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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA AUDITORIA REGULAR CON ENFOQUE INTEGRAL

ASSBASALUD E.S.E. VIGENCIA 2016

CONTRALORÍA GENERAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALES Control Efectivo para Fortalecer la Gestión Pública

AGEI-R-2.01-2017 Agosto 16 de 2017

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AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

ATENCIÓN EN SEGURIDAD SOCIAL BIENESTAR Y SALUD “ASSBASALUD” E.S.E.

VIGENCIA 2016

ANA CRISTINA JARAMILLO GUTIÉRREZ Contralora Municipal

GILDARDO ARLEN CANO LÓPEZ Director de Planeación y Control Fiscal

JUAN ANTONIO CARVAJAL ECHAVARRÍA Líder de Auditoria

MAGNOLIA GAVIRIA CAMARGO – Auditora LEIDY JOHANA ARIAS SERNA - Auditora JORGE LUIS VALDÉS OROZCO – Auditor

JORGE ARIEL GÓMEZ MESA – Auditor

JULIAN ANDRES VALENCIA VALENCIA Profesional Universitario de Apoyo

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TABLA DE CONTENIDO 1. DICTAMEN INTEGRAL .......................................................................... 6

1.1.1. Objeto social ........................................................................................ 8

1.1.2. Misión .................................................................................................. 8

1.1.3. Visión ................................................................................................... 8

1.2. MARCO LEGAL ................................................................................... 9

1.2.1. Régimen contractual ............................................................................ 9

1.2.2. Régimen jurídico ................................................................................ 10

1.3. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO ................................................... 11

1.3.1. Control de Gestión ............................................................................. 12

1.3.2. Control de resultados ......................................................................... 13

1.3.3. Control Financiero y Presupuestal ..................................................... 14

1.3.4. Opinión sobre los estados contables: ................................................ 15

1.4 Plan de mejoramiento .............................................................................. 15

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ......................................................... 17

2.1. CONTROL DE GESTIÓN .................................................................. 17

2.1.1. Factores Evaluados ........................................................................... 17

2.1.1.1. Gestión Contractual ........................................................................ 17

2.1.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta ................................................. 22

2.1.1.3 Legalidad ........................................................................................ 24

2.1.1.3.1 Financiera ....................................................................................... 24

2.1.1.3.2 De gestión ....................................................................................... 25

2.1.1.4 Gestión Ambiental .......................................................................... 29

2.1.1.5 Tecnologías de la comunicación y la información – TICs ................... 31

2.1.1.5.1.1 Integridad de la información. ...................................................... 32

2.1.1.5.1.2 Disponibilidad de la información. ............................................... 33

2.1.1.5.1.3 Efectividad de la información. .................................................... 33

2.1.1.5.1.4 Eficiencia de la información. ...................................................... 34

2.1.1.5.1.5 Legalidad. .................................................................................. 34

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2.1.1.5.1.6 Seguridad y confidencialidad de la información. ........................ 35

2.1.1.5.1.7 Estabilidad y confiabilidad de la información. ............................. 36

2.1.1.5.1.8 Estructura y organización área de sistemas. ............................. 36

2.1.1.6 Planes de Mejoramiento ................................................................. 37

2.1.1.7 Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias ....................................... 39

2.1.1.7.1 Atención de denuncias durante el proceso auditor ..................... 43

2.1.1.8 Control Fiscal Interno ..................................................................... 46

2.1.1.8.1 Evaluación en la fase de planeación (Primera) ........................... 47

2.1.1.8.2 Evaluación en la fase de ejecución (Segunda) ........................... 47

2.1.1.9 Controversias Judiciales ................................................................. 48

2.2 CONTROL DE RESULTADOS ............................................................. 49

2.2.1 Cumplimiento de Planes, programas y proyectos .............................. 50

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL .................................... 52

2.3.1 Estados Contables ............................................................................. 53

2.3.1.1 Concepto Sobre el Control Interno Contable .................................. 61

2.3.1.2 Riesgos Financieros ....................................................................... 63

2.3.1.3 Categorización del riesgo (Assbasalud E.S.E) Ministerio de Salud. 64

2.3.2 Gestión Presupuestal ........................................................................ 64

2.3.2.1 Normatividad aplicable en materia presupuestal. ........................... 65

2.3.2.2 Facturación ..................................................................................... 68

2.3.3 Gestión Financiera ............................................................................. 70

2.3.3.1 Indicadores Financieros ................................................................. 71

3 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS ......................................................... 72

3.1 HALLAZGO UNO: Administrativo con presunto alcance disciplinario. Planeación del proceso contractual en contratos de suministro y de prestación de servicios. ................................................................................................... 72

3.2 HALLAZGO DOS. Administrativo con presunto alcance disciplinario. Deficiencia en el cumplimiento de las funciones de Interventoría y/o supervisión de los contratos de la entidad. ....................................................................... 79

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3.3 HALLAZGO TRES. Administrativo con presunto alcance disciplinario, fiscal y penal. Deficiencias en el proceso contractual. Contrato No. 005-2016. Por valor de $1.951.150 ................................................................................. 85

3.4 HALLAZGO CUATRO: Administrativo con presunto alcance sancionatorio. Rendición de la cuenta. Deficiente calidad e insuficiencia en el informe de gestión ambiental. ........................................................................ 97

3.5 HALLAZGO CINCO: Administrativo con presunto alcance disciplinario y fiscal. Pago de compensatorios expirados y por derechos laborales prescritos por valor total de $13.079.027 ...................................................................... 100

3.6 HALLAZGO SEIS. Administrativo. Deficiencias en el recobro de las incapacidades vigencias 2016. .................................................................... 108

3.7 HALLAZGO SIETE. Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria y penal. Deficiencia y falta de control del proceso de descuentos de nómina. 112

3.8 HALLAZGO OCHO: Administrativo. Elaboración del plan de Mantenimiento Hospitalario. ......................................................................... 120

3.9 HALLAZGO NUEVE. Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria. Deficiencias en la Gestión y Control de los CODAS vigencias 2013 al primer semestre de 2016. ......................................................................... 123

3.10 HALLAZGO DIEZ. Administrativo. Cumplimiento de lineamientos Gobierno en Línea (GEL) ............................................................................. 126

3.11 HALLAZGO ONCE. Administrativo con presunto alcance sancionatorio. Incumplimiento de las acciones a realizar en los planes de mejoramiento. . 130

3.12 HALLAZGO DOCE. Administrativo. Inadecuada gestión y modificación del presupuesto de la entidad. ........................................................................... 134

4.CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ........................................ 138

5. ANEXOS ................................................................................................ 139

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Manizales, 16 de agosto de 2017 Doctor JOSÉ OCTAVIO CARDONA LEON Alcalde Doctor DANIEL CUERVO SIERRA Gerente ASSBASALUD E.S.E. Manizales - Caldas Asunto: Informe definitivo Auditoria Regular AGEI-R-2.01-2017

1. DICTAMEN INTEGRAL La Contraloría General del Municipio de Manizales, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 y 268 de la Constitución Política, las Leyes 42 de 1993, 610 de 2000 y 1474 de 2011 y la Resolución 037 de enero 22 de 2013 por medio de la cual se adopta la Guía de Auditoría Territorial-GAT, practicó Auditoría Regular a ASSBASALUD E.S.E, a través de la evaluación de los principios de Economía, Eficiencia y Eficacia, mediante la aplicación de los Sistemas de Control Fiscal, Rendición de la Cuenta, Control de Legalidad, Evaluación del Control Interno, con el propósito de conceptuar sobre la Gestión y Resultados y expresar una opinión sobre los Estados Financieros, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, para finalmente dictaminar en forma integral la Gestión Fiscal y emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta para la vigencia 2016. Conforme a la Carta de Salvaguarda, la Entidad es responsable de entregar información oportuna, íntegra, fidedigna, confiable y definitiva a la Contraloría General de Manizales y el Equipo Auditor durante el proceso de auditoría, quienes tienen la responsabilidad de producir un Informe integral que contenga el concepto sobre la Gestión Fiscal adelantada por la entidad auditada, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables conforme al encargo de auditoría.

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El informe contiene un análisis de aquellos aspectos relacionados con la gestión general de la entidad, de los resultados obtenidos, la gestión financiera y presupuestal, en algunos de los factores evaluados se detectan posibles puntos a mejorar en la gestión, por lo tanto requieren de una reconsideración de la entidad para convertirlos en fuentes de mejoramiento continuo, en procura de la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la entidad, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General del Municipio de Manizales, compatibles con las de general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas para el análisis, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1.1 ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD AUDITADA.

La Ley 100 de 1993 estableció el Sistema General de seguridad Social Integral con los componentes de Pensiones, Riesgos Profesionales y Salud. El artículo 194 de dicha Ley 100 de 1993, facultó a los Concejos Municipales para crear Empresas Sociales del Estado, como una categoría especial de Entidad Pública Descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa para la prestación directa de los servicios de salud en el primer nivel de atención. Mediante Decreto Extraordinario Número 234 de 1996, el Alcalde de Manizales en uso de las facultades extraordinarias concedidas por el Concejo de Manizales en el Acuerdo 184 de mayo 8 de 1996, transforma y convierte la Asociación de participación mixta “servicios integrados de atención básica en salud ASBASALUD” en UNA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO PARA PRESTAR SERVICIOS DE SALUD EN EL MUNICIPIO DE MANIZALES”. ASSBASALUD E.S.E. para la vigencia 2016, reorganizó la prestación de los servicios en salud en los centros de atención acorde a la población contratada, para lo cual se realizaron los análisis independiente de las variables: Población, ubicación

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geográfica, habilitación, infraestructura, costos, ingresos, gastos, estándares de oferta y presupuesto, el análisis estructurado de oferta y demanda en donde se tuvieron en cuenta las variables independientes, se definieron los escenarios, se elaboró el informe técnico definitivo de la propuesta elegida por la administración central, se sustentó ante la Junta Directiva la mejor alternativa definida desde la Alcaldía de Manizales y se elaboró el Plan de Ejecución de la propuesta de reorganización, reajuste y modernización. Se llevaron a cabo varios encuentros con la comunidad con el fin de explicar el proceso de reorganización llevado a cabo, y prestar los servicios de atención en salud en los distintos centros localizados en sitios estratégicos de las áreas urbana y rural del Municipio de Manizales: que incluye servicio de laboratorio, clínica, y centros de atención en salud urbana y rural ubicados en lugares cercanos a la residencia de los usuarios donde en forma personal y humanizada se atienden y solucionan las necesidades en salud de los manizaleños.

1.1.1. Objeto social Atención en Seguridad Social, Bienestar y Salud S.E.S. (ASSBASALUD E.S.E.), tiene como objeto, prestar servicios de salud con altos estándares de calidad que satisfagan las necesidades de los grupos de interés, contribuyendo a mejorar el estado de salud de la población.

1.1.2. Misión

Somos una Empresa Social del Estado que presta servicios primarios de salud en forma integral, con calidad, seguridad y humanización, a todos los habitantes del área urbana y rural del Municipio de Manizales, teniendo como eje central los territorios saludables, en pro del mejoramiento de la calidad de vida de nuestros usuarios.

1.1.3. Visión Para el 2019, Assbasalud ESE se posicionará a nivel regional como una entidad modelo que se preocupa por brindar a sus usuarios atención integral con altos estándares de calidad en todos sus puntos de atención.

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1.2. MARCO LEGAL

Ley 10 de 1990. Por la cual se reorganiza el Sistema Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones.

Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.

Ley 1122 de 2007. Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.

Decreto Extraordinario N° 234. POR MEDIO DEL CUAL SE TRANSFORMA Y CONVIERTE LA ASOCIACION DE PARTICIPACIÓN MIXTA “SERVICIOS INTEGRADOS DE ATENCIÓN BASICA EN SALUD ASBASALUD” EN UNA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO PARA PRESTAR SERVICIOS DE SALUD EN EL MUNICIPIO DE MANIZALES”

Ley 1438 de 2011. POR MEDIO DE LA CUAL SE REFORMA EL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES

Decreto 4747 de 2007. Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1011 de 2006. Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Empresa de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Decreto 115 de 1996. Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras.

1.2.1. Régimen contractual En materia contractual se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general

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de contratación de la administración pública, además por la resolución 0148 del 15 de agosto de 2014, por medio de la cual se expide el manual de contratación de Assbasalud ESE. Acuerdo Municipal 0661 de 2007, pago Estampilla Pro-Universidades, expedida por el H. Concejo de Manizales, concordante con las Ordenanzas 252 de 1998 y 529 de 2006 de la H. Asamblea Departamental.

1.2.2. Régimen jurídico Decreto 1876 de 1994 Por el cual se reglamentan los artículos 96, 97 y 98 del Decreto Ley 1298 de 1994 en lo relacionado con las Empresas Sociales del Estado.

Artículo 1º.- Naturaleza jurídica. Las Empresas Sociales del Estado constituyen una categoría especial de entidad pública, descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, creadas o reorganizadas por ley o por las asambleas o concejos. Artículo 15º.- Régimen jurídico de los actos. Las Empresas Sociales del Estado estarán sujetas al régimen jurídico propio de las personas de derecho público, con las excepciones que consagren las disposiciones legales. Artículo 16º.- Régimen jurídico de los contratos. A partir de la fecha de creación de una Empresa Social del Estado, se aplicará en materia de contratación las normas del Derecho Privado, sujetándose a la jurisdicción ordinaria conforme a las normas sobre la materia. Sin embargo, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 del artículo 98 del Decreto-ley 1298 de 1994, las Empresas Sociales del Estado podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública. Parágrafo - En el evento en el que se encuentren contratos en ejecución en el momento de transformación de una entidad en Empresa Social del Estado, esto continuarán rigiéndose hasta su terminación, por las normas vigentes en el momento de su celebración. En razón a lo expuesto, la preparación del Plan General de Auditorías de la vigencia 2017 de la Contraloría General del Municipio de Manizales, parte de un análisis general de los sujetos de control, los riesgos asociados en materia de rendición de cuentas, riesgos legales, financieros y operativos que surgen de los resultados de las auditorías practicadas en la vigencia de 2016, y de procesos de Responsabilidad

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Fiscal, el valor del presupuesto asignado por la entidad y otros aspectos que por su importancia fueron fundamentales para el proceso estratégico de formulación del PGA. En resumen, ASSBASALUD E.S.E., es una EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO, entidad pública descentralizada del orden municipal, prestadora de servicios de salud de baja complejidad en la ciudad de Manizales, regida por la Ley 100 de 1993 artículos 194-195; Decretos Nacionales 1876 de 1994 y 1621 de 1995 1.3. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en la calificación total de 90,5 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, obtenida a partir de la aplicación de los criterios técnicos considerados en la matriz de evaluación de gestión fiscal, la Contraloría General del Municipio de Manizales FENECE la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2016.

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0,5 43,3

2. Control de Resultados 0,3 28,3

3. Control Financiero 0,2 18,9

Calificación total 1,00 90,5

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

86,7

FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

ASSBASALUD E.S.E

VIGENCIA 2016

Calificación Parcial

94,3

94,3

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El fenecimiento se genera de acuerdo a la aplicación de los criterios expresados en la matriz de evaluación de la gestión fiscal, a pesar del fenecimiento, durante la presente auditoria se generaron hallazgos fiscales los cuales serán informados a las instancias correspondientes y el fenecimiento podrá ser objeto de lo establecido en el artículo 17 de la Ley 42 de 1993. Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.3.1. Control de Gestión Durante la evaluación de esta variable se realizó bajo los principios de economía, eficiencia y eficacia las actuaciones ASSBASALUD E.S.E. en cuanto a la administración de los recursos públicos, mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño, así como de los beneficiarios de su actividad. ASSBASALUD E.S.E. utiliza para monitorear, su gestión de manera permanente, una serie de indicadores adicionales a los que debe contemplar al momento de presentar los respectivos informes a la Territorial de Salud, el análisis profundo en este tema se presente en la parte del informe relacionado con la evaluación de planes, programas y proyectos. Por ello, la Contraloría General del Municipio de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, y la aplicación de los criterios técnicos considerados en la matriz de evaluación fiscal, conceptúa que el Control de Gestión, es FAVORABLE, basados en la calificación obtenida de 86,7 puntos sobre 100, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

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Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo de auditoría

1.3.2. Control de resultados En esta variable se realizó el examen que permitiera establecer en qué medida ASSBASALUD E.S.E, logró sus objetivos y cumplió con los planes, programas y proyectos adoptados por su administración, durante la vigencia 2016. El resultado final de la evaluación es de 94,3 puntos sobre 100, adquiriendo un concepto FAVORABLE, calificación obtenida de la aplicación de los criterios técnicos establecidos en la respectiva matriz de evaluación, durante el proceso de la auditoría adelantada.

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0,65 58

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0,02 1,7

3. Legalidad 0,05 4,5

4. Gestión Ambiental 0,05 4,3

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0,03 2,9

6. Plan de Mejoramiento 0,10 6,4

7. Control Fiscal Interno 0,10 8,6

1,00 86,7

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

EVALUACIÓN FACTORES

TABLA 1


ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

CONTROL DE GESTIÓN

96,4

87

89

84

91

64

Favorable

Desfavorable

86

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

14


1.3.3. Control Financiero y Presupuestal El artículo 10 de la Ley 42 de 1993 define el control financiero como “ …el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.” La Contraloría de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, y la aplicación de los criterios técnicos considerados en la matriz de evaluación fiscal conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal de ASSBASALUD E.S.E. es FAVORABLE, como consecuencia de la calificación de 94,3 puntos sobre 100, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 94,3


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

94,3


Concepto

Favorable

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1.3.4. Opinión sobre los estados contables: La Contraloría General del Municipio de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, da opinión LIMPIA O SIN SALVEDAD a los estados financieros de ASSBASALUD E.S.E ya que presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la Entidad a 31 de diciembre de 2016, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General de la Nación, producto de la evaluación de las variables consideradas en los criterios técnicos de la respectiva matriz de evaluación fiscal. 1.4 Plan de mejoramiento La Entidad deberá diseñar un Plan de mejoramiento, de conformidad con la Resolución 332 de agosto de 2011 expedida por este organismo de control; que permita solucionar las deficiencias señaladas en el presente informe. ASSBASALUD E.S.E., tendrá autonomía y discrecionalidad para estructurar el Plan de Mejoramiento y su correspondiente formato, el cual debe garantizar la efectividad del mismo para corregir las deficiencias comunicadas y eliminar las causas que originen la inconsistencia. La Contraloría Municipal no expedirá pronunciamiento sobre la conformidad del Plan de Mejoramiento, siendo responsabilidad exclusiva de la entidad auditada la efectividad de las acciones que determine y ejecute.


Total

1. Estados Contables 0,70 70,0

2. Gestión presupuestal 0,10 8,3

3. Gestión financiera 0,20 16,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

83,3

Favorable

CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

80,0

TABLA 3

100,0


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La entidad auditada deberá informar dentro de los quince (15) días siguientes a la comunicación del Informe Definitivo de Auditoría, sobre la elaboración del Plan de Mejoramiento, mediante oficio dirigido al Contralor Municipal, no es necesario el envío del Plan de Mejoramiento, toda vez que la Contraloría Municipal no realizará pronunciamiento sobre la conformidad del mismo. El equipo Auditor, MAGNOLIA GAVIRIA CAMARGO JORGE LUIS VALDÉS OROZCO Auditora Auditor JORGE ARIEL GÓMEZ MESA JULIAN ANDRES VALENCIA V. Auditor Profesional Universitario de Apoyo

LEIDY JOHANA ARIAS SERNA JUAN ANTONIO CARVAJAL E. Auditora Líder de Auditoría

Supervisó

GILDARDO ARLEN CANO LÓPEZ Director de Planeación y Control Fiscal

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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1. CONTROL DE GESTIÓN El control de gestión examina y valora integralmente, la economía y eficiencia en la adquisición, manejo, custodia y administración de los bienes y servicios por parte de la entidad auditada (ASSBASALUD E.S.E.), en cuanto a términos de calidad, cantidad, costo y oportunidad; y se fundamenta en la calificación de los siguientes factores:

Gestión Contractual

Rendición y Revisión de la Cuenta

Legalidad

Gestión ambiental

Tecnologías de la Comunicación y la Información - TIC

Plan de Mejoramiento

Control Fiscal Interno

2.1.1. Factores Evaluados Para tener fundamentos para emitir el presente informe se evaluaron los siguientes factores:

2.1.1.1. Gestión Contractual De la contratación celebrada por ASSBASALUD E.S.E., para la vigencia fiscal del 2016, se tomó una muestra representativa a evaluar basados en su cuantía e importancia relativa, en sus diferentes modalidades, de los cuales se valoraron todos los aspectos y criterios aplicables que están descritos en la matriz de calificación de gestión. Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la ejecución contractual, es EFICIENTE, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 89 puntos, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:

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ASSBASALUD E.S.E. reportó en la Rendición de Cuentas a través del SIA OBSERVA 2100 contratos. En el desarrollo de la auditoría se encontró que la entidad rindió la totalidad de contratos, cuyo valor inicial asciende a $7.654.287.184 Para el desarrollo del proceso contractual cuenta con Manual de Compras y Contratación y Manual de Supervisión e interventoría, siendo los únicos referentes que sirven de soporte para el proceso. La gestión contractual se calificó con fundamento en las siguientes variables: Cumplimiento de las especificaciones técnicas, cumplimiento de deducciones de ley, (timbre, retención en la fuente, estampilla entre otras) cumplimento del objeto contractual, labores de interventoría y seguimiento, y liquidación del contrato.

Los resultados en la calificación se obtuvieron de la valoración de 44 contratos como muestra representativa por valor total de $1.709.518.058, seleccionados por materialidad e importancia relativa, lo que representa un porcentaje sobre el total de la contratación del 22,33%, con respecto del valor total de la misma celebrada por la entidad durante la vigencia 2016:

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Cuadro No 1 – Muestra de contratos evaluados.

Cuadro No 2 – Relación de contratos evaluados.

RELACION DE CONTRATOS REVISADOS VIGENCIA 2016

Nro. Contrato Objeto Valor

481-2016 Suministro de personal para la prestación de

servicios profesionales y de apoyo administrativo $ 125.622.203

LAB-001-2016 Prestación de servicios para pruebas de laboratorio

especializadas $ 34.000.000

828-2016 Prestación de servicios para realización de consulta

médica $ 6.968.958


médica $ 7.052.604


médica $ 5.500.000

1287 Prestación de servicios para realización de consulta

médica $ 5.671.874


médica $ 2.000.000


médica $ 3.800.000


médica $ 5.500.000

238-2016

Prestación de servicios para la incineración de deshechos biomédicos $ 45.000.000

246-2016 Prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor de Assbasalud E:S:E $ 21.000.000

234-2016, Prestación de servicios de mantenimiento de redes

de oxigeno $ 4.048.400

229-2016

Prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos biomédicos, termómetros y termohigrometros de los diferentes centros, puestos y clínicas de Assbasalud E:S:E $ 26.140.274

357-2016

Fumigación, desinsectación y erratización de los diferentes centros de servicios de salud de

Assbasalud E.S.E , en el área urbana y rural de Manizales $ 6.453.527

TIPO DE CONTRATOCANTIDAD

TOTALVALOR

Prestaciòn de Servicios 35 $ 684.141.567

Suministros 9 $ 1.025.376.491

TOTAL…. 44 $ 1.709.518.058

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245-2016

Prestación del servicio de mantenimiento integral preventivo y correctivo de los equipos de refrigeración, plantas eléctricas y aires acondicionados de Assbasalud E.S.E $ 30.000.000

863-2016

Prestación de Servicios en Arrendamiento para Almacenamiento, custodia y consulta de documentos y almacenamiento de medios ópticos, archivo central

de ASSBASALUD E.S.E. $ 15.000.000





596-2016 Realización proceso de saneamiento de aportes

patronales y recuperación de excedentes $ 2.000.000

354-2016 Adquisición pólizas de seguros que amparen los

bienes muebles, inmuebles, intereses patrimoniales de Assbasalud ese $ 151.079.895

31-2016 Profesional en enfermería $ 1.806.274










1411-2016 Profesional en enfermería $ 903.137





003-2016 Suministro de medicamentos y dispositivos médicos $ 70.011.050

004-2016 Adquisición de reactivos e insumos que incluye

apoyo tecnológico para la toma y procesamiento de muestras de laboratorio

$ 70.192.640

OC7306 Suministro de calzado para la dotación del personal

que tiene derecho durante la vigencia 2016 $ 26.346.381

013-2016 Adquisición de reactivos e insumos para la toma y

procesamiento de muestras de laboratorio $ 349.890.800

21

OC-7278-2016

Adquisición insumos odontológicos $ 20.464.728

005-2016 Adquisición de artículos de ferretería que se

requieren para el mantenimiento de clínicas, centros y área administrativa de Assbasalud E.S.E

$ 23.000.000

007-2016 Suministro de Alimentación a pacientes

hospitalizados en las clínicas de ASSBASALUD E.S.E.

$ 160.000.000

7305-2016 Adquisición de dotación de vestuario para el

personal asistencial y administrativo de planta de ASSBASALUD ESE

$ 18.557.682

017-2016 Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos

que se requieren para atender los usuarios de ASSBASALUS E.S.E.

$ 286.913.210

TOTAL…. $ 1.709.518.058

En lo relacionado con el cumplimiento del objeto, se pudo determinar la existencia de informes, actas y demás documentación, por parte de los responsables de la supervisión y cumplimiento de las exigencias contractuales, lo que permitió al equipo auditor concluir que los objetos contractuales respecto de los contratos de prestación de servicios y de suministros, se desarrollaron en condiciones adecuadas, permitiendo de esta manera emitir un concepto satisfactorio, a excepción del contrato N. 005-2016, en el cual se evidenció que expiró su vigencia y la entidad continuó con la ejecución del mismo, legalizando gastos de suministros sin tener el respaldo jurídico correspondiente. En cuanto a la interventoría y/o supervisión ejercida, se evidencian grandes deficiencias, ya que en algunos casos no se tuvo control sobre los estudios previos, certificación de antecedentes, evaluación de ofertas, elaboración de las minutas de los contratos, vigencia de las pólizas, elaboración de actas de inicio, elaboración y refrendación de informes de mantenimientos, controles financieros de los contratos, actas de terminación, actas de recibo a satisfacción, actas de liquidación y publicación en el SECOP. En relación a la liquidación de los contratos, en la muestra seleccionada y revisada por el equipo auditor se pudo evidenciar que el proceso de terminación y liquidación no se lleva de acuerdo a la norma, la entidad presenta contratos sin liquidar de la vigencia 2016.

22

Como resultado del análisis de la información obtenida frente a la gestión contractual, en lo relacionado con el cumplimiento de los principios de la contratación referente a transparencia, selección objetiva y publicidad, es evidente que ASSBASALUD ESE, no da cumplimiento a la obligación de publicación en el sistema electrónico de contratación pública SECOP, incumpliendo lo establecido en normatividad legal vigente, hecho que es reiterativo teniendo en cuenta que en auditoría regular realizada a la misma entidad sobre la vigencia 2014 fue objeto de hallazgo por el mismo hecho. También se pueden estar generando riesgos para la entidad auditada en el manejo de las pólizas de garantías, ya que el auditado definió que para su aprobación bastaba con la firma del gerente en ellas y se evidencia en varios de los contratos el incumplimiento de éste requisito, en general la entidad no cuenta con un procedimiento que le permita hacer control integral a la contratación lo que le resta planeación y control al proceso. Es de anotar, que dadas las condiciones específicas que evalúa la matriz sobre la gestión fiscal, a pesar de que el resultado final se encuentra dentro de un rango que da una calificación de 89 puntos (eficiente), las anomalías encontradas en el trabajo de campo del equipo auditor en la revisión del proceso contractual, se identificaron una serie de irregularidades que se plasman en el presente informe.

2.1.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta La Contraloría de Manizales como producto de su labor auditora, y una vez aplicados los criterios técnicos de la matriz de evaluación fiscal determinó que la rendición y revisión de la cuenta de ASSBASALUD E.S.E. correspondiente a la vigencia fiscal 2016, es EFICIENTE al alcanzar una calificación de 83,5 puntos, que resulta de ponderar las variables que se presentan en la Tabla 1.2 Rendición y Revisión de la cuenta – 2016.

23

Fuente: Matriz de calificación – Equipo Auditor

En el análisis de la rendición de la cuenta realizada por ASSBASALUD E.S.E. durante la vigencia 2016, se identificó en cuanto a la calidad de la información rendida en el formato F20A_CGMM, relacionada con la Gestión Ambiental de la entidad, que el valor reportado por $59.4 Millones en otros gastos ambientales, al contrastar la información auditada y aportada durante la ejecución de la auditoria únicamente se soportaron inversiones por $52 Millones. El formato F20A_CGMM Anexo 01 hace referencia al Plan Institucional de Gestión Ambiental. El formato F20A_CGMM Anexo 03 hace referencia al documento Manual para la Gestión Integral de Residuos Hospitalarios, que contiene además el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos o Desechos Peligrosos -2015, pero la entidad, contaba con la versión actualizada y aprobada con fecha marzo de 2016. Si bien la calificación sobre la rendición de la cuenta en general es eficiente, se evidenciaron debilidades significativas en el manejo y rendición de la información sobre la gestión ambiental, que le restaron suficiencia y calidad a la misma, ya que vienen cometiendo errores recurrentes que no han sido superados y que al ser confrontada con los soportes y evidencias no hay claridad o correspondencia entre la información rendida y la aportada y evaluada en desarrollo de la auditoría.

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0,10 10,0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0,30 25,5

Calidad (veracidad) 0,60 48,0

1,00 83,5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

80,0


RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

85,0

TABLA 1-2

100,0

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

24

2.1.1.3 Legalidad

Valora el cumplimiento de normas externas e internas y reglamentarias que regulan las operaciones de ASSBASALUD E.S.E. y asuntos auditados en los componentes financieros y de gestión evaluados.


Como resultado de la auditoria adelantada, y a la aplicación de los criterios técnicos considerados en la matriz de evaluación en materia de Legalidad Financiera y de gestión, se emite un concepto EFICIENTE, producto de la ponderación de los aspectos que se relacionan a continuación y que determinó una calificación de 90.9 puntos.

2.1.1.3.1 Financiera La evaluación de la variable de legalidad financiera está orientada a verificar el grado de cumplimiento de la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación en la elaboración de los Estados Contables, además del cumplimiento de la normatividad en materia presupuestal. Se observó que mediante acta COMFIS No. 030 y Resolución (COMFIS) 027 y el Acuerdo No. 028 de 2016 de la Junta Directiva se realizó una modificación al presupuesto a título de sustitución de fuentes en el presupuesto de ingresos de la entidad, que fue irregular en su trámite, ya que la operación consistió realmente en una disminución (rebaja) del presupuesto de Ingresos en el rubro de cuentas por


Atribuido

Financiera 0,40 40,0

De Gestión 0,60 50,9

1,00 90,9

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

100,0

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

84,8

Calificación

Eficiente

25

cobrar 2015 y un incremento (adición) al Rubro de Convenio Municipio de Manizales por $133 Millones de Pesos.

2.1.1.3.2 De gestión Se evaluó la gestión contractual, ambiental, administrativa, misional y las Tics, donde se tuvo en cuenta el cumplimiento de las normas y procedimientos implementados y su desarrollo, además se constató el desempeño en cada uno de los procesos y que estos fueran adecuados para la entidad, acorde a las exigencias de la misma. En el proceso contractual la evaluación se ciñó a lo estipulado en el manual de contratación adoptado, y a la normatividad vigente e imperante, en cuanto a la contratación, igualmente se verificó que cada uno de los procesos estuviera acorde con los principios de eficiencia, eficacia y oportunidad. Gestión del Talento Humano Frente a la gestión del Talento Humano de ASSBASALUD E.S.E., el proceso auditor se enfocó en hacer una revisión a los siguientes temas: Revisión de pagos a Planta Temporal, Pago de Compensatorios, Liquidación y Recobro de Incapacidades vigencia 2016 y descuentos de nómina. Planta temporal Assbasalud ESE, en el año 2015 mediante Acuerdo número 008 de enero 29, crea unos cargos temporales en la planta de personal, dicha planta se creó conforme a lo definido en el artículo 21 de la Ley 909 de 2004. El Acuerdo se encuentra debidamente motivado y contiene el estudio técnico, para cada uno de los cargos que se crean y cuya sustentación se basa en la falta de personal para que cumpla las funciones de atención médica en diferentes centros médicos y clínicas de cobertura de la entidad. Es de anotar, que el estudio técnico en el que sustentó la creación de la planta temporal en Assbasalud ESE, data de noviembre de 2014 y fue elaborado por un delegado del Alcalde y la Líder del Proceso de Gestión Humana, de la época, de la entidad auditada. Los cargos que se crean se detallan a continuación:

26

Cuadro No. 3 - Grados de los cargos creados en planta temporal

GRADO PROFESIONAL

01 $2.430.804

02 $2.690.355

03 $3.414.264 Fuente: Acuerdo 023 de 2015. Assbasalud

Se analizó durante el proceso, el cumplimiento de requisitos básicos exigidos por la ley y se encontró, que los cargos creados tienen una función diferente a los de los médicos y enfermeras de la entidad, mientras los de planta están direccionados a la promoción y la prevención de la salud para su población, los cargos de la planta temporal tienen como función la atención de urgencias y hospitalización en los centros médicos y las clínicas de Assbasalud ESE en el municipio de Manizales. Para los tres cargos creados se nombraron en el año 2016 once (11) profesionales, así:

Cuadro No. 4 - Grados creados en planta temporal Assbasalud ESE

Fuente: información obtenida en proceso auditor

Las actas de posesión de estos profesionales, evidencian que efectivamente sus nombramientos y correspondientes posesiones se realizaron luego de creada la planta, entre el veinticuatro (24) de marzo y veinte (20) de abril de 2015, la vigencia de creación de esta planta fue por un año, pero el 28 de diciembre de 2015, mediante Acuerdo número 023 se prorroga dicha planta hasta el treinta (30) de junio de 2016. El equipo auditor, obtuvo certificación por parte de la entidad auditada en el sentido de que a los once (11) profesionales que hacían parte de la planta temporal se les liquidó y canceló todas las prestaciones sociales a las que tenían derecho1. Se verificó el pago de la bonificación por servicios prestados, la cual fue debidamente cancelada en el mes de marzo de 2016, luego de adelantar todas las

1 Certificación Assbasalud, junio 5 de 2017, referenciado A/CE-4 dentro del archivo de la auditoría

Médico General Profesional 211 3 3,414,264$ 3,680,795$ 9

Enfermera Profesional 243 1 2,690,355$ 2,528,036$ 1

Enfermera Profesional 243 1 2,430,804$ 2,528,036$ 1

Nro de

cargos

Salario Planta

Temporal

Salario Planta

PropiaDenominación del cargo CÓDIGO GRADO

27

consultas necesarias debido a que la Líder de Proceso de Gestión Humana manifestaba que esa prima no cubría a los funcionarios de planta temporal. Pago de compensatorios. ASSBASALUD ESE, en la vigencia 2016 autorizó el pago por días compensatorios no disfrutados a dos ex funcionarios de la entidad por valor de $22.115.246 Pagos que se venían causando desde el año 2010 y hasta la vigencia 2015, incurriendo en el reconocimiento de obligaciones laborales ya prescritas y en otro caso a vigencias expiradas, incumpliendo de manera sistemática las normas legales vigentes al respecto. Incapacidades vigencia 2016 Se observa que la entidad no realiza adecuadamente el seguimiento, control y liquidación de las incapacidades del personal de planta y que hace parte de la nómina de ASSBASALUD ESE, el proceso es realizado manualmente por el funcionario encargado, evidenciándose que existen incapacidades sin el trámite adecuado para su recobro ante las EPS, exponiendo la entidad a pérdida de recursos por no tramitar dichos cobros con la oportunidad y suficiencia necesaria. La entidad no cuenta con un procedimiento establecido que permita guiar el paso a paso de las actividades y no se evidencia ninguna revisión, ni supervisión una vez la nómina es liquidada antes de efectuarse el pago por el Líder del Programa de Gestión Humana quien es el responsable del proceso. Se estableció que el proceso no se encuentra articulado entre las diferentes áreas

que intervienen en él, y no se lleva registro contable de las incapacidades. Se recibe

certificación donde se deja constancia de que hay consignaciones de la vigencia

2016 sin identificar.

Existe evidencia que el proceso presenta grandes deficiencias en vigencias

anteriores, lo que amerita que se realice una revisión que permita a la entidad

gestionar el recobro de las incapacidades de las vigencias 2014 y 2015 antes de

que prescriban.

28

Descuentos por Libranza y Embargos Dentro del análisis realizado a los descuentos de nómina se encontró que el Software de nómina (SIGHU) presenta una parametrización acorde a los descuentos legales como son los de la seguridad social integral. En cuanto a los otros descuentos de nómina como libranzas, aportes, préstamos de fondos de empleados, embargos y retenciones en la fuente se encontró, que son realizados manualmente por lo que presenta un alto riesgo de errores, descuidos, imprevisiones, generándole una responsabilidad solidaria a la Entidad, por el indebido trámite y gestión de los descuentos de nómina a cargo de los empleados. Adicionalmente, no se cuenta con mecanismos de control que permitan evitar autorizaciones para descuentos por encima de los topes establecidos por la ley, así mismo, la entidad carece de una política clara que permita determinar la capacidad de endeudamiento de los funcionarios. Con base en el trabajo de campo realizado por el equipo auditor, donde se realizó visita administrativa al Área de nómina se efectuó una revisión al proceso, así mismo se hizo un cruce de la información entregada por la entidad con la recibida de las entidades crediticias lo que permitió evidenciar irregularidades en manejo de los descuentos a funcionarios, las cuales serán descritas en el presente informe de auditoría. No se encontró mapa de riesgos de Gestión Humana evidenciándose un incumplimiento con la política de administración del riesgo, a cada líder del proceso le corresponde: identificar, analizar, evaluar y monitorear los riesgos relacionados con el proceso a cargo e informar en las instancias pertinentes las novedades respectivas, con el fin de intervenir las situaciones detectadas, minimizar los riesgos, aprovechar las oportunidades y reducir las pérdidas. Otros Procesos auditados. Dentro de la presente Auditoría se revisaron otros procesos como el Inventario de Medicamentos y el Mantenimiento Hospitalario tal y como se describe a continuación.

29

Inventario Medicamentos Durante el proceso auditor, se hizo revisión a la legalidad de la parte contractual y llamó la atención, la forma como se recepcionan los medicamentos adquiridos por la entidad mediante contratos de suministros. Para complementar esta evaluación se tomó la decisión de hacer un inventario en campo y se procedió a hacerlo en la farmacia de la clínica de la enea. La entidad cuenta con un sistema de semaforización, para el manejo de los medicamentos en las farmacias y centros de atención, que garantiza que éstos no sean suministrados a los usuarios cuando se encuentre cumplidas las fechas de vencimiento, cuando se tienen medicamentos vencidos en la farmacia, estos se ubican en la zona de cuarentena hasta que se realice su disposición final. Frente al inventario, se realizó un muestro en sitio para verificar existencias y fechas de vencimiento, en éste se incluyeron medicamentos de alto costo, se revisaron un total de diecinueve (19) medicamentos en los cuales no se encontraron ni faltantes, ni medicamentos vencidos Mantenimiento Hospitalario.

ASSBASALUD implementó un plan de mantenimiento hospitalario el cual no cumple suficientemente con los requisitos establecidos en la Circular 029 de 1997 emitida por la Superintendencia Nacional de Salud en sus numerales cuatro (4) y cinco (5).

2.1.1.4 Gestión Ambiental Luego de evaluada esta variable en ASSBASALUD E.S.E. se emite un concepto EFICIENTE, con un puntaje del 86,7, puntos con base en el siguiente resultado:

30

Fuente: Matriz de calificación – equipo auditor

Para la vigencia auditada año 2016, la entidad contaba con un Manual de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios versión 2 de fecha 06/10/15 y que fue reportado en el SIA como anexo 3, sin tener en cuenta la última actualización de fecha 16/03/2016, la cual debía de haber sido informada. Sin embargo, al hacer la verificación del MPGIRH diseñado por ASSBASALUD E.S.E, actualizado a 2016 en cuanto a su concepción, su articulación con los demás sistemas, su aplicabilidad, su implementación en las diferentes clínicas, centros de atención, puestos de salud y su seguimiento, se observó que la entidad está haciendo una adecuada gestión de residuos hospitalarios, ya que aplica coherentemente el Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios que diseñó para tal fin. Para afirmar lo anterior, esta auditoría hizo seguimiento a las acciones ejecutadas durante el año 2016 por la entidad, mediante la técnica de entrevista con el funcionario responsable de Salud Ocupacional y Gestión del Medio Ambiente de la Entidad, se formuló una serie de interrogantes mediante acta de visita administrativa, acerca de la aplicación de los procedimientos y su seguimiento, obteniendo para cada formulación las evidencias necesarias documentales y fotográficas que garantizan la gestión y el cumplimiento de lo establecido y la normatividad que en materia ambiental le aplica a la Entidad.


Atribuido

Cumplimiento de planes, programas y

proyectos ambientales.0,60 56,7

Inversión Ambiental 0,40 30,0

1,00 86,7

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN AMBIENTAL

94,4


TABLA 1-4

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL

75,0

Calificación

Eficiente

31

Todo este trabajo fue refrendado por la Auditoria y se hizo visita a las Clínicas de San Cayetano y la Enea y en esta última se levantó un acta de visita administrativa, donde se contó con el apoyo de la Enfermera Jefe como responsable del servicio, y con ella se confrontó la información suministrada por el Profesional en Salud Ocupacional de ASSBASALUD E.S.E y se obtuvieron soportes de lo actuado. En materia financiera, la Entidad aprobó en su presupuesto de rentas y gastos para la vigencia 2016 para inversión ambiental la suma de $72 Millones, situación que al ser corroborada con la información rendida en el SIA no es concordante ya que reportan una inversión de $142.816.462 distribuidos de la siguiente manera: Cuadro No. 5 – Inversión reportada por Assbasalud ESE en Materia Ambiental

Fuente: Rendición de la Cuenta

2.1.1.5 Tecnologías de la comunicación y la información – TICs Luego de evaluada esta variable en ASSBASALUD E.S.E. se emite un concepto de EFICIENTE, con un puntaje de 96,4 puntos con base en el análisis de la información obtenida y que se presenta más adelante:

PROYECTO: MANEJO DE RESIDUOS

NOMBRE: MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS

ITEM DESCRIPCION TOTAL INVERSION

1 INVERSION EN EDUCACION AMBIENTAL 1.950.000,00$

2 INVERSION EN MONITOREO DE LA CALIDAD AMBIENTAL DEL AGUA 19.905.600,00$

3 OTROS GASTOS AMBIENTALES $ 59.472.766,00

4 INVERSION EN RESIDUOS SOLIDOS ORDINARIOS 9.425.767,00$

5 INVERSION EN GESTION DE RESIDUOS SOLIDOS PELIGROSOS 41.834.303,00$

6 INVERSION EN SANEAMIENTO BASICO ALCANTARILLADO 10.228.026,00$

TOTAL INVERSION REPORTADA $ 142.816.462,00

32


2.1.1.5.1.1 Integridad de la información. En el análisis de esta variable se encontró que ASSBASALUD E.S.E., tiene debidamente parametrizado el acceso a la información por parte de los usuarios de sistemas, básicamente con claves de acceso, una para ingresar al equipo y otra para ingresar a los aplicativos, las claves son personales e intransferibles, de la

Puntaje

Atribuido

96,4

96,4

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR

Cumplimiento aspectos sistemas de información

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

Calificación

Eficiente

TABLA 1-5

TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

ASPECTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN 96,4

CRITERIOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Puntaje Atribuido Calculado

Integridad de la Información. 100,0

Disponibilidad de la Información 100,0

Efectividad de la Información 100,0

Eficiencia de la Información 100,0

Seguridad y Confidencialidad de la Información. 100,0

Estabilidad y Confiabilidad de la Información. 100,0

Estructura y Organización área de sistemas. 75,0

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

Nota: El resultado de la calificación de legalidad TICS se refleja en en la hoja Componente Legalidad Gestión

33

misma forma el área de sistemas y planeación define para cada usuario los roles de información a los que puede acceder de acuerdo las responsabilidades de cada usuario. Así mismo la entidad cuenta con una bitácora para la realización de copias de seguridad, documentos que permite ejercer control sobre los backups que realiza en área de sistemas, estas son realizadas sobre todas las bases de datos y dos veces al día, buscando siempre que se hagan en horarios en los que la demanda del servicio sea más bajo, para evitar la duplicidad de los datos de los backups, se lleva un registro de los mismos y se hace una labor de eliminación de los registros dobles resultado de copias anteriores. El acceso a los servidores de la entidad, son totalmente restringidos, la información está segmentada de acuerdo al producto final ofrecido por cada una de las bases de datos, igualmente el acceso al centro de cómputo es también restringido y se encuentra protegido con la debida seguridad.

2.1.1.5.1.2 Disponibilidad de la información. Frente a este factor ASSBASALUD E.S.E., cuenta con un procedimiento que garantiza la continuidad del servicio el TI-ADP-004 versión 2.0 de mayo de 2014, en este documento también se consideran las pruebas necesarias para garantizar la recuperación del servicio en caso de requerirse por alguna eventualidad, estas pruebas de recuperación se hacen permanente y los resultados quedan registrados en el documento pruebas de recuperación, el cual hace parte de los soportes del presente proceso auditor. La entidad no cuenta con un procedimiento de continuidad de negocio o plan de contingencias informáticas, con el fin de respaldar las operaciones de los equipos tecnológicos.

Assbasalud E.S.E cuenta con las fuentes de los programas que se desarrollan al interior de la entidad, y estas a su vez cuentan con las copias de seguridad. La entidad cuenta con el procedimiento de respaldo.

2.1.1.5.1.3 Efectividad de la información. Frente a la efectividad de la información la entidad tiene una gran fortaleza y es que el 80% del software que usa es desarrollo propio, para necesidades específicas y satisfacción de necesidades concretas, cuando se requiere la adquisición de algún software externo, la primera variable a tener en cuenta es la conectividad con los programas desarrollados internamente.

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Para cada vigencia, el área de sistemas y planeación presupuesta los recursos necesarios para la adquisición de licencias de anti virus, de mantenimientos preventivos y correctivos con el único fin de que de manera integral se pueda garantizar la efectividad de la información. Los contratos requeridos para la adquisición de los servicios anteriormente descritos son elaborados de tal manera que en ellos queden claramente establecidos las justificaciones y los requisitos que el mismos deben cumplir, y el control de éstos quedan registrados en el acta de supervisión que se hace mes a mes. La entidad realiza monitoreo de los resultados de los contratos de servicios informáticos a través de supervisores idóneos, lo que permite llevar un control adecuado de este tipo de procesos.

2.1.1.5.1.4 Eficiencia de la información. La entidad cuenta con un Plan Estratégico de Tecnologías de Información, donde se identifican las perspectivas en las cuales se incorpora TI, se realiza mantenimiento preventivo y correctivo del Hardware y software a los computadores con la periodicidad adecuada. Para garantizar la eficiencia de la información ASSBASALUD E.S.E., la entidad elaboró el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicación, PETI el cual es evaluado de manera anual. La entidad contrata externamente la realización de mantenimientos preventivos y correctivos para todos los equipos de la entidad, que, si bien es cierto, en ocasiones se presentan dificultades logísticas en dichos mantenimientos, debido a la alta cantidad de puntos que se deben considerar (31 puntos de atención) para la realización de los mismos. Es de anotar que diariamente se hace un inventario de los requerimientos específicos, para seguidamente proceder a realizar los mantenimientos correctivos necesarios y de ser posible realizar los preventivos, cabe resaltar, que el área de sistemas de igual forma establece la necesidad de hacer por lo menos dos mantenimientos de este tipo a los equipos en el año.

2.1.1.5.1.5 Legalidad. Frente a la legalidad del software ASSBASALUD E.S.E., no tiene inconsistencias, el 80% de los programas son de desarrollo propio y los programas adquiridos de

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manera externa como antivirus, y otras aplicaciones específicas son debidamente licenciadas. Para proteger la política de propiedad intelectual del software desarrollado, en los contratos laborales de las personas que desarrollan y son programadores, se incluye una cláusula en la cual se establece que todo desarrollo pasa a ser propiedad de la entidad. ASSBASALUD E.S.E., tiene implementado el Programa de Gobierno en Línea –GEL-, el comité fue creado mediante Resolución 1425 de 2008. La entidad no ha obtenido evaluación del proceso en ninguna de su etapa por parte del Programa Gobierno en Línea, pero si ha realizado actividades de autoevaluación. En el desarrollo del proceso auditor se encontró que la entidad tiene implementada la Estrategia de Gobierno en línea con base al Decreto 1151 de 2008 y el Manual de implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia Versión 2010, no encontrándose actualizada la estrategia con base al Decreto 1078 del 26 de mayo de 2015, situación que más adelante se refleja en los resultados de la auditoria, y dicha deficiencia fue comunicada en su momento a la entidad evaluada. Como proceso de mejora la entidad viene haciendo una actualización en su página web con el fin de garantizar un acceso más fácil para toda la ciudadanía con el fin de que pueda obtener información confiable y oportuna sobre la gestión, toda la información requerida por el programa se encuentra en la web de la institución, e igualmente se están ajustando a los parámetros establecidos por Gobierno en Línea del Ministerio de las Tecnologías de la información.

2.1.1.5.1.6 Seguridad y confidencialidad de la información. Todos los riesgos por los que potencialmente se pueda ver afectado el componente de las TIC´s y las comunicaciones al interior de ASSBASALUD E.S.E. se encuentran identificados en la matriz de la entidad y como tal se gestionan en conjunto y de manera transversal a la organización y se articula con los planes de mejoramiento. Los planes de seguridad se encuentran alienados con los procedimientos de copias de seguridad y continuidad del servicio, el área de sistemas y planeación es consciente de los inconvenientes que podría generar una caída del servicio de las

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comunicaciones al interior de la organización y por eso gestiona todo lo relacionado con la continuidad del servicio. La entidad cuenta con un manual de contingencia mediante el cual se gestionan las posibles problemas de seguridad que puedan tener los sistemas informáticos, se utiliza un software que maneja la seguridad en materia de TIC´s el cual genera alarmas cuando identifica un intruso que quiere entrar al sistema, adicionalmente dentro de las políticas generales de sistemas se determinó la segmentación de red como otra forma de garantizar la seguridad y confidencialidad de la información de ASSBASALUD E.S.E.

2.1.1.5.1.7 Estabilidad y confiabilidad de la información. ASSBASALUD E.S.E. E.S.E., con el fin de garantizar la estabilidad y confiabilidad de la información ha establecido que cada una de las dependencias sean las responsables del manejo de los archivos informáticos y dentro del plan estratégico de tecnologías de la información PETI se tiene como meta para el 2019 el cumplimiento de la gestión documental electrónica.

2.1.1.5.1.8 Estructura y organización área de sistemas. El PETI, es congruente con el plan estratégico de la entidad y a su vez con la plataforma estratégica, la ejecución del plan es monitoreada de manera permanente por la Gerencia de la entidad a partir del cumplimiento de los objetivos e indicadores del mismo, la oficina de control interno de manera periódica hace auditorías internas e inventario de equipos. El área de sistemas cuenta con un talento humano competente, las funciones de cada uno de los miembros del equipo se encuentran definidas en el manual de funciones de ASSBASALUD E.S.E. Para la adquisición de equipos y software, la Dirección de Sistemas y Planeación tiene en cuenta la participación de todas las áreas de la entidad, para que a partir de las necesidades específicas se puedan presupuestar las compras con la máxima optimización de recursos. El equipo auditor identifica el componente de las TIC´s como una fortaleza al interior de la entidad sujeto de la auditoria, y con las gestiones que viene adelantando, el resultado final podría ser mejor si se logrará el compromiso de cada una de las áreas frente a los proyectos que se vienen desarrollando en materia de TICS.

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2.1.1.6 Planes de Mejoramiento La Contraloría General del Municipio de Manizales, adelantó auditoria a Assbasalud ESE en el año 2015 en la modalidad regular y otra en la modalidad especial en la vigencia 2016, dichas auditorias dieron origen a un plan de mejoramiento con 32 Hallazgos, cuyo cumplimiento y efectividad fueron evaluados en el presente proceso, realizada la valoración en la Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal el resultado fue de cumplimiento parcial con un puntaje de 64,2 puntos.

Evaluación global del plan de mejoramiento de Assbasalud ESE

Fuente: Matriz de calificación – Equipo auditor

El equipo auditor, reconoce como fortaleza de la entidad la implementación y desarrollo propio de un software que le permite hacer seguimiento permanente a los diferentes planes de mejoramiento que Assbasalud ESE, debe implementar a partir de las diferentes evaluaciones a las que se ve sometida. A pesar de tener esta herramienta, es importante precisar que, por el sólo uso y existencia de la misma, no se puede predicar la eficacia de los planes de mejoramiento, al realizar la evaluación específicamente del plan de mejoramiento objeto del presente proceso auditor, se pudo evidenciar la carencia e implementación de varias de las acciones propuestas y específicamente en lo relacionado con los planes de mejoramiento de auditorías realizadas por esta contraloría en periodos anteriores.

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0,20 13,8

0,80 50,4

1,00 64,2

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Efectividad de las acciones


PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

TABLA 1- 5

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

69,0

63,0

Calificación

Cumple

Parcialmente

38

El plan se estructuró para un total de 32 hallazgos y para su implementación se establecieron un total de 52 acciones a ejecutar; Se evidencia incluso, hallazgos sin la definición de tarea alguna para su corrección como es el caso de: “AUMENTO INUSITADO DE CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LA VIGENCIA DEL 2014 CON RESPECTO AL PERIODO FISCAL DEL 2013: analizadas las vigencias 2013 y 2014 encontramos un inusitado aumento en el número de personas contratadas a través del outsourcing por medio de una entidad cooperativa para la prestación de servicios de apoyo administrativo a la gestión, en el año 2014 respecto al 2013, este aumento es de aproximadamente del 41%, es decir se pasó de una contratación en el 2013 de $ 933 millones a $ 1.320 millones en el 2014, con un aumento aproximado de $ 387 millones, que no podría tener ninguna justificación clara, teniendo en cuenta que como se dijo anteriormente, la producción de los servicios rebajo de un año con respecto al otro en 2% aproximadamente, y más aún si la contratación de prestación de servicios para el objeto misional rebajo en un 18%, no tiene ningún sustento la desproporción presentada para la vigencia de 2014.” “INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE LA COMISION EVALUADORA Y EL SUPERVISOR DEL CONTRATO: La Contraloría Municipal pudo determinar que en los informes del supervisor de los contratos CF-15, CF 017, CF 004, no se evidencia observación y/o objeción alguna sobre el pago de los aportes a seguridad social, salud y pensión sobre el IBC que reporta la entidad contratista, durante la vigencia de los contratos, ni al momento de la terminación y liquidación de los mismos.” En este orden ideas sin bien es cierto que esta Contraloría no puede emitir concepto sobre la validez o no del plan de mejoramiento, antes de su implementación, si queda claro que algunas de las acciones implementadas no aplican a la corrección y menos aún a evitar la recurrencia de los hechos relevantes que dieron origen a los hallazgos y que existen otras que no alcanzaron su implementación total a pesar de que los hallazgos llevan más de un año de comunicados. También se resalta en el presente informe, que las acciones propuestas en el plan de mejoramiento al momento de ser evaluado, se hizo de manera conjunta entre los miembros del equipo auditor, para poder determinar la eficacia de las mismas a pesar de que algunas no se hayan implementado de manera total y tenerlo en cuenta al momento de evaluar la Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal, así mismo existen hallazgos cuyas acciones no fueron efectivas como en el caso de:

39

“OBLIGATORIEDAD DE DAR CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS VIGENTES EN RELACION CON LA PUBLICIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS CONTRACTUALES EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA SECOP: La Contraloría Municipal pudo determinar en la revisión y análisis de los contratos por parte del Grupo Auditor, que la totalidad de éstos, no fueron publicados en el SECOP, lo cual no permite un despliegue de publicidad que permita que no solo los convocados o invitados directos por la entidad a través de email, o la publicación de los pliegos de condiciones de la convocatoria en página web, de ASSBASALUD, ESE -sin disposición de hipervínculo que pueda comunicar al SECOP- y que permita a los proveedores y al público en general tener “acceso oportuno, permanente e ininterrumpido a la información de su actividad contractual.” , ni aún verificable al 30 de noviembre de 2015.” “FALTA DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN RENDIDA: Durante el proceso auditor, se verifico la rendición de la cuenta referente a la Gestión Ambiental, se encontraron inconsistencias en la información rendida frente a la real.” Finalmente, en el plan de mejoramiento no se hace referencia a los beneficios de auditoría ni cuantificables ni cualificables.

2.1.1.7 Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias Assbasalud E.S.E, en cumplimiento de lo establecido en el Artículo 74 de la Constitución Política de Colombia, Artículo 15 de la ley 1755 de 2015, el artículo 15 de la Ley 962 de 2005, en relación a que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley, frente al Derecho de turno que establece: Los organismos y entidades de la Administración Pública Nacional que conozcan de peticiones, quejas, o reclamos, deberán respetar estrictamente el orden de su presentación, dentro de los criterios señalados en el reglamento del derecho de petición de que trata el Título II del Código Contencioso Administrativo, sin consideración de la naturaleza de la petición, queja o reclamo, salvo que tengan prelación legal. En todas las entidades, dependencias y despachos públicos, debe llevarse un registro de presentación de documentos, en los cuales se dejará constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los usuarios, de tal manera que estos puedan verificar el estricto respeto al derecho de turno.

40

SERVICIO AL CLIENTE AÑO 2016. SISTEMA DE INFORMACION Y ATENCION AL USUARIO –SIAU La oficina de servicio al cliente cuenta con un proceso de sistema de información y atención al usuario -SIAU- en cual se recepcionan a través de diferentes medios las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Reconocimientos del cliente interno y externo.

Cuadro No. 6 – PQSR – Reporte ASsbasalud ESE

Fuente: Sistema de Información, SERVICLIENTE, DIME.

Se evidencia que el número de quejas bajó en un 20.53%, los reconocimientos corresponden al 17.88%, es decir que los usuarios continúan reconociendo el buen servicio brindado, como se observa en la tabla las peticiones representan el 44.16% de las PRSR del cuarto trimestre 2016. De un total de 274 casos recepcionados de cliente externo en el cuarto trimestre 2016 el 95.62% se encuentra resuelto y cerrado. El promedio de tiempo de respuesta a las Peticiones, Quejas, reclamos, Sugerencias y Reconocimientos, tanto de cliente interno como externo estuvo en primer trimestre en 6.9 días, en segundo trimestre 5.9 días, en tercer trimestre en 6.36 días y en el cuarto trimestre en 3.63 días.

Cuadro No. 7 – Reporte PQRS por trimestre


Cant. % Cant. % Cant. % Cant. % Cant. %

PETICION 279 52,54 169 40,92 170 45,09 121 44,16 739 46,33

PQRSR CLIENTE EXTERNO QUEJA 127 23,92 138 33,41 112 29,71 89 32,48 466 29,22

RECONOCIMIENTO 112 21,09 89 21,55 66 17,51 49 17,88 316 19,81

SUGERENCIA 11 2,07 14 3,39 22 5,84 14 5,11 61 3,82

DERECHO DE PETICION 2 0,38 2 0,48 5 1,33 0 0,00 9 0,56

TUTELA 0 0,00 1 0,24 1 0,27 1 0,36 3 0,19

RECLAMO 0 0,00 0 0,00 1 0,27 0 0,00 1 0,06

TOTAL CLIENTE EXTERNO 531 100 413 100 377 100 274 100 1595 100

PQRSR CLIENTE INTERNO QUEJA 28 96,55 31 100,00 14 100,00 16 94,12 89 97,80

PETICION 1 3,45 0 0,00 0 0,00 1 5,88 2 2,20

TOTAL CLIENTE INTERNO 29 100 31 100 14 100 17 100 91 100

TOTAL 2016

PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y RECONOCIMIENTOS

4to Trimestre 20161er Trimestre 2016 2do Trimestre 2016 3er Trimestre 2016

2do Trimestre 2016 3er Trimestre 2016 4to Trimestre 2016


SERVICIOS AMBULATORIOS 54 42,52 72 52,17 62 55,36 47 52,81 235 50,43

URGENCIAS 52 40,94 44 31,88 23 20,54 15 16,85 134 28,76

ODONTOLOGIA 6 4,72 4 2,90 12 10,71 7 7,87 29 6,22

FARMACEUTICO 8 6,30 5 3,62 4 3,57 3 3,37 20 4,29

LABORATORIO 2 1,57 0 0,00 1 0,89 2 2,25 5 1,07

ADMINISTRATIVO 0 0,00 1 0,72 1 0,89 1 1,12 3 0,64ESTADISTICA Y

EPIDEMIOLOGIA 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

HOSPITALIZACION 2 1,57 1 0,72 2 1,79 3 3,37 8 1,72

SALUD PUBLICA 0 0,00 0 0,00 0 0,00 3 3,37 3 0,64

FACTURACION 1 0,79 2 1,45 1 0,89 4 4,49 8 1,72

CALL CENTER 1 0,79 1 0,72 0 0,00 0 0,00 2 0,43

PLANEACION Y SISTEMAS 0 0,00 0 0,00 1 0,89 0 0,00 1 0,21

PARTOS 0 0,00 0 0,00 0 0,00 2 2,25 2 0,43

SIN DEFINIR 1 0,79 6 4,35 2 1,79 2 2,25 11 2,36

GESTION HUMANA 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0,00

SERVICIO AL CLIENTE 0 0,00 0 0,00 1 0,89 0 0,00 1 0,21

SERVICIOS EN SALUD 0 0,00 2 1,45 2 1,79 0 0,00 4 0,86

TOTAL 127 100 138 100 112 100 89 100 466 100

TOTAL 20161er Trimestre 2016

41

El proceso con mayor número de quejas de cliente externo específicamente es el servicio de ambulatorios, con el 52.81% lo que está directamente relacionado con que éste es el servicio más grande de la entidad, Las quejas en el servicio de urgencias disminuyeron en un 71.15% lo que sugiere un mejoramiento importante en este servicio.

Cuadro No. 8 – Reporte PQRS cliente externo por atributo calidad

Nota: Tomado del Informe Servicio al Cliente 2016 – Assbsalud ESE


La primera causa de quejas en cuarto trimestre 2016 fue el trato con el 34.83 seguido de la oportunidad con el 29.21% se evidencia un aumento en las quejas por trato lo que indica que para el año 2017 se debe enfatizar nuevamente en la humanización de los servicios de salud. VERIFICACION DE SATISFACCION DE LOS USUARIOS A TRAVES DE LOS BUZONES DE SUGERENCIAS:

El registro de los buzones de sugerencias, califica los siguientes atributos de calidad: Amabilidad, oportunidad, disposición del personal, información recibida, calidad del servicio, comodidad de las instalaciones. Durante el primer trimestre 2016 se registró un total de 289 formatos de buzón, en el segundo trimestre 265, el tercer trimestre 181 formatos y en el cuarto trimestre 2017. La información suministrada arrojó los siguientes resultados:

2do Trimestre 2016 3er Trimestre 2016 4to Trimestre 2016


OPORTUNIDAD 43 33,86 32 23,19 28 25,00 26 29,21 129 27,68

ACCESO 22 17,32 48 34,78 26 23,21 16 17,98 112 24,03

TRATO 33 25,98 25 18,12 20 17,86 31 34,83 109 23,39COMPETENCIA

TECNICA 16 12,60 18 13,04 23 20,54 3 3,37 60 12,88

INFORMACION 5 3,94 11 7,97 9 8,04 11 12,36 36 7,73INFRAESTRUCTURA

7 5,51 3 2,17 4 3,57 1 1,12 15 3,22

OTRO 1 0,79 1 0,72 2 1,79 1 1,12 5 1,07

TOTAL 127 100 138 100 112 100 89 100 466 100

TOTAL 2016

QUEJAS DE CLIENTE EXTERNO POR ATRIBUTO DE CALIDAD

1er Trimestre 2016

42

Cuadro No. 9 – Grado Satisfacción – Buzón de sugerencias

Nota: Tomado del Informe Servicio al Cliente 2016 – Assbsalud ESE

Fuente: Tabulación de formatos de buzón de sugerencias

En diferentes puntos de atención se recepcionaron 217 formatos de buzones de sugerencias en los que los usuarios calificaron la amabilidad, la oportunidad, la disposición del personal, la información recibida, la calidad del servicio y la comodidad de las instalaciones como “excelente” en 82.80% siendo mejor calificada la variable de amabilidad. A continuación, se relaciona una tabla sobre el motivo probable de calificación “regular”, “mala” y “muy mala” de acuerdo con las quejas encontradas en los mismos formatos. Siendo la causa probable más alta la Oportunidad el “tiempo de espera” para ser atendido y el proceso afectado las urgencias.

Cuadro No. 10 – Motivo y calificación según el área

Amabilidad Oportunidad Disposición Información Calidad del Comodidad

Cant. Cant. Cant. Cant. Cant. Cant.

EXCELENTE/BUENO 228 199 203 212 199 202

REGULAR 8 6 16 11 17 28

MALO/MUY MALO 35 45 36 34 45 29

NO MARCADO/ANULADO 18 39 34 32 28 30

TOTAL 289 289 289 289 289 289

EXCELENTE/BUENO 213 188 200 204 198 209

REGULAR 13 18 12 12 12 16

MALO/MUY MALO 23 23 31 22 27 15


TOTAL 265 265 265 265 265 265

EXCELENTE/BUENO 127 115 117 122 122 124

REGULAR 14 7 17 13 6 14

MALO/MUY MALO 23 29 24 21 27 17


TOTAL 181 181 181 181 181 181

EXCELENTE/BUENO 188 177 175 178 177 183

REGULAR 5 6 6 9 7 7

MALO/MUY MALO 13 13 17 9 17 6


TOTAL 217 217 217 217 217 217

SATIFACCION A TRAVES DE BUZONES DE SUGERENCIAS

ENERO-

MARZO 2016

ABRIL-JUNIO

2016

TOTAL JULIO-

SEPTIEMBRE

2016

TOTAL

OCTUBRE-

DICIEMBRE

2016

MOTIVO PROBABLE MOTIVO PROBABLE2 4to TRIMESTRE TOTAL 2016

cant. % cant. % cant. % cant. % cant. %

ACCESO ASIGNACION DE PERSONAL 6 7,69 8 17,78 4 8,89 0 0,00 18 9,18

ATENCION DE URGENCIAS 1 1,28 3 6,67 1 2,22 1 3,57 6 3,06

CITA MEDICA 3 3,85 3 6,67 0 0,00 1 3,57 7 3,57

NEGACION DEL SERVICIO 1 1,28 2 4,44 0 0,00 3 10,71 6 3,06

COMPETENCIA TECNICA DIAGNOSTICO 0 0,00 0 0,00 1 2,22 1 3,57 2 1,02

PROCEDIMIENTO 8 10,26 5 11,11 5 11,11 0 0,00 18 9,18

INFORMACION CAMBIO DE CITA 0 0,00 1 2,22 0 0,00 0 0,00 1 0,51

HORARIO DE ATENCION 0 0,00 0 0,00 1 2,22 1 3,57 2 1,02

INFORME 0 0,00 3 6,67 1 2,22 2 7,14 6 3,06

INFRAESTRUCTURA COMIDAD DE LAS INSTALACIONES 6 7,69 4 8,89 1 2,22 2 7,14 13 6,63

HIGIENE 1 1,28 0 0,00 0 0,00 0 0,00 1 0,51

SERVICIO SANITARIO 1 1,28 0 0,00 0 0,00 0 0,00 1 0,51

OPORTUNIDAD ENTREGA DE MEDICAMENTOS 1 1,28 2 4,44 0 0,00 0 0,00 3 1,53

TIEMPO DE ESPERA 33 42,31 7 15,56 16 35,56 8 28,57 64 32,65

OTRO COBRO DE SERVICIO 0 0,00 0 0,00 1 2,22 0 0,00 1 0,51

TRATO ATENCION CON CALIDEZ 17 21,79 7 15,56 14 31,11 9 32,14 47 23,98

Total general 78 100 45 100 45 100 28 100 196 100

1er

TRIMESTRE

2do

TRIMESTRE

3er

TRIMESTRE

MOTIVO PROBABLE DE LA CALIFICACION (REGULAR, MALA, MUY MALA)

43

Nota: Tomado del Informe Servicio al Cliente 2016 – Assbsalud ESE2

2.1.1.7.1 Atención de denuncias durante el proceso auditor Convenios Docencia- Servicio CODA

En el desarrollo de la Auditoría, se recibió el oficio C.I.D.-140 del 24 de mayo de 2017, donde se pone en conocimiento de la Contraloría General de Manizales una queja de la Jefe de la Oficina de Servicios en Salud, con relación a la forma como recibió los convenios Docencia –Servicio (CODA) y sus contraprestaciones con universidades e instituciones de formación. Una vez verificada la información por parte del equipo auditor con base a lo establecido en el Decreto 2376 de 2010 “Por medio del cual se regula la relación docencia-servicio para los programas de formación de talento humano del área de la salud”, se pudo comprobar la existencia del convenio marco que exige el decreto que regula el hecho, así como los respectivos anexos necesarios para la ejecución de los programas de formación que hacen parte del convenio. De acuerdo a lo anterior se procedió a realizar una revisión a los convenios confrontando con: visita administrativa, revisión a los inventarios para establecer la existencia real de los equipos e insumos recibidos como contraprestación, así mismo se realizó cruce de información con las diferentes entidades educativas referente a los ingresos pactados con ellas, como se detalla en las siguientes tablas.

2 Informe de Gestión Assbasalud ESE 2016

PROCESO TOTAL 2016

cant. % cant. % cant. % cant. % cant. %

URGENCIAS 43 55,13 0 0 15 33,33 0 0,00 58 55,13

SERVICIOS AMBULATORIOS 29 37,18 0 0,00 0 0,00 10 35,71 39 37,18

LABORATORIO 2 2,56 0 0,00 1 2,22 0 0,00 3 2,56

HOSPITALIZACION 1 1,28 0 0,00 0 0,00 4 14,29 5 1,28

ODONTOLOGIA 1 1,28 0 0,00 7 15,56 1 3,57 9 1,28

SERVICIO AMBULATORIOS 1 1,28 15 33,33 20 44,44 0 0,00 36 1,28

SERVICIOS FARMACEUTICOS 1 1,28 2 4,44 1 2,22 2 7,14 6 1,28

CALL CENTER 0 0 1 2,22 0 0 0 0,00 1 0

SERVICIOS EN SALUD 0 0 2 4,44 0 0 0 0,00 2 0

URGENCIAS 0 0 25 55,56 0 0 5 17,86 30 0

SERVICIO AL CLIENTE 0 0 0 0 1 2,22 0 0,00 1 0,00

ADMINISTRATIVO 0 0 0 0 0 0 1 3,57 1 0

PARTOS 0 0 0 0 0 0 1 3,57 1 0

SALUD PUBLICA 0 0 0 0 0 0 3 10,71 3 0

SIN DEFINIR 0 0 0 0 0 0 1 3,57 1 0

Total general 78 100 45 100 45 100 28 100 196 100

1er

TRIMESTRE

2do

TRIMESTRE

3er

TRIMESTRE

4to

TRIMESTRE

PROCESO PROBABLE GENERADOR

44

Cuadro No. 11 – Reporte Convenios CODAS - Universidades

CONCEPTO VIGENCIA VALOR

2012 $ 46.966.209

2013 $ 44.519.832

2014 $ 35.661.460

2015 $ 19.339.862

2016 $ 23.109.840

TOTAL $ 169.597.203

UNIVERSIDAD CATOLICA DE MANIZALES

Capacitaciones, equipos de computo,

mèdicos y de laboratoio, servicio de

gimnasio, arrendamiento de salas,

carnetizaciòn funcionarios, impresiones,

publicaciones


2012 $ 23.347.618

2013 $ 10.754.544

2014 $ 14.982.131

2015 $ 34.661.806

2016 $ 27.805.424

TOTAL $ 111.551.523

UNIVERSIDAD DE MANIZALES

Cupos para congreso de actualizaciòn

en temas gineco-obstetricia, equipos de

computo, equipos mèdicos, sillas

auditorio de la Enea, arrendamiento de

salas, , impresiones de afiches y

facturas, curso de alturas


2013 $ 25.674.614

2014 $ 23.436.960

2015 $ 24.783.970

2016 $ 29.387.858

TOTAL $ 103.283.402

UNIVERSIDAD AUTONOMA

CUPOS CAPACITACIONES

(Pregrados,Seminarios,

talleres,simposios, congresos,

instalaciones fisicas para eventos)


2013

No se

encontrò

determinado

el valor de la

contraprestaci

òn

2014 $ 27.100.000

2015 $ 24.430.000

2016 $ 26.097.145

TOTAL…. $ 77.627.145

UNIVERSIDAD DE CALDAS

CUPOS CAPACITACIONES

(Diplomados,cursos de actualizaciòn ,

talleres,entrenamientos, congresos,

prèstamo de instalaciones fisicas para

eventos)

45

Fuente: Reporte por cada entidad de educación y Assbasalud ESE


Capacitaciòn sobre Toma de Muestra y

Bioseguridad

2013

No se encontrò

determinado el

valor de la

contraprestaciòn

Vr. Sonido para realizaciòn de una jornada de

salud oral y prèstamo de aulas para

capacitaciòn 2014 $ 2.000.000

Apoyo Actividad Lùdica, prèstamo de sala de

computo y auditorio para capacitaciones y

homologaciòn y nivelaciòn a funcionaria en el

programa de formacion de salud oral 2015 $ 2.450.000

50% de la homogaciòn y nivelaciòn a

funcionaria en el programa de formaciòn de

salud oral 2016 $ 1.250.000

TOTAL $ 5.700.000

INSTITUTO INMEDENT

INSTITUCION EDUCATIVA NACIONAL AUXILIARES D ENFERMERIA


Capacitaciòn: "Administraciòn Segura

de medicamentos" a 20 Auxiliares de

enfermerìa 2013 $ 2.300.000

No se encontraron registros de

contraprestacion en la vigencia 2014 2014 $ 0

Vr. Sonido para apoyar celebraciòn del

dìa de los niños en Assbasalud E.S.E. 1 Sem 2015 $ 1.000.000

2 sem 2015

2016

TOTAL $ 8.581.981

Vr. Contraprestaciòn de servicios de

capacitaciòn correspondiente al

segundo periodo de 2015 y los dos

periodos del 2016 entregado a la

Entidad en efectivo $ 5.281.981

46

La información plasmada en las tablas fue la suministrada por las entidades educativas, al hacer seguimiento de la ejecución de estos recursos, se evidenciaron deficiencias en la gestión realizada y la inexistencia de controles a estos recursos que recibió Assbasalud E.S.E provenientes del CODA durante las vigencias relacionadas. Con el fin de dar respuesta a la denuncia frente a los beneficiarios de las capacitaciones y otros servicios, se hizo una revisión a los funcionarios que recibieron formación y accedieron a otras contraprestaciones, para lo cual se seleccionó una muestra y se verificó, que efectivamente los nombres relacionados correspondieran a personal de carrera y planta temporal de la Entidad, Igual procedimiento se realizó con el listado de asistencia de funcionarios que disfrutaron del gimnasio. De acuerdo a lo evidenciado, ASSBASALUD E.S.E debe mejorar la gestión de dichos convenios a fin de lograr mayor control, efectividad y eficacia en la negociación de la contraprestación a que tiene derecho y definir claramente a través de acuerdos a nivel de servicios o minutas contractuales en las que se defina claramente el monto de la contraprestación pactada, su forma de pago, y los mecanismos para hacer efectivo su cumplimiento y recaudo. Resalta este ente de control, que a partir de junio de 2016 se encontró documentado y con los correspondientes soportes las contraprestaciones recibidas por la Entidad lo que ha permitido fortalecer diferentes dependencias de Assbasalud E.S.E como el Laboratorio Clínico, el Área de Odontología y el entrenamiento de personal de urgencias y consulta externa lo que redunda en un mejoramiento del servicio que presta la entidad a la Comunidad.

2.1.1.8 Control Fiscal Interno El análisis de los controles implementados por la entidad, permite determinar la calidad y efectividad de los mismos y si son eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. La Contraloría de Manizales le otorga al Sistema de Control Fiscal Interno de ASSBASALUD E.S.E. un total de 86,5 puntos lo que refleja que es EFICIENTE en sus mecanismos de control, de acuerdo con la siguiente tabla:

47

En desarrollo de la evaluación y conforme a los lineamientos de la Guía de Auditoría Territorial, adoptada por la Contraloría General del Municipio de Manizales mediante Resolución 037 de enero 22 de 2013, la evaluación del Sistema de Control Interno de ASSBASALUD E.S.E., busca determinar el grado de confianza que se pueda otorgar a los mecanismos de control implementados, en dos fases (planeación y ejecución).

2.1.1.8.1 Evaluación en la fase de planeación (Primera) La evaluación en esta primera fase dio como resultado un puntaje de 93,8 puntos, el cual da cuenta de la identificación e implementación de los controles establecidos, a partir de un análisis de riesgos inherentes y de control que contiene la estructura de la entidad y que adicionalmente determinan los procesos de mayor impacto y riesgo de la misma.

2.1.1.8.2 Evaluación en la fase de ejecución (Segunda) A partir de las pruebas realizadas en la primera fase se comprueba la efectividad, de los controles implementados, los cuales durante el proceso de evaluación presentaron deficiencias, por lo que obtuvo un resultado de 83,3 puntos, toda vez que en algunos de los componentes integradores de la gestión desplegada por ASSBASALUD E.S.E., se evidenciaron situaciones susceptibles de mejorar y/o corregir, o que no se ejecutaron las acciones de mejora o fueron insuficientes o poco efectivas para superar las deficiencias detectadas. El análisis y evaluación del Control Interno, se hace a partir de los lineamientos legales, normativos, y de procedimientos propios de su función. Para el análisis y evaluación de las auditorías internas se revisó el manual de procedimientos de control interno, mapa de riesgos lineamientos e instrumentos en la programación,


Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0,30 28,1

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0,70 58,3

1,00 86,5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

CONTROL FISCAL INTERNO

83,3

TABLA 1-7


93,8

TOTAL

Calificación

Eficiente

48

planeación y ejecución de estas auditorías internas, que buscan, prevenir, corregir, apoyar, como retroalimentar los procesos al interior de la entidad. Para este análisis se consideró el contenido del artículo 6 de la ley 87/93 frente a la responsabilidad de la alta gerencia de establecer y garantizar la operación del control interno al interior de la entidad. Se constató por parte la Contraloría, que el Control Interno ha cumplido con la programación y ejecución del plan de auditorías, generando las respectivas actas e informes y comunicaciones internas y externas que se desprendan de la labor de auditoría realizada.

2.1.1.9 Controversias Judiciales Con corte a diciembre 31 de 2016 Assbasalud ESE, contaba con un total de 42 demandas en su contra, se encuentran entre ellas demandas con fecha de iniciación desde el año 2007, toda vez que el presente proceso auditor se hace referencia a la vigencia 2016 se tomó una muestra para evaluar la trazabilidad al desarrollo de cada una de las etapas procesales, a demandas instauradas desde el año 2012 ya que tomar una sola vigencia no permitiría verificar su desarrollo integral debido a lo lento que puede ser todo el proceso.

Cuadro No. 12 - Total procesos discriminados por tipo

Tipo de proceso Cantidad Valor Total

Nulidad y restricción del derecho 8 $ 519.000.000

Reparación Directa 34 $ 7.922.815.211

Total 42 $8.441.815.211 Fuente: Información obtenida en la Oficina Jurídica Assbasalud

De los anteriores contratos se tomó una muestra del 10%, equivalente a cuatro (4) procesos y de ésta dos de cada uno por tipo de proceso.

Cuadro No. 13 - Muestra evaluada para revisión

Tipo de Contrato Cantidad Valor Total

Nulidad y restitución del derecho 2 $ 470.919.000

Reparación directa 2 $ 2.944.000.000

Total 4 $ 3.414.919.000 Fuente: Información obtenida en la Oficina Jurídica Assbasalud

Realizada la revisión a los cuatro procesos de la muestra, se pudo evidenciar:

49

Se cumple con todas las acciones procesales pertinentes a cada una de las demandas.

Se evidencia que se llevaron a cabo las conciliaciones extra judiciales.

De la misma forma se encuentra que todas las demandas fueron debidamente estudiadas en el Comité de conciliaciones y defensa judicial tal y como lo exige la ley.

Se realizó el llamamiento en garantías pertinentes, todas las demandas revisadas durante este proceso auditor se encuentran contestadas en términos.

Teniendo en cuenta la cantidad de demandas que se adelantan en contra, que existen demandas de muy vieja data, las cuales se desarrollan dentro de los términos legales de acuerdo a lo evidenciado por entrevista sostenida con la Jefe de Área Jurídica de la entidad, y una vez confrontado con la muestra tomada para el análisis éste Ente de Control, puede conceptuar que la defensa jurídica de la entidad se desarrolla dentro de los términos de ley, y que dicha gestión garantiza la adecuada defensa contribuyendo al buen uso de los recursos en Assbasalud ESE.

2.2 CONTROL DE RESULTADOS De acuerdo con lo evaluado y como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Resultados es FAVORABLE ya que alcanzó 94,3 puntos, teniendo en cuenta la evaluación de las siguientes Variables:


Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 94,3


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 2


94,3


Concepto

Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

50

2.2.1 Cumplimiento de Planes, programas y proyectos

De conformidad con el artículo 72 de la Ley 1438 de 2011, la gestión de los gerentes de las empresas sociales del estado, se basa en la aprobación y evaluación por parte de la Junta Directiva de un plan de gestión, el cual debe contener las metas de gestión y resultados relacionados con la viabilidad financiera, la calidad y eficiencia en la prestación de los servicios, y las metas y compromisos incluidos en convenios suscritos con la Nación o con la entidad territorial si los hubiere, y el reporte de información a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de la Protección Social. Atendiendo a las diferentes estrategias establecidas para el alcance de los objetivos, y basados en la plataforma estratégica de ASSBASALUD ESE, se han definido cuatro (4) programas institucionales que apuntan a la prestación de servicios con calidad y con equilibrio financiero, ellos son: Programa / Proyecto Calidad en la prestación de servicios de salud Equilibrio Financiero Modernización Institucional Salud Pública ASSBASALUD E.S.E en cumplimiento de su objeto misional, requiere de la ejecución de proyectos estratégicos y misionales para la atención de los usuarios y la prestación de los servicios de salud a su cargo en el nivel uno (1) de baja

FACTORES MINIMOSCalificación

Total

Eficacia 16,3

Eficiencia 29,2

Efectividad 38,9

coherencia 10,0

94,3

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Calificación Parcial Ponderación

81,7 0,20

97,2

0,10

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos

0,4097,2

1,00

Calificación

Cumple

TABLA 2-1


100,0

0,30

51

complejidad, el cual presta la entidad su red de servicios habilitada en la zona urbana y rural del Municipio. La programación financiera del plan de desarrollo institucional del periodo 2016 – 2019 es la siguiente: Cuadro No. 14 – PDI 2016 – 2019 Assbasalud ESE

Cuadro No. 15 – PDI 2016 – 2019 Assbasalud ESE por programa o Proyecto

De acuerdo a la evaluación anual del avance en la ejecución del plan de desarrollo, a través del plan de acción del año 2016, se pudo establecer que se ha cumplido de

Assbasalud E.S.E - Plan de Desarrollo Institucional 2016 - 2019

Programa / Proyecto 2016 2017 2018 2019 Total

Calidad en la prestación de servicios de salud 274.886$ 495.993$ 482.562$ 516.341$ 1.769.782$

Avancemos hacia la acreditación 16.598$ 18.276$ 19.555$ 20.924$ 75.353$

Cultura de Mejoramiento -$ 180.435$ 144.915$ 155.060$ 480.410$

Mejorando los indicadores de Calidad 258.288$ 297.282$ 318.092$ 340.357$ 1.214.019$

Equilibrio Financiero 154.488$ 448.436$ 479.827$ 513.413$ 1.596.164$

Disminución de Gastos 77.244$ 110.637$ 118.382$ 126.669$ 432.932$

Mejoramiento de Rentas 77.244$ 236.942$ 253.528$ 271.274$ 838.988$

Presupuesto Equilibrado -$ 100.857$ 107.917$ 115.470$ 324.244$

Modernización Institucional 50.000$ 1.246.664$ 1.186.207$ 1.200.779$ 3.683.650$

Mejoramiento de Servicios de Salud -$ 432.000$ 457.850$ 484.743$ 1.374.593$

PETI -$ 706.664$ 728.357$ 716.036$ 2.151.057$

Rediseño de la red de prestación de servicios 50.000$ 108.000$ -$ -$ 158.000$

Salud Pública 468.744$ 732.915$ 686.635$ 734.700$ 2.622.994$

Binomio Madre Hijo 149.928$ 223.746$ 239.408$ 256.167$ 869.249$

Otros programas de interés en Salud Pública 318.816$ 371.169$ 397.151$ 424.952$ 1.512.088$

Rutas de Atención Integral -$ 138.000$ 50.076$ 53.581$ 241.657$

Total 948.118$ 2.924.008$ 2.835.231$ 2.965.233$ 9.672.590$

Nota: Elaboraciòn Equipo Auditor - Fuente: Plan desarrollo Assbasalud 2016 - 2019

Assbasalud E.S.E - Plan de Desarrollo Institucional 2016 - 2019

Programa / Proyecto 2016 2017 2018 2019 Total

Calidad en la prestación de servicios de salud 274.886$ 495.993$ 482.562$ 516.341$ 1.769.782$

Equilibrio Financiero 154.488$ 448.436$ 479.827$ 513.413$ 1.596.164$

Modernización Institucional 50.000$ 1.246.664$ 1.186.207$ 1.200.779$ 3.683.650$

Salud Pública 468.744$ 732.915$ 686.635$ 734.700$ 2.622.994$

Total 948.118$ 2.924.008$ 2.835.231$ 2.965.233$ 9.672.590$

Concepto 2016 2017 2018 2019 Total

Gastos Generales -$ 718.074$ 763.484$ 815.928$ 2.297.486$

Gastos Operación Comercial -$ 784.600$ 777.840$ 764.792$ 2.327.232$

Inversión -$ 145.352$ 105.371$ 112.778$ 363.501$

Servicios Personales 948.118$ 1.275.982$ 1.188.536$ 1.271.735$ 4.684.371$

Total 948.118$ 2.924.008$ 2.835.231$ 2.965.233$ 9.672.590$

Nota: Elaboraciòn Equipo Auditor - Fuente: Plan desarrollo Assbasalud 2016 - 2019

52

manera general con las metas y objetivos del periodo, en un 80%, de acuerdo a la evaluación institucional y aplicada internamente por el auditado. Cuadro No. 16 – PDI 2016 – 2019 Assbasalud ESE – Evaluación Interna vigencia 2016.

Los programas de modernización institucional y talento humano, reportan un cumplimiento del 100% durante el año 2016, seguidos de calidad en la prestación de los servicios de salud con un logro del 70%, el fortalecimiento estructura y financiero de la entidad, salud pública y equilibrio financiero tienen un cumplimiento aceptable, donde el logro supera el 50%, y refleja debilidad en el cumplimiento de los resultados propuestos en los componentes propios del objeto social y misional de la entidad durante la vigencia 2016.

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Es el examen que permite opinar sobre la razonabilidad de los estados contables y conceptuar sobre la Gestión financiera; como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es FAVORABLE, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

ITEM PESO % C.ITEM CUMP

Fortalecimiento Estructural y Financiero 10% 4 0 3 57% 6%

Talento Humano 10% 2 0 0 100% 10%

Modernización Institucional 35% 2 0 0 100% 35%

Salud Pública 20% 5 2 2 67% 13%

Calidad 15% 3 1 1 70% 11%

Equilibrio Financiero 10% 1 0 1 50% 5%

80%Nota: Fuente Assbasalud ESE - Evaluaciòn Global

EVALUACIÓN

TOTAL CUMPLIMIENTO PLAN 2016

EVALUACIÓN PLANEACIÓN INSTITUCIONAL 2016

ASSBASALUD E.S.E.

53

2.3.1 Estados Contables

La Contraloría General del Municipio de Manizales como resultado de la auditoría adelantada, presenta una opinión limpia o sin salvedades sobre los Estados Contables, debido a la evaluación de las siguientes variables

En la evaluación no se evidenciaron inconsistencias por sobrestimación, subestimaciones o incertidumbre en las cifras, saldos y movimientos contables que


Total

1. Estados Contables 0,70 70,0

2. Gestión presupuestal 0,10 8,3

3. Gestión financiera 0,20 16,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Fuente: Matriz de calificación - equipo auditor

TABLA 3

100,0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

ENTIDAD AUDITADA

VIGENCIA

80,0

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

83,3

Favorable

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Indice de inconsistencias (%)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3-1

Sin salvedad o

limpia

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 0,0

0,0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación

54

sustentan los estados contables de la entidad durante el periodo 2016, se registran adecuadamente los derechos, bienes y obligaciones a la fecha de cierre, cumpliendo con los procedimientos y el Plan General de Contabilidad Pública del Régimen de Contabilidad expedido por la CGN. PROCESO DE CONTABILIDAD. El Régimen de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación es el medio de Normalización y Regulación contable pública en Colombia, por tanto, es aplicable y exigible en la preparación y presentación de la información contable de Assbasalud ESE. Los información financiera y contable permiten además a los ciudadanos y entes de control, evaluar la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han confiado, por tal motivo, y tienen el objetivo de contribuir en el ejercicio de control social de que tratan los artículos 34 y 35 de la Ley 489 de 1998 y demás normas relacionadas con la gestión pública y el control a la misma. Con la expedición de la Resolución 663 del 30 de diciembre de 2015 la CGN, modificó la resolución 414 de 2014, en la cual establece nuevamente el cronograma de aplicación del marco normativo para las empresas que conforman el sistema general de seguridad social en salud (SGSSS) podrán aplicar el Nuevo Marco Normativo con periodo de aplicación entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2017. La composición y estructura financiera del Balance General con corte a diciembre 31 de 2016, presentado por el auditado, el activo está compuesto en un 52,11% por el activo corriente ($6.313 Millones) y en un 47,89% ($5.801 Millones) por el activo no corriente.

55

El activo presentó una variación general con relación al año 2015 del 10.33% (1.134 Millones) y pertenece en un 69,16% ($8.379 Millones) al Municipio como ente aportante y dueño de la entidad, mientras que el 30,84% ($3.736 Millones) está representado en la deuda con contratistas, proveedores, empleados y demás terceros. El efectivo revelado en los estados contables al finalizar el año 2016, corresponde con el valor de los recursos financieros disponibles en la tesorería a la misma fecha de corte, el cual se encuentra debidamente conciliado con los extractos y movimientos bancarios del periodo auditado.

Año Actual Año Anterior

2016 2015 Absoluta Relativa

ACTIVOS 12.114.532$ 10.980.083$ 1.134.449 10,33%

ACTIVO CORRIENTE 6.313.142 5.201.251 1.111.891 21,38%

ACTIVO NO CORRIENTE 5801390 5778832 22.558 0,39%

PASIVOS Y PATRIM 12.114.532 10.980.083

PASIVO CORRIENTE 3.735.857 2.644.325 1.091.532 41,28%

PATRIMONIO 8.378.675 8.335.758 42.917 0,51%

VariaciónCuenta

56

Cuadro No. 17 –Assbasalud ESE Estado Situación de Tesorería 2016.

DEUDORES. El siguiente cuadro refleja el estado de la cartera por edades a favor de ASSBASALUD ESE, con corte a diciembre 31 de 2016, la mayor concentración de cartera se encuentra comprendida en las edades superiores a 180 que sumadas representan el 75,96% del total de la misma, lo que refleja un alto nivel de riesgo por pérdidas relacionadas con las dificultades asociadas a las deudas de difícil cobro, altos niveles de gasto por provisión de la misma y bajas en cartera. Cuadro No. 18 – Estado de Cartera

Rec. Propios

Cofinanciació

n

Otros - Fondo

Rotatorio (no

adicionable al Ppto)

Total

DISPONIBILIDADES 1.238.681.575 - 426.797.291 1.665.478.866

Caja - -

Bancos 1.238.681.575 426.797.291 1.665.478.866

Inversiones Temporales -

Documentos por cobrar -

Otros - -

EXIGIBILIDADES 386.309.890 - - 386.309.890

Cuentas Por Pagar 386.309.890 - - 386.309.890

Funcionamiento 386.309.890 386.309.890

Servicio deuda -

Inversión - - -

Otros - -

SUPERAVIT 852.371.685 - 426.797.291 1.279.168.976

852.371.685

Fuente: INFORME DE TESORERIA Y SITUACION DE TESORERIA31 DIC 2016

SALDO EJECUTABLE EN TESORERIA

ASSBASALUD

Estado de Situación Tesoreria

Diciembre 31de 2016

Detalle

Fuente

ASSBASALUD ESE

ESTADO DE LA CARTERA A DICIEMBRE 31 DE 2016

Concepto Sin vencer. Hasta 60. de 61 a 90. de 91 a 180. de 181 a 360. Mayor a 360. Total

Contributivo 13.022.693$ 29.056.941$ 4.179.543$ 21.531.898$ 29.166.889$ 23.282.051$ 120.240.015$

Cuotas Partes 4.320.800$ 4.126.612$ 2.347.627$ 123.329$ 37.000.000$ 577.467.616$ 625.385.984$

PPNA 3.248.239$ 3.525.197$ 812.480$ 1.895.790$ 41.081.102$ 23.878.227$ 74.441.035$

SOAT ECAT 104.369$ 954.868$ 94.270$ 149.000$ 1.277.897$ 46.787.815$ 49.368.219$

Subsidiado 10.612.453$ 690.026.413$ 106.227.182$ 409.711.387$ 699.739.304$ 7.105.652.939$ 9.021.969.678$

VENTA SERVICIOS 66.175.185$ 1.365.397.780$ 5.310.247$ 18.450.030$ 107.482.166$ 34.241.589$ 1.597.056.997$

Total general $ 97.483.739 $ 2.093.087.811 $ 118.971.349 $ 451.861.434 $ 915.747.358 $ 7.811.310.237 $11.488.461.928

Porcentaje 0,85% 18,22% 1,04% 3,93% 7,97% 67,99% 100,00%Nota: Elaboró equipo auditor - fuente:archivo SIA - Cartera_dic2016_ formato_201701_f01b_cgmm_anexo14

57

Sin embargo, se evidencia una adecuada gestión de la misma y el valor de cartera se encuentra conciliado con la información contable a la misma fecha de corte. Por su parte, la entidad viene provisionando la cartera morosa especialmente la de difícil cobro, por su alta morosidad y deterioro de las condiciones de pago de los deudores, por lo que el estado de la cartera y el control de la misma corresponde adecuadamente al saldo final presentado en la información contable del ente auditado a la misma fecha en la cuenta contable 14 – Deudores, así. Cuadro No. 19 – Saldo Contable de la Cartera

En el siguiente cuadro se relaciona cada uno de los deudores y el valor provisionado del deterioro de la cartera con corte a diciembre 31 de 2016.

Cuadro No. 20–Assbasalud ESE – Provisión de la Cartera 2016.

Valor11.488.461.928$

8.927.220.409-$

2.561.241.519$

Saldo de la Cartera

(-) Valor Provisión

Saldo Contable

Concepto

PROVISIÓN DEUDORES SALDO PROVISIONADO PROVISIÓN DEUDORES SALDO PROVISIONADO

COOSALUD 131.169.130,00$ ECOOPSOS ARS 1.913.976,00$

ALIANZA MEDELLIN ANTIOQUIA 429.368,00$ EMSSANAR 440.057,00$

AXA COLPATRIA SEGUROS S.A. 554.358,00$ EPS-S AMBUQ E.S.S (BARRIOS UNIDOS) 5.221.463,00$

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE

FENALCO DEL TOLIM 39.350,00$ ESE RITA ARANGO ALVAREZ DEL PINO 52.266.198,00$

ASMET SALUD 2.916,00$ HUMANAVIVIR 3.706.650,00$

BATALLON AYACUCHO 218.998,00$

INSTITUTO DEL CORAZON DE

MANIZALES 1.714.884,00$

CALISALUD EPS-S 582.195.029,00$ LA PREVISORA S.A. 299.399,00$

CAPRECOM E.P.S 3.520.595.265,00$ MUNDIAL DE SEGUROS 467.390,00$

CLINICA QUIRURGICA QUIROFANOS S.A 10.301.702,00$ NUEVA EPS 686.674,00$

CONSORCIO FIDUFOSYGA 17.030.615,00$ ROL POSITIVA S A S 29.578.668,00$

CONSORCIO SAYP 2011 12.395.854,00$ SALUD CONDOR S.A. 1.921.126.525,00$

COOMEVA EPS 755.959,00$ SALUD TOTAL E.P.S. S.A. 189.600,00$

COMPAÑIA CENTRAL DE SEGUROS S.A. 81.574,00$ SALUDVIDA 1.829.209.008,00$

CONVIDA 323.400,00$

SECRETARIA DPTAL DE SALUD DEL

VALLE 653.765,00$

DEPARTAMENTO DEL QUINDIO 620.644,00$ SELVASALUD 124.900.849,00$

DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE CALDAS60.949.638,00$ SERVICIOS OCCIDENTAL DE SALUD 865.116,00$

EMDISALUD 1.074.422,00$ SOLSALUD 774.349,00$

PROVISION SERVICIOS DE SALUD 4.338.738.222$ PROVISION SERVICIOS DE SALUD 3.974.014.571$

CAPRECOM E.P.S 355.148.776,00$

DIRECCION TERRITORIAL SALUD DE CALDAS 9.427.014,00$

EMSA-EMPRESA MUNICIPAL PARA LA

SALUD 39.679.508,00$

HOSPITAL DE CALDAS 209.276.070,00$

HOSPITAL HABACUE 683.784,00$

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES 252.464,00$

TOTAL PROVISION OTROS DEUDORES 614.467.616

TOTAL PROVISION 8.927.220.409

Assbasalud ESE

Estado de la provisión de la Cartera a Diciembre 31 de 2016

Fuente: ESTADO PARA PROVISION A DICIEMBRE 31 DE 2016 - Assbasalud ESE

58

Lo anterior evidencia que las cuentas y saldos de cartera se vienen conciliando entre las áreas de cartera y contabilidad en cada periodo contable. Assbasalud ESE, cobra su cartera de manera mensual a las EPS-s por los servicios prestados al régimen subsidiado bajo la modalidad de capitación, PYP y evento, sin embargo, el marco normativo que regula el sistema de cobro y pago de los servicios de salud (Ley 1122 de 2007 y 1438 de 2011), genera un rezago y morosidad alto a causa del régimen de glosas de la facturación a que está sometida la entidad para la discusión y cobro de sus servicios afectando en gran medida la liquidez y el músculo financiero de la ESE para atender sus servicios, a pesar de haber ingresado al esquema de giros directos que mejoró el estado de la cartera corriente, la cartera antigua sigue rezagada y en mora, por lo que se encuentra prácticamente provisionada y clasificada como deudas de difícil cobro.

INVENTARIOS En la cuenta de inventarios, se comprobó el estado de los elementos conforme al “reporte de artículos X grupos de la bodega farmacia central” el cual contempla el código del bien o elemento, la descripción del mismo, las unidades o presentación (frasco, tableta, ampolla, unidades), la existencia (cantidad) el valor unitario y valor total del inventario por grupos de medicamentos. Cuadro No. 21 Assbasalud ESE – Saldo Contable Inventarios

Los inventarios de medicamentos que se manejan en la entidad son objeto de continuo control por parte del funcionario de la oficina de Servicios en Salud quien en forma mensual realiza la conciliación de la información reportada por el área de

Cuenta Nombre Saldo

15 INVENTARIOS 277.076.471$

1510 MERCANCIAS EN EXISTENCIA 277.076.471$

151024 Material reactivo (laboratorio) 140.000$

151060 MEDICAMENTOS 133.590.480$

15106001 Deposito de farmacia 97.457.825$

15106002 Drogas puestos de salud 36.132.655$

151061 MATERIALES MEDICO-QUIRURGICO 143.345.991$

15106101 Insumos medicos -$

15106102 Material de sutura 96.680.267$

15106104 Insumos para odontologia 46.665.724$

Fuente: MAYOR CONTABLE DIC 2016 ASSBASALUD

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farmacia y la información contable, entidad no realiza ningún tipo de provisión sobre los inventarios de medicamentos debido a que los mismos tienen una rápida rotación, y se lleva el control de la fecha de vencimiento de los medicamentos para hacer el respectivo cambio de los mismos con los proveedores. Propiedad, Plana y equipo La propiedad planta y equipo lo integran los bienes tangibles adquiridos con la intención de emplearlos en forma permanente, aplicando sobre dichos bienes tasas de depreciación basados en el método de línea recta, conforme a lo dispuesto por el Contador General de la Nación en su manual de procedimientos contables. Cuadro No. 22 - Assbasalud ESE – Propiedad Planta y Equipos

De acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación en el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública en el numeral 20. FRECUENCIA DE LAS ACTUALIZACIONES. La actualización de las propiedades, planta y equipo debe efectuarse con periodicidad de tres (3) años, a partir de la última realizada, y el registro debe quedar incorporado en el período contable respectivo. No obstante, si con anterioridad al cumplimiento de este plazo el valor en libros de las propiedades, planta y equipo experimenta cambios significativos con respecto al costo de reposición, o al valor de realización, debe hacerse una nueva actualización, registrando su efecto en el período contable respectivo.

Diciembre 31

2016

Diciembre

31 2015Variación

1.002.956 980.398 22.558

Terrenos 43.966 43.966 0

Bienes Muebles en Bodega 72.461 42.019 30.442

Propiedad planta y equipo no explotados 840.320 214.600 625.720

Edificaciones 129.545 129.545 0

Redes Lineas y Cables 20.050 20.050

Maquinaria y Equipo 8.210 8.210

Equipo Medico y Cientifico 1.757.225 1.954.745 -197.520

Muebles Enseres y Equipo de Oficina 892.093 894.541 -2.448

Equipo de Comunicación 1.416.909 1.620.149 -203.240

Equipo de Transporte 417.037 509.015 -91.978

Depreciación Acumulada -4.523.332 -4.356.654 -166.678

Provisión para proteccion de PPE -71.528 -71.528 0

Nota: Elaboración Equipo Auditor - Fuente: formato_201701_f01b_cgmm_anexo05

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

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El último estudio de actualización se realizó en noviembre de 2013, por lo que la entidad debe realizar un nuevo estudio de actualización de sus activos, inclusive, como fase de preparación y diagnóstico para la implementación del nuevo marco normativo contable bajo NIIF. Assbasalud ESE, cuenta con un programa de Activos Fijos, que es utilizado para confrontar el registro físico con lo registrado en dicho programa a través de reportes y así procede a actualizar la información de los mismos. OTROS ACTIVOS En el grupo Otros Activos, Assbasalud presenta gastos pagados por anticipado por concepto de contribuciones efectivas a salud, pensiones y ARL. Cuadro No. 23 – Otros Activos

La entidad viene adelantando procesos de conciliación de aportes patronales por concepto de contribuciones efectivas anticipadas a las EPS, AFP y ARL mediante proceso de depuración y circularización de saldos el cual está pendiente para la vigencia 2016, se ha realizado para las vigencias 2012 a 2015.

Cuenta Nombre Saldo

19 OTROS ACTIVOS 6.607.779.504$

1905 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.710.817.135$

190501 Seguros 18.689.377$

190512 CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 1.692.127.758$

19051201 Salud 721.692.222$

19051202 Pensiòn 945.988.515$

19051203 ARP 24.447.021$

Nota: Elaboración Equipo Auditor - Fuente: Libro Mayor Dic 2016 Assbasalud

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PASIVO Cuadro No. 24 – Pasivos

El pasivo de Assbasalud ESE a diciembre 31 de 2016, alcanzó los $3.736 Millones de Pesos, de los cuales, el grupo de salarios y prestaciones sociales representaba el 44,92% del total del pasivo, seguido por los acreedores con $998 Millones (26,71%), los avances y anticipos significaban el 15,31% y adquisiciones de bienes y servicios el 11,78%. 2.3.1.1 Concepto Sobre el Control Interno Contable

Resultados de la Evaluación:

Se analizan riesgos de índole contable en la entidad.

Se verifica y analizan las conciliaciones bancarias mes a mes.

Se analizan claramente niveles de autoridad y responsabilidad para ejecutar diferentes actividades del proceso contable.

Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes al representante legal, a la Contaduría General de la Nación y a la Contraloría General de Manizales.

Se verificó la realización y amortización del cálculo actuarial.

Se cuenta con personal idóneo para cumplir las funciones.

Cuenta PASIVO Saldo %

2401 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACION 440.107.184$ 11,78%

2425 ACREEDORES 997.759.931$ 26,71%

2436 RETENCION EN LA FUENTE E IMPUESTO DE TIM 24.958.366$ 0,67%

2440 Impuestos Contribuciones y tasas por pag -$ 0,00%

2450 AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS 571.992.361$ 15,31%

2460 CREDITOS JUDICIALES 16.566.581$ 0,44%

2505 SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES 1.678.039.005$ 44,92%

2510 PENSIONES POR PAGAR -$ 0,00%

2715 NO USAR PROVISION PARA PRESTACIONES SOCI -$ 0,00%

2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS 6.433.810$ 0,17%

3.735.857.238$

Nota: Elaboración Equipo Auditor - Fuente: Libro Mayor Dic 2016 Assbasalud

Total Pasivo

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Al consolidar la evaluación del Control Interno Contable de ASSBASALUD ESE, ésta da como resultado una calificación CON DEFICIENCIAS, se concluyó que la contabilidad consolidada cumple con los lineamientos y directrices exigidas por la Contaduría General de la Nación, sin embargo, el Control interno contable consolidado presenta deficiencias, teniendo en cuenta que no se ha realizado el proceso de conciliación de los aportes patronales pagados por anticipado, la recuperación de cuotas partes, así como de las operaciones reciprocas que el ente tiene con otros organismos, de acuerdo a los resultados del cuestionario aplicado. Cuadro No. 25 – Evaluación Control Interno Contable

La evaluación de los aspectos generales del proceso contable fue enfocado a valorar el cumplimiento de la Ley 298 de 2000 y la Resolución 357 de 2008 emanada por la Contaduría General de la Nación, considerando en el análisis la adecuada estructura del área contable, los manuales y procedimientos de la entidad contable pública, las operaciones recíprocas y las notas a los estados contables, entre otras. La evaluación del componente general da como resultado un riesgo MEDIO, a pesar de tener un área contable claramente establecida con funciones definidas, no se cumple lo establecido en el régimen contabilidad pública para la conciliación de saldos a favor por aportes patronales y cuotas partes, no se lleva un adecuado control sobre la liquidación y recobro de incapacidades laborales por enfermedad ante las EPS y no hay una adecuada conciliación de las operaciones recíprocas con las demás entidades públicas con las cuales se efectuaron transacciones en el periodo contable. Componente del Activo En la evaluación del activo se consideraron las conciliaciones bancarias que se realizan mensualmente, la conciliación entre las áreas encargadas de la gestión de la cartera y su adecuada revelación en los estados contables, sin embargo, está

Elemento de Control Riesgo Calificación

Componente General MEDIO CON DEFICIENCIAS

Componente del Activo MEDIO CON DEFICIENCIAS

Componente del Pasivo BAJO EFICIENTE

Componente del Patrimonio BAJO EFICIENTE

Componente Cuentas de Resultado MEDIO CON DEFICIENCIAS

Fuente: Elaboración equipo auditor - audibal

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pendiente incorporar los efectos de la valoración de los activos, la conciliación de los saldos de aportes patronales. Componente del Pasivo En el pasivo se evaluaron aspectos como el adecuado registro de las cuentas por pagar a contratistas y proveedores por adquisiciones y servicios, impuestos, los pasivos por obligaciones laborales, recaudos a favor de terceros. Componente del Patrimonio En este aspecto se valoró la implementación de controles apropiados para el manejo de las cuentas del patrimonio institucional de la entidad. Componente Cuentas de Resultados En las cuentas de resultado se analizó el adecuado registro de las cuentas de ingresos, costos y gastos en cuanto a la oportuna incorporación en la vigencia a la que pertenecen, la aplicación del principio de causación y la confiabilidad del mecanismo para el reconocimiento y causación de los ingresos del ente auditado, sin embargo, no hay aplicación de operaciones recíprocas con los demás entes públicos con los que transa hechos económicos La metodología aplicada para evaluación del control interno contable ASSBASALUD ESE, arroja deficiencias, éstas no comprometen la razonabilidad, confiabilidad y veracidad de la información contable por su grado de materialidad, sin embargo, sí deben aplicarse acciones de mejora para superar las debilidades y situaciones que dan origen a tales deficiencias en la información contable, a fin de entregar unos estados contable más ajustados a la realidad financiera del ente público, que den cuenta de una gestión eficiente de los recursos, mantener y salvaguardar el patrimonio público y presentar informes financieros y contables ajustados a su realidad y consistentes con la situación del ente auditado. 2.3.1.2 Riesgos Financieros El manejo de los recursos de la entidad no presenta mayores riesgos, sin embargo, el esquema regulado de los servicios que opera la entidad, le genera baja maniobrabilidad y capacidad de negociación de las tarifas capitadas, ante las asegurados del régimen subsidiado, el actual modelo de pago con giro directo,

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soluciona en parte la situación de liquidez de la entidad pero presenta un rezago muy fuerte de la cartera antigua, que por su grado de incobrabilidad ha sido castigada o provisionada en su totalidad, el alto volumen de facturación glosada, y la liquidación de algunas EPS han afectado seriamente la estructura financiera de ASSBASALUD ESE, que si bien le permiten seguir funcionando afectan notoriamente la capacidad de generar nueva inversión y fortalecer su capacidad operativa para la atención de los distintos servicios médicos, de laboratorio y prevención que ejecuta la entidad en beneficio de la población afiliada. 2.3.1.3 Categorización del riesgo (Assbasalud E.S.E) Ministerio de Salud3. El Ministerio de Salud, emitió la Resolución No. 1755 de mayo 26 de 2017 "Por la cual se efectúa la categorización del riesgo de las Empresas Sociales del Estado del nivel territorial para la vigencia 2017 y se dictan otras disposiciones”, con base a la información rendida con corte a diciembre 31 de 2016, ubicando a Assbasalud E.S.E en la categoría “sin riesgo”, donde se tiene en cuenta entre otros aspectos el - Informe Presupuestal y financiero anual con corte a 31 de diciembre, la información de dispersión poblacional tomada de las proyecciones del censo DANE para 2017, la información de prestación de servicios de urgencias o partos, tomada del Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud - REPS, con corte a 15 de mayo de 2017 y la evaluación de las ESE que al corte del 31 de diciembre de 2016 tenían vigente programas de saneamiento con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 2.3.2 Gestión Presupuestal Teniendo en cuenta aspectos como la programación, elaboración, aprobación, desagregación, modificación y ejecución del presupuesto, así como los procesos de cierre presupuestal, rendición de informes, vigencias futuras y cuentas por pagar, la Contraloría General del Municipio de Manizales, como resultado de la auditoria adelantada, conceptúa que la gestión presupuestal es EFICIENTE, con 83,3 puntos, de acuerdo a la matriz de calificación establecida en la Guía de Auditoria Territorial:

3 http://www.consultorsalud.com/categorizacion-de-riesgo-de-las-ese-2017-resolucion-1755-de-2017

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2.3.2.1 Normatividad aplicable en materia presupuestal. ASSBASALUD E.S.E. en materia presupuestal se rige por lo señalado en la norma orgánica local de presupuesto (Estatuto Orgánico de Presupuesto de Manizales Acuerdo 189 de 1996) y en ausencia de ésta, por lo regulado para el Presupuesto de la Empresas Sociales del Estado del orden nacional que constituyen una categoría especial de entidad pública descentralizada, es decir, al régimen previsto para las EICE las cuales se rigen por el EOP (Estatuto Orgánico de Presupuesto Decreto 111 de 1996) en lo que expresamente las considere y por el Decreto 115 de 1996, Ley 344 de 1996, Ley 1508 de 2012 (artículo 28). El presupuesto de Ingresos y Gastos de la ASSBASALUD ESE se aprobó mediante el acta 012 del COMFIS de diciembre 23 de 2015. Se ratificó por parte de la Junta Directiva en el Acuerdo No. 021 de diciembre 24 de 2015, y se desagregó por parte de la Gerencia mediante Resolución 0342 de diciembre 30 de 2015, La Desagregación es responsabilidad del Gerente, de conformidad con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 115 de 1996. PRESUPUESTO DE INGRESOS Los ingresos de ASSBASALUD ESE para el año 20164, fueron apropiados en $21.961 Millones de pesos, de los cuales, se registró un recaudo efectivo de $20.219 Millones de pesos, es decir, el 92,07%. Sin embargo, algunos rubros

4 SIA - formato_201701_f06c_cgmm_ejecucioningresos

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

TABLA 3- 2

Evaluación presupuestal 83,3

GESTIÓN PRESUPUESTAL

Con deficiencias

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83,3

66

registran un mayor recaudo frente al ingreso esperado registrando un monto de $123,6 Millones de Pesos sin incorporación al presupuesto de ingresos en la vigencia. Cuadro No. 26 – Ejecución Presupuesto de Ingresos 2016

EJECUCIÓN PRESUPUESTO DE INGRESOS ASSBASALUD ESE

DICIEMBRE 31 DE 2016

0 DISPONIBILIDAD INICIAL 1.016.000.000$ 1.017.453.476$ 1.017.453.476 1.017.453.476 100,00% -$

1111-1 REGIMEN CONTRIBUTIVO 18.000.000$ 18.000.000$ 104.221.994 15.866.745 88,15% -$

1112-1 REGIMEN SUBSIDIADO 12.308.579.023$ 12.308.579.023$ 13.920.630.640 11.880.440.605 96,52% -$

1113-1 SOAT Y ECAT 11.000.000$ 11.000.000$ 3.114.947 1.302.357 11,84% -$

1115-1 PARTICULARES 638.075.518$ 638.075.518$ 1.002.649.411 749.042.133 117,39% 110.966.615$

1115-2 CONVENIO DOCENTE SERVICIO 1$ 1$ 0,00% -$

1117-1 ATENCION VINCULADOS 1.820.000.000$ 1.874.011.739$ 1.932.671.164 1.882.693.156 100,46% 8.681.417$

1117-2 PIC 500.000.000$ 600.680.800$ 739.533.065 583.189.236 97,09% -$

1117-3 ATENCION PRIMARIA EN SALUD 517.000.000$ 927.558.539$ 985.224.229 632.359.929 68,17% -$

1117-4 CONVENIO MUNICIPIO DE MANIZALES 2.000.000.000$ 3.200.000.000$ 3.200.000.000 2.400.000.000 75,00% -$

1190-1 CUENTAS POR COBRAR 2015 1.437.000.000$ 1.249.988.261$ 937.297.927 937.297.927 74,98% -$

1220-1 APORTES DEPARTAMENTALES (JUBILADOS) 42.000.000$ 42.000.000$ 42.644.279 42.644.279 101,53% 644.279$

1230-1 APORTES MUNICIPALES 42.000.000$ 42.000.000$ 42.599.028 42.599.028 101,43% 599.028$

1230-2 RECURSOS SEGUR.SOCIAL PENSIONADOS CONVENIO CONCURR 31.500.000$ 31.500.000$ 30.942.180 30.942.180 98,23% -$

2300 RENDIMIENTOS FINANCIEROS 600.000$ 600.000$ 3.380.064 3.380.064 563,34% 2.780.064$

20.381.754.542$ 21.961.447.357$ 23.962.362.404$ 20.219.211.115$ 92,07% 123.671.403$

Nota: Elaboración Equipo Auditor

Ingresos no

Incorporados

TOTAL INGRESOS

TOTAL RECUADO TOTAL INGRESO Nivel de

Recuado

APROPIACION

INICIAL

PPTO

DEFINITIVO Nombre rubro Rubro

67

Cuadro No. 27 – Modificación Presupuesto de Ingresos 2016

PRESUPUESTO DE GASTOS5. La Ejecución de Gastos a diciembre 31 de 2016 de Assbasalud ESE cerró la apropiación definitiva en $21.961 Millones de Pesos. Al comparar las modificaciones realizadas por la entidad, y autorizadas por el COMFIS se presenta una deficiencia en el trámite realizado en el acta COMFIS No. 030 de noviembre 24 de 2016 y Resolución 027 de la misma fecha, pues legalizaron una operación a título de sustitución de fuentes y correspondió y se ejecutó como como un traslado presupuestal, desconociendo el ordenamiento legal para las modificaciones al presupuesto.

5 formato_201701_f07e_cgmm_ejecuciongastos

EJECUCIÓN PRESUPUESTO DE INGRESOS ASSBASALUD ESE

DICIEMBRE 31 DE 2016

Confis Resl. 3 Confis Resl. 11 Confis Resl. 12 JD Acu 023 CONFIS_Acta 020

25/02/2016 30/06/2016 29/07/2016 3/11/2016 24/11/2016

0 DISPONIBILIDAD INICIAL M 1.016.000.000$ 1.453.476$ -$ -$ -$ -$ 1.453.476$ 1.017.453.476$

1111-1 REGIMEN CONTRIBUTIVO M 18.000.000$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 18.000.000$

1112-1 REGIMEN SUBSIDIADO M 12.308.579.023$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 12.308.579.023$

1113-1 SOAT Y ECAT M 11.000.000$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 11.000.000$

1115-1 PARTICULARES M 638.075.518$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 638.075.518$

1115-2 CONVENIO DOCENTE SERVICIO M 1$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 1$

1117-1 ATENCION VINCULADOS M 1.820.000.000$ -$ -$ -$ 54.011.739$ -$ 54.011.739$ 1.874.011.739$

1117-2 PIC M 500.000.000$ -$ 100.680.800$ -$ -$ -$ 100.680.800$ 600.680.800$

1117-3 ATENCION PRIMARIA EN SALUD M 517.000.000$ -$ 410.558.539$ -$ -$ -$ 410.558.539$ 927.558.539$

1117-4 CONVENIO MUNICIPIO DE MANIZALES M 2.000.000.000$ -$ -$ 500.000.000$ -$ 700.000.000$ 1.200.000.000$ 3.200.000.000$

1190-1 CUENTAS POR COBRAR 2015 M 1.437.000.000$ -$ -$ -$ -$ 1.437.000.000$

1220-1 APORTES DEPARTAMENTALES (JUBILADOS) M 42.000.000$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 42.000.000$

1230-1 APORTES MUNICIPALES M 42.000.000$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 42.000.000$

1230-2 RECURSOS SEGUR.SOCIAL PENSIONADOS CONVENIO CONCURR M 31.500.000$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 31.500.000$

2300 RENDIMIENTOS FINANCIEROS M 600.000$ -$ -$ -$ -$ -$ 600.000$

20.381.754.542$ 1.453.476$ 511.239.339$ 500.000.000$ 54.011.739$ 700.000.000$ 1.766.704.554$ 22.148.459.096$


TOTAL INGRESOS

APROPIACION

INICIAL

PPTO

DEFINITIVO

ADICIONES

Nombre rubro Rubro Total Adiciones

2016

68

Cuadro No. 28 – Ejecución Presupuesto de Gastos 2016

2.3.2.2 Facturación Régimen Subsidiado. Durante el año 2016, Assbasalud ESE, contrató con Asmet Salud y Salud Vida la prestación de los servicios asociados a la población beneficiaria del régimen subsidiado del Municipio de Manizales. Al cierre del año 2016, el valor de los servicios facturados por UPC Morbilidad y Promoción y Prevención (PyP) a ASMET SALUD, ascendieron a $5.803 Millones de pesos de los cuales $4.550 millones corresponden a morbilidad y $1.253 a promoción y prevención.

Nombre Apropiación

Inicial Adición Crédito Contracrédito

Apropiación

Definitiva

GASTOS 20.381.754.542 1.579.692.815 2.076.133.032 2.076.133.032 21.961.447.357

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 18.582.761.121 17.000.000 569.756.662 2.059.133.032 17.110.384.751

GASTOS DEL PERSONAL 10.486.023.185 - 374.756.662 665.068.126 10.195.711.721

GASTOS GENERALES 4.734.850.002 17.000.000 140.000.000 655.064.906 4.236.785.096

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 869.337.933 - 546.000.000 323.337.933

GASTOS DE OPER. COMERCIAL Y PRESTAC. DE SERVICIOS 2.492.550.001 - 55.000.000 193.000.000 2.354.550.001

GASTOS DE INVERSION 1.798.993.421 1.562.692.815 1.506.376.370 17.000.000 4.851.062.606

PROGRAMAS DE INVERSION 1.798.993.421 1.562.692.815 1.506.376.370 17.000.000 4.851.062.606


Fuente: SIA - formato_201701_f07e_cgmm_ejecuciongastos

Ejecución de Gastos - Assbsalud ESE con corte a Diciembre 31 de 2016

Nombre Apropiación

Definitiva GASTOS 21.961.447.357 20.873.360.028 95,05% 19.087.766.638 86,9% 1.785.593.390 8,13%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 17.110.384.751 16.158.999.162 94,44% 14.859.355.541 86,8% 1.299.643.621 7,60%

GASTOS DEL PERSONAL 10.195.711.721 9.752.754.231 95,66% 9.368.976.303 91,9% 383.777.928 3,76%

GASTOS GENERALES 4.236.785.096 3.934.274.575 92,86% 3.572.791.295 84,3% 361.483.280 8,53%

TRANSFERENCIAS CORRIENTES 323.337.933 311.563.998 96,36% 311.563.998 96,4% - 0,00%

GASTOS DE OPER. COMERCIAL Y PRESTAC. DE SERVICIOS 2.354.550.001 2.160.406.358 91,75% 1.606.023.945 68,2% 554.382.413 23,55%

GASTOS DE INVERSION 4.851.062.606 4.714.360.866 97,18% 4.228.411.097 87,2% 485.949.769 10,02%

PROGRAMAS DE INVERSION 4.851.062.606 4.714.360.866 97,18% 4.228.411.097 87,2% 485.949.769 10,02%


Fuente: SIA - formato_201701_f07e_cgmm_ejecuciongastos

Compromisos Pagos Cuentas Por pagar

69

Cuadro No. 29 – Facturación Asmet Salud Régimen Subsidiado 2016

De acuerdo al mismo reporte, y según el esquema de costos del servicio dispuesto por la entidad generó un margen de rentabilidad del 35,93% en el contrato de ASMET SALUD. Cuadro No. 30 – Facturación Salud Vida Régimen Subsidiado 2016

MORBILIDAD P y PTOTAL

PREFACTURAS MORBILIDAD P y P

TOTAL

PRODUCCION

ENERO 16-0001/16-0002 32.134 390.428.100 96.402.000 486.830.100 258.304.641 56.035.895 314.340.536 172.489.564 630.170 171.859.394

FEBRERO 16-0018/16-0019 31.926 410.203.127 102.980.186 513.183.313 311.815.821 72.888.367 384.704.188 128.479.125 1.351.392 127.127.733

MARZO 16-0042/16-0043 32.529 417.950.808 104.925.217 522.876.025 321.718.499 65.652.110 387.370.609 135.505.416 1.498.520 134.006.896

ABRIL 16-0055/16-0056 32.478 417.295.532 104.760.712 522.056.244 353.566.016 76.741.076 430.307.092 91.749.152 1.591.951 90.157.201

MAYO 16-0071/16-007227.920

32.329358.731.795 104.280.099 463.011.894

240.147.930 73.233.864 313.381.794 149.630.100 1.202.036 148.428.064

JUNIO16-0086/16-0087

27.432

31.841 352.461.698 102.706.011 455.167.709 225.746.239 72.974.924 298.721.163 156.446.546 1.111.288 155.335.258

JULIO16-0101/16-0102

28.830

33.213 370.423.985 107.131.521 477.555.506 185.204.851 58.221.047 243.425.898 234.129.608 1.261.990 232.867.618

AGOSTO16-0136/16-0137

28.302

32.668 363.639.945 105.373.574 469.013.519 226.982.951 72.273.298 299.256.249 169.757.270 1.140.278 168.616.992

SEPTIEMBRE16-0163/16-0164

28.583

33.009 367.250.390 106.473.500 473.723.890 216.308.153 72.770.890 289.079.043 184.644.847 1.490.803 183.154.044

OCTUBRE16-0190/16-0191

28.553

32.820 366.864.934 105.863.864 472.728.798 188.827.570 70.183.553 259.011.123 213.717.675 1.205.680 212.511.995

NOVIEMBRE16-0214/16-0215

586.615,05

984.615,00 366.879.660 105.865.805 472.745.465 194.976.351 66.427.760 261.404.111 211.341.354 1.190.146 210.151.208

DICIEMBRE16-0239/16-0240

859.627,86

988.078,00 368.170.016 106.238.147 474.408.163 163.244.041 59.357.096 222.601.137 251.807.026 934.920 250.872.106

129.067 4.550.299.990 1.253.000.636 5.803.300.626 2.886.843.063 816.759.880 3.703.602.943 2.099.697.683 14.609.174 2.085.088.509

Nota: Elaboró - Área Faturación Assbasalud ESE

ACTUALIZADO:

POR: LUCIA DUQUE ZULUAGA

VALOR PREFACTURA

ASMET SALUD CAPITACION - AÑO 2016

MARGEN MENOS

CUOTAS DE

RECUPERACION

CUOTAS DE

RECUPERACI

ON

VALOR FACTURACIÓN SEGUN

PRODUCCION

TOTAL

DIFERENCIA

dada entre

total

prefacturas y

total

produccion

MES

Nº DE FACTURA

Y/O CUENTA DE

COBRO

USUARIOS

BASE DE

DATOS

MORBILIDAD P y PTOTAL

PREFACTURAS MORBILIDAD P y P

TOTAL

PRODUCCION

ENERO 16-0003/16-0004 38.592 480.940.956 146.206.374 627.147.330 295.997.546 63.624.168 359.621.714 267.525.616 1.239.373 266.286.243

FEBRERO 16-0020/16-0021 37.861 450.470.178 136.943.237 587.413.415 354.417.898 82.162.072 436.579.970 150.833.445 1.686.753 149.146.692

MARZO 16-0040/16-0041 37.755 449.208.990 136.559.835 585.768.825 351.248.176 80.244.490 431.492.666 154.276.159 1.893.137 152.383.022

ABRIL 16-0057/16-0058 36.720 447.212.880 149.340.240 596.553.120 355.103.953 82.378.034 437.481.987 159.071.133 1.720.422 157.350.711

MAYO 16-0069/16-0070 36.900 449.405.100 150.072.300 599.477.400 342.842.082 86.187.659 429.029.741 170.447.659 1.528.037 168.919.622

JUNIO 16-0088/16-0089 36.944 449.940.976 150.251.248 600.192.224 333.278.758 84.608.764 417.887.522 182.304.702 1.344.309 180.960.393

JULIO 16-0103/16-0104 36.119 439.893.301 146.895.973 586.789.274 301.221.581 64.691.537 365.913.118 220.876.156 1.188.436 219.687.720

AGOSTO 16-0138/16-0139 35.582 433.353.178 144.711.994 578.065.172 338.818.623 77.800.764 416.619.387 161.445.785 1.527.263 159.918.522

SEPTIEMBRE 16-0165/16-0166 35.322 458.302.950 143.654.574 601.957.524 327.809.511 75.472.776 403.282.287 198.675.237 1.646.722 197.028.515

OCTUBRE 16-0192/16-0193 34.660 449.713.500 140.962.220 590.675.720 283.842.177 66.101.645 349.943.822 240.731.898 1.188.474 239.543.424

NOVIEMBRE 16-0216 34.292 444.938.700 139.465.564 584.404.264 279.267.088 63.223.036 342.490.124 241.914.140 1.512.700 240.401.440

DICIEMBRE 16-0237 33.899 439.839.525 137.867.233 577.706.758 243.722.629 48.290.587 292.013.216 285.693.542 935.157 284.758.385

320.438 5.393.220.234 1.722.930.792 7.116.151.026 3.807.570.022 874.785.532 4.682.355.554 2.433.795.472 17.410.783 2.416.384.689


ACTUALIZADO:


VALOR FACTURACIÓN SEGUN PRODUCCIONDIFERENCIA

dada entre

total

prefacturas y

total

produccion

SALUDVIDA CAPITACION - AÑO 2016

MARGEN

MENOS

CUOTAS DE

RECUPERACION

TOTAL

MES

Nº DE FACTURA

Y/O CUENTA DE

COBRO

CUOTAS DE

RECUPERA

CION

USUARIOS

BASE DE

DATOS

VALOR PREFACTURA

70

El contrato con SALUDVIDA por capitación generó ingresos facturados en el año 2016 a favor de ASSBASALUD ESE por valor de $7.116 Millones de Pesos, de los cuales por morbilidad corresponden $5.393 Millones de pesos y por promoción y prevención (PYP) $1.723 Millones. Cuadro No. 31 – PPNA 2016

2.3.3 Gestión Financiera En el componente de gestión financiera se valoran los indicadores financieros de manera que permitan examinar la estructura financiera y de inversión para ASSBASALUD E.S.E. Se emite un concepto EFICIENTE, con base en el resultado obtenido de 80 puntos, al aplicar los criterios técnicos contenidos en la matriz de evaluación fiscal.

VALOR

PREFACTURA

MORBILIDAD Y

PyP MORBILIDAD P y P

TOTAL

PRODUCCION

ENERO 16-0017 151.619.072 38.767.693 6.471.025 45.238.718 106.380.354 1.860.663 104.519.691

FEBRERO 16-0039 151.619.072 40.812.710 5.847.884 46.660.594 104.958.478 2.183.566 102.774.912

MARZO 16-0053 151.619.072 37.789.867 8.858.850 46.648.717 104.970.355 1.745.811 103.224.544

ABRIL 16-0066 151.619.072 31.534.063 4.069.127 35.603.190 116.015.882 1.636.981 114.378.901

MAYO 16-0080 156.167.645 37.986.022 6.287.703 44.273.725 111.893.920 1.732.271 110.161.649

JUNIO 16-0100 174.361.934 29.079.268 2.931.179 32.010.447 142.351.487 1.557.714 140.793.773

JULIO 16-0135 156.167.645 25.239.426 2.675.715 27.915.141 128.252.504 985.914 127.266.590

AGOSTO 16-0159 156.167.645 22.575.624 3.066.170 25.641.794 130.525.851 1.207.508 129.318.343

SEPTIEMBRE 16-0175 156.167.645 24.094.965 4.107.565 28.202.530 127.965.115 1.397.918 126.567.197

OCTUBRE 16-0211 156.167.645 22.759.522 3.576.240 26.335.762 129.831.883 1.147.931 128.683.952

NOVIEMBRE 16-0223 156.167.645 21.907.275 3.475.662 25.382.937 130.784.708 879.554 129.905.154

DICIEMBRE 16-0307 156.167.645 28.617.852 1.737.840 30.355.692 125.811.953 1.431.747 124.380.206

0 1.874.011.737 361.164.287 53.104.960 414.269.247 1.459.742.490 17.767.578 1.441.974.912


ACTUALIZADO:


MARGEN MENOS

CUOTAS DE

RECUPERACION

TOTAL

CUOTAS DE

RECUPERACIONMES

Nº DE

FACTURA

Y/O CUENTA

DE COBRO

USUARIOS

BASE DE

DATOS

VALOR FACTURACIÓN SEGUN

PRODUCCION

DIFERENCIA

dada entre

total

prefacturas y

total

produccion

POBLACION POBRE NO ASEGURADA - AÑO 2016

71

La calificación se asigna, teniendo como base los siguientes indicadores

2.3.3.1 Indicadores Financieros

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Puntaje Atribuido

Con deficiencias

Eficiente

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 80,0

TABLA 3- 3

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 80,0

VARIABLES A EVALUAR

AÑO 2016 AÑO 20145

Activo corriente 6,313,142

Pasivo corriente 3,735,857

AÑO 2016 AÑO 2015

Activo corriente – Inventarios 6,313,142-277,076

Pasivo corriente 3,735,857

AÑO 2016 AÑO 2015

AÑO 2016 AÑO 2015

CXP Promedio * 365 Dias 397,640* 365

Compras a credito del periodo 1,770,757

AÑO 2016 AÑO 2015

CXC Promedio * 365 Dias 1,801,288 * 365

Ventas a credito 19,381,193

AÑO 2016 AÑO 2015

Pasivo Total 3,735,857

Activo Total 12,114,532

AÑO 2016 AÑO 2015

Pasivo Total con Terceros 3,735,857

Patrimonio 8,378,675

0,45 0,32

Este indicador nos muestra que Assbasalud ESE tiene comprometido

su patrimonio en un 45 % con respecto a sus acreedores, Dicho

apalancamiento ha subido en 13 puntos con respecto a la vigencia

2015, lo que no es un buen resultado para la entidad, pues se evidencia

un compromiso representativo con los proveedores de bienes y

servicios.

INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO

1. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

Este indicador nos muestra que en proporcion los activos han sido

financiados con deuda. Desde el punto de vista de los acreedores,

equivale a decir que Assbasalud ESE por cada peso que tiene invertido

en activos, $31 centavos pertenecen a los acreedores.

0,31 0,24

2. LEVERAGE TOTAL

34 34

Este indicador corresponde a los dias que las ventas, tanto las en

efectivo como las credito, permanecen como cuentas por cobrar, es

decir el plazo promedio de credito en que Assbasalud ESE otorga a sus

clientes para los dos años que se analizan fue de 34 días.

1. ROTACION DE PROVEEDORES

82 119Indicador que nos muestra que cada 82 dias, Assbasalud ESE paga a

sus proveedores.

2. ROTACION DE CARTERA

3. CAPITAL DE TRABAJO

Activo corriente - Pasivo corriente 6,313,142-3,735,857 $ 2,577,285 2,556,925

Este indicador muestra un incremento en el capital de trabajo año 2016-

2015, es decir que ASSBSALUD cuenta con capacidad de pagar sus

compromisos a su vencimiento, aunque no en un 100% pero al menos

si puede dar cumplimiento en los compromisos de mayor complejidad

que afectan directamente la prestación de servicios de salud lo cual es

2. PRUEBA ACIDA

1,61 1,86

Muestra que Assbasalud ESE cuenta con $1,61 para responder por

cada peso que deba a corto plazo, sin tener en cuenta además que las

cuentas de deudores no son realizables en un corto plazo en un 100%..

ASSBASALUD E.S.E

INDICADORES FINANCIEROS

A DICIEMBRE 31 DE 2016-2015

INDICADORES DE LIQUIDEZ

1. RAZON CORRIENTE

1,69 1,97

Indica la capacidad de Assbasalud en cumplir con sus obligaciones a

corto plazo, esto es que la institución por cada peso que debe cuenta

con $1,69 pesos para cubrir sus acreencias, y se evidencia una

disminución de 28 centavos con respecto a la vigencia 2015,

72

3 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS De acuerdo con las evidencias obtenidas en el presente proceso auditor y una vez ejercido el derecho de contradicción por parte del ente auditado, se consolidan los siguientes hallazgos: 3.1 HALLAZGO UNO: Administrativo con presunto alcance disciplinario.

Planeación del proceso contractual en contratos de suministro y de prestación de servicios.

Criterios Consejo de Estado Sentencia R-7664 de 2006. Se refirió al principio de Planeación en la Contratación Estatal: “en virtud de la cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección”. Lo que permitiría calcular los costos y alternativas que, a precios de mercado, demandaría la elaboración y ejecución de las obras a contratar y la disponibilidad de los dineros necesarios para responder por las obligaciones asumidas. Manual de contratación de Assbasalud Resolución 0148 de 2014 “ARTICULO 22. DOCUMENTOS DE LA MODALIDAD DE CONTRATACION DIRECTA CON SOLICITUD DE OFERTAS. Los documentos del proceso de la fase de planeación de esta modalidad son: a) Estudios Previos. b) Invitación a participar. c) Elaboración de la minuta y/o orden de compra o servicios. “ARTICULO 24. ELABORACION DE LOS ESTUDIOS PREVIOS. Los estudios previos deben contener: Descripción y justificación de la necesidad: La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

73

Objeto y especificaciones técnicas: El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. Obligaciones específicas del futuro contratista: Detallar las obligaciones específicas a cargo del contratista. Justificación de la causal invocada: Se deberán justificar clara y detalladamente los motivos por los cuales se invoca la causal de contratación directa en cada caso. Valor estimado del contrato: Se estimará el valor del futuro contrato con base en la oferta que se allegue para el efecto, la cual deberá incluir todos los impuestos a que haya lugar y se indicará el rubro que corresponda. Forma de pago del contrato: Indicar la forma en que se pagará el valor total del contrato. Análisis de garantías a requerir: El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual. Plazo de ejecución del contrato: Indicar el plazo de ejecución del contrato. Lugar de ejecución, o de entrega, o de prestación del servicio: (Según corresponda). Certificado de disponibilidad presupuestal: El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación será solicitado por el área competente, previo diligenciamiento del formato establecido para el efecto”. LEY 734 DE 2002. Capítulo I Faltas gravísimas. “Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes: 31. Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley”. Resaltado nuestro

74

Descripción de la situación Este organismo de control evidencia que dentro de los estudios previos para los contratos de la muestra, existen muchas falencias debido a que para algunos de ellos, dichos estudios no fueron elaborados de acuerdo con el protocolo o requerimiento establecido en el Manual de Contratación de la entidad, solamente se evidencia el documento con una simple justificación, además presentan errores de clasificación en los objetos a contratar cuando se describe el bien o servicio, situación que se refleja también dentro de la minuta de los contratos, carecen de soportes documentales de bases de datos que permitan establecer realmente la necesidad en términos de determinación de insumos, cantidades, dándose la necesidad de crear nuevos ítems dentro de los contratos, motivo por el cual es evidente que la entidad, no ha asumido desde sus funciones la planeación de manera práctica, dinámica e integral y han dejado el desarrollo de los contratos a una ejecución de términos negociables. Causas

Deficiencias en los Estudios previos los cuales no garantizan en su totalidad la eficacia y efectividad en los resultados.

Uso ineficiente de los recursos, los cuales no permitieron determinar la real dimensión de las cantidades de obra de los diferentes ítems de construcción que se iban a ejecutar.

Falta de conocimiento de requisitos y normatividad en contratación Estatal Efectos

Inefectividad en el trabajo, ya que no se ejecutan los contratos de acuerdo a como fueron planeados.

Incremento de los costos.

Perdida o menoscabo del patrimonio público. Respuesta de la Entidad Se desprende del análisis realizado que entran en juego diferentes elementos de la etapa de la planeación de la celebración de contratos, y por lo tanto para un mejor entender, es preciso analizar uno a uno cada una de las situaciones encontradas por la Contraloría General en su auditoría, con respecto a la planeación contractual de la entidad, así:

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Se evidencia una simple justificación: Para aclarar tenemos, que si bien los artículos 22, 24 y 29 de la Resolución No. 0148 de 2014 suscrita por el Gerente de ASSBASALUD ESE, “por medio de la cual se expide el manual de contratación…”,.Consagran la elaboración de estudios previos en el proceso de contratación directa con solicitud de ofertas y sin solicitud de ofertas y lo que mismos deben contener; es necesario explicar también que mediante la Resolución GER 0238 del 3 de septiembre de 2015 “Por medio de la cual se modifica el Manual de Contratación de ASSBASALUD ESE”, se modifica el inciso primero del artículo 29 y se deroga el artículo 30 de la Resolución No. 0148, los cuales se adjuntan (6 folios) quedando así:

“Artículo 29. REQUISITOS: A la solicitud de contratación en la cual se invoque la aplicación de una causal de Contratación Directa sin solicitud de ofertas, se deberán adjuntar como mínimo los siguientes documentos: … Se adicionan los siguientes parágrafos: Parágrafo 1º. Toda la contratación entre entidades estatales es contratación directa; dichos convenios o contratos se pueden celebrar, siempre y cuando las obligaciones derivadas del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora. Parágrafo 2º Si la causal de contratación Directa sin solicitud de Ofertas es la Urgencia Manifiesta, el acto administrativo que la declare hará las veces del acto administrativo de justificación. Parágrafo 3º En los contratos suscritos con fundamento en la modalidad de Contratación Directa sin Solicitud de Ofertas, la exigencia de garantías no es obligatoria de dicha decisión deberá estar contenido en el acto administrativo de justificación. Como se observa dentro del informe preliminar, la muestra de contratos da cuenta en su gran mayoría de aquellos de modalidad de CONTRATACION DIRECTA SIN SOLICITUD DE OFERTAS, contemplada en el artículo 27 del plurimentado “manual de contratación”, y que a la letra reza:

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“ARTICULO 27. PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATACION DIRECTA SIN SOLICITUD DE OFERTAS. AMBITO DE APLICACIÓN: De conformidad con el artículo 15 del acuerdo 014 de 20174, mediante la modalidad de contratación Directa sin solicitud de Ofertas, ASSBASALUD ESE, podrá contratar de manera directa en los siguientes casos: a) Cuando se trate de contratos que solo determinada persona estén en condiciones de ejecutar (contratos intuito personae). b) En caso de declaratoria de desierto de un proceso de selección. c) Urgencia manifiesta. d) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. e) Cuando se trate del cumplimiento de fallos de tutela, o de situaciones de urgencia en la prestación de servicio de salud, o para garantizar la prestación del servicio de salud, dejándose constancia de dicha situación. f) Cuando la selección del contratista obedezca a acuerdos conjuntos con otras Empresas Sociales del Estado, Cooperativas y/o actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud. g) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. h) Contratación de empréstitos. i) Contratos interadministrativos. j) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. k) El arrendamiento o adquisición de inmuebles. (subrayas fuera de texto). Vistas así las cosas y de acuerdo a la muestra seleccionada por la auditoria, se evidencia que existen gran proporción de contratos celebrados “SIN SOLICITUD DE OFERTAS”, ya que por su naturaleza de ser contratos “intuito personae”, o para la “prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión”, razón por la cual la necesidad de la contratación se encuentra plasmada en una justificación.

Errores de clasificación en los objetos a contratar cuando se describe el bien o servicio, situación que se refleja también dentro de la minuta de los contratos: Tal y como lo establece el artículo 4º del manual de contratación de la entidad, “PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACION. En los procesos de contratación que adelante ASSBASALUD ESE, se tendrán en cuenta los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política; 153 de la Ley 100 de 1993… y especialmente los de transparencia, planeación, economía, responsabilidad, selección objetiva, publicidad, debido proceso,

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primacía del derecho sustancial sobre lo material, igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, celeridad, imparcialidad y buena fe”.

Ahora bien, para dar cumplimiento a los principios atrás enunciados, ASSBASALUD ESE debió aprobar para la vigencia auditada de 2016 un Plan de compras adoptado mediante Resolución No. 0344 del 30 de diciembre de 2015, que cumpliera con las expectativas de la entidad, y estableció dentro de su justificación que: “ASSBASALUD ESE, debe determinar la forma en que se llevará a cabo la ejecución de adquisición de los diferentes insumos y servicios requeridos para la vigencia, de igual manera establecer la capacidad de respuesta que la entidad tiene ante la contratación de venta de servicios, por lo tanto, es parte fundamental en la toma de decisiones administrativas. Se debe tener en cuenta que el plan de compras no es una herramienta inflexible, por el contrario, debe permitir realizarle ajustes, a fin de que esté siempre acorde a los cambios de mercado y de la venta de servicios ajustándolo a la realidad institucional. De igual manera se requiere como insumo para el logro del cumplimiento del plan de desarrollo institucional, planes y proyectos establecidos para la vigencia los cuales están orientados al cumplimiento del cometido estatal de la entidad.” De lo anterior se colige que el proceso de contratación en la ESE ASSBASALUD ha estado sujeto a las normas de planeación de la contratación y a los principios rectores de la misma, expresamente consagrados en el manual de contratación, no obstante pueden existir errores de transcripción en las minutas contractuales que como bien lo anota la auditoría, podrían prestarse para interpretaciones adversas a la entidad, no obstante y ante situaciones similares a la acontecida; en las cuales se denota imperativo cumplimiento de las normas y principios de la contratación, existen fallas en la transcripción de la modalidad de contratación, que se enderezan con las evidencias contractuales, para la cual, en estricto sentido de interpretación, el Honorable Consejo de Estado se ha pronunciado sobre la interpretación que se debe dar a tal situación y la prevalencia que se merece el principio de la “BUENA FE”. (…)

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Se concluye que, debe primar el principio de la buena fe, y por ende la supremacía de los principios de la contratación, siendo dable corregir las fallas o errores de transcripción. • Carecen de soportes documentales de bases de datos que permitan establecer realmente la necesidad en términos de determinación de insumos, cantidades, dándose la necesidad de crear nuevos ítems dentro de los contratos. De nuevo se itera con especial énfasis en que el PLAN ANUAL DE COMPRAS adoptado por la entidad para la vigencia del año 2016 de manera precisa explica que “Se debe tener en cuenta que el plan de compras no es una herramienta inflexible, por el contrario debe permitir realizarle ajustes, a fin de que esté siempre acorde a los cambios de mercado y de la venta de servicios ajustándolo a la realidad institucional”. Cabe resaltar que, en aquellos contratos de suministro, específicamente se deja estipulado en los términos de invitación a proponer o cotizar, que la entidad, se reserva la posibilidad de aumentar o disminuir los ítems de acuerdo con las necesidades de la entidad. Posición de la Contraloría

Una vez valorada la respuesta de la entidad en mesa de trabajo encontramos frente a sus argumentos las siguientes situaciones: Manifiesta le entidad que se rige por el manual de contratación, el cual fue sujeto de modificación mediante Resolución GER 0238 del 3 de septiembre de 2015, documento que no fue entregado al equipo auditor en la fase de ejecución, hecho que incidió directamente en el resultado final de la auditoría, al tiempo que con esta omisión Assbasalud ESE, no dio cumplimiento a la carta de salvaguarda suscrita durante el presente proceso auditor, mediante la cual se garantizaba, la calidad, veracidad y coherencia de la información suministrada durante la auditoría, lo que adicionalmente dará mérito para la iniciación de procesos administrativo sancionatorios de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la ley 42 de 1993, por la no presentación oportuna de la resolución GER 0238 de 2015. Además, acude la entidad a la flexibilidad del Plan de compras para modificar las condiciones de un contrato en ejecución, tampoco fue aportada evidencia a la auditaría en el sentido de modificaciones efectuadas a dicho plan mediante actas del comité de compras del auditado y que estas sustentaran los cambios evidenciados en la ejecución de los contratos.

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Sin bien es cierto existe el principio de la buena fe, para esta contraloría todas las falencias en la etapa de planeación contractual no pueden estar sujetas a la interpretación de este principio y por el contrario la misma debe responder a los lineamientos legales vigentes que aplican a la entidad, lineamientos que son reforzados en la Sentencia C-1051 de 2001 de la Corte Constitucional:

“La planeación constituye un instrumento mediante el cual se definen las políticas a implementar para el cumplimiento de los fines y cometidos estatales, señalando los elementos indispensables para la ordenada ejecución de las obras y la prestación de los servicios en un período determinado, evitando la improvisación y procurando el aprovechamiento máximo de los recursos disponibles. La planeación, en términos de la Corte, "es una disciplina que sirve para alcanzar, en tiempos y condiciones predecibles, resultados también predecibles, es '... un cálculo situacional sistemático y articulado en distintos plazos', que precede y preside la acción del sujeto planificador, el cual, en consecuencia, solo puede ser uno con capacidad suficiente de acción y decisión."[7]Planear implica la realización previa de un diagnóstico de la realidad, con el fin de determinar las acciones prioritarias a realizar. De este modo, "la elaboración de ese diagnóstico debe propender la búsqueda de la realidad objetiva con miras a la elaboración del "plan", el cual debe ser uno y único, fundamentado en un solo concepto de tiempo y una sola racionalidad, de manera tal que sea viable la construcción de modelos analíticos, basados en las relaciones sistemáticas causa-efecto, que permitan predecir acertadamente, pues es precisamente la capacidad de predicción la que determina la viabilidad del alcanzar las metas y objetivos propuestos."[8]

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, considera este ente de control que los argumentos presentados por la entidad auditada no desvirtúan las deficiencias de planeación encontradas en el proceso de contratación, por lo tanto, se ratifica la observación en hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y se dará traslado a la entidad competente. Así como para la iniciación del proceso sancionatorio por la no presentación oportuna de la resolución 0238 de 2015, que modificó el manual de contratación de la entidad. Finalmente, el hallazgo queda establecido de la siguiente manera: HALLAZGO UNO: Administrativo con presunto alcance disciplinario y sancionatorio. Planeación del proceso contractual en contratos de suministro y de prestación de servicios. 3.2 HALLAZGO DOS. Administrativo con presunto alcance disciplinario.

Deficiencia en el cumplimiento de las funciones de Interventoría y/o supervisión de los contratos de la entidad.

http://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2001/C-1051-01.htm#_ftn8

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Criterio MANUAL DE CONTRATACIÓN DE ASSBASALUD RESOLUCIÓN 0148 DE 2014

CAPÌTULO IV SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA ARTICULO 42. COMPETENCIA Y FUNCIONES. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Es principio general que las actuaciones del interventor consten por escrito. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual, en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor. PARAGRAFO: Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría”. Ley 1474 de 2011 CAPÍTULO VII. DISPOSICIONES PARA PREVENIR Y COMBATIR LA CORRUPCIÓN EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA. Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como

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conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así: “No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento”. “Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el siguiente literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato…”. LEY 734 DE 2002.

Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.

Los deberes consignados en la Ley 190 de 1995 se integrarán a este código.

2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. Expresiones subrayadas declaradas EXEQUIBLES por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-030 de 2012

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4589#48.34

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#8.1.k

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=47729#0

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Descripción de la situación: Observa esta contraloría, que en algunos contratos de la muestra seleccionada, no se suscribió el acta de inicio (órdenes de compra), no se mantienen actualizados los amparos en las pólizas en los términos exigidos y especialmente por el tiempo demandado (vigencia) en los contratos, de conformidad con la resolución 0148 de 2014, no se elaboraron las actas de terminación y liquidación de contratos, o en algunos casos se han liquidado de manera extemporánea sin que medie reclamación alguna o diferencia contractual que impida su realización. No se encontraron las actas de liquidación de los contratos C-005-2016, C357-2016, OC7278-2016, 017-2016 y 7305-2016 y en las actas parciales se evidencian saldos por ejecutar de la vigencia 2016, los cuales contaban con los CDP y RP soportes contables que tienen vigencia. Al no realizarse la liquidación de los contratos dentro de los términos y trasladar los valores no ejecutados nuevamente al presupuesto, se desdibuja la realidad presupuestal de la entidad lo que evidencia una marcada deficiencia en la supervisión y un desconocimiento en materia contractual y presupuestal. Causas

Falta de Mecanismos de seguimiento y monitoreo

Deficiencias en los controles implementados.

Deficiencias de supervisión e interventoría.

Efectos

Riesgos de Incumplimiento de obligaciones contractuales.

Realización de pagos sin el correspondiente soporte en obra

Incremento de costos

Inefectividad en el trabajo (no se realizaron las obras como fueron planeadas).

Suscripción de adiciones y prorrogas en el proceso contractual que generan impactos Económicos a la Entidad.

Respuesta de la Entidad Es preciso aclarar que el manual de contratación de ASSBASALUD ESE, tantas veces citado, establece en el artículo 37 “LA LIQUIDACION DEL CONTRATO: la

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cual se realizará de mutuo acuerdo dentro del mismo término fijado en el mismo, la cual debe contener los ajustes, reparaciones o modificaciones que deba hacer el contratista en el plazo que para el efecto se disponga; de no existir consentimiento de ambas partes, esta debe realizarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha de acuerdo que la disponga. No obstante, cuando el contratista no acuda a las citaciones que para el efecto le haya formulado el supervisor o cuando no convenga en los términos del proyecto de liquidación, procederá la liquidación unilateral por parte de ASSBASALUD ESE. Esta facultad deberá ejercerse dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo estipulado para la liquidación bilateral, o en su defecto, a los primeros cuatro (4) meses de la terminación del contrato, con las condiciones establecidas en este manual. En todo caso, si vencidos los plazos anteriores no se ha realizado la liquidación, esta podrá realizarse de mutuo acuerdo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de dichos plazos, siempre que no se haya notificado admisión de demanda de liquidación judicial del contrato, por parte de la jurisdicción de lo contencioso administrativo. En consonancia con las disposiciones mencionadas, ASSBASALUD ESE efectuará la liquidación de los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución y cumplimiento se prolongue en el tiempo o que de acuerdo con las circunstancias lo ameriten.” De la interpretación que se da al artículo transcrito, el cual se refiere a la oportunidad de efectuar la liquidación de contratos, tenemos, que si bien la vigencia auditada corresponde a la del año 2016, en cada caso particular se deberá revisar el plazo estipulado para efectuar la liquidación del contrato, la que estaría en términos de acuerdo a lo establecido en el manual de contratación. Ahora bien, en lo que respecta a los efectos que podría generar la no liquidación de contratos de la vigencia 2016 a la fecha, tales como: “Riesgos de Incumplimiento de obligaciones contractuales. Realización de pagos sin el correspondiente soporte en obra.

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Incremento de costos Inefectividad en el trabajo (no se realizaron las obras como fueron planeadas). Suscripción de adiciones y prórrogas en el proceso contractual que generan impactos económicos a la entidad.” (extraído informe preliminar auditoria- Contraloría General del Municipio de Manizales); estos constituyen una consecuencia de la figura jurídica denominada “caducidad”, más no del acto jurídico de la liquidación del contrato. Para sustentar tenemos que el Honorable Consejo de Estado, en concepto No. 1453 de 2003 de la Sala de Consulta y Servicio Civil en salvamento de voto de la H.C. SUSANA MONTES DE ECHEVERRY, expresa: “2.3 La liquidación del contrato y la caducidad de la acción. Se trata de dos instituciones jurídicas distintas e independientes, aunque ambas tienen relación con los contratos. La primera constituye el mecanismo legalmente previsto para finiquitar las cuentas una vez terminado el contrato por cualquier causa que sea; es por disposición expresa, una de las obligaciones impuestas por la ley a los contratantes y, excepcionalmente, potestad unilateral otorgada a la entidad contratante. El interés de cada una de las partes hace posible y garantiza la liquidación objetiva realizada entre ellas. La caducidad es la consecuencia del vencimiento o extinción del plazo para promover una acción. La ley ha señalado para cada una de las acciones un término dentro del cual se puede ejercitar como medio de defensa para llevar al conocimiento y decisión del juez las diferencias que hayan surgido durante la vida del contrato. Además, la acción de liquidación del contrato tiene por objeto definir y hacer efectivos los derechos y obligaciones de cada una de las partes y resolver las cuestiones pendientes entre ellas. Son pues, dos figuras jurídicas distintas, que apuntan hacia objetivos diferentes, y por lo mismo, no se deben confundir en sus efectos. Del hecho de que se produzca la caducidad de la acción contractual y que, por lo mismo, el juez no pueda actuar para dirimir las diferencias entre las partes, no se puede seguir que las partes tampoco puedan realizar la liquidación por mutuo acuerdo, porque ninguna disposición legal lo prohíbe y porque las partes, con base en sus respectivos derechos derivados del contrato pueden liquidarlo. Es decir, una es la competencia administrativa para liquidar los contratos y otra cosa muy diferente el término de caducidad de la acción, materia netamente procesal

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Por ello, la competencia de las partes para efectuar dicha liquidación por mutuo acuerdo no se extingue y por lo mismo, en cualquier tiempo pueden hacerlo, esto es, dar por terminada su relación contractual mediante la suscripción del acta de liquidación final del contrato. “. Ahora bien, en lo que respecta a la aprobación de garantía única, el artículo 10 del Manual de Contratación de la entidad, explica que “el Gerente refrendará la respectiva póliza en señal de aprobación”. Posición de la Contraloría Como bien lo expone la entidad en su respuesta, la liquidación del contrato es una exigencia legal para ambas partes para finiquitar la relación contractual, la cual no se viene cumpliendo por parte del ente auditado, ya que no se evidenció durante el proceso auditor ni en la respuesta, que ASSBASALUD ESE haya requerido a través de los supervisores a sus contratistas para cumplir con dicho deber legal, inclusive, para poder iniciar de manera excepcional la liquidación unilateral de los mismos. El equipo auditor no pone en discusión los términos y plazos legales para su realización, sino la ineficiencia administrativa de la entidad para liquidar bilateralmente los contratos a pesar de no existir hechos o circunstancias que imposibiliten su realización como reclamaciones o desacuerdos manifiestos por parte del contratista que justifiquen tales demoras o retrasos injustificados a partir de la terminación de los mismos. Por lo tanto, para este ente de control los argumentos presentados por la entidad no desvirtúan en ningún momento las deficiencias de supervisión y control que presenta la entidad en materia contractual, se ratifica la observación en hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario y se dará traslado a la autoridad respectiva para lo de su competencia. 3.3 HALLAZGO TRES. Administrativo con presunto alcance disciplinario,

fiscal y penal. Deficiencias en el proceso contractual. Contrato No. 005-2016. Por valor de $1.951.150

Criterio CONSTITUCION POLITICA

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“ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.” LEY 1474 DE 2011

Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores. “La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará así:

No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el siguiente literal:

k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato (…)

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4589#48.34

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#8.1.k

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Artículo 118. “Determinación de la culpabilidad en los procesos de responsabilidad fiscal. El grado de culpabilidad para establecer la existencia de responsabilidad fiscal será el dolo o la culpa grave. c) Cuando se haya omitido el cumplimiento de las obligaciones propias de los contratos de interventoría o de las funciones de supervisión, tales como el adelantamiento de revisiones periódicas de obras, bienes o servicios, de manera que no se establezca la correcta ejecución del objeto contractual o el cumplimiento de las condiciones de calidad y oportunidad ofrecidas por los contratistas”. DECRETO 115 DE 1996 (presupuesto) “Artículo 22. No se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma”.

ACUERDO NO 307 DE 1997 MUNICIPIO DE MANIZALES “ARTICULO 119. GASTOS NO PERFECCIONADOS

No se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales que se configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma”. Ley 610 de 2000. Artículo 6°. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio

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público. El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-340 de 2007

LEY 599 DE 2000 CODIGO PENAL COLOMBIANO

“Artículo 286. Falsedad ideológica en documento público. El servidor público, que, en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.

Artículo 409. Interés indebido en la celebración de contratos. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. El servidor público que se interese en provecho propio o de un tercero, en cualquier clase de contrato u operación en que deba intervenir por razón de su cargo o de sus funciones, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.

Artículo 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011.El servidor público que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años. Declarado Exequible Sentencia Corte Constitucional 917 de 2001; Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-652 de 2003 Descripción de la situación: En el ejercicio auditor realizado, y especialmente en los estudios y comparación de ofertas que dio origen al contrato No.005-2016, se presenta una presunta inducción a error generada en la comparación de ofertas realizada mediante documento denominado “análisis de cotizaciones material médico quirúrgico – Febrero de 2016”, suscrito por el profesional de compras y suministros, donde los precios unitarios tomados y registrados en la comparación de las ofertas difieren de los realmente propuestos por los futuros contratistas en sus documentos, inclusive, adjudicándole el contrato al oferente que no cotizó la totalidad de ítems solicitados, asignándole además precios artificiales a elementos que ni siquiera fueron ofertados





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por el contratista seleccionado, incurriendo en una presunta falsedad ideológico y celebración indebida de contratos en dicha actuación. En el análisis realizado al mismo contrato, se determinó un presunto sobrecosto en su ejecución en cuantía de $168.305 generada por los ítems que fueron reconocidos y pagados a un mayor precio respecto al pactado originalmente, según el siguiente cuadro. Cuadro No. 32 – Posibles sobrecostos en el contrato No. 05-2016

Así mismo, se incurrió en el pago de suministros después de haber expirado el plazo del contrato (septiembre 15 de 2016), por valor de $1.789.745 correspondiente a las facturas reconocidas y pagadas en el mes de octubre de 2016, de acuerdo a la siguiente relación tomada del acta de presentación de informe del supervisor de fecha octubre 31 de 2016, donde recomienda el pago de las facturas así: Cuadro No. 33 – Pagos extemporáneos en el contrato No. 05-2016

Así mismo, a pesar de haber contratado 72 items, únicamente se transaron 27 de los mismos, y se suministró 159 items nuevos que no fueron objeto de negociación previa o acuerdo de precios, desconociendo el deber de negociación previa pactado en el contrato.

VALOR

FACTURADO SIN

IVA

CANTIDAD

SUMINISTR

ADA

No

ENTRADA

VALOR

UNITARIO

OFERTADO

SIN IVA

DIFERENCIA

ENTRE VALOR

FACTURADO

SIN IVA Y

VALOR

OFERTADO

SIN IVA

DIFERENCIA

NEGATIVA X

CANTIDAD

SUMINISTRADA

Mayor Valor

Pagado

1120172 MULTITOMA 6 SERVICIOS 51.725,00$ 3 18303 26.250,00$ (25.475,00)$ (76.425,00)$ (88.653,00)$

1120172 MULTITOMA 6 SERVICIOS 74.300,00$ 1 18899 26.250,00$ (48.050,00)$ (48.050,00)$ (55.738,00)$

1120209 AMARRAS 1.034,40$ 4 18302 103,00$ (931,40)$ (3.725,60)$ (4.321,70)$

1120891 BROCHA 1 1/2" 1.982,70$ 3 18302 (1.982,70)$ (5.948,10)$ (6.899,80)$

1150661 LLAVE LAVAMANOS 19.480,00$ 1 18459 10.350,00$ (9.130,00)$ (9.130,00)$ (10.590,80)$

1150899 CEMENTO GRIS X 50 KILOS 27.328,00$ 3 18302 26.724,00$ (604,00)$ (1.812,00)$ (2.101,92)$

(145.090,70)$

IVA (23.214,51)$

SUMATORIA (168.305,21)$ (168.305,21)$

FUENTE: Papel de trabajo Auditoria Contraloria General Manizales

Mayor Valor pagado por posibles sobrecostos en los items facturados

ITEMS SUMINISTRADOS DE LA

LISTA COTIZADA

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Ante estas evidencias, esta contraloría puede inferir que hubo una inobservancia de la normatividad que rige la contratación y a nivel particular un uso inadecuado del manual de supervisión de la entidad, debido a que se ejecutó un contrato sin el cumplimiento estricto de las condiciones del mismo, además se evidencia el alto grado de improvisación en la planeación, sin tener como base al menos un histórico de pedidos para proyectar el contrato requerido. CAUSAS

Deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios.

Debilidades de control.

Falta de conocimiento de requisitos.

Falta de capacitación.

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.

Delegación de funciones sin seguimiento a la experticia del delegatario.

EFECTOS

Uso ineficiente de recursos.

Incremento de costos.

Incumplimiento de disposiciones generales.

Inefectividad en el trabajo, no realizar lo planeado.

Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos.

Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas. Respuesta de la Entidad

Sobre la falsedad ideológica: Al respecto, podemos manifestar que para que se configure el delito de falsedad ideológica en documento público contenido en el artículo 286 del Código Penal, en concordancia con el artículo 14 de la Ley 890 de 2004, cuya conducta fue definida por el legislador así: “El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años”. A efecto de entender lo anterior, es prudente recordar que de conformidad con el artículo 123 de la Constitución Política, son servidores públicos, 1. los Miembros de las Corporaciones Públicas: Senadores y Representantes a la Cámara, los

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Diputados, Concejales y miembros de las juntas Administradoras Locales. 2. Los Empleados Públicos: (personas naturales que ejercen las funciones correspondientes a un empleo público y su vínculo se realiza a través de un acto administrativo). De igual manera, se consideran servidores públicos para efectos penales: Los miembros de la fuerza pública. Los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitiva. Los funcionarios empleados y contratistas del Banco de la República. Las personas que administran los recursos del artículo 338 de la Constitución política; como las contribuciones fiscales o parafiscales, tarifas, impuestos, tasas, valores etc. De la misma forma se aplicará para efectos la contratación estatal ley 80 de 1.993. Interventores, Consultores, Asesores. Contratistas. Ahora bien, el artículo 251 del código de procedimiento civil, establece que el “Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.” ej: oficios, actas, actos administrativos, (acuerdos, ordenanzas, decretos, resoluciones, circulares, etc.) Visto lo anterior, la Corte Suprema de justicia, en proveído del 21 de julio de 2010 (Radicado 30.460): argumento que: “La falsedad ideológica como su mismo nombre lo indica, es aquella en la que en el documento público se hacen declaraciones contrarias a la verdad. El documento en su origen y aspecto formal es verdadero, en su contenido material es mendaz porque las manifestaciones o declaraciones acerca de la existencia de un acto o un hecho son falsas. Estos son presentados como veraces sin que hayan ocurrido realmente, o habiendo sucedido se les muestra de otra manera. De igual manera, la Corte en sentencia del dieciséis de marzo de dos mil once radicado N° 35.720, reitero lo anterior, al manifestar que: “se trata, por tanto, de la creación mendaz con apariencia de verosimilitud, que en el caso de la falsedad documental pública se entiende consumada con la editio falsi, es decir, con la simple elaboración o hechura del documento que se atribuye a una específica autoridad pública y que por ende representa una situación con respaldo en el derecho, al involucrar en su formación la intervención del Estado por intermedio de alguno de sus agentes competentes, ya que se supone expedido por un servidor público en ejercicio de funciones y con el lleno de las formalidades correspondientes. Para concluir, la falsedad se considera ideológica, porque el documento no es falso en sus condiciones de existencia y autenticidad, sino que son mentirosas las afirmaciones que contiene. Y, para su estructuración no se exige la acreditación de

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una motivación especial, o un provecho, como si se tratara de un ingrediente subjetivo, sino que el mismo se agota, en sede de tipicidad, con el conocimiento de los hechos y la voluntad, y en el escaño de la culpabilidad, con el conocimiento de la antijuridicidad del comportamiento, esto es, “reside en la conciencia y voluntad de plasmar en su condición de funcionario público y persona imputable, hechos ajenos a la verdad”. Así las cosas, resulta importante resaltar que el documento denominado “ANALISIS DE COTIZACIONES MATERIAL MEDICO QUIRURGICO FEBRERO DE 2016”,al que hace alusión la Contraloría en su informe preliminar, constituye un papel de trabajo de la funcionaria Profesional Compras y Suministros, y en el mismo se encuentran consignados valores que corresponden a la oferta presentada por cada uno de los proponentes o a valores que fueron de alguna manera aportados de manera posterior por los proponentes, de manera verbal o informal; siendo absolutamente claro que la información allí consignada no fue alterada bajo ninguna circunstancia por la funcionaria pública en cita, pues el documento al que se hace referencia cuenta con su firma, por lo que es un documento de su propia autoría y es ella quien cuenta con la información que transcribió en el mismo. Ahora bien, diferente hubiere sido, si los cuadros de cotizaciones fueren alterados, pero a la luz brilla que los mismos cuentan con la información inicial suministrada por el oferente. Lo anterior desvirtúa una presunta falsedad ideológica por parte de la funcionaria.

En el análisis realizado al mismo contrato se determinó un presunto sobre costo en su ejecución en cuantía de $168.305 generada por los ítems que fueron reconocidos y pagados a un mayor precio respecto al pactado originalmente…

En estas condiciones tenemos que en relación con los siguientes insumos: multitomas 6 servicios, amarras, brocha 1 ½” , llave de lavamanos, cemento gris x 50 kilos, encuentra la auditoría que se pagaron presuntos sobre costos en los valores unitarios de cada uno de estos elementos, analizando la situación planteada, se aclara que la brocha 1 y ½ no se encontraba dentro de la cotización inicial del contratista, y menos aún en el papel de trabajo en que la funcionaria realizó el análisis comparativo. No obstante, es preciso realizar énfasis en que sobre los materiales de ferretería existen variada cantidad de elementos que fluctúan su precio dependiendo de la calidad, la especificidad y de la marca de los

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mismos; de donde se podría inferir que el valor mayor reconocido al contratista obedece a que los elementos suministrados constituyen otra calidad diferente o especificaciones diferentes al elemento que de forma preliminar fue cotizado. Así mismo, es preciso recordar que en la misma invitación a cotizar que fue remitida a los oferentes, de manera clara y expresa se manifestó:

“Nota: Estos son los artículos que se evaluarán en la oferta, adicionalmente a estos se requerirán otros artículos de ferretería de acuerdo a las necesidades de mantenimiento, adecuación y/o reparación de las clínicas, centros, puestos, laboratorio clínico y sede administrativa de ASSBASALUD ESE”. Por consiguiente, resulta claro que la solicitud de cotizaciones realizadas a los oferentes, no es otra que la imperiosa necesidad de determinar qué establecimiento de comercio, con actividad comercial de venta y suministro de elementos de ferretería, poseía los precios más favorables del mercado para la Administración; entendidos estos como: Calidad, facilidad de entrega, precios, facilidades de pago, oportunidad, entre otros. Vistas así las cosas, siendo consecuentes con la invitación a cotizar y el objeto del contrato que se constriñe a especificar que es: “ADQUISICION DE ARTICULOS DE FERRETERIA QUE SE REQUIEREN PARA EL MANTENIMIENTO DE CLINICAS, CENTROS, Y AREA ADMINISTRATIVA DE ASSBASALUD ESE.” Los elementos a suministrar serían de las especificaciones requeridas, de acuerdo a las necesidades planteadas por la Entidad.

Se incurrió en el pago de suministros después de haber expirado el plazo del contrato (septiembre 15 de 2016), por valor de $1.789.745 correspondiente a las facturas reconocidas y pagadas en el mes de octubre de 2016, de acuerdo a la siguiente relación tomada del acta de presentación de informe del supervisor de fecha octubre 31 de 2016.

Así mismo, a pesar de haber contratado 72 ítems, únicamente se transaron 27 de los mismos, y se suministró 159 ítems nuevos que no fueron objeto de negociación previa o acuerdo de precios, desconociendo el deber de negociación previa pactado en el contrato.

Para explicar tenemos: Por regla general en materia de contratación las Empresas Sociales del Estado se rigen por las normas ordinarias de derecho comercial o civil. En el caso de que discrecionalmente, dichas empresas hayan incluido en el contrato

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cláusulas excepcionales, estas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993. Salvo en este aspecto, los contratos seguirán regulados por el derecho privado. Al respecto, el Honorable Consejo de Estado Sala de Consulta y Servicio Civil en concepto de fecha 20 de agosto de 1998, explica: “Para las ESE, por tanto, la legislación aplicable será la civil o comercial, según la esencia y naturaleza del contrato. Con todo, esa regla general no implica una completa desvinculación del estatuto general de contratación administrativa. En primer lugar, porque a dicha regla se incorporan, por especial disposición de la Ley 100, las clausulas excepcionales, siempre que las ESE resuelvan incluirlas en el texto del respectivo contrato. Y en segundo lugar porque, al no existir para ellas una legislación paralela, de carácter específico, cuando celebren determinados contratos estatales que regula la ley 80, a esta regulación deberán atenerse. Estos contratos son precisamente los que define su artículo 32, y que ya han sido mencionados, o sea el de obra, el de consultoría, el de prestación de servicios para desarrollar actividades relacionadas con la administración y funcionamiento de la entidad, el de concesión, el encargo fiduciario y la fiducia pública, en cuya celebración el deber de selección objetiva lleva consigo la escogencia del ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. … Las ESE deberán acogerse en su celebración a las disposiciones pertinentes de dicha ley, (refiriéndose a la ley de contratación estatal), con observancia de sus principios orientadores y del proceso de selección allí previsto. En las demás modalidades, para la celebración de este contrato, se regirán por las normas correspondientes del derecho civil, que regulan el contrato de arrendamiento de servicios inmateriales, o por las del Código de Comercio relacionadas con el contrato de suministro de servicios (art. 968). Mediante este último, una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuas de cosas o servicios.

Cabe resaltar que el objeto que enmarca el contrato No. 005-2016 no es otro que:

“OBJETO: ADQUISICIÓN DE ARTICULOS DE FERRETERIA QUE SE REQUIERAN PARA EL MANTENIMIENTO DE CLINICAS, CENTROS Y AREA ADMINISTRATIVA DE ASSBASALUD ESE.”

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Y las obligaciones del contratista consagran: “1) Entregar el suministro de elementos de ferretería en un plazo máximo de 48 horas según requerimiento de ASSBASALUD ESE,.de acuerdo a las necesidades del servicio y cantidades solicitadas.

2) Al suministro de elementos de ferretería de difícil consecución e incluso aquellos que no vendan directamente, cuyo precio será pactado por las partes.”

Infiriéndose del objeto y las obligaciones la posibilidad de aumentar o disminuir las cantidades cotizadas de acuerdo a las necesidades. Siendo absolutamente claro que el valor de los elementos suministrados no supero el valor asignado en el registro presupuestal, ni se salió del objeto contractual. Posición de la Contraloría Una vez analizada la respuesta en mesa de trabajo, es preciso dilucidar sobre los siguientes puntos: Referente al documento “Análisis de cotizaciones material médico quirúrgico” y que el auditado en la respuesta argumenta que es un papel de trabajo, no procede debido a que allí se consignaron las cotizaciones oficialmente solicitadas en comunicación fechada 5 de enero de 2016 y enviada a los futuros proveedores mediante correo electrónico de fecha 21 de enero de 2016 y no verbales o informales como así lo afirman en la respuesta y además que es de autoría del profesional de compras y suministros, este ente de control considera importante precisar que este documento no refleja la realidad de los precios ofertados por los dos proponentes calificados ya que fueron en su mayoría modificados; y que este documento fue determinante para la selección de la oferta, ya que otorgaba puntajes basados en la desviación de cada uno de los precios propuestos por los oferentes y que a la postre mostraron la oferta más económica, inclusive se le dio precio a elementos que no fueron cotizados, por lo tanto se otorgó el contrato favoreciendo un oferente sobre un documento carente de veracidad, adicionalmente no mostró la objetividad de la selección; se anexan cuadros como elementos probatorios donde se muestra claramente lo anteriormente expresado. Es cierto que después de firmado el contrato, los ítems pueden ser modificados de acuerdo a la necesidad de la entidad, pero estos deben ser pactados con el contratista previamente a su reconocimiento y pago, y mediar la orden o acta de

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pactación de precios en cumplimiento legal del contrato, de acuerdo con la cláusula primera del numeral segundo del contrato suscrito, y que en las buenas prácticas de la contratación se deben dejar refrendadas las actuaciones mediante un acta en la que se evidencien los ítems y precios acordados, hecho que no ocurrió en el contrato 005-2016 y que se puede demostrar mediante el cuadro N. 6 para algunos ítems en el cual se puede resaltar como ejemplo, que se suministraron para un mismo ítem pactado, tres multitomas 6 servicios cuyo precio ofertado sin I.V.A. era $26.250. y fueron proveídos en cantidad de 3 unidades mediante la entrada No. 18303 y facturados a $51.725, posteriormente, mediante entrada No. 18899 entregaron una unidad facturada sin I.V.A. en $74.300, evidenciando con esto la falta de control en la facturación a los precios pactados generando esta situación un presunto detrimento patrimonial. En cuanto a la brocha de una y media pulgada se acepta que no fue ofertada para lo cual se hace el recalculo del presunto detrimento fiscal y se modifica el cuadro N. 32. Las afirmaciones planteadas en la respuesta en cuanto a: “No obstante es preciso realizar énfasis en que sobre los materiales de ferretería existen variada cantidad de elementos que fluctúan su precio dependiendo de la calidad, la especificidad y de la marca de los mismos; de donde se podría inferir que el valor mayor reconocido al contratista obedece a que los elementos suministrados constituyen otra calidad diferente o especificaciones diferentes al elemento que de forma preliminar fue cotizado” es preciso recordar que si los suministros no obedecen a las especificaciones inicialmente acordadas debieron que haber sido pactadas y refrendadas mediante un acuerdo de precios. Referente a los suministros efectuados por fuera de la vigencia del contrato, es claro que se hizo una adición por valor de $3.000.000 con el cumplimiento de los requisitos legales, pero no se evidencia que se haya solicitado o efectuado prórroga alguna a lo contractualmente pactado, lo que indica que el plazo legalmente establecido como vigencia del contrato expiró el 15 de septiembre de 2016, y las evidencias mostraron que fueron suministrados, recibidos por la entidad, facturados y pagados con cargo al contrato 005-2016, materiales de ferretería con fecha posterior, (octubre de 2016), a la anteriormente citada; lo que evidencia la legalización de una irregularidad como hecho cumplido, constituyéndose un presunto delito contra la administración pública.

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De acuerdo a lo anteriormente expuesto, este Organismo de control ratifica la observación constituyéndola en un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, fiscal y penal y se dará traslado a las autoridades correspondientes para lo de su competencia. El valor del hallazgo queda establecido en la siguiente cuantía ($1.951.150). 3.4 HALLAZGO CUATRO: Administrativo con presunto alcance

sancionatorio. Rendición de la cuenta. Deficiente calidad e insuficiencia en el informe de gestión ambiental.

Criterios La ley 42 de 1993 establece: “...Artículo 101º.- Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita las hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida; no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías; no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mérito suficiente para ello. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-054 de 1997, bajo el entendido de que en dicha expresión no se consagra una causal autónoma para aplicar sanciones, sino una regla que deben seguir dichos contralores para imponerlas. “RESOLUCIÓN 045 DE 2012. “POR LA CUAL SE ESTABLECEN LOS MÉTODOS Y LA FORMA DE RENDIR LA CUENTA E INFORMES A LA CONTRALORÍA GENERAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALES”

Artículo 6. MEDIO DE PRESENTACIÓN DE LA CUENTA. Las entidades públicas del orden municipal, las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios

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del mismo orden, y los particulares sujetos a la vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría General del Municipio de Manizales a través de los responsables que trata el artículo 6, rendirán la cuenta en forma electrónica conforme a los procedimientos y formatos establecidos en el “Sistema Integral de Auditorías – SIA” y en los términos de la presente resolución. La Contraloría General del Municipio de Manizales, precisará para casos especiales formas alternas de presentación de la cuenta e informes, con los que se garantice la inclusión de toda la información requerida, la autenticidad de la misma y mayores facilidades para su manejo. “Artículo 21. Informe de gestión ambiental. A partir de la publicación de la presente resolución, se exigirá a todos los sujetos de control, sin importar su naturaleza jurídica y con participación estatal superior al 30% en el capital social de la empresa, la rendición de un Informe sobre la Gestión Ambiental, correspondiente a toda la vigencia o período fiscal que se rinde. Los requerimientos a impartir igualmente serán publicados en el SIA.” SIA (Sistema Integral de Auditorias). FORMULARIO F20A_CGMM / FORMATO 20. GESTION AMBIENTAL. Generalidades “Este formato se utiliza para conocer y clasificar los proyectos/contratos realizados por la entidad, enfocados a la protección, recuperación, conservación y mantenimiento de los recursos naturales del ambiente, o a la protección de la salud humana contra los riesgos provenientes del medio ambiente, indicando el monto y destino de los recursos para gastos ambiental y gastos en servicios públicos” Artículo 43. TIPOS DE SANCIONES. El incumplimiento de las exigibilidades establecidas en la presente resolución dará mérito para la iniciación de procesos administrativo sancionatorios de conformidad con lo establecido en el artículo 101 de la ley 42 de 1993. Descripción de la situación: Revisada la información reportada en el SIA en el formato 20A Información Ambiental, anexo 2 y anexo 03, se pudo evidenciar que dicha información no corresponde a la del periodo auditado 2016, ya que no fue actualizada y se constató que corresponde a la misma información reportada en el año 2015, pese a que el MPGIRH fue actualizado para el año 2016, la entidad no tuvo en cuenta dicho reporte, por lo que la información suministrada afecta la suficiencia y la calidad de

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la misma, incurriendo en errores en la rendición de la cuenta de la gestión ambiental, situación que es reiterada ya que en la auditoria regular AGEI-R-2.3-2015 se presentaron deficiencias en la misma rendición que originaron un hallazgo, sin que se presenten avances en la superación de la misma. Durante el proceso auditor se le solicitó a la entidad que para la información rendida en el SIA como Inversión Ambiental, fuera desagregada con sus diferentes componentes, situación que fue resuelta parcialmente, debido a que no soportó con suficiencia las inversiones relacionadas a otros gastos ambientales ($ 59.472.776 reportados vs $52.065.304 soportados), además, la entidad no tiene la suficiente claridad si el contrato 357/2016 fumigación y erratización por valor de $ 6.453.527 y el contrato 1068/2016 lavado de tanques por valor de $ 8.340.000, forman parte de estos gastos ambientales, situación que fue evidenciada dentro del análisis realizado por el equipo auditor, como gastos que fueron incluidos y relacionados dentro del mantenimiento hospitalario, lo que afecta igualmente la veracidad, suficiencia y la calidad de la información que deben rendir las entidades a este Ente de Control. Causas

Falta de conocimiento de la información a rendir en el SIA

Falta de capacitación

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo

Efectos

Registros poco confiables y faltos de veracidad

Incumplimiento de disposiciones generales

Errores en la rendición de la cuenta e información suministrada en la misma

Respuesta de la entidad

Después de revisar la información reportada en el SIA correspondiente a la vigencia 2016, se pudo evidenciar que si bien inicialmente la partida en el Rubro de Gestión Ambiental fue por $72.000.000.00, ésta se disminuyó en $13.000.000.00 quedando un valor definitivo en el presupuesto de $59.000.000.00. Dentro del rubro de Gestión ambiental se involucraron los contratos con ASEVICAL (incineración de residuos hospitalarios) por $37.173.560.00 e INGENIAM LTDA. (Caracterización de Aguas) por $19.905.600.00 cómo se puede apreciar en los reportes de presupuesto (Certificados de Disponibilidad por Rubros y Ejecuciones detalladas por rubro que se adjuntan al presente 2 folios), estos dos suman $57.079.160.00.

100

El contrato de lavado de tanques por $8.340.000.00 corresponde al mantenimiento hospitalario como se puede evidenciar en el cronograma de mantenimiento que se adjunta como soporte del hallazgo No. 8. Es evidente que se deben tomar las medidas pertinentes para reportar correctamente lo relacionado con la ejecución de la Gestión Ambiental, teniendo claramente establecidos los conceptos que se llevarán al rubro de Gestión Ambiental y cuales no dado que corresponden a otros rubros específicos del presupuesto, pero hacen parte de la Gestión Ambiental. Posición de la Contraloría

Después de analizar la respuesta de la Entidad, donde Assbasalud E.S.E. acepta

la observación encontrada por este organismo de control, y la respuesta no

contribuye a desvirtuar las deficiencias observadas en la rendición de la cuenta, se

ratifica la observación como hallazgo administrativo con presunto alcance

sancionatorio; toda vez que la entidad no ha dado cumplimiento a lo establecido en

la resolución 045 de 2012, y se dará traslado a la entidad competente para que se

inicie el respectivo proceso.

3.5 HALLAZGO CINCO: Administrativo con presunto alcance disciplinario y fiscal. Pago de compensatorios expirados y por derechos laborales prescritos por valor total de $13.079.027

Criterios

CÓDIGO LABORAL

“ARTICULO 488. REGLA GENERAL. Las acciones correspondientes a los derechos regulados en este código prescriben en tres (3) años, que se cuentan desde que la respectiva obligación se haya hecho exigible, salvo en los casos de prescripciones especiales establecidas en el Código Procesal del Trabajo o en el presente estatuto”.

Decreto 1848 de 1969

“Artículo 102º.- Prescripción de acciones.

101

1. Las acciones que emanan de los derechos consagrados en el Decreto 3135 de 1968 y en este Decreto, prescriben en tres (3) años, contados a partir de la fecha en que la respectiva obligación se haya hecho exigible.

2. El simple reclamo escrito del empleado oficial formulado ante la entidad o empresa obligada, sobre un derecho o prestación debidamente determinado, interrumpe la prescripción, pero solo por un lapso igual”.

DECRETO 1042 DE 1978

“Artículo 39º.- Del trabajo ordinario en días dominicales y festivos. Sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales respecto de quienes presten servicio por el sistema de turnos, los empleados públicos que en razón de la naturaleza de su trabajo deban laborar habitual y permanentemente los días dominicales o festivos, tendrán derecho a una remuneración equivalente al doble del valor de un día de trabajo por cada dominical o festivo laborado, más el disfrute de un día de descanso compensatorio, sin perjuicio de la remuneración ordinaria a que tenga derecho el funcionario por haber laborado el mes completo”.

Decreto 115 de 1996 Ley de Presupuesto

“Artículo 4. Anualidad. El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción”.

“Artículo 22. No se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma”

LEY 610 DE 2000. “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías”.

“Artículo 6°. Daño patrimonial al Estado. ”Para efectos de esta ley se entiende

por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el

menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de

los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida

por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna,

102

que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los

fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y

organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las

contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores

públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa

o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público.

El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional

mediante Sentencia C-340 de 2007”

LEY 734 DE 2002. Febrero 05. “Por la cual se expide el Código Disciplinario

Único.”

“Artículo 27. Acción y omisión. Las faltas disciplinarias se realizan por acción u omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos o por extralimitación de sus funciones.

Cuando se tiene el deber jurídico de impedir un resultado, no evitarlo, pudiendo hacerlo, equivale a producirlo”.

“Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público:

“Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente”.

Descripción de la situación. Durante el desarrollo del presente proceso auditor, se recibió un informe de la oficina de Control Interno de la entidad donde se evidencia irregularidades en los pagos por concepto de compensatorios a dos médicos que se retiraron de la entidad en el año 2015, donde se evidencia que la entidad no verificó en sus archivos la existencia de los actos administrativos de autorización y reconocimiento de compensatorios y si éstos cumplían con los requisitos legales exigidos en su trámite.

103

Es de anotar que dicha información fue remitida a la Contraloría General del Municipio de Manizales mediante oficio OCI 104 del 13 de septiembre de 2016,6 razón más que de peso para que el tema fuera analizado por el equipo auditor e incluido en la presente auditoría. Efectivamente, al valorar de manera integral la información allegada a la auditoría se encontró que se trata de dos profesionales de la salud que ingresaron a laborar a la entidad una en octubre uno (1) de dos mil diez (2010) hasta el treinta y uno (31) de octubre de dos mil quince (2015) y otro desde agosto dos (2) de dos mil diez (2010) hasta octubre treinta (30) de dos mil quince (2015). Mediante Resolución Nro. 0324 de 2015, se reconoce el pago por compensatorios a un funcionario (médico general, código 211 grado 8), por valor de dieciséis millones noventa mil quinientos un peso ($16.090.501), conforme a la parte resolutiva de la misma. Igual situación se presenta en la Resolución Nro. 0322 de 2015 se reconoce un pago por el mismo concepto por valor dieciséis millones setecientos cincuenta y dos mil trescientos treinta y seis pesos ($16.752.336) de acuerdo a la parte resolutiva. Dichos pagos fueron autorizados durante la vigencia 2015 y se pagaron en la vigencia 2016, presentándose dos situaciones que se proceden a analizar a continuación: Se realizaron pagos desde el año 2010 hasta el año 2015, evidenciándose un primer hecho relevante para el proceso auditor, pagar dineros por obligaciones ya prescritas, atentado contra la normatividad vigente a la fecha como el decreto 3135 de 1968 y lo definido al mismo tenor en el Código laboral.

Teniendo en cuenta lo establecido en las normas anteriormente citadas, la entidad objeto del presente proceso auditor incurrió en un pago por obligaciones laborales prescritas al reconocer valores correspondientes a los años 2010, 2011 y 2012 por un valor total de TRECE MILLONES NOVENTA Y SIETE MIL SESENTA Y SIETE PESOS ($13.079.067).

Además de la prescripción para el reconocimiento de estos pagos, la entidad ya había incurrido en otro hecho anómalo, teniendo en cuenta que el mismo Código

6 Albarracín Guzmán Luz Zoraida Jefe Oficina Control Interno, oficio enviado a la Personería Municipal, Septiembre 15 de 2016

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Laboral al respecto del pago de los días compensatorios que se deban reconocer por el trabajo realizado en un dominical o feriado por parte de un empleado de una entidad pública se debe remunerar con un día compensatorio remunerado7

Queda claro para el ente auditor, que lo que se presentó en este caso, además del pago por conceptos prescritos, fue una clara falta de gestión por parte de la entidad, al no planear unos cronogramas de disfrute de compensatorios para aquellos funcionarios que lo requerían y así evitar la acumulación desmedida de éstos, para tener que incurrir en los pagos como el que es objeto de este análisis.

Las mismas resoluciones citadas anteriormente, reconocen el pago de compensatorios en dinero, por días no disfrutados durante el tiempo que duró su vinculación a ASSBASALUD ESE, por parte de los dos funcionarios sujetos de recibir los pagos, reafirmándose la falta de gestión por parte de la entidad al no planear el disfrute de dichos compensatorios para estos dos profesionales de la salud.

El Decreto 115 de 1996, es claro en establecer cuando un pago se convierte en vigencia expirada, lo mismo que el tratamiento que se le debe dar a los pagos que se deban aprovisionar para pagar con vigencias futuras.

En este orden de ideas para el equipo auditor los pagos realizados en el año 2016, con recursos de la vigencia 2015 y que corresponden a obligaciones adquiridas en las vigencias 2013 y 2014 se convierten en vigencias expiradas.

Los valores cancelados por estas dos vigencias a los dos exfuncionarios de la entidad suman NUEVE MILLONES SETECIENTOS TREINTA Y DOS MIL OCHOCIENTOS CINCUENTA Y CINCO PESOS ($9.732.855), valores que de acuerdo con las normas presupuestales vigentes habían caducado el 31 de diciembre de 2013 UN MILLON SETECIENTOS CINCUENTA Y SEIS MIL DOSCIENTOS CUATRO PESOS ($1.756.204) y el 31 de diciembre de 2014 SIETE MILLONESNOVECIENTOS SETENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y UN PESOS ($7.976.651)

En la siguiente tabla se presenta una liquidación realizada por el Auxiliar administrativo de nómina, el documento a pesar de ser aportado por ASSBASALUD ESE durante el proceso de auditoría, carece de una firma que lo respalde, debido a

7 Artículo 175 Código Laboral.

105

que este funcionario aduce que lo hizo por orden de la Líder del Proceso de Gestión Humana de la época y que por lo tanto fue ella quien lo debió avalar con su firma.

Cuadro No. 34 - Liquidación de compensatorios realizados por área de nóminas

Fuente: Información suministrada por la Oficina de Control Interno

Toda vez que la información disponible para determinar los valores reales cancelados por la entidad por el concepto de compensatorios a los dos exfuncionarios, no se encuentra debidamente detalladas por parte de la entidad, mediante un soporte que permita establecer dicho valor, este organismo de control, establece el valor del presunto detrimento patrimonial restando de los valores totales cancelados, de acuerdo a lo establecido en las resoluciones 0322 y 0324 de 2015, los valores pagados por el año 2015 de la presente tabla.

Cuadro No. 35 – pagos reportados por nóminas

Fuente: Liquidación hecha por nóminas de ASSBASALUD

Causas:

Falta de conocimiento de requisitos.

Deficiencias en la gestión

Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema.

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Efectos:

Incremento de costos.


Gastos indebidos.

Control inadecuado de recursos.

Ineficiencia causada por el fracaso en el logro de metas

Resolución/Año 2010 2011 2012 2013 2014 2015 TOTAL

324/2015 -34,856 4,373,082 2,748,258 1,407,644 3,163,848 4,432,069 16,090,045

322/2015 745,381 4,563,449 683,713 348,560 4,812,803 6,295,522 17,449,427

Total 710,525 8,936,531 3,431,971 1,756,204 7,976,651 10,727,590 33,539,472

Resolución/Año Valor Res. Valor 2015 Diferencia

324/2015 $16,090,501 $4,432,069 $11,658,432

322/2015 $16,752,336 $6,295,522 $10,456,814

Total $32,842,837 $10,727,591 $22,115,246

106

Respuesta de la Entidad

Después de analizada la observación solamente se tiene para decir que para la entidad no es viable que se haga mención al incumplimiento del decreto 115 de 1996, específicamente en los artículos 4 y 22 con la siguiente argumentación:

El pago de dichos compensatorios no se trató del pago de compromisos asumidos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra, es decir el pago se realizó en la vigencia 2016, con una cuenta por pagar legalmente constituida de registros presupuestales pendientes de pago en la vigencia 2015, es decir, el pago surtió los pasos presupuestales que por norma se deben dar, por lo tanto, no se incumple el artículo 4.

En cuanto al artículo 22, manifiesto que no se incumplió pues el área de presupuesto procedió a realizar el proceso conforme a lo establecido en la entidad para los casos de servicios personales, como es la resolución debidamente aprobada, donde se autoriza la realización de dicho pago y en la cual no se manifiesta a que vigencia corresponden, por lo anterior no se trata de pagos sin requisito legal.

Además, no es viable el decir que dichos pagos se trataban de vigencias expiradas una vez que se ha conceptuado lo siguiente: VIGENCIA EXPIRADA: “Es el mecanismo mediante el cual se atiende la cancelación de compromisos originados en vigencias fiscales anteriores con cargo al presupuesto vigente, que en su oportunidad se adquirieron con las formalidades legales y contaron con apropiación presupuestal que las ampararan. “ SEGÚN CONCEPTO 14615 DEL 03-06-2010 Y 2352 DEL 4 DE JULIO DE 1995 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y la Dirección General del presupuesto público respectivamente, se ratifica que para constituir vigencia expirada se debió contar con el certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal, es decir la cuenta debió surtir todo el proceso presupuestal.

En conclusión la figura de vigencia expirada no aplica en la situación analizada una vez que, las resoluciones que autorizaron su pago fueron expedidas en la vigencia 2015, momento en el cual fueron expedidos los registros presupuestales 2066 y

107

2065, los cuales pasaron como cuenta por pagar legalmente constituida para la vigencias 2016ª , es decir se dio cumplimiento al artículo 13 del decreto 115 de 1996, en la cual fueron cancelados como cuenta por pagar, es decir no era necesario la constitución de vigencias expiradas. Es de mencionar al órgano de control que la situación generada de pagos

compensatorios acumulados en vigencias anteriores, fue intervenida por ésta

administración saneando el reclamo de los funcionarios que acreditaron su derecho,

lo que conlleva a demostrar que en la vigencia de 2016 sí se tomaron las medidas

efectivas tendientes a evitar la acumulación de compensatorios y su no resolutividad

como venía aconteciendo

Posición de la Contraloría

Una vez analizada la respuesta en mesa de trabajo, este organismo de control

precisa lo siguiente:

Los valores reconocidos en la vigencia 2015, comprendían los reconocimientos por

compensatorios de los años 2013 y 2014 incluidos en las resoluciones 322 y 324

sin una adecuada supervisión y revisión al proceso por parte de los responsables

que intervinieron en la aprobación y pago de dichos dineros, constituyéndose en

pagos de vigencias expiradas.

Independientemente que los pagos debían contar con el respectivo trámite

presupuestal (CDP y RP), se realizaron pagos por valor de $13.079.067 que

correspondían a derechos laborales (compensatorios) de la vigencia 2010, 2011 y

2012 los cuales para el momento de su reconocimiento y pago ya no eran exigibles

pues habían sido objeto de prescripción careciendo de toda legalidad en su trámite,

además no se demostró ni en el desarrollo del proceso auditor o en la respuesta

actuaciones que motivaran la interrupción de la prescripción sobre dichos derechos

laborales generando una presunta responsabilidad fiscal por el posible detrimento

causado.

Además, manifiesta la entidad en la respuesta que la situación fue detectada e

intervenida, adicionalmente en el derecho de controversia Assbasalud ESE, no se

refiere a la primera parte del hallazgo, contenida en la descripción de la situación,

lo que permite inferir, que se acepta la observación encontrada y por lo tanto se

108

ratifica en hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria y fiscal y se

dará traslado a las autoridades para lo de su competencia.

3.6 HALLAZGO SEIS. Administrativo. Deficiencias en el recobro de las incapacidades vigencias 2016.

Criterios

LEY 1438 DE 2011

“Artículo 28. Prescripción del derecho a solicitar reembolso de prestaciones

económicas. El derecho de los empleadores de solicitar a las Entidades

Promotoras de Salud el reembolso del valor de las prestaciones económicas

prescribe en el término de tres (3) años contados a partir de la fecha en que el

empleador hizo el pago correspondiente al trabajador”.

Descripción de la situación De acuerdo con la normatividad vigente, una vez revisado el proceso realizado en la vigencia objeto de esta auditoría; no se evidenció una diligencia eficiente y coordinada, por las diferentes áreas que intervienen en el proceso, para realizar los trámites de recobro de las incapacidades desde el momento en que es causada y pagada por nómina al funcionario, hasta el desembolso por parte de las diferentes E.P.S, a la cuenta autorizada para el recobro poniendo en riesgo el vencimiento de términos, ya que estos valores prescriben. Igualmente, no se encontró ningún tipo de seguimiento por parte de la gerencia ni del Líder de Gestión Humana, para que los responsables del proceso gestionaran con celeridad el recobro de las incapacidades antes las diferentes E.P.S. evidenciándose marcadas debilidades de control en la Entidad que ponen en riesgo los recursos financieros destinados para el pago de nómina.

No hay establecido un control o una política para que el funcionario incapacitado, entregue a gestión humana el documento, se identificaron incapacidades recibidas meses después y las diferentes E.P.S. tienen establecidas unas fechas límites para la transcripción, si es el caso o la radicación de la incapacidad para el pago, y cuando no se realiza dentro de los tiempos establecidos se pone en riesgo el recobro ya que la E.P.S niega el pago.

109

Para este Organismo de Control, es preocupante el hecho de que todas las funciones de nómina, descuentos, liquidación de prestaciones y recobro de incapacidades están concentradas en un solo funcionario y realizadas en forma manual; se evidencia un gran volumen de novedades, además de que el mismo funcionario debe atender solicitudes no solo de carácter interno sino externo, lo anterior evidencia una gran carga laboral que puede llevar a cometer errores de digitación u omisiones, poniendo en riesgo los recursos económicos de Assbasalud ESE, situación que fue informada a la Líder del programa de Gestión Humana para la época y a la Gerencia sin que hasta la fecha de la presente auditoría haya obtenido respuesta por parte de la Entidad. No se cuenta con un sistema confiable que permita llevar un adecuado registro y consolidación de la información lo que conlleva a la pérdida de tiempo y de recursos. A través de las Auditorías internas realizadas en la vigencia 2016 por Control Interno, el equipo auditor pudo evidenciar en los informes, que Nómina ha presentado debilidades y falta de supervisión por parte del Líder del Proceso en la gestión realizada para el registro y recobro de las incapacidades, y se encontró que las recomendaciones dejadas en los informes no son tenidas en cuenta por Gestión Humana, presentándose una trasgresión a la normatividad que rige el proceso. A continuación, se discrimina en la tabla siguiente un total de 122 incapacidades pagadas por Assbasalud E.S.E en la vigencia 2016 por valor de $34.600.286.00. Organizadas por E.P.S.

Cuadro No. 36 - Incapacidades Vigencia 2016

Fuente: Nómina Assbasalud E.S.E.

Nombre E.P.S. Cantidad Inc.

Vr Incapacidad

a cargo de

E.P.S

Café Salud 20 $ 5.271.044

Coomeva 4 $ 380.806

E.P.S. Su Salud 2 $ 490.832

E.P.S. S.O.S 3 $ 344.822

Salud Coop 1 $ 983.862

E.P.S. Sura 8 $ 1.247.298

Nueva E.P.S. 63 $ 19.362.575

Salud Total 21 $ 6.519.048

Total…. 122 $ 34.600.287

110

se realizó un cruce de información entre los oficios enviados por Gestión Humana a las diferentes E.P.S. y el Informe entregado al Equipo Auditor con el total de las incapacidades liquidadas y pagadas y por la entidad y por lo tanto se estructura el valor con las incapacidades pagadas por la Entidad, en las cuales no se encontró durante la revisión realizada el correspondiente recobro ante las diferentes E.P.S. exponiendo a la entidad a una pérdida de recursos y la posible generación de un detrimento patrimonial por el no recobro de éstas incapacidades.

Cuadro No. 37 – Recobro Incapacidades sin Recobro ante EPS

Fecha Inicial Fecha FinalIdentificacion

Funcionario

Total

Incapacidad

Dìas a cargo

de la E.P.S.

Vr a cargo de las

EP.S.

14/01/2016 28/01/2016 30307466 15 13 $ 364.601

03/02/2016 09/02/2016 24624295 7 5 $ 170.882

16/03/2016 18/03/2016 30284468 3 1 $ 30.038

16/03/2016 18/03/2016 30335021 3 1 $ 30.095

11/04/2016 15/04/2016 10240165 5 3 $ 263.048

01/05/2016 30/05/2016 4563723 30 28 $ 884.322

04/05/2016 06/05/2016 24866099 3 1 $ 29.343

07/05/2016 16/05/2016 30299479 10 8 $ 290.342

18/05/2016 20/05/2016 25234805 3 1 $ 30.010

08/09/2016 22/09/2016 24321804 15 13 $ 390.124

10/09/2016 12/09/2016 25232496 3 1 $ 28.910

20/09/2016 28/09/2016 30319301 9 7 $ 316.364

23/09/2016 30/09/2016 24321804 8 6 $ 180.057

28/09/2016 27/10/2016 30284468 30 28 $ 681.549

29/09/2016 28/10/2016 30319301 30 28 $ 1.265.456

01/10/2016 07/10/2016 24321804 7 5 $ 111.702

12/10/2016 26/10/2016 30276224 15 13 $ 261.468

06/10/2016 11/10/2016 30276224 6 4 $ 80.452

27/10/2016 10/11/2016 30276224 15 13 $ 261.468

28/10/2016 11/11/2016 30284468 15 13 $ 455.144

29/10/2016 12/11/2016 30319301 15 13 $ 390.645

13/11/2016 22/11/2016 30319301 10 8 $ 160.051

08/12/2016 22/12/2016 30319301 15 13 $ 426.784

16/12/2016 22/12/2016 25126215 7 5 $ 114.077

23/12/2016 21/01/2017 30319301 30 28 $ 919.227

28/12/2016 30/12/2016 25126215 3 1 $ 22.815

29/12/2016 27/01/2017 30284468 30 28 $ 476.151

Total Incapacidades sin radicar de la vigencia 2016. $ 8.635.122

INCAPACIDADES SIN RECOBRO ANTE LAS E.P.S.

111

Cuadro No. 38 – Estado Recobro de Incapacidades ante EPS

Causas

Incumplimiento de las disposiciones generales.

Deficiencia en la gestión administrativa en el recobro de incapacidades de la vigencia auditada.


Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo. Efectos

Presunto detrimento patrimonial.

Incremento en los costos de personal.

Control inadecuado de recursos o actividades Respuesta de la Entidad Con relación a esta observación, en la presente vigencia, la entidad ha venido desarrollando diferentes actividades que conlleven a la minimización del error por concepto del no recobro de incapacidades. Las actividades que se están desarrollando se relacionarán en el plan de mejoramiento que se deriva de esta auditoría. Posición de la Contraloría Una vez revisada la respuesta del ente auditado en mesa de trabajo, donde Assbasalud E.S.E. acepta la observación y por lo tanto, queda totalmente evidenciada una deficiencia en la gestión y una carencia de controles requeridos en la actividad de recobro de las incapacidades, a causa de lo anteriormente expuesto, la entidad ha dejado de percibir recursos que deben ser valorados por los responsables del proceso y que permitan determinar las acciones administrativas

VALORES

$ 34.600.287

$ 12.638.282

$ 1.853.808

$ 8.635.122Valor Incapacidades sin radicar ante las E.P.S.

CONCEPTOS

Valor Total Incapacidades a cargo de las E.P.S.

Ingresos por incapacidades Vigencia2016

Ingresos por incapacidades Vigencia2017

112

y/o legales correspondientes, para que la gestión ante las E.P.S. se realice dentro de los términos establecidos por la normatividad vigente Por lo anterior, la Contraloría General del Municipio de Manizales ratifica la observación en hallazgo administrativo en aras de que se implementen acciones efectivas para subsanar las situaciones encontradas.

3.7 HALLAZGO SIETE. Administrativo con presunta incidencia Disciplinaria y penal. Deficiencia y falta de control del proceso de descuentos de nómina. Criterios LEY 734 de 2002 CODIGO DISCIPLINARIO UNICO “Artículo 25. Destinatarios de la ley disciplinaria. Son destinatarios de la ley disciplinaria los servidores públicos, aunque se encuentren retirados del servicio y los particulares contemplados en el Artículo 53 del Libro Tercero de este código. “Artículo 26. Autores. Es autor quien cometa la falta disciplinaria o determine a otro a cometerla, aun cuando los efectos de la conducta se produzcan después de la dejación del cargo o función. “Artículo 27. Acción y omisión. Las faltas disciplinarias se realizan por acción u omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, o por extralimitación de sus funciones. Cuando se tiene el deber jurídico de impedir un resultado, no evitarlo, pudiendo hacerlo, equivale a producirlo. Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.

113

2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función. (…) 7. Cumplir las disposiciones que sus superiores jerárquicos a adopten en ejercicio de sus atribuciones, siempre que no sean contrarias a la Constitución Nacional y a las leyes vigentes, y atender los requerimientos y citaciones de las autoridades competentes. (…) 10. Realizar personalmente las tareas que le sean confiadas, responder por el ejercicio de la autoridad que se le delegue, así como por la ejecución de las órdenes que imparta, sin que en las situaciones anteriores quede exento de la responsabilidad que le incumbe por la correspondiente a sus subordinados. Jurisprudencia: El texto subrayado corresponde en similar sentido al aparte subrayado del numeral 10 del artículo 40 de la Ley 200 de 1995 que fue declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional, solamente por el cargo analizado, mediante sentencia C-728/00. (…) 18. Hacer los descuentos conforme a la ley o a las órdenes de autoridad judicial y girar en el término que señale la ley o la autoridad judicial los dineros correspondientes. Prohibiciones “Artículo 35. Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido: 1. Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo. (…)7. Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a su cargo o la prestación del servicio a que está obligado. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como

114

retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. (…) 17. Ejercer cualquier clase de coacción sobre servidores públicos o sobre particulares que ejerzan funciones públicas, a fin de conseguir provecho personal o para terceros, o para que proceda en determinado sentido. (…) 24. Incumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa, o disciplinaria en razón o con ocasión del cargo o funciones, u obstaculizar su ejecución. 25. Gestionar directa o indirectamente, a título personal, o en representación de terceros, en asuntos que estuvieron a su cargo. Faltas gravísimas “Artículo 48. Faltas gravísimas. Son faltas gravísimas las siguientes: 42. Influir en otro servidor público, prevaliéndose de su cargo o de cualquier otra situación o relación derivada de su función o jerarquía para conseguir una actuación, concepto o decisión que le pueda generar directa o indirectamente beneficio de cualquier orden para sí o para un tercero. Igualmente, ofrecerse o acceder a realizar la conducta anteriormente descrita. LEY 79 DE 1.988 (DICIEMBRE 23) POR EL CUAL SE ACTUALIZA LA LEGISLACION COOPERATIVA “ARTICULO 144.-las deducciones en favor de las cooperativas tendrán prelación sobre cualquier otro descuento por obligaciones civiles, salvo las judiciales por alimentos. Decreto 1481 de 1989 “Artículo 59. Embargos de Salarios. Los salarios de los asociados de los fondos de empleados pueden ser embargados en favor de éstos hasta en un cincuenta por ciento (50%)”. Ley 1527 de 2012 “Artículo 6: Primero en el tiempo, primero en el derecho / responsabilidad solidaria del empleador

115

La entidad pagadora deberá efectuar las libranzas o descuentos autorizados de la nómina, pagos u honorarios, aportes o pensión de los beneficiarios de los créditos y trasladar dichas cuotas a las entidades operadoras correspondientes, dentro de los tres días hábiles siguientes de haber efectuado el pago al asalariado, contratista, afiliado, asociado o pensionado en el mismo orden cronológico en que haya recibido la libranza o autorización de descuento directo. Parágrafo 1°. Si el empleador o entidad pagadora no cumple con la obligación señalada en el presente artículo por motivos que le sean imputables, será solidariamente responsable por el pago de la obligación adquirida por el beneficiario del crédito. Parágrafo 2°. En caso de desconocerse el orden de giro estipulado en este artículo, el empleador o entidad pagadora será responsable por los valores dejados de descontar al asalariado, asociado, afiliado o pensionado por los perjuicios que le sean imputables por su descuido.” Ley 599 de 2000 CODIGO PENAL

Artículo 246. Estafa. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. El que obtenga provecho ilícito para sí o para un tercero, con perjuicio ajeno, induciendo o manteniendo a otro en error por medio de artificios o engaños, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años y multa de cincuenta (50) a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes (…).

Artículo 287. Falsedad material en documento público. El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, la pena será de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años. (…)”

Descripción de la Situación Una vez realizada la revisión por el equipo auditor a la nómina de la entidad, se seleccionó una muestra y se hizo trazabilidad al proceso de descuentos, igualmente se realizó visita administrativa al Área de Nómina evidenciando las siguientes situaciones:

116

Las acciones realizadas en el Área de Nómina, no se encuentran acordes con las disposiciones legales, según el C.S.T., toda vez que los funcionarios presentan libranza para descuentos, pactan unas cuotas y al momento de procesar el descuento se encuentran diferencias no autorizadas por el funcionario, evidenciándose grandes deficiencias en la aplicación de los descuentos. De acuerdo a la norma y lo establecido por la entidad, los descuentos por libranza deben ser autorizados en primer lugar por el funcionario que requiere del crédito y posteriormente por el Líder de Gestión Humana y el Tesorero quienes son los responsables del proceso, al revisar varias libranzas se encontró que durante la vigencia auditada no fueron firmados por el Líder del proceso y solo aparece en varios de ellos la firma del Auxiliar Administrativo y el Tesorero evidenciándose una omisión del deber ser por parte del Líder de Gestión Humana. Gestión Humana antes de autorizar las libranzas, debe verificar y garantizar que los descuentos no excedan el 50% porque una vez autorizado es ASSBASALUD E.S.E el responsable de que los descuentos se apliquen al funcionario como se establece en la libranza, de no efectuarse la entidad es solidariamente responsable por la deuda del funcionario de acuerdo al decreto 1527 de 2012. En la revisión realizada este organismo de control evidenció que no hay un adecuado control sobre la capacidad de endeudamiento de los funcionarios y el proceso presenta irregularidades. La Entidad se encuentra en riesgo de tener que responder ante las entidades crediticias por no descontar lo pactado en las libranzas, así mismo puede ser objeto de sanciones legales, multas por el incumplimiento de los descuentos por embargos al desacatar lo ordenado por los Jueces de la República Todas las libranzas deben estar firmadas por los funcionarios y estar en Gestión Humana debidamente autorizadas foliadas y archivas, al hacer la revisión no se encontraron las libranzas del funcionario con cédula número 75.073.030, preocupa a este organismo de control que la entidad no cuente con los soportes que respalden la legalidad de los descuentos que se les aplica a los funcionarios. Llamó poderosamente la atención al equipo auditor, que funcionarios con una gran cantidad de embargos de vigencias anteriores sigan solicitando préstamos, ya que dentro de la revisión efectuada se encontraron funcionarios con más de 10 embargos como se relaciona en la siguiente tabla, situación que afecta gravemente la imagen y credibilidad de la Entidad.

117

Cuadro No. 39 – Relación total de embargos por funcionario

Fuente: Información suministrada por Nómina

De acuerdo a lo anterior, éste organismo de control, decidió enviar comunicaciones a diferentes entidades crediticias, evidenciando que el desprendible de pago del mes de marzo de 2015, con el cual una funcionaria identificada con cedula de ciudadanía N.30.335.021 solicita un préstamo se encuentra modificado, ya que en el mismo no está referenciado, el descuento por el embargo que desde hace varios años se le procesa en su nómina y los créditos que le estaban descontando están por valores inferiores, la cooperativa autorizó el crédito con base en este soporte adulterado y al no recibir el descuento embarga al funcionario, entrando éste en lista de espera porque esta funcionaria tiene 11 embargos anteriores pendientes por descontar. Se evidencia una deficiencia en la comunicación con las entidades crediticias, cuando al funcionario se le modifica o no se le procesa el descuento acordado. No se encontraron oficios enviados notificando las novedades por parte de Gestión Humana, en cambio, se encontraron oficios de entidades crediticias solicitando aclaración sobre el porqué no se realizan los descuentos según lo establecido en la libranza, así mismo el oficio TES-042 de marzo de 2016 donde el Tesorero le solicita a la Líder de Gestión Humana efectuar los correspondientes descuentos ya que se está infringiendo la norma. Se encontraron oficios recibidos por la Líder del proceso correspondiente a una libranza a su nombre con fecha de marzo 7 de 2016 y solo la pasó al auxiliar administrativo para descuento con fecha 20 de abril de 2016. El equipo auditor, evidenció situaciones irregulares en el manejo de los descuentos a funcionarios, de acuerdo a lo informado por el Auxiliar Administrativo en entrevista realizada por el equipo auditor, la líder del proceso le ordenaba al funcionario no descontarle los valores correspondientes a las cuotas por libranzas aduciendo que estaba solicitando una refinanciación, hecho que no ocurría, así mismo, que no le

Indent.

FuncionarioN. de Embargos

30.335.021 12

30.295.349 11

75.079.132 12

38.256.735 11

118

descontara el valor correspondiente a los embargos, de igual manera le ordenó en varias ocasiones no aplicarle los descuentos por libranzas y embargos a varios funcionarios, manifiesta el funcionario que fue intimidado por su jefe inmediata en repetidas ocasiones. El equipo auditor recibió una queja escrita fechada del 08 de junio de 2017, por parte de una funcionaria, donde manifiesta igualmente que fue intimidada por su jefe inmediata para que solicitara un crédito a su nombre y le entregara el dinero abusando de su confianza y buena fe, adicionalmente para que fuera codeudora de varios préstamos de los cuales tuvo que responder ante el incumplimiento de ella y en la actualidad se encuentra pagando embargos que no son de su responsabilidad sino de la Líder de Gestión Humana de la época, siendo afectada su salud, imagen profesional y crediticia. De acuerdo al manual de funciones, es responsabilidad del líder del proceso, autorizar con su firma los documentos relacionados con la Dependencia a su cargo y justificarlas de conformidad con los procedimientos existentes en la E.S.E. Si bien es cierto, el Auxiliar Administrativo bajo su mando era quien realizaba los descuentos y revisaba las fichas que se llevan a cada funcionario también lo es, el hecho de que es responsabilidad del Líder del Programa de Gestión Humana planear, organizar, controlar y evaluar las actividades de los funcionarios de la dependencia a su cargo. Es claro frente a la norma, que se delegan las funciones, más no la responsabilidad de un Líder de Programa, por lo tanto, es responsabilidad del Líder de Gestión Humana validar todas las actividades ejecutadas por sus subalternos con el fin de minimizar los riesgos del área. De acuerdo a lo descrito se evidencia un presunto abuso de poder, extralimitación de funciones y trasgresión a la normatividad que le asiste como servidor público desempeñando el cargo de Líder de Gestión Humana de la Entidad. Así mismo, se determina un presunto delito por falsedad en documento público y estafa, por lo tanto, se dará traslado a las autoridades competentes para la investigación correspondiente de acuerdo a los elementos materiales probatorios recopilados durante la presente auditoria. (Entrevista a funcionarios y soportes de nómina que hacen parte de los papeles de trabajo de la presente auditoría.)

119

Este Organismo de Control establece que la revisión se realizó a una muestra producto de una selección de casos, donde se encontraron las irregularidades descritas, lo que amerita una revisión completa a la nómina y a vigencias anteriores. Se evidencia que las situaciones son reiterativas, en la Auditoría Regular realizada por este Organismo de Control en la vigencia 2015, se evidenciaron irregularidades en el manejo de la nómina, así mismo estas graves situaciones fueron informadas por la oficina de control interno en el informe de Auditoría N. 10 suscrito el 21 de junio de 2016 y no se evidencian acciones efectivas por parte de la Gerencia, ni por el Líder de Gestión humana. Se requiere que la Entidad implemente un sistema confiable y seguro para el manejo adecuado de la nómina, así como un seguimiento y control efectivo que permita dar estricto cumplimiento a normatividad, igualmente tratar la información, la documentación y los soportes requeridos de conformidad con los lineamientos legales. Causas

Debilidades control que no permiten advertir oportunamente el problema.

Indebida gestión administrativa y operativa en el manejo de la nómina

Procedimientos para el manejo de nómina obsoletos y poco confiables

Incumplimiento de las disposiciones normativas en los descuentos por libranza y embargos

Efectos

Incumplimiento de disposiciones generales

Uso ineficiente de los recursos

Inefectividad en el trabajo

Control inadecuado de recursos de la Entidad Respuesta de la Entidad Con relación a esta observación se adjunta fotocopia de la libranza (1 folio) del señor WILLIAM MEZA identificada con cédula de ciudadanía No. 75.073.030, la cual estaba archivada en la carpeta de las libranzas. Al igual que en la observación anterior se han venido desarrollando actividades tendientes a minimizar la ocurrencia de las situaciones que originaron la observación siete y las mismas se relacionarán en el plan de mejoramiento.

120

Posición de la Contraloría Una vez analizada la respuesta de la Entidad, donde aceptan los hechos irregulares en el manejo de los descuentos de nómina, Este ente de control se permite precisar que durante la visita administrativa según consta en el Acta de fecha junio cinco (5) de 2017, la libranza del funcionario en mención no se encontraba en Gestión Humana, y en presencia del equipo auditor la libranza fue solicitada al Gerente del Fondo de Empleados y ésta no reposaba en el archivo. Así mismo se deja constancia que después de entregar el informe preliminar, este organismo de control recibió nueva evidencia sobre la adulteración de los comprobantes de pago para acceder a préstamos con Entidades Crediticias, la cual se incluye dentro de los elementos materiales probatorios y por lo tanto se ratifica en hallazgo con presunta incidencia disciplinaria y penal dando traslado a las autoridades para lo de su competencia, incluyendo la nueva evidencia encontrada. 3.8 HALLAZGO OCHO: Administrativo. Elaboración del plan de

Mantenimiento Hospitalario. Criterios DECRETO 1769 DE 1994. Ministerio de Salud

ARTICULO 12. PLAN DE MANTENIMIENTO. El jefe o coordinador del servicio de

mantenimiento y el Director del Hospital, deberán elaborar anualmente sus planes

de mantenimiento de la infraestructura y de la dotación hospitalaria en los cuales

indique las actividades a desarrollar y su presupuesto.

Decreto aclaratorio 1617 de 1.995

Ley 100 de 1993. Congreso de la República de Colombia.

Resolución 4445 de 1996. Ministerio de Salud.

Decreto 2174 de 1996. Ministerio de Salud.

Circular 029 de 1997. Superintendencia Nacional de Salud.

Resolución 2003 de 2014. Ministerio de la protección social.

121

Descripción de la situación: De acuerdo con lo observado en la revisión documental facilitada por la Entidad, se pudo determinar que esta realiza anualmente un plan de mantenimiento hospitalario de la siguiente manera:

Contratos de suministro y mantenimiento para los sistemas y comunicaciones,

equipos industriales y biomédicos, con los cuales se reportan y certifican los

mantenimientos.

Contrato de suministro de materiales de ferretería, con el cual se proveen los

insumos necesarios para el mantenimiento preventivo y correctivo de la

infraestructura física con su propio personal.

Es de anotar que si bien esa fue la evidencia presentada a esta entidad de Control, lo anterior, no obedece a un plan estratégicamente formulado o adoptado por la entidad, en el cual se puedan establecer los objetivos generales y específicos de los mantenimientos, además que permita conocer el inventario técnico de los equipos y sus respectivas hojas de vida, en los que se pueda constatar los mantenimientos preventivos y correctivos realizados a los equipos, su historial, y los indicadores de tiempo medio entre fallas y el tiempo medio de reparación, metas, etc.; solo se evidenciaron las hojas de vida para el mantenimiento realizado al parque automotor, el cual no está cobijado con la normatividad del mantenimiento hospitalario. Causas

Deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionaros.

Uso ineficiente de los recursos

Falta de capacitación

Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo

Efectos

Inefectividad en el trabajo

Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas

Incumplimiento a disposiciones generales

Control inadecuado de recursos o actividades

122

Respuesta de la Entidad.

Al indagar con el encargado de la documentación relacionada con esta observación, dicho funcionario hizo entrega en la gerencia del Memorando de fecha 9 de agosto de 2017, el cual se anexa con sus soportes, con el siguiente contenido:

A solicitud del Grupo de Auditoría de la Contraloría General del Municipio de Manizales, se les entregó para su revisión, el Plan de Mantenimiento de los Centros y Puestos de Salud de ASSBASALUD ESE, tanto urbanos como rurales, dicho documento es validado por la Dirección Territorial de Salud de Caldas.

Así mismo se les entregó el anexo 4 de la Dirección Territorial de Salud de Caldas relacionado con el Presupuesto de Mantenimiento para la vigencia 2016

Adjunto al presente se envían los documentos anteriormente relacionados (33 folios) como también un (1) CD donde está el Plan de Mantenimiento de los Equipos Biomédicos como también algunas de las hojas de vida de los equipos de la entidad.


Una vez analizada la respuesta de la entidad, este organismo de control encuentra

que si bien es cierto que la entidad cuenta con un plan de mantenimiento el cual fue

entregado durante el proceso auditor, también lo es el hecho, de que este plan es

básico y carece de una estructura que permita tener su trazabilidad con el fin de

racionalizar los costos.

En la buena práctica, un plan de mantenimiento hospitalario como instrumento

gerencial de acuerdo con la normatividad, debe contener objetivos, metas, acciones

sistemáticas, cronogramas, indicadores de gestión que contribuya a las directivas

a obtener información oportuna que permita establecer controles y una evaluación

de la gestión de mantenimiento, asegurando así la disponibilidad y garantizando el

funcionamiento eficiente de los recursos físicos para la prestación del servicio. y

obtener así el rendimiento máximo posible de la inversión económica en los

recursos para la atención en salud y contribuir a la reducción de los costos de

operación de la Institución; hecho que no se pudo constatar debido a que adolece

123

de mediciones e indicadores que permitan establecer la eficacia de las acciones

propuestas como mantenimiento.

De acuerdo a lo anterior, este organismo de control ratifica la observación en

hallazgo administrativo en aras de que la entidad implemente las acciones

necesarias que permitan subsanar las deficiencias encontradas en el proceso

auditor.

3.9 HALLAZGO NUEVE. Administrativo con presunta incidencia

Disciplinaria. Deficiencias en la Gestión y Control de los CODAS vigencias 2013 al primer semestre de 2016.

Criterios CONSTITUCIÓN NACIONAL. “Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”. Decreto 2376 de 2010 “ARTÍCULO 10. CONVENIOS DOCENCIA-SERVICIO. <Artículo compilado en el artículo 2.7.1.1.10 del Decreto Único Reglamentario 780 de 2016. Debe tenerse en cuenta lo dispuesto por el artículo 4.1.1 del mismo Decreto 780 de 2016> La relación docencia-servicio tiene carácter institucional y no podrá darse sin que medie la formalización de un convenio marco que se ajuste a lo establecido en el presente decreto. Dicho convenio deberá contener como mínimo los siguientes ítems: (…) i) Las formas de compensación o contraprestación que se deriven de la relación docencia-servicio, en caso de pactarse.

124

Ley 734 de 2002 “Artículo 25. Destinatarios de la ley disciplinaria. Son destinatarios de la ley disciplinaria los servidores públicos, aunque se encuentren retirados del servicio y los particulares contemplados en el Artículo 53 del Libro Tercero de este código.” “Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los

tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente.

2. Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o función.

Manual de funciones de Assbasalud E.S.E. Funciones específicas del Líder del Programa –Gestión Humana hasta junio de 2016. (…) “16. Liderar el proceso de las prácticas académicas por medio de los convenios docencia-servicio que se establezcan con los diferentes Entes educativos. Funciones Transversales a los funcionarios del Nivel directivo, Asesor y Profesional responsables de equipos de trabajo. “8. Documentar los procesos y procedimientos de su área de competencia aplicando el método establecido o adoptado por la organización.” Descripción de la Situación Assbasalud E.S.E suscribe los convenios marco, y demás asuntos regulados en el artículo 10 del decreto 2376 de 2010, para el cumplimiento de los convenios CODAS, los instrumentos utilizados son deficientes para hacer efectivo el recaudo

125

de los recursos o beneficios derivados del convenio en cada año, y que son pactados con las entidades de educación. Esta situación ha generado que no existan mecanismos, minutas, acuerdos y/o actos administrativos idóneos para la fijación de las obligaciones objeto de contraprestación en cada año, la fijación de la cuantía acordada, su forma de pago y plazos, así como la destinación de los recursos generados en dichos convenios, que faciliten su adecuado seguimiento y control y sus efectos sobre la información presupuestal, financiera y contable del ente auditado. Es así como una vez revisada la información correspondiente a los CODAS, entregada por la entidad al equipo auditor y cruzada con la información recibida de los centros educativos, se encontró que la información no se encuentra articulada, no son coherentes las cifras reportadas, no se evidencia actividad eficiente y coordinada por el área que tenía este proceso a cargo. Igualmente, no se encontró seguimiento y control por parte del Líder del proceso, al comparar las ejecuciones de las contraprestaciones acordadas con la Universidad Católica de Manizales, efectivamente se encuentran saldos pendientes por ejecutar de las vigencias 2013, 2014, 2015 y primer semestre de 2016 y no se encontraron los soportes correspondientes, esto representa que la entidad dejó de percibir recursos y no se tiene establecido si están vigentes o ya prescribieron.

Cuadro No. 40 – Saldos sin ejecutar en Convenios CODAS

Encuentra este Organismo de Control que no se llevan registros contables ni conciliación de saldos, que permitan determinar claramente la ejecución real de estas contraprestaciones ya que la información entregada al equipo auditor fue la reconstruida por la coordinadora del programa nombrada a partir de junio de 2016. Se evidenció igualmente un incumplimiento a los deberes que le asisten como servidor público, al no hacer entrega en la debida forma (no se encontró acta de entrega) y con diligencia del proceso CODA que tuvo a cargo por las vigencias mencionadas, igualmente negarse a suministrar información sobre estas

RELACION DE SALDOS POR EJECUTAR CON UNIVERSIDAD CATOLICA


Saldo a favor sin ejecutar Contraprestacion 2013 $ 1.831.943

Saldo a favor sin ejecutar Contraprestacion 2014 $ 8.431.359

Saldo Contraprestacion a cargo de Assbasalud 2015 -$ 10.263.302

Saldo a favor sin ejecutar Contraprestacion 2016 $ 525.521

126

contraprestaciones a la Oficina de Control Interno como se evidencia en el oficio OCI-128 del 29 de noviembre de 2016. Causas


Deficiente gestión administrativa

Incumplimiento de las disposiciones normativas en el manejo de recursos

Deficiencias para la fijación y cuantificación de la contraprestación pactada.

Inexistencia de actos o contratos que obliguen el pago efectivo de la contraprestación pactada en cada año.

Efectos


Uso ineficiente de los recursos.

Control inadecuado de recursos o actividades de la Entidad.

Deficiente aplicación de los recursos generados en los convenios CODAS.

Ineficacia en la gestión y resultados institucionales de los convenios CODAS.

Respuesta de la entidad

Esta situación ya se había evidenciado por parte de la administración de Assbasalud y en consecuencia se iniciaron los correctivos a partir de Junio de 2016, dichos correctivos se relacionarán en el plan de mejoramiento.


Debido a la aceptación de la Entidad de las situaciones encontradas en la presente auditoría, este organismo de control ratifica la observación y la constituye en hallazgo administrativo con presenta incidencia disciplinaria y dará traslado a las entidades respectivas para lo de su competencia.

3.10 HALLAZGO DIEZ. Administrativo. Cumplimiento de lineamientos Gobierno en Línea (GEL)

Criterios

127

La Directiva Presidencial No. 2 de 2000, la Ley 812 de 2003 y la Ley 1151 de 2007 fortalecen la Estrategia de Gobierno En Línea. La Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública. El Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005 precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública. El Decreto número 2573 del 12 de diciembre de 2014, Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente en la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones. Este Decreto, señala en el Titulo II artículo 5° lo siguiente: “Artículo 5. Componentes. Los fundamentos de la Estrategia serán desarrollados a través de 4 componentes que facilitarán la masificación de la oferta y la demanda del Gobierno en Línea. 1. TIC para Servicios. Comprende la provisión de trámites y servicios a través de

medios electrónicos, enfocados a dar solución a las principales necesidades y demandas de los ciudadanos y empresas, en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejoramiento continuo.

2. TIC para el Gobierno abierto. Comprende las actividades encaminadas a fomentar la construcción de un Estado más transparente, participativo y colaborativo involucrando a los diferentes actores en los asuntos públicos mediante el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

3. TIC para la Gestión. Comprende la planeación y gestión tecnológica, la mejora

de procesos internos y el intercambio de información. Igualmente, la gestión y aprovechamiento de la información para el análisis, toma de decisiones y el mejoramiento permanente, con un enfoque integral para una respuesta articulada de gobierno y hacer más eficaz gestión administrativa instituciones de Gobierno.

128

4. Seguridad y privacidad de la Información. Comprende acciones transversales a demás componentes enunciados, a proteger la información y sistemas de información, del acceso, divulgación, interrupción o destrucción no autorizada.

Parágrafo primero: TIC para el gobierno comprende algunos los aspectos que hacen parte para el Gobierno, pero no los cobija en su totalidad”. Decreto 1078 del 26 de mayo de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en su Título 9 de Políticas y Lineamientos de Tecnologías de la Información, en su Capítulo 1 de la Estrategia de Gobierno en Línea, define el ámbito de aplicación de la Estrategia de Gobierno en Línea Descripción de la situación Si bien es cierto que la entidad Assbasalud ESE ha venido desarrollando la Estrategia de Gobierno en Línea, la Contraloría Municipal encontró que Assbasalud ESE sigue monitoreando y aplicando Gobierno en Línea con base al Decreto 1151 de 2008 y el Manual de implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia Versión 2010, la cual indica 5 fases: Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia en Línea; además se evidenció que para la vigencia 2016, se realizaron las evaluaciones y plan de acción respectivo comprendiendo dichas fases, por lo que actualmente la Estrategia de Gobierno en Línea ya no se rige por dichas fases sino que se encuentra enmarcada en cuatro componentes: TIC para servicios, TIC para el Gobierno Abierto, TIC para la Gestión y Seguridad y privacidad de la Información según lo establece el Decreto 1078 de 26 de mayo de 2015 y el Manual de Gobierno en Línea vigente.

De conformidad con los mandatos del artículo 2.2.9.1.2.3., del Decreto 1078 de 26 de mayo de 2015 el representante legal de cada sujeto obligado, será el responsable de coordinar, hacer seguimiento y verificación de la implementación y desarrollo de la Estrategia de Gobierno en línea.

Causas

Desconocimiento de la aplicabilidad de las normas sobre Gobierno en Línea. Efectos

Incumplimiento de normatividad en materia de TIC dispuesta por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

129

Respuesta de la Entidad ASSBASALUD ESE ha venido desarrollando en forma sistemática y comprometida la Estrategia de Gobierno en Línea, de tal forma que año tras año ha definido un plan de acción que ha permitido alcanzar logros muy importantes y adicionalmente se traza logros que no solamente permiten avanzar en el cumplimiento de resultados definidos por el Gobierno Nacional sino demostrar el compromiso de la empresa con el cumplimiento normativo. Si bien es cierto que al momento de la evaluación de la Contraloría General del Municipio de Manizales se evidenció la generación de un plan de acción y su correspondiente evaluación con la norma anterior (Decreto 1151 de 2008), también es cierto que el conjunto de acciones definidas para dicho plan perfectamente podían clasificarse dentro de los componentes definidos dentro del Decreto 1078 de mayo de 2015 (TIC para Servicios, TIC para el Gobierno Abierto, TIC para la Gestión y Seguridad y Privacidad de la información). Al hacer el análisis para el plan de acción GEL para la vigencia de 2017, que fue inicialmente construido de la misma forma que el definido en el año 2016, realizamos la reclasificación de las actividades para cada uno de los componentes definidos dentro del Decreto 1078 de 2015 y actualmente se están realizando las evaluaciones periódicas de seguimiento trimestrales conforme a la norma vigente, tal como se muestra en las siguientes tablas: (…) Por lo anterior, consideramos que, aunque las actividades fueron clasificadas, para el 2016, en otros componentes diferentes a la normatividad actual vigente, las mismas actividades fueron reclasificadas, tal como se realizó para la vigencia 2017. Nuestro compromiso es avanzar hacia los resultados definidos por el Gobierno Nacional. Posición de la Contraloría.

Este Organismo de control al efectuar la revisión de la Estrategia de Gobierno en Línea en visita administrativa desarrollada en el mes de mayo, encontró que, dicha situación de las actividades clasificadas en otros componentes diferentes a la normatividad actual, se denotaron para la vigencia 2016, la cual fue el objeto de evaluación, dado que el alcance de la auditoria establece la revisión del año 2016, como fue una situación detectada en su momento, cabe resaltar que, la entidad

130

aportó el plan de acción GEL de 2017 y con ajustes desarrollados en el segundo semestre del año, además de emprender acciones respectivas de ajuste, no obstante, para la vigencia evaluada 2016 fue en la que se encontró la diferencia, ratificándose esta situación, quedando como un Hallazgo Administrativo, en aras a que la entidad implemente las acciones respectivas y continúe con su análisis y seguimiento.

3.11 HALLAZGO ONCE. Administrativo con presunto alcance sancionatorio. Incumplimiento de las acciones a realizar en los planes de mejoramiento. Criterio Ley 42 de 1993 Artículo 101º.- Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita las hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurran reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida; no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías; no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mérito suficiente para ello. Texto subrayado declarado EXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-054 de 1997, bajo el entendido de que en dicha expresión no se consagra una causal autónoma para aplicar sanciones, sino una regla que deben seguir dichos contralores para imponerlas... Resolución 332 de agosto 30 de 2011 “POR LA CUAL SE REGLAMENTA LO CONCERNIENTE A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO QUE DEBEN IMPLEMENTAR LOS SUJETOS DE CONTROL DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALES” ARTÍCULO 11. Sin perjuicio que los sujetos de control deben cumplir con el cien por ciento (100%) del Plan de Mejoramiento, para la Contraloría General del Municipio de Manizales, un Plan de Mejoramiento que haya logrado un nivel de


131

cumplimiento igual o superior al ochenta por ciento (80%) se entiende como un plan de mejoramiento “en cumplimiento”, salvo opinión contraria del equipo auditor, al valorar el faltante de las metas no cumplidas en cuanto a su importancia e impacto en la gestión. Aquellos planes de mejoramiento cuyos niveles de cumplimiento sean igual o menor al setenta y nueve por ciento (79%), deben ser valorados el equipo auditor, a efecto de verificar si el porcentaje de avance representa un mejoramiento representativo en la gestión, caso en el cual también se debe considerar como un plan “en cumplimiento”; de no ser así, sugerirá sustentada mente la iniciación de un proceso administrativo sancionatorio, de acuerdo con lo establecido en la disposición reglamentaria vigente, por parte de la Contraloría General del Municipio de Manizales. ARTÍCULO 14.- SANCIONES: Cuando las entidades los sujetos de control, no cumplan con la elaboración, implementación y cumplimiento de un Plan de Mejoramiento, en los términos y condiciones de la presente Resolución, se le iniciará el proceso sancionatorio al representante legal, de conformidad con la disposición reglamentaria que para tal efecto esté vigente...” Descripción de la situación Se evidencia que el plan de mejoramiento suscrito por ASSBASALUD E.S.E. del proceso auditor AGEI-R 2.3-2015 y AGEI-E 3.10-2016, no cuentan con acciones claras, medibles y/o cuantificables que permitan subsanar efectivamente las deficiencias en cuanto a la publicación de todos los documentos que hacen parte del proceso contractual en el SECOP; así como la secuencia lógica, coherente y cronológica de los mismos. Por lo anterior, se hizo seguimiento en la presente vigencia, encontrando un cumplimiento parcial de las acciones de 64,2 puntos según la matriz de evaluación, en el plan de mejoramiento vigente, lo que denota una desfavorable gestión, por lo tanto, se determina la inefectividad e incumplimiento de las acciones del plan de mejoramiento suscrito, lo que expone a la entidad a un proceso administrativo sancionatorio, por su bajo cumplimiento. Durante el proceso de auditoría, se tomó una muestra de cuarenta y cuatro (44) contratos para hacer la respectiva evaluación del proceso, y en ninguno de ellos se encontró evidencia de publicación en el SECOP.

132

El presente hecho es reiterativo en la entidad, ya que la auditoría regular realizada en el año 2015 a la vigencia 2014, ésta contraloría documentó un hallazgo en el mismo sentido. Adicionalmente, al momento de hacer seguimiento al plan durante el proceso auditor, se encontró que Assbasalud ESE había definido dos acciones para dar tratamiento al hallazgo en mención y cuyo fin es evitar la recurrencia de los mismos; en este plan de mejoramiento se registra que a 15 de mayo del año 2017 no se evidencia implementación alguna para garantizar la publicación en el SECOP en cumplimiento del plan. Causa

Deficiencias en el alcance de las acciones planteadas en el plan de mejoramiento suscrito por la entidad con la Contraloría de Manizales, de las cuales se infieren no atacaron la causa, y de allí su inefectividad.

Falta de compromiso para corregir las situaciones susceptibles de mejora.

Deficiencias en la supervisión e inadecuados mecanismos de control al proceso contractual.

Efecto.

Procesos administrativos sancionatorios Respuesta de la Entidad “Con relación a la observación efectuada, se informa que esta Gerencia ha estado comprometida con las ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA ENTIDAD y tal como aparece en el siguiente gráfico, en la vigencia auditada, obtuvimos un logro total en la implementación de las acciones de mejora de un 83,8%, lo cual ha implicado para nuestros servidores públicos esfuerzo y dedicación. Para gestionar las oportunidades de mejora detectadas por entes externos en ASSBASALUD ESE contamos con un sistema de información que permite registrar planes de mejoramiento, monitorear su ejecución y facilitar su seguimiento. De gran relevancia ha sido el establecimiento de una dinámica interna en pro del mejoramiento y su correspondiente generación de cultura organizacional al

ACCIONES MEJORAMIENTO

AUDITORIAS

Internas

Externas

49

157

Planes M.

291

Actividades

543

Ejecutadas

455

83,8%LOGRO

133

respecto. En forma mensual se reúnen los equipos de trabajo en una jornada de trabajo en la que se diligencia en el software, se discuten las temáticas y se revisan los mejoramientos propuestos. El software mencionado nos permite realizar el registro de las diferentes auditorías y sus hallazgos y nos posibilita efectuar una intervención global institucional, debido a que la empresa cuenta con 18 sedes asistenciales y una sede administrativa, y es nuestro deber garantizar que en todas se cumplan los requisitos de calidad que deben acatar las entidades de salud y las disposiciones legales provenientes de las diferentes instancias, como lo es la Contraloría General del Municipio. Respecto a la realización de las acciones de mejoramiento y/o correctivas según proceso auditor efectuado por la Contraloría General del Municipio, producto de la Auditoria Regular con Enfoque Integral ASSBASALUD ESE vigencia 2014 AGEI-R-2.3-2015 de Marzo 2016 con 33 hallazgos y Auditoria Especial AGEI-E 3.10-2016 de Julio 22 de 2016 con dos hallazgos, observamos en la mayoría de los funcionarios un compromiso con la implementación de las medidas de mejoramiento, faltando realizar, entre otras, las acciones relacionadas con la publicación en el SECOP, situación que se espera superar en el presente cuatrimestre a través de la actualización del Manual y el Estatuto de contratación , de tal forma que desde estos instrumentos se obligue al acatamiento de tal disposición. Se anexan dos oficios GER 209 del 30 de marzo de 2016 y GER 562 del 22 de julio de 2016 en los que desde esta gerencia se le solicitó al funcionario de la Oficina Asesora Jurídica efectuara las acciones pertinentes para superar el hallazgo”. Posición de la Contraloría

Una vez analizada en mesa de trabajo la respuesta de la entidad presentada en su

derecho de contradicción, es claro la entidad cuenta con una magnifica herramienta

para la implementación y seguimiento a los planes de mejoramiento, sin embargo,

se evidenciaron hallazgos sin acciones correctivas y otros sin la debida

implementación para evitar la recurrencia de los hechos que dieron origen a la

observación.

Por lo anterior esta Contraloría ratifica la observación en hallazgo con presunta

incidencia disciplinaria y se dará traslado a la autoridad competente.

134

3.12 HALLAZGO DOCE. Administrativo. Inadecuada gestión y modificación del presupuesto de la entidad. Criterio: Decreto 115 de 1996. Artículo 18. La Dirección General del Presupuesto Nacional presentará al Consejo Superior de Política Fiscal, Confis, el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos y sus modificaciones. El Confis o quien éste delegue, aprobará por resolución el presupuesto y sus modificaciones. Acuerdo Municipal No. 307 de 1997. Que incorporó al Acuerdo No. 189 de 1996 el capítulo XVI denominado “régimen de presupuesto de las empresas industriales y comerciales del Municipio, con el siguiente articulado.” (…) Artículo 120. Modificación de apropiaciones. El detalle de las apropiaciones podrá modificarse, mediante acuerdo de la Junta Directiva, siempre que no se modifique en cada caso el valor total de los gastos de funcionamiento, de operación comercial, del servicio de la deuda y gastos de inversión. Artículo 121. Modificaciones que Aprueba el COMFIS Las adiciones, traslados, reducciones que modifiquen el valor total de gastos de funcionamiento, gastos de operación comercial, servicio de la deuda y gastos de inversión, serán aprobados por el COMFIS, o quien éste delegue. Para los gastos de inversión se requiere adicionalmente el concepto favorable de la Secretaría de Planeación Municipal. Artículo 122. Certificado para modificaciones.

135

Las adiciones, traslados o reducciones requieren del certificado de disponibilidad que garantice la existencia de los recursos, expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces. Descripción de la situación Assbasalud ESE, en noviembre 24 de 2016, mediante acta COMFIS No. 030 y Resolución (COMFIS) 027 y el Acuerdo No. 028 de 2016 de la Junta Directiva realizó una modificación al presupuesto a título de sustitución de fuentes en el presupuesto de ingresos de la entidad, que fue irregular en su trámite, ya que la operación consistió realmente en una disminución (rebaja) del presupuesto de Ingresos en el rubro de cuentas por cobrar 2015 y un incremento (adición) al Rubro de Convenio Municipio de Manizales por $133 Millones de Pesos. Para hacer una operación de sustitución de rentas, la normatividad presupuestal vigente exige que debe existir previamente la disponibilidad del recurso (recaudo) en la nueva renta que va a financiar el compromiso, situación que debió certificarse por el jefe de presupuesto de la entidad o quien haga sus veces al interior de la entidad, previo a la realización del trámite. Adicionalmente debió registrarse una reducción del presupuesto en la renta que sufrió la “rebaja renta” en la supuesta operación en el presupuesto de ingresos. Así mismo, en el Acuerdo de Junta Directiva No. 023 de noviembre 03 de 2016, se realizó una operación de sustitución de rentas por $ $54.011.739 entre los rubros 1190-1 CUENTAS POR COBRAR 2015 (crédito) y el rubro 1117-1 ATENCION VINCULADOS (contracrédito). Tales situaciones se ven reflejadas en la ejecución de Ingresos y Gastos al comparar las adiciones realizadas en ambos presupuestos, donde el valor de las adiciones del presupuesto de ingresos ($$1.766.704.554) son distintas de las adiciones incorporadas y registradas en el presupuesto de gastos de la vigencia 2016, ($1.579.692.815), debido a que las operaciones de sustitución de fuentes invocada se registró como un traslado en el presupuesto de gastos, por la misma improcedencia del trámite como fue realizado y aprobado por las instancias (COMFIS y Junta Directiva).

136

Causas:

Incumplimiento del debido proceso para realizar trámites modificatorios del presupuesto de la entidad.

Efectos:

Ausencia de certificación sobre disponibilidad presupuestal para modificaciones al presupuesto

Debilidad en el estudio y aprobación de modificaciones al presupuesto por parte del COMFIS y Junta Directiva.

Respuesta de la entidad Con relación a esta observación me permito comentar que el trámite que se hizo es el contemplado en la norma (aprobación Junta Directiva y Comfis) dado que mal se habría hecho en adicionar todos los recursos provenientes de los incrementos en los convenios, tanto de vinculados como en el de sostenibilidad firmados con la Alcaldía, sin tener el comportamiento esperado en las demás partidas de ingresos, léase cuentas por cobrar. Adicional a en la observación mencionan que se debió registrar una reducción en el presupuesto de renta que sufrió la rebaja, dicha rebaja efectivamente se hizo y se puede corroborar en la ejecución de rentas y gastos que se adjuntan (8 folios), donde se puede evidenciar tanto la adición por $1.766.704.554 como la reducción por $187.011.739, quedando un valor neto de adición $1.579.692.815 igual al valor de adición en el gasto. Así las cosas no se puede inferir que la adición de ingresos fue mayor que la de los gastos por cuanto el grupo auditor no tuvo en cuenta la reducción para luego obtener un valor neto de adición en el ingreso. Posición de la Contraloría Al comparar la ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos de Assbasalud ESE al cierre de la vigencia 2016, persiste una diferencia entre el valor de las adiciones por $187.011.739, hecho que no debería haberse presentado, ya que las adiciones además de cumplir con el ritual presupuestal exigible deben ser iguales en su valor tanto en el ingreso como en el gasto de la ejecución acumulada de la entidad. El hecho que fue objeto de observación, se centró en las deficiencias registradas en la operación mediante acta COMFIS No. 030 y Resolución (COMFIS) 027 y el

137

Acuerdo No. 028 de 2016 de la Junta Directiva por $133 Millones y Acuerdo de Junta Directiva No. 023 de noviembre 03 de 2016, donde se realizó una operación de sustitución de rentas por $ $54.011.739 entre los rubros 1190-1 CUENTAS POR COBRAR 2015 (crédito) y el rubro 1117-1 ATENCION VINCULADOS (contra crédito). Éstas modificaciones invocadas en su trámite a título de rebaja en el presupuesto de rentas fueron inaplicables, y se registraron como créditos y contra créditos en el presupuesto de gastos, ya que por su inconsistencia e indebida denominación era improcedente aplicar tal operación, pues originalmente debieron ser llevadas al presupuesto de la entidad como reducciones a las rentas. SIA formato_201701_f06c_cgmm_ejecucion ingresos Valor adiciones $1.766.704.554 SIA formato_201701_f07e_cgmm_ejecucion gastos $1.579.692.815

En tal sentido, y dado que en la respuesta presentada por el ente auditado no subsana de fondo el hecho objeto de observación y que persisten las deficiencias en el cierre presupuestal de la vigencia 2016, se constituye el hallazgo administrativo a fin de que se implemente dentro del plan de mejoramiento las acciones que permitan corregir tal situación en el manejo presupuestal de la ESE.

138

4.CUADRO DE TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS AGEI-R- 2.01 DE 2017 ASSBASALUD E.S.E.

VIGENCIA 2016

No Descripción del Hallazgo

Cuantía

fiscal por

Contratación

$

Cuantía

Hallazgo

Fiscal otro

asunto $

A F D P Otro S

¿Nombre del

alcance de

Otro?

1

HALLAZGO UNO: Administrativo con presunto alcance

disciplinario y sancionatorio. Planeación del proceso

contractual en contratos de suministro y de prestación de

servicios.

_ X X X

2

HALLAZGO DOS. Administrativo con presunto alcance

disciplinario. Deficiencia en el cumplimiento de las

funciones de Interventoría y/o supervisión de los contratos

de la entidad.

X X

3

HALLAZGO TRES. Administrativo con presunto alcance

disciplinario, fiscal y penal. Deficiencias en el proceso

contractual. Contrato No. 005-2016. Por valor de $1.951.150

$1.951.150 X X X X

4

HALLAZGO CUATRO: Administrativo con presunto alcance

sancionatorio. Rendición de la cuenta. Deficiente calidad e

insuficiencia en el informe de gestión ambiental.

X X

5

HALLAZGO CINCO: Administrativo con presunto alcance

disciplinario y fiscal. Pago de compensatorios expirados y

por derechos laborales prescritos por valor total de

$13.079.027

$13.079.027 X X X

6HALLAZGO SEIS. Administrativo. Deficiencias en el recobro

de las incapacidades vigencias 2016.X

7

HALLAZGO SIETE. Administrativo con presunta incidencia

Disciplinaria y penal. Deficiencia y falta de control en el

proceso de descuentos de la nómina.

X X X

8HALLAZGO OCHO: Administrativo. Elaboración del plan de

Mantenimiento Hospitalario.X

9

HALLAZGO NUEVE. Administrativo con presunta incidencia

Disciplinaria. Deficiencias en la Gestión y Control de los

CODAS vigencias 2013 al primer semestre de 2016.

X X

10HALLAZGO DIEZ. Administrativo. Cumplimiento de

lineamientos Gobierno en Línea (GEL)X

11

HALLAZGO ONCE. Administrativo con presunto alcance

sancionatorio. Incumplimiento de las acciones a realizar en

los planes de mejoramiento.

X X

12HALLAZGO DOCE. Administrativo. Inadecuada gestión y

modificación del presupuesto de la entidad.X

3

TOTAL $15.030.177

CONCEPTO ALCANCE O INCIDENCIA

Subtotales $1.951.150 $13.079.027 12 2 6 2 0

139

5. ANEXOS 5.1 Análisis de cotizaciones material médico quirúrgico 5.2 Cuadro comparativo cotización ferretería Construmago – Evaluación Oferta 5.3 Cuadro Comparativo Distribuciones ZZ – Evaluación de Oferta 5.4 Cuadro No. 32 – Cálculo presunto sobrecosto Contrato 005-2016.

informe definitivo de auditorÍa auditoria regular … · 2 auditoria gubernamental con enfoque...

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