tipos de organizaciones
DESCRIPTION
-Tipos de organizacionesTRANSCRIPT
Tipos de organizaciones
Las diferentes organizaciones para la administración de proyectos pueden clasificarse de acuerdo a sus características en tres tipos básicos:
- Organización Funcional o Departamental - Organización por Grupo Especial de Proyecto, Proyectizada o “Task-Force” - Organización Matricial
Organización Funcional o Departamental
Estructura piramidal tradicional, con la “Alta Gerencia” en la parte superior y la administración de nivel medio y bajo, abriéndose hacia la parte inferior de la pirámide.
La organización está separada en funcionalidades o departamentos, de acuerdo a las diferentes disciplinas encabezadas por una persona (Jefe de Departamento) entrenado y con experiencia en esa disciplina en especial.
Se basa en los siguientes principios administrativos:
División de labores. Especialización
Proceso escalar (crecimiento vertical y los niveles de organización) y funcional (crecimiento horizontal y los departamentos funcionales).
Rango de control (Es el número de individuos que una organización puede supervisar con efectividad).
Estructura. Esta refleja los siguientes factores: - Lineal y apoyo (“Staff”) - Unidad de mando - Relaciones formales de autoridad y responsabilidad, incluyendo la relación tradicional
superior, subordinado. - Flujo normal de comunicación e información.
Los anteriores principios se basan en la filosofía administrativa:
Todas las actividades deben llevarse a cabo a través de la jerarquía vertical.
La mayor parte del proceso de dirección y toma de decisiones debe llevarse por parte de la alta gerencia.
Los niveles en la organización corresponden a los niveles de competencia y talento.
La relación más importante es la de superior, subordinado.
Organización por Grupo Especial de Proyecto, Proyectizada o “Task-Force”
Es una organización por Grupo Especial de Proyecto o Proyectizada, casi todos los recursos humanos y materiales requeridos para la realización del proyecto son separados de su estructura funcional normal y reunida formando una unidad autosoportada encabezada por un jefe de proyecto. Este tiene la responsabilidad total de la administración del proyecto y todo el personal queda bajo su autoridad directa durante el tiempo de desarrollo del proyecto. El personal del proyecto se organiza en grupos por áreas funcionales o especialidades.
Los principios administrativos en los que se basa son los mismos que los de la organización funcional. En efecto, dentro de una organización grande se establece una estructura más pequeña y temporal con el propósito de lograr un determinado objetivo. Sin embargo, se puede observar que la estructura interna de este tipo de organización es funcional.
Organización Matricial
Diseñada con el objeto de maximizar las ventajas de las organizaciones funcional y proyectizada y minimizar sus desventajas, buscando como resultado el tener la mejor utilización de los conocimientos tecnológicos, el uso más eficiente de los recursos y la planeación, control y coordinación requeridos para los diferentes proyectos al menor costo posible.
Consiste en una estructura funcional vertical a la cual se le superpone una estructura horizontal encabezada por un Coordinador o Jefe de Proyecto, con objeto de lograr un balance de los objetivos tecnológicos del departamento funcional (Como) con los objetivos de tiempo y costo del proyecto (Que, Cuando, Cuanto).
La diferencia entre coordinador y jefe de proyecto es la diferencia entre la mera integración y la autoridad para tomar decisiones.
Establecimiento De Las Diversas Organizaciones
Organización Funcional o Departamental
Es la más sencilla de establecer y poner en operación. Requiere que el personal de las especialidades se capacite en las técnicas de programación y control, disciplinas que por lo general no son clásicas de la formación de las especialidades de ingeniería.
Se deberá definir la autoridad y responsabilidad para cada uno de los puestos, así como las líneas de comunicación.
Organización de Grupo “Task-Force”
Es más difícil de establecer y operar que la anterior. Se puede contemplar como el establecimiento temporal de una pequeña empresa dentro de la compañía en la que el director es el Jefe del Proyecto. Si no se ha empleado antes es muy conveniente tener platicas con la gente involucrada, es recomendable que el cambio sea gradual.
Algunos obstáculos que se presentan durante su implementación:
Selección del Jefe del Proyecto
Selección del Personal del Grupo
Antecedentes Profesionales de los Integrantes
Carácter Temporal de la Organización
Definición de Autoridad y Responsabilidades en el Grupo Organización Matricial
Es difícil de establecer y operar su establecimiento no es inmediato. Es necesario tener sesiones con los directivos claves involucrados para presentarles en forma clara la manera de establecer y operar esta organización, así como sus ventajas y dificultades. Es indiscutible que para lograr que esta organización opere, requiere del convencimiento y respaldo de los altos directivos de la empresa.
Considerando que en esta organización cierta parte del personal tiene dos jefes simultáneamente, su buena operación en parte se logra estableciendo la responsabilidad y autoridad de ambos jefes: Jefe de Proyecto y Jefe Funcional, de tal forma que exista un balance entre ambos.
El Jefe de Proyecto define el plan del proyecto (Que), el programa del mismo (Cuando) y el financiero (Cuando) y el Jefe Funcional cuida de la calidad técnica (Como) y designa quien efectúa el trabajo. Esta división es en si puramente teórica, ya que en la práctica uno u otro jefe invaden el otro campo.
Factores Para Decidir El Tipo De Organización
La evaluación para la selección tiene que ser minuciosa y cada caso tiene que ser analizado con detalle, tomando en cuenta como mínimo los siguientes factores:
Complejidad del Proyecto
Se refiere al número de departamentos funcionales que se ven involucrados y la interrelación en el flujo de información. Cuando el proyecto se torna complejo, las administraciones matriciales y de grupo se vuelven atractivas.
Tecnología del Proyecto
Se debe considerar como lo avanzado de la tecnología del proyecto en sus diversas especialidades. Si es altamente avanzado, favorecerá a la organización matricial, la cual podrá garantizar una alta calidad técnica.
Tamaño del Proyecto
Se considera los requerimientos de personal para el proyecto. Un proyecto grande favorece a la organización de grupo.
Duración
Una duración amplia tiende a favorecer a la organización matricial.
Importancia
Debido al respaldo que se puede proporcionar a las organizaciones de grupo, existe una tendencia a favorecer a la organización de grupo.
Tipo de cliente
La decisión se puede inclinar a una u otra organización, dependiendo de la opinión o peticiones de los clientes.
Frecuencia de cambios al Proyecto
La organización matricial tiende a ser más flexible en este aspecto, comparadas con las otras organizaciones.
Número de Proyectos Simultáneos
La organización matricial favorece altamente, en virtud de un mejor aprovechamiento de los recursos humanos.
Dificultad en el Establecimiento de la Organización
La organización funcional es la más simple, siguiendo la de grupo y finalmente la matricial que es la más difícil de establecer y operar.
La administración de los proyectos de una sola especialidad, se realizan en forma eficiente con una organización funcional; sin embargo, estos proyectos son poco usuales.
La administración de los proyectos de ingeniería que involucran diversas especialidades favorece a las organizaciones de grupo y matricial.
Las organización matricial y de grupo son difíciles de establecer y operar requiriendo apoyo en la dirección y convencimiento de los participantes de alto nivel.
La selección entre las diversas organizaciones para administración de proyectos deberá hacerse en forma casuística tomando en consideración los factores anteriormente descritos.
Organización Funcional o Departamental
GERENTE
GENERAL
JEFE
DIVISION
INGENIERIA
DEPARTAMENTO DE TUBERIA
DEPARTAMENTO DE ING. CIVIL
DEPARTAMENTO DE ING. MECANICA
DEPARTAMENTO DE IBG. ELECTRICA
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
JEFE
DIVISION
PROCESO
DEPARTAMENTO DE TRANSFERENCIA DE CALOR
DEPARTAMENTO DE PROCESO
Organización por Grupo Especial de Proyecto, Proyectizada o “Task-Force”
Organización Matricial
JEFE
FUNCIONES DEPARTAMENTALES
REGULARES
GERENTE DEL PROYECTO
GRUPO DE PROCESO
GRUPO DE TUBERIA
GRUPO DE ING. CIVIL
GRUPO DE MECANICA
GRUPO DE ING. ELECTRICA
GRUPO DE ADQUISICIONES
OTROS PROYECTOS
JEFE
DEPARTAMENTO DE PROYECTOS
CORDINADOR DEL PROYECTO "A"
CORDINADOR DEL PROYECTO "B"
DEPARTAMENTO DE PROCESO
DEPARTAMENTO DE TUBERIA
DEPARTAMENTO DE ING. CIVIL
DEPARTAMENTO DE ING. MECANICA
DEPARTAMENTO DE IBG. ELECTRICA
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES