tic manual modificat - paem alba - o9vita

1

Cuprins

I. PREZENTAREA NOŢIUNILOR DE BAZĂ ------------------------------------------------------------------ 4

I.1. COMPONENTELE CALCULATORULUI --------------------------------------------------------------------------- 4 I.1.1. Prezentare hardware ------------------------------------------------------------------------------------- 4 I.1.2. Prezentare software -------------------------------------------------------------------------------------- 9

I.2. WINDOWS XP PROFESSIONAL --------------------------------------------------------------------------------- 9 I.2.1. Windows XP ----------------------------------------------------------------------------------------------- 9 I.2.2. Lansarea sistemului de operare Windows XP ------------------------------------------------------- 11 I.2.3. Interfaţa sistemului de operare Windows XP-------------------------------------------------------- 12 I.2.4. Lansarea aplicaţiilor / programelor ----------------------------------------------------------------- 17 I.2.5. Deconectarea şi închiderea sistemului --------------------------------------------------------------- 17

I.3. GESTIONAREA FIŞIERELOR ----------------------------------------------------------------------------------- 19 I.3.1. Operaţii specifice fişierelor --------------------------------------------------------------------------- 19 I.3.2. Operaţii cu foldere (directoare) ---------------------------------------------------------------------- 20

REZOLVĂRI EXERCIŢII: -------------------------------------------------------------------------------------------- 23

II. MIJLOACE MODERNE DE COMUNICARE –INTERNET ŞI EMAIL ------------------------------ 24

II.1. INTERNET ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 II.2. TOTUL DESPRE EMAIL --------------------------------------------------------------------------------------- 30

II.2.1. Crearea unei adrese de email ------------------------------------------------------------------------ 31 II.2.2. Microsoft Outlook ------------------------------------------------------------------------------------- 38

II.2.2.1 Crearea unui mesaj nou ------------------------------------------------------------------------------------- 39 II.2.2.2 Organizarea căsuţei de email ------------------------------------------------------------------------------- 40 II.2.2.3 Gestionarea contactelor ------------------------------------------------------------------------------------- 43 II.2.2.4 Utilizarea Calendarului -------------------------------------------------------------------------------------- 46

REZOLVĂRI EXERCIŢII: -------------------------------------------------------------------------------------------- 49

III. MICROSOFT WORD 2007 ---------------------------------------------------------------------------------- 50

III.1. UTILIZAREA PROCESORULUI DE TEXTE WORD ----------------------------------------------------------- 50 III.1.1. Lansarea aplicaţiei ----------------------------------------------------------------------------------- 50 III.1.2. Interfaţa Microsoft Office Word -------------------------------------------------------------------- 51 III.1.3. Deschiderea unui document existent --------------------------------------------------------------- 53 III.1.4. Salvarea unui document word ----------------------------------------------------------------------- 53 III.1.5. Crearea unui document word ----------------------------------------------------------------------- 55 III.1.6. Închiderea documentelor ---------------------------------------------------------------------------- 55

III.2. OPERAŢII DE BAZĂ NECESARE PENTRU PRELUCRAREA TEXTELOR -------------------------------------- 56 III.2.1. Iniţializarea paginii de lucru ------------------------------------------------------------------------ 56 III.2.2. Selectarea informaţiilor ----------------------------------------------------------------------------- 57 III.2.3. Copierea, mutarea, ştergerea ----------------------------------------------------------------------- 58 III.2.4. Căutarea şi înlocuirea informaţiilor --------------------------------------------------------------- 59 III.2.5. Folosirea comenzilor Undo şi Redo ---------------------------------------------------------------- 61

III.3. FORMATAREA TEXTULUI ----------------------------------------------------------------------------------- 61 III.3.1. Introducerea caracterelor speciale, a simbolurilor ---------------------------------------------- 61 III.3.2. Formatarea caracterelor ---------------------------------------------------------------------------- 63

III.3.2.1 Schimbarea aspectului textului: dimensiune şi tip font ------------------------------------------------- 63 III.3.2.2 Schimbarea dimensiunii (mărimii) fontului aplicat ----------------------------------------------------- 64

III.3.3. Folosirea formatării textului de tip: Bold, Italic, Underline ------------------------------------ 65 III.3.4. Alinierea textului în cadrul documentului --------------------------------------------------------- 65 III.3.5. Indentarea şi spaţierea rândurilor unui paragraf ------------------------------------------------ 66 III.3.6. Marcarea vizuală a textului ------------------------------------------------------------------------- 70 III.3.7. Utilizarea culorilor în text -------------------------------------------------------------------------- 71 III.3.8. Copiere formatului unui text selectat -------------------------------------------------------------- 71 III.3.9. Introducerea şi ştergerea marcatorilor şi a numerotărilor pentru o listă simplă ------------ 72

III.3.9.1 Liste cu marcatori sau numerotare, introduse în timpul tastării --------------------------------------- 72 III.3.9.2 Ştergerea (eliminarea) marcatorilor sau a numerotărilor din faţa textului ---------------------------- 72

III.4. UTILIZAREA AVANSATĂ A EDITORULUI DE TEXTE ------------------------------------------------------- 74

2

III.4.1. Adăugarea de borduri (chenare) şi umbriri unui paragraf-------------------------------------- 74 III.4.1.1 Adăugarea unei borduri prestabilite unuia sau mai multor paragrafe --------------------------------- 74 III.4.1.2 Adăugarea unei umbriri unui paragraf -------------------------------------------------------------------- 76

III.4.2. Crearea unui tabel standard ------------------------------------------------------------------------ 77 III.4.2.1 Crearea unui tabel ------------------------------------------------------------------------------------------ 77 III.4.2.2 Introducerea şi editarea informaţiilor dintr-un tabel ---------------------------------------------------- 79 III.4.2.3 Selectare rândurilor, coloanelor, celulelor şi a întregului tabel --------------------------------------- 79 III.4.2.4 Inserarea, ştergerea rândurilor şi coloanelor ------------------------------------------------------------- 80 III.4.2.5 Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului ------------------------------------------------------ 81 III.4.2.6 Pentru a face coloanele dintr-un tabel să se potrivească automat la conţinut: ----------------------- 82

III.4.3. Modificarea chenarului ------------------------------------------------------------------------------ 83 III.4.4. Adăugarea unei umbriri (culori de fond) celulelor ---------------------------------------------- 84 III.4.5. Inserarea şi formatarea graficelor şi imaginilor ------------------------------------------------- 85

III.4.5.1 Introducerea graficii în document------------------------------------------------------------------------- 85 III.4.5.2 Selectarea graficii într-un document ---------------------------------------------------------------------- 92

III.5. FORMAREA FINALĂ A UNUI DOCUMENT ------------------------------------------------------------------ 93 III.5.1. Aplicarea unui stil existent unui cuvânt, unei linii, unui paragraf. ---------------------------- 93 III.5.2. Aplicarea automată a numărului de pagină unui document ------------------------------------- 94 III.5.3. Adăugarea sau modificarea unui text în antet şi subsol ----------------------------------------- 96

III.6. PREGĂTIREA DOCUMENTELOR PENTRU TIPĂRIRE -------------------------------------------------------- 97 III.6.1. Examinarea documentului înaintea imprimării --------------------------------------------------- 97 III.6.2. Alegerea opţiunilor de imprimare ------------------------------------------------------------------ 99

REZOLVĂRI EXERCIŢII: ------------------------------------------------------------------------------------------ 100

IV. MICROSOFT POWERPOINT 2007 ----------------------------------------------------------------------- 100

IV.1. OPERAŢII DE BAZĂ NECESARE REALIZĂRII UNEI PREZENTĂRI ----------------------------------------- 101 IV.1.1. Pornirea aplicaţiei ---------------------------------------------------------------------------------- 101 IV.1.2. Deschiderea unei prezentări ----------------------------------------------------------------------- 102 IV.1.3. Salvarea şi modificarea unei prezentări ---------------------------------------------------------- 103 IV.1.4. Imprimarea unei prezentări ------------------------------------------------------------------------ 105 IV.1.5. Închiderea aplicaţiei -------------------------------------------------------------------------------- 106

IV.2. MICROSOFT POWER POINT - ELEMENTE DE BAZĂ ------------------------------------------------------ 106 IV.2.1. Creare unei prezentări ------------------------------------------------------------------------------ 106 IV.2.2. Alegerea caracteristicilor diapozitivelor --------------------------------------------------------- 107 IV.2.3. Inserarea textului ------------------------------------------------------------------------------------ 108 IV.2.4. Inserarea imaginilor -------------------------------------------------------------------------------- 109

IV.3. OPERAŢIILE DE COPIERE, MUTARE, ŞTERGERE ÎN CADRUL UNEI PREZENTĂRI ----------------------- 110 IV.3.1. Folosirea comenzilor Copy, Cut şi Paste în cadrul unei prezentări --------------------------- 110 IV.3.2. Reordonarea slide-urilor într-o prezentare ------------------------------------------------------ 111 IV.3.3. Ştergerea slide-urilor ------------------------------------------------------------------------------- 112

IV.4. MODALITĂŢI DE FORMATARE A UNEI PREZENTĂRI ----------------------------------------------------- 113 IV.4.1. Formatarea textului, redimensionarea şi mutarea unui text box într-un slide --------------- 113 IV.4.2. Setarea stilului unui text box ----------------------------------------------------------------------- 114 IV.4.3. Formatări speciale ale unui TextBox ------------------------------------------------------------- 115

IV.5. ELEMENTE GRAFICE ÎN PREZENTARE -------------------------------------------------------------------- 118 IV.5.1. Inserarea obiectelor grafice în prezentare ------------------------------------------------------- 118

IV.6. UTILIZAREA DIAGRAMELOR ------------------------------------------------------------------------------ 122 IV.6.1. Crearea unei diagrame ----------------------------------------------------------------------------- 122

IV.7. REALIZAREA ANIMAŢIEI ÎNTR-O PREZENTARE ---------------------------------------------------------- 123 IV.8. DERULAREA UNEI PREZENTĂRI -------------------------------------------------------------------------- 127

IV.8.1. Folosirea Slide Show -------------------------------------------------------------------------------- 127 IV.8.2. Folosirea instrumentelor de navigare pe ecran -------------------------------------------------- 128 IV.8.3. Ascunderea unor slide-uri -------------------------------------------------------------------------- 128

REZOLVĂRI EXERCIŢII: ------------------------------------------------------------------------------------------ 130

V. MICROSOFT EXCEL 2007 ---------------------------------------------------------------------------------- 131

V.1. OPERAŢII ELEMENTARE ŞI CONCEPTE DE BAZĂ ALE APLICAŢIEI EXCEL ------------------------------ 132 V.1.1. Familiarizare cu Microsoft Excel ------------------------------------------------------------------- 132 V.1.2. Elementele unei ferestre EXCEL -------------------------------------------------------------------- 132 V.1.3. Salvarea unei foi de calcul -------------------------------------------------------------------------- 134

3

V.1.4. Salvarea unei foi de calcul ca pagina Web -------------------------------------------------------- 136 V.1.5. Deschiderea unui registru de calcul ---------------------------------------------------------------- 137 V.1.6. Moduri de vizualizare a foii de calcul -------------------------------------------------------------- 138 V.1.7. Închiderea aplicaţiei --------------------------------------------------------------------------------- 142

V.2. OPŢIUNILE DE FORMATARE ŞI GESTIONARE A DATELOR DIN FOILE DE CALCUL ----------------------- 144 V.2.1. Formatarea numerelor ------------------------------------------------------------------------------- 144 V.2.2. Ajustarea dimensiunilor rândurilor şi coloanelor ------------------------------------------------ 146 V.2.3. Alinierea conţinutului celulelor --------------------------------------------------------------------- 149 V.2.4. Crearea şi aplicarea formatelor condiţionale ----------------------------------------------------- 154 V.2.5. Căutarea şi înlocuirea conţinutului şi formatelor celulelor ------------------------------------- 159 V.2.6. Inserarea şi ştergerea celulelor, rândurilor şi coloanelor -------------------------------------- 162 V.2.7. Decuparea, copierea, lipirea şi golirea celulelor ------------------------------------------------- 164 V.2.8. Formatarea celulelor --------------------------------------------------------------------------------- 166

V.2.8.1 Formatarea textului ---------------------------------------------------------------------------------------- 167 V.2.8.2 Formatarea numerelor ca simboluri monetare ---------------------------------------------------------- 170 V.2.8.3 Adăugarea de borduri la celule --------------------------------------------------------------------------- 172 V.2.8.4 Adăugarea de umbrire la celule -------------------------------------------------------------------------- 177 V.2.8.5 Îmbinarea celulelor ---------------------------------------------------------------------------------------- 179

V.2.9. Lucrul cu rânduri, coloane, foi de lucru şi registre de lucru ------------------------------------ 181 V.2.9.1 Ascunderea şi reafişarea rândurilor şi a coloanelor ---------------------------------------------------- 181 V.2.9.2 Imobilizarea coloanelor şi rândurilor -------------------------------------------------------------------- 183 V.2.9.3 Împărţirea ecranului --------------------------------------------------------------------------------------- 184

V.2.10. Filtrarea datelor într-o foaie de calcul ----------------------------------------------------------- 185 V.3. CREAREA GRAFICELOR ŞI DIAGRAMELOR --------------------------------------------------------------- 189 V.4. UTILIZAREA FORMULELOR ŞI FUNCŢIILOR ---------------------------------------------------------------- 198

V.4.1. Construirea formulelor ------------------------------------------------------------------------------- 198 V.4.2. Inserarea funcţiilor ----------------------------------------------------------------------------------- 199 V.4.3. Prezentarea celor mai uzuale funcţii excel -------------------------------------------------------- 203 V.4.4. Utilizarea funcţiilor financiare în Excel ----------------------------------------------------------- 214

V.5. TIPĂRIREA UNEI FOI DE CALCUL --------------------------------------------------------------------------- 219 V.5.1. Opţiuni pentru tipărire ------------------------------------------------------------------------------- 219 V.5.2. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul sau a intregii pagini ------------------------------------ 221 Rezolvări exerciţii: ------------------------------------------------------------------------------------------- 223

4

I. PREZENTAREA NOŢIUNILOR DE BAZĂ

I.1. COMPONENTELE CALCULATORULUI

I.1.1. Prezentare hardware

Componenta hardware reprezintă totalitatea echipamentelor ce intră în alcătuirea acestuia. Este partea fizică (ce se poate vedea).

Componentele Hardware:

- Placa de bază

- Microprocesor

- Memorie internă + externă

- Set de echipamente de intrare / ieşire (tastatură, mouse, etc)

Placa de bază este partea principala a oricărui calculator, pe care sunt montate toate celelalte componente. Este temelia fizică şi logică al întregului sistem.

Toate calculatoarele personale au ca şi componentă principală o singură placă de bază pe care se conectează prin lipire circuite integrate. Această placă are pe ea cele mai importante componente

5

care definesc sistemul: microprocesoare, circuite suport şi memorie. La acestea se adaugă componentele de intrare/ieşire.

Figura 1. Placă de bază

Aceasta conţine diverse tipuri de conectoare pentru ataşarea altor plăci. Placa de bază reprezintă centrul de comunicaţii prin care toate celelalte componente ce alcătuiesc calculatorul transmit informaţii între ele. Fiecare componentă, plecând de la unitatea centrală de procesare, până la tastatură şi mouse, sunt conectate la placa de bază într-un fel sau altul. Unele componente sunt conectate chiar în slot-urile (slot = loc rezervat) ce se află pe placa de bază, altele în port-uri aflate pe partea din spate a carcasei calculatorului.

O altă funcţie importantă a plăcii de bază este şi alimentarea cu energie a tuturor componentelor conectate la aceasta. Ea va controla şi furniza cantitatea de energie necesară unei bune funcţionări fiecărei componente în parte.

Pe placa de bază sunt lipite sau montate o mulţime de componente, începând cu BIOS-ul, care controlează funcţiile de bază ale comunicaţiilor între componente, şi terminând cu bateria care menţine funcţionarea ceasului în perioada de timp în care calculatorul este oprit. Fiecare din aceste componente are o sarcină diferită de îndeplinit şi este critică pentru operarea corectă a acestuia.

Microprocesorul (CPU - Central Processing Unit= unitatea centrală de procesare) este componenta care coordonează şi integreză totul, de la componentele instalate pană la cele mai complexe programe, executând instrucţiunile aritmetice şi logice din programele sistemului de calcul. Microprocesorul este responsabil de viteza de reacţie a calculatorului, viteză ce se măsoară în Mhz - megaherţi sau GHz – gigaherţi

6

Figura 2. Microprocesor

Memoria este o componentă hardware care preia, stochează şi redă date, atât pe cele folosite în mod curent la rularea unor aplicaţii, cât şi pe cele de care vom avea nevoie mai târziu peste câteva zile, luni sau ani. Există două tipuri de memorie: internă şi externă.

Memoria internă este acea partea a memoriei care intră în contact direct cu microprocesorul. Există două categorii de memorie internă: memoria ROM (Read Only Memory nu poate fi decât citită) şi memoria RAM. Memoria ROM nu se pierde la închiderea calculatorului şi nu se poate modifica, ea fiind scrisă de catre constructorul calculatorului. Memoria RAM este volatilă (se pierde o o dată cu întreruperea alimentării cu energie) şi se prezintă sub formă de cip-uri de memorie, având o viteză de acces foarte mare.

Figura 3. Placă de memorie RAM

Memoria externă este la fel de importantă şi necesară ca şi cea internă, fiind folosită pentru stocarea datelor pe o perioadă de timp nedeterminată. Memoria externă poate fi pe suport sensibil la câmpul magnetic (hard disk, discheta) şi pe suport sensibil la lumină, ce lucrează în mod optic cu raze laser (disc optic: CD, DVD, etc).

7

Figura 4. DVD + Hard disk

Set de echipamente de intrare - ieşire:

Monitorul este componenta hardware prin care se prezintă informaţia generată de calculator, sub formă de imagini şi text (afişare).

Tastatura este dispozitivul prin care se pot transmite către unitatea centrală litere,cifre, caractere speciale prin apăsarea unor taste.

Mouse-ul este componenta hardware a cărui mişcare pe o suprafaţă plană este corelată cu deplasarea pe ecran a unui cursor cu o formă anume, de obicei săgeată, ce constituie cursorul de mouse.

Imprimanta este un dispozitiv ataşat unui calculator ce permite tipărirea imaginilor şi textelor aflate în calculator pe diferite formate standard de suport (de obicei hârtie)

Exerciţiul 1

Care este componenta hardware prin care se transmit litere, cifre,

caractere speciale către unitatea centrală?

8

_________________________________________________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

__________________________________

Rezolvările exerciţiilor le găsiţi la finalul acestui capitol!

Exerciţiul 2

Care sunt tipurile de memorie? Explicaţi rolul acestora.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Exerciţiul 3

Daţi exemple de componente de intrare şi componente de ieşire:

1. __________________________________________________

2. __________________________________________________


9

I.1.2. Prezentare software

Software-ul reprezintă partea logică a unui calculator incluzând totalitatea programelor şi instrucţiunilor de lucru fie ele primite la achiziţionarea calculatourului fie create ulterior.

Prin contrast, cuvântul hardware desemnează partea fizică a calculatorului sau a sistemului informatic respectiv. Pentru a funcţiona, un sistem informatic are nevoie de ambele componente, în plus şi de datele care trebuiesc prelucrate. Deseori şi aceste date sunt considerate a fi parte din software.

Componenta software poate include toată gama de produse de programare, uzual formată din sistem de operare, drivere şi programe de aplicaţie.

În unele domenii, prin software se înţeleg în primul rând datele cu care lucrează aparatele sau calculatoarele, cum ar fi imaginile digitalizate, sunetele şi piesele muzicale, jocurile pentru calculator, filmele digitalizate, clipurile video şi multe alte date asemănătoare.

Pentru ca partea fizică, cea vizibilă, adică partea de hardware dintr-un computer, să poata fi controlată de către utilizator, este nevoie de un program software - driver, care îi dictează componentei cum să funcţioneze. Să luăm, de exemplu, o imprimantă pe care o conectăm la calculator prin cablu: avem partea de hardware. Pentru ca imprimanta să fie funcţională este nevoie să instalăm driver-ul pe calculator. Driver-ul este programul imprimantei, prin intermediul căreia calculatorul transmite datele către imprimantă şi îi dictează să imprime datele primite.

I.2. WINDOWS XP PROFESSIONAL

I.2.1. Windows XP

Sistemul de operare al unui calculator este software-ul calculatorului, prin intermediul căruia noi comunicăm cu hardware-ul. Sistemul de operare joacă rolul de gazdă pentru aplicaţiile care rulează pe acest calculator.

10

Figura 5. Pachetul Windows XP - Professional

Este o linie de sisteme de operare dezvoltate de Microsoft pentru utilizarea calculatoarelor personale, a laptopurilor şi a centrelor media. Literele XP provin de la cuvântul englez Experience (experienţă). Windows XP este succesorul sistemelor Windows 2000 şi Windows NT (New Technology). Ceea ce îl deosebeşte faţă de sistemele de operare anterioare este compatibilitatea cu mai multe programe

Cele mai întâlnite versiuni de Windows XP sunt:

Windows XP Home Edition: creat pentru utilizatorii care lucrează la domiciliu;

Windows XP Professional Edition: are facilităţi adiţionale faţă de Home Edition făcut pentru utilizatorii avansaţi precum companiile;

Windows XP Media Center: este îmbunătăţit cu facilităţi multimedia ce permit utilizatorului să înregistreze şi să vizioneze televiziunea digitală, să vizioneze filme DVD şi să asculte muzică.

Windows XP este cunoscut pentru stabilitatea şi eficienţa sa, în contrast cu versiunile anterioare. Prezintă o interfaţă semnificant modificată, mai prietenoasă pentru utilizator. Este prima versiune de Windows care, pentru a combate pirateria informatică, necesită o activare, o facilitate care nu a fost agreată de toţi utilizatorii. Windows Genuine (Windows Original) este modalitatea prin care Microsoft încearcă să oprească pirateria sistemelor de operare ale companiei. Calculatoarele care au instalat Windows XP şi au funcţia de auto-actualizare pornită, primesc ca actualizare Windows Genuine Tool. Acest program verifică dacă calculatorul are Windows XP original.

11

Ca orice sistem imperfect, acesta a fost criticat pentru vulnerabilităţile legate de securitatea prelucrării datelor.

Mai jos sunt prezentate cerinţele de sistem pentru instalarea sistemului Windows XP Home şi Professional:

Minim Recomandat

Procesor 233 Mhz 300Mhz

Memorie 64 Mb RAM 128 Mb RAM

Placă video şi monitor

Super VGA (800x600) sau rezoluţie mai mare

Spaţiu liber pe disc

1,5 GB sau mai mult pentru versiuni mai noi

Unităţi CD-ROM sau DVD

Echipamente Tastatură, Mouse

Sunet Placă sunet, căşti sau difuzoare

I.2.2. Lansarea sistemului de operare Windows XP

Sistemul de operare Windows XP se lansează odată cu pornirea calculatorului, după accesarea butonului de pornire a calculatorului:

Pe monitor va apărea automat imaginea sistemului de operare Windows XP

Figura 6. Încărcarea sistemului Windows XP

Bara albastră care se mişcă vă atenţionează că sistemul se încarcă.

12

În cazul în care există înregistraţi mai mulţi utilizatori prima imagine după încărcare va fi cea de selectare a utilizatorului:

Pe un calculator pot lucra mai multe persoane - utilizatori (în limba engleză useri), fiecare persoană având setari proprii.

Pentru utilizatorii care nu au parolă se intră automat în ecranul principal, după selectare. Dacă utilizatorul şi-a setat anterior o parolă, acesta va trebui sa tasteze parola pentru a avea acces în ecranul principal.

Figura 7. Introducerea parolei

După tastarea corectă a parolei se intră în pagina de start (desktop).

I.2.3. Interfaţa sistemului de operare Windows XP

Cursorul

Reprezintă poziţia mouse-ului pe ecran. Apare în mod implicit sub

formă de săgeată .

Mişcând mouse-ul putem poziţiona cursorul unde dorim pe ecran. Prin click simplu stânga se selectează un fişier / director; prin dublu click stânga se deschide un fişier / director; prin click dreapta se accesează o lista de opţiuni a fişierului / directorului pe care suntem poziţionaţi.

Scroll-ul este utilizat pentru navigarea în sus şi în jos în interiorul unei pagini, unei liste de fişiere / directoare.

Butonul Start

Ce-a mai simplă modalitate de lansare a programelor si aplicaţiilor este butonul START. Accesarea butonului duce la deschiderea unei serii de meniuri şi submeniuri.

13

Figura 8. Butonul Start

Cele mai importante opţiuni ale meniului Start sunt:

All Programs: reprezintă într-o structură arborescentă, ce conţine toate aplicaţiile instalate pe discul local.

Figura 9. Submeniurile meniului All Programs

- Search (Căutare): reprezintă una din modalităţile de căutare rapidă a fişierelor, dosarelor în funcţie de anumite criterii.

- Help and Support (Ajutor): asigură afişarea meniului de ajutor pentru Windows XP.

- Log Off (Deconectare): permite ieşirea din configuraţia curentă şi oferă posibilitatea conectării sub alt nume de utilizator (dacă există mai mulţi utilizatori).

- Shut down (Oprire): Închiderea sistemului

Bara de Taskuri

14

Bara de task-uri este plasată de regulă în partea inferioră a ecranului, dar poziţia ei se poate modifica în funcţie de preferinţele utilizatorului.

Figura 10. Bara de task-uri

În această bară se vizualizează toate aplicaţiile deschise de utilizator.

În cadrul barei de task-uri există o bară de instrumente care reprezintă un alt mod în care se poate obţine accesul rapid la anumite aplicaţii.

Bara de task-uri dispune şi de un ceas digital în partea dreaptă. Prin dublu click stânga se activează meniul aferent ceasului. De aici se poate seta ceasul şi data calendaristică.

Figura 11. Setarea ceasului şi a datei

Pictograme (icon-uri)

În afara barei de task-uri şi a butonului Start, pe suprafaţa de lucru există pictograme.

Cele mai importante pictograme sunt:

15

- My Computer (Calculatorul meu): este asociată conţinutului calculatorului.

- My Network Places (Reţeaua mea): este puntea de legătură dintre calculator şi o reţea de calculatoare.

- Recycle Bin (Coş de gunoi): permite stocarea temporară a dosarelor şterse, de unde pot fi recuperate sau eliminate definitiv.

- Internet Explorer: navigator de internet.

Shortcut = scurtătură, o iconiţă de pe desktop prin intermediul căreia la dublu-click se deschide programul/aplicaţia către care se face legătura.

Sarcină de lucru:

Să se creeze o scurtătură nouă pe spaţiul de lucru, urmând paşii descrişi:

Există două metode de a crea o pictograma rapidă:

1. Click dreapta pe desktop: New/ Shortcut

Figura 12. Selectarea opţiunii de creare Shortcut

Se va deschide o fereastră similară cu cea prezentată in figura de mai jos:

16

Figura 13. Fereastra Create Shortcut

Apoi apasând butonul Browse se va deschide lista cu toate aplicaţiile si programele instalate. Dupa ce se selectează aplicaţia pentru care se crează scurtătura se apasă butonul Next pentru a denumi pictograma şi se salvează. În acest moment pe ecran apare o noua pictogramă pe care daca vom apăsa dublu-click se va deschide direct aplicaţia către care face legătura.

2. Din lista de programe de la butonul START se selectează aplicaţia pentru care se doreşte crearea shortcut-ului.

Figura 14. Selectarea unui program din Start

Apăsând click stânga si fară a elibera butonul se trage aplicaţia selectată pe desktop (mişcare denumită drag and drop).

Exerciţiul 4

Cum se crează o scurtătură către o aplicaţie?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

17


I.2.4. Lansarea aplicaţiilor / programelor

Pe parcursul acestui subcapitol am menţionat în mai multe puncte, diferite moduri de a lansa un program:

Prin dublu click pe pictogramă;

Prin click dreapta pe pictograma aplicaţiei, ce are ca efect deschiderea ferestrei cu opţiuni şi se alege Open;

Figura 15. Fereastra de optiuni

Din meniul Start / All Programs selectând aplicaţia

I.2.5. Deconectarea şi închiderea sistemului

Pentru deconectarea sau închiderea sistemului se accesează butonul START şi apoi se alege opţiunea dorită.

18

Figura 16. Butonul Log Off

Deconectarea asigura ieşirea din sistem a utilizatorului curent cu posibilitatea conectării unui alt utilizator. Se face prin accesarea butonului Log Off. Deconectarea nu înseamnă inchiderea sistemului!

Sistemul se închide accesând butonul Shut Down. Acesta permite afişarea unei casete de dialog prin intermediul căreia utilizatorul are posibilitatea de a alege pentru una din variantele de oprire sau repornire a calculatorului, în funcţie de scopul stabilit, din lista afişată.

Figura 17. Fereastra Shut Down

Log Off - deconectarea unui utilizator;

Shut down - oprirea sistemului;

Restart – se va reporni sistemul;

Stand by - consumul de energie va fi redus şi va putea fi repornit rapid, fără a fi necesară încărcarea tuturor aplicaţiilor.

19

I.3. GESTIONAREA FIŞIERELOR

I.3.1. Operaţii specifice fişierelor

Un fişier reprezintă o colecţie arbitrară de date. Conţinutul unui fişier poate reprezenta: cifre, numere, tabele, text, desene, fotografii, animaţii, filme, sunete precum şi orice combinaţie între acestea.

În funcţie de conţinutul şi semnificaţia datelor dintr-un fişier acestea se creează într-unul dintre numeroasele formate predefinite. Tipul fişierului este dat de un sufix numit extensie (Ex: Nume_fişier.extensie). Numele unui fişier este setat de către utilizator.

La nivelul unui fişier sunt disponibile mai multe operaţii: creare, denumire, modificare, copiere, mutare, ştergere etc.

Deschiderea unui fişier se face în acelaşi mod ca şi lansarea unei aplicaţii. Începem prin localizarea fişierului în calculator. După ce se localizează fişierul se poate deschide prin dublu click stânga pe fişier, sau click dreapta şi din lista afişată se alege Open (deschide).

Figura 18. Lista de opţiuni - Open

Tipărirea fişierelor - presupune trimiterea conţinutului acelui fişier către imprimantă, pentru ca mai apoi sa poată fi tipărit. La click dreapta pe fişier, din lista de opţiuni se alege Print şi se va deschide fereastra de mai jos:

20

Figura 19. Setarea opţiunilor de tipărire

De aici se pot selecta paginile ce se vor printa:

All - toate paginile fisierului (documentului)

Current page - pagina curentă, opţiune folosită în cazul unui document cu mai multe pagini, pentru a tipări doar pagina pe care sunt poziţionat.

Pages - se completeză numărul paginii / paginilor care se printează;

Number of copies - numărul de exemplare.

Închiderea unui fisier de face prin apasarea “X” din partea dreaptă

sus a ferestrei în care vizualizez fişierul:

I.3.2. Operaţii cu foldere (directoare)

Pentru a putea organiza eficient fişierele le putem grupa intr-o structură denumită Folder sau Director

Folderul (directorul) este un dosar în care se pot grupa mai multe fişiere de acelaşi tip sau tipuri diferite. Acesta apare ca pictogramă sub forma de dosar .

Crearea unui folder se face prin click dreapta pe desktop sau în interiorul unui spaţiu de stocare (se poate crea un folder în cadrul unui alt folder existent). Din lista afişată se alege New - Folder. Se

21

creează un director cu nume presetat New Folder cu posibilitatea schimbării denumirii.

Figura 20. Crearea unui folder

Redenumirea unui folder:

După ce a folderul a fost creat, se apasă click dreapta şi se alege opţiunea Rename.

Figura 23. Redenumirea unui fişier

Copierea unui folder:

Se selectează folderul care urmează a fi copiat: click dreapta – se selectează opţiunea Copy. Apoi selectăm locaţia de destinaţie, apăsăm click dreapta şi alegem opţiunea Paste. Similar se poate copia şi un fişier.

22

Mutarea unui folder:

Se selectează folderul care urmează a fi mutat: click dreapta - Cut. În locaţia de destinaţie se dă click dreapta - Paste.

Ştergerea unui folder:

Se selectează folderul ce urmează a fi şters: click dreapta - Delete. La selectarea opţiunii de ştergere se va deschide o fereastră în care trebuie să confirmăm alegerea facută. Dupa ştergere folderul este mutat în Coşul de gunoi (Recycle Bin).

Sarcină de lucru

Creaţi un nou folder pe spaţiu de lucru – desktop

Redenumiţi folderul din New Folder in Tema

Copiaţi un fişier de pe Desktop, folosind opţiunea copy- paste în folderul creat

Creaţi un nou folder

Mutaţi intreg folderul Tema în folderul nou creat cu opţiunea Cut-Paste

23

REZOLVĂRI EXERCIŢII:

Exerciţiul 1. Răspunsuri posibile:

- Placa de bază

- Microprocesor

- Memorie

- Periferice de intrare şi de ieşire

Exerciţiul 2. Răspuns corect:

Memoria este de două categorii, memorie internă şi memorie externă.

Memoria internă intră in contact cu microprocesorul şi poate fi ROM sau RAM.

Memoria externă este folosită pentru stocarea datelor, pe o perioada nedeterminată. Exemple de medii de stocare: Harddisk, CD, DVD, dischetă, etc.


Echipamente de intrare: tastatura, mouse, scanner

Echipamente de ieşire: monitor, imprimantă, boxe


1. Prin click dreapta pe desktop, opţiunea New şi apoi Shortcut

2. Prin acţiunea de drag and drop pe o aplicaţie selectată din Meniu.

24

II. MIJLOACE MODERNE DE COMUNICARE –INTERNET ŞI EMAIL

II.1. INTERNET

Internet reprezintă acea reţea globală, accesibilă oricărui utilizator şi formată prin interconectarea a milioane de reţele de calculatoare din toată lumea cu ajutorul unor reguli specifice de comunicare, numite Protocoale: Transmission Control Protocol şi Internet Protocol denumite, pe scurt, TCP/IP.

Internetul îşi are originea în anul 1969, apărut ca urmare al unui proiect experimental al unei agenţii – Advanced Research Projects Agency (ARPA) – din cadrul Departamentului de Apărare al Statelor Unite. Proiectul iniţial, numit ARPANet, lega calculatoarele din Universitatea din California, Los Angeles (UCLA) cu cele ale Institutului de Cercetări din Standford (SRI) pentru ca mai apoi să fie conectate şi Universitatea din Utah precum şi cea din California, Santa Barbara. În anul 1981 reţeaua număra 213 noduri.

În 1990 Tim Berners-Lee, fizician la CERN Geneva, dezvoltă protocoalele de comunicaţie pentru World Wide Web, creând şi limbajul HTML (Hypertext Markup Language). Chiar dacă era iniţial un proiect destinat cercetătorilor din fizica atomică şi subatomică, descoperirile sale au făcut rapid epocă, pentru multă lume Internetul devenind sinonim cu World Wide Web-ul (WWW).

World Wide Web abreviat WWW, numit scurt şi web, în limba engleză înseamnă "reţea". WWW-ul este un sistem de documente şi informaţii de tip hipertext, legate între ele „cu scopul de a permite accesul universal la o mare diversitate de documente”

25

O pagină Web este un fişier HTML care conţine informaţii tip text, imagini, sunete, animaţii, video etc – ceea ce se afişează atunci când se „navighează” pe Internet. O colecţie de pagini Web corelate formează un site. În anul 1991 se raportează primele pagini Web vizibile "în lume", la laboratorul de fizică de la Stanford Linear Accelerator Center (SLAC). Unii consideră ca moment al apariţiei Web-ului anul 1994, când a fost lansat pe piaţă primul navigator performant.

Navigatorul Web sau Browserul este o aplicaţie software ce permite utilizatorilor să afişeze text, grafică, să redea video, muzică şi alte informaţii localizate pe o pagină de internet, dar şi să comunice cu ofertantul de informaţii şi chiar şi cu alţi utilizatori care accesează acea pagină.

Unele dintre cele mai cunoscute browsere web sunt:

Microsoft Internet Explorer

Mozilla Firefox

Google Chrome

Apple Safari

Opera Software - Opera

Mozilla Camino

Exerciţiul 1

Ce reprezintă WWW?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Exerciţiul 2

Daţi exemple de 3 browsere.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


26

Sarcină de lucru

Identificaţi, pe ecranul calculatorului, pictograma corespunzătoare

browserului Internet Explorer . Prin dublu click acţionat asupra acestei pictograme, lansaţi aplicaţia.

Figura 21. Browserul Internet Explorer

Majoritatea browserelor au mai multe elemente comune:

- Butoanele Back şi Forward – care permit utilizatorului explorarea paginilor înainte şi înapoi

- Butoanele Refresh sau Reload – prin acţionarea cărora se reactualizează conţinutul paginii curente

- Butonul Stop – folosit pentru a opri încărcarea unei pagini. În anumite browsere funcţionalitatea acestui buton este integrată în butonul Reload.

- Butonul Home – utilizat pentru a încarcă pagina setată pentru a fi implicită. Pagina implicită este cea care se încarcă la pornirea aplicaţiei.

- Bara de adrese – în care utilizatorul scrie adresa paginii Web dorită a fi afişată.

- Bara de status – care arată progresul încărcării unei pagini.

27

Figura 22. Componentele unui browser

Internetul pune la dispoziţia utilizatorului o multitudine de informaţii în formate diverse: aplicaţii, documente, imagini, fişiere multimedia etc. De cele mai multe ori o localizare precisă a celor care interesează, este extrem de dificilă. În ajutorul utilizatorilor vin motoarele de căutare.

Motoarele de căutare sunt programe specifice care accesează continuu şi automat Internetul. Acestea sunt menite să minimizeze timpul de acces, localizare şi prezentare a informaţiilor dorite de utilizatori. Sunt folosite pentru a facilita căutarea informaţiilor pe Internet.

Printre cele mai utilizate motoare de căutare se numără:

Google - http://www.google.ro/

Yahoo - http://www.yahoo.com/

Bing - http://www.bing.com/

Ask - http://www.ask.com/ .

Sarcină de lucru

28

Să presupunem că un utilizator, doreşte să afle mai multe informaţii despre SIVECO România SA, dar nu cunoaşte adresa de internet a acestei firme. Întrebarea este cum poate accesa datele de care are nevoie.

Prin dublu click asupra pictogramei corespunzătoare browserului Internet Explorer, porniţi aplicaţia.

În bara de adrese tastaţi adresa motorului de căutare Google şi apăsaţi tasta Enter. Imaginea afişată va fi similară cu cea de mai jos.

Figura 23. Browserul de căutare Google

În câmpul de căutare se vor introduce următoarele cuvinte: SIVECO Romania

Figura 27. Cuvinte cheie într-un motor de căutare

După apăsarea butonului Căutare Google se va afişa o pagină cu legături (linkuri) către toate paginile web care conţin, fie în titlu, fie în conţinut, cuvintele introduse care sunt evidenţiate.

29

Figura 24. Rezultate motor de căutare

Ca urmare a criteriilor de prioritizare ale motorului de căutare, adresa SIVECO România SA este prima în lista afişată. Cu un simplu click asupra linkului http://www.siveco.ro/web/ se va deschide pagina principală a firmei.

Figura 25. Site-ul SIVECO România SA

30

II.2. TOTUL DESPRE EMAIL

E-mail sau poştă electronică reprezintă acel sistem care permite transmiterea sau primirea de mesaje prin intermediul Internetului.

Emailul îşi are începuturile anterior ARPANet-ului. Nu se poate spune că Internetul a fost niciodată inventat ci că a evoluat de la cele mai simple date. Iniţial, emailul era o caracteristică avansată a ceea ce, în prezent, numim un director, în care se lăsau mesaje pentru un alt utilizator. Acest director era vizibil utilizatorilor în momentul conectării (logării).

Astfel, înainte de apariţia Internet-ului, emailul se folosea doar pentru a trimite mesaje unor utilizatori diferiţi ale aceluiaşi computer. În momentul în care calculatoarele au început să comunice între ele, problema a devenit puţin mai complexă. Ca şi în cazul sistemului poştal uzual, pentru a putea fi trimis un mesaj între două calculatoare ce se găsesc într-o reţea, era necesar un „plic” ce conţinea corpul mesajului dar şi o „adresă” care indica destinatarul mesajului.

Din această cauză ARPANet a avut o contribuţie majoră în dezvoltarea serviciului de email. În 1972 Ray Tomlinson a implementat un sistem email bazat pe reţeaua ARPANet. El este cel care a ales simbolul „@” pentru trimiterea în conjuncţie a mesajelor de la un calculator la altul. Ca urmare a acestor inovări, Ray Tomlinson este considerat de mulţi, inventatorul emailului.

De aici lucrurile evoluează rapid: mai întâi se inventează un sistem bazat pe directoare (foldere) pentru emailuri, pentru ca ulterior să apară necesitatea dezvoltării de software specific pentru organizarea acestora.

O primă funcţionalitate dezvoltată atunci când au apărut calculatoarele personale (Personal Computers sau PC) au fost „cititorii offline”. Aceştia permiteau utilizatorilor de email să stocheze emailurile pe calculatoarele proprii, să le citească şi să pregătească mesaje de răspuns fără a fi conectat direct la Internet – aşa cum este Microsoft Outlook în zilele noastre. Această facilitate s-a dovedit utilă mai ales în acele regiuni unde accesul la Internet se realiza prin dial-up, iar serviciul de telefonie era destul de costisitor.

Odată cu World Wide Web-ul, emailul începe să se prezinte cu interfeţe web prietenoase, asigurate de furnizori (provider) precum Yahoo, Hotmail, Google etc. Astfel, în ciuda a aceea ce WWW-ul oferă, emailul rămâne cea mai importantă aplicaţie a Internet-ului, cea

31

mai des utilizată facilitate a acestuia. În prezent mai mult de 600 milioane de oameni din întreaga lume folosesc serviciul de email.

II.2.1. Crearea unei adrese de email

Sarcină de lucru

Se doreşte crearea unei adrese de email pentru utilizatorul Popescu Vasile-Marian. Urmând paşii prezentaţi mai jos şi folosind furnizorul Yahoo, creaţi propria adresă de email:

1. Se porneşte aplicaţia Internet Explorer.

2. În bara de adrese se tastează adresa: http://www.yahoo.com/

3. În partea stânga a paginii afişate, se alege Yahoo!Mail, aşa cum se arată în imaginea următoare.

Figura 26. Pagina www.yahoo.com

4. În pagina afişată se alege Create New Account pentru a crea o adresă nouă

32

Figura 27. Creare adresă email

5. Se completează câmpurile cerute cu informaţiile corespunzătoare. Pe măsură ce se introduc, datele se şi verifică în mod automat.

Într-o primă etapă sunt cerute informaţii cu caracter personal: nume, prenume, data naşterii, ţara de origine, codul poştal. Unele dintre aceste câmpuri nu sunt obligatorii însă sunt necesare pentru ca Yahoo să vă furnizeze conţinut din regiunea dumneavoastră.

Figura 28. Creare adresă email - introducere date personale

Ulterior se vor solicită date cu privire la crearea contului (a utilizatorului Yahoo): cum să se numească contul şi va fi definită parola. Deoarece sunt o multitudine de utilizatori, este posibil ca ceea ce se introduce ca denumire de cont de email să fie deja atribuită. Yahoo sugerează posibile nume de utilizator care, în acel moment, sunt disponibile.

33

În câmpul „Password” se introduce parola dorită pentru cont.

Figura 29. Creare adresă email - introducere date cont

Pentru utilizatorul Popescu Vasile, s-a creat, în figura de mai sus adresa de email: [email protected] şi s-a introdus o parolă.

Este de preferat ca atât contul creat cât şi parola introdusă să fie cât mai uşor de reţinut. Pe de altă parte, se recomandă ca parola introdusă să nu fie uşor de ghicit. Astfel, contează dacă parola conţine litere mari sau mici, cifre, diverse simboluri.

Mai departe, Yahoo solicită să fie definite anumite informaţii, extrem de necesare în cazul în care ID-ul (denumirea contului de email) sau parola este uitată. Astfel se solicită introducerea unei adrese alternative de email pe care vor fi trimise, selectarea sau introducerea a 2 întrebări secrete care vor fi puse atunci când se încearcă reamintirea informaţiilor uitate, precum şi răspunsurile la acestea.

Figura 30. Creare adresă email - informaţii suplimentare

La final, Yahoo solicită introducerea unor caractere ca o măsura de securitate.

34

Figura 31. Creare adresă email - introducere cod de securitate

Adresa este creată automat în momentul în care se acţionează butonul Create My Account.

35

Figura 32. Creare adresă email - Mesaj de confirmare al contului creat

Pentru a citi, compune sau trimite mesaje folosind adresa nou creată, se reiau paşii 1, 2 şi 3 anterior descrişi şi se introduc datele cerute în câmpurile Yahoo!ID – în cazul prezentat vasile_popescu_marian şi Password.

36

Figura 33. Accesare adresă de email

Odată accesat contul de email, se pot citi mesaje – prin simplu click asupra acestora, se pot compune mesaje noi – folosind butonul New, se poate răspunde la mesaje – folosind butonul Reply.

Prin accesarea butonului New, va apare o fereastră nouă în care se vor introduce:

în câmpul To: adresa de email a destinatarului

în câmpul CC (numit şi carbon copy sau copie la indigo): se introduc adresele de email ale persoanelor cărora dorim să le aducem la cunoştinţă mesajul trimis. Persoanele ale căror adrese sunt trecute în câmpul Cc: se mai numesc "destinatarii secundari".

Opţional, în câmpul BCC (prescurtarea de la Blind Carbon Copy sau copie confidenţală), vizibil dacă se apasă butonul Show BCC: ca şi în cazul precedent, câmpul poate cuprinde adresele unor destinatari secundari. Diferenţa faţă de copia simplă constă în faptul că destinatarii primari şi secundari ai mesajului nu vor şti că mesajul este recepţionat de aceşti corespondenţi.

În câmpul Subject: titlul mesajului

conţinutul mesajului în câmpul gol.

37

Figura 34. Compunere mesaj nou

Pentru a răspunde la un mesaj, după click pe mesajul primit, se va apăsa butonul Reply.

Figura 35. Utilizarea butonului Reply pentru a răspunde unui mesaj

După acţionarea butonului, va apare o fereastră în care câmpurile To şi Subject sunt precompletate, iar câmpul mesajului conţine şi mesajul primit, deasupra căruia se va putea introduce textul de răspuns.

Similar celor descrise anterior, se pot crea conturi pentru Google Mail accesând adresa https://mail.google.com/, pentru Hotmail la adresa http://www.hotmail.com sau pentru orice alt site.

38

II.2.2. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook este un program de poştă electronică şi face parte din suita Office, dezvoltată de compania Microsoft. De asemenea, acesta oferă un mediu unic atât pentru email cât şi pentru gestionarea calendarelor, a persoanelor de contact, a informaţiilor personale.

Programul poate fi accesat urmând calea: Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Office Outlook 2007 sau accesând

pictograma de pe ecranul calculatorului.

Figura 36. Programul de poştă electronică - Microsoft Outlook

Microsoft Outlook este utilizat îndeosebi în organizaţii corporatiste însă poate fi întrebuinţat cu uşurinţă de către orice utilizator. Una din facilităţile oferite de acest program este posibilitatea lucrului concomitent cu două sau mai multe adrese de email ale aceluiaşi furnizor sau ale unor furnizori diferiţi: Yahoo, Gmail, Hotmail etc.

Configurările Microsoft Outlook, necesare pentru a putea accesa aceste căsuţe de email de la Yahoo, Gmail sau Hotmail, sunt explicate pe larg la adresa:

39

http://office.microsoft.com/ro-ro/outlook-help/CL010072910.aspx?CTT=97 - pentru utilizarea Outlook cu Yahoo! Mail

II.2.2.1 Crearea unui mesaj nou

Sarcină de lucru

Utilizând link-ul menţionat anterior, configuraţi Microsoft Outlook pentru accesarea adresei de email.

Urmând indicaţiile următoare, trimiteţi un mail către un prieten.

Pentru a trimite un email folosind Microsoft Outlook se poate utiliza una din următoarele căi:

1. se accesează meniul File / New / Mail message

2. se acţionează butonul New / Mail message

3. se apasă concomitent tastele Ctrl + N.

Figura 37. Mesaj nou

40

4. Ulterior se vor introduce: adresa de email a destinatarului, subiectul şi conţinutul mesajului. Emailul va fi trimis după apăsarea butonului Send.

Figura 38. Creare mesaj nou

Unui mesaj primit i se poate răspunde folosind unul dintre butoanele:

Reply – pentru a răspunde destinatarului (cel menţionat în câmpul To)

Reply to All – pentru a răspunde tuturor destinatarilor (atât cei din câmpul To cât şi cei menţionaţi în câmpul CC)

Forward – pentru a trimite emailul mai departe, altor destinatari.

Figura 39. Butoanele “Replay”, “Replay all” “Forward”

II.2.2.2 Organizarea căsuţei de email

Emailurile primite pot fi organizate, în cadrul Inbox-ului, într-o structură de directoare. Pentru a crea un folder (director) nou, se apasă click dreapta asupra Inbox-ului şi se alege New Folder.

41

Figura 40. Organizarea căsuţei de email - creare directoare

Emailurile pot fi mutate din Inbox într-unul din directoare prin Drag and Drop (se menţine click stânga pe emailul care se doreşte mutat şi se “trage” în folderul dorit) sau folosind reguli cu ajutorul cărora emailul primit de la o anumită persoană se va muta automat în folderul dorit.

Pentru a crea o regulă nouă din meniul Tools se alege Rules and Alerts, ca în imaginea de mai jos:

42

Figura 41. Utilizare Rules and Alerts

În fereastra nou apărută se apasă New Rule ... pentru a începe configurarea noii reguli. Astfel:

se pot muta mesaje de la un anumit destinatar sau de la o listă de distribuţie, într-un anumit folder;

se pot muta mesaje ce conţin anumite cuvinte în subiect, într-un folder specific;

se pot şterge emailuri cu anumite cuvinte în subiect

se pot marca emailuri cu steaguri de culori diferite, pentru atenţionare.

43

Figura 42. Organizare căsuţă de email prin utilizarea regulilor

Sarcină de lucru

1.Creaţi, în cadrul Inbox-ului, un folder denumit „Colegi”.

2. Configuraţi două reguli astfel:

- prima regulă cu ajutorul căreia toate mailurile ce au in subiect cuvantul BUNA sa fie mutate automat in folderul „Colegi”.

-să se şteargă automat toate mailurile care conţin în subiect cuvântul STERS

II.2.2.3 Gestionarea contactelor

Microsoft Outlook oferă posibilitatea gestionării persoanelor de contact şi a informaţiilor persnale. Pentru a introduce, căuta, modifica sau vizualiza lista contactelor se poate urma unul din paşii descrişi în cele ce urmează:

1. se alege opţiunea Contacts din partea stângă a ferestrei principale a Microsoft Outlook

44

2. din meniul Go se alege Contacts

3. se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl + 3.

Figura 43. Definire contacte

4. Ulterior, prin apăsarea butonului New / Contact sau a combinaţiei de taste Ctrl+N, va apare o fereastră în care se completează datele persoanei care se doreşte a fi salvată în lista de contacte.

45

Figura 44. Introducere contact nou

Odată introduse, datele unei persoane de contact pot fi folosite cu uşurinţă în momentul conceperii unui email. Astfel, dacă se apasă butonul To, din fereastra nou apărută se poate alege persoana căreia i se trimite mesajul.

46

Figura 45. Selectare contact definit în lista de contacte

Sarcină de lucru

În lista de contacte adăugaţi adresele a 3 prienteni.

Folosind opţiunea To şi Cc (din fereastra de creare a unui mail nou) trimite-ţi un mail către 2 persoane.

II.2.2.4 Utilizarea Calendarului

Calendarul integrat în Microsoft Outlook oferă posibilitatea creării unei agende electronice pentru organizarea şi crearea întâlnirilor, programărilor sau a evenimentelor.

Programarea (Appointment) este acel eveniment ce ne priveşte personal, ce are loc o singură dată pe zi la o ora fixată. O întâlnire (meeting) este o programare la care urmează să participe mai multe persoane.

Sarcină de lucru

Pentru accesarea Calendarului se poate urma unul dintre paşii descrişi în cele ce urmează:

1. se alege opţiunea Calendar din partea stângă a ferestrei principale a Microsoft Outlook

2. din meniul Go se alege Calendar

3. se apasă simultan combinaţia de taste Ctrl + 2

47

Figura 46. Accesare calendar

Pentru organizarea unei întâlniri, sunt necesare trei elemente de bază: un organizator, participanţi şi o amplasare. Există mai multe posibilităţi pentru a stabili o întâlnire, pornind de la o programare, în Microsoft Outlook:

1. se accesează meniul Actions / New Appointment

2. se acţionează butonul New / Appointment

3. se dă dublu click pe un interval orar din fereastra implicită a calendarului

48

Figura 47. Creare întâlnire

În fereastra apărută se introduc primele date ale întâlnirii: subiectul întâlnirii (câmpul Subject), locaţia (câmpul Location), localizarea în timp – data de start, de finalizare, ora de început şi de sfârşit. De asemenea se poate specifica şi un timp de reamintire a întâlnirii, înainte ca aceasta să aibă loc (câmpul Reminder).

Figura 48. Introducere date întâlnire

Participanţii la întâlnire se introduc la accesarea butonului Scheduling. Într-o întâlnire Outlook fiecare persoană implicată are un rol clar care dictează ce face acea persoană şi ce grad de control are. Astfel există participanţi obligatorii (Required Attendee) şi participanţi opţionali (Optional Attendee). La acestea se adaugă resursele – echipamente sau săli.

Figura 49. Scheduling

49

Resursele se pot adăuga direct din lista de contacte prin apăsarea butonului Add Others şi selectarea opţiunii Add from Address Book.

Figura 50. Adăugare participanţi

După adăugarea participanţilor se apasă butonul Send şi astfel organizatorul întâlnirii le trimite participanţilor o solicitare de întâlnire. Solicitarea merge atât în Inbox-urile cât şi în calendarele participanţilor.

Sarcină de lucru

Organizaţi o întâlnire la care sa fie invitate 4 persoane din lista de contacte, 2 persoane obligatoriu şi 2 persoane optional. Configuraţi această întâlnirea în aşa fel încât să dureze 2 ore. Configuraţi întâlnirea astfel încât invitaţii să primească reminder pe mail înainte cu 30 min de începerea şedinţei.



WWW reprezintă o structură de documente şi informaţii legate între ele având scopul de a permite accesul la o mare diversitate de documente.

50

Exerciţiul 2. Răspunsuri corecte:

Microsoft Internet Explorer

Mozila Firefox

Google Chrome

Opera

Apple Safari

III. MICROSOFT WORD 2007

Aplicaţia Microsoft Word 2007 este un editor de texte complex şi eficient care oferă instrumentele necesare pentru a produce documente de diferite tipuri de la scrisori şi referate, la cărţi şi pagini Web. Documentele rezultate pot fi printate, transmise prin email şi fax sau vizualizate pe Internet ca pagini Web.

Această aplicaţie vă ajută să creaţi documente text care includ imagini, ecuaţii matematice, tabele sau simboluri grafice.

III.1. UTILIZAREA PROCESORULUI DE TEXTE WORD

III.1.1. Lansarea aplicaţiei

Pentru a lansa aplicaţia Word puteţi folosi una dintre cele trei opţiuni:

- click pe Start / All Programs / Microsoft Office / Microsoft Word 2007

51

- dublu click pe shortcut-ul Word de pe desktop

- accesând un fişier text din Windows Explorer

Figura 51. Deschiderea aplicaţiei Microsoft WORD 2007

III.1.2. Interfaţa Microsoft Office Word

Deoarece Microsoft Office Word poate fi personalizat, fereastra aplicaţiei poate arăta diferit de la un utilizator la altul, dar ea prezintă toate elementele cunoscute ale ferestrelor.

Fereastra aplicaţiei prezintă un document nou cu numele Document1 aşa cum apare în figura următoare.

Figura 52. Pagina de început

Fiecare document va avea una sau mai multe pagini.

52

Pentru a vă familiariza cu interfaţa, vom enumera unele dintre cele mai importante elemente:

Bara de titlu apare în partea de sus unde aveţi denumirea documentului curent (Document 1) şi următoarele butoane:

- minimizare (respectiv maximizare ),

- redimensionare şi

- închidere aplicaţie.

Meniul de comenzi cuprinde Tab-urile: Home, Insert, Page Layout, Referneces, Mailings, Review,View

Bara de instrumente permite accesarea rapidă a unor comenzi uzuale din meniuri. Aceste comenzi sunt reprezentate prin icon-uri.

Suprafaţa de lucru efectiv este spaţiul unde se scrie textul, se adaugă imagini sau tabele. Această suprafaţă este delimitată de două rigle de poziţionare, o riglă verticală şi una orizontală.

Bara de stare afişează informaţii legate de modul de editare şi parametrii documentului (numărul de pagini, pagina curentă, dimensiunea dintre rânduri, limba selectată ş.a.m.d).

Lucrarea Document1 are implicit o pagină. Pagina următoare apare automat atunci când se umple cu informaţie prima pagină. La dorinţa utilizatorului se poate adăuga oricând o pagină nouă folosind combinaţia de taste Ctrl + Enter.

Este important unde se află cursorul text (punctul de inserţie) în pagină, în momentul inserării unei pagini noi prin acest procedeu. Cursorul text apare sub forma unei liniuţe verticale pulsatoare.

Exerciţiul 1:

Care dintre următoarele zone ale ferestrei aplicaţiei Word

afişează numărul de pagini şi pagina curentă a documentului curent deschis?

1. Bara de stare

2. Bara de instrumente

3. Bara de titlu

4. Bara de instrumente

53


III.1.3. Deschiderea unui document existent

Această operaţie poate fi folosită numai dacă există un fişier text creat anterior şi salvat pe hard disk.

Pentru a deschide fişierul existent, este necesar să urmaţi paşii:

- Click pe iconiţa din stânga sus şi apoi opţiunea Open

Figura 53. Deschiderea documentelor

Acelaşi lucru se poate obţine şi prin combinaţia de taste Ctrl+O

- Selectaţi fişierul dorit urmând calea unde este salvat pe hard disk (exemplu: C:\Documents and Settings\Administrator\My Computer\Cerere)

- Click pe butonul .

III.1.4. Salvarea unui document word

Salvarea documentului curent se poate realiza în orice moment. Pentru prima salvare, utilizatorul va trebui să denumească documentul şi să aleagă destinaţia unde va fi salvat; orice salvare ulterioară va păstra cele două setări iniţiale (nume fişier şi locaţia unde se află pe hard disk). Pentru a salva documentul curent urmaţi paşii:

- Click pe meniul şi apoi opţiunea Save

54

Figura 54. Deschiderea documentelor

- urmaţi calea unde doriţi să salvaţi fişierul (exemplu: Desktop)

- click pe butonul .

Aplicaţia oferă posibilitatea salvării documentului curent într-o altă locaţie pe hard disk şi cu o altă denumire. Acest lucru se realizează prin comanda Save as. La opţiunea Save As putem alege dacă documentul va fi salvat ca şi un Word 2007 sau dacă acest document va fi salvat intr-un mod care permite citirea şi cu versiuni mai vechi Word 97-2003.

Figura 55. Salvarea unui document

55

Exerciţiul 2:

Pentru a salva documentul într-un format ce poate fi citit şi cu versiuni mai vechi ale Microsoft Word folosiţi comanda:

1. Salvare (Save)

2. Salvare ca (Save as) cu Word Document

3. Salvare ca (Save as) cu Word 97-2003 Document

Rezolvările exerciţiilor se găsesc la finalul acestui capitol!

III.1.5. Crearea unui document word

Pentru a crea un nou document Word accesaţi meniul

Pentru a crea un document nou, pentru a deschide sau a salva un document se pot folosi şi comenzile rapide de la tastatură:

Ctrl+N – document nou

Ctrl+O – deschidere document (open)

Ctrl+S – salvare document

III.1.6. Închiderea documentelor

Fereastra documentului activ se închide astfel:

- Click pe meniul şi opţiunea Close

- Click pe butonul Close.

Dacă fişierul nu a fost salvat sau dacă s-au operat modificări de la ultima salvare atunci veţi fi întrebaţi dacă doriţi să salvaţi sau nu.

56

Figura 56. Salvarea documentului înaintea închiderii aplicaţiei

III.2. OPERAŢII DE BAZĂ NECESARE PENTRU PRELUCRAREA

TEXTELOR

III.2.1. Iniţializarea paginii de lucru

Iniţializarea paginii se realizează din meniul Page Layout. Această opţiune este structurată pe mai multe părţi: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange

Figura 57. Iniţializarea paginii de lucru

- Tab-ul Page Setup - puteţi seta manual marginile paginii Margins, orientarea paginii Orientation, dimensiunea paginii Size şi numărul de coloane

În tab-ul Margins dacă se alege opţiunea Custom Margins se dechide fereastra Page Setup similară cu fereastra de setare a caracteristicilor paginilor din versiuni mai vechi a Microsoft Word.

57

Figura 58. Iniţializarea paginii de lucru

-Tab-ul Paragraph permite setarea spaţiilor dintre paragrafe şi a distanţelor faţa de marginile spaţiului de lucru

III.2.2. Selectarea informaţiilor

Înainte de a muta, copia, formata sau de a efectua alte operaţii cu un text acesta trebuie mai întâi selectat. Word permite selectarea textului care se află în secvenţă (consecutiv) cât şi a blocurilor (secvenţelor) de text care nu sunt consecutive.

Selectarea textului în Word se realizează făcând click cu mouse-ul la o extremitate a textului care se doreşte a fi în selecţie şi apoi glisând mouse-ul până la cealaltă extremitate a textului.

De asemenea, puteţi selecta zone de text poziţionând cursorul text la începutul zonei respective şi apăsând tasta Shift împreună cu tastele cu săgeţi în sensul selecţiei.

Pe lângă aceste modalităţi de selecţie există variante mai rapide, unele dintre acestea fiind prezentate în continuare.

Un cuvânt se selectează dacă se execută dublu-click pe cuvântul respectiv.

O propoziţie se selectează prin Ctrl + click oriunde în interiorul propoziţiei.

Selectarea unui număr de rânduri se face astfel: se mută cursorul mouse-ului pe marginea din stânga a primului rând, apoi se execută

58

click şi se glisează mouse-ul (în zona din stânga) în dreptul rândurilor ce se doresc a fi în selecţie.

Un paragraf se poate selecta executând triplu click în interiorul lui sau dublu click în stânga lui.

Pentru selectarea întregului text există trei variante:

- se accesează meniul Home-Select-Select all sau

Figura 59. Optiunea Select

- se dă triplu click în stânga textului sau

- folosind combinaţia de taste Ctrl + A

Pentru a deselecta zona selectată se execută un click în document sau se apasă o tastă săgeată.

III.2.3. Copierea, mutarea, ştergerea

Copierea - Această comandă se foloseşte pentru a copia o informaţie din document şi folosirea ei într-un alt loc (în acelaşi document sau într-un alt document). Pentru a copia un fragment din document, este necesar ca mai întâi să-l selectaţi, iar apoi să accesaţi butonul din dreapta al mouse-ului. Din lista accesată, accesaţi Copy. O altă metodă este folosirea combinaţiei de taste Ctrl + C .

Pentru a lipi informaţia copiată, accesaţi locul unde va fi lipită, apăsaţi butonul din dreapta al mouse-ul, iar din lista alegeţi comanda Paste sau folosiţi combinaţia de taste Ctrl + V

Mutarea - Pentru a muta o informaţie din document, selectaţi fragmentul care doriţi să-1 mutaţi, apăsaţi butonul din dreapta al mouse-ului şi accesaţi comanda Cut sau folosiţi Ctrl + X

Ştergerea informaţiilor selectate se realizează prin apăsarea tastei Delete.

59

Aceste comenzi le găsiţi şi în meniul Home pe bara de instrumente.

Figura 60. Prezentare comenzi tăiere, copiere, lipire

Sarcină de lucru:

1. Deschideţi un document nou Word

2. Salvaţi documentul cu numele Exerciţiul 1

3. Scrieţi in document următoarea frază: “Acest text trebuie copiat. Acest text trebuie mutat.”

4. Deschideţi un nou document Word şi salvaţi documentul cu numele Exerciţiul 2.

5. Selectaţi din primul document textul “Acest text trebuie copiat.” Şi copiaţi acest text in documentul Exerciţiul 2.

6. Selectaţi din primul document textul “Acest text trebuie mutat.” Şi mutaţi acest text in documentul Exerciţiul 2.

7. Salvaţi din nou cele 2 documente şi închideţi editorul Word.

III.2.4. Căutarea şi înlocuirea informaţiilor

Găsirea şi înlocuirea unor fragmente de text este una dintre cele mai rapide modalităţi de a efectua modificări repetitive asupra unui document.

Căutare - Comanda Find (găsire) se referă la identificarea poziţiei unui şir de caractere, iar Replace (înlocuire) înlocuieşte şirul de caractere (porţiune de text) găsit cu unul nou.

Pentru utilizarea acestor comenzi, se alege meniul Home / Find

60

şi în fereastra care se deschide se introduce şirul de caractere ce se doreşte a fi găsit în caseta Find what (de găsit) şi se apasă butonul Find Next (următorul găsit). La fiecare găsire a şirului de caractere căutat, procesul de căutare se opreşte, textul găsit fiind selectat. Prin apăsarea butonului Find Next procesul de căutare continuă.

Figura 61. Fereastră Căutare

Înlocuirea - În unele cazuri este necesar ca textul găsit să fie înlocuit cu un altul. Pentru aceasta se alege Home / Replace. Se introduce şirul de caractere ce se doreşte a fi găsit în caseta Find what iar în caseta Replace with (înlocuire cu) se introduce textul cu care se face înlocuirea. Se începe căutarea cu click pe Find Next. Cu click pe butonul Replace (înlocuire) textele găsite se vor înlocui unul câte unul, iar dacă în unele locuri nu se doreşte substituirea textului găsit, se apasă butonul Find Next; cu click pe butonul Replace All (înlocuire peste tot) înlocuirea se va face automat în tot documentul.

61

Figura 62. Fereastră Înlocuire

Căutarea şi înlocuirea informaţiilor din document are şi o secţiune avansată. Aceasta se poate vizualiza din fereastra Find and Replace, accesând butonul More. De exemplu, dacă se bifează opţiunea Match case atunci la găsirea textului se va fi ţine cont de tipul literelor (majuscule şi minuscule).

III.2.5. Folosirea comenzilor Undo şi Redo

În cazul în care aţi tastat un text greşit, sau aţi dat o comandă greşită aveţi posibilitatea să anulaţi aceste acţiuni prin comanda Undo. Comanda Redo inversează acţiunea comenzii pentru anulare, adică anulează ultimul Undo, sau ultimele Undo. Redo se utilizează în cazul în care nu aţi intenţionat să anulaţi o acţiune, şi are ca efect revenirea la situaţia dinainte de a da comanda Undo.

Aveţi acces la comenzile Undo şi Redo prin taste rapide (Undo=Ctrl+Z; Redo=Ctrl+Y ), folosind bara de instrumente

.

Pentru a anula / reface mai multe acţiuni, faceţi click pe săgeata din dreapta butonului Undo / Redo; va apărea o listă cu cele mai recente acţiuni pe care Microsoft Word le poate anula / reface. Apoi, faceţi click pe acţiunea pe care doriţi să o anulaţi / refaceţi. Dacă nu vedeţi acţiunea în listă, pentru a o vizualiza, utilizaţi bara de derulare asociată listei.

Când anulaţi sau refaceţi o acţiune din listă, se anulează / refac de asemenea, toate acţiunile situate înaintea ei.

Dacă nu se poate reface ultima anulare atunci numele butonului se schimbă în Can`t Redo.

Butonul Redo apare numai după o anulare.

III.3. FORMATAREA TEXTULUI

III.3.1. Introducerea caracterelor speciale, a simbolurilor

Prin caracter special înţelegem orice caracter care nu apare pe tastatură. De exemplu € № ® ά ≈ ∂ ∏ sunt caractere speciale.

62

Pentru a introduce în document caractere speciale sau simboluri parcurgeţi paşii:

1. Plasaţi cursorul text în locul unde doriţi să inseraţi caracterul

2. Accesaţi meniul Insert / Symbol – More Symbols...

Figura 63. Insert Symbol

3. O să se deschidă următoarea fereastră

Figura 64. Fereastra Symbol

4. Accesaţi unul din cele două tab-uri Symbols sau Special Characters

5. În lista caracterelor şi simbolurilor, daţi click pe simbolul dorit, apoi click pe butonul Insert.

63

III.3.2. Formatarea caracterelor

Formatarea textului se referă atât la alegerea tipului de font, a stilului fontului, a dimensiunii sau culorii lui, cât şi la alegerea distanţei (spaţierii) dintre caractere.

Înainte de face orice formatare textul trebuie selectat. Dacă nu este selectat un text, atunci formatările stabilite se vor aplica textului care se va introduce începând cu poziţia curentă a cursorului text (punctului de inserţie).

Formatările se realizează din meniul Home – Font, iar comenzile de formatare se află pe bara de instrumente.

Figura 65. Fereastra Font

III.3.2.1 Schimbarea aspectului textului: dimensiune şi tip font

Pentru a schimbarea tipului de font aplicat textului urmaţi paşii:

- Se selectează textul ce urmează să se modifice

- Din bara de instrumente accesaţi lista fonturilor

- Alegeţi tipul de font pe care doriţi să-l folosiţi.

64

Figura 66. Alegerea fontului

III.3.2.2 Schimbarea dimensiunii (mărimii) fontului aplicat

Şi în acest caz puteţi folosi din bara de instrumente din Opţiunea Font

Figura 67. Schimbarea dimensiunii fontului aplicat

65

III.3.3. Folosirea formatării textului de tip: Bold, Italic, Underline

Grupul Font conţine butoane care permit scrierea cu caractere îngroşate, italice sau subliniate.

1. Cum aplicăm formatare de tip Bold ( îngroşată) ?

- Selectăm textul pe care dorim să-l modificăm.

- pe bara de instrumente facem click pe butonul Bold , sau folosind combinaţia de taste Ctrl+B

2. Cum aplicăm formatare de tip Italic (cursivă) ?


- pe bara de instrumente facem click pe butonul Italic sau folosim combinaţia de taste Ctrl+I

3. Cum aplicăm formatare de tip Underline (subliniere) ?


- pe bara de instrumente facem click pe butonul Underline sau folosim combinaţia de taste Ctrl+U

Dacă doriţi un anumit model de subliniere atunci îl selectaţi din lista derulantă Subliniere (Underline) care apare la click pe săgeata din dreapta butonului.

Exerciţiul 3:

Într-un document, textul poate fi formatat în fonturi diferite? Care e numărul maxim de fonturi ce pot fi folosite într-un singur document?


III.3.4. Alinierea textului în cadrul documentului

La introducerea textului în document, trecerea la o altă linie se realizează automat, în momentul în care cursorul text (punctul de inserţie) ajunge la capătul liniei.

66

Totuşi există numeroase situaţii în care indiferent de formatările aplicate textului, se doreşte ca un anumit aliniat să înceapă întotdeauna într-o linie nouă. Din perspectiva Microsoft Word acest lucru se realizează inserând un nou paragraf.

Un paragraf nou se introduce prin apăsarea tastei Enter. Aceasta provoacă o întrerupere de linie în text (în poziţia în care se află punctul de inserţie) şi trecerea cursorului text (punctul de inserţie) la linia următoare.

Altfel spus Paragraful reprezintă textul introdus între două apăsări consecutive ale tastei Enter. Word-ul tratează fiecare paragraf ca o entitate separată, ce are informaţii proprii de formatare.

Alinierea orizontală a textului dintr-un paragraf determină aspectul marginilor liniilor paragrafului: aliniere la stânga, aliniere la dreapta, la centru sau aliniere stânga-dreapta. Opţiunile de formatare se

regăsesc in meniul Home – Paragraph

Align Left (alinierea textului la stânga) - liniile paragrafului vor fi aliniate în partea stângă.

Align Right (alinierea textului la dreapta) - liniile paragrafului vor fi aliniate în partea dreaptă.

Center (aliniere centru) - liniile paragrafului vor fi centrate.

Justify (stânga-dreapta) - liniile paragrafului vor fi aliniate atât în partea stângă cât şi în partea dreaptă (spaţiile dintre cuvintele textului selectat vor fi condensate sau extinse).

III.3.5. Indentarea şi spaţierea rândurilor unui paragraf

Liniile cu text ale unui paragraf se întind în mod obişnuit de la marginea din stânga a paginii până la marginea din dreapta. În unele situaţii dorim ca anumite paragrafe să aibă o aliniere diferită de a celorlalte (de exemplu să înceapă mai din interiorul marginilor paginii, sau să se termine înainte de marginea din dreapta a paginii). Acest lucru se poate face prin operaţia de indentare.

Indentarea stabileşte distanţa la care se află un paragraf faţă de marginea din stânga şi faţă de marginea din dreapta. Există de asemenea posibilitatea de a crea o indentare diferită pentru prima linie din paragraf faţă de celelalte linii (sau un indent agăţat, în care prima linie a paragrafului nu este indentată, iar restul liniilor sunt).

67

Aplicaţia Word vă pune la dispoziţie mai multe modalităţi de a indenta textul dintr-un paragraf:

A. Rigla gradată (Ruler). Pe rigla orizontală sunt patru marcatori (butoane glisante) pentru stabilirea indentărilor, după cum apar în figura următoare:

Figura 68. Rigla

First Line indent (indent prima linie) produce deplasarea primei linii din paragraf spre dreapta sau stânga; are acelaşi efect ca şi apăsarea tastei Tab în faţa primei linii din paragraf.

Hanging indent (indent agăţat) trimite celelalte linii din paragraf spre dreapta primei linii atunci când acest marcator este poziţionat în dreapta marcatorului de First line indent.

Left Indent (indent stânga) delimitează un paragraf de restul textului prin îndepărtarea tuturor liniilor de text de marginea stângă a documentului.

Right Indent (indent dreapta) îndepărtează textul de marginea din dreapta a documentului.

Right indent este folosit, în general, cu un indent stânga (Left indent) pentru a crea o indentare duală (indentările duale se folosesc în general pentru scoaterea în evidentă a unor citate).

Pentru a modifica indentările pentru un text existent folosind rigla urmaţi paşii:

1. Selectaţi paragraful ce urmează a fi indentat

2. glisaţi cu mouse-ul spre stânga respectiv spre dreapta marcatorul (butonul) corespunzător de pe riglă

Figura 69. Modificarea inentării folosind rigla

B. Caseta de dialog Paragraph (paragraf)

68

1. Pentru a folosi instrumentele din această fereastră, selectaţi mai întâi paragraful pe care doriţi să-l indendaţi

2. Accesaţi meniul Home / Paragraph şi se va deschide fereastra de dialog Paragraph

3. Faceţi click pe tab-ul Indents and Spacing

4. În zona Indentation (indentare), în casetele Left:, Right: se modifică distanţa de indentare (se efectuează click pe săgeţile orientate în sus sau în jos sau se pot introduce numere cu zecimală direct în casete).

În lista Special: se poate selecta:

- First Line (prima linie) pentru o indentare a primului rând de text din paragraf.

- Hanging (agăţat) pentru a indenta restul liniilor din paragraf mai puţin prima linie.

- distanţa de indentare se precizează în caseta By:.

5. Se face click pe butonul .

Figura 70. Opţiuni de indentare

Indentările se pot stabili şi înainte de a introduce textul. Se poziţionează punctul de inserţie în locul dorit; se stabilesc indentările; se tastează în continuare textul. Aceste indentări se vor aplica textului ce se va introduce până la modificarea parametrilor de indentare.

69

Distanţa dintre rândurile unui paragraf poate fi modificată. Spaţierea rândurilor stabileşte dimensiunea spaţiului vertical dintre liniile textului unui paragraf. În mod obişnuit liniile de text sunt spaţiate la un rând.

Spaţierea rândurilor unui paragraf se realizează astfel:

1. Se selectează paragraful

2. Se accesează meniul Home / Paragraph

şi se va deschide fereastra de dialog Paragraph

3. Faceţi click pe tab-ul Indents and Spacing

4. În zona Spacing (spaţiere) se alege una dintre variante.

Figura 71. Opţiuni de spaţiere

Se execută click pe butonul OK pentru a închide fereastra şi a salva opţiunea.

Spaţierea Single (la un rând) înseamnă că se oferă spaţiu pentru cel mai mare font folosit în acea linie, la care se adaugă un mic spaţiu suplimentar. Spaţierea Double (la două rânduri) oferă spaţiu dublu faţă de spaţierea la un rând.

Pentru a spaţia toate liniile în mod egal indiferent de mărimea fontului utilizat, selectăm din lista Line spacing: varianta Exactly iar în caseta At: specificăm dimensiunea spaţiului vertical dorit. Acest spaţiu trebuie să fie suficient pentru a încăpea în linie cel mai mare caracter utilizat în liniile paragrafului. Dacă textul apare decupat (trunchiat), se va mări spaţierea dintre rânduri în caseta At:.

70

Se pot aplica şi alte spaţieri dacă în lista Line spacing se selectează una din variantele: At least (cel puţin), Exactly sau Multiple (multiplă). Pentru fiecare dintre aceste variante se poate introduce o valoare în caseta (At:).

Când se apasă tasta Enter pentru a începe un paragraf nou, spaţierea de dinaintea, respectiv, de după paragraful anterior este continuată şi la noul paragraf. Această spaţiere se poate modifica pentru fiecare paragraf în parte.

III.3.6. Marcarea vizuală a textului

Marcarea textului se poate realiza folosind mai multe instrumente:

1. Schimbarea culorii de fond a textului

- Primul pas: se selectează textul a cărui culoare de umbrire se doreşte a fi modificată.

- Din meniul Home, tab-ul Font se accesează iconiţa Text Highlight Color sau după ce în prealabil s-a selectat textul, la apăsarea click dreapta se selecteză din opţiuni

Figura 72. Opţiuni de spaţiere

Pentru renunţarea la culoarea de fundal se alege No Color (fără culoare). Pentru a avea acces la alte culori se alege More Colors (mai multe culori).

Sarcină de lucru:

Deschideţi documentul Exerciţiul 2 creat la sarcina de lucru anterioară.

71

Aplicaţi textului “Acest text trebuie copiat” următoarele caracteristici:

1. Bold şi Italic

2. Fondul textului să fie ALBASTRU

III.3.7. Utilizarea culorilor în text

Ca şi în cazul schimbării culorii fondului şi a marcării folosind “markerului”, modificarea culorii textului presupune ca precondiţie, selectarea informaţiilor pe care doriţi să le modificaţi. După selectare,

accesaţi butonul de pe bara de instrumente, iar textul va fi marcat în culoarea curentă.

Pentru a alege o altă culoare, se dă click pe săgeata din dreapta butonului şi se alege culoarea dorită.

Exemplu: Acest test este scris cu verde

III.3.8. Copiere formatului unui text selectat

Dacă vă place cum este formatat un text, aveţi posibilitatea să copiaţi formatul acestui text şi să-l aplicaţi altui text. Această facilitate este oferită de funcţia Format Painter (descriptor de formate).

Pentru a copia formatul de la un text la un alt text, urmaţi paşii:

1. Selectaţi textul al cărui format doriţi să-l aplicaţi unui alt text

2. Accesaţi butonul Format Painter pe bara de instrumente.

3. Se selectează textul destinaţie (cel căruia i se va aplica noul format).

Formatarea poate fi copiată la mai multe porţiuni de text ce nu se află una în continuarea celeilalte parcurgând paşii:

1. Selectaţi textul al cărui format doriţi să-l aplicaţi unui alt text

2. Faceţi dublu click pe butonul Format Painter de pe bara de instrumente

3. Se selectează pe rând fiecare porţiune de text la care se va aplica formatarea

72

4. Când s-a terminat de aplicat formatul se apasă tasta ESC sau se face click pe butonul Format Painter pentru a-l dezactiva.

III.3.9. Introducerea şi ştergerea marcatorilor şi a numerotărilor pentru o listă simplă

În Microsoft Word se pot crea automat liste cu marcatori sau liste numerotate în timpul tastării textului, sau se pot adăuga rapid marcatori sau numere la liniile de text deja introduse. Un marcator sau o numerotare va apărea în faţa primului rând din paragraf.

Figura 73. Folosire Bullets şi Numbering

Pentru a adăuga Bullets sau Numbers unui text introdus, selectaţi mai întâi textul ce urmează a fi marcat sau numerotat, apoi accesaţi

meniul Home, Paragraph şi selectaţi iconiţa.

Listele puse la dispoziţie prin utilizarea acestor butoane conţin un anumit marcator (sau un anumit tip de numerotare) şi folosesc un spaţiu prestabilit între marcator (sau număr) şi textul care urmează.

III.3.9.1 Liste cu marcatori sau numerotare, introduse în timpul tastării

1. Se activează unul dintre butoanele Bullets sau Numbering înainte de a introduce elementele listei;

2. Se introduce apoi textul, tastând Enter după fiecare element din listă;

După ce se termină de introdus toată lista se dezactivează butonul corespunzător: Bullets sau Numbering

III.3.9.2 Ştergerea (eliminarea) marcatorilor sau a numerotărilor din faţa textului

1. Se selectează textul de la care se elimină marcatorii sau numerotarea

73

2. Se dezactivează prin click butonul corespunzător tipului de listă

respectiv sau din lista asociată butonului se alege None (fără).

Se pot crea automat în timpul tastării liste cu marcatori sau numerotare şi prin altă metodă:

1. Se poziţionează punctul de inserţie la începutul unui rând nou. Se accesează iconiţa de pe bara de instrumente sau aceleaşi opţiuni se regasesc şi la apăsarea click dreapta.

Figura 74. Click Dreapta

2. Se introduce textul dorit pentru un element din listă. Se apasă Enter după fiecare element al listei (pentru a introduce următorul element în listă). Următorul număr sau marcator se va insera automat.

3. Pentru a termina lista, se apasă de două ori Enter, sau o singură dată tasta Backspace (pentru a şterge ultimul marcator sau ultimul număr din listă).

74

Figura 75. Lista Bullets and Numbering

III.4. UTILIZAREA AVANSATĂ A EDITORULUI DE TEXTE

III.4.1. Adăugarea de borduri (chenare) şi umbriri unui paragraf

Există situaţii în care se doreşte evidenţierea unui anumit text. Pentru aceasta se pot utiliza font-uri diferite de restul textului, o altă mărime de font, o altă culoare a caracterelor, se pot folosi caractere îngroşate, italice sau subliniate. Se pot utiliza liste numerotate sau marcate, se pot indenta paragrafe, spaţia rânduri şi paragrafe. În afară de acestea mai există şi alte posibilităţi cum ar fi adăugarea unui chenar, a unei umbre şi/sau a unei culori de fundal unui paragraf.

III.4.1.1 Adăugarea unei borduri prestabilite unuia sau mai multor paragrafe

1. Se selectează paragraful (paragrafele) la care se va aplica bordura (chenarul)

2. din meniul Home - Paragraph, se accesează din listă opţiunea:

75

Figura 76. Selectare opţiunea Borders and Shading din meniu

3. se alege din lista cu modele de borduri varianta dorită

În tab-ul Borders:

- modelul de chenar din lista Setting (setare), sau varianta None (fără) pentru a elimina chenarul existent la un paragraf;

- stilul de linie din lista Style (stil);

- culoarea din lista Culoare (Color)

- grosimea de linie din lista Width (lăţime);

- Paragraph din lista Apply to: (se aplică la:)

76

Figura 77. Fereastra Borders and Shading

Pentru a adăuga sau elimina o anumită linie din chenar se poate executa click pe butoanele din secţiunea Preview (examinare).

4. click pe butonul .

Sarcină de lucru:

1. Creaţi un document nou si salvaţi-l cu numele Exercitiul 3.

2. Introduceţi următorul text: “Acest text este scris cu fontul Times New Roman de dimensiune 11, îngroşat şi italic.” cu formatarea precizată.

3. Pentru acest paragraf, adăugaţi un chenar cu linie discontinuă, cu grosimea de 1 şi culoare albastră.

4. Salvaţi documentul şi apoi închideţi editorul word.

III.4.1.2 Adăugarea unei umbriri unui paragraf

Sarcină de lucru:

1. Deschideţi documentul creat anterior Exercitiul 3.

77

2.Adaugaţi textul „Text cu umbre” şi apoi selectaţi-l.

3. Selectaţi opţiunea Borders and Shading

4. Din tab-ul Shading, lista Fill (umplere) a casetei de dialog se adaugă sau se elimină culori de fundal

5. Din lista Apply to: se alege Paragraph

Figura 78. Fereastra Shading

6. Se închide caseta de dialog prin click pe butonul OK.

III.4.2. Crearea unui tabel standard

O modalitate simplă de organizare şi prezentare a textului şi a graficii o reprezintă tabelele. Un tabel este alcătuit din rânduri şi coloane de celule. Celulele pot conţine text, numere, reprezentări grafice sau formule de calcul.

III.4.2.1 Crearea unui tabel

Un tabel poate fi creat în mai multe moduri:

1. Se poziţionează punctul de inserare în locul în care se doreşte să apară tabelul

78

2. Se alege meniul Insert – Tables şi se selectează tipul de tabel, număr de linii şi de coloane (din zona cu pătrătele)

Figura 79. Insert - Table

3. O altă modalitate de selecţie este opţiunea Insert Table, din lista prezentată mai sus. Se selectează un număr de rânduri – Number of rows şi coloane - Number of colums pentru a indica dimensiunea tabelului.

Figura 80. Fereastră inserare tabel

79

III.4.2.2 Introducerea şi editarea informaţiilor dintr-un tabel

După ce tabelul a fost creat, se pot introduce date în celulele acestuia. Pentru aceasta este necesar să vă poziţionaţi mai înainte în celula în care doriţi să introduceţi informaţia.

Poziţionarea într-o celulă se poate face în mai multe moduri:

- Click în celulă

- Utilizând tastele săgeţi

- Utilizând tasta Tab se trece dintr-o celulă în alta spre dreapta

- Shift+Tab se trece dintr-o celulă în alta spre stânga.

Pentru a edita o celulă a unui tabel, vă poziţionaţi în celula respectivă şi apoi se editează conţinutul în mod obişnuit. Pentru poziţionarea într-o celulă e suficient să se execute click în celula respectivă.

Fiecare celulă a tabelului poate fi formatată separat. Orice acţiune aplicabilă textului dintr-un paragraf este valabilă şi pentru textul dintr-o celulă.

Textul dintr-o celulă poate avea orice aliniere din lista asociată butoanelor de alinieri.

III.4.2.3 Selectare rândurilor, coloanelor, celulelor şi a întregului tabel

Pentru a selecta:

O celulă - Se deplasează mouse-ul în marginea din stânga a celulei şi când se transformă într-o săgeată orientată spre dreapta se execută click sau faceţi triplu click în celulă;

Un rând - Se deplasează mouse-ul în marginea din stânga, în afara tabelului, se indică spre rând şi se efectuează click;

Mai multe rânduri - Se selectează primul rând, se execută click şi se glisează peste restul rândurilor pe care le dorim în selecţie;

O coloană - Se poziţionează mouse-ul deasupra coloanei şi când cursorul se orientează către coloană se execută click

Mai multe coloane - Ca pentru mai multe rânduri sau pentru coloane adiacente, se selectează prima coloană, apoi se ţine apăsată tasta Shift şi se selectează ultima coloană;

80

Întregul tabel - Click pe butonul selecţie tabel din colţul de sus stânga-sus al tabelului .

III.4.2.4 Inserarea, ştergerea rândurilor şi coloanelor

Dacă se doreşte adăugarea de rânduri în tabel se selectează în tabel un număr de rânduri câte urmează a fi inserate şi se apasă click dreapta de unde se poate alege modul de inserare rânduri deasupra, rânduri dedesubt, rânduri la dreapta sau rânduri la stânga.

Figura 81. Inserarea de celule in tabel

Pentru ştergerea rândurilor, se selectează rândurile care urmează a fi şterse şi se selectează opţiunea Delete Cells.

O să apară o fereastră de dialog din care se va alege cum se vor deplasa celulele rămase.

Figura 82. Alegere pentru deplasarea celulelor

Dintr-o celulă a unui tabel se pot crea mai multe celule executând click în celula dorită şi selectând comanda Split Cells (scindare

81

celule) din meniul ce se deschide la click dreapta.

Figura 83. Click Dreapta- Split Cells

În fereastra care apare se alege numărul de rânduri şi coloane în care se împarte celula selectată.

Figura 84. Opţiune Split Cells

Din mai multe celule alăturate se poate forma o singură celulă selectând celulele ce se doresc unite şi apoi selectând comanda Merge Cells.

III.4.2.5 Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului

Cea mai simplă metodă de a ajusta o coloană sau un rând este de a deplasa punctul de inserţie la limita de jos a rândului sau la limita din dreapta a coloanei. Punctul de inserţie se va transforma într-o săgeată

cu două capete (pentru coloana , pentru rând ), care permite deplasarea marginilor, prin drag and drop (glisare şi fixare), în oricare din cele două direcţii posibile.

Pentru a se afişa în riglă lăţimile coloanelor sau înălţimile rândurilor (în timp ce le modificăm dimensiunea) se ţine apăsată tasta ALT când se glisează marginile.

Alte metode care permit precizarea cu exactitate a dimensiunilor:

Pentru a modifica lăţimea unei coloane la o anumită mărime:

1. Se efectuează click pe o celulă din coloană

82

2. Se accesează meniul Table Properties... din lista deschisă la click dreapta

Figura 85. Fereastra proprietăţi tabel

3. Din fereastra de dialog Table Properties, se accesează tab-ul Column

4. Se selectează opţiunile dorite.

Din aceeaşi fereastră puteţi modifica înălţimea unui rând, accesând tab-ul Row.

III.4.2.6 Pentru a face coloanele dintr-un tabel să se potrivească automat la conţinut:

1. Se execută click într-o celulă din tabel

2. Se alege meniul de la click dreapta opţiunea Auto Fit

83

Figura 86. Selecţie Autofit

III.4.3. Modificarea chenarului

Într-un tabel se pot schimba stilul, lăţimea şi culoarea bordurii (chenarului) uneia sau mai multor celule precum şi a întregului tabel.

Pentru aplicarea unei margini, se selectează celulele cărora urmează să li se aplice marginea, se alege Table properties. Din fereastra de dialog Table properties, se accesează tab-ul Table şi se apasă butonul

.

84

Figura 87. Opţiuni borduri şi umbrire pentru table

Va apărea o casetă de dialog de unde se va selecta stilul de linie, grosimea şi culoarea care urmează a fi folosite şi apoi se efectuează click pe tipul de margine dorit.

Pentru a încheia se apasă butonul OK.

III.4.4. Adăugarea unei umbriri (culori de fond) celulelor

Pentru a adăuga culori de fundal se selectează celulele, rândurile sau coloanele dorite şi din fereastra de dialog Table se accesează butonul Borders and Shading …mai apoi tab-ul Shading.

Se alege în secţiunea Fill culoarea dorită şi se apasă butonul OK.

Sarcină de lucru:

Să presupunem că trebuie să creaţi o situaţie cu toate primele primite de cei 5 angajaţi ai firmei. Ştiţi despre ei CNP-ul, Numele şi prenumele şi prima acordată.

Realizaţi un tabel de 5 linii cu 3 coloane în care să completaţi datele solicitate.

Inseraţi încă o linie dupa cea de-a treia linie introdusă.

Ştergeţi acum linia numărul 2.

85

III.4.5. Inserarea şi formatarea graficelor şi imaginilor

Într-un document Word se pot insera imagini (Picture), miniaturi (Clip Art), forme (Shapes), ilustraţii (Smart Art), diagrame (Chart), iar pentru text se pot insera casete text (Text Box), text decorativ Word Art, obiecte (Object) etc.

III.4.5.1 Introducerea graficii în document

Introducerea unei miniaturi (ClipArt)

Microsoft Word pune la dispoziţia utilizatorului o serie de miniaturi (ClipArt-uri). Acestea sunt picturi de dimensiuni mici organizate pe categorii.

În document se poate introduce o miniatură dacă se alege: meniul Insert – Categoria Illustrations şi click pe iconiţa Clip Art.

Figura 88. Meniu Insert - Illustrations

Din panoul de activităţi Clip Art ce va apărea în partea dreaptă se poate alege Organize Clips care conţine colecţia Microsoft Office de miniaturi. Acestea sunt grupate pe mai multe categorii ce se deschid cu click pe simbolul categoriei respective. Miniatura dorită poate fi glisată cu mouse-ul în document. De asemenea poate fi copiată dacă se face click-dreapta pe miniatură şi din meniul contextual se alege opţiunea Copy, se poziţionează apoi în document cursorul de inserare şi se face din nou click-dreapta şi se alege opţiunea Paste.

86

Figura 89. Fereastra Clip Organizer

Introducerea unei imagini dintr-un fişier

Imaginile sunt reprezentări grafice care se inserează dintr-un alt fişier. Aceste fişiere cu imagini se pot afla pe hard-disc, pe CD-uri, pe dischete etc.

Pentru a insera o imagine în document urmaţi paşii:

Se execută click în poziţia în care se doreşte să fie inserată imaginea

Se alege Insert – iar din categoria Illustrations click pe iconiţa Picture

Se selectează calea prin care se ajunge la imagine (pentru a localiza imaginea pe care dorim să o inserăm)

Se selectează fişierul şi apoi se dă click pe butonul sau dublu click pe fişierul imagine.

87

Figura 90. Inserare imagine în document

Forme

Într-un document Word se pot introduce obiecte desenate folosind instrumentele din lista Shapes. Pentru a le accesa urmaţi paşii:

Click pe meniul Insert apoi din grupul Illustrations click pe iconiţa Shapes.

Pentru a desena o formă se alege prin click una dintre variante, se efectuează click în pagină şi se glisează mouse-ul pentru a stabili dimensiunea formei.

Figura 91. Opţiuni AutoShapes

88

Dacă se doreşte desenarea de forme geometrice regulate se poate ţine apăsată tasta Shift în timpul desenării

Orice obiect desenat se selectează cu click pe el.

Exemple:

Odată selectat, un obiect poate căpăta o culoare de fundal dacă se alege din meniul Format, meniu ce se deschide automat când se selecteză un obiect, din tab-ul Shape Styles culoarea din lista asociată secţiunii Shape Fill. Linia de contur se modifică dacă se face o alegere din lista Shape Outline. Punctul colorat în verde care apare pe unele obiecte se numeşte punct de rotaţie şi permite rotirea obiectului prin glisare şi fixare, iar punctele galbene se numesc puncte active şi modifică înclinarea obiectului selectat.

Pentru a selecta mai multe obiecte se ţine tasta Shift apăsată în timpul selecţiei.

Introducerea unei diagrame

Se alege meniul Insert şi din categoria Illustrations click pe iconiţa Chart

. Se va afişa o diagramă (grafic) şi o foaie de calcul tabelar în Microsoft Excel ce conţine date pentru exemplificare.

89

Figura 92. Fereastră inserare diagramă

Pentru a înlocui datele afişate se efectuează click într-o celulă din foaia de calcul şi apoi se tastează textul sau numărul dorit (repetăm operaţia până introducem toate datele). Pentru a reveni în documentul Word, se închide aplicaţia Excel.

Datele din diagramă pot fi oricând modificate. După ce foaia de calcul a fost închisă poate fi reafişată dacă se execută click dreapta pe diagramă şi apoi pe Chart Object / Open sau Edit.

Caseta Text

În aplicaţia Word se pot folosi casete de text pentru poziţionarea textului oriunde în pagină. O casetă text permite rotirea textului, aplicarea unei culori de fundal, bordură etc. O casetă text poate fi de formă dreptunghiulară, circulară sau de orice formă care reprezintă un contur închis.

Pentru a construi o casetă text se alege: meniul Insert şi din categoria Text click pe iconiţa Text Box

Figura 93. Insert – grupul Text

90

La apăsarea butonului . se deschide o listă cu câteva tipuri de textbox din care se poate alege modelul dorit.

Figura 94. Insert Text Box

Dacă se doreşte crearea manuală a Textboxului se alege opţiunea Draw Text Box.

Se alege una dintre cele două opţiuni pentru direcţia în care va fi scris textul: vertical sau orizontal. Se execută click în locul în care dorim introducerea casetei şi se glisează mouse-ul în direcţia dorită până se stabileşte dimensiunea acesteia. Caseta de text va avea în interior un cursor de scriere.

Din meniul Format ce se deschide în mod automat la adăugarea textboxului se pot stabili culori şi grosimi de linii pentru contur sau culoarea de fundal, umbre, aranjarea textboxului, efecte 3D, etc.

Figura 95. Meniul Format TextBox

Caseta de text se poate şterge rapid dacă se selectează cu click pe marginea ei şi se apasă tasta Delete.

91

Text decorativ WordArt

Textul decorativ se utilizează pentru secvenţe scurte de text.

Se introduce astfel: se alege meniul Insert şi din categoria Text click pe iconiţa WordArt apoi click pe imaginea uneia dintre oferte, se apăsă butonul OK.

Figura 96. Stiluri WordArt

Din fereastra care apare după alegerea stilului, se tastează textul la care doriţi să-i aplicaţi stil WordArt. Din aceeaşi fereastră puteţi alege dimensiunea şi stilul fontului.

Exemplu:

Exerciţiul 4:

Cum se poate şterge un Text Box?

92


III.4.5.2 Selectarea graficii într-un document

O imagine, o miniatură, o casetă text se selectează astfel: se plasează cursorul mouse-ului pe obiect şi se execută click. Obiectul selectat are afişat în jurul său un cadru cu pătrate mici la colţuri şi în mijlocul

laturilor (ghidaje de dimensionare).

Observaţie: Pentru o formă inserată în text se poate alege stilul de încadrare a imaginii respective în text. Pentru aceasta se selectează obiectul (click pe el) şi se alege meniul din Format ce se deschide în mod implicit, din grupul Arrange iconiţa Text Wrapping

Figura 97. Stiluri de încadrare

In line With Text (în linie cu textul) - Plasează obiectul în linia de text în poziţia punctului de inserare. Obiectul rămâne în acelaşi plan cu textul.

Square (pătrat) - Încadrează textul în jurul tuturor laturilor casetei pătrate de delimitare pentru obiectul selectat

Tight (strâns) - Încadrează strâns textul în jurul marginilor imaginii curente (în loc să îl aranjeze în jurul chenarului dreptunghiular care înconjoară obiectul).

93

Behind text (în spatele textului) - Elimină încadrarea obiectului în text şi plasează obiectul în document, în spatele textului. Obiectul este mobil în propriul său plan. Mutaţi obiectul în faţa sau în spatele textului, în faţa sau în spatele altor obiecte, utilizând comenzile Order din meniul contextual al obiectului (click-dreapta pe obiect).

In front of text (în faţa textului) - Elimină încadrarea obiectului în text şi plasează obiectul în document, în faţa textului. Obiectul poate ascunde secvenţe de text care astfel nu mai sunt vizibile. Obiectul este mobil în propriul său plan.

Top and Bottom (sus şi jos) - Plasează obiectul în punctul de inserare într-o linie de text în document. Obiectul rămâne singur pe rând.

Through (printre) - Textul încadrează obiectul pe toate laturile urmărind forma obiectului.

Sarcină de lucru:

Creaţi un document word nou pe care să il salvaţi cu numele de Inserare imagini.doc, într-un format ce poate fi interpretat şi de versiunile mai vechi ale editorului.

Adăugaţi un titlu centrat, de culoare verde la care să se folosească şi un stil Word Art la alegere.

Inseraţi o imagine nouă salvată in prealabil pe harddisk.

Adăugaţi o săgeată (din meniul Shape) , de culoare galben cu contur negru care să fie îndreptată către imaginea de la pasul anterior.

Sub săgeată adăugaţi un Text Box în care pe fond albastru să fie scris “Aceasta este o imagine ”.

III.5. FORMAREA FINALĂ A UNUI DOCUMENT

III.5.1. Aplicarea unui stil existent unui cuvânt, unei linii, unui paragraf.

Stilurile în Word permit salvarea formatărilor existente şi aplicarea acestora altor texte. În stiluri se pot include denumiri de fonturi, dimensiuni de fonturi, atribute ale fonturilor, aliniere, spaţiere între caractere, spaţiere în cadrul paragrafului, marcatori şi numerotare automată, margini şi cam toate formatările posibile. După crearea unui stil, tot ceea ce trebuie făcut pentru aplicarea stilului respectiv

94

unui text selectat este selectarea stilului dintr-o listă. Dacă se modifică un stil, toate textele care folosesc stilul respectiv se modifică în mod automat.

Pentru a aplica un stil unui cuvânt, unei linii, unui paragraf urmaţi paşii:

1. Se selectează cuvântul, linia, sau paragraful ce urmează a fi modificat

2. Se accesează meniul Home şi grupul Styles

3. click pe stilul care doriţi să-l aplicaţi informaţiilor selectate din fereastra ce se deschide la apăsarea săgeţii din partea dreaptă a

grupului Styles

Figura 98. Modificarea unui stil

III.5.2. Aplicarea automată a numărului de pagină unui document

Microsoft Word oferă două modalităţi de numerotare automată a paginilor. Numărul de pagină este un câmp care se pune de obicei în antet sau subsol.

95

Pentru a adăuga o numerotare standard documentului accesaţi meniul Insert, grupul Header & Footer, iconiţa Page Number

O să apară fereastra Page number de unde puteţi alege poziţia numărului în pagină. De asemenea, puteţi opta dacă doriţi numerotarea începând cu pagina a doua a documentului sau de pe prima pagină.

Figura 99. Adăugarea numerelor pe pagini

Se pot stabili eventual alte opţiuni privitoare la formatul numerotării paginilor şi la numărul cu care începe numerotarea paginilor cu click pe Format Page Numbers din lista prezentată mai sus.

Figura 100. Setări avansate pentru numerotarea paginilor

96

III.5.3. Adăugarea sau modificarea unui text în antet şi subsol

În paginile lucrării create în Word se pot adăuga anteturi şi subsoluri. Aceste elemente se tipăresc în mod obişnuit pe toate paginile documentului. De obicei în una din aceste zone se face numerotarea automată a paginilor documentului.

Alegerea Header respectiv Footer va marca zonele de antet respectiv subsol din pagină cu linii întrerupte şi va activa aceste zone pentru a se putea lucra în ele. Textul din afara zonelor de antet şi subsol se va dezactiva.

Pentru a adăuga Header şi Footer se accesează meniul Insert, grupul Header&Footer .

Figura 101. Header and Footer

Se va activa zona de Header (antet) sau Footer (subsol) care va fi marcată cu linie întreruptă şi va apărea tab-ul Antet şi subsol (Header & Footer Tools)

Pentru a adăuga text poziţionaţi cursorul în caseta Header sau Footer şi tastaţi informaţi dorită.

Când se finalizează crearea sau modificarea antetului respectiv a subsolului se revine în document cu click pe butonul Close Header and Footer sau se execută dublu click în zona de text.

Figura 102. Close Header and Footer

Modificarea ulterioară a antetului sau subsolului se realizează accesând din nou meniul View / Header and Footer sau se execută dublu click în zona de antet/subsol.

Exerciţiul 5:

Cum se poate crea un antet diferit pe paginile pare faţă de cele cu numerotare impară?


97

III.6. PREGĂTIREA DOCUMENTELOR PENTRU TIPĂRIRE

Pentru a vă asigura că documentul va fi imprimat în forma dorită, se recomandă ca înainte de această acţiune să mai faceţi o ultimă verificare. Veţi verifica conţinutul, aspectul (layout) şi modul de prezentare a documentului, precum şi ortografia.

Această verificare presupune să citiţi cu atenţie întreg documentul să să-i editaţi neconformităţile.

III.6.1. Examinarea documentului înaintea imprimării

Înainte de a imprima un document, acesta ar trebui examinat. Opţiunea Print Preview oferă utilizatorului posibilitatea de a urmări modul de separare a textului în pagini, precum şi de a detecta unele probleme legate de aşezarea în pagină a textului şi a obiectelor inserate cum ar fi: imagini, grafice, diagrame, casete text etc.

Pentru a face această examinare se alege meniul Print / Print Preview.

98

Figura 103. Selecţie opţiunea Print Preview

Figura 104. Meniul Print Preview

Din fereastra Preview se poate modifica procentul de vizualizare din grupul Zoom (panoramare). Dacă se doreşte la un moment dat examinarea unei singure pagini atunci se selectează butonul One Page.

Pentru a vizualiza alte pagini, sau pe rând toate paginile din document, folosim barele de defilare.

99

Pentru a reveni din modul de previzualizare în fereastra de editare Word daţi click pe butonul Close Print Previw.

III.6.2. Alegerea opţiunilor de imprimare

Opţiunile pentru imprimare se stabilesc în caseta de dialog Print care apare dacă se accesează meniul File / Print.

Figura 105. Fereastra de configurare a imprimării

În fereastra Print se stabilesc:

- numele imprimantei din lista Name;

- paginile ce se vor imprima, în zona Page range, selectând una din variantele:

1. toate paginile – All

2. Pagina curentă - Current page

3. paginile selectate anterior comenzii Print - Selection

4. anumite pagini - în caseta Pages – (Exemplu: 2,5,7,10-15)

- tipărirea paginilor pare (Even pages) sau impare (Odd pages) se alege din lista Print;

- numărul de copii (exemplare) în caseta Number of copies;

Collate – imprimă toate paginile specificate pentru un exemplar, apoi imprimă următoarea copie (exemplar) etc.

100

Print to file – opţiunea se foloseşte în cazul în care utilizatorul nu are imprimantă disponibilă. Se salvează de fapt documentul într-un fişier, cu un nume indicat de utilizator, sub un format pe care îl poate utiliza imprimanta. Utilizatorul poate folosi apoi acest fişier pentru a-l imprima de la un alt calculator.

După ce aţi selectat toate opţiunile dumneavoastră legate de

imprimare, puteţi accesa butonul .

Imprimarea se poate face rapid accesând combinaţia de taste Ctrl+ P


Exerciţiul 1. Răspuns corect 1. Bara de stare

Exerciţiul 2. Răspuns corect 3. Salvare ca ( Save as) cu Word 97-2003 Document

Exerciţiul 3.

Răspuns corect:

Textul dintr-un document poate fi formatat în stiluri diferite. Nu există de fonturi ce pot fi folosite într-un document.

Exerciţiul 4.

Răspuns corect:

Se selectează cu click marginea casetei de text şi se apasă tasta Delete

Exerciţiul 5.

Răspuns corect:

Din meniul Insert, grupul Header and Footer, se selectează Header şi opţiunea Edit Header. Din mediul care se deschide se poate bifa opţiunea Different Odd & Even Page

IV. MICROSOFT POWERPOINT 2007

101

Microsoft PowerPoint este un program produs de Microsoft care face parte din suita de programe Microsoft Office fiind un pachet complet dedicat prezentărilor grafice care permite schimbul de informaţii cu Word, Excel, Access.

„Prezentarea” este un mod de reprezentare a unui conţinut informaţional (noţiuni, date) cu ajutorul textelor, imaginilor grafice şi a sunetelor prin intermediul diapozitivelor, care se desfăşoară automat sau interactiv.

IV.1. OPERAŢII DE BAZĂ NECESARE REALIZĂRII UNEI

PREZENTĂRI

IV.1.1. Pornirea aplicaţiei

Pentru a lansa aplicaţia PowerPoint puteţi folosi aceleaşi metode ca şi în cazul aplicaţiei Microsoft Word.

- Start / Programs / Microsoft Office

- Se alege Microsoft Office PowerPoint 2007.

Se va deschide fereastra principală a aplicaţiei Power Point. O fereastră este o zonă din ecran utilizată pentru afişarea unui program PowerPoint sau a unei ferestre de prezentare. Fereastra de prezentare este o zonă pe care se poate tasta text, se pot desena forme şi crea grafice, se pot insera obiecte.

102

Figura 106. Interfaţa aplicaţiei PowerPoint

De asemenea puteţi accesa comandă rapidă (shortcut) de pe spaţiul de lucru Windows.

Pentru a crea o comandă rapidă, din calea de unde unde lansaţi aplicaţia Start / Programs / Micosoft Office / Microsoft Office PowerPoint 2007 faceţi un click dreapta şi alegeţi opţiunea Send to după care alegeţi opţiunea Desktop (create shortcut).

Figura 107. Shortcut Microsoft Office PowerPoint 2007

IV.1.2. Deschiderea unei prezentări

Modalitatea de deschidere a prezentărilor este similară cu cea prezentată în Capitolul Word: se apasă butonul Stânga sus şi apoi selectăm opţiunea Open.

103

Figura 108. Modalitatea de deschidere a unei prezentări

Se va deschide fereastra Open prin intermediul căreia alegeţi mai întâi calea unde se află salvată prezentarea (exemplu C:\My Documents), apoi selectaţi fişierul pe care vreţi sa îl deschideţi, iar la final apăsaţi butonul Open.

Deasemenea pentru a deschide o prezentare s epoate folosi şi combinaţia de taste Ctrl+O.

Figura 109. Deschiderea unei prezentări

IV.1.3. Salvarea şi modificarea unei prezentări

Pentru prima salvare a unui fişier, la fel ca şi în celelalte aplicaţii Office, urmaţi paşii:

104

1. Click pe butonul Office (stânga sus)

2. Click pe Save deschide o listă de tipuri de fişiere posibile pe care le poate crea aplicaţia

3. din câmpul Save as type alegeţi unul din tipurile propuse, implicit Prezentare PowerPoint - Presentation (*,ppt)

4. daţi un nume fişierului în File Name

5. alegeţi locaţia unde va fi salvat fişierul (exemplu: My Documents)

În final, după ce aţi stabilit diferite opţiuni, click pe butonul

.

Figura 110. Save As

105

În momentul selectării opţiunii Save As se poate alege ca prezentarea să fie salvată într-un format ce este recunoscut şi de versiunile mai vechi de Power Point 97 şi 2003.

Pentru a salva un document se poate folosi şi combinaţia de taste Ctrl+S

În situaţia în care o prezentare nu corespunde din punct de vedere al conţinutului sau al aspectului, aceasta poate fi modificată. Se pot adăuga/şterge diapozitive, se poate schimba ordinea lor de apariţie, se poate modifica conţinutul/aspectul unuia sau mai multor diapozitive, se pot anima diapozitivele, etc.

Dacă într-o prezentare aţi efectuat diverse modificări este indicat să salvaţi modificările făcute. Puteţi salva modificările în acelaşi fişier, dacă alegeţi comanda Save sau într-un alt fişier dacă alegeţi Save As..

IV.1.4. Imprimarea unei prezentări

Deşi în mod normal prezentările nu sunt dorite într-o formă imprimată, Microsoft PowerPoint vă oferă posibilitatea imprimării; pentru aceasta se vor urma paşii:

- Se accesează meniul Print

- din fereastra Print se vor alege următoarele opţiuni:

o în zona Printer: se va selecta din listă, imprimanta la care doriţi să imprimaţi

o în zona Print Rage: se poate opta pentru imprimarea totală a prezentării (All), doar a slide-ului curent (Curent Slide, listaţi selecţia efectuată (Selection) sau doar a anumitor slide-uri (Slides:)

o din zona Copies puteţi alege numărul de copii dorite (Number of copies) sau puteţi alege imprimarea paginilor pe ambele părţi (Collate).

- click pe butonul OK.

Exerciţiul 1

Care din combinaţiile de taste din cele de mai jos permit salvarea unei prezentări?

1. CTRL+O

2. CTRL+P

106

3. CTRL+S


IV.1.5. Închiderea aplicaţiei

Ca şi în cazul celorlalte aplicaţii Microsoft Office, închiderea se poate

realiza fie accesând butonul Close din colţul dreapta al ferestrei; fie se foloseşte combinaţia de taste Alt + F4 pentru închiderea ferestrei curente, sau opţiunea Close din meniul principal.

În cazul în care alegeţi să închideţi fereastra aplicaţiei fără a salva fişierul înainte, aplicaţia va afişa o fereastră de atenţionare.

Figura 111. Atenţionare înaintea închiderii aplicaţiei

IV.2. MICROSOFT POWER POINT - ELEMENTE DE BAZĂ

IV.2.1. Creare unei prezentări

Prezentările în Microsoft Office PowerPoint sunt alcătuite din diapozitive (slides) - acestea fiind „paginile” fişierului. Un diapozitiv poate conţine texte, elemente grafice, obiecte multimedia (elemente video, audio etc.), elemente ce sunt repartizate pe suprafaţa diapozitivului conform aspectelor standard oferite de aplicaţie numite cu termen general Slide Layout.

Aplicaţia PowerPoint oferă aspecte predefinite, standard, dar puteţi să creaţi aspecte particularizate care să corespundă cerinţelor dvs. Înainte de a crea un diapozitiv trebuie să ştiţi cum va fi acesta alcătuit şi apoi alegeţi formatul pentru aspect diapozitiv.

107

La lansarea aplicaţiei PowerPoint se deschide automat şi un fişier de tip PowerPoint Presentation în baza unui şablon Blank Presentation, cu numele implicit Presentation.

La crearea unei noi prezentări fie se selectează tipul implicit, fie se poate selecta un Template predefinit cu click pe iconiţa corespunzătoare din meniul Design.

Figura 112. Meniul Design - Crearea unei prezentări noi

IV.2.2. Alegerea caracteristicilor diapozitivelor

La alegerea caracteristicilor unui diapozitiv se accesează meniul Home, grupul Slides şi opţiunea Layout prin intermediul căreia se stabileşte aspectul diapozitivului.

Figura 113. Selectare Layout

Deasemenea selectarea unui Layout pentru un slide se poate face mai simplu prin click dreapta pe slide şi selectarea opţiunii Layout.

Figura 114. Click Dreapta - Selectare Layout

Sarcină de lucru

108

1. Creaţi o prezentare nouă pe care să o salvaţi cu denumirea Prezentare1.ppt

2. Selectaţi un template predefinit din meniul Design

3. Creaţi 2 slide-uri (meniu Home, grupul Slides, opţiunea New Slide)

4. Formatul primului slide (diapozitiv) va fi Title and text

5. Formatul celui de-al doilea diapozitiv va fi Blank

IV.2.3. Inserarea textului

Când creaţi o prezentare necompletată în PowerPoint, diapozitivul propus implicit este Title Slide, dar există şi alte aspecte standard pe care aveţi posibilitatea să le aplicaţi şi să le utilizaţi.

Figura 115. Spaţii de adăugare text

Diapozitivul titlu conţine zonă pentru titlu şi subtitlu text box-ul din partea de sus este un substituent pentru textul titlului slide-ului. Text box-ul din partea de jos este un substituent pentru textul subtitlului slide-ului. După ce introduceţi un text într-o zonă punctată aceasta devine un obiect text, un text box ce conţine un text într-un slide.

Adăugarea efectivă a unui text se face prin apăsarea unui click în text box-ul Click to add title şi tastarea informaţiilor dorite.

Inserarea textelor se poate face şi în condiţiile în care nu sunt prestabilite text box-uri. Se inserează prima dată un text box şi apoi se trece textul în cadrul acestuia.

109

Pentru a insera un text box într-un diapozitiv se selectează din meniul Insert, din grupul Text, opţiunea TextBox

Figura 116. Meniu Insert – Grupul Text.

Deasemenea tot din acest meniu se pot introduce şi antet şi subsol (Header&Footer), text decorativ (WordArt), număr de pagină (Slide number), data şi ora (Date&Time), simboluri şi Obiecte.

IV.2.4. Inserarea imaginilor

Pentru inserarea unei imagini se accesează meniul Insert şi una dintre opţiunile din grupul Illustrations în funcţie de felul de imagine:

Figura 15 Meniu Insert – Grupul Illustrations

Picture

Clip Art

Photo Albun

Shapes

SmartArt

Chart

Sarcină de lucru

1.Deschideţi prezentarea Prezentare1

2. Inseraţi în cadrul ultimului slide o imagine de tipul WordArt cu textul Prezentare.

3. Inseraţi un TextBox în care să adăugaţi textul “Aici s-a inserat un textbox"

110

4. Creaţi un slide nou în care să inseraţi o imagine

5. Din meniul Insert cu opţiunea Shape adăugaţi o imagine predefinită.

IV.3. OPERAŢIILE DE COPIERE, MUTARE, ŞTERGERE ÎN CADRUL

UNEI PREZENTĂRI

IV.3.1. Folosirea comenzilor Copy, Cut şi Paste în cadrul unei prezentări

Copierea (Copy) în cadrul unei prezentări se face prin selectarea a ceva ce există, care poate fi un slide, text, imagine etc şi copierea acestuia într-o altă locaţie. Astfel pentru copierea unui text din cadrul unui slide într-un alt slide se procedează astfel:

se selectează textul dorit

se apasă un click dreapta şi se alege opţiunea Copy

se alege opţiunea Copy din meniul Home, grupul Clipboard.

Decuparea (Cut) în cadrul unei prezentări se face prin selectarea a ceva ce există , care poate fi un slide, text, imagine etc şi mutarea acestuia într-o altă locaţie. Astfel pentru decuparea unui text din cadrul unui slide pentru a fi mutat într-un alt slide se urmează paşii:

se selectează textul dorit

se apasă un click dreapta şi se alege opţiunea Cut

se alege opţiunea Cut din meniul Home, grupul Clipboard.

Lipirea (Paste) în cadrul unei prezentări se face prin alipirea a ceva ce există în cadrul unei prezentări cu condiţia să existe o operaţie de copiere sau decupare făcută înainte.

Astfel pentru copierea unui text din cadrul unui slide într-un alt slide se face în felul următor după ce iniţial s-a selectat textul care urmează a fi copiat sau mutat:

se apasă un click dreapta şi se alege opţiunea Copy sau Cut

111

se poziţionează mouse-ul în locul unde se doreşte a fi copiat sau mutat textul şi se apasă click dreapta de unde se alege opţiunea Paste

se alege opţiunea Paste din meniul Home, grupul Clipboard.

Cele trei operaţii de Copy, Cut şi Paste folosite de aplicaţia PowerPoint au aceleaşi funcţionalităţi ca în restul pachetului Microsoft Office. Cele trei operaţii se aplică şi la obiecte, imagini, slide-uri etc.

IV.3.2. Reordonarea slide-urilor într-o prezentare

Într-o prezentare la un moment dat există necesitatea reordonării slide-urilor. Reordonarea se poate face fie prin intermediul decupării unui slide şi lipirea acestuia după slide-ul dorit, astfel:

se selectează slide-ul care urmează a fi mutat

se apasă un click dreapta şi se alege opţiunea Cut

se selectează slide-ul după care urmează să apară

se apasă un click dreapta şi se alege opţiunea Paste.

O modalitate de reordonare mai simplă care ne dă posibilitatea de privire în ansamblu a prezentării o reprezintă meniul View din care alegem opţiunea Slide Sorter.

Figura 118. Afişarea Slide Sorter

112

Această opţiune permite reordonarea slide-urilor prin tehnica drag&drop care presupune selectarea slide-ului dorit a fi mutat (se ţine apăsat cu mouse-ul ) şi se trage în locul în care doriţi a fi afişat.

IV.3.3. Ştergerea slide-urilor

La crearea unei prezentări în aplicaţia PowerPoint, din diferite motive există necesitatea de eliminare a unor slide-uri. Pentru ştergerea unor slide-urile se procedează astfel:

- se selectează slide-ul care urmează a fi şters

- se apasă un click dreapta şi se selectează opţiunea Delete slide

Figura 119. Ştergerea slide-ului

113

IV.4. MODALITĂŢI DE FORMATARE A UNEI PREZENTĂRI

IV.4.1. Formatarea textului, redimensionarea şi mutarea unui text box într-un slide

În aplicaţia PowerPoint este posibilă modificarea textului unei prezentări sau adăugarea unor noi texte astfel încât mesajul transmis să producă efectul scontat.

PowerPoint oferă mai multe alternative pentru plasarea textului în slide-uri: substituente text pentru introducerea titlurilor şi a subtitlurilor slide-urilor, etichete text pentru note şi fraze scurte şi casete text pentru text mai lung.

Aveţi posibilitatea de a crea o etichetă text într-un slide cu ajutorul instrumentului Text Box, pentru a selecta un loc în slide unde să începeţi să tastaţi textul. De asemenea, aveţi posibilitatea de a crea un text box de procesare text utilizând instrumentul text box pentru a glisa indicatorul, astfel încât să creaţi o casetă text cu lăţimea adecvată.

Introducerea unui text box în cadrul unui slide se face în felul următor:

- Se alege slide-ul după care se selectează opţiunea Text Box din meniul Insert, grupul Text

- Se apasă un click în cadrul slide-ului după care apare text box-ul

în cadrul căruia se tastează textul dorit.

Prin glisarea unuia dintre ghidajele de redimensionare din colt se poate modifica dimensiunea uni textbox urmând ca textul să se reîncadreze în mod automat.

După ce aţi terminat de introdus textul, aveţi posibilitatea de a-i modifica aspectul aplicând formatări, ca de exemplu font, size (dimensiunea fontului) şi style (tipul de marcatori), selectând obiectul text şi făcând click pe unul sau mai multe butoane de formatare din meniul Home grupul Font

Este posibil să adăugaţi sau să eliminaţi marcatorii sau numerotarea într-un obiect text. În cazul unei liste numerotate, atunci când îi adăugaţi sau eliminaţi o linie, PowerPoint reordonează numerele.

114

Puteţi să adăugaţi text în interiorul obiectelor, cum ar fi cercuri, dreptunghiuri sau alte forme. De obicei, slide-urile conţin text box-uri pentru titlu şi text cu marcatori, în care să introduceţi ideile principale.

IV.4.2. Setarea stilului unui text box

Pentru setarea stilului unui text box se procedează astfel:

- Se selectează text box-ul care încadrează textul ca în imaginea de mai jos

Figura 120. Text Box selectat

- Se selectează mediul Home şi din grupul Font se apasă click pe lista de fonturi de unde se poate alege alt font

- Imediat după lista de Fonturi se poate selecta şi dimensiunea acestuia

115

Figura 121. Lista de fonturi

IV.4.3. Formatări speciale ale unui TextBox

La selectarea unui textbox se activează încă un meniu - Format.

Figura 122. Activare meniu Format

Din acest meniu se poate deasemenea configura aspectul uni textbox.

Opţiunile din grupul Shape Style – permit setarea fundalului – Shape Fill, a marginilor textbox-ului Shape Outline şi deasemenea se pot aplica efecte asupra acestuia.

116

Figura 123. Opţiuni din grupul Shape Style

Asupra textului se pot aplica opţiuni din grupul WordArt Style. Se poate seta ca textul sa fie colorat – Text Fill, se poate seta şi culoarea marginilor Text Outline, respectiv se poate aplica un efect din lista TextEffects

117

Figura 124. Opţiuni din grupul Shape Style

Sarcină de lucru

1. Deschideţi prezentarea Prezentare1

2. Adăugaţi un slide nou.

3. Adăugaţi un textbox nou în acest slide şi adăugaţi un text în el.

4. La nivel de textbox selectaţi o culoare pentru fundal şi o culoare pentru marginea textboxului

5. Din meniul Format şi grupul WordArt Styles setaţi o cuoare pentru text şi aplicaţi unul dintre efectele de strălucire (Glow). Salvaţi şi apoi adăugaţi şi o reflexie textului (Reflection)

118

IV.5. ELEMENTE GRAFICE ÎN PREZENTARE

IV.5.1. Inserarea obiectelor grafice în prezentare

În aplicaţia PowerPoint este posibilă crearea unui tabel cu celule de dimensiuni standard sau desenarea unui tabel particularizat cu celule de dimensiuni variabile.

La crearea unui tabel, introduceţi text în celule la fel ca într-un paragraf, cu excepţia faptului că utilizarea tastei Tab mută punctul de inserare de la o celulă la alta.

Pentru introducerea unui tabel într-un slide, se procedează în felul următor:

- Se selectează opţiunea Table din meniul Insert

Figura 125. Inserare tabel în prezentare

- Se deschide fereastra din care se poate selecta numărul de linii şi numărul de coloane

- Deasemenea există posibilitatea de a seta manual numărul de linii şi coloane (Number of rows and columns), se poate desena manual un tabel – Draw Table sau cu selectarea opţiunii Excel Spreadsheet se poate insera o pagina Excel.

119

Pentru a cuprinde textul introdus în table, aveţi posibilitatea de a îmbina sau combina celulele pentru a forma o celulă mai lungă. Acest lucru este util dacă doriţi să extindeţi textul de-a lungul părţii superioare a tabelului. De asemenea, este posibilă scindarea sau divizarea unei celule în două părţi.

Microsoft PowerPoint oferă posibilitatea creării unui grafic într-o prezentare. Pentru crearea unui grafic în cadrul unei prezentări se procedează astfel:

- Se selectează opţiunea Chart din meniul Insert şi din grupul Illustrations.

- Se deschide o fereastră din care se poate selecta tipul de grafic:

Figura 126. Selectare grafic

- La selectarea unui tip de grafic se deschide automat şi o fereastră excel în care se vor introduce datele care vor fi reflectate în grafic.

120

Figura 127. Fereastra de introducere a datelor pentru un grafic

- Se apasă un click pe slide, în afara chenarului pentru a se înregistra şi reflecta modificările efectuate în grafic.

- Pentru editarea valorilor unui grafic se apasă click dreapta pe graficul din prezentare şi se selecteză opţiunea Edit Data

O altă posibilitate de introducere a unor obiecte grafice în cadrul unei prezentări se face astfel:

- Se selectează opţiunea Object din cadrul meniului Insert, din grupul Text

- Se deschide fereastra Insert Object de unde se selectează tipul obiectului care urmează a fi introdus în prezentare, după care se apasă butonul OK.

121

Figura 128. Fereastra Insert Object

- În funcţie de tipul obiectului selectat, se deschide o fereastră de localizare şi selecţie a acelui obiect sau direct fereastră cu tipul obiectului.

Pentru modificarea informaţiilor din obiectele grafice introduse se procedează astfel:

- se apasă dublu click pe obiectul respectiv

- se deschide fereastra obiect

- se modifică informaţia şi se închide fereastra obiect.

Sarcină de lucru

1. Deschideţi prezentarea Prezentare1

2. Adăugaţi un slide nou.

3. Adăugaţi un grafic şi operaţi urmatoarele date financiare pentru vânzările din ultimele 3 luni din anul 2010.

Octombrie Noiembrie Decembrie

ION 12000 18000 15000

GEORGE 10000 9500 19000

VASILE 20000 18000 19400

122

IV.6. UTILIZAREA DIAGRAMELOR

IV.6.1. Crearea unei diagrame

Pentru crearea unei diagrame în cadrul unei prezentări se procedează astfel:

- se selectează opţiunea SmartArt din meniul Insert, grupul Illustrations

- se deschide fereastra Diagram Gallery de unde se selectează modelul de diagramă dorit după care se apasă butonul OK.

Figura 129. Selectarea tipului de diagramă

- În partea stângă se poate selecta grupul de diagrame, urmând ca in partea centrală a ferestrei să fie afişate toate diagramele din acest grup. Dacă se apasă click pe un model de diagramă în partea dreaptă a ferestrei apare descrierea acesteia

- Se selectează diagrama dorită şi se apasă butonul OK. În funcţie de fiecare model de diagramă apare o fereastră în care se completează textul de pe fiecare poziţie

Sarcină de lucru

Inseraţi o diagramă ierarhică pe trei niveluri care să evidenţieze structura organizatorică a unei companii

- Director General

123

- Serviciu Economic şi Serviciu Tehnic

- Birou Contabilitate şi Birou Vânzări subordonate Serviciului Economic

- Atelier Reparaţii şi Metrologie subordonate Serviciului Tehnic

IV.7. REALIZAREA ANIMAŢIEI ÎNTR-O PREZENTARE

Pentru a face expunerea slide-urilor mai atrăgătoare şi mai interesantă se poate adăuga animaţie textului şi ilustraţiilor din slide-uri. În timpul unei expuneri de slide-uri, textul din slide poate apărea pe ecran câte un paragraf, câte un cuvânt sau câte o literă o dată.

Modalitatea cea mai uşoară de a aplica efecte de animaţie este selecţia acestora din meniul Animations

Figura 130. Meniul Animations

Din grupul Transitions to This Slide se deschide lista de posibile moduri în care poate apărea slide-ul curent în cadrul prezentării.

Dacă se poziţionează mouse-ul pe una dintre opţiuni automat pe slid-ul curent apare un preview al opţiunii.

Prin opţiunea Tranzition Sped se poate seta viteza cu care se face trecerea de la slide-ul anterior. Acestă opţiune afectează de fapt viteza animaţiei selectate.

124

Figura 131. Moduri de tranziţie a slide-urilor

Deasmenea există posibilitatea de a ataşa şi un sunet la trecerea de la un slide la altul cu opţiunea Transition Sound. De aici se poate selecta un sunet predefinit, se poate seta ca sunetul precedent să fie oprit sau se poate selecta orice alt fişier audio existent în alta locaţie.

Figura 132. Adăugare sunet

125

Cu ajutorul opţiunii Apply to all setările facute pentru slide-ul curent se vor aplica întregii prezentări.

Prin intermediul bifelor din lista Advance Slide se poate configura ca trecerea de la un slide la altul să se facă în momentul în care se apasă click, sau la o anumită periodă de timp, sau se pot bifa ambele opţiuni caz în care trecerea se face la evenimentul care se declanşează primul (sau se apasă click, iar dacă nu s-a apăsat, după perioada selectată se trece automat la următorul slide).

Figura 133. Advance slide

Dacă preferaţi să creaţi propria schemă de animaţie, particularizaţi animaţia unui obiect selectând comanda Custom Animation din meniul Animations, grupul Animations. Animaţiile particularizate includ deplasarea mai multor obiecte simultan, deplasarea obiectelor de-a lungul unei căi şi aplicarea etapizării pentru toate efectele unui diapozitiv.

Pe lângă animarea textului într-o expunere de diapozitive, particularizaţi animaţia obiectelor slide-urilor, cum ar fi obiectele desenate.

Dacă aveţi un obiect cu text, animaţi textul şi obiectul separat sau împreună. În mod implicit obiectul şi textul asociat se animează în acelaşi timp. Dacă doriţi, animaţi doar textul unui obiect.

Altă modalitate de a personaliza animaţia obiectelor într-un diapozitiv este modificarea ordinii de apariţie a textului sau a formelor pe ecran în timpul unei expuneri de diapozitive.

- click pe butonul OK.

Exerciţiul 2

Cum se poate seta ca timpul de trecere de la un slide la altul să fie de 5 secunde?


O altă metodă pentru a seta timpul pentru trecerea de la un slide la altul, fără a seta manual pe fiecare slide este opţiunea Rehearse Timings din meniul Slide Show.

126

Figura 134. Meniul Slide Show

La apăsarea butonului apare fereastra de mai jos:

Figura 135. Fereastra Rehearsal

Se contorizează timpul în secunde ce trece de la deschiderea slide-ului curent pană la apăsarea săgeţii dreapta care coincide cu trecerea la slide-ul următor. Se trece astfel prin toată prezentarea iar la sfârşit, sau la apăsarea tastei ESC, apare mesajul:

Figura 136. Mesaj

Dacă se alege opţiunea YES, atunci se va seta ca trecerea de la un slide la altul, pentru fiecare slide în parte să fie egal cu timpul scurs de la deschiderea slide-ului până la apăsarea săgeţii de la pasul descris mai sus.

Sarcină de lucru

Deschideţi una dintre prezentările anterioare, prezentare ce conţine mai multe slide-uri.

Pentru primul slide selectaţi ca trecerea la acest slide să fie una dintre cele disponibile în grupul Push and Cover, din lista de tipuri de tranziţii disponibilie

Adăugaţi şi un sunet la trecerea la acest slide.

127

Setaţi faptul că tranziţia la slide-ul următor să se facă la 4 secunde, fără a se putea schimba la apăsarea unui click.

Folosiţi apoi opţiunea Rehearse Timings din meniul Slide Show pentru a seta timpul de trecere de la un slide la altul.

IV.8. DERULAREA UNEI PREZENTĂRI

IV.8.1. Folosirea Slide Show

După ce s-a creat o prezentare în aplicaţia PowerPoint, pentru lansarea acesteia se foloseşte una dintre opţiunile din grupul Start Slide Show din cadrul meniului Slide Show

Figura 137. Lansarea prezentării

Pentru a vizualiza întreaga prezentare se alege opţiunea From Beginning sau se apasă tasta F5.

Dacă se doreşte vizualizarea prezentării începând de la un anumit slide se procedează astfel:

- se poziţionează pe slide-ul respectiv

- se selectează opţiunea From Current Slide sau se apasă combinaţia de taste SHIFT + F5

Există posibilitatea de a vizualiza doar o parte dintre slide-uri şi nu întreaga prezentare. Pentru aceasta se alege opţiunea Custom Slide Show, se apasă NEW (pentru a defini o grupare de slide-uri nouă) şi se selectează slide-urile dorite.

128

Figura 138. Custom Slide Show

IV.8.2. Folosirea instrumentelor de navigare pe ecran

În cadrul unei prezentări este necesară navigarea pe ecran. Acest lucru se realizează prin intermediul săgeţilor stânga – dreapta de la tastatură cât şi prin intermediul mouse-ului.

IV.8.3. Ascunderea unor slide-uri

Pentru o anumită prezentare este posibil să doriţi să particularizaţi prezentarea pentru un anumit public, situaţie în care este posibil să nu fie necesare toate slide-urile din prezentare. În acest caz puteţi folosi comanda Hide.

Pentru a ascunde un slide este necesar să urmaţi paşii:

- Se selectează slide-ul care urmează a fi ascuns

- Se alege opţiunea Hide Slide din meniul Slide Show

Pentru a reafişa slide-ul ascuns, se accesează din nou Hide Slide din meniul Slide Show.

Exerciţiul 3

Pentru a derula întreaga prezentare începând cu primul slide se foloseşte combinaţia de taste:

129

1.F5

2.Alt+F4

3.Ctrl+P

4.SHIFT+F5


130


Exerciţiul 1. Răspuns corect 3. CTRL+S


Fiind poziţionat pe un slide, se bifează din meniul Animation, grupul Transition to This Slide opţiunea Advance slide Automaticalz After şi se trece valoarea 00:05.

Exerciţiul 3. Răspuns corect 4. SHIFT+F5

131

V. MICROSOFT EXCEL 2007

Multe proiecte din domeniul afacerilor necesită utilizarea unor programe de ”calcul tabelar”.

Un asemenea program este aplicaţia Excel care este un produs al firmei Microsoft si este destinat pentru tratarea datelor în formă tabelară. (aşa numita foaie/registru de calcul - Sheet) cât şi prezentării grafice a informaţiei. De asemenea aplicaţia Excel este dotată cu funcţii pentru calcularea, sortarea si afişarea datelor introduse în foaia de calcul.

132

V.1. OPERAŢII ELEMENTARE ŞI CONCEPTE DE BAZĂ ALE

APLICAŢIEI EXCEL

V.1.1. Familiarizare cu Microsoft Excel

Deschiderea aplicaţiei Microsoft Excel se poate realiza cu usurinţă urmând calea: Start / Programs / Microsoft Office->Microsoft Office Excel 2007 sau accesând pictograma corespunzătoare de pe desktop

Figura 139. Document Microsoft Excel

V.1.2. Elementele unei ferestre EXCEL

Multe elemente din fereastra aplicaţiei Excel sunt similare cu cele întâlnite în celelalte programe din suita Microsoft Office. Principalele elemente sunt:

Bara de titlu este dispusă în partea superioară a ferestrei documentului Excel. Ea informează ce fişier (document) este activ în acel moment. Implicit, orice document nou creat poartă numele de Book1 şi va rămâne neschimbat până în

133

momentul salvării sub o denumire diferită. De asemenea, bara de titlu conţine şi următoarele butoane:

- butonul de minimizare a documentului;

- butonul de maximizare - readuce documentul la forma maximă;

- butonul de redimensionare - prin accesarea acestuia se revine la dimensiunea iniţială a documentul;

- butonul pentru închiderea aplicaţiei.

Bara de meniu este situată sub bara de titlu şi conţine meniuri care permit accesul la toate comenzile care se pot efectua în EXCEL.

Figura 140. Bara de meniu

Bara de instrumente conţine diferite iconiţe pentru o varietate de funcţii. Implicit, un document nou conţine:

Figura 141. Bara de meniu

Prin utilizarea acestora se furnizează acces rapid la funcţiile utilizate frecvent, cum ar fi deschiderea sau salvarea unui document, printarea documentului, formatarea, alinierea şi totalizarea înregistrărilor din celule dintr-un registru de calcul etc.

Bara de defilare - permite vizualizarea celulelor care nu sunt vizibile în zona activă

Bara de stare se regăseşte în partea inferioară a ecranului şi este de culoare gri. Această bară afişează informaţii despre o comandă selectată.

Celulă activă reprezintă acea celula, marcată de o bordură groasă, care va fi afectată când se vor tasta sau edita date.

134

Etichetele (Sheet1, Sheet2, etc.) - Sunt situate deasupra barei de stare. Vă permite deplasarea dintr-o foaie de calcul în alta făcând click pe eticheta corespunzătoare.

Zona de introdus date reprezintă totalitatea celulelor în care se pot introduce şi edita datele necesare creării unui proiect.

V.1.3. Salvarea unei foi de calcul

Un lucru esenţial pentru fiecare foaie de calcul creată de un utilizator. este acela că aceasta trebuie salvată atât pentru istoric cât şi pentru deschideri ulterioare. Ori de câte ori se termină de introdus datele necesare în foaia de calcul, aceasta trebuie denumită şi salvată pe discul fizic pentru ca informaţiile să fie disponibile pentru eventualele utilizări.

Când se salvează pentru prima oară un registru de lucru, acesta trebuie denumit şi specificat în ce folder se va realiza salvarea. Există posibilitatea să se salveze pe discul fix local sau, în cazul în care computerul este conectat la o reţea, pe un disc fix de pe alt computer sau alt suport magnetic. Există şi posibilitatea să se creeze un folder în care se doreşte salvarea registrului de lucru, utilizând instrumente din cadrul Excel.

Sarcină de lucru

Deschideţi aplicaţia Microsoft Excel şi salvaţi registrul de calcul cu denumirea: “Sarcina de lucru 1”, urmând paşii de mai jos:

1. Vă poziţionaţi cu mouse-ul pe butonul Office şi din meniul care se deschide alegeţi opţiunea Save As;

Din lista derulantă se poate alege fie ca documentul excel să fie salvat în formatul Office 2007 – prima opţiune din listă Excel Workbook sau să fie salvat într-un format ce poate fi citit şi de versiuni mai vechi de office, respectiv opţiunea Excel 97-2003 Woekbook.

135

Figura 142. Salvare foaie de calcul

2. Prin selectarea opţiunii Excel 97-2004 Workbook va apare o fereastră în care veţi alege locaţia pentru salvarea documentului;

Figura 143. Alegerea locaţiei de salvare a unui document

3. Numele documentului se va introduce în câmpul File Name. Ulterior se va accesa butonul Save.

Slavarea unui document excel, peste versiunea anterioară se poate face şi prin combinaţia de taste Ctrl+S.

136

V.1.4. Salvarea unei foi de calcul ca pagina Web

Aplicaţia Excel are încorporată şi facilitatea de salva foile de calcul sub forma unei pagini Web. Pentru a salva documentul în format Web, se vor efectua următorii paşi:

1. Se apasă butonul Office, se alege din meniu opţiunea Save As

În fereastra care apare, se va selecta opţiunea Other Formats, apoi în fereastra de salvare în câmpul File Name se introduce numele sub care se salvează documentul şi în câmpul Save as type se alege Web Page.

Figura 144. Salvarea unui document Excel ca pagină Web

2. După salvarea documentului în format web, fişierul se va deschide sub forma de pagina Web, similar ca în imaginea următoare:

137

Figura 145. Fişier Excel vizualizat ca pagină Web

V.1.5. Deschiderea unui registru de calcul

După salvarea registrului de lucru Excel, acesta poate fi oricând redeschis pentru revizuirea conţinutului şi/sau pentru a efectua modificări. Excel păstrează evidenţa ultimelor registre de lucru pe care le-aţi deschis şi plasează numele de fişiere ale acestora în partea dreaptă a opţiunii Open.

Pentru a deschide un fişier care nu este în listă, după ce se apasă pe butonul Office se apasă click pe opţiunea Open.

Din fereastra nou apărută, se va selecta locaţia unde documentul dorit a fi deschis, a fost salvat.

138

Figura 146. Alegerea unui document excel pentru a fi deschis

Deasemenea un fişier poate fi deschis şi dacă se utilizează combinaţia de taste Ctrl+O.

V.1.6. Moduri de vizualizare a foii de calcul

Există mai multe tipuri de vizualizare a datelor, cât şi a fişierelor excel. În cele ce urmează vor fi prezentate aceste modalităţi.

Modurile de vizualizare a foii de calcul pot fi controlate de către fiecare utilizator în parte. Controlul asupra modurilor de vizualizare înseamnă posibilitatea de a stabili ce anume să fie vizibil pe foaia de calcul la un moment dat şi ce foaie de calcul să fie vizibilă la un moment dat. Se poate comuta între ferestrele foilor de calcul prin plasarea lor alăturată sau una în spatele celeilalte.

Se pot vizualiza, de asemenea, mai multe foi de calcul simultan, fiecare în propria fereastră.

Sarcină de lucru

Deschideţi 3 fişiere Excel.

Accesaţi meniul View, iar din grupul Window selectaţi Arange All

139

Figura 147. Meniul View, grupul Window

Din fereastra care se deschide se pot alege una din modalităţile de vizualizare a foilor de calcul:

Figura 148. Aranjarea ferestrelor

1. Tiled – va aranja şi redimensiona foile de calcul deschise astfel încât acestea să fie aranjate alăturat atât pe orizontală cât şi pe verticală.

Figura 149. Aranjarea Tiled a foilor de lucru

140

2. Horizontal – permite aranjarea ferestrelor pe orizontală, conform imaginii de mai jos:

Figura 150. Aranjarea Horizontal a foilor de lucru

3. Vertical – permite aranjarea pe verticală a foilor de calcul, conform figurii de mai jos:

141

Figura 152. Aranjarea Vertical a foilor de lucru

4. Cascade – permite aranjarea foilor de calcul în format cascadă.

Figura 153. Aranjarea Cascade a foilor de lucru

5. Windows of activ workbook permite numai afişarea ferestrei registrului de calcul activ.

142

Figura 154. Opţiunea Windows of active workbook la aranjarea foilor de lucru

Este recomandat să se utilizeze această facilitate de aranjare a ferestrelor de lucru pentru cel mult trei foi de calcul deschise la un moment dat, pentru ca fiecare fereastră să ofere spaţiu suficient de vizualizare a datelor.

V.1.7. Închiderea aplicaţiei

La finalizarea lucrului pe un fişier, acesta se poate închide folosind una din metodele de mai jos:

1. Prin dublu-clic pe pictograma situată în partea stângă a barei de meniu, conform imaginei de mai jos:

2. Se dă click pe butonul , ce poartă denumirea Close şi este situat în partea dreaptă a barei de titlu.

3. Se accesează apasă butonul Office şi din meniu se alege opţiunea Close din lista derulantă conform figurii de mai jos:

Figura 155. Închidere aplicaţie

4. De asemena se poate tasta si combinaţia de taste ALT + F4.

143

În cazul în care există informaţii introduse într-un document Excel care nu fost salvate şi se acţionează una din modalităţile de închidere, aplicaţia Microsoft Excel afişează o fereastră prin care vă solicită să confirmaţi salvarea modificărilor realizate.

Exerciţiul 1

Care este combinaţia de taste pentru deschiderea unui document Excel:

1. CTRL+S.

2. CTRL+F

3. CTRL+O

4. Alt+F4

Exerciţiul 2

Cum se poate salva un document Excel într-un format recunoscut şi de versiuni mai vechi ale aplicţiei?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Exerciţiul 3

Explicaţi cum se pot vizualiza mai multe foi de calcul în format ”Vertical”

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


144

V.2. OPŢIUNILE DE FORMATARE ŞI GESTIONARE A DATELOR DIN

FOILE DE CALCUL

V.2.1. Formatarea numerelor

Aplicaţia Microsoft Excel este folosită în cea mai mare parte pentru numere şi calcule. Datele numerice care se introduc într-un document Excel pot fi cifre financiare, date calendaristice, fracţii, procente şi alte informaţii care apar de obicei cu o combinaţie de numere şi simboluri.

Precizarea formatului dorit de afişare a datelor numerice se realizează urmând paşii de mai jos:

1. Din meniul Home din grupul Cells se alege opţiunea Format Cells din lista derulantă la fel ca în imaginea de mai jos:

Figura 16. Meniul Format Cells

145

2. Se alege opţiunea dorită din tabul Number, lista Category. Opţiunile sunt descrise în tabelul de mai jos:

Figura 157. Formatarea celulelor

Opţiunile definite mai sus se pot utiliza înainte de a se introduce datele în celulă sau după ce introduceţi un număr în ea. Din lista de opţiuni de formatare aveţi posibilitatea să alegeţi numărul de zecimale care doriţi să-l utilizaţi, să selectaţi simbolul monetar internaţional şi să setaţi formatul pentru numere negative.

Toate datele introduse sunt formatate implicit cu opţiunea General, care afişează datele exact aşa cum au fost introduse. Dacă la introducerea unui număr s-a inclus o dată sau un caracter special ($ % / , E e), Microsoft Excel va formata automat numărul cu opţiunea adecvată.

Dacă se apasă click dreapta pe orice coloană atunci toate informaţiile din acea coloană sunt selectate. Din lista care se deschide se alege opţiunea Format Cells şi se ajunge la aceeaşi fereastră de selectare a tipului de coloană.

146

Figura 158. Opţiuni click dreapta pe o celulă

V.2.2. Ajustarea dimensiunilor rândurilor şi coloanelor

Într-o celulă din foaia de lucru Excel se pot introduce până la 32.000 de caractere, cu toate acestea lăţimea implicită a celulelor este limitată la o valoare ce se poate modifica.

Din acest motiv dacă se introduc date care au o lungime mai mare decât lăţimea implicită a coloanei, informaţia va „trece peste” în coloana următoare:

Se poate observa că în funcţie de formatul textului introdus,

informaţia este afişată ca o serie de semne diez , indicând faptul că textul este prea lung pentru lăţimea curentă a coloanei.

Când un număr apare ca o serie de simboluri diez, aceasta nu afectează informaţia introdusă, care este stocată intern; există posibilitatea să se vizualizeze oricare din aceste intrări prin modificarea lăţimii coloanei, astfel intrările apar în totalitate aşa cum au fost introduse.

Se întâlnesc şi cazuri când lăţimea implicită a coloanei este mai mare decât textul introdus. Prin reducerea lăţimii coloanei, există posibilitatea să se vizualizeze pe ecran mai multe coloane simultan.

Excel oferă multiple metode pentru ajustarea lăţimii coloanei după preferinţa fiecărui utilizator:

1. Redimensionarea lăţimii coloanei se poate realiza prin accesarea meniului Home din bara de meniuri, se alege opţiunea Format din categoria Cells, iar din lista derulantă click pe opţiunea Column Width ca în imaginea următoare:

147

Figura 159. Redimensionare laţime coloană

În dreptul câmpului Column width din fereastra de mai sus se poate introduce lăţimea dorită.

Figura 160. Stabilire dimensiune coloană

2. Dimensionare prin selectarea opţiunii Default Width... din lista derulantă rezultată în urma accesării iconiţei Format din meniul Home. În urma selecţiei efectuată va apărea caseta de dialog de mai jos in care puteţi să introduceţi lăţimea dorită

Figura 161. Introducere lăţime standard a coloanei

148

3. Dimensionare prin glisare cu marginea din dreapta a selectorului de coloană la dreapta sau la stânga, pentru a mări sau micşora lăţimea coloanei. În momentul poziţionării cu indicatorul de la mouse pe marginea din dreapta a unui selector de coloană, apare un indicator de redimensionare care indică faptul că există posibilitatea de redimensionare a lăţimii coloanei.

Figura 162. Redimensionare lăţime coloană prin glisare

4. Dimensionare prin dublu clic pe marginea din dreapta a selectorului de coloană, pentru ajustare automată a coloanei.

De asemenea, există posibilitatea de ajustarea a înălţimii rândului pentru un anumit rând, utilizând aceleaşi metode elementare.

Excel oferă multiple metode pentru ajustarea înălţimii unui rând după preferinţa fiecărui utilizator.

1. Redimensionarea înălţimii unui rând se poate realiza prin accesarea meniului Home din bara de meniuri, se alege opţiunea Format din categoria Cells, iar din lista derulantă click pe opţiunea Row Height ca în imaginea următoare:

Figura 163. Redimensionare înălţime coloană

La selectarea opţiunii Row Height se deschide caseta de dialog la fel ca în imaginea de mai jos în care se poate introduce opţiunea dorită:

149

Figura 164. Stabilire înălţime coloană

2. Redimensionare prin glisarea marginii unui rând în sus sau jos, pentru a mări sau micşora înălţimea rândului.

Figura 165. Redimensionare înălţime coloană prin glisare

3. Redimensionare prin ajustare automată a rândului, astfel încât să se potrivească cu cea mai lungă intrare din celulă, făcând dublu clic pe marginea inferioară a rândului.

Aceste modificări se realizează când se doreşte ajustarea înălţimii rândului pentru a cuprinde caractere mai mari, cum ar fi titlul unei foi de lucru sau titlurile de rând care apar cu caractere mai mari. Totuşi, mai obişnuit este să se ajusteze lăţimea coloanei pentru a ţine seama de etichete sau numere, lungi sau scurte.

V.2.3. Alinierea conţinutului celulelor

Microsoft Excel 2007 oferă posibilitatea de a se schimba modul de aliniere, relativ la marginile celulelor, pentru informaţia introdusă de către utilizator.

1. Astfel, un text introdus într-o celulă activă poate fi aliniat orizontal la stânga, la dreapta sau centrat.

Într-o celulă, informaţiile care sunt de tipul text sunt în mod normal aliniate orizontal la stânga, ceea ce înseamnă că primul caracter din celulă apare lângă marginea din stânga a celulei.

Într-o celulă aliniată la centru, caracterele din celulă sunt centrate simetric faţă de marginile din stânga şi din dreapta ale celulei.

150

Dacă informaţia introdusă este de tip numeric aceasta este în mod normal aliniate la dreapta, ceea ce înseamnă că ultimul caracter din celulă apare lângă marginea din dreapta a celulei. În mod normal, alinierea la dreapta este folosită pentru datele care au format numeric, deoarece toate numerele dintr-o coloană sunt aliniate sub aceleaşi poziţii ale cifrelor, după cum este prezentat mai jos:

Figura 166. Aliniere caractere numerice într-o celulă

Sarcină de lucru:

Pentru a alinia textul dintr-o celulă se urmează următorii paşi:

a) Din bara de meniu se acesează meniul Home opţiunea Format din grupul Cells iar din lista derulantă care se deschide se alege Format Cells şi se deschide fereastra de mai jos. Aceeaşi fereastră se deschide şi daca se selectează o coloană şi se apasă clik dreapta, iar din lista se alege Format Cells

Figura 167. Alinerea textului într-o celulă

151

b) În tabul Alignment se alege din lista corespunzătoare opţiunii Horizontal se pot alege una din opţiunile de aliniere a textul dintr-o celulă.

2. De asemenea, există şi posibilitatea de modificare a alinierii pe verticală a conţinutului din celule—adică modul în care este poziţionată informaţia dintr-o celulă între marginea superioară şi cea inferioară a celulei.

Alinierea implicită pentru text şi numere este în partea inferioară, însemnând amplasarea caracterelor chiar deasupra marginii inferioare a celulei. De asemenea, aveţi posibilitatea să modificaţi alinierea verticală a celulelor, în partea inferioară, în partea superioară sau la centru. Alinierea la centru arată adesea bine când se doreşte mărirea înălţimii unui rând pentru a scoate în evidenţă etichetele sau valorile stocate pe rând, dar menţine intrările centrate între partea superioară şi partea inferioară ale rândului.

a) În fereastra Format Cells se va da clic pe eticheta Vertical, iar din lista derulantă se va putea alege una din opţiunile: Center (centrat), Bottom (jos), Justify (aliniere stânga-dreapta), Distributed (aliniere distribuită) ca în fereastra următoare:

Figura 168. Alinierea textului pe verticală într-o celulă

b) Dacă din listă se alege opţiunea Center, textul introdus va fi afişat in formatul următor:

152

Figura 169. Poziţionarea centrată a textului într-o celulă

c) În fereastra Format Cells se poate bifa opţiunea Wrap Text (Incadrare text) la fel ca imaginea următoare:

Figura 170. Utilizarea Wrap text pentru încadrarea textului într-o celulă

Astfel, oricât de lung ar fi textul introdus într-o astfel de celulă acesta se va încadra pe mai multe rânduri în celula respectivă, la fel ca în imaginea de mai jos:

Figura 171. Încadrarea textului într-o celulă

3. Pentru ca textul introdus să fie afişat pe verticală, în loc de orizontala, se va apela tot la fereastra Format Cells, în care, în

153

dreptul opţiunii Orientation se poate alege orientarea textului la orice unghi dorit de către utilizator.

Figura 172. Modificarea orientării textului într-o celulă

o La o orientare la un unghi de 90 informaţia introdusă este afişată astfel:

Figura 173. Orientarea la 900 a textului

o La o orientare la un unghi de 45 informaţia introdusă este afişată astfel:

Figura 174. Orientarea la 450 a textului

Această modalitate de aliniere a textului este folosită când se realizează tabele mai complexe.

154

Pentru toate aceste aspecte de aliniere orizontală şi verticală, text scris vertical şi orizontal există intrare direct din meniul Home, grupul de iconiţe Alignment.

Figura 175. Meniul Home, grupul Alignment

V.2.4. Crearea şi aplicarea formatelor condiţionale

Formatarea condiţionată necesită crearea unor seturi de criterii, similar introducerii criteriilor de căutare într-o bază de date. Folosind expresii precum „egal cu” sau „mai mare decât” se vor alege formatele care se vor aplica asupra celulelor ce conţin text sau numere şi corespund criteriului.

Sarcină de lucru:

Pentru a se putea aplica formatarea condiţionată asupra datelor trebuie urmate următoarele etape:

1. Selecteaţi celulele care se doresc a fi incluse în formatarea condiţionată.

2. Din bara de meniu acesaţi meniul Format şi opţiunea Conditional Formatting (Formate condiţionate).

155

Figura 176. Formatare condiţionată

3. Din lista de opţiuni Highlight Cells Rules se poate alege una din opţiunile: Grater Than.. caz în care se poate seta ca toate valorile mai mari decât valoarea stabilită să fie evidenţiate. Deasemenea sunt disponibile şi opţiunile Less Than... – se pot evidenţia valorile mai mici decâ valoarea stabilită, Between... –valori cuprinse între, Equal To... valori egale cu, Text that Contains – căutare în celule de tip text care conţin expresia setată şi cu opţiunea Duplicate Values se pot evidenţia toate valorile duplicate. Folosiţi pe rând fiecare opţiune din cele prezentate mai sus.

4. Exemplu: Avem un excel cu vânzările din ultima săptămână pe fiecare agent de vânzări. Vrem să evidenţiem toate valorile care sunt peste 10000.

156

Figura 177. Tabel de vânzări

5. Selectăm coloana de Vânzări şi alegem opţiunea Grater Than.. cu valoarea setata 10000. Deasemenea se poate selecta din lista derulantă şi culoarea sau modul în care se vor diferenţia aceste valori ce respectă condiţia setată.

Figura 178. Selecţie conditie pentru formatare celulă

6. La apăsarea OK, valorile din tabel ce respectă condiţiile setate se vor evidenţia in modul stabilit. Mai jos se regăseste efectul regulii setate asupra tabelului iniţial.

Figura 179. Tabelul iniţial cu valorile evidenţiate

Se pot seta simultan mai multe reguli de evideţiere a valorilor dintr-un tabel. Deasemenea se pot folosi opţiunile din grupul Top-Bottom Rules cu ajutorul cărora se pot evidenţia primele x valori dintr-o listă selectată, ultimele x valori, valorile peste medie sau sub medie, valorile ce reprezintă x% din total sau sunt x%.

157


După ce s-au stabilit formatele condiţionate într-o foaie de calcul, orice celulă în care se introduce conţinutul care îndeplineşte condiţiile stabilite va fi formatată în conformitate cu instrucţiunile de formatare condiţională. Acest lucru va continua până când acestea instrucţiuni vor fi şterse.

Opţiunile din grupul Data Bars ne vor ajuta să evidenţiem grafic valoarea din fiecare celulă selectată comparativ cu valoare maximă. În imaginea de mai jos se paote vedea efectul acestei reguli asupra tabelului de la exemplul anterior.


Pentru a evidenţia comparativ valorile din celulele selectate se pot utiliza şi opţiunile din grupul Color Scales sau Icon Sets. Cu

158

opţiunile din grupul Color Scales se vor colora diferenţiat valorile selectate în funcţie de valoarea minimă şi valoarea maximă. Un principiu similar este respectat şi de opţiunile din grupul Icon Set cu deosebirea că nu se folosesc culori ci se folosesc iconiţe.


Există deasemenea posiblitatea de a defini o regulă nouă prin intermediul opţiunii New Rule...

Sarcină de lucru:

Pentru a şterge condiţiile dintr-o foaie de calcul trebuie parcuşi următorii paşi:

1. Se selectează opţiunea Clear Rules din meniul Format – Conditional Formatting

Figura 183. Opţiunea Clear Rules

159

2. Se poate selecta fie să se şteargă toate formatările din celulele selectate fie din întregul tabel.

3. Există şi posibilitatea de a edita, şterge fiecare fromatare definită, daca se selecteză opţiunea Manage Rules...

Figura 184. Editarea unor condiţii existente

V.2.5. Căutarea şi înlocuirea conţinutului şi formatelor celulelor

În cazul în care se lucrează cu foi de lucru de dimensiuni mari, conţinutul unor rânduri sau coloane poate să nu se încadreze pe ecran.

Dacă se doreşte localizarea unei anumite informaţii care nu este vizibilă imediat, există posibilitatea de scanare vizuala a foii de lucru pentru regăsirea informaţiei. Aplicaţia Microsoft Excel are o facilitate mult mai simplă.

Pentru a căuta informaţia dorită în Excel se vor urma paşii:

1. Se accesează meniul Home, iar din grupul Editing se deschide lista Find & Select.

160

Figura 185. Opţiunea Find& Select

2. Se alege opţiunea Find... În caseta Find and Replace, în dreptul câmpului Find what se va introduce textul care se doreşte a fi căutat.

Figura 186. - Introducere criteriu de căutare

În caseta de mai sus se pot accesa butoanele:

Find All – ce permite afişarea informaţiei căutate la fel ca în imaginea de mai jos:

161

Figura 187. Căutarea întregistrărilor după un anumit criteriu

Find Next – după acţionarea căutării se va poziţiona pe prima valoare din document ce îndeplineşte criteriul introdus.

Sarcină de lucru:

Pentru a căuta şi înlocui o informaţie în Excel se vor urma următorii paşi:

1. Se accesează meniul Find& Select şi se alege opţiunea Replace

2. Se introduce valoarea care se doreşte a fi înlocuită în câmpul Find what şi în dreptul câmpului Replace with se va menţiona valoarea nouă.

Figura 188. Înlocuire valori într-o foaie de calcul

De asemenea se pot utiliza în această casetă următoarele butoane:

Replace – înlocuieşte doar prima valoare regăsită

162

Replace All – înlocuieşte toate valorile care corespund cu criteriul introdus.

O modalitate mai rapidă de accesare a ferestrei Find and Replace este şi combinaţia de taste Ctrl + F

Similar, pentru a înlocui valori, se pot apăsa simultan tastele Ctrl + H

Pentru a găsi toate celulele ce conţin formule se poate folosi opţiunea Formulas din meniul Find&Select. Cu ajutorul acestei opţiuni sunt marcate cu gri toate celulele ce conţin formule, iar trecerea de la o celulă cu formule la alta se face cu ajutorul tastei TAB.

Similar se pot regăsi toate celulele ce conţin Comenatrii – Opţiunea Comments, celule ce conţin formatare condiţionată – opţiunea Conditional Formatting, Constante – Constants şi celule ce au validări de date - Data Validation

V.2.6. Inserarea şi ştergerea celulelor, rândurilor şi coloanelor

Aplicaţia Microsoft Excel are inclusă facilitatea de a insera sau de a şterge o celulă pentru a se introduce date suplimentare, respectiv eliminarea acestora.

Sarcină de lucru:

1.Deschideţi un document excel completat cu informaţii.

2. Pentru a se insera un rând sau mai multe într-o foaie de lucru Excel se vor urma paşii de mai jos:

Se accesează meniul Home, grupul Cells şi se deschide lista de la opţiunea Insert:

Figura 189. Înlocuire valori într-o foaie de calcul

Dacă se selecteză opţiunea Insert Cells se va introduce o singură celulă. Cu opţiunea Insert Sheet Rows se va insera o line nouă dupa linia pe care sunt poziţionat.

163

3. Adăugaţi o coloană nouă după a doua coloană din document cu opţiunea Insert Sheet Columns

4. Adăugaţi înregistrări în această nouă coloană.

Pentru a şterge o coloană se pot folosi opţiunile din lista Delete.

Figura 190. Opţiuni lista delete

Se poate şterge coloana pe care sunt poziţionat, linia sau întreaga pagină de lucru.

La selectarea opţiunii Delete Cells apare fereastra de mai jos în care se selectează modul de ştergere: toate celulele rămase sunt mutate mai sus, sunt mutate mai la dreapta, se şterge întregul rând sau întreaga linie.

Figura 191. Delete Cells

5. Deasemenea pentru a şterge o linie sau coloană se poate folosi opţiunea din lista ce se deschide la click dreapta pe o coloană. Selectaţi penultima linie din excel, apăsaţi click dreapta şi selectaţi opţiunea Delete

164

Figura 192. Listă de opţiuni la click dreapta

Inserarea noilor rânduri se va realiza întotdeauna deasupra primului rând selectat.

Deasemenea opţiunea de inserare de linii sau coloane este disponibilă şi din lista ce apare la click dreapta (a se vedea în imaginea de mai sus).

V.2.7. Decuparea, copierea, lipirea şi golirea celulelor

Sunt cazuri când datele introduse într-o foaie de lucru trebuie modificate sau să fie amplasate în altă parte. Se mai întâmplă şi cazuri în care aceste date au fost greşit introduse şi se doresc a fi şterse.

Când se doreşte a se schimba modul în care au amplasate datele în foaia de lucru, nu este necesar ca să şteargă datele existente şi reintrodse în noua locaţie.

Aplicaţia Microsoft Excel oferă posibilitatea de a muta conţinutul dintr-o celulă sau mai multe celule, într-o altă locaţie în foaia de lucru. Această operaţie se poate realiza prin procedura de decupare, copiere şi lipire.

a) Modalitatea de decupare a informaţiilor dintr-o celulă sau o zonă selectată se poate realiza:

Accesând butonul Cut ( ) din Home şi grupul Clipboard

Accesând opţiunea Cut din lista ce se deschide la click dreapta

O modalitate de decupare a datelor dintr-o parte în alta este utilizarea combinaţiei de taste: Ctrl + X

165

b) Modalitatea de copiere a informaţiilor dintr-o celulă sau o zonă selectată se poate realiza:

Accesând butonul Copy ( ) din Meniul Home şi grupul Clipboard

Accesând opţiunea Copy din lista ce se deschide la click dreapta

O modalitate rapidă de copiere a datelor dintr-o parte în alta este utilizarea combinaţiei de taste: Ctrl + C.

c) Modalitatea de lipire a informaţiilor dintr-o celulă sau o zonă selectată se poate realiza:

Accesând lista Paste din Meniul Home şi grupul Clipboard ca în imaginea de mai jos avem posibilitatea de a selecta modul în care se face lipirea informaţiei copiate anterior. Se poate lipi informaţia identic copiată (Paste), sau formulele din celulele ce au fost în prealabil copiate, rezultatul formulelor, informaţia copiată se poate adăuga deasemenea ca şi imagine, link către ea etc.

Figura 193. Lipirea informaţiilor dintr-o celulă

Accesând opţiunea Paste din lista ce se deschide la click dreapta

O modalitate de lipire a datelor dintr-o parte în alta este utilizarea combinaţiei de taste: Ctrl + V .

d) Modalitatea de ştergere a informaţiilor dintr-o celulă sau o zonă selectată se poate realiza:

166

e)

Accesând opţiunea Delete din lista ce se deschide la click dreapta, urmată de selectarea metodei de ştergere (toată linia, toată coloana, se mută informaţia ramasă mai sus sau mai la stânga)

O modalitate de ştergere a datelor dintr-o celulă se poate realiza prin accesarea tastei Delete de pe tastatură.

Exerciţiul 4

Care sunt metodele prin care se poate adăuga o linie nouă într-un document excel?


V.2.8. Formatarea celulelor

Unul dintre beneficiile majore al utilizării Microsoft Excel îl reprezintă capacitatea sa de organizare a datelor în formatul rând şi coloană şi apoi efectuarea calculelor pentru anumite rânduri, coloane şi celule. Aceste caracteristici sunt utile în cazul în care se creează o foaie de lucru pentru uz personal, atunci când principalul obiectiv îl reprezintă vizualizarea bugetelor sau prognozărilor sau datele sunt recalculate pe baza a diferite proiecţii.

Microsoft Excel oferă o multitudine de metode pentru formatarea celulelor şi valorilor dintr-o foaie de lucru, în scopul obţinerii unui model şi a unui aspect mai plăcut. Dacă foaia de lucru va fi imprimată sau va fi vizualizată de către alte persoane, iar dacă acestea sunt componente ale unui raport sau ale unei prezentări, se va dori ca foaia de lucru să arate cât se poate de atractiv.

Astfel, pentru îmbunătăţirea formei există posibilitatea să se mărească textul pentru titluri sau să se formateze celulele în format aldin, cursiv sau ambele. De asemenea, există posibilitatea să se formateze textul cu diferite fonturi (stiluri de tastare) şi în culori diferite.

167

V.2.8.1 Formatarea textului

Una dintre cele mai frecvente formatări dintr-o foaie de lucru este modificarea fontului şi a dimensiunii fontului titlurilor selectate, a etichetelor şi a valorilor existente.

Prin Font se înţelege înfăţişarea generală a textului, numerelor sau a altor simboluri de tip caracter care se regăsesc introduse într-o foaie de lucru.

În Excel există posibilitatea ca datele care se introdus sa aibă fonturi diferite sau diferite dimensiuni ale fontului.

Sarcină de lucru:

Pentru a formata un text selectat într-o foaie de lucru Excel se vor urma paşii de mai jos:

1. Se selectează celula sau celulele ce conţin textul ce trebuie formatat

2. Se vor accesa butoanele care se regăsesc în meniul Home şi din grupul Font

Figura 194. Bara de formatare

Pentru modificarea fontului pentru textul introdus se vor alege din lista derulantă fontul dorit:

168

Figura 195. Opţiuni font

Dacă se doreşte modificarea dimensiunii fontului de va alege valoarea dorită din lista derulantă din bara de instrumente:

Figura 196. Opţiuni pentru dimensiunile fontului

Daca se doreşte modificarea stilului cu care este afişat textul introdus

se poate alege una din opţiunile: din bara de instrumente după cum urmează:

Bold - textul va fi afişat îngroşat

Italic -textul va fi afişat aplecat spre dreapta

Underline- textul va fi afişat subliniat.

169

O altă modalitate de formatare a textului introdus este următoarea:

1. Se va da click dreapta pe o celulă, iar din lista derulantă se va alege opţiunea Format cells

Figura 197. Formatare celule

2. Din caseta de dialog Format cells, se pot alege aceleaşi opţiuni ca cele din bara de instrumente. În secţiunea Preview se poate vedea cum va apărea textul după ce au fost alese opţiunile dorite.

170

Figura 198. Modificare font prin fereastra Format Cells

De asemenea tot din această fereastra se poate alege şi culoarea pe care o va avea textul din lista Color

V.2.8.2 Formatarea numerelor ca simboluri monetare

Când se introduc numere în celulele din foaia de lucru, aplicaţia Excel formatează implicit celulele în formatul General. Aceasta înseamnă că toate datele de tip text şi numerice vor apărea exact aşa cum au fost introduse.

Pentru a se modifica modul în care sunt afişate numerele există posibilitatea să se utilizeze opţiunile din lista ce se deschide din meniul Home şi grupul Number.

171

Figura 199. Lista de opţiuni de afişare a unui număr

Dacă sunteţi poziţionat pe o celulă ce conţine un număr la deschiderea acestei liste este prezentat modul în care va fi afişat acel număr sub fiecare din opţiunile disponibile.

Pentru a stabili numărul de zecimale ce sunt afişate intr-o coloană se folosec cele 2 butoane din Meniul Home, grupul Number, Increase

Decimal şi respectiv Decrease Decimal

Deasmenea numerele pot fi afişate şi aliniate cu simboluri monetare

din caseta de dialog Format cells. De asemenea există posibilitatea să se afişeze numerele mai mari cu separatori de mii, sau ca simbol monetar cu semnul dolar şi zecimale reprezentând fracţii din dolar, sau să se afişeze sub formă de fracţii sau chiar procentaje.

Unele butoane de formatare pentru numere se regăsesc în bara de

instrumente Formatting: .

172

În tabelul următor sunt prezentate butoanele utilizate de pe bara de instrumente Formatting.

Buton Numele butonului Descriere

Simbol monetar (Currency Style )

Afişează şi aliniază numerele cu simboluri monetare, separatori de mii şi puncte zecimale: 25.7 ca $25.7 sau 25.7 LEI

Stil procent (Percent Style)

Se înmulţesc numerele cu 100 şi se afişează numerele cu semnul de procent.

Separator mii (Comma Style)

Se afişează numerele cu separatori de

mii:

Mărire zecimală (Increase Decimal)

Se adaugă o zecimală de fiecare dată când faceţi clic pe buton. De exemplu 7.25 va fi afişat astfel 7.250.

Micşorare zecimală (Decrease Decimal)

Se elimină o zecimală de fiecare dată când faceţi clic pe buton. De exemplu 3.4500 va fi afişat astfel 3.450.

V.2.8.3 Adăugarea de borduri la celule

Cu ajutorul bordurilor şi culorilor putem reliefa informaţiile importante din cadrul documentului Excel. De asemenea cu ajutorul bordurii se poate uşura lectura foii de lucru şi se pot evidenţia anumite date. Bordura este o linie trasată în jurul unei celule sau al unui grup de celule. De asemenea, putem stabili şi culoarea de fond a unei celule sau a unui grup de celule.

Cu ajutorul bordurilor putem încadra în totalitate un grup de celule, celule separate, sau putem sublinia cu linie simpla sau dublă zona de date selectată. Aplicaţia Microsoft Excel oferă mai multe stiluri pentru borduri—inclusiv linii unice de diverse grosimi, linii punctate şi linii de despărţire.

Când se creează o bordură pentru o celulă sau pentru o zonă de celule, nu este necesar să se aplice bordura pentru toate cele patru laturi. Se poate preciza ca bordura să se aplice oricărei laturi sau combinaţii de laturi. De exemplu, se poate aplica o bordură cu linie dublă numai în partea inferioară a primului rând din foaia de lucru, pentru a se separa titlul de restul foii de lucru.

Pentru utilizarea noilor facilităţi de desenare a bordurilor, se utilizează din bara de insturmente, din meniul Home, grupul Font.

173

Figura 200. Borders

De asemenea se poate accesa tabpage-ul Borders, din meniul ce se deschide la click dreapta şi opţiunea Format Cells..:

Figura 201. Tabpage Borders

Din lista derulantă se poate accesa un tip de bordura pentru a se formata o celulă după dorinţa fiecărui utilizator.

De asemenea, există posibilitatea de a schimba caracteristicile utilizate la desenarea bordurii prin intermediul opţiunilor de pe bara de instrumente Borduri.

Sarcină de lucru:

1. Deschideţi un fişier excel dintre cele create la sarcinile de lucru anterioare.

174

2. Selectaţi toate informaţiile din coloane.

3. Selectaţi din meniul Home, grupul Font lista derulantă de la iconiţa Borders

Figura 201. Lista derulantă Borders

Din lista prezentată mai sus din lista Borders se poate alege modul în care celulele din excel vor fi încadrate între linii, exemplu: linie simplă doar în partea de jos a celulei, linie simplă la dreapta sau la stânga celulei sau doar linie în partea de sus a celulei etc.

4. Selectaţi opţiunea All Borders astfel încât toate celulele cu informaţii să fie încojurate pe toate laturile cu linie simplă.

5. Selectaţi fiecare celulă ce conţine denumirea coloanelor şi selectaţi opţiunea Thick Box Border pentru a fi înconjurate cu o linie îngroşată.

6. Pentru a vedea modul în care va fi tipărit documentul curent şi modul în care vor arăta bordurile setate pe documentul tipărit se selecteză lista de opţiunea Print (din lista de la butoul Office), Print Preview. Pentru a închide modul de vizualizare Print Preview se apasă butoul Close print Preview.

175

Mai jos se regăseşte un exemplu de test pe care au fost aplicate bordurile în modul precizat:

Figura 202. Exemplu Print preview

Pentru modificarea liniei bordurii sau culorii pentru o celulă sau zonă selectată se vor folosi opţiunile Line Color şi Line Style:

7. Selectaţi opţiunea Line Color pentru a colora bordurile trasate anterior în altă culoare şi selectaţi culoarea roşu. La selectarea unei noi culor, cursorul mouse-ului se schimbă sub formă de creion şi selectând bordurile dorite acestea vor avea noua culoare. Pentru a ieşi din modul de colorare a burdurilor se apasă dubluclick. O dată culoarea setată toate noile borduri ce vor fi selectate vor avea noua culoare.

Figura 203. Exemplu modificare culoare borduri

176

8. Similar pentru a modifica stilul liniei folosite la borduri selectaţi opţiunea Line Style

Figura 204. Exemplu modificare stil linie

9. Pentru a şterge o bordură selectaţi opţiunea Erase Border. La alegerea opţiunii cursorul mouse-ului se schimbă într-un burete cu care se vor selecta bordurile ce vor fi şterse. Pentru a ieşi din modul de ştergere se va apăsa dubluclick.

Ştergeţi toate liniile de la bordurile ce despart denumirea coloanelor.

Figura 205. Ştergere bordură

10. Pentru a desena o bordură selectaţi opţiunea Draw Border, cursorul mouse-ului se transformă în creion. Dacă se va apăsa click pe orice margine a unei celule aceasta va avea avea o bordură cu o linie de stilul şi culoarea selectate anterior.

Redesenaţi bordurile dintre coloanele cu denumire, şterse la pasul anterior.

177

11. Similar opţiunii Draw Border se foloseşte opţiunea Draw Border Grid, singura desebire fiind faptul că la selectarea unei celule toate cele 4 laturi vor avea o bordură cu linie de culoarea şi stilul setate anterior.

V.2.8.4 Adăugarea de umbrire la celule

La fel ca şi la borduri, există posibilitatea ca în Excel să se poată adăuga umbriri sau modele unei celule sau unei zone de celule pentru a scoate în relief selecţia.

Umbrirea unei celule poate fi gri sau colorată. Deşi culorile pot fi semnificative pentru înfăţişarea unei foi de lucru, culorile vor apărea în foaia de lucru imprimată numai dacă se utilizează o imprimantă color.

Un model este un set de linii sau puncte cu care se umplu celulele selectate. Aplicarea modelelor este folositoare în special dacă se doreşte să se atragă atenţia asupra uneia sau mai multor celule dintr-o foaie de lucru imprimată dar nu există imprimantă color. Dacă există imprimantă color sau se doreşte vizualizarea foii de lucru doar pe ecran, există posibilitatea de a combina în celulele selectate umbrirea cu culoare cu un model.

Sarcină de lucru:

Pentru adăugarea unei umbre la o celulă, în fişierul excel deschis la sarcina de lucru anterioară, urmaţi paşii de mai jos:

1. Se va da click dreapta cu mouse-ul pe celula selectată şi din lista derulantă se va alege opţiunea Format Cells

2. Din fereastra de dialog Format Cells se alege tab-ul Patterns ca în imaginea de mai jos:

178

Figura 206. Tabul Patterns al ferestrei Format Cells

Din secţiunea Backgroud color se poate alege culoarea cu care vor fi umplute celulele selectate.

Din opţiunea Fill Effects se poate selecta ca în celulele selectate culoarea să nu fie uniformă în întreaga celulă ci să fie un gradient între 2 culori ce se pot selecta din listele Color 1 şi Color 2, iar stilul în care se va face trecerea de la o culoare la alta se poate alege din grupul Shading Styles.

Figura 207. Opţiunea Fill Effects

179

Din secţiunea Pattern Color şi Patern Style se poate alege ca în celulele selectate să apară o textură din modelul şi culoarea alesă.

Figura 208. Modele texturi

Selectaţi celulele ce conţin denumirea coloanelor şi din opţiunea Fill Effects alegeţi 2 culori iar trecerea de la o culoare la alta să se facă pe verticală.

V.2.8.5 Îmbinarea celulelor

Dacă se doreşte ca un titlu să se desfăşoare pe mai multe rânduri, mai multe celule de lângă celula cu titlul respectiv există posibilitatea de îmbinare a celulelor.

Această opţiune permite să se accepte capacităţi suplimentare de formatare. Îmbinarea celulelor combină două sau mai multe celule într-o singură celulă, astfel încât textul sau valoarea din cadrul celulei să poată fi formatată cu mai multă uşurinţă.

Cel mai simplu mod de a îmbina două celule este selectarea butonul Merge and Center, din meniul Home

180

Figura 208. Îmbinarea de celule

Cu opţiunea Merge&Center, celulele selectate sunt unite, iar textul va fi centrat. Daca nu se doreste centrarea textului se poate selecta doar optiunea Merge Cells.

Pentru a împărţi o celulă compusă în celulele componente din care provine există opţiunea Unmerge Cells

Figura 209. Opţiuni Merge&Center

O alta metoda de îmbinare este detaliată mai jos:

1. Se selectează celulele care se doresc a fi îmbinate si se dă clic dreapta, iar din lista derulantă se alege opţiunea: Format Cells

2. Din caseta de dialog Alignment, se bifează opţiunea Merge cells (Imbinare celule)

Figura 209. Îmbinare celule din fereastra Format Cells

181

V.2.9. Lucrul cu rânduri, coloane, foi de lucru şi registre de lucru

V.2.9.1 Ascunderea şi reafişarea rândurilor şi a coloanelor

Se întâmplă ca uneori să se ivească necesitatea ascunderii anumitor date din foaia de calcul. De exemplu, într-o foaie de calcul pe care o vor vedea mai multe persoane, s-ar putea să existe anumite informaţii confidenţiale şi se doreşte ca acestea să nu fie vizibile sau modificate. În asemenea situaţii, există posibilitatea să se ascundă aceste rânduri sau coloanele, astfel încât acestea să nu apară pe ecran sau la imprimare. Când se doreşte ca să fie din nou vizualizate se va folosi opţiunea de reafişare.

Pentru ascunderea unei coloane sau rând dintr-o foaie de lucru se selectează coloana (rândul) care se doreşte a fi ascunsă, se dă click dreapta pe coloana (rândul) selectată, iar din lista disponibilă se accesează opţiunea Hide.

Figura 210. Ascundere coloană/rând

Ulterior se poate observa că rândul (coloana) nu mai este vizibilă în interfaţă, dar coloanele rămase şi-au păstrat numele.

Astfel, coloanele respective nu mai sunt vizibile în interfaţă

Pentru a reafişa datele ascunse se vor urma următorii paşi:

1. Se selectează coloanele între care se regăseşte coloană care se doreşte a fi reafişată

2. Se va da click dreapta cu mouse-ul, iar din lista derulantă se va alege opţiunea: Unhide

182

Figura 211. Unhide (reafişare)

Deasemenea pentru a ascunde linii Hide Rows, coloane Hide Columns sau foi de calcul întregi Hide Sheet, în Excel 2007 există posibilitatea de a selecta acest lucru din meniul Home, butonul Format, ca în imaginea de mai jos. Tot în acest meniu sunt disponibilie opţiunile de reafişare a informaţiilor ascunse

(opţiunile Unhide).

Figura 212. Opţiuni Hide-Unhide din meniu

183

Sarcină de lucru:

1. Deschideţi un fişier excel.

2. Ascundeţi a treia coloană din fişier, folosind opţiunea corespunzătoare din meniu.

3. Ascundeţi a doua linie din fişier folosind opţiunea din lista de la click dreapta.

4. Reafişaţi liniile şi coloanele ascunse folosind una din opţiunile prezentate mai sus.

V.2.9.2 Imobilizarea coloanelor şi rândurilor

Când se lucrează cu foi de calcul foarte mari, în mod normal, la deplasarea indicatorului de celulă titlurile foilor se derulează până acestea nu mai sunt vizibile pe ecran.

Aplicaţia Microsoft Excel, va permite imobilizarea unei zone din fereastra de afişare, delimitarea fiind realizată prin selecţia rândurilor şi coloanelor, astfel încât aceasta va rămâne tot timpul vizibilă, indiferent cât de mult se va derula foaia de calcul.

Partea cea mai des imobilizată a unei foi de calcul este rândul cu titlurile de coloane din partea de sus a listei. Imobilizând acest rând se vor putea vizualiza ce reprezintă datele din celule atunci când se derulează lista. Imobilizarea păstrează titlurile pe ecran indiferent câte înregistrări conţine lista.

Sarcină de lucru:

Pentru a imobiliza rândurile şi coloanele dintr-o foaie de calcul trebuie parcurşi următorii paşi:

1. Deschideţi un document excel completat cu informaţii.

2. Accesaţi meniul View şi apoi din grupul Window se deschide lista Freeze Panes ca în figura de mai jos:

184

Figura 213. Opţiunea Freeze Panes din meniul View

3. Selectaţi opţiunea Freeze Top Row şi apoi derulaţi vertical foaia de calcul. Observaţi efectul.

4. Selectaţi opţiunea Freeze First Column şi apoi derulaţi orizontal foaia de calcul. Observaţi efectul.

5. Pentru a renunţa la imobilizarile setate, dupa ce aţi setat o imobilizare, în lista de mai sus apare şi opţiunea Unfreeze Panes

Această operaţiune se poate realiza ori de cîte ori este necesar într-o foaie de lucru Excel.

V.2.9.3 Împărţirea ecranului

În afara de imobilizarea unei zone din fereastra de afişare, aplicaţia Excel permite separarea unei foi de calcul în două părţi, ceea ce facilitează vizualizarea simultană a două sau patru zone distincte din cadrul aceleaşi foi de calcul. Această caracteristică este utilă la compararea datelor dintr-o foaie de calcul sau atunci când trebuie mutate sau copiate informaţii în interiorul aceleiaşi foi de calcul.

Prin împărţirea ecranului pot apare două sau patru zone de vizualizare. Pentru fiecare dintre aceste zone de vizualizare se poate derula independent secţiunea care se afişează.

Sarcină de lucru:

Pentru a împărţi o foaie de calcul în patru zone de vizualizare trebuie parcurşi următorii paşi:

1. Selectează celula deasupra şi în stânga căreia se va plasa marcajul de împărţire a ecranului.

2. Se accesează meniul View, iar din grupul Window se alege opţiunea Split, la fel ca în imaginea de mai jos:

185

Figura 214. Opţiunea Split din meniul View

Foaia de calcul are în acest moment două sau patru bare de derulare care permit derularea în sus, în jos sau spre dreapta a fiecărei secţiuni de ecran.

Pentru a împărţii ecranul în 2 zone, se poate selecta o linie şi se apasă butonul Split, având ca rezultat împărţirea ecranului în 2 zone orizontale, dacă se selectează o coloană se poate împărţii foaia de lucru pe verticală.

În cazul în care ecranul este împărţit în patru, cele patru panouri vor fi derulate în pereche.

Când foaia de calcul se derulează sus-jos cele două panouri superioare se vor derula simultan.

Când foaia de calcul se derulează stânga-dreapta cele două panouri din stânga se derulează simultan.

Deplasarea barelor de împărţire va permite mărirea sau micşorarea oricărei dintre secţiuni. Pentru a se muta o bară de derulare este suficient deplasarea cursorului de la mouse deasupra ei şi să se aştepte până ce acesta se transformă într-o săgeată cu două capete pentru împărţirea în două secţiunea şi într-o cruce cu patru săgeţi în capete pentru împărţirea ecranului în patru secţiuni.

Pentru a anula împărţirea ecranului poţi alege una din metodele:

1. Se accesează meniul View şi se mai apasă încă o dată butonul Split.

2. Se execută dublu click pe o bară de împărţire pentru eliminarea acesteia.

3. Se poate trage una din barele de împărţire în afara foii de calcul.

V.2.10. Filtrarea datelor într-o foaie de calcul

Utilizarea filtrării automate pentru a filtra datele este un mod uşor şi rapid de a găsi şi lucra cu un subset de date dintr-o zonă de celule sau coloană de tabel.

186

Dacă datele sunt filtrare se vor afişa numai rândurile care satisfac criteriile care au fost specificate, iar rândurile care nu se doresc a fi afişate vor fi ascunse. După filtrarea datelor, există posibilitatea de copiere, căutare, editare, formatare, imprimare sau introducerea lor într-o diagramă subsetul de date fără a fi rearanjate sau mutate.

În Excel există posibilitatea de a se utiliza filtrare după mai multe coloane. Filtrele sunt aditive, adică fiecare filtru suplimentar se bazează pe filtrul curent şi restrânge mai departe subsetul de date.

Utilizând Filtrare automată, există posibilitatea să se creeze trei tipuri de filtre: după o listă de valori, după format sau după criterii. Fiecare dintre aceste tipuri de filtre le exclude pe celelalte pentru fiecare zonă de celule sau etichetă de coloană. De exemplu, există posibilitatea să se filtraze după o culoare de celulă sau după o listă de numere, dar nu după ambele; de asemenea să se filtreze după pictograme sau după un filtru particularizat, dar nu după ambele.

Sarcină de lucru:

Pentru a realiza o filtrare automată într-o foaie de calcul se vor urma paşii de mai jos:

1. Se accesează o coloana sau o zona de coloane care se doresc a fi filtrate

2. Se va accesa meniul Home şi se alege lista de Sort&Filter

Figura 215. Inserare filtru automat

Selectaţi linia cu denumirea coloanelor şi apoi apăsaţi butonul Filter. Pe fiecare coloană apare o sageată la apăsarea căreia se va deschide o listă cu opţiuni.

187

Figura 216. Filtre active pe fiecare coloană

Mai jos se regăseşte cu lista cu opţiuni de filtrare (se deschide dacă se face click pe butonul de pe coloana de interes). În partea inferioară aapar toate înregistrările, o singură dată, din coloana pe care sunteţi pozitionat. Dacă se debifează sau bifează valori din lista respectivă in excel se vor aduce doar acele linii care conţin pe coloana selectată valorile bifate. Deasemenea se pot face Sortări după culoare. Din zona Text Filters se pot realiza filtrări de text complexe.

Figura 217. Lista cu opţiuni de filtrare

Pentru a se realiza o sortare a datele într-o foaie de calcul se

accesează unul din butoanele de sortare ascendentă sau

descendentă din bara de instrumente.

188

Criteriile de sortare se salvează odată cu registrul de lucru, pentru a se reaplica de fiecare dată când se va deschide registrul de lucru pentru un tabel Excel, dar nu şi pentru un interval de celule.

Dacă se doreşte să se salveze criteriile de sortare pentru a se aplica periodic o sortare când se deschide un registru de lucru, atunci se recomandă să utilizeze un tabel. Acest lucru este important mai ales pentru sortările pe mai multe coloane sau pentru sortările care durează mult timp pentru a se crea.

189

V.3. CREAREA GRAFICELOR ŞI DIAGRAMELOR

În general, diagramele se creează atunci când se doreşte o reprezentare grafică (în imagini) a datelor cuprinse în tabele create.

Aplicaţia Chart Wizard (Expert diagramă) va permite crearea, pas cu pas, a unei diagrame şi oferă opţiuni care să ajute la modificarea acesteia după cerinţele utilizatorului. De asemenea se poate reveni oricând să se modifice diagrama, după ce aceasta a fost creată.

După ce s-a creat tabelul sursă – care conţine informaţia ce urmează a fi reprezentată grafic – se lansează aplicaţia Chart Wizard pentru a se crea diagrama dorită. Aplicaţia are anumite tipuri prestabilite de diagrame din care se poate alege acel tip care oferă o reprezentare cât mai apropiată de cerinţă.

Se va accesa meniul Insert, iar în grupul Charts sunt disponibile mai multe categorii de diagrame:

Figura 218. Inserare diagramă

Primul pas în crearea unei diagrame este alegerea tipului diagramei. Aplicaţia Excel oferă o gamă largă de tipuri de diagrame printre care:

Diagrame pe coloane (Column). O diagramă pe coloană are bare verticale şi este reprezentată fără continuitate în timp. Acest tip se utilizează, în general, pentru prezentarea comparativă a datelor.

190

Figura 17 Diagrame în coloane

Se pot selecta diagrame cu bare 2D, sau coloane 3D, deasemenea coloanele pot fi înlocuite cu cilindrii, conuri sau piramide.

În imaginea de mai jos se regăseşte un exemplu de diagramă în coloane:

191

Figura 220. Diagramă în coloane

Diagrame linie (Line). Acest tip de diagrame este foarte potrivit pentru măsurarea sau reprezentarea datelor în timp, în mod continuu. Ele realizează combinaţii bune cu diagramele pe coloană sau pe linii multiple. De asemenea, diagramele linie sunt excelente pentru prezentarea informaţiei ce implică tendinţe sau modificări în timp cu unul sau două seturi de date.

Se poate alege ca diagrama să fie cu linii 2 D sau 3 D, deasemenea pentru linii 2D se poate alege ca să fie marcate şi punctele de interes

Figura 221 Diagrame linie

Pentru exemplul de mai sus s-a creat şi o diagramă de tip line, reprezentată în imaginea de mai jos:

192

Figura 222. Exemplu diagramă linie

Diagrame cu structură radială (Pie). Diagramele cu structură radială sunt folosite pentru prezentarea unui procent dintr-un întreg. Tipurile de diagramă cu structură radială disponibile sunt 2D standard, 2D descompusă, 3D, 3D descompusă, radială din radială – care extrage un subset al unui sector – şi bară din structură radială – care extrage un subset şi îl reprezintă sub forma unei diagrame cu coloane suprapuse.

Figura 223 Diagrame radiale

Pentru fişierul excel folosit ca şi exemplu o reprezentare radială ar fi cea de mai jos:

193

Figura 224. Exemplu diagramă radială

Diagrame bare, similar digramelor din grupul Column sunt diagramele din grupul Bar, cu precizarea că reprezentarea se face pe orizontală şi nu pe verticală.

194

Figura 225. Diagrame din categoria Bar

Diagrame stratificate (Area). Diagramele stratificate se utilizează asemănător diagramelor linie prin faptul că acestea reprezintă datele în timp într-o manieră continuă. Singura diferenţă este că zona de sub linie este umplută.

Lista de opţiuni de diagrame din lista Area este cea de mai jos:

Figura 226. Diagrame stratificate

În tabelul excel folosit la exemplele anterioare s-a adăugat încă o coloană de vanzări pe altă perioadă, deoarece ideea de bază a graficelor stratificate este de a compara acelaşi set de date pe perioade diferite. Reprezentarea grafică pentru exemplul folosit este cea de mai jos:

195

Figura 227. Exemplu de diagramă stratificată

Diagrame prin puncte (Scatter). Diagramele prin puncte sunt folosite pentru prezentarea datelor pe intervale inegale de timp. Acest tip de diagramă este cel mai des întâlnit în activităţile ştiinţifice şi inginereşti.

Figura 228. Exemplu diagramă în puncte

Diagrame din tip categoria Other Charts

196

Figura 229. Lista diagrame Other Charts

a) Diagrame stoc (Stock). Diagramele stoc sunt create, prin definiţie, pentru piaţa bursieră şi au patru variante:

o minim-maxim-închidere

o deschidere-minim-maxim-închidere

o volum-maxim-minim-închidere

volum-deschidere-maxim-minim-închidere

b) Diagrame suprafaţă (Surface). Diagramele suprafaţă măsoară două variabile sub forma unei hărţi topografice, oferind o reprezentare 3D a valorilor înalte şi joase. Există două tipuri de diagramă suprafaţă, cu două variante pentru fiecare tip.

c) Diagrame inelar (Doughnut). Diagramele de tip inelar sunt variaţii ale diagramelor cu structură radială. Diferenţa constă în faptul că diagramele inelare sunt pentru mai multe seturi de date – oarecum asemănătoare reprezentării mai multor structuri radiale, una peste cealaltă.

d) Diagrame cu bule (Bubble). Diagramele cu bule compară valorile în seturi de câte trei. Primele două seturi sunt folosite în diagramă, al treilea determinând dimensiunea bulelor.

197

e) Diagrame radar (Radar). Diagramele radar prezintă relaţiile dintre seturi separate de date. Relaţia este prezentată în raport cu o serie întreagă, similar modului în care diagramele de tip inelar reprezintă datele dintr-o serie comparativ cu seria întreagă.

Sarcină de lucru:

1. Creaţi un tabel excel ce conţine datele ce se doresc să fie reprezentate într-un grafic.

2. Selectaţi tabelul iar mai apoi din meniul Insert, creaţi pe rând diagrame din toate categoriile prezentate mai sus.

După ce s-a creat o diagram pe baza unui tabel, la selectarea diagramei apare implicit încă un meniu cu opţiuni specifice lucrului cu Diagrame:

Figura 230. Lista diagrame Other Charts

Astfel în grupul Labels sunt disponibile următoarele opţiuni:

a) Definirea unui titlu pentru diagramă şi poziţionarea acestuia, folosind opţiunea Chart Title

b) Posibilitatea de a denumi şi de a poziţiona denumirea pe axele diagramei folosind opţiunea Axis Titles

c) Posibilitatea de a defini o legendă pentru diagramă şi de a o poziţiona cu opţiunea Legend

d) Posibilitatea de a defini etichete la datele reprezentate în diagramă din lista de ce deschide de la opţiunea Data Labels

e) Deasemenea se poate seta ca datele pe baza cărora s-a creat diagrama să apară în diagramă sau nu, folosind opţiunea Data Table

Exerciţiul 5

Cum se poate defini şi afişa legenda în partea stângă a unei diagrame?

198

V.4. UTILIZAREA FORMULELOR ŞI FUNCŢIILOR

V.4.1. Construirea formulelor

Cu ajutorul aplicaţiei Microsoft Excel este foarte uşor să se efectueze calcule obişnuite. Pe lângă adunare, scădere, înmulţire şi împărţire, există şi posibilitatea să se calculeze totaluri sau media unui set de valori. Cu ajutorul calculelor de bază, este posibilă reprezentarea valorilor de profit din venituri şi cheltuieli sau calcularea salariului pentru angajaţi pe baza orelor lucrate şi a impozitelor.

O formulă este o expresie scrisă a unui calcul care trebuie efectuat de către Excel. Când se introduce o formulă într-o celulă, formula este stocată intern în timp ce rezultatul calculat apare în celulă.

O formulă este o ecuaţie matematică, care constă din două elemente: operanzi şi operatori matematici. Operanzii identifică valorile utilizate în calcul. Un operand poate fi o valoare constantă, o altă formulă sau o referinţă la o celulă sau la o zonă de celule. Operatorii matematici specifică tipul de calcule care se efectuează cu ajutorul valorilor.

Pentru a permite aplicaţiei Excel să deosebească formulele de date, toate formulele încep cu semnul egal (=) sau cu semnul plus (+). Pentru a vizualiza o formulă, faceţi clic pe celula care conţine formula. Formula va apărea în bara de formule.

În formule există posibilitatea să se utilizaţi oricare din operatorii matematici următori.

Operator Semnificaţie ^ Ridicare la exponent * Înmulţire / Împărţire + Adunare - Scădere

199

Când o formulă conţine doi sau mai mulţi operatori, operaţiile nu se execută neapărat în ordinea în care se citeşte formula—de la stânga la dreapta. Ordinea de executare a operaţiilor este determinată de prioritatea operatorului, aşa cum este definită de regulile matematicii. De exemplu, ridicarea la exponent se efectuează întotdeauna înaintea oricărei operaţii. Înmulţirea şi împărţirea sunt următoarele pe lista de priorităţi şi se efectuează secvenţial de la stânga la dreapta.

Crearea unei formule este asemănătoare cu introducerea textului şi a numerelor în celule.

Funcţiile din Excel sunt formule încorporate care efectuează anumite calcule matematice complexe. Utilizatorul introduce numele funcţiei şi argumentele cerute de funcţie iar programul Excel efectuează calculele.

Microsoft Excel pune la dispoziţie o gamă largă de funcţii care au denumiri specifice, cum ar fi SUM, AVERAGE sau MIN dar numele funcţiilor trebuie scrise corect, altfel programul Excel nu le va recunoaşte. Pentru a uşura munca utilizatorului aplicaţia pune la dispoziţie o casetă de dialog care ajută la scrierea corectă a numelor funcţiilor şi la completarea argumentelor necesare efectuării acestora.

V.4.2. Inserarea funcţiilor

Există două moduri prin care se pot adăuga funcţii in excel.

Pentru funcţiile cel mai des utilizate există în meniul Home o lista ce se deschide de la iconiţa SUM cu opţiunile Sum, Average, Count Number, Max şi Min ce vor fi prezentate mai jos.

Figura 231. Inserare formule din meniul Home

Deasemenea in Excel 2007 există un meniu special dedicat formulelor, acest meniu denumit Formulas este prezentat şi în imaginea de mai jos:

200

Figura 232. Meniul Formulas

În cadrul meniului Formulas sunt mai multe opţiuni posibile de selecţie a funcţiilor ce sunt împărţite în mai multe categorii care sunt descrise în tabelul care urmează:

Categorie Descriere Auto Sum Aceeaşi listă cu funcţiile ce se pot apela şi din

meniul Home Recently Used Lista funcţiilor care au fost utilizate cel mai

recent Financial Lista funcţiilor financiare Logical Lista funcţiilor logice (IF, AND, OR, etc.) Text Lista funcţiilor care pot fi folosite cu text sau

etichete Date&Time Lista funcţiilor care permit calculul valorilor de

dată şi orăLookup&Reference Lista funcţiilor care caută valori Math&Trig Lista cu toate funcţiile matematice şi

trigonometrice recunoscute de Excel More Functions Lista funcţiilor statistice, a celor ce returnează

informaţii despre valori şi foaia de lucru. etc

În fiecare listă ce conţine funcţiile din fiecare categorie, ultima opţiune din listă este Insert Function

Figura 233. Lista cu funcţii dintr-o categorie

În partea de jos a casetei se regăseşti o scurtă descriere a funcţiei pe care suntem poziţionaţi, a se vedea exemplul de mai jos:

201

Figura 234. Descriere funcţie

Prin accesarea link-ului va permite să se apelezi la ajutor pentru a primi mai multe informaţii despre funcţia selectată.

În momentul în care s-a selectat o funcţie din câmpul Select a function se deschide o fereastră care se numeşte Function Arguments care permite introducerea argumentelor pentru funcţia selectată.

Figura 235. Introducere argumente funcţie

Pentru a se completa argumentele unei funcţii selecatate trebuie să se execute paşii:

202

1. Se dă click în caseta primului argument.

2. Dacă argumentul cere referinţe de celulă, se execută click sau se selectează celulele care conţin argumentele din foaia de calcul. În caz contrar se pot introduce valorile argumentului de la tastatură.

După ce au fost adăugate toate argumentele necesare se execută click pe butonul OK.

Caseta de dialog în se care introduc argumentele funcţiei – poate fi deplasată oriunde pe foaia de lucru astfel încât să nu împiedice vizualizarea câmpurile care conţin argumentele.

Pentru a reduce caseta de dialog pentru introducerea formulelor în aşa fel încât să nu acopere celulele care se vor a fi selectate din foaia de calcul se

execută click pe butonul Collaps Dialog . Pentru a reafişa caseta de dialog şi a continua construcţia funcţiei se execută click pe butonul Expand

Dialog (aflat în capătul din dreapta al casetei de argumente redusă).

Pentru a scrie o formulă într-o celulă trebuie să se parcurgă paşi:

1. Se execută click în celula în care se doreşte să fie afişat rezultatul formulei.

2. În bara de instrumente, se execută click pe butonul Insert

Function . Va apărea caseta Insert Function.

3. Se execută click pe categoria de funcţii, din secţiunea categoriei, din care face parte funcţia dorită şi, apoi, execută dublu click pe. Dacă nu se ştie în ce categorie se află funcţia dorită se execută click pe categoria All (Toate) şi, din lista cu funcţiile ordonate alfabetic, alege funcţia dorită. Se va deschide caseta de formule (Insert Formula) care va ajuta la completarea funcţiei.

4. Se dă click în caseta primului argument.

5. Dacă argumentul cere referinţe de celulă, se execută click sau se trage peste celulele care conţin argumentele din foaia de calcul.

6. După ce s-au adăugat toate argumentele necesare se execută click pe OK. Astfel funcţia este construită.

Dacă se introduce semnul egal într-o celulă caseta Name din stânga barei de formule primeşte numele Function şi devine o listă derulantă cu cele mai recent utilizate funcţii. Dacă se execută click pe o funcţie din această listă va apărea paleta de formule pentru respectiva funcţie. Dacă funcţia

203

care se doreşte nu este cuprinsă in această listă se va da click pe opţiunea More Functions... pentru a deschide caseta Insert Function.

V.4.3. Prezentarea celor mai uzuale funcţii excel

Excel oferă sute de funcţii, multe dintre acestea fiind specifice anumitor activităţi sau unor persoane cu anumite profesii. Cele mai multe persoane constată că există câteva funcţii pe care le utilizează mereu, dar şi multe funcţii pentru care nu există nici un motiv să le utilizeze vreodată. Funcţiile de bază Excel şi funcţiile cel mai frecvent utilizate sunt prezentate în cele ce urmează.

A). Funcţia MIN

Funcţia MIN(number1; number2;...) întoarce valoarea cea mai mică, sau minimul, dintr-un domeniu de numere. Dacă toate valorile se situează pe o coloană, cea mai simplă metodă de aflare a minimului este de a sorta coloana. Dacă este vorba de un domeniu, atunci funcţia MIN este mai utilă.

Sarcină de lucru:

Pentru a afla valoarea minimă de pe un domeniu trebuie să se parcurgă paşii:

1. Deschideţi o foaie de lucru excel ce conţine coloane cu mai multe tipuri de date completate: câmpuri text, câmpuri de tip dată, câmpuri de tip număr.

2. Selectaţi coloana în care doriţi să fie adăugată funcţia

3. Intraţi în meniul Formulas şi din lista More Functions, se alege categoria Statistical şi apoi funcţia MIN

4. Se deschide fereastra aferentă funcţiei selectate unde trebuie completate argumentele sau domeniul al căror minim se vrea găsit.

204

Figura 236. Funcţia MIN

5. Se execută click pe câmpul Number1

6. Se va şterge orice valoare care apare în acest câmp şi se selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă domeniul de celule sau celulele care conţin argumentele.

Figura 237. Introducere funcţie MIN

7. La sfârşit se va apasă butonul OK

B) Funcţia MAX

Funcţia MAX (number1; number2;…) este opusul funcţiei MIN şi lucrează în acelaşi fel: descoperă cea mai mare valoare dintr-un domeniu selectat.

205

Sarcină de lucru:

Pentru a afla valoarea minimă de pe un domeniu trebuie să se parcurgă paşii:

1. Deschideţi o foaie de lucru excel ce conţine coloane cu mai multe tipuri de date completate: câmpuri text, câmpuri de tip dată, câmpuri de tip număr.

2. Selectaţi coloana în care doriţi să fie adăugată funcţia

3. Intraţi în meniul Formulas şi din lista More Functions, se alege categoria Statistical şi apoi funcţia MAX

4. Se deschide fereastra aferentă funcţiei selectate unde trebuie completate argumentele sau domeniul al căror minim se vrea găsit.

Figura 238. Funcţia MAX

5. Se execută click pe câmpul Number1

6. Se va şterge orice valoare care apare în acest câmp şi se selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă domeniul de celule sau celulele care conţin argumentele.

206

Figura 239. Introducere funcţie MAX

7. La sfârşit se va apasă butonul OK.

8. În altă celulă din meniul HOME din lista de la Auto Sum se alege opţiunea MAX . În acest caz nu mai apare fereastra Function Arguments decât dacă se apasă butonul fx

La nivelul celulei în care a fost adăugată funcţia apasaţi dubluclik şi se pot selecta direct celulele din care se calculează maximul. Se apasă Enter pentru a încheia selecţia.

C) Funcţia AVERAGE

Funcţia AVERAGE number1; number2;...) este o functie comună şi uşor de utilizat. Rezultatul acestei funcţii este media aritmetică a argumentelor din domeniul selectat.

Este bine de ştiut că rezultatul returnat de această funcţie este mult mai corect decât dacă ai aduna argumentele respective şi le-ai împărţi la numărul lor deoarece dacă, la un moment dat, o celulă nu are valoare numerică, prin această metodă se interpretează valoarea 0 pentru această celulă.

Funcţia AVERAGE adună celulele din domeniul selectat şi împarte valoarea la numărul de celule fără a lua în calcul celulele goale.

207

Figura 240. Funcţia AVERAGE

Funcţia AVERAGE se regăseşte în meniul Home, lista Auto Sum, opţiunea AVERAGE sau în meniul Formulas, în lista More Functions, Statistical.

D) Funcţia SUBTOTAL

Funcţia SUBTOTAL(function_num;ref1;...) este utilă, în special, pentru calcularea valorilor dintr-o listă filtrată deoarece foloseşte numai celulele vizibile dintr-un domeniu. Adică se poate seta ca funcţiile din argumentul function_num să nu ţină cont de valorile din celulele ascunse, sau care nu mai apar ca urmare a aplicării unor filtre. În mod implicit indiferent că o celulă este ascunsă, funcţiile ce au ca şi argumente referinţă către acea celulă valoarea din aceasta va fi luată în calcul.

Funcţia SUBTOTAL poate efectua mai multe operaţii diferite, în funcţie de argumentele introduse. Argumentul function_num este un număr care determină operaţia specifică ce va fi efectuată pentru funcţia SUBTOTAL.

În tabelul următor sunt specificate argumentele function_num posibile pentru funcţia SUBTOTAL precum şi operaţiile lor corespunzătoare.

Argument Operaţie executată AVERAGE – media valorilor COUNT – numără valorile numerice COUNTA – numără toate valorile MAX - întoarce valoarea maximă MIN - întoarce valoarea minimă PRODUCT – înmulţeşte valorile şi întoarce produsul STDEV – estimează abaterea standard pe baza unui

eşantion STDEVP – calculează abaterea standard pe baza întregii

populaţii date

208

SUM – adună valorile VAR – calculează dispersia pe baza unui eşantion VARP - calculează dispersia pe baza întregii

populaţii

Funcţia SUBTOTAL este încadrată în categoria de funcţii Math&Trig.

E) Funcţiile COUNT, COUNTA şi COUNTBLANK

Aceste funcţii returnează numărul de valori dintr-un domeniu care îndeplinesc toate criteriile încorporate în funcţie.

Funcţia COUNT (range) returnează numărul de valori numerice dintr-un domeniu şi ignoră toate celelalte tipuri de valori şi celulele goale.

Funcţia COUNTA (range) returnează toate valorile nenule dintr-un domeniu (dacă ai de numărat valori tip text poţi folosi această funcţie).

Funcţia COUNTBLANK (range) returnează numărul tuturor celulelor goale dintr-un domeniu.

Figura 241. Funcţiile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

Aceste funcţii sunt cel mai des utilizate în combinaţie cu alte funcţii. Valoarea returnată de funcţia imbricată devine argumentul celeilalte funcţii. Ca să se utilizeze aceste funcţii în interiorul altora, se introduce funcţia în locul argumentului a cărui valoare o furnizează.

Aceste funcţii se regăsesc în Meniul Formulas, grupul More Functions, categoria Statistical.

F) Funcţiile AND, OR, NOT

Funcţiile AND, OR, NOT sunt funcţii logice şi se utilizează împreună cu alte funcţii, incluse în alte formule. Fiecare dintre ele returnează valorile True sau False iar formula care include funcţia logică

209

foloseşte această valoare pentru a-şi continua calculul. Aceste funcţii pot fi găsite în categoria Logical.

Funcţia AND (logical1;logical2;...) verifică dacă toate argumentele sale au valoare True; în caz afirmativ funcţia returnează valoarea True. Este suficient ca una din condiţii să nu fie îndeplinită şi atunci funcţia returnează valoare False.

În exemplul de mai jos funcţia AND trebuie să facă validările:

D3>1000 şi D2<5000 , dacă amandouă condiţiile sunt adevărate va returna TRUE

Figura 242. Funcţia AND

Funcţia OR (logical1;logical2;...) verifică dacă oricare dintre argumentele sale are valoare True; în caz afirmativ funcţia returnează valoarea True. Dacă nici una din condiţii nu este îndeplinită atunci funcţia returnează valoarea False.

Figura 243. Funcţia OR

210

Funcţia NOT (logical) inversează rezultatul verificării îndeplinirii unei condiţii.

Dacă condiţia nu este îndeplinită funcţia întoarce valoarea True; în caz contrar funcţia returnează valoarea False.

Figura 244. Funcţia NOT

Funcţiile logice sunt puţin folosite solitar. În cele mai multe cazuri fac parte dintr-o formulă mai complexă.

G) Funcţiile NOW şi TODAY

Funcţiile Dată şi Oră oferite de Excel permit utilizarea în formule a datei calendaristice şi a orei.

Pentru a efectua calculele cu aceste valori, Excel converteşte fiecare dată şi oră într-un număr serial. Funcţia Dată efectuează conversia oricărei combinaţii introduse pentru an, lună şi zi. Funcţia Oră efectuează conversia oricărei combinaţii introduse pentru oră, minut şi secundă.

NOW şi TODAY sunt două dintre cele mai des utilizate funcţii de dată. NOW întoarce data şi ora introduse de funcţie în foaia de lucru. TODAY întoarce numai data. De fiecare dată când se deschide un registru de lucru care utilizează una din aceste funcţii, data sau ora sunt actualizate automat.

211

Figura 245. Funcţia NOW

Figura 246. Funcţia TODAY

Aceste funcţii nu au argumente. Pentru a le utiliza se vor selecta din categoria Date&Time după ce s-a selectat, în prealabil celula în care se doreşte să se regăsească această informaţie.

H) Funcţia SUM

Funcţia SUM (number1,number2,...) adună toate valorile dintr-o zonă de celule sau/şi valori neadiacente. Această funcţie poate avea până la 30 de argumente a căror valoare se doreşte să se totalizeze

Figura 18. Funcţia SUM

Dacă argumentele funcţiei conţin numere, valori logice, reprezentări tip text ale unor numere, toate introduse direct în câmpul argument, atunci toate aceste argumente sunt adunate.

De exemplu:

212

a) SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5.

b) SUM(„3”, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este convertită în număr şi valoarea logică TRUE este translatată în valoarea numerică 1.

Dacă argumentul funcţiei este un domeniu de celule, numai numerele din acest domeniu sunt adunate. Celulele goale, valorile logice sau tip text sau valorile de eroare sunt ignorate.

De exemplu:

a) Dacă celula A1 conţine „3” iar celula B1 conţine TRUE atunci SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referinţele la valori nenumerice nu sunt transformate (se transformă numai datele scrise direct în formulă nu şi conţinutul referinţelor din formulă).

I) Funcţia DATE

Funcţia DATE (year, month, day) returnează numărul serial ce reprezintă o anumită dată calendaristică. Această funcţie este disponibilă în categoria Date&Time. Programul Excel stochează datele calendaristice ca şi numere seriale. Acest program lucrează cu două sisteme de date, şi anume:

Sistemul de dată 1900 – care începe calcularea datelor cu 1 ianuarie 1900 (primeşte valoarea serială 1) şi termină cu 31 decembrie 9999 (primeşte valoarea serială 2958465).

Sistemul de dată 1904 – care începe calcularea datelor cu 2 ianuarie 1904 (primeşte valoarea serială 1) şi şi termină cu 31 decembrie 9999 (primeşte valoarea serială 2957003).

De exemplu:

a) pentru sistemul de dată 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocată ca şi numărul serial 35796 deoarece este a 35.795-a zi după 1 ianuarie 1900.

b) pentru sistemul de dată 1904, aceeaşi dată va fi stocată ca şi numărul serial 34334.

213

Figura 248. Funcţia DATE

Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpretează argumentul YEAR în funcţie de sistemul de dată utilizat. Implicit, Excel foloseşte sistemul 1900.

o Dacă anul este între 0 şi 1899, Excel adaugă valoarea la 1900. Pentru DATE(1547, 1, 1) Excel întoarce data 1 ianuarie 3447 (1900+1547) sau numărul serial 565.032.

o Dacă anul este mai mic decât 0 sau 10.000 Excel returnează valoarea de eroare #NUM.

Argumentul MONTH este un număr care reprezintă luna din an. Dacă argumentul MONTH este mai mare decât 12, diferenţa de număr de luni este trecută pentru anul următor. Pentru DATE(1998, 14, 2) numărul serial returnat va fi aferent datei de 2 februarie 1999.

Argumentul DAY este un număr reprezentând numărul de zi din lună. Dacă argumentul DAY este mai mare decât numărul de zile specific lunii respective, diferenţa este trecută pe luna următoare. Pentru DATE(1998, 1, 35) este returnat numărul serial reprezentând data de 4 februarie 1998.

Pentru a calcula rapid numărul de zile dintre două date introduse deja în celulele din foaia de lucru, pur şi simplu se efectuează operaţia de scădere a unei celule din cealaltă celulă. De exemplu, dacă celula A1 conţine data 11/1/2003 şi celula A2 conţine data 2/29/2004, numărul de zile dintre ele se poate calcula cu următoarea formulă =A2-A1.

J) Funcţia IF

Funcţia IF este o funcţie care permite determinarea unei valori pe baza unui criteriu stabilit de utilizator.

214

Funcţia are următoarea sintaxă:

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

logical_test este orice valoare sau expresie care poate fi evaluată ca fiind adevărată (TRUE) sau falsă (FALSE). Acest argument poate utiliza orice operator de comparaţie.

value_if_true este valoarea care se returnează atunci când logical_test = TRUE. value_if_true poate fi o altă formulă.

value_if_false este valoarea care se returnează atunci când logical_test = FALSE. value_if_false poate fi o altă formulă.

Funcţia este diponibilă în categoria de funcţii Logice (Logical).

Dacă este îndeplinită condiţia logical_test atunci expresia este evaluată ca fiind adevărată (TRUE). Altfel este evaluată ca fiind falsă (FALSE).

Dacă logical_test = TRUE şi value_if_true este fără conţinut, atunci este returnată valoarea zero.

Dacă logical_test = FALSE şi value_if_false este omisă se returnează valoarea logică FALSE.

Dacă logical_test = FALSE şi value_if_false este fără conţinut, atunci este returnată valoarea zero.

În nici un caz nu introdu funcţii pe mai mult de şapte nivele de subordonare (imbricare)

V.4.4. Utilizarea funcţiilor financiare în Excel

Microsoft Excel reprezintă un instrument inestimabil pentru efectuarea calculelor financiare. Utilizând funcţiile de bază, există posibilitatea să se calculeze cu uşurinţă plăţile lunare pentru un împrumut, sau valoarea rezultată dintr-o investiţie sau să se stabilească valoarea dintr-o celulă prin compararea valorilor din alte două celule. Cu ajutorul funcţiilor financiare avansate, există posibilitatea să se calculeze rata de returnare a investiţiei, a amortizării în timp a împrumutului sau a ipotecii sau să se urmărească devalorizarea unui bun.

Toate aceste funcţii financiare se regăsesc în meniul Formulas în lista Financial

215

Figura 249. Lista de funcţii din categoria Financial

Mai jos se regăsesc căteva exemple de funcţii financiare:

Funcţia PMT

Cu ajutorul funcţiei Plată (PMT) se calculează plăţile pentru împrumut, pe baza unei serii de plăţi constante şi a ratei constante a dobânzii. Această funcţie calculează rapid rata dacă i se furnizează dobânda anuală, numărul de luni şi valoarea totală a împrumutului. Funcţia PMT calculează plata pentru un împrumut bazat pe plăţi constante şi o rată constantă a dobânzii.

Funcţia PMT are sintaxa: PMT(rate;nper;pv;fv;type)

rate (rată) este rata dobânzii pentru banii împrumutaţi. Reprezintă rata procentuală pe perioada de plată.

nper este numărul total de plăţi pentru împrumut.

pv este valoarea împrumutului.

fv este valoarea care defineşte restul de valoare rămasă de plată la sfârşîtul împrumutului. Poate fi utilizat pentru o plată globală la sfârşitul împrumutului. Acest argument este opţional, dacă argumentul fv lipseşte, i se atribuie valoarea zero.

type este un număr care arată când se face plata.

Type = Plata se face 0 sau lipseşte La sfârşitul perioadei 1 La începutul perioadei

216

La utilizarea acestei funcţii trebuie să se ţină cont de următoarele două lucruri:

- corespondenţa dintre rate şi termene.

- funcţia calculează o plată negativă.

Dacă dobânda este anuală, iar plăţile se vor face lunar, va trebui să se împartă dobânda la 12 pentru a echivala rata şi termenele. Este mai uşor să se împartă argumentul funcţiei la 12, astfel încât în celula corespunzătoare să se poate introduce dobânda anuală.

Funcţia PMT calculează o dobândă negativă pentru un volum pozitiv sau un volum negativ pentru o plată pozitivă. Pentru ca cifrele din foaia de calcul să fie pozitive, trebuie să se introducă argumentul pv negativ în formulă.

Plata returnată de funcţia PMT include dobânzi fără taxe şi rezerve de plăţi. Dacă se foloseşte plăţile lunare pe o perioadă de 4 ani, pentru o rată anuală a dobânzii de 12%, se va folosi pentru rate 12%/12 şi pentru nper 4*12. Dacă se fac plăţi anual, atunci se foloseşte pentru rate 12% şi pentru nper 4.

Funcţia FV

Funcţia FV calculează valoarea viitoare a unei investiţii bazate pe plăţi periodice şi constante şi o rată a dobânzii constantă.

Funcţia FV are următoarea sintaxă: FV(rate;nper;pmt;pv;type)

rate (rată) este rata dobânzii pe perioadă, spre exemplu, dacă se face un împrumut pentru maşină şi rata dobânzii este de 10% anual iar plăţile se efectuează lunar, atunci rata dobânzii pe lună este 10%/12 sau 0,83%. În formulă trebuie să se introducă, ca rată lunară, 10%/12 sau 0,83%sau 0,0083.

Pentru a calcula plata lunară trebuie să se împartă rata dobânzii anuale la 12.

Pentru a calcula numărul de rate trebuie să se înmulţească numărul de ani în care se va plăti împrumutul cu numărul de luni pe care le are un an.

Se va edita semnul minus (-) în câmpul argumentului pv sau în faţa funcţiei pentru ca aceasta să returneze o valoare pozitivă de plată

217

nper este numărul total de plăţi. Spre exemplu, dacă se face un împrumut plătibil în patru ani, cu o rată lunară, numărul total de plăţi este 4*12 (48). În formulă se va atribui valoarea 48 argumentului nper.

pmt este plata care se efectuează la fiecare perioadă. Nu poate fi schimbat pe perioada plăţii împrumutului. Nu conţine taxe. Dacă lipseşte este obligatorie prezenţa argumentului pv.

pv este valoarea actuală. Dacă lipseşte i se atribuie valoarea zero şi este obligatorie prezenţa argumentului pmt.

type este un număr care arată când se face plata. Dacă lipseşte i se atribuie valoarea zero.

Type = Plata se face 0 sau lipseşte La sfârşitul perioadei 1 La începutul

perioadei

Funcţia CUMIPMT

Pentru impozite sau pentru scopuri contabile, adesea trebuie să se calculeze suma totală a dobânzii plătite peste o serie de plăţi la împrumut. Funcţia Excel CUMIPMT realizează acest calcul.

Sarcină de lucru:

1. Creaţi un fişier excel cu cel puţin 2 coloane cu date de tip număr

2. Definiţi într-o celulă sub fiecare coloană o funcţie care să aducă minimul de pe fiecare coloană.

3. Definiţi într-o celulă sub fiecare coloană o funcţie care să aducă maximul de pe fiecare coloană.

4. Folosind funcţia IF intr-o celulă, setaţi funcţia astfel încât dacă media (folosind funcţia Average) dintre MIN şi MAX de pe prima coloană este mai mare decât media dintre MIN şi MAX de pe a doua colonă să se afişeze 1, altfel valoarea 0.

218

Exerciţiul 6

Care este rezultatul funcţiei AVERAGE?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Exerciţiul 7

Care este rezultatul funcţiei MAX?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Exerciţiul 8

Există posibilitatea ca funcţia SUM să adune valorile din domeniul selectat, dar să fie excluse din calcul valorile din celulele ascunse sau ce nu apar deorece sunt filtrate?

___________________________________________________________________________________________________

Exerciţiul 9

Care sunt modalităţile de insera o funcţie?

1. Prin accesarea butonulul Insert Function

2. Prin scrierea funcţiei în celula selectată, după semnul =

3. Prin accesarea meniului Formulas şi selectarea formulei din lista categoriei dorite

219

V.5. TIPĂRIREA UNEI FOI DE CALCUL

V.5.1. Opţiuni pentru tipărire

Înainte de a imprima un document, acesta ar trebui examinat. Opţiunea Print Preview oferă utilizatorului posibilitatea de a urmări modul de separare a datelor din foile de calcul, precum şi de a detecta unele probleme legate de aşezarea în pagină a textului şi a obiectelor inserate cum ar fi: imagini sau diagrame.

Pentru a vizualiza conţinutul foilor de calcul selectate, înainte de a le tipări, se apasă butoul Office, iar din lista de la opţiunea Print se alege Print Preview

Figura 19. Opţiunea Print Preview

220

Figura 20 Bara instrumente în modul Print Preview

După ce s-a intrat în modul de previzualizare înaintea tipăririi, se apasă succesiv butonul Next Page pentru a putea vizualiza conţinutul tuturor paginilor. Pentru a ne întoarce la pagina anterioară se selectează Previous Page.

Pentru a reveni din modul de previzualizare în fereastra de calcul Excel se va da click pe butonul Close Print Preview

Prin apăsarea butonului Zoom (lupa), paginile sunt redimensionate astfel încât să se încadreze în zona de lucru, pentru a avea o imagine de ansamblu, fară a mai folosi grila de derulare.

La apăsarea butonului Page Setup se va deschide o fereastră în care se poate seta orientarea paginii Portret sau Landscape în tabpage-ul Page şi se pot seta margini, dimensiunile acestora şi centrarea în pagină din tabapge-ul Margins. În tabpage-ul Header & Footer se poate seta un Antet sau Subsol ce va apare pe paginile tipărite, iar din tabpage-ul Sheet se poate alege ca la tipărire mai întai să se tipărească toate informaţiile de pe o linie şi apoi să treacă la liniile următoare sau invers.

Figura 21 Fereastra Page Setup

221

V.5.2. Tipărirea unei secţiuni a foii de calcul sau a intregii pagini

Opţiunile pentru imprimare se stabilesc în caseta de dialog Print care apare dacă se accesează meniul File / Print.

Figura 22 Opţiuni de tipărire

În fereastra Print se stabilesc:

1. numele imprimantei din lista Name;

2. paginile ce se vor imprima, în zona Print range, selectând una din variantele:

i. toate paginile - All

ii. anumite pagini - în caseta Pages – (Exemplu: 2,5,7,10-15)

iii. numărul de exemplare în caseta Number of copies;

3. Collate – imprimă toate paginile specificate pentru un exemplar, apoi imprimă următoarea copie (exemplar) etc.

4. După ce s-au selectat toate opţiunile legate de imprimare, se va

putea accesa butonul .

Pentru a tipării un document se poate folosi şi combinaţia de taste Ctrl+P.

222

Pentru a grupa mai multe foi de calcul trebuie executaţi paşii de mai jos:

1. Se va da click pe prima pagină care se doreşte a fi tipărită.

2. Se ţine tasta CTRL apăsată dacă se vrea să se selecteze foi de calcul care nu se succed şi execută click pe fiecare din foile de calcul care trebuie selectate.

Pentru a tipări foi de calcul multiple trebuie selectate conform instrucţiunilor de mai sus şi apoi executată comanda File/Print.

În caseta de dialog care apare se activează comanda Active Sheet(s) din secţiunea Print What, după care execută click pe butonul OK.

Pentru a tipări întregul registru de calcul, nu este necesar să se selecteze toate foile de calcul pentru a le grupa, ci este suficient să se execute comanda File/Print şi din secţiunea Print What se alege opţiunea Entire Workbook.

223

Rezolvări exerciţii:

Exerciţiul 1. Răspuns corect 3. CTRL+O

Exerciţiul 2. Răspuns corect: Se apasă butonul Office, se alege Save As şi apoi Excel 97+2003 Workbook

Exerciţiul 3. Răspuns corect: Din meniul View, se apasă butonul Arrange All şi mai apoi din fereastra ce se deschide se alege Vertical


A) Se apasă click dreapta şi din lista cu opţiuni se alege Insert Row

B) Din meniul Home, se deschide lista Insert din grupul Cells şi se selectează Insert Sheet Rows

Exerciţiul 5. Răspuns corect: Se selectează diagrama, din meniul Layout ce apare implicit, se alege lista Legend şi de aici Show legend at left

Exerciţiul 6. Răspuns corect: Funcţia AVERAGE returnează media valorilor din domeniul selectat. Dacă celulele selectate ca fiind operanzi în funcţie nu sunt numerice, aceste valori sunt omise în calcul.

Exerciţiul 7. Răspuns corect : Funcţia MAX returnează valoarea maximă din domeniul selectat.

Exerciţiul 8 Răspuns corect: Da, dacă se foloseşte funcţia SUBTOTAL, din categoria Math&Trig ce va avea ca şi argument codul numeric al funcţiei SUM ce ţine cont doar de valorile afişate.

Exerciţiul 9. Răspuns corect: Toate variantele sunt corecte!