objekt na najvišjem nivoju (prav tam, 48).

2.3 Načrtovanje informacijskih sistemov Pod načrtovanjem informacijskega sistema v organizaciji razumemo načrtovanje delne, celotne informacijske infrastrukture. Samo načrtovanje informacijskega sistema v sodobni organizaciji, mora biti integralno povezano s strateškimi cilji organizacije. S pomočjo informacijskih sistemov, organizacije dosegajo te cilje. Zato je potrebno predhodno načrtovanje razvoja informacijskih sistemov v organizacijah. Načrtovanje informacijskih sistemov je proces različnih faz, katere so ključne za izvedbo celotnega informacijskega sistema. Načrtovanje informacijskih sistemov lahko opredelimo kot štiri značilne faze v okviru sodobnih metodoloških pristopov:

• strateško načrtovanje je načrtovanje ter utemeljevanje na modelu obravnavanega sistema, sam model pa izkazuje glavne poslovne funkcije sistema in informacijske potrebe;

• logična opredelitev informacijskega sistema; • fizična opredelitev informacijskega sistema; • izgradnja informacijskega sistema;

2.4 Organiziranje informacijskih sistemov Organiziranje oz. reorganiziranje informacijskega sistema določenega poslovnega področja (informacijski podsistem), največkrat nadaljujemo iz organiziranosti informacijskega sistema poslovnega področja, ki ga obravnavamo. To organiziranje informacijskega podsistema predstavlja njegovo reorganiziranje. Proces reorganiziranja informacijskega podsistema začnemo z opredelitvijo in postavitvijo izhodišč, informacijskih potreb in postavitev ciljev bodočega sistema. Sledi izdelava informacijskega procesa, ki bo omogočal njihovo zadovoljevanje ter na koncu dizajniranje informacijskega sistema, v katerem bo informacijski proces potekal optimalno (Bobek, 264, 1995).

11

Da bi organizirali učinkovit informacijski sistem nekega poslovnega področja, moramo organizirati obravnavano poslovno področje z informacijskega vidika. Pomeni, da poslovno področje celovito reorganiziramo, z upoštevanjem zmogljivosti sodobne informacijske tehnologije in z njimi povezanih rešitev. Celovit pristop k organiziranju informacijskega sistema nekega poslovnega področja, bi se tako dejansko moral pričeti z vsebinsko prenovo poslovnega procesa, nadaljevati z upravljalno analizo poslovnega področja, ter s sintezo upravljalnega procesa, sledila bi informacijska analiza upravljalnega procesa, ki bi opredelila informacijske potrebe in dizajniranje informacijskega procesa ter dizajniranje informacijskega sistema z informacijskega vidika osnovnega procesa poslovnega področja (Kajzer, 1986 povz. po Bobek 1994, 264). Reorganizacija informacijskega sistema kot tudi katerakoli druga reorganizacija, se prične z oblikovanjem izhodišč. Oblikovanje izhodišč z opredelitvijo problema in možnostih njegove rešitve, je osnovni smoter v prvem delu reorganizacije. Sledenje temu namenu je način kako lahko podjetje načrtuje izvedbo organiziranja informacijskega sistema. V začetni fazi se z definiranjem strukture projekta pri organiziranju posameznega informacijskega sistema doseže tudi prvi cilj. Izhodiščem opredeljenim v nadaljevanju, sledi opredelitev obsega reorganiziranja informacijskega sistema, določitev predvidenih učinkov in sprejemljivih stroškov, strukture in vsebine projekta ter planiranje projekta in potrditev projekta (Bobek 1994, 265). Po opravljeni analizi obstoječega informacijskega sistema z namenom razumevanja in hkrati dokumentiranja strukture in delovanja obstoječega informacijskega sistema izhajajočih se potrebnih sprememb, izvedbena raven managementa skupaj z uporabniki informacijskega sistema poišče optimalno rešitev, ki je potrebna za doseganje ciljev. Analizira se poslovna področja in njihovo organiziranost, podprtost, poslovne procese, informacijske zahteve, cilje, prioritete ter po potrebi se naredi revizija plana projekta (prav tam, 265). Sledi definiranje alternativ reorganiziranja in izbira najprimernejše. Definiranje alternativ reorganizacije, ki izhajajo iz različnih vrst rešitev in različnih izvajalcev (npr. rešitev narediti v podjetju ali jo kupiti, ipd.). Analizira se alternative z vidika pričakovanih koristi, tveganja in potrebnih virov. Sledi izbira najprimernejše alternative in po potrebi ponovna revizija plana projekta (prav tam, 265). Zasnova podrobne zamisli novega informacijskega sistema je konkretiziranje izbrane alternative rešitve. V tem segmentu nastane zasnova podrobnega modela informacijskega procesa, modela podatkov. Pride do izbire in lahko tudi že nakup računalniške rešitve. Ob izbiri se posledično tudi že odloča o informacijski tehnologiji. Verifikacija modela informacijskega sistema pa končno tudi lahko potrdi izbiro (prav tam, 265). S pripravo vseh elementov informacijskega sistema pričnemo z razvijanjem računalniških rešitev, ki jih je potrebno podrobno zasnovati na osnovi informacijske analize poslovnega področja. Prične se snovanje modela baze podatkov, razvijanje računalniške rešitve. Z opredelitvijo človeških resursov novega informacijskega sistema predvidimo potrebo po kadrih.

12

Zagotoviti je potrebno primerno tehnološko infrastrukturo, določiti način transformacije morebitnih obstoječih računalniških zbirk podatkov, ter priskrba in razvoj preostalih sestavin informacijskega sistema. Preverjanje delovanja novega informacijskega sistema sledi v zaključku te faze. Rezultati, ki nastajajo v tej fazi so do podrobnosti zasnovana baza podatkov, razvita računalniška rešitev, druge sestavine informacijskega sistema, delujoča tehnološka infrastruktura, načrt preverjanja računalniške rešitve (Bobek 1994, 265). Zaključno fazo organiziranja informacijskega sistema predstavlja uvajanje novega informacijskega sistema v poslovni proces. Izvedemo jo z uvajanjem nove računalniške rešitve v okolju nove tehnološke infrastrukture. Uvajanje novega informacijskega sistema obsega izdelavo navodil za uporabo, izobraževanje uporabnikov, začetne vnose podatkov v bazo podatkov, poskusna uporaba, verifikacija in končna potrditev novega sistema, prehod na novi sistem in opustitev starega, v kolikor obstaja stari sistem. Ter na koncu vrednotenje uspešnosti in učinkovitosti novega informacijskega sistema (prav tam, 265). Vloga managementa pri organiziranju informacijskih podsistemov je v iniciativi oziroma začetku organiziranja. Odobrava in izbira področja poslovanja, postavi cilje, proučuje (utemeljuje) možnosti predlaga spremembe, izbira alternative. Analizira obstoječi informacijski sistem in zagotavlja potrebne vire. Sodeluje pri modeliranju novega informacijskega sistema. Pomembna naloga managementa je spodbujanje uporabnikov, da aktivno sodelujejo pri razvijanju, testiranju in uvajanju jih motivira, potrjuje predloge, organizira in nadzira (prav tam, 266).

2.5 ERP 1 Enterprise Resource Planning (ERP) predstavlja integriran poslovno usmerjen informacijski sistem z uporabo novih tehnologij in orodij. ERP je industrijski termin za set aktivnosti podprtih z več modulno aplikacijo, ki srednjemu in top managementu omogoča lažje odločanje v podjetju in vodenje podjetja. Vključuje vse pomembne funkcije v podjetju kot so planiranje, prodajo, upravljanje z zalogami itn. Seveda pa lahko vključuje tudi module, ki zajemajo finance in tudi upravljanje s človeškimi viri iz poslovnega vidika. Je posledica oz. nadaljevanje v naprej usmerjenih sistemov za načrtovanje materialnih potreb proizvodnje MRP2 ter obvladovanja vseh procesnih virov proizvodnje MRP II3. ERP je nadaljevanje sistemov MRP II ter zajema celovito rešitev informatizacije poslovanja v podjetjih (Kovačič e t al. 2004, 42). ERP lahko prevedemo kot celovito rešitev (CPR). Uvajanje celovitih programskih rešitev je posledica prenove poslovanja ter na vključitvi najboljših praks v posamezno organizacijo in njeno neposredno okolje.

1 Enterprise Resource Planning 2 Material Requirements Planning 3 Manufacturing Resource Planning II

13

Povezan informacijski sistem ali ERP so standardni programski paketi, ki integrirajo informacijsko podporo za vse pomembne poslovne funkcije in temelje na enotni bazi podatkov. Celovito programsko rešitev lahko opredelimo kot celovito povezano in na poslovnem modelu organizacije temelječo sestavo uporabniških programov, ki ob uporabi sodobne informacijske tehnologije zagotavlja vsem poslovnim procesom, tako same organizacije, kot tudi z njo povezanih poslovnih partnerjev, optimalne možnosti načrtovanja, razporejanja virov in ustvarjanja dodane vrednosti. Glavne sestavine koncepta ERP so, SCM – nabava in upravljanje z zalogami, MRP – proizvodnja in vzdrževanje, FRM – upravljanje s financami, CRM - prodaja in distribucija, HRM - upravljanje s kadri. Rečemo lahko, da je programska rešitev ERP integriran skupek programskih rešitev za podporo kritičnih organizacijskih aktivnosti, kot so proizvodnja in logistika, finance in računovodstvo, prodaja in marketing ter kadri. ERP rešitev povezuje različne dele organizacije tako, da omogoča uporabo skupnih podatkov in znanja, nadzora nad stroški na ravni organizacije ter upravljanja in optimizacijo poslovnih procesov (Aladwani 2001, 266, povz. po Laure 2007, 12). Slika 2: Zasnova informacijskega sistema

2.6 Informacijski sistemi v luči varnosti in zaščite Namen računalniške varnosti je zaščititi pomembne vire v organizacijah kot so informacije, računalniška infrastruktura in računalniški programi.

FRM

SCM MRP

ERP

CRM HRM

14

S selekcijo in nameščanjem zaščite, računalniška varnost pomaga poslanstvu organizacije za zaščito njenih fizičnih in finančnih virov, ugleda, pravnega statusa, zaposlenih, in vseh ostalih tako opredmetenih kot tudi neopredmetenih sredstev. Se pa včasih izkaže računalniška varnostna politika kot prepreka poslanstvu organizacije zaradi izbire nadležnih pravil in postopkov na sistemih, uporabnikih in managerjih. Nasprotno pa z dobro izbiro računalniško varnostne politike in s tem postopkov in pravil, kateri niso sami sebi namen in so s tehtnim razlogom implementirani za zaščito pomembnih sredstev organizacije, dosežemo pomembno podporo celotni organizaciji. V sled temu lahko rečemo, da računalniška varnost bazira na sledečih elementih: (Organisation for Economic Co-operation and Development. Guidelines for the Security of Information Systems. Paris, 1992)

• podpori poslanstvu organizacije, • integraciji v management, • stroškovni učinkovitosti, • zanesljivost in odgovornost morata biti eksplicitna, • uporabniki sistema so odgovorni tudi zunaj organizacije, • zahtevan je obsežen in integriran pristop, • periodične ponovne ocenitve, • je omejena s socialnimi faktorji.

Računalniški sistemi so ranljivi z mnogih vidikov in lahko prizadenejo mnogo različnih vrst škode, ki lahko rezultirajo pomembne izgube. Da pa lahko informacijske sisteme in pa tudi predvsem informacije, ki jih informacijski sistemi vsebujejo v svojih bazah primerno zaščitimo, moramo predhodno poznati vse možne oblike nevarnosti, katerim so informacijski sistemi izpostavljeni. Med najpogostejše oblike nevarnosti štejemo naslednje: Napake in izpustitve so pomembna grožnja podatkom. Navedene napake in izpustitve niso le posledica dela uporabnikov, ki dnevno vnašajo podatke ampak tudi uporabnikov, ki urejajo vpisane podatke. Tudi najbolj visoko razvit software ne more odkriti in preprečiti vseh nepravilnosti ob vnosu (NIST, 1993, 22). Prevare in tatvine so lahko izvedene znotraj ali zunaj organizacije, ko avtorizirani uporabniki na različne načine za svoje osebne koristi s prevarami in / ali krajami izkoriščajo informacijske sisteme (prav tam, 23). Sabotaže zaposlenih, predstavljajo številčno manjši del nevarnosti je pa škoda, ki lahko nastane zelo velika. V kolikor se zaposleni čutijo na nek način prevarane, trpinčene, v nevarnosti, ali izdane na delu, lahko uporabijo sabotažo kot direktno metodo za tako dosego zadovoljstva na delu, ki ne bi nikoli dobila odobritve nadrejenih (prav tam, 24). Izgube fizične in infrastrukturne podpore, lahko razumemo kot nevarnost, ki preti informacijskim sistemom zaradi prekinitev električne energije, uničenja računalniške infrastrukture zaradi naravnih nesreč (požar, poplava, potres,...), terorističnih dejanj (prav tam, 24).

15

Termin zlonamernost hekerjev, običajno razumemo kot vdor v računalniške sisteme brez avtorizacije tako znotraj kot tudi zunaj organizacije. Naraščanje teh aktivnosti je posledica povezanosti realnega sektorja z vladnimi službami. Z raznimi študijami je bilo ugotovljeno tudi preko 30 vdorov na dan. Čeprav so škode nastale z vdori heckerjev mnogo manjše od notranjih kraj in sabotaž je problem heckerjev zelo razširjen in resen (prav tam, 24). Industrijsko vohunstvo, je pridobivanje zasebnih podatkov od podjetij, organizacij ne glede na lastniško strukturo in vlad za konkurenčne organizacije in podjetja z namenom pridobivanja konkurenčne prednosti ali vlad z namenom pomoči domačemu gospodarstvu. Najbolj pogosti so naslednji tipi ukradenih informacij: ceniki, proizvodni procesi, razvoj in specifikacije proizvodov. Med ostale vendar nič manj pomembne pa lahko štejemo sezname strank, razne raziskave, podatke o prodaji, osebne podatke, stroškovnike in strateške plane (NIST, 1993, 26). Zlonamerne kode, bi lahko opredelili kot računalniške viruse, črve, trojanske konje in ostalega “nepovabljenega” programja. Število znanih zlonamernih kod narašča eksponentno (prav tam, 27). Vohunstvo tujih vlad, je lahko tudi nevarnost, ki preti informacijskim sistemom, saj tajne varnostne službe lahko tudi na ta način pridobivajo podatke za opravljanje svojih nalog (prav tam, 27). Zloraba tajnosti osebnih podatkov je ena izmed oblik nevarnosti, ki je še posebej pomembna, saj so tarče fizične osebe. Množica elektronskih podatkov o posameznih fizičnih osebah v državnih bazah podatkov, bankah in zasebnih institucijah predstavlja veliko grožnjo zlorabe osebnih podatkov. Nevarnost zlorabe osebnih podatkov izhaja iz tega da zaposleni, ki imajo dostop do teh podatkov le te neavtorizirano posredujejo ali prodajo zasebnim preiskovalcem in raznim informacijskim posrednikom za različne namene (prav tam, 28).

16

3 PODPORA POSLOVNIM PROCESOM IN ELEKTRONSKI OBDELAVI DOKUMENTOV

3.1 Poslovni proces Da podjetje posluje, s tem uresničuje svoj smoter, kateri izhaja iz potreb okolja po izložkih tega podjetja. Da pa podjetje lahko zadovolji potrebe okolja, mora opraviti vrsto različnih aktivnosti, med drugim mora priskrbeti potrebne vložke in jih preoblikovati v izložke (izdelke in / ali storitve). Te aktivnosti se ponavljajo in nadaljujejo ves čas obstoja podjetja ali drugače podjetje stalno posluje. Tako namensko in ciljno opredeljeno poslovanje podjetja obravnavamo kot poslovni proces. Ti poslovni procesi so kompleksni ter sestavljeni iz mnogih različnih aktivnosti. V poslovnih procesih se prepletajo od osnovne izvedbene informacijske in vodstvene aktivnosti potrebne za obstoj podjetja. Velikost in različnost poslovnega procesa se spreminja s spreminjanjem podjetja in njegovega okolja. Izvajanje poslovnih procesov v podjetjih teži k popolnosti in je naloga vseh funkcij podjetja (Belak 2002, 29). Poslovni proces pa lahko opredelimo tudi kot sestavo logično med seboj povezanih izvajalskih in nadzornih postopkov, katerih posledica je načrtovani proizvod, opravljena storitev, izdelan dokument ali sklenjen dogovor. Učinkovitost procesa lahko opredelimo in merimo skozi rezultat porabe virov, ki jih uporabimo za pretvorbo vložkov v izložke. Največkrat je predstavljena v obliki časa in / ali stroškov, porabljenih za izvedbo procesa. Podobno lahko učinkovitost procesa opredelimo in merimo skozi stopnjo skladnosti izhodnih veličin iz procesa z vnaprej opredeljenimi rezultati procesa (Kovačič, 1998, 86, povz. po Abramovič 2007, 20). Slika 3: Poslovni proces kot celota vhodnih, izhodnih in transformacijskih funkcij podjetja

Temeljno izvedbeni

proces

Upravljalno vodstveni proces

Vhodno Funkcijsko področje

Transformacijsko funkcijsko področje

Izhodno funkcijsko področje

17

3.2 Prenova poslovnih procesov Za prenovo poslovnih procesov obstaja kar nekaj definicij in razlag. Prenovo poslovnih procesov lahko definiramo kot elementarno in korenito preoblikovanje poslovnih procesov, za doseganje izrednega izboljšanja rezultatov poslovanja zmanjšanja stroškov, povečanja kvalitete storitev in hitrosti uslug (Hammer 1995, 32). Ob prenovi poslovnih procesov je potrebno upoštevati tudi druge dejavnike organizacije kot so sociotehnični vidiki organizacije, katere je opredelil Leavitt. Model so kasneje nadgradili in je tako nastal razširjen model (Leavittov diamant), katerega sestavlja pet ključnih dejavnikov (strukture, kultura, tehnologija, kadri in procesi), ki so med seboj tesno povezani, kar pomeni, da je ob spremembi ene sestavine organizacije potrebno upoštevati in uskladiti tudi druge, če želimo doseči želene učinke in s tem uspešno prenovo poslovnih procesov (Abramovič 2007, 27): Slika 4: Razširjen Leavittov diamant Ob začetku prenove poslovnih procesov je pomembno, da organizacija pozna odgovore na nekatera ključna vprašanja prenove poslovnih procesov (Faleskini 2005, povz. po Abramovič 2007, 28):

• sprejemljivost velikih sprememb, • sposobnost spremeniti prepričanje o podjetju, • izčiščenost kje naj pride do sprememb, • pripravljenost zapustiti stare organizacijske sheme in se osredotočiti na tokove dodane

vrednosti, • vedenje o tem , kaj je resnično ključno za povečanje dodane vrednosti.

Procesi

Kadri

Tehnologija Kultura

Strukture

18

3.3 Elektronska obdelava dokumentov v poslovnem procesu Elektronskega obdelava dokumentov v poslovnem procesu je njihova digitalizacija ter razvrščanje glede na tip in namembnost. Proces elektronske obdelave dokumentov lahko razdelimo na:

• prevzem dokumentov, • pripravo dokumentov za skeniranje, • skeniranje dokumentov, • optično prepoznavanje znakov, • klasificiranje in indeksiranje dokumentov, • verifikacijo dokumentov, • vzpostavitev prvotnega stanja dokumentacije, • vrnitev dokumentov naročniku, • arhiviranje na želenem mediju.

Temeljni pogoj za učinkovito uporabo sistema za upravljanje z dokumenti je pretvorba dokumentacije v papirni obliki v digitalno obliko. Nujno sta potrebna digitalizacija dokumentov in zajem podatkov z dokumentov, v kolikor želimo povečati hitrosti obdelave dokumentov ter povečati učinkovitost. Pred skeniranjem dokumentov je potrebno dokumente fizično pripraviti. Pred postopkom skeniranja je potrebno izvesti še vsebinsko pripravo dokumentacije, pri kateri razdelimo dokumente na logično povezane vsebinske sklope. Biti morajo namreč pripravljeni za digitalizacijo v določenem zaporedju, saj lahko le tako zagotovimo optimalno indeksacijo. V fazi vsebinske priprave je koristno poskrbeti tudi za opremljanje dokumenta s črtno kodo ali s katerim drugim elementom (npr. grafični simbol, tekst), ki bo zagotavljal avtomatsko identifikacijo ob skeniranju. Ko so dokumenti fizično pripravljeni za digitalizacijo in so opremljeni z identifikacijskim elementom, se prične postopek skeniranja. Rezultat digitalizacije dokumentov, ki jo opravljamo s procesom skeniranja, so grafične datoteke različnih formatov (tiff, jpg, pdf), ki jih z uporabo OCR4 tehnologije za razpoznavanje posameznih znakov pretvorimo v podatke, ki se nahajajo v tekstovni obliki. Podjetja se poslužujejo tudi ICR5 tehnologije, ki je sposobna poleg strojnih pisav prepoznati tudi rokopise. V kolikor bi želeli pretvoriti v digitalno obliko tudi določene ankete in vprašalnike (kjer samo obkrožimo ali prekrižamo želeni odgovor) pa pride še kako prav OMR6 tehnologija, ki razpoznava označbe na obrazcih v smislu označeno ali neoznačeno. Proces prepoznavanja znakov se lahko izvaja za celoten dokument ali samo za izbrane dele dokumenta.

3.4 Obvladovanje dokumentov v poslovnem procesu Obvladovanje dokumentov v poslovnem procesu pomeni tok poslovnega dokumenta po organizaciji glede na njeno poslovno logiko in pravila.

4 Optical Character Recognition 5 Intelligent Caracter Recognition 6 Optical Mark Recognition

19

V poslovne procese je vključena velika količina papirne dokumentacije, ki je ključnega pomena za odvijanje procesov, s tem obvladovanja dokumentov v poslovnem procesu. Pomembno je kako ravnamo z dokumentacijo. Dokumentacija se velikokrat lahko izgubi, poškoduje, založi in čakanje nanjo lahko tudi upočasni procese. Da bi lahko učinkovito obvladovali celotno dokumentacijo v podjetjih in organizacijah je potrebna sistematična obravnava. Slediti je potrebno tudi splošno veljavnim predpisom o pisarniškem poslovanju. Za obvladovanje dokumentov v poslovnih procesih je nujen urejen način dela s poslovno dokumentacijo in izvajanje ter nadzor poslovnih procesov. Dokumente lahko obvladujemo na več načinov:

• ročno obvladovanje dokumentov v poslovnem procesu, • elektronsko obvladovanje dokumentov v poslovnem procesu, • kombinirano ročno elektronsko obvladovanje dokumentov v poslovnem procesu.

Sodobna podjetja in organizacije potrebujejo urejen in enostaven način dela s poslovno dokumentacijo ter nadzor nad izvajanjem poslovnih procesov. Rešitve za tovrstno obvladovanje dokumentov, podatkov ter procesov morajo ustrezati organizaciji sami, ne glede na to kakšen način obvladovanja dokumentov v poslovnem procesu je organizacija izbrala. V kolikor se management organizacije odloči, da bodo vpeljali elektronsko obvladovanje dokumentov v poslovnem procesu, morajo slediti zahtevam po odprti arhitekturi. To jim namreč omogoča visoko nadgradljivost, zanesljivost in prilagodljivost sistema spremembam v organizaciji. Novim poslovnim potrebam organizacije, avtomatizirani podpori upravljanju dokumentov in podatkov skozi njihovo celotno življenjsko dobo, navkljub se izbira v začetni fazi izplača v toliko, kolikor bolj odprt sistem so izbrali. Arhiviranje vseh vsebin v elektronski obliki, upravljanju celotnih vsebin dokumentov od elektronske pošte do formalnih dokumentov vseh vrst, dostopu do vsebin od koderkoli (preko spleta, delovnih postaj ali drugih odjemalcev), avtomatizaciji in optimizaciji poslovnih procesov, spremljanju in nadzoru nad izvajanjem poslovnih procesov, združljivosti z obstoječo tehnologijo pa so temeljne zahteve, katerim mora management posvetiti veliko pozornost, da obvladovanje dokumentov v poslovnem procesu ne postane nočna mora.

20

4 PREDSTAVITEV PODJETJA KEMOFARMACIJA D.D.

4.1 Dejavnost Kemofarmacija d.d. je veledrogerija z vodilnim tržnim deležem v Sloveniji in oskrbuje z zdravili in drugimi izdelki pravne osebe - ustanove in zasebne izvajalce s področja zdravstvene in veterinarske dejavnosti. V zadnjih letih beleži družba nenehno rast obsega poslovanja in visoko stopnjo donosnosti kapitala in sredstev. Družba se redno uvršča med trideset najuspešnejših slovenskih družb. V prodajnem programu ponuja več kot 12.000 izdelkov, med katerimi imajo prav gotovo najpomembnejše mesto zdravila. Družba je članica Evropske zveze trgovcev z zdravili na debelo GIRP7-a in jo po mednarodni klasifikaciji uvrščamo med tako imenovane "full line wholesalers8", saj ponuja zdravila in druge artikle, ki jih lekarne, zdravstvene in veterinarske ustanove ter zasebni zdravstveni izvajalci pri svojem delu potrebujejo. Poslanstvo naše družbe so polna ponudba, nemotena oskrba in kakovostne storitve. Zakonsko podlago za opravljanje prometa z zdravili na debelo predstavlja Zakon o zdravilih in medicinskih pripomočkih. Pravilnik o natančnejših pogojih za promet z zdravili na debelo pa določa pogoje, ki jih mora poleg splošnih pogojev, določenih z Zakonom o trgovini glede kadrov, prostorov, opreme in vodenja dokumentacije, izpolnjevati družba za opravljanje dejavnosti prometa na debelo z zdravili. Kemofarmacija izpolnjuje tudi vsa priporočila dobre transportne in skladiščne prakse in je 10. junija 2002, v skladu z novo zakonodajo pridobila odločbo za opravljanje dejavnosti od Ministrstva za zdravje - Urada Republike Slovenije za zdravila. Zdravila za uporabo v humani in veterinarski medicini so nosilni prodajni programi, poleg tega pa tržimo še medicinske pripomočke, dietetske izdelke, kozmetične izdelke in kemikalije. Strateški cilj družbe je zadržati vodilni tržni delež, ki ga dosegamo z vzdrževanjem in izpopolnjevanjem celovite ponudbe izdelkov in programov, prilagojene potrebam in pričakovanjem naših ključnih kupcev. Bolnišnice, lekarne, zdravstveni domovi, ambulante, samostojni zdravstveni delavci, veterinarske ustanove so ključni kupci naše družbe. Z uvedbo sistema upravljanja strank CRM9 bo družba posodobila in nadgradila že do sedaj uspešno obvladovanje odnosov s ključnimi kupci. Kemofarmacija d.d. gradi dolgoročne poslovne povezave s svojimi dobavitelji, med katerimi so vse vodilne svetovne družbe na področju razvoja, proizvodnje in trženja zdravil in medicinskih pripomočkov. Z vlaganjem v informacijsko tehnologijo smo zagotovili podporo poslovnim procesom in povezavam s poslovnimi partnerji.

7 Groupement international de la Repartition Pharmaceutique 8 Farmacevtske veletrgovine s celovitim asortimanom izdelkov 9 Customer relationship management

21

S prehodom na nov polavtomatiziran in računalniško podprt sistem skladiščnega poslovanja v letu 2001, smo v letu 2002 nadgradili s podobnim sistemom v carinskem skladišču. Družba je zagotovila tehnološko podporo logističnim procesom in omogočila dolgoročno vzdrževanje konkurenčnosti in visokega nivoja kakovosti storitev. Dodatna optimizacija v logističnem procesu pomeni uvajanje prejema blaga in skladiščenje s pomočjo črtne kode, s katerim smo intenzivno začeli v letu 2003. Na področju elektronskega poslovanja je bilo uvedeno naročanje preko interneta z možnostjo stalnega spremljanja izvajanja naročila s strani kupcev. Z uvedbo direktorskega informacijskega sistema v letu 2001, pa je družba izboljšala tudi obvladovanje procesov in kakovost odločanja, kar potrjuje tudi certifikat za sistem vodenja kakovosti, ki dokazuje izpolnjevanje zahtev standarda ISO 9001:2000. Svojo dejavnost opravlja s 158 zaposlenimi, med katerimi jih ima velik delež visokošolsko izobrazbo. Družba skrbi za osebnostni razvoj svojih delavcev z rednimi izobraževanji svojih zaposlenih in tudi na ta način vzdržuje konkurenčnost in izpolnjevanje zakonsko predpisanih zahtev, ki so za to dejavnost v primerjavi z ostalimi, mnogo strožje.

4.2 Kronološki pregled podjetja Družba je bila ustanovljena z odločbo vlade LR Slovenije 4. oktobra 1947 kot državno gospodarsko podjetje republiškega pomena za promet z zdravili in sanitetnim materialom iz podjetja Zdravprom, ki je bilo takrat edino podjetje za promet z zdravili in sanitetnim materialom v Sloveniji z sedežem v ljubljanski občini Center na Metelkovi ulici 7. Kolektiv je v samem začetku štel 25 zaposlenih, ki so delali v skromnih in slabo opremljenih prostorih, brez ustreznih transportnih in drugih sredstev, vendar z mnogo intuziazma, odgovornosti in predvsem optimizma. Ob slabih delovnih razmerah so jih pestili tudi pomanjkanje zdravil in drugega blaga, slabe komunikacije, težave pri dostavi blaga od proizvajalcev in razpošiljanju do lekarn ter pomanjkanje strokovnega kadra. Za dobave blaga lekarnam po Ljubljani, so uporabljali vozičke in tricikle. Nekateri zasebni lekarnarji so do nacionalizacije in tudi še dolgo po tem osebno prihajali po nujna zdravila in jih v vrečkah odnašali vsak v svojo oziroma kasneje v državno lekarno. Glavna skrb po ustanovitvi je bila posvečena ureditvi prostorov in nabavi osnovne opreme, sočasno pa tudi strokovnosti oziroma kakovosti storitev. Postopno, skladno z naraščanjem prometa, se je povečalo število delavcev, tudi farmacevtov. Ustanovljen je bil lastni galenski in kontrolno analitski laboratorij. Ta je z opravljanjem analiz pomembno prispeval h kakovosti dobavljenega blaga, posebno farmacevtskih učinkovin in čajev, drog ter kemikalij. Novi kamioni so bili nabavljeni za potrebe transporta. Po zagonu laboratorija je bilo na vrsti posodabljanje skladiščnih prostorov. Leta 1952 je Kemofarmacija izpolnila vse pogoje za pridobitev zunanje trgovinske registracije, kar je bistveno pripomoglo k širitvi izbora uvoznega farmacevtskega in veterinarskega blaga ter medicinske in laboratorijske opreme.

22

V Novem mestu je Kemofarmacija takrat že ugledna gospodarska organizacija, ponudila Krki ob ustanavljanju izdatno finančno pomoč pri nabavi prvih aparatov in strojev za uspešen pričetek farmacevtske proizvodnje. Desetletnico obstoja je Kemofarmacija s preko sto zaposlenimi že presegla promet takratnih 2 milijardi dinarjev. Oskrbovanje se je širilo tudi preko republiške meje. Čas po letu 1960 je bilo obdobje naglega vzpona podjetja. Povprečna stopnja rasti prometa je presegla 30 odstotkov. Bil je čas liberalizacije ekonomije, večje odprtosti, nagle rasti proizvodnje, uvoza, pa tudi večje porabe zdravil. Dvajsetletnico je Kemofarmacija z 11,5 milijardami takratnih dinarjev prometa in s 145 zaposlenimi po vseh kazalnikih uspešnosti poslovanja in po organiziranosti poneslo na vodilno mesto trgovine z zdravili na debelo v Jugoslaviji. Vzpon je bil v obdobju 1967-1972 še hitrejši. Omogočil je solidno odvajanje denarja v poslovni sklad in tako so bila takrat zagotovljena potrebna obratna sredstva za naložbo v preureditev vseh skladiščnih in poslovnih prostorov. Po letu 1972 je na trgu prišlo do nekaterih bistvenih sprememb: zamrznitev marž, racionalizacije porabe zdravil, močnejše navzočnosti konkurence in pomanjkanje kadra je kazalo nekoliko drugačno podobo družbe. Velik požar je februarja 1975, ki je nastal ob preurejanju skladišča in je v trenutku izničil vse dolgoletne napore pri posodabljanju skladiščnega poslovanja in dodatno prizadel družbo. Družba je močno prostorsko omejena na Metelkovi ulici 7 in v najetih prostorih Krke na takratni Titovi cesti 99 v Ljubljani, dočakala tridesetletnico. Delovne možnosti so bile po požaru na Metelkovi izredno slabe, vendar smo kljub nemogočim razmeram začeli redno poslovati že tretji dan po nesreči. Prisiljeni smo bili razmišljati o novogradnji in preselitvi kompletne dejavnosti na novo lokacijo. Sedem let po požaru leta 1982, ob 35-letnici obstoja Kemofarmacije, smo se preselili v nove, lastne skladiščne in poslovne prostore na območju tedanje ljubljanske občine Vič, Cesta na Brdo 100, kjer smo še danes. Na zemljišču, ki obsega 29.000 m2, delujemo na 8.000 m2 poslovnih in skladiščnih površin. Na začetku devetdesetih let, smo bili pred osamosvojitvijo Slovenije navzoči le še v sosednji Hrvaški, zato nas zgodovinski dogodki v tem času poslovno niso hudo prizadeli. Ob prehodu v lastno državo leta 1991, smo znali številna manjkajoča zdravila jugoslovanskih proizvajalcev hitro nadomestiti s slovenskimi ter nekaterimi zahodnoevropskimi proizvajalci. V tesnem strokovnem sodelovanju s farmacevti v lekarnah in bolnišnicah nam je uspelo zagotoviti skoraj vse ustrezne zamenjave zdravil in drugega medicinskega blaga, zato oskrba bolnikov v naši državi ni bila nikoli ogrožena. Kemofarmacija se je skladno z Zakonom o lastninskem preoblikovanju gospodarskih družb preoblikovala v delniško družbo dne 18. oktobra 1994. Metoda notranjega odkupa in notranje razdelitve delnic s prenosom obveznega 40% deleža na sklade, je bila izbrana za način lastninjenja. Kemofarmacija je svojo petdesetletnico praznovala kot trdno in uspešno podjetje z jasnimi cilji za prihodnost. Prelomnico v delovanju je pomenil dogodek, ko je bil zagnan nov sistem skladiščnega poslovanja, ki smo ga razvili in vpeljali z avstrijsko družbo KNAPP. Sistem in njegov nadaljnji razvoj, je omogočil hitrejšo obdelavo in pripravo naročil ter poenostavil nekatere postopke. Nadaljevali smo z optimizacijo informacijskega sistema in povečali število kupcev, ki z nami poslujejo v elektronski obliki. Ob vstopu Slovenije v EU, je za Kemofarmacijo tudi bilo prelomno obdobje.

23

Največji posamezni delničar v Kemofarmaciji d.d., družba Lek, se je odločila, da svoj del odproda delniški družbi Celesio AG, vodilni veledrogeriji z zdravili na debelo v Evropi. Ker posluje Kemofarmacija pretežno na področju zdravstva, ki je kot pomemben proračunski porabnik omejena v svojem razvoju z razpoložljivimi sredstvi, ji povezava s Celesiom, ki je prisoten v šestnajstih evropskih državah, pomaga pri obvladovanju tveganj in k nadaljevanju uspešnega razvoja družbe. Danes je Kemofarmacija vodilna veledrogerija za promet z zdravili v Sloveniji del skupine Celesio, največje evropske veledrogerije ustvarila 244 mio EUR prihodkov od prodaje v letu 2006. Na lestvici najuspešnejših podjetij po ustvarjenih prihodkih v Sloveniji je zasedla 24. mesto. Najsodobnejši skladiščni sistem v panogi in več kot 42% tržni delež pri prodaji zdravil z več kot 1000 kupci s področja zdravstva, 120.000 naročil kupcev letno, 500 naročil kupcev na dan, od tega 70% elektronskih, 25 milijonov dostavljenih izdelkov letno oz. 110.000 dnevno več kot 1,2 milijona prevoženih km na leto (30-krat okoli sveta), več kot 400 dobavitelji, preko 60 dostav blaga dnevno ima v ponudbi že več kot 16.000 izdelkov od tega 85% prodaje predstavljajo zdravila. Najpomembnejši cilj v prihodnosti pa bo ohranjati poslanstvo družbe, ki predstavlja skrb za človekovo zdravje, ki jo uresničujemo z dobro oskrbo lekarn in bolnišnic ter ostalega zdravstva z zdravili in drugimi izdelki za potrebe zdravstva.

24

5 ELEKTRONSKA ODOBRITEV PREJETIH RAČUNOV PRIMER PODJETJA KEMOFARMACIJA

5.1 Predstavitev sistema elektronske odobritve prejetih računov Reorganizacija dokumentacijskega sistema in procesov za obvladovanje dokumentov je zahteven projekt. Lahko rečemo, da gre za projekt s neposrednimi ekonomskimi učinki, ki v eksploataciji objektov zagotavljajo povračila vloženih sredstev na način zmanjšanja stroškov in se s temi objekti zagotavljajo neposredni ekonomski učinki (Hauc 2007, 104). Zahteva pa tudi široko poznavanje organizacije dela in organiziranosti podjetja. Poleg organizacijskega znanja in poznavanja informacijske tehnologije je treba poglobljeno poznati tudi tehnološke postopke in pravne zahteve. Če bi radi prenovili dokumentacijski sistem in uvedli elektronsko obvladovanje dokumentov, ki je jedro tega sistema, si moramo najprej odgovoriti na vprašanje, kaj sploh je dokumentacijski sistem. Obstaja več definicij, ki opredeljujejo dokumentacijski sistem. Pomembnejše od definicije pa je poznavanje delov dokumentacijskega sistema. Deli dokumentacijskega sistema so:

• dokumenti v vseh oblikah (na papirju, elektronskih medijih, mikrofilmu, magnetnih trakovih …),

• ljudje in organizacijska kultura (uporabniki dokumentacijskega sistema), • tehnologija (strojna in programska oprema za zajem, shranjevanje in uporabo

dokumentov …), • zakonodaja (zakonske zahteve in omejitve glede načina hrambe dokumentov v

elektronski obliki, možnosti za pretvorbo dokumentov v elektronsko obliko in predpisani minimalni roki hrambe),

• organizacija dela (obvladovanje posameznih poslovnih procesov). Slika 5: Grafična ponazoritev gradnikov dokumentacijskega sistema

Vir: Rot 2004

25

V preteklosti smo dokumentacijske sisteme delili na dve skupini: • Arhivski dokumentacijski sistemi. Njihov osnovni namen in funkcije so bili omejeni na

upravljanje nespremenljivih zapisov: slikovno upodabljanje - optično branje dokumentov, označevanje dokumentov z metapodatki, ki opisujejo vsebino dokumenta ali skupine dokumentov za potrebe kasnejšega iskanja, odlaganje dokumentov v elektronski arhivski sistem, iskanje, pregledovanje, distribucija elektronsko arhiviranih dokumentov.

• Sistemi za upravljanje elektronskih dokumentov EDMS10. Njihov namen je upravljanje »živih« dokumentov, zato je funkcionalnost elektronskih arhivskih sistemov razširjena na izvajanje funkcij ustvarjanja dokumentov, urejanja, revidiranja, verzioniranja, sledenja in upravljanja poteka dela.

Ločnica med sistemoma je sčasoma izginila, zato govorimo le še o celovitih dokumentacijskih sistemih, ki so postali del poslovnega ekosistema z neposrednim vključevanjem ali prepletanjem funkcij drugih delov poslovne infrastrukture. Sodobni dokumentacijski sistemi morajo obvladovati širok nabor funkcij in vsebovati vse standardizirane elemente za integracijo z obstoječimi platformami in aplikacijami, ki upravljajo posamezne poslovne procese. Seveda se potrebe celo med organizacijami, ki delujejo v isti industriji, razlikujejo, kar pomeni, da mora izbira tehnologije in rešitev zadovoljevati dejanske potrebe in zahteve poslovnih procesov. Upravljanje dokumentov ni zgolj izbira sistema domačega ali tujega ponudnika in nakup tehnologije, ampak gre vedno tudi za kombinacijo rešitev, ki čim bolje zadovoljijo poslovne zahteve. Poseben izziv je torej povezovanje različnih elementov, gradnikov dokumentacijskega sistema v enovit sistem. Namen uvajanja takšnih sistemov je poenostaviti in izboljšati poslovne procese, tako da zagotovimo hiter dostop do informacij, ki so shranjene v različnih virih, največ ravno v obliki dokumentov. Različne svetovalne in raziskovalne organizacije po svetu se ukvarjajo z zbiranjem in analizo podatkov s področij upravljanja dokumentov in virov znanja. Glavnina znanja in informacij, potrebnih za poslovne odločitve podjetij, je shranjena v dokumentih v različnih pojavnih oblikah. Zato so prav sistemi za učinkovito obvladovanje dokumentov in upravljanje vsebin bistvenega pomena v poslovanju. Ob uvajanju dokumentacijskih sistemov je velikokrat treba poseči tudi v uveljavljene načine dela. Posledice so lahko vidne v organizacijskih spremembah, udejanjanje teh sprememb v podjetjih pa je nemalokrat težko obvladljiva ovira. 10 Electronic Document Management System,

26

42%

26%

12%

20%

Znanje v podjetjih

Zaposleni

papirni dokumenti

baze podatkov

elektronski dokumenti

Slika 6: Razporeditev znanja v podjetjih

Vir: Rot 2004 Graditev sistema je projektno delo. Ponudba dokumentacijskih sistemov je precej pestra, vendar ni enovite rešitve, ki bi učinkovito zadovoljila vse želene načine arhiviranja in upravljanja dokumentov. Uspešna uvedba dokumentacijskega sistema je vedno rezultat projektnega dela. Projektno delo bo učinkovito, dokumentacijski sistem pa sorazmerno hitro in učinkovito uveden, če pri tem ne bomo pozabili na osnovna vodila:

• cilji projekta morajo biti jasno določeni, • projektna skupina ne sme biti preobsežna, vendar morajo biti v njej člani, ki bodo z

znanjem in izkušnjami pokrivali vsa področja, ki jih projekt vključuje (vsebino dokumentov, tehnologijo, organizacijo, zahteve uporabnikov),

• določene morajo biti odgovornosti posameznih članov in imenovan koordinator med področji oziroma vodja projekta,

• določiti je treba roke za izpeljavo nalog, • določena morajo biti finančna sredstva, ki so na voljo, sicer lahko ostane projekt zgolj

na papirju, • projekt ne sme biti preobsežen; smiselno ga je razdeliti na izvedbene faze in morda

celo imenovati manjše delovne skupine za posamezna področja dela, • graditve dokumentacijskega sistema v nobenem primeru ne moremo prepustiti in

zaupati zunanjemu izvajalcu, ki sicer lahko odlično pozna in obvladuje tehnologijo, zakonodajo in možne organizacijske rešitve, ne pozna pa naših dokumentov, potreb uporabnikov, organizacije dela in organizacijske kulture. Marsikateri dokumentacijski sistem ni nikoli zaživel prav zaradi neustrezne uvedbe organizacijskih rešitev, ki so delo celo hromile, namesto da bi ga olajšale.

27

5.2 Načrtovanje rešitve Prenova dokumentacijskega sistema naj bi zajela prav vse dokumente, ki so pretežno v papirnih arhivih. Zato je prvi korak prenove, prva faza projekta sanacija in ureditev klasičnega papirnega arhiva. Popisati je treba vse vrste dokumentov v poslovnih procesih in vzpostaviti ureditveni sistem, ki bo določal način ravnanja za posamezno vrsto dokumentov glede na poslovno-organizacijske, uporabniške in zakonske zahteve. Slika 7: Graditev dokumentacijskega sistema lahko ponazorimo s piramido.

Vir: Rot 2004 Ko uredimo in predpišemo način in roke hrambe dokumentov ter sistem izločanja dokumentov s pretečenim rokom hrambe (retenzijska pravila), lahko začnemo graditi elektronski arhiv ali – natančneje – arhiv komplementarnih medijev. Pri vzpostavitvi sistema za elektronsko arhiviranje ne gre zanemariti, da bo vedno obstajala dvojnost arhiva ali tako imenovani arhiv komplementarnih medijev. V mislih imamo podvajanje elektronskih dokumentov z njihovimi varnostnimi kopijami na mikrofilmu in to, da bodo kljub pretvorbi v elektronsko obliko nekateri dokumenti v podjetju zaradi zakonskih omejitev ali drugačne pomembnosti vedno ostali v papirni obliki (Dragan 2005, 63) Na tej podlagi lahko začnemo graditi sistem za elektronsko upravljanje dokumentov in spremljanje nekaterih vrst dokumentov skozi celoten življenjski cikel od njihovega nastanka do arhiviranja. Zadnja faza graditve dokumentacijskega sistema je vključitev nekaterih vrst dokumentov v aplikacije, ki upravljajo procese – tako imenovani organizacijski tok (workflow).

28

Gre za to, da določimo posamezne vrste dokumentov in zanje vnaprej določimo organizacijski tok med posamezniki ali delovnimi skupinami. S takim sistemom lahko nadziramo in usklajujemo posamezne faze delovnega procesa (na primer procesa nabave ali likvidacije prejetih računov)

5.2.1 Analiza stanja Za opredelitev obstoječega stanja in analizo procesa potrjevanja prejetih računov smo uporabili podatke, ideje in smernice zbrane na sestankih v podjetju Kemofarmacija d.d.. Z razgovori z vodilnimi kadri organizacijskih enot in ključnimi zaposlenimi, ki dnevno in občasno sodelujejo v samem procesu je bilo pomembno, da so čim bolj podrobno opisali običajne in neobičajne situacije, ki lahko nastopijo v raznih primerih. Dobrodošli pa so bili tudi že narejeni opisi procesov, ki smo jih vključili v analizo. Sprejem vseh dokumentov, tudi prejetih računov, poteka centralno v vložišču. Tu dokumentacijo uredijo, in zavedejo v aplikacijo prejete pošte. Dokument tako kroži po podjetju v fizični obliki, kar predstavlja veliko porabo delovnega časa, obstaja pa tudi nevarnost, da se dokumenti založijo, občasno tudi izgubijo. Prejeti računi se nato zberejo v likvidaturi, kjer se zavede v finančno aplikacijo vse podatke iz računa, dodajo pa se tudi ostali podatki, ki so pomembni za potrjevanje računa in njegovo informacijsko opremljenost (npr.: likvidator, komentar). V procesu vpisa podatkov v aplikacijo dokument pridobi potrebno oznako oz. unikatni ključ, ki spremlja dokument preko celotnega procesa. Podatki, ki so pomembni za finančno računovodski sektor in se nanašajo na prejeti račun so:

• vrsta dokumenta, • datum računa, • šifra dobavitelja, • številka računa, • datum prejema računa (žig), • znesek računa, • likvidator, • datum opravljene storitve, • datum dospelosti, • komentar virman,

Proces se nadaljuje tako, da referent pripravljen dokument po vnosu v finančno aplikacijo osebno posreduje podpisniku računa. Za to porabi kar nekaj časa, zlasti zaradi lokacijske razdrobljenosti delovnih mest. V aplikacijo mora predhodno in po lastni presoji vpisati ime podpisnika ali pa vnesti ime organizacijske enote. Podpisnik je običajno direktor sektorja, račune pa podpisujejo tudi naročniki. V primeru, da je za likvidacijo zadolžen naročnik, po prejemu vsebinsko pregleda dokument. V primeru ustreznosti ga posreduje direktorju sektorja v podpis, ta pa ga vrne referentu, ki vnese dokument na temeljnico. Tako je račun pripravljen za plačilo, katerega finančno likvidira RS (računovodski sektor).

29

Prejeti računi pa niso vedno skladni z naročeno vsebino, zato mora naročnik ali direktor sektorja, neskladen dokument zavrniti in komunicirati s partnerjem. V tem primeru so nadaljnje akcije vezane na finančno likvidacijo računa, zaustavljene. Referent in njegovi nadrejeni pa nimajo natančnega pregleda nad stanjem. V obstoječem delu obstajajo tudi posebnosti, kot je na primer likvidacija računa za storitve mobitela, kjer mora referent ročno pripraviti oz. izračunati kolikšen je strošek za posamezno stroškovno mesto, kar ročno zapiše na dokument. Po zaključku te faze procesa mora pridobiti podpise direktorjev sektorjev, ki so odgovorni za uporabo določenih mobilnih številk (stroškovnih mest). Pridobitev podpisov je izredno zamudno in nepregledno opravilo. Po potrditvi in likvidaciji računa mora referent razdrobljen račun tudi poknjižiti po posameznih stroškovnih mestih, kar pomeni kar nekaj vnosov v sistem.

5.3 Organiziranje

5.3.1 Opis procesa preko elektronskega procesnega sistema Proces odobritve prejetega računa se začne v oddelku likvidature. Vsi prejeti računi pridejo najprej v predhodno omenjeni oddelek, kjer se zavedejo v poslovno informacijski sistem Sirena11. V Sireno se vpišejo osnovni podatki:

• šifra partnerja (šifrant), • številka dobaviteljevega računa (prosti vpis), • datum računa (prosti vpis), • datum prejema računa (prosti vpis), • DUR (prosti vpis), • podatki za plačilni nalog (prosti vpis), • prejemnik – likvidator (prosti vpis), • šifra dokumenta (Šifrant), • vrsta dokumenta (Šifrant), • bruto znesek (prosit vpis), • vpiše se prejemnik – likvidator (prejeti stroškovni račun in PROS12), • podatek o referentu, ki je izvedel vnos (sistemski podatek), • tekst = 1, da se lahko vnese dodatno besedilo na komentar, • komentar virman (99 in besedilo), • koda dokumenta.

Po vnosu v Sireno se na račun vpiše ID_številka, ki jo samodejno ustvari aplikacija. Zaključi se prvi vnos dokumenta v poslovno informacijski sistem (knjiga prejetih računov). Dokumenti se prenesejo do zajemnega mesta (skenerja), kjer operater opravi prenos v elektronsko obliko.

11 Sirena- finančno-računovodski informacijski sistem 12 PROS (prejeti račun za osnovna sredstva)

30

Dokumenti 1x dnevno (po potrebi tudi večkrat) prispejo v oddelek kjer se opravi skeniranje. Operater jih fizično pripravi (zloži, odstrani sponke, ipd.) in izvede skeniranje. Zajete liste s pomočjo aplikacije združi v dokumente (sklop vodilnega dokumenta in priponk) in jih opremi z ID_številko, ki je dodana na računu. Sistem preko ID_številke prenese podatke o dokumentu iz sistema Sirena. Proces skeniranja se zaključi in dokumenti, skupaj z meta podatki (iz Sirene), so tako pripravljeni za zagon procesa. Proces generira pot glede na oznako oz. vrsto, glede na priložene podatke in podatke o prejemniku. V primeru, da kombinacija podatkov ni vnešena s pravili obvladovanja dokumentov, se proces samodejno usmeri na referenta, ki je opravil prvi vnos v Sireno. Proces ga opozori na nelogičnost, referent pa popravi morebitno napako pri vnosu in ponovno določi prvega prejemnika. Prejemniki procesov se v Sireno vnesejo kot numerična oznaka organizacijske, enote za katero so pooblaščeni in kot taki služijo pri določanju ustrezne poti. V primeru, da gre za prejeti račun, ki ga mora odobriti oddelek »splošni sektor«, uporabnik na zajemu označi samo oddelek. Na osnovi organizacijske strukture in vlog uporabnikov ter morebitnih drugih pravil (znesek, vrsta računa....), proces določi likvidatorja računa, dejanskega prejemnika. Proces uporabniku skladno s pravili izračunava možne poti. Procesna pot se izračuna na osnovi priloženih podatkov, trenutne vloge uporabnika in statusa procesa. Status in procesni podatki se lahko spreminjajo na različnih osnovah. Administrator sistema za uporabnika določi ali bo uporabnik prejemal obvestila o prejetih procesih na svojo e-pošto. Obvestilo vsebuje osnovne podatke o procesu in povezavo, s katero ob kliku dostopa do njega. Osnovne možnosti prejemnika procesa – »likvidator«:

• račun vrne v oddelek likvidature (v primeru, ko je prišlo do napake, račun ni pravilno naslovljen. Sistem od likvidatorja zahteva pojasnilo vrnitve dokumenta, ki ga prosto zapiše v procesno polje),

• odobri (v primeru, da se strinja s prejetim računom. Sistem od likvidatorja zahteva vse potrebne podatke za odobritev računa npr. številke posameznih računov VISA, razdelitev na stroškovna mesta, pripis oseb ali razlog za opravljen strošek – gostinske usluge....),

• zavrne (v primeru, da račun ni v skladu z dogovorom. Sistem od uporabnika zahteva pojasnilo zavrnitve, ki se bo skupaj z originalnim računom vrnil k pošiljatelju računa),

• se posvetuje (v primeru, ko gre za prejeti stroškovni račun, katerega storitev ali material je prejela oseb v oddelku, lahko likvidator pošlje proces v posvet katerikoli osebi v podjetju. V tem primeru se proces usmeri določeni osebi, ki skladno s pravili potrdi ali zavrne prejem storitve. Oseba v posvetu nima možnosti nadaljnjega posveta ampak samo možnost odgovora osebi, ki mu je posredovala proces).

31

Osnovne možnosti prejemnika procesa – V fazi »posvet«: • Vrnitev pošiljatelju procesa (v primeru, ko uporabnik nastopa v vlogi za posvet ima

lahko samo eno možnost vrnitve pošiljatelju. Ob vrnitvi mora obvezno pripisati komentar).

Glede na vrsto vhodnih dokumentov, proces po splošnem in za vse vrste enakem poteku, v skladu z določenimi posebnostmi, nadaljuje svojo pot različno. Posebnosti so razdelitev prejetega stroškovnega računa na stroškovna mesta. Proces bo povezan s podatkovnim virom poslovno informacijskega sistema v podjetju. Razdelitev prejetega stroškovnega račun na več različnih stroškovnih mest se izvede preko »zavihka« v procesu, ki uporabnika vodi skozi razdelitev stroška na različna stroškovna mesta. Vsi vpisi (šifre, nazivi...) se izvedejo neposredno s povezavo na poslovno informacijski sistem, kar pomeni, da pri vpisu ne more priti do napak uporabnika. Razdelitev se nadzira preko seštevka postavk, kar likvidaturi zagotavlja pravilno razdelitev celotnega računa. Strošek posamezne postavke se lahko vnaša preko vpisa dejanske vrednosti ali v odstotkih. Za lažjo razdelitev »splošnih« stroškov bo pripravljen delilni ključ, ki bo strošek samodejno razdelil na posamezna stroškovna mesta. Kadar gre za razdelitev stroškov na več različnih stroškovnih mest, za katere so po pravilu odgovorni drugi likvidatorji, vsi preko e-pošte prejmejo obvestilo z osnovnimi podatki (dobavitelj, postavka, znesek...) in sliko računa preko katerega so bila njihova stroškovna mesta obremenjena. Ko uporabnik odobri prejeti stroškovni račun, ga sistem samodejno pošlje do referenta, ki ga prejme v svojo mapo »prejeto«. Referent preveri ustreznost vnosov in posreduje proces referentu, ki opravi drugi vnos v Sireno. Referent si lahko izpiše likvidacijski list dokumenta, ki vsebuje vse potrebne informacije za vnos dokumenta v Sireno. Dokument doda na temeljnico in likvidacija je zaključena. Proces se po uspešni zaključitvi likvidacije arhivira v elektronskem arhivu. V primeru, ko gre za prejeti stroškovni račun, z dodatnimi dokumenti, katerega mora podpisnik opremiti z različnimi dokazili (VISA, izdajnica, naročilnica..itn.), mora podpisnik po prejemu računa in njegovi odobritvi dostaviti zahtevane dokumente v oddelek, kjer opravijo skeniranje priponk na že obstoječo zaporedno številko. Skeniranje se izvede na enak način kot skeniranje prejetih računov, sistem samodejno doda priponke k ustreznemu procesu. Status odobrenega računa dodatno potrdi referent v likvidaturi z oznako, da so dodane vse potrebne priponke. V primeru, da likvidator dokument odobri, ne doda pa vseh priponk, sistem obvešča likvidatorja, da je to potrebno storiti. Vse spremembe statusa dokumenta, ki čaka na priponke se kot obvestilo pošlje odgovornemu referentu. V primeru zavrnitve prejetega stroškovnega računa sistem procesu doda predlogo zavrnitveni zapisnik, ki ima izpolnjene osnovne podatke. Likvidator doda razlog zavrnitve in proces zaključi. Proces se usmeri k referentu, ki dokončno zavrne prejeti stroškovni račun. Referent izpiše zavrnitveni zapisnik in ga skupaj z originalnim dokumentom pošlje k pošiljatelju računa. Proces zaključi, ta pa se samodejno arhivira v elektronski arhiv.

32

Odobritev prejetega računa s strani pooblaščenca v oddelku za določene stroške. Prejeti račun likvidira oseba, ki je v vlogi likvidatorja, ni pa direktor sektorja. V takem primeru gre za več nivojsko potrditev prejetega računa. Direktor sektorja prejme od likvidatorja prejeti račun, ko že ima ta status (odobreno/zavrnjeno) in status s svojo potrditvijo le potrdi ali zavrne. V primeru zavrnitve statusa se dokument ponovno vrne likvidatorju, ki status spremeni in pojasni svojo odločitev. Dokončna odločitev o statusu dokumenta je na nivoju direktorja sektorja. Ko gre za likvidacijo računov s skupnimi stroški, (Mobitel, Telekom...), kjer se na enem računu pojavlja več različnih stroškovnih mest, ki so po organizacijskem predpisu razdeljena v več različnih sektorjev (podpiše jih več direktorjev), je predhodno potrebna določitev pooblaščencev. Postopek odobritve poteka na način, da v procesu referent razdeli stroške na različna stroškovna mesta. Dokument potuje do pooblaščenca, ki s klikom v procesu obvesti vse direktorje za natančen znesek za katerega bremeni stroškovno mesto katerega podpisnik je. Poleg osnovnih podatkov o dokumentu (številka fakture, partner...) prejme še podatke o bremenitvi, (tabela kjer so zapisani; številka stroškovnega mesta, znesek in vsi ostali podatki). Po odobritvi računa s strani likvidatorja se račun samodejno usmeri k ustreznemu referentu v likvidaturi »princip štirih oči«13. Ta preveri ali so podatki v procesu pravilno označeni, mu s statusom »V redu« (zeleno) ali »Ni v redu« (rdeče) signalizira sistemsko primerjavo podatkov po vnaprej določenih pravilih. Prejeti račun za osnovna sredstva je v postopku likvidacije skoraj v celoti enak odobritvi prejetega stroškovnega računa. Razlika se pojavi na nivoju druge odobritve, saj vsak račun za osnovna sredstva odobri še finančni direktor podjetja. Finančni direktor podjetja lahko od likvidatorja zahteva dodatna pojasnila, dokončno zavrnitev pa lahko opravi samo likvidator. Vsi procesi zaključijo svojo pot v elektronskem arhivu. Elektronski arhiv hrani vse podatke o procesu vključno s procesnimi priponkami – slikami dokumenta. Iskanje dokumentov v arhivu je mogoče po vseh podatkih, ki se nahajajo v poslovno informacijskemu sistemu in po podatkih, ki jih je proces samodejno dodajal ali pa so jih vnašali uporabniki. Poleg slik prejetih dokumentov in dokumentov, ki smo jih dodali preko poslovno informacijskega sistema – prevzemnice, se v arhivu dodatno hranijo dokumenti, ki jih generira proces (likvidacijski list – vsi podatki o procesu, stroškovnik - vsi podatki o razdelitvi dokumenta na stroškovna mesta, zgodovina procesa – podatki, ki se beležijo o poteku procesa preko posamezne procesne faze, opombe – zapisi vseh opomb uporabnikov v procesu).

5.3.2 Dokumenti v procesu V obravnavanem procesu lahko obravnavamo različne tipe računov, ki prihajajo v podjetje, te pa lahko razporedimo v tri glavne skupine storitveni računi, računi za osnovna sredstva, računi

13 Princip štirih oči definira pravilo, da ne more ena in ista oseba pregledati in podpisati računa

33

špediterjev. Poleg došlih računov pa v proces vstopajo tudi razne priloge dokumentov, kot so: naročilnice, dobavnice, prevzemnice.

5.4 Testiranje Namen testiranja je zagotoviti pravilnost delovanja funkcij, pred vključitvijo aplikacije v redno poslovanje. Zaradi lažjega pregleda delovanja aplikacije smo testiranje razdelili na dva dela in sicer na tehnično testiranje, ki se opravi v manjši ekspertno strokovni skupni, ki jo sestavljajo tako izvajalci kot uporabniki, ter podporne službe informatikov. Na tem testu se preveri samo delovanje programa po predhodno natančno izdelanem planu testiranja z vsemi predvidljivimi variacijami. Opravijo se tudi zadnje nastavitve na uporabniških delovnih postajah. V kolikor bi prišlo do nenačrtovanih motenj oziroma izpadov sistema, se test prekine in nadaljuje šele po odpravi nastalih težav. Po končanem testu ekspertno strokovna skupina pripravi izčrpno poročilo celotnega testa. Na podlagi tega poročila se vodja projekta odloči ali je potrebno tehnični test ponoviti v celoti ali pa se lahko nadaljuje z uporabniškim testom. Z uporabniškim testiranjem kot drugim delom testiranja smo pričeli po uspešno opravljenem tehničnem testu. Za vključevanje uporabnikov smo izbrali postopni način. Začeli smo z manjšim številom uporabnikov ene organizacijske enote. S takim načinom smo dosegli pregled vseh nastavitev pri uporabnikih ter ves čas imeli kontrolo nad procesi, ki so potekali. V nadaljevanju uporabniškega testa, smo testirali z vsemi uporabniki in tudi vsemi organizacijskimi enotami, vendar na samo osnovnih procesih. Integrirane procese smo vključili v testiranje šele po uspešnem testu osnovnih procesov.

5.5 Šolanje uporabnikov Po uspešno zaključenem testiranju je potrebno uporabnike dokumentacijskega sistema izšolati za uporabo. Šolanje uporabnikov razdelimo po skupinah, glede na potrebo po usposobljenosti in sicer:

• osnovni uporabniki, v tej skupni s so podpisniki v organizacijskih enotah, • napredni uporabniki, v tej skupini so uporabniki finančno računovodskega sektorja, • administratorji, so uporabniki iz skupine napredni uporabniki z dodatnimi pooblastili

za administracijo raznih šifrantov, • posebni uporabniki v to skupino uporabnikov pa sodijo predvsem sodelavci iz

organizacijske enote informacijski sektor. Po uspešno opravljenem šolanju so uporabniki poleg teoretičnih osnov opravili tudi praktičen primer celotnega procesa in s tem dobili minimalna znanja potrebna za uspešen zagon sistema.

34

5.6 Podpora in vzdrževanje Podpora in vzdrževanje je zagotovljeno s strani izdelovalca aplikacije, s posebno pogodbo o vzdrževanju. Podpora in vzdrževanje potekata na daljavo, za kar smo s ponudnikom vzpostavili stalno pomoč in podporo uporabnikom Help Desk14, ki vsak delovni dan od 8 ure do 16 ure nudita telefonsko in internetno pomoč. V primerih, ko je potrebna nadgradnja sistema oziroma kakršnekoli napake ni možno odpraviti s predhodno navedenimi načini, pogodbeni vzdrževalec zagotovi prisotnost vzdrževalca za odpravo ugotovljenih pomanjkljivosti.

5.7 Validacija sistema Validacije so dandanes vedno bolj utemeljene tako iz ekonomskih kot kakovostnih vzrokov ter postajajo vedno pomembnejše za vse vrste dejavnosti in vse vrste proizvodov. Zgledi in izkušnje s področja farmacije in prehrane pa predstavljajo izredno dobro izhodišče za uvedbo validacij na vseh ostalih področjih dela tako tudi za informacijske sisteme. Validacija je postopek potrditve in ali preverjanja veljavnosti nekega merilnega instrumenta, testa, substance, sistema. Cilj validacije je preveriti ali je merilni instrument, test substanca, sistem v mejah, za katere je bil izdelan. Poleg notranje in zunanje validacije je najzanesljivejša navzkrižna validacija. Izvede se na podlagi različnih vprašalnikov, na podlagi katerih se nato primerja rezultate in izdela validacijski zapisnik. Validacija torej pomeni potrditev, overitev, oziroma veljavnost, validiranega objekta. Validacija se največkrat izvaja na različne načine kot so: empirična, namenska in strukturalna validacija. V informacijskih sistemih pa se največkrat uporablja verifikacija in validacija hkrati. To je proces preverjanja, ali informacijski sistem dosega zastavljene cilje in zagotavlja svojo namenskost. Običajno je verifikacija in validacija del procesa testiranja. Validacija vsakega informacijskega sistema (podsistema, aplikacije ali produkta), ki se uporablja v Kemofarmaciji, se izvaja v skladu z navodilom IS001. Navodilo za spremljanje razvoja nove storitve (HW/SW). Dokumentacija za validacijo je sestavni del projektne dokumentacije, ki nastane ob uvedbi projekta. V dokumentaciji so zapisani tudi kriteriji, ocene in pogoji, pri katerih lahko potrdimo sistem oz. aplikacijo, da je uspešno validirana. V sklopu projektne dokumentacije vsakega projekta so dokumentirani vsi testi in pogoji, ki morajo biti izpolnjeni za testiranje. Predhodni obvezni korak v uvajanju informacijskega sistema je verifikacija, to je potrditev, da sistem deluje v skladu s specifikacijami. Z validacijo informacijske podpore procesu obdelave računov je potrebno preveriti delovanja modula s postavljenimi cilji projekta in preveritev delovanja vmesnikov. Kriteriji za oceno uspešnosti projekta v skladu s postavljenimi cilji pa so naslednji:

• potrditev pravilnosti delovanja modula v skladu s postavljenimi cilji s strani uporabnikov,

14 Pomoč in podpora uporabnikom

35

• potrditev delovanja vmesnika informacijska podpora procesu obdelave računov proti aplikaciji Sirena in informacijska podpora procesu obdelave računov proti Arhivu,

• potrditev prilagoditve Sirene zaradi integracije z informacijsko podpore procesu obdelave računov.

Delovno uporabnost informacijske podpore procesu obdelave računov se potrdi na podlagi:

• rezultatov odgovorov na vprašanja uporabnikom (validacijski vprašalnik, intervju) o pravilnosti delovanja ali so le ti v skladu s postavljenimi cilji,

• rezultatov odgovorov na vprašanja uporabnikom (validacijski vprašalnik, intervju), iz poročil o testiranjih o pravilnosti delovanja vmesnikov,

• rezultatov odgovorov na vprašanja uporabnikom (validacijski vprašalnik, intervju), o pravilnosti prikazanih podatkov.

Informacijska podpora procesu obdelave računov je pripravljena kot del obstoječega arhivskega sistema. Zagotovljen je prenos podatkov v finančni modul Sirena in v arhivski sistem. Prav tako se vsi podatki, vezani na storitvene dokumente pravilno prikazujejo na vseh ravneh uporabe. Vsi dokumenti se vnašajo na enem mestu, fizično pa dokument ne kroži več do nosilca organizacijske enote. Sistem je odprt, tako da se z nastavitvami lahko dodajajo nove vrste dokumentov. Omogočen je tudi izpis dokumentov. Z verifikacijo se preveri delovanje informacijske podpore procesu obdelave računov v okviru obstoječega arhivskega sistema in v skladu s specifikacijo projekta. Za izhodišče: informacijske podpore procesu obdelave računov v produkciji, je bilo izvedeno funkcionalno in vsebinsko testiranje, pregledana in dopolnjena je bila tehnična in uporabniška dokumentacija, preverjena je bila programska in strojna infrastruktura sistema ter njena skladnost s tehnično dokumentacijo. Ugotovljeno je bilo, da modul informacijska podpora procesu obdelave računov ustreza funkcionalni in vsebinski zasnovi podani v specifikaciji. Povezava s finančnim modulom Sirena je vzpostavljena, kakor tudi avtomatski prenos storitvenih dokumentov v arhivski sistem. Generirani dokumenti odražajo dejansko stanje. Programska in strojna infrastruktura sistema sta v skladu s tehnično dokumentacijo. Kot je opredeljeno že v predhodnem podpoglavju, se zagon sistema opravi po uspešno opravljenih testiranjih in šolanju uporabnikov validaciji in verifikaciji. Pri zagonu sistema v celoti je prisotnost izdelovalca aplikacije potrebna, v kolikor je tako dogovorjeno. Sistem je bil dan v produkcijo postopoma. Najprej se je vključil finančno računovodski sektor z računi za storitve in nato ostali sektorji. Zaradi različnosti storitvenih računov po sektorjih, ob zagonu vse funkcije še niso delovale brezhibno, kar pa smo v najkrajšem možnem času odpravili.

36

6 SKLEP V diplomskem delu sem predstavil prenovo poslovnega procesa obdelave došlih računov ter predstavil uporabo novega informacijskega podsistema, ki vključuje informatizacijo navedenega procesa. Da podjetje lahko integrira obravnavan informacijski podsistem v obstoječe okolje, je potrebno temeljito reorganizirati poslovni proces, za katerega je namenjena informatizacija. Da pa lahko v podjetju ali organizaciji reorganiziramo poslovni proces in ga hkrati informatiziramo, pa ne gre brez aktivnega sodelovanja vseh vpletenih tako znotraj organizacije kot tudi zunanjih partnerjev. Sodelovanje vseh vpletenih mora biti tesno povezano. V družbi Kemofarmacija smo z informacijskim podsistemom podpora procesu obdelave računov zadovoljni, saj nam v prvi fazi prihrani čas razpošiljanja računov po celotni družbi. Nadalje povečan obseg dokumentov, kateremu smo priča dandanes, ne gre pripisati samo zakonodaji, kritični moramo biti tudi na samo uporabo računalnikov, s katero se je povečala tudi količina dokumentov. Tako je prostorska stiska fizičnega arhiva, s katero se v zadnjem času vse pogosteje srečujemo, vse večja. Zato nam bo obravnavni informacijski podsistem vsaj delno, če že ne v celoti rešil ta problem. Posledica povečane količine dokumentov je tudi daljše iskanje le teh. Dokumenti še vedno krožijo od mize do mize skladno z dobro voljo in vestnostjo tistih, ki so zadolženi za njihovo distribucijo in obdelavo. Čas, ki je potreben za zaključek procesa, je lahko od nekaj ur do nekaj dni. Namreč potrebno se je prebiti skozi večje gore dokumentacije, ki je zelo pogosto dislocirana. Proces pa ni odvisen samo od hitrosti in kvalitete dokumentov. Največ časa se porabi, ker dokumenti stojijo na pisalnih mizah ali predalih posameznikov, ki so tako ali drugače prezasedeni. Ker so z implementacijo obravnavanega informacijskega podsistema vsi dokumenti elektronsko arhivirani, nam to omogoča lažje iskanje in hiter vpogled vseh uporabnikov. Menim, da smo z implementacijo obravnavanega informacijskega podsistema dosegli velik korak naprej, vendar nas do cilja loči še nekaj poti, ko bomo implementirali in povezali vse podsisteme v celoten ERP.

37

7 POVZETEK Uvajanje novih informacijskih tehnologij v poslovne procese podjetjem prinaša nove konkurenčne prednosti v poslovanje ampak izboljšuje tudi urejenost v notranjem okolju organizacije, dostopnost do potrebnih podatkov, kvaliteto dela zaposlencev ter posredno zmanjšuje stroške poslovanja, kar pa je sodobnem svetu zelo pomembno. Podjetja in organizacije z vključitvijo zunanjih partnerjev v reorganizacijo poslovnih procesov, dobijo tudi nujno potrebno znanje in tehnologijo, ki ga potrebujejo za samo reorganizacijo poslovnih procesov tako, da svoje znanje usmerjajo v osnovno dejavnost, ki jo opravljajo s tem bolj kvalitetno. Lahko rečemo, da je informacijska podpora procesu obdelave računov informacijski podsistem. Sam sistem je prilagodljiv in se lahko dopolnjuje z novimi funkcijami in podporami poslovnih procesov tudi v drugih funkcijah v podjetjih in organizacijah. Ključne besede: poslovni proces, informacijski sistem, reorganiziranje, ERP, Abstract: Implementation of new information technologies in business process brings not only new competition advantages to the companies but leads to the improvements of document management. Companies and organizations with reorganisation of business process could get needed technology and know-how. We should say that the invoice process handling information support is informational sub system. It is adaptable and it can be supplementing with new additional functions and could support to the business process in the other functions in the companies and organisations as well. Key words: business process, information system, reorganisation, ERP

38

8 SEZNAM LITERATURE 1 Abramovič Aleks. 2007. Uvajanje celovite programske rešitve v podjetje Elektro

Slovenija. Magistrsko delo. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 2 Belak, Janko. 2002. Politika podjetja in strateški management. Maribor: Založba Mer 3 Bobek, Samo, in Dušan Lesjak. 1995. Informatika za ekonomiste. Maribor: Ekonomsko-

poslovna fakulteta. 4 Canavan, John E. 2000. London: Fundamentals of Network Security. British Library

Cataloguing in Publication Data 5 Dragan, Gregor. 2005. Uvajanje dokumentarnega sistema v velikem podjetju. Magistrsko

delo. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 6 Hammer, Michael, and James Champy. 1993. Reengineering the corporation. USA:

HarperCollins Publishers, Inc. 7 Hauc Anton. 2008. Projektni management. Ljubljana: GV Založba. 8 Kovačič A., J. Jaklič, M.I. Štemberger, A. Groznik. 2004. Prenova in informatizacija

poslovanja. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 9 Kovačič Andrej. in Mirko Vintar. 1994. Načrtovanje in gradnja informacijskih sistemov.

Ljubljana. DZS 10 Medeot Tilen. 2007. Uporaba sodobnih pristopov pri upravljanju poslovnih procesov.

Diplomsko delo. Ljubljana: Ekonomska fakulteta. 11 National Institute of Standards and Technology, Technology Administration, U.S.

Department of Commerce. An Introduction to Computer Security:The NIST Handbook 12 Srića Velimir, Sonja Treven, Mile Pavlić. 1995. Informacijski sistemi. Ljubljana:

Gospodarski vestnik.

39

9 SEZNAM VIROV 1 Bobek, Samo. 2008. Računalniške rešitve na operativni ravni. [Online] Avaliable:

http://epf-oi.uni-mb.si:8000/clani/bobek/Pos_informatika/Predavanja_2strani/TEMA6.pdf [ 2.11.08].

2 Bobek, Samo. 2008. Uvod v poslovno informatiko.[Online] Avaliable:

http://virtualna.ucilnica.net/opi_vs/predavanja/02.%20Osnove%20informacijskih%20sistemov/01_Uvod%20v%20poslovno%20informatiko_2.pdf [ 2.11.08].

3 Comtech d.d. [Online] Avaliable: http://www.comtech.si/si/clanek9.php [ 2.11.08]. 4 Comtech d.d. interna gradiva podjetja 5 Comtech d.d. navodila za uporabo 6 Elektronski zajem in arhiviranje dokumentov. [Online] Avaliable:

http://www.nasvet.com/elektronsko-arhiviranje/ [ 2.11.08]. 7 Kemofarmacija d.d. interna gradiva 8 Rot, Meta. 2004. Elektronsko arhiviranje dokumentov (2). [Online] Avaliable:

http://www.mikrocop.si [ 2.11.08]. 9 Tehnično priporočilo za varno elektronsko arhiviranje

[Online] Avaliable on: http://www.gzs.si/e-poslovanje/dokumentacija/eSLOG-Elektronski_arhiv_0.99(v_pripravi).pdf [ 2.11.08].

10 Arhivirajmo varno in preudarno. [Online] Avaliable: http://www.varnostna-kopija.si/index.php?id=1671 [ 2.11.08].

11 Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) 12 Schultheis & Sumner's system model of an information system (Schultheis, 1998: 40).

[Online] Avaliable: (http://informationr.net/ir/9-4/paper191.html) [ 2.11.08].

10 PRILOGE Priloga 1:Prikaz procesa likvidacije računa obstoječe stanje

2

Priloga 2:Prikaz procesa likvidacije računa predlog