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INFORME FINAL DE AUDITORIA CON ENFOQUE
INTEGRAL MODALIDAD REGULAR
PERSONERIA MUNICIPAL TULUÁ VALLE DEL CAUCAVIGENCIAS 2011-2012
CMT – No 01Fecha Octubre 2013
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AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR
Contralor Municipal Tuluá Valle del Cauca Gilberto Castrillón Valencia
Coordinador de Auditoria Carlos Octavio Quitián Martínez
Representante Legal de la Entidad Luz Piedad Ruiz Alvarado (E)
Equipo de Auditoria:
Líder Edgar García MarínIngeniero Industrial
Personal de Apoyo Eliana Martínez LlanosContador Público
Gustavo Adolfo Roa VeraAbogado
Álvaro Rodríguez MoranteAdministrador de Público
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TABLA DE CONTENIDO DEL INFORMEPáginas
0 INFORME PRELIMINAR 11 AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR 21 TABLA DE CONTENIDO DEL INFORME 31 HECHOS RELEVANTES DEL CONTEXTO 4
INTRODUCCION 42 METODOLOGIA 5
2.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA 62.2 PLAN DE MEJORAMIENTO 62.3 QUEJAS 6
3 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 73.1. GESTION – Resultados de Auditoria 7
3.1.1 PLANEACION 7 Planes y Programas 7 Estructura Organizacional 8
3.1.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 9
Componente Ambiente de Control 10 Componente Direccionamiento Estratégico 10 Componente Administración del Riesgo 11 Actividades de Control 11 Componente de Información 12 Componente de Comunicación Pública 16 Componente de Autoevaluación 17 Componente de Evaluación Independiente 17 Componente de Planes de Mejoramiento 17
3.1.3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 18
3.2. FINANCIERO 23 Movimientos Contables
25Ingresos 24Egresos 25
3.3 LEGALIDAD 503.4QUEJAS 534 Dictamen Integral 544.1 Relación de Hallazgos 544.2 Plan de Mejoramiento 554.3 Opinión de los Estados Contables 554.4 Cuadro Resumen de Hallazgos 57-58
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INTRODUCCIÓN
Este informe contiene los resultados obtenidos en desarrollo de la Auditoria conenfoque Integral practicada por la Contraloría Municipal de Tuluá Valle, a la PersoneríaMunicipal de Tuluá Valle, utilizando como herramientas las normas legales, el análisis yel conocimiento, con el fin de dar un concepto integral sobre la gestión en las vigenciasde 2011 y 2012, desde diferentes ejes temáticos.
Esta auditoría se desarrolló con un énfasis especial en el cumplimiento de la funciónque le corresponde a las Contralorías, y a los resultados que de ella se derivan enprocura de un mejor bienestar de la población de su área de influencia.
En busca de éste objetivo, se realizó un trabajo con un equipo interdisciplinario deprofesionales, la colaboración de los Servidores Públicos y contratistas de la entidad yla información por ellos suministrada.
El presente informe se inicia describiendo los hechos relevantes del contexto queenmarcan el proceso auditor. Acto seguido se describe la metodología utilizada paraentrar a la narración de los principales resultados obtenidos durante la auditoria.
1. HECHOS RELEVANTES
La Personería Municipal de Tuluá es una entidad con autonomía administrativa ypresupuestal, que se encarga de vigilar la promoción y protección de los derechoshumanos, el interés público, la conducta de los servidores públicos y trabaja en lasolución de conflictos, con la finalidad de brindar a la comunidad un servicio eficaz,eficiente y oportuno.
Los recursos para el financiamiento de las Personerías Municipales provienentotalmente de las transferencias de las administraciones Municipales, los cuales seencuentran regulados por la Ley 617 de 2000, la cual establece en su Artículo 10. Quelos aportes máximos para las Personerías de Municipios de Categoría Tercera, son de350 s.m.m.l.v, equivalentes a $187.460.000.
El municipio de Tuluá durante la vigencia 2012 cambió de categoría tres a categoríados, la cual se determinó a través del Decreto No. 0746 de octubre 10 de 2011, encumplimiento al Artículo 10 de la Ley 617 de 2000, por cuanto el Municipio de Tuluáobtuvo durante la vigencia fiscal 2010 ingresos corrientes de libre destinación (ICL) porla suma de $28.628.713 miles, y que al realizar los cálculos los Gastos defuncionamiento representaron el 37,40%, al respecto de la población la entidad cuentacon 199.264 habitantes, representados en 171.704 en la cabecera y 27.560 en zona
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rural, según banco de datos del Departamento Administrativo Nacional deEstadística(DANE)*. Por consiguiente la Personería de Tuluá se benefició al subir de
Categoría el Municipio, ya que los ingresos corrientes de libre destinación para laPersonería aumentaron a partir del año 2012 y fueron de $641.874.089.
La Personería se encuentra ubicada en el segundo piso de la Alcaldía Municipal con unárea aproximada de 62 m2, distribuidas en cinco espacios reducidos, sus instalacioneslocativas no son las más adecuadas para su funcionamiento, porque existehacinamiento en las oficinas en que se atienden a los usuarios y no existe privacidad.
La sala de espera de los usuarios es el pasillo de la Alcaldía, el cual es inadecuadopara su funcionamiento por la incomodidad que existe.
En el despacho de la personera desarrollan sus actividades cuatro contratistas.
En el pasillo interno de la oficina está ubicado el archivo, el cual es dirigido por uncontratista que maneja la base de datos de las declaraciones de desplazados y otrasactividades.
Una de las cinco oficinas está destinada para los jueces de paz.Las unidades de trabajo con sus respectivos equipos de cómputo están en buen estado.
2. METODOLOGIA
El propósito fundamental de esta Auditoria es determinar si la Personería Municipal deTuluá, ha contado con un direccionamiento claro y visible, que le permitiera poseeroperaciones administrativas y asistenciales eficientes y efectivas, a fin de cumplir consu misión a través de la prestación de servicios a sus usuarios.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de AuditoriaGubernamentales Colombianas (NAGC), compatibles con las Normas Internacionalesde Auditoria (NIAS), con políticas y procedimientos de auditoría con enfoque integralprescritos por la Contraloría Municipal de Tuluá, Valle del Cauca, consecuentes con lasde general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecucióndel trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable parafundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral.
La Auditoría se realizó sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias ydocumentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de losEstados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, así
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como la adecuada implementación y funcionamiento del Control Interno; los estudios yanálisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cualesreposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tuluá.
El trabajo se realizó con un equipo interdisciplinario conformado por cuatro (4)profesionales en las áreas deAdministración Pública, Derecho, Contaduría Pública eInformática.
Este equipo de profesionales realizó el análisis documental, entrevistas, encuestas,discusiones y concertaciones en mesas de trabajo
La Contraloría Municipal de Tuluá, Valle del Cauca espera que este informe contribuyaal mejoramiento continuo de la Entidad y con ello a una eficiente administración de losrecursos Públicos.
2.1. ALCANCE DE LA AUDITORIA
El Dictamen integral consolidado derivado de los resultados de la presente auditoria,corresponde y se limita al análisis de la gestión realizada por la entidad en el periodocomprendido entre Enero 01 de 2011 al 31 de Diciembre de 2012.
2.2. PLAN DE MEJORAMIENTO
El grupo auditor de la Contraloría Municipal de Tuluá, no encontró evidencia de laexistencia de un Plan de Mejoramiento de la Personería Municipal, ya que ésta entidadno fue objeto de Auditoria con Enfoque Integral Modalidad Regular por parte de laContraloría Departamental del Valle del Cauca.
Con el informe final, resultante del proceso auditor que se practica a la entidad auditadase levantará un Plan de Mejoramiento, donde se adelanten acciones y metas quepermitan solucionar las debilidades encontradas en el presente informe, que sirva comoinstrumento para la mejora de los procesos que benefician a la comunidad como parteactiva del objeto misional de la Personería Municipal de Tuluá.
2.3. QUEJAS
Se allegó al proceso auditor la siguiente queja:
Recibida en CACCI 4724 en Junio 26 de 2013, suscrita por la Doctora Melba MaríaPalacios, Directora Operativa de Comunicaciones y Participación Ciudadana, de laContraloría Departamental del Valle del Cauca, donde adjunta queja signada por laDoctora Luz Piedad Ruiz Alvarado, actual Personera (e), manifestando posibleirregularidades en la celebración de los contratos Nros. 24, 26, 27 y 27 (dos veces el
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mismo número, con diferente contratista) de 2.012, suscritos por la PersoneríaMunicipal de Tuluá, con Yonier Ramírez, Carlos Andrés Bedoya, Lina María Valencia,Alexander Santa y Alejandro Antonio Castellanos, respectivamente.
3. RESULTADO DE LA AUDITORIA
En el Plan General de Auditorias de la Contraloría Municipal de Tuluá Valle PGA 2013,se programó Auditoria Integral Modalidad Regular a la Personería Municipal de Tuluá,vigencias 2011- 2012, en cumplimiento de las políticas, planes y programas; examen alos recursos disponibles, involucrados en las diferentes actividades y procesosverificando que fueron asignados, distribuidos y utilizados de acuerdo con los principiosde eficiencia, eficacia, economía, efectividad, equidad y oportunidad, para establecer lacoherencia entre lo planeado y lo ejecutado, en cumplimiento de su MisiónConstitucional y de la normatividad vigente.
A continuación se desarrollan los puntos temáticos objeto de auditoría, con losresultados obtenidoscomo resultado de la evaluación.
3.1. GESTIÓN
Se evaluaron las diferentes áreas de la Personería con el fin de determinar la forma enque se elaboró su planeación y el cumplimiento de los objetivos, planes y programaspropuestos para las vigencias 2011y 2012; examinando si los recursos aforados en lasdiferentes actividades, fueron asignados, distribuidos y utilizados de maneraeficiente,eficaz y normativamente.
3.1.1 PLANEACIÓN
Planes y Programas
La Personería Municipal formuló en el mes de marzo de 2009, un Plan Estratégico paralos años 2009-2011 denominado “En Defensa de los Derechos Humanos”, el cual fueadoptado mediante Resolución 009 de marzo de 2009, no siendo coherente con loestablecido en el artículo 41 de la Ley 152 de 1994, en cuanto a los términos de Ley, alno haberse elaborado para el periodo constitucional respectivo 2008-2011.
En lo concerniente al periodo constitucional 2012-2015, La Personería Municipalformulo un Plan Estratégico denominado “Trabajamos por tus Derechos y Bienestar”, elcual no fue signado, determinando que dicho Plan cumplió su etapa de redacción, perocareció de la etapa de legalización para la entidad.
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En lo relacionado al Plan de Acción del año 2011, se evidenció la inclusión depropuestas, objetivos y actividades para ejecutar, pero, no contiene fecha deelaboración, no se realizó su respectiva legalidad mediante acto administrativo, ni tienerelación con el Plan Estratégico aprobado para este periodo.
En el Plan de Acción 2012 se evidenció que existe un documento donde nos muestraun programa, metas e indicadores, pero, no posee fechas para su ejecución ycumplimiento; igualmente no tiene concordancia con el Plan Estratégico para el periodoconstitucional 2012-2015.
Tanto para los Planes Estratégicos y los Planes de Acción, no se evidenció unseguimiento a la planeación institucional, ni indicadores de verificación para el debidocontrol y evaluación de las labores asignadas a la Personería por la Constitución y lasLeyes, ni tampoco se llevó a cabo el seguimiento a la ejecución presupuestal, frente alcumplimiento de las actividades propuestas, que verifiquen el alcance de la misión nilos objetivos institucionales.
En el mes de febrero de 2012, La Personería Municipal presentó el informe de gestióndel año 2011 al Concejo Municipal, de igual manera, en el mes de marzo de 2013, sepresentó informe de gestión correspondiente al año 2012, donde se enmarca eltrabajo realizado en cumplimiento a las funciones legales y competencias, detallandolas diversas tareas realizadas por la entidad.
Estructura Organizacional
La estructura orgánica de la entidad viene siendo aplicada desde el primero (1) deenero de 2004, cuando el Municipio de Tuluá bajó de categoría dos (2) a categoría tres(3), sin embargo, no se evidencia el acto administrativo de creación, ni adopción de lamisma.
Esta estructura organizacional está compuesta por el Personero, un ProfesionalUniversitario y un Técnico Administrativo, este último realizaba las funciones decontador y tesorero, evidenciando de esta manera una estructura organizacional noflexible, la cual no contribuye a la gestión por procesos ni a la satisfacción en laprestación del servicio al ciudadano.
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3.1.2 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Sistema de Control Interno en la entidad fue adoptado mediante Resolución No. 010de abril 15 de 2009, se estableció de igual manera la integración del grupo de trabajo decontrol interno- equipo MECI y acta de compromiso para la implementación del MECIfirmada por la Alta Dirección de la entidad, en cumplimiento a lo estipulado en la Ley 87de 1993 y su Decreto reglamentario 1599 de 2005.
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Componente Ambiente de Control
Se evidencio según Resolución 013 del 27 de abril de 2009, la adopción del Código deÉtica, sin embargo no se evidencia actividades de socialización a los servidorespúblicos, ni se ha dado a conocer en los procesos de inducción a nuevos funcionarios.Mediante la Resolución 012 del 15 de abril de 2009, se adoptó el comité de ética, delcual no se evidencian actas de la operatividad del mismo.
La Personería Municipal cuenta con un manual de funciones para los servidorespúblicos, aprobado por medio de la Resolución 006 de 2009, el cual continua vigente.
La entidad elaboro un Plan de Capacitación y un Plan de Bienestar, adoptado medianteResolución 001 del 16 de febrero de 2010 y Resolución 027 del 10 de noviembre del2010 respectivamente, sin embargo no se ha realizado seguimiento y evaluación alcumplimiento y la efectividad de los mismos. De igual manera, no se evidencia laactualización de estos documentos para el periodo constitucional 2012-2015.
En lo relacionado a la evaluación de desempeño laboral de los dos servidores públicosa quienes les aplica, se realizó para el año 2011; pero no existen evidencias de lasrealizadas para el año 2012.
La Resolución 021 de agosto 5 del 2009, nos manifiesta la adopción del Código delBuen Gobierno en la entidad, sin embargo no es un documento que haya sido referenteal estilo de la dirección para dar cumplimiento al ejercicio del control, a la estrategia ya la operación institucional, que conlleven al buen funcionamiento de la entidad.
En el mes de enero de 2012, el Personero correspondiente a la época, decidiócontratar a ocho (8) profesionales para prestación de servicios de apoyo a la gestión,con el fin de prestar un mejor servicio a la comunidad, mientras se realizaba unareforma a la planta de cargos, que se ajustase a las necesidades de los servicios y elcumplimiento a las múltiples funciones constitucionales y legales.
Componente de Direccionamiento Estratégico
El normograma de la entidad se encuentra desactualizado, frente a las competencias,responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por mandato legal.
La entidad tiene definido el Modelo de operación por procesos y los sintetiza en elmapa de procesos adoptado mediante Resolución 020 del 3 de junio de 2009, sinembargo, se debe mantener un programa de socialización permanente para elmantenimiento de este modelo de operación de manera efectiva para una mejor
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interacción entre los diferentes procesos, mayor eficiencia en el cumplimiento de losobjetivos institucionales.
Componente Administración del Riesgo
La entidad no tiene definida una política de administración de riesgos medianteResolución, no opera un plan de manejo de riesgos en el cual se vea identificada laMetodología utilizada para la valoración hecha de los mismos en los diferentesprocesos y las acciones de control para su minimización, eliminación o traslado. Deigual manera no se evidencia los seguimientos realizados a la efectividad de loscontroles de los riesgos identificados.
Actividades de Control
La entidad tiene establecido unas políticas de operación adoptadas mediante laResolución 016 del 19 de mayo de 2009, sin embargo estas políticas no han sido unreferente para hacer eficiente la operación de los componentes del DireccionamientoEstratégico y de la Administración del riesgo.
La entidad cuenta con procedimientos documentados, más se evidencia que suaplicación no genera un impacto eficiente y eficaz al momento de operativizar lasactividades de los procesos, dinamizando las relaciones entre las áreas y flujos deinformación y la coordinación de las actividades que se llevan a cabo.
La entidad no cuenta con controles diseñados para las actividades, definidos paraprevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecuciónde los procesos requeridos para el logro de los objetivos de la entidad.
De igual manera la entidad carece de indicadores, que permitan evaluar la gestión, lasituación y las tendencias de cambio generadas en la entidad en relación con el logrode las metas propuestas.
Se cuenta con un Manual de procesos y procedimientos, el cual no consolida todos loslineamientos, políticas, normas o disposiciones internas generadas en el diseño de loscomponentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico, Administración deRiesgos y Actividades de Control.
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Componente de Información (Primaria, Secundaria y Sistemas deInformación)
La personería Municipal de Tuluá, no cuenta con una oficina de atención al ciudadanoque permita mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios que satisfagana la ciudadanía, además se carece de mecanismos confiables para la atención depeticiones, quejas, reclamos y sugerencias, ya que no se asegura la existencia de unregistro y numero de radicado único de las comunicaciones, que facilite el control y elseguimiento de los documentos, acorde a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474de 2011, al Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, el Programa de Gobierno enLínea y el Archivo General de la Nación.
Se evidencia además, que la Personería Municipal no cuenta con los espacios físicos nidispone de facilidades estructurales para la atención a la ciudadanía, en especial laatención prioritaria a personas en situación de discapacidad, niños, niñas, mujeresgestantes y adultos mayores.
La Personería centra su función misional en atender la población desplazada y víctimasdel conflicto armado, relacionadas con la protección, divulgación y promoción de losderechos humanos, en atención a ello se reciben declaraciones, derechos de petición,tutelas, recepción de solicitudes de reparación de víctimas, notificación de resoluciones,recepción de declaraciones por amenaza de muerte por grupos de delincuentes oalzados en armas y denuncias por desaparición forzosa.
En lo referente a la defensa de intereses de la sociedad, se evidenciaron oficios adiferentes instituciones con relación a inconvenientes o quejas, respecto a los serviciospúblicos domiciliarios, telefonía celular, en salud con las EPS, Ante los Jueces confunción de control de garantías, ante juzgados administrativos, juzgados civiles y anteJuzgados penales.
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RESUMEN PRESTACIÓN DE SERVICIOS A LA COMUNIDAD2011 2012
Atención Población Desplazada o Victima del Conflicto ArmadoDerechos de Petición y de información general 238 058Declaraciones 547 1007Notificaciones Resoluciones 026 033Solicitudes de Inclusión y Separación de Núcleo 038 --Recepción de solicitudes reparación de victimas 049 --Tutelas 02 06Protección de Interés PúblicoPersonas comparecientes para ser atendidas por diferentes razones 1100 1600Citaciones Despachos Comisorios 022 025Quejas, Querellas, Conciliaciones y Declaraciones 15 --Veedurías Ciudadanas 018 018Derechos HumanosDerechos de Petición y de Información General 93 141Acciones de Tutela EPS 34 026Servicios Públicos Domiciliarios y Telefonía CelularDerechos de Petición y de Información General 93 137Tutelas -- 03Vigilancia de la Conducta OficialDisciplinarios 06 03Archivados 05 06Activos 01 01
Fuente Personería Municipal
La entidad presenta debilidad en el cumplimiento de las funciones de ministerio públicoen lo penal, por cuanto no ha asistido al total de las audiencias a las cuales ha sidocitado, esto es consecuencia de la debilidad depersonal que tiene la personería paraatender las múltiples funciones que le son propias, toda vez que al noexistirprofesionales de apoyo en diferentes áreas, debe el Personero atender cada unade las funciones señaladas en la ley, limitándose en algunas solo a notificarse eincumpliendoen muchas citaciones;dada la importancia de estas funcionespara ladefensa de los derechos humanos y en especial delderecho fundamental de defensa.
La entidad no tiene una página web propia, en su defecto cuentan con un link en lapágina Web de la Alcaldía de Tuluá, la información que allí reposa se encuentradesactualizada y además se carece de una herramienta de fácil acceso virtual para larecepción de información por las partes interesadas de la entidad, con el fin de que losciudadanos realicen sus comentarios e instauren sus peticiones, quejas, reclamos ysugerencias.
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Se evidencio la inscripción y registro de actas de constitución de veedurías ciudadanasdel año 2011 suscrita por parte de La Personería Municipal de Tuluá sin su respectivalegalización, según como lo demuestra las Resoluciones 004, 005, 006, 007, 008, 009,010, 011, 012, 014, 015, 016.
En lo referente a la Ley 594 de 2000 – Título V Gestión de Documentos, se evidenciaque la entidad no está dando cumplimiento a cabalidad con lo establecido en estanorma, en cuanto la implementación de un Programa de Gestión Documental quepermita hacer seguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientos de losciudadanos y a la trazabilidad del documento al interior de la entidad, presentandoademás debilidades en el manejo del archivo de la información, ya que se observandocumentos no archivados, en los escritorios, con riesgo a pérdida de información.
En lo relacionado a los Sistemas de Información, se realizó un seguimiento a laaplicación de políticas de protección de los dispositivos informáticos, licenciamiento ydemás herramientas tecnológicas que sirven de apoyo las funciones adelantas porparte de los Servidores Públicos adscritos a la Personería Municipal de Tuluá, teniendoen cuenta lo establecido en la ISO 27001, en cuanto al estándar de la seguridad en lainformación.
Se presentaron inconvenientes en el momento de la verificación de los equipos delsujeto de control, ya que no se pudo realizar al 100%, teniendo en cuenta que lamayoría de los funcionarios atienden personal de manera constante, por tanto se tomóuna muestra aleatoria equivalente al 27% de los equipos en uso por los funcionarios dela entidad.
Se evidenció que los equipos de cómputo e implementos tecnológicos no poseen losrespectivos formato de hoja de vida, en los cuales debe quedar consignada lainformación relacionada a Marca del equipo, serial del equipo, periféricos conectados,serial periféricos conectados, movimientos del equipo o sus periféricos entre losdistintos funcionarios, forma de adquisición del equipo (Documento de respaldo),mantenimientos realizados y cambios de periféricos realizados y motivo del cambio.
De los once (11) equipos de cómputo adscritos a la Personería Municipal, la entidadsolo cuenta con soporte de transferencia de otras entidades que amparan la posesiónde tres (3) equipos de cómputo.
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COMPUTADOR SERIAL DOCUMENTOSOPORTE
COMPUTADOR DEMESA B25040990278
COMODATO SUSCRITO ENTRE EL MUNICIPIODE TULUÁ Y LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE
TULUÁCOMPUTADOR DE
MESA CLON COMODATO ENTRE FENALPER Y PERSONERÍAMUNICIPAL DE TULUÁ
COMPUTADOR DEMESA MXJ7390304
COMODATO SUSCRITO ENTRE LAGOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA Y LA
PERSONERÍA MUNCIPALCOMPUTADOR DE
MESA 9BCY1N1
SE APORTA DOCUMENTO DE TRASLADO DELMUNICIPIO PERO NO CUENTA CON COMODATO
DE USO DEL BIEN
COMPUTADORPORTATIL 507PCL1
COMPUTADOR DEMESA MXJ63402XF
COMPUTADORPORTATIL 2240102100049
COMPUTADOR DEMESA AJ016086000079
COMPUTADOR DEMESA MXJ81503XX
EL SUJETO DE CONTROL MANIFESTÓ QUE ELEQUIPO DE COMPUTÓ FUE ENTREGADO POR
LA ASOCIACIÓN DE PERSONEROS DEL VALLE -ASOPERVAL, PERO NO CUENTA CON
COMODATO DE USO DEL BIEN
La Personera Municipal encargada aportó documento mediante el cual dio a conocer ala Contraloría Municipal de Tuluá, en el mes de julio de los corrientes, la existencia dedos (2) equipos de cómputo y una (1) impresora multifuncional de los cuales no seevidencia ninguno proceso de adquisición de los mismos.
El equipo utilizado por la Doctora Carolina Torres, Contadora de la entidad sujeta decontrol, cuenta con el software FINANZAS PLUS versión 5 R 20091204, propiedad de lafirma Green Horizon Ltda., y en la cual se verificó que su uso solo está autorizado parala Alcaldía Municipal de Tuluá, y no reposa en la sede del auditado ningún soporte parauso de dicho licenciamiento.
Los equipos utilizados por la Doctora Carolina Torres, Contadora y la Doctora LuzPiedad Ruiz Roldan, Personera (E) de la entidad sujeta de control, cuentan con unalicencia del software antivirus KasperskyEndpoint Security 8, adquirida por la AlcaldíaMunicipal de Tuluá, y no reposa en la sede del auditado ningún soporte para uso dedicho licenciamiento, folio 2 y 9 documentos anexos al presente informe.
Los equipos utilizados por la Doctora Carolina Torres, Contadora y la Doctora LuzPiedad Ruiz Roldan, Personera (E) de la entidad sujeta de control, se encuentrandentro del dominio de red denominado alcaldía.gov.co, lo cual no es procedente
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teniendo en cuenta, en primer lugar, que de acuerdo a lo establecido en el AcuerdoMunicipal No. 036 de 1999, suscrito por el Honorable Concejo Municipal de Tuluá, laPersonería Municipal de Tuluá es una entidad con autonomía administrativa y judicial(Negrilla y subrayado fuera de texto). Y en segundo lugar, que al preguntar a losfuncionarios de la entidad, no reposa algún documento (comodato o convenio) queautorice la utilización de los recursos de red, licencias de usuarios de Windows server,almacenamiento de información en servidores del Municipio de Tuluá.
Se evidenció que el equipo asignado a la Sra. Joanna Lorena Vásquez, de la Unidad deVictimas, se encuentra conectado a la red wifi del Concejo Municipal de Tuluá, ademásse constató, que no se le ha realizado lainstalación del software de antivirus.
Componente de Comunicación Pública
La entidad cuenta con un manual de políticas de comunicación, adoptada mediante laResolución No. 014 del 7 de mayo de 2008, sin embargo este documento no convoca alos servidores públicos en torno a una imagen corporativa que comprenda una gestiónética, eficiente, eficaz y trasparente como gestores y ejecutores de lo público, de igualmanera el documento no garantiza una interacción de la entidad con las partesinteresadas y la ciudadanía, en cuanto a la generación de confianza y la participaciónciudadana.
En el mes de enero de 2012 la Personería Municipal realizó la rendición pública decuentas a la comunidad correspondiente a la vigencia 2008-2011. Sin embargo, no seevidencia la elaboración anual de la estrategia de rendición de cuentas concerniente alaño 2012, según lo establecido en el documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010y al artículo 78 del Estatuto Anticorrupción, en cuanto a rendición de cuentas de manerapermanente a la ciudadanía.
En lo relacionado al Plan de Medios institucional, no se evidencia su existencia, sinembargo se realizó contratación No. 2012-17, con el objeto prestación de serviciospublicitarios para la difusión de mensajes en el noticiero alerta Valle del Cauca y elprograma periscopio vallecaucano, alusivos a la personería municipal y las actividadesque esta desarrolla en el centro del Departamento.
Componente de Autoevaluación
No se aplicaron en la entidad durante las vigencias 2011 y 2012, mecanismos deverificación y evaluación, para determinar la calidad y efectividad de los controles de losprocesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando la capacidad para elcumplimiento de la metas y el buen desempeño de los servidores que llevan a cabo laejecución de las operaciones.
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Componente de Evaluación Independiente
La Personería Municipal realizó evaluación del Sistema de Control Interno mediante eldiligenciamiento de la encuesta presentada al Departamento Administrativo de laFunción Pública, la calificación obtenida para el MECI, fue del 61.47%.
SUBSISTEMAS COMPONENTES PUNTAJE
CONTROLESTRATEGICO
Ambiente de control 55Direccionamiento Estratégico 66Administración del Riesgo 51AVANCE SUBSISTEMA 59
CONTROL DEGESTION
Actividades de Control 75Información 90Comunicación Pública 55AVANCE SUBSISTEMA 71
CONTROL DEEVALUACIÓN
Autoevaluación 70Evaluación Independiente 20Planes de Mejoramiento 15AVANCE SUBSISTEMA 35
AVANCE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 61.47%
PUNTAJE DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LACALIDAD 5.96%Fuente: Personería Municipal
A pesar del resultado obtenido, no se evidencia en la entidad la existencia, el nivel dedesarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de losobjetivos de la entidad.
De igual manera, no se realizaron auditorías internas para verificar el cumplimiento delos procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad, detectandolasfalencias del sistema y el nivel de cumplimento y satisfacción de los diferentesgrupos de interés.
Componente de Planes de Mejoramiento
La entidad carece de Plan de Mejoramiento institucional, teniendo en cuenta que solohasta este momento son objeto de auditoria por modalidad regular con enfoque integralpor un ente de control.
En relación a los Planes de Mejoramiento por procesos e individuales se evidencia queno fueron suscritos por los servidores públicos responsables.
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3.1.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
No se encontró evidencia de la creación del Sistema de Gestión de la calidad, ni deactividades que certifiquen su implementación, de acuerdo a lo establecido en la Ley872 de 2003 y su Decreto Reglamentario 4110 de 2004, acerca de la Adopción de laNorma Técnica de Calidad G1000.
CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DEL COMPONENTE DE GESTION
Hallazgo No. 1 Administrativo con incidencia Disciplinario
El Plan Estratégico denominado “En Defensa de los Derechos Humanos” para lasvigencias años 2009-2011, fue formulado y adoptado mediante Resolución 009 demarzo de 2009, evidenciándose el no cumplimiento con lo establecido en la Ley 152 de1994, en cuanto a los tiempos de Ley para su elaboración, teniendo en cuenta elperiodo constitucional 2008-2011. En relación al Plan Estratégico denominado“Trabajamos por tus Derechos y Bienestar”, para el periodo constitucional 2012-2015,no fue signado, determinando que dicho Plan cumplió su etapa de redacción, perocareció de la etapa de legalización y adopción.
En lo relacionado al Plan de Acción del año 2011, se evidenció la inclusión depropuestas, objetivos y actividades para ejecutar, pero, no contiene fecha deelaboración, no se realizó su respectiva legalidad mediante acto administrativo, ni tienerelación con el Plan Estratégico aprobado para este periodo. En el Plan de Acción 2012se evidenció que existe un documento donde se muestra un programa, metas eindicadores, pero, no posee fechas para su ejecución y cumplimiento; igualmente notiene concordancia con el Plan Estratégico para el periodo constitucional 2012-2015.
Tanto los Planes Estratégicos como para los Planes de Acción, no se evidenció elseguimiento a la planeación institucional, ni resultado de indicadores de verificaciónpara el debido control y evaluación de las labores asignadas a la Personería por laConstitución y las Leyes, frente al cumplimiento de las actividades propuestas, queverifiquen el alcance de la misión ni los objetivos institucionales.
Hallazgo No. 2 Administrativo
La estructura organizacional de la entidad no contribuye a la gestión por procesos ni ala satisfacción en la prestación del servicio al ciudadano.
Hallazgo No. 3 Administrativo
No se han definido ni aplicado mecanismos de socialización de los valores y principioscontenidos en el Código de Ética, del mapa de procesos y de los riesgos identificados a
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todos los servidores públicos de la entidad ni a los particulares que ejercen funcionespúblicas; de igual modo no se encontró evidencia de la aplicación de los procesos deinducción y reinducción en la entidad.
Hallazgo No. 4 Administrativo
No se encontró evidencia de la formulación del Plan de Capacitaciones de acuerdo alos lineamientos establecidos para realizarlo, ni se ha realizado seguimiento yevaluación al cumplimiento y efectividad del mismo.
Hallazgo No. 5 Administrativo
El Plan de Bienestar de la entidad, carece de un seguimiento que determine elcumplimiento a las actividades allí descritas, de igual manera no se evidenció lamedición del clima laboral.
Hallazgo No. 6 Administrativo
No existen evidencias de la evaluación de desempeño realizada a los servidorespúblicos a quienes les aplica, para el año 2012.
Hallazgo No. 7 Administrativo
El normograma de la entidad se encuentra desactualizado frente a las competencias,responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por mandato legal.
Hallazgo No. 8 Administrativo
No se evidenció seguimiento realizado a la efectividad de los controles establecidospara los riesgos identificados, ni a las políticas de la administración de los riesgos.
Hallazgo No. 9 Administrativo
La entidad no cuenta con controles diseñados para las actividades, definidos paraprevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecuciónde los procesos requeridos para el logro de los objetivos. De igual modo no se cuentacon indicadores de gestión, que permitan evaluar la gestión, la situación y lastendencias de cambio generadas en la entidad en relación con el logro de las metaspropuestas.
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Hallazgo No. 10Administrativo
La entidad cuenta con procedimientos documentados, más se evidencia que suaplicación no genera un impacto eficiente y eficaz al momento de operativizar lasactividades de los procesos, dinamizando las relaciones entre las áreas y flujos deinformación y la coordinación de las actividades que se llevan a cabo.
Hallazgo No. 11 Administrativo
El Manual de procesos y procedimientos, no consolida todos los lineamientos, políticas,normas o disposiciones internas generadas en el diseño de los componentes Ambientede Control, Direccionamiento Estratégico, Administración de Riesgos y Actividades deControl.
Hallazgo No. 12 Administrativo
La entidad no cuenta con una oficina de atención al ciudadano que permita mejorar lacalidad y accesibilidad de los trámites y servicios que satisfagan a la ciudadanía,además se carece de mecanismos confiables para la atención de peticiones, quejas,reclamos y sugerencias, ya que no se asegura la existencia de un registro y numero deradicado único de las comunicaciones, que facilite el control y el seguimiento de losdocumentos, acorde a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, alPrograma Nacional de Servicio al Ciudadano, el Programa de Gobierno en Línea y elArchivo General de la Nación.
Hallazgo 13 Administrativo
La entidad no cuenta con los espacios físicos ni dispone de facilidades estructuralespara la atención a la ciudadanía, en especial la atención prioritaria a personas ensituación de discapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes y adultos mayores, según loestablecido por el Programa Nacional del Servicio al Ciudadano.
Hallazgo 14 Administrativo
La entidad no tiene una página web propia, en su defecto cuentan con un link en lapágina Web de la Alcaldía de Tuluá, la información que allí reposa se encuentradesactualizada y además se carece de una herramienta de fácil acceso virtual para larecepción de información por las partes interesadas de la entidad, con el fin de que losciudadanos realicen sus comentarios e instauren sus peticiones, quejas, reclamos ysugerencias.
Hallazgo 15 Administrativo
Se evidencio la inscripción y registro de actas de constitución de veedurías ciudadanasdel año 2011 suscrita por parte de La Personería Municipal de Tuluá sin su respectiva
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legalización, según como lo demuestra las Resoluciones 004, 005, 006, 007, 008, 009,010, 011, 012, 014, 015, 016.
Hallazgo 16 Administrativo
No se está dando cumplimiento a cabalidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000,en cuanto a la implementación de un Programa de Gestión Documental que permitahacer seguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos, ala implementación de las Tablas de Retención Documental y a la trazabilidad deldocumento al interior de la entidad.
Hallazgo 17 Administrativo.
De los once (11) equipos de cómputo adscritos a la Personería Municipal, la entidadsolo cuenta con soporte de transferencia de otras entidades que amparan la posesiónde tres (3) equipos de cómputo, además no poseen los respectivos formatos de hoja devida.
Hallazgo 18 Administrativo
El equipo utilizado por la Doctora Carolina Torres, Contadora de la entidad, cuenta conel software FINANZAS PLUS versión 5 R 20091204, propiedad de la firma GreenHorizon Ltda., y en la cual se verificó que su uso solo está autorizado para la AlcaldíaMunicipal de Tuluá, de igual manera este equipo y el utilizado por la Doctora LuzPiedad Ruiz Roldan, Personera (E) , cuentan con una licencia del software antivirusKasperskyEndpoint Security 8, adquirida por la Alcaldía Municipal de Tuluá, más seevidenció que no reposa en la sede del auditado ningún soporte para uso de dichoslicenciamientos. Estos dos equipos además, se encuentran dentro del dominio de reddenominado alcaldía.gov.co, lo cual no es procedente teniendo en cuenta, que deacuerdo a lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 036 de 1999, suscrito por elHonorable Concejo Municipal de Tuluá, la Personería Municipal de Tuluá es unaentidad con autonomía administrativa y judicial, y la entidad carece de autorización(comodato o convenio) que evidencien la utilización de los recursos de red, licencias deusuarios de Windows server y el almacenamiento de información en servidores delMunicipio de Tuluá.
Se evidenció que el equipo asignado a la Sra. Joanna Lorena Vásquez, de la Unidad deVictimas, se encuentra conectado a la red wifi del Concejo Municipal de Tuluá, ademásse constató, que no se le ha realizado la instalación del software de antivirus.
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Hallazgo 19 Administrativo con incidencia Disciplinaria
No se evidencia la elaboración anual de la estrategia de rendición de cuentasconcerniente al año 2012, según lo establecido en el documento Conpes 3654 del 12de abril de 2010 y al artículo 78 del Estatuto Anticorrupción, en cuanto a rendición decuentas de manera permanente a la ciudadanía.
Hallazgo 20 Administrativo
La entidad no cuenta con los mecanismos de seguimiento y evaluación alfuncionamiento del Manual de Políticas de Comunicación, verificando su impacto ygarantizando una interacción de la entidad con las partes interesadas y la ciudadanía,en cuanto a generación de confianza y participación ciudadana. Además no seevidencia la existencia del Plan de Medios Institucional.
Hallazgo 21 Administrativo
No se aplicaron en la entidad durante las vigencias 2011 y 2012, mecanismos deverificación y evaluación (autoevaluaciones de la gestión y el control), para determinarla calidad y efectividad de los controles de los procesos y los resultados de la gestión entiempo real, verificando la capacidad para el cumplimiento de la metas y el buendesempeño de los servidores que llevan a cabo la ejecución de las operaciones.
Hallazgo 22 Administrativo
No se encontró evidencia de la realización de auditorías internas para verificar elcumplimiento de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la entidad, parala detección de las falencias del sistema y el nivel de cumplimento y satisfacción de losdiferentes grupos de interés.
Hallazgo 23 Administrativo
No se encontró evidencia de la aplicación y/o suscripción de los Planes demejoramiento por procesos e individuales por los servidores públicos responsables.
Hallazgo 24 Administrativo
No se encontró evidencia de la creación del Sistema de Gestión de la calidad, ni actosadministrativos y actividades que certifiquen su implementación, de acuerdo a loestablecido en la Ley 872 de 2003 y su Decreto Reglamentario 4110 de 2004, acercade la Adopción de la Norma Técnica de Calidad G1000.
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3.3. FINANCIERO
Para adelantar la Auditoria integral con modalidad regular a la Personería Municipal deTuluá vigencia 2.011 y 2.012 se hicieron los siguientes requerimientos de información alente auditado, obteniendo los siguientes resultados:
SOLICITADOENTREGADO
OBSERVACIONES
1 Ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos2.011 y 2.012 en medio magnético y físico SI Solo se recibió en medio físico – Se recibieron
algunos archivos en Excel.
2 Decreto de liquidación del presupuesto 2.011 y2.012 SI
No existe Decreto de liquidación, sinoResoluciones, las cuales fueron aportadas enfotocopia sin firmas
3Documentos o actos administrativos que soportanlas modificaciones al presupuesto en las vigenciasauditadas
NO
No existen actos administrativos.Se aportaron en físico las transferencias y losdocumentos internos de trasladospresupuestales.
4 Plan financiero, plan operativo anual deinversiones POAI y plan Plurianual de inversiones NO Manifiestan que no existe
5 Marco fiscal de mediano plazo y memorias deconstrucción de este NO Manifiestan que no existe
6 Informe de viabilidad financiera NO Manifiestan que no existe
7 Plan mensualizado de Caja PAC y actoadministrativo de aprobación NO Manifiestan que no existe
8 Estados financieros reportados a la ContaduríaGeneral de la Nación SI
Se solicita prueba de envío de los mismos alContador del Municipio que es quien consolidala información. Se recibe balance de pruebavigencia fiscal 2.012 con recibido de Contadordel municipio. Vigencia fiscal 2.011 no fueaportado.
9 Notas a los estados financiero reportados a laContaduría General de la Nación NO Ídem punto 8
10Balance de comprobación consolidado Enero 1 aDiciembre 31 vigencias auditadas a nivel deterceros
SISe recibe balance de comprobación y estado deresultados a nivel de subcuenta pero no detercero
11 Evaluación de control interno contable vigenciasauditadas SI Existe una evaluación de control interno
contable para la vigencia 2.011
12 Listado del ultimo inventario realizado por laentidad SI
Se recibe inventario de bienes muebles pero sinvaloración.Se recibe documento de comodato de losbienes que tiene la Personería
13 Actas de cierre fiscal y soportes vigencias 2011 y2012 SI
Para la vigencia 2.011 no se entregó, pero el día15 de Septiembre que se hizo la apertura delescritorio de la funcionaria Sonia Españaapareció una carpeta con el rotulo “cierrevigencia fiscal 2.011”. Para la vigencia 2.012 sehizo este cierre fiscal con algunasobservaciones, las cuales fueron entregadas enlos anexos.
14 Relación de pasivos pensionales de la entidad NO Manifiestan no tener pasivos pensionales
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15 Relación de procesos judiciales en contra y/o afavor de la entidad NO Manifiestan que no existen procesos judiciales
en contra y/o a favor de la Entidad
16
Auxiliares de las cuentas:1110 Depósitos en instituciones financieras14 Deudores16 Propiedad, planta y equipo19 Otros activos22 Operaciones de crédito publico24 Cuentas por pagar25 Obligaciones laborales27 Pasivos estimados
SI
OBSERVACIONESLINEA FINANCIERA – MOVIMIENTO CONTABLE
AÑO FISCAL 2.011
Se efectuó revisión de todo el movimiento contable del año fiscal 2.011, incluyendo laverificación de los depósitos por transferencias del municipio, las órdenes de pago, y losextractos bancarios.
INGRESOS
Se obtienen los soportes de las transferencias giradas por el municipio de Tuluá, lascuales coinciden con lo recibido en la cuenta corriente número 21000384844 del BancoCaja Social a nombre de Personería Municipal de Tuluá.
En la Resolución de liquidación del Presupuesto de la entidad para la vigencia 2.011(Resolución 001 de Enero 3 de 2.011) se tiene como presupuesto para el año 2.011 lasuma de $187.460.000; Se hace la observación que la citada resolución está sin firma.Se aporta soporte de las Órdenes de Pago del Municipio de Tuluá mensuales porconcepto de transferencias por un total de $187.460.000; pero en los extractos de lacuenta corriente de la entidad auditada se evidencio un total de ingresos portransferencias en el año de $186.518.000.
Diferencia entre lo presupuestado por ingresos y lo efectivamente recibido $942.000.(1)
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EGRESOS
ENERO DE 2.011
Se evidenciaron las siguientes anomalías respecto de los pagos por concepto desalarios:
Se encuentra la nómina para pago de salarios del mes de Enero de 2.011, la cual noestá firmada por ninguno de los funcionarios como constancia del recibo del pago. Laúnica constancia de pago que se encuentra es la carta enviada a la entidad bancariapara los respectivos giros, en la cual se evidenció que se ordena trasladar un mayorvalor a uno de los funcionarios así:
FUNCIONARIOSALARIONETO APAGAR
VALORTRASLADO
PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Sonia Milena España Loaiza $1.139.746 $2.639.746 $1.500.000 Mayor valor transferido.(2)
Sobre este hecho se encuentra en el auxiliar entregado de la cuenta corriente, que sedetalla este valor como “pago OP 475 Ajuste nómina”, pero no existe ningúndocumento o acto administrativo que dé explicación de este “ajuste”. (2)
Se evidenció un pago en la Orden de Pago 451 por concepto de Pago de Orden deServicio No. 001 a favor de María Eucaris Gutiérrez por valor de $2.138.560. Alrevisar los documentos soporte se encuentra que la Orden de prestación de serviciono está firmada por la persona contratista, por lo que al encontrar este tipo dehechos, aunado a que se informó que la entidad no había tenido ningún tipo decontrato en el año 2.011, se da traslado al Dr. Gustavo Adolfo Roa auditor de lalínea de legalidad, para que realice la respectiva revisión y concepto jurídico delcontrato.
En relación con la parte financiera, se evidenció que la orden de servicio está por$2.138.560 y el valor pagado es $2.138.560, es decir no se efectuó por parte de laEntidad ninguno de los descuentos de Ley a que había lugar (impuestos, estampillasy tasas). (3)
Se evidenció un pago con la orden de pago 455 de Enero 28 de 2.011 a favor deHenry Osorio Cárdenas por valor de $550.000, por concepto de “viáticos” pero notiene ningún soporte de Resolución que ordene el pago de estos viáticos. Tampocose encuentra ningún soporte de estos viáticos (detalle de la comisión, cumplido,recibos de pago, otros). Se gira cheque efectivamente cobrado. Igualmente se
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encuentra que en el auxiliar de cuenta Bancos no aparece relacionado este pago.(4)
FEBRERO DE 2.011
Se evidenciaron las siguientes anomalías respecto de los pagos por concepto desalarios:
Se encuentra la nómina para pago de salarios del mes de Febrero de 2.011, la cualno está firmada por ninguno de los funcionarios como constancia del recibo delpago. Igualmente aparecen Resoluciones de pago de cesantías y pago devacaciones sin firma. La única constancia de estos pagos que se encuentra es lacarta enviada a la entidad bancaria para los respectivos giros, en la cual seevidenció que se ordena trasladar un mayor valor a algunos de los funcionarios así:
FUNCIONARIOVALORNETO APAGAR
VALORTRASLADO
PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Luz Piedad Ruiz Alvarado –Salarios
$1.625.523
Luz Piedad Ruiz Alvarado – Intsobre las cesantías
$581.745
Total Luz Piedad Ruiz $2.207.268 $2.277.268 $70.000 Se evidenció error en losvalores de la Resolución (5)
Sonia Milena España Loaiza -Salarios
$1.142.915
Sonia Milena España Loaiza –Vacaciones
$2.386.697
Sonia Milena España Loaiza – Intsobre cesantías
$501.297
Total Sonia Milena España $4.030.909 $4.119.909 $89.000 Se evidenció error en losvalores de la Resolución (5)
Al revisar la Resolución que ordena el pago de intereses sobre las cesantías(Resolución 008 de Febrero 22 de 2.011) se encuentra que no está firmada y ademáshay errores en los valores relacionados en el considerando y los relacionados en elresuelve de la misma. La Resolución se totaliza por un valor inferior al que realmentese paga en bancos según las observaciones del cuadro anterior.
En las resoluciones que ordenan el pago de las cesantías (Resolución 009 de Febrero22 de 2.011) y de las vacaciones (Resolución 010 de Febrero 22 de 2.011) también seevidenció falta de firma de las mismas. (5)
Se evidenció en el auxiliar del libro bancos unas partidas por valor de $60.000 y$1.000.000 bajo el concepto “ajuste cuentas” pero no tienen ninguna justificación ni
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27
citan orden de pago. Se refleja en el extracto bancario cobro del cheque 3406 porvalor de $1.000.000. (6)
MARZO DE 2.011
Se evidenciaron las siguientes anomalías respecto de los pagos por concepto desalarios:
Se encuentra la nómina para pago de salarios del mes de Marzo de 2.011, la cual noestá firmada por ninguno de los funcionarios como constancia del recibo del pago.La única constancia de estos pagos que se encuentra es la carta enviada a laentidad bancaria para los respectivos giros, en la cual se evidenció que se ordenatrasladar un mayor valor a uno de los funcionarios así:
FUNCIONARIOVALORNETO APAGAR
VALORTRASLADO
PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Sonia Milena España Loaiza - $1.142.915 $1.542.915 $400.000 Mayor valor transferido (7)
Sobre este hecho solo se evidenció el mayor valor transferido en la carta de los bancosy en el extracto, no se encuentra ningún detalle en la relación del auxiliar de bancos niorden de pago o documentos presupuestales que ordenen pagar un mayor valor a laServidora Pública Sonia Milena España Loaiza. (7)
Se evidenció en el auxiliar de bancos una cifra por valor de $1.050.000 con elconcepto “ajuste cuentas” y cruza con el pago del cheque 3408 por este valorexacto pero no hay detalle alguno que permita saber a qué corresponde este pago.(8)
Se evidenció un pago con la orden de pago 471 de Marzo 30 de 2.011 a favor deLuz Piedad Ruiz Alvarado por valor de $1.000.000, por concepto de “viáticos” perono tiene ningún soporte de Resolución que ordene el pago de estos viáticos.Tampoco se encuentra ningún soporte de estos viáticos (detalle de la comisión,cumplido, recibos de pago, otros). Se gira cheque 3411 efectivamente cobrado. (9)
ABRIL DE 2.011
Se evidenciaron las siguientes anomalías respecto de los pagos por concepto desalarios:
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Se encuentra la nómina para pago de salarios del mes de Abril de 2.011, la cual noestá firmada por ninguno de los funcionarios como constancia del recibo del pago.La única constancia de estos pagos que se encuentra es la carta enviada a laentidad bancaria para los respectivos giros, en la cual se evidenció que se ordenatrasladar un mayor valor a uno de los funcionarios así:
FUNCIONARIOVALORNETO APAGAR
VALORTRASLAD
O PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Sonia Milena España Loaiza $1.142.915 $1.542.915 $400.000 Mayor valor transferido (10)
Sobre este hecho solo se evidenció el mayor valor transferido en la carta de los bancosy en el extracto, no se encuentra ningún detalle en la relación del auxiliar de bancos niorden de pago o documentos presupuestales que ordenen pagar un mayor valor a laServidora Pública Sonia Milena España Loaiza. (10)
Se evidenció en el auxiliar del libro bancos una partida por valor de $1.425.000 bajoel concepto “ajuste salario” pero no existe ningún acto administrativo que ordeneeste pago. Se evidenció un registro presupuestal por este valor con cargo al rubro“sueldo personal de nómina” y con lápiz tiene la anotación “anticipo cesantías”. Seencuentra carta de autorización al banco para transferir esta suma de dinero a laServidora Pública Sonia Milena España Loaiza. Se refleja en el extracto bancario elretiro de este dinero. (11)
Se evidenció un pago con la orden de pago 476 de Abril 27 de 2.011 a favor deHenry Osorio Cárdenas por valor de $200.000, por concepto de “viáticos” paracomisión a la ciudad de Buga por un solo día. Sobre este particular se haráobservación final en referencia al rubro de viáticos. (12)
Se evidenció un pago con la orden de pago 486 de Abril 27 de 2.011 a favor de LuzPiedad Ruiz Alvarado por valor de $600.000, por concepto de “viáticos” pero noaparece ningún tipo de soporte de los referidos viáticos (resolución, invitación,cumplido de la comisión). En el extracto se refleja un pago exacto por este valor conel cheque 3415 cobrado el día 2 de Mayo de 2.011 (13)
Se evidenció un pago con la orden de pago 485 de Abril 19 de 2.011 a favor de LuzPiedad Ruiz Alvarado por valor de $400.000, por concepto de “viáticos” pero notiene ningún soporte de Resolución que ordene el pago de estos viáticos. Tampocose encuentra ningún soporte de estos viáticos (detalle de la comisión, cumplido,recibos de pago, otros). Se detalla el pago en el auxiliar de Bancos pero nocoincide con ninguna de las transacciones que aparecen en el extracto. (14)
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Se evidenció carta de autorización al banco para la transferencia a la ServidoraPública Sonia Milena España Loaiza por valor de $600.000 soportada con uncertificado de disponibilidad presupuestal y un registro presupuestal por este valorcon cargo al rubro “sueldo personal de nómina”. En la orden de pago se ve conlápiz tiene la anotación “retroactivo salario funcionario personería”, pero noexiste ningún acto administrativo o documento legal que ordene este pago. Serefleja en el extracto bancario el retiro de este dinero. (15)
MAYO DE 2.011
Se evidenció un pago con la Orden de pago 496 de Mayo 10 de 2.011 a favor deLuz Piedad Ruiz Alvarado por concepto de vacaciones por valor de $1.680.000. Nose encuentra ningún acto administrativo que ordene y detalle el pago de estasvacaciones, y tampoco se encuentra liquidación de las mismas. En el extractoaparece pagado el cheque 3419 el 10 de Mayo de 2.011 por este valor exacto. (16)
Se evidenciaron pagos con las órdenes de pago 493 y 494 de Mayo 13 de 2.011 afavor de Sonia España y Luz Piedad Ruiz por valor de $200.000 cada uno, para untotal de $400.000, por concepto de “viáticos” para comisión a la ciudad de Cali porun solo día. Sobre este particular se hará observación final en referencia al rubro deviáticos. Adicional a lo anterior no se encuentra ningún acto administrativo queordene el pago de estos viáticos, ni documentos que soporten el cumplido de lacomisión por parte de las funcionarias. (17)
Se evidenció un pago con la orden de pago 495 de Mayo 31 de 2.011 a favor deHenry Osorio Cárdenas por valor de $650.000, por concepto de “viáticos” pero notiene ningún soporte de Resolución que ordene el pago de estos viáticos. Tampocose encuentra ningún soporte de estos viáticos (detalle de la comisión, cumplido,recibos de pago, otros). Se detalla el pago en el auxiliar de Bancos y se evidencióen el extracto pago del cheque 3426 el 2 de Junio de 2.011 por este valor exacto.(18)
JUNIO DE 2.011
Se evidenciaron las siguientes anomalías respecto de los pagos por concepto desalarios:
Se encuentra la nómina para pago de salarios del mes de Junio de 2.011, la cual noestá firmada por ninguno de los funcionarios como constancia del recibo del pago. Laúnica constancia de estos pagos que se encuentra es la carta enviada a la entidadbancaria para los respectivos giros, en la cual se evidenció que se ordena trasladar unmayor valor a uno de los Servidores Públicos así:
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FUNCIONARIOVALORNETO APAGAR
VALORTRASLADO
PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Sonia Milena España Loaiza - $1.251.187 $850.000 $401.187 Menor valor transferido. Seadiciona un valor adicional enotra carta por $1.556.358 (19)
Sobre este punto se encuentra incongruencia en la carta enviada al banco para lastransferencias de nómina, pasando el valor de la Servidora Pública Sonia MilenaEspaña Loaiza por un menor valor al neto pagado de $401.187. Pero posteriormente eldía 30 de Junio de 2.011 se envía nuevamente carta al banco ordenando unatransferencia a la citada Servidora Pública por valor de $1.556.358, partida que apareceefectivamente descargada en el extracto el día 1 de Julio de 2.011. Sobre este hechono se evidenció ningún documento o acto administrativo que dé explicación del valor yconcepto del pago. En el libro auxiliar de bancos no se evidenció claramente este valorni orden de pago por el mismo. (19)
Se evidenció en el auxiliar del libro bancos una partida por valor de $1.155.171 bajoel concepto “bonificación recreación” a favor de Luz Piedad Ruiz en la orden depago 500 de Junio 30 de 2.011; pero no existe ningún acto administrativo queordene este pago. Se evidenció un registro presupuestal por este valor con cargo alrubro “bonificación de recreación”. Se anota que este es un valor exageradamentealto para ser un pago por este concepto pues esto solo corresponde a 2 días desalario por cada período de vacaciones disfrutadas de los funcionarios, siendo estala primera anomalía detectada respecto de esta cifra. En los registros de losextractos no se encuentra ninguna transacción por este valor exacto, pero alconsolidar cifras egreso para obtener saldo final, es evidente que el dinero salió dela cuenta. (20)
Se evidenció carta de autorización al banco para la transferencia a la ServidoraPública Sonia Milena España Loaiza por valor de $1.387.500 soportada con uncertificado de disponibilidad presupuestal y un registro presupuestal por este valorcon cargo al rubro “cesantías”, y en el detalle se indica que es un “anticipo decesantías”. No existe ningún acto administrativo ni documentos soporte queordenen y dejen evidencia de este anticipo. Se refleja en el extracto bancario elretiro de este dinero. En el auxiliar de bancos se detalla esta cifra como “ajuste decuentas”. (21)
Se evidenció un pago con la orden de pago 498 de Junio 30 de 2.011 a favor deHenry Osorio Cárdenas por valor de $550.000, por concepto de “viáticos” paracomisión a la ciudad de Palmira, adjuntando Resolución que ordena este pago perosin firma, y se adjunta el cumplido de la comisión. En el extracto se evidenció el
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cobro del cheque 3430 el 1 de Julio de 2.011 por este valor exacto. Posteriormentecon la orden de pago 503 de la misma fecha, se detalla exactamente el mismo pagoy por el mismo valor, sin ningún soporte para el mismo. El valor esta detallado en ellibro de auxiliar de bancos con el concepto “pago viáticos”, pero en el extracto no seevidenció registro de transacción por esta misma cifra, solo la de Julio 1 de 2.011.Sin embargo al consolidar información de saldos es evidente que el dinero si saliódel banco. (22)
JULIO DE 2.011
Se evidenciaron las siguientes anomalías respecto de los pagos por concepto desalarios:
Se encuentra la nómina para pago de salarios del mes de Julio de 2.011, la cual noestá firmada por ninguno de los funcionarios como constancia del recibo del pago.La única constancia de estos pagos que se encuentra es la carta enviada a laentidad bancaria para los respectivos giros, en la cual se evidenció que se ordenatrasladar un valor diferente a uno de los funcionarios así:
FUNCIONARIOVALORNETO APAGAR
VALORTRASLAD
O PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Sonia Milena España Loaiza $1.324.007 $1.200.000 $124.007 Menor valor transferido. (23)
Sobre este punto se encuentra incongruencia en la carta enviada al banco para lastransferencias de nómina, pasando el valor de la Servidora Pública Sonia MilenaEspaña Loaiza por un menor valor al neto pagado de $124.007. (23)
Se evidenció en el auxiliar del libro bancos una partida por concepto de orden depago 505 de Julio 1 de 2.011 por valor de $1.387.500 a favor de Luz Piedad Ruizpor concepto de “Anticipo de cesantías”. Sin embargo no existen documentos queden soporte legal a esta transacción ni acto administrativo que ordene este pago.Adicional no se refleja en el extracto bancario un pago exacto por este valor, pero sepuede presumir que son cifras que se han utilizado para hacer cuadres del saldobancario del extracto contra el saldo de libro de bancos. (24)
Se evidenció un pago con la orden de pago 506 de Julio 12 de 2.011 a favor deHenry Osorio Cárdenas por valor de $850.000, por concepto de “viáticos” paracomisión a la ciudad de Cali para una reunión de la Secretaria de Equidad deGénero de la gobernación del Valle el día 4 de Agosto de 2.011. No se encuentraResolución que ordene este pago, solo se encuentra la carta de invitación al evento,tampoco se adjunta el cumplido de la comisión. En el extracto se evidenció el cobro
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del cheque 3432 el 12 de Julio de 2.011 por este valor exacto. En observacióngeneral de viáticos se tratará lo concerniente al valor de los mismos. Posteriormentese evidenció el cobro del cheque 3435 por el mismo valor el día 1 de Agosto de2.011, y el comprobante referencia que se trata de la orden de pago 510 porconcepto de estos viáticos, se detalla exactamente el mismo pago y por el mismovalor, sin ningún soporte para el mismo. El valor esta detallado en el libro de auxiliarde bancos con el concepto “pago viáticos”. Se presume que se trata de los mismosviáticos girados y pagados dos veces, toda vez que no existe soporte alguno para elsegundo giro. (25)
Se evidenció en los registros del auxiliar de bancos dos partidas, una por valor de$751.227 y otra por valor de $1.511.506 bajo el concepto de “ajuste cuentas”, perono se encuentra documento soporte alguno que permita identificar a quecorresponden estos giros. Tampoco se encuentra en el extracto transacciones porestos valores exactos, pero se presume que son cifras utilizadas para cuadrar lossaldos del libro de bancos con el extracto bancario. (26)
AGOSTO DE 2.011
Se evidenció un pago con la orden de pago 514 de Agosto 31 de 2.011 a favor deHenry Osorio Cárdenas por valor de $1.050.000, por concepto de “viáticos” paracomisión a la ciudad de Cali para una capacitación de 2 días con la Procuraduría.No se encuentra Resolución que ordene este pago, solo se encuentra la carta deinvitación al evento, tampoco se adjunta el cumplido de la comisión. En el extractose evidenció el cobro del cheque 3438 el 1 de Septiembre de 2.011 por este valorexacto. En observación general de viáticos se tratará lo concerniente al valor de losmismos. (27)
SEPTIEMBRE DE 2.011 Se evidenció un pago con la orden de pago 521 de Septiembre 16 de 2.011 a favor
de Henry Osorio Cárdenas por valor de $700.000, por concepto de “viáticos” pero nose encuentra Resolución que ordene este pago, ni documento alguno como soportede estos viáticos (invitación, cumplidos, etc.). En el extracto se evidenció el cobrodel cheque 3440 el 16 de Septiembre de 2.011 por este valor exacto. (28)
Se evidenció en el auxiliar de bancos una partida por valor de $232.351 con detalle“ajuste cuentas salarial mes de septiembre” pero no se encuentra ningúndocumento soporte de este. Sin embargo la cifra está afectando el saldo de bancos,dejando nuevamente entrever que son cifras para cuadre del saldo del libro auxiliarde bancos contra el saldo extracto. (29)
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33
OCTUBRE DE 2.011
Sin observaciones
NOVIEMBRE DE 2.011
Se evidenció en el auxiliar del libro bancos una partida por valor de $500.000 bajo elconcepto “bonificación funcionaria” a favor de Luz Piedad Ruiz en la orden depago 531 de Noviembre 3 de 2.011; pero no existe ningún acto administrativo queordene este pago. Se evidenció un registro presupuestal por este valor con cargo alrubro “bonificación de recreación”. Se anota que este es un valor exageradamentealto para ser un pago por este concepto pues esto solo corresponde a 2 días desalario por cada período de vacaciones disfrutadas de los Servidores Públicos,siendo esta la primera anomalía detectada respecto de esta cifra, adicional a queeste mismo concepto aparece pagado a la misma funcionaria en el mes de Junio de2.011 por valor de $1.155.171 (nota 20). En los registros de los extractos aparececobrado el cheque 3447 el 3 de Noviembre de 2.011 por esta cifra exacta. (30)
Aparece un pago por valor de $150.000 a favor de Edilson Aguirre Álzate porconcepto de Publicidad y propaganda con la orden de pago 533 de Noviembre de2.011, pero no tiene ningún soporte para el mismo. No aparece resolución queordene este pago, ni factura o cuenta de cobro del prestador del servicio, nidocumento alguno que permita evidenciar el detalle de este pago. Se registra en elextracto el cobro del cheque 3449 por esta cifra exacta. (31)
DICIEMBRE DE 2.011
Al revisar las transferencias de la prima de navidad del mes de Diciembre, seencuentra que la carta al banco está por $7.377.509, cifra que efectivamente esgirada, y corresponde únicamente a los funcionarios Henry Osorio Cárdenas por$5.387.132 y Luz Piedad Ruiz Alvarado por $1.990.377. Lo liquidado a lafuncionaria Sonia Milena España por valor de $1.756.694 no aparece en ningunatransferencia o cheque girado. (32)
Aparece una partida en el auxiliar de bancos por valor de $2.674.239 bajo elconcepto “ajuste cuentas” pero no tiene ningún soporte ni detalle del pago. Sepresume que es cifra para cuadrar el saldo del auxiliar de bancos con el saldo delextracto, pero efectivamente el dinero dio salida del banco aunque no aparezca poresta cifra exacta en el movimiento de transacciones bancarias. (33)
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Se encuentra la orden de pago 538 de Diciembre 5 de 2.011 a favor de Luz PiedadRuiz Alvarado por valor de $500.000 por concepto de pago de viáticos, pero noexiste ni el acto administrativo que ordene el pago de estos viáticos, ni ningúnsoporte de la comisión (invitación, detalle de la comisión, cumplido, etc.). En elextracto se evidenció el pago del cheque 3451 por esta cifra exacta. (34)
AÑO FISCAL 2.012
Se efectuó revisión de todo el movimiento contable del año fiscal 2.012, incluyendo laverificación de los depósitos por transferencias del municipio, las órdenes de pago, y losextractos bancarios.
INGRESOS
Se obtienen los soportes de las transferencias giradas por el municipio de Tuluá, lascuales coinciden con lo recibido en la cuenta corriente número 21000384844 del BancoCaja Social a nombre de Personería Municipal de Tuluá.
En la Resolución de liquidación del Presupuesto de la entidad para la vigencia 2.012(Resolución 003 de Enero 3 de 2.012) se tiene como presupuesto para el año 2.012 lasuma de $641.874.089; Se hace la observación que la citada resolución está sin firma.Se aporta soporte de las Órdenes de Pago del Municipio de Tuluá mensuales porconcepto de transferencias por un total de $640.874.084; en los extractos de la cuentacorriente de la entidad auditada se evidenció un total de ingresos por transferencias enel año de $640.874.084.
Diferencia entre lo registrado en la Resolución de presupuesto, lo referido en lastransferencias del Municipio y lo efectivamente recibido $1.000.005. (35)
EGRESOS
ENERO DE 2.012
Se evidenció un pago con la orden de pago 574 de Enero 27 de 2.012 a favor deHenry Osorio Cárdenas por valor de $600.000, por concepto de “viáticos” paracomisión a la ciudad de Buga y a la ciudad de Pereira y se encuentran lasResoluciones que ordenan estos pagos, pero sin firma. (36)
FEBRERO DE 2.012
Se evidenció un pago con la orden de pago 587 de Febrero 8 de 2.012 a favor deSonia Milena España por valor de $200.000, por concepto de “viáticos” paracomisión a la ciudad de Cali capacitación RCL, en los documentos soportes del
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35
pago no se evidenció Resolución que ordene este pago, al revisar la carpeta deResoluciones año 2.012, se encuentra esta Resolución pero sin firma. (37)
Se evidenció la siguiente anomalía respecto del pago de interese sobre lascesantías de los funcionarios, del cual existe una Resolución (009 de Febrero 3 de2.012) pero no está firmada. No existe constancia de recibido por parte de ningunode los Servidores Públicos, y la única constancia de este pago es carta enviada albanco para los respectivos giros, en la cual se evidenció que se ordena trasladar unvalor diferente a uno de los funcionarios así:
FUNCIONARIOVALORNETO APAGAR
VALORTRASLADO
PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Sonia Milena España Loaiza $750.000 $7.112.000 $6.362.000 Mayor valor transferido. (38)
Se transfieren $6.362.000 de más a la cuenta de la Servidora Pública Sonia MilenaEspaña sin ninguna justificación o Acto administrativo que ordene el pago de estemayor valor. Se evidenció que en los documentos presupuestales emite un certificadode disponibilidad presupuestal, un registro presupuestal y una orden de pago por estevalor exacto con el concepto “anticipo de cesantías” a favor de la Servidora PúblicaLuz Piedad Ruiz Alvarado. (38)
Se encuentra dentro de los documentos contables un certificado de disponibilidadpresupuestal, registro presupuestal y orden de pago por valor de $2.181.456 con elconcepto “pago intereses sobre las cesantías” pero esta cifra no coincide con lo queordena la resolución pagar por este concepto. Se presume que son cifras paracuadrar el libro de bancos con el saldo del extracto pues no aparece tampoco ningúncobro en el extracto por este valor exacto, pero al final el saldo cuadra. (39)
MARZO DE 2.012
Se examina orden de pago por concepto de pago de contrato de honorarios, en lacual se evidenció que dentro del valor a pagar neto al contratista, no se hicieron losrespectivos descuentos de ley correspondientes a Estampilla Pro hospitalesUniversitarios. Únicamente se hace el descuento correspondiente a estampilla ProUnivalle y Tasa Imder. Esto es reiterativo en todos los pagos por concepto decontratos por prestación de servicios, honorarios, suministros, etc. (40)
Se evidenció un giro por valor de $8.776.307 según carta enviada al bancoautorizando la transferencia a la cuenta de la Servidora Pública Sonia MilenaEspaña bajo el concepto “anticipo de cesantías”. Aparece efectivamente cobradoen el extracto este valor. Pero en los documentos soporte de este pago se
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encuentra un certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal yorden de pago a favor del señor Henry Osorio Cárdenas bajo los conceptos deVacaciones, prima de vacaciones y bonificación por recreación por este valorexacto. No se evidenció ninguna Resolución que ordene el pago ni de anticipo decesantías ni de vacaciones.
Se hace la observación adicional sobre este punto que estos documentos noreposaban dentro de las carpetas que contienen la información contable de laentidad. Se encontraron en la inspección que se adelantó a la oficina y al archivadorque estaba bajo llave de propiedad de la funcionaria Sonia Milena España, dentro deun sobre de manila. (41)
Se evidenció un pago con la orden de Pago 598 de Marzo 6 de 2.012 a favor de laUnidad Central del Valle por $1.000.000 por concepto de “capacitación de personal”,según documentos anexos corresponde a un diplomado en derechos humanos parala doctora Beatriz Eugenia Jiménez, Luz Piedad Ruiz Alvarado y Sonia MilenaEspaña. Sin embargo aunque se anexa una Resolución (022 de Mayo 6 de 2.012)que ordena este pago, no está debidamente firmada. (42)
ABRIL DE 2.012
Se evidenció la siguiente anomalía respecto del pago de nómina del mes de Abril.No existe constancia de recibido por parte de ninguno de los Servidores Públicos, yla única constancia de este pago es carta enviada al banco para los respectivosgiros, en la cual se evidenció que se ordena trasladar un valor diferente a uno de losfuncionarios así:
FUNCIONARIOVALORNETO APAGAR
VALORTRASLADO
PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Sonia Milena España Loaiza $1.786.507 $8.279.835 $6.493.328 Mayor valor transferido. (43)
Se transfieren $6.493.328 de más a la cuenta de la funcionaria Sonia Milena España sinninguna justificación o Acto administrativo que ordene el pago de este mayor valor. Seevidenció que en los documentos presupuestales emite un certificado de disponibilidadpresupuestal, un registro presupuestal y una orden de pago por este valor exacto con elconcepto “vacaciones, prima de vacaciones y bonificación” a favor de Henry OsorioCárdenas. Se anota además que en la observación 41 el valor en exceso girado esbajo este mismo concepto y para el mismo beneficiario en los documentos contables ypresupuestales. (43)
MAYO DE 2.012
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Se evidenció en el extracto bancario el cobro de 2 cheques el día 4 de Mayo de2.012 (6711 y 6712) por valor de $2.016.000 cada uno, pero no existe ninguna ordende pago por estos valores en los meses anteriores ni en el mismo mes, ni seencuentra en el libro auxiliar de bancos registro alguno por estos valores, por tantono se tiene claridad sobre estos 2 giros. (44)
Se examinan órdenes de pago 657 y 669 por concepto de pago de contratos dehonorarios, en las cuales se evidenció que dentro del valor a pagar neto alcontratista, no se hicieron los respectivos descuentos de ley correspondientes aEstampilla Pro hospitales Universitarios. Únicamente se hace el descuentocorrespondiente a estampilla Pro Univalle y Tasa Imder. Esto es reiterativo en todoslos pagos por concepto de contratos por prestación de servicios, honorarios,suministros, etc. Adicional a esto, solo se encuentran los documentos de Certificadode disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y orden de pago, pero noreposa ningún documento referente a la cuenta de cobro, ni firmas que den certezaque los cheques fueron efectivamente recibidos por los contratistas.(45)
Se evidenció la orden de pago 652 por valor de $206.525 a favor de Movistar, en lacual se pagan teléfonos celulares a nombre de la Personería Municipal de Tuluá,según facturas anexas para uso de las Servidoras Públicas Dra. Beatriz, Dra. Sonia,Dra. Luz Piedad (anotaciones hechas en cada factura en manuscrito). Este pago decelulares se evidenció en varios meses del año 2.012. (46)
JUNIO DE 2.012
Se evidenció la orden de pago 660 por valor de $755.600 a favor de FederaciónNacional de Personeros, por concepto de sostenimiento. En referencia con estepago se encuentra que es imputado presupuestalmente al rubro “capacitación depersonal” pero no corresponde. Existe una Resolución 060 en la cual ordenan estepago pero no está firmada, en este documento indican que este pago se hace paraque la personera Dra. Beatriz Eugenia Jiménez pueda participar en unacapacitación, pero si es la cuota de sostenimiento de la Federación, no se debeimputar al rubro de capacitaciones sino que debe existir un rubro para este gastoespecifico. (47)
JULIO DE 2.012
Se examinan orden de pago 681 por concepto de pago de contrato de honorarios,en la cual se evidenció que dentro del valor a pagar neto al contratista, no sehicieron los respectivos descuentos de ley correspondientes a Estampilla Prohospitales Universitarios. Únicamente se hace el descuento correspondiente a
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estampilla Pro Univalle y Tasa Imder. Esto es reiterativo en todos los pagos porconcepto de contratos por prestación de servicios, honorarios, suministros, etc.Adicional a esto, solo se encuentran los documentos de Certificado de disponibilidadpresupuestal, registro presupuestal y orden de pago, pero no reposa ningúndocumento referente a la cuenta de cobro, ni firmas que den certeza que loscheques fueron efectivamente recibidos por los contratistas.(48)
Se evidenció la orden de pago 715 a favor de Luz Piedad Ruiz por valor de$3.167.338 por concepto de pago de vacaciones, prima de vacaciones, cheque 6776efectivamente cobrado según revisión de extracto; pero no se encuentra ningúndocumento soporte de esta liquidación de vacaciones, ni el acto administrativo queordene el pago de las mismas. (49)
AGOSTO DE 2.012
Se evidenció la siguiente anomalía respecto del pago de nómina del mes de Agosto.No existe constancia de recibido por parte de ninguno de los Servidores Públicos, yla única constancia de este pago es carta enviada al banco para los respectivosgiros, en la cual se evidenció que se ordena trasladar un valor diferente a algunos delos Servidores Públicos así:
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VALORTRASLADO
PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Luz Piedad Ruiz Alvarado $2.063.628 $1.996.298 $67.330 Menor valor transferido (50)Sonia Milena España Loaiza $1.891.619 $3.891.619 $2.000.000 Mayor valor transferido. (50)
Se transfirió a la cuenta de Luz Piedad Ruiz Alvarado un valor inferior al que aparece enla nómina por $67.330 y no se encuentra explicación alguna en la contabilidad parasoportar este hecho. Igualmente se evidenció que se transfieren $2.000000 de más a lacuenta de la Servidora Pública Sonia Milena España sin ninguna justificación o Actoadministrativo que ordene el pago de este mayor valor. Se evidenció que en losdocumentos presupuestales emite un certificado de disponibilidad presupuestal, unregistro presupuestal y una orden de pago por este valor exacto con el concepto“anticipo cesantías” a favor de Sonia Milena España, pero no existe ningún actoadministrativo que ordene el pago de este anticipo ni los documentos soporte derequisitos para anticipos de cesantías. (50)
Se evidenció la orden de pago 698 por valor de $204.599 a favor de Movistar, en lacual se pagan teléfonos celulares a nombre de la Personería Municipal de Tuluá,según facturas anexas para uso de las funcionarias Dra. Beatriz, Dra. Sonia, Dra.Luz Piedad (anotaciones hechas en cada factura en manuscrito). Este pago decelulares se evidenció en varios meses del año 2.012. (51)
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Se evidenció un pago con la orden de pago 704 de Agosto 16 de 2.012 a favor deBeatriz Eugenia Jiménez por valor de $250.000, por concepto de “viáticos” paracomisión a la ciudad de Cali, en los documentos soportes del pago no se evidencióResolución que ordene este pago, al revisar la carpeta de Resoluciones año 2.012,se encuentra esta Resolución pero sin firma. (52)
SEPTIEMBRE DE 2.011
Se evidenció la siguiente anomalía respecto del pago de nómina del mes deSeptiembre. No existe constancia de recibido por parte de ninguno de losfuncionarios, y la única constancia de este pago es carta enviada al banco para losrespectivos giros, en la cual se evidenció que se ordena trasladar un valor diferentea algunos de los funcionarios así:
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VALORTRASLADO
PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Sonia Milena España Loaiza $1.891.619 $3.891.619 $2.000.000 Mayor valor transferido. (53)
Se evidenció que se transfieren $2.000000 de más a la cuenta de la Servidora PúblicaSonia Milena España sin ninguna justificación o Acto administrativo que ordene el pagode este mayor valor. Se evidenció que en los documentos presupuestales emite uncertificado de disponibilidad presupuestal, un registro presupuestal y una orden de pagopor este valor exacto con el concepto “anticipo cesantías” a favor de Luz Piedad RuizAlvarado, pero no existe ningún acto administrativo que ordene el pago de este anticiponi los documentos soporte de requisitos para anticipos de cesantías. (53)
Se examinan orden de pago 735 por concepto de pago de contrato de servicios depublicidad a favor de YoniherAlbeyro Ramírez, en la cual se evidenció que dentrodel valor a pagar neto al contratista, no se hicieron los respectivos descuentos de leycorrespondientes a Estampilla Pro hospitales Universitarios. Únicamente se hace eldescuento correspondiente a estampilla Pro Univalle y Tasa Imder. Tampoco sedescontó Retención en la fuente por concepto de servicios. Esto es reiterativo entodos los pagos por concepto de contratos por prestación de servicios, honorarios,suministros, etc. Adicional a esto, solo se encuentran los documentos de Certificadode disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y orden de pago, pero noreposa ningún documento referente a la cuenta de cobro, ni firmas que den certezaque los cheques fueron efectivamente recibidos por los contratistas. Se evidencióen el extracto cobro del cheque 0918 por $2.400.000 correspondientes a esta ordende pago.(54)
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OCTUBRE DE 2.012
Se evidenció la siguiente anomalía respecto del pago de nómina del mes deOctubre. No existe constancia de recibido por parte de ninguno de los servidorespúblicos, y la única constancia de este pago es carta enviada al banco para losrespectivos giros, en la cual se evidenció que se ordena trasladar un valor diferentea algunos de los Servidores Públicos así:
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PORBANCOS
DIFERENCIA OBSERVACIONES
Sonia Milena España Loaiza $1.867.626 $3.867.626 $2.000.000 Mayor valor transferido. (55)
Se evidenció que se transfieren $2.000000 de más a la cuenta de la Servidora PúblicaSonia Milena España sin ninguna justificación o Acto administrativo que ordene el pagode este mayor valor. No se evidenciaron documentos presupuestales por estadiferencia. (55)
Se examinan órdenes de pago 751, 753, 757 por concepto de pago de contratos deservicios de publicidad, honorarios, a favor de Bibiana Hurtado ($1.720.000),Yonieher Ramírez ($2.400.000) y Carlos Andrés Bedoya ($5.590.000), en la cualesse evidenció que dentro del valor a pagar neto al contratista, no se hicieron losrespectivos descuentos de ley correspondientes a Estampilla Pro hospitalesUniversitarios. Únicamente se hace el descuento correspondiente a estampilla ProUnivalle y Tasa Imder. Esto es reiterativo en todos los pagos por concepto decontratos por prestación de servicios, honorarios, suministros, etc. Adicional a esto,solo se encuentran los documentos de Certificado de disponibilidad presupuestal,registro presupuestal y orden de pago, pero no reposa ningún documento referentea la cuenta de cobro, ni firmas que den certeza que los cheques fueronefectivamente recibidos por los contratistas. (56)
Se evidenció un pago con la orden de pago 749 de octubre 31 de 2.012 a favor deSonia España por valor de $200.000, por concepto de “viáticos” para comisión a laciudad de Cali, en los documentos soportes del pago no se evidencióResolución queordene este pago.(57)
NOVIEMBRE DE 2.012
Se evidenció el pago de la nómina del mes de Noviembre en la cual aparece unvalor total a pagar a los Servidores Públicos por $9.983.201, pero al revisar el giro
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de las transferencias está en el extracto por $10.983.201, es decir por un valor de$1.000.000 de más. No se encontró la carta enviada al banco ordenando latransferencia para determinar a qué funcionario se le cargó este valor adicional.Tampoco se evidenció en los documentos contables ni en los registros auxiliares.(58)
Se examina la orden de pago 759, por concepto de pago de contrato de prestaciónde servicios profesionales, a favor de Alexander Santa Racines por valor de$3.010.000. En este pago se detecta que no se hicieron los respectivos descuentosde ley correspondientes a Estampilla Pro hospitales Universitarios. Únicamente sehace el descuento correspondiente a estampilla Pro Univalle y Tasa Imder. Esto esreiterativo en todos los pagos por concepto de contratos por prestación de servicios,honorarios, suministros, etc. Adicional a esto, solo se encuentran los documentos deCertificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y orden de pago,pero no reposa ningún documento referente a la cuenta de cobro, ni firmas que dencerteza que los cheques fueron efectivamente recibidos por el contratista. (59)
DICIEMBRE DE 2.012
Se examinan órdenes de pago 772, 774, 776 por concepto de pago de contratosdehonorarios, a favor de Yonieher Albeiro Ramírez ($2.400.000), Carlos AndrésBedoya ($2.795.000), y Alejandro Castellanos ($5.207.300) en la cuales seevidenció que dentro del valor a pagar neto al contratista, no se hicieron losrespectivos descuentos de ley correspondientes a Estampilla Pro hospitalesUniversitarios. Únicamente se hace el descuento correspondiente a estampilla ProUnivalle y Tasa Imder. Esto es reiterativo en todos los pagos por concepto decontratos por prestación de servicios, honorarios, suministros, etc. Adicional a esto,solo se encuentran los documentos de Certificado de disponibilidad presupuestal,registro presupuestal y orden de pago, pero no reposa ningún documento referentea la cuenta de cobro, ni firmas que den certeza que los cheques fueronefectivamente recibidos por los contratistas. (60)
Hallazgo No. 25 Administrativo con Incidencia Disciplinaria.
Dentro del examen de la documentación soporte de los movimientos contables ypresupuestales de la entidad Personería Municipal de Tuluá para las vigencias 2.011 y2.012, se observa que no se está cumpliendo con lo preceptuado en el Plan General deContabilidad Publica PGCP adoptado mediante Resolución 355 de 2.007, en referenciacon los principios de la contabilidad pública, normas técnicas de contabilidad pública ynormas técnicas de soportes, comprobantes y libros de contabilidad pública.
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La contabilidad pública debe garantizar las necesidades informativas de los usuariosmediante los principios de confiabilidad, razonabilidad, objetividad, verificabilidad,comprensibilidad, transparencia y oportunidad. Deben existir los mecanismos decomprobación de la procedencia de los datos registrados, siguiendo los principios y lasnormas técnicas del Régimen de contabilidad pública.
Al revisar el movimiento contable de la entidad auditada, los documentos fuente de lainformación, y los libros auxiliares, se evidenció que no se cumple a cabalidad conalgunos de estos preceptos.
La información no es ciento por ciento comprensible, ya que no es racional yconsistente y no permite formarse un juicio objetivo sobre su contenido. Por ejemplo enel auxiliar de la cuenta 1110 Bancos y corporaciones, se detallan partidas que al sercomparadas con el extracto no coinciden, se asientan varios movimientos con un detallemuy incipiente (por ejemplo solo dice “ajuste cuenta” y no da mayor explicación delmismo), y las cifras en ocasiones están fraccionadas frente a lo que se refleja en losdocumentos fuente y en los extractos bancarios.
Se anota igualmente que para la vigencia fiscal 2.012 no hubo oportunidad en lainformación. De acuerdo con oficio 260-031-011-054 dirigido a la Contraloríadepartamental del Valle por parte de la personera encargada Dra. Luz Piedad RuizAlvarado, se solicita prórroga para la presentación del cierre fiscal de esta vigenciaaduciendo entre otras razones el atraso de la contabilidad de los meses de octubre,noviembre y diciembre de 2.012. Este hecho va en contravía de uno de los principiosfundamentales de la contabilidad pública que es la oportunidad, afectando además laposibilidad de influir a tiempo sobre acciones y decisiones basadas en la informacióncontable.
En referencia con la tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes ylibros de contabilidad, la doctrina contable pública indica que esta debe garantizar lalegalidad, autenticidad e integridad de la información. Sin embargo no es este el casode la entidad auditada para las dos vigencias objeto de revisión, pues se evidencióclaramente desorden en los soportes contables, ausencia de la gran mayoría de ellos, yfalta de cumplimiento de requisitos que den legalidad a los hechos financieros.
De acuerdo con las observaciones levantadas de la revisión de documentos contables,no se da certeza sobre los pagos realizados por la entidad pues no existe en altísimoporcentaje constancia alguna del recibido del giro por parte del beneficiario del mismo;además se hacen giros sin los correspondientes actos administrativos que así loordenen, o si estos existen están sin las firmas del responsable; y finalmente en casi el90% de los comprobantes u órdenes de pago no reposan los soportes del pago que seestá efectuando (informes para el caso de contratos de prestación de servicios,facturas, y demás documentos que den legalidad al pago).
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Todo lo anterior nos lleva a concluir que la conducta de la Servidora Pública encargadade estas funciones, con su conducta no cumplió con los deberes taxativamenteexpuestos en la Ley 734 de 2.002 en su artículo 34, referentes a los deberes de todoservidor público, actuando con omisión, constituyéndose esta en una falta con carácterdisciplinario.
Hallazgo No. 26 Administrativo Incidencia Disciplinaria, Fiscal y Penal
Se observa una conducta reiterativa durante los años 2.011 y 2.012 en referencia con latransferencia de dineros en exceso desde la cuenta corriente número 21000384844 delBanco Caja Social a nombre de Personería Municipal de Tuluá hacia la cuenta de lafuncionaria Sonia Milena España. Se detallan estos mayores valores transferidos en loslibros auxiliares de la cuenta 1110 y los documentos fuente en algunos casos como“reajuste de salario”, “anticipo de cesantías” o simplemente con el detalle “ajustecuenta”.
Dentro de lo evidenciado, para el año 2.011 estos valores ascendieron a la suma de$7.357.858 y para el año 2012 a $27.631.635, haciendo la observación que estas sonlas cifras que se pudieron claramente determinar, pero existen más cifras dentro de losregistros contables que por su falta de consistencia y racionalidad no permitenestablecer con veracidad el fin del dinero retirado de la cuenta de la entidad. Porejemplo se encuentran certificados de disponibilidad, registros presupuestales yórdenes de pago con los detalles arriba enunciados a favor de otros funcionarios, perono es congruente con la realidad lo que allí se enuncia; por ejemplo pagos debonificaciones de recreación, anticipos de cesantías y pagos de vacaciones y primas devacaciones, y en otros casos solo se enuncia la partida como “ajuste cuentas”. (verobservaciones 8 – 16 -20 – 24 – 26 – 29 – 30 – 33 para 2.011 y 38 – 39 – 41 – 43 – 44– 49 – 53 – 58 para 2.012). Estas diferencias para 2.011 ascienden a $9.430.488 ypara 2.012 a $17.141.101.
Todo lo anterior nos lleva a concluir que la conducta de la Servidora Pública encargadade las labores de contabilidad, presupuesto y cuya firma era la autorizada para el girode los recursos de la entidad, con su conducta no cumplió con los deberestaxativamente expuestos en la Ley 734 de 2.002 en su artículo 34, referentes a losdeberes de todo servidor público, extralimitándose en sus funciones, constituyéndoseesta en una falta con carácter disciplinario. Aunado esto a que desde el punto de vistafiscal se constituye en detrimento patrimonial de los recursos del estado los valoresgirados en exceso sin ninguna justificación o acto administrativo que así lo ordene.
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Hallazgo No. 27 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Al revisar los pagos concernientes a viáticos girados por la entidad para las vigenciasfiscales auditadas, se encuentra que la gran mayoría de ellos se hicieron sin el actoadministrativo que ordene dicho pago, o si existe, está sin la debida firma.
Adicionalmente, se establece cada año la resolución por medio de la cual se fijan lastarifas de viáticos para la entidad (Resolución 002 de Enero 3 de 2.011 y Resolución004 de Enero 4 de 2.012), las cuales también están sin firma, y fijan unas tarifas quesobrepasan lo estipulado en los Decretos 954 de Marzo 30 de 2.011 y Decreto 1345 deJunio 22 de 2.012 del Departamento Administrativo de la Función pública. Lo anteriorviola lo estipulado en estos decretos, en el artículo segundo de los mismos que es comosigue:
Artículo 2º. Los organismos y entidades fijaran el valor de los viáticos según laremuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntosque le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta elcosto de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor, hasta por elvalor máximo de las cantidades señaladas en el articulo anterior.
Para determinar el valor de los viáticos se tendrá en cuenta la asignación básicamensual, los gastos de representación y los incrementos de salario porantigüedad.
Cuando para el cumplimiento de las tareas asignadas no se requierapernoctar en el lugar de la comisión, solo se reconocerá el cincuenta porciento (50%) del valor fijado. …
(subrayado y negrillas por fuera de texto).
Para el año fiscal 2.011 la Personería Municipal fijó la siguiente escala de viáticossegún Resolución No. 002 de Enero 3 de 2.011, artículo 1:
Para comisiones en la ciudad de Santafé de Bogotá y demás ciudades fuera del Valle del Cauca:Pernoctado Sin Pernoctar
Categoría 1 (Personero) Salario $5.387.132 $500.000 $300.000Categoría 2 (Profesional universitario
Y técnico) Salario entre $1.919.377Y $1.691.694 respectivamente $300.000 $200.000
Para comisiones en la ciudad de Santiago de Cali, Buenaventura, Palmira, Cartago y ciudadesintermedias no vecinas del municipio:
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Pernoctado Sin PernoctarCategoría 1 (Personero) Salario $5.387.132 $350.000 $250.000Categoría 2 (Profesional universitario
Y técnico) Salario entre $1.919.377Y $1.691.694 respectivamente $200.000 $100.000
De acuerdo con la tabla autorizada en el artículo primero del Decreto 954 de 2.011 delDAFP, para estos rangos de salario, las tarifas máximas autorizadas para viáticos son:
Viáticos diarios en pesosSalario entre $5.219.373 y $6.197.280 Hasta $286.306Salario entre $1.616.468 y $2.050.269 Hasta $134.811
Se anota además que en este decreto se indica en el artículo segundo que los viáticosde cada entidad se fijarán hasta por el valor máximo de las cantidades señaladasen esta tabla. Y que cuando para el cumplimiento de la comisión no se requierapernoctar en el lugar de la misma, solo se reconocerá hasta el 50% del valorfijado.
Para el año fiscal 2.012 la Personería Municipal fijó la siguiente escala de viáticossegún Resolución No. 004 de Enero 3 de 2.012, artículo 1:
Para comisiones en la ciudad de Santafé de Bogotá y demás ciudades fuera del Valle del Cauca:Pernoctado Sin Pernoctar
Categoría 1 (Personero) Salario $7.051.581 $500.000 $350.000Categoría 2 (Profesional universitario
Y técnico) Salario entre $2.441.851Y $2.399.294 respectivamente $300.000 $200.000
Para comisiones en la ciudad de Santiago de Cali, Buenaventura, Palmira, Cartago y ciudadesintermedias no vecinas del municipio:
Pernoctado Sin PernoctarCategoría 1 (Personero) Salario $7.051.581 $350.000 $250.000Categoría 2 (Profesional universitario
Y técnico) Salario entre $2.441.851Y $2.399.294 respectivamente $150.000 $200.000
De acuerdo con la tabla autorizada en el artículo primero del Decreto 1345 de 2.012 delDAFP, para estos rangos de salario, las tarifas máximas autorizadas para viáticos son:
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Viáticos diarios en pesosSalario entre $6.507.145 y $8.010.538 Hasta $390.807Salario entre $2.152.784 y $2.599.933 Hasta $162.546
Se anota además que en este decreto se indica en el artículo segundo que los viáticosde cada entidad se fijarán hasta por el valor máximo de las cantidades señaladasen esta tabla. Y que cuando para el cumplimiento de la comisión no se requierapernoctar en el lugar de la misma, solo se reconocerá hasta el 50% del valorfijado.
Dentro de la revisión de órdenes de pago por concepto de viáticos en ambos añosfiscales se evidenció que se sobrepasa lo autorizado en los Decretos 954 de Marzo 30de 2.011 y 1345 de Junio 22 de 2.012 del Departamento Administrativo de la FunciónPública. Adicional a lo anterior en el caso de viáticos para el cumplimiento decomisiones que no requieren pernoctar, se desconoce lo que indican dichos decretos encuanto a que solo se reconocerá el 50% del valor fijado para estos casos.
Todo lo anterior se constituye en falta de carácter disciplinario por violar lo estipulado enel artículo 34 de la Ley 734 de 2.002 referente a los deberes de todo servidor público
Hallazgo No. 28 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Se evidenció para la vigencia fiscal 2.012 pagos por concepto de “capacitación depersonal”, los cuales no cuentan con el Acto Administrativo que ordene estos pagos, osi existe está sin la debida firma.
Incluso se realiza un giro a favor de la Federación Nacional de Personeros bajo elconcepto de “capacitación de personal”, pero corresponde a una cuota de sostenimientode esta Entidad, por lo que se considera no está bien imputado pese a que el pago sehaya hecho para que la Personera pudiera participar en un evento educativo, según loque relatan en la Resolución (observación 47).
Al no existir los actos administrativos que ordenen el giro de estos pagos, se constituyecomo falta de carácter disciplinario el giro de recursos públicos sin el cumplimiento delos requisitos legales para ello.
Hallazgo No. 29 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Se evidenció en la vigencia fiscal 2.012 el pago de tres líneas de teléfono celular a lacompañía Movistar, las cuales eran de uso de los siguientes funcionarios:
- Beatriz Eugenia Jiménez, Personera- Luz Piedad Ruiz, Profesional Universitario
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- Sonia Milena España, Técnico administrativo.
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 1598 de 2.011 del Ministerio deTecnologías de la Información y las Comunicaciones, en su artículo 1 determina losservidores a los cuales se podrán asignar teléfonos celulares con cargo a los recursosdel Tesoro público, y en ninguno de sus numerales se enuncia servidores adscritos alas Personerías. Igualmente en el parágrafo del artículo primero se exceptúan de laaplicación de esta norma algunas entidades, en las cuales tampoco aparecen lasPersonerías. Esto aunado a que el pago se hace para personal del nivel técnico que noejerce funciones especiales que ameriten el uso de teléfonos celulares con cargo alpresupuesto de la Entidad.
Por lo anterior, se constituye falta de carácter disciplinario por estar violando lopreceptuado en el artículo 34 de la Ley 734 de 2.002 referente a los deberes de todoservidor público; por la utilización indebida de recursos del erario público para el pagode estos teléfonos celulares.
Hallazgo No. 30 Administrativo con Incidencia Disciplinaria.
Se evidenció dentro del examen de los documentos contables de la entidad que en lospagos a contratistas por conceptos de honorarios, servicios, suministros y demás, no sehicieron la totalidad de los descuentos de Ley a que había lugar.
Se encontró que en ninguna orden de pago se efectúa el descuento por concepto deEstampilla Pro Hospitales Universitarios del Valle establecido mediante la Ordenanza116 de Junio 7 de 2.001 de la Asamblea Departamental del Valle del Cauca, que en suartículo cuarto numeral 1 establece que serán objeto de esta estampilla “los contratos,las ordenes de trabajo y todo documento en que conste una obligación contraída por lasEntidades públicas departamentales y que presentan las personas naturales o jurídicas,con cargo al Tesoro del departamento y de sus entidades descentralizadas, pagarán el1% de su valor total”
Lo anterior se determina como falta de carácter disciplinario por está violando lospreceptos de la Ley 734 de 2.002 en cuanto a los deberes de todo servidor público y laactuación con omisión dentro del cumplimiento de sus funciones. Igualmente tieneincidencia fiscal por la afectación a los ingresos del departamento con destinación aHospitales Universitarios del Valle.
Hallazgo No. 31 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Se encontró que dentro de las órdenes de pago a contratistas se hizo el respectivodescuento por concepto de Tasa Pro Deporte Municipal IMDER. Sin embargo, no se
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evidencia el traslado de estos recursos a la entidad beneficiaria de esta tasa que es elInstituto Municipal del Deporte de Tuluá IMDER.
Lo anterior se determina como falta de carácter disciplinario por estar violando lospreceptos de la Ley 734 de 2.002 en cuanto a los deberes de todo servidor público y laactuación con omisión dentro del cumplimiento de sus funciones. Igualmente tieneincidencia fiscal por la afectación a los ingresos del Instituto Municipal para laRecreación y el Deporte IMDER Tuluá, ente beneficiario de esta tasa.
HALLAZGOS ESTADOS PRESUPUESTALES VIGENCIAS FISCALES2.011 Y 2.012
En el proceso auditor adelantado a la Personería Municipal de Tuluá, se evidencio queno se tuvieron en cuenta los principios presupuestales, contemplados en el Decreto 111de 1996 y en el Acuerdo No.50 de 1996 “Estatuto Orgánico de Presupuestos Municipal”,los cuales están desarrollados en el artículo 12, el cual dispone:
“Art. 12.- Los principios del sistema presupuestal son: la planificación, la anualidad, la universalidad, launidad de caja, la programación integral, la especialización, inembargabilidad, la coherenciamacroeconómica y la homeóstasis. (Ley 38 de 1989, Art. 8, Ley 179 de 1994, Art. 4).”
RESEÑA JURISPRUDENCIAL. En la sentencia C-337 de 1993, la Corte Constitucionalsostuvo la tesis de que "Los principios consagrados en el estatuto Orgánico delPresupuesto, son precedentes que condicionan la validez del proceso presupuestal, demanera que al no ser tenidos en cuenta, vician la legitimidad del mismo. No son simplesrequisitos, sino pautas determinadas por la Ley Orgánica y determinantes de la leyanual de presupuesto".
Por lo anterior, se relacionan los siguientes hallazgos:
Hallazgo No. 32 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Revisados los documentos reportados por la Personería Municipal de Tuluá, seencontró que en la vigencia fiscal del año 2011 la entidad presento en la ejecuciónpresupuestal de gastos de la vigencia, como presupuesto inicial la suma de$187.460.000,00 y el Acuerdo No.37 de Diciembre 10 de 2010 "POR MEDIO DELCUAL SE EXPIDE EL PRESUPUESTO GENERAL DE RENTAS Y RECURSOS DECAPITAL, Y DE GASTOS O APROPIACIONES PARA LA VIGENCIA FISCAL DEL1°DE ENERO AL 31 D E DICIEMBRE DE 2011 DEL MUNICIPIO DE TULUÁ", apropiola suma de $185.657.500,00, por lo que se presenta una diferencia de $1.802.500.00;no se aportó Acto Administrativo que sustente esta diferencia.
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Hallazgo No. 33 Administrativo con Incidencia Disciplinario
En la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia fiscal del año 2011, se presentanmodificaciones al presupuesto. Como se detalla a continuación:
CREDITO CONTRACREDITO CREDITO CONTRACREDITO
Codigo Descripción
. GASTOS 187.460.000,00 - 942.000,00 22.388.068,00 22.388.068,00 186.518.000,00
CUENTA
CÓDIGO NOMBRE
APROPIACIONINICIAL
MODIFICACIONESADICION Y/O DISMINUCION TRASLADOS
APROPIACIONDEFINITIVA
En la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia fiscal del año 2012, se presentanmodificaciones al presupuesto. Como se detalla a continuación:
CREDITO CONTRACREDITO CREDITO CONTRACREDITO
. GASTOS 641.874.089,00 - - 222.603.267,00 222.603.267,00 641.874.089,00
ADICION Y/O DISMINUCION APROPIACIONDEFINITIVA
CUENTA
CÓDIGO NOMBRE
APROPIACIONINICIAL
MODIFICACIONES
TRASLADOS
No se aportaron los Actos Administrativos para realizar estas modificaciones.
Hallazgo No. 34 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
En la ejecución presupuestal de gastos de la vigencia fiscal del año 2012, se presentanmodificaciones al presupuesto en los Gastos de Personal. Como se detalla acontinuación:
CREDITO CONTRACREDITO CREDITO CONTRACREDITO
201.725.229,00 109.669.906,00110101 Sueldo personal de nomina 150.000.000,00 - - - 5.605.626,00 144.394.374,00110102 Vacaciones 10.300.000,00 - - 15.033.041,00 - 25.333.041,00110104 Prima de Servicios 5.700.000,00 - - 1.818.544,00 1.199.814,00 6.318.730,00110105 Prima de Vacaciones 8.000.000,00 - - 7.514.540,00 - 15.514.540,00110106 Prima de Navidad 15.000.000,00 - - 1.476.533,00 3.824.545,00 12.651.988,00
110107Bonificaciòn por Recreaciòn
4.000.000,00 - - - - 4.000.000,00110111 Intereses a las Cesantías 4.000.000,00 - - 1.296.808,00 1.818.544,00 3.478.264,00
110201Honorarios
80.000.000,00 - - 172.973.500,00 - 252.973.500,00110202 Sueldo Supernumerario 1.000,00 - - - - 1.000,00110203 Remuneración de Servicios Técnicos 90.000.000,00 - - - 90.000.000,00 -11030101 Pensión Pública 13.000.000,00 - - 1.462.809,00 - 14.462.809,0011030102 Salud Pùblica 4.000.000,00 - - 12.447,00 - 4.012.447,0011030103 ARP Pùblica 1.000,00 - - - - 1.000,0011030201 Pensión Privada 6.500.000,00 - - - 57.895,00 6.442.105,0011030202 Salud Privada 10.000.000,00 - - 137.007,00 - 10.137.007,0011030203 ARP Privada 900.000,00 - - - - 900.000,0011030301 Caja Compensaciòn Familiar 9.000.000,00 - - - 3.112.533,00 5.887.467,0011030302 Instituto Colombiano Bienestar Familiar 7.000.000,00 - - - 2.593.836,00 4.406.164,0011030303 SENA 1.200.000,00 - - - 466.084,00 733.916,0011030304 Escuelas Industriales e Institutos Tècnicos 2.000.000,00 - - - 532.076,00 1.467.924,0011030305 ESAP 1.200.000,00 - - - 458.953,00 741.047,00
ADICION Y/O DISMINUCION APROPIACIONDEFINITIVA
CUENTA
CÓDIGO NOMBRE
APROPIACIONINICIAL
MODIFICACIONES
TRASLADOS
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Las modificaciones realizadas por $92.055.323,00 en servicios personales, la CartaMagna de Colombia establece:
“ARTICULO 305. Son atribuciones del gobernador:
7. Crear, suprimir y fusionar los empleos de sus dependencias, señalar sus funciones especiales y fijarsus emolumentos con sujeción a la ley y a las ordenanzas respectivas. Con cargo al tesorodepartamental no podrá crear obligaciones que excedan al monto global fijado para el respectivo servicioen el presupuesto inicialmente aprobado.……”
“ARTICULO 315. Son atribuciones del alcalde:
7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar susemolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan elmonto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado.
” Lo subrayado fuera del texto original.
Por lo anterior, no se podían realizar las modificaciones por el monto antes descrito.
3.3 LEGALIDAD
Como resultado de éste proceso Auditor, podemos concluir de manera general que losprocesos de legalidad de la entidad (CONTRACTUAL), se llevaron a cabo de manerainadecuada, sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas que paralas vigencias a auditar se encontraban vigentes, como lo fueron la Ley 80 de 1993, Ley1150 de 2007 y los Decretos reglamentarios 2474 de 2008 y 0734 de 2012.
Se logró evidenciar en el proceso Auditor, la deficiencia y/o desconocimiento que tienela entidad frente al desarrollo de los procesos de contratación pública, lo cual puedeobservarse en LA MATRIZ RESUMEN DE HALLAZGOS.
La entidad auditada en el desarrollo del proceso auditor línea de legalidad, presentó elManual de Contratación suscrito por el entonces Personero Municipal de Tuluá,DR. HENRY OSORIO CARDENAS, dicho manual debe ser actualizado por la entidad,toda vez que su contenido literal debe ajustarse a las estipulaciones legales vigentes, ysus procesos contractuales deben ser concordantes con su contenido literal y legal.
El desorganizado actuar en la construcción, sustentación, promulgación y legalizaciónde los procesos contractuales de la entidad en la vigencia 2012 fueron una constante,no solo desde el desconocimiento normativo, sino también desde el ordenado yadecuado cuidado de los documentos y/o archivos que conforman la carpeta oexpediente del protocolo contractual, pues se encontraron documentos duplicados, mal
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archivados, no conservando una secuencia lógica en el archivo de los documentos,dando un orden desde lo Pre-contractual, Contractual y Pos-contractual.
Todo lo anterior, puede ser observado y cotejado con los resultados que se ilustran ydetallan en las matrices de tabulación de los hallazgos de los procesos contractuales demanera individual.
Hallazgo No. 35 Administrativo con Incidencia Disciplinaria y Fiscal.
Se solicitó a la entidad Auditada, entregar relación de los contratos suscritos la mismaen la vigencia fiscal 2011, a lo cual responde que en dicha vigencia no se suscribiócontrato alguno, por ninguna de las modalidades de selección de la Ley 80 de 1993, dela 1150 de 2007 y los Decretos que la Reglamentaran en su momento.
Hallazgo Nro. 36 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Contrato Nro. 2012-06.Fundamentación Jurídica muy escasa, se debió profundizar másen los aspectos desarrollados en el decreto 2474 de 2008, y en el Manual decontratación de la entidad, en cuanto a los procesos de selección por Subasta Inversa,por ser esta la modalidad de selección la escogida por la entidad para adjudicar elcontrato de servicios.Se obvió por parte del contratista los elementos de escogencia yselección del proponente o propuesta económica más favorable para la entidad,especificada en el Decreto 2474 de 2008
Hallazgo Nro. 37 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Contrato Nro. 2012-07. En los estudios previos debió dejarse consignado, los posiblesriesgos que podrían derivarse el presente contrato. Incumplimiento al decreto 2474 de2008, Artículo 8° Parágrafo 5° Inciso 2°.
Hallazgo Nro. 38 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Contrato Nro. 2012-016. No se cumplió con lo establecido en el artículo 2.2.2, N° 5°decreto 734 de 2012.
Hallazgo Nro. 39 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Contrato Nro. 2012-017. No se cumplió con lo establecido en el artículo 2.2.5 Parágrafo3° de decreto 734 de 2012. No se evidencia Acta de seguimiento al objeto contractual,informes de interventoría y/o supervisión, No aparece el soporte en la minuta delcontrato.
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Hallazgo Nro. 40 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Contrato Nro. 2012-023. La Resolución por medio de la cual se aprueba la póliza,aparece sin la firma de la Representante Legal de la Entidad, en la minuta figura a folio52 la póliza única de seguro de cumplimiento, pero el acto administrativo que lo apruebacarece de la rúbrica de la titular de la entidad contratante, El Acto administrativo esinexistente por que no está signado por la Representante Legal de la entidadcontratante, A folios 53, 54, 55 y 56 aparece el Acta de Inicio sin la rúbrica de las partescontratantes.
Hallazgo Nro. 41 Administrativo con Incidencia Disciplinaria, Fiscal y Penal.
Contrato Nro. 2012-024. No se tiene evidencia en la carpeta del protocolo contractual, Apesar que en la carpeta se encuentra el CDP N°1859 del 31 de Agosto de 2012, este nofue signado por la Ordenadora del Gasto, No se cumplió con lo establecido en elartículo 2.2.5 Parágrafo 3° de decreto 734 de 2012. Parciales (RPC N° 1942), Existeuna presunta lesión al Patrimonio de la entidad por valor de $ 7.500.000.
Hallazgo Nro. 42 Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Contrato Nro. 2012-026. En el expediente no reposa los documentos y estudios previos,La entidad no realizó la publicación en el SECOP, incumpliendo con lo preceptuado enel parágrafo 1º del Artículo 2.2.5. Publicidad del procedimiento en el Secop.
En concordancia con lo anterior y atendiendo que la norma citada anteriormente,estableció que la falta de publicación de los procesos en el SECOP constituye una faltagrave a los deberes funcionales y por tanto es un presunto hallazgo administrativo conalcance disciplinarios
Hallazgo Nro. 43Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Contrato Nro. 2012-027. En el expediente no reposa los documentos y estudios previos,En el expediente del proceso contractual reposa una hoja de vida que no se encuentrasuscrita por el proponente. El proponente no aportó certificaciones que permitanverificar experiencia de éste en la ejecución de contratos similares, La entidadcontratante no llevo a cabo la elaboración de los estudios y documentos previos, quepermita verificar si el contratista cumplió con unos criterios de selección establecidospor la entidad contratante, en el expediente reposa una minuta contractual pero al nocontarse con un estudio previo, no se puede verificar con la fase de planeacióncontractual, en la minuta contractual se verificó que la Representante Legal de laentidad se designó como supervisor del contrato, siendo la ordenadora del gasto,estableciéndose un conflicto de intereses al ser la ordenadora del gasto la misma
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funcionaria que autoriza los pagos al tercero una vez verificado el cumplimiento de lasactividades.
Hallazgo Nro. 44. Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Contrato Nro. 2012-027. Se repite la nomenclatura contractual celebrada en la minutadel Hallazgo Nro. 42. En el expediente no reposa los documentos y estudios previos, laentidad contratante no llevo a cabo la elaboración de los estudios y documentosprevios, que permita verificar si el contratista cumplió con los criterios de selecciónestablecidos por la entidad contratante, en el expediente reposa una minuta contractualpero al no contarse con un estudio previo, no se puede verificar con la fase deplaneación contractual. Igualmente, en la minuta contractual no se describen lasactividades que el contratista debe adelantar para determinar o no el cumplimiento delobjeto contractual, no siendo posible hacer seguimiento al contrato, en el expedientereposa asistencias firmadas por diferentes poblaciones objeto de actividadespresuntamente relacionadas con el desarrollo del objeto del contrato, sin embargo al nocontar la minuta con información detallada para hacer seguimiento no se puedeestablecer su procedencia o no dentro del contrato.
Hallazgo Nro. 45. Administrativo con Incidencia Disciplinaria
Contrato Nro. 2012-028. En el expediente no reposa los documentos y estudios previos,se verificó que la hoja de vida del DAFP, no se encuentra suscrita por el contratista.Igualmente, falta la segunda parte del formato de declaración juramentada de bienes yservicios, la entidad contratante no llevo a cabo la elaboración de los estudios ydocumentos previos, que permita verificar si el contratista cumplió con los criterios deselección establecidos por la entidad contratante, en el expediente reposa una minutacontractual pero al no contarse con un estudio previo, no se puede verificar con la fasede planeación contractual. en la minuta contractual se verificó que la RepresentanteLegal de la entidad se designó como supervisor del contrato, siendo la ordenadora delgasto, estableciéndose un conflicto de intereses al ser la ordenadora del gasto la mismafuncionaria que autoriza los pagos al tercero una vez verificado el cumplimiento de lasactividades.
3.4.1 QUEJAS
La resolución de la queja aparece contenida en los hallazgos 41, 42 y 43 del presenteinforme.
1- ANEXOS
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1. Dictamen Integral2. Opinión de los Estados Contables3. Cuadro Resumen de Hallazgos
DICTAMEN INTEGRAL
DoctoraLUZ PIEDAD RUIZ ALVARADOPersonera Municipal (e)Tuluá Valle
La Contraloría Municipal de Tuluá Valle, con fundamento en las facultades otorgadaspor el artículo 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría con Enfoque IntegralModalidad Regular a la Personería Municipal de Tuluá Valle.
Lo anterior a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia,y equidad, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados desu gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen de los BalancesGenerales consolidados a 31 de diciembre de los años 2011 y 2012 y los Estados deActividad Financiera, Económica y Social consolidados para los períodos comprendidosentre el 1 de enero y el 31 de diciembre de los mismos años.
DICTAMEN CON ABTENCIÓN DE OPINIÓN
Examinado el Estado de Situación Financiera de la Personería Municipal de Tuluá al 31de diciembre de 2011 y 2012 y los Estados de Resultados de Variaciones en el CapitalContable y Cambios en la Situación Financiera que le fueron relativos en los años queterminaron en esas fechas, nuestro examen reveló que hay cuentas afectadas porpagos sin soporte en la cuenta de nómina, que representan traslados a personasnaturales que al momento eran servidoras públicas en los años 2011 y 2012 que no songastos de nómina y sus correspondientes prestaciones sociales y cargas sociales, eldetalle de estas cifras se encuentran en los papeles de trabajo, cifras que afectan yhacen necesario una depuración integral de dichas cuentas y que no me puedacerciorar de su razonabilidad.
Debido a la limitación en nuestro alcance que se menciona en el párrafo anterior, y envista de la importancia de los efectos que pudiera tener la depuración integral de las
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cuentas antes mencionadas, nos abstenemos de expresar nuestraopinión sobre losEstados Financieros de la Personería Municipal de Tuluá al 31 de diciembre de 2011 y2012 y por el año terminado en esa fecha, considerados en su conjunto.
RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se detectaron cuarenta y cinco (45) Hallazgosde carácter Administrativo, veintitrés (23) de carácter Disciplinario, tres (3) con alcanceFiscal por valor de Treinta y Seis Millones Doscientos Diez Mil Pesos ($36.210.000.oo)y dos (2) con incidencia Penal.
PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad debe realizar un Plan de Mejoramiento que incluya las acciones y metas quese implementarán para solucionar las deficiencias u observaciones comunicadasdurante el proceso auditor y que se describen en el informe, el cronograma para suimplementación y los responsables de su desarrollo. El Plan de Mejoramiento debe serentregado a la Contraloría Municipal de Tuluá Valle, dentro de los 15 días hábilessiguientes al recibo del informe final.
Atentamente.
GILBERTO CASTRILLÓN VALENCIAContralor Municipal de Tuluá Valle.
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OPINION DE ESTADOS CONTABLES
DoctoraLUZ PIEDAD RUIZ ALVARADOPersonera Municipal (e)Tuluá Valle
Asunto: Opinión Estados Contables vigencia 2011 y 2012
La Contraloría Municipal de Tuluá Valle, con fundamento en las facultades otorgadaspor el Artículo 272 de la Constitución Política, practicó Auditoria Modalidad Regular conEnfoque Integral a las vigencias 2011 y 2012 a los Estados Financieros de laPersonería Municipal de Tuluá Valle,
La presentación de los Estados Contables y la información analizada es responsabilidadde la entidad auditada, la de la Contraloría Municipal de Tuluá Valle, consiste enproducir un informe en el cual se exprese una opinión sobre la razonabilidad de dichosestados.
No se presentan Estados Financieros completos, solo se presentan informes de Estadode Situación Financiera y Estado de Resultados cuando el Decreto 2649 de 1993indica cuales son los Estados Financieros Básicos.Las notas a los Estados Financieros solo cubre el año 2012 y no existen notas del año2011. Las notas a Estados Financieros no revelan situaciones de contingencia por lasinvestigaciones que se realizan al interior de la Personería Municipal y que afectan larazonabilidad de los Estados Financieros.No indican las notas a los EstadosFinancieros el tratamiento del superávit a diciembre 31 de 2012.La Contraloría Municipal de Tuluá, se abstiene de emitir una opinión y no emite opiniónalguna sobre la razonabilidad de los Estados Financieros mencionados.
Atentamente,
ELIANA MARTINEZ LLANOSContador PúblicoT.P. No.
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AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL A LAPERSONERIA MUNICIPAL DE TULUAVALLE DEL CAUCA
VIGENCIAS 2011- 2012RESUMEN DE HALLAZGOS
No HALLAZGOS AUDITORIA DERECHO DE CONTRADICCIÓN DELA ENTIDAD AUDITADA
CONCLUSIÓNAUDITORIA
TIPO DE HALLAZGO
A D F P Valor DañoPatrimonial
Línea de Gestión
1
El Plan Estratégico denominado “En Defensa delos Derechos Humanos” para las vigencias años2009-2011, fue formulado y adoptado medianteResolución 009 de marzo de 2009,evidenciándose el no cumplimiento con loestablecido en la Ley 152 de 1994, en cuanto alos tiempos de Ley para su elaboración,teniendo en cuenta el periodo constitucional2008-2011. En relación al Plan Estratégicodenominado “Trabajamos por tus Derechos yBienestar”, para el periodo constitucional 2012-2015, no fue signado, determinando que dichoPlan cumplió su etapa de redacción, perocareció de la etapa de legalización y adopción.
En lo relacionado al Plan de Acción del año2011, se evidenció la inclusión de propuestas,objetivos y actividades para ejecutar, pero, nocontiene fecha de elaboración, no se realizó surespectiva legalidad mediante actoadministrativo, ni tiene relación con el PlanEstratégico aprobado para este periodo. En el
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
De acuerdo ala respuestala entidadacepta elhallazgo, porlo tanto estecontinua enfirme
X X
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Plan de Acción 2012 se evidenció que existe undocumento donde se muestra un programa,metas e indicadores, pero, no posee fechas parasu ejecución y cumplimiento; igualmente no tieneconcordancia con el Plan Estratégico para elperiodo constitucional 2012-2015.
Tanto los Planes Estratégicos como para losPlanes de Acción, no se evidenció elseguimiento a la planeación institucional, niresultado de indicadores de verificación para eldebido control y evaluación de las laboresasignadas a la Personería por la Constitución ylas Leyes, frente al cumplimiento de lasactividades propuestas, que verifiquen el alcancede la misión ni los objetivos institucionales.
2
La estructura organizacional de la entidad nocontribuye a la gestión por procesos ni a lasatisfacción en la prestación del servicio alciudadano.
La estructura organizacional de laPersonería en cuanto a su plantade cargos no es la suficiente paracumplir su misión institucionaldebido a gran parte a que elmunicipio estuvo categorizado encategoría tres (3) y lastransferencias escasamente hanalcanzado para mantener la plantade cargo de tres (3) personas conel pago de sus salarios,prestaciones, parafiscales yseguridad social. En virtud de queel municipio en el 2012 fuerecategorizado en segunda (2)categoría lo que implica mayoresrecursos, se va a presentar unproyecto al Concejo Municipal para
La entidadreconoce queno tienepersonalsuficiente y sevaapresentarunProyecto deAcuerdo alConcejo, consu estructuraorganizacional Municipal,por lo tanto nodesvirtúa elhallazgo yeste continuaen firme
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la reestructuración de la personeríamunicipal buscando obtener unaplanta de cargos para cumplir conel objeto misional y en especial laprestación de servicios alciudadano
3
No se han definido ni aplicado mecanismos desocialización de los valores y principioscontenidos en el Código de Ética, del mapa deprocesos y de los riesgos identificados a todoslos servidores públicos de la entidad ni a losparticulares que ejercen funciones públicas; deigual modo no se encontró evidencia de laaplicación de los procesos de inducción yreinducción en la entidad.
Respecto a esta observación seha tomado nota atenta parasocializar con los servidorespúblicos de la Personería losValores y Principios contenidos enel Manual de Ética y del mapa deproceso.
Respecto a que no se encontróevidencia de aplicación de losprocesos de inducción yreinducción en la entidad mepermito manifestarle como lo dijeanteriormente la PersoneríaMunicipal de Tuluá solo cuenta contres funcionarios que vienen desdeel año 2004 y periódicamente sehacen mesas de trabajo donde sehablan diferentes aspectos de lasfunciones de cada uno para elmejor funcionamiento misional dela entidad pero no se ha dejadoevidencia de ello; en lo sucesivo selevantara las respectivas actas deestas inducciones y reinduccionescon los funcionarios.
La entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinua enfirme
X
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4
No se encontró evidencia de la formulación delPlan de Capacitaciones de acuerdo a loslineamientos establecidos para realizarlo, ni seha realizado seguimiento y evaluación alcumplimiento y efectividad del mismo.
Respecto a la formulación al plande capacitaciones considero que lapersonería ha tenido dificultadespara la formulación de este plandebido a la falta de recursoseconómicos.
La entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinua enfirme
X
5
El Plan de Bienestar de la entidad, carece de unseguimiento que determine el cumplimiento a lasactividades allí descritas, de igual manera no seevidenció la medición del clima laboral.
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
La entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinua enfirme
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6
No existen evidencias de la evaluación dedesempeño realizada a los servidores públicos aquienes les aplica, para el año 2012.
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en los
La entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinua enfirme
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años 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
7
El normograma de la entidad se encuentradesactualizado frente a las competencias,responsabilidades o cometidos asignados a laentidad por mandato legal.
Es cierto que el normograma noestá actualizado el cual seactualizara con la normatividadvigente.
La entidadno desvirtúael hallazgo,por lo tantoeste continuaen firme
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8
No se evidenció seguimiento realizado a laefectividad de los controles establecidos para losriesgos identificados, ni a las políticas de laadministración de los riesgos.
Revisado el archivo ciertamenteno se evidencio seguimiento a losriesgos y a las políticas de laadministración de los riesgos; en losucesivo se buscara realizar eldebido seguimiento.
La entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinua enfirme
X
9
La entidad no cuenta con controles diseñadospara las actividades, definidos para prevenir oreducir el impacto de los eventos que ponen enriesgo la adecuada ejecución de los procesosrequeridos para el logro de los objetivos. Deigual modo no se cuenta con indicadores degestión, que permitan evaluar la gestión, lasituación y las tendencias de cambio generadasen la entidad en relación con el logro de lasmetas propuestas.
Teniendo en cuenta que se va apresentar un proyecto de reformaadministrativa al Concejo Municipaldonde se aumenta la planta decargos de tres (3) a diez (10)funcionarios se buscara tener unosindicadores de gestión que permitala evaluación de la entidad.
La entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinua enfirme
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10
La entidad cuenta con procedimientosdocumentados, más se evidencia que suaplicación no genera un impacto eficiente yeficaz al momento de operativizar las actividadesde los procesos, dinamizando las relacionesentre las áreas y flujos de información y la
Los procedimientos documentadosobedecen a las competencias yfunciones asignadas a lasPersonerías Municipales por laconstitución y la ley y a pesar decontar con solo tres (3) funcionarios
La entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinua enfirme
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coordinación de las actividades que se llevan acabo.
se ha hecho un esfuerzosobrehumano para cumplir con lamisión institucional.
11
El Manual de procesos y procedimientos, noconsolida todos los lineamientos, políticas,normas o disposiciones internas generadas en eldiseño de los componentes Ambiente de Control,Direccionamiento Estratégico, Administración deRiesgos y Actividades de Control.
Respecto a esta observaciónestimo que el manual de procesosy procedimientos están ajustados ala normatividad vigente sobre elparticular, aclarándole igualmenteque los manuales deprocedimientos que tiene la entidadpermiten conocer sufuncionamiento interno en lo querespecta la descripción de tareasubicación requerimientos yresponsables de su ejecución
La Entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinua enfirme
X
12
La entidad no cuenta con una oficina de atenciónal ciudadano que permita mejorar la calidad yaccesibilidad de los trámites y servicios quesatisfagan a la ciudadanía, además se carece demecanismos confiables para la atención depeticiones, quejas, reclamos y sugerencias, yaque no se asegura la existencia de un registro ynumero de radicado único de lascomunicaciones, que facilite el control y elseguimiento de los documentos, acorde a loestablecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de2011, al Programa Nacional de Servicio alCiudadano, el Programa de Gobierno en Línea yel Archivo General de la Nación.
Me permito manifestar frente aesta observación que la Personeríatiene como su función esencial elde recibir quejas, reclamos,peticiones y sugerencias que sonrecibidas y tramitadas por losfuncionarios de la Personería y seles da el tramite con eficiencia yprontitud a pesar de solo contarcon tres (3) Servidores Públicos deplanta.
La Entidadmanifiestaque si recibelas quejas yreclamos dela comunidad,que es sufunciónprincipal, perono le dacumplimientoal artículo 76de la ley 1474de 2011, porlo tanto nidesvirtúa el
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hallazgo yeste sigue enfirme.
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La entidad no cuenta con los espacios físicos nidispone de facilidades estructurales para laatención a la ciudadanía, en especial la atenciónprioritaria a personas en situación dediscapacidad, niños, niñas, mujeres gestantes yadultos mayores, según lo establecido por elPrograma Nacional del Servicio al Ciudadano.
Debido a que la PersoneríaMunicipal de Tuluá no cuenta conlos recursos apropiados para teneruna planta física propia que puedatener las atenciones a las cualeshace referencia esta observaciónestamos en una oficina que nos fueasignada por la alcaldía municipalpara cumplir nuestras funciones.
La Entidadno desvirtúael hallazgo,por lo tantoeste continúaen firme
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La entidad no tiene una página web propia, ensu defecto cuentan con un link en la página Webde la Alcaldía de Tuluá, la información que allíreposa se encuentra desactualizada y ademásse carece de una herramienta de fácil accesovirtual para la recepción de información por laspartes interesadas de la entidad, con el fin deque los ciudadanos realicen sus comentarios einstauren sus peticiones, quejas, reclamos ysugerencias.
Debido a las limitacionespresupuestales la entidad nocuenta con una página web propia.
La Entidadno desvirtúael hallazgo,por lo tantoeste continúaen firme.
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15
Se evidencio la inscripción y registro de actas deconstitución de veedurías ciudadanas del año2011 suscrita por parte de La PersoneríaMunicipal de Tuluá sin su respectivalegalización, según como lo demuestra lasResoluciones 004, 005, 006, 007, 008, 009, 010,011, 012, 014, 015, 016.
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en los
La Entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinúa enfirme.
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años 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
16
No se está dando cumplimiento a cabalidad conlo establecido en la Ley 594 de 2000, en cuantoa la implementación de un Programa de GestiónDocumental que permita hacer seguimiento a laoportuna respuesta de los requerimientos de losciudadanos, a la implementación de las Tablasde Retención Documental y a la trazabilidad deldocumento al interior de la entidad.
Sobre este aspecto tengoconocimientos que se envió lainformación para aprobar las tablasde retención documental al consejomunicipal de archivo pero estoshan enviado para corregir lainformación y se ha enviado lacorrección correspondiente pero enel año 2012 envían un oficioindicando que las correcciones hayque enviarlas al ConsejoDepartamental de Archivo pero enla vigencia 2012 se recategoriza elMunicipio y los recursos sonsuperiores y hay que realizar lareestructuración de la planta parapoder que aprueben las tablas deretención documental.
La Entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinúa enfirme.
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17
De los once (11) equipos de cómputo adscritos ala Personería Municipal, la entidad solo cuentacon soporte de transferencia de otras entidadesque amparan la posesión de tres (3) equipos decómputo, además no poseen los respectivosformatos de hoja de vida.
Respecto a esta observación seorganizaran las respectivas hojasde vida de cada uno de losequipos.
Se ratifica elhallazgohasta tantoeste ente decontrol puedaevidenciar elcumplimientode lomanifestadoen el derecho
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decontradicción
18
El equipo utilizado por la Doctora CarolinaTorres, Contadora de la entidad, cuenta con elsoftware FINANZAS PLUS versión 5 R20091204, propiedad de la firma Green HorizonLtda., y en la cual se verificó que su uso soloestá autorizado para la Alcaldía Municipal deTuluá, de igual manera este equipo y elutilizado por la Doctora Luz Piedad Ruiz Roldan,Personera (E) , cuentan con una licencia delsoftware antivirus KasperskyEndpoint Security 8,adquirida por la Alcaldía Municipal de Tuluá,más se evidenció que no reposa en la sede delauditado ningún soporte para uso de dichoslicenciamientos. Estos dos equipos además, seencuentran dentro del dominio de reddenominado alcaldía.gov.co, lo cual no esprocedente teniendo en cuenta, que de acuerdoa lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 036de 1999, suscrito por el Honorable ConcejoMunicipal de Tuluá, la Personería Municipal deTuluá es una entidad con autonomíaadministrativa y judicial, y la entidad carece deautorización (comodato o convenio) queevidencien la utilización de los recursos de red,licencias de usuarios de Windows server y elalmacenamiento de información en servidoresdel Municipio de Tuluá.
Se evidenció que el equipo asignado a la Sra.Joanna Lorena Vásquez, de la Unidad deVictimas, se encuentra conectado a la red wifidel Concejo Municipal de Tuluá, además seconstató, que no se le ha realizado la instalación
Sobre los recursos económicosque maneja la PersoneríaMunicipal hemos recibido el apoyode la Alcaldía Municipal desdehace varios años para el uso deestos equipos a los cuales hacenreferencia.
Se ratifica elhallazgo, toda
vez que apesar del
principio decoadyuvar yarmonía que
se debemanejar entrelas entidades,las licenciasde software
correspondena
autorizaciones de uso
exclusivo, quehace el
propietario deuna licencia aladquiriente dedicho paquete
delicenciamiento
, dichatransferenciasolo puede
ser autorizadade manera
formal por elmismo autor,documentación que no fue
X
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del software de antivirus. aportada porel sujeto de
control.
En el mismosentido, todaslas funcionesde coadyuvarque se hagan
entre dosentidades
deben contarcon un
documento decarácter
jurídico, en elcual se
manifieste elacuerdo devoluntadesentre las
partes, deconformidad
con elprincipio decolaboración
armónicaentre lasramas del
poder público,establecido
en el Artículo113 de la
Constitución
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PolíticaColombiana.
19
No se evidencia la elaboración anual de laestrategia de rendición de cuentas concernienteal año 2012, según lo establecido en eldocumento CONPES 3654 del 12 de abril de2010 y al artículo 78 del Estatuto Anticorrupción,en cuanto a rendición de cuentas de manerapermanente a la ciudadanía.
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
La Entidadno desvirtúael hallazgo,por lo tantoeste continúaen firme.
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20
La entidad no cuenta con los mecanismos deseguimiento y evaluación al funcionamiento delManual de Políticas de Comunicación,verificando su impacto y garantizando unainteracción de la entidad con las partesinteresadas y la ciudadanía, en cuanto ageneración de confianza y participaciónciudadana. Además no se evidenci la existenciadel Plan de Medios Institucional.
Referente a esta Observación espreciso indicarle que las diferentescomunicaciones que hace laPersonería a través de los mediosescritos, hablados son con el fin derealizar un acercamiento con lacomunidad para que estosconozcan la defensa de susDerechos.
La Entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinúa enfirme.
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21
No se aplicaron en la entidad durante lasvigencias 2011 y 2012, mecanismos deverificación y evaluación (autoevaluaciones de lagestión y el control), para determinar la calidad yefectividad de los controles de los procesos y losresultados de la gestión en tiempo real,verificando la capacidad para el cumplimiento de
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el acta
La Entidadno desvirtúael hallazgo,por lo tantoeste continúaen firme.
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la metas y el buen desempeño de los servidoresque llevan a cabo la ejecución de lasoperaciones.
número 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
22
No se encontró evidencia de la realización deauditorías internas para verificar el cumplimientode los procesos, actividades, operaciones yresultados de la entidad, para la detección de lasfalencias del sistema y el nivel de cumplimento ysatisfacción de los diferentes grupos de interés.
Respecto a esta observación mepermito informarle que laPersonería ha rendido alDepartamento Administrativo de laFunción Pública los informes comolo exige la ley; y de conformidad alo estipulado al estatutoanticorrupción se publicó en lapágina web de la alcaldía linkpersonería, no se han realizadoauditoria a través del control internoa ninguna de las áreas de laentidad pero se tendrá en cuentaesta observación para realizarauditorías selectivas en variasáreas de la personería entidad.
La Entidad nodesvirtúa elhallazgo, porlo tanto estecontinúa enfirme.
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23
No se encontró evidencia de la aplicación y/osuscripción de los Planes de mejoramiento porprocesos e individuales por los servidorespúblicos responsables.
Con referente a esta observaciónme permito manifestar que en lamedida que se realicen lasAuditorías internas como semencionó anteriormente sesolicitara al Servidor Públicoresponsable del área para la
La Entidadno desvirtúael hallazgo,por lo tantoeste continúaen firme
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suscripción del plan demejoramiento para realizar elrespectivo seguimiento
24
No se encontró evidencia de la creación delSistema de Gestión de la calidad, ni actosadministrativos y actividades que certifiquen suimplementación, de acuerdo a lo establecido enla Ley 872 de 2003 y su Decreto Reglamentario4110 de 2004, acerca de la Adopción de laNorma Técnica de Calidad G1000.
Referente a esta observación mepermito manifestarle que laPersonería Municipal no cuentacon recursos económicos paraimplementar el sistema de gestiónde calidad toda vez que losrecursos transferidos por la alcaldíamunicipal solo alcanzan paragastos de funcionamiento.
La Entidadno desvirtúael hallazgo,por lo tantoeste continúaen firme
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Financiero
25
Dentro del examen de la documentación soportede los movimientos contables y presupuestalesde la entidad Personería Municipal de Tuluá paralas vigencias 2.011 y 2.012, se observa que nose está cumpliendo con lo preceptuado en elPlan General de Contabilidad Publica PGCPadoptado mediante Resolución 355 de 2.007, enreferencia con los principios de la contabilidadpública, normas técnicas de contabilidad públicay normas técnicas de soportes, comprobantes ylibros de contabilidad pública.La contabilidad pública debe garantizar lasnecesidades informativas de los usuariosmediante los principios de confiabilidad,razonabilidad, objetividad, verificabilidad,comprensibilidad, transparencia y oportunidad.Deben existir los mecanismos de comprobaciónde la procedencia de los datos registrados,siguiendo los principios y las normas técnicas del
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
La respuestaemitida por la
entidad nodesvirtúa laobservación,
enconsecuencia
el hallazgoqueda en
firme
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Régimen de contabilidad pública.Al revisar el movimiento contable de la entidadauditada, los documentos fuente de lainformación, y los libros auxiliares, se evidencióque no se cumple a cabalidad con algunos deestos preceptos.La información no es ciento por cientocomprensible, ya que no es racional yconsistente y no permite formarse un juicioobjetivo sobre su contenido. Por ejemplo en elauxiliar de la cuenta 1110 Bancos ycorporaciones, se detallan partidas que al sercomparadas con el extracto no coinciden, seasientan varios movimientos con un detalle muyincipiente (por ejemplo solo dice “ajuste cuenta”y no da mayor explicación del mismo), y lascifras en ocasiones están fraccionadas frente alo que se refleja en los documentos fuente y enlos extractos bancarios.Se anota igualmente que para la vigencia fiscal2.012 no hubo oportunidad en la información.De acuerdo con oficio 260-031-011-054 dirigidoa la Contraloría departamental del Valle porparte de la personera encargada Dra. LuzPiedad Ruiz Alvarado, se solicita prórroga parala presentación del cierre fiscal de esta vigenciaaduciendo entre otras razones el atraso de lacontabilidad de los meses de octubre, noviembrey diciembre de 2.012. Este hecho va encontravía de uno de los principios fundamentalesde la contabilidad pública que es la oportunidad,afectando además la posibilidad de influir atiempo sobre acciones y decisiones basadas enla información contable.
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En referencia con la tenencia, conservación ycustodia de los soportes, comprobantes y librosde contabilidad, la doctrina contable públicaindica que esta debe garantizar la legalidad,autenticidad e integridad de la información. Sinembargo no es este el caso de la entidadauditada para las dos vigencias objeto derevisión, pues se evidenció claramente desordenen los soportes contables, ausencia de la granmayoría de ellos, y falta de cumplimiento derequisitos que den legalidad a los hechosfinancieros.De acuerdo con las observaciones levantadas dela revisión de documentos contables, no se dacerteza sobre los pagos realizados por la entidadpues no existe en altísimo porcentaje constanciaalguna del recibido del giro por parte delbeneficiario delmismo; además se hacen giros sin loscorrespondientes actos administrativos que asílo ordenen, o si estos existen están sin las firmasdel responsable; y finalmente en casi el 90% delos comprobantes u órdenes de pago no reposanlos soportes del pago que se está efectuando(informes para el caso de contratos deprestación de servicios, facturas, y demásdocumentos que den legalidad al pago).Todo lo anterior nos lleva a concluir que laconducta de la Servidora Pública encargada deestas funciones, con su conducta no cumplió conlos deberes taxativamente expuestos en la Ley734 de 2.002 en su artículo 34, referentes a losdeberes de todo servidor público, actuando conomisión, constituyéndose esta en una falta concarácter disciplinario.
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Se observa una conducta reiterativa durante losaños 2.011 y 2.012 en referencia con latransferencia de dineros en exceso desde lacuenta corriente número 21000384844 delBanco Caja Social a nombre de PersoneríaMunicipal de Tuluá hacia la cuenta de laServidora Pública Sonia Milena España. Sedetallan estos mayores valores transferidos enlos libros auxiliares de la cuenta 1110 y losdocumentos fuente en algunos casos como“reajuste de salario”, “anticipo de cesantías” osimplemente con el detalle “ajuste cuenta”.Dentro de lo evidenciado, para el año 2.011estos valores ascendieron a la suma de$7.357.858 y para el año 2012 a $27.631.635,haciendo la observación que estas son las cifrasque se pudieron claramente determinar, peroexisten más cifras dentro de los registroscontables que por su falta de consistencia yracionalidad no permiten establecer converacidad el fin del dinero retirado de la cuentade la entidad. Por ejemplo se encuentrancertificados de disponibilidad, registrospresupuestales y órdenes de pago con losdetalles arriba enunciados a favor de otrosfuncionarios, pero no es congruente con larealidad lo que allí se enuncia; por ejemplopagos de bonificaciones de recreación, anticiposde cesantías y pagos de vacaciones y primas devacaciones, y en otros casos solo se enuncia lapartida como “ajuste cuentas”. (verobservaciones 8 – 16 -20 – 24 – 26 – 29 – 30 –33 para 2.011 y 38 – 39 – 41 – 43 – 44 – 49 –53 – 58 para 2.012). Estas diferencias para
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
La respuestaemitida por laentidad nodesvirtúa laobservación,enconsecuenciael hallazgoqueda enfirme
X X X X $26.571.589.
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2.011 ascienden a $9.430.488 y para 2.012 a$17.141.101.Todo lo anterior nos lleva a concluir que laconducta de la funcionaria encargada de laslabores de contabilidad, presupuesto y cuyafirma era la autorizada para el giro de losrecursos de la entidad, con su conducta nocumplió con los deberes taxativamenteexpuestos en la Ley 734 de 2.002 en su artículo34, referentes a los deberes de todo servidorpúblico, extralimitándose en sus funciones,constituyéndose esta en una falta con carácterdisciplinario. Aunado esto a que desde el puntode vista fiscal se constituye en detrimentopatrimonial de los recursos del estado losvalores girados en exceso sin ningunajustificación o acto administrativo que así loordene.
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Al revisar los pagos concernientes a viáticosgirados por la entidad para las vigencias fiscalesauditadas, se encuentra que la gran mayoría deellos se hicieron sin el acto administrativo queordene dicho pago, o si existe, está sin la debidafirma.Adicionalmente, se establece cada año laresolución por medio de la cual se fijan las tarifasde viáticos para la entidad (Resolución 002 deEnero 3 de 2.011 y Resolución 004 de Enero 4de 2.012), las cuales también están sin firma, yfijan unas tarifas que sobrepasan lo estipuladoen los Decretos 954 de Marzo 30 de 2.011 yDecreto 1345 de Junio 22 de 2.012 delDepartamento Administrativo de la Funciónpública. Lo anterior viola lo estipulado en estosdecretos, en el artículo segundo de los mismos
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
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que es como sigue:… Artículo 2º. Los organismos y entidadesfijaran el valor de los viáticos según laremuneración mensual del empleadocomisionado, la naturaleza de los asuntos que lesean confiados y las condiciones de la comisión,teniendo en cuenta el costo de vida del lugar ositio donde deba llevarse a cabo la labor, hastapor el valor máximo de las cantidades señaladasen el artículo anterior....Se anota además que en este decreto se indicaen el artículo segundo que los viáticos de cadaentidad se fijarán hasta por el valor máximo delas cantidades señaladas en esta tabla. Y quecuando para el cumplimiento de la comisión nose requiera pernoctar en el lugar de la misma,solo se reconocerá hasta el 50% del valor fijado.Dentro de la revisión de órdenes de pago porconcepto de viáticos en ambos años fiscales seevidenció que se sobrepasa lo autorizado en losDecretos 954 de Marzo 30 de 2.011 y 1345 deJunio 22 de 2.012 del DepartamentoAdministrativo de la Función Pública. Adicional alo anterior en el caso de viáticos para elcumplimiento de comisiones que no requierenpernoctar, se desconoce lo que indican dichosdecretos en cuanto a que solo se reconocerá el50% del valor fijado para estos casos.Todo lo anterior se constituye en falta decarácter disciplinario por violar lo estipulado en elartículo 34 de la Ley 734 de 2.002 referente a losdeberes de todo servidor público.
28 Se evidenció para la vigencia fiscal 2.012 pagos Respecto a esta observación me La respuesta X X
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por concepto de “capacitación de personal”, loscuales no cuentan con el Acto Administrativo queordene estos pagos, o si existe está sin la debidafirma.Incluso se realiza un giro a favor de laFederación Nacional de Personeros bajo elconcepto de “capacitación de personal”, perocorresponde a una cuota de sostenimiento deesta Entidad, por lo que se considera no estábien imputado pese a que el pago se haya hechopara que la Personera pudiera participar en unevento educativo, según lo que relatan en laResolución (observación 47).Al no existir los actos administrativos queordenen el giro de estos pagos, se constituyecomo falta de carácter disciplinario el giro derecursos públicos sin el cumplimiento de losrequisitos legales para ello.
permito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
emitida por laentidad nodesvirtúa laobservación,enconsecuenciael hallazgoqueda enfirme
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Se evidenció en la vigencia fiscal 2.012 el pagode tres líneas de teléfono celular a la compañíaMovistar, las cuales eran de uso de lossiguientes funcionarios:- Beatriz Eugenia Jiménez, Personera- Luz Piedad Ruiz, Profesional Universitario- Sonia Milena España, Técnico administrativo.De acuerdo con lo establecido en el Decreto1598 de 2.011 del Ministerio de Tecnologías dela Información y las Comunicaciones, en suartículo 1 determina los servidores a los cualesse podrán asignar teléfonos celulares con cargoa los recursos del Tesoro público, y en ningunode sus numerales se enuncia servidoresadscritos a las Personerías. Igualmente en elparágrafo del artículo primero se exceptúan de laaplicación de esta norma algunas entidades, en
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
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las cuales tampoco aparecen las Personerías.Esto aunado a que el pago se hace parapersonal del nivel técnico que no ejercefunciones especiales que ameriten el uso deteléfonos celulares con cargo al presupuesto dela Entidad.Por lo anterior, se constituye falta de carácterdisciplinario por estar violando lo preceptuado enel artículo 34 de la Ley 734 de 2.002 referente alos deberes de todo servidor público; por lautilización indebida de recursos del erario públicopara el pago de estos teléfonos celulares.
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Se evidenció dentro del examen de losdocumentos contables de la entidad que en lospagos a contratistas por conceptos dehonorarios, servicios, suministros y demás, no sehicieron la totalidad de los descuentos de Ley aque había lugar.Se encontró que en ninguna orden de pago seefectúa el descuento por concepto de EstampillaPro Hospitales Universitarios del Valleestablecido mediante la Ordenanza 116 de Junio7 de 2.001 de la Asamblea Departamental delValle del Cauca, que en su artículo cuartonumeral 1 establece que serán objeto de estaestampilla “los contratos, las ordenes de trabajoy todo documento en que conste una obligacióncontraída por las Entidades públicasdepartamentales y que presentan las personasnaturales o jurídicas, con cargo al Tesoro deldepartamento y de sus entidadesdescentralizadas, pagarán el 1% de su valortotal”Lo anterior se determina como falta de carácter
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disciplinario por estar violando los preceptos dela Ley 734 de 2.002 en cuanto a los deberes detodo servidor público y la actuación con omisióndentro del cumplimiento de sus funciones.Igualmente tiene incidencia fiscal por laafectación a los ingresos del departamento condestinación a Hospitales Universitarios del Valle.
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Se encontró que dentro de las órdenes de pagoa contratistas se hizo el respectivo descuentopor concepto de Tasa Pro Deporte MunicipalImder. Sin embargo, no se evidencia el trasladode estos recursos a la entidad beneficiaria deesta tasa que es el Instituto Municipal delDeporte de Tuluá Imder. De hecho, en elbalance de la entidad con corte a Diciembre 31de 2.012 se deja la cuenta por pagar porconcepto de esta tasa.Lo anterior se determina como falta de carácterdisciplinario por esta3 violando los preceptos dela Ley 734 de 2.002 en cuanto a los deberes detodo servidor público y la actuación con omisióndentro del cumplimiento de sus funciones.
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Revisados los documentos reportados por laPersonería Municipal de Tuluá, se encontró queen la vigencia fiscal del año 2011 la entidadpresento en la ejecución presupuestal de gastosde la vigencia, como presupuesto inicial la sumade $187.460.000,00 y el Acuerdo No.37 deDiciembre 10 de 2010 "POR MEDIO DEL CUALSE EXPIDE EL PRESUPUESTO GENERAL DERENTAS Y RECURSOS DE CAPITAL, Y DEGASTOS O APROPIACIONES PARA LA
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VIGENCIA FISCAL DEL 1°DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 DEL MUNICIPIO DETULUÁ", apropio la suma de $185.657.500,00,por lo que se presenta una diferencia de$1.802.500.00; no se aportó Acto Administrativoque sustente esta diferencia.
ninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
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En la ejecución presupuestal de gastos de lasvigencias fiscales delos años 2011, 2012 sepresentan modificaciones al presupuesto. No seaportaron los Actos Administrativos para realizarestas modificaciones.
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En la ejecución presupuestal de gastos de lavigencia fiscal del año 2012, se presentanmodificaciones al presupuesto en los Gastos dePersonal. Como se detalla a continuación: (Vercuadro en el hallazgo) Las modificacionesrealizadas por $92.055.323,00 en serviciospersonales, la Carta Magna de Colombiaestablece:
“ARTICULO 305. Son atribuciones delGobernador:
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……7. Crear, suprimir y fusionar los empleos de susdependencias, señalar sus funciones especialesy fijar sus emolumentos con sujeción a la ley y alas ordenanzas respectivas. Con cargo al tesorodepartamental no podrá crear obligaciones queexcedan al monto global fijado para el respectivoservicio en el presupuesto inicialmenteaprobado.……”
“ARTICULO 315. Son atribuciones del Alcalde:……7. Crear, suprimir o fusionar los empleos de susdependencias, señalarles funciones especiales yfijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdoscorrespondientes. No podrá crear obligacionesque excedan el monto global fijado para gastosde personal en el presupuesto inicialmenteaprobado.……” Lo subrayado fuera del texto original.
Por lo anterior, no se podían realizar lasmodificaciones por el monto antes descrito.
años 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
LEGALIDAD
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Se solicitó a la entidad Auditada, entregarrelación de los contratos suscritos la misma en lavigencia fiscal 2011, a lo cual responde que endicha vigencia no se suscribió contrato alguno,por ninguna de las modalidades de selección dela Ley 80 de 1993, de la 1150 de 2007 y losDecretos que la Reglamentaran en sumomento.Con relación al elemento verificador,fue suministrada información por parte de la Dra.Eliana Martínez Llanos, quien encontró en losregistros contables revisados por ella en la líneafinanciera, movimientos contables quedeterminan que con la señora MARIA EUCARISGUTIERREZ, se efectuó relación contractual enla vigencia 2011, para lo cual se solicitó a laentidad auditada la documentación que enmarcóel referido contrato con la señora GUTIERREZ, yque sustente los motivos por los cuales se leexpresó a este ente de control fiscal que en lavigencia 2011 no hubo contratación alguna,cuando los registros financieros demuestran locontrario.
Respecto a esta observación mepermito manifestar que ciertamentese me pidió la relación de loscontratos del año 2011 y como siconocía que para la vigenciamencionada el presupuesto fuemuy limitado tenía la convicción deque no se había celebrado ningúncontrato. Ello no significa quedebido a estos comentarios yo obrede mala fe y se lleven comoHallazgo Administrativos,Disciplinarios y Fiscal. Ya que nose ha violado ninguna norma de laLey 734 de 2002 ni dañopatrimonial al estado como lodefine el artículo 6 de la ley 610 de2000. Además debe tenerse encuenta lo preceptuado por elartículo 83 de nuestra constituciónpolítica que establece: lasactuaciones de los particulares yde las autoridades públicasdeberán ceñirse a los postuladosde la buena fe, la cual se presumiráen todas las gestiones que aquellosadelanten frente a esta.Igualmente les informo que noencontramos previa revisión dedocumentos una vez se anuncia laAuditoria carpeta con Contratacióndel año 2011, como pudoevidenciar el grupo Auditor estaorden de servicios se encontró
El hallazgo sevalora y seponderasobre loshechos dehaberseconfiguradouna erogaciónpor valor de$2.138.560 ala contratista,sin soporte osustentodocumentalalguno, quedeterminara larelacióncontractualcon laproveedoradel servicio oproducto;obviándoselos postuladosque enmateria decontrataciónpúblicaexpresan odeterminan laLeyes 80 de1993 y 1150de 2007 y susDecretos
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legajado o archivada dentro de lacarpeta de contabilidad del mes deEnero de 2011, por ello fue que enprimera instancia les manifesté queno había contratación.
reglamentarios.
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Contrato Nro. 2012-06. Fundamentación Jurídicamuy escasa, se debió profundizar más en losaspectos desarrollados en el decreto 2474 de2008, y en el Manual de contratación de laentidad, en cuanto a los procesos de selecciónpor Subasta Inversa, por ser esta la modalidadde selección la escogida por la entidad paraadjudicar el contrato de servicios. Se obvió porparte del contratista los elementos deescogencia y selección del proponente opropuesta económica más favorable para laentidad, especificada en el Decreto 2474 de2008
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
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Contrato Nro. 2012-07. En los estudios previosdebió dejarse consignado, los posibles riesgosque podrían derivarse el presente contrato.Incumplimiento al decreto 2474 de 2008, Artículo8 Parágrafo 5 Inciso 2.
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ordenadora del gasto.
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Contrato Nro. 2012-016. No se cumplió con loestablecido en el artículo 2.2.2, N° 5° decreto734 de 2012.
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Contrato Nro. 2012-017. No se cumplió con loestablecido en el artículo 2.2.5 Parágrafo 3° dedecreto 734 de 2012. No se evidencia Acta deseguimiento al objeto contractual, informes deinterventoría y/o supervisión, No aparece elsoporte en la minuta del contrato.
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Contrato Nro. 2012-023. La Resolución pormedio de la cual se aprueba la póliza, aparecesin la firma de la Representante Legal de laEntidad, En la minuta figura a folio 52 la pólizaúnica de seguro de cumplimiento, pero el actoadministrativo que lo aprueba carece de larúbrica de la titular de la entidad contratante, ElActo administrativo es inexistente por que noestá signado por la Representante Legal de laentidad contratante, A folios 53, 54, 55 y 56aparece el Acta de Inicio sin la rúbrica de laspartes contratantes.
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Contrato Nro. 2012-024. No se tiene evidenciaen la carpeta del protocolo contractual, A pesarque en la carpeta se encuentra el CDP N°1859del 31 de Agosto de 2012, este no fue signadopor la Ordenadora del Gasto, No se cumplió conlo establecido en el artículo 2.2.5 Parágrafo 3°de decreto 734 de 2012. Parciales (RPC N°1942), Existe una presunta lesión al Patrimoniode la entidad por valor de $ 7.500.000.
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
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Contrato Nro. 2012-026. En el expediente noreposa los documentos y estudios previos, Laentidad no realizó la publicación en el SECOP,incumpliendo con lo preceptuado en el parágrafo1º del Artículo 2.2.5. Publicidad delprocedimiento en el Secop.En concordancia con lo anterior y atendiendoque la norma citada anteriormente, establecióque la falta de publicación de los procesos en elSECOP constituye una falta grave a los deberesfuncionales y por tanto es un presunto hallazgoadministrativo con alcance disciplinarios
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Contrato Nro. 2012-027. En el expediente noreposa los documentos y estudios previos, En elexpediente del proceso contractual reposa unahoja de vida que no se encuentra suscrita por elproponente. El proponente no aportócertificaciones que permitan verificar experienciade éste en la ejecución de contratos similares,La entidad contratante no llevo a cabo laelaboración de los estudios y documentosprevios, que permita verificar si el contratistacumplió con unos criterios de selecciónestablecidos por la entidad contratante, En elexpediente reposa una minuta contractual peroal no contarse con un estudio previo, no sepuede verificar con la fase de planeacióncontractual, En la minuta contractual se verificóque la Representante Legal de la entidad sedesignó como supervisor del contrato, siendo la
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
La respuestaemitida por laentidad nodesvirtúa laobservación,enconsecuenciael hallazgoqueda enfirme X X
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ordenadora del gasto, estableciéndose unconflicto de intereses al ser la ordenadora delgasto la misma funcionaria que autoriza lospagos al tercero una vez verificado elcumplimiento de las actividades.
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Contrato Nro. 2012-027. Se repite lanomenclatura contractual celebrada en la minutadel Hallazgo Nro. 42. En el expediente no reposalos documentos y estudios previos, la entidadcontratante no llevo a cabo la elaboración de losestudios y documentos previos, que permitaverificar si el contratista cumplió con los criteriosde selección establecidos por la entidadcontratante, en el expediente reposa una minutacontractual pero al no contarse con un estudioprevio, no se puede verificar con la fase deplaneación contractual. Igualmente, en la minutacontractual no se describen las actividades queel contratista debe adelantar para determinar ono el cumplimiento del objeto contractual, nosiendo posible hacer seguimiento al contrato, enel expediente reposa asistencias firmadas pordiferentes poblaciones objeto de actividadespresuntamente relacionadas con el desarrollo delobjeto del contrato, sin embargo al no contar laminuta con información detallada para hacerseguimiento no se puede establecer suprocedencia o no dentro del contrato.
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadora del gasto.
La respuestaemitida por laentidad nodesvirtúa laobservación,enconsecuenciael hallazgoqueda enfirme
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Contrato Nro. 2012-028. En el expediente noreposa los documentos y estudios previos, severificó que la hoja de vida del DAFP, no seencuentra suscrita por el contratista. Igualmente,falta la segunda parte del formato de declaraciónjuramentada de bienes y servicios, la entidadcontratante no llevo a cabo la elaboración de losestudios y documentos previos, que permitaverificar si el contratista cumplió con los criteriosde selección establecidos por la entidadcontratante, en el expediente reposa una minutacontractual pero al no contarse con un estudioprevio, no se puede verificar con la fase deplaneación contractual. en la minuta contractualse verificó que la Representante Legal de laentidad se designó como supervisor del contrato,siendo la ordenadora del gasto, estableciéndoseun conflicto de intereses al ser la ordenadora delgasto la misma funcionaria que autoriza lospagos al tercero una vez verificado elcumplimiento de las actividades.
Respecto a esta observación mepermito manifestar que empecé aejercer mis funciones comoPersonera Municipal Encargada eldía 26 de Diciembre de 2012posesionada mediante el actanúmero 240-001-049.0763 y eldecreto número 280-018-1016expedido por el señor AlcaldeMunicipal. Por lo tanto no tuveninguna injerencia fiscal en losaños 2011 y 2012 ya que no era laPersonera y por lo tantoordenadoradel gasto
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