П р е д м е т:

ОДНОСИ С ЈАВНОШЋУ

Т е м а:

ОРГАНИЗАЦИЈА СПЕЦИЈАЛНИХ ДОГАЂАЈА

МЕНТОР: КАНДИДАТ:

С А Д Р ЖАЈ

1. УВОД ........................................................................................................................ 3

2. ОРГАНИЗАЦИЈА СПЕЦИЈАЛНИХ ДОГАЂАЈА ...............................................4

2.1. КОНФЕРЕНЦИЈЕ ЗА ШТАМПУ .......................................................................7

2.2. СИМПОЗИЈУМИ .................................................................................................10

2.3 ОБИЛАЗАК ПОСЛОВНИХ ОБЈЕКАТА ............................................................13

2.4. ИЗЛОЖБЕ И ПРЕДСТАВЕ .................................................................................14

2.5. ОТВАРАЊЕ И КОКТЕЛ ЗАБАВЕ .....................................................................15

3. ЗАКЉУЧАК .............................................................................................................15

4. ЛИТЕРАТУРА .........................................................................................................16

1. УВОД

2

Служба односа с јавношћу одговорна је за креирање догађаја који плијене пажњу

јавности. Специјални догађај се може одиграти на нивоу локалне заједнице или

цијеле земље.

У предвиђању и планирању догађаја, једно од најбитнијих питања које увијек треба

поставити је: "Да ли ће неког заинтригирати“ или „Колико ће бити бурна реакција

јавности?". Прије планирања специјалног догађаја је потребно на основу новина,

радио или телевизијских извјештаја или других извора, прикупити информације о

томе колико често се догађај лансиран од стране службе односа с јавношћу узима

као вијест.

Служба односа с јавношћу има велику одговорност да средства јавног

информисања буду континуирано и правовремено обавијештена о свим важним

догађајима и пословним подухватима.

За организацију специјалних догађаја потребна је симбиоза маркетиншких,

психолошких и мас-медијских односа и релација са људима, која се концепцијски

утемељује као посебно организована активност са широким дијапазоном послова и

задатака.

2. ОРГАНИЗАЦИЈА СПЕЦИЈАЛНИХ ДОГАЂАЈА

3

Догађаји који захтијевају посебну организацију су специјални догађаји, а то су:

• унапређење продаје производа,

• побољшање имиџа организације,

• прикупљање средстава за добротворне сврхе,

• модне ревије,

• спортска и друга такмичења,

• балови,

• параде,

• дебате,

• протести,

• политички састанци,

• концерти,

• разне врсте церемонија.

Уколико је специјални догађај већих размјера, његова организација захтијева

комплетно уређење, од контроле саобраћаја, преко обезбјеђивања простора за

паркирање, безбједности и многих других детаља. Уз то, могу бити предвиђене

специјалне декорације, освјетљења и церемоније.

За један специјални догађај треба обезбиједити и присуство медија, што је

својеврсна допуна промоцији. Ако је учествовање ограничено на неку групу, као

што су добављачи, дистрибутери или купци, уобичајене су позивнице. У другим

случајевима, јавно се објављују локација, сврха и дан или дани промоције.

У намјери да сваки догађај, јавни или приватни, постане главна новост или прича

која ће доминирати медијима недјељама или мјесецима, догађај, као и све оно што

иде уз њега, мора да има кључне дијелове. Без тих дијелова прича се препушта

околностима и полако нестаје. Све док постоје реаговања, било у форми раста

пажње у штампи или видљиве пажње друге врсте, догађај је актуелан.

4

За успешно организовање специјалних догађаја треба узети у обзир читав низ

различитих појединости, од којих су неке:

Списак званица

Сваки догађај захтева посебну листу људи које треба позвати. Међу њима се налазе

истакнуте личности из јавне, привредне и културне дјелатности, новинари,

спортисти, умјетници, научници, пословни партнери.

Дизајнирање позивница и начин уручивања

Позивнице су битан елемент приликом организовања специјалних догађаја.

Различито се пише за забаве, концерте, спортске манифестације и друге догађаје.

Овде се мора имати у виду да циљне групе дневно добијају много поште, па један

од најбољих начина да се обезбиједи да позивница буде отворена и прочитана, је да

се коверта са логотипом ручно адресира на име званице. Многи људи обавезно

отварају лично адресиране позивнице. Садржај позивнице би требало да најављује

срж догађаја, да садржи адресу пошиљаоца одштампану са друге стране и

неопходно је да садржи сљедеће елементе: сврху догађаја, мјесто одржавања,

вријеме одржавања, повод (шта се може чути или научити уживо, што се не може

пренијети писаним путем или телефоном), врсту послужења (закуска, коктел,

вечера), контакт телефон и контакт особу.

Локација

Мјесто за специјалан догађај мора бити унапријед планирано. Уобичајена мјеста,

као што су банкет сале хотела, често су резервисане најмање 2-3 мјесеца унапријед.

Због тога се треба придржавати овог правила и мјесто резервисати најмање 3

мјесеца унапријед. Прије него што се донесе одлука о коначном избору, мјесто

треба да се посјети. Приликом избора мјеста, треба узети у обзир факторе као што

су: његова репутација, погодност за комуникацију, величина просторија,

5

приступачност за медије, техничка опремљеност, услови за рад, забаву или

рекреацију итд.

Аудио-видео опрема

Догађај мора да буде обезбијеђен одговарајућом аудио-видео опремом. Неисправан

пројектор слајдова или лоше озвучење може да упропасти читав догађај. Важно је

провјерити да ли се на мјесту догађања налази телефон, факс, рачунар са

електронским излазом итд.

Мјесто одигравања

Мјесто одигравања догађаја мора бити означено. Назив догађаја мора бити

истакнут на видном мјесту. Лого и назив фирме мора бити постављен на

истакнутом мјесту које ће се увијек видјети на фотографијама или у телевизијским

интервјуима. Уобичајено мјесто за постављање назива догађаја, имена и логоа

фирме је иза подијума гдје ће главни говорник стајати.

Беџеви са именима

Приликом специјалних догађаја, свима који присуствују или учествују, треба

обезбиједити беџеве са именима и називом организације чији су представници.

Пријемна књига

Пријемна књига или регистар треба да се налази на улазу просторије у којој се

одржава догађај. Госте треба замолити да упишу своја имена и називе

организација, медијске куће из које долазе. Ова књига је врло важна. Она је нека

врста базе података, јер садржи имена свих који присуствују догађају.

6

Сервирање послужења

У зависности од типа догађаја или од гостију, бира се начин послужења кафе,

хране и пића. Најчешће је то "шведски сто". Сервирање хране је посебно значајно

на коктелима или гала свечаностима.

2.1. КОНФЕРЕНЦИЈЕ ЗА ШТАМПУ

Један од начина најаве одређеног догађаја су конференције за штампу. Оне се

организују са намјером окупљања медија на одређеном мјесту и у одређено

вријеме, чиме се омогућује да новинари чују изјаве значајних, компетентних

личности и да поставе питања. Конференција за штампу је један од најотворенијих

метода стварања публицитета. Најбитнији дио конференције за штампу је изјава

која се даје. Без обзира с којом пажњом се прати конференција за штампу, ако је

изјава маргинална, утисак ће у најбољем случају бити минималан. Због тога је

потребно, пре него што почне конференција за штампу, сачинити "подсетник"

конференције за штампу.

Подсетник конференције за штампу требало би да изгледа овако:

- Списак званица / новинара;

- Вријеме и датум одржавања / могућност промјене;

- Позивнице и/или обавјештавање представника медија (потврда доласка);

- Техничка упутства екипама из различитих медија;

- Медијске брошуре;

- Могућа питања и одговори;

- Коктел.

Списак званица – новинара

Код прављења листе новинара које треба позвати, треба посебно обратити пажњу

на сљедеће:

7

Локација - Нема смисла звати телевизијског репортера из мјеста јако

удаљеног од мјеста одржавања конференције за штампу и самог догађаја.

Рационално је звати оне људе који неће морати да путују стотине или више

километара.

Тема - Уредник емисије о храни неће бити заинтересован за презентације

новог профила челика. Треба позвати оне новинаре који ће имати интереса

да извјештавају о теми конференције и будућег догађаја.

Визуелна презентација - Треба мислити о следећем: -Да ли ће телевизијске

екипе бити у могућности да забиљеже добру вест (причу) презентовану на

конференцији? -Да ли догађај пружа повољну прилику за добре снимке? Ако

се позивају телевизијске екипе и фотографи, унапријед се мора мислити да

се обезбиједи и одговарајући простор и материјал за снимање.

По дефинисању ових елемената приступа се изради листе новинара који ће бити

позвани.

Вријеме и датум одржавања (могућност промене) конференције за штампу

претпоставља анализу неколико фактора који имају утицаја на посјећеност. На

примјер, конференцију не треба држати на велики празник и послије дугог викенда.

Догађај се не смије "преклопити" са другим значајним активностима, који би били

интересантнији за представнике медија тих дана. Термин је такође битан. Крајњи

рок за репортере јутарњих новина и новинара вечерњих информативних емисија је

поподне. Ако се жели да вијест буде објављена у овим терминима, конференцију

би требало одржати ујутро. Али, ако је циљ да прича буде објављена у недељним

или мјесечним магазинима, сусрет са новинарима може се одржати поподне или

увече, уз пригодну новинарску забаву. Новинарска забава је много опуштенија него

конференција за штампу и, као што само име каже, много забавнија. Она се обично

одржава да обиљежи специјалну прилику, а лако послужење и опуштена атмосфера

само да употпуне догађај.

8

Позивнице

У позивницама које се упућују представницима медија, не треба да буде "збијено"

много информација на малом простору, али ипак их мора бити мало више него на

позивницама за друге специјалне догадаје, односно за друге циљне групе. У неким

случајевима позивница не би требало да открива садржај конференције. У сваком

случају мора бити тако написана да заинтересује представнике медија да

присуствују конференцији.

Обавјештење представницима медија је кратак садржај основних чињеница о неком

догађају и користи се као проширена форма позивнице или се усмено саопштење.

Када се успоставља усмени контакт, треба искористити прилику и тражити потврду

о доласку.

Писано медијско обавјештење не би требало да буде дуже од једне странице. Често

су ове информације штампане у стилу којим се омогућава да брзо допру до

читаоца.

Техничка упутства медијским екипама

Сврха обавјештења ове врсте је давање конкретних техничких података.

Представља намјеру организатора да манифестација буде визуелно забиљежена.

Позивница која је намијењена овој катергорији медија мора да садржи

информацију о визуелним могућностима догађаја. Стављањем акцента на

визуелност, постиже се да цио догађај добије на ефекту, а од стране јавности, не

само што ће бити запажен, већ ће бити и регистрован као атрактиван.

Медијске брошуре садрже све виталне информације које су потребне репортеру да

састави причу. Када се одржава конференција за штампу, мора бити обезбијеђен

9

довољан број брошура и билтена, тако да новинари могу да добију сваки податак

који им је потребан. Медијске брошуре садрже сљедеће:

- Вијести које описују све оно што је објављено;

- Слике и наслове;

- Биографију говорника и др.

- Могућа питања и одговори

Битна активност у припремању конференције за штампу је састављање листе

питања која могу постављати новинари. Ова листа ставља се на располагање

људима који држе говоре на конференцији. Да би се листа припремила, потребно је

да се претходно проучи предмет излагања говорника.

Могућа питања и одговори

Пожељно је да се особа која треба да говори, припреми за одговоре на питања на

која је тешко одговорити, или није могуће одговорити. Потебно је и да проучи базу

података о раније постављаним питањима новинара, на истим или сличним

конференцијама.

Коктел

Коктел је специјална прилика репортерима и уредницима да сагледају догађај

растерећено и опуштено. Многи новинари не прихватају вечере или гозбе, јер

мисле да компромитују посао и утичу на објективност извјештавања. Насупрот

томе, многи "слободни писци" их радо прихватају и сматрају то као могућност за

размјењивање "специјалних" информација.

2.2. СИМПОЗИЈУМИ

Симпозијуми би се могли дефинисати као серије састанака које обично трају два

или више дана. Њихова сврха је размјењивање информација, сусрети људи са

10

истим пословним интересима, дискусије о сличним проблемима и уживање у

рекреацији и дружењима. Већину симпозијума организују разна удружења,

институције, научне установе или друштвене групе. Због широког чланства се

одржавају ван града.

Неопходно је почети планирање симпозијума много прије актуелног догађаја.

Планирање за најмањи симпозијум требало би почети најмање мјесец дана пре

планираног датума; за велике медународне симпозијуме може почети чак и

неколико година раније.

За одржавање симпозијума од кључног значаја су: вријеме, локација, објекти.

програм, вођење администрације, организација излагања, као и пратећи програми

неформалних активности.

Локација мора бити одговарајућа. За национални симпозијум то може бити било

гдје у земљи. Многе организације одржавају своје симпозијуме у истом граду или

региону, због смањивања терета путовања, друге бирају локацију која је у

одређеном термину расположива. За неке је основни критеријум довољан број соба

за учеснике и довољно просторија за састанке жељене величине, а за неке је

најважније слободно вријеме људи који припадају одређеној циљној групи, јер су

неки заузети мјесецима чак и годинама унапријед. Постоје и симпозијуми чија је

основна сврха одржавања квалитет и садржај самог симпозијума, па уколико

посјетиоци мијењају неколико врста превоза или је до локације тешко стићи,

гламур може бити надокнада за нелагодности.

Велики градови обично имају велике објекте погодне за одржавање симпозијума,

али је резервисање унапред неопходно. Акције предузете у право вријеме

омогућавају и касније измјене.

11

Без обзира на локацију одржавања, за сваки састанак на симпозијуму неопходно је

имати просторију праве величине и потребну пратећу опрему. Симпозијум мора

почети са општим састанком у великој просторији где су мјеста као у позоришту и

опремом која садржи платформу за говорника. Након отварања симпозијум се

може разбити у мање групе које се састају у различитим просторијама са

различитим опремама.

Придобити људе да учествују на симпозијуму подразумијева двије ствари: програм

апеловања и улагање напора да се придобију чланови за учешће. Прогласе и

позивнице треба послати раније, да учесници припреме сопствене аранжмане.

Вођење симпозијума је стресан посао. Организационо особље често мало учествује

у програму, али зато је стално ангажовано у рјешавању великог броја проблема и

неспоразума. Између великог броја ствари које морају бити урађене је, нпр.

обављање резервације смјештаја за учеснике, превожење аутобусом учесника до

мјеста одржавања симпозијума, међусобно упознавање говорника и њихово

одвођење на право мјесто у право вријеме итд. Веома важно је и формирање центра

за информације и организовање специјалних аранжмана за представнике медија.

Мали симпозијуми могу занимати само ограничен број људи, али велики

симпозијуми често привлаче пажњу великих медијских кућа. У таквим

случајевима, просторија за новинаре треба да се опреми телефонима, факс

машинама, столовима и другом опремом.

Паузе су саставни део сваког симпозијума којима се учесницима даје неколико

минута за разговор, посете осталим просторијама, ужину, да утоле жеђ или попију

кафу. Поподнева пауза може трајати дуже и имати слободну тему.

Саставни део симпозијума је и завршна свечана вечера. Гости треба да сједе за

малим столовима постављеним за 8 до 10 учесника, али постоје и изузеци када се

користе велики столови. У неким ситуацијама столови су резервисани за групе које

12

траже да сједе заједно или за организације чији представници, клијенти и

пријатељи чине велики број учесника. Када је сто резервисан, он мора бити означен

лако видљивим бројем или именом групе која ће сједити за столом. Столови морају

бити нумерисани у неком логичном редослиједу, а ако их је много, на улазу у

просторију треба приказати локацију сваког. Означавање бојама може бити од

велике помоћи. На примјер, на банкету са 150 столова, задужено особље дели

столове у 5 група од по 30 столова. Свака група обеиљежава се различитим бојама,

тако даје столове лако наћи чак и ако је 1500 гостију. По правилу, завршне вечере

имају фиксни јеловник, нешто богатији него на обичним вечерама.

2.3 ОБИЛАЗАК ПОСЛОВНИХ ОБЈЕКАТА

Ови догађаји организују се првенствено због доприноса формирању јавног

мишљења о организацији. Њихова сврха је показивање како се посао обавља у

објектима конкретне организације. Обиласци фабрика могу се организовати да би

се показало на који начин се обрађују сировине у финалне производе. Болничка

"отворена врата" служе да би се јавности показали болнички објекти, опрема,

операционе сале и собе пацијената.

Обилазак компаније често се обави у једном дану. Међутим, ако посјету треба да

обави велики број људи, овај догађај може бити продужен и на више дана. У

случају обиласка фабрика неефикасно је продужавање обиласка на више дана, јер у

том случају се онемогућава нормалан и неометан рад запослених. Пошто је свха

"отворених врата" пословне куће или фабрике покретање позитивне приче о

организацији, овај догађај мора бити пажљиво планиран, детаљно објашњен

запосленима и правилно спроведен. Посјетиоци морају разумјети шта им се жели

показати и рећи. Ово захтијева извјежбаност, контролу могућих сугестија, водиче и

знакове. Сви запослени који ће бити представљени треба да разумију сврху

догађаја и буду упознати са својим дужностима.

13

2.4. ИЗЛОЖБЕ И ПРЕДСТАВЕ

Изложбе и представе су догађаји са економским начином кључног дјеловања на

посматраче. Распон начина спровођења оваквих манифестација је веома велики, од

истицања неколико постера у ходнику банке или узорака производа у продајном

објекту, до догађаја од међународног значаја.

Сваку изложбу и представу требало би дизајнирати тако да буде максимално

упадљива. Оно што се не смије заборавити приликом организовања изложбе је

следеће:

Направити изложбу атрактивну за гледање (користити јаке боје, велике

знакове и радне моделе ако је могуће).

Размишљати о стварању акције током изложбе (обезбиједити видео или слајд

презентацију).

Обезбиједити да изложба има и призвук забаве (организовати такмичења у

којима гости могу добити награде).

Дати посетиоцима шансу да пробају, учествују или раде са изложеном

опремом.

Обезбиједити стално присуство особа чија је дужност да одговарају на

постављена питања и да посјетиоцима практично покажу оно што их

интересује.

Понудити корисне сувенире (на пример: оловке, планери, привјесци, торбе,

часописи, чак и копије популарних слика су атрактивне).

Гостољубивост може бити ефективнија од свега осталог. Потенцијални

купци могу због љубазности остати довољно дуго да чују цијелу

презентацију, онда када они обично остају у изложбеној сали само неколико

минута. Међутим, за "испољавање љубазности" морају бити пажљиво

одабране и обучене особе, јер се тиме желе постићи постављени циљеви,

насупрот пријатном ћаскању са посетиоцима у циљу "убијања времена".

2.5. ОТВАРАЊЕ И КОКТЕЛ ЗАБАВЕ

14

Отварања пословних објеката су догађаји који су, по правилу, уљепшани слављем и

церемонијама. Обично се при томе подразумијевају говори важнијих људи,

специјалне атракције и забаве. Специјалне атракције могу укључити такмичења за

награду и изложбене атракције. Подразумијева се и симболичан акт отварања:

сјечење траке, укључивање машина или покретање постројења. Ово обично ради

особа са импресивном титулом или функцијом: предсједник, министар,

градоначелник и сл. Управљање великим отварањем је слично управљању обиласка

пословних објеката. Листе припреме и реализације могуће је усвојити са незнатним

исправкама. Коктел забава може представљати оброк у оквиру неког другог

догађаја или комплетан догађај за себе.

3. ЗАКЉУЧАК

Врло је тешко формирати позитивну представу о предузећу и одржати је, јер је

јавно мњење веома осетљиво на све утицаје којима је изложено, тако да нема

разумијевање за одступања од уобичајеног начина понашања. Зато предузеће треба

да располаже свим битним информацијама које помажу упознавању владајућег

система вриједности и прихваћеним правилима понашања те јавности.

Зато треба посједовати или стицати умијеће рада и говора које ће створити

повољно мишљење код људи о некој организацији, институцији или појединцу.

Успјешност произилази из комуникацијског чина и праксе.

4. ЛИТЕРАТУРА

15

1. Односи са јавношћу – Висока пољопривредна школа, Шабац, 2008. г.

2. Основи маркетинга – Др Братислав Прокоповић, Нови Сад, 2005. г.

3. Односи са јавношћу – В. Фииповић, М. Костић, С. Прохаска, ФОН, Београд,

2003. г.

16