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INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL – MODALIDAD

REGULAR

Código: F-120-02

Versión: 01

Fecha de aprobación: diciembre 23 de 2013

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Calle 34 No. 21-09/2317202/ [email protected] /Código Postal 763022

www.contraloriatulua.gov.co

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA VIGENCIA 2017

CMT – No 05 Octubre - 2018

mailto:[email protected]

http://www.contraloriatulua.gov.co/


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AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

Contralora Municipal Tuluá Valle del Cauca Lina María Maturana Muñoz Representante Legal de la Entidad Claudia Mariem Rodríguez Coordinador de Auditoria Gabriel F Camacho M Profesional Universitario Equipo de Auditoria Viviana Morales Restrepo

Audito Fiscal II Alejandro Moreno Stuger Técnico Administrativo María Elena Arboleda Profesional de Apoyo Tatiana Nieto Londoño

Técnico de apoyo




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TABLA DE CONTENIDO

PAG INTRODUCCION ............................................................................................................... 4

1. HECHOS RELEVANTES ............................................................................................... 5

2. METODOLOGIA ..................................................................................................... 6

3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA .............................................................................. 6

4. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIAS 2014, 2015 y 2016 ...... 6

5. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ....................................................................... 7

6. COMPONENTE GESTIÓN Y RESULTADOS ......................................................... 8

6.1 BENEFICIO DE CONTROL FISCAL ..................................................................... 21

6.2 CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES COMPONENTE DE GESTIÓN ............. 23

7. COMPONENETE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL .......................................... 27

7.1 CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES PRELIMINARES DEL COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL .................................................................................. 38

8. COMPONENTE DE LEGALIDAD ......................................................................... 41

8.1 CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES COMPONENTE DE LEGALIDAD ............. 47

9. DICTAMEN DEL AUDITOR .................................................................................. 50

10. DICTAMEN INTEGRAL ............................................................................................. 53

11. CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA DEL CONCEJO

MUNICIPAL DE TULUÁ, VIGENCIA 2017 ...................................................................... 57

12. CUADRO RESUMEN SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CONCEJO

MUNICIPAL DE TULUÁ, VIGENCIA 2016 ...................................................................... 81

13. CUADRO RESUMEN SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CONCEJO

MUNICIPAL DE TULUÁ, VIGENCIAS 2014 Y 2015........................................................ 86




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INTRODUCCION La Contraloría Municipal de Tuluá en desarrollo de su función constitucional y legal asignada en el artículo 272 de la Constitución Política, en especial la consagrada en la Ley 42 de 1993, en cumplimiento de su Plan General de Auditorias vigencia 2018 modificado mediante resolución 100-33.057 del 27 de abril de 2018 y de acuerdo con los procedimientos propios del Sistema Integrado de Gestión, practicó desde el dos (2) de agosto de 2018, hasta el veinticuatro (24) de agosto de 2018 la Auditoria Modalidad Regular al Concejo Municipal de Tuluá. Este informe contiene los resultados obtenidos en desarrollo de la Auditoria Modalidad Regular practicada por la Contraloría Municipal de Tuluá al Concejo Municipal de Tuluá, con el fin de dar un concepto sobre el resultado de la gestión fiscal del Concejo frente a los múltiples procesos y componentes que desarrolló durante la vigencia 2017. La auditoría se desarrolló con especial énfasis en el cumplimiento de la función que le corresponde a las contralorías y a los resultados que de ella se derivan en procura de una excelente calidad y prestación de servicios ofrecidos por el Concejo Municipal de Tuluá. En busca de este objetivo, se realizó un trabajo interdisciplinario de profesionales de la Contraloría Municipal de Tuluá, de igual forma se contó con la colaboración de los funcionarios de la entidad y la información por ellos suministrada. El informe inicia describiendo los hechos relevantes del contexto que enmarcan el proceso auditor y posteriormente describe la metodología utilizada para entrar a la narración de los principales resultados obtenidos durante la auditoria, arrojando finalmente la descripción detallada de los hallazgos encontrados.




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1. HECHOS RELEVANTES

El Concejo Municipal de Tuluá, es una entidad pública sin personería Jurídica, definida Ley 136 de 1994 artículo 21, el Decreto Ley 111/96 el Acuerdo 50/96, donde se estipula que en cada municipio habrá una corporación administrativa, cuyos miembros serán elegidos popularmente y que se denominará Concejo Municipal, integrada por no menos de siete (7) ni más de veintiún (21), cuenta con autonomía independiente, adscrita al Municipio de Tuluá, tiene su domicilio en la Carrera 24 con Calle 25 Esquina, donde ejerce sus operaciones Administrativas y Control político a las demás entidades del orden Municipal. Teniendo en cuenta la Ley 136 de 1994, Articulo 32 Atribuciones, el Honorable concejo Municipal de Tuluá tiene como objetivo relevante las siguientes funciones:

Disponer lo referente a la policía en sus distintos ramos, sin contravenir las leyes y ordenanzas, ni los Decretos del Gobierno Nacional o del Gobernador respectivo.

Exigir los informes escritos o citar a los secretarios de la alcaldía, directores de departamentos administrativos o entidades descentralizadas municipales, al contralor o al personero, así como a cualquier funcionario municipal, excepto el alcalde, para que en sesión ordinaria haga declaraciones orales sobre asuntos relacionados con la marcha del municipio.

Reglamentar la autorización al alcalde para contratar, señalando los casos en que requiere autorización previa del Concejo.

Autorizar al alcalde para delegar en sus subalternos o en las juntas administradoras locales algunas funciones administrativas distintas de las que dispone esta Ley.

Determinar la nomenclatura de las vías públicas y de los predios o domicilios.

Establecer, reformar o eliminar tributos, contribuciones, impuestos y sobretasas, de conformidad con la Ley.

Velar por la preservación y defensa del patrimonio cultural.

Elegir al Contralor (a) y Personero (a) y dictar las normas necesarias para su funcionamiento.

Dictar las normas orgánicas de presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de rentas y gastos, el cual deberá corresponder al Plan Municipal o Distrital de Desarrollo, de conformidad con las normas orgánicas de planeación.




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2. METODOLOGIA La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamentales Colombianas (NAGC), compatibles con las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS), con políticas y procedimientos de auditoría especial prescritos por la Contraloría Municipal de Tuluá, Valle del Cauca, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe. La Auditoría se realizó sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tuluá. El trabajo se realizó con un equipo conformado por profesionales en las áreas de Derecho, Administración de Empresas, Contaduría y Gestión Documental. Este equipo de profesionales realizó el análisis documental, entrevistas, encuestas, discusiones y concertaciones en mesas de trabajo. La Contraloría Municipal de Tuluá, espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la Entidad y con ello a una eficiente administración de la función pública a su cargo.

3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Con la auditoría a que se refiere el presente informe se pretendió realizar el análisis, evaluación y resultados de la información financiera, legal y administrativa, de las diferentes actividades misionales, desarrolladas por el Concejo Municipal de Tuluá.

4. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIAS 2014, 2015 y 2016

El equipo Auditor, procedió a realizar seguimiento, evaluación y calificación al Plan de Mejoramiento suscrito entre el Concejo Municipal de Tuluá y la Contraloría Municipal de Tuluá, producto de la auditorias Regular a las vigencias 2014 y 2015, así como el seguimiento al cumplimiento de las acciones de mejora de los




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hallazgos de la auditoria regular de la vigencia 2016. (Ver anexo 2 y 3) El objetivo de ese seguimiento fue comprobar si la Entidad, en cumplimiento del plan de mejoramiento, aplicó las medidas correctivas y/o preventivas tendientes no solo a subsanar las observaciones formuladas por la Contraloría Municipal de Tuluá, sino también con las acciones preventivas orientadas a evitar la ocurrencia de situaciones que determinen futuras deficiencias. Matriz De Calificacion

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0.80 67.1

0.20 16.8

1.00 83.9

Cumple 2

Cumple

Parcialmente1

No Cumple 0

Cumple

Auditoria Modalidad Regular Concejo Municipal de Tulua vigencias 2014, 2015 y

2016

ASPECTO Calificación Parcial

83.9

83.9

Calificación

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

Efectividad de las acciones

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

Versión: 1.1

Fecha de aprobación: Julio de 2015

CALIFICACION PLAN DE MEJORAMIENTOCódigo: F-120.14

Una vez realizada la evaluación y calificación del Plan de Mejoramiento suscrito entre el Concejo Municipal de Tuluá y la Contraloría Municipal de Tuluá; la entidad auditada obtuvo una calificación de 83.9 por lo que el equipo auditor concluye que la Entidad CUMPLIÓ en un alto porcentaje con las acciones correctivas descritas en dicho Plan, producto de la Auditoria Regular Vigencias 2014, 2015 y 2016. Las acciones correctivas que no obtuvieron la calificación CUMPLIO (ver anexo 2 y 3), deberán ser resueltas por la entidad auditada en un término menor a tres (3) meses, cuyas evidencias de su cumplimiento deberán ser enviadas mediante oficio remisorio a la Contraloria Municipal de Tuluá.

5. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

En el Plan General de Auditorias de la Contraloría Municipal de Tuluá PGA 2018, se programó Auditoria Modalidad Regular con enfoque Integral al Concejo




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Municipal de Tuluá para la vigencia 2017, en cumplimiento de las políticas, planes y programas; examen a los recursos disponibles, involucrados en las diferentes actividades y procesos verificando que fueran asignados, distribuidos y utilizados de acuerdo con los principios de eficiencia, eficacia, economía, efectividad, equidad y oportunidad, para establecer la coherencia entre lo planeado y lo ejecutado, en cumplimiento de su Misión Constitucional y de la normatividad vigente. A continuación, se desarrollan los puntos temáticos objeto de auditoría, con los resultados obtenidos de acuerdo con su evaluación.

6. COMPONENTE GESTIÓN Y RESULTADOS

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Concejo Municipal de Tuluá en concordancia a lo preceptuado en el Artículo 23 de la Ley 87 de 1993 y sus Decretos reglamentarios y demás disposiciones que contemplen, adicionen o modifiquen, ha dado aplicabilidad a cada uno de los elementos establecidos en el sistema, lo cual fue evidenciado mediante la Resolución No. 068 del 23 de julio de 2014, “POR LA CUAL SE ADOPTA Y SE ACTUALIZA EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005 EN EL CONCEJO MUNICIPAL DE TULUÁ-VALLE”. De igual modo se constató que la entidad ha rendido los informes pormenorizados de conformidad con la Ley 1474 de 2011, los cuales se encuentran publicados en Página web de la Corporación Edilicia. En relación a la medición los indicadores gestión por procesos, se realizó durante la vigencia 2017. El Comité Coordinador de Control Interno se encuentra en operatividad y finalmente, la entidad si bien no cuenta con un funcionario idóneo para desempeñar el cargo Control Interno de Gestión, se pudo evidenciar que el mismo ha realizado con apoyo de contratistas las auditorías internas a cada uno de los procesos y sus respectivos seguimientos, donde pudieron identificar las debilidades y fortalezas del sistema. Durante la Vigencia 2017, el Gobierno Nacional con el propósito de lograr que las entidades públicas sean Transparentes, eficientes y articuladas expidió el Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 que desarrollo el Sistema de Gestión y se adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG para las entidades territoriales. Respecto a este nuevo modelo, se verificó que el Concejo Municipal de Tuluá ha iniciado el proceso de implementación del mismo, realizando los formatos para los autodiagnósticos, los cuales permitirán identificar los componentes que requieren actualización. De igual forma, se evidencio el




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certificado expedido por el DAFP, del diligenciamiento del Formulario de Reporte de Avances de la Gestión – FURAG II correspondiente al mes de octubre de 2017. Con referencia al Funcionario encargado de Control Interno, se pudo constatar que la entidad presuntamente está incumpliendo en lo preceptuado en el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011, en su parágrafo primero en el cual reza lo siguiente: “Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno.”, una vez revisada la Historia Laboral de la persona designada para ejercer esta función, se pudo evidenciar que si bien el funcionario tiene la experiencia en el área de Control Interno y los conocimientos adquiridos a través de cursos, diplomados, entre otros, este no tiene la formación ni experiencia profesional requerida para tal fin, según se observa en su Hoja de Vida, pues solo cuenta con un estudio en un programa tecnológico como máximo nivel de escolaridad, acorde al cargo en el cual fue inicialmente nombrado dentro de la organización, denominado Auxiliar Administrativo.

- Manual De Calidad Se pudo evidenciar que el Concejo Municipal de Tuluá no está dando aplicación a lo estipulado en el Manual de Calidad, en relación a los lineamientos, documentos formatos y seguimientos que allí se establecen; de igual manera se observa que no existe una armonización entre los procesos y el sistema de Control interno. No se evidencia la operatividad del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que no se encuentran actualizaciones y reuniones que conlleven a la constante mejora de los procesos.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

El Concejo Municipal de Tuluá cuenta con las siguientes estrategias.

Línea Estratégica uno (1): Cumplir Con La Misión Y Visión Institucional De Acuerdo A Las Normas Constitucionales Enfocadas En El Logro De Los Objetivos Organizacionales. Cuenta con un (1) Objetivo Estratégico y tres (3) Objetivos Específicos.

Línea Estratégica dos (2): Mantenimiento Del Sistema De Control Interno Meci (Facilitar Los Mecanismos De Control De Los Diferentes Procesos Y Procedimientos Para Ofrecer Mejores Servicios Con Calidad Y Eficiencia. Cuenta con un (1) Objetivo Estratégico y tres (3) Objetivos Específicos.

Línea Estratégica 3: Fortalecimiento De La Gestión Organizacional Del Concejo Municipal. Cuenta con un (1) Objetivo Estratégico y cuatro (4) Objetivos Específicos.




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Línea Estratégica 4: Fortalecimiento De La Imagen Corporativa Del Concejo Municipal De Tulua. Cuenta con un (1) Objetivo Estratégico y cuatro (4) Objetivos Específicos.

Dentro de la información que suministra la entidad con referencia al Plan Estratégico, se pudo identificar que su operatividad se realiza a través del Plan de Acción, adoptado mediante Resolución No. 100-47-01 del 04 de enero de 2017. Una vez revisado el plan de acción se pudo constatar que en él se encuentran la Línea Estratégica, Objetivos, Objetivos Específicos, Actividades, Indicador, Metas, fecha y por último responsable, donde se pudo verificar lo siguiente:

La entidad aporto un documento con el seguimiento realizado a algunas de las metas establecidas, en las que determina un cumplimiento del 100% de las actividades, pero al momento de verificar este resultado, no se encuentran las evidencias suficientes que permitan constatar esta información, como en el caso de:

“Ejercer el control político a la Administración Municipal Entidades Descentralizadas Entes de control fiscal y disciplinario”, no se evidencia la gestión realizada frente a estos entes de control, por lo que genera una presunta incoherencia ya que aparece un 100% de cumplimiento en la meta, alcanzando solo un 50%.

La entidad estableció dentro de la actividad “la conformación de Comisiones Accidentales para el estudio de problemáticas sociales” pero dentro del seguimiento no se encuentran evidencias de estas por lo que la entidad indica que ha cumplido un 100% de la meta propuesta lo que genera inconsistencia en lo reportado por la entidad, ya que no se evidencio ninguna actividad que diera cumplimiento a la misma.

En Conclusión se pudo identificar que la entidad no tiene un autocontrol frente al seguimiento del plan de acción que permita constatar el efectivo cumplimiento del mismo, por otro lado de acuerdo al informe de la entidad rendido, se pudo verificar incoherencias frente a la meta proyectada vs el resultado alcanzado por la entidad.

POLITICA DE TALENTO HUMANO El Concejo Municipal de Tuluá, cuenta con una funcionaria encargada del área de Talento Humano, se pudo evidenciar que la entidad adopto los planes de bienestar, capacitación, acuerdo colectivos entre otros, en pro del desarrollo del Talento Humano, se evidencia una insuficiencia de funcionarios ya que de acuerdo a lo informado por la entidad, solo cuentan con 5 funcionarios de planta, de los cuales cuatro (4) son del nivel asistencial y uno del nivel directivo, lo que dificulta




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la operatividad de los planes, programas y proyectos, ya que de acuerdo a la información que suministra el Concejo Municipal para la vigencia 2017, la entidad celebro 25 contratos bajo la modalidad de prestación de servicios y en sus objetos contractuales se pudo evidenciar que muchas de las actividades son de permanencia en la entidad; de acuerdo a la sentencia C-614 de 2009 del 2 de septiembre de 2009, Magistrado Ponente: Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, en la cual expresó: (…) se precisa que no sería viable que los contratistas realicen actividades que constituyan la misión de la entidad. Es importante recordar que, a diferencia de las relaciones laborales, el contratista tiene un objeto contractual que está plenamente definido, sus actuaciones son autónomas e independientes desde el punto de vista técnico y científico y la vigencia del contrato es temporal. Por lo tanto y de acuerdo a lo anterior el Concejo Municipal de Tuluá, debe tomar medidas al respecto, toda vez que los contratistas no son servidores públicos y por ende no pueden asumir funciones permanentes, ya que estos son de carácter temporal, teniendo en cuenta que muchas de las actividades establecidas en los contratos de prestación de servicios, ya sea de carácter profesional o de apoyo a la gestión, versan sobre el cumplimiento de actividades misionales y tras una falta o incumplimiento de las mismas, podría afectarse el normal cumplimiento de las metas propuestas. La entidad realiza el pago a los servidores públicos dentro de los tiempos estipulados como lo estipula la Ley a través de transferencia electrónica, según se pudo evidenciar a través de los comprobantes de egresos firmados por los funcionarios. Además, se realizan los descuentos que estipula el Gobierno Nacional frente a la salud y pensión, también se pudo evidenciar que de acuerdo a lo autorizado por los funcionarios realizan descuentos para el pago del SINDICATO, COEMTULUA y JUZGADOS. Para la vigencia 2017 la Corporación pago por el concepto de Salarios, Vacaciones, Prima de Vacaciones, Prima de Servicios, Prima de Navidad, Bonificación por Servicios Prestados, Bonificación por Recreación, Cesantías e Intereses un valor de $126.085.294,00, lo que genera un 34% del presupuesto de gastos de funcionamiento de la corporación edilicia.

- Plan De Bienestar Social Y Estímulos Vigencia 2017 Se adopta mediante Resolución No. 100-39-05.01 del 27 de enero de 2017. Este documento contiene los componentes que se van a abarcar tales como la Protección y servicios sociales y la Calidad de vida Laboral. Así también incluye los lineamientos que deben seguir y cumplir los servidores públicos de la Planta Global de Cargos para que puedan acceder a los auxilios educativos y a los estímulos pecuniarios y no pecuniarios.



http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=39803#0


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El Concejo Municipal de Tuluá, dentro del cronograma de actividades establecidas en el plan de Bienestar se encuentras las siguientes:

Evaluación de riesgo Psicosocial. Fortalecimiento e interiorización de los valores institucionales. Información de actividades que se realicen en la caja de

compensación – COMFANDI/ u otras entidades que desarrollen estas actividades.

Apoyo económico una vez al año de educación formal. Cierre de gestión. Día de la salud. Pausas activas Apoyo económico una vez al año en adquisición de los lentes

formulados. La entidad realizo diversas gestiones ante las diferentes entidades entre ella el IMDER, la ARL y la caja de compensación familiar con el objetivo de dar cumplimiento al plan de bienestar.

- Plan De Capacitación Vigencias 2017 El Concejo Municipal de Tuluá a aportó el documento que contiene el Plan de Capacitación de la vigencia 2017, adoptado mediante la Resolución cinco (05) del 16 de enero de dos mil diecisiete (2017), en la cual se establecieron las siguientes capacitaciones de acuerdo al cronograma establecido a folio séptimo (7): Taller de comunicación asertiva, Procesos y procedimiento, Reinducción, Clima organizacional, Servicio al cliente, Control interno, Contratación Estatal De conformidad a La información entregada, se pudo evidenciar que el Concejo Municipal realizo las siguientes actividades: Capacitación Plan De Emergencia, Capacitación En Cultura De Autoevaluación, Inducción Al SGSST, Capacitación En Higiene Postural, Capacitación En Ley De Transparencia, Pausas Activas, Capacitación En Relaciones Interpersonales. Unas vez valoradas las capacitaciones realizadas por el Honorable Concejo Municipal, se pudo concluir que la entidad no tiene en cuenta las asignaciones realizadas para la vigencia 2017, con relación a las capacitaciones, toda vez que de las siete (7) actividades programadas solo se le dio cumplimiento a tres (3) lo que genera un presunto incumplimiento al plan de capacitación ya que su cumplimiento fue el 21%, que si bien la entidad realizo otro tipo de capacitaciones obviando lo implementado mediante acto administrativo.




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De acuerdo con la muestra realizada por la Contraloría Municipal de Tuluá se procede a revisar los siguientes contratos con referencia al componente de capacitaciones:

Revisando los proceso contractuales, se pudo evidenciar que la entidad tiene una presunta deficiencia frente al proceso de planeación, lo que se ve reflejado en los estudios previos, desde la necesidad, ya que la entidad no realiza los procesos de contratación fundamentados en cumplimiento a los planes, proyectos y programas de la entidad, como se pudo evidenciar en los contratos 100.20.02.28, 100.20.02.30, 100.20.02.19, 100.20.02.39, en el cual la entidad fundamenta la necesidad de contratar en cumplimiento a los compromisos adquiridos con la Contraloría Municipal de Tuluá, sin tener presente el Programa de Capacitación, en el cual reposa el diagnóstico de la necesidad de formación de los funcionarios adscritos a la planta de cargos del Concejo Municipal, si bien en las vigencias anteriores este ente de Control Fiscal elevo la observación a la entidad, por el mismo concepto, esta sigue presentado deficiencia en la elaboración de los estudios previos, ya que por principio de planeación la entidad debe relacionar todas las necesidades que conlleva contratar el servicio sin desconocer el cumplimiento del plan de acción y para el caso en específico y como se mencionó anteriormente en el Plan de Capacitación. Referente a la definición técnica y económica utilizada por la entidad es poco confiable ya que no permite establecer el valor del proceso contractual, que si

CONTRATO OBJETO DEL CONTRATO VALOR CONTRATO

FECHA ACTA DE INICIO

TIEMPO EJECUCIÓN

100.20.02.28

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA REALIZACIÓN DE UNA CAPACITACIÓN CON EL FIN DE SENSIBILIZAR A LOS SERVIDORES PÚBLICOS ADSCRITOS A LA PLANTA DE CARGOS DEL CONCEJO MUNICIPAL TULUÁ SOBRE LA CULTURA DE LA AUTOEVALUACIÓN

$3.000.000 27/06/2017 3

100.20.02.30 PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION PARA LA REALIZACION DE UNA CAPACITACION RELACIONADA CON LA LEY DE 2014, LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION Y EL DECRETO 103 DE 2015 PARA LOS FUNCIONARIOS DEL CONCEJO MUNICIPAL TULUA.

$5.000.000 12/09/2017 18

100.20.02.19 PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE UN TALLER PARA EL FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO Y COMUNICACIÓN ASERTIVA A LOS SERVIDORES PÚBLICOS ADSCRITOS A LA PLANTA DE CARGOS DEL CONCEJO MUNICIPAL TULUA

$8.000.000 23/02/2017 6

100.20.02.39 PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIONA PARA LA REALIZACION DE UNA CAPACITACION CON EL FIN DE FOMENTAR LAS RELACIONES INTERPERSONALES EN EQUIPOS DE TRABAJO PARA LOS FUNCIONARIOS DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA

$5.000.000 18/11/2017 4




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bien un contrato de prestación de servicios, y este es un acuerdo entre las partes la entidad debe por principio de economía, verificar el mercado colombiano con referencia a los que las entidades del estado pagan por este mismo concepto; a su vez que la definición técnica se enmarca a las actividades a realizar por parte del contratista y lo esperado por parte de la entidad. Por lo anterior la entidad no está dando aplicabilidad al Artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015, en el cual reza lo siguiente: “Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer, durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso”. Dentro de los procesos contractuales se pudo evidenciar que la entidad no está realizando el descuento de la estampilla PROUNIVALLE de conformidad a lo establecido en el Acuerdo 016 de 1991 en su artículo 4°, expedido por el Honorable Concejo Municipal, el órgano de control realiza la presente revisión de conformidad con el artículo octavo 8° del mismo Acuerdo; la entidad competente para realizar esta verificación es la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE IMPUESTOS Y GESTIÓN TRIBUTARIA, a través de la SUBGERENCIA DE FISCALIZACIÓN de la Gobernación del Valle del Cauca. Se pudo constatar a través del oficio No. 0192.52.07-307382 de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE IMPUESTOS Y GESTIÓN TRIBUTARIA, enviado al Presidente de la Corporación Edilicia, Doctor JORGE HERNAN MONTES VICTORIA, que esta entidad seguirá el proceso de fiscalización, determinación y cobro de la estampilla Pro Universidad del Valle, por el no recaudo de la misma durante la vigencia 2017 por el Concejo Municipal de Tuluá; por lo tanto, y a pesar de su conocimiento la Contraloría Municipal de Tuluá, en cumplimiento al artículo 8° del Acuerdo 016 de 1991, informara al ente competente y fiscalizador de lo evidenciado dentro del proceso auditor.

- Viáticos Para la revisión de viáticos, se solicitó a la Entidad una muestra seleccionada de documentos soporte del pago de viáticos de la vigencia 2017, se evidenció que la Entidad cuenta con los actos administrativos y se pudo observar que los pagos están debidamente legalizados, y cuentan con los soportes respectivos para realizar el pago (documentos presupuestales, formato diligenciado de solicitud de viáticos, acto administrativo que comisiona, certificados de permanencia, documentos contables).




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- Plan Anticorrupción El Honorable Concejo Municipal de Tuluá, mediante Resolución No. 013 de febrero de 2017, adopto el Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano, donde se identificaron los posibles riesgos que se pueden derivar, dentro las estrategias se estipulan los mecanismos y medidas de las cuales se encuentra el mapa de riegos de corrupción, estrategias antitramites, estrategia de rendición de cuentas, mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

- Participación Ciudadana Se pudo evidenciar que efectivamente el Concejo Municipal de Tuluá, en cumplimiento al programa de participación ciudadana, está realizado un cumplimiento a esta norma a través de los siguientes programas: Sesiones descentralizadas, jueves de la comunidad, cabildo abierto de salud.

- Buzón De Sugerencia La Entidad a través del formato de acta de apertura del Buzón de Sugerencias con el código FCMT apertura diez (10) veces el Buzón lo que determina que la entidad no tiene un correcto manejo del mismo toda vez que se pudo evidenciar que la primera acta es del 3 de febrero del 2017 y la última del veinticinco (25) de octubre de 2017, lo que evidencia que la entidad no realiza un seguimiento adecuado ya que las PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS, deben de contestarse en los términos que estipula la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, y de acuerdo a las fechas la entidad no genera una continuidad con el objetivo de dar respuesta dentro de los términos mencionados anteriormente.

- Peticiones, Quejas, Reclamos Revisando el proceso de Peticiones, Quejas, Reclamos, se pudo constatar que la entidad ha realizado de forma adecuada los tramites que requieren cada uno de estos contestando dentro de los términos que estipula la Ley, la entidad administra un cuadro en el cual clasifican a los peticionarios con Nombre, Cedula, Teléfono, Petición, Salida, Dirigido a, Fecha de radicación, fecha de respuesta y tipo de respuesta.

- Sistema De Seguridad Y Salud En El Trabajo El Concejo Municipal de Tuluá en el año 2017, implemento el sistema con el objetivo de conocer la estructura, el plan de acción para fomentar y mantener altos niveles de bienestar físico, mental y social de sus trabajadores, lo que permite contribuir a la disminución de las enfermedades laborares y accidentes de trabajo de conformidad con las normas legales en materia del SG- SST, dentro del proceso de planeación se pudo encontrar que cuentan con objetivos de riesgo en los cuales se determinaron 10 objetivos con 22 actividades lo que permite la operación del sistema.




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- SIA Contraloria – SIA Observa Revisando la rendición de cuenta del Honorable Concejo Municipal de Tuluá en especial los formatos en el aplicativo SIA CONTRALORÍA, se pudo evidenciar que se ha realizado la rendición de cuenta conforme a los lineamientos estipulados por este organismo de control. Con referencia a la rendición del SIA OBSERVA, se pudo verificar que la entidad está realizando un correcto reporte de conformidad a los lineamientos estipulados.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Se analizó la información respecto al proceso de Gestión Documental suministrada por el Concejo Municipal de Tuluá. - Comité Interno De Archivo: La entidad presenta la Resolución No. 095 del 22 de octubre de 2015 “POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA LA CONFORMACIÓN DE COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TULUÁ”, el cual cumple con lo establecido en la normatividad (Decreto 1080 de 2015). - Tablas De Retención Documental: El Concejo Municipal de Tuluá cuenta con dos versiones de Tabla de Retención Documental, la versión No. 1 fue aprobada por medio del Acuerdo No. 003 del 9 de diciembre de 2009 y adoptadas mediante Resolución No. 022 del 27 de enero de 2010. En el año 2015 se elaboró la segunda versión de TRD, a causa de que estas no contaban con el total de las funciones que se ejecutaban en la entidad. Sin embargo, los funcionarios de la vigencia decidieron no enviarlas a convalidación dado que en el 2016 iniciaría nuevo periodo de concejales y debían hacer actualización del manual de funciones y habría posible reestructuración. Para la vigencia 2018 se tiene proyectado finalmente actualizar y aplicar el nuevo manual especifico de funciones y competencias laborales y la posible reestructuración, motivo por el cual aún rige la versión No. 1 de TRD en la entidad. - Tablas De Valoración Documental: La entidad cuenta con Tablas de Valoración Documental, las cuales se encuentran desde el periodo de 1825 hasta 2010, año en que se aprobaron las TRD. Según informa la entidad, para la elaboración de las Tablas de Valoración documental se reconstruyo la memoria institucional desde actos administrativos, manual de funciones y procedimientos, se elaboraron inventarios documentales y demás normas internas y externas que permitieron determinar la procedencia de los documentos, posteriormente se




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elaboró un diagnóstico integral del fondo documental donde se determina el estado de los documentos, estado de las instalaciones locativas, condiciones ambientales, de seguridad, mantenimiento y preservación documental. Al tener el diagnóstico integral del fondo, se procede a elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, por medio del cual se reconstruye la historia institucional basado en datos aportados por fuentes primarias y secundarias. Finalmente, se inicia la elaboración de las TVD. Las Tablas de Valoración Documental aún no han sido enviadas al Concejo Departamental de la Gobernación del Valle para su convalidación - Capacitaciones en Gestión Documental: Durante la vigencia 2017 se hicieron diferentes capacitaciones a los funcionarios relacionados con el tema de Gestión Documental.

- Transferencias Documentales: El Concejo Municipal de Tuluá cuenta con el Instructivo de Transferencias Documentales debidamente actualizado. Durante la vigencia 2017 se presentó ante el Comité Interno de Archivo el cronograma de transferencias documentales el día 20 de septiembre de 2017 como se evidencia en el Acta No. 05. Se evidencia mediante Acta No. 06 del 22 noviembre de 2017, que no todas las dependencias cumplieron con el cronograma de transferencias documentales, por lo cual se hizo necesario reprogramar la fecha para dichas dependencias para el año 2018, aclarando que si se vuelve a presentar dicho incumplimiento se tomaran las medidas pertinentes ya que se está violando la ley de archivo.

De las 9 áreas relacionadas a continuación: Contratación, comunicaciones, Secretaria General, Control Interno, SIA, Ventanilla única, Contabilidad y Tesorería, y Jurídica solo cumplieron con el cronograma de transferencias la siguientes: SIA, Contabilidad y Tesorería. - Plan Institucional De Archivos-Pinar: La entidad aportó el plan institucional de archivo-PINAR, instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad. Según informe presentado por la entidad, este se elaboró teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos. Para tal efecto, se han contemplado objetivos y metas que, con la apropiación debida de los recursos, minimicen los riesgos que actualmente tiene la entidad para la atención oportuna de los ciudadanos y las condiciones adecuadas orientadas a la preservación del patrimonio documental. La primera versión del PINAR fue emitida en diciembre de 2015, posteriormente se actualizó en la vigencia 2016, 2017; y finalmente, la versión No. 4 se presenta en abril del




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presente año, estos cambios obedecen a decisiones administrativas como presupuestales. El PINAR fue adoptado e implementado mediante la Resolución No. 127 del 31 de diciembre de 2015. - Tablas De Control De Acceso: La entidad no cuenta con las tablas de control de acceso a la información, sin embargo, se tiene proyectada su elaboración para el año 2019, según se evidencia en el PINAR.

- Archivo Central: Se realizó la visita al archivo central de la entidad, de la cual se puede concluir: La información almacenada en el Archivo data de 1840, a partir de allí hasta

2010, se adelantó el proceso de Tablas de Valoración Documental. Se cuenta con 2 funcionarias las cuales son contratistas. Los depósitos cuentan con la adecuada marcación toponímica. (ver foto No.

3). El inventario documental del Archivo Central se encuentra incompleto. El depósito de archivo no cumple con las condiciones estructurales y

ambientales que garanticen la seguridad de los acervos (acuerdo 049 de 2000). Se pudo evidenciar mediante visita realizada que el Archivo Central no cuenta con la debida iluminación (ver foto No. 5), además presenta altos grados de temperatura y cuando llueve prolongadamente presenta inundación. (ver foto No. 7) esta situación ya había sido identificada por la entidad lo cual se evidencia mediante acta de reunión extraordinaria del comité interno de archivo No. 2 del 5 de marzo de 2018. Sin embargo, no se han tomado las medidas pertinentes.

Se evidenció que en el depósito de archivo hay falencias respecto a los procesos de descripción documental de las cajas de archivo, no obstante, según lo informado por la persona encargada, se está adelantando el proceso de actualización de formatos para la adecuada rotulación.

Se encuentran cajas de archivo en el cerramiento superior de las estanterías donde no deben ir (acuerdo 037 de 2002, Articulo primero, punto B- 1.5.1 estantería); según informa la persona a cargo del archivo central, se definió adaptar este espacio por motivos de conservación documental, ya que se han presentado situaciones de riesgo como es el caso de lluvias prolongadas las cuales producen inundación en el depósito, como consecuencia de esto se ve afecta la integridad de los documentos. (ver foto No. 1 y 2) además se pudo evidenciar que las estanterías no cumplen con los estándares establecidos en el artículo tercero del acuerdo 049 de 2000.

La funcionaria responsable del Archivo Central es Técnico en Asistencia en Organización de Archivos.




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Para la consulta o préstamo de documentos que reposan en el archivo central la funcionaria explica que se hace control mediante un formato, donde se relaciona si el solicitante es persona interna o externa.

Las estanterías no son lo suficientemente resistentes ni cumplen con las especificaciones que relaciona el acuerdo 049 del 2000 en el artículo 3.

Se evidenciaron cajas con casetes que no cumplen con ningún criterio de conservación.

- Organización Archivos De Gestión: Se realizó visita a algunos Archivos de Gestión de la entidad teniendo como resultado las siguientes debilidades en cuanto a la aplicación de la normatividad vigente de archivo.

Se evidencian algunas inconsistencias en el diligenciamiento de los instrumentos de descripción archivísticos, tales como:

identificación de expediente, no están diligenciados completamente. índice documental sin diligenciamiento. Algunas unidades de almacenamiento (cajas) se encuentran sin su

respectivo rótulo. (ver foto No. 3).

Se evidencia debilidad en la aplicación del principio de orden original al interior de los expedientes de algunos archivos.

Expedientes sin su respectivo rótulo. (Ver foto No. 3)

Se evidencia material metálico en los expedientes como es el caso de ganchos de cocedora, lo cual afecta la conservación de los documentos (Ver foto No. 5).

No se lleva control de referencia cruzada o rotulo de CD que facilite la consulta del mismo, se evidencia por ejemplo en los contratos, que los CD´S de las evidencias realizadas por el contratista se archivan todos al final del expediente, lo cual permite evidenciar que no van en orden cronológico ni en el folio que le corresponde a cada uno.

Se evidencia falencias en la organización de los documentos, ya que se presenta acumulación de carpetas encima de los escritorios, lo cual no permite llevar el adecuado orden y control de los documentos. Esto permite evidenciar falencias en la aplicación del Acuerdo 042 de 2002, el cual establece lo siguiente:

“Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del




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archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.” Así mismo, es importante recalcar que algunas áreas no cumplieron con el cronograma de transferencias establecido para la vigencia, lo cual se ve reflejado en dicha saturación de documentos y falta de clasificación en los archivos de gestión.

Respecto al proceso de producción documental la entidad cuenta con el respectivo instructivo, el cual establece las pautas para la producción de los documentos siguiendo la normatividad vigente. Sin embargo, se pudo evidenciar que la entidad no relaciona en la totalidad de los documentos producidos la persona responsable de su elaboración y revisión, es decir, el redactor y el transcriptor, lo cual no permite hacer el respectivo seguimiento a los documentos.

- Unidad De Correspondencia: El Concejo Municipal de Tuluá cuenta con la unidad de correspondencia ubicada en el primer piso del edificio, esta es la encargada del proceso de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones de entrada, salida e internas en la entidad. Para el registro de las comunicaciones la entidad cuenta con un software el cual registra: fecha, origen, destino, asunto, número de radicado, folios y anexos. Mediante visita realizada se pudo verificar que la entidad cuenta con un escáner multifuncional donde son escaneadas todas las comunicaciones, sin embargo, estas no son clasificadas a la hora de almacenarlas en el sistema, ya que todas las comunicaciones sean internas, enviadas o recibidas son archivadas en una misma carpeta, lo cual puede afectar el proceso de control y búsqueda de comunicaciones. Así mismo, se pudo evidenciar que a pesar de tener software de radicación se hace uso del sello radicador manual pero no se asigna el correspondiente número de radicación, esto afecta la transparencia del proceso de radicación de comunicaciones oficiales. - Revisión De Contratos Se evidencia el cumplimiento de los estándares fijados por la legislación vigente en los siguientes contratos establecidos como apoyo al área de Gestión Documental: Contrato N°100-20-02-15 De 2017 Prestación De Servicios Y Apoyo A La Gestión En La Elaboración Del Inventario Documental Del Periodo 1842 Al 1999 Modalidad: Proceso adelantado por contratación directa.




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Valor: $ 14.300.000 con disponibilidad presupuestal No. 11 del 30/01/2017, y registro presupuestal No. 46 del 30/01/2017 por valor de $ 14.300.000. Duración: 11 meses.

Contrato N°100-20-02-08 De 2017 Prestación De Servicios Y Apoyo A La Gestión En La Aplicación Y Seguimiento De Las Tablas De Retención Documental Desde El Periodo 2000 Al 2017. Modalidad: Proceso adelantado por contratación directa. Valor: $ 14.300.000, con disponibilidad presupuestal No.18 del 30/0172017, y registro presupuestal No. No. 39 del 30/01/2017. Duración: 11 meses

6.1 BENEFICIO DE CONTROL FISCAL

Durante la fase de ejecución de la presente Auditoría Modalidad Regular al Concejo Municipal de Tuluá Vigencia 2017, en la revisión a la contratación para la ejecución de las actividades del Plan de Bienestar Social, realizada por la Corporación Edilicia, se evidencio una (1) contratación relacionada con celebraciones, entrega de rifas y entrega de anchetas navideñas a los funcionarios, como se muestra a continuación: No de Contrato: 100-20-01. 41 Vigencia: 2017 Objeto: Integración de fin de año con los funcionarios y las familias que componen el Concejo Municipal Valor del Contrato: $6.000.000,00 Observación: Los estudios previos y la invitación pública se encuentran elaborados en debida forma como lo estipula el Decreto 1082 de 2015, pero se especifican en los mismos servicios requeridos detallados en los numerales Diez (10) que corresponde a anchetas navideñas y once (11) a rifas y obsequios, la entidad presuntamente omitió lo estipulado en el Decreto 26 de 1998 en su Artículo séptimo (7) en el cual reza lo siguiente: “Prohíbase ordenar, autorizar o efectuar fiestas, agasajos, celebraciones u conmemoraciones u otorgar regalos con cargo al Tesoro Público, salvo en las actividades de bienestar social relacionadas con la celebración de Navidad de los hijos de los funcionarios.” A folio 21 del proceso de contratación se encuentra un documento denominado cotización para la rendición de cuentas el cual no es coherente por lo siguiente:




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Dentro de lo que se puede evidenciar la cotización se encuentra presuntamente viciada, ya que las unidades con el valor unitario no corresponden al valor total como se puede identificar en los siguientes numerales:

Cantidad Producto Valor Unitario Valor Total Valor Real

1 Transporte ida y vuelta

$40.000 $1.000.000 $40.000

5 Anchetas navideñas

$80.000 $1.600.000 $400.000

La entidad en el Estudio previo y en la invitación Pública estableció como unidades cinco (5) anchetas lo que tendría un costo unitario de trecientos veinte mil pesos M/CTE ($320.000), para un total de un millón seiscientos mil pesos M/CTE ($1.600.000).

Por lo tanto la entidad genero un presunto daño patrimonial por un millón novecientos cincuenta mil pesos M/CTE ($1.950.000), por haber realizado una compra con el rubro de Bienestar Social, en la que se incluyeron anchetas y obsequios para rifas en la vigencia 2017 por el proceso de selección de Mínima Cuantía No. 100.20.01.41 específicamente en los servicios requeridos en los numerales diez (10) concerniente a anchetas navideñas por una cuantía de $1.600.000 y once (11) obsequios para rifas por $350.000, por lo que transgredieron presuntamente las siguiente normas:

Decreto 26 de 1998 en su Artículo séptimo (7). Ley 610 de 2010 en su Artículo sexto (6)




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Ley 734 de 2002 en su Artículo treinta y cuatro (34) parágrafo uno (1) y cuatro (4)

Frente a este tipo de gastos que a la luz de la normatividad de austeridad del gasto público y normatividad que rigen los programas de bienestar social, está prohibido ejecutar recursos del tesoro público, la Comisión Auditora le dio a conocer al Ente Auditado sobre estas presuntas irregularidades, así también le informó que la Contraloría Municipal de Tuluá de acuerdo a lo enmarcado en la Guía de Auditoría Territorial tiene contemplado el BENEFICIO DEL CONTROL FISCAL, el cual hace referencia a que el presunto responsable por voluntad propia reconoce que hubo una situación adversa que podría conducir a un detrimento patrimonial y que por lo tanto hace la devolución efectiva a la entidad pública afectada, del monto del recurso posiblemente en detrimento. Esto con el fin de generar un resarcimiento del recurso público inmediato y subsanar las presuntas falencias evidenciadas. Frente a esta opción, el Concejo Municipal de Tuluá mediante oficio con radicado No. 872 del 31 de Agosto del 2018, solicita acogerse al beneficio del Control Fiscal que la Contraloría Municipal de Tuluá está facultada a otorgar; para ello El concejo Municipal por cuenta propia anexó un recibo de consignación bancaria a favor del Concejo Municipal de Tuluá por un valor total de UN MILLON NOVECIENTOS SESENTA MIL PESOS ($1.960.000), consignada en la cuenta de ahorros No. 24010149681 del Concejo Municipal de Tuluá, en el Banco Caja Social. Validadas estas consignaciones, la Comisión Auditora mediante Acta de Mesa de Trabajo de este informe preliminar, decidió otorgar el Beneficio de Control Fiscal al presunto responsable, valorando su disposición para subsanar las falencias evidenciadas por la Comisión Auditora durante el proceso auditor. Es por lo anterior que las posibles connotaciones quedan subsanadas, dado que hubo resarcimiento del recurso público.

6.2 CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES COMPONENTE DE GESTIÓN Hallazgo Administrativo No. 1 La entidad presuntamente está incumpliendo lo preceptuado en el artículo 8° de la Ley 1474 de 2011, en su parágrafo primero en el cual reza lo siguiente: “ Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno.”, una vez revisada la Historia Laboral de la persona designada para ejercer esta función, se pudo evidenciar que si bien la persona tiene la experiencia en el área de Control Interno y en la misma se encuentran cursos,




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diplomados entre otros, que presuntamente podrían servir para ser parte de un equipo auditor, por lo tanto en teoría la experiencia a la vigencia 2017, estaría cumpliendo los tres (3) años de experiencia exigido para esta designación, pero de acuerdo a la Hoja de Vida de la Función pública se puede evidenciar, que el designado para ejercer las funciones de Control Interno, solo cuenta como máximo nivel de estudio un programa tecnológico; al igual que su cargo dentro de la organización esta denominado como Auxiliar Administrativo. Por lo anterior y de conformidad con la normatividad, el funcionario no se encuentra dentro de las competencias de un cargo de los niveles Asesor, Directivo o Profesional que están autorizados por la normatividad en materia de competencia laborales, para la toma de decisiones y aplicación de conocimientos específico, que permitirían ejercer de forma debida las funciones que debe realizar, ya sea el Jefe de Control Interno o el delegado, toda vez que dentro de la estructura organizacional el funcionario se encuentra en el nivel asistencial.

Hallazgo Administrativo No. 2 El Concejo Municipal de Tuluá no está dando operatividad al Manual de Calidad y sus procesos no los establecen bajo estos parámetros, es de recordar que este sistema debe estar aliado con todos los procesos y debe estar armonizado con Control interno, para la vigencia 2017 no se ve operatividad del sistema por lo que no se encuentran actualizaciones y reuniones que conlleven a la constante mejora de los procesos. Hallazgo Administrativo No. 3 La entidad no está dando aplicabilidad a lo estipulado en el artículo, 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, lo que permite evidenciar una deficiencia frente al control de los estudios previos, lo que permitiría dar cumplimiento a los planes, programas y proyectos establecidos dentro del Plan de Acción y para el caso en específico el Plan de Capacitación, al igual que al hacer un estudio adecuado del mercado permitiría que la entidad evaluara el principio de economía y constatara que sus procesos contractuales son procedente de conformidad con los precios del mercado, por otro lado la entidad debe estar pendiente del proceso de fiscalización que está llevando a cabo, la Subgerencia de Fiscalización adscrita a la Unidad Administrativa Especial de Rentas y Gestión Tributaria de la Gobernación del valle del Cauca, con el fin de evitar que se produzcan daños al patrimonio público. Hallazgo Administrativo No. 4 Dentro de los documentos solicitados se pudo evidenciar que la entidad no cuenta con la Resolución de viáticos donde se estipula los requisitos para acceder a estos y como se utiliza los pagos de gastos de viaje, pero dentro de las comisiones se




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pudo evidenciar que toman como soporte el Decreto Nacional para no exceder los topes máximos autorizados por el DAFP, lo que efectivamente es coherente ya que la entidad no excedió estos límites. Pero es necesario contar con un documento adoptado con la entidad ya que esto permite tener un mayor control. Hallazgo Administrativo No. 5 La entidad no está realizando la medición del nivel de satisfacción obtenido por parte de la comunidad, ni tampoco se evidencia un informe de conclusiones de cada una de las jornadas con el objetivo de que esta permita que la comunidad conozca, de primera mano las respuestas a sus solicitudes y conclusiones de cada uno de las jornadas que realice la Corporación Edilicia, al igual que no aplican encuestas de satisfacción con el objetivo de que la comunidad o quienes asistan a este den su punto de vista sobre la actividad o jornada. Hallazgo Administrativo No. 6 La Entidad a través del formato de acta de apertura del Buzón de Sugerencias con el código FCMT apertura diez (10) veces el Buzón lo que determina que la entidad no tiene un correcto manejo del mismo toda vez que se pudo evidenciar que la primera acta es del 3 de febrero del 2017 y la última del veinticinco (25) de octubre de 2017, lo que evidencia que la entidad no realiza un seguimiento adecuado ya que las PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS, deben de contestarse en los términos que estipula la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, y de acuerdo a las fechas la entidad no genera una continuidad con el objetivo de dar respuesta dentro de los términos mencionados anteriormente. Hallazgo Administrativo No. 7 Se evidencia las siguientes debilidades en los archivos de gestión:

Incumplimiento del cronograma de transferencias documentales por parte de las siguientes áreas: Contratación, Comunicaciones, ventanilla Única, Actas, Control Interno, Jurídica, Secretaria General.

Se observa acumulación de documentos en los archivos de gestión, dado que el espacio destinado para su ubicación excede la capacidad de almacenamiento, lo cual genera como consecuencia cajas apiladas en el suelo y expedientes sueltos, situación que se deriva del incumplimiento del cronograma de transferencias programado por la entidad.

Debilidades en la aplicación de las Tablas de Retención Documental respecto al diligenciamiento de los instrumentos de descripción (rótulos). Así mismo, se evidencian expedientes y unidades de conservación sin su respectiva identificación y sin índice documental.

Inconsistencias en la aplicación del proceso de clasificación y principio de orden original.




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Se evidencian ganchos y elementos metálicos en los expedientes.

No se hace uso del formato FCMT-100-167 el cual se debe diligenciar cuando un expediente contenga anexos como CD´S o planos.

Lo anterior permite evidenciar falencias en la aplicación del acuerdo 042 de 2002, en especial, lo referido en el artículo tercero que relaciona lo siguiente: acuerdo 038 de 2002 artículo tercero: “ARTICULO TERCERO. - Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público”. Hallazgo Administrativo No. 8 El depósito de archivo no cumple con las condiciones mínimas estructurales y ambientales que garanticen la seguridad de los acervos (acuerdo 049 de 2000). Se pudo evidenciar que el archivo Central no cuenta con la debida iluminación, además presenta altos grados de temperatura y cuando llueve prolongadamente presenta inundación. De igual forma, se pudo evidenciar que las estanterías no cumplen con lo establecido en el artículo tercero del acuerdo 049 del 2000. Hallazgo Administrativo No. 9 Falencias en la implementación del acuerdo 060 del 2001, aunque la entidad cuenta con programa de radicación el cual genera un numero consecutivo para las comunicaciones oficiales, se observó el uso inadecuado de sello manual sin asignación del respectivo número de radicado. Por lo tanto, no se evidencia transparencia de la actuación administrativa, según lo confiere el Artículo Quinto del acuerdo 060 de 2001.




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7. COMPONENETE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA 31 de diciembre de 2017 y 2016 (Expresado en miles de pesos)

Notas 2017 2016

ACTIVO Activo corriente: Efectivo 1 $21,432 $30,165 Deudores 2 1,895 4,775

Total activo corriente 23,327 34,940 Propiedades, planta y equipo, neto 3 71,845 46,111 Otros activos 4 1,600 0

Total activo no corriente 73,445 46,111

Total activo $96,772 $81,051

PASIVO Pasivo corriente: Obligaciones laborales y seguridad social 5 $13,978 $14,626 Pasivos estimados 6 35,506 0 Otros pasivos 7 3,347 323

Total pasivo corriente 52,831 14,949 PATRIMONIO Hacienda pública 66,102 74,451

Resultados del ejercicio (10,045) 13,568

Depreciacion de propiedad, planta y equipo (12,116) (20,263)

Amortización de otros activos 0 (1,654)

Total patrimonio 43,941 66,102

Total pasivo y patrimonio $96,772 $81,051

Véanse las notas adjuntas. JORGE HERNAN MONTES V JULIAN ANDRES ACEVEDO C. Presidente Contador Público T.P: No 178239 - T




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ESTADOS DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL 31 de diciembre de 2017 y 2016 (Expresado en miles de pesos)

Notas 2017 2016

Ingresos operacionales: Otras transferencias: Transferencias gastos de funcionamiento $ 741,337 $ 628,646 Otras transferencias 916,709 866,867

1,658,046 1,495,513 Devoluciones y descuentos (15,178) (14,162)

Total ingresos operacionales 1,642,868 1,481,351 Gastos de administración: Sueldos y salarios 670,051 156,551 Contribuciones efectivas 118,100 111,990 Aportes sobre la nómina 4,506 4,789 Generales 8 859,116 1,188,633

Total gastos administración 1,651,773 1,461,963

Excedente (déficit) operacional (8,905) 19,388 Egresos no operacionales Comisiones y otros gastos bancarios 771 5,820 Otros gastos 369 0

1,140 5,820

Excedente (déficit)) del ejercicio $ (10,045) $ 13,568

Véanse las notas adjuntas. JORGE HERNAN MONTES V JULIAN ANDRES ACEVEDO C Presidente Contador Público T.P: No 178239 – T




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ESTADOS DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO

Año terminado el 31 de diciembre de 2017 y 2016

(Expresado en miles de pesos)

Nota

31 de diciembre de 2017

31 de diciembre de 2016

Saldo inicial del patrimonio $66,102 $ 44,266 Disminución (aumento) patrimonial 22,161 (21,836)

Saldo final del patrimonio $43,941 $ 66,102

Variaciones patrimoniales: Disminución (aumento): Capital fiscal $ 8,349 $(41,996) Resultados del ejercicio 23,613 22,523 Provisiones depreciación y amortización (9,801) (2,363)

Total disminución (aumento) patrimonial $22,261 $(21,836)

Véanse las notas adjuntas. JORGE HERNAN MONTES V JULIAN ANDRES ACEVEDO C Presidente Contador TP 178239 -T

CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS CONTABLES 31 de diciembre de 2017 y 2016 NOTAS DE CARÁCTER GENERAL NOTA No. 1 - NATURALEZA JURIDICA, FUNCION SOCIAL – COMETIDO ESTATAL Naturaleza Jurídica: El Concejo Municipal de Tuluá, es una entidad pública sin personería Jurídica, definida Ley 136 de 1994 artículo 21, el Decreto Ley 111/96 el Acuerdo 50/96, donde se estipula que en cada municipio habrá una corporación administrativa, cuyos miembros serán elegidos popularmente y que se denominará Concejo Municipal, integrada por no menos de siete (7) ni más de




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veintiún (21), cuenta con autonomía independiente, adscrita al Municipio de Tuluá, tiene su domicilio en la Carrera 24 con Calle 25 Esquina, donde ejerce sus operaciones Administrativas y Control político a las demás entidades del orden Municipal. Función Social – Cometido estatal: Teniendo en cuenta la Ley 136 de 1994, Articulo 32 Atribuciones, el Honorable concejo Municipal de Tuluá tiene como objetivo relevante las siguientes funciones:

Disponer lo referente a la policía en sus distintos ramos, sin contravenir las leyes y ordenanzas, ni los Decretos del Gobierno Nacional o del Gobernador respectivo.

Exigir los informes escritos o citar a los secretarios de la alcaldía, directores de departamentos administrativos o entidades descentralizadas municipales, al contralor o al personero, así como a cualquier funcionario municipal, excepto el alcalde, para que en sesión ordinaria haga declaraciones orales sobre asuntos relacionados con la marcha del municipio.

Reglamentar la autorización al alcalde para contratar, señalando los casos en que requiere autorización previa del Concejo.

Autorizar al alcalde para delegar en sus subalternos o en las juntas administradoras locales algunas funciones administrativas distintas de las que dispone esta Ley.

Determinar la nomenclatura de las vías públicas y de los predios o domicilios.

Establecer, reformar o eliminar tributos, contribuciones, impuestos y sobretasas, de conformidad con la Ley.

Velar por la preservación y defensa del patrimonio cultural.

Elegir al Contralor (a) y Personero (a) y dictar las normas necesarias para su funcionamiento.

Dictar las normas orgánicas de presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de rentas y gastos, el cual deberá corresponder al Plan Municipal o Distrital de Desarrollo, de conformidad con las normas orgánicas de planeación.

Misión. Somos una corporación Administrativa Publica de elección popular, que promueve mediante acuerdos, el desarrollo armónico, equitativo y sostenible de Tuluá, ejerciendo el Control Político y Cumpliendo con los mandatos Constitucionales y legales, basado en el compromiso ético y moral de sus servidores públicos. Visión. El Concejo Municipal de Tuluá, para el año 2019 se proyecta como un modelo a nivel nacional en la promoción de la participación ciudadana; ejerciendo




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control político y desarrollando proyectos de acuerdo de manera efectiva, generando confianza y bienestar para la comunidad. Política De Calidad. El Concejo Municipal de Tuluá ejercerá control político a la administración central y propiciará la participación ciudadana ajustados al marco legal, realizando procesos eficaces, eficientes y efectivos basados en el mejoramiento continuo. NOTA No. 2 - POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES Los Estados Financieros del Concejo se han venido enmarcando en la vigencia fiscal del año 2017 con los Principios de Contabilidad generalmente aceptados en Colombia., siguiendo los lineamientos y directrices establecidos en el marco conceptual del Régimen de Contabilidad Pública y por ende en la aplicación del Plan General de Cuentas de la Contabilidad Pública en Colombia. Se ha tenido en cuenta el principio de causación para el reconcomiendo de los hechos económicos del Concejo durante esta vigencia. En lo que va corrido de la presente vigencia el Concejo Municipal se ha enmarcado en revisiones, verificaciones de las cuentas que componen el Balance, además del mantenimiento de la parametrización existente en Sistema Financiero Municipal con su herramienta SIIFWEB que nos ha permitido una verdadera causación y conciliación de cuentas, lo que va en beneficio de la razonabilidad de los Estados Financieros. El Concejo está enmarcado como una entidad pública y por lo tanto y en cumplimiento de las disposiciones normativas de la Contaduría General de la Nación se aplica el catálogo general de cuentas – CGN, cumpliendo con los preceptos estipulados en este catálogo en el desarrollo de la generación de la respectiva información. NOTA No. 3 - LIMITACIONES Y DEFICIENCIAS En la presente vigencia el Concejo Municipal sigue desarrollando controles y acciones de normalización del proceso contable buscando mantener y presentar constantemente una información confiable y consistente, encontrándose con las siguientes limitaciones de orden contable, que pueden tener alguna incidencia en el desarrollo de su contabilidad. Sistema Contable Propio: A la fecha el Honorable Concejo Municipal de Tuluá, no cuenta con un sistema contable propio, actualmente la alcaldía de Tuluá facilito el uso del sistema SIIFWEB, el cual fue adquirido por la administración.




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Control a los Activos de la Entidad: No se cuenta con un módulo sistematizado que permita el control de los activos fijos que hacen parte del Honorable Concejo Municipal, los cuales son manejados por medio de una hoja de Excel, que requiere ser actualizada mes a mes con el fin de elaborar el registro contable en el programa SIIFWEB. Soporte Técnico del Sistema: No se tiene un soporte técnico en caso de presentarse algún error durante la ejecución del sistema contable. Es necesario solicitar la ayuda de una persona de la alcaldía, que amablemente nos brinda el soporte técnico. NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO NOTA No. 4 - SITUACIONES PARTICULARES EN LAS CLASES, GRUPOS, CUENTAS Y SUBCUENTAS: 1. Efectivo: La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2017 y 2016 es la siguiente, (Expresado en miles de pesos):

DESCRIPCION SALDO DIC 31 2017 SALDO DIC 31 2016 VARIACION %

CUENTAS CORRIENTES 22,040 -2,532 -24,572 970.46%

CUENTAS DE AHORRO -608 32,697 33,305 101.86%

TOTAL EFECTIVO 21,432 30,165 8,733 28.95%

2. Deudores: La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2017 y 2016 es la siguiente, (Expresado en miles de pesos):


OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1,895 4,775 2,880 60%

3. Propiedad, planta y equipo, (neto): La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2017 y 2016 es la siguiente, (Expresado en miles de pesos):




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PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

REDES, LINEAS Y CABLES 4,788 6,512 1,724 26.47%

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 24,073 23,877 -196 -0.82%

EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 75,053 47,791 -27,262 -57.04%

EQUIPO DE TRANSPORTE 2,100 2,100 0 0.00%

SUB TOTAL PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 106,014 80,280 -25,734 -32.06%

DEPRECIACION ACUMULADA -34,169 -34,169 0 0.00%

TOTAL PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, NETO 71,845 46,111 -25,734 -55.81%

4. Otros activos: La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2017 y 2016 es la siguiente, (Expresado en miles de pesos):

DESCRIPCION SALDO DIC 2017 SALDO DIC 31 2016 VARIACION %

LICENCIAS 1,982 382 -1,600 -418.85%

AMORTIZACION ACUMULADA -382 -382 0 100.00%

TOTAL OTROS ACTIVOS LARGO PLAZO 1,600 0 -1,600 100.00%

5. Obligaciones laborales: La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2017 y 2016 es la siguiente, (Expresado en miles de pesos):


CESANTIAS 11,470 13,581 2,111 15.54%

INTERESES SOBRE CESANTIAS 758 1,045 287 27.46%

VACACIONES 686 0 -686 100.00%

PRIMA VACACIONES 686 0 -686 100.00%

BONIFICACIONES 378 0 -378 100.00%

TOTAL OBLIGACIONES LABORALES Y SEGURIDAD SOCIAL 13,978 14,626 648 4.43%

6. Pasivos estimados: La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2017 y 2016 es la siguiente, (Expresado en miles de pesos):


PROVISION PARA PRESTACIONES SOCIALES 35,506 0 -35,506 100.00%

TOTAL PASIVOS ESTIMADOS 35,506 0 -35,506 100.00%




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7. Otros pasivos: La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2017 y 2016 es la siguiente, (Expresado en miles de pesos):


RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS:

APORTE EPS 0 8 8 100.00%

APORTE PENSIONES 0 8 8 100.00%

RECAUDO INTERESES 592 308 -284 -92.21%

RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 2,755 0 -2,755 100.00%

TOTAL OTROS PASIVOS 3,347 324 -3,023 -933.02%

8. Gastos generales: La composición de esta cuenta al 31 de diciembre de 2017 y 2016 es la siguiente, (Expresado en miles de pesos):

DESCRIPCION SALDO DIC 2017 SALDO DIC 31 2016 VARIACION %

GASTOS GENERALES:

Comisiones, honorarios y servicios 763,809 1,106,282 342,473 30.96%

Materiales y suministros 15,756 9,640 -6,116 -63.44%

Mantenimiento 6,000 3,941 -2,059 -52.25%

Servicios publicos 7,369 1,190 -6,179 -519.24%

Transporte concejales 8,738 10,831 2,093 19.32%

Publicidad y propaganda 7,500 0 -7,500 -100.00%

Impresos, publicaciones, suscripciones 9,000 5,500 -3,500 -63.64%

Comunicaciones y transporte 1,246 5,042 3,796 75.29%

Seguros generales 22,956 41,564 18,608 44.77%

Combustibles y lubricantes 3,742 4,643 901 19.41%

Otros gastos generales 13,000 0 -13,000 -100.00%

TOTAL GASTOS GENERALES 859,116 1,188,633 329,517 27.72%

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS Vigencia 2017

El presupuesto inicial del Concejo Municipal de Tuluá para la vigencia 2017 en uso de sus atribuciones legales conferidas en el numeral 5 del Art 352 de la constitución política de Colombia el numeral 10 del Art 32 de la 136 de 1994, el Decreto ley 111/1996 y el acuerdo 50/96, que de conformidad con el ordenamiento constitucional, corresponde a los concejos dictar las normas orgánicas del




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presupuesto y expedir anualmente el presupuesto de rentas y gastos del Municipio. En el Art 8 del decreto 192 de 2001 referente a las transferencias para los gastos de funcionamiento, de las asambleas, contralorías, personerías y concejos establecen límites para dichas transferencias correspondientes al gasto de funcionamiento y para el Municipio de Tuluá será equivalente al 1.5% de los ingresos corrientes de libre destinación recaudados por el Municipio de Tuluá. El Concejo Municipal adopto mediante acuerdo 13 del 25 de Noviembre de 2016, se determinó aprobar el presupuesto de ingresos y egresos para la vigencia 2017, se destinaron para gastos de funcionamiento la suma de $649, 071,737 y para el pago de Honorarios de los honorables concejales se destinaron $937,094,650, se adicionó $92,238,575 y se le practicó una reducción al presupuesto de honorarios por valor de $20,371,623 para un presupuesto inicial ingresos de $1,586,166,387, y una ejecución total de $1,658,033,339 en la vigencia 2017, reflejando una ejecución presupuestal de 99.90%.

CUENTA Ingresos Corrientes Apropiacion Inicial Adicciones Reducciones Apropiacion Definitiva Recaudo Ejecucion

Gastos de Funcionamiento 649,071,737 92,238,575 741,310,312 741,310,306 99.90%

Honorarios Concejales 937,094,650 0 20,371,623 916,723,027 916,708,990 99.90%

TOTAL 1,586,166,387 20371623 1,658,033,339 1,658,019,296 99.90%

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA VIGENCIA 2017

0

200.000.000

400.000.000

600.000.000

800.000.000

1.000.000.000

1.200.000.000

1.400.000.000

1.600.000.000

1.800.000.000

ApropiacionInicial

Adicciones ReduccionesApropiacionDefinitiva

Recaudo Ejecucion

Títu

lo d

el e

je

Título del eje

PRESUPUESTO DE INGRESOS VIGENCIA 2017

Gastos Funcionamiento Honorios Concejales Total




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El Concejo Municipal de Tuluá por medio del acuerdo No 042 de diciembre 10 de 1999 adopto su independencia presupuestal y por ende tiene su propio presupuesto de gastos de funcionamiento para cada vigencia Fiscal. Mediante la resolución 084 del 31 de diciembre de 2016 se aprobó el presupuesto de gastos del Honorable Concejo Municipal de Tuluá. El presupuesto de gastos 2017 por su parte refleja un presupuesto definitivo de $1,658 millones conservando el equilibrio presupuestal entre el ingreso y el gasto, el total general de gastos presentó para dicha vigencia un total de pagos por $1,642 millones, y cuentas por pagar por $12 millones para un total ejecutado de $1,654 millones reflejando una ejecución total del 99,76%. Las cifras de ejecución 2017 no son coincidentes con el formato F07 AGR, aunque sus valores son inmateriales, cargado por el Concejo Municipal de Tuluá a la plataforma SIA Contraloría y con los registros presentados en las ejecuciones de Ingresos y de Gastos de la vigencia 2017.

Cuenta Apropiacion Inicial

Apropiacion

Definitva Cuenta por Pagar Total Compromisos Cuenta por Cobrar Pagos Ejecucion

Ingresos Corrientes 1,586,166,387 1,658,033,339 12,228,134 1,653,999,268 1.663,962,930 1,641,734,797 99,76%

PRESUPUESTO DE GASTOS CONCEJO MUNICIPAL VIGENCIA 2017

ApropiacionInicial

Apropiacion

Definitva

Cuenta porPagar

TotalCompromiso

s

Cuenta por

CobrarPagos

Ejecucion

Ingresos Corrientes 1.586.16 1.658.03 12.228.1 1.653.99 0 1.641.73 0

0

200.000.000

400.000.000

600.000.000

800.000.000

1.000.000.000

1.200.000.000

1.400.000.000

1.600.000.000

1.800.000.000

PRESUPUESTO DE GASTOS VIGENCIA 2017




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Se evidencio que el Honorable Concejo Municipal de Tuluá, sube al aplicativo SIA CONTRALORIA las resoluciones donde se observa el presupuesto de ingresos y gastos y también las resoluciones donde autorizan los traslados de rubros presupuestales. ESTADO DEL TESORO CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA Los Órganos Ejecutores de los recursos del Presupuesto General de la Nación, bajo su responsabilidad, mantendrán en sus sistemas informativos actualizada la información de las cuentas autorizadas, para reportarlas a la Dirección General de Crédito Publico y tesoro Nacional “DGCPTN” cuando esta así lo requiera. se evidencia en la revisión respectiva que la entidad presenta su balance del tesoro como esta revelado en los libros contables y es coincidente con lo que está en el Balance General y aplicativo SIA CONTRALORIA en el cuadro anexo podemos ver su movimiento.

ESTADO DEL TESORO DEL CONCEJO MUNICIPAL

Concepto Propios Valor contable $

Caja 0 0

Banco Caja Social (632,305) (632,305)

Banco Caja Social 23,820 23,820

Banco de occidente 22,040,575 22,040,575

Total 21,432,090 21,432,090

Se evidencia en la revisión respectiva que la entidad presenta el balance del tesoro y este es coincidente con lo que está en el Balance General y aplicativo SIA CONTRALORIA. En el cuadro anexo podemos ver su movimiento. RESULTADO FISCAL CONCEJO MUNICIPAL VIGENCIA 2017 Del resultado fiscal del presupuesto del Concejo Municipal de $4.070.409, se reintegró al Municipio $4.056.365 quedando un excedente por devolver de $14.043 cifra que se considera irrelevante.

RESULTADO FISCAL CONCEJO MUNICIPAL 2017

Total Ingresos $1,658,033,339

Gastos $1,653,962,930

RESULTADO FISCAL $4,070,409




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CONTROL INTERNO CONTABLE Se evaluó el adecuado y oportuno cumplimiento de la Resolución No. 357 de 2008, por medio de la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, a través del Sistema consolidado de Hacienda e Información Pública – CHIP, evidenciando que para la vigencia auditada 2017 se dio cumplimiento a dicha obligación, obteniendo una calificación de 3.5. Se evidencia que la oficina de control interno realiza periódicamente evaluaciones a los procesos financieros de la entidad para mejorar en eficacia y eficiencia en este componente.

En el cuadro anexo se detalla la calificación otorgada por el equipo de Auditoria del componente financiero de acuerdo con las revisiones realizadas durante la ejecución de la auditoria regular.

RESULTADO DE DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA - VIGENCIA 2017

Estándar de control

Interno Puntajes por grupos

Puntajes por

grupos interpretación

Puntaje por

sistema contable Interpretación

Puntaje por

sistema contable Interpretación

Generales 3.5 satisfactorio

3.5

satisfactorio Especifico

Activo 3.50 Satisfactorio

3.5 satisfactorio

Pasivo 3.00 Satisfactorio

Patrimonio 3.50 Satisfactorio

Área Cuentas de Resultado 3.50 Satisfactorio

7.1 CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES PRELIMINARES DEL COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

En relación con la elaboración, preparación y presentación de los estados financieros básicos y revelaciones técnicas en las notas al 31 de diciembre de 2017, se detallan las siguientes observaciones de auditoria: Hallazgo Administrativo No. 10

Las notas que forman parte de los estados financieros no se presentan en forma comparativa, no suministran toda la información requerida solicitada que le brinden al lector una información financiera clara y detallada.

La nota relacionada con la propiedad, planta y equipo no revela las vidas útiles ni las tasas de depreciación utilizadas por la entidad.

En la cuenta de otros activos se incluyen intangibles (software) para los cuales no se revela cual es el periodo de amortización.




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Los estados financieros, Balance General, Estado de Actividad Económica, Financiera y Social subidos a la plataforma SIA Contraloría, no están firmados por contado publico titulado.

El balance General no se presentó adecuadamente ya que no se clasificaron adecuadamente los activos corrientes, pasivos corrientes, activos a largo plazo y pasivos a largo plazo. Los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad de la Contaduría General de la Nación exigen que los estados financieros se presenten y clasifiquen adecuadamente de acuerdo con su derecho de realización, exigibilidad y/o vencimiento.

El estado de Flujo de Efectivo comparativo de las vigencias 2017 y 2016 no coincide con la información financiera del balance general en $2,974 (miles) en el 2017 y $1,237 (miles) en el 2016. La situación anterior no cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad de la Contaduría General de la Nación, en cuanto a presentación y clasificación de las cifras financieras.

En relación con las cifras de los estados financieros, específicamente en las cuentas del balance general, estado de actividad financiera, económica y social, se detallan las siguientes observaciones de auditoria: Hallazgo Administrativo No. 11 - Efectivo

En la conciliación bancaria del Banco de Occidente cuenta corriente No. 037-51739-8 al 31 de diciembre de 2017 se evidencian partidas conciliatorias como cheques pendientes de cobro por valor de $59,396 (miles) de los cuales $15,140 (miles) fueron girados en diciembre de 2017 mas no pagados. Estos pagos se hicieron efectivos en enero de 2018. Dichas transacciones debieron reversarse como un pasivo por pagar ya que los pagos no se efectuaron y no reflejan la realidad económica de las operaciones, ni el registro de estas. Los cheques girados y no desembolsados corresponden básicamente a los siguientes conceptos: Retenciones en la fuente, Estampilla pro-adulto mayor, retención de industria y comercio, obligaciones con proveedores.

La cuenta de ahorros No 24010149681 del Banco Caja Social de Ahorros presenta un sobregiro de $632 (miles) los cuales no se reclasificaron como una obligación financiera.

Hallazgo Administrativo No. 12- Deudores

Las cuentas por cobrar deudores por $$1,895 (miles) corresponden a una reclamación pendiente a la EPS Coomeva por una incapacidad que no ha sido




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reconocida. Este valor pendiente de cobro tiene una antigüedad a la fecha de nuestra revisión de más de un año. Los principios de contabilidad indican que se debe reconocer una provisión para incobrables y se deben reflejar por su valor neto de realización. A la fecha no se ha registrado valor alguno para provisionar esta cuenta.

Hallazgo Administrativo No. 13 - Propiedad, planta y equipo y depreciación

El gasto por depreciación de los activos fijos se imputo erróneamente como un menor valor del activo y no contra la cuenta de depreciación acumulada.

Los activos fijos recibidos en comodato se encuentran inadecuadamente registrados ya que estos no son activos del Concejo Municipal los cuales se deben registrar en cuentas de orden.

Se adquirió equipo de cómputo por valor de $20,000 (miles) los cuales se imputaron inadecuadamente como equipo de comunicaciones.

No están claramente definidas las vidas útiles de los activos fijos ya que el gasto por depreciación anual no corresponde a las vidas útiles estimadas según las normas de contabilidad de la Contaduría General de la Nación CGN.

El inventario valorizado de propiedades, planta y equipo presenta una diferencia de $23,120 netos (miles) con el valor total de los activos fijos contables, los cuales no han sido conciliados ni ajustados. Esta situación no permite determinar con exactitud cual información es la real. A continuación, se detalla el análisis:

SALDO NETO SALDO NETO

SEGÚN LIBROS SEGÚN INVENTARIO

REDES, LINEAS Y CABLES 4,788 3,929 859

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 3,548 20,112 -16,564

EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 63,509 24,684 38,825

TOTAL PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, NETO $ 71,845 $ 48,725 $ 23,120

DESCRIPCION DIFERENCIA

Hallazgo Administrativo No. 14 - Otros activos Las licencias de software por valor de $1,600 (miles) no se amortizaron de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las normas del plan general de contabilidad de la Contaduría General de la Nación CGN. Hallazgo Administrativo No. 15 - Valorizaciones

El Concejo Municipal al 31 de diciembre de 2017 no ha registrado ni calculado las valorizaciones para los muebles y enseres, vehículos incumpliendo así con




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las normas del Plan General de Contabilidad Publica PGCP el cual se debe realizar cada 3 años.

Hallazgo Administrativo No. 16 - Obligaciones laborales Las prestaciones sociales consolidadas como son las vacaciones, prima de vacaciones, bonificaciones quedaron subestimadas, ya que el salario básico tomado como base para el cálculo quedo mal determinado. Hallazgo Administrativo No. 17 - Pasivos estimados Bajo este rubro se registró el valor de las cesantías e interese sobre las cesantías de un funcionario que está bajo el régimen de la Ley 50 de 1990. Sin embargo, en la determinación de este pasivo existe la incertidumbre de su valor ya que en el cálculo no se tiene certeza de todos los pagos abonados que se le han efectuado al funcionario.

8. COMPONENTE DE LEGALIDAD

En desarrollo del proceso auditor practicado al Concejo Municipal de Tuluá para la vigencia 2017, y en cumplimiento del Plan General de Auditoria, se evaluó la selección de la muestra contractual con base en el aplicativo de la Guía de Auditoria Territorial según el siguiente detalle: Muestra Vigencia 2017 CONTRA

TO No. OBJETO VALOR CONTRA

TISTA FECHA DE

INICIO PLAZO

1 100.20.01.27

Seleccionar La Aseguradora Que Expida Las Pólizas De Seguros Que Amparen Los Bienes Muebles Y Demás Activos E Intereses Patrimoniales De Propiedad Del Concejo Municipal Tulua Y De Aquellos Por Los Que Sea O Llegare A Ser Legalmente Responsable O Que Se Encuentren Bajo Su Cuidado Y Control

$2.956.006 SEGUROS DEL ESTADO S.A.

1/07/2017 360

2 100.20.02.28

Prestación De Servicios Para La Realización De Una Capacitación Con El Fin De Sensibilizar A Los Servidores Públicos Adscritos A La Planta De Cargos Del Concejo Municipal Tulua Sobre La Cultura De La Autoevaluación

$3.000.000 ANGELA MARIA JIMENEZ OATE

27/06/2017 3

3 100.20.01.24

Compra De Materiales Y Equipos Para La Realizar La Implementación Del Sistema De Gestión De La Seguridad Y Salud En El Trabajo Sg-Sst Acorde Al Estudio Realizado En El Concejo Municipal De Tulua

$4.649.330 SISTEMAS INDUSTRIALES Y SEGURIDAD OCUPACIONAL S.A.S

2/05/2017 28




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4 100.20.01.04

Suministro De Combustible, Lubricantes Y Filtros Para El Vehículo De Placas Ool-262 (Comodato) Y La Motocicleta De Placas Ndl74c, Propiedad Del Concejo Municipal Tulua, Durante El Año 2017

$5.000.000 NOEL GALVEZ GIRALDO

23/01/2017 327

5 100.20.02.30

Prestación De Servicios Profesionales Y De Apoyo A La Gestión Para La Realización De Una Capacitación Relacionada Con La Ley De 2014, Ley De Transparencia Y Acceso A La Información Y El Decreto 103 De 2015 Para Los Funcionarios Del Concejo Municipal Tulua.

$5.000.000 AGUIRRE MEJIA FERNANDO

12/09/2017 18

6 100.20.02.39

Prestación De Servicios Profesionales Y De Apoyo A La Gestiona Para La Realización De Una Capacitación Con El Fin De Fomentar Las Relaciones Interpersonales En Equipos De Trabajo Para Los Funcionarios Del Concejo Municipal De Tulua

$5.000.000 ANGELA MARIA JIMENEZ OATE

18/11/2017 4

7 100.20.01.41

Prestación Del Servicio Integral De Actividades De Bienes Social, Incluida Su Organización Logística Para La Integración De Fin De Año De Los Funcionarios Y Familias Que Componen El Concejo Municipal Tulua.

$6.000.000 LEIDY LAURA RODRIGUEZ TORRES

11/12/2017 2

8 100.20.01.32

Contratar La Adquisición De Equipos De Cómputo, Impresoras, Licencias De Windows, Office, Antivirus, Sillas Con Destino A La Diferentes Dependencias Administrativas Del Concejo Municipal De Tulua

$6.500.000 COMPUTRONIK.SISTEM

25/09/2017 15

9 100.20.02.29

Prestación De Servicios Profesionales Y De Apoyo A La Gestión Para La realización Y El Estudio De La Actualización Del Manual Especifico De Funciones Y Competencias Laborales Acorde Con La Ley 909 De 2004 Y Demás Normas Concordantes Para El Concejo Municipal Tulua.

$7.500.000 RUBEN DARIO AGUIRRE MEJIA

12/09/2017 43

10 100.20.02.19

Prestación De Servicios Profesionales Y De Apoyo A La Gestión Para La Realización De Un Taller Para El Fortalecimiento De Competencias De Trabajo En Equipo Y Comunicación Asertiva A Los Servidores Públicos Adscritos A La Planta De Cargos Del Concejo Municipal Tulua

$8.000.000 LOGÍSTICA INTEGRAL DEL VALLE S.A.S.

23/02/2017 6

11 100.20.01.38

Contratar El Servicio De Operador Logístico Y Apoyo Para Llevar A Cabo Actividades Por El Concejo Municipal Tulua, En El Mes De Noviembre Se Ejecutarán Las Siguientes Actividades Cabildo Abierto Por La Salud Y La Sesión Solemne. En El Mes De Diciembre Se Efectuará La Condicionen De Cuentas Del Concejo Municipal Tulua.

$13.000.000 LEIDY LAURA RODRIGUEZ TORRES

21/11/2017 29

12 100.20.01.42

Compra De Equipo, Consola, De Audio Para El Concejo Municipal Tulua.

$13.000.000 OMEGA SOLUCIONES ELE CTRONICAS

11/12/2017 10

13 100.20.02.08

Prestación De Servicios Y Apoyo A La Gestión En La Aplicación Y Seguimiento De Las Tablas De Retención Documental Desde El Periodo 2000 Al 2017

$14.300.000 STACEY LORENA GALLEGO CORDOBA

1/02/2017 333




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14 100.20.02.14

Prestación De Servicios Y Apoyo A La Gestión En Los Jueves De La Comunidad, Sesiones Descentralizadas, Cabildos Abiertos, Además Realizara Apoyo Al Área Jurídica Del Concejo Municipal Tulua

$14.300.000 JESSICA VANESSA GOMEZ OSORIO

1/02/2017 329

15 100.20.02.15

Prestación De Servicios Y Apoyo A La Gestión En La Elaboración Del Inventario Documental Del Periodo De 1842 Al 1999

$14.300.000 YENNI CAROLINA ARIAS

1/02/2017 329

16 100.20.02.03

Prestación De Servicios Y Apoyo A La Gestión Para El Proceso De Rendición De Cuentas Por Medio Del Sistema Integral De Auditoria (Sia) Y Apoyo En El Sistema De Calidad Basados En Procesos( Ntcgp.1000:2009) Del Concejo Municipal Tulua

$14.950.000 ERIKA VANESSA GRAJALES LOPES

16/01/2017 344

17 100.20.01.43

Compra De Equipos Tecnológicos Portátiles, Además De La Instalación Con Suministro De Materiales De 17 Puntos De Red Para El Salón De Sesiones Del Concejo Municipal Tulua

$20.000.000 COMPUTRONIK.SISTEM

26/12/2017 3

18 100.20.01.22

Adquisición De La Póliza De Vida Grupo Que Ampare Los Diecisiete (17) Honorables Concejales Del Municipio De Tulua

$20.000.000 ALLIANZ SEGUROS DE VIDA S.A

22/03/2017 366

19 100.20.02.16

Prestar Servicios Profesionales Y De Apoyo A La Gestión De Talento Humano En El Concejo Municipal Tulua

$22.000.000 DIRLEY CARDONA VALENCIA

1/02/2017 329

20 100.20.02.02

Prestación De Servicios Profesionales Y De Apoyo A La Gestión Como Abogado Para Brindar Asesorías Jurídica Al Honorable Concejo Municipal De La Ciudad De Tulua, Durante Los Periodos De Sesiones Ordinarias Y Extraordinarias, En Los Eventos Que Especialmente Requiera La Corporación, La Presidencia Y La Representación En Los Procesos Judiciales En Que Sea Parte La Entidad, Durante La Vigencia Del Año 2017.

$29.900.000 GERMAN ALONSO ORTIZ MOSQUERA

16/01/2017 344

Cuadro Resumen De Rendición

TIPO DE CONTRATO No DE CONTRATOS VALOR PORCENTAJE No DE CONTRATOS VALOR PORCENTAJE

Prestacion de servicios 32 372.530.000,00 74,4% 13 157.250.000,00 34%

Suministro 11 88.688.145,00 26% 7 72.105.336,00 16%

TOTALES 43 461.218.145,00 100% 20 229.355.336,00 50%

47%

VIGENCIA 2017 VIGENCIA 2017

RENDICION DE CONTRATACION SIA MUESTRA SELECCIONADA

RENDICION DE CONTRATACION SIA MUESTRA SELECCIONADA

Consolidado contratación Concejo Municipal de Tuluá, Fuente CMT




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Conclusión La entidad registra contratación para la vigencia 2017 por un monto total de $461.218.145 en una cantidad de 43 contratos, donde el 74% del valor total contratado corresponde a contratos de prestación de servicios, seguido de un 26% para contratos de suministro, no se contrató obras, consultorías ni convenios Una vez analizada la contratación rendida por la entidad para la vigencia, y aplicando los criterios establecidos en la guía de auditoria y con el fin de abarcar una muestra tal que permita evaluar de manera integral la gestión de la entidad, se selecciona para el desarrollo del proceso auditor una muestra de 20 contratos seleccionados entre prestación de servicios y suministros, por un monto de $229.355.336 que representan el 50% del valor contratado por la entidad para la vigencia auditada, permitiendo evaluar de manera adecuada la gestión de la entidad durante la vigencia 2017. Se destaca para esta vigencia los porcentajes de contratación correspondientes a los contratos de prestación de servicios, siendo priorizada en la selección de la muestra tales inversiones con el fin de evaluar de manera adecuada la gestión fiscal de la entidad. En materia de contratación, el Concejo Municipal de Tuluá, regula sus procedimientos contractuales mediante la Resolución No. 070 de Julio de 2015, por medio del cual se actualiza el manual de contratación pública, compras, interventoría y supervisión del Concejo de Tuluá, en el cual establece que los actos y contratos que se expidan y celebran estarán sujetos a las disposiciones comerciales civiles, estatuto de contratación estatal Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, articulo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas pertinentes vigentes. En términos generales se concluye que las inversiones realizadas por la entidad durante la vigencia auditada (2017) se enmarcan dentro del cumplimiento de las actividades misionales y administrativas de la Entidad, verificando el cumplimiento de cada una de las etapas contractuales, no obstante, la entidad tienen falencias al no direccionar la contratación e inversiones al cumplimiento del plan de acción, por lo cual en el consolidado de hallazgos se establece la respectiva observación en el componente de gestión y resultados. En la etapa preparatoria se verificó que los contratos evaluados, contuvieran los estudios previos, los análisis de conveniencia, pliegos definitivos e invitaciones públicas, así como los respectivos certificados de disponibilidad presupuestal.




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En la etapa precontractual o selección del proponente el Estatuto de Contratación Pública establece que cuando se celebren contratos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dicho fines, y de acuerdo al juicioso análisis adelantado por la Comisión de Auditoria de la Contraloría Municipal de Tuluá, al proceso contractual de la vigencia 2017, adelantado por el Concejo Municipal de Tuluá, estos preceptos se cumplieron. En consecuencia, el estudio y examen efectuado a los contratos celebrados durante la anualidad correspondiente al 2017, se puede determinar que Concejo Municipal de Tuluá, es objetiva en la selección de los contratistas pertinentes para cada caso. Lo conceptuado con anterioridad permite determinar que el proceso contractual adelantado por el Concejo Municipal de Tuluá, durante la vigencia 2017, de conformidad con la muestra seleccionada, se ajusta a los parámetros establecidos por la Ley general de contratación pública. Manual De Contratación El manual de contratación se adoptó mediante Resolución 070 de julio de 2015. Contiene 60 folios y se crea con el objetivo de establecer lineamientos y directrices para el desarrollo del proceso de gestión contractual que adelante el Concejo Municipal de Tuluá, en el marco de la normatividad vigente. En este sentido, el manual de contratación facilitará al Concejo Municipal los procesos de contratación que desarrolla el órgano de control y a su vez permite la practica y/o aplicación de un adecuado control interno, todo ello con el fin de obtener una gestión clara, ágil, cimentada en los principios de transparencia, economía, responsabilidad, eficiencia, igualdad, moralidad, imparcialidad, celeridad y publicidad. Es entonces el Manual de contratación e interventoría una guía para los servidores públicos del Concejo Municipal de Tuluá que participan en la cadena productiva de los procesos contractuales, en todas sus etapas, así como es el documento de imperativa consulta por parte de quienes participan en los procesos de selección y de los contratistas mismos. En términos generales el manual se encuentra en debida forma, conteniendo los principios de la contratación, formas de selección contempladas en el estatuto de la contratación pública, etapas del proceso, responsables y las funciones de la supervisión e interventoría.




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No obstante, se evidencia la necesidad de actualización en lo referente a algunas imprecisiones terminológicas que se encontraron en la lectura del mismo, las cuales se enuncian en una observación de tipo administrativo que se realiza en el consolidado de observaciones de legalidad. En conclusión, el manual se encuentra en debida forma legal, con todos los sustentos normativos vigentes. Procesos Judiciales La entidad mediante oficio dirigido a la Contralora Municipal de Tuluá (E), Ingeniera LINA MARÍA MATURANA MUÑOZ, certifica que a la fecha el Concejo Municipal no tiene procesos judiciales, debido a que no tienen capacidad jurídica para ser parte en los procesos. En consecuencia, el patrimonio de la entidad no se encuentra expuesto por sentencias judiciales. Cumplimiento De La Ley De Garantías Se observa que la entidad en el primer semestre del año 2018, suscribió 19 contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, antes del 27 de enero de 2018, fecha de inicio de la ley de garantías. Así mismo se verificó en el SECOP y en la plataforma SIA OBSERVA, si posterior a dicha fecha se suscribió algún contrato directo o convenio, encontrando que la entidad no transgredió la Ley de garantías. Los contratos suscritos se relacionan a continuación, tomados de la plataforma SIA OBSERVA: FECHAACTA DE INICIONIT ENTIDAD VIGENCIA CÓDIGO CONTRATOVALOR INIC.CONTRATO TIEMPO EJECUCIÓNCEDULA

9/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-01 $ 32.400.000 351 14802392 JULIAN ANDRES ACEVEDO

9/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-02 $ 32.400.000 351 14894236 GERMAN ALONSO ORTIZ MOSQUERA

9/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-03 $ 19.200.000 351 1116258690 DIANA ALEXA ANGULO VALVERDE

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-04 $ 15.400.000 330 1116274417 ERIKA VANESSA GRAJALES LOPES

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-05 $ 15.400.000 330 1116254793 JESSICA VANESSA GOMEZ OSORIO

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-06 $ 15.400.000 330 31792221 PAOLA ANDREA ARIAS Contratista

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-07 $ 15.400.000 330 1116265979 LAURA ALEJANDRA GIORDI GALLEGO

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-08 $ 15.400.000 330 1116253098 NELLY LORENA LONDOÑO CALDERON

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-09 $ 15.400.000 330 1116245306 NASLY LORENA ACEVEDO CIFUENTES

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-10 $ 15.400.000 330 1130650022 STACEY LORENA GALLEGO CORDOBA

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-11 $ 15.400.000 330 1116257074 YENNI CAROLINA ARIAS

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-12 $ 15.400.000 330 94152604 HECTOR JULIAN DUQUE GRAJALES

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-13 $ 15.400.000 330 14797126 HENRY LOZANO VARGAS

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-14 $ 15.400.000 330 1116249021 ANDRES FELIPE PACHECO

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-15 $ 15.400.000 330 29875399 FRANCI ELENA BUSTAMANTETRUJILLO

23/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-16 $ 8.000.000 30 29785289 PAOLA ANDREA CALDERON ZAPATA

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-17 $ 8.000.000 44 900921988 CORPORACIONPATRIMONIOCULTURAL BARTOLOME

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-18 $ 8.000.000 30 38792849 CLAUDIA FERNANDA ACEVEDO CIFUENTES

26/01/2018 821001840 CONCEJO MUNICIPAL DE TULUA 2018 100-20-02-19 $ 8.000.000 30 29876355 ANGELA MARIA JIMENEZ OATE

NOMBRE(S) APELLIDO (S)




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8.1 CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES COMPONENTE DE LEGALIDAD

Hallazgo Administrativo No. 18 Se evidencia una irregularidad a folio 18, en lo determinado en la etapa precontractual, ya que el manual contempla un cuadro de actividades y responsables, no obstante, los responsables identificados en el cuadro no corresponden a la realidad de la planta de cargos establecidos en el Concejo Municipal de Tuluá, como se establece a continuación:

En este sentido el manual de contratación debe ajustar los cargos correspondientes en las actividades precontractuales, a su planta de cargos, con el fin de que las actividades sean cumplidas por el personal con el que realmente cuenta la entidad, valga mencionar, nivel asistencial (auxiliares administrativos) y directivo (Secretario General). Por otra parte, se evidencian varias imprecisiones en el manual que deben ser corregidas, ya que presuntamente el manual fue copiado del modelo de la Contraloría Departamental de Huila, dejando en las mismas imprecisiones terminológicas no aplicables al Concejo Municipal de Tuluá. Las imprecisiones son: folio 38, debe corregirse el párrafo que se señala a continuación, ya que la firma de los contratos en el Concejo Municipal de Tuluá la realiza el presidente correspondiente para cada periodo.




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Así mismo se evidencia la misma impresión en el folio 40

Folio 44

Folio 12

Hallazgo Administrativo No. 19 Teniendo en cuenta el objetivo de la tipificación y asignación de riesgos como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato, las Entidades Estatales para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos que se pueden presentar debe realizar un estudio adecuado que permita un nivel de certeza y conocimiento de las situaciones generales y específicas que pueden afectar el proceso. En este sentido la estimación, tipificación y asignación de riesgos debe realizarse de manera particular a cada proceso contractual, ya que precisamente el objeto de estos es identificar los riesgos propios de cada proceso desde su etapa de planeación hasta la liquidación del proceso. Se observa que por lo general la matriz utilizada para todos los procesos es la misma, por lo cual no se encuentra un análisis de riesgos juicioso en cada uno de los procesos contractuales, mostrando deficiencias en este aspecto de la etapa precontractual. La matriz de cada proceso contractual evidencia siempre 4 riesgos identificados así:




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1. “No cumplir a cabalidad con lo establecido en el objeto y alcances descritos y en los términos y condiciones pactadas” 2. “No cumplir con las actividades descritas en el contrato” 3. “No garantizar las actividades a desarrollar” 4.“No cumplir las órdenes que le imparta la entidad en materia del contrato suscrito y atender los requerimientos” En conclusión, la asignación debe realizarse de manera más específica a cada objeto contractual, tipificando cada riesgo con su respectivo responsable, teniendo en cuenta que la mayoría de los contratos asignan como responsable al supervisor, situación que no siempre puede estar en cabeza del supervisor. Lo anterior se ocasiona por deficiencias en el proceso de planeación contractual. Hallazgo Administrativo No. 20 La entidad para cada proceso contractual realiza los documentos definidos en la ley en cada una de las etapas, manteniendo un orden del expediente adecuado, no obstante, el estudio previo que realiza la entidad, específicamente en la necesidad muestra deficiencias, ya que no parte de un diagnóstico de la situación de la entidad que permita identificar con claridad por qué se requiere contratar determinado objeto. Adicionalmente se nota que la entidad justifica las necesidades con base en hallazgos realizados por la Contraloría en anteriores procesos auditores, situación que no puede convertirse en la necesidad de la entidad, pues precisamente el proceso auditor conceptúa sobre las falencias que la entidad tiene en sus procesos y procedimientos y por ello se determinan los hallazgos, es decir la necesidad parte es de la falencia de la entidad y no del concepto del ente auditor. El estudio previo entonces es el soporte de la entidad para justificar el proceso contractual que la entidad vaya a adelantar, convirtiéndose, en el documento más importante de la planeación, donde la necesidad que la entidad pretende satisfacer es el eje del proceso contractual. De esta manera la entidad debe expresar la necesidad de manera clara, amplia, con datos precisos de su situación institucional que conlleva a dicha necesidad de contratación, específicamente teniendo en cuenta el volumen de prestaciones de servicio que la entidad maneja. Lo anterior se ocasiona por deficiencias en el proceso de planeación contractual.




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9. DICTAMEN DEL AUDITOR Doctora CLAUDIA MARIEM RODRÍGUEZ MUÑOZ Presidente Honorable Concejo Municipal de Tuluá Ciudad He auditado el estado de situación financiera del Concejo Municipal de Tuluá al 31 de diciembre de 2017, los correspondientes estados de actividad financiera, económica, social y ambiental, de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha y el resumen de las principales políticas y prácticas contables descritas en las notas a los estados financieros. Los estados financieros al 31 de diciembre de 2016 fueron examinados por otro contador público quien en su informe expresaba una opinión negativa. La administración es responsable por la adecuada preparación y presentación de estos estados financieros ya que reflejan su gestión. Esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener el control interno relevante para que estos estados financieros estén libres de errores de importancia relativa debido a fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas, así como establecer las estimaciones contables que sean apropiadas en las circunstancias. Mi responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre dichos estados financieros con base en mi auditoría. Obtuve las informaciones necesarias para cumplir mis funciones de auditor y llevé a cabo mi trabajo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Estas normas requieren que planee y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable de si los estados financieros están libres de errores de importancia relativa. Una auditoría de estados financieros comprende, entre otras cosas, realizar procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los valores y revelaciones en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación del riesgo de errores de importancia relativa en los estados financieros. En la evaluación de esos riesgos, el auditor considera el control interno relevante del Concejo Municipal de Tuluá, para la preparación y presentación de los estados financieros, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye evaluar lo apropiado de las políticas contables usadas y de las estimaciones contables realizadas por el Concejo Municipal de Tuluá, así como evaluar la presentación de los estados financieros en conjunto. Considero que la




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evidencia de auditoría que obtuve proporciona una base razonable para fundamentar la opinión. El estado de Flujo de Efectivo comparativo de las vigencias 2017 y 2016 no coincide con la información financiera del balance general en $2,974 (miles) en el 2017 y $1,237 (miles) en el 2016. En la conciliación bancaria del Banco de Occidente cuenta corriente No. 037-51739-8 al 31 de diciembre de 2017 se evidencian partidas conciliatorias como cheques pendientes de cobro por valor de $59,396 (miles) de los cuales $15,140 (miles) fueron girados en diciembre de 2017 mas no pagados. Estos pagos se hicieron efectivos en enero de 2018. La cuenta de ahorros No 24010149681 del Banco Caja Social de Ahorros presenta el saldo en rojo de $632 (miles) los cuales no se reclasificaron como un sobregiro bancario. Las cuentas por cobrar deudores por $$1,895 (miles) corresponden a una reclamación pendiente a la EPS Coomeva por una incapacidad que no ha sido reconocida con una antigüedad a la fecha de nuestra revisión de más de un año. El inventario valorizado de propiedades, planta y equipo presenta una diferencia de $23,120 netos (miles) con el valor total de los activos fijos contables, los cuales no han sido conciliados ni ajustados. El gasto por depreciación de los activos fijos se imputo erróneamente como un menor valor del activo y no contra la cuenta de depreciación acumulada. Los activos fijos recibidos en comodato se encuentran erróneamente registrados ya que estos no son activos fijos del Concejo Municipal los cuales se deben registrar en cuentas de orden. Las licencias de software por valor de $1,600 (miles) no se amortizaron. Al 31 de diciembre de 2017 no se registraron las valorizaciones de los activos fijos. Las prestaciones sociales consolidadas como son las vacaciones, prima de vacaciones, bonificaciones quedaron subestimadas, ya que el salario básico tomado como base para el cálculo quedo mal determinado. En el pasivo estimado para cesantías e intereses sobre las cesantías del funcionario que está bajo el régimen de la Ley 50 de 1990, existe la incertidumbre




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de su valor ya que en el cálculo de consolidación no se tiene certeza de todos los pagos efectuados. En mi opinión, los estados financieros auditados por mí, que fueron fielmente tomados de los libros, por las consideraciones descritas en los párrafos precedentes no presentan razonablemente, en todos los aspectos significativos, la situación financiera del Concejo Municipal de Tuluá, al 31 de diciembre de 2017, el correspondiente estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, los cambios en el patrimonio y el flujo de efectivo por el año terminado en esa fecha, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y de las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, los cuales fueron aplicados sobre una base uniforme con la del año anterior. Con base en el resultado de mis pruebas, en mi concepto, la contabilidad del Concejo Municipal de Tuluá ha sido llevada conforme a las normas legales y a la técnica contable. GABRIEL F CAMACHO M. Contador Público Titulado Tarjeta Profesional No.16102 – T Profesional Universitario Contraloría Municipal de Tuluá 24 de agosto de 2018




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10. DICTAMEN INTEGRAL Doctora CLAUDIA MARIEM RODRÍGUEZ MUÑOZ Presidente Honorable Concejo Municipal de Tuluá Ciudad La Contraloría Municipal de Tuluá Valle, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó desde el 2 de agosto al 24 de agosto del 2018, auditoría con Enfoque Integral Modalidad Regular al Concejo Municipal de Tuluá, vigencia 2017 Lo anterior a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad, con que administró los recursos puestos a disposición de la Entidad auditada y los resultados de gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre del año 2017, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio, el Estado de Flujo de Efectivo por el año terminado el 31 de diciembre de 2017 La auditoría constato que la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo, evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento. Es responsabilidad de la entidad el contenido de la información suministrada a la Contraloría Municipal de Tuluá; el de este Órgano de Control a través del Equipo Auditor es emitir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de las cuentas, con fundamento en el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad en las áreas o procesos auditados y la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros tomados en conjunto. Los presuntos hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la entidad auditada fueron analizadas, y se excluyeron del informe definitivo los hallazgos que fueron debidamente soportados.




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CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Teniendo en cuenta la calificación total de 78.5 puntos, sobre la Evaluación de Gestión, de Resultados y Control Financiero y Presupuestal, la Contraloría Municipal de Tuluá No Fenece la cuenta del Concejo Municipal de Tuluá por la vigencia fiscal 2017, por cuanto el puntaje obtenido en la calificación de la Evaluación de la Gestión Fiscal no supera el puntaje mínimo establecido, el cual corresponde a 80 puntos, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0.5 47.2

2. Control de Resultados 0.3 27.9

3. Control Financiero 0.2 3.3

Calificación total 1.00 78.5

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

16.7

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

DESFAVORABLE

NO FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL


AUDITORIA INTEGRAL MODALIDAD REGULAR VIGENCIA 2017

Calificación Parcial

93.1

94.4

Se alimenta de la hoja

FACTORES

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor CMT

El resultado obtenido se detalla de la siguiente manera: Control de Gestión La Contraloría Municipal de Tuluá como resultado del proceso auditor, manifiesta que el Factor de Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 94.4 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:




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Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0.65 65.0

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0.02 1.9

3. Legalidad 0.05 4.1

4. Gestión Ambiental 0.05 5.0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0.03 2.5

6. Plan de Mejoramiento 0.10 8.4

7. Control Fiscal Interno 0.10 7.5

1.00 94.4

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 1


CONCEJO MUNICPAL DE TULUÁ

VIGENCIA 2017

CONTROL DE GESTIÓN

82.4

100.0

100.0

94.8

82.0

83.9

Favorable

Desfavorable

75.5

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor CMT Control de Resultados La Contraloría Municipal de Tuluá de acuerdo con los resultados obtenidos durante el proceso auditor, conceptúa que el Control de Resultados, es Favorable el cual de acuerdo con la aplicación de la Matriz de Calificación arroja un puntaje de 93.1 el cual se obtiene al ponderar el factor que se relaciona a continuación:

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1.00 93.1


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

93.1


Concepto

Favorable

CONCEJO MUNICIPAL DE TULUÁ

VIGENCIA 2017

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor CMT Control Financiero y Presupuestal La Contraloría Municipal de Tuluá como resultado de la auditoría realizada al Concejo Municipal de Tuluá, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Desfavorable, con una calificación de 16.7 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:




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Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0.70 0.0

2. Gestión presupuestal 0.10 10.0

3. Gestión financiera 0.20 6.7


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

VIGENCIA 2017

33.3

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Desfavorable

Concepto

100.0

Favorable

TABLA 3

0.0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL


Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor CMT OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS En nuestra opinión los estados financieros antes mencionados, no presentan razonablemente la situación financiera del Concejo Municipal de Tuluá, al 31 de diciembre de la vigencia 2017. Dictamen con Opinión negativa-adversa. RELACION DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron veinte (20) hallazgos Administrativos. PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe presentar un Plan de Mejoramiento a la Contraloría Municipal de Tuluá, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del informe; que incluyan los hallazgos que se cumplieron parcialmente de la auditoria regular que se practicó a la vigencia 2017 El Plan de Mejoramiento deberá incluir las acciones y metas con el fin de solucionar las deficiencias detectadas y descritas en el mismo, las cuales no deberán ser mayor a tres (3) meses, de conformidad a la Resolución No. 100-33-111 de julio 16 de 2015. Atentamente, LINA MARÍA MATURANA MUÑOZ Contralora Municipal de Tuluá (E)




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11. CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS DE AUDITORIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TULUÁ, VIGENCIA 2017

1. ANEXO

No HALLAZGOS DE AUDITORIA

DERECHO DE CONTRADICCIÓN DE

LA ENTIDAD AUDITADA

CONCLUSIÓN AUDITORIA

TIPO DE HALLAZGO

A D F P S

Valor Daño Patrimonial

COMPONENTE DE GESTION Y RESULTADOS

1

La entidad presuntamente está incumpliendo lo preceptuado en el artículo 8 de la Ley 1474 de 2011, en su parágrafo primero en el cual reza lo siguiente: “°. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno.”, una vez revisada la Historia Laboral de la persona designada para ejercer

esta función, se pudo evidenciar que si bien la persona tiene la experiencia en Control Interno y en la misma se encuentran cursos, diplomados entre otros, que presuntamente podrían servir para ser parte de un equipo auditor, por lo tanto en teoría la experiencia a la vigencia 2017, estaría cumpliendo los tres (3) años de experiencia exigido para esta designación, pero de acuerdo a la Hoja de Vida de la Función pública se puede evidenciar, que el designado para ejercer las funciones de Control Interno, solo cuenta como máximo nivel de estudio un programa tecnológico; al igual que su cargo dentro de la organización esta denominado como Auxiliar Administrativo. Por lo anterior y de conformidad con la normatividad, el funcionario no se encuentra dentro de las competencias de un cargo de los niveles Asesor, Directivo o Profesional que están autorizados por la normatividad en materia de competencia laborales, para la toma de decisiones y aplicación de conocimientos específico, que permitirían ejercer de forma debida las funciones que debe realizar, ya sea el jefe de control interno o el delegado, toda vez que dentro de la estructura organizacional el funcionario se encuentra en el nivel asistencial.

Se Acepta la observación de la comisión auditora.

La entidad acepta la observación por lo tanto la Comisión auditora determina dejar en firme para que sea incluida en el plan de mejoramiento.

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2

El concejo Municipal de Tuluá no está dando operatividad al Manual de Calidad y sus procesos no los establecen bajo estos parámetros que establece el mismo, es de recordar que este sistema debe estar conectado con todos los procesos y debe estar armonizado con Control interno, para la vigencia 2017 no se ve operatividad


La entidad acepta la observación por lo tanto la Comisión auditora

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del sistema por lo que no se encuentran actualizaciones y reuniones que conlleven a la constante mejora de los procesos.

determina dejar en firme para que sea incluida en el plan de mejoramiento.

3

La entidad no está dando aplicabilidad a lo estipulado en el artículo, 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, lo que permite evidenciar una deficiencia frente al control de los estudios previos, lo que permitiría dar cumplimiento a los planes, programas y proyectos establecidos dentro del Plan de Acción y para el caso en específico el Plan de Capacitación, al igual que al hacer un estudio adecuado del mercado permitiría que la entidad evaluara el principio de economía y constatara que sus procesos contractuales son procedente de conformidad con los precios del mercado, por otro lado la entidad debe estar pendiente del proceso de fiscalización que está llevando a cabo, la Subgerencia de Fiscalización adscrita a la Unidad Administrativa Especial de Rentas y Gestión Tributaria de la Gobernación del valle del Cauca, con el fin de evitar que se produzcan daños al patrimonio público.


X

4

Dentro de los documentos solicitados se pudo evidenciar que la entidad no cuenta con la Resolución de viáticos donde se estipula los requisitos para acceder a estos y como se utiliza los pagos de gastos de viaje, pero dentro de las comisiones se pudo evidenciar que toman como soporte la Decreto Nacional para no exceder los topes máximos autorizados por el DAFP, lo que efectivamente es coherente ya que la entidad no excedió estos límites. Pero es necesario contar con un documento adoptado con la entidad ya que esto permite tener un mayor control.



X

5

La Entidad no está realizando la medición por parte de la comunidad, ni tampoco se evidencia un informe de conclusiones de cada una de las jornadas con el objetivo de que esta permita que la comunidad conozca, de primera mano las respuestas a sus solicitudes y conclusiones de cada uno de las jornadas que realice la Corporación Edilicia, al igual que no aplican encuestas de satisfacción con el objetivo de que la comunidad o quienes asistan a este den su punto de vista sobre la actividad o jornada

Existe un formato de encuesta direccionado a la satisfacción del usuario que manifiesta de manera general el conocimiento de los procesos de la entidad.

La comisión auditora una vez analizada las pruebas que aporta el Concejo Municipal de Tuluá, se pudo

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constatar que la entidad realiza las encuestas de satisfacción mas no genera un informe de análisis que permita medir la satisfacción de las actividades que realiza la corporación edilicia por lo que se concluye dejar en firme para que sea incluida en el plan de mejoramiento.

6

La Entidad a través del formato de acta de apertura del Buzón de Sugerencias con el código FCMT apertura diez (10) veces el Buzón lo que determina que la entidad no tiene un correcto manejo del mismo toda vez que se pudo evidenciar que la primera acta es del 3 de febrero del 2017 y la última del veinticinco (25) de octubre de 2017, lo que evidencia que la entidad no realiza un seguimiento adecuado ya que las PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS, deben de contestarse en los términos que estipula la Ley 1755 del 30 de junio de 2015, y de acuerdo a las fechas la entidad no genera una continuidad con el objetivo de dar respuesta dentro de los términos mencionados anteriormente.

Manifestó que evidentemente se le hace revisión al Buzón de sugerencias de manera continua pero la participación de la comunidad es mínima, de igual manera se seguirá haciendo acta semanal evidenciando el correcto manejo del mismo.

La comisión auditora concluye dejar la observación ya que no se evidencia las actas o demás documentos equivalentes donde realice de forma periódica la apertura del buzón conforme a la normatividad

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del Derecho de Petición por tal motivo se deja en firme para que sea incluida en el plan de mejoramiento.

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Se evidencia las siguientes debilidades en los archivos de gestión:

Incumplimiento del cronograma de transferencias documentales por parte de las siguientes áreas: Contratación, Comunicaciones, ventanilla Única, Actas, Control Interno, Jurídica, Secretaria General.

Se observa acumulación de documentos en los archivos de gestión, dado que el espacio destinado para su ubicación excede la capacidad de almacenamiento, lo cual genera como consecuencia cajas apiladas en el suelo y expedientes sueltos, situación que se deriva del incumplimiento del cronograma de transferencias programado por la entidad.

Debilidades en la aplicación de las Tablas de Retención Documental respecto al diligenciamiento de los instrumentos de descripción (rótulos). Así mismo, se evidencian expedientes y unidades de conservación sin su respectiva identificación y sin índice documental.

Inconsistencias en la aplicación del proceso de clasificación y principio de orden original.

Se evidencian ganchos y elementos metálicos en los expedientes.

No se hace uso del formato FCMT-100-167 el cual se debe diligenciar cuando un expediente contenga anexos como CD´S o planos.

Lo anterior permite evidenciar falencias en la aplicación del acuerdo 042 de 2002, en especial, lo referido en el artículo tercero que relaciona lo siguiente: acuerdo 038 de 2002 artículo tercero.

Se acepta la observación por la comisión auditora. -Actualmente se está dando cumplimiento al acta 001 de 2015, relacionada con el cronograma de transferencia documental para el archivo de gestión de las dependencias del concejo Municipal de Tuluá, igualmente se implementará un formato de gestión de visitas y verificación del archivo de gestión con el propósito de vigilar el cumplimiento de la ley 595 de 2000. -Se realizará por parte de la persona encargada del archivo central la depuración,

Dado que la entidad acepto la observación se deja en firme con el fin de ser incluida en el plan de mejoramiento y hacerle el debido seguimiento.

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clasificación, eliminación de ganchos y elementos metálicos en los expedientes del archivo principal (Central) de la Entidad. -Se socializará la aplicabilidad del formato FCMT-100-167 “Referencia Cruzada” a cada una de las dependencias para implementar su uso.

8

El depósito de archivo no cumple con las condiciones mínimas estructurales y ambientales que garanticen la seguridad de los acervos (acuerdo 049 de 2000). Se pudo evidenciar que el archivo Central no cuenta con la debida iluminación, además presenta altos grados de temperatura y cuando llueve prolongadamente presenta inundación. De igual forma, se pudo evidenciar que las estanterías no cumplen con lo establecido en el artículo tercero del acuerdo 049 del 2000.

Con relación a la observación sobre las condiciones del archivo de la entidad, es preciso aclarar que el concejo Municipal se encuentra en un edificio que es propiedad de la Alcaldía Municipal, y por lo tanto no es posible realizar cambio o reparaciones locativas que involucren cambio estructurales, no obstante el 10 de Octubre del 2016 según radicado CTM4628, se envió a la secretaria de Desarrollo Institucional un documento en el cual

De acuerdo a la explicación presentada por la entidad en su derecho a la contradicción, y teniendo en cuenta además que plantea una acción de mejora, la comisión auditora acepta dicha explicación respecto al depósito de archivo, no obstante determina dejar en firme el punto

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se manifestaba la problemática relacionada al Archivo; alto grados de temperatura e inundación por goteras. En respuesta al oficio la Secretario de Desarrollo Institucional y la secretaria de Habitad e infraestructura mencionar que las adecuaciones requeridas se tendrían en cuenta para incluirlas en el proceso de reestructura de dependencias. Con respecto al tema de iluminación del archivo desafortunadamente en esa semana se quemaron algunas luminarias, y la entidad se encontraba adelantando la gestión para reemplazarlas. Actualmente ya reemplazaron y el archivo cuenta con la iluminación requerida. En cuanto al

respecto a la iluminación del archivo ya que no se encuentran evidencias que desvirtúen la observación, por lo tanto este punto debe ser incluido en el plan de mejoramiento. En cuanto al punto de las estanterías durante el proceso auditor se evidencio que la depuración del archivo histórico había sido concluida; y teniendo en cuenta que la entidad plantea la acción de mejora, se determina dejar en firme para ser incluida en el plan de mejoramiento.




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incumplimiento del artículo 3 del acuerdo 049 de 2000, la entidad se encuentra a la espera que un proceso de depuración documental del archivo histórico para determinar la cantidad de estanterías requeridas para poder apropiar los recursos para su adquisición.

9

Falencias en la implementación del acuerdo 060 del 2001, aunque la entidad cuenta con programa de radicación el cual genera un numero consecutivo para las comunicaciones oficiales, se observó el uso inadecuado de sello manual sin asignación del respectivo número de radicado. Por lo tanto, no se evidencia transparencia de la actuación administrativa, según lo confiere el Artículo Quinto del acuerdo 060 de 2001.


Dado que la entidad acepto la observación se deja en firme con el fin de ser incluida en el plan de mejoramiento y hacerle el debido seguimiento.

X

COMPONENTE CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

10

Las notas que forman parte de los estados financieros no se presentan en forma comparativa, no suministran toda la información requerida solicitada que le brinden al lector una información financiera clara y detallada.

La nota relacionada con la propiedad, planta y equipo no revela las vidas útiles ni las tasas de depreciación utilizadas por la entidad.

En la cuenta de otros activos se incluyen intangibles (software) para los cuales no se revela cual es el periodo de amortización.

Los estados financieros, Balance General, Estado de Actividad Económica,


Una vez realizado el análisis efectuado por el Concejo Municipal al derecho de contradicción y teniendo en

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Financiera y Social subidos a la plataforma SIA Contraloría, no están firmados por contado publico titulado.

El balance General no se presentó adecuadamente ya que no se clasificaron adecuadamente los activos corrientes, pasivos corrientes, activos a largo plazo y pasivos a largo plazo. Los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad de la Contaduría General de la Nación exigen que los estados financieros se presenten y clasifiquen adecuadamente de acuerdo con su derecho de realización, exigibilidad y/o vencimiento.

El estado de Flujo de Efectivo comparativo de las vigencias 2017 y 2016 no coincide con la información financiera del balance general en $2,974 (miles) en el 2017 y $1,237 (miles) en el 2016. La situación anterior no cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad de la Contaduría General de la Nación, en cuanto a presentación y clasificación de las cifras financieras.

cuenta la observación hecha por la Contraloría Municipal de Tuluá, la comisión auditora determina dejar en firme esta observación para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento.

11

En relación con las cifras de los estados financieros, específicamente en las cuentas del balance general, estado de actividad financiera, económica y social, se detallan las siguientes observaciones de auditoria: Efectivo

En la conciliación bancaria del Banco de Occidente cuenta corriente No. 037-51739-8 al 31 de diciembre de 2017 se evidencian partidas conciliatorias como cheques pendientes de cobro por valor de $59,396 (miles) de los cuales $15,140 (miles) fueron girados en diciembre de 2017 mas no pagados. Estos pagos se hicieron efectivos en enero de 2018. Dichas transacciones debieron reversarse como un pasivo por pagar ya que los pagos no se efectuaron y no reflejan la realidad económica de las operaciones, ni el registro de estas. Los cheques girados y no desembolsados corresponden básicamente a los siguientes conceptos: Retenciones en la fuente, Estampilla pro-adulto mayor, retención de industria y comercio, obligaciones con proveedores.

La cuenta de ahorros No 24010149681 del Banco Caja Social de Ahorros presenta un sobregiro de $632 (miles) los cuales no se reclasificaron como una obligación financiera.

Con relación a la conciliación bancaria del Banco de Occidente cuenta Corrientes No. 037-51739-8 al 31 de diciembre de 2017, en la cual se manifiesta por parte del auditor cheques pendiente por cobrar, es pertinente aclarar lo siguientes: Con base en las consideraciones anteriormente señaladas y con el fin de que se cumplan las características cualitativas de la

Es preciso anotar que las transacciones involucradas en su gran mayoría corresponden a Cheques no cobrados o por reclamar mas no a Cheques entregados y no cobrados. Desde el punto de vista financiero si no se han entregado los cheques y no se

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información contable pública, en especial la de Confiabilidad, los cheques girados por la entidad contable pública, que habiendo sido reclamados no han sido cobrados, deben permanecer como una diferencia en la conciliación bancaria, hasta tanto se cumplan los seis meses de que trata el artículo 721 del Código de Comercio, para que el banco pague si el librador tiene fondos suficientes, o haga la oferta de pago parcial. Lo anterior, considerando que el cheque es un título valor pagadero a la vista. (concepto 107780 de Enero 30 de 2008)

En consideración a lo anterior solicito revisar el hallazgo para su eliminación. (Anexo concepto 107780 de Enero 2008).

ha realizado el desembolso los recursos permanecen en la cuenta corriente del banco. Se puede observar que en el Anexo Concepto 107780

aportado por la entidad auditada se hace mención de los Cheques Girados no cobrados o por reclamar y las

directrices establecen un procedimiento administrativo de anulación periódica de los cheques no reclamados, con la anulación debitara la subcuenta 111005 – cuenta corriente, de la cuenta 1110




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Depósitos en instituciones financieras y acreditara la subcuenta 222529 Cheques no cobrados o por reclamar. Una vez realizado el análisis efectuado por el Concejo Municipal al derecho de contradicción y teniendo en cuenta la observación hecha por la Contraloría Municipal de Tuluá, la comisión auditora determina dejar en firme esta observación para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento. Vale la pena agregar que para efectos de la




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ejecución presupuestal si se deben reservar los pagos comprometidos que es muy diferente al sistema de causación para efectos contables.

12

Deudores:

Las cuentas por cobrar deudores por $$1,895 (miles) corresponden a una reclamación pendiente a la EPS Coomeva por una incapacidad que no ha sido reconocida. Este valor pendiente de cobro tiene una antigüedad a la fecha de nuestra revisión de más de un año. Los principios de contabilidad indican que se debe reconocer una provisión para incobrables y se deben reflejar por su valor neto de realización. A la fecha no se ha registrado valor alguno para provisionar esta cuenta.

En relación con la Cuenta por cobrar por valor de 1.895.000, en primer lugar se da claridad que corresponde a una reclamación a Coomeva EPS por concepto de un pago de salud del periodo 201501, el cual fue aplicado al periodo 201601, por un error en el año. Por otra parte, es de mencionar que el según el régimen de contabilidad publica en su literal 2.9.1.1.3 Deudores numeral

156.el reconocimiento de la provisión de deudoras afecta el

Respecto a la respuesta aportada por el Concejo Municipal sobre esta observación, hacemos los siguientes comentarios: La provisión para deudores a que se hace referencia en este informe y como bien ustedes lo dicen corresponde a una cuenta por cobrar por una reclamación por unas

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gasto. Los deudores de las entidades de gobierno general que no estén asociadas a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En este caso, cuando el derecho se extinga por causa diferente a cualquier forma de pago se afectará directamente el patrimonio. Según el concepto 111709 de Abril 22 de 2008, expresa lo siguientes;

El reconocimiento de la provisión de deudores afecta el gasto. Los deudores de las entidades de gobierno general que no estén asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables no son objeto de provisión. En

incapacidades que no han sido reembolsadas por la EPS Coomeva del periodo 2015 y que por error se aplicó al año 2016. Su apreciación sobre la provisión para entidades públicas que no venden bienes y no prestan servicios como es el caso es correcta. Sin embargo el concepto de la cuenta por cobrar en el asunto no corresponde a Deudores (Cartera) por operaciones que tengan que ver con el objeto social de la entidad y más bien se derivan




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este caso, cuando el derecho se extinga por causas diferentes a cualquier forma de pago se afectará directamente el patrimonio”. Teniendo en cuenta que el Concejo Municipal de Tuluá, se clasifica como una entidad de gobierno general, no deben provisionarse los deudores que no se encuentren asociados a la producción de bienes o prestación de servicios individualizables; cuando el derecho se extinga se afectará directamente el patrimonio. Teniendo en cuenta lo anterior, el concejo Municipal de Tuluá es una entidad pública que no produce bienes ni presta servicios, es una corporación Político Administrativa y Pública, no tiene personería jurídica, y hace parte de la

de una transacción económica derivada de un asunto administrativo de la entidad y que a la fecha no se ha recuperado y que hay incertidumbre en cuanto a su recuperación. En este caso no aplica la extinción del derecho de cobro pues no es una transacción comercial. Bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados las cuentas por cobrar se deben registrar por su valor neto de realización. Una vez realizado el análisis




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administración Central, entre otras se conoce como entidad con contabilidad independiente pero agregada a la Alcaldía Municipal, su presupuesto esta designado a Gastos de funcionamiento y Pago de Honorarios de Concejales, no realiza inversiones, ni tampoco presta servicios a la comunidad o produce algún bien.

Por lo anterior la entidad no se encuentra obligada a calcular provisión de la cuenta en mención.

efectuado por el Concejo Municipal al derecho de contradicción y teniendo en cuenta la observación hecha por la Contraloría Municipal de Tuluá, la comisión auditora determina dejar en firme esta observación para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento.

13

Propiedad, planta y equipo y depreciación

El gasto por depreciación de los activos fijos se imputo erróneamente como un menor valor del activo y no contra la cuenta de depreciación acumulada.

Los activos fijos recibidos en comodato se encuentran inadecuadamente registrados ya que estos no son activos del Concejo Municipal los cuales se deben registrar en cuentas de orden.

Se adquirió equipo de cómputo por valor de $20,000 (miles) los cuales se imputaron inadecuadamente como equipo de comunicaciones.

No están claramente definidas las vidas útiles de los activos fijos ya que el gasto por depreciación anual no corresponde a las vidas útiles estimadas según las


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normas de contabilidad de la Contaduría General de la Nación CGN.

El inventario valorizado de propiedades, planta y equipo presenta una diferencia de $23,120 netos (miles) con el valor total de los activos fijos contables, los cuales no han sido conciliados ni ajustados. Esta situación no permite determinar con exactitud cual información es la real. A continuación, se detalla el análisis:

SALDO NETO SALDO NETO

SEGÚN LIBROS SEGÚN INVENTARIO

REDES, LINEAS Y CABLES 4,788 3,929 859

MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 3,548 20,112 -16,564

EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION 63,509 24,684 38,825

TOTAL PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, NETO $ 71,845 $ 48,725 $ 23,120

DESCRIPCION DIFERENCIA

hecha por la Contraloría Municipal de Tuluá, la comisión auditora determina dejar en firme esta observación para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento.

14

Otros activos:

Las licencias de software por valor de $1,600 (miles) no se amortizaron de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las normas del plan general de contabilidad de la Contaduría General de la Nación CGN.

El Concejo Municipal de Tuluá, se encuentra dando cumplimiento a la Resolución 107 de 2017, por la cual se regula el tratamiento al saneamiento contable para las vigencias 2017 y 2018. Por lo tanto a la fecha se encuentran corregidas las impresiones relacionadas a las

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licencias y revisando las partidas relacionadas a la propiedad, planta y equipo con la finalidad de revelar fielmente las partidas que conforman los estados financieros.

auditora determina dejar en firme esta observación para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento.

15

Valorizaciones:

El Concejo Municipal al 31 de diciembre de 2017 no ha registrado ni calculado las valorizaciones para los muebles y enseres, vehículos incumpliendo así con las normas del Plan General de Contabilidad Publica PGCP el cual se debe realizar cada 3 años.

Es de mencionar que el Concejo Municipal de Tuluá, celebro el contrato 100.20.02.33 para determinar los saldos iniciales de la propiedad, planta y equipo para iniciar el nuevo marco contable para entidades de gobierno Resolución 533 de 2015, y sus modificaciones. Teniendo en cuenta que el trabajo fue entregado el 25 de diciembre de 2017, 5 días previos a finalizar el periodo fiscal, se determinó no registrar las valorizaciones ni desvalorizaciones para la vigencia 2017, ya que el instructivo 002 de

Una vez realizado el análisis efectuado por el Concejo Municipal al derecho de contradicción y teniendo en cuenta la observación hecha por la Contraloría Municipal de Tuluá, la comisión auditora determina dejar en firme esta observación para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento.

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2015 para la transición al nuevo marco normativo para entidades de gobierno, numeral 1.1.9 propiedad, planta y equipo literal C) determinar la eliminación de las valorizaciones reconocidas al 31 de diciembre del año 2017. Por otra parte y en aras de iniciar los saldos iniciales para el nuevo marco normativo la entidad realizo la medición de su propiedad planta y equipo al costo de reposición a nuevo determinado a través de un avaluó técnico en la fecha de transición (2017).

16

Obligaciones laborales:

Las prestaciones sociales consolidadas como son las vacaciones, prima de vacaciones, bonificaciones quedaron subestimadas, ya que el salario básico tomado como base para el cálculo quedo mal determinado.


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contradicción y teniendo en cuenta la observación hecha por la Contraloría Municipal de Tuluá, la comisión auditora determina dejar en firme esta observación para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento.

17

Pasivos estimados:

Bajo este rubro se registró el valor de las cesantías e interese sobre las cesantías de un funcionario que está bajo el régimen de la Ley 50 de 1990. Sin embargo, en la determinación de este pasivo existe la incertidumbre de su valor ya que en el cálculo no se tiene certeza de todos los pagos abonados que se le han efectuado al funcionario.

Con el ánimo de dar claridad al tema de las Cesantías Retroactivas, se expresa lo siguiente:

El régimen de liquidación de cesantías por retroactividad se caracteriza por su reconocimiento con base en el último salario realmente devengado, o el promedio de lo percibido en el último año de servicios, en caso de que durante los

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últimos tres meses de labores el salario devengado hubiera sufrido modificaciones, o con base en todo el tiempo si la vinculación hubiera sido inferior a un año, en forma retroactiva, sin lugar a intereses, con fundamento en lo establecido en los artículos 17 de la Ley 6ª de 1945, 1° del Decreto 2767 de 1945, 1° y 2° de la Ley 65 de 1946, 2° y 6° del Decreto 1160 de 1947 y 2° del Decreto 1252 de 2002, lo cual es aplicable a aquellos trabajadores vinculados antes del 30 de diciembre de 1996.

Es de mencionar que durante el año 2017 se realizó el cálculo y reconocimiento del pasivo a nombre del Funcionario Jesús Adolfo Valencia Rivera, teniendo en cuenta los

observación para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento.




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anticipos y pagos de cesantías dando como resultado el valor estimado, además anualmente se realiza la actualización de la liquidación para tener un valor más razonables y fiables. Es de tener en cuenta que para obtener el valor preciso es necesario realizar una actualización actuarial la cual resultaría costoso para la entidad.

COMPONENTE DE LEGALIDAD

18

Se evidencia una irregularidad a folio 18, en lo determinado en la etapa precontractual, ya que el manual contempla un cuadro de actividades y responsables, no obstante, los responsables identificados en el cuadro no corresponden a la realidad de la planta de cargos establecidos en el Concejo Municipal de Tuluá, como se establece a continuación:


Una vez realizado el análisis efectuado por el Concejo Municipal al derecho de contradicción y teniendo en cuenta la observación hecha por la Contraloría Municipal de Tuluá, la comisión auditora

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En este sentido el manual de contratación debe ajustar los cargos correspondientes en las actividades precontractuales, a su planta de cargos, con el fin de que las actividades sean cumplidas por el personal con el que realmente cuenta la entidad, valga mencionar, nivel asistencial (auxiliares administrativos) y directivo (Secretario General). Por otra parte, se evidencian varias imprecisiones en el manual que deben ser corregidas, ya que presuntamente el manual fue copiado del modelo de la Contraloría Departamental de Huila, dejando en el mismo imprecisiones terminológicas no aplicables al Concejo Municipal de Tuluá. Las imprecisiones son: folio 38, debe corregirse el párrafo que se señala a continuación, ya que la firma de los contratos en el Concejo Municipal de Tuluá la realiza el presidente correspondiente para cada periodo.

determina dejar en firme esta observación para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento.




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Así mismo se evidencia la misma impresión en el folio 40

Folio 44




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Folio 12

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Teniendo en cuenta el objetivo de la tipificación y asignación de riesgos como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato, las Entidades Estatales para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a los diferentes Riesgos que se pueden presentar debe realizar un estudio adecuado que permita un nivel de certeza y conocimiento de las situaciones generales y específicas que pueden afectar el proceso. En este sentido la estimación, tipificación y asignación de riesgos debe realizarse de manera particular a cada proceso contractual, ya que precisamente el objeto de estos es identificar los riesgos propios de cada proceso desde su etapa de planeación hasta la liquidación del proceso. Se observa que por lo general la matriz utilizada para todos los procesos es la misma, por lo cual no se encuentra un análisis de riesgos juicioso en cada uno de los procesos contractuales, mostrando deficiencias en este aspecto de la etapa precontractual. La matriz de cada proceso contractual evidencia siempre 4 riesgos identificados así: 1. “No cumplir a cabalidad con lo establecido en el objeto y alcances descritos y en los términos y condiciones pactadas” 2. “No cumplir con las actividades descritas en el contrato” 3. “No garantizar las actividades a desarrollar” 4.“No cumplir las órdenes que le imparta la entidad en materia del contrato suscrito y atender los requerimientos”

En conclusión, la asignación debe realizarse de manera más específica a cada objeto contractual, tipificando cada riesgo con su respectivo responsable, teniendo



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en cuenta que la mayoría de los contratos asignan como responsable al supervisor, situación que no siempre puede estar en cabeza del supervisor. Lo anterior se ocasiona por deficiencias en el proceso de planeación contractual.

20

La entidad para cada proceso contractual realiza los documentos definidos en la ley en cada una de las etapas, manteniendo un orden del expediente adecuado, no obstante, el estudio previo que realiza la entidad, específicamente en la necesidad muestra deficiencias, ya que no parte de un diagnóstico de la situación de la entidad que permita identificar con claridad por qué se requiere contratar determinado objeto. Adicionalmente se nota que la entidad justifica las necesidades con base en hallazgos realizados por la Contraloría en anteriores procesos auditores, situación que no puede convertirse en la necesidad de la entidad, pues precisamente el proceso auditor conceptúa sobre las falencias que la entidad tiene en sus procesos y procedimientos y por ello se determinan los hallazgos, es decir la necesidad parte es de la falencia de la entidad y no del concepto del ente auditor. El estudio previo entonces es el soporte de la entidad para justificar el proceso contractual que la entidad vaya a adelantar, convirtiéndose, en el documento más importante de la planeación, donde la necesidad que la entidad pretende satisfacer es el eje del proceso contractual. De esta manera la entidad debe expresar la necesidad de manera clara, amplia, con datos precisos de su situación institucional que conlleva a dicha necesidad de contratación, específicamente teniendo en cuenta el volumen de prestaciones de servicio que la entidad maneja. Lo anterior se ocasiona por deficiencias en el proceso de planeación contractual.



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TOTAL HALLAZGOS 20 0 0 0 0 $ 0




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12. CUADRO RESUMEN SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CONCEJO MUNICIPAL DE TULUÁ, VIGENCIA 2016

2. ANEXO

No OBSERVACION AUDITORIA ACCION DE MEJORAMIENTO CONCLUSIÓN AUDITORIA

1 No fue posible evidenciar operatividad en los grupos de apoyo que requiere la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, de acuerdo con el Decreto 943 de 2014 y a la Resolución No. 2181 de 2014.

Se realizarán 3 reuniones anuales de los grupos de apoyo a la implementación del MECI.

La comisión auditora concluye que la entidad cumplió la

acción de mejora puesto que la entidad realizo las reuniones los días 18 y 24 de mayo de 2017, 8 de septiembre y 07 de diciembre de 2017 con el objetivo de implementar el equipo MECI.

2 De acuerdo con la información del expediente entregado, se observa que en términos generales las evidencias de cumplimiento del Plan de Bienestar Social son mínimas teniendo en cuenta la totalidad de actividades propuestas en dicho Plan, la ausencia de registros fotográficos de algunas de las actividades, la falta de registro de contenidos desarrollados y encuestas de satisfacción evidencia la necesidad de fortalecer este aspecto de la gestión de capacitación.

Se realizarán 2 seguimientos por parte de Secretario General de la Corporación para así evidenciar el Cumplimiento de del Plan de Bienestar Social.

La comisión auditora concluye que la entidad NO CUMPLIÓ la acción de mejora que consistía en realizar 2

seguimientos por parte del Secretario General de la Corporación para así evidenciar el Cumplimiento de del Plan de Bienestar Social, toda vez que revisada la carpeta del plan de bienestar se evidencia un cronograma con presupuesto que no fue cumplido en su totalidad, ya que la entidad utilizo todo el recurso para la actividad de integración de fin de año y subsidio de anteojos y de educación lo que sobrepasa el presupuesto de bienestar social; por otro lado es de resaltar que la entidad evidencia por medio de fotografía la actividad que realizo con este recurso.

3 De acuerdo con la información entregada por la entidad no fue posible evidenciar matrices financieras que proyecten la inversión de recursos durante la vigencia del Plan estratégico de la corporación, estas herramientas de gestión son requeridas para un adecuado manejo de las finanzas de la entidad y para el fortalecimiento de la planeación estratégica.

Presentar para la vigencia 2018 un plan financiero de inversión acorde al Plan Estratégico 2016-2019 de la Entidad para la vigencia 2018.

La entidad cumplió la acción puesto que se pudo observar

que la entidad realiza asignaciones presupuestales a los planes, programas y proyectos con el objetivo que pueda tener una armonización con los procesos.

4 Con base en la información entregada durante el proceso auditor, no se evidenció la ejecución de un Plan Anual de auditorías internas por parte de la Oficina de Control Interno, en el que se determinen aspectos a evaluar y se establezcan acciones y planes de

Se realizarán un ciclo de auditorías internas a los diferentes procesos administrativos de la corporación

La entidad cumplió puesto que la acción de mejora puesto

que la entidad realizo las auditorías internas de los diversos procesos con los que cuenta el Honorable Concejo Municipal.




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mejoramiento con cada uno de los responsables de los procesos.

5 Los Informes pormenorizados de control Interno reflejan las mismas situaciones de periodos inmediatamente anteriores o intercalados, esta situación denota la posibilidad de errores en su redacción o de poco avance en el desarrollo de las actividades del MECI.

Cumplir con los informes pormenorizados de control interno teniendo en cuenta la normatividad vigente

La entidad cumplió la acción de mejora ya que una vez

revisada la información contenida en los informes pormenorizados se pudo concluir que están acorde a los lineamientos rectores en la materia.

6 De acuerdo con la calificación obtenida en la encuesta de Control Interno se evidencia que la entidad requiere de fortalecimiento en los elementos correspondientes al Factor de Entorno de Control y Direccionamiento Estratégico.

Se realizará una capacitación respecto del Factor de Entorno de Control y Direccionamiento Estratégico.

La Entidad NO CUMPLIÓ la acción de mejora la cual

consistía en: se realizará una capacitación respecto del Factor de Entorno de Control y Direccionamiento Estratégico. Puesto que revisado el plan de capacitación y las capacitaciones realizadas no se encuentran en el factor de entorno de control y direccionamiento estratégica.

7 El concejo Municipal de Tuluá es una corporación de carácter público que presenta una afluencia de personas relativamente grande, considerando una población flotante que genera la producción de residuos sólidos constante. Por lo anterior y habiendo identificado la inexistencia de un programa de separación en la fuente y gestión de los residuos sólidos, se considera una debilidad en gestión para el cuidado del medio amiente. De igual manera no se evidencia un programa uso eficiente de los recursos naturales ni ahorro de agua y energía

Se realizará una capacitación para el cuidado del medio amiente. De igual manera se adoptará un programa para el uso eficiente de los recursos.

Se pudo concluir que la entidad cumplió la acción de

mejora toda vez que para la vigencia 2017 la entidad formulo el plan de mejoramiento de residuos sólidos al igual que capacito a los funcionarios sobre estas medidas

8 Realizado el chequeo al sitio web www.concejotulua.gov.co, en atención a los lineamientos y criterios de las fases de la Estrategia Gobierno en Línea, relacionados con la publicación y divulgación de información, así como los mandatos de la Ley 1712 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 (libro 2, parte 1, título 1) y Resolución No. 3564 del 31 de diciembre de 2015, se encuentra un 54,7% de cumplimiento. No se observa publicación de lo siguiente: Correo electrónico para notificaciones judiciales disponible en el pie de página de la página principal, así como en la sección de atención a la ciudadanía. De conformidad con el artículo 197 de la Ley 1437 de 2011.

- Política de seguridad de la información del sitio web y protección de datos personales. - Preguntas y respuestas frecuentes relacionadas con la entidad, su gestión y los servicios y trámites que presta.

Aunque ya se han publicado varios de los ítems producto del presente hallazgo para el año 2018, se subirá a la página del concejo todos los documentos aquí relacionados, de los cuales se dejara evidencia en un informe escrito a realizarse por la Secretaria General y el Área de Comunicaciones.

La entidad CUMPLIÓ PARCIALMENTE la acción de

mejora por lo siguiente: Realizado el chequeo al sitio web www.concejotulua.gov.co, en atención a los lineamientos y criterios de las fases de la Estrategia Gobierno Digital, relacionados con la publicación y divulgación de información, así como los mandatos de la Ley 1712 de 2014, el Decreto 1081 de 2015 (libro 2, parte 1, título 1) y Resolución No. 3564 del 31 de diciembre de 2015, se encuentra un 75.8% de cumplimiento. No se observa publicación de lo siguiente: - Glosario con el conjunto de términos que usa la entidad o que tienen relación con su actividad. No es válido un listado de términos generales o transversales a todas las entidades (plan, programas, trámites, etc.). Tampoco es válido un listado de abreviaturas y su significado. Tienen




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- Glosario con el conjunto de términos que usa la entidad o que tienen relación con su actividad. No es válido un listado de términos generales o transversales a todas las entidades, tampoco es válido un listado de abreviaturas y su significado. - Procesos y procedimientos de la Entidad. - Directorio de información de los servidores públicos y contratistas, que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores. - Una sección con información de ofertas de empleo. Si los empleos son provistos a través de concursos liderados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, se debe indicar esto, y cuando se presenten convocatorias, especificar el listado de cargos que están en concurso y el enlace respectivo a la CNSC para obtener más información. - Información histórica detallada de la ejecución presupuestal aprobada y ejecutada de ingresos y gastos anuales. Debe ser de al menos los 2 últimos años. - Estados financieros de las dos últimas vigencias, con corte a diciembre del año respectivo. - Informe de gestión correspondiente a la vigencia 2016. - Planes de mejoramiento vigentes suscritos con entes de control internos o externos. - Defensa judicial: Informe trimestral sobre las demandas contra la Entidad, incluyendo: número de demanda, estado en que se encuentra, pretensión o cuantía.

creada la sección pero no cuenta con información. - Procesos y procedimientos - Información histórica detallada de la ejecución presupuestal aprobada y ejecutada de ingresos y gastos anuales. Debe ser de al menos los 2 últimos años. - Estados financieros de las dos últimas vigencias, con corte a diciembre del año respectivo. - Informe de gestión correspondiente a la vigencia 2017. - Planes de mejoramiento vigentes suscritos con entes de control internos o externos. - Informe de las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, los bienes adquiridos, arrendados. Debe contar con los vínculos correspondientes al Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP. En el caso de las personas naturales con contratos de prestación de servicios, deberá publicarse el objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico. - Se debe publicar en la página principal del sitio web, una sección particular identificada con el nombre de "Transparencia y acceso a información pública", a partir de los parámetros establecidos en la Ley 1712 de 2014. Tienen la sección creada pero no cumple con todos los ítems establecidos por la Ley de transparencia.

9 Los saldos reflejados en el formato F01_AGR, así como sus respectivos anexos que corresponden a los Estados financieros de la vigencia 2016, presentan diferencias respecto a los saldos de los informes contables suministrados durante el proceso auditor y adicionalmente carecen de las correspondientes firmas del representante legal y contador público.

Verificar los valores en los formatos F01_ AGR, e igualmente que dichos soportes cuenten con las firmas del Representante Legal de la Entidad, así como confrontar los saldos en el formato F05B_AGR contra el auxiliar de propiedad planta y equipo.

Se verifico que los valores reportados en el formato F01_AGR coincidieran con los valores reportados en los estados financieros de 2017 y con los registros contables. Adicionalmente se verifico que los formatos F01_AGR estuvieran debidamente firmados. La entidad cumplió con

la acción de mejora propuesta en el plan de mejoramiento, sin embargo no todos los formatos F01_AGR subidos a la plataforma SIA están firmados por el contador público. En cuanto al formato F05B_AGR se verifico que la información de propiedad, planta y equipo coincidiera con los auxiliares




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contables.

10 Se realizó una revisión de los documentos que respaldan las adquisiciones de la entidad durante la vigencia 2016 por concepto de equipos de computación, comunicación, redes, líneas y cables, a fin de determinar si las variaciones de las cuentas en mención eran coincidentes con las compras realizadas, evidenciando las siguientes inconsistencias: - Respecto al equipo de computación y comunicación que presenta una variación equivalente a la suma de $29.887.084, se evidencia que el Concejo Municipal de Tuluá adquirió durante la vigencia 2016 equipos por valor de $11.300.000 mediante factura de compra No. 5254 al señor Andrés Eduardo Coy/Omega soluciones electrónicas, su registro contable se efectuó mediante orden de pago No. 3686, no obstante mediante comprobante de legalización No. 5 del 1 de diciembre de 2016 se realiza nuevamente el ingreso de dichos bienes por el mismo valor, es decir, se duplica la información en la cuenta contable. - Adicionalmente, esta cuenta registra movimientos por valor de $10.753.200 que según documentación suministrada corresponde a contrato celebrado en el año 2015, no obstante, solo se realizó el ingreso a contabilidad en el año 2016. - Respecto a las redes, líneas y cables durante la vigencia 2016, registra movimiento por valor de $6.621.280, no obstante, según documentación suministrada, corresponde a contrato celebrado en el año 2015, pero solo se realizó el ingreso a contabilidad en el año 2016. Finalmente, se procedió a verificar las cifras reportadas en los Estados Financieros por concepto de Propiedad, Planta y Equipo vs inventario debidamente avaluado, evidenciando que al cierre de la vigencia 2016 no existe congruencia entre la información suministrada.

Verificar los valores y realizar los ajustes de la propiedad, planta y equipo perteneciente a la Entidad, una vez actualizado el inventario.

La entidad cumplió con la acción de mejora propuesta en

el plan de mejoramiento ya que, si bien se hizo un inventario de activos fijos al 31 de diciembre de 2017, los valores reflejados en el inventario no son congruentes con los registros contables. Sin embargo, se evidencio que en enero de 2018 los estados financieros son coincidentes con el inventario físico valorizado a esa fecha.

11 Al cierre de la vigencia 2016 sólo se evidencia la consolidación de las prestaciones sociales correspondientes a las cesantías e intereses a las cesantías, es decir, no se refleja la consolidación de las prestaciones sociales restantes provisionadas durante el año, con el propósito de reclasificar, ajustar y reconocer la obligación de las mismas al final del periodo contable; lo anterior teniendo en cuenta

Realizar el cálculo de los pasivos por concepto de obligaciones laborales del personal de planta de la Entidad, el cual se evidenciará en los estados financieros.

Se observó que la entidad cumplió con la acción de

mejora propuesta en el plan de mejoramiento. Se consolidaron las cesantías y los intereses sobre las cesantías con la base salarial adecuada. Las demás prestaciones sociales como son vacaciones, prima de vacaciones, bonificaciones no se consolidaron con la base




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que la Contaduría General de la Nación establece las actividades que deben desarrollar las entidades públicas relacionadas con el cierre contable a fin de que incluyan procedimientos referidos al debido reconocimiento de sus obligaciones y de ésta forma sus estados financieros reflejen de manera fidedigna la realidad económica y financiera de la entidad, adicionalmente el Plan General de Contabilidad Pública establece en su numeral 2.9.1.2.4 Obligaciones laborales y de seguridad social integral párrafo 228. Las obligaciones laborales y de seguridad social integral deben reconocerse por el valor de la obligación a pagar. Por lo menos al final del período contable debe registrarse la materialización de las obligaciones a cargo de la entidad contable pública, por concepto de las prestaciones a que tienen derecho los funcionarios.

salarial adecuada quedando dichas prestaciones subestimadas.

12 Revisando los pagos realizados por el Concejo Municipal de Tuluá al contratista en el contrato No. 100-20-01.17 cuyo objeto es “COMPRA DE ELEMENTOS DE PAPELERIA Y UTILES DE ESCRITORIO PARA EL USO DE LOS FUNCIONARIOS DEL CONCEJO MUNICIPAL TULUA, DURANTE EL AÑO 2016”, se evidencia que la entidad queda con un saldo a favor de doscientos setenta y nueve mil trescientos noventa pesos ($279.390) después del cumplimiento total del contrato, en el cual se observa desorganización en las sumatorias de los pagos parciales realizados al contratista, puesto en el acta de liquidación bilateral se manifiesta un saldo a favor del Concejo de $0.00 y no relacionan el valor real.

Se realizará por parte del supervisor un acta en la que se determine la cuantía los saldos discriminados por cada contrato.

Se evidencio el análisis discriminado por cada contrato elaborado por parte del supervisor. De acuerdo con lo anterior la comisión auditoria conceptúa que la entidad cumplió con la acción de mejora propuesta según el plan

de mejoramiento.




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13. CUADRO RESUMEN SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CONCEJO MUNICIPAL DE TULUÁ, VIGENCIAS 2014 Y 2015

3. ANEXO


1 De acuerdo con el seguimiento realizado a la Corporación Edilicia, se evidencio el no cumplimiento de todas las actividades programadas en el Plan de Acción de cada una de las vigencias 2014 y 2015 en las siguientes actividades: Ajustar la estructura organizacional y manual de funciones de la corporación (2014-2015); • Mantenimiento, modificaciones locativas, reparaciones locativas y enlucimiento de las instalaciones de la Corporación Edilicia (2014). Mantenimiento de la plataforma tecnológica de la entidad - Hardware y Software (2014); • Conformación de Comisiones Accidentales para el estudio de problemáticas sociales (2015); • Adquisición de equipos de comunicación para el fortalecimiento de la gestión de la Corporación Edilicia (2015); • Mantenimiento y adquisición de Muebles y Enseres con destino a la Corporación Edilicia (2015)

Ajustar el manual de funciones, realizar los mantenimientos locativos, mantenimiento de muebles y enseres, adquirir equipos de comunicación y conformar comisiones para el estudio de problemáticas sociales.


acción toda vez que se pudo observar que la entidad realizó el ajuste del manual de funciones, adquisición de equipos de comunicación, de conformidad con la mesa de trabajo No 4 en concordancia con el oficio radicado por la Corporación Edilicia donde sustentan la imposibilidad de ejecutar las siguientes metas: Mantenimientos de muebles y enseres y los mantenimientos locativos y la comisión de estudios de problemáticas sociales. Por todo lo anteriormente comentado la Comisión auditora determina retirar las acciones antes descritas del Plan de Mejoramiento

3 Se evidenció que el Manual de Funciones y Competencias del Concejo Municipal de Tuluá está desactualizado, no identifica cuál es la naturaleza de los empleos (de carrera administrativa, libre nombramiento y remoción, periodo fijo, empleos temporales), no se relaciona la clasificación jerárquica del empleo (Directivo, Asesor, Profesional, Técnico, Asistencial), ni las equivalencias entre estudio y experiencia. Por lo anterior, se concluye que el manual de funciones vigente no se ajusta a lo descrito en la Ley 909 de 2004, al decreto 785 de 2005. Adicionalmente dentro del manual de funciones no se contempla las funciones de control interno.

El plan de mejoramiento en este aspecto de plantea realizarlo en 3 etapas, en primer lugar se debe realizar un estudio de la planta de cargos de la entidad para evidenciar los cargos requeridos para la realización de la gestión del concejo, (realizado mediante estudio en el año 2017) en segundo lugar se analizara el presupuesto que se requiere para lograr integrar estos cargos en la planta de personal, en tercer lugar se informara a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que realice el concurso de los cargos que arroje el estudio, y en cuarto lugar se realizara el nombramiento acorde a los parámetros legales.

La comisión auditora concluye que la entidad cumplió

puesto que la entidad propuso debe realizar un estudio de la planta de cargos de la entidad para evidenciar los cargos requeridos para la realización de la gestión del concejo, (realizado mediante estudio en el año 2017) en segundo lugar se analizara el presupuesto que se requiere para lograr integrar estos cargos en la planta de personal, de conformidad con la mesa de trabajo No 4 en concordancia con el oficio radicado por la Corporación Edilicia donde sustentan la imposibilidad de ejecutar las siguientes metas: Se informara a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que realice el concurso de los cargos que arroje el estudio, y se realizara el nombramiento acorde a los parámetros legales. Por todo lo




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anteriormente comentado la Comisión auditora determina retirar las acciones antes descritas del Plan de Mejoramiento.

4 Se evidencio que la Corporación Edilicia realizo en las vigencias 2014 y 2015 contrataciones de personal por prestación de servicios principalmente para apoyo a la gestión; si bien, en la legislación es pertinente realizar contratación para ejecutar labores puntuales y ocasionales, llama la atención que gran parte de los objetos contractuales tienen características de funciones o labores permanentes. En la Vigencia 2014, fueron doce contrataciones realizadas para un periodo de seis meses en promedio, los cuales fueron renovados por otro periodo igual. En la vigencia 2015 la mayoría de los contratos se realizaron con plazos de hasta once (11) meses, notando además que los objetos son similares. Lo anterior, es una presunta muestra de contratación de funciones o labores de necesidad permanente. De dichas contrataciones se resaltan los siguientes:100-20.01 Prestar servicios profesionales y de apoyo a la gestión como contador público de la corporación edilicia Tuluá valle. 100-20-02.01 Prestar servicios profesionales en el área contable del concejo municipal Tuluá durante el periodo del 02 al 15 de enero de 2015 100-20.01 Prestar servicios profesionales y de apoyo a la gestión como contador público de la corporación edilicia Tuluá valle. 100-20-02.01 Prestar servicios profesionales en el área contable del concejo municipal Tuluá durante el periodo del 02 al 15 de enero de 2015.

El plan de mejoramiento en este aspecto de plantea realizarlo en 3 etapas, en primer lugar se debe realizar un estudio de la planta de cargos de la entidad para evidenciar los cargos requeridos para la realización de la gestión del concejo, (realizado mediante estudio en el año 2017) en segundo lugar se analizara el presupuesto que se requiere para lograr integrar estos cargos en la planta de personal, en tercer lugar se informara a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que realice el concurso de los cargos que arroje el estudio, y en cuarto lugar se realizara el nombramiento acorde a los parámetros legales.


puesto que la entidad propuso debe realizar un estudio de la planta de cargos de la entidad para evidenciar los cargos requeridos para la realización de la gestión del concejo, (realizado mediante estudio en el año 2017) en segundo lugar se analizara el presupuesto que se requiere para lograr integrar estos cargos en la planta de personal, de conformidad con la mesa de trabajo No 4 en concordancia con el oficio radicado por la Corporación Edilicia donde sustentan la imposibilidad de ejecutar las siguientes metas: Se informara a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que realice el concurso de los cargos que arroje el estudio, y se realizara el nombramiento acorde a los parámetros legales. Por todo lo anteriormente comentado la Comisión auditora determina retirar las acciones antes descritas del Plan de Mejoramiento.

5 No se evidencio operatividad del Comité Coordinador de Control Interno durante las vigencias 2014 y 2015. Del Equipo MECI no se evidenció operatividad en 2014, sin embargo en 2015 se evidencio dos reuniones. Adicional a ello, no se evidenciaron en las vigencias 2014 y 2015 presentación o publicación de los informes de Austeridad del Gasto (Decreto 1737 de 1998 en su artículo 22), e informes de Ley de Cuotas (ley 581 de 2000).

Reactivar el equipo MECI, realizar 4 reuniones en las cuales se tratarán temas tales como: ley de austeridad del gasto y Ley de Cuotas.


toda vez que la acción mejora consistía en Reactivar el equipo MECI, realizar 4 reuniones en las cuales se trataran temas tales como: ley de austeridad del gasto y Ley de Cuotas, revisando las operatividades del equipo MECI se pudo identificar que la entidad realizo estas reuniones lo que permitió reactivarlo.

6 Los Estados Financieros no reflejan el valor real en la cuenta depreciación, ya que no se han calculado las depreciaciones en forma individual para cada bien, como tampoco se lleva un registro individual en la hoja de vida de cada elemento, indicando el valor

Ajustar los saldos de la cuenta de depreciación de propiedad planta y equipo de la Entidad y elaborar un registro individual por cada bien.

De acuerdo con el análisis de los estados financieros al 31 de diciembre de 2017 la comisión auditora conceptúa que la entidad cumplió con la acción de mejora

propuesta.




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del bien sujeto al ajuste y los diferentes procedimientos realizadas a este. Contrariando presuntamente los preceptos establecidos en la circular externa 011 de 1996 de la Contaduría General de la República.

8 Dentro del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST no se evidenció la matriz de peligros de acuerdo a los cargos de la entidad, así como no se evidenció operatividad del Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo -COPASST.

Elaborar y aplicar la matriz de peligros de acuerdo con los cargos de la entidad; realizar reuniones bimensuales del COOPASST.


acción de mejora toda vez que se pudo concluir que la entidad ha dado operatividad al Comité Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo -COPASST. Lo que permitió evidenciar que la entidad realizo doce (12) reuniones.

10 Respecto al Modelo de Operación por procesos y políticas de operación se evidenció lo siguiente: • El Mapa de Procesos no muestra la interrelación entre los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, y procesos de evaluación y control, (estos últimos transversales), así como su articulación entre cada uno de los procesos con el fin de mostrar la cadena de valor que conlleve a la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Adicionalmente, no se evidenció el acto administrativo mediante el cual se adopta el mapa de procesos. • El Manual de Procesos y Procedimientos está desactualizado, no contiene la caracterización de los procesos; en los procedimientos no está identificado el cliente interno o externo beneficiario, ni define la base legal o normativa por la cual se rige el procedimiento. Además, no se evidenció publicación y socialización del mapa de procesos y los procedimientos de la entidad. • Manual de Calidad se observó está desactualizado, dado que los elementos de la Planeación Estratégica (Misión, Visión, objetivos), la política de calidad, así como los actos de conformación y reglamentación del COMITÉ DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD, no corresponden a los que se evidenciaron durante las vigencias objeto de la presente auditoría.

Actualizar el Mapa de procesos, manual de procesos y procedimientos y el manual de calidad.


toda vez que la acción de mejora consistía en Actualizar el Mapa de Procesos para buscar la interrelación entre los procesos estratégicos, misionales, de apoyo, y procesos de evaluación y control de la entidad. Actualizar el Manual de procesos y procedimientos, Actualizar el Manual de Calidad y una vez verificado se pudo constatar que la entidad actualizo los manuales.

12 No se evidenciaron actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación.

Realizar por parte de la alta dirección 1 capacitación y 1 talleres a los funcionarios sobre la cultura de la autoevaluación

La Comisión Auditora concluye que la entidad cumplió la

acción de mejora que consistía en lo siguiente: no se evidenciaron actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de la autoevaluación. Toda vez que la entidad realizo el proceso contractual con el objetivo de mejorar la cultura de Autoevaluación, por lo




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que genera el cumplimiento de esta.

13 No se evidencio registros de seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento producto de las auditorías internas de gestión.

Realizar informes de seguimiento al cumplimiento del plan de mejoramiento producto de las auditorías internas de gestión.

La entidad cumplió la acción de mejora, toda vez que

revisando la carpeta se pudo evidenciar que efectivamente se realizó el seguimiento de los procesos auditores realizados en la vigencia 2017, dividida en dos (2) semestres

26 Realizado el chequeo al sitio web www.concejo-tulua-valle.gov.co, en atención a los lineamientos y criterios de las fases de la Estrategia Gobierno en Línea, se tiene lo siguiente: No hay publicación del organigrama, en la ruta http://www.concejo-tulua-valle.gov.co/estructura.shtml se encuentra un link que hace referencia al organigrama, pero la imagen que se despliega no corresponde. - No se publica el detalle de los presupuestos aprobados año 2014, 2015 y 2016, tampoco el detalle del presupuesto ejecutado año 2015. - No se encuentra publicación de los datos de contacto o enlaces a la sección de denuncias, de los Entes de Control que vigilan la Entidad, como Contraloría Municipal y Personería Municipal. - El sitio cuenta con una sección para niños y niñas pero no se encuentra información sobre lo que hace la Entidad y los servicios que presta, así como eventos, en un lenguaje que corresponda a la población infantil. - No se evidencia publicación de política editorial y de actualización del sitio web. - Se tiene a disposición un formulario para PQRS, pero no existe una ayuda en donde se indiquen las características, requisitos y plazos de respuesta de cada solicitud. Las publicaciones en la sección “Políticas y Planes” de la página web no tienen un orden establecido en cuanto a los tipos y temáticas de los documentos, tampoco se encuentran organizados de acuerdo con el año de producción/publicación, se encuentra una serie de publicaciones que dificulta la búsqueda de documentos específicos.

Aunque ya se han publicado varios de los ítems producto del presente hallazgo para el año 2018, se subirá a la página del concejo todos los documentos aquí relacionados, de los cuales se dejara evidencia en un informe escrito a realizarse por la Secretaria General y el Área de Comunicaciones

La comisión auditora concluye que el Concejo Municipal, cumplió parcialmente la acción de mejora puesto que a

la fecha en que se revisa la página se encuentra una deficiencia frente a la información reportada pero es de destacar que la entidad cuenta con un nuevo portal web denominado www.concejotulua.gov.co, lo que permite una mayor interacción, con los usuarios.

27 Se evidencia que el Concejo Municipal de Tuluá no sube a la plataforma SIA Contraloría la información de su rendición de

Verificar los valores a rendir en los formatos F01, F05A, F05B. F06, F07, de Tal manera que se

La entidad Cumplió Parcialmente con la acción de

mejora propuesta ya que el formato F06 y F07 presentan




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cuentas para las vigencias 2014 y 2015 en forma completa, precisa y adecuada; caso específico de los temas contables, financieros y presupuestales, formatos F01, F05A, F05B, F06 y F07 y sus anexos, contraviniendo la resolución 100-33.031-2015 de la Contraloría Municipal de Tuluá y la normatividad que en ella se invoca.

realice una rendición de manera completa, precisa y adecuada.

inconsistencias menores en algunos rubros presupuestales.

28 Se evidencia una presunta inobservancia a lo estipulado en el Artículo 1 de la Resolución 357 de 2008, “Por medio de la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, el cual establece: Artículo 1°. Adóptese el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable, cuyo contenido se incorpora a la presente Resolución, para implementar y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible”. Esta deficiencia pudo ser originada por la inobservancia a las normas aplicables en el tema, generando debilidades en materia de control interno contable.

Adoptar el procedimiento de control interno contable y remitir informe a la Alcaldía de Tuluá para su conciliación

De acuerdo con la revisión efectuada al formato F29B subido a la plataforma SIA Contraloría al 31 de diciembre de 2017 la comisión auditora conceptúa que la entidad cumplió con la acción de mejora propuesta.

33 Se procedió a verificar las cifras reportadas en los Estados Financieros por concepto de Propiedad, Planta y Equipo vs inventario debidamente avaluado, evidenciando que no existe congruencia entre la información suministrada. A continuación, se relacionan las diferencias más representativas. Con base en lo anterior se considera que se presenta incertidumbre de dichos saldos y se establece la presunta inexistencia y poca efectividad de medidas dentro del Concejo Municipal de Tuluá en cuanto a conciliación de saldos con contabilidad.

DIFERENCIAS PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

COD CONTA

B.

DENOMINACIÓ

N

SALDO CONTABLE

SALDO INVENTARIO

DIFERENCIA

Realizar la conciliación de información entre el inventario de propiedad, planta y equipo vs estados financieros, y realizar los ajustes requeridos para garantizar que exista congruencia entre las cifras


el plan de mejoramiento ya que, si bien se hizo un inventario de activos fijos al 31 de diciembre de 2017, los valores reflejados en el inventario no son congruentes con los registros contables. Sin embargo, se evidencio que en enero de 2018 los estados financieros son coincidentes con el inventario físico valorizado a esa fecha.




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Muebles, enseres y equipo de oficina

23,876,431.00

99,039,123.00

-75,162,6

92.00

1670 Equipo de comunicación y computo

17,904,188.00

39,979,840.00

-22,075,6

52.00

1675 Equipo de transporte

2,100,000.00

2,100,000.00

0.00

1685 Depreciación acumulada

-17,084,4

86.00

-90,341,5

69

73,257,083.00

TOTAL 26,796,133.00

50,777,394.00

23,981,261.00

Fuente: Estados financieros Concejo Municipal vs Inventario.

36 La entidad reporta mediante formato F14B_CMT rendido a través del aplicativo SIA contraloría, que dentro de su planta de cargos existe un funcionario del nivel asistencial perteneciente al régimen de cesantías retroactivo, no obstante contablemente no se evidencia el registro de dicha obligación en ninguna de las dos vigencias auditadas, por lo que se determina una presunta sub-estimación del pasivo, lo anterior teniendo en cuenta además que presupuestalmente tampoco se evidencia la existencia del recurso para amparar dicha obligación. El anterior evento, posee una presunta responsabilidad disciplinaria, la cual sería por una posible transgresión al Numeral 1º Artículo 34 Ley 734 de 2002, en concordancia por una presunta omisión al numeral 9.1.2.4 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral, perteneciente al Régimen de Contabilidad Pública.

Reflejar el pasivo laboral real de la entidad.

De acuerdo con la revisión efectuada a los estados financieros de la entidad al 31 de diciembre de 2017 la comisión auditora conceptúa que la entidad Cumplió Parcialmente con la acción de mejora propuesta. Sin

embargo dicho pasivo registrado se encuentra sobrestimado ya que existe incertidumbre de haberse descontado la totalidad de los pagos por este concepto al funcionario.

37 Tanto los Estados financieros rendidos como anexo a los formatos a través del aplicativo SIA Contraloría, como los suministrados durante el proceso auditor, carecen de las respectivas firmas del Representante legal o jefe de la Entidad y el Contador público, con base en lo anterior se determina una presunta inobservancia a lo estipulado por el Plan General de Contabilidad pública en su numeral 2.9.3 Normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables, numeral 361. Los Estados, informes y reportes contables al presentar la situación financiera, económica, social y

Emitir estados financieros debidamente certificados.

Se verifico que los valores reportados en el formato F01_AGR coincidieran con los valores reportados en los estados financieros de 2017 y con los registros contables. Adicionalmente se verifico que los formatos F01_AGR estuvieran debidamente firmados. La entidad Cumplió Parcialmente con la acción de mejora propuesta en el

plan de mejoramiento ya que no todos los formatos F01_AGR subidos a la plataforma SIA están firmados por el contador público. En cuanto al formato F05B_AGR se




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ambiental, la actividad, el potencial de servicio y la capacidad para generar recursos de las entidades contables públicas, deben certificarse, mediante firma, por parte del representante legal de la entidad, así como por el contador público responsable de su preparación. Es de anotar que los estados financieros certificados indican que la contabilidad se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad pública y, que la información revelada refleja en forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en lo anterior, se considera que la contabilidad del concejo presuntamente no se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad pública y por tanto que la información revelada no refleja en forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental de éste

verifico que la información de propiedad, planta y equipo coincidiera con los auxiliares contables

39 Se evidencia, de acuerdo con las cifras de ejecuciones presupuestales de ingresos y de gastos presentadas por el Concejo Municipal para la vigencia 2015 un déficit de tesorería por valor de $1.152.384 que se resume en el siguiente cuadro:

Este valor de un millón ciento cincuenta y dos mil trescientos ochenta y cuatro pesos M/cte. ($1.152.384) puede constituirse en un posible detrimento patrimonial para el Concejo Municipal de Tuluá. El anterior evento, posee dos presuntas responsabilidades, en primer lugar, se presume un daño al patrimonio del Estado, de conformidad al artículo 6º Ley 610 de 2000, por último, se configuraría una posible transgresión al código disciplinario único en su Numeral 1º Articulo 34.

Elaborar el cierre fiscal de cada vigencia debidamente conciliado con el estado del tesoro.


el plan de mejoramiento ya que se observó que el cierre fiscal está debidamente conciliado con el estado del tesoro.



informe definitivo de auditoria con enfoque … · informe preliminar de auditoria con enfoque...

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