BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Di masa yang serba cepat ini, penggunaan komputer

dan sistem-sistemnya sudah menjadi kebutuhan yang utama

dalam rangka meningkatkan kinerja suatu Perusahaan.

Setiap proses manual dari perusahaan dapat digantikan

oleh komputer karena penyediaan informasi yang lebih

canggih serta dapat mendukung proses pengambilan

keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

Namun pada kenyataannya masih banyak perusahaan-

perusahaan yang menggunakan sistem yang belum

terkomputerisasi dengan baik. Hal ini disebabkan karena

masih kurangnya pengetahuan pegawai mengenal hubungan

manajemen perusahaannya dengan sistem komputer. Dengan

menggunakan komputer, perusahaan dapat melakukan proses

penyimpanan data dengan mudah dan cepat, karena tingkat

kecepatan dan penyimpanan data pada komputer lebih aman

dan rapi, sehingga mudah menemukan kembali data yang

diinginkan.

CV. Mekar Mandiri adalah salah satu perusahaan

manufaktur yang memproduksi perlengkapan interior

decoration. Analisis terhadap sistem penjualan barang

yang ada dalam perusahaan dilakukan untuk

1

mengidentifikasi kelemahan yang ada dan mengusulkan

langkah-langkah untuk perbaikannya.

Pengertian sistem penjualan sendiri yaitu

sekelompok unsur atau bagian yang saling berhubungan

dan berfungsi secara bersama-sama sesuai tugas masing-

masing untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Sebuah perusahaan dapat dikatakan maju jika sistem

penjualan barang yang diterapkan berjalan dengan baik.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai permasalahan

penjualan barang yang ada pada CV. Mekar Mandiri, maka

penulis tertarik untuk mengambil judul “Analisa Sistem

Penjualan Barang CV. Mekar Mandiri”.

1.2 Maksud & Tujuan

Maksud Penulisan laporan analisa sistem penjualan

barang ini yaitu:

a. Menganalisa prosedur sistem yang berjalan pada

perusahaan CV. Mekar Mandiri

b. Menganalisa permasalahan dan kelemahan yang ada pada

perusahaan.

c. Memberikan infomasi kepada pihak-pihak yang

mebutuhkan.

d. Mengidentifikasi kelemahan prosedur sistem penjualan

barang yang ada.

2

Sedangkan tujuan dari penulisan laporan ini yaitu untuk

melengkapi dan memenuhi salah satu tugas UAS mata

kuliah Metode Penelitian.

1.3 Metode Penelitian

Dalam kegiatan penulisan laporan ini, penulis

menggunakan metode penelitian deskriptif analitis,

yaitu metode mengumpulkan, menyajikan serta menganalisa

data sehingga dapat memberikan gambaran yang cukup

jelas atas objek yang diteliti untuk menarik

kesimpulan.

Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data

adalah:

1. Metode Wawancara (Interview)

Metode ini dilakukan dengan proses tanya jawab yang

dilakukan penulis kepada pimpinan perusahaan guna

mendapatkan informasi secara terperinci mengenai

kegiatan penjualan barang dan organisasi yang ada di

dalamnya.

2. Metode Observasi

3

Metode ini dilakukan dengan proses pengamatan langsung

terhadap kegiatan yang berhubungan dengan penulisan

laporan ini.

3. Metode Browsing

Metode ini dilakukan dengan mengujungi situs internet

untuk membandingkan beberapa makalah yang ada dengan

laporan yang penulis tulis yang tujuan melengkapi

kekurangan pada laporan yang penulis buat.

1.4 Ruang Lingkup

Agar laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang

lingkup pembahasan meliputi:

1. Prosedur pemesanan barang;

2. Prosedur pembayaran secara tunai;

3. Prosedur pengiriman barang serta

4. Prosedur pembuatan laporan bulanan penjualan barang.

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan yang

ada dalam penulisan laporan ini, maka digunakan

sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah

4

pembaca memahami laporan analisa sistem informasi

penjualan barang ini.

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai

latar belakang secara umum, ruang lingkup

penelitian, maksud dan tujuan, metode penulisan

yang digunakan, serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis menguraikan mengenai

pembahasan teoritis sebagai landasan berfikir dan

konsep-konsep yang digunakan sebagai acuan dalam

penulisan ini yaitu sistem informasi.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai

profil perusahaan, sejarah perusahaan, visi dan

misi perusahaan, tujuan perusahaan, pemasaran yang

dilakukan, struktur organisasi, prosedur sistem

berjalan, diagram alir data sistem berjalan, serta

dokumen-dokumen yang terkait.

BAB IV PENUTUP

pada bab ini penulis menjelaskan mengenai

kesimpulan dan saran dari seluruh pembuatan laporan

analisa sistem penjualan barang.

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

6

Dalam era globalisasi dan semakin meningkatnya

sistem informasi perkembangan teknologi dan semakin

jauhnya spesialisasi dalam perusahaan serta semakin

banyaknya perusahaan-perusahaan yang menjadi besar,

sehingga hampir semua perusahaan sudah dan mungkin

wajib menggunakan sistem, baik sistem yang sifatnya

manual maupun yang sifatnya sudah terkomputerisasi.

Dengan demikian tidak heran kalau sistem itu sendiri

banyak dipelajari dan dianalisa. Sistem secara umum

dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan

bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan

sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang

terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem

merupakan bagian terpenting dalam perkembangan ilmu

pengetahuan sehingga banyak para ahli mengalihkan

perhatian kepada pembelajaran mengenai sistem.

2.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Gordon B. Davis, Sistem ialah seperangkat unsur-

unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan

prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan

tujuan bersama. Sedangkan menurut Raymond Mc. Sistem

ialah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

7

Informasi ialah data yang telah diolah menjadi bentuk

atau sesuatu yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

yang menerimanya.

Kualitas Informasi diukur dari segi :

1. Akurat : informasi bebas dari kesalahan dan bebas

dari bias

2. Relevan : informasi harus benar sesuai kebutuhan

bagi pihak yang membutuhkan informasi

3. Tepat waktu : informasi harus diberikan tepat pada

waktu nya

Definisi Sistem Informasi sendiri yaitu Suatu sistem di

dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan yang

diperlukan.

Komponen dari Sistem Informasi antara lain :

1. Perangkat keras (Hardware)

2. Perangkat lunak (Software)

3. Database

4. Prosedur

5. Personil / Orang

6. Jaringan komputer dan komunikasi data

2.1.2 Karakteristik Sistem

8

Menurut Ladjamudin (2008:10) ”memahami dan

mengembangkan suatu sistem, maka kita harus dapat

membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang

membedakannya”. Unsur-unsur itu adalah karakteristik

sistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau

sifat-sifat tertentu, sebagai berikut :

Karakteristik sistem terdiri dari 8 aspek yaitu :

1. Komponen (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang

saling berinteraksi yang artinya bekerja sama

membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem

atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub

sistem atau bagian dari sistem.

2. Lingkungan Luar (Environment)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun

diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi

sistem.

3. Batasan (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan

luar.

4. Jalinan (Interface)

merupakan media penghubung antara satu sub sistem

dengan subsistem yang lainnya.

9

5. Masukan (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem.Masukkan

dapat berupa maintenance input dan signal input.

6. Proses (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah

yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.

7. Keluaran (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna.

8. Sasaran/ Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau

sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak

mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada

gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan

sekali masukkan yang dibutuhkan dan keluaran sistem

yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut

pandang, diantaranya adalah sebagai berikut ini :

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran

atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik,

10

sedangkan Sistem Fisik merupakan sistem yang ada

secara fisik.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui

proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan

Sistem Buatan Manusia merupakan sistem yang

dirancang oleh manusia.

c. Sistem Deterministic dan Sistem Probabilistic

Sistem Determnistic adalah sistem yang tingkah

lakunya dapat diprediksi. Sedangkan Sistem

Probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya

belum diprediksi karena mengandung Probabilistic.

d. Sistem Terbuka dan Tertutup

Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan

dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan

Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak

berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan

luarnya.

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk

merancang model sistem yang baru pada penulisan tugas

akhir ini adalah :

11

A. Diagram Alir Data (DAD)

1. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)

Diagaram Alir Data merupakan alat yang dapat

menggambarkan arus data didalam sistem dengan

terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga

merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

2. Simbol-Simbol Dalam DAD

Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data

adalah sebagai berikut :

a. Lingkaran Luar (External Entity)

Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang

digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data.

External Entity ini dapat berupa orang atau organisasi

atau sistem lainnya yang memberikan input atau

output dari sistem.

b. Proses (Process)

Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang

digunakan untuk memproses pengolahan data atau

transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin,

atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk

ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan

keluar dari proses.

c. Alir Data (Data Flow)

12

Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk

arah dari proses sistem. Data flow ini digunakan

untuk menerangkan perpindahan data atau informasi

dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini

mengalir diantara proses (process), simpanan data

(data store) dan kesatuan luar (external entity). Selain

menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu

diberikan nama sesuai dengan data atau informasi

yang dimaksud.

d. Simpanan Data (Data Store)

Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak

sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau

penyimpanan data. Data Store ini biasanya berkaitan

dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya

pita magnetic, file disket, dan file hard disk. Data Store ini

juga berkaitan dengan penyimpanan folder.

3. Aturan Main DAD

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan

berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat

model sistem adalah sebagai berikut :

13

a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan

antara external entity dengan external entity lainnya secara

langsung.

b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan

data store yang satu dengan data store yang lainnya

secara langsung.

c. Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak

diperkenankan menghubungkan data store dengan external

entity secara langsung.

d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada

juga data flow yang keluar.

4. Tahapan Pembuatan DAD

Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga

tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu

sebagai berikut :

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta

tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain

diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara

umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan

proses yang didalam diagram konteks yang

penggambarannya secara lebih terperinci.

c. Diagram Detail

14

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data

secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang

ada didalam diagram nol.

B. Kamus Data / Data Dictionary (DD)

Kamus data disebut juga dengan istilah sistem data

dictionary adalah katalog fakta tentang data dan

kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem

informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek

aplikasi bisnis. Dengan kamus data sistem analisis

dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem

dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi

tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan

data store. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu

katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang

mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga

untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena

kamus data disusun secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan

dan keakuratan.

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan

layar dan laporan-laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-

file.

15

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD

( Diagram Alir Data )

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas

tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-

hal sebagai berikut :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang

mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga

harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang

membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih

lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow

diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus

data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena

data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang

atau departemen yang satu dengan yang lainnya.

3. Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses

lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir,

dokumen hasil cetakan computer, laporan terarah,

tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-

16

field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir

yang perlu dicatat di kamus data.

4. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana

data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu

dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus

data di dalam data flow diagram.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus

data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan

dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus

data tersebut.

6. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini.

Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat

digunakan untuk mendefisinikan kapan input data harus

dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus

dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah

tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus

data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data

17

yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan

volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada

kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-

elemen data.

C. Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi

Tipe Data dan Notasi Struktur Data.

1. Notasi Tipe Data

Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau makna dari simbol yang

dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:

Notasi KeteranganX Setiap karakter9 Angka NumericA Karakter alphabetZ Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong

18

. Titik sebagai penulisan ribuan, Koma sebagai pemecah pecahan- Hypen sebagai tanda penghubung/ Slash sebagai tanda pembagi

Tabel 2.1 Notasi Tipe Data

2. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data

yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip

struktur dari data ini dapat digambarkan dengan

menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih

diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang

apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat

dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan

19

informasi-informasi tambahan ini di kamus data

dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :

Notasi Keterangan

= Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri

dari (CONSIST OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN

OF)

+ AND

[ ] Salah satu dari (memilih salah satu dari

elemen-elemen data didalam kurung bracket

ini)

I Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada

bentuk [ ]

N [ ] M Iterasi (elemen data didalam kurung bracket

beriterasi mulai minimum N kali dan maksimum

M kali)

( ) Optional (elemen data didalam kurung

parenthesis sifatnya optional, dapat ada dan

dapat tidak ada)

*atau** Keterangan setelah tanda ini adalah komentar

@ Indentefier data store

Alias Nama lain untuk data

Tabel 2.2 Notasi Struktur Data

20

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara

garis besar ditentukan oleh adanya permintaan dari

pasar dan tersedianya barang yang siap dijual. Seiring

dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin

rumit dengan adanya peraturan-peraturan baru dalam

perdagangan itu sendiri.

Pada CV. Mekar Mandiri setiap penjualan yang terjadi

diawasi oleh Pimpinan dari CV. Mekar Mandiri secara

tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan terhadap

arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip

yang mendukung proses penjualan tidak sedikit

jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut aya yang

masih bersifat manual, adapun yang sudah

terkomputerisasi dengan baik. Sistem yang sudah

terkomputerisasi dengan baik memudahkan pimpinan dalam

memeriksa data yang ada. Untuk itulah pertama-tama kami

akan membahas mengenai tinjauan perusahaan sejarah

berdiri serta struktur organisasi perusahaan ini.

21

3.2 Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatannya CV. Mekar Mandiri

ini memiliki visi dan misi perusahaan yang cukup baik

akan tetapi struktur organisasi yang ada pada

perusahaan ini belum terkoordinasi dengan baik,

struktur organisasi yang digunakan dalam perusahaan ini

yaitu struktur organisasi fungsional dimana struktur

organisasi seperti ini mempunyai kelemahan kurangnya

batasan antara karyawan dengan pimpinan, yang sering

kali menyebabkan koordinasi kurang efektif.

Penulis akan menguraikan mengenai sejarah, visi

dan misi perusahaan, cara pemasaran dan struktur

organisasi yang ada pada perusahaan ini. Antara lain

sebagai berikut:

3.2.1 Sejarah Perusahaan

CV. Mekar Mandiri merupakan salah satu perusahaan

yang bergerak dibidang manufaktur. Perusahaan ini

terletak di Jln. Pelabuhan II Km.3 No.404, Perusahaan

ini membeli bahan baku dari Perusahaan Terbatas lalu

mengolahnya menjadi barang jadi kemudian menjualnya

secara kredit maupun tunai ke beberapa pedagang eceran,

toko, dan para pelanggan lainnya di Sukabumi.

CV. Mekar Mandiri didirikan oleh Bpk. Hermawan dan

dikelola oleh anak dari Bpk. Hermawan sendiri yaitu

22

Agun Pragiawan. CV. Mekar Mandiri ini berdiri pada

tanggal 14 Januari 2011 dengan usaha memproduksi Gorden

import maupun lokal dan telah memiliki SITU (Surat Izin

Tempat Usaha), SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan), NRB

(Nomor Rekening Bank), NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

serta PPKP (Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak).

Perusahaan ini memproduksi barang dagangannya

sendiri. Mulai dari proses pemilihan bahan baku sampai

dengan menjadi barang jadi atau barang siap jual.

Perusahaan interior decoration ini menjual berbagai

macam kain bahan import maupun lokal, Gorden vertical

blind, Horizontal blind, Wooden blind, Roller Blind,

Roman Shade, Folding Door, berbagai macam Rell Gorden,

berbagai macam Aksesoris Gorden, juga menyediakan Bed

Cover, Sprey dll. Cara yang digunakan dalam proses

pemasaran barang yaitu menjual barang dagang langsung

di toko dan juga menerima pesanan melalui telepon atau

faks.

Sistem transaksi yang dilakukan dalam perusahaan

ini yaitu sistem permanen (perpetual system), dimana

pencatatan atas persediaan barang dagang dilakukan

secara terus-menerus/ continue, yaitu setiap transaksi

yang mempengaruhi persediaan barang dagang dicatat

kedalam akun persediaan barang dagang.

23

3.2.2 Visi Perusahaan

Visi yaitu sasaran atau tujuan yang menjadi pandangan

jauh kedepan.

a. Ingin menjadi perusahaan yang semakin sukses;

b. Menjadi perusahaan yang unggul diantara perusahaan

interior lainnya.

c. Dapat membuka cabang kembali;

d. Dapat Memuaskan konsumen serta;

e. Mengembangkan ide dan peluang usaha yang ada

dikemudian hari;

3.2.3 Misi Perusahaan

Misi yaitu langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai

Visi.

a. Mengikuti seminar dan pelatihan entrepreuneur;

b. Promosi;

c. Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain;

d. Meningkatkan minat dan daya beli konsumen dengan

kualitas dan mutu barang yang baik serta;

e. Pembaharuan terhadap model-model baru.

3.2.4 Tujuan Perusahaan

24

Memperoleh laba dan menjaga kelangsungan pertumbuhan

usaha dalam jangka waktu yang tidak terbatas.

3.2.5 Pemasaran

Cara yang digunakan di perusahaan ini dalam memasarkan

barang, yaitu :

a. Penjualan dilakukan di toko.

b. Penyaluran barang pada pedagang eceran.

c. Pengajuan Surat Permohonan Penjualan.

3.2.6 Struktur Organisasi

Untuk mencapai tujuannya, sebuah perusahaan

memerlukan organisasi. Organisasi yang baik dalam

perusahaan adalah yang berdasarkan perencanaan mengenai

apa dan siapa pelaksananya serta bagaimana cara

melaksanakan pekerjaan yang paling efisien. Struktur

organisasi merupakan alat yang memberikan pengelompokan

kegiatan-kegiatan khusus dan pengelompokan orang-orang

untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian.

Perusahaan ini memiliki 1 pimpinan dan 23 pegawai

yang terdiri dari Bag. Produksi, Bag. Admin, Bag.

Gudang, dan Bag. Pemasaran. Pada perusahaan ini

struktur organisasi yang digunakan yaitu struktur

organisasi fungsional. Yang dimaksud struktur

25

organisasi fungsional yaitu bentuk organisasi yang

penyusunan-nya didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada

dalam organisasi tersebut. Seperti admin, produksi,

teknik, pemasaran dll. Ciri organisasi yang menggunakan

struktur organisasi fungsional yaitu:

1. Pembidangan tugas dapat dibedakan dengan jelas

2. Spesialisasi karyawan dapat berkembang optimal

3. Bawahan akan menerima perintah dari beberapa

atasan.

Tujuan suatu perusahaan menyusun struktur

organisasi, yaitu :

1. Membedakan suatu pekerjaan.

2. Memberikan kemungkinan dilakukannya koordinasi

atau tugas-tugas, sehingga kegiatan pekerjaannya

akan lebih efektif.

3. Menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang

yang dibutuhkan.

4. Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan

pelaksanaan strategi usaha.

26

27

Strukt

ur Organis

asi CV.

Mekar

Mandiri

Gambar I

II.1 Struk

tur Organi

sasi C

V.

Mekar Ma

ndiri

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:

a. Pimpinan

Sebagai pemimpin dan pemegang perusahaan serta

berwenang dalam memberikan pengarahan dan mengawasi

kinerja dari pegawai / staff-staff.

b. Bag. Produksi I

Bertugas dalam melakukan proses produksi yaitu

mengubah bahan baku menjadi barang jadi belum siap

jual.

c. Bag. Produksi II

Bertugas dalam melengkapi proses produksi sehingga

barang siap untuk dipasarkan atau dijual

d. Bag. Admin

Sebagai pengelola administrasi perusahaan dan

mengatur data-data yang masuk ke perusahaan maupun

data yang dikeluarkan oleh perusahaan.

e. Bag. Pemasaran

Selain bertugas memasarkan atau mempromosikan barang

kepada konsumen, bagian pemasaran juga bertugas

melakukan pemasangan dan pengiriman gorden.

f. Bag. Gudang

28

Mendata stok barang yang masuk dan keluar

berdasarkan arsip stok barang.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan dalam sistem penjualan

barang di CV. Mekar Mandiri masih bersifat manual yakni

belum terkomputerisasi dengan baik, akan tetapi dalam

data-datanya masih dicatat dalam bentuk pembukuan dan

pengarsipan. Berikut adalah prosedur sistem berjalan

yang ada di CV. Mekar Mandiri

a. Prosedur Pemesanan Barang

Proses pemesanan barang diawali dengan pengiriman

surat penawaran oleh bag. pemasaran kepada

customer berdasarkan data barang. Setelah melihat

dan memutuskan barang apa saja yang akan dipesan,

29

selanjutnya customer memberikan PO kepada CV.

Mekar Mandiri melalui bag. Pemasaran.

b. Prosedur Pembayaran

Setelah PO diterima dari customer, PO di cek

terlebih dahulu seperti stok, harga dan diskonnya.

PO akan di proses kemudian diarsipkan kedalam

arsip PO jika customer sudah melakukan pembayaran

tunai kepada bag.admin, berdasarkan arsip PO

selanjutnya bag.admin membuatkan nota penjualan

kepada customer sedangkan copy nota penjualan di

arsipkan ke dalam arsip penjualan .

c. Prosedur Pengiriman Barang

Bag.admin membuatkan surat jalan untuk

bag.pemasaran berdasarkan arsip penjualan. Sebelum

dikirim barang terlebih dahulu diperiksa oleh bag.

pemasaran agar sesuai dengan surat jalan.

Selanjutnya bag. Pemasaran mengirimkan barang

kepada customer dengan menyertakan surat jalan

yang berjumlah 2 rangkap. Setelah barang diterima

oleh customer, maka customer akan menerima copy

surat jalan. Sedangkan surat jalan asli dibawa

kembali untuk kemudian diarsipkan kedalam arsip

penjualan.

d. Prosedur Pembuatan Laporan

30

Setiap akhir bulan pimpinan akan menerima laporan

bulanan dari bag. Pemasaran yang dibuat

berdasarkan data penjualan, arsip penjualan dan

arsip penjualan.

3.4 Diagram Alir Data (Diagram Flow Data)

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

31

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

32

Gambar III.4 Diagram Detail Proses 1 Sistem Berjalan

33

Gambar III.5 Diagram Detail Proses 2 Sistem Berjalan

34

35

Gambar III.6 Diagram Detail Proses 3 Sistem Berjalan

Keterangan:

SP : Surat Penawaran

NP : Nota Penjualan

SJ : Surat Jalan

PO : Purchase Order

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Adapun kamus data sistem berjalan yang digunakan

pada pembelian bahan baku CV. Mekar Mandiri yaitu

sebagai berikut:

1. Dokumen Masukan

a. Purchase Order

Nama Arus : Purchase Order

Alias : PO

Bentuk

Data

: Manual/Cetakan Komputer

Arus Data : Customer - proses 1.0

36

Proses 1.0 - bag.pemasaran

Proses1.0 - arsip PO

Arsip PO - proses 2.0

Arsip PO - proses 4.0

Penjelasa

n

: Sebagai salah satu syarat pemesanan

Periode : Setiap terjadinya pemesanan

Volume : 1-5 per bulan

Struktur

Data

: Header + isi + footer

-

Header

: Judul + tahun + No_PO + tanggal +

dipesan oleh + dibeli oleh +

tanggal_pakai + proyek + nama_supplier

+ telp_fax + contact_person +

cara_pembayaran [tunai|kredit]

-Isi : 1{no + nama_barang + kuantitas + harga

satuan + (pot_harga) + jumlah +

keterangan + total}1

-

Footer

: Lembar + ttd_pelaksana + ttd_bag_gudang

+ ttd_pimpinan + cttn_cara_pembayaran

37

b. Surat Jalan

Nama Arus : Surat Jalan

Alias : SJ

Bentuk

Data

: Manual/Cetakan Komputer

Arus Data : Bag. admin - proses 3.0

Proses 3.0 – Bag. pemasaran

Bag. pemasaran - proses 3.0

Proses 3.0 – customer

Penjelasa

n

: Sebagai salah satu syarat pengiriman

barang

Periode : Setiap terjadi pengiriman barang

Volume : 1-25 per minggu

Struktur

Data

: Header + Isi + Footer

-

Header

: nama_perusahaan + nama_kota +

tgl_dikeluarkan + alamat_penerima +

no_surat_jalan

-Isi : 1 {jumlah + satuan + nama_barang +

keterangan} 1

- : tanggal_terima + tanda_terima +

38

Footer hormat_kami + perhatian

2. Dokumen Keluaran

a. Surat Penawaran

Nama Arus : Surat Penawaran

Alias : SP

Bentuk

Data

: Cetakan Komputer

Arus Data : Bag. Pemasaran - proses 1.0

Proses 1.0 – Customer

Penjelasa

n

: Surat penawaran barang dan produk yang

dijual

Periode : Saat melakukan penawaran barang

Volume : 1-5 per bulan

39

Struktur

Data

: Header + Isi + Footer

-

Header

: Nama_perusahaan + alamat_perusahaan +

telp_perusahaan + nomor_surat + perihal

+ tanggal_surat + kota + kepada

-Isi : 1{no + nama_barang + harga + satuan +

jumlah + diskon + total}1

-

Footer

: Salam + ttd_pimpinan + stempel

perusahaan

b. Nota Penjualan

Nama Arus : Nota Penjualan

Alias : NP

Bentuk : Cetakan Komputer

40

Data

Arus Data : Bag. Admin – Proses 2.0

Proses 2.0 – Customer

Proses 2.0 – Arsip Penjualan

Arsip Penjualan – Proses 4.0

Penjelasa

n

: Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap ada transaksi pembayaran

Volume : 1-25 per hari

Struktur

Data

: Header + Isi + Footer

-

Header

: Nama_perusahaan + alamat + produk +

telp_perusahaan + kepada

-Isi : 1{banyaknya + nama_barang + satuan +

jumlah + total + uang_muka + sisa}

diterima_tanggal + selesai_tanggal

-

Footer

: Tanggal + ttd_penerima + ttd_pemesan +

perhatian

41

c. Surat Jalan

Nama Arus : Surat Jalan

Alias : SJ

Bentuk

Data

: Manual/Cetakan Komputer

Arus Data : Bag. admin - proses 3.0

Proses 3.0 – Bag. pemasaran

Bag. pemasaran - proses 3.0

Proses 3.0 – customer

Penjelasa

n

: Sebagai salah satu syarat pengiriman

barang

Periode : Setiap terjadi pengiriman barang

Volume : 1-25 per minggu

Struktur

Data

: Header + Isi + Footer

-

Header

: nama_perusahaan + nama_kota +

tgl_dikeluarkan + alamat_penerima +

42

no_surat_jalan

-Isi : 1 {jumlah + satuan + nama_barang +

keterangan} 1

-

Footer

: tanggal_terima + tanda_terima +

hormat_kami + perhatian

3.6 Permasalahan

Setelah melakukan observasi kepada pimpinan

perusahaan CV. Mekar Mandiri ternyata ada beberapa

kendala yang kadang-kadang terjadi di di perusahaan.

Kendala tersebut meliputi:

a. Kurangnya pemantauan terhadap persediaan bahan baku

oleh bagian gudang kadang kala menimbulkan beberapa

masalah dalam proses produksi, antara lain yaitu

proses produksi terhambat oleh pemesanan barang yang

dilakukan secara mendadak.

43

b. Dalam kegiatannya sistem yang digunakan sering

mengalami masalah dalam pengolahan data.

c. Sistem kadang kala tidak terkomputerisasi dengan

baik sehingga proses manual menjadi pilihan yang

tepat untuk digunakan dalam kegiatan sehari-hari.

3.7 Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati permasalahan yang ada pada CV.

Mekar Mandiri penulis menyimpulkan bahwa CV. Mekar

Mandiri belum terkomputerisasi yakni sistem masih

bersifat manual. maka penulis membuat alternatif

pemecahan masalah sebagai berikut:

a. Penggunaan aplikasi database, myob dan visual

basic 6.0 menjadi pilihan alternatif untuk

pengolahan data, baik dalam proses penjualan dan

pembelian, maupun dalam proses pemeriksaan stok

barang.

BAB IV

44

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sebagai bab akhir dalam laporan ini, penulis

memberi kesimpulan yang diambil setelah melakukan

observasi di perusahaan CV. Mekar Mandiri yaitu

kurangnya ketenaga kerjaan yang kadang kala menghambat

waktu proses produksi, serta pembagian tugas dari

masing-masing organisasi masih dirasa kurang

terstruktur dengan baik. Contohnya: proses produksi

yang tadinya hanya memerlukan waktu 5 hari tertunda

menjadi 7 hari karena stok barang yang ternyata habis

dan terpaksa perusahaan melakukan pemesanan barang

terlebih dahulu, ini terjadi akibat dari kurangnya

pemantauan terhadap persediaan bahan baku.

3.2 Saran

a. Dalam kegiatannya perusahaan ini masih menggunakan

sistem manual, sebaiknya untuk penginputan dan

pencarian data haruslah sudah terkomputerisasi

dengan baik.

b. Perlunya pengkoordinasian struktur organisasi dan

disiplin yang baik dari pegawai yang ada di

perusahaan tersebut agar terorganisir dengan baik.

45

c. Sebaiknya bagian gudang menginput dan mengoutput

data stok masuk dan stok keluar sehingga tidak

adanya perselisihan dalam persediaan barang. Dan

segera memberikan informasi kepada pimpinan jika

stok barang habis, sehingga tak ada kendala dalam

proses produksi.

DAFTAR PUSTAKA

1. Drs. Mardiyatmo, 2006, Menyusun Struktur Organisasi,

KEWIRAUSAHAAN, yudhistira

2. Ladjamudin, Al Bahra bin.2008 Konsep Sistem

Informasi.Jakarta:STMIK Muhammadiyah Jakarta

3. H.M. Jogiyanto. 2005. Analisa & Disain Sistem

Informasi.Yogyakarta : Andi

4. http://fenni.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/

7724/Pengertian+Sistem+dan+Analisis+Sistem.pdf

5. http://ericute.files.wordpress.com/2010/02/contoh-

kkp1.pdf

46

Lampiran A.1

47

Lampiran A.2

48

Lampiran A.3

49

50