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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIACON ENFOQUE INTEGRAL –

MODALIDAD REGULAR

Código: F-120-02

Versión: 01Fecha de aprobación: 24 de Febrero de

2014 Página 1 de 245

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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA MODALIDAD REGULAR CONENFOQUE INTEGRAL

EMPRESAS MUNICIPALES DE TULUA – EMTULUA E.S.P.VIGENCIA 2013

CMT – No 06Fecha Abril 2015


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AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

Contralor Municipal Tuluá Valle del Cauca Gilberto Castrillón Valencia

Coordinador de Auditoria Mónica Perdomo Ayala

Representante Legal de la Entidad Andrés Alberto Álvarez Toro

Equipo de Auditoria: Mónica E. Porras ArceAdministradora de Empresas

Carlos Octavio Quitian MartínezAbogado

Cesar Augusto Cadavid GiraldoArquitecto

Jaime Humberto QuesadaTécnico en Sistemas

Personal de Apoyo Ángela María Ruiz MenaContador Público

Nasly Fernanda Vidales GonzálezIngeniera Ambiental


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ..................................................................................................... 51. HECHOS RELEVANTES..................................................................................... 62. METODOLOGIA .................................................................................................. 9

2.1. ANTECEDENTES - SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO ............... 92.2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA .................................................................... 132.3. QUEJAS ...................................................................................................... 14

2.3.1. DC- Mario Marulanda Pérez - Vocal de Control Social.......................... 142.3.2. DC- Andrés Alberto Álvarez Toro - Christian Romero Arias .................. 16

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA................................................................... 213.1. FACTOR DE GESTIÓN Y RESULTADOS .................................................. 21

3.1.1. Planeación............................................................................................. 213.1.2. Sistema de Control Interno.................................................................... 243.1.3. Consolidado Hallazgos Factor de Gestión y de Resultados .................. 49

3.2. FACTOR FINANCIERO Y DE PRESUPUESTO.......................................... 573.2.1. Generalidades ....................................................................................... 573.2.2. Aplicación de Normas de Contabilidad, Rendición de Información ....... 583.2.3. Control Interno Contable ....................................................................... 593.2.4. Confiabilidad del Sistema de Información Financiera............................ 613.2.5. Evaluación Estados Contables vigencia fiscal 2013.............................. 613.2.6. Detalle del Efectivo- Disponible Caja y Bancos..................................... 633.2.7. Detalle Inversiones ................................................................................ 673.2.8. Detalle deudores ................................................................................... 683.2.9. Detalle Propiedad, planta y equipo........................................................ 703.2.10. Detalle Pasivos.................................................................................... 733.2.11. Pasivos estimados............................................................................... 743.2.12. Detalle Patrimonio ............................................................................... 753.2.13. Cuentas de orden ................................................................................ 753.2.14. Detalle Ingresos................................................................................... 763.2.15. Detalle Gastos ..................................................................................... 773.2.16. Egresos por pago de impuestos, tasas y contribuciones..................... 783.2.17. Egresos por concepto de Nómina ....................................................... 783.2.18. Egresos por concepto de Seguridad Social......................................... 793.2.19. Egresos por concepto de prestaciones sociales.................................. 823.2.20. Deducciones y retenciones a muestra de contratación ....................... 833.2.21. Gestión Presupuestal .......................................................................... 833.2.22. Presupuesto General........................................................................... 86


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3.2.23. Presupuesto de gastos........................................................................ 873.2.24. Apropiación presupuestal de viáticos .................................................. 903.2.25. Apropiación Presupuestal Capacitación, Bienestar Social e incentivos........................................................................................................................ 933.2.26. Consolidado de Hallazgos Factor Financiero y Presupuesto ............ 100

3.3. FACTOR DE LEGALIDAD. ........................................................................ 1133.3.1. Ejecución Contractual.......................................................................... 1133.3.2. Del Sistema de Contratación: .............................................................. 1153.3.3. Consolidado Hallazgos Factor de Legalidad ....................................... 1163.3.4. Proceso Judiciales............................................................................... 120

3.4. FACTOR AMBIENTAL............................................................................... 1203.4.1. Informe Visitas de Campo ................................................................... 1203.4.2. Consolidado Hallazgos Factor Ambiental ............................................ 131

OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE EMPRESAS MUNICIPALES DETULUÁ – EMTULUA E.S.P. ................................................................................. 133DICTAMEN INTEGRAL ....................................................................................... 1364. CUADRO DE RESUMEN DE HALLAZGOS .................................................... 1385. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIADEPARTAMENTAL DEL VALLE ......................................................................... 234


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INTRODUCCION

Este informe contiene los resultados obtenidos en desarrollo de la AuditoriaModalidad Regular con Enfoque Integral practicada por la Contraloría Municipal deTuluá a Empresas Municipales de Tuluá – EMTULUA E.S.P., utilizando comoherramientas las normas legales, el análisis y el conocimiento, con el fin de dar unconcepto integral sobre la Gestión de EMTULUA E.S.P. durante la vigencia 2013, através de diferentes factores.

Esta auditoria se desarrolló con un énfasis especial en el cumplimiento de lafunción que le corresponde a las Contralorías, y a los resultados que de ella sederivan en procura del bienestar para la población de su área de influencia. Enbusca de éste objetivo, se realizó un trabajo que contó con un equipointerdisciplinario de profesionales, la colaboración de los funcionarios de la Entidadauditada y la información por ellos suministrada.

El presente informe inicia con el resultado producto del seguimiento al Plan demejoramiento remitido por la Contraloría Departamental del Valle del Cauca comoproducto de Auditorías Modalidad Regular con enfoque Integral vigencias 2011 y2012 practicadas a Empresas Municipales de Tuluá – EMTULUA E.S.P. Se dacontinuación al presente documento describiendo los hechos relevantes y lametodología utilizada por la Contraloría Municipal de Tuluá en el ejercicio de cadauna de las actividades que comprendieron la Auditoría Modalidad Regularpracticada a ésta misma Entidad; correspondiente a la vigencia 2013 y losresultados producto de la misma.

Finalmente, y de manera sintetizada, como anexo se presenta la consolidación delos presuntos hallazgos encontrados.


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1. HECHOS RELEVANTES

Mediante los Acuerdos Municipales No 24 del 9 de octubre de 1942 y No. 14 del 16de julio de 1947 fue creada por el Concejo Municipal de Tuluá La Empresa deAcueducto y Alcantarillado Público de Tuluá y se realizaron delegacionesespeciales en una Junta Administradora para organizar y administrar los serviciospúblicos, en fecha 7 de septiembre de 1965 y mediante Acuerdo No. 03 seconstituye el establecimiento público Empresas Municipales de Tuluá EMTULUÁcomo organismo autónomo con personería jurídica y patrimonio propio” y medianteAcuerdo No. 175 de 9 de diciembre de 1995 se transforman en una EmpresaIndustrial y Comercial del Estado del orden Municipal EMTULUÁ E.S.P.

La Entidad a través de la licitación pública 01 del 2000 para la preservación de losservicios públicos de acueducto y alcantarillado en la zona urbana de Tuluá;formalizó y legalizó el contrato de arrendamiento con inversión No. 017 del 10 deoctubre del 2000 con Centro Aguas S.A, por un término de 20 años, siendo elobjeto del presente contrato, la responsabilidad que asume el arrendatario enforma temporal por su cuenta y riesgo, la financiación, operación, administración,mantenimiento y prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto yalcantarillado y sus actividades complementarias, así como la optimización,construcción, expansión y reposición de los sistemas existentes, de conformidadcon el régimen jurídico aplicable.

Según el Acuerdo del Concejo Municipal No. 023 del 25 noviembre de 2004, seautorizó la modificación de los Estatutos de EMTULUÁ E.S.P. en lo que respecta asu objeto social, en el cual EMTULUÁ podrá participar como socia de otrasEmpresas dedicadas a Servicios Públicos Domiciliarios, operar, mantener,administrar organizaciones que presten servicios públicos domiciliarios y susactividades complementarias. Además de diseñar planes, programas y proyectosde servicios públicos domiciliarios en el área rural y urbana en el Municipio deTuluá y otras entidades territoriales, realizar interventorías, seguimiento y controlde obligaciones pactadas en contratos, consultorías, constituirse como UnidadEjecutora de Obras que se requieran en materia de agua potable y saneamientobásico, celebrar toda clase de convenios y contratos con Entidades Públicas yPrivadas relacionadas con los servicios públicos domiciliarios y actividadescomplementarias en relación con la naturaleza comercial de la empresa.


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Con el Decreto 0225 del 28 de julio de 2005, el Municipio de Tuluá le delega lasfunciones y competencias en materia de Agua Potable y Saneamiento Básico aEmpresas Municipales de Tuluá EMTULUÁ E.S.P. Por tal razón la AlcaldíaMunicipal de Tuluá adoptó tener el acompañamiento permanente de las EmpresasMunicipales de Tuluá EMTULUÁ E.S.P; con el fin de buscar la ejecución del SectorAgua Potable y Saneamiento Básico en el sector Rural.

Los ingresos de Empresas Municipales de Tuluá – EMTULUÁ, provienenbásicamente del canon de arrendamiento de sus inmuebles, así como deconvenios interadministrativos con diferentes Municipios donde la Entidad actúacomo intermediario obteniendo cierto margen de rentabilidad por ello, lo anteriorteniendo en cuenta que según en el Acuerdo del Concejo Municipal No. 023 del 25noviembre de 2004, se autorizó la modificación de los Estatutos de EMTULUÁE.S.P. en lo que respecta a su objeto social, a través del cual se faculta aEMTULUÁ para participar como socia de otras Empresas dedicadas a ServiciosPúblicos Domiciliarios, operar, mantener, administrar organizaciones que prestenservicios públicos domiciliarios y sus actividades complementarias. Además dediseñar planes, programas y proyectos de servicios públicos domiciliarios en elárea rural y urbana en el Municipio de Tuluá y otras entidades territoriales, realizarinterventorías, seguimiento y control de obligaciones pactadas en contratos,consultorías, constituirse como Unidad Ejecutora de Obras que se requieran enmateria de agua potable y saneamiento básico, celebrar toda clase de convenios ycontratos con Entidades Públicas y Privadas relacionadas con los serviciospúblicos domiciliarios y actividades complementarias en relación con la naturalezacomercial de la empresa.

ACTUACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA.

Se evidenció que los Estatutos de la Empresa Industrial y Comercial del EstadoEMTULUÁ fueron aprobados mediante Acuerdo del Concejo Municipal No. 175 del9 de diciembre de 1995, los cuales han sido modificados por los AcuerdosMunicipales No 35 de octubre de 1996, No 013 de mayo de 2004 y No 23 denoviembre de 2004 y este último en lo que respecta a su objeto social, en el cualEMTULUÁ podrá participar como socia de otras Empresas dedicadas a ServiciosPúblicos Domiciliarios, operar, mantener, administrar organizaciones que prestenservicios públicos domiciliarios y sus actividades complementarias. Además dediseñar planes, programas y proyectos de servicios públicos domiciliarios en elárea rural y urbana en el Municipio de Tuluá y otras entidades territoriales, realizarinterventorías, seguimiento y control de obligaciones pactadas en contratos,consultorías, constituirse como Unidad Ejecutora de Obras que se requieran enmateria de agua potable y saneamiento básico, celebrar toda clase de convenios y


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contratos con Entidades Públicas y Privadas relacionadas con los serviciospúblicos domiciliarios y actividades complementarias en relación con la naturalezacomercial de la empresa.

CONFORMACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA

La Junta Directiva de EMTULUA está conformada por nueve (9) miembros con susrespectivos suplentes, así:

Seis (6) miembros serán seleccionados y designados libremente por elseñor Alcalde

Tres (3) miembros escogidos entre los vocales de control registrados por loscomités de desarrollo y control de los servicios públicos domiciliarios.

La dirección y administración de la Empresa, estará a cargo de la Junta Directiva; yde un Gerente General, nombrado por el Alcalde Municipal y quien hará las vecesde Representante Legal para todos los efectos.


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2. METODOLOGIA

El propósito fundamental de esta Auditoria es determinar si Empresas Municipalesde Tuluá – EMTULUA E.S.P., ha contado con un direccionamiento claro y visible,que le permitiera llevar a cabo operaciones administrativas y asistencialeseficientes y efectivas, a fin de cumplir con su misión a través de la prestación deservicios a las partes interesadas.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de AuditoriaGubernamentales Colombianas (NAGC), compatibles con las NormasInternacionales de Auditoria (NIAS), con políticas y procedimientos de auditoríacon enfoque integral prescritos por la Contraloría Municipal de Tuluá, Valle delCauca, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, se requirióacorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examenproporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opiniónexpresada en el informe integral.

La Auditoría se realizó con base a pruebas selectivas, de las evidencias ydocumentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de losEstados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales,así como de la adecuada implementación y funcionamiento del Control Interno;dejando los estudios y análisis debidamente documentados en papeles de trabajo,los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tuluá.

El trabajo se realizó con un equipo interdisciplinario conformado por siete (7)profesionales en las áreas de Arquitectura, Administración de Empresas, Derecho,Contaduría Pública, Ingeniería Ambiental e Informática. Este equipo deprofesionales realizó el análisis documental, entrevistas, encuestas, discusiones yconcertaciones en mesas de trabajo. La Contraloría Municipal de Tuluá, Valle delCauca espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la Entidady por consiguiente a una eficiente administración de los recursos Públicos.

2.1. ANTECEDENTES - SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

El equipo Auditor de la Contraloría Municipal de Tuluá, encontró evidencia de laexistencia de Plan de Mejoramiento suscrito entre Empresas Municipales de Tuluá– EMTULUA E.S.P. y la Contraloría Departamental del Valle del Cauca comoproducto de Auditoría Modalidad Regular vigencia 2012, el cual fue objeto deanálisis por parte de la Contraloría Municipal de Tuluá, acción que arrojó elsiguiente resultado:


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Hallazgo N° 03: Se pudo constatar que EMTULUA E.S.P. NO CUMPLIÓ en su100% con la disposición de información en la página web, conforme lo establecióen el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental del Valle delCauca.

Hallazgo N° 04: Se pudo verificar que Empresas Municipales de Tuluá E.S.P. NOCUMPLIÓ con las acciones descritas en el tiempo estipulado para éste hallazgo enel Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental del Valle.

Hallazgo N° 10: La entidad cuenta con el módulo de activos fijos desde el año2007, se constata que la entidad no lo utiliza, observándose la inexistencia de unprocedimiento sistematizado que permita tener control del inventario de los bienesmuebles e inmuebles.

La cuenta “Bienes entregados a terceros” cuenta con un valor de $2.099 millonesdel cual no se evidencia control y seguimiento, causando incertidumbre frente a larazonabilidad y destino de dichos bienes.

Se evidencia que EMTULUÁ CUMPLIÓ PARCIALMENTE con las accionescorrectivas propuestas tendientes a garantizar el control de los bienes de laEntidad, el cual debe operar de manera sistematizada a través del softwarecontable, dado que a la fecha dicho procedimiento aún está siendo implementadopor parte del funcionario a quien se le asignaron dichos deberes, puesto que alingresar al módulo de activos fijos se evidencia que no ha sido diligenciada en sutotalidad la información relativa a los bienes de la Entidad. Si bien es cierto elprocedimiento se encuentra debidamente diseñado, oficializado y aprobado por elsistema de gestión de calidad de la entidad, éste no se aplicó durante la vigenciaauditada, como tampoco se observó el respectivo uso de los formatos diseñados afin de efectuar control de los bienes, ni se observó la operatividad del comité debaja de bienes muebles de la Entidad creado mediante Resolución No. 100-03-01-235, adicionalmente no se evidenciaron los soportes a través de los cuales sepudiera comprobar el respectivo control y seguimiento que la entidad secomprometió a efectuar sobre los bienes entregados a terceros. Por ésta razón seconsidera necesario seguir efectuando un control al avance y cumplimiento dedichas actividades.

Hallazgo N° 11: Durante la vigencia 2012 no se observa la actualización de laprovisión para cubrir presunción de contingencias por litigios o demandas. Dichacuenta tiene un saldo de $25 millones, que al comparar con la informaciónsuministrada por el área jurídica presenta el valor de $11.331.oo, constatando que


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no se hace la conciliación entre éstas áreas y además que no hay provisiónsuficiente para atender futuras obligaciones que podrían conllevar a undesequilibrio económico.

Durante el proceso auditor se efectuó seguimiento a la cuenta contable donde seregistran las respectivas provisiones para contingencias por litigios o demandas,encontrando que de la vigencia 2012 a la 2013 dicha cuenta no presentó variaciónalguna, ya que arroja el mismo saldo de $25 millones de pesos, situación que dejaentrever que la Entidad NO CUMPLIÓ con las acciones correctivas propuestasdado que no ha procedido a actualizar o registrar las respectivas provisiones de talforma que éstas se encuentren acorde con la realidad económica de la entidad.EMTULUÁ argumenta que efectivamente tiene plenamente identificado el estadoactual de sus demandas con sus respectivas pretensiones a fin de que se puedanapropiar recursos para ello, sin embargo al ser éstas tan altas no cuenta conrecursos suficientes, por tal motivo las deja relacionadas en cuentas de orden.

Hallazgo N° 12: La entidad no cuenta con un sistema de costos y planeaciónfinanciera que le permita generar indicadores efectivos que le sirvan a la altagerencia como herramienta para la toma de decisiones.

Durante el proceso auditor se solicitó a la entidad información a través de la cualse pudiera verificar el cumplimiento de las acciones correctivas suscritas en el plande mejoramiento, para ello se solicita informe sobre el análisis financiero realizadoa cada uno de los convenios interadministrativos firmados con los Municipiosdonde se pueda evidenciar el margen de utilidad logrado y los respectivos costosen que incurre la entidad en la ejecución de los mismos; la entidad manifiesta queefectivamente procedió a crear un formato a través del cual se pudiera efectuar uncontrol sobre los puntos anteriormente descritos, no obstante dicho formato no seencuentra debidamente identificado y legalizado por el sistema de gestión decalidad y adicionalmente no se ha dado aplicabilidad al mismo, es decir, no seevidencia el respectivo análisis financiero, en éste orden de ideas se consideraque la Entidad NO CUMPLIÓ con las acciones descritas en el Plan deMejoramiento.

Hallazgo N° 13: Se evidencia pago por concepto de aportes parafiscales al InstitutoColombiano de Bienestar Familiar (ICBF) luego de conciliación y liquidación, porvalor de $14.204.876.oo de los cuales $7.619.634.oo corresponden a intereses demora, según registro presupuestal 2999 del 1 de agosto y orden de pago 3326 del13 de agosto de 2012, ocasionado por falta de controles que impidan elincumplimiento de las obligaciones parafiscales, causando un detrimento a los


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recursos públicos y una situación económica según lo conceptuado en la ley 610de 2000 y constitución política art 209.

Durante el proceso auditor se detectaron falencias relacionadas con la respectivaliquidación y pago de aportes a caja de compensación familiar, originadas por uninadecuado cálculo de los mismos al incluir en el ingreso base de cotizaciónconceptos que no constituyen factor salarial y por ende no computan para elcálculo de éste, generando una cotización con dineros de la entidad superior a laque realmente corresponde, situación que deja entrever que EMTULUÁ NOCUMPLIÓ con las acciones correctivas propuestas tendientes a implementarcontroles por medio de la aplicación de un procedimiento de revisión de losparafiscales, puesto que aún se observan deficiencias en dicha materia yadicionalmente no se observó que dicho procedimiento estuviera debidamentedocumentado y aprobado por el sistema de gestión de calidad.

Hallazgo N° 14: Se evidencia falta de conciliación entre las áreas de contabilidad yjurídica de acuerdo a contrato No. 330-016-0001-0005 PARTES: Municipio deTuluá y EMTULUÁ VALOR: $103.794.696.oo suscripción: 21 de Noviembre de2012 PLAZO: 30 días, contabilidad reporta una ejecución del 87% y jurídica el100%.

La entidad manifiesta que el área jurídica una vez tiene conocimiento de algunademanda procede a informar al área contable sobre la cuantía pretendida por eldemandante, es decir, cumple con su obligación de informar sobre los hechoseconómicos acontecidos jurídicamente los cuales son objeto de revelación en losEstados Financieros de la Entidad, no obstante contablemente no se estáreflejando la respectiva actualización de las cifras según la información remitida,dado que durante el proceso auditor se verificó que para el caso concreto de larespectiva provisión por concepto de litigios y demandas no se procedió a realizarla correspondiente actualización de las cifras con base en el informe donde seidentifican y cuantifican cada una de ellas, situación que deja entrever queEMTULUÁ NO CUMPLIÓ con las acciones correctivas propuestas tendientes agarantizar congruencia de la información entre las diferentes dependencias de laEntidad a través de la correspondiente conciliación entre las mismas.

Hallazgo N° 16: Analizado el control interno contable se pudo evidenciar que nohan sido suficientes los controles efectuados por cuanto se presenta unacalificación de 2,93% generando una interpretación de insuficiente.

La Entidad propone como acción correctiva implementar un proceso que permitarealizar seguimiento continuo al área contable, no obstante durante el presente


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proceso auditor se evidenció que la oficina asesora de control interno no efectuóauditorías internas a las áreas contable y financiera a través de las cuales sepudieran identificar falencias y a su vez proponer correctivos, de igual forma seevidenció que la entidad da cumplimiento parcial a las actividades de controlinterno que deben ser desarrolladas por el área contable, lo anterior dada lasdeficiencias encontradas en la individualización de bienes, derechos yobligaciones, soportes documentales, conciliaciones de información, entre otras, esdecir, la entidad NO CUMPLIÓ con las acciones correctivas propuestas.

Hallazgo N° 17: El presente hallazgo será incorporado al Plan de Mejoramientoque suscriba la entidad auditada vigencia 2013 con éste Ente de Control, paraverificar el cumplimiento del 100% de la acción correctiva, lo anterior ya que lasacciones suscritas con la Contraloría Departamental del Valle del Cauca – vigencia2012 fueron cumplidas de manera parcial.

Hallazgo N° 18: El presente hallazgo será incorporado al Plan de Mejoramientoque suscriba EMTULUÁ E.S.P. con la CMT, toda vez que la entidad auditada suplelos estudios previos en sus procesos contractuales por los requerimientos delservicio.

Hallazgo N° 20: El presente hallazgo será incorporado al Plan de Mejoramientoque suscriba EMTULUÁ E.S.P. con la CMT, para efectuar el respectivoseguimiento de la ejecución al 100% de la Acción Correctiva.

En el consolidado de hallazgos del presente informe y como resultante del procesoauditor que se llevó a cabo en Empresas Municipales de Tuluá, serán incluidosaquellos hallazgos que constituyeron el Plan de Mejoramiento producto de lasauditorías practicadas a ésta misma Entidad por la Contraloría Departamental delValle del Cauca, cuyas acciones suscritas para subsanarlos,; no fueron cumplidasen su totalidad, de acuerdo a la relación anteriormente descrita, y así contar con uninstrumento que le permita a EMTULUA E.S.P. continuar con la mejora de losprocesos que benefician a la comunidad como parte activa del objeto misional delEnte Sujeto.

El Plan de Mejoramiento debe ser entregado a la Contraloría Municipal de Tuluá,dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe Final.

2.2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

El Dictamen integral consolidado derivado de los resultados de la presente


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Auditoria, corresponde y se limita al análisis de la Gestión realizada por la Entidaden el periodo comprendido entre Enero 01 a Diciembre 31 de 2013.

2.3. QUEJAS

En la etapa de ejecución del proceso auditor se abordaron las siguientes quejas y/denuncias ciudadanas:

2.3.1. DC- Mario Marulanda Pérez - Vocal de Control Social

Derecho de Petición impetrado ante EMTULUA E.S.P., por el ciudadano LuisBernardo Hoyos Millán.

Radicó en la Contraloría Municipal de Tuluá, el Vocal de Control Social, SeñorMario Marulanda Pérez, requerimiento sobre Derecho de Petición impetrado enEmpresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P., por el Licenciado Luis BernardoHoyos Millán, el cual acerca a éste órgano de control fiscal contenido en nueve (9)folios, motivo por el cual el vocal de control social solicita a la Contraloría Municipalde Tuluá, mantenerle informado y dar respuesta al recurso.

La Contraloría Municipal de Tuluá mediante oficio # 564 11/09/2014, responde alSeñor Mario Marulanda Pérez, que durante el proceso de ejecución de la AuditoriaModalidad Regular con Enfoque Integral que se practicará a Empresas Municipalesde Tuluá EMTULUA E.S.P., vigencia 2013, se resolverá de fondo y de maneracongruente la Denuncia Ciudadana solicitada por el Vocal de Control Social.

DESARROLLO DE LA QUEJA

En desarrollo de la Fase de Ejecución del proceso la Comisión de Auditoria pudoevidenciar que el día miércoles 6 de agosto de 2014, se radicó derecho de peticiónen Empresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P., rubricado por el Señor LuisBernardo Hoyos Millán, constante de treinta y cinco (35) preguntas, las consultasNro. 6, 7, 8, 27, 34 y 35 a su vez planteaban interrogantes para su resolución porparte de la entidad requerida.

Mediante oficio 100-31-02-559 fechado el viernes 29 de agosto de 2014, elGerente de Empresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P., le responde alpeticionario que de acuerdo a la gran cantidad de puntos que contiene la petición yde acuerdo a lo previsto en el parágrafo único del artículo 14 de la Ley 1437 de


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2011, fija el día 01 de octubre de 2014, para dar respuesta al derecho de peticiónincoado por el Señor Hoyos Millán.

El 10 de septiembre de 2014 a través de la ventanilla única de EMTULUA E.S.P.,según radicado de documento E-2616 el Señor Luis Bernardo Hoyos Millán, radicaescrito reiterando solicitud de información contenida en el oficio 100-31-02-560- defecha 29 de agosto de 2014.

Según oficio 100-31-02-590 de septiembre 12 de 2014, Empresas Municipales deTuluá EMTULUA E.S.P., responden la petición del Señor Luis Bernardo HoyosMillán, signada el 10 de septiembre de 2014, ratificando la respuesta dada el día29 de agosto de la anualidad descrita, en el cual le manifiestan al peticionario quepor el cúmulo de la información requerida responderán el requerimiento el 01 deOctubre de 2014.

En oficio 100-31-02-616 del 30 de septiembre de 2014, Empresas Municipales deTuluá EMTULUA E.S.P., procede a dar respuesta al derecho de petición de fecha05 de agosto de 2014 suscrito por el Señor Luis Bernardo Hoyos Millán.

Evaluado el contenido de la petición efectuada por el Vocal de Control SocialSeñor Mario Marulanda Pérez, la Comisión de Auditoria, da alcance alrequerimiento consignado en el Memorando de Planeación del proceso deAuditoria Modalidad Regular con Enfoque Integral practicado a EmpresasMunicipales de Tuluá EMTULUÁ E.S.P., vigencia 2013, resolviendo de fondo y demanera congruente su petición la cual será notificada según procedimientos alrecurrente con sus respectivos soportes e incorporada al cuerpo del producto finalresultante del proceso de auditoria realizado a la entidad auditada.

Los soportes y evidencias conforman la trazabilidad del proceso de auditoria loscuales quedan bajo la custodia de la Contraloría Municipal de Tuluá y paraconsulta de los interesados.

CONCLUSIÓN

En virtud de lo expuesto la Comisión de Auditoria puede establecer que no existedetrimento patrimonial, ni Responsabilidad Fiscal de la entidad auditada, enrelación a lo solicitado por el Vocal de Control Social Señor Mario MarulandaPérez, ya que en el evento en mención la Contraloría Municipal de Tuluá, actuandoen concordancia con lo establecido en el artículo 65 de la Ley 42 de 1993, resuelvela Queja motivo de preocupación por parte del quejoso la cual es la respuesta al


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Derecho de Petición del requirente ante Empresas Municipales de TuluáEMTULUA E.S.P., Señor Luis Bernardo Hoyos Millán.

2.3.2. DC- Andrés Alberto Álvarez Toro - Christian Romero Arias

Asunto: Solicitud revisión posible detrimento patrimonial en actuaciones de lafuncionaria Sandra Patricia Salazar Marín, jefe de oficina jurídica de EmpresasMunicipales de Tuluá – EMTULUÁ E.S.P

El día 25 de Noviembre de 2013 fue radicado en la Contraloría Municipal de Tuluáoficio remitido por el Dr. ANDRÉS ALBERTO ÁLVAREZ TORO y el Dr.CHRISTIAN ROMERO ARIAS en calidad de Representante Legal y DirectorAdministrativo y Financiero respectivamente de Empresas Municipales de Tuluá –EMTULUÁ E.S.P, por medio del cual se solicita revisión ante posible detrimentopatrimonial en actuaciones de la funcionaria SANDRA PATRICIA SALAZARMARÍN jefe de la Oficina Jurídica de Empresas Municipales de Tuluá, porconsiderar que la funcionaria presentó un pobre desempeño en las accionesprofesionales que debía ejercer en cumplimiento de sus funciones y comoprofesional del derecho, puesto que en múltiples procesos encargados a lafuncionaria se evidencia falta de gestión en las obligaciones encomendadas, por talmotivo solicitan efectuar un seguimiento a las actuaciones jurídicas tomadas por laDra. SANDRA PATRICIA SALAZAR MARÍN en aras de defender a EMTULUÁ enlos siguientes casos en los cuales consideran existe un riesgo latente dedetrimento patrimonial, los cuales se exponen a continuación de manera resumida:

DESARROLLO DE LA QUEJA

CASO DIAN: El día 31 de enero de 2011 la Dirección de Impuestos y AduanasNacionales DIAN, profirió requerimiento especial, a través del cual propusomodificar la liquidación privada del Impuesto de Renta del año gravable 2009 deEMTULUÁ, calculándose como renta presuntiva una cuantía de $542.616.000.ooconvirtiéndose la misma en renta gravable y $179.063.000.oo como impuesto a larenta, al igual que propone una sanción de inexactitud en cuantía de$286.747.000.oo; por tal motivo el día 29 de Abril de 2011, el Dr. JAMES ARTUROVINASCO RIVAS en calidad de Representante Legal de EMTULUÁ, procede aresponder dicho requerimiento citando los argumentos que eximen a EMTULUÁ deefectuar el respectivo cálculo de renta presuntiva pretendido por la DIAN, noobstante lo anterior el día 20 de Octubre de 2011, la DIAN expide LiquidaciónOficial de Revisión del Impuesto de Renta del Año gravable 2009 No.212412011000042 mediante el cual confirma su posición de aplicar la liquidación


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de renta presuntiva en los términos manifestados en el Requerimiento Especial,razón por la cual en el mes de Noviembre de 2012 el Señor Gerente decidepresentar Recurso de Reconsideración ante dicha Liquidación, es así como en esemismo mes se procede a informar a la Dra. SANDRA PATRICIA SALAZAR MARÍNque mediante oficio recibido de la DIAN se le notifica a la Entidad que no le fueronaceptados los argumentos presentados en el Recurso de Reconsideración y quepor lo tanto se debía iniciar proceso ante la Jurisdicción Contenciosa Administrativainformándosele a su vez los términos con los que contaba para iniciar lasrespectivas diligencias.

Por otro lado mediante oficio fechado el 18 de febrero de 2013, la AsesoraTributaria de EMTULUÁ, procede a resaltar la firmeza de la decisión tomada por laDIAN y las alternativas de soluciones con las que contaba la entidad, resaltandoque una de ellas era iniciar el proceso ante el Contencioso Administrativo y la otraera acogerse al acuerdo de pago establecido por la Reforma Tributaria (Ley 1607de 2012), situación ante la cual EMTULUÁ decide optar por el camino de iniciarproceso ante el Contencioso Administrativo por considerar que cuenta con losargumentos suficientes para no cancelar los impuestos generados por laliquidación de renta presuntiva requeridos por la DIAN, por lo que la Dra.SALAZAR acepta la responsabilidad de las acciones a tomar, no obstante duranteel proceso de ejecución de dichas acciones por parte de la funcionaria seidentificaron algunas deficiencias tales como presentación por fuera de lostérminos de los diferentes recursos con los que contaba la Entidad Para ejercer suderecho a la defensa que ocasionaron finalmente que el Tribunal ContenciosoAdministrativo mediante auto interlocutorio No. 456 fechado del 12 de septiembrede 2013 rechazara la demanda interpuesta por la entidad por caducidad de lostérminos para interponer la acción de nulidad y restablecimiento del derecho de lacual la funcionaria no se enteró oportunamente razón por la cual la entidadtampoco tuvo la opción de acogerse al beneficio de acuerdo de pago citadoanteriormente.

Una vez expuestos los hechos relevantes relacionados con éste caso, el equipoauditor procede a reunir las evidencias y soportes que permitan determinar o emitirun concepto sobre el presunto detrimento patrimonial, para ello obtiene de parte dela oficina de contabilidad copia de los documentos contables y presupuestales através de los cuales se evidencia que EMTULUÁ debió cancelar por dicho caso lasuma de $130.783.000.oo el día 27 de Noviembre de 2013, de los cuales$66.353.000.oo corresponden a impuesto y $64.430.000.oo corresponden aintereses moratorios, cancelados por la entidad mediante Comprobante de EgresoNo. GG3 4240.


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CASO LOTE SAN LORENZO: El lote San Lorenzo fue adquirido por EMTULUÁE.S.P como reserva natural con el fin de preservar la cuenca del río Tuluá aprincipios del año 2013, Empresas Municipales de Tuluá se entera que dicho loteestaba siendo invadido por personas autodenominadas desplazadas, razón por lacual solicita a la Dra. SANDRA PATRICIA SALAZAR MARÍN iniciar las accionesjurídicas necesarias tendientes a salvaguardar el bien inmueble. EMTULUÁargumenta que la funcionaria no inició el debido proceso teniendo como resultadouna tala indiscriminada de árboles y el riesgo de una pérdida de la posesión delmismo.

CASO REAJUSTE PENSIONAL: Se trata de un proceso referente a dos derechosde petición presentados por la señora Clara Inés Victoria y el señor José JuliánArango Palacio por medio de los cuales solicitan la reliquidación de su pensión.EMTULUÁ argumenta que para todos los asuntos referentes al tema pensionalcontratan a la firma de abogados de la ciudad de Medellín Consultores Asociadosen Seguridad Social S.A.S a quien Empresas Municipales solicitó emitir conceptoal respecto en aras de tomar una decisión acertada, resaltando que dicho conceptofue remitido por la firma considerando viables las solicitudes efectuadas por lospeticionarios, teniendo en cuenta lo anterior la Dra. SANDRA PATRICIA SALAZARMARÍN sin consultar ni comunicar dichos conceptos al Gerente de la Entidad,procede a entregar respuesta a ambos derechos de petición, reconociendo yaccediendo con el documento a las pretensiones de los peticionarios,comprometiendo a EMTULUÁ al pago de dichas sumas de dinero reconocidas.

Durante el proceso auditor se procede a solicitar información respecto al tema, asícomo a recolectar las evidencias o soportes a través de los cuales se puedadeterminar un presunto detrimento patrimonial originado en las cifras reconocidaspor la funcionaria, encontrando que a la fecha de ésta auditoría la Entidad no hacancelado suma alguna por dicho concepto y que los peticionarios aún no haniniciado acciones por la vía legal adicionales a los derechos de peticiónpresentados, ya que sólo han procedido a comunicarse vía telefónica conEMTULUÁ exigiendo los valores reconocidos.

CONCLUSIÓN

CASO DIAN

Hallazgo Administrativo con incidencia Fiscal $64.430.000.oo:


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En éste orden de ideas y con base en el análisis de las actuaciones expuestas, seconsidera que el hecho de que la entidad haya cancelado la suma de$64.430.000.oo vía intereses moratorios a la Dirección de Impuestos y AduanasNacionales DIAN, por el hecho de no incluir en su liquidación privada de rentacorrespondiente al año gravable 2009 el valor por concepto de renta presuntivadadas las consideraciones expuestas por la Dirección de Impuestos y AduanasNacionales DIAN, constituye un hallazgo por presunto detrimento patrimonial conincidencia fiscal por dicho valor en contra de la entidad, sin perjuicio de lasacciones de repetición o individualización de responsabilidad que deba ejercer demanera posterior al respectivo proceso fiscal que se inicie por parte de éstaContraloría.

CASO LOTE SAN LORENZO

Durante el proceso auditor la comisión pudo evidenciar que sobre el particular nose vislumbra una presunta afectación al patrimonio público de las EmpresasMunicipales de Tuluá EMTULUÁ E.S.P, toda vez que la entidad auditada cuentalegalmente dentro del marco jurídico del Estado de derecho que rige la Repúblicade Colombia con los mecanismos expeditos para recuperar el lote de terrenopresuntamente invadido por ciudadanos en condición de desplazamiento, delmismo modo la Empresa prestadora de servicios Públicos cuenta con lasherramientas jurídicas internas para establecer procesos de orden disciplinario quevinculen a los funcionarios que ocupan la planta global de cargos cuando no secumplan con las funciones asignadas por el Manual de funciones y competenciaslaborales de Empresas Municipales de Tuluá-EMTULUÁ E.S.P adoptado medianteResolución No. 310 de Diciembre 31 de 2012.

CASO REAJUSTE PENSIONAL

El equipo auditor considera que la Entidad aún no ha afectado su patrimoniomediante la cancelación de las cifras reconocidas por la funcionaria en mención,por tanto no se configura un presunto detrimento patrimonial hasta tanto no sematerialice el hecho, es decir, se cancele con dineros del erario público dichasobligaciones, que según concepto emitido por la firma encargada de manejar eltema pensional de la entidad, es totalmente viable, adicionalmente una vezanalizado el respectivo manual de funciones aportado por los quejosos comomaterial probatorio, se considera que la funcionaria actuó de conformidad con lasresponsabilidades asignadas en éste, concretamente en el numeral 9. “Darrespuesta a derechos de petición que le sean remitidos por el gerentegeneral”, teniendo en cuenta además que la aludida funcionaria contaba al


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momento de emitir dicho juicio con la probidad, idoneidad y conocimientos exigidospara el cargo desempeñado.


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3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

En el Plan General de Auditorias PGA 2014 de la Contraloría Municipal de TuluáValle , se programó Auditoria Modalidad Regular con Enfoque Integral EmpresasMunicipales de Tuluá, vigencia 2013, en cumplimiento de las políticas, planes yprogramas; examen a los recursos disponibles, involucrados en las diferentesactividades y procesos verificando que fueran asignados, distribuidos y utilizadosde acuerdo con los principios de eficiencia, eficacia, economía, efectividad,equidad y oportunidad, para establecer la coherencia entre lo planeado y loejecutado, en cumplimiento de su Misión Constitucional y de la normatividadaplicable vigente .

A continuación se desarrollan los puntos temáticos objeto de auditoría, con losresultados obtenidos de acuerdo a su evaluación.

3.1. FACTOR DE GESTIÓN Y RESULTADOS

Se evaluaron las diferentes Áreas de Empresas Municipales de Tuluá, con el fin dedeterminar la forma en que se elaboró su planeación y el cumplimiento de losobjetivos, planes y programas propuestos para la vigencia 2013; examinando si losrecursos aforados en las diferentes actividades, fueron asignados, distribuidos yutilizados de manera eficiente, eficaz y conforme lo estipula la norma. De igualforma se evaluó la Gestión y Resultados, la cual se realizó con énfasis alseguimiento al Plan estratégico 2012 - 2015, Plan de acción 2013, FactorFinanciero y contratación, tomando como base las diferentes etapas, desde suformulación, ejecución y culminando con su seguimiento y medición, con el fin deestablecer el grado de cumplimiento del mismo en sus diferentes ejes estratégicosy el impacto o beneficio que causó a la comunidad del Municipio de Tuluá.

3.1.1. Planeación

3.1.1.1. Plan Estratégico y Plan de Acción

Se pudo constatar que la Entidad cuenta con documento denominado PlaneaciónEstratégica vigencia 2012 – 2015 adoptada mediante Resolución N° 308 del 31 deDiciembre de 2012 el cual contiene un análisis situacional, objetivos, la definiciónestratégica de mercados y recomendaciones para el cuatrienio en cumplimiento delos fines misionales de la Entidad, que busca cumplir con los objetivos generales,específicos, estratégicos, desarrollar actividades, metas e indicadores, para


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fortalecer los sistemas de Control interno, de gestión de calidad e implementaciónde acciones para conservar el patrimonio documental, dando cumplimiento alartículo 41 de la ley 152 de 1994 y al artículo 74 de la ley 1474 de 2011 EstatutoAnticorrupción.

El equipo auditor pudo observar que Empresas Municipales de Tuluá formuló suPlan de Acción vigencia 2013, en el cual se tiene en cuenta las políticas, objetivosmisionales, fortalecimiento institucional, control político y participación ciudadana;el cual se encuentra articulado a la Planeación Estratégica 2012 - 2015 de laEntidad; dando cumplimiento al artículo 41 de la ley 152 de 1994 y artículo 74 dela ley 1474 de 2011 Estatuto anticorrupción, sin embargo éste Plan no seencuentra adoptado por el acto administrativo respectivo.

Se pudo cotejar que tanto el documento de Planeación Estratégica como el Plande Acción carecen de objetivos en temas de desarrollo tecnológico, desarrollo decontrol interno y sistema de gestión de calidad con el propósito de estableceracciones de mejora continua a nivel administrativo; no se evidencia modificaciónde la Planeación Estratégica en materia administrativa, de igual forma no se pudoobservar que el Plan de Acción no fue adoptado mediante su correspondiente ActoAdministrativo, adicionalmente presenta ausencia de factores de seguimientodistintos a la anualidad correspondiente a la vigencia del mismo.

3.1.1.2. Análisis del Recurso Humano y Estructura Organizacional

Se observó que la planta de cargos para la vigencia 2013 estaba conformada porquince (15) funcionarios de planta, distribuidos de la siguiente manera:

a) Cinco (05) de nivel directivo:

Gerente Director Administrativo y Financiero Jefe de Oficina de Control Interno Jefe de Oficina Jurídica Jefe Oficina Área Técnica

b) Tres (03) de nivel asesor:

Asesor de Contabilidad Asesor Oficina de Área Técnica Asesor Banco programas y Proyectos


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c) Tres (03) de nivel técnico:

Técnico Administrativo y financiero Técnico Operativo Técnico Asistente de Gerencia

d) Cuatro (04) de nivel auxiliar:

Auxiliar Administrativo Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Oficios Generales Conductor

Teniendo en cuenta lo emanado en la Ley 142 del 11 de julio de 1994 en suArtículo 411, y por en el Artículo 1252 de la Carta Magna, son de librenombramiento y remoción los 4 cargos directivos y diez (10) por contrato laboral,en cuanto al Jefe de Control Interno; éste se encuentra vinculado por periodo fijode acuerdo a lo establecido en la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 en su Artículo83,

Se pudo cotejar que mediante Resolución No 310 del 31 de Diciembre de 2012 seadoptó el Manual de Funciones y Competencias Laborales de EmpresasMunicipales de Tuluá – EMTULUA E.S.P.

Se solicitaron las 5 hojas de vida del personal vinculado a la Entidad, encontrandocompleta su trazabilidad con sus soportes legales.

Se pudo observar en el expediente en el que reposa el formato Único de Hoja deVida de la Jefe de Control Interno, que la certificación de que la informacióncontenida en ella es equivalente a los documentos que la soportan, fue refrendadapor el jefe de personal de otra Entidad. En los Formatos Únicos de Hoja de Vidadel resto de la muestra analizada, se pudo cotejar que no se encuentra certificadala documentación que hace parte integral de las mismas, mediante rúbrica delfuncionario que ejerce las funciones de Jefe de Personal o Talento Humano. De

1 “Aplicación del Código Sustantivo del Trabajo. Las personas que presten sus servicios a las empresas de serviciospúblicos privadas o mixtas, tendrán el carácter de trabajadores….”2 "Los empleos en los órganos y entidades del Estado son de carrera. Se exceptúan los de elección popular, los de librenombramiento y remoción, los de trabajadores oficiales y los demás que…”3 “… Cuando se trate de entidades de la rama ejecutiva del orden territorial, la designación se hará por la máxima autoridadadministrativa de la respectiva entidad territorial. Este funcionario será designado por un período fijo de cuatro años…”


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igual manera se pudo evidenciar en el expediente del funcionario SAMIR SAENZCORREA que la Declaración Juramentada de Bienes y Rentas no está diligenciadaen su totalidad.

Se pudo verificar que para la vigencia 2013 Empresas Municipales de Tuluá crea ydelega las funciones de control interno disciplinario al Jefe de la Oficina de ControlInterno, mediante Resolución N°100-03-01-201 emitida el 13 de noviembre delmismo año, al jefe de la Oficina de Control Interno. Se observó que las actividadesinherentes al proceso de Control Interno Disciplinario se encuentran debidamentedocumentadas mediante caracterización Código N°CR-CD-01 Versión 01 confecha de emisión del 18 de octubre de 2013.

3.1.1.3. Contratación por Prestación de Servicios:

Se constató que en durante la vigencia 2013 se contrataron por Prestación deServicios relacionadas con apoyo a la gestión 22 personas y/o empresas para lasdiferentes Áreas de la Entidad auditada.

Se pudo observar que para la vigencia 2013 la Entidad celebró Contrato dePrestación de Servicios Profesionales N°120-12-01-14-2013 a través de su áreaadministrativa, cuyo objeto contractual es PRESTACIÓN DE SSERVICIOS PARAREALIZAR LE PROCESO DE DEPURACIÓN DEL FONDO ACUMULADO DEDOCUMENTOS DEL ARCHVO DE EMTULUA E.S.P., a pesar de que la Entidadsujeta para esta vigencia cuenta con un funcionario de planta cuya denominaciónde cargo es Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 04 de acuerdo al Manual deFunciones y Competencias Laborales de EMTULUA E.S.P., para ejercer dentro delas funciones esenciales Numerales 1, 2 y 3 actividades inherentes a la depuraciónde información en materia de Gestión Documental, obedeciendo a la Ley 594 de2002 y danto cumplimiento a sus TRD.

De igual manera se evidenció que durante la vigencia 2013 se contrató la firmaCorporación Asesorías Integrales - Representante Legal es el Señor GuillermoLozano Palacio, mediante vínculo contractual cuyo objeto es REVISIÓN,ACTUALIZACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DECALIDAD BAJO LAS NORMAS TECNICAS ISO 9001-2008 Y NTC GP 1000-2009,ASESORAMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO AL PROCESO DE LACERTIFICACIÓN, teniendo en cuenta que la Entidad sujeta no cuenta con unfuncionario adscrito a su planta de cargos para el ejercicio de éstas funciones.

3.1.2. Sistema de Control Interno


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Se logró evidenciar que mediante Acuerdo N°03-2001 del 27 de Agosto de 2001por medio del cual fue modificada la planta de cargos de EMTULUA E.S.P. escreada la Oficina de Control Interno, cumpliendo lo establecido en la ley 87 de1993.

Se observó que mediante Resolución N°2.00 GG.160 del 26 de septiembre de2002 EMTULUÁ E.S.P. crea el Comité Coordinador de Control Interno, sinembargo para la vigencia objeto de auditoría no se obedece lo establecido en suArtículo 10 con relación al periodo y sesiones, no se observaron documentos queevidenciaran la operatividad de dicho comité.

Para la vigencia 2013 se evidenciaron los informes físicos de Austeridad del gastoen conforme a los periodos establecidos por el Decreto 984 del 14 de mayo de2012.

En la vigencia 2013 se evidencian los informes pormenorizados físicos ypublicados en la página web oficial de la Entidad de los periodos noviembre/2012 –febrero 2013, marzo/2013 – junio/2013, julio/2013 – octubre/2013 ynoviembre/2013 – febrero 2014; conforme lo enmarca la Ley 1474 en su Artículo9°.

Fuente: http://www.emtulua.gov.co/informes-de-gestion/


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3.1.2.1. Componente Ambiente de Control

Elemento Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.

Se evidenció la adopción del Código de Ética de EMTULUA E.S.P. medianteResolución N° 154 del 23 de Octubre de 2006, de igual manera se evidenciaronactividades de socialización a los servidores públicos, y se dio a conocer en losprocesos de inducción a nuevos funcionarios. No existe Resolución que adopte elComité de Ética, ni se evidencian actas de la operatividad del mismo.

Elemento Desarrollo del Talento Humano.

Empresas Municipales de Tuluá cuenta con un manual de funciones ycompetencias laborales, aprobado por medio del Resolución N° 310 del 31 dediciembre de 2012, el cual continua vigente.

Empresas Municipales de Tuluá E.S.P. aprobó mediante Resolución N°GG.028-2003 del 14 de marzo de 2003 el Plan de Capacitación, Incentivos y de BienestarSocial para los servidores públicos y mediante Resolución N°GG.037-2003 del 31de marzo del 2003 reglamentó el Plan Anual de Capacitaciones, Estímulos eIncentivos y Bienestar Social para los servidores públicos de las EMTULUA E.S.P.Se pudo observar que EMTULUA E.S.P. Tiene formulado e implementado un Plande Capacitación mediante Resolución N°194-2006, por este mismo acto se pudoconstatar la existencia para esta misma vigencia de un programa de Inducción yReinducción adoptado por la Entidad, de igual manera se observó documentaciónque certifica el cumplimiento de estos procesos, sin embargo no se pudo cotejar elPlan de Capacitación, Estímulos e Incentivos ni de Bienestar Socialcorrespondiente a la vigencia 2013, ni tampoco seguimiento y evaluación alcumplimiento y a la efectividad de los mismos.

No se han realizado encuestas que evidencien el clima organizacional al interior dela Entidad ni hay un manual de Talento Humano que hable de las políticas ymanejos institucionales en esta materia (proceso de selección, desvinculación,retiros, permisos, licencias, sanciones, declaratorias de insubsistencia, etc).

Elemento Estilo de Dirección.

Empresas Municipales de Tuluá E.S.P. no ha adoptado el Código del BuenGobierno en la misma, ni existe documento alguno que haga referencia al Estilo dela Dirección para dar cumplimiento al ejercicio del control, a la estrategia y a laoperación institucional, que conlleven al buen funcionamiento de la entidad.


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Se evidenció que mediante Resolución N°026 del 15 de febrero de 2007EMTULUA E.S.P. adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI:1000-2005de la Entidad, cumpliendo lo estipulado en la ley 87 de 1993 y su DecretoReglamentario 1599 de 2005. Se evidencia mediante Acta N°001 emitida el 15 defebrero de 2007, Acta N°003 del 30 de Enero de 2008, Acta N°003 del 18 deNoviembre de 2009 y finalmente Circular N°100-04-02 del 02 de Julio de 2013 enlas que la Alta Dirección de Empresas Municipales de Tuluá suscribe compromisopara la Implementación del MECI 1000:2005 en la Entidad. Se pudo cotejar en elcaso del Acta N°003 la constitución de un Grupo Directivo del MECI conformadopor el representante legal de la Entidad, el Director Administrativo y Financiero ylos demás directivos de primer nivel, y un Grupo Operativo denominado EquipoMECI el cual es conformado por el Auxiliar Técnico y Archivo General, AuxiliarAdministrativo y Financiero, Auxiliar de Servicios Generales y Asistente degerencia, sin embargo no se observan Actas de reunión que evidencien laoperatividad de dicho Comité, no se observó Acto Administrativo de Constitucióndel Comité Operativo del MECI en el cual se establezcan las condiciones deoperatividad del mismo.

Se pudo evidenciar mediante la suscripción de Resolución N° 101 del 05 de juniode 2007 la Entidad adoptó el Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la NTC GP1000; 2004, que en el Artículo 2° establece la creación del Comité de Calidad, sinembargo no se observan actas de reunión que evidencien la operatividad delmismo, conforme lo estipula en su Artículo 5° REUNIONES DEL COMITÉ DECALIDAD. Posteriormente se pudo cotejar la existencia de la Resolución N°62 del18 de marzo de 2008 que fundamente la Creación del Comité de Calidad de lasEmpresas Municipales de Tuluá, en la que se nombra como representante de laAlta Dirección dentro de éste Comité al Director Administrativo y Financiero y a losintegrantes del mismo de acuerdo a su estructura organizacional.

El 02 de julio de 2013 la Entidad suscribe Resolución N°100-03-01-115-2013 pormedio de la cual INTEGRA el Grupo Directivo de Calidad, el Grupo Operativo oEquipo de Calidad y el Equipo de Evaluación de Empresas Municipales de TuluáE.S.P., acto en el cual se hace la designación de los integrantes del ComitéDirectivo y de Calidad, y del Comité Operativo y de Calidad, de la misma manerase definen sus roles y responsabilidades, sin embargo no se establece en ésteacto administrativo la periodicidad de reuniones ordinarias que argumenten lasostenibilidad del mismo.


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No se evidencia la existencia de un acto administrativo emitido por la Entidadsujeta que integre el Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000:2009 en laInstitución, articuladamente con el MECI y SISTEDA.

3.1.2.2. Componente de Direccionamiento Estratégico

Elemento Planes y Programas.

Se evidencia que EMTULUA E.S.P. sigue las directrices y lineamientosestablecidos en la Resolución N° 308 del 31 de Diciembre de 2012 mediante lacual se adopta la Planeación Estratégica 2012 – 2015 y su correspondiente Plande Acción vigencia 2013, el cual no cuenta con su acto administrativocorrespondiente de adopción por la Entidad.

Se pudo observar que Empresas Municipales de Tuluá cuenta con un Manual deCalidad el cual no se encuentra debidamente adoptado mediante actoadministrativo, a pesar de tener creado el Comité de Calidad de la Entidadmediante Resolución, documento en el que se enmarcaran los responsables, susfunciones y sus condiciones de operatividad.

De igual manera se pudo evidenciar la publicación del Plan Anticorrupcióncorrespondiente a la vigencia auditada en la página web oficial de la Entidad y endocumento físico, conforme lo establece la Ley 1474 de 2011; en el que seencuentren documentados cada uno de los componentes como son: Mapa deRiesgos de Corrupción y medidas para controlarlos; Estrategias Anti-trámites,Rendición de Cuentas y Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano, consu respectiva socialización. Por otro lado, se verificó el levantamiento de cuadro(sin codificación) de elaboración, verificación, y seguimiento del PlanAnticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Entidad, así como lacorrespondiente publicación realizada en la página web de EMTULUA E.S.P.http://www.emtulua.gov.co/i correspondiente al 31 de agosto de 2013 y al 31 dediciembre de la misma vigencia.

Elemento Modelo de Operación por Procesos.

La Entidad cuenta con un Mapa de Procesos, el cual no figura adoptado por elrepresentante de la Entidad auditada ni aprobado por el Comité Operativo delMECI. EMTULUA E.S.P. cuenta con las caracterizaciones de cada uno de losprocesos, se pudo evidenciar la adopción del Manual de Procesos yProcedimientos mediante Resolución N°194-2006 del 28 de diciembre de 2006, enel Manual como tal se establecen los flujo-gramas, la descripción detallada de


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procedimientos, la plataforma documental que compila un listado maestro dedocumentos guía, manuales, instructivos, políticas de operación, nomograma,formatos estandarizados, para cada uno de los procesos en la entidad,debidamente aprobada.

Elemento Estructura Organizacional.

Empresas Municipales de Tuluá – EMTULUA E.S.P. cuenta con un manual defunciones y competencias laborales para los servidores públicos, aprobado pormedio del Resolución N° 310 del 31 de diciembre de 2012, el cual continuavigente. La Entidad auditada remite un organigrama que figura oficialmentepublicado, sin embargo no se evidencia debidamente aprobado por la AltaDirección mediante el acto administrativo correspondiente. A continuación sedetalla la siguiente estructura:

Fuente: http://www.emtulua.gov.co/resena-historica/


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3.1.2.3. Componente Administración del Riesgo

Elemento Contexto Estratégico

EMTULUA E.S.P. estructura en la vigencia auditada una metodologíadocumentada que permite identificar los riesgos en la Entidad, de igual maneracrea un instructivo para ello como parte integral del Manual de Calidad.

Elemento Identificación De Riesgos

Se identificaron los riesgos por proceso según Mapa de Riesgos formato códigoFT-VP-04 fecha de aprobación 10/09/2008 del Manual de Calidad y se pudoevidenciar que para la vigencia 2013 se efectuaron socializaciones y mesas detrabajo a nivel directivo para ello.

Elemento Análisis De Riesgos

Se identificaron los riesgos por procesos a partir de un Mapa de Riesgos formatocódigo FT-VP-04 con fecha de aprobación del 10 de septiembre de 2008 Versión2, los riesgos fueron identificados a partir de la matriz DOFA. Se aplicametodología MECI/Administración de Riesgos a nivel institucional, se evidencióuna matriz de riesgos consolidada a nivel institucional.

Elemento Valoración De Riesgos

Se pudo observar que la Entidad llevó a cabo el proceso de identificación deriesgos según ponderaciones de probabilidad e impacto, así como evaluaciónsegún controles existentes que permitan prevenir y mitigar los diferentes riesgos yrealizar un seguimiento a la efectividad de dichos controles.

Elemento Políticas de Administración de Riesgos

La Entidad auditada tiene definida una política de administración de riesgos sinembargo ésta no se encuentra adoptada mediante Resolución, como parte integraldel Manual de Calidad. Todo lo anterior, para efectos de analizar la vigenciaauditada 2013. Adicionalmente no fue posible cotejar dentro del primercomponente del Plan Anticorrupción vigencia 2013 si la Entidad desarrolló laIdentificación de Riesgos de Corrupción y Acciones para su Manejo, dado que nose dispuso ni física ni virtualmente el Plan Anticorrupción de EMTULUA E.S.P.;documento base para el respectivo seguimiento.


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Se pudo observar que EMTULUA E.S.P. opera un plan de manejo de riesgos en elcual se ve identificada la Metodología utilizada para la valoración hecha de losmismos en los diferentes procesos y las acciones de control para su minimización,eliminación o traslado. De igual forma se pudieron evidenciar los seguimientosrealizados a la efectividad de los controles de los riesgos identificados durante lavigencia 2013. La Entidad define el Modelo de operación por procesos y sinembargo no tiene adoptado el mapa de procesos mediante Resolución o actoadministrativo.

3.1.2.4. Componente Actividades de Control

Se pudo evidenciar que la Entidad cuenta con controles diseñados para lasactividades, definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponenen riesgo la adecuada ejecución de los procesos requeridos para el logro de losobjetivos de la Entidad.

Se pudo verificar que EMTULUA E.S.P. posee indicadores, que permiten evaluar lagestión, la situación y las tendencias de cambio generadas en ella en relación conel logro de las metas propuestas, sin embargo estos no cuentan con metas entérminos de tiempo para ser medidos en el mismo y así poder establecer unaperiodicidad para llevar a cabo su seguimiento de manera oportuna.

Se pudo observar que la Entidad cuenta con controles definidos para prevenir oreducir el impacto de los eventos que colocan en riesgo la adecuada ejecución delos procesos establecidos para el logro de los objetivos de la misma.

Se verificó que EMTULUA E.S.P. cuenta con un Manual de Procesos yProcedimientos, el cual consolida los procedimientos documentados mediantediagramas de flujo y la presentación de los procedimientos con su respectivacodificación, objetivos, alcance, desarrollo, registros o productos, establecenpolíticas, normas o disposiciones internas generadas en el diseño de loscomponentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico, Administraciónde Riesgos y Actividades de Control como tal.

3.1.2.5. Componente Información

Se pudo constatar que Empresas Municipales de Tuluá E.S.P. cuenta con unaoficina de atención al ciudadano la cual permite mejorar la calidad y accesibilidadde los trámites y servicios que satisfagan a la ciudadanía, de igual manera cuentacon mecanismos confiables para la atención de peticiones, quejas, reclamos ysugerencias, ya que se asegura la existencia de un registro y numero de radicado


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único de las comunicaciones, que facilite el control y el seguimiento de losdocumentos, acorde a lo establecido en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, alPrograma Nacional de Servicio al Ciudadano, el Programa de Gobierno en Línea yel Archivo General de la Nación.

Gestión Documental

Se pudo constatar que para la vigencia 2013, EMTULUA E.S.P. cuenta con actoadministrativo mediante se ordene la adopción, difusión y aplicación de las tablasde retención documental en Empresas Municipales de Tuluá, contraviniendopresuntamente con lo establecido en la Ley 594 de 2000.

Aunque se evidenció la Resolución N°2.00 G.G. 048 del 31 de marzo de 2004, pormedio de la cual se creó el Comité de Archivo de EMTULUA E.S.P., no seobservan actas de Reunión que demuestren la operatividad de dicho comité,teniendo en cuenta que de acuerdo al Artículo 4° REUNIONES: El comité sereunirá ordinariamente cada tres (3) meses y extraordinariamente cuando lasnecesidades así lo requieran y sea convocado por el Secretario General.EMTULUA E.S.P. cuenta con la implementación de un Programa de GestiónDocumental que permite hacer seguimiento a la oportuna respuesta de losrequerimientos de las partes interesadas, a la implementación de las Tablas deRetención Documental y a la trazabilidad del documento al interior de la entidad.

Se pudo observar en los expedientes que reposan en el archivo de gestión que seencuentra en las instalaciones de Empresas Municipales de Tuluá E.S.P., que suproceso de clasificación y organización obedece con uniformidad de criteriosacorde a las Tablas de Retención Documental – TRD, sin embargo en losexpedientes de EMTULUA E.S.P. que se encuentran en el archivo central delmunicipio; el proceso de clasificación y organización de las carpetas y cajas, no seejecuta con uniformidad de criterios la aplicación de las Tablas de RetenciónDocumental – TRD, como son: uso de carpetas desacificadas, ganchos plásticos,Fichas o rótulos de identificación de los expedientes, índice documental, foliaturade los documentos un orden cronológico; incumplimiento lo establecido en la ley594 de 2000.


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Se evidenció en la visita realizada al depósito de archivo central en el que seencuentra parte del archivo de la Entidad auditada, que este no cuenta con lascondiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y demantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervosdocumentales Acuerdo 049 de 2000, por el cual se desarrolla el artículo delCapítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivossobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos” y el Acuerdo N°037 de 2002. Se observaron techos rotos, muros significativamente deteriorados yhúmedos, cuando llueve se mojan las cajas que se encuentran ubicadas en losniveles bajos de las estanterías ya que éste terreno no cuenta con las rejillas dedesagüe necesarias, existe poca iluminación, no hay ventilación en el sitio dealmacenamiento de las cajas, las cuales se están deteriorando significativamente,imposibilitando las mínimas condiciones de seguridad y funcionalidad, quegaranticen la adecuada conservación de los acervos documentales. Igualmente elambiente de trabajo no es propicio para el desempeño de las funciones, por lasaltas temperaturas que se manifiestan a través de humedades en los muros queconforman el edificio y la poca ventilación.

Se pudo evidenciar que los acervos documentales de EMTULUA E.S.P. que seencuentran en un depósito en el archivo central del municipio no fueron entregadosen custodia o bajo el cuidado de la administración central por medio de undocumento formal y que a su vez contara con el inventario detallado de losexpedientes que allí reposan.


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Elemento Sistemas de Información

En la ejecución de la presente auditoria en materia de informática se siguieron unaserie de pasos previos que llevaron a dimensionar el tamaño y características delárea. Los objetivos es analizar y evaluar los sistemas y procedimientos, y lainspección de los equipos de cómputo que operan en la entidad auditada. Sellevó a cabo un ejercicio eficaz, obteniendo información general sobre el estado de


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la red, evaluación al Departamento de las TIC, evaluación del ciclo de vida,requerimiento de usuarios, estudio de factibilidad y diseño general, análisis, diseñológico, desarrollo físico, pruebas, implementación, evaluación, modificaciones,instalaciones, mejoras, y se regresa nuevamente al ciclo inicial; es decir al defactibilidad.

Se auditó:

Funcionario encargado del área TIC: Víctor Montaño.

Cargo: Asesor Externo de Sistemas.

Funciones: Soporte, colaboración en rendición cuentas, mantenimiento preventivoy correctivo, copias, presentación de propuestas, administrador.

Tipo de contrato: Prestación de Servicio

Periodo de ingreso: 2008-20102013-2014

Proceso realizado y encuestado:

Evaluación de Sistemas y procedimientos “Documentos”. Evaluación de equipos de cómputo. “Documentos Documentos de Software y Hardware “Facturas y Licencias Programas de la

Entidad, Seguridad de las Bases de Datos. “Documentos”. Contratos de Compra de Equipos “documentos, cotizaciones, etc.” Contratos de Mantenimientos “Documentos” Contratos de Seguros en cuanto Tics. Convenios con Terceros” documentos” Hojas de Vida de Equipos “Documentos”. Proyectos de Expansión si los hay “Documentos”. Bitácora de Entradas y salidas de Hardware. Firma autorizada

“Documentos”. Manual de Procesos, Procedimientos. Diagrama rack, Tics. Página Entidad. Otros medios que manejan documentación. “Seguridad en los medios de

información hardware y software.


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Información recibida:

CARPETA No.1EMTULUA

Empresa : PARQUESOFTÁrea : 120Serie : 12Subserie : 01Código : 022-2012Fecha inicial : Octubre 12 De 2012Fecha final : Noviembre 30 De 2012Folio de : 1 a 42Contenido : Acta de entrega o bitácoraResponsable del documento: Control InternoRelación : Creación de la Pagina WebValor : $2.000.000 Formato solicitud disponibilidad presupuestalPresupuesto : Certificado Disponibilidad No. 2354Cotización : Carta de Oferta, Hoja de Vida, tarjeta Identificación, certificado,Cámara de comercio, Registro Único Tributario RUT, Aceptación Presupuestal,Orden de Prestación de Servicio, Solicitud de Prologa, Carta aceptación deprologa, póliza de cumplimiento, Aprobación de Póliza 30 de 2012, NO.2851terminada, Prestación de servicio, Informe actividades, pagos electrónicos,

CARPETA No.2EMTULUA

Nombre : ELIANA MARIA TORRES CASALLESÁrea : 120Serie : 12Subserie : 01Código : 21-2013Fecha inicial : Agosto 01 2013Fecha final : Diciembre 30 2103Folios : 1 al 72Contenido : Bitácora de registros, Lista de chequeo, DisponibilidadPresupuestal, Certificado, Presupuesto, Invitación propuesta, Propuesta de trabajopágina Web, Hoja de Vida, Formulario de declaración Juramentada de bienes yrentas, Identificación, Certificado de Juicios Fiscales, Registro Único TributarioRUT, carta de aceptación, prestación de Servicio en apoyo, Notificación de


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supervisión de contrato, honorarios y Asesorías, Cuenta de cobro prestación deservicio, informe de actividades, Acta de Supervisión, otro.

CARPETA No.3

No tiene identificación solamente a lápiz dice:

Facturas – LicenciasÍndice documental sin registros.Empresa : MEGACADFactura : 1887Contenido : 2 LICENCIA DE AUTOCAD LT 2012Factura No. : 0268Empresa : PARQUESOFTContenido : LICENCIA UNLIMITED SITE LICENSE, GESTION

DOCUMENTAL.Factura No. : 1465Empresa : LAPTOP CENTERContenido : 3 LICENCIAS DE OFFICE HOGARY EMPRESA 2013

Factura No. : 927Empresa : MEGACOMPUTOContenido : LICENCIA DE WINDOWS SERVER (1)

KIT DE LEGALIZACION WIN8-WINPRO(2)LICENCIA KASPESKY (10) CAT-1

CARPETA No. 4

Nombre : FENIX INGENIERIAÁrea : 120Serie : 12Subserie : 03Código : 011-2013Fecha inicial : 01 mayo 2013Fecha final : 31 diciembre 2013Contenido : Índice documental registro, póliza de mantenimiento delsistema integrado de presupuesto oficial, contabilidad, nomina, presupuesto,activos fijos, certificado de disponibilidad, FENIX póliza mantenimiento,identificación, Registro Único Tributario RUT, certificados de judiciales, EMTULUA,orden de prestación de servicio,


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CARPETA No.5

Nombre : JORGE RODRIGUEZ DURANÁrea : 120Serie : 12Subserie : 03Código : 01-203Fecha inicial : Abril 1 de 2013Fecha final : Mayo 4 de 2013No Folios : 1 al 25Contenido:lista de chequeo para contratos, registros cinterno, disponibilidad presupuestal,responsable de presupuesto, orden de pedido a laptop center, cotizaciones,compusa, conexión global, registro de DIAN, certificado judicial, orden desuministro,

CARPETA NO.6Formato de hoja de vida.No hay descripción,Registro de equipos, únicamente presenta la marca pero no hay serie de ninguno.

OBSERVACIONES:

- Se le realizan las siguientes preguntas al encargado del área de las TIC:

a) Existe algún documento de control de entrada al servidor?b) Existe Registro de ingreso del personal al área de las TIC?c) Existe algún documento o formato de registro de cambio de equipos?d) Existen políticas de seguridad?e) Existen manuales del usuario?

- Hay 16 equipos en los cuales no hay registro de la misma cantidad delicencias de office.

- No se encuentran registros de entrada y salidas de software y hardware.- Verificar licencias de antivirus – reporte.- No hay registros de ingreso de terceros y/o equipos a la Entidad auditada.- No se encuentran solicitudes y/o formatos de cambios o asignación de

equipos o soportes para cada área.- No hay identificación de los puntos de red, no hay sitio definido

adecuadamente para el servidor, se encuentran accesorios y equiposobsoletos, el rack se encuentra en desorden.


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- El asesor debe de encontrase en una oficina a parte de la sala en la que seencuentra el servidor.

- Hay archivadores y objetos ubicados dentro de la oficina – Departamento delas TIC; que no deben estar en ésta área.

- El mantenimiento es propio pero no hay bitácoras que evidencien dichosmantenimientos.

- Las licencias de software y sistema operativos hay FALTANTES en ambos.- No existen Manuales de Procedimientos, Ni en entrega de puestos.- No hay proyectos o procedimientos que pueda la administración considerar

como un plan maestro.- NO existe plan de emergencia en el Departamento de la TIC, plan de

contingencia.- No existe documentos para planeación y control de todos los proyectos.- NO se tienen documentos de reportes como por ejemplo: FORMATOS DE

COPIA DE SEGURIDAD- FORMATOS DE MANTENIMIENTOS-RESTAURACION DE EQUIPOS- CONTROL DE COPIAS- ENTRADA YSALIDA DE EQUIPOS- SOLICITUD DE SERVICIO – FICHA TECNICA –REGISTRO DE COPIAS DE SEGURIDAD – TRANSLADO DE COPIAS-BITACORA DE ENTRADA Y SALIDA.ETC

- Carece de todos los MANUALES: INCLUYENDO DE POLITICAS DESEGURIDAD.

- NO existe ningún control en el Departamento de Informática, incluyendo deacceso al servidor.

- Los guardas de seguridad, NO aplican los controles que se requieren en unaEntidad con relación a la entrada y salida de equipos informáticos.

- NO existe control ni espacio destinado para los medios magnéticos dealmacenamiento.

- NO existen registros de mantenimiento preventivo.- NO existe un documento que reglamente el orden y cuidado del

Departamento de las TIC, ni de los dispositivos del sistema de cómputo, losmedios magnéticos están expuestos, y esto puede verse reflejado enpérdidas de información o datos.

- NO existe seguridad lógica: los servidores son equipos que tienen unaestructura con gran cantidad de información, y puede ser confidencial paraindividuos, empresas, instituciones y esta puede ser mal utilizada odivulgada a personas que hagan mal uso de esta. NO EXISTE SEGURIDADALGUNA ANEXO FOTOS DEL AREA.


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- NO existe alarma de incendio en el área de informática.- NO hay medidas de seguridad en sitio de servidor.- NO existe cinto teco que le brinde seguridad de la información a la

Entidad auditada.


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- NO hay registro de baja de equipos.- NO existe identificación de los puestos de trabajo mediante Diagrama de

flujo.- NO existe control para las copias e impresiones.- NO existe seguridad ni control en ningún aspecto en EMTULUA en

materia de las TIC.- NO existe una Estructura y Organización en el área de Informática.- NO hay disponibilidad de la Información solicitada al sujeto de control.- NO existe un plan estratégico a corto a largo plazo.- NO existe un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo, no hay

definición en servicios etc.- NO hay ningún tipo de documento que sustente los cambios en la

tecnología.

PAGINA INSTITUCIONAL

Se realizó un chequeo a la página institucional de EMTULUA E.S.P., respecto almanual 3.1 de Gobierno en Línea, no se encontró la siguiente información:

Planeación, Gestión y Control:

Informes de empalme Plan General de Compras 2013 Metas e indicadores de Gestión Planes de Mejoramiento (Institucional)

Información general de la entidad:

Glosario. Preguntas y Respuestas frecuentes. Información para niños: diseñar y publicar información sobre la entidad y sus

actividades, de manera didáctica y en una interfaz interactiva. En este últimosobre elementos no textuales.

Encuestas de satisfacción. Servicios de atención en línea. Políticas, manuales técnicos o lineamientos que produzca la entidad. Información principal en otro idioma. Política de privacidad y condiciones de uso. Publicación de información en audio o video.


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Información Financiera y Contable:

Presupuesto aprobado para la vigencia 2013

Peticiones, Denuncias, Quejas y Reclamos:

Informe de peticiones, denuncias, quejas y reclamos Mecanismos de búsqueda Suscripción a servicios de información al correo electrónico RSS Posibilidad para presentar requerimientos de manera anónima Información como poner quejas y reclamos

Recurso Humano:

Manual de funciones y de competencias laborales

Gestión Documental:

Programa de Gestión Documental – PGD. Cuadro de Clasificación Documental – CCD. Tablas de Retención Documental – TRD. Inventarios Documentales.

Anexo (archivo pdf ”lista de chequeo”, 1 archivo rar “pantallazos página”)


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Fuente: http://www.emtulua.gov.co


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3.1.2.6. Componente Comunicación Pública

Se evidenció que Empresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P. cuenta con unmanual de políticas de comunicación, en el cual convocan a los servidores públicosen torno a una imagen corporativa que comprenda una gestión ética, eficiente,eficaz y trasparente como gestores y ejecutores de lo público, y que garantiza unainteracción de la entidad con las partes interesadas y la ciudadanía, en cuanto a lageneración de confianza y la participación ciudadana.

Se pudo verificar la realización de la Rendición pública de Cuentas vigencia 2013por parte de Empresas Municipales de Tuluá E.S.P., dando cumplimiento a loestablecido, en el documento Conpes 3654 del 12 de abril de 2010 y al artículo 78del Estatuto Anticorrupción, en cuanto a Rendición de Cuentas de manerapermanente a la ciudadanía.

3.1.2.7. Componente Autoevaluación

No se observó que se aplicaran en EMTULUA E.S.P. durante la vigencia 2013,mecanismos de verificación y evaluación, para determinar la calidad y efectividadde los controles de los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real,verificando la capacidad para el cumplimiento de la metas y el buen desempeño de


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los servidores que llevan a cabo la ejecución de las operaciones. La Entidad nollevó a cabo la Autoevaluación del Control ni Autoevaluación de Gestión.

3.1.2.8. Componente Evaluación Independiente

Empresas Municipales de Tuluá realizó evaluación del Sistema de Control Internomediante el diligenciamiento de la encuesta presentada al DepartamentoAdministrativo de la Función Pública - DAFP, la calificación obtenida para el MECIen el año 2013 fue la siguiente:

Fuente: Oficina de Control Interno de EMTULUA E.S.P.

En los resultados obtenidos en la evaluación correspondiente al año 2013, no seevidencia en Empresas Municipales de Tuluá E.S.P. la existencia, el nivel dedesarrollo y el grado de efectividad del Sistema de Control Interno en el


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cumplimiento de los objetivos de la entidad, mostrando la realidad de la misma enmateria de Control Interno.

No se evidenció la realización de Auditorías internas en la vigencia 2013, paraverificar el cumplimiento de los procesos, actividades, operaciones y resultados dela entidad, significando esto falencias del sistema y en el nivel de cumplimento ysatisfacción de los diferentes grupos de interés.

3.1.2.9. Componente Planes de Mejoramiento

Se pudo cotejar que EMTULUA E.S.P. tiene suscrito un Plan de Mejoramientoinstitucional, teniendo en cuenta que fue objeto de Auditoría Modalidad Regularcon enfoque integral vigencia 2012 por parte de la Contraloría Departamental delValle del Cauca.

En relación a los Planes de mejoramiento por procesos e individuales se evidencióque no fueron suscritos dado que no llevaron a cabo las Auditorías Internas.

3.1.3. Consolidado Hallazgos Factor de Gestión y de Resultados

3.1.3.1. Hallazgo N° 01 Administrativo:

Se pudo observar en el expediente en el que reposa el formato Único de Hoja deVida de la Jefe de Control Interno, que la certificación de que la informacióncontenida en ella es equivalente a los documentos que la soportan, fue refrendadapor el jefe de personal de otra Entidad. En los Formatos Únicos de Hoja de Vidadel resto de la muestra analizada, se pudo cotejar que no se encuentra certificadala documentación que hace parte integral de las mismas, mediante rúbrica delfuncionario que ejerce las funciones de Jefe de Personal o de Talento Humano.De igual manera se pudo evidenciar en el expediente del funcionario SAMIRSAENZ CORRE que la Declaración Juramentada de Bienes y Rentas no estádiligenciada en su totalidad transgrediendo presuntamente lo estipulado en la Ley190 de 1995.


Se pudo observar que para la vigencia 2013 la Entidad celebró Contrato dePrestación de Servicios Profesionales N°120-12-01-14-2013 a través de su áreaadministrativa, cuyo objeto contractual es PRESTACIÓN DE SSERVICIOS PARAREALIZAR LE PROCESO DE DEPURACIÓN DEL FONDO ACUMULADO DEDOCUMENTOS DEL ARCHVO DE EMTULUA E.S.P., a pesar de que la Entidad


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sujeta para esta vigencia cuenta con un funcionario de planta cuya denominaciónde cargo es Auxiliar Administrativo Código 407 Grado 04 de acuerdo al Manual deFunciones y Competencias Laborales de EMTULUA E.S.P., para ejercer dentro delas funciones esenciales Numerales 1, 2 y 3 actividades inherentes a la depuraciónde información en materia de Gestión Documental, obedeciendo a la Ley 594 de2002 y danto cumplimiento a sus TRD, adicionalmente en los informespresentados por la contratista a la entidad contratante no se evidencia una relacióncoherente entre el objeto contratado y los productos obtenidos, ya que éstos soncomprendidos por actividades como cambios de ganchos metálicos, identificaciónde expedientes y levantamiento de inventario documental. Lo anterior transgredepresuntamente los principios y reglas generales de la función pública con relacióna la duplicidad de funciones.


Se evidenció que mediante Resolución N°026 del 15 de febrero de 2007EMTULUA E.S.P. adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI:1000-2005de la Entidad, cumpliendo lo estipulado en la ley 87 de 1993 y su DecretoReglamentario 1599 de 2005. Se evidencia mediante Acta N°001 emitida el 15 defebrero de 2007, Acta N°003 del 30 de Enero de 2008, Acta N°003 del 18 deNoviembre de 2009 y finalmente Circular N°100-04-02 del 02 de Julio de 2013 enlas que la Alta Dirección de Empresas Municipales de Tuluá suscribe compromisopara la Implementación del MECI 1000:2005 en la Entidad. Se pudo cotejar en elcaso del Acta N°003 la constitución de un Grupo Directivo del MECI conformadopor el representante legal de la Entidad, el Director Administrativo y Financiero ylos demás directivos de primer nivel, y un Grupo Operativo denominado EquipoMECI el cual es conformado por el Auxiliar Técnico y Archivo General, AuxiliarAdministrativo y Financiero, Auxiliar de Servicios Generales y Asistente degerencia, sin embargo no se observan Actas de reunión que evidencien laoperatividad de dicho Comité, no se observó Acto Administrativo de Constitucióndel Comité Operativo del MECI en el cual se establezcan las condiciones deoperatividad del mismo.

Se pudo evidenciar mediante la suscripción de Resolución N° 101 del 05 de juniode 2007 la Entidad adoptó el Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la NTC GP1000;2004, que en el Artículo 2° establece la creación del Comité de Calidad, sinembargo no se observan actas de reunión que evidencien la operatividad delmismo, conforme lo estipula en su Artículo 5° REUNIONES DEL COMITÉ DECALIDAD. Posteriormente se pudo cotejar la existencia de la Resolución N°62 del18 de marzo de 2008 que fundamente la Creación del Comité de Calidad de lasEmpresas Municipales de Tuluá, en la que se nombra como representante de la


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Alta Dirección dentro de éste Comité al Director Administrativo y Financiero y a losintegrantes del mismo de acuerdo a su estructura organizacional.

El 02 de julio de 2013 la Entidad suscribe Resolución N°100-03-01-115-2013 pormedio de la cual INTEGRA el Grupo Directivo de Calidad, el Grupo Operativo oEquipo de Calidad y el Equipo de Evaluación de Empresas Municipales de TuluáE.S.P., acto en el cual se hace la designación de los integrantes del ComitéDirectivo y de Calidad, y del Comité Operativo y de Calidad, de la misma manerase definen sus roles y responsabilidades, sin embargo no se establece en ésteacto administrativo la periodicidad de reuniones ordinarias que argumenten lasostenibilidad del mismo.


Se pudo observar que Empresas Municipales de Tuluá E.S.P. cuenta con unManual de Calidad el cual no se encuentra debidamente adoptado mediante actoadministrativo, a pesar de tener creado el Comité de Calidad de la Entidadmediante Resolución, documento en el que se enmarcaran los responsables, susfunciones y sus condiciones de operatividad.


La Entidad cuenta con un Mapa de Procesos, el cual no figura adoptado por elrepresentante de la Entidad auditada ni aprobado por el Comité Operativo delMECI. EMTULUA E.S.P. cuenta con las caracterizaciones de cada uno de losprocesos, se pudo evidenciar la adopción del Manual de Procesos yProcedimientos mediante Resolución N°194-2006 del 28 de diciembre de 2006, enel Manual como tal se establecen los flujo-gramas, la descripción detallada deprocedimientos, la plataforma documental que compila un listado maestro dedocumentos guía, manuales, instructivos, políticas de operación, nomograma,formatos estandarizados, para cada uno de los procesos en la entidad,debidamente aprobada. La Entidad no cuenta con una herramienta informáticainterna en la cual puedan disponer o publicar los documentos que conforman elManual de Procesos y Procedimientos para uso integral de éstos por parte de losfuncionarios de EMTULUA E.S.P.


Se observa que EMTULUA E.S.P. cuenta con un organigrama que figuraoficialmente publicado, sin embargo no se evidencia debidamente aprobado por laAlta Dirección mediante el acto administrativo correspondiente.


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Empresas Municipales de Tuluá E.S.P. tiene definida una política deadministración de riesgos; sin embargo ésta no se encuentra adoptada medianteActo Administrativo correspondiente, como parte integral del Manual de Calidad.Todo lo anterior, para efectos de analizar la vigencia auditada 2013. De igualforma la Entidad auditada define el Modelo de operación por procesos y sinembargo no tiene adoptado el mapa de procesos mediante Resolución o actoadministrativo.




Se evidenció en la visita realizada al depósito de archivo central en el que seencuentra parte del archivo de la Entidad auditada, que este no cuenta con lascondiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y demantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervosdocumentales Acuerdo 049 de 2000, por el cual se desarrolla el artículo delCapítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivossobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos” y el Acuerdo N°037 de 2002. Se observaron techos rotos, muros significativamente deteriorados yhúmedos, cuando llueve se mojan las cajas que se encuentran ubicadas en losniveles bajos de las estanterías ya que éste terreno no cuenta con las rejillas dedesagüe necesarias, existe poca iluminación, no hay ventilación en el sitio dealmacenamiento de las cajas, las cuales se están deteriorando significativamente,imposibilitando las mínimas condiciones de seguridad y funcionalidad, quegaranticen la adecuada conservación de los acervos documentales. Igualmente elambiente de trabajo no es propicio para el desempeño de las funciones, por las


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altas temperaturas que se manifiestan a través de humedades en los muros queconforman el edificio y la poca ventilación.

Se pudo evidenciar que los acervos documentales de EMTULUA E.S.P. que seencuentran en un depósito en el archivo central del municipio no fueron entregadosen custodia o bajo el cuidado de la administración central por medio de undocumento formal y que a su vez contara con el inventario detallado de losexpedientes que allí reposan.



Se pudo observar en los expedientes que reposan en el archivo de gestión que seencuentra en las instalaciones de Empresas Municipales de Tuluá E.S.P., en suproceso de clasificación y organización obedece con uniformidad de criteriosacorde a las Tablas de Retención Documental – TRD, sin embargo en losexpedientes de EMTULUA E.S.P. que se encuentran en el archivo central delmunicipio el proceso de clasificación y organización de las carpetas y cajas, no seejecuta con uniformidad de criterios la aplicación de las Tablas de RetenciónDocumental – TRD, como son: uso de carpetas desacificadas, ganchos plásticos,Fichas o rótulos de identificación de los expedientes, índice documental, foliaciónde los documentos un orden cronológico; incumplimiento lo establecido en la ley594 de 2000.


Se evidenció la existencia de 16 equipos de cómputo sin embargo no se evidenciaregistro de la misma cantidad de licencias de office.



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Se pudo cotejar la inexistencia de registros de entrada y salidas de software yhardware a las instalaciones de la Entidad auditada.


Mediante la verificación de licencias de antivirus se pudo evidenciar que no seencuentran reportadas de acuerdo a la licencia que proporciona la entidadauditada durante la visita hecha por la Contraloría Municipal de Tuluá.


Se pudo verificar la inexistencia de solicitudes y/o formatos de cambios oasignación de equipos o soportes para cada área.


Se pudo evidenciar mediante visita al sitio que no hay identificación de los puntosde red, no hay sitio definido adecuadamente para el servidor, se encuentranaccesorios y equipos obsoletos, el rack se encuentra en desorden.


Se pudo observar que el asesor no se encuentra en una oficina a parte de la salaen la que se encuentra el servidor, teniendo en cuenta que el espacio en el que seencuentra el servidos debe ser un espacio independiente o privado ya que en él esen donde se guarda toda la información de la Entidad. De igual manera no existeningún control en el Departamento de Informática, incluyendo de acceso alservidor. Los guardas de seguridad no cuentan con los controles que se requierenen una Entidad con relación a la entrada y salida de equipos informáticos.


Hay archivadores y objetos ubicados dentro de la oficina – Departamento de lasTIC; que no deben estar en ésta área, ya que estos elementos pueden ocasionarcondiciones inadecuadas o incluso perjudiciales que atentan contra el buen estadode funcionamiento del servidor.


Se pudo verificar que el mantenimiento que se realiza a los equipos de cómputo espropio sin embargo no existen bitácoras que evidencien dichos mantenimientos ni


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la periodicidad de cada uno de ellos. No existen registros de mantenimientopreventivo.


Se pudo evidenciar que existen faltantes en las licencias de software y de sistemaoperativos.


Se pudo observar la inexistencia de Manuales de Procedimientos y políticas deseguridad; los cuales fundamenten la operación idónea en materia de TIC, de igualmanera no se evidencian documentos o registros mediante los cuales se hagaentrega de puestos.


Se pudo observar que no existe plan de emergencia en el Departamento de la TICo plan de contingencia. De igual manera no existen documentos de planeación ycontrol de todos los proyectos a cargo del Departamento de las TIC.


Se pudo evidenciar que la Entidad auditada no cuenta con documentos de reportescomo por ejemplo: FORMATOS DE COPIA DE SEGURIDAD- FORMATOS DEMANTENIMIENTOS- RESTAURACION DE EQUIPOS- CONTROL DE COPIAS-ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS- SOLICITUD DE SERVICIO – FICHATECNICA – REGISTRO DE COPIAS DE SEGURIDAD – TRANSLADO DECOPIAS- BITACORA DE ENTRADA Y SALIDA.ETC


No existe control ni espacio destinado para los medios magnéticos dealmacenamiento. No existe un documento que reglamente el orden y cuidado delDepartamento de las TIC, ni de los dispositivos del sistema de cómputo, losmedios magnéticos están expuestos, y esto puede verse reflejado en pérdidas deinformación o datos. No existe seguridad lógica: los servidores son equipos quetienen una estructura con gran cantidad de información, y puede ser confidencialpara individuos, empresas, instituciones y esta puede ser mal utilizada o divulgadaa personas que hagan mal uso de esta.


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Se pudo observar que no existe alarma de incendio en el área de informática. Deigual manera se pudo cotejar que no existe cinto teco que le brinde seguridad de lainformación a la Entidad auditada.


Se pudo observar la inexistencia de registros que evidencien la baja de equipos.De igual manera se pudo constatar que no existe identificación de los puestos detrabajo mediante Diagrama de flujo, no existe una estructura y organización en elárea de las TIC en la Entidad auditada.


a) NO existe control para las copias e impresiones.b) NO hay disponibilidad de la Información solicitada al sujeto de control.c) NO existe un plan estratégico a corto a largo plazo.d) NO existe un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo, no hay

definición en servicios etc.e) NO hay ningún tipo de documento que sustente los cambios en la

tecnología.

3.1.3.27. Hallazgo N° 27 Administrativo

PAGINA INSTITUCIONAL

Se realizó un chequeo a la página institucional de EMTULUA E.S.P., respecto almanual 3.1 de Gobierno en Línea, no se encontró la siguiente información:

Planeación, Gestión y Control:


Información general de la entidad:

Glosario.


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Preguntas y Respuestas frecuentes. Información para niños: diseñar y publicar información sobre la entidad y sus

actividades, de manera didáctica y en una interfaz interactiva. En este últimosobre elementos no textuales.

Encuestas de satisfacción. Servicios de atención en línea. Políticas, manuales técnicos o lineamientos que produzca la entidad. Información principal en otro idioma. Política de privacidad y condiciones de uso. Publicación de información en audio o video.

Información Financiera y Contable:

Presupuesto aprobado para la vigencia 2013

Peticiones, Denuncias, Quejas y Reclamos:

Informe de peticiones, denuncias, quejas y reclamos Mecanismos de búsqueda Suscripción a servicios de información al correo electrónico RSS Posibilidad para presentar requerimientos de manera anónima Información como poner quejas y reclamos

Recurso Humano:

Manual de funciones y de competencias laborales

Gestión Documental:

Programa de Gestión Documental – PGD. Cuadro de Clasificación Documental – CCD. Tablas de Retención Documental – TRD. Inventarios Documentales.

3.2. FACTOR FINANCIERO Y DE PRESUPUESTO

3.2.1. Generalidades

Empresas Municipales de Tuluá, EMTULUÁ E.S.P, pasó de ser un establecimientopúblico del orden Municipal y se transformó en empresa industrial y comercial del


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Estado de orden Municipal mediante Acuerdo No. 175 de diciembre 9 de 1995,ampliando su objeto social mediante Acuerdo 23 de Noviembre 25 de 2004emanado del Honorable Concejo Municipal de Tuluá. La función principal deEMTULUÁ es trabajar para alcanzar como empresa prestadora de serviciospúblicos domiciliarios, el máximo desarrollo urbano y rural, mediante laparticipación ciudadana, la utilización de nuevas tecnologías y la optimización delas condiciones de calidad, cubrimiento y economía, de igual forma buscapromover inversiones a través de alianzas estratégicas encaminadas siempre albienestar de la comunidad.

3.2.2. Aplicación de Normas de Contabilidad, Rendición de Información

La Entidad manifiesta en las respectivas notas de carácter general a sus EstadosFinancieros que éstos y la contabilidad se ciñen a las normas y prácticas decontabilidad generalmente aceptadas en Colombia, en especial al marco normativoconceptual de la Contabilidad Pública y las normas y procedimientos vigentesexpedidos por la Contaduría General de la Nación y que para el registro de lasactividades contables se da aplicación a lo contemplado en el marco conceptual dela Contabilidad Pública, no obstante en el ejercicio del proceso auditor se pudoevidenciar que dicha aplicación a la que se hace mención se efectúa de maneraparcial, dado que se encontraron algunas deficiencias que ponen de manifiesto lainadecuada aplicación de las normas y prácticas de contabilidad generalmenteaceptadas en Colombia, impidiéndole a la entidad ser concordante en la aplicaciónde normas y procedimientos contables.

Con relación al cumplimiento de las obligaciones de rendición de información yreportes ante la Contaduría General de la Nación de la informacióncorrespondiente a la vigencia 2013, cuyo plazo máximo fue el 15 de Febrero de2014, se evidenció la presentación de manera oportuna, es decir, dentro de lostérminos establecidos, observándose además congruencia entre la informaciónrendida y la suministrada durante el presente proceso auditor.

En referencia con las obligaciones de tipo tributario, se evidencia en el respectivoRegistro Único Tributario de EMTULUÁ que tiene asignadas las siguientesresponsabilidades:

03- Impuesto al patrimonio05- Impuesto de renta y complementarios. Régimen ordinario.07- Retenciones en la fuente a título de renta.08- Retención timbre nacional.09- Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas.


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11- Ventas régimen común.

Con base en lo anterior, se tomó como muestra las declaraciones de retención enla fuente de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre de 2013, así comola declaración de renta correspondiente a la vigencia auditada evidenciándose lapresentación oportuna de las mismas.

Los libros oficiales de EMTULUÁ se aperturaron mediante acta suscrita por elGerente y el Auditor Interno, a la fecha de la presente auditoría se encuentranimpresos y sus consecutivos debidamente aprobados mediante acta No. 005 deNoviembre 14 de 2012, suscrita por el Representante legal y el Contador Públicodando cumplimiento de ésta forma a lo preceptuado por el PGCP en su numeral2.9.2.3 “345. Los libros de contabilidad principales se oficializan mediante laelaboración de un acta de apertura que suscribirá el representante legal de laentidad contable pública, la cual debe conservarse. Las autorizaciones de foliosposteriores deben efectuarse mediante acta con las mismas formalidades de la deapertura y conservarse. Los libros de contabilidad principales de las entidadescontables públicas obligadas a inscribirse en el Registro Mercantil, se registran enla Cámara de Comercio de la jurisdicción, lo cual corresponde a la oficialización delos libros. Estos requisitos son indispensables para iniciar válidamente el procesode registro de las operaciones”. De ésta forma se pudo concluir además que losEstados Financieros constituyen fiel copia de los libros oficiales.

3.2.3. Control Interno Contable

Teniendo en cuenta que el artículo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que elSistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables,financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad,se realizó una evaluación al Sistema de Control Interno Contable de EmpresasMunicipales de Tuluá- EMTULUÁ, evidenciando que el área financiera dacumplimiento parcial a las actividades de control interno que debe desarrollar en elproceso contable, contempladas en la Resolución 357 de julio de 2008 de laContaduría General de la Nación, ya que existen deficiencias en aspectos talescomo la depuración contable permanente y oportuna, individualización de bienes,derechos y obligaciones, soportes documentales, conciliaciones de información,entre otras, lo anterior teniendo en cuenta además que no se evidenció laoperatividad del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable durante lavigencia auditada.

Se evidencia la existencia de un Comité Técnico de Sostenibilidad del SistemaContable creado mediante Resolución No. 100-03-01-223-2012 del 27 de


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Septiembre de 2012, el cual fue creado como una instancia asesora de la entidaden la formulación de políticas y estrategias financieras, con el objeto de garantizarla sostenibilidad del sistema contable produciendo información financiera confiabley oportuna, lo anterior de conformidad con la Resolución 119 de 2006 de laContaduría General de la Nación, donde claramente se establece que el ModeloEstándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de ContabilidadPública orienta a los responsables de la información financiera, económica y socialen las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativasnecesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia del sistemacontable, de conformidad con lo señalado en la Ley 716 de 2001 y especialmenteel artículo 7º del Decreto 1914 de 2003, no obstante durante la vigencia auditadano se observó la operatividad del mismo, la cual según la Resolución arribamencionada en su artículo tercero contempla lo siguiente: “Convocatorias,reuniones, quórum y toma de decisiones. El Comité Técnico de SaneamientoContable de Empresas Municipales de Tuluá, EMTULUÁ E.S.P, se reunirá demanera ordinaria en julio y diciembre y de manera extraordinaria cuando lascircunstancias lo exijan por solicitud de alguno de sus miembros”, ya que sólo seobservó una reunión de carácter extraordinario efectuada en mayo de 2013,contrariando de ésta forma los dispuesto por la Contaduría General de la Nación,la cual establece que se deben adelantar todas las veces que sea necesario lasgestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en losestados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan con lascaracterísticas cualitativas de confiabilidad.

Por otro lado se evaluó el cumplimiento de la Resolución 375 de 2007 que modificala Resolución 248 de 2007, mediante la cual se establece la obligatoriedad dereportar a la Contaduría General de la Nación el informe de control interno contablea través del Sistema consolidado de Hacienda e Información Pública – CHIP, paraello se descargó de la respectiva página web el informe rendido por la entidadcorrespondiente a la vigencia auditada, encontrando que efectivamente se diocumplimiento a dicha obligación dentro de los términos establecidos.

El Sistema de Control Interno Contable evaluado por la entidad para la vigencia2013, presenta un puntaje de 4,93 ubicándose en un nivel adecuado, una vezrealizado el seguimiento a este resultado, el equipo auditor difiere de la calificaciónobtenida por la entidad, lo anterior en observancia al cumplimiento parcial de lasetapas de Reconocimiento, Revelación, y Otros Elementos de Control, y teniendoen cuenta que las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad dela información que genera el Sistema de Contabilidad se ve afectada por laefectividad de sus sistemas de Control Interno y en particular por el Control InternoContable, el cual presente algunas deficiencias.


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No se evidencia la realización de Auditorías internas específicas al área financieradurante la vigencia 2013, situación que pone de manifiesto las deficiencias queactualmente presenta el sistema de control interno contable de la Entidad, a travésdel cual se debe lograr la eficiencia y efectividad de los procedimientos de control yverificación de las actividades propias del proceso contable, de tal forma que sepueda garantizar la razonabilidad de la información financiera, económica, social yambiental de la entidad y a su vez que ésta cumpla con las característicascualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, dado que no se estáefectuando el seguimiento adecuado por parte de la oficina de Control Interno quegarantice la efectividad del sistema.

3.2.4. Confiabilidad del Sistema de Información Financiera

EMTULUÁ cuenta para el manejo de su información financiera y contable con elprograma Syscafé, Software Integrado que actualiza los registros contables enlínea permitiendo la obtención de cifras reales en cualquier momento, además delcontrol de todas las áreas de la entidad, dado que tiene los siguientes módulosfuncionando: contabilidad, presupuesto, nómina y activos fijos, a través del cual segeneran los documentos contables y presupuestales así como los diferentesinformes financieros requeridos por la Entidad.

Observación

Durante el proceso auditor se logró evidenciar que los funcionarios que operan elsoftware pueden acceder a los diferentes conceptos que se computan para elcálculo de las prestaciones sociales y de seguridad social integral, incluyéndolos oeliminándolos según su criterio, situación que pone de manifiesto la falta de controly seguridad, ya que éste procedimiento debería ser efectuado sólo por elproveedor del software previa solicitud del interesado, mediante el soporte legal através del cual pueda comprobar la procedencia de efectuar los cambios que lesean requeridos, la anterior observación se formula con base en lasinconsistencias presentadas en la correspondiente liquidación de las prestacionessociales y seguridad social correspondientes a la vigencia 2013, las cuales sedescriben posteriormente en el presente informe.

3.2.5. Evaluación Estados Contables vigencia fiscal 2013

Los Estados Contables de Empresas Municipales de Tuluá –EMTULUÁ, han sidoauditados de acuerdo a las Normas de Auditoria de General Aceptación, losPrincipios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Decreto 2649 de 1993, por el


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Régimen de Contabilidad Pública, adoptado mediante Resolución 222 de 2006 quecontiene el Plan General de Contabilidad Pública, y los Principios Fundamentalesde la Contabilidad Pública, los cuales son: Gestión Continuada, Registro, Devengoo Causación, Asociación, Medición, Prudencia, Período Contable, Revelación, Nocompensación, Hechos posteriores al cierre, que a la vez encierran característicascualitativas como son la Confiabilidad, Relevancia y la Comprensibilidad, quederivan en normas técnicas de contabilidad pública.4

EMTULUÁ presenta en sus Estados Financieros a Diciembre 31 de la vigenciaauditada la siguiente información:

2012 % PARTIC. 2013 % PARTIC. % VARIACTOTAL ACTIVO $ 165.279.726 100% $ 161.001.400 100% -2,59%TOTAL PASIVO $ 15.365.557 9,29% $ 13.551.519 8,41% -11,81%TOTAL PATRIMONIO $ 149.914.169 90,71% $ 147.449.881 91,59% -1,64%TT PASIVO+PATRIMONIO $ 165.279.726 100% $ 161.001.400 100% -2,59%Fuente: Estados Financieros EMTULUA

(Cifras en miles de pesos)BALANCE GENERAL COMPARATIVO A DICIEMBRE 31

EMTULUACuadro No. 1

El Estado de Actividad Económica y Social a Diciembre 31 de 2013 arroja lassiguientes cifras:

2012 2013 % VARIAC.5.873.968 337.352 -94,26%5.873.968 337.352 -94,26%3.225.530 3.155.155 -2,18%9.099.498 3.492.507 -61,62%5.798.946 0 -100,00%

0 33 100,00%657.140 -1.258.035 -291,44%

2.643.412 4.750.542 79,71%657.140 -1.258.068 -291,45%779.887 793.029 1,69%351.575 283.303 -19,42%232.971 166.066 -28,72%

-707.293 -2.500.466 253,53%Uilidad o pérdida neta (Perdida neto)Fuente: Estados Financieros EMTULUÁ

Provisiones, agotamientos,depreciacionesGasto público social

Costos de operaciónMargen financiero bruto

Gastos administrativosUtilidad operacionalGastos operacionales

Excedente operacional

Otros gastos

ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL(Cifras en millones de pesos)

Venta de seriviciosMargen NetoOtros ingresos

Cuadro No. 2EMTULUÁ

4 Plan General de Contabilidad Pública, párrafo 31


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3.2.6. Detalle del Efectivo- Disponible Caja y Bancos

El efectivo de la entidad se encuentra constituido por los saldos en caja y depósitosen instituciones financieras, resaltando que tiene aperturada seis (6) cuentascorrientes y cuatro (4) cuentas de ahorro en diferentes entidades bancarias,adicionalmente maneja en cuentas independientes los recursos provenientes delos diferentes convenios que posee con varios municipios y éstas cuentan con susrespectivas conciliaciones bancarias, a las cuales se efectuó seguimiento tomandocomo muestra tres (3) cuentas corrientes identificadas así: Banco AV Villas No.15416424-8, Banco Caja Social No. 167-421000382538, B.C.S.C No.21500346063, dos (2) cuentas de ahorro: Banco AV Villas No. 154-15709-3 yBancolombia No. 87443771741, y finalmente se tomó como muestra tres (3)cuentas de los otros depósitos financieros identificadas así: Banco de OccidenteNo. 03750879-3, Banagrario No. 369550001514, B.C.S.C No. 210-02999259,correspondientes a los meses de Marzo, junio, septiembre y diciembre, con elpropósito de evaluar el proceso de conciliación, observando que las partidasconciliatorias se encuentran debidamente identificadas, las cuales correspondenbásicamente a cheques en tránsito.

Observación

Algunas de las conciliaciones evaluadas carecen del soporte del respectivo libroauxiliar de contabilidad, así como de la rúbrica del funcionario encargado de suelaboración, para el caso concreto de la conciliación bancaria de la cuenta delB.C.S.C No. 21500346063, existen partidas no identificadas pendientes porregistrar contablemente correspondientes al año 2012 y 2013, en éste orden deideas se hace necesario que la Entidad adelante las gestiones pertinentestendientes a identificar la procedencia de las consignaciones y de ésta maneraproceder a efectuar la actualización de los saldos contables.

Se evidencia que la entidad maneja recursos a través de la caja menor, cuyaResolución de constitución y funcionamiento para la vigencia 2013 es la 100-03-01-008-2013 del 2 de enero de 2013, la cual se encuentra debidamente suscritapor el respectivo gerente general tal como lo establece la Resolución No. 003 deEnero 3 de 2005, con su respectiva cuantía ($600.000.oo mensuales), donde sefaculta a la Asistente de Gerencia como responsable, y se determinan la finalidad yla clase de gastos que se pueden realizar, se encuentra establecida mediantecertificado de disponibilidad presupuestal No. 2453 de enero 1 de 2013.

Durante la vigencia auditada se verificó un total de nueve (9) reembolsosrealizados el 2 de enero, 20 de febrero, 19 de abril, 29 de mayo, 15 de julio, 5 de


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agosto, 12 de septiembre, 30 de octubre y 29 de noviembre de la vigenciaauditada, incumpliendo el Artículo 8.4 de la Resolución No 100-03-01-008-2013que cita:

“Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder elmonto previsto en el respectivo rubro presupuestal, y estos se efectuarán concorte al último día mes calendario”.

Se evidenció el cierre de la misma mediante resolución No 100-03-01-239-2013 del30 de diciembre de 2013 en cumplimiento con la Resolución No. 014 de 2013Artículo 10 que trata sobre la legalización definitiva de la caja menor, estableciendoque ésta debe efectuarse el último día hábil de diciembre y que el saldo existentese consignará en una cuenta debidamente autorizada.

Por otro lado se observó que en la vigencia 2013 solo se realizó un arqueo de cajael 6 de diciembre del mismo año, ejecutado por el Jefe de Control Internoincumpliendo de esta manera el Artículo 9 de la Resolución de constitución yfuncionamiento de la caja menor, finalmente se procedió a auditar una muestra delos pagos efectuados por este rubro en los cuales se encontraron las siguientesinconsistencias:

Se evidencia compra realizada el 6 de marzo de 2013 por concepto dealmuerzos de funcionarios de Emtuluá E.S.P donde no se observa la debidaautorización por Gerencia o Junta Directiva para la compra como loestablece la Resolución de constitución de caja menor en el ArtículoTercero, además el documento equivalente no se encuentra biendiligenciado debido a que no coincide con el valor del soporte.

Los documentos equivalentes no guardan un orden consecutivo ni seencuentran elaborados y archivados en forma cronológica y desde el puntode vista de control interno la facturación de forma sucesiva es un elementomuy importante para evitar o minimizar grandes riesgos de fraudes y por lotanto de detectarlos, ya que en una auditoria de cualquier índole se facilita ladetección de faltantes, resaltando que aún en caso de anularse documentoso facturas éstas deben quedar debidamente relacionadas.

Se evidencia compra a Copy copias por valor de veintiocho mil setecientoscincuenta pesos ($28.750.oo) realizada el día 4 de junio de 2013 y el valorrelacionado en el documento equivalente no coincide con la facturaproporcionada por el vendedor.


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En la Resolución 100-03-01-008-2013 Artículo Séptimo señala que no sepodrán fraccionar compras de un mismo elemento y se evidencian dosfacturas por concepto de compra de insumos para cafetería (te hindú) enBodega La Esperanza por valor de treinta mil pesos ($30.000.oo) y cuarentay dos mil pesos ($42.000.oo) respectivamente.

Se evidencia factura de venta de Vulcanizadora Pasiminio por concepto deservicio de montada de llantas con fecha posterior al documentoequivalente.

No se evidencia en los documentos equivalentes la correspondiente firmadel funcionario que lo elabora como confirmación de que la información allícontenida corresponde a la real, ni tampoco la firma del vendedor en señalde aceptación del contenido del documento.

Se evidencia en la compra realizada en Central de Eléctricos por conceptode materiales para cambio de lámparas de la Gerencia que el documentoequivalente no refleja el valor de la adquisición.

Se evidencia compra realizada el 10 de septiembre en Multiredes yTecnología y su respectiva legalización la realizan el 2 de diciembre de lavigencia auditada transgrediendo el Artículo 8.3 de la Resolución deconstitución.

Para las siguientes compras no se evidencia el documento equivalente:

a) Notaría Segunda de Tuluá por concepto de autenticación de firma confechas 19 de septiembre, 30 de septiembre, 9 de diciembre, 16 de diciembrey 19 de diciembre respectivamente.

b) Se evidencia que en el mes de diciembre se legalizaron gastos por conceptode peajes los cuales no correspondían a dicho mes ya que tienen fecha de 1de noviembre, 6 de noviembre, 23 de octubre y 26 de septiembre de lavigencia auditada, dicha legalización debería efectuarse dentro del mismomes de realizada la compra (Artículo 8.3 de la Resolución de constitución),asimismo no se evidencia la respectiva autorización del ordenador del gastocomo se especifica en Artículo Tercero de la Resolución 100-03-01-008-2013 como tampoco un soporte donde se especifique la finalidad de losviajes.


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c) Tiquete de Salónica Expreso Aeropuerto donde no se evidencia larespectiva autorización del Gerente ni el soporte para efectuar el viaje delfuncionario, como tampoco la fecha y la finalidad del viaje.

d) Interrrapidisimo por concepto de recibo de correspondencia por valor decatorce mil doscientos pesos ($14.200.oo) realizada el día 5 de diciembrede 2013.

e) Panadería Maxipan por valor de quince mil pesos ($15.000.oo) efectuada eldía 17 de diciembre de 2013.

f) Desechables la 22 por valor de dos mil cien pesos ($2.100.oo) realizada eldía 17 de diciembre de 2013.

g) Tiquete Coopetrans Tuluá por valor de dieciocho mil pesos del día 18 dediciembre de la vigencia auditada.

h) Peajes Betania y peaje Uribe del día19 de diciembre de 2013.i) Dos tiquetes Afiliados Palmira por valor de diez mil pesos ($10.000.oo)

respectivamente con fecha 21 de diciembre de 2013.

Cabe resaltar que de los gastos por concepto de refrigerios y viajes efectuados porcaja menor no se evidencian la previa autorización del ordenador del gasto comose puntualiza en el Artículo Tercero inciso 5 y el Artículo 4 de la Resolución 100-03-01-008-2013 como tampoco un soporte donde se especifique la finalidad de losviajes.

Continuando con la revisión del efectivo de EMTULUÁ E.S.P. a continuación sepresenta comparativo del comportamiento de éste durante la vigencia 2012 y 2013:

2012 % PARTC. 2013 % PARTC. % VARIAC.5.419.096 3,27% 3.717.041 2,31% -31,41%

Fuente: Estados Financieros EMTULUÁ


BALANCE GENERAL COMPARATIVO A DICIEMBRE 31(Cifras en miles de pesos)

EFECTIVO

Al cierre de la vigencia 2013 se observa una disminución del efectivo de EMTULUÁE.S.P. equivalente al 31,41%, que se deriva de la ejecución de diversos conveniosdurante la vigencia 2013, los cuales se firmaron en vigencias anteriores.

De igual forma EMTULUÁ maneja recursos a través de la cuenta denominadaOtros Depósitos en Instituciones Financieras donde se encuentran registrados losrecursos provenientes de convenios interadministrativos para la ejecución deproyectos de acueducto y alcantarillado en las zonas rurales del Municipio deTuluá, Zarzal, Jamundí, La unión, Caicedonia y Florida.


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Para la vigencia 2013 se observa la respectiva constitución de póliza de manejoasegurando al Representante Legal, Director Financiero y dos Auxiliaresadministrativas encargadas del manejo del efectivo, garantía obligada paraposibles pérdidas de bienes del Estado, la suma total asegurada es de$55.000.000.oo.

Observación

Si bien es cierto se evidencia la respectiva constitución de las pólizas de manejopara aquellos funcionarios que se encargan del manejo y custodia de los recursosde EMTULUÁ, se considera necesario que el valor de responsabilidad fiscalamparado guarde concordancia con el presupuesto de la entidad, ya que en éstecaso se observó que dicho valor es mínimo con relación a los recursos que seejecutaron durante la vigencia fiscal 2013.

3.2.7. Detalle Inversiones

EMTULUÁ posee inversiones de administración de liquidez en títulos de deuda einversiones en entidades no controladas, de éstas últimas se destacan lasinversiones en Centroaguas S.A, Frigotimaná, Centro Diagnóstico Automotor, entreotras, dichas inversiones tienen por objeto aumentar los excedentes disponiblespor medio de la percepción de los rendimientos, dividendos y participaciones.

2012 % PARTC. 2013 % PARTC. % VARIAC.1.006.221 0,61% 347.221 0,22% -65,49%1.156.705 0,70% 1.160.755 0,72% 0,35%-104.166 -0,06% -104.382 -0,06% 0,21%

2.058.760 1,25% 1.403.594 0,87% -31,82%


PROV. PROTECCIÓN INV.

Fuente: Estados Financieros EMTULUÁTT INVERSIONES


INVERSIONESINV. ADMON LIQUIDEZ TIT. DE DEUDAIN. PATRIMONIALES ENT. NO CONTROLADAS

Al cierre de la vigencia 2013 se observa una disminución significativa en lasinversiones de administración de liquidez en títulos de deuda equivalente al65,49%, lo anterior se debe a que EMTULUÁ E.S.P. contaba con CDT para elmanejo de los recursos de un proceso jurídico con Centroaguas, por tanto una vezculminado dicho proceso se procede a la cancelación de éste, de igual forma seobserva un incremento del 0,35% de las inversiones patrimoniales en entidades nocontroladas que obedece a la capitalización presentada de algunas acciones.


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Con el propósito de establecer si la entidad cuenta con los soportes documentalesque comprueban la titularidad de sus acciones, respaldando de ésta forma lasinversiones registradas en sus estados financieros, se tomó como muestra lasinversiones en Centroaguas S.A donde se poseen 1.084.040 acciones de valornominal $1.000.oo pesos moneda colombiana para una inversión total de$1.084.040.000.oo, adquiridas entre los años 2000 y 2001, de igual forma seevidencian los soportes documentales que acreditan la participación accionaria deEMTULUÁ en el Centro Diagnóstico Automotor de Tuluá, donde posee unaparticipación de 36,41% equivalente a $57.713.676 según escritura pública No.3518 del 30 de diciembre de 1996, finalmente se evidenció los soportes querespaldan las acciones en Frigotimaná, donde inicialmente se adquieren 300acciones de valor nominal $1000.oo, las cuales se capitalizan, quedando un totalde 705 acciones de valor nominal $1.000.oo para una inversión total de de$7.050.000.oo, dichas inversiones se encuentran reconocidas en los estadoscontables por su costo histórico y han sido reveladas atendiendo la modalidad conla que se efectuaron.

Observación

No se evidencia el respectivo registro contable por concepto de ingresosprovenientes de dividendos correspondientes a las acciones poseídas porEMTULUÁ, por tal motivo se hace necesario que la entidad efectúe seguimiento alas mismas de tal forma que ejerza un verdadero control sobre los derechos queposee sobre éstas ya que la obtención de dichos dividendos podría contribuir amejorar su posición de liquidez y situación económica, dado que éstas fueronadquiridas con el propósito de aumentar los excedentes disponibles por medio dela percepción de los rendimientos, dividendos y participaciones, los cuales no seevidenciaron.

3.2.8. Detalle deudores

Representa el valor de los derechos de cobro de EMTULUÁ originados endesarrollo de sus funciones de cometido estatal, ésta cuenta se compone de losavances y anticipos entregados por concepto de convenios con el Municipio deTuluá y otros municipios, anticipos o saldos a favor por impuestos y contribuciones,otros deudores que incluye las cuentas por cobrar por concepto de arrendamientosy cuotas partes por cobrar a otras entidades, deudas de difícil recaudo y finalmentela correspondiente provisión de deudores, los cuales al cierre de la vigenciaauditada presentan el siguiente comportamiento:


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2012 % PARTC. 2013 % PARTC. % VARIAC.2.722.211 1,65% 1.740.050 1,08% -36,08%

424.638 0,26% 595.693 0,37% 40,28%429.015 0,26% 564.085 0,35% 31,48%400.481 0,24% 400.328 0,25% -0,04%

-400.694 -0,24% -400.694 -0,25% 0,00%3.575.651 2,16% 2.899.462 1,80% -18,91%

PROVISIÓN PARA DEUDORESTOTAL DEUDORESFuente: Estados Financieros EMTULUÁ

DEUDORESAVANCES Y ANTICIPOS ENTRGADOSANTICIPOS O SALDOS A FAVOR POR IMPUESTOS Y CONT.OTROS DEUDORESDEUDAS DE DÍFICIL RECAUDO



Como se puede observar la cuenta con mayor participación durante la vigencia2013 corresponde a los avances y anticipos entregados con un 1,08% y unavariación de -36,08%; de igual forma se observa que con relación a la vigenciainmediatamente anterior la cuenta con mayor variación obedece a los anticipos osaldos a favor por impuestos y contribuciones, con un incremento del 40,28%,seguido de la cuenta otros deudores con un aumento 31,48% y finalmente lasdeudas de difícil recaudo presentan una variación del -0,04%, éste último grupo decuentas se encuentra conformado por saldos que vienen desde el año 2000, noobstante a la fecha ha sido imposible su recuperación.

La variación total de la cuenta deudores con relación a la vigencia inmediatamenteanterior fue de -18,91%, la cual se debe a la legalización de los contratosefectuados con el propósito de ejecutar los convenios interadministrativos queposee la entidad con otros municipios, es decir, corresponde al pago decontratistas encargados de ejecutar los convenios.

La entidad presenta en sus estados contables saldos por concepto de deudas dedifícil cobro, saldos que vienen desde el año 2000, no obstante a la fecha no seobserva recuperación alguna por dicho concepto, en éste orden ideas se hacenecesario efectuar la depuración contable de dicha cuenta, lo anterior deconformidad con el deber de la entidad de depurar oportunamente la informacióncontable a fin de garantizar la razonabilidad de las cifras reportadas. Por otro ladose observa la respectiva provisión para deudores la cual asciende a la suma de$400.694.oo, provisión que corresponde específicamente a la cuenta 1475, esdecir, a cuentas de difícil recaudo, dando cumplimiento de ésta forma a lopreceptuado por el PGCP en las normas técnicas relativas a los deudores 2.9.1.1.3numeral 154, no obstante se evidencia que el valor de la provisión excede el valorde la cuenta sujeta a provisión, diferencia originada por la recuperación de carteraobtenida durante las vigencias 2012 y 2013, razón por la cual se hace necesario


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efectuar el correspondiente ajuste contable de tal forma que el valor provisionadono exceda las cifras reflejadas en la cuenta sujeta a provisión.

3.2.9. Detalle Propiedad, planta y equipo

La propiedad planta y equipo de EMTULUÁ está representada por todos los bienesque posee tanto en terrenos, construcciones en curso, edificaciones, plantas,ductos y túneles, redes, líneas y cables, equipo médico científico, muebles,enseres y equipos de oficina, equipo de computación y comunicación, equipo detransporte, tracción y elevación, tal como se detalla a continuación:

2012 % PARTC. 2013 % PARTC. % VARIAC.407.296 0,25% 407.296 0,25% 0,00%

0 0,00% 43.999 0,03% 100,00%1.623.567 0,98% 1.623.567 1,01% 0,00%2.504.083 1,52% 2.504.083 1,56% 0,00%

16.705.571 10,11% 16.705.571 10,38% 0,00%108.924 0,07% 108.924 0,07% 0,00%206.432 0,12% 213.666 0,13% 3,50%198.050 0,11983% 213.342 0,13251% 7,72%

72.214 0,04369% 72.214 0,04485% 0,00%-11.887.617 -7,19% -12.680.646 -7,87611% 6,67%

9.938.520 6,01% 9.212.016 5,72% -7,31%Fuente: Estados Financieros EMTULUÁ

EQUIPO MÉDICO CIENTÍFICOMUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINAEQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y COMUNICACIÓN

TOTAL PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

EQUIPOS DE TRANSPORTE Y ELEVACIÓNDEPRECIACIÓN ACUMULADA (CR)

CONSTRUCCIONES EN CURSOEDIFICACIONESPLANTAS, DUCTOS Y TÚNELESREDES, LÍNEAS Y CABLES

EMTULUÁBALANCE GENERAL COMPARATIVO A DICIEMBRE 31

(Cifras en miles de pesos)PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

TERRENOS

Cuadro No. 6

Al cierre de la vigencia 2013 la cuenta con mayor participación con relación alactivo total de EMTULUÁ, corresponde a las redes, líneas y cables con un 10,38%,donde se registran las redes de acueducto y alcantarillado, seguida de la cuenta deplantas, ductos y túneles con una participación del 1,56% por valor de$2.504.083.oo millones de pesos, que de igual forma corresponde a lainfraestructura o bienes objeto del canon de arrendamiento que se tiene conCENTROAGUAS desde el año 2000, los cuales originan para la entidad un altogasto producto de su depreciación mensual; la cuenta con mayor variación conrelación al año inmediatamente anterior corresponde las construcciones en cursocon un 100%.

Una vez analizada al detalle la cuenta construcciones en curso, a fin de establecerel origen de dichas variaciones, arroja como resultado que durante la vigencia2013 los movimientos presentados corresponden a erogaciones por conceptos queen realidad no constituyeron o hacen referencia a construcciones en curso, ya que


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se trató de gastos por concepto de estudios previos de proyectos sobre obrasejecutadas por el Municipio, por tal motivo no es procedente su respectivacapitalización, por lo anterior se considera que EMTULUÁ efectuó algunosregistros contables sin atender lo dispuesto en el Plan General de ContabilidadPública para el reconocimiento de los hechos económicos relacionados con lapropiedad, planta y equipo, cabe resaltar que la Entidad durante el proceso auditorprocedió a efectuar el ajuste respectivo registrando las reclasificacionespertinentes.

Para efectos de registro de la respectiva depreciación de sus bienes, la entidadmaneja el método de línea recta, procedimiento que se realiza de maneraindividual directamente por el Software Syscafé, no obstante dichas cifras sujetas adepreciación no se encuentran debidamente actualizadas dado que no se lleva uncontrol sobre las mejoras realizadas a los bienes o de los gastos incurridos para sufuncionamiento u operación, hechos que afectan significativamente el valor real delos bienes y por tanto de las cifras a depreciar mensualmente.

Mediante archivo magnético suministrado por la entidad, se logró evidenciar queEMTULUÁ cuenta con un registro de sus bienes los cuales se encuentrandebidamente identificados, valorados y con su respectiva fecha de adquisición, noobstante aunque la entidad cuenta con un software a través del cual se puedemanejar lo relacionado con recursos físicos, durante la vigencia auditada éste nooperó a cabalidad, ya que no se alimentó de manera adecuada, de tal forma queno se registraron los hechos relacionados con dichos bienes, tales como bajas deinventarios, registro de mejoras a los mismos, costos de mantenimiento incurridos,entre otros, de igual forma al solicitar información sobre el último inventario físicode bienes realizado, se observa el respectivo reporte que contiene la cantidad,descripción y serie de cada bien así como la dependencia o funcionario al que seencuentran cargados, no obstante no se evidencia la fecha en que se efectuó ni seencuentra debidamente suscrito por el responsable de su elaboración, situaciónque le impide ejercer un verdadero control sobre los mismos ni sus respectivashojas de vida donde se puedan registrar los hechos acontecidos con éstos queimpliquen un aumento o disminución de su valor, observándose un riesgosignificativo por posibles pérdidas de recursos por la falta de cuidado de estoselementos, es por ésta razón que los hallazgos provenientes de los Planes deMejoramiento de vigencias anteriores relacionados con éste tema, siguen en firme,hasta tanto se evidencie por parte de la Entidad las acciones correctivaspertinentes.

Se evidenció que EMTULUÁ cuenta con la documentación soporte idónea queacredita un derecho de propiedad cierto de los bienes registrados en los estados


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contables, por medio de la verificación de las escrituras públicas de una muestrade dos (2) de sus bienes inmuebles (Plaza de mercado público y del edificio dondese encuentran ubicadas las instalaciones de EMTULUÁ) y a través de la tarjeta depropiedad de los vehículos que se encuentran registrados contablemente, situaciónque indica que las cifras reflejadas en los estados financieros por dicho conceptocorresponden a la realidad económica de la entidad, al contar con los respectivostítulos de propiedad.

La entidad informa mediante oficio # 100-31-02-617 que el último avalúo técnico desu propiedad planta y equipo se efectuó en el año 2003, es decir, durante lavigencia auditada ya era necesario haberse realizado nuevamente, por tal motivose considera que las cifras reportadas en los Estados financieros en cuanto a losvalores de los bienes poseídos por EMTULUÁ E.S.P. no corresponden a larealidad, puesto que no han sido actualizados con el transcurrir del tiempo, dadoque desde el año 2003 no se llevan a cabo los respectivos estudios técnicos,transgrediendo presuntamente lo estipulado por la Resolución 354 del 5 deseptiembre de 2007 RCP, capítulo III del Manual de Procedimientos, procedimientocontable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con laspropiedades, planta y equipo numeral 20. Frecuencia de las actualizaciones, dondese establece la obligatoriedad de los entes públicos de efectuar con unaperiodicidad de tres años la actualización de los valores de los bienes poseídos pormedio de estudios técnicos realizados por expertos en el tema, y posteriormenteefectuar el registro de la actualización de los avalúos en la contabilidad al cierre delperíodo contable, afectando las cuentas y subcuentas necesarias de conformidadcon los procedimientos establecidos en el PGCP vigente y demás normas que lomodifiquen o adicionen.

PÒLIZAS DE SEGURO

La entidad cuenta con las respectivas pólizas que aseguran los vehículos de supropiedad, de igual forma EMTULUÁ constituyo póliza Multiriesgo con laAseguradora Solidaria de Colombia identificada con el No. 650-73-994000000019asegurando un valor total de $6.123.715.415.oo, estableciendo los siguientesamparos:

Manejo global comercial $ 55.000.000Equipo eléctrico y electrónico $ 1.124.898.029Sustracción con violencia $ 641.270.511Rotura de Maquinaria $ 114.927.878Terremoto, temblor, erupción volcánica, maremoto $ 5.668.715.365


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Asonada, motín, huelga, actos mal intencionados $ 5.668.715.415Asistencia Multiriesgo $ 16.633.805Arrendamiento por alojamiento temporal $ 283.952.813Incendio y rayos en aparatos eléctricos $ 70.000.000Responsabilidad civil extracontractual $ 400.000.000Incendio, rayos y anexos $ 4.543.817.386

3.2.10. Detalle Pasivos

Los pasivos de EMTULUÁ, se componen principalmente por operaciones decrédito público, cuentas por pagar, obligaciones laborales y de seguridad socialintegral, pasivos estimados, entre otros, como se detalla a continuación:

2012 % PARTC. 2013 % PARTC. % VARIAC.0 0,00% 135.000 0,9962% 100,00%

8.778.198 57,13% 4.849.905 35,79% -44,75%61.692 0,40% 78.767 1% 28%

6.410.574 42% 8.364.055 62% 30%115.092 1% 123.792 1% 8%

15.365.556 100,00% 13.551.519 100,00% -11,81%Fuente: Estados Financieros EMTULUÁTT PASIVOS

(Cifras en miles de pesos)PASIVOS

OPERACIONES DE CRÉDITO PÚBLICOCUENTAS POR PAGAROBLIGACIONES LABORALES Y DE SEG. SOCIAL INT.PASIVOS ESTIMADOSOTROS PASIVOS


BALANCE GENERAL COMPARATIVO A DICIEMBRE 31

Para la vigencia 2013 las operaciones de crédito público tuvieron una participacióndel 0,0010%, las cuentas por pagar del 35,79%, las obligaciones laborales y deseguridad social integral del 1%, los pasivos estimados el 62% y finalmente otrospasivos con una participación del 1%. En éste orden de ideas la cuenta con mayorparticipación obedece a las cuentas por pagar, que a su vez se compone deadquisición de bienes y servicios nacionales, acreedores, retención en la fuente atítulo de timbre, impuestos, contribuciones y tasas, impuesto al valor agregado IVAy avances y anticipos recibidos, ésta última subcuenta corresponde a convenioscon otros municipios.

Como se observa EMTULUÁ al cierre de la vigencia 2013, reporta en sus EstadosFinancieros por concepto de deuda pública un saldo de $135.000.000, empréstitoadquirido con INFITULUÁ por éste valor el 27 de noviembre de 2013, cuyovencimiento se encuentra estipulado para el mes de diciembre del año 2014, a unatasa de interés del DTF + 2.5 puntos, resaltando que dicho crédito se empieza a


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cancelar durante la vigencia 2014 ya que se les concedió un periodo de gracia, deigual forma se evidencia mediante acta de junta directiva No. 04-2013 del 25 deoctubre de 2013, la aprobación por parte de ésta para adquirir el respectivo crédito.

Las Disminuciones de la cuenta del pasivo obedecen principalmente al pago decuotas partes por pagar a Centroaguas, y a la ejecución de convenios que setienen con otros municipios.

3.2.11. Pasivos estimados

En ésta cuenta se registra el pasivo pensional que posee EMTULUÁ directamentecon pensionados por nómina, cuotas partes pensionales con Centroaguas y otrasentidades estatales y finalmente el cálculo de las cuotas partes de bonospensionales. Al cierre del ejercicio EMTULUÁ procedió a actualizar dichas cifrascon base en el cálculo actuarial realizado por la entidad PROSEGUROS deMedellín, dicho cálculo generó un gasto neto de $2.452 millones de pesos, al pasar16 pensionados compartidos con Centroaguas a 34.

Por otro lado, ésta cuenta registra también los valores por concepto de provisiónpara contingencias (Litigios y demandas) la cual al cierre de la vigencia presentaun saldo de $25.000.000.

Se evidencia que la entidad tiene registrada contablemente la suma de$25.000.000.oo por concepto de pasivos estimados para atender contingenciasrelacionadas con litigios y demandas, no obstante al efectuar una revisión alinforme suministrado por la entidad donde se encuentran plenamente identificadaslas respectivas demandas que cursan en contra de la entidad, se establece quedichas pretensiones superan en gran proporción las sumas provisionadas, de igualforma se observa que de una vigencia a otra dicha provisión no presentó variaciónalguna, es decir, durante la vigencia auditada no se registraron valores porconcepto de provisión para posibles contingencias, incumpliendo de ésta forma lopreceptuado por el PGCP en su numeral 2.9.1.2.6 Pasivos estimados 233. Noción.Los pasivos estimados comprenden las obligaciones a cargo de la entidad contablepública, originadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud del valor depende deun hecho futuro; estas obligaciones deben ser justificables y su medición monetariaconfiable”, lo anterior teniendo en cuenta además que tratándose de laudosarbitrales y conciliaciones extrajudiciales es factible constituir provisiones deacuerdo con la evaluación de riesgo de las mismas, es por ésta razón que loshallazgos provenientes de los Planes de Mejoramiento de vigencias anterioresrelacionados con éste tema, siguen en firme, hasta tanto se evidencie por parte dela Entidad las acciones correctivas pertinentes.


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3.2.12. Detalle Patrimonio

El patrimonio de EMTULUÁ está conformado por el resultado de ejerciciosanteriores, resultado del ejercicio, superávit por valorización, revalorizaciones delpatrimonio y efecto del saneamiento contable, como se detalla a continuación:

2012 % PARTC. 2013 % PARTC. % VARIAC.-920.351 -0,61% -1.627.643 -1,10% 76,85%-707.292 -0,47% -2.500.466 -1,70% 253,53%

141.466.605 94,37% 141.618.719 96,05% 0,00%9.271.754 6,18% 9.155.818 6,21% -1,25%

803.453 0,54% 803.453 0,54% 0,00%149.914.169 100,00% 147.449.881 100,00% -1,64%

REVALORIZACION DEL PATRIMONIOEFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE

Fuente: Estados Financieros EMTULUÁTOTAL PATRIMONIO

RESULTADO EJERCICIOS ANT.RESULTADOS DEL EJERCICIOSUPERAVIT POR VALORIZACION



PATRIMONIO

Como se puede observar la mayor participación con respecto al patrimonio total latiene el superávit por valorización con un 96,05%, que comprende lasvalorizaciones registradas de las acciones y de otros bienes, valorizaciones que noestán suficientemente soportados técnica y financieramente, generando con ellouna sobrestimación de los activos e inadecuada revelación en los estadosfinancieros, afectando con ello su razonabilidad y la realidad económica del ente,situación detectada en Auditoría Regular a la vigencia 2011 la cual se encuentra enproceso sancionatorio; finalmente se encuentra la revalorización del patrimonio conun 6,21% de participación, cuya variación corresponde al pago del impuesto alpatrimonio anual.

EMTULUÁ a diciembre 31 de 2013 arrojó una pérdida neta contable de($2.500.466, cifras en miles) que comparado con el resultado a diciembre de 2012que correspondió a la suma de ($707.292), presenta un aumento significativo de($1.793.174), es decir, se observan pérdidas recurrentes en las últimas dosvigencias.

3.2.13. Cuentas de orden

En ésta cuenta se encuentran registrados bienes entregados en custodia aterceros y litigios y demandas tanto a favor como en contra de la entidad.


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3.2.14. Detalle Ingresos

Los ingresos de EMTULUÁ están constituidos por venta de servicios, en éstapartida se encuentran registrados los ingresos por concepto de la administraciónde los convenios, de igual forma la cuenta de ingresos se compone de otrosingresos entre los cuales se encuentran los ingresos financieros (Rendimientosfinancieros de los convenios), otros ingresos ordinarios (Arrendamientos aCentroaguas, Municipio y Frigotimaná) e ingresos extraordinarios, como se detallaa continuación:

2012 2013 % VARIAC.5.873.968 337.352 -94,26%

260.659 95.441 -63,38%2.808.080 2.939.414 4,68%

8.813 1.693 -80,79%147.979 118.607 -19,85%

9.099.499 3.492.507 -61,62%TOTAL INGRESOSFuente: Estados Financieros EMTULUÁ

FINANCIEROSOTROS INGRESOS ORDINARIOSINGRESOS EXTRAORDINARIOSAJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES

EMTULUÁESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL

(Cifras en millones de pesos)INGRESOS

OTROS SERVICIOS

Cuadro No. 9

El comportamiento de los ingresos durante la vigencia 2013 presentó en algunoscasos disminuciones significativas con relación al año inmediatamente anterior,como es el caso de los ingresos por concepto de otros servicios con una variaciónde -94,26%, como consecuencia de que la administración de los convenios seregistra al momento de su suscripción, en éste caso en el año 2011, seguido delos ingresos extraordinarios con una variación del -80,79% en ésta cuentabásicamente se registran los reintegros pensionales que recibe la Entidad, loscuales son eventuales y finalmente los ingresos financieros con una variaciónnegativa de 63,38%, siendo estas las variaciones significativas de los ingresos.

La disminución general que presentan los ingresos obedece a que la entidaddeterminó como política contable que los ingresos provenientes de la ejecución deconvenios, por tratarse de ingresos de terceros, se seguirían manejando en lacuenta contable 245003 y no afectando la cuenta de ingresos propios.

No obstante se observa un aumento en otros ingresos ordinarios del 4,68% que sedebe a que todos los contratos de arrendamiento se incrementan cada año segúnel IPC, ésta cuenta representa el origen principal de los ingresos que recibe


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EMTULUÁ para el desarrollo de sus operaciones y que provienen principalmentedel canon de arrendamiento con Centroaguas, Municipio de Tuluá y Frigotimaná.

3.2.15. Detalle Gastos

Los gastos de EMTULUÁ se componen de los gastos de administración, gastos deoperación, por provisiones, agotamientos y depreciaciones, gasto público social yotros gastos como se detalla a continuación:

2012 2013 % VARIAC.2.643.412 4.750.542 79,71%

0 33 100,00%779.887 793.029 1,69%351.575 283.303 -19,42%232.971 166.066 -28,72%

4.007.845 5.992.973 49,53%Fuente: Estados Financieros EMTULUÁ

PROVISIONES,AGOTAMIENTOS,DEPRECIAC.

TOTAL GASTOS

OPERACIÓN

GASTO PÚBLICO SOCIALOTROS GASTOS

EMTULUÁESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL

(Cifras en millones de pesos)GASTOS

ADMINISTRACION

Cuadro No. 10

La variación más significativa corresponde a los gastos de operación, que para lavigencia 2013 presentaron un incremento del 100% con relación al añoinmediatamente anterior, al analizar el movimiento contable de ésta cuenta seevidencia que obedece a un error de digitación o imputación contable, seguido delos gastos de administración con un aumento del 79,71% como consecuencia delajuste del cálculo actuarial resultante de la respectiva actualización.

En cuanto a los gastos por concepto de personal se presentó un incremento queobedece a la nivelación salarial realizada en el año 2013, de igual forma seobservó disminuciones significativas en aportes a la nómina que obedeció a laentrada en vigencia de la reforma tributaria a través de la cual la empresa quedóexonerada de cancelar aportes al SENA e ICBF. Por otro lado la partida mássignificativa de los gastos generales corresponde a honorarios, producto delcontrato de interventoría sobre el contrato que tiene EMTULUÁ con Centroaguas.

Observación

Se hace necesario efectuar la correspondiente reclasificación de las cifrasreflejadas en los Estados Financieros por concepto de gastos operacionales, dado


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que la oficina de contabilidad manifiesta que se trata de un error de digitación, loanterior teniendo en cuenta que las cifras presentadas en los Estados Contablesdeben reflejar la realidad económica de la entidad, para ello cada erogaciónefectuada debe estar debidamente clasificada y revelada en las cuentas del gastocorrespondiente de conformidad con lo establecido por el PGCP.

3.2.16. Egresos por pago de impuestos, tasas y contribuciones

Se procedió a solicitar la muestra de pago de estampillas correspondiente a losmeses de marzo, junio, septiembre y diciembre de la vigencia auditada donde seevidenció que para el mes de septiembre se pagó sanción e intereses moratoriospor valor de doscientos setenta mil pesos ($270.000.oo), esto debido a lapresentación extemporánea de las estampillas Prounivalle y Prohospitales.Durante la auditoría se pudo verificar que se crearon las cuentas por cobrar a tresfuncionarios por valor de noventa mil pesos ($90.000.oo) a cada uno, con el fin decancelar la respectiva sanción impuesta en la vigencia 2013.

Se procede a tomar una muestra del pago de Retención en la fuenteevidenciándose que fue presentado y cancelado sin sanciones ni interesesmoratorios.

Al analizar el adecuado reconocimiento y revelación en los Estados Financieros dela entidad con corte a diciembre 31 de 2013 de los pagos por conceptos deestampillas, se observa que el saldo correspondiente a recaudos a favor deterceros por concepto de estampilla Pro-Uceva del mes de diciembre de la vigenciaauditada no corresponde a lo realmente recaudado y transferido por EMTULUÁ, yaque contablemente dicho monto es superior, lo anterior indica que los pasivos de laentidad en cuanto a recaudos a favor de terceros se refiere, se encuentran sobre-estimados en la suma de $220.000.oo y no reflejan la realidad económica del enteauditado, es de anotar que la Entidad contablemente reclasifica los saldosexistentes por concepto de recaudos a favor de terceros a una cuenta por pagar, lacual es cancelada una vez se efectúa el correspondiente pago.

3.2.17. Egresos por concepto de Nómina

Se procede a realizar la revisión de nómina de los meses de marzo, junio,septiembre y diciembre de la vigencia auditada encontrándose que cuentan con untotal de quince (15) funcionarios, se evidencia que la entidad realiza un anticipo del40% a los mismos en la primera quincena del mes. También se observa undescuento de cinco mil pesos ($5.000.oo) por concepto de celebración, se solicitasoporte de la autorización previa evidenciándose que falta la debida autorización


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de la Asesora Jurídica de la Entidad y que además dicho soporte no está contenidoen un formato oficialmente aprobado por el sistema de gestión de calidad,adicionalmente no existe el respectivo acto administrativo donde se expreseclaramente la destinación que se hará para dicho recurso y el responsable delrecaudo y manejo del mismo, cabe aclarar que la empresa no puede descontar oretener valor alguno del salario a un funcionario sin el consentimiento expreso delmismo, a no ser que medie orden judicial competente.

En la planilla de nómina se observa una casilla llamada cuentas por cobrar aempleados donde se les hace diferentes deducciones del salario, se consideranecesario que esta información sea de forma clara y concisa para que un terceroque requiera obtener información de la planilla pueda entender cuáles son losdescuentos que se les hace a los funcionarios ya que ahí no se encuentrarelacionado de forma explícita.

3.2.18. Egresos por concepto de Seguridad Social

Se procede a revisar el soporte de pago de cuatro meses de la vigencia auditada yse evidencia que solo para el mes de marzo se cancelaron los aportes parafiscalesal Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA) y del Instituto Colombiano deBienestar Familiar (ICBF), el artículo 25 de la ley 1607 de 20125 cita:

“Exoneración de aportes. A partir del momento en que el Gobierno Nacionalimplemente el sistema de retenciones en la fuente para el recaudo del Impuestosobre la Renta para la Equidad (CREE) , y en todo caso antes del 1º de julio de2013, estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor delServicio Nacional del Aprendizaje (SENA) y del Instituto Colombiano deBienestar Familiar (ICBF), las sociedades y personas jurídicas y asimiladascontribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios,correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmenteconsiderados, hasta diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes”.,

Y el decreto reglamentario 862 de 20136 en su Artículo 8 establece que

“A partir del 1 de mayo de 2013, fecha en la que de conformidad con lo previstoen el artículo 20 del presente Decreto se implementará el sistema de retenciónen la fuente para efectos del recaudo del impuesto sobre la renta para la equidad– CREE, las sociedades, y personas jurídicas y asimiladas contribuyentesdeclarantes del impuesto sobre la renta y complementarios y sujetos pasivos delimpuesto sobre la renta para la equidad - CREE, estarán exoneradas del pagode los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

5 Ley 1607 de 2012 “Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones”6 Decreto reglamentario 862 de 2013 “Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1607 de 2012”.


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y del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, correspondientes a lostrabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10)salarios mínimos mensuales legales vigentes.”

En este orden de ideas, a partir del 1° de mayo de 2013 empezó a implementarseel Impuesto sobre la renta para la equidad CREE el cual consagra la normaanteriormente citada, que solo están exentos del pago de aportes parafiscalesSENA e ICBF los trabajadores que individualmente devenguen menos de 10salarios mínimos mensuales legales vigentes, para el año 2013 el salario mínimoestaba en quinientos ochenta y nueve mil quinientos pesos ($589.500.oo), conbase en esto, dicha exoneración no amparaba al Gerente de EmpresasMunicipales E.S.P ya que en dicha vigencia devengaba seis millones once miltrescientos setenta y siete pesos ($6.011.377.oo), infringiendo con esto la Ley1607 de 2012.

A continuación se presenta relación de pagos efectuados por concepto deseguridad social y parafiscales:

PRIMA DESERVICIOS

PRIMA DENAVIDAD

APORTEPENSIÓN

APORTE EPS CCF

ANDRES ALBERTO ALVAREZ 3.005.689$ 6.522.762$ 360.683$ 255.484$ 381.138$CHRISTIAN ROMERO ARIAS 1.479.621$ 3.082.544$ 177.555$ 125.768$ 182.487$NELSON COPETE RODRIGUEZ 1.101.820$ 2.486.746$ 132.218$ 93.655$ 143.543$NEIGER ERAZO 1.101.820$ 2.391.102$ 132.218$ 93.655$ 139.717$ISABEL CRISTINA PUERTA 701.158$ 1.460.746$ 84.139$ 59.598$ 86.476$SANDRA PATRICIA SALAZAR -$ -$ -$ -$ -$CARLOS EDUARDO GONZALEZ -$ 183.637$ -$ -$ 7.345$MARIA SOCORRO OQUENDO -$ 1.818.985$ -$ -$ 72.759$LUIS FERNANDO ARANGO -$ 702.541$ -$ -$ 28.102$DIDER NORBEL PEDRAZA 507.711$ 1.103.403$ 60.925$ 43.155$ 64.445$GERMAN PEREIRA RODAS 617.538$ 1.341.745$ 74.105$ 52.491$ 78.371$FABIOLA DÁVILA LÓPEZ 368.261$ 800.777$ 44.191$ 31.302$ 46.762$CLAUDIA PATRICIA VICTORIA 615.886$ 1.338.159$ 73.906$ 52.350$ 78.162$SAMIR SAENZ CORREA 480.326$ 1.043.974$ 57.639$ 40.828$ 60.972$SANDRA PATRICIA SANCHEZ 992.174$ 2.239.280$ 119.061$ 84.335$ 129.258$LUZ ELIANE GIL PRADA 992.174$ 2.162.672$ 119.061$ 84.335$ 126.194$TOTAL 11.964.178$ 28.679.073$ 1.435.701$ 1.016.955$ 1.625.730$TOTAL REEMBOLSO $ 4.078.387

RELACIÓN PAGOS EFECTUADOS POR CONCEPTO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

En el gráfico anterior se evidencia que se realizaron aportes por concepto deseguridad social y parafiscales incluyendo en el Ingreso Base de Cotización laprima de navidad; del mismo modo incluyeron la prima de navidad y prima deservicios en la base de cotización para el pago de los aportes a la caja decompensación, invocando la Ley 21 de 19827 que en su Artículo 17 cita:

7 Ley 21 de 1982 “Por la cual se modifica el régimen del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones”.


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“Para efectos de la liquidación de los aportes al régimen del Subsidio Familiar,Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Escuela Superior de AdministraciónPública (ESAP), Escuelas Industriales e Institutos Técnicos, se entiende pornómina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de losdiferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral,cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansosremunerados de ley y convencionales o contractuales”.

Por su parte el código sustantivo del trabajo en su Artículo 128, expresamenteseñala que pagos no constituyen salarios:

“No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidadrecibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificacionesocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economíasolidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni paraenriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, comogastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otrossemejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos 8 y 9, nilos beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional ocontractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando laspartes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o enespecie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primasextralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad”.

De igual forma, el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP haceclaridad con respecto al tema de si la prima de navidad se tiene en cuenta en labase de cotización, pronunciándose así: “La Prima de Navidad contenida en elDecreto 1045 de 1978 se constituye como una prestación social reconocida tantopara los empleados públicos del orden nacional como los del orden territorial, paraestos últimos a partir del primero de septiembre de 2002, con la promulgación delDecreto 1919 del mismo año.

(...) en concepto de esta Dirección, para la liquidación de los aportesparafiscales, en el caso de las entidades oficiales, se deberán tener en cuentatodos aquellos valores que habitual y periódicamente reciba el empleado comoretribución por sus servicios y que se constituyan como salario; de modo que laPrima de Navidad al estar concebida como prestación social, no deberá sertenida en cuenta para la liquidación de los referidos aportes.”

En este orden de ideas, al considerar que las primas no constituyen salario,significa que esos desembolsos no forman parte de la base para el cálculo deaportes parafiscales ni de la seguridad social, constituyendo con esto un presuntodetrimento patrimonial por valor de cuatro millones setenta y ocho mil trescientosochenta y siete pesos ($4.078.387.oo).


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Se evidencia que se incluyó como ingreso base de cotización viáticos por valor desetenta mil pesos ($70.000.oo) al Director Financiero y Administrativo de la entidadpara pago a la caja de compensación familiar en el mes de diciembre de lavigencia auditada, transgrediendo el Código Sustantivo de Trabajo Artículo 130 ymodificado por el Artículo 17 de la Ley 50 de 1990 parágrafo 3 que cita:

”Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticosaccidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimientoextraordinario, no habitual o poco frecuente”.

3.2.19. Egresos por concepto de prestaciones sociales

Se observa mediante la revisión de archivo en el cual reposa todo lo concernientea nómina, la correcta liquidación de vacaciones de los funcionarios de EmpresasMunicipales de Tuluá E.S.P., sin embargo no se evidencia copia de las respectivasresoluciones por medio de las cuales se conceden vacaciones como soporte paraadjudicar este pago en el archivo anteriormente citado, de igual forma se procedea revisar las historias laborales de tres funcionarios de la Entidad para verificar sicontenían dichas Resoluciones y se evidencia que tampoco se encuentranarchivadas las mismas, como lo establece la Ley 594 de 2000 en su Artículo 118.

Se evidencia la entrega de dotación a cuatro funcionarios tal como lo establece laLey 70 de 19889 que cita:

“Los empleados del sector oficial que trabajan al servicio de los ministerios,departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos,unidades administrativas especiales, empresas industriales o comerciales de tipooficial y sociedades de economía mixta, tendrán derecho a que la entidad conque laboran les suministre cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un par dezapatos y un (1) vestido de labor, siempre que su remuneración mensual seainferior a dos (2) veces el salario mínimo legal vigente, Esta prestación sereconocerá al empleado oficial que haya cumplido más de tres (3) meses alservicio de la entidad empleadora”.

No obstante, se observa en la respectiva historia laboral que se adjudica cuatrovestidos y un par de zapatos a los funcionarios transgrediendo la norma ya quedeberían haber suministrado tres pares de calzado para cubrir el total de ladotación de la respectiva vigencia.

8 Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos”.9 Ley 70 de 1988 “Por la cual se dispone el suministro de calzado y vestido de labor para los empleados del sector público”.


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También se observa la correcta liquidación de la prima de navidad y latransferencia efectuada a cada una de las cuentas de los funcionarios de EmtuluáE.S.P., De conformidad con el artículo 11 del Decreto 3135 de 196810.

3.2.20. Deducciones y retenciones a muestra de contratación

Por otro lado se procede a verificar las deducciones y retenciones efectuadas auna muestra determinada de contratos celebrados por Empresas Municipales deTuluá - EMTULUÁ durante la vigencia fiscal 2013, encontrando que efectivamentela entidad cumplió con su deber de realizar las correspondientes deducciones yretenciones a que hubo lugar aplicando a su vez las tarifas establecidas por leydependiendo el tipo de contrato celebrado.

3.2.21. Gestión Presupuestal

El Sistema Presupuestal Colombiano se encuentra regulado por el Decreto 111 de1996, Decreto 115 de 1996, la Ley 813 de 2003 y el Decreto 4730 de 2005, estesistema implica tres elementos de tiempo como son la Formulación, la Ejecución yla Evaluación, en éste orden de ideas se presenta la evaluación de los siguientesplanes e instrumentos presentados por EMTULUÁ: Plan Operativo Anual deInversiones, Plan Estratégico, Plan Financiero y Presupuesto.

Plan Operativo Anual de Inversiones

El Plan Operativo Anual de Inversiones señala los proyectos de inversiónclasificados por sectores, órganos y programas, para el caso concreto deEMTULUÁ, éste se rige por el Plan Operativo Anual de Inversiones aprobado porla Administración Municipal de Tuluá para los proyectos relacionados con el objetosocial de la entidad a través de los respectivos convenios interadministrativos quese suscriban con ésta, en el cual se plasman diferentes proyectos de inversióndestinados a fortalecer la infraestructura existente, posibilitando la expansión deredes a diferentes áreas, el cual contempla la ejecución de proyectos de inversiónpara la vigencia 2013 por medio de EMTULUÁ por valor de $3.990.424.245.oo, noobstante al efectuar un seguimiento a la ejecución de dichos proyectos, se observaque para la vigencia 2013 sólo se suscribió un convenio interadministrativo porvalor de $1.553.832.713.oo y que de igual forma se efectuaron adiciones aconvenios de vigencias anteriores por la suma de $711.298.956.oo, al efectuar unanálisis de lo realmente ejecutado por EMTULUÁ sobre dicho convenio se observa

10 Decreto 3135 de 1968 “Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el privado y seregula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales”.


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que éste se cumplió en un 75,96%, de igual forma ejecutó proyectos a través deconvenios interadministrativos con otros municipios, y finalmente ejecutó proyectoscon recursos propios por valor de $204.898.948 millones, entre los que se puedendestacar proyectos destinados a la reparación de bocatoma y sistema deacueducto rural, actualización de información de tarifas para el cobro del servicio,reportes de estratificación, complementación del catastro de las redes deacueducto y alcantarillado del corregimiento de Aguaclara, entre otros.

Plan Estratégico

El Plan Estratégico de EMTULUÁ, fue adoptado mediante Resolución No. 308 deDiciembre 31 de 2012, para lo cual la entidad adelantó un estudio de PlaneaciónEstratégica encaminado a conseguir la formulación de las diferentes estrategiasque seguirá la empresa para el periodo de tiempo comprendido entre 2012 y 2015.

Se evidencia que EMTULUÁ dentro de su planeación estratégica no ligó los planesde acción al presupuesto de la Entidad, a fin de poder monitorear el cumplimientode lo planeado dentro de sus capacidades financieras, dado que al evaluar el Planestratégico suministrado por la Entidad para la vigencia 2013, éste presentaalgunas falencias puesto que no se observa en su contenido la respectivaproyección financiera de los recursos disponibles para la ejecución de proyectos deinversión, de tal forma que no es posible medir el grado de cumplimiento del mismocon relación al presupuesto ejecutado por la entidad.

Plan Financiero

El Plan Financiero es un instrumento de planificación y gestión financiera del sectorpúblico, que partiendo de un diagnóstico, determina objetivos, estrategias y metasde ingresos y gastos, para lograr objetivos del plan estratégico de la entidad, acontinuación se plasma el Plan Financiero de Empresas Municipales de Tuluá-EMTULUÁ 2012-2015.


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SALDO INICIAL 18.361.093 2.711.282 77.633.946 110.215.166FUENTES DE FINANCIACIONINGRESOSPOR VENTAS DE SERVICIOS 1 1ARRENDAMIENTOS 2.768.019.240 3.022.201.825 3.171.639.477 3.266.788.661Contrato 017 2.534.459.208 2.672.454.356 2.752.627.987 2.835.206.827Canon del Edif icio 180.097.776 160.160.880 164.965.706 169.914.678Canon de Bodega 45.174.600 44.458.920 45.792.688 47.166.468Lote Kr 28 Cl 29 8.287.656 7.663.200 7.893.096 8.129.889Frigotimana 125.464.468 188.000.000 193.640.000Otros alquileres 12.000.000 12.360.000 12.730.800ADMINISTRACION DE RECURSOS DETERCEROS

12.000.000 12.000.000 12.000.000

TOTAL INGRESOS Y RECURSOS DEFINANCIACION RECURSOS PROPIOS

2.768.019.240 3.034.201.825 3.183.639.477 3.278.788.661

FUNCIONAMIENTO 3.041.216.450 3.041.192.951 3.132.428.740 3.226.401.602Gastos de personal 1.173.666.496 1.302.981.151 1.342.070.586 1.382.332.703Prima de servicios 10.482.000 11.886.000 12.242.580 12.609.857Prima de navidad 22.748.000 31.530.000 32.475.900 33.450.177Cesantías e intereses 3.051.000 38.256.000 39.403.680 40.585.790Vacaciones 21.838.000 32.181.000 33.146.430 34.140.823Demás conceptos de servicios personales258.387.496 482.326.775 496.796.579 511.700.476Servicios personales indirectos 824.520.000 699.656.376 720.646.067 742.265.449Viaticos 32.640.000 7.145.000 7.359.350 7.580.131Contribuciones inherentes a la nómina 120.401.428 532.046.779 548.008.182 564.448.428Transferencias pensionales 1.142.760.367 1.193.165.021 1.228.959.972 1.265.828.771Gastos generales 604.388.159 13.000.000 13.390.000 13.791.700TOTAL GASTOS DE OPERACIÓN 3.041.216.450 3.041.192.951 3.132.428.740 3.226.401.602

3 DEFICIT O AHORRO CORRIENTE (1-2) -273.197.210 -6.991.127 51.210.737 52.387.059

INGRESOS DE CAPITAL 277.470.210 100.024.000 24.000 24.000Dividendos 12.000 12.000 12.000 12.000Recuperación de cartera 277.446.210 100.000.000 0 0Venta Activos N. Fcros Sector Publico 12.000 12.000 12.000 12.000RENDIMIENTOS FINANCIEROS 79.189 11.316.635 11.656.134 12.005.818Intereses Bancarios 79.189 1.316.635 1.356.134 1.396.818Intereses de Mora 10.000.000 10.300.000 10.609.000Otros ingresos Financieros 0 0 0 0TOTAL INGRESOS DE CAPITAL 277.549.399 111.340.635 11.680.134 12.029.818

5 GASTOS DE CAPITAL INVERSIONGastos de Inversiòn 20.002.000 29.426.845 30.309.650 31.218.940TOTAL GASTOS DE INVERSION 20.002.000 29.426.845 30.309.650 31.218.940

DEFICIT O SUPERAVIT 3 + 4 - 5 -15.649.811 74.922.663 32.581.221 33.197.938SALDO FINAL ACUMULADO 2.711.282 77.633.946 110.215.166 143.413.104

2015

EMPRESAS MUNICIPALES DE TULUA E.S.P

PLAN FINANCIERO 2012-2015

2

CONCEPTO

1

4

2012 2013 2014

Se evidencia en la etapa de elaboración del respectivo Plan Financiero de laentidad, que no se encuentran documentadas variables de importancia tales comoun diagnóstico que le permita a la entidad detectar aspectos como: Laproblemática financiera, las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades pormedio del análisis de la estructura de los ingresos y gastos de la Entidad, a travésde la observancia del comportamiento histórico y de la vigencia de los mismos, asícomo de la relación entre ambos, tendiente a identificar la capacidad deendeudamiento y el financiamiento del gasto corriente, tampoco se observa ladefinición de objetivos, estrategias y metas del Plan Financiero, donde a su vez secontemplen los objetivos específicos y de mediano plazo, finalmente tampoco seevidencia las acciones y medidas específicas en las que va a sustentar el


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cumplimiento de sus metas con sus correspondientes cronogramas de ejecución,es decir, no se observa el contenido mínimo que debe poseer éste instrumento dePlaneación Financiera, finalmente no se evidenció el acto administrativo a travésdel cual se efectuó su aprobación.

3.2.22. Presupuesto General

El Presupuesto General de Ingresos y Gastos para la vigencia 2013 se liquidómediante Acta de junta directiva No. 04-2012 por un valor inicial de$3.071.640.000.oo, con las modificaciones efectuadas resultó un presupuestodefinitivo de $5.275.518.465.oo.

Con relación a la aprobación del presupuesto general de Empresas Municipales deTuluá – EMTULUÁ para la vigencia 2013, sólo se evidencia el Acta de Juntadirectiva ya mencionada, la cual no cuenta con el respectivo anexo del detalle alpresupuesto a aprobar o en su defecto el valor del total del presupuesto a aprobar,en éste orden de ideas no se puede verificar que el valor del presupuesto de laentidad corresponda al realmente aprobado por la junta directiva y finalmente no seevidenció la respectiva resolución o acto administrativo expedido por la entidad através del cual se liquida éste.

Presupuesto de ingresos

EMTULUÁ efectúa la proyección del recaudo de sus ingresos incrementando elvalor del arrendamiento según el IPC, al ser estos los principales ingresos quepercibe la entidad, para el presupuesto de terceros se incorporan al presupuestoen la medida en que se firman los convenios, para el caso concreto del Municipiode Tuluá se basan en el POAI suministrado por la secretaría de hacienda delMunicipio y con base en eso se programan los proyectos que se van a ejecutar.

El presupuesto de ingresos de la entidad está conformado por la disponibilidadinicial, ingresos corrientes, y recursos de capital, resaltando que la entidad norecibe transferencias Municipales, EMTULUÁ opera con recursos propiosprovenientes de los arrendamientos.


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Cuadro No. 11PRESUPUESTO DE INGRESOS VIGENCIA 2013

DESCRIPCIÓN PPTO DEFINITIVO PPTO EJECUTADO % EJECUCIÓNDisponibilidad inicial 1.711.050.868,00 1.711.047.868,00 100,00%

TOTAL INGRESOS 5.275.518.465,00 5.030.658.647,00 95,36%Fuente: Presupesto EMTULUÁ

Ingresos corrientes 3.516.082.572,00 3.274.633.936,00 93,13%Recursos de capital 48.385.025,00 44.976.843,00 92,96%

El mayor nivel de ingresos se reflejó en los ingresos corrientes representando el65, 09% del total de los mismos que corresponde a los arrendamientos, seguido dela disponibilidad inicial, en éste orden de ideas, el nivel de ingresos más bajo sereflejó en los recursos de capital ya que básicamente corresponden a losrendimientos financieros y eventualmente recuperaciones de cartera.

En cuanto al cumplimiento de las metas del presupuesto de ingresos de EMTULUÁse observa que se alcanzó un 95,36% representado básicamente en el canon dearrendamiento percibido, el cual como se mencionaba anteriormente son suprincipal fuente de ingresos.

A continuación se presenta un análisis del comportamiento de los ingresos durantela vigencia auditada con relación a la inmediatamente anterior:

122.888.618,47

21,02%252,00%-63,51%

1.711.047.8682.816.922.798

457.711.138140.800

44.836.043

Cuadro No. 12PRESUPUESTO DE INGRESOS COMPARATIVO POR VIGENCIAS

CONCEPTO EJECUTADO 2012 EJECUTADO 2013 % VARIACIÓNDisponibilidad inicial 1.762.650.910,00 -2,93%

TOTAL INGRESOS 4.965.884.562,47 5.030.658.647,00 1,30%

Ingresos operacionales 2.702.090.629,00 4,25%

Fuente: Presupesto EMTULUÁ

Otros ingresos no tributariosRecursos del balance

Rendimientos x operaciones financieras

378.214.405,0040.000,00

Como se puede observar el rubro con mayor variación corresponde a los recursosdel balance con una variación del 252% que obedece al crédito adquirido conINFITULUÁ, seguido de las rendimientos por operaciones financieras con unavariación negativa de 63,51% dado que se procedió a entregar a CENTROAGUASlos recursos por concepto de cuotas partes que venían en proceso.

3.2.23. Presupuesto de gastos


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Los gastos de la entidad están conformados por gastos de funcionamiento y deinversión y servicio a la deuda como se detalla a continuación:

Cuadro No. 13PRESUPUESTO DE EGRESOS VIGENCIA 2013

DESCRIPCIÓN PPTO DEFINITIVO PPTO EJECUTADO % EJECUCIÓNGastos de funcionamiento 5.003.325.505,00 4.124.150.059,00 82,43%Gastos de inversión 272.190.960,00 204.898.948,00 75,28%Servicio a la deuda 2.000,00 0,00 0,00%TOTAL EGRESOS 5.275.518.465,00 4.329.049.007,00 82,06%Fuente: Presupesto EMTULUÁ

El mayor nivel de gastos se reflejó en los gastos de funcionamiento con unaparticipación del 95,27% con relación al total, siendo los gastos de personal losmás representativos.

Una vez analizado el presupuesto definitivo aprobado para la vigencia 2013 vs suejecución real, se observa que el nivel de cumplimiento de las metas de gastos seubicó en un 82,06%.

Modificaciones presupuestales: Al presupuesto de la vigencia 2013 se leefectuaron adiciones por valor de $2.203.878.465.oo, de los cuales$1.711.047.868.oo corresponden a la disponibilidad inicial, recursos que fueronadicionados mediante resolución 100-03-01-002-2013, de igual forma seadicionaron recursos mediante las siguientes resoluciones Resolución No.100-03-01-032 del 24 de enero de 2013 por valor de $1.000.000.oo, Resolución No.100-03-01-046 de Marzo 1 de 2013 por valor de $16.570.025.oo, Resolución No.100-03-01-079 de Abril 1 de 2013 por valor de $27.940.455.oo, Resolución No. 100-03-01-089 de Mayo 1 de 2013 por valor de $110.462.365.oo, Resolución No. 100-03-01-113 de Julio 1 de 2013 por valor de $45.783.252.oo, Resolución No. 100-03-01-129 de Agosto 10 de 2013 por valor de $27.970.856.oo, Resolución No. 100-03-01-114 de Agosto 22 de 2013 por valor de $56.402.979.oo, Resolución N o. 100-03-01-197 de Noviembre 1 de 2013 por valor de $141.325.680.oo y finalmentemediante Resolución No. 100-03-01-212 de Diciembre 1 de 2013 por valor de$28.604.246.oo, en éste orden ideas la suma de $36.770.739.oo fue adicionada alpresupuesto de la vigencia 2013 sin la respectiva Resolución.

De igual forma al presupuesto de terceros se efectuaron adiciones por valor$8.639.597.095.oo, de los cuales $686.200.200.oo carecen de la respectivaResolución de aprobación.


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Asimismo, al presupuesto de la vigencia 2013 se le efectuaron modificaciones porvalor de $62.447.264.oo, mediante las Resoluciones No. 100-03-01-046 de Marzo1 de 2013 por valor de $11.000.000.oo, Resolución No. 100-03-01-089 de Mayo 1de 2013 por valor de $5.500.000.oo, Resolución No. 100-03-01-110 de Junio 4 de2013 por valor de $641.178.oo, Resolución No. 100-03-01-129 de Agosto 10 de2013 por valor de $ 15.152.700.oo, Resolución No. 100-03-01-0178 de Octubre 1de 2013 por valor de $ 8.949.400.oo, Resolución No. 100-03-01-197 de Noviembre1 de 2013 por valor de $5.078.952.oo y finalmente mediante Resolución No. 100-03-01-212 de Diciembre 1 de 2013 por valor de $16.125.034.oo, trasladosefectuados dentro de los rubros de gastos de funcionamiento de la entidad.

Se evidencia que la entidad efectuó traslados dentro del presupuesto de ingresosde la vigencia 2013, lo cual es improcedente, toda vez que éste solamente puedeser modificado mediante las respectivas adiciones o rebajas a que haya lugar, lascuales afectan también el presupuesto de gastos, es decir, el mecanismo detraslado de disponibilidad procede solamente en el caso del presupuesto degastos, pues no es factible ésta práctica en el caso de los ingresos, ya que estaríaindicando el cambio de naturaleza del ingreso, de suceder el traslado de recursosentre los rubros de ingresos sería indicativo de reclasificación presupuestal;asimismo se observa que durante la vigencia 2013 se efectuaron modificacionesexcesivas al presupuesto de la entidad, situación que evidencia una deficienteprogramación o cálculo presupuestal, contrariando con éste actuar el ordenamientodel principio presupuestal de universalidad establecido en el Decreto 115 de 1996,de igual forma se observa que le entidad efectuó adiciones al presupuesto quecarecen del respectivo acto administrativo por medio del cual se aprueba por valorde $36.770.739.oo, finalmente al presupuesto de terceros se efectuaron adicionespor valor $8.639.597.095.oo, de los cuales $686.200.200.oo carecen de larespectiva Resolución de aprobación, adicionalmente la Resolución por medio dela cual se incorpora la disponibilidad inicial al presupuesto de la vigencia 2013presenta inconsistencia en la fecha de la misma.

A continuación se presenta un análisis del comportamiento de los gastos durante lavigencia auditada con relación a la inmediatamente anterior:


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Fuente: Presupesto EMTULUÁ

-28,56%69,17%

Recurso humano 2.500.000 98.880.000 38,55%Deuda interna 0 0 0,00%

Gastos generales 461.480.996,64 1.714.780.571,00 271,58%

TOTAL INGRESOS 3.254.836.694,64 4.329.049.007,00 33,00%

Cuadro No. 14PRESUPUESTO DE EGRESOS COMPARATIVO POR VIGENCIAS

CONCEPTO EJECUTADO 2012 EJECUTADO 2013 % VARIACIÓNGastos de personal 1.197.599.535,00 1.315.968.547,00 9,88%

TransferenciasInfraestructura propia del sector

1.530.587.551,0062.668.612,00

1.093.400.941,00106.018.948,00

Como se puede observar los rubros con mayor variación fueron loscorrespondientes a gastos generales, con una variación del 271,58% comoconsecuencia del incremento en honorarios y prestación de servicios, entre loscuales se puede destacar el apoyo jurídico contratado para EMTULUÁ, asesoríapara implementación de las NIIF y contrato de planeación estratégica, seguido delrubro infraestructura propia del sector que al cierre de la vigencia auditada arrojóuna variación de 69,71% por la ejecución de proyectos de inversión con recursospropios y finalmente el rubro de recurso humano con una variación del 38,55% queobedece a la capacitación brindada a las juntas administradoras locales de tarifasque es un gasto de inversión, siendo éstas las variaciones más significativas.

Gastos de funcionamiento: Dentro de éste rubro se encuentran los gastosde personal, resaltando que la estimación de la nómina se realiza con baseen la planta de cargos aprobada a septiembre de cada vigencia, y lossalarios se proyectan con una expectativa de crecimiento que oscila entre elincremento salarial del sector privado y el crecimiento del IPC.

Gastos de inversión: EMTULUÁ no proyecta gastos de inversión, estos seadicionan según la disponibilidad final de la vigencia anterior.

Finalmente, una vez analizada la respectiva ejecución de ingresos y egresos de lavigencia 2013, se evidencia un resultado fiscal de $294.454.592.oo.

A continuación se presentan los resultados obtenidos de la revisión de unamuestra determinada de rubros presupuestales manejados por la entidad:

3.2.24. Apropiación presupuestal de viáticos

Se procede a revisar muestra de los meses de marzo, junio, septiembre ydiciembre de la vigencia auditada, arrojando los siguientes resultados:


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Una vez revisados los soportes de viáticos correspondientes a los mesesanteriormente mencionados, no se evidencia la debida autorización del Gerentepara el pago de viáticos en el mes de marzo de 2013 de los funcionarios NeigerErazo Castañeda y Cristian Romero Arias por valor de ochocientos diez mil pesos($810.000.oo) y novecientos noventa mil pesos ($990.000.oo) respectivamente,asimismo, no se evidencia en el mes de septiembre dicha autorización para elpago de los viáticos de las funcionarias Sandra Patricia Sánchez y Claudia VictoriaCastañeda por valor de quinientos diez mil pesos ($510.000.oo) y ochocientoscincuenta mil pesos ($850.000.oo) respectivamente.

El Artículo quinto y sexto del Acuerdo 001 de 201311 aduce:

“Emtuluá E.S.P., reconocerá a sus Servidores los gastos originados porseminarios, cursos, talleres, conferencias, etc., que estén directamenterelacionados con las funciones asignadas al cargo y que sean autorizadas por elGerente y cuenten con el visto bueno del Director Administrativo y Financieroquién verificará que la capacitación tienda a generar conocimientos, desarrollo,habilidades y cambios de actitudes para contribuir al cumplimiento de la misióninstitucional y mejorar la prestación al servicio de la comunidad” y “Todacomisión para capacitación debe ser ordenada por el Gerente, previa justificacióny disponibilidad presupuestal. Tanto los gastos de viaje como viáticos deberánser legalizados máximo dentro de los ocho (8) días de haber terminado lacomisión, mediante la presentación de los recibos o certificaciones pertinentes”.

También se evidencia que en la elaboración de los acuerdos por medio de loscuales se establecen las tablas de viáticos para la entidad auditada no se tienen encuenta los lineamientos adoptados por el Departamento Administrativo de laFunción Pública, en los cuales las asignaciones de viáticos corresponden a laasignación salarial como factor determinante para el cálculo de los mismos y no ladistancia cubierta en los desplazamientos realizados. Tal como se puedeevidenciar en el Decreto 1345 de 2012 vigente hasta el 20 de mayo de 2013 y elDecreto 1007 vigente desde el 21 de mayo de 2013.

Se evidencia que se concedieron viáticos permanentes al Gerente de EmtuluáE.S.P. en la vigencia 2013 por un valor de once millones doscientos noventa ycinco mil pesos ($11.295.000.oo), constituyendo con esto un presunto detrimentopatrimonial por valor de dos millones seiscientos ochenta y dos mil seiscientossesenta y un pesos ($2.682.661.oo) el cual estaría representado en los montosque se cancelaron por concepto de aportes a la seguridad social y parafiscales, y

11 Acuerdo 001 de 2013 “Por medio del cual se modifica la tabla de viáticos de Empresas Municipales de Tuluá, EmtuluáE.S.P.”.


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liquidación de cesantías e intereses a las cesantías en las cuales para su cálculose incluyó dicho concepto, ya que el Inciso 3 del Artículo 3 del Decreto 1345 de2012,12 aduce: “Queda prohibida toda comisión de servicios de carácterpermanente”, La Empresa se basa para asumir este gasto en el Artículo 6Parágrafo 2 del decreto 1160 de 1947 que cita:

“Los viáticos permanentes que se paguen a los trabajadores particulares sonsalario, siempre que se hayan causado por un término no menor de seis mesesen cada año, y se computarán para la liquidación del auxilio de cesantía enaquella parte de ellos destinada a proporcionar al empleado u obreromanutención o alojamiento, pero no en la que solo tenga por finalidadproporcionarle los medios de transporte a otro lugar.Los viáticos que se otorguen a los empleados y obreros oficiales se entenderáncomo salario, para los mismos efectos, cuando se den en forma permanente, pormedio de resolución especial, y siempre que la radicación se haga por untérmino no menor de seis (6) meses durante cada año”.

Cabe anotar que el presente Decreto en su Artículo 13 menciona:

“Las disposiciones del presente Decreto, tanto en lo que se refiere a lostrabajadores del servicio oficial como a los de las empresas particulares, solo leserán aplicables mientras no existan normas legales de carácter especial, oestipulaciones contractuales, que les concedan derechos más amplios o queregulen su situación jurídica en lo referente al auxilio de cesantía de una maneramás favorable”.

Como se puede observar este decreto solo es aplicable para las empresasparticulares y para los empleados oficiales, y el Gerente de Empresas Municipalesde Tuluá es elegido por libre nombramiento y Remoción, lo que indica que es unfuncionario público.

VIATICOSPERMANENTES APORTE SALUD APORTE

PENSIÓN ARL CAJA DECOMPENSACIÓN

ENERO 530.000$ 45.050$ 63.600$ 2.767$ 21.200$FEBRERO 2.100.000$ 178.500$ 252.000$ 10.962$ 84.000$MARZO 575.000$ 48.875$ 69.000$ 3.002$ 23.000$ABRIL 940.000$ 79.900$ 112.800$ 4.907$ 37.600$MAYO 1.690.000$ 143.650$ 202.800$ 8.822$ 67.600$JUNIO 1.730.000$ 147.050$ 207.600$ 9.031$ 69.200$JULIO 210.000$ 17.850$ 25.200$ 1.096$ 8.400$AGOSTO 1.610.000$ -$ -$ -$ 64.400$SEPTIEMBRE -$ -$ -$ -$ -$OCTUBRE 160.000$ -$ -$ -$ 6.400$NOVIEMBRE 1.270.000$ 50.800$DICIEMBRE 480.000$ -$ -$ -$ 19.200$TOTAL 11.295.000$ 660.875$ 933.000$ 40.586$ 451.800$

GERENTE EMTULUÁ E.S.P.

12 Decreto 1345 de 2012 “Por el cual se fijan las escalas de viáticos”


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AUX.CESANTÍAS

INTERESESCESANTÍAS

APORTEPENSIÓN

APORTESALUD

APORTEARL APORTE CCF TOTAL

532.500$ 63.900$ 933.000$ 660.875$ 40.586$ 451.800$ 2.682.661$

RELACIÓN MONTOS CANCELADOS INCLUYENDOLOS VIÁTICOS PERMANENTES

A continuación se relacionan los viáticos otorgados a una contratista de la Entidad:

No ORDENDE PAGO CONTRATISTA VALOR DE

VIÁTICOS DESTINO FECHA DEPAGO

4321 JULIETH MORALES RESTREPO 660.000 BOGOTÁ SEP 10/134389 JULIETH MORALES RESTREPO 60.000 CARTAGO NOV 22/134499 JULIETH MORALES RESTREPO 280.000 JAMUNDÍ - CALI DIC 23/134500 JULIETH MORALES RESTREPO 155.000 JAMUNDÍ - CALI DIC 23/134589 JULIETH MORALES RESTREPO 35.000 BUGA DIC 30/134603 JULIETH MORALES RESTREPO 180.000 BUGA - CALI DIC 30/13

TOTAL 1.370.000

RELACIÓN DE VIÁTICOS CANCELADOS A CONTRATISTA VIGENCIA 2013

Fuente: Emtuluá E.S.P

En la imagen anterior se observan seis órdenes de pago por concepto de viáticospor diligencias a diferentes destinos para atender procesos jurídicos de la entidad,otorgados a una contratista de Emtuluá contrariando lo establecido en el Artículo 1del decreto 1007 de 2013, cabe anotar que se pueden otorgar viáticos acontratistas siempre y cuando se estipule en el respectivo contrato la obligación dedesplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual y una vez revisada laminuta del contrato no se evidenció en las obligaciones del contratante el deber desuministrar los viáticos necesarios para el desplazamiento de la contratista alcumplimiento de las actividades propias del objeto contractual.

Durante el proceso auditor se detectaron ciertas actuaciones que transgredenpresuntamente lo contemplado en materia de Austeridad en el Gasto, las cuales sedetallan a continuación:

3.2.25. Apropiación Presupuestal Capacitación, Bienestar Social e incentivos

Se procede a revisar los pagos efectuados por este concepto donde se discriminade la siguiente manera:


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CAPACITACIÓN $ 15.084.360BIENESTAR SOCIAL $ 8.571.600TOTAL $ 23.655.960

RESUMEN PAGOS EFECTUADOS POR ELRUBRO DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR

SOCIAL E INCENTIVOS

En el cuadro anterior se evidencia que para el total de lo gastado por este rubropara el programa de capacitación se ejecutaron quince millones ochenta y cuatromil trescientos sesenta pesos ($15.084.360.oo), y para el programa de bienestarsocial ocho millones quinientos setenta y un mil seiscientos pesos ($8.571.600.oo)de estos últimos se hace una relación de los gastos a continuación:

SUMINISTRO DE DOS TIQUETES AEREOS CALI-MEDELLÍN-CALI 640.000$SERVICIO DE VACUNACIÓN TÉTANO Y HEPATITIS 446.100$CELEBRACIÓN DÍA DE LA MUJER 700.000$CELEBRACIÓN DÍA DE LA SECRETARIA, DELTRABAJO, DE LA MADRE Y DEL PADRE 3.500.000$RAMOS FÚNEBRES 285.500$CELEBRACIÓN DE NAVIDAD 3.000.000$TOTAL 8.571.600$

RELACIÓN DE PAGOS EFECTUADOS POR BIENESTAR SOCIALE INCENTIVOS

Dentro de la Administración Pública los programas de Bienestar Social, pretendenmejorar la calidad de vida de los servidores de las entidades y sus familias. Asímismo, fomentar una cultura organizacional que promueva un sentido depertenencia, motivación y calidez humana por parte de los servidores en la entidad.

Según el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, lasentidades del sector público deben elaborar el Programa de bienestar Social, deacuerdo a un diagnóstico previo aplicado a todos los servidores de la entidad, en elcual se exploren sus necesidades y expectativas. Este programa debecomprender: La Protección y Servicios Sociales y la Calidad de Vida Laboral, queconsisten en:

La Protección y Servicios Sociales: Por medio de este componente se debenestructurar programas mediante los cuales se atiendan las necesidades deprotección, ocio, identidad y aprendizaje del empleado y su familia, para mejorarsus niveles de salud, vivienda, recreación, cultura y educación.


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Por otro lado, "La calidad de vida laboral: se refiere a la existencia de un ambienteque es percibido por el servidor público como satisfactorio y propicio para subienestar y desarrollo; está constituida por condiciones laborales relevantes para lasatisfacción de las necesidades básicas de los servidores públicos, la motivación yel rendimiento laboral, logrando así generar un impacto positivo en las entidades,tanto en términos de productividad como de relaciones interpersonales.

Por lo anterior, en Empresas Municipales de Tuluá EMTULUÁ E.S.P. no hayaplicabilidad de los dos componentes mencionados en cuanto a los pagosrealizados de las diferentes actividades programadas por bienestar social. Caberesaltar que estos programas deben realizarse cada año, de conformidad con elArtículo 19 del Decreto 1567 de 1998:

“Programas Anuales. Las entidades públicas que se rigen por las disposicionescontenidas en el presente Decreto - ley están en la obligación de organizaranualmente, para sus empleados, programas de bienestar social e incentivos”.

Siguiendo con el desarrollo de la auditoría, se procede a revisar los pagosefectuados por el rubro en mención, arrojando las siguientes inconsistencias:

Se evidencia pago por concepto de celebración del día de la mujer a funcionariasde Emtuluá por valor de setecientos mil pesos ($700.000.oo), asimismo se observacontrato suscrito con Sara Liliana Duque con el objeto de celebración del día de lasecretaria, día del trabajo, día de la madre y día del padre para los funcionarios deEmpresas Municipales de Tuluá E.S.P., por valor de tres millones quinientos milpesos ($3.500.000.oo); de la misma forma se evidencia contrato por valor de tresmillones de pesos ($3.000.000.oo) con objeto de celebración de fin de año con losfuncionarios de Emtuluá E.S.P.

Por otro lado se observa compra de un ramo fúnebre por valor de cien mil pesos($100.000.oo) como acompañamiento por el fallecimiento de la madre de la jefe deoficina jurídica de la Empresa, asimismo se evidencia la compra de dos (2) ramosfúnebres por valor de ochenta mil pesos ($80.000.oo) y ciento cinco mil quinientospesos ($105.500.oo) respectivamente como acompañamiento por el fallecimientodel padre de un funcionario de Empresas Municipales de Tuluá E.S.P Emtuluá.

Se evidencia pago por concepto de servicio de vacunación de tétano y hepatitis Bpara funcionarios de Emtuluá, por valor de cuatrocientos cuarenta y seis mil cienpesos ($446.100.oo), es importante destacar que los gastos ejecutados por losdiferentes conceptos deben estar contemplados dentro del programa de bienestarsocial establecido por la entidad y éste tendrá que contar con las disponibilidades


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presupuestales correspondientes para su realización. Si bien es cierto que en elArtículo 10 de la Resolución No GG.028-200313 cita:

“Además de los estímulos educativos se desarrollarán programas de BienestarSocial y Salud Ocupacional tendientes a la integración del funcionario ymejoramiento de la calidad de vida, consistente en actividades recreativas,culturales, sociales, deportivas, campañas de vigilancia epidemiológica visual,respiratoria, auditiva y campañas de vacunación”.

En la Ley 443 de 1998 y el Decreto Reglamentario No 1567 de 1998 las cualeshacen parte integrante de dicha Resolución no promulgan nada acerca de estebeneficio para los trabajadores.

La norma de racionalización del gasto público contemplada en el Artículo 7 delDecreto 26 de 199814, establece de manera taxativa las actividades que no sepueden realizar con cargo al tesoro público:

“Prohíbase ordenar, autorizar o efectuar fiestas, agasajos, celebraciones uconmemoraciones u otorgar regalos con cargo al Tesoro Público, salvo en lasactividades de bienestar social relacionadas con la celebración de Navidad delos hijos de los funcionarios”.

Por lo anterior se deduce que presuntamente se vulneraron los preceptos legalescontemplados en el Decreto 26 de 1998 y la Ley 734 de 2002 Numerales 1 de losArtículos 34 y 35 constituyendo un presunto detrimento patrimonial por valor desiete millones novecientos treinta y un mil seiscientos pesos ($7.931.600.oo).

Finalmente se procedió a efectuar la revisión de una muestra de pagos efectuadosdurante la vigencia auditada, encontrando las siguientes falencias:

Se observa pago efectuado a Mondragón Álvarez y Cía. S. en C por valor dequinientos diecisiete siete mil quinientos pesos ($517.500.oo) en el mes dediciembre por concepto de auxilio funerario a funcionarios y pensionados deEmpresas Municipales de Tuluá EMTULUÁ E.S.P., con base en esta observaciónse procede a solicitar el contrato celebrado entre las partes evidenciando que fuesuscrito por valor de seis millones cuatrocientos cuatro mil pesos ($6.404.000.oo);se evidencia que del total del valor del contrato se ejecutaron seis millones cientoochenta mil pesos ($6.180.000.oo).

13 Resolución No GG.028-2003 “Por medio de la cual se aprueba el Plan Anual de Capacitación, Incentivos y de BienestarSocial”14 Decreto 26 de 1998 “Por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público”.


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Referente al auxilio funerario, es necesario tener en cuenta que la Ley 100 de 1993en el artículo 1° prevé: “El sistema comprende las obligaciones del Estado y lasociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura delas prestaciones de carácter económico, de salud y servicios complementarios,materia de esta ley, u otras que se incorporen normativamente en el futuro”.

Esta disposición establece el auxilio funerario como una prestación adicional acargo de las Instituciones Administradoras de Pensiones, así:

Para quienes opten por el Régimen solidario de prima media con prestacióndefinida, el Artículo 51 dispone: “Auxilio funerario. La persona quecompruebe haber sufragado los gastos de entierro de un afiliado opensionado, tendrá derecho a percibir un auxilio funerario equivalente alúltimo salario base de cotización, o al valor correspondiente a la últimamesada pensional recibida, según sea el caso, sin que este auxilio puedaser inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, nisuperior a diez (10) veces dicho salario”.

Para quienes opten por el Régimen de ahorro individual con solidaridad, elArtículo 86 consagra: “La persona que compruebe haber sufragado losgastos de entierro de un afiliado o pensionado, tendrá derecho a percibir unauxilio funerario equivalente al último salario base de cotización, o al valorcorrespondiente a la última mesada pensionad recibida, según sea el caso,sin que pueda ser inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensualesvigentes, ni superior a diez (10) veces dicho salario.

El auxilio deberá ser cubierto por la respectiva administradora oaseguradora, según corresponda”.

Cuando el deceso del funcionario se origina en un accidente de trabajo o en unaenfermedad profesional, se trata de una contingencia comprendida en el sistemade Riesgos Profesionales y por tanto la prestación económica, esto es el auxiliofunerario, estará a cargo de la Administradora de Riesgos Laborales conforme loseñala el Decreto 1295 de 199415, que posteriormente fue recogido de maneraexpresa a nivel legal, en los siguientes términos:

“Auxilio Funerario. La persona que compruebe haber sufragado los gastos deentierro de un afiliado o de un pensionado por invalidez del Sistema General deRiesgos Profesionales, tendrá derecho a recibir un auxilio funerario igual al

15 Decreto 1295 de 1994 “Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de RiesgosProfesionales”


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determinado en el artículo 86 de la Ley 100 de 1993.El auxilio deberá sercubierto por la respectiva entidad administradora de riesgos profesionales. Enningún caso puede haber doble pago de este auxilio”.

Con base en lo anterior, con la suscripción de este contrato presuntamente seconstituyó un detrimento patrimonial por valor de seis millones ciento ochenta milpesos ($6.180.000.oo) debido a que el auxilio funerario es una prestación a favordel funcionario y/o pensionado que se encuentra establecida a cargo de laadministradora del régimen pensional o de la administradora de riesgosprofesionales, según sea el origen del deceso.

Cierre fiscal vigencia 2013

Para efectos de este informe a continuación se plasman los principales resultadosobtenidos del análisis de la información remitida por la Entidad con relación alcierre fiscal de la vigencia 2013.

Resultado Fiscal

Ejecución enpapeles y otros

Total Ingresos Pagos Cuentas porpagar

Reservas deApropiación

Pagos sinFlujo deEfectivo

Total Gastos

1.711.047.868,00 5.030.658.647,00 4.329.049.007,00 217.529.357,00 189.625.691,00 0,00 4.736.204.055,00 294.454.592,00

5.437.815.532,00 8.560.919.120,00 4.586.887.973,00 59.197.552,00 3.531.813.301,00 0,00 8.177.898.826,00 383.020.294,00

7.148.863.400,00 13.591.577.767,00 8.915.936.980,00 276.726.909,00 3.721.438.992,00 0,00 12.914.102.881,00 677.474.886,00

3.319.610.779,00

Fuente: Contabilidad y presupuesto

3.123.103.588,00

6.442.714.367,00

Cuadro No. 15EJECUCIÓN DE INGRESOS EJECUCIÓN DE GASTOS

RESULTADO FISCALRecaudo en efectivo

La Entidad ejecutó sus ingresos por valor de CINCO MIL TREINTA MILLONESSEISCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y SIETEPESOS ($5.030.658.647.oo) por encima de sus gastos los cuales ascendieron a lasuma de CUATRO MIL SETECIENTOS TREINTA Y SEIS MILLONESDOSCIENTOS CUATRO MIL CINCUENTA Y CINCO PESOS ($4.736.204.055.oo),generando un Resultado Fiscal de DOSCIENTOS NOVENTA Y CUATROMILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL QUINIENTOSNOVENTA Y DOS PESOS ($294.454.592.oo), con relación a los recursos deterceros manejados a través de convenios interadministrativos, el resultado fiscalfue de TRESCIENTOS OCHENTA Y TRES MILLONES VEINTE MILDOSCIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS ($383.020.294.oo).

Confrontación saldos de Tesorería


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701.609.640,00 1.156.751.707,40 455.141.099,04 968,36

Fuente: Contabilidad y presupuesto

3.974.031.147,00 2.605.639.364,79 77.771.725,00 -1.446.163.507,21

Cuadro No. 16EJECUCIÓN DE INGRESOS (Recaudo en

efectivo + Recursos del Balance) - PAGOSESTADO DEL TESORO

DESCUENTOS PARA TERCEROS(Retefuente-Reteiva-Otros

DIFERENCIA

A los ingresos ejecutados por la entidad en el 2013 por concepto de recaudos enefectivo de CINCO MIL TREINTA MILLONES SEISCIENTOS CINCUENTA YOCHO MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y SIETE PESOS ($5.030.658.647.oo) sele restaron los pagos efectuados en la vigencia por valor CUATRO MILSETECIENTOS TREINTA Y SEIS MILLONES DOSCIENTOS CUATRO MILCINCUENTA Y CINCO PEOS ($4.736.204.055.oo) generando un saldo deSETECIENTOS UN MILLONES SEISCIENTOS NUEVE MIL SEISCIENTOSCUARENTA PESOS ($701.609.640.oo) que al compararse con los recursos quese presentan en el Estado del Tesoro de MIL CIENTO CINCUENTA Y SEISMILLONES SETECIENTOS CINCUENTA Y UN MIL SETECIENTOS SIETEPESOS ($1.156.751.707,40) menos los descuentos para Terceros (retefuente,reteiva, otros) de CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CINCO MILLONES CIENTOCUARENTA Y UN MIL NOVENTA Y NUEVE PESOS ($455.141.099.oo), sedeterminó que en tesorería existen los recursos que respaldan las cuentas porpagar y las reservas constituidas al cierre de la vigencia; con relación a losrecursos de terceros ejecutados mediante convenios interadministrativos alefectuar el anterior ejercicio la diferencia asciende a la suma de MILCUATROCIENTOS CUARENTA Y SEIS MILLONES CIENTO SESENTA Y TRESMIL QUINIENTOS SIETE PESOS ($1.446.163.507,21), de los cuales($703.411.360.oo) se encuentran certificados como reservas constituidas por elMunicipio, igualmente existe una partida por valor de ($689.200.000.oo) quecorresponde a un contrato adquirido cuyos recursos fueron manejados mediantefiducia y ($53.539.871.oo) corresponden a reintegros por conceptos de impuestosque debe efectuar EMTULUÁ.

Recursos por fuentes de financiación

S.G.P REGALÍAS OTRAS D.E TERCEROS TOTAL2.605.639.365,00 3.762.391.072,402.139.201.941,00 2.356.731.316,00

59.197.552,00 248.823.243,000,00

407.239.872,00 1.156.836.513,40Superávit o déficit 749.596.641,40 0,00Fuente: Contabilidad y presupuesto

Vigencias futuras 0,00

Reservas Presupuestales 217.529.375,00Cuentas por pagar 189.625.691,00

Cuadro No. 17ENTIDAD: INFITULUÁ PROPIOS FONDOS ESPECIALES

Fondos Estado del Tesoro 1.156.751.707,40


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Al Evaluarse las Reservas Presupuestales contra el estado del Tesoro sedeterminó la existencia de Superávit Fiscal por valor de $294.454.574, y conrelación a recursos de terceros por valor de $383.020.294 que deben incorporarseal presupuesto de la siguiente vigencia de conformidad con la normatividadcorrespondiente, dicha incorporación al presupuesto de la vigencia fiscal 2014 seefectuó mediante Resolución No. 100-03-01-002-2014 del 2 de enero de 2014.

3.2.26. Consolidado de Hallazgos Factor Financiero y Presupuesto


Se evidencia la existencia de un Comité Técnico de Sostenibilidad del SistemaContable creado mediante Resolución No. 100-03-01-223-2012 del 27 deSeptiembre de 2012, el cual fue creado como una instancia asesora de la entidaden la formulación de políticas y estrategias financieras, con el objeto de garantizarla sostenibilidad del sistema contable produciendo información financiera confiabley oportuna, lo anterior de conformidad con la Resolución 119 de 2006 de laContaduría General de la Nación, donde claramente se establece que el ModeloEstándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de ContabilidadPública orienta a los responsables de la información financiera, económica y socialen las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativasnecesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia del sistemacontable, de conformidad con lo señalado en la Ley 716 de 2001 y especialmenteel artículo 7º del Decreto 1914 de 2003, no obstante durante la vigencia auditadano se observó la operatividad del mismo, la cual según la Resolución arribamencionada en su artículo tercero contempla lo siguiente: “Convocatorias,reuniones, quórum y toma de decisiones. El Comité Técnico de SaneamientoContable de Empresas Municipales de Tuluá, EMTULUÁ E.S.P, se reunirá demanera ordinaria en julio y diciembre y de manera extraordinaria cuando lascircunstancias lo exijan por solicitud de alguno de sus miembros”, ya que sólo seobservó una reunión de carácter extraordinario efectuada en mayo de 2013,contrariando de ésta forma los dispuesto por la Contaduría General de la Nación,la cual establece que se deben adelantar todas las veces que sea necesario lasgestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en losestados, informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan con lascaracterísticas cualitativas de confiabilidad.


Se evidencia compra realizada el 6 de marzo de 2013 por concepto dealmuerzos de funcionarios de Emtuluá E.S.P donde no se observa la debida


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autorización por Gerencia o Junta Directiva para la compra como loestablece la Resolución de constitución de caja menor en el ArtículoTercero, además el documento equivalente no se encuentra biendiligenciado debido a que no coincide con el valor del soporte.

Los documentos equivalentes no guardan un orden consecutivo ni seencuentran elaborados y archivados en forma cronológica y desde el puntode vista de control interno la facturación de forma sucesiva es un elementomuy importante para evitar o minimizar grandes riesgos de fraudes y por lotanto de detectarlos, ya que en una auditoria de cualquier índole se facilita ladetección de faltantes, resaltando que aún en caso de anularse documentoso facturas éstas deben quedar debidamente relacionadas.

Se evidencia compra a Copy copias por valor de veintiocho mil setecientoscincuenta pesos ($28.750.oo) realizada el día 4 de junio de 2013 y el valorrelacionado en el documento equivalente no coincide con la facturaproporcionada por el vendedor.

En la Resolución 100-03-01-008-2013 Artículo Séptimo señala que no sepodrán fraccionar compras de un mismo elemento y se evidencian dosfacturas por concepto de compra de insumos para cafetería (te hindú) enBodega La Esperanza por valor de treinta mil pesos ($30.000.oo) y cuarentay dos mil pesos ($42.000.oo) respectivamente.

Se evidencia factura de venta de Vulcanizadora Pasiminio por concepto deservicio de montada de llantas con fecha posterior al documentoequivalente.

No se evidencia en los documentos equivalentes la correspondiente firmadel funcionario que lo elabora como confirmación de que la información allícontenida corresponde a la real, ni tampoco la firma del vendedor en señalde aceptación del contenido del documento.

Se evidencia en la compra realizada en Central de Eléctricos por conceptode materiales para cambio de lámparas de la Gerencia que el documentoequivalente no refleja el valor de la adquisición.

Se evidencia compra realizada el 10 de septiembre en Multiredes yTecnología y su respectiva legalización la realizan el 2 de diciembre de la


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vigencia auditada transgrediendo el Artículo 8.3 de la Resolución deconstitución.

Para las siguientes compras no se evidencia el documento equivalente:

a) Notaría Segunda de Tuluá por concepto de autenticación de firma confechas 19 de septiembre, 30 de septiembre, 9 de diciembre, 16 de diciembrey 19 de diciembre respectivamente.

b) Se evidencia que en el mes de diciembre se legalizaron gastos por conceptode peajes los cuales no correspondían a dicho mes ya que tienen fecha de 1de noviembre, 6 de noviembre, 23 de octubre y 26 de septiembre de lavigencia auditada, dicha legalización debería efectuarse dentro del mismomes de realizada la compra (Artículo 8.3 de la Resolución de constitución),asimismo no se evidencia la respectiva autorización del ordenador del gastocomo se especifica en Artículo Tercero de la Resolución 100-03-01-008-2013 como tampoco un soporte donde se especifique la finalidad de losviajes.

c) Tiquete de Salónica Expreso Aeropuerto donde no se evidencia larespectiva autorización del Gerente ni el soporte para efectuar el viaje delfuncionario, como tampoco la fecha y la finalidad del viaje.

d) Interrrapidisimo por concepto de recibo de correspondencia por valor decatorce mil doscientos pesos ($14.200.oo) realizada el día 5 de diciembrede 2013.

e) Panadería Maxipan por valor de quince mil pesos ($15.000.oo) efectuada eldía 17 de diciembre de 2013.

f) Desechables la 22 por valor de dos mil cien pesos ($2.100.oo) realizada eldía 17 de diciembre de 2013.

g) Tiquete Coopetrans Tuluá por valor de dieciocho mil pesos del día 18 dediciembre de la vigencia auditada.

h) Peajes Betania y peaje Uribe del día19 de diciembre de 2013.i) Dos tiquetes Afiliados Palmira por valor de diez mil pesos ($10.000.oo)

respectivamente con fecha 21 de diciembre de 2013.

Cabe resaltar que de los gastos por concepto de refrigerios y viajes efectuados porcaja menor no se evidencian la previa autorización del ordenador del gasto comose puntualiza en el Artículo Tercero inciso 5 y el Artículo 4 de la Resolución 100-03-01-008-2013 como tampoco un soporte donde se especifique la finalidad de losviajes.



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La entidad presenta en sus estados contables saldos por concepto de deudas dedifícil cobro, saldos que vienen desde el año 2000, no obstante a la fecha no seobserva recuperación alguna por dicho concepto, en éste orden ideas se hacenecesario efectuar la depuración contable de dicha cuenta, lo anterior deconformidad con el deber de la entidad de depurar oportunamente la informacióncontable a fin de garantizar la razonabilidad de las cifras reportadas. Por otro ladose observa la respectiva provisión para deudores la cual asciende a la suma de$400.694.oo, provisión que corresponde específicamente a la cuenta 1475, esdecir, a cuentas de difícil recaudo, dando cumplimiento de ésta forma a lopreceptuado por el PGCP en las normas técnicas relativas a los deudores 2.9.1.1.3numeral 154, no obstante se evidencia que el valor de la provisión excede el valorde la cuenta sujeta a provisión, diferencia originada por la recuperación de carteraobtenida durante las vigencias 2012 y 2013, razón por la cual se hace necesarioefectuar el correspondiente ajuste contable de tal forma que el valor provisionadono exceda las cifras reflejadas en la cuenta sujeta a provisión.


La entidad informa mediante oficio # 100-31-02-617 que el último avalúo técnico desu propiedad planta y equipo se efectuó en el año 2003, es decir, durante lavigencia auditada ya era necesario haberse realizado nuevamente, por tal motivose considera que las cifras reportadas en los Estados financieros en cuanto a losvalores de los bienes poseídos por EMTULUÁ no corresponden a la realidad,puesto que no han sido actualizados con el transcurrir del tiempo, dado que desdeel año 2003 no se llevan a cabo los respectivos estudios técnicos, transgrediendopresuntamente lo estipulado por la Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007RCP, capítulo III del Manual de Procedimientos, procedimiento contable para elreconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta yequipo numeral 20. Frecuencia de las actualizaciones, donde se establece laobligatoriedad de los entes públicos de efectuar con una periodicidad de tres añosla actualización de los valores de los bienes poseídos por medio de estudiostécnicos realizados por expertos en el tema, y posteriormente efectuar el registrode la actualización de los avalúos en la contabilidad al cierre del período contable,afectando las cuentas y subcuentas necesarias de conformidad con losprocedimientos establecidos en el PGCP vigente y demás normas que lomodifiquen o adicionen.


Al analizar el adecuado reconocimiento y revelación en los Estados Financieros dela entidad con corte a diciembre 31 de 2013 de los pagos por conceptos de


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estampillas, se observa que el saldo correspondiente a recaudos a favor deterceros por concepto de estampilla Pro-Uceva del mes de diciembre de la vigenciaauditada no corresponde a lo realmente recaudado y transferido por EMTULUÁ, yaque contablemente dicho monto es superior, lo anterior indica que los pasivos de laentidad en cuanto a recaudos a favor de terceros se refiere, se encuentran sobre-estimados en la suma de $220.000.oo y no reflejan la realidad económica del enteauditado, es de anotar que la Entidad contablemente reclasifica los saldosexistentes por concepto de recaudos a favor de terceros a una cuenta por pagar, lacual es cancelada una vez se efectúa el correspondiente pago.


En este orden de ideas, a partir del 1 de mayo de 2013 empezó a implementarse elImpuesto sobre la renta para la equidad CREE el cual consagra la normaanteriormente citada, que solo están exentos del pago de aportes parafiscalesSENA e ICBF los trabajadores que individualmente devenguen menos de 10salarios mínimos mensuales legales vigentes, para el año 2013 el salario mínimoestaba en quinientos ochenta y nueve mil quinientos pesos ($589.500.oo), conbase en esto, dicha exoneración no amparaba al Gerente de EmpresasMunicipales E.S.P ya que en dicha vigencia devengaba seis millones once miltrescientos setenta y siete pesos ($6.011.377.oo), infringiendo con esto la Ley1607 de 2012.

3.2.26.7. Hallazgo N° 34 Administrativo con incidencia Disciplinario y Fiscal$4.078.387.oo:

PRIMA DESERVICIOS

PRIMA DENAVIDAD

APORTEPENSIÓN

APORTE EPS CCF




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En el gráfico anterior se evidencia que se realizaron aportes por concepto deseguridad social y parafiscales incluyendo en el Ingreso Base de Cotización laprima de navidad; del mismo modo incluyeron la prima de navidad y prima deservicios en la base de cotización para el pago de los aportes a la caja decompensación, invocando la Ley 21 de 1982 que en su Artículo 17 cita:

“Para efectos de la liquidación de los aportes al régimen del Subsidio Familiar,Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), Escuela Superior de AdministraciónPública (ESAP), Escuelas Industriales e Institutos Técnicos, se entiende pornómina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de losdiferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral,cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansosremunerados de ley y convencionales o contractuales”.

Por su parte el código sustantivo del trabajo en su Artículo 128, expresamenteseñala que pagos no constituyen salarios:

“No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidadrecibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificacionesocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas deeconomía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio,ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad susfunciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos detrabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan lostítulos 8 y 9, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordadosconvencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por elempleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyensalario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación ovestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad”.

De igual forma, el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP haceclaridad con respecto al tema de si la prima de navidad se tiene en cuenta en labase de cotización, pronunciándose así: “La Prima de Navidad contenida en elDecreto 1045 de 1978 se constituye como una prestación social reconocida tantopara los empleados públicos del orden nacional como los del orden territorial, paraestos últimos a partir del primero de septiembre de 2002, con la promulgación delDecreto 1919 del mismo año.

(...) en concepto de esta Dirección, para la liquidación de los aportesparafiscales, en el caso de las entidades oficiales, se deberán tener en cuentatodos aquellos valores que habitual y periódicamente reciba el empleado comoretribución por sus servicios y que se constituyan como salario; de modo que laPrima de Navidad al estar concebida como prestación social, no deberá sertenida en cuenta para la liquidación de los referidos aportes.”


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En este orden de ideas, al considerar que las primas no constituyen salario,significa que esos desembolsos no forman parte de la base para el cálculo deaportes parafiscales ni de la seguridad social, constituyendo con esto un presuntodetrimento patrimonial por valor de cuatro millones setenta y ocho mil trescientosochenta y siete pesos ($4.078.387.oo).


Se evidencia que EMTULUÁ NO CUMPLIÓ con las acciones correctivaspropuestas en el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2011 a través de las cualesdebía replantear su planeación estratégica ligando los planes de acción alpresupuesto de la Entidad, a fin de poder monitorear el cumplimiento de loplaneado dentro de sus capacidades financieras, dado que al evaluar el Planestratégico suministrado por la Entidad para la vigencia 2013, se observa que éstesigue presentando las mismas falencias puesto que no se evidencia en sucontenido la respectiva proyección financiera de los recursos disponibles para laejecución de proyectos de inversión, es decir, no se evidencia un ajuste integralcon base en lo exigido, de tal forma que no es posible medir el grado decumplimiento del mismo con relación al presupuesto ejecutado por la entidad.


Se evidencia en la etapa de elaboración del respectivo Plan Financiero de laentidad, que no se encuentran documentadas variables de importancia tales comoun diagnóstico que le permita a la entidad detectar aspectos como: Laproblemática financiera, las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades pormedio del análisis de la estructura de los ingresos y gastos de la Entidad, a travésde la observancia del comportamiento histórico y de la vigencia de los mismos, asícomo de la relación entre ambos, tendiente a identificar la capacidad deendeudamiento y el financiamiento del gasto corriente, tampoco se observa ladefinición de objetivos, estrategias y metas del Plan Financiero, donde a su vez secontemplen los objetivos específicos y de mediano plazo, finalmente tampoco seevidencia las acciones y medidas específicas en las que va a sustentar elcumplimiento de sus metas con sus correspondientes cronogramas de ejecución,es decir, no se observa el contenido mínimo que debe poseer éste instrumento dePlaneación Financiera, finalmente no se evidenció el acto administrativo a travésdel cual se efectuó su aprobación.



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Con relación a la aprobación del presupuesto general de Empresas Municipales deTuluá –EMTULUÁ para la vigencia 2013, sólo se evidencia el Acta de Juntadirectiva ya mencionada, la cual no cuenta con el respectivo anexo del detalle alpresupuesto a aprobar o en su defecto el valor del total del presupuesto a aprobar,en éste orden de ideas no se puede verificar que el valor del presupuesto de laentidad corresponda al realmente aprobado por la junta directiva y finalmente no seevidenció la respectiva resolución o acto administrativo expedido por la entidad através del cual se liquida éste.


Se evidencia que la entidad efectuó traslados dentro del presupuesto de ingresosde la vigencia 2013, lo cual es improcedente, toda vez que éste solamente puedeser modificado mediante las respectivas adiciones o rebajas a que haya lugar, lascuales afectan también el presupuesto de gastos, es decir, el mecanismo detraslado de disponibilidad procede solamente en el caso del presupuesto degastos, pues no es factible ésta práctica en el caso de los ingresos, ya que estaríaindicando el cambio de naturaleza del ingreso, de suceder el traslado de recursosentre los rubros de ingresos sería indicativo de reclasificación presupuestal; deigual forma se observa que durante la vigencia 2013 se efectuaron modificacionesexcesivas al presupuesto de la entidad, situación que evidencia una deficienteprogramación o cálculo presupuestal, contrariando con éste actuar el ordenamientodel principio presupuestal de universalidad establecido en el Decreto 115 de 1996,de igual forma se observa que le entidad efectuó adiciones al presupuesto quecarecen del respectivo acto administrativo por medio del cual se aprueba por valorde $36.770.739.oo, de igual forma al presupuesto de terceros se efectuaronadiciones por valor $8.639.597.095.oo, de los cuales $686.200.200.oo carecen dela respectiva Resolución de aprobación, adicionalmente la Resolución por mediode la cual se incorpora la disponibilidad inicial al presupuesto de la vigencia 2013presenta inconsistencia en la fecha de la misma.


Una vez revisados los soportes de viáticos correspondientes a los mesesanteriormente mencionados, no se evidencia la debida autorización del Gerentepara el pago de viáticos en el mes de marzo de 2013 de los funcionarios NeigerErazo Castañeda y Cristian Romero Arias por valor de ochocientos diez mil pesos($810.000.oo) y novecientos noventa mil pesos ($990.000.oo) respectivamente,asimismo, no se evidencia en el mes de septiembre dicha autorización para elpago de los viáticos de las funcionarias Sandra Patricia Sánchez y Claudia Victoria


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Castañeda por valor de quinientos diez mil pesos ($510.000.oo) y ochocientoscincuenta mil pesos ($850.000.oo) respectivamente.

El Artículo quinto y sexto del Acuerdo 001 de aduce:

“Emtuluá E.S.P., reconocerá a sus Servidores los gastos originados porseminarios, cursos, talleres, conferencias, etc., que estén directamenterelacionados con las funciones asignadas al cargo y que sean autorizadas por elGerente y cuenten con el visto bueno del Director Administrativo y Financieroquién verificará que la capacitación tienda a generar conocimientos, desarrollo,habilidades y cambios de actitudes para contribuir al cumplimiento de la misióninstitucional y mejorar la prestación al servicio de la comunidad” y “Todacomisión para capacitación debe ser ordenada por el Gerente, previa justificacióny disponibilidad presupuestal. Tanto los gastos de viaje como viáticos deberánser legalizados máximo dentro de los ocho (8) días de haber terminado lacomisión, mediante la presentación de los recibos o certificaciones pertinentes”.


También se evidencia que en la elaboración de los acuerdos por medio de loscuales se establecen las tablas de viáticos para la entidad auditada no se tienen encuenta los lineamientos adoptados por el Departamento Administrativo de laFunción Pública, en los cuales las asignaciones de viáticos corresponden a laasignación salarial como factor determinante para el cálculo de los mismos y no ladistancia cubierta en los desplazamientos realizados. Tal como se puedeevidenciar en el Decreto 1345 de 2012 vigente hasta el 20 de mayo de 2013 y elDecreto 1007 vigente desde el 21 de mayo de 2013.

3.2.26.14. Hallazgo N° 41 Administrativo con incidencia Disciplinaria y Fiscal$2.682.661.oo:

Se evidencia que se concedieron viáticos permanentes al Gerente de EmtuluáE.S.P. en la vigencia 2013 por un valor de once millones doscientos noventa ycinco mil pesos ($11.295.000.oo), constituyendo con esto un presunto detrimentopatrimonial por valor de dos millones seiscientos ochenta y dos mil seiscientossesenta y un pesos ($2.682.661.oo) el cual estaría representado en los montosque se cancelaron por concepto de aportes a la seguridad social y parafiscales, yliquidación de cesantías e intereses a las cesantías en las cuales para su cálculose incluyó dicho concepto, ya que el Inciso 3 del Artículo 3 del Decreto 1345 (incluirpie de página, por el cual se fijan las escalas de viáticos) de 2012, aduce: “Quedaprohibida toda comisión de servicios de carácter permanente”, La Empresa sebasa para asumir este gasto en el Artículo 6 Parágrafo 2 del decreto 1160 de 1947que cita:


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“Los viáticos permanentes que se paguen a los trabajadores particulares sonsalario, siempre que se hayan causado por un término no menor de seis mesesen cada año, y se computarán para la liquidación del auxilio de cesantía enaquella parte de ellos destinada a proporcionar al empleado u obreromanutención o alojamiento, pero no en la que solo tenga por finalidadproporcionarle los medios de transporte a otro lugar.Los viáticos que se otorguen a los empleados y obreros oficiales se entenderáncomo salario, para los mismos efectos, cuando se den en forma permanente, pormedio de resolución especial, y siempre que la radicación se haga por untérmino no menor de seis (6) meses durante cada año”.

Cabe anotar que el presente Decreto en su Artículo 13 menciona:

“Las disposiciones del presente Decreto, tanto en lo que se refiere a lostrabajadores del servicio oficial como a los de las empresas particulares,solo le serán aplicables mientras no existan normas legales de carácterespecial, o estipulaciones contractuales, que les concedan derechos másamplios o que regulen su situación jurídica en lo referente al auxilio decesantía de una manera más favorable”.

Como se puede observar este decreto solo es aplicable para las empresasparticulares y para los empleados oficiales, y el Gerente de Empresas Municipalesde Tuluá es elegido por libre nombramiento y Remoción, lo que indica que es unfuncionario público.






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AUX.CESANTÍAS

INTERESESCESANTÍAS

APORTEPENSIÓN

APORTESALUD


532.500$ 63.900$ 933.000$ 660.875$ 40.586$ 451.800$ 2.682.661$


3.2.26.15 Hallazgo N° 42 Administrativo:

A continuación se relacionan los viáticos otorgados a una contratista de la Entidad:




TOTAL 1.370.000



En la imagen anterior se observan seis órdenes de pago por concepto de viáticospor diligencias a diferentes destinos para atender procesos jurídicos de la entidad,otorgados a una contratista de Emtuluá contrariando lo establecido en el Artículo 1del decreto 1007 de 2013, cabe anotar que se pueden otorgar viáticos acontratistas siempre y cuando se estipule en el respectivo contrato la obligación dedesplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual y una vez revisada laminuta del contrato no se evidenció en las obligaciones del contratante el deber desuministrar los viáticos necesarios para el desplazamiento de la contratista alcumplimiento de las actividades propias del objeto contractual.

3.2.26.16 Hallazgo N° 43 Administrativo con incidencia Disciplinaria y Fiscal$7.931.600.oo:

Se evidencia pago por concepto de celebración del día de la mujer a funcionariasde Emtuluá por valor de setecientos mil pesos ($700.000.oo), asimismo se observacontrato suscrito con Sara Liliana Duque con el objeto de celebración del día de lasecretaria, día del trabajo, día de la madre y día del padre para los funcionarios deEmpresas Municipales de Tuluá E.S.P., por valor de tres millones quinientos milpesos ($3.500.000.oo); de la misma forma se evidencia contrato por valor de tresmillones de pesos ($3.000.000.oo) con objeto de celebración de fin de año con losfuncionarios de Emtuluá E.S.P.


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Por otro lado se observa compra de un ramo fúnebre por valor de cien mil pesos($100.000.oo) como acompañamiento por el fallecimiento de la madre de la jefe deoficina jurídica de la Empresa, asimismo se evidencia la compra de dos (2) ramosfúnebres por valor de ochenta mil pesos ($80.000.oo) y ciento cinco mil quinientospesos ($105.500.oo) respectivamente como acompañamiento por el fallecimientodel padre de un funcionario de Empresas Municipales de Tuluá E.S.P Emtuluá.

Se evidencia pago por concepto de servicio de vacunación de tétano y hepatitis Bpara funcionarios de Emtuluá, por valor de cuatrocientos cuarenta y seis mil cienpesos ($446.100.oo), es importante destacar que los gastos ejecutados por losdiferentes conceptos deben estar contemplados dentro del programa de bienestarsocial establecido por la entidad y éste tendrá que contar con las disponibilidadespresupuestales correspondientes para su realización. Si bien es cierto que en elArtículo 10 de la Resolución No GG.028-2003 cita:

“Además de los estímulos educativos se desarrollarán programas de BienestarSocial y Salud Ocupacional tendientes a la integración del funcionario ymejoramiento de la calidad de vida, consistente en actividades recreativas,culturales, sociales, deportivas, campañas de vigilancia epidemiológica visual,respiratoria, auditiva y campañas de vacunación”.

En la Ley 443 de 1998 y el Decreto Reglamentario No 1567 de 1998 las cualeshacen parte integrante de dicha Resolución no promulgan nada acerca de estebeneficio para los trabajadores.

La norma de racionalización del gasto público contemplada en el Artículo 7 delDecreto 26 de 1998, establece de manera taxativa las actividades que no sepueden realizar con cargo al tesoro público:

“Prohíbase ordenar, autorizar o efectuar fiestas, agasajos, celebraciones uconmemoraciones u otorgar regalos con cargo al Tesoro Público, salvo en lasactividades de bienestar social relacionadas con la celebración de Navidad delos hijos de los funcionarios”.

Por lo anterior se deduce que presuntamente se vulneraron los preceptos legalescontemplados en el Decreto 26 de 1998 y la Ley 734 de 2002 Numerales 1 de losArtículos 34 y 35 constituyendo un presunto detrimento patrimonial por valor desiete millones novecientos treinta y un mil seiscientos pesos ($7.931.600.oo).

3.2.26.17. Hallazgo N° 44 Administrativo con incidencia Disciplinaria y Fiscal$6.180.000.oo:


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Se observa pago efectuado a Mondragón Álvarez y Cía. S. en C por valor dequinientos diecisiete siete mil quinientos pesos ($517.500.oo) en el mes dediciembre por concepto de auxilio funerario a funcionarios y pensionados deEmpresas Municipales de Tuluá EMTULUÁ E.S.P., con base en esta observaciónse procede a solicitar el contrato celebrado entre las partes evidenciando que fuesuscrito por valor de seis millones cuatrocientos cuatro mil pesos ($6.404.000.oo);se evidencia que del total del valor del contrato se ejecutaron seis millones cientoochenta mil pesos ($6.180.000.oo).

Referente al auxilio funerario, es necesario tener en cuenta que la Ley 100 de 1993en el artículo 1o prevé: “El sistema comprende las obligaciones del Estado y lasociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura delas prestaciones de carácter económico, de salud y servicios complementarios,materia de esta ley, u otras que se incorporen normativamente en el futuro”.

Esta disposición establece el auxilio funerario como una prestación adicional acargo de las Instituciones Administradoras de Pensiones, así:

Para quienes opten por el Régimen solidario de prima media con prestacióndefinida, el Artículo 51 dispone: “Auxilio funerario. La persona quecompruebe haber sufragado los gastos de entierro de un afiliado opensionado, tendrá derecho a percibir un auxilio funerario equivalente alúltimo salario base de cotización, o al valor correspondiente a la últimamesada pensional recibida, según sea el caso, sin que este auxilio puedaser inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, nisuperior a diez (10) veces dicho salario”.

Para quienes opten por el Régimen de ahorro individual con solidaridad, elArtículo 86 consagra: “La persona que compruebe haber sufragado losgastos de entierro de un afiliado o pensionado, tendrá derecho a percibir unauxilio funerario equivalente al último salario base de cotización, o al valorcorrespondiente a la última mesada pensionad recibida, según sea el caso,sin que pueda ser inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensualesvigentes, ni superior a diez (10) veces dicho salario.

El auxilio deberá ser cubierto por la respectiva administradora oaseguradora, según corresponda”.

Cuando el deceso del funcionario se origina en un accidente de trabajo o en unaenfermedad profesional, se trata de una contingencia comprendida en el sistemade Riesgos Profesionales y por tanto la prestación económica, esto es el auxilio


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funerario, estará a cargo de la Administradora de Riesgos Laborales conforme loseñala el Decreto 1295 de 1994, que posteriormente fue recogido de maneraexpresa a nivel legal, en los siguientes términos:

“Auxilio Funerario. La persona que compruebe haber sufragado los gastos deentierro de un afiliado o de un pensionado por invalidez del Sistema General deRiesgos Profesionales, tendrá derecho a recibir un auxilio funerario igual aldeterminado en el artículo 86 de la Ley 100 de 1993.El auxilio deberá sercubierto por la respectiva entidad administradora de riesgos profesionales. Enningún caso puede haber doble pago de este auxilio”.

Con base en lo anterior, con la suscripción de este contrato presuntamente seconstituyó un detrimento patrimonial por valor de seis millones ciento ochenta milpesos ($6.180.000.oo) debido a que el auxilio funerario es una prestación a favordel funcionario y/o pensionado que se encuentra establecida a cargo de laadministradora del régimen pensional o de la administradora de riesgosprofesionales, según sea el origen del deceso.

3.3. FACTOR DE LEGALIDAD.

3.3.1. Ejecución Contractual.

En la ejecución de la presente auditoria y con base en la información remitida y lossoportes presentados por las Empresas Municipales de Tuluá EMTULUÁ E.S.P.,para la vigencia 2013 se pudo establecer que la entidad celebró la siguientecontratación.

TIPOLOGIA CANTIDAD VALORObra Pública 20 $ 2.278.857.225.ooPrestación de Servicios profesionalesde Apoyo a la gestión

19 $ 187.574.640.oo

Interventoria 3 $ 163.669.326.ooConsultoria 12 $ 416.805.228.ooPrestación de Servicios 8 $ 185.223.000.ooArrendamiento 2 $ 15.740.000.ooSuministro 2 $ 10.743.640.oo

TOTALES 66 $ 3.258.613.059.oo

Fuente: EMTULUA E.S.P.

Para adelantar el proceso de auditoria se tomó una muestra aleatoria del 45.94 %equivalente a Mil Cuatrocientos Noventa y Siete Millones Cincuenta y Tres Mil


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Seiscientos Setenta y Nueve Pesos ($1.497.053.679.oo) contenidos en doce(contratos).

La Contraloría Municipal de Tuluá en desarrollo de su función Constitucional y legaly en cumplimiento de la ejecución del Plan General de Auditorias PGA-2014,adelanta auditoria Modalidad Regular con Enfoque Integral a las EmpresasMunicipales de Tuluá EMTULUA E.S.P., efectuando una evaluación al Factor deLegalidad, especialmente a la contratación adelantada por la entidad auditada enla vigencia 2013.

El seguimiento al proceso contractual de Empresas Municipales de TuluáEMTULUA E.S.P., se fundamentará en evaluar la eficiencia, eficacia en la gestiónen los procesos contractuales, verificando el cumplimiento de programas, planes yproyectos que le permitan a esta auditoria orientar su examen en el factor delegalidad al proceso contractual de acuerdo con lo previsto con la programación enel Memorando de Planeación adoptado por la Comisión de auditoria designada porel despacho del Señor Contralor.

MUESTRA CONTRATACIÓN VIGENCIA 2013 ÁREA FINANCIERA

160-12-04-014-2013 Consultoría 27/09/2013 FUNDACIÓN LA FLORIDA MEDIO AMBIENTE $ 39.982.700

120-12-01-04-2013Prestación de serviciosprofesionales, de apoyoa la gestión y artísticos

04/01/2013 VIVIANA JULIETH MORALES RESTREPO $ 17.400.000

160-12-05-002-2013 Prestación de Servicios 12/03/2013 CONSTRUTORES Y CONSULTORES MPV $ 26.500.000

120-12-01-016-2013Prestación de serviciosprofesionales, de apoyoa la gestión y artísticos

07/05/2013 CORPORACIÓN ASESORIAS INTEGRALES $ 25.000.000

120-12-06-02-2013Arrendamiento oadquisición de inmuebles

30/09/2013 DIEGO GIRON OVILLUS $ 13.500.000

Número DelContrato Clase De Contrato Nombre Completo Del Contratista Valor Inical

del Contrato

Fecha desuscripción

delContrato

MUESTRA CONTRATACIÓN VIGENCIA 2013 EMTULUA E.S.P.


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$ 1.497.053.679Total muestra 46 %

160-12-04-04-2013 CONSULTORÍA 15/04/2013 JOSE MARTIN TOBAR HERRERA $ 28.014.000

Fecha desuscripción

del Contrato

Valor Inical delContrato

160-12-02-014-2013 OBRA 11/09/2013 HONORIO VARGAS ORTIZ $ 272.003.627

160-12-02-016-2013 OBRA 28/10/2013 DANIEL GUSTAVO LOZANO VALENCIA $ 145.011.941

160-12-04-010-2013 INTERVENTORÍA 11/09/2013 GUSTAVO ANDRES ARDILA ROJAS $ 83.141.217

160-12-04-13-2013 CONSULTORÍA 11/09/2013 GUILLERMO MORENO BECERRA $ 95.038.573

$ 404.107.064

160-12-02-04-2013 OBRA 06/02/2013 JHON DIEGO RODRIGUEZ $ 214.518.950

Número DelContrato

Clase DeContrato Nombre Completo Del Contratista

160-12-02-02-2013 OBRA 23/01/2013 CONSTRUCTORES Y CONSULTORES MPV

3.3.2. Del Sistema de Contratación:

Se evidencia la presunta violación al principio de Planeación, en atención a que laentidad incumple al no contar con un banco de proyectos que le permitan adelantaruna acción coordinada en sus procesos contractuales enmarcados en su PlanEstratégico, que debe ir en concordancia con el Plan de Desarrollo Municipal yacorde a la Estrategia Nacional del Plan de Desarrollo 2010 – 2014, enconsecuencia, la entidad no tiene un proceso definido, estandarizado y verificadode contratación que tenga como objetivo garantizar el cumplimiento de lasinversiones de acuerdo a la misión institucional.

Es indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientementeserios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selecciones encaminadasa determinar entre otros aspectos relevantes como la verdadera necesidad de lacelebración del contrato, en razón a que no presenta los estudios previos, basandola elección del contratista en lo establecido en el artículo 46 “DELPROCEDIMIENTO GENERAL”, 1. “Estudios previos o requerimientos del servicio”del Manual de Contratación de Empresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P.

Los requerimientos del servicio con los que la entidad auditada en la etapaPrecontractual identifica la necesidad del servicio a suplir no ilustran a cabalidad lanecesidad, no reflejan el proceso de análisis y planeación del gasto y de losprocesos contractuales por parte de la administración de EMTULUA E.S.P.

Publicación de la actividad Contractual en el SECOP.


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La Ley 1150 de 2007 en el artículo 3, inciso 3, establece que el gobierno nacionaldesarrollará el sistema electrónico para la contratación pública SECOP, el cualcontará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos.El artículo 223 del Decreto Ley 019 de 2012 consagra que a partir del primero dejunio de 2012 los contratos estatales solo se publicarán en el Sistema Electrónicopara la Contratación pública SECOP que administra la agencia nacional deContratación Pública Colombia Compra Eficiente.

El Decreto 4170 de 2011 crea la Agencia Nacional de Contratación Pública,Colombia compra eficiente con el objetivo en que los partícipes en los procesos decompras y contratación pública logren una mayor eficiencia, transparencia yoptimización de los recursos del estado.

La Circular Externa No. 1 del 21 de Junio de 2013 emanada de la AgenciaNacional de Contratación Pública Colombia compra eficiente, establece que lasentidades que contratan con cargo a recursos públicos están obligadas a publicaroportunamente su actividad contractual en SECOP, sin que sea relevante para laexigencia de ésta obligación su régimen jurídico, naturaleza de público o privado.

Las Empresas Municipales de Tuluá EMTULUÁ E.S.P., son una empresa industrialy comercial del estado, mediante acuerdo No. 002 del 20 de diciembre de 2012,adoptaron el Manual de Contratación, a través del Acuerdo No. 001 del 28 defebrero de 2014, adicionan al manual de contratación, el Titulo VI, denominadoSECOP, estableciendo en el artículo 74 el Sistema Electrónico para laContratación Pública SECOP, implantando la obligatoriedad de publicar todas lasactividades precontractuales, contractuales y Postcontractual que adelante laentidad.

La vigencia auditada por la Contraloría Municipal de Tuluá, audita a las EmpresasMunicipales de Tuluá EMTULUA E.S.P., la vigencia 2013, logrando evidenciar lacomisión de auditoría que el establecimiento auditado si bien es cierto su régimencontractual se rige por el derecho privado, ésta debe ir en concordancia y ajustadaa la normatividad vigente que regula materia.

3.3.3. Consolidado Hallazgos Factor de Legalidad

3.3.3.1. Hallazgo No. 45 Administrativo:

El sujeto de Control realiza basados en el artículo 46 del Procedimiento Generaldel Acuerdo No. 002 del 20 de diciembre de 2012, “Por medio del cual se adopta elManual de Contratación de Empresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P.” en


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el literal 1. “Estudios previos o requerimientos del Servicio” la invitación a presentarpropuestas, obviando los estudios previos que permitan describir la necesidad quese pretende satisfacer a través del proceso contractual, estableciendo en losmismos los estudios que le permitan a la entidad identificar con claridad el objetoa contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar,describiendo en ellos la modalidad de selección del contratista, incluyendo losfundamentos jurídicos que soportan su elección, el valor estimado del contrato,indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación.


Contrato No. 160-12-02-04-2013. El artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, establece laobligatoriedad de la expedición de los actos administrativos, documentos, contratosy en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual en elSistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP. La Circular Externa No.1 de 21 de Junio de 2013 emanada por la Agencia Nacional de Contratación -Colombia compra eficiente, establece que las entidades que contratan con cargo arecursos públicos están obligadas a publicar oportunamente su actividadcontractual en el SECOP, sin que sea relevante para la exigencia de estaobligación su régimen jurídico, naturaleza de público o privado o la pertenencia auna u otra rama del poder público. Las instituciones que ejecutan recursos públicossin ser entidades del Estado están obligadas a publicar en el SECOP su actividadcontractual que se ejecute con cargo a recursos públicos. Mediante Acuerdo No.001 del 28 de febrero de 2014 Las Empresas Municipales de Tuluá EMTULUAE.S.P., adiciona al Manual de Contratación el Titulo VI Denominado SECOP, en elcual la entidad establece que cumplirá con las obligaciones de la publicidad de laactividad precontractual, contractual y Postcontractual.

El artículo 66 de la Ley 80 de 1993 establece la participación comunitaria en todoslos contratos que celebren las entidades estatales, estarán sujetos a la vigilancia ycontrol ciudadano. La Ley 850 de 2003, reglamenta las veedurías ciudadanas,indicando en el párrafo segundo del artículo 1 que la vigilancia se ejercerá enaquellos ámbitos, aspectos y niveles en los que en forma total o parcial, seempleen los recursos públicos con sujeción a lo dispuesto en la mencionada ley.


Contrato No. 160-12-04-13-2013. "ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y LOSDISEÑOS DE LA ESTACIÓN DE BOMBEO AGUACLARA, ESTACIÓN DEBOMBEO DE LA VEREDA SABALETAS DEL CORREGIMIENTO DEAGUACLARA, ESTACIÓN DE BOMBEO DE LAS VEREDAS LA RIVERA Y LA


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CRUZ, CORREGIMIENTO EL PICACHO, EN LA ZONA RURAL DEL MUNICIPIODE TULUÁ". Se evidencia la inexistencia de certificaciones laborares y/o estudiosrealizados que acrediten su experiencia profesional. Se evidencia en el expedientecontractual la extemporaneidad de antecedentes Disciplinarios y Fiscales (Confecha Agosto 18 de 2013), como también la inexistencia del R.U.P., lo anteriorrefleja la presunta incapacidad del contratista ya que carecería de la idoneidad quetienen todas las personas para ser titulares de derechos, porque no se evidenciaaptitud jurídica para poderse obligar al carecer del elemental Registro,contraviniendo presuntamente lo establecido en los artículos 34 y 35 de la Ley 734de 2002.

3.3.3.4. Hallazgo No. 48 Administrativo con incidencia Disciplinaria:

Contrato No. 160-12-02-02-2013. "CONSTRUCCIÓN DE LA PLANTA DETRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES PTAR EN EL CORREGIMIENTOCAMPOALEGRE, ZONA RURAL DEL MUNICIPIO DE TULUÁ”. Se evidencia lafalta de certificados que acrediten la experiencia laboral o profesional.Presentación extemporánea (Enero 23 de 2013) de los Certificados deResponsabilidad Fiscal, tanto de la empresa constructora como la de surepresentante legal, de igual manera se evidencia la inexistencia de los certificadosde antecedentes disciplinarios y fiscales contraviniendo presuntamente loestablecido en los artículos 34 y 35 de la Ley 734 de 2002, ocasionando unaconducta de orden disciplinario por parte de la entidad auditada. En la cláusulaSexta...“Imputación presupuestal” de la minuta del contrato se observainconsistencia en el valor del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (…$413.000.000.oo), ya que su valor real es de $ 413.365.201.oo.

Observaciones:

Certificados Presupuestales mal archivados en la carpeta del contrato. Suubicación en la carpeta (…al final) no corresponde a la secuencia dearchivo.

En las actas del proceso contractual, se observa la interventoría delcontrato, pero no se evidencia acto administrativo de la asignación delinterventor.

Se observa una presunta duplicidad en el registro Presupuestal.(RP60000000067 / 68).



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Contrato No. 160-12-04-04-2013. “COMPLEMENTACIÓN DEL CATASTRO DEREDES DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DEL CORREGIMIENTOAGUACLARA, MUNICIPIO TULUÁ". En el estudio de conveniencia y Oportunidadse establece un costo estimativo de $ 26.064.788.oo, pero se evidencia laexpedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal por un valor de$28.500.000.oo, valor que se ratifica en la carta de invitación enviada alproponente.

Observaciones:

El proponente adjunta RUT desactualizado contraviniendo lo estipulado enel Artículo 2 de la Resolución 000139 de noviembre 21 de 2012 expedidapor la DIAN.

El formato del Acta de Inicio no registra N° de versión, ni fecha deaprobación por parte del sistema de gestión documental.

3.3.3.6. Hallazgo No. 50 Administrativo con Incidencia Disciplinaria y Fiscal$1.032.681.921.oo.

Contrato No. 160-12-02-018-2011. "CONSTRUCCIÓN DE LA PLANTA DETRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES Y COLECTOR FINAL A REALIZARSEEN EL CORREGIMIENTO LA PALMERA, EN EL MUNICIPIO DE TULUÁ, VALLEDEL CAUCA". A folio 111 del acta N° 006 de Junio de 2011, en la evaluación delComité Técnico Asesor de Contratación, se evidencia inconsistencias en laevaluación técnica en la cual reza en el cuadro de análisis, en su ítem "Análisisunitarios por cada ítem", el proponente seleccionado, registra el incumplimiento deeste requisito, observándose lo contrario. El proponente adjunta RUTdesactualizado contraviniendo lo estipulado en el Artículo 2 de la Resolución000139 de noviembre 21 de 2012 expedida por la DIAN. Se evidencia lainexistencia de planos record de las obras realizadas, que indiquen los cambiosefectuados sobre el diseño inicial. A pesar de que el contrato ha sido liquidado, seevidencia que la obra aún se encuentra inconclusa, careciendo de la estructurapara el desarenador y las rejillas, lo que evidencia problemas en su funcionamiento(encontrándose fuera de servicio); además se evidencia la inexistencia del acta derecibido a satisfacción de la comunidad o acto administrativo donde se demuestrela entrega oficial a la Asociación de Suscriptores del acueducto y Alcantarillado LaPalmera “ASPAL” para su correspondiente administración. En consecuencia laComisión de Auditoria establece un presunto detrimento patrimonial por valor deMil Treinta y Dos Millones Seiscientos Ochenta y un Mil Novecientos VeintiúnPesos ($1.032.681.921.oo)


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3.3.4. Proceso Judiciales

Las Empresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P., a través de la ResoluciónNo. 068 del 8 de mayo de 2006, crearon el Comité de Conciliación y transacción,con el fin de dirimir conflictos de tipo contractual, indemnizatorio por reparación,restablecimiento del derecho, ejerciendo la Defensa Judicial de la entidad.

La Comisión de Auditoria pudo evidenciar que el Comité de Conciliación yTransición de EMTULUÁ E.S.P., se reúne periódicamente de acuerdo a loestablecido en el artículo tercero del acto administrativo que lo crea, como seprobó en las actas de reunión ordinarias y extraordinarias, en las que se deliberasobre la posición jurídica que asume la entidad ante los requerimiento judiciales.

Para cubrir el pago de un posible fallo adverso en contra de la entidad, LasEmpresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P., cuentan con un rubro deveinticinco millones de pesos ($25.000.000.oo) el cual es insuficiente ante laspretensiones de los demandantes, ya que en el evento en que el sujeto de controltenga un revés jurídico, la cifra apropiada es exigua para satisfacer unaprovidencia en su contra.

Cabe resaltar que la apropiación en el presupuesto de la entidad, pasa a lasiguiente vigencia sin ninguna modificación, conducta reiterativa desde el año2010.

3.4. FACTOR AMBIENTAL

3.4.1. Informe Visitas de Campo

Contrato No 160-12-02-02-2013

Objeto: Construcción de la planta de tratamiento de aguas residuales- PTAR en elcorregimiento Campo Alegre, zona rural del municipio de Tuluá.

Contrato No 160-12-02-018-2011

Objeto: Construcción de la plata de tratamiento de aguas residuales y colector finala realizarse en el corregimiento la Palmera, en el municipio de Tuluá, Valle delCauca.

En la visita realizada se constató lo siguiente:


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3.4.1.1. PTAR Campo Alegre:

MUNICIPIO DE TULUÁ5. CORREGIMIENTO DECAMPOALEGRE

5. CORREGIMIENTO DE CAMPOALEGRE (VEREDAS).

- VEREDA GUAVITAS- VEREDA LA BALASTRERA

El corregimiento de Campo Alegre cuenta con una población cercana a los1.000habitantes agrupados en 177 familias. En la actualidad el servicio de Acueducto yalcantarillado es prestado (Administrado) por la Asociación de Suscriptores delacueducto y Alcantarillado Campoalegre Tuluá “ASDAL CAMPOALEGRE TULUA”,la cual tiene en estos momentos 177 usuarios (100%) adscritos a la red delacueducto y unos 160 suscriptores (90%) que se benefician de la red dealcantarillado.

La PTAR de Campoalegre cuenta con 4 módulos (1 módulo= Tanque Séptico yFiltro Anaeróbico), de los cuales dos (2) de ellos se construyeron en el año 2012 ylos dos últimos se construyeron en Junio del 2013. Estos dos últimos módulostuvieron algunos ajustes y mejoras en cuanto a sus especificaciones técnicas entubería (Tubería de las Flautas superiores e inferiores) y válvulas con respecto alos dos módulos anteriores, que inicialmente estaban de ø= 4”, las cuales fueronsustituidas por tubería ø= 6” (Flautas Recolectoras de Aguas Residuales y Flautasde Entrega de Flujo Ascendente) y válvulas de ø= 6”; Esto con el fin de hacer unpoco más prolongable el periodo de mantenimiento y proyectándose a una futuraampliación de usuarios según información suministrada por el administrador de laPTAR el Señor JANUARIO OSPINA.


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Cambios que no afectan su funcionamiento y que a simple vista y revisando cadauna de las fases de tratamiento de aguas residuales se evidencia que estáfuncionando adecuadamente, sin embargo no se pudo comprobar en la visitatécnica, la eficiencia en el tratamiento, debido a que carecen de los exámenes delaboratorio que demuestren los INDICADORES de DBO, DQO, ST, entre otros, enel que manifiesta el administrador de la planta que estos exámenes de laboratorioson muy costosos y que por el momento es un poco dificultoso poderlos realizar,ya las tarifas que se tienen por la prestación del servicio son muy bajas y lorecaudado por estas, no son los suficientes para la realización de estosexámenes.

La deposición o entrega de las aguas tratadas son conducidas a la acequia “LosArangos” a 522 m de la PTAR.


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La comunidad expresa que se encuentran satisfechos con las obras realizadas,pues con esto disminuyeron muchas debilidades que venía presentando la PTARS,facilitándoles el tema de mantenimiento.

Al momento de la visita se evidencia lodo disperso alrededor de la PTAR, el cuales amontonado y posteriormente reutilizado en los cultivos, sin embargo carecende un sitio adecuado para el almacenamiento de este residuo que queda una vezse le ha realizado mantenimiento a la planta.

Se evidencia igualmente unos tanques de concreto donde venía funcionandoanteriormente la PTAR, los cuales están subutilizados (Fuera de servicio) en elmomento y que es necesario adecuarlos en aras de que no se conviertan a futuroen un foco de contaminación por la acumulación de agua lluvia o materia orgánicadebido a la hojarasca que continuamente se acumula allí por la vegetaciónpresente en el sitio.

Algunas de las cubiertas de los tanques ya se encuentran deterioradas, esnecesario reemplazarlas para evitar algún accidente.

En las fotos siguientes se evidencia el estado actual de la PTARS.

EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS

Nueva PTAR

Antigua PTAR – Fuera de servicio


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Foto 1. Panorámica de la PTAR, Corregimiento Campo Alegra. Autor. Nvidales. 2014


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3.4.1.2. PTAR la Palmera:


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MUNICIPIO DE TULUÁ12. CORREGIMIENTO DE LA PALMERA

CORREGIMIENTO LA PALMERA – VEREDASVEREDA COLORADASVEREDA EL LIMARVEREDA LA EDELMIRAVEREDA PEKIN

El corregimiento de La Palmera cuenta con una población aproximada de 750habitantes agrupados en 130 familias. El servicio de Acueducto y alcantarillado esAdministrado por la Asociación de Suscriptores del acueducto y Alcantarillado LaPalmera “ASPAL”, actualmente cuenta en estos momentos con 128 suscriptores(98,5%) adscritos a la red del acueducto y unas 30 viviendas (23%) que sebenefician de la red de alcantarillado. En la actualidad Asociación de Suscriptoresdel acueducto y Alcantarillado La Palmera “ASPAL” presta sus servicios ytratamiento de las aguas residuales a través de la antigua PTAR localizada en elcasco urbano, a pesar de la existencia de la nueva PTAR construidarecientemente.

La nueva PTAR La Palmera consta de 2 módulos (1 módulo= Tanque Séptico yFiltro Anaeróbico) y Filtro Fito-pedológico.


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Realizada vista técnica ocular se evidencio que la obra aún se encuentrainconclusa, careciendo de la estructura para el desarenador y las rejillas, lo queevidencia problemas en su funcionamiento, lo cual se observa desde el ingreso delas aguas servidas hasta pasar por el sistema atrapagrasas, ya parte del aguaque llega a la PTAR está siendo vertida sin ningún tratamiento.

En la estructura de separación se observa el rebosamiento y revertimiento de lasaguas servidas que ingresan al Tanque Séptico, lo que indica que en algún sectorde la PTAR se encuentra obstruido o colmatado por la sedimentación producto delingreso directo de las aguas residuales al no existir ningún tipo de filtro(Desarenador – Rejillas) que permita limpiar estas aguas de sedimentos.

Al revisar el filtro Anaeróbico se observa que el nivel de las aguas se encuentrarebosando el nivel de las tapas de inspección, pues el sistema se encuentra


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funcionando (si se puede decir de esta manera) demasiado lento y solo seevidencia una poca cantidad de agua tratada que sale una vez que pasa por todoel tratamiento de la PTAR, aguas que estás siendo entregadas a la quebradaCULIFUNCHI.

Se solicitaron los diseños y planos records de la PTAR, para confrontar estasanomalías, lo cuales no fueron suministrados por la inexistencia de estos.Actualmente la PTAR no ha sido entregada oficialmente y se encuentra bajo laadministración de la Empresas Municipales de Tuluá. Por el momento elCorregimiento de La Palmera se sigue beneficiando de la antigua PTAR.

La comunidad manifiesta que la PTAR, no está funcionando apropiadamente, quees necesario que se revise esta situación que presenta la PTAR.

Por su parte el ingeniero delgado de las Empresas municipales NELSONCOPETE, expresa que están en el proceso de que deleguen a una persona arevisar el sistema para detectar dónde está la falla, además que la obra tuvofalencia desde sus inicios por la suspensión de la interventoría, acontecimiento quepermitió que la obra no tuviese control y garantía en su proceso de ejecución.

Por otra parte se evidencia la falta de mantenimiento de las instalaciones de laPTAR, se observa el sitio enmalezado.

Al igual que la anterior PTAR (PTAR Campoalegre) no cuenta con los exámenespertinentes para el seguimiento y control de DBO, DQO, ST, entre otros.

Actualmente las Empresas Municipales de Tuluá se encuentran gestionando elproceso de adjudicación para la construcción de la estructura faltante delDesarenador y las rejillas para la habilitación de la PTAR.

EVIDENCIAS FOTOGRÁFICA PTAR CAMPO ALEGRE


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3.4.2. Consolidado Hallazgos Factor Ambiental


Contrato No 160-12-02-02-2013. Al momento de la visita no se evidencio ningúnregistro que constate el análisis físico químico que se le debe realizar al vertimientode aguas tratada que sale de la PTAR, esta situación pone en manifiesto elincumplimiento entre otra normativa al Decreto 79 de 1986 Conservación yprotección del recurso agua, Ley 99 de 1993 Art. 10,11,24,29: Prevención y controlde contaminación de las aguas, documento CONPES 1750 de 1995 Políticas demanejo de las aguas, Decreto 1594 de 1984 Normas de vertimientos de residuoslíquidos, Art. 60 a 71 Vertimiento de residuos líquidos. Art. 72 a 97 Normas devertimientos. Art. 155 procedimiento para toma y análisis de muestras.


No cuenta con un sitio para la disposición adecuada de los lodos generados en elmantenimiento de la PTAR, poniendo en riesgo la salud del operario y los recursosnaturales, especialmente el recurso suelo y aire.


Contrato No 160-12-02-018-2011. Al momento de la visita no se evidencio ningúnregistro que constate el análisis físico químico que se le debe realizar al vertimientode aguas tratada que sale de la PTAR, esta situación pone en manifiesto elincumplimiento entre otra normativa al Decreto 79 de 1986 Conservación yprotección del recurso agua, Ley 99 de 1993 Art. 10,11,24,29: Prevención y controlde contaminación de las aguas, documento CONPES 1750 de 1995 Políticas demanejo de las aguas, Decreto 1594 de 1984 Normas de vertimientos de residuoslíquidos, Art. 60 a 71 Vertimiento de residuos líquidos. Art. 72 a 97 Normas devertimientos. Art. 155 procedimiento para toma y análisis de muestras.

3.4.2.4. Hallazgo N° 54 Administrativo con incidencia Disciplinaria:

A pesar de que se cuenta con una infraestructura para el tratamiento de aguasresiduales, esta no está cumpliendo con la función para la que fue construida,carece de una estructura que garantice la separación física de los sólidos grandesy pequeños (desarenador), y el agua residual está siendo vertida directamente sinningún tratamiento a la quebrada culifunchi, esta situación transgrede elcumplimiento a la ley 142 de 1994, art 2, numeral 2.1, art 3, numeral 3.6, art 5,


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numeral 5.1, art 11, numeral 11.1 y 11.5, art 63, numeral 63.1, 63,2, art 136, laresolución 1433 de 2004, CONPES 3550 de 2008 entre otras.


Se evidencia que la PTAR carece de mantenimiento tanto en su aspectoambiental (paisajístico), como administrativo.


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OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE EMPRESAS MUNICIPALES DETULUÁ – EMTULUA E.S.P.

IngenieroANDRÉS ALBERTO ÁLVAREZ TOROGerente EMTULUA E.S.P.Tuluá-Valle

Asunto: Opinión Estados Contables Vigencia Fiscal 2013

La Contraloría Municipal de Tuluá con fundamento en las facultades otorgadas porel Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría a los EstadosFinancieros de las Empresas Municipales de Tuluá - Valle, a través del examen alBalance General al 31 de diciembre del año 2013 y el Estado de ActividadFinanciera, Económica y Social por el periodo comprendido entre el 1 de enero y el31 de diciembre de la vigencia 2013, así como la comprobación de que lasoperaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a lasnormas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables y la evaluación delSistema de Control Interno Contable.

La presentación de los Estados Contables y la información analizada esresponsabilidad de la entidad, la de la Contraloría Municipal de Tuluá consiste enproducir un informe en el cual se exprese una opinión sobre la razonabilidad dedichos estados, así como la Eficiencia y la Eficacia del Sistema de Control Interno.

La evaluación se efectuó acatando las normas de auditoría generalmenteaceptadas, por lo tanto requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución deltrabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable parafundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe. El control incluyóel examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentosque soportan la Gestión de la entidad; las cifras y presentación de los EstadosContables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuadaimplementación y funcionamiento del sistema de control interno contable.


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En éste orden de ideas se estableció que el área financiera no da cumplimientototal a las actividades a desarrollar de control interno en el proceso contable,contempladas en la Resolución 357 de julio de 2008 de la Contaduría General dela Nación.

No se observó la operatividad del comité técnico de sostenibilidad del sistemacontable, contrariando lo dispuesto por la Contaduría General de la Nación, la cualestablece que se deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestionesadministrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados,informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan con lascaracterísticas cualitativas de confiabilidad.

El control en el área financiera no es adecuado, la oficina de Control Interno no harealizado auditorías internas en la vigencia auditada a los diferentes procesos, nise tienen controles definidos para los mismos.

La entidad presenta en sus estados contables saldos por concepto de deudas dedifícil cobro, saldos que vienen desde el año 2000, durante la vigencia auditada nose observó recuperación alguna por dicho concepto, incumpliendo con el deber dedepurar oportunamente la información contable a fin de garantizar la razonabilidadde las cifras reportadas.

En la Propiedad, Planta y Equipo; No se han realizado los respectivos avalúostécnicos, por consiguiente no se revela su valor real, creando incertidumbre en losvalores reflejados en la cuenta; por lo tanto para la vigencia examinada el saldo deestas cuentas es incierto.

La cuenta “Bienes entregados a terceros” cuenta con un valor de $2.099 millonesdel cual no se evidencia control y seguimiento, causando incertidumbre frente a larazonabilidad y destino de dichos bienes.

Durante la vigencia 2013 no se observa la actualización de la provisión para cubrirpresunción de contingencias por litigios o demandas. Dicha cuenta tiene un saldode $25 millones, que difiere en gran proporción de la información suministrada porel área jurídica, reflejando la inexistencia de conciliación entre éstas áreas yademás que no hay provisión suficiente para atender futuras obligaciones quepodrían conllevar a un desequilibrio económico.

En mi opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estadosfinancieros de Empresas Municipales de Tuluá - EMTULUÁ E.S.P, No presentan


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razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de laEntidad a diciembre 31 de 2013 y los resultados de sus operaciones por el año queterminó en ésta fecha; de conformidad con los principios y normas prescritas porlas autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmenteaceptados en Colombia o prescritos por el Contador General.

Atentamente,

ÁNGELA MARÍA RUIZ MENAContador Público TituladoT.P 159137-T

ESTADOS PRESUPUESTALES

Una vez analizados los diferentes momentos de programación, elaboración,aprobación y ejecución del presupuesto, se emite una opinión DEFICIENTE para lavigencia 2013, como consecuencia de las inconsistencias encontradas con relacióna la programación, aprobación y ejecución de los ingresos y gastospresupuestales.


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DICTAMEN INTEGRAL

IngenieroANDRÉS ALBERTO ÁLVAREZ TOROGerente EMTULUA E.S.P.

Cordial saludo

La Contraloría Municipal de Tuluá Valle, con fundamento en las facultadesotorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría conEnfoque Integral Modalidad Regular al Instituto de Financiamiento, Promoción yDesarrollo de Tuluá INFITULUA.

Lo anterior a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia,eficacia, y equidad, con que administró los recursos puestos a su disposición y losresultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, elexamen de los Balances Generales consolidados a 31 de diciembre del año 2013,los Estados de Actividad Financiera, Económica y Social consolidados para losperíodos comprendidos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del mismo año.

RELACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, se detectaron cincuenta y seis (56)Hallazgos de carácter Administrativo resultantes del proceso auditor y los once (11)que quedan del seguimiento al Plan de Mejoramiento suscrito entre EmpresasMunicipales de Tuluá – EMTULUA E.S.P. y la Contraloría Departamental del Valledel Cauca, los cuales se encuentran sujetos a plan de mejoramiento.

PLAN DE MEJORAMIENTO

La Entidad debe realizar un Plan de Mejoramiento que incluya las acciones ymetas que se implementarán para solucionar las deficiencias u observacionescomunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe, elcronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo;igualmente los once (11) hallazgos resultantes del seguimiento al plan demejoramiento suscrito entre EMTULUA E.S.P. y la CDVC.


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El Plan de Mejoramiento debe ser entregado a la Contraloría Municipal de TuluáValle, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe final.

Atentamente,

GILBERTO CASTRILLÓN VALENCIAContralor Municipal de Tuluá


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4. CUADRO DE RESUMEN DE HALLAZGOSEMPRESAS MUNICIPALES DE TULUA – EMTULUA E.S.P. VIGENCIA 2013

1- ANEXO

No HALLAZGOS AUDITORIADERECHO DE

CONTRADICCIÓN DE LAENTIDAD AUDITADA

CONCLUSIÓNAUDITORIA

TIPO DE HALLAZGO

A D F P S Valor DañoPatrimonial

FACTOR DE GESTION

1

Se pudo observar en el expediente en el que reposa el formato Únicode Hoja de Vida de la Jefe de Control Interno, que la certificación deque la información contenida en ella es equivalente a los documentosque la soportan, fue refrendada por el jefe de personal de otraEntidad. En los Formatos Únicos de Hoja de Vida del resto de lamuestra analizada, se pudo cotejar que no se encuentra certificada ladocumentación que hace parte integral de las mismas, medianterúbrica del funcionario que ejerce las funciones de Jefe de Personal ode Talento Humano. De igual manera se pudo evidenciar en elexpediente del funcionario SAMIR SAENZ CORRE que la DeclaraciónJuramentada de Bienes y Rentas no está diligenciada en su totalidadtransgrediendo presuntamente lo estipulado en la Ley 190 de 1995.

La Jefe de ControlInterno fue nombradapor el AlcaldeMunicipal mediante elDecreto No. 280-018.0029 del 8 deenero de 2014, por lotanto la refrendaciónde la hoja de vidaestuvo a cargo delfuncionariocompetente delMunicipio.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

Habiendoanalizado lacontradicciónexpuesta por laentidadauditada conrelación alpresentehallazgo, lacomisiónauditoradeterminadejarlo enfirme, teniendoen cuenta laausencia de lafirma quecertifique laverificación dela informaciónen los formatosúnicos de hojade vida delresto de lamuestra

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tomada, porparte delfuncionario dela entidad queejerza lasfunciones dejefe depersonal o detalentohumano, casospuntales la hojade vida de laDoctora LuzEliane Gil,Doctor DiegoFernandoArias, SamirSáenz Correa,Didier NorbelPedraza y delmismo GerenteIngenieroAndrés AlbertoÁlvarez. En elcaso de ladeclaraciónjuramentada debienes y rentasdel trabajadorSamir Sáenz


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Correa, laentidadauditada nodesvirtúa elhallazgoquedando éstesujeto a plan demejoramiento.

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Se pudo observar que para la vigencia 2013 la Entidad celebróContrato de Prestación de Servicios Profesionales N°120-12-01-14-2013 a través de su área administrativa, cuyo objeto contractual esPRESTACIÓN DE SSERVICIOS PARA REALIZAR LE PROCESO DEDEPURACIÓN DEL FONDO ACUMULADO DE DOCUMENTOS DELARCHVO DE EMTULUA E.S.P., a pesar de que la Entidad sujetapara esta vigencia cuenta con un funcionario de planta cuyadenominación de cargo es Auxiliar Administrativo Código 407 Grado04 de acuerdo al Manual de Funciones y Competencias Laborales deEMTULUA E.S.P., para ejercer dentro de las funciones esencialesNumerales 1, 2 y 3 actividades inherentes a la depuración deinformación en materia de Gestión Documental, obedeciendo a la Ley594 de 2002 y danto cumplimiento a sus TRD, adicionalmente en losinformes presentados por la contratista a la entidad contratante no seevidencia una relación coherente entre el objeto contratado y losproductos obtenidos, ya que éstos son comprendidos por actividadescomo cambios de ganchos metálicos, identificación de expedientes ylevantamiento de inventario documental. Lo anterior transgredepresuntamente los principios y reglas generales de la función públicacon relación a la duplicidad de funciones.

La intencióncontractual es brindarun apoyo al áreaadministrativa en laorganización delarchivo en un espaciofacilitado por elMunicipio, generandocon ello queefectivamente sepudiera depurardocumentaciónseparando el archivocentral del archivo degestión.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

Analizado elargumentosuscrito en elderecho decontradicciónpor parte delente auditado yreevaluando lospapeles detrabajo conrelación almanual defuncionesdescrito en elpresentehallazgo, lacomisiónauditora lograestablecer queéste continuaen firme ysujeto a plan de

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mejoramiento,toda vez que laintencióncontractual nofundamenta elobjetocontratado, porun lado ya quela depuracióndel fondoacumulado nofue llevada acabo dentro delos productosdel procesocontractualresaltando queelprocedimientode depuraciónconsiste en laeliminación dedocumentos deacuerdo a lostiempos ycriteriosestablecidos enla norma, y esla entidad laresponsable de


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determinar losdocumentosque por suvalordocumentalpueden o noser eliminados,y por otra parte,estasactividades seencuentrancontempladasen el manualde funciones deun trabajadorde planta de laEntidad.

3

Se evidenció que mediante Resolución N°026 del 15 de febrero de2007 EMTULUA E.S.P. adoptó el Modelo Estándar de ControlInterno MECI:1000-2005 de la Entidad, cumpliendo lo estipulado en laley 87 de 1993 y su Decreto Reglamentario 1599 de 2005. Seevidencia mediante Acta N°001 emitida el 15 de febrero de 2007,Acta N°003 del 30 de Enero de 2008, Acta N°003 del 18 deNoviembre de 2009 y finalmente Circular N°100-04-02 del 02 de Juliode 2013 en las que la Alta Dirección de Empresas Municipales deTuluá suscribe compromiso para la Implementación del MECI1000:2005 en la Entidad. Se pudo cotejar en el caso del Acta N°003la constitución de un Grupo Directivo del MECI conformado por elrepresentante legal de la Entidad, el Director Administrativo yFinanciero y los demás directivos de primer nivel, y un Grupo

El Comité de Calidadse activó en el mesde agosto de 2014,actualmente se reúneen forma periódica,de igual forma elcomité coordinador decontrol interno quetiene inmerso elequipo Mecí ya quedebido a la mínimacantidad defuncionarios todos

Con relación alpresentehallazgo yluego deanalizado elderecho decontradiccióncorrespondiente al mismo, lacomisión deauditoría pudoestablecer quela observación

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Operativo denominado Equipo MECI el cual es conformado por elAuxiliar Técnico y Archivo General, Auxiliar Administrativo yFinanciero, Auxiliar de Servicios Generales y Asistente de gerencia,sin embargo no se observan Actas de reunión que evidencien laoperatividad de dicho Comité, no se observó Acto Administrativo deConstitución del Comité Operativo del MECI en el cual se establezcanlas condiciones de operatividad del mismo.Se pudo evidenciar mediante la suscripción de Resolución N° 101 del05 de junio de 2007 la Entidad adoptó el Sistema de Gestión de laCalidad, bajo la NTC GP 1000;2004, que en el Artículo 2° establece lacreación del Comité de Calidad, sin embargo no se observan actas dereunión que evidencien la operatividad del mismo, conforme loestipula en su Artículo 5° REUNIONES DEL COMITÉ DE CALIDAD.Posteriormente se pudo cotejar la existencia de la Resolución N°62del 18 de marzo de 2008 que fundamente la Creación del Comité deCalidad de las Empresas Municipales de Tuluá, en la que se nombracomo representante de la Alta Dirección dentro de éste Comité alDirector Administrativo y Financiero y a los integrantes del mismo deacuerdo a su estructura organizacional.El 02 de julio de 2013 la Entidad suscribe Resolución N°100-03-01-115-2013 por medio de la cual INTEGRA el Grupo Directivo deCalidad, el Grupo Operativo o Equipo de Calidad y el Equipo deEvaluación de Empresas Municipales de Tuluá E.S.P., acto en el cualse hace la designación de los integrantes del Comité Directivo y deCalidad, y del Comité Operativo y de Calidad, de la misma manera sedefinen sus roles y responsabilidades, sin embargo no se estableceen éste acto administrativo la periodicidad de reuniones ordinariasque argumenten la sostenibilidad del mismo.

están incluidos en losdiferentes comitésCalidad y MECI.Se anexa:Copia de acta decomité de calidad defecha 20 de agostodel 12 de septiembrey de 26 de noviembrede 2014Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

continúa enfirme, dado quede acuerdo a loindicado por laentidadauditada endicho recurso,ratifica elalcance delhallazgo;teniendo encuenta que lavigenciaauditada es2013; que sibien es ciertosoportan sucontradiccióncon actas dereunión contres fechasdistintasdurante lavigencia 2014pero con elmismo númerode acta y unade ellas sinfirmas deasistentes, que


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la periodicidadestablecidapara que elcomité sereúna es deuna (01) cadames16; actoadministrativoque en suartículo 5° nofue modificadopor los actosposteriores enésta materia.Por lo anteriorel presentehallazgo quedasujeto a plan demejoramiento.

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Se pudo observar que Empresas Municipales de Tuluá E.S.P. cuentacon un Manual de Calidad el cual no se encuentra debidamenteadoptado mediante acto administrativo, a pesar de tener creado elComité de Calidad de la Entidad mediante Resolución, documento enel que se enmarcaran los responsables, sus funciones y suscondiciones de operatividad.

Por una indebidaapreciación, seconsideró que elmanual de calidad porefectos de sucreación se entendióque en el mismo actose adoptaba ya queen él se contempló su

Enconcordanciacon lo expuestoen el derechodecontradicciónsuscrito por elente sujeto, esde resaltar que

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16 Resolución N°101 del 05 de junio de 2007


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forma de ejecuciónhaciéndoseinnecesario otro actoadministrativo.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

aunque elComité deCalidad hayasidoconformadomediante actoadministrativo,esto no implicaque el Manualcomo tal seencuentreinmerso enéste, el Manualdebe estaradoptadomediante supropio actoadministrativo,haciendo parteintegral de éstedicho manual.Por lo anteriorla comisiónauditoradetermina dejarel presentehallazgo enfirme y sujeto aplan demejoramiento.


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La Entidad cuenta con un Mapa de Procesos, el cual no figuraadoptado por el representante de la Entidad auditada ni aprobado porel Comité Operativo del MECI. EMTULUA E.S.P. cuenta con lascaracterizaciones de cada uno de los procesos, se pudo evidenciar laadopción del Manual de Procesos y Procedimientos medianteResolución N°194-2006 del 28 de diciembre de 2006, en el Manualcomo tal se establecen los flujo-gramas, la descripción detallada deprocedimientos, la plataforma documental que compila un listadomaestro de documentos guía, manuales, instructivos, políticas deoperación, nomograma, formatos estandarizados, para cada uno delos procesos en la entidad, debidamente aprobada. La Entidad nocuenta con una herramienta informática interna en la cual puedandisponer o publicar los documentos que conforman el Manual deProcesos y Procedimientos para uso integral de éstos por parte de losfuncionarios de EMTULUA E.S.P.

Mediante ResoluciónNo. 101 del 5 de juniode 2007 la Entidadadopto el Sistema deGestión de Calidaddel cual hace parteintegral el mapa deprocesos y medianteacta No. 100-02-10de fecha 26 denoviembre de 2014 seactualizo el mapa deprocesos incluyendoel proceso de gestióntecnológica.El anexo delHallazgo 7.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

De acuerdo alestudio hechoal derecho decontradicción ylos documentosanexos querespaldan elmismo, lacomisiónauditoradetermina queel hallazgocontinúa enfirme; toda vezque no se logróevidenciar elactoadministrativoque establezcaque EMTULUAE.S.P. adoptael mapa deprocesos de susistema degestión decalidad. Por loanterior laobservaciónqueda sujeta aplan de

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mejoramiento.

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Se observa que EMTULUA E.S.P. cuenta con un organigrama quefigura oficialmente publicado, sin embargo no se evidenciadebidamente aprobado por la Alta Dirección mediante el actoadministrativo correspondiente.

La Junta Directivaaprobó mediante Acta04 del 21 dediciembre de 2012 lanueva estructuraadministrativa,incluido elorganigrama.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

De acuerdo aldocumentosoportepresentado porel ente sujetopara desvirtuarla presenteobservación, lacomisiónauditoradetermina dejarel presentehallazgo enfirme ya querevisado eldocumentoaportado Actade JuntaDirectiva N°04de 2012, esteno establece laestructura total,jerarquías yorganigramacomo tal, aligual que suadopción.

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Empresas Municipales de Tuluá E.S.P. tiene definida una política deadministración de riesgos; sin embargo ésta no se encuentraadoptada mediante Acto Administrativo correspondiente, como parteintegral del Manual de Calidad. Todo lo anterior, para efectos deanalizar la vigencia auditada 2013. De igual forma la Entidadauditada define el Modelo de operación por procesos y sin embargono tiene adoptado el mapa de procesos mediante Resolución o actoadministrativo.

Mediante ResoluciónNo. 100-03-01-009-2014 se adoptó elManual de BuenGobierno, el cualincluye la política deadministración delriesgo y la política decalidad. El mapa deprocesos seencuentra inmerso enla resolución No. 101del 5 de junio de2007, por la seadopta el sistema degestión de calidad.Se anexa: Copia de laResolución No. 100-03-01-009-2014 pormedio del cual seadopta el manual debuen gobierno y elmanual.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en el

Realizado elanálisiscorrespondiente a losdocumentosaportadoscomo soportedel derecho decontradicciónpresentado porla entidadauditada, lacomisión deauditoríadetermina dejarel firme elpresentehallazgo,teniendo encuenta que elpunto N° 13.2.del Manual deBuen Gobiernode EMTULUÁE.S.P., página17 no establecela adopción de

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informe final. las políticas deadministraciónde riesgos queimplementa laentidad con elobjetivo deidentificar,controlar, medirimpacto yprobabilidad, yseguimiento delos riesgosinstitucionalesque puedanllegar aobstaculizar elcumplimientode los objetivosmisionales dela misma. Conrelación al actoadministrativode adopción delmapa deprocesos, sedetermina en elhallazgo N°10.

8Aunque se evidenció la Resolución N°2.00 G.G. 048 del 31 de marzode 2004, por medio de la cual se creó el Comité de Archivo deEMTULUA E.S.P., no se observan actas de Reunión que demuestren

Como quiera que elarchivo de la entidadno se encuentra

Una vezanalizado elargumento del

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la operatividad de dicho comité, teniendo en cuenta que de acuerdo alArtículo 4° REUNIONES: El comité se reunirá ordinariamente cadatres (3) meses y extraordinariamente cuando las necesidades así lorequieran y sea convocado por el Secretario General. EMTULUAE.S.P. cuenta con la implementación de un Programa de GestiónDocumental que permite hacer seguimiento a la oportuna respuestade los requerimientos de las partes interesadas, a la implementaciónde las Tablas de Retención Documental y a la trazabilidad deldocumento al interior de la entidad.

debidamenteactualizado por lafalta de un espacio,al tenor de la normay hasta tanto no sehagan lasadecuacionespertinentes, se haceinoperante e ineficazque el comité dearchivo se reúna yaque dentro de susfunciones está la deorientar procesosadministrativos ytécnicos relacionadoscon l administracióndocumental de laentidad. A pesar deello podemos indicarque si tenemostablas de retencióndocumentaldebidamenteadoptadas.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

derecho decontradicciónpresentado porel ente sujetopara desvirtuarel presentehallazgo, lacomisiónauditoradetermina dejarla observaciónen firme ysujeta a plan demejoramiento,toda vez queno está sujetala operatividaddel comité a lascondiciones deinfraestructuraen la querepose el fondoacumulado dela entidad; ybajo losargumentosexpuestos porEMTULUAE.S.P. seconsidera que


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justifican aúnmás lanecesidad deque el comitécorrespondiente opere.

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Se evidenció en la visita realizada al depósito de archivo central en elque se encuentra parte del archivo de la Entidad auditada, que esteno cuenta con las condiciones de edificación, almacenamiento, medioambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen laadecuada conservación de los acervos documentales Acuerdo 049 de2000, por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservaciónde Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre“condiciones de edificios y locales destinados a archivos” y el AcuerdoN° 037 de 2002. Se observaron techos rotos, murossignificativamente deteriorados y húmedos, cuando llueve se mojanlas cajas que se encuentran ubicadas en los niveles bajos de lasestanterías ya que éste terreno no cuenta con las rejillas de desagüenecesarias, existe poca iluminación, no hay ventilación en el sitio dealmacenamiento de las cajas, las cuales se están deteriorandosignificativamente, imposibilitando las mínimas condiciones deseguridad y funcionalidad, que garanticen la adecuada conservaciónde los acervos documentales. Igualmente el ambiente de trabajo noes propicio para el desempeño de las funciones, por las altastemperaturas que se manifiestan a través de humedades en losmuros que conforman el edificio y la poca ventilación.Se pudo evidenciar que los acervos documentales de EMTULUAE.S.P. que se encuentran en un depósito en el archivo central delmunicipio no fueron entregados en custodia o bajo el cuidado de laadministración central por medio de un documento formal y que a su

Como quiera que elarchivo de la entidadno se encuentradebidamenteactualizado por lafalta de un espacio, Sibien es ciertotenemos un archivode gestión por efectosdel alto volumendocumental que se hamanejado por muchosaños se hizonecesario conseguirun sitio destinadopara el fondoacumulado, sinembargo conllevandoa que se hayadepurado informaciónpara fines prácticosen la búsqueda.Se solicita a lacomisión auditora

Habiendoanalizado losargumentosexpuestos en elderecho decontradicciónemanado por elente sujetopara éstehallazgo, lacomisiónauditoraresolvió dejar laobservación enfirme y sujeta aplan demejoramiento,lo anteriorteniendo encuenta queestosargumentos nodesvirtúan lascondiciones

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vez contara con el inventario detallado de los expedientes que allíreposan.

Que este hallazgosea eliminado en elinforme final.

contraproducentes en que seencuentra elfondoacumulado dela entidad aligual que laausencia de undocumentoformal quesoporte lacustodia delmismo porparte de laadministracióncentral.

10

Aunque se evidenció la Resolución N°2.00 G.G. 048 del 31 de marzode 2004, por medio de la cual se creó el Comité de Archivo deEMTULUA E.S.P., no se observan actas de Reunión que demuestrenla operatividad de dicho comité, teniendo en cuenta que de acuerdo alArtículo 4° REUNIONES: El comité se reunirá ordinariamente cadatres (3) meses y extraordinariamente cuando las necesidades así lorequieran y sea convocado por el Secretario General. EMTULUAE.S.P. cuenta con la implementación de un Programa de GestiónDocumental que permite hacer seguimiento a la oportuna respuestade los requerimientos de las partes interesadas, a la implementaciónde las Tablas de Retención Documental y a la trazabilidad deldocumento al interior de la entidad.Se pudo observar en los expedientes que reposan en el archivo degestión que se encuentra en las instalaciones de Empresas

La depuracióndocumental realizadaen el archivo degestión para efectosprácticos que conllevoa que ladocumentacióninactiva o de pocaconsulta ha generadoque no se hayaactualizado porefectos de no tener elsitio adecuado paraello dentro de los

Con relación alpresentehallazgo lacomisiónauditoradeterminó dejaréste en firme,basándose enque el hechode no contarcon laestructura físicaadecuada parala conservación

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Municipales de Tuluá E.S.P., en su proceso de clasificación yorganización obedece con uniformidad de criterios acorde a lasTablas de Retención Documental – TRD, sin embargo en losexpedientes de EMTULUA E.S.P. que se encuentran en el archivocentral del municipio el proceso de clasificación y organización de lascarpetas y cajas, no se ejecuta con uniformidad de criterios laaplicación de las Tablas de Retención Documental – TRD, como son:uso de carpetas desacificadas, ganchos plásticos, Fichas o rótulos deidentificación de los expedientes, índice documental, foliación de losdocumentos un orden cronológico; incumplimiento lo establecido en laley 594 de 2000.

requerimientos de laley de archivos.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

del fondoacumulado dela entidad, estono escorrespondiente a que laentidadauditada nocumpla con loestablecido enla Ley 594 de200 en relacióna laclasificación eidentificaciónde losexpedientesque allíreposan.

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Se evidenció la existencia de 16 equipos de cómputo sin embargo nose evidencia registro de la misma cantidad de licencias de office.

Las licenciasexistentes estánalojadas en el archivode Contabilidad.Existe 3 licencias deoffice 360, 4 licenciasde office 2010, 15licencia de office2003.Se anexa factura No.3151 del 15 de

La comisiónauditoraestablecedespués dehaberanalizado losdocumentosaportados porla entidadauditada que elhallazgo

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noviembre de 2006,las otras cuatrofacturas fueronentregadas al grupoauditor.Se solicita a lacomisión auditora queeste hallazgo seaeliminado en elinforme final.

continua enfirme, dado quelas licenciasaun noconcuerdan ensu cantidad conrelación a losequipos.Por lo anteriorla observaciónqueda sujeta ala suscripciónde un plan demejoramiento.

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Se pudo cotejar la inexistencia de registros de entrada y salidas desoftware y hardware a las instalaciones de la Entidad auditada.

Se anexa copia delregistro de entrada ysalida de equipos enun folio.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

Durante elproceso deauditoría sellevó a cabo elejercicio deingreso y retirode equipos decómputo de locual no serealizó registro.Con relación aldocumento queaportaEMTULUA nose estableceevidencia de

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entradas ysalidas deequipos.Por lo anteriorla comisióndetermina dejarla observaciónen firme ysujeta a plan demejoramiento.

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Mediante la verificación de licencias de antivirus se pudo evidenciarque no se encuentran reportadas de acuerdo a la licencia queproporciona la entidad auditada durante la visita hecha por laContraloría Municipal de Tuluá.

La entidad cuentacon 15 licencias dekaspersky 2014. Lafactura de compra sepresentó al auditor.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

La comisiónauditorahabiendoanalizado lossoportes delderecho decontradicciónestablece quela observacióncontinua enfirme y sujeta aplan demejoramiento,dado que nohayconcordanciaentre lacantidad deequipos y lacantidad de

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licencias deantivirus.

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Se pudo verificar la inexistencia de solicitudes y/o formatos decambios o asignación de equipos o soportes para cada área.

Cada vez que serealiza un cambio deequipos internamentese actualiza elinventario pordependencias paraello se anexa listadode activos fijos adiciembre 2014.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

Habiendorevisado losdocumentosaportadoscomo sustentodel derecho decontradicción,la comisión deauditoriaresuelve dejarel hallazgo enfirme y sujeto aplan demejoramiento arazón de queno se pudoobservarclaramenteevidencia delos trasladosque haceninternamentede equipos enla entidad.

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Se pudo evidenciar mediante visita al sitio que no hay identificaciónde los puntos de red, no hay sitio definido adecuadamente para elservidor, se encuentran accesorios y equipos obsoletos, el rack seencuentra en desorden.

Actualmente elservidor de la entidadse encuentra en unespacio

Es claro que laidentificaciónde puntos sepuede hacer de

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independiente consus condiciones deambiente necesariaspara sufuncionamiento.Para esta vigencia setiene implementado laidentificación de lospuntos de red ydemás adecuacionesrequeridas.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

manera internapor medio delsistema, pero sibien es ciertoen el RACK nose encuentranidentificadosestos puntos deninguna forma.Con relación alasinstalacionesen las quereposa elservidor, estasno son lasadecuadas pordistintasrazones:entrada y salidade usuarios sinrestricción, elarmario delRACKpermaneceabierto,accesorios yequiposobsoletosalrededor del


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RACK, entreotros.Por lo anteriorla comisiónauditoraestablece dejarla observaciónen firme ysujeta a plan demejoramiento.

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Se pudo observar que el asesor no se encuentra en una oficina aparte de la sala en la que se encuentra el servidor, teniendo encuenta que el espacio en el que se encuentra el servidos debe ser unespacio independiente o privado ya que en él es en donde se guardatoda la información de la Entidad. De igual manera no existe ningúncontrol en el Departamento de Informática, incluyendo de acceso alservidor. Los guardas de seguridad no cuentan con los controles quese requieren en una Entidad con relación a la entrada y salida deequipos informáticos.

En el sitio donde seencuentra el servidorde la entidad existeuna división comoárea de trabajo parael asesor desistemas. Losguardas tienen unabitácora o registrodonde se realizan lasanotacionespertinentes sobre elingreso de equipos,además cuentan concámaras deseguridad.Se anexa foto de lostrabajos realizados enel espacio del área desistemas.

La comisiónauditoradetermina dejarel hallazgo enfirme y sujeto aplan demejoramiento;con base alanálisis hechoa los hallazgosN° 21 y 24 delpresenteinforme. No seevidencia através de losdocumentosaportados porla entidad enrespuesta alderecho de

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Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

contradicción,unascondiciones deespacio ygarantías deseguridadóptimas delservidor.

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Hay archivadores y objetos ubicados dentro de la oficina –Departamento de las TIC; que no deben estar en ésta área, ya queestos elementos pueden ocasionar condiciones inadecuadas oincluso perjudiciales que atentan contra el buen estado defuncionamiento del servidor.

Dentro de la oficinadonde se encuentra elservidor hay unespacio destinado alalmacenamiento deequipos y otrosbienes que requierenun trámite especialpara darlos de baja.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

Hecho elanálisisrespecto a lapresenteobservación, lacomisiónauditoraestablece dejarla observaciónen firme ysujeta plan demejoramiento,toda vez que seobserva enregistrofotográficolevantado encampo lascondicionesinadecuadas yla presencia deobjetos que

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atentan contrala conservacióndel servidor.

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Se pudo verificar que el mantenimiento que se realiza a los equiposde cómputo es propio sin embargo no existen bitácoras queevidencien dichos mantenimientos ni la periodicidad de cada uno deellos. No existen registros de mantenimiento preventivo.

Como se trata de uncontratista, elmantenimientoperiódico de losequipos se evidenciaa través de losinformes presentadosen forma mensual,avalados por elsupervisor.Anexo: informe deactividades mes dejulio de 2014.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

La comisiónauditoraestablece dejarla observaciónen firme ysujeta a plandemejoramiento,ya que lainformaciónreferente a losequipos debereposar en sushojas de vidaen la cual seevidencie latrazabilidad decada una de losprocedimientosque se lepractiquen a losmismos.

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Se pudo evidenciar que existen faltantes en las licencias de softwarey de sistema operativos.

Las licencias que seencuentran instaladasen los equipos sonfreeware.Se solicita a la

A pesar detratarse de unsoftwaregratuito, esterequiere de los

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comisión auditora queeste hallazgo seaeliminado en elinforme final.

soportescorrespondientes bajados deinternet, lo cualno se logróevidenciar, porlo que lacomisiónauditoradeterminó dejarel hallazgo enfirme y sujeto aplan demejoramiento.

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Se pudo observar la inexistencia de Manuales de Procedimientos ypolíticas de seguridad; los cuales fundamenten la operación idóneaen materia de TIC, de igual manera no se evidencian documentos oregistros mediante los cuales se haga entrega de puestos.

Como quiera que noexiste en la planta,un cargo para elmanejo de las TIC,mientras se hace elajustecorrespondiente seincluyó en el mapa deprocesos, la gestióntecnológica CR-GT-01 con el fin de hacerla debidacaracterización yestandarización delas funciones delpuesto de trabajo.

Si existe lacaracterizacióndel procesogestióntecnológicaCR-GT-01 y elinstructivo demantenimientopreventivo dehardware ysoftware IN-GT-01, pero sibien es ciertono lo llevan a lapráctica nohacen uso de

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Se anexa copia demapa de procesos.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

los formatoscorrespondientes que en sumomentoevidenciaría lagestión llevadaa cabo en laTIC. Por loanterior laobservacióncontinúa enfirme y sujeta aplan demejoramiento.

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Se pudo observar que no existe plan de emergencia en elDepartamento de la TIC o plan de contingencia. De igual manera noexisten documentos de planeación y control de todos los proyectos acargo del Departamento de las TIC.

Se ha incluido en elmapa de procesos lagestión tecnológica.Se anexa copia demapa de procesos.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

Revisada ladocumentacióna la que hacereferencia laentidadauditada, lacomisiónauditoraestablece dejaren firme laobservación ysujeta a plan demejoramientocon base a queen ninguno delos documentos

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de gestióntecnológica delmanual decalidad, hacereferencia a unplan deemergencia odecontingencia,como tampococon relación aproyectos enesta mismamateria.

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Se pudo evidenciar que la Entidad auditada no cuenta condocumentos de reportes como por ejemplo: FORMATOS DE COPIADE SEGURIDAD- FORMATOS DE MANTENIMIENTOS-RESTAURACION DE EQUIPOS- CONTROL DE COPIAS- ENTRADAY SALIDA DE EQUIPOS- SOLICITUD DE SERVICIO – FICHATECNICA – REGISTRO DE COPIAS DE SEGURIDAD –TRANSLADO DE COPIAS- BITACORA DE ENTRADA YSALIDA.ETC.

Aunque todas estasfunciones se realizan,no se contaba con ladocumentaciónadecuada. Para esteprimer semestre del2015 se estaránrealizado lasrevisiones yaprobación por partedel Comité deCalidad, de losformatos.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgo

Enconcordanciacon lo expuestoen el derechodecontradicciónpor parte de laentidadauditada, lacomisiónauditoradetermina dejarla observaciónen firme ysujeta a plan demejoramiento,

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sea eliminado en elinforme final.

teniendo encuenta que nola desvirtúan.

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No existe control ni espacio destinado para los medios magnéticos dealmacenamiento. No existe un documento que reglamente el orden ycuidado del Departamento de las TIC, ni de los dispositivos delsistema de cómputo, los medios magnéticos están expuestos, y estopuede verse reflejado en pérdidas de información o datos. No existeseguridad lógica: los servidores son equipos que tienen unaestructura con gran cantidad de información, y puede ser confidencialpara individuos, empresas, instituciones y esta puede ser malutilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta.

El sitio destinadopara el servidorcuenta con unespacio destinadopara almacenamientode mediosmagnéticos. Hoy endía las copias deseguridad reposan enla caja fuerte de laentidad.Se solicita a lacomisión auditora queeste hallazgo seaeliminado en elinforme final.

Durante eltrabajo decampo se pudoverificar queexisten mediosmagnéticos ydispositivosque no cuentancon laseguridadadecuada,expuestoscomo seevidenció enregistrofotográficolevantadodurante esemismo tiempo,de la mismamanera noevidencia undocumentocomo derroteropara laconservaciónde estas

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herramientas.Por lo anterior ydado que laentidadauditada nodesvirtúa laobservación; lacomisiónauditoradetermina dejarel hallazgo enfirme y sujeto aplan demejoramiento.

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Se pudo observar que no existe alarma de incendio en el área deinformática. De igual manera se pudo cotejar que no existe cinto tecoque le brinde seguridad de la información a la Entidad auditada.

En las instalacionesdonde funciona laentidad existencámaras deseguridad, las cualesson monitoreadasconstantemente. Encuanto a lainformación de laentidad se encuentraen copias deseguridad en cajafuerte, existe detectorde humo y se anexafoto.Se solicita a la

Si bien escierto existe undetector dehumo, pero sumodo deoperación nose lograevidenciarmediante uncontrol quemuestre elprotocolo delmismo, conrespecto a laausencia deuna cintoteca,

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comisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

la caja fuerteno hace susveces ya quelos medios queallí reposanrequieren decondicionesespeciales.Por loanteriormenteexpuesto lacomisiónauditoradeterminardejar laobservación enfirme y sujeta aplan demejoramiento.

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Se pudo observar la inexistencia de registros que evidencien la bajade equipos. De igual manera se pudo constatar que no existeidentificación de los puestos de trabajo mediante Diagrama de flujo,no existe una estructura y organización en el área de las TIC en laEntidad auditada.

Se estánadelantando laboresde adecuacióntendientes a cumplircon losrequerimientosindicados.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en el

Enconcordanciacon lo expuestopor la entidadauditada en elderecho decontradicción,ésta nodesvirtúa elhallazgocontinuando

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informe final. este en firme ysujeto a plan demejoramiento

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Se pudo evidenciar que en materia de TIC:a) NO existe control para las copias e impresiones.b) NO hay disponibilidad de la Información solicitada al sujeto de

control.c) NO existe un plan estratégico a corto a largo plazo.d) NO existe un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo,

no hay definición en servicios etc.e) NO hay ningún tipo de documento que sustente los cambios

en la tecnología.

Si se cuenta concontrol deimpresiones. Se hainstalado el softwareprint logger quemuestra toda laimpresión realizadapor cada puesto detrabajo.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

De acuerdo a loexpresado enel hallazgo y ala contradicciónpresentada porel ente sujeto,la comisiónauditora lograestablecer queel hallazgocontinuo enfirme y sujeto aplan demejoramientoen sus literalesb, c, d y e.

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Se realizó un chequeo a la página institucional de EMTULUA E.S.P.,respecto al manual 3.1 de Gobierno en Línea, no se encontró lasiguiente información:Planeación, Gestión y Control:


Información general de la entidad: Glosario.

Para su creación, setomó como referenciaalgunas páginas webde entesgubernamentalespara laimplementación yreestructuraciónPor otro ladodebemos advertir queen nuestra planta de

Para lacomisiónauditora, elargumentoentregado porla entidadauditadamediante elcual justifica elhallazgo, en elhecho de no

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Preguntas y Respuestas frecuentes. Información para niños: diseñar y publicar información sobre

la entidad y sus actividades, de manera didáctica y en unainterfaz interactiva. En este último sobre elementos notextuales.

Encuestas de satisfacción. Servicios de atención en línea. Políticas, manuales técnicos o lineamientos que produzca la

entidad. Información principal en otro idioma. Política de privacidad y condiciones de uso. Publicación de información en audio o video.

Información Financiera y Contable: Presupuesto aprobado para la vigencia 2013

Peticiones, Denuncias, Quejas y Reclamos: Informe de peticiones, denuncias, quejas y reclamos Mecanismos de búsqueda Suscripción a servicios de información al correo electrónico

RSS Posibilidad para presentar requerimientos de manera

anónima Información como poner quejas y reclamos

Recurso Humano: Manual de funciones y de competencias laborales

Gestión Documental: Programa de Gestión Documental – PGD. Cuadro de Clasificación Documental – CCD. Tablas de Retención Documental – TRD. Inventarios Documentales.

personal no existeuna personaencargada de las TIC.Actualmente se tieneun asesor externoque se encarga delmantenimientopreventivo ycorrectivo de losequipos de cómputode la empresa, comode subir algunainformación a lapágina WEB de laentidad.De conformidad conla ley 1712 de 2014 ysu decretoreglamentarioEMTULUAimplementará yajustará la páginaWEB a las nuevasexigencias legales.Se solicita a lacomisión auditoraefectuar lareconsideración oreevaluación delpresente hallazgo y

contar con unadivisión osección en laentidadencargadadirectamentede la TICS,resultainsatisfactoriapara levantar elmismo y suincidencia.Ahora bien,resultaprudente parala comisiónauditora elhecho deevaluar partedel derecho decontradicciónpresentado porla entidadauditada, en elcual expresaque efectuarálasimplementaciones y/o ajustesnecesarios, con


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su nivel de incidenciadisciplinaria.

sujeción alcontenido de lanueva Ley deTransparencia,pues la Ley1712 de 2014ha entrado envigencia paralas entidadesterritoriales apartir del 9 demarzo de 2015,fecha a partirde la cual lasentidadesterritorialesdeberánimplementar yajustar todossus sistemasde informaciónbajo losparámetros ylineamientosotorgados porla referida Ley1712 en untiempo máximode 6 meses, eneste orden de


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ideas consideraque la entidadauditadadeberá efectuarlos ajustes eimplementaciones de la Ley1712 de 2014en su plan demejoramiento.Dado loanterior, lacomisiónauditoraconserva elhallazgoadministrativo yreplantea suincidenciadisciplinaria, enespera dehacerseguimiento alplan de mejoraque deberáejecutar laentidadauditada.

FACTOR FINANCIERO Y DE PRESUPUESTO


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Se evidencia la existencia de un Comité Técnico de Sostenibilidad delSistema Contable creado mediante Resolución No. 100-03-01-223-2012 del 27 de Septiembre de 2012, el cual fue creado como unainstancia asesora de la entidad en la formulación de políticas yestrategias financieras, con el objeto de garantizar la sostenibilidaddel sistema contable produciendo información financiera confiable yoportuna, lo anterior de conformidad con la Resolución 119 de 2006de la Contaduría General de la Nación, donde claramente seestablece que el Modelo Estándar de Procedimientos para laSostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública orienta a losresponsables de la información financiera, económica y social en lasentidades públicas para que adelanten las gestiones administrativasnecesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad ypermanencia del sistema contable, de conformidad con lo señaladoen la Ley 716 de 2001 y especialmente el artículo 7º del Decreto 1914de 2003, no obstante durante la vigencia auditada no se observó laoperatividad del mismo, la cual según la Resolución arribamencionada en su artículo tercero contempla lo siguiente:“Convocatorias, reuniones, quórum y toma de decisiones. ElComité Técnico de Saneamiento Contable de Empresas Municipalesde Tuluá, EMTULUÁ E.S.P, se reunirá de manera ordinaria en julio ydiciembre y de manera extraordinaria cuando las circunstancias loexijan por solicitud de alguno de sus miembros”, ya que sólo seobservó una reunión de carácter extraordinario efectuada en mayo de2013, contrariando de ésta forma los dispuesto por la ContaduríaGeneral de la Nación, la cual establece que se deben adelantar todaslas veces que sea necesario las gestiones administrativas paradepurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informesy reportes contables, de tal forma que estos cumplan con lascaracterísticas cualitativas de confiabilidad.

Contabilidad tieneidentificado unosaspectos dedepuración contableen cuentas por cobrary revisión de losactivos de la entidad.

El área contable estátrabajando sobre eltema deimplementación delas NIIF y una vez seun resultado, seconvocara al comité sies necesario dar debaja algunas partidas.

Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

La entidadauditada nodesvirtúa elhallazgo, yaque laResolución enmención esclara alestablecer lasfechas en quese reunirán demaneraordinaria ycomo lo indicala entidadexisten partidaspendientes pordepurar por loque se hacenecesario laoperatividad delcomité, por lotanto continúaen firme paraplan demejoramiento.

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Se evidencia compra realizada el 6 de marzo de 2013 porconcepto de almuerzos de funcionarios de Emtuluá E.S.Pdonde no se observa la debida autorización por Gerencia oJunta Directiva para la compra como lo establece laResolución de constitución de caja menor en el ArtículoTercero, además el documento equivalente no se encuentrabien diligenciado debido a que no coincide con el valor delsoporte.

Los documentos equivalentes no guardan un ordenconsecutivo ni se encuentran elaborados y archivados enforma cronológica y desde el punto de vista de control internola facturación de forma sucesiva es un elemento muyimportante para evitar o minimizar grandes riesgos de fraudesy por lo tanto de detectarlos, ya que en una auditoria decualquier índole se facilita la detección de faltantes,resaltando que aún en caso de anularse documentos ofacturas éstas deben quedar debidamente relacionadas.

Se evidencia compra a Copy copias por valor de veintiochomil setecientos cincuenta pesos ($28.750.oo) realizada el día4 de junio de 2013 y el valor relacionado en el documentoequivalente no coincide con la factura proporcionada por elvendedor.

En la Resolución 100-03-01-008-2013 Artículo Séptimoseñala que no se podrán fraccionar compras de un mismoelemento y se evidencian dos facturas por concepto decompra de insumos para cafetería (te hindú) en Bodega LaEsperanza por valor de treinta mil pesos ($30.000.oo) ycuarenta y dos mil pesos ($42.000.oo) respectivamente.

Se evidencia factura de venta de Vulcanizadora Pasiminio porconcepto de servicio de montada de llantas con fecha

Se puede evidenciarque en el instructivode caja menor concódigo IN-GC-03 setenía establecido quelos recibos de cajamenor podían serrefrendados por elDirectorAdministrativo, o elgerente, con relaciónal diligenciamiento deldocumentoequivalente sepresentó un error aldigitar el valor porhaberlo escrito concomas y puntos peroen el libro auxiliar seevidenciacorrectamente el valordel respectivo gasto,con relación a lasfirmas del documentoequivalente no esobligatorio la firma deacuerdo con elarticulo 617 y 771-2del Estatuto,Tributario. Cuando el

De acuerdo arespuestaenviada por elente sujeto, lacomisiónauditora aceptaque no hayobligatoriedaden que eldocumentoequivalentelleve la rúbricadel vendedorsin embargo deconformidadcon elinstructivo decaja menoranexado porEMTULUAE.S.P.claramente seexpresa quedichodocumentodebe serfirmado por eldirectoradministrativo yfinanciero o por

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posterior al documento equivalente. No se evidencia en los documentos equivalentes la

correspondiente firma del funcionario que lo elabora comoconfirmación de que la información allí contenida correspondea la real, ni tampoco la firma del vendedor en señal deaceptación del contenido del documento.

Se evidencia en la compra realizada en Central de Eléctricospor concepto de materiales para cambio de lámparas de laGerencia que el documento equivalente no refleja el valor dela adquisición.

Se evidencia compra realizada el 10 de septiembre enMultiredes y Tecnología y su respectiva legalización larealizan el 2 de diciembre de la vigencia auditadatransgrediendo el Artículo 8.3 de la Resolución deconstitución.

Para las siguientes compras no se evidencia el documentoequivalente:

j) Notaría Segunda de Tuluá por concepto de autenticación defirma con fechas 19 de septiembre, 30 de septiembre, 9 dediciembre, 16 de diciembre y 19 de diciembrerespectivamente.

k) Se evidencia que en el mes de diciembre se legalizarongastos por concepto de peajes los cuales no correspondían adicho mes ya que tienen fecha de 1 de noviembre, 6 denoviembre, 23 de octubre y 26 de septiembre de la vigenciaauditada, dicha legalización debería efectuarse dentro delmismo mes de realizada la compra (Artículo 8.3 de laResolución de constitución), asimismo no se evidencia larespectiva autorización del ordenador del gasto como seespecifica en Artículo Tercero de la Resolución 100-03-01-

proveedor presenta lafactura con elcumplimiento de losrequisitos legales nose está obligado arealizar documentoequivalente, encuanto alfraccionamientoindicado, el artículoquinto de laresolución encomento establece“en cada oportunidad,el gasto no podráexceder de $60.000”y no hace referenciade manera diariadebemos recalcar quela resolución indica elfraccionamiento decompras de un mismoelemento y lasfacturas hacenreferencia una deellas a Te Hindúfrutos tropicales y laotra de Te Hindúfrutos verdes. Sereitera que el

el gerente, o ensu defecto porel funcionariosolicitante. Encuanto a lasdemásobservacionesla entidad nodesvirtúa elhallazgo niaportadocumentoscon tal objeto.


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008-2013 como tampoco un soporte donde se especifique lafinalidad de los viajes.

l) Tiquete de Salónica Expreso Aeropuerto donde no seevidencia la respectiva autorización del Gerente ni el soportepara efectuar el viaje del funcionario, como tampoco la fechay la finalidad del viaje.

m) Interrrapidisimo por concepto de recibo de correspondenciapor valor de catorce mil doscientos pesos ($14.200.oo)realizada el día 5 de diciembre de 2013.

n) Panadería Maxipan por valor de quince mil pesos($15.000.oo) efectuada el día 17 de diciembre de 2013.

o) Desechables la 22 por valor de dos mil cien pesos($2.100.oo) realizada el día 17 de diciembre de 2013.

p) Tiquete Coopetrans Tuluá por valor de dieciocho mil pesosdel día 18 de diciembre de la vigencia auditada.

q) Peajes Betania y peaje Uribe del día19 de diciembre de 2013.r) Dos tiquetes Afiliados Palmira por valor de diez mil pesos

($10.000.oo) respectivamente con fecha 21 de diciembre de2013.

Cabe resaltar que de los gastos por concepto de refrigerios y viajesefectuados por caja menor no se evidencian la previa autorización delordenador del gasto como se puntualiza en el Artículo Tercero inciso5 y el Artículo 4 de la Resolución 100-03-01-008-2013 como tampocoun soporte donde se especifique la finalidad de los viajes.

documentoequivalente se hacecuando no hay facturay para el caso de laVulcanizadoraPasiminio al existirfactura no se tiene encuenta el documentoequivalente, en elcaso de central deeléctricos la facturaque es el documentoa tener en cuenta sirefleja el valor deadquisiciónevidenciadonuevamente en ellibro auxiliar, en lospuntos del j a rreiteramos nuestraposición con relaciónal documentoequivalente, firmas yautorizaciones.Se anexa instructivode caja menor,documentoequivalente, libroauxiliar de caja menory concepto de la


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contadora.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

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La entidad presenta en sus estados contables saldos por concepto dedeudas de difícil cobro, saldos que vienen desde el año 2000, noobstante a la fecha no se observa recuperación alguna por dichoconcepto, en éste orden ideas se hace necesario efectuar ladepuración contable de dicha cuenta, lo anterior de conformidad conel deber de la entidad de depurar oportunamente la informacióncontable a fin de garantizar la razonabilidad de las cifras reportadas.Por otro lado se observa la respectiva provisión para deudores la cualasciende a la suma de $400.694.oo, provisión que correspondeespecíficamente a la cuenta 1475, es decir, a cuentas de difícilrecaudo, dando cumplimiento de ésta forma a lo preceptuado por elPGCP en las normas técnicas relativas a los deudores 2.9.1.1.3numeral 154, no obstante se evidencia que el valor de la provisiónexcede el valor de la cuenta sujeta a provisión, diferencia originadapor la recuperación de cartera obtenida durante las vigencias 2012 y2013, razón por la cual se hace necesario efectuar el correspondienteajuste contable de tal forma que el valor provisionado no exceda lascifras reflejadas en la cuenta sujeta a provisión.

Como quiera que a lafecha se estánimplementando losprocesos de las NIIF.Se ha presentado a lajunta directiva lapropuesta de castigarcontablementecuentas de difícilcobro para con ellocoincidir con surecomendación quees la de efectuar elcorrespondienteajuste contable.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

La entidadauditada nodesvirtúa elhallazgo, yaque laobservación esclara al resaltarque en lossaldospendientes pordepurarpresentan unaconsiderableantigüedad yaque vienendesde el año2000, situaciónque a la fechade la auditoríaya deberíaestar resuelta,independientemente delproceso de

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implementaciónde las NIIF queadelante laentidad, por lotanto continúaen firme paraplan demejoramiento.

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La entidad informa mediante oficio # 100-31-02-617 que el últimoavalúo técnico de su propiedad planta y equipo se efectuó en el año2003, es decir, durante la vigencia auditada ya era necesario haberserealizado nuevamente, por tal motivo se considera que las cifrasreportadas en los Estados financieros en cuanto a los valores de losbienes poseídos por EMTULUÁ no corresponden a la realidad, puestoque no han sido actualizados con el transcurrir del tiempo, dado quedesde el año 2003 no se llevan a cabo los respectivos estudiostécnicos, transgrediendo presuntamente lo estipulado por laResolución 354 del 5 de septiembre de 2007 RCP, capítulo III delManual de Procedimientos, procedimiento contable para elreconocimiento y revelación de hechos relacionados con laspropiedades, planta y equipo numeral 20. Frecuencia de lasactualizaciones, donde se establece la obligatoriedad de los entespúblicos de efectuar con una periodicidad de tres años laactualización de los valores de los bienes poseídos por medio deestudios técnicos realizados por expertos en el tema, yposteriormente efectuar el registro de la actualización de los avalúosen la contabilidad al cierre del período contable, afectando lascuentas y subcuentas necesarias de conformidad con losprocedimientos establecidos en el PGCP vigente y demás normasque lo modifiquen o adicionen.

La entidad dispusode recursos paraadelantar lacontratación para lavaloración técnica delos bienes. Para elaño 2015 ya seapropió los recursospara la realización deltrabajo de los bienescomo lo dispone laaplicación de las NIIFal valor razonable,que debe serelaborado porpersonal competenteen materia de dichométodo de valoración.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en el

La entidadauditada nodesvirtúa elhallazgo, yaque comomanifiesta laentidad seencuentracontempladoefectuar elprocesodurante lavigencia 2015,por lo tantoeste debecontinuar enfirme a fin deefectuarle unseguimiento enel plan demejoramiento.

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informe final.

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Al analizar el adecuado reconocimiento y revelación en los EstadosFinancieros de la entidad con corte a diciembre 31 de 2013 de lospagos por conceptos de estampillas, se observa que el saldocorrespondiente a recaudos a favor de terceros por concepto deestampilla Pro-Uceva del mes de diciembre de la vigencia auditada nocorresponde a lo realmente recaudado y transferido por EMTULUÁ,ya que contablemente dicho monto es superior, lo anterior indica quelos pasivos de la entidad en cuanto a recaudos a favor de terceros serefiere, se encuentran sobre-estimados en la suma de $220.000.oo yno reflejan la realidad económica del ente auditado, es de anotar quela Entidad contablemente reclasifica los saldos existentes porconcepto de recaudos a favor de terceros a una cuenta por pagar, lacual es cancelada una vez se efectúa el correspondiente pago.

A diciembre 31 de2014, se estableciócontrol para el pagode recursos aterceros, creando lacuenta 242590011cuentas por pagar aterceros, con el fin dellevar un control másefectivo que permitaidentificar dichaspartidas. Eldocumentocorrespondiente a lareclasificación es elCC4-567 Dic 31-2014.Se anexa documentoCC4 567 dediciembre de 31 de2014 aprobado por lacontadora deEMTULUA.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

La entidad esclara almanifestar queel control sevine ejerciendodurante lavigencia 2014,por lo tantodichasacciones seconsiderancomo parte delplan demejoramientodel presenteprocesoauditor, esdecir, elhallazgocontinúa enfirme.

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En este orden de ideas, a partir del 1 de mayo de 2013 empezó aimplementarse el Impuesto sobre la renta para la equidad CREE elcual consagra la norma anteriormente citada, que solo están exentosdel pago de aportes parafiscales SENA e ICBF los trabajadores queindividualmente devenguen menos de 10 salarios mínimos mensualeslegales vigentes, para el año 2013 el salario mínimo estaba enquinientos ochenta y nueve mil quinientos pesos ($589.500.oo), conbase en esto, dicha exoneración no amparaba al Gerente deEmpresas Municipales E.S.P ya que en dicha vigencia devengabaseis millones once mil trescientos setenta y siete pesos($6.011.377.oo), infringiendo con esto la Ley 1607 de 2012.

A partir de laexpedición de lanorma, todos lostrabajadores deEMTULUA ganabanmenos de 10 salariosmínimos y por endeno se estaba obligadoa ello.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

De acuerdo arespuestaemitida porEmpresasMunicipales deTuluá en suderecho decontradicción,no se desvirtúael hallazgodebido a que sibien es ciertoen el momentode expediciónde la normatodosdevengabanmenos de 10salariosmínimos, a esafecha no sehabía realizadoel incrementosalarial a partirdel cual enGerenteempieza apercibir más de10 SMMLV, porlo tanto

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continúa enfirme para plandemejoramiento.

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PRIMA DESERVICIOS

PRIMA DENAVIDAD

APORTEPENSIÓN

APORTE EPS CCF



En el gráfico anterior se evidencia que se realizaron aportes porconcepto de seguridad social y parafiscales incluyendo en el IngresoBase de Cotización la prima de navidad; del mismo modo incluyeronla prima de navidad y prima de servicios en la base de cotización parael pago de los aportes a la caja de compensación, invocando la Ley21 de 1982 que en su Artículo 17 cita:

“Para efectos de la liquidación de los aportes al régimen delSubsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA),Escuela Superior de Administración Pública (ESAP), EscuelasIndustriales e Institutos Técnicos, se entiende por nóminamensual de salarios la totalidad de los pagos hechos porconcepto de los diferentes elementos integrantes del salario enlos términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea sudenominación y además, los verificados por descansosremunerados de ley y convencionales o contractuales”.

Antes de la auditoríarealizada por el ICBFla Entidad no incluíapara efectos de pagosparafiscales la primade servicios.El ICBF en laauditoría realizada enel año 2011 reviso lasliquidaciones depagos de aportesparafiscales, desde elaño 2006incluyendo en la basede liquidación laprima de servicios,expidiendo laResolución No. 4290del 21 de diciembrede 2011, Resoluciónque fue apeladamediante oficio defecha 14 de marzo de2012, siendo resueltaesta apelación enforma desfavorable

Una vezanalizados lossoportesanexados, seconsidera quela entidad nodesvirtúa elhallazgo, yaque ladocumentaciónhace referenciaa la liquidaciónde los aportesal ICBF y elhallazgo hacereferencia a losaportes aseguridadsocial y Caja deCompensaciónfamiliar. Por loanterior elhallazgocontinúa enfirme al igualque sus

X X X $4.078.387


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Por su parte el código sustantivo del trabajo en su Artículo 128,expresamente señala que pagos no constituyen salarios:

“No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y pormera liberalidad recibe el trabajador del empleador, comoprimas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales,participación de utilidades, excedentes de las empresas deeconomía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie nopara su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino paradesempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos derepresentación, medios de transporte, elementos de trabajo yotros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de quetratan los títulos 8 y 9, ni los beneficios o auxilios habituales uocasionales acordados convencional o contractualmente uotorgados en forma extralegal por el empleador, cuando laspartes hayan dispuesto expresamente que no constituyensalario en dinero o en especie, tales como la alimentación,habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones,de servicios o de navidad”.

De igual forma, el Departamento Administrativo de la Función PúblicaDAFP hace claridad con respecto al tema de si la prima de navidad setiene en cuenta en la base de cotización, pronunciándose así: “LaPrima de Navidad contenida en el Decreto 1045 de 1978 seconstituye como una prestación social reconocida tanto para losempleados públicos del orden nacional como los del orden territorial,para estos últimos a partir del primero de septiembre de 2002, con lapromulgación del Decreto 1919 del mismo año.

(...) en concepto de esta Dirección, para la liquidación de losaportes parafiscales, en el caso de las entidades oficiales, sedeberán tener en cuenta todos aquellos valores que habitual yperiódicamente reciba el empleado como retribución por susservicios y que se constituyan como salario; de modo que laPrima de Navidad al estar concebida como prestación social, nodeberá ser tenida en cuenta para la liquidación de los referidosaportes.”

En este orden de ideas, al considerar que las primas no constituyen

para EMTULUAmediante ResoluciónNo. 2127 del 10 deJulio de 2012, dondenos vemos obligadosa incluir en la base deliquidación la primade servicios y pagarel excedente según laliquidación realizadapor ellos.Revisado estehallazgo se evidenciaque en los cálculosrealizados no se tuvoen cuenta la prima denavidad, excepto enlos funcionariosCarlos EduardoGonzález, María delsocorro Oquendo yLuis FernandoArango, ya que elingreso a la empresade ellos se efectuóen fechas distintas alprimero de enero poreste motivo no serealizó liquidación deprima de servicios.

incidenciasdisciplinaria yfiscal.


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salario, significa que esos desembolsos no forman parte de la basepara el cálculo de aportes parafiscales ni de la seguridad social,constituyendo con esto un presunto detrimento patrimonial por valorde cuatro millones setenta y ocho mil trescientos ochenta y sietepesos ($4.078.387.oo).

A los demásfuncionarios se lesrealizo correctamentela liquidación de susparafiscales teniendoen cuenta como seexplicó anteriormentela prima de serviciopara su cálculo y nola prima de navidad.Actualmente nuestrainstitución no esvulnerable a que sepresente este tipo desituación debido alcambio denormatividadexistente.Se concluye entoncesque la obligatoriedadal pago se presentócomo consecuenciade una ordenadministrativa de untercero (ICBF).Anexo: Oficios delICBF de LiquidaciónNo. 199350,presentación deauditor, requerimiento


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para auditoria,requerimiento decobro, ResoluciónNo. 4290 y 2127.Oficio de EMTULUA:Solicitud deRevocatoria.Se solicita a lacomisión auditoraefectuar lareconsideración oreevaluación delpresente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria y fiscal.

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Se evidencia que EMTULUÁ dentro de su planeación estratégica noligó los planes de acción al presupuesto de la Entidad, a fin de podermonitorear el cumplimiento de lo planeado dentro de sus capacidadesfinancieras, dado que al evaluar el Plan estratégico suministrado porla Entidad para la vigencia 2013, éste presenta algunas falenciaspuesto que no se observa en su contenido la respectiva proyecciónfinanciera de los recursos disponibles para la ejecución de proyectosde inversión, de tal forma que no es posible medir el grado decumplimiento del mismo con relación al presupuesto ejecutado por laentidad.

Con relación a laejecución deproyectos deinversión, debemosindicar queEMTULUA E.S.Prealiza inversionespor efecto de lasuscripción delcontrato dearrendamiento coninversión conCENTROAGUAS S.AE.S.P, el resto derecursos que

Como lomanifiesta laentidad laobservaciónefectuada porparte de lacomisiónauditora esaceptada ypropone sertenida encuenta comosugerencia a lanuevaadministración,

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ingresan, estándestinados al pago defuncionamiento de laentidad y realizaobras a través deconvenios suscritoscon el municipio.Como es sabido elplan se definió acuatro años siendoeste el ultimo por talrazón no tiene objetohacer algún tipo deajuste. Se opta la depresentar a la nuevaadministración estasugerencia para quesea tenida en cuenta.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

por lo anteriorel hallazgocontinúa enfirme para plandemejoramiento afin de poderverificar lasaccionescorrectivas porparte de laentidad.

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Se evidencia en la etapa de elaboración del respectivo PlanFinanciero de la entidad, que no se encuentran documentadasvariables de importancia tales como un diagnóstico que le permita a laentidad detectar aspectos como: La problemática financiera, lasoportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades por medio delanálisis de la estructura de los ingresos y gastos de la Entidad, através de la observancia del comportamiento histórico y de la vigencia

Fue elaborado deconformidad con lospresuntos ingresosque recibiríaEMTULUA E.S.P, yaque como se advirtió,la mayoría de

Si bien escierto el planfinanciero seelaboró deconformidadcon lospresuntos

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de los mismos, así como de la relación entre ambos, tendiente aidentificar la capacidad de endeudamiento y el financiamiento delgasto corriente, tampoco se observa la definición de objetivos,estrategias y metas del Plan Financiero, donde a su vez secontemplen los objetivos específicos y de mediano plazo, finalmentetampoco se evidencia las acciones y medidas específicas en las queva a sustentar el cumplimiento de sus metas con suscorrespondientes cronogramas de ejecución, es decir, no se observael contenido mínimo que debe poseer éste instrumento de PlaneaciónFinanciera, finalmente no se evidenció el acto administrativo a travésdel cual se efectuó su aprobación.

inversiones se hacena través del contratode arrendamiento coninversión suscrito conCENTROAGUAS S.A.E.S.PSe solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

ingresos, sehace necesarioque la entidaddocumente lasvariables deimportanciarelacionadas enel hallazgo, porlo tantocontinúa enfirme para plandemejoramiento.

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Con relación a la aprobación del presupuesto general de EmpresasMunicipales de Tuluá –EMTULUÁ para la vigencia 2013, sólo seevidencia el Acta de Junta directiva ya mencionada, la cual no cuentacon el respectivo anexo del detalle al presupuesto a aprobar o en sudefecto el valor del total del presupuesto a aprobar, en éste orden deideas no se puede verificar que el valor del presupuesto de la entidadcorresponda al realmente aprobado por la junta directiva y finalmenteno se evidenció la respectiva resolución o acto administrativoexpedido por la entidad a través del cual se liquida éste.

Revisada el acta No.04 del 20 dediciembre de 2012 seextracta elpresupuestodesagregado de lavigencia 2013 el cualse anexa, se precisaque el presupuesto dela vigencia 2013 seaprueba mas noliquida.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

Durante laetapa deejecución de laauditoría laentidad aportael acta de juntadirectivamencionada lacual consta deonce (11)folios, con sucorrespondiente pie de páginanumeradodentro de loscuales no seencontraba

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incluido elanexo deliquidaciónaportado en elderecho decontradicción,por lo quepresuntamentese deduce queno formabaparte integrantedel acta, ya queen estatampoco seestipula quecontara con unanexo queformara partede la misma.Adicionalmentese sigueevidenciandoausencia delrespectivo actoadministrativo.Por todo loanterior lacomisiónauditoradetermina dejar


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el presentehallazgo enfirme y sujeto aplan demejoramiento.

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Se evidencia que la entidad efectuó traslados dentro del presupuestode ingresos de la vigencia 2013, lo cual es improcedente, toda vezque éste solamente puede ser modificado mediante las respectivasadiciones o rebajas a que haya lugar, las cuales afectan también elpresupuesto de gastos, es decir, el mecanismo de traslado dedisponibilidad procede solamente en el caso del presupuesto degastos, pues no es factible ésta práctica en el caso de los ingresos,ya que estaría indicando el cambio de naturaleza del ingreso, desuceder el traslado de recursos entre los rubros de ingresos seríaindicativo de reclasificación presupuestal; de igual forma se observaque durante la vigencia 2013 se efectuaron modificaciones excesivasal presupuesto de la entidad, situación que evidencia una deficienteprogramación o cálculo presupuestal, contrariando con éste actuar elordenamiento del principio presupuestal de universalidad establecidoen el Decreto 115 de 1996, de igual forma se observa que le entidadefectuó adiciones al presupuesto que carecen del respectivo actoadministrativo por medio del cual se aprueba por valor de$36.770.739.oo, de igual forma al presupuesto de terceros seefectuaron adiciones por valor $8.639.597.095.oo, de los cuales$686.200.200.oo carecen de la respectiva Resolución de aprobación,adicionalmente la Resolución por medio de la cual se incorpora ladisponibilidad inicial al presupuesto de la vigencia 2013 presentainconsistencia en la fecha de la misma.

Con base en que losrecursos que manejala entidad son propiosy de libre destinacióny que los gastos seapropian con el montomínimo para suejecución, dondehabría que reducirunos ingresos que nose recaudaran,afectando unosgastos que si serequieren; para luegocon una adiciónaumentarnuevamente losgastos paracompensar el ingresoque si requiere deadición. No seconsideró procedenteaumentar y disminuirlos mismos gastos,cuando el efecto era

Como lomenciona laentidad elpresupuesto deingresos sereduce o seadiciona masno es sujeto atraslados, yaque estosúltimos sonprocedentes enel presupuestode gastos,adicionalmentela observacióncontempló quela entidadefectuóadiciones quecarecen delrespectivo actoadministrativo,y que laResolución por

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solo trasladar de uningreso que previoestudio no se va arecibir contra otro quesi se va a ingresar.Además se utilizóesta opción que tieneel sistema.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

medio de lacual seincorpora ladisponibilidadinicial presentainconsistencias,situación antela cual laentidad nopresentaargumentoalguno, y quepone demanifiesto lasfalenciasexistentes en elmanejopresupuestal,por lo tanto laobservacióncontinúa enfirme para plandemejoramiento.

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Una vez revisados los soportes de viáticos correspondientes a losmeses anteriormente mencionados, no se evidencia la debidaautorización del Gerente para el pago de viáticos en el mes de marzode 2013 de los funcionarios Neiger Erazo Castañeda y CristianRomero Arias por valor de ochocientos diez mil pesos ($810.000.oo) ynovecientos noventa mil pesos ($990.000.oo) respectivamente,

Se anexan certificadode disponibilidad,órdenes de pago,registro presupuestaly certificados dedisponibilidad

Una vezanalizados lossoportesanexados delderecho decontradicción

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asimismo, no se evidencia en el mes de septiembre dichaautorización para el pago de los viáticos de las funcionarias SandraPatricia Sánchez y Claudia Victoria Castañeda por valor de quinientosdiez mil pesos ($510.000.oo) y ochocientos cincuenta mil pesos($850.000.oo) respectivamente.El Artículo quinto y sexto del Acuerdo 001 de aduce:

“Emtuluá E.S.P., reconocerá a sus Servidores los gastosoriginados por seminarios, cursos, talleres, conferencias, etc.,que estén directamente relacionados con las funcionesasignadas al cargo y que sean autorizadas por el Gerente ycuenten con el visto bueno del Director Administrativo yFinanciero quién verificará que la capacitación tienda a generarconocimientos, desarrollo, habilidades y cambios de actitudespara contribuir al cumplimiento de la misión institucional ymejorar la prestación al servicio de la comunidad” y “Todacomisión para capacitación debe ser ordenada por el Gerente,previa justificación y disponibilidad presupuestal. Tanto losgastos de viaje como viáticos deberán ser legalizados máximodentro de los ocho (8) días de haber terminado la comisión,mediante la presentación de los recibos o certificacionespertinentes”.

presupuestal y girosde pagodebidamente firmadospor el ordenador delgasto quien autorizael respectivo viatico.Se solicita a lacomisión auditora queeste hallazgo seaeliminado en elinforme final.

se aclara queuna cosa sonlos certificadosdedisponibilidad,de registro, lasórdenes y girosde pago y otrala autorizaciónexpresa delordenador delgasto, por loanterior laentidadauditada nodesvirtúa elhallazgo por lotanto continúaen firme paraplan demejoramiento.

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Se evidencia que en la elaboración de los acuerdos por medio de loscuales se establecen las tablas de viáticos para la entidad auditadano se tienen en cuenta los lineamientos adoptados por elDepartamento Administrativo de la Función Pública, en los cuales lasasignaciones de viáticos corresponden a la asignación salarial comofactor determinante para el cálculo de los mismos y no la distanciacubierta en los desplazamientos realizados. Tal como se puedeevidenciar en el Decreto 1345 de 2012 vigente hasta el 20 de mayode 2013 y el Decreto 1007 vigente desde el 21 de mayo de 2013.

Debemos precisarque EMTULUA porser empresa Industrialy Comercial delEstado, tiene comoórgano máximo rectora la Junta Directiva yen virtud a ello se diocumplimiento a la

La comisiónauditora haevaluado elderecho decontradicciónaportado por laentidad, delcual se puedeestablecer que

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fijación y adopción delos viáticos deconformidad con lasdirectrices nacionales,incluso desde antesde pronunciamientodel ente de controlSe reitera entoncesque la acciónobedece a lalegalidad de un actoadministrativo.Se anexa Acuerdo 01del 10 de abril de2013 y Acuerdo 03del 21 de julio de2014.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

el actoadministrativopor medio delcual seestablecieronlas escalas deviáticos paralos funcionariosde lasEmpresasMunicipales deTuluáEMTULUA,goza de ladenominadapresunción delegalidad,puesto que sehabla de actoexpedido porautoridadcompetente ycuyosdelineamientosfueron tomadospor la GerenciaGeneral de laentidad paracalcular yliquidar los


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valores de losviáticos quedebían serreconocidos asusfuncionarios enlas diferentescomisiones.No obstante loanterior, lacomisiónauditoraexpresa que enlo sucesivo laentidad deberáceñirse a losparámetros ylineamientosotorgados porelDepartamentoAdministrativode la FunciónPública(DAFP), dadolo anterior lacomisiónauditorareplantea elhallazgo,


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dejando éstecomoadministrativo ysuprime laincidencia deordendisciplinario.Se insta a laentidadauditada a daraplicabilidad alos Decretosexpedidos porel DAFP enmateria deasignación y/oliquidación deviáticos parasusfuncionarios.

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Se evidencia que se concedieron viáticos permanentes al Gerente deEmtuluá E.S.P. en la vigencia 2013 por un valor de once millonesdoscientos noventa y cinco mil pesos ($11.295.000.oo), constituyendocon esto un presunto detrimento patrimonial por valor de dos millonesseiscientos ochenta y dos mil seiscientos sesenta y un pesos($2.682.661.oo) el cual estaría representado en los montos que secancelaron por concepto de aportes a la seguridad social yparafiscales, y liquidación de cesantías e intereses a las cesantías enlas cuales para su cálculo se incluyó dicho concepto, ya que el Inciso3 del Artículo 3 del Decreto 1345 (incluir pie de página, por el cual se

Teniendo en cuentaque por necesidad delservicio y por lacalidad delfuncionario querequiere de estardesplazándose fuerade la ciudad, fueronotorgados viáticos ycomo quiera que

Si bien escierto losviáticos fueronotorgados demaneramensualininterrumpidamente, losmismos nodebían

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fijan las escalas de viáticos) de 2012, aduce: “Queda prohibida todacomisión de servicios de carácter permanente”, La Empresa se basapara asumir este gasto en el Artículo 6 Parágrafo 2 del decreto 1160de 1947 que cita:

“Los viáticos permanentes que se paguen a los trabajadoresparticulares son salario, siempre que se hayan causado por untérmino no menor de seis meses en cada año, y se computaránpara la liquidación del auxilio de cesantía en aquella parte deellos destinada a proporcionar al empleado u obreromanutención o alojamiento, pero no en la que solo tenga porfinalidad proporcionarle los medios de transporte a otro lugar.Los viáticos que se otorguen a los empleados y obrerosoficiales se entenderán como salario, para los mismos efectos,cuando se den en forma permanente, por medio de resoluciónespecial, y siempre que la radicación se haga por un término nomenor de seis (6) meses durante cada año”.

Cabe anotar que el presente Decreto en su Artículo 13 menciona:“Las disposiciones del presente Decreto, tanto en lo que serefiere a los trabajadores del servicio oficial como a los de lasempresas particulares, solo le serán aplicables mientras noexistan normas legales de carácter especial, o estipulacionescontractuales, que les concedan derechos más amplios o queregulen su situación jurídica en lo referente al auxilio decesantía de una manera más favorable”.

Como se puede observar este decreto solo es aplicable para lasempresas particulares y para los obreros oficiales, y el Gerente deEmpresas Municipales de Tuluá es de libre nombramiento yRemoción, lo que indica que es un funcionario público.

estos son continuos(mes a mes), laentidad por efectoscontables los haconsiderado comopermanentes y portener dichaconnotación,constituyen salario ybase para losrespectivosdescuentos.Lo anterior por efectode lo contemplado enel CST que establecefactoresconcernientes asalarios cuando estosson permanente uocasionales.Consideramospertinente expresar ala comisión auditoraque el vocablo elhecho de utilizar laexpresión“PERMANENTE” enel reconocimiento delfactor viáticos, no lohace pagadero si no

configurarsecomopermanentesdebido a lacalidad denombramientodel funcionario,por lo anteriorla entidadauditada nodesvirtúa elhallazgo por lotanto continúaen firme contodas susincidencias.


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AUX.CESANTÍAS

INTERESESCESANTÍAS

APORTEPENSIÓN

APORTESALUD


532.500$ 63.900$ 933.000$ 660.875$ 40.586$ 451.800$ 2.682.661$


se causa sureconocimiento, perosi lo hace un factor“SUCESIVO” quepuede resultar o serun sinónimo delvocabloPERMANENTE.Dado lo anterior Sesolicita a la comisiónauditora efectuar lareconsideración oreevaluación delpresente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria y fiscal.

42

A continuación se relacionan los viáticos otorgados a una contratistade la Entidad:




TOTAL 1.370.000



En la imagen anterior se observan seis órdenes de pago por conceptode viáticos por diligencias a diferentes destinos para atender procesos

Con base enAcuerdo 001 del 10de abril de 2013 yteniendo en cuenta lanecesidad de atenderprocesos jurídicosfuera de la ciudad serealiza el pagocorrespondiente, deacuerdo a loestablecido en elartículo 1 queestablece “ Categoría

Atendiendo elcontenido delAcuerdo 001del 10 de abrilde 2013aportado por laentidadauditada en elderecho decontradicción,este otorga a lacomisiónauditora una

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jurídicos de la entidad, otorgados a una contratista de Emtuluácontrariando lo establecido en el Artículo 1 del decreto 1007 de 2013,cabe anotar que se pueden otorgar viáticos a contratistas siempre ycuando se estipule en el respectivo contrato la obligación dedesplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual y una vezrevisada la minuta del contrato no se evidenció en las obligacionesdel contratante el deber de suministrar los viáticos necesarios para eldesplazamiento de la contratista al cumplimiento de las actividadespropias del objeto contractual.

Tercera “Asesoresinternos y externos(Jurídico, sistemas yTributario)Evidencia anexada enel hallazgo 53.Se solicita a lacomisión auditoraefectuar lareconsideración oreevaluación delpresente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria.

percepcióndiferente frentea laconfiguracióndel hallazgo,pues si bien nose dejó expresoen la minuta delcontratosuscrito con laDra. JuliethMoralesRestrepo, laobligatoriedadde lacontratante asuministrarviáticos a lacontratista,dicha ausenciaen el contratoes suplida porla autorizaciónotorgataxativamenteel referidoAcuerdo 001;en tal sentidose suprimen lasincidencias


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disciplinaria yfiscal delhallazgo.No obstante loanterior lacomisiónauditora deja elhallazgo comoadministrativopues seconsidera sanopara la entidadcontratante quedichasobligacionespecuniarias acargo de laentidadcontratantequedenexpresasdentro delacápite oartículo deobligaciones dela entidad en elcontrato, así elAcuerdo 001contemple elreconocimiento,


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este seconvierte en lanorma fuentede legalizaciónde dichoreconocimiento,pero debematerializarseen el respectivoactoadministrativo ocontrato.

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Se evidencia pago por concepto de celebración del día de la mujer afuncionarias de Emtuluá por valor de setecientos mil pesos($700.000.oo), asimismo se observa contrato suscrito con SaraLiliana Duque con el objeto de celebración del día de la secretaria, díadel trabajo, día de la madre y día del padre para los funcionarios deEmpresas Municipales de Tuluá E.S.P., por valor de tres millonesquinientos mil pesos ($3.500.000.oo); de la misma forma se evidenciacontrato por valor de tres millones de pesos ($3.000.000.oo) conobjeto de celebración de fin de año con los funcionarios de EmtuluáE.S.P.Por otro lado se observa compra de un ramo fúnebre por valor de cienmil pesos ($100.000.oo) como acompañamiento por el fallecimientode la madre de la jefe de oficina jurídica de la Empresa, asimismo seevidencia la compra de dos (2) ramos fúnebres por valor de ochentamil pesos ($80.000.oo) y ciento cinco mil quinientos pesos($105.500.oo) respectivamente como acompañamiento por elfallecimiento del padre de un funcionario de Empresas Municipales deTuluá E.S.P Emtuluá.

Debemos precisarque medianteResolución GG 037de marzo 31 de 2003se reglamenta el plananual ecapacitaciones,estímulos e incentivosy bienestar social,contemplando dentrode su contenido larealización de diversaactividades cuyo fines “Armonizar la vidalaboral con otrossectores de la vidapersonal, como son lafamilia, la recreación,

Losargumentosentregados porla entidadauditada através delderecho decontradicción,no desvirtúan lafundamentación legal en laque se sustentael presentehallazgo, en talsentido lacomisiónauditoradetermina que

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Se evidencia pago por concepto de servicio de vacunación de tétanoy hepatitis B para funcionarios de Emtuluá, por valor de cuatrocientoscuarenta y seis mil cien pesos ($446.100.oo), es importante destacarque los gastos ejecutados por los diferentes conceptos deben estarcontemplados dentro del programa de bienestar social establecido porla entidad y éste tendrá que contar con las disponibilidadespresupuestales correspondientes para su realización. Si bien es ciertoque en el Artículo 10 de la Resolución No GG.028-2003 cita:

“Además de los estímulos educativos se desarrollaránprogramas de Bienestar Social y Salud Ocupacional tendientesa la integración del funcionario y mejoramiento de la calidad devida, consistente en actividades recreativas, culturales, sociales,deportivas, campañas de vigilancia epidemiológica visual,respiratoria, auditiva y campañas de vacunación”.

En la Ley 443 de 1998 y el Decreto Reglamentario No 1567 de 1998las cuales hacen parte integrante de dicha Resolución no promulgannada acerca de este beneficio para los trabajadores.La norma de racionalización del gasto público contemplada en elArtículo 7 del Decreto 26 de 1998, establece de manera taxativa lasactividades que no se pueden realizar con cargo al tesoro público:

“Prohíbase ordenar, autorizar o efectuar fiestas, agasajos,celebraciones u conmemoraciones u otorgar regalos con cargoal Tesoro Público, salvo en las actividades de bienestar socialrelacionadas con la celebración de Navidad de los hijos de losfuncionarios”.

Por lo anterior se deduce que presuntamente se vulneraron lospreceptos legales contemplados en el Decreto 26 de 1998 y la Ley734 de 2002 Numerales 1 de los Artículos 34 y 35 constituyendo unpresunto detrimento patrimonial por valor de siete millonesnovecientos treinta y un mil seiscientos pesos ($7.931.600.oo).

la cultura, laexpresión artística yla vida comunitaria”.De lo anterior sededuce que lasactividades realizadashacen parte del plande bienestar social”Por otro lado esbueno precisar que sibien es cierto figurancomo concepto“celebración” estas nocorresponden afiestas o similaressino que realmente sehicieron jornadas deintegración.No se podríaconfigurar un dañopatrimonial y /o fiscaltoda vez que loscontratos deprestación deservicios contienenactividades quefueron realizadas.En lo disciplinario, espertinente que lacomisión auditora

el hallazgocontinúa enfirme con todassus incidencias.


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evalúe lafundamentación quedio origen a cadaactuacióndesarrollada encumplimiento del plande bienestar de laentidad, pues cadauna de las actividadesse encontrabainmersa dentro delreferenciado plan.Solicitamos a lacomisión auditora seevalúe el marcojurídico de la Ley 734de 2002,concretamente elnumeral 6° delartículo 28, pueshemos actuado bajola sujeción de nuestromanual en pro delbienestar de nuestrosempleados ytrabajadores.Por lo anterior sesolicita a la comisiónauditora efectuar lareconsideración o


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reevaluación delpresente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria y fiscal.

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Se observa pago efectuado a Mondragón Álvarez y Cía. S. en C porvalor de quinientos diecisiete siete mil quinientos pesos ($517.500.oo)en el mes de diciembre por concepto de auxilio funerario afuncionarios y pensionados de Empresas Municipales de TuluáEMTULUÁ E.S.P., con base en esta observación se procede asolicitar el contrato celebrado entre las partes evidenciando que fuesuscrito por valor de seis millones cuatrocientos cuatro mil pesos($6.404.000.oo); se evidencia que del total del valor del contrato seejecutaron seis millones ciento ochenta mil pesos ($6.180.000.oo).Referente al auxilio funerario, es necesario tener en cuenta que la Ley100 de 1993 en el artículo 1o prevé: “El sistema comprende lasobligaciones del Estado y la sociedad, las instituciones y los recursosdestinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de caráctereconómico, de salud y servicios complementarios, materia de estaley, u otras que se incorporen normativamente en el futuro”.Esta disposición establece el auxilio funerario como una prestaciónadicional a cargo de las Instituciones Administradoras de Pensiones,así:

Para quienes opten por el Régimen solidario de prima mediacon prestación definida, el Artículo 51 dispone: “Auxiliofunerario. La persona que compruebe haber sufragado losgastos de entierro de un afiliado o pensionado, tendráderecho a percibir un auxilio funerario equivalente al últimosalario base de cotización, o al valor correspondiente a laúltima mesada pensional recibida, según sea el caso, sin queeste auxilio pueda ser inferior a cinco (5) salarios mínimos

EMTULUA hasuscrito diversasconvencionescolectivasgenerándose laobligación de afiliar asus trabajadores aentidades que prestanservicios funerarios(artículo 28 y 30). Deigual manera elrégimen deprestaciones deempleados públicosestablece el auxiliofunerariogenerándose con elloderecho al tenor delartículo 86 de la ley100 de 1993.Debemos clarificarque nuestrosjubilados una vezcumplan con elrequisito parapensionarse ante el

De acuerdo asoportesanexados porla entidad, lacomisiónauditoraconsidera queno esprocedentelevantar elhallazgo debidoa que entidadse basa en unaConvenciónColectiva detrabajo que a lafecha no seencuentravigente, por loanterior estecontinúa enfirme y contodas lasincidenciasinicialmenteestablecidas.

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legales mensuales vigentes, ni superior a diez (10) vecesdicho salario”.

Para quienes opten por el Régimen de ahorro individual consolidaridad, el Artículo 86 consagra: “La persona quecompruebe haber sufragado los gastos de entierro de unafiliado o pensionado, tendrá derecho a percibir un auxiliofunerario equivalente al último salario base de cotización, o alvalor correspondiente a la última mesada pensionad recibida,según sea el caso, sin que pueda ser inferior a cinco (5)salarios mínimos legales mensuales vigentes, ni superior adiez (10) veces dicho salario.El auxilio deberá ser cubierto por la respectiva administradorao aseguradora, según corresponda”.

Cuando el deceso del funcionario se origina en un accidente detrabajo o en una enfermedad profesional, se trata de una contingenciacomprendida en el sistema de Riesgos Profesionales y por tanto laprestación económica, esto es el auxilio funerario, estará a cargo dela Administradora de Riesgos Laborales conforme lo señala elDecreto 1295 de 1994, que posteriormente fue recogido de maneraexpresa a nivel legal, en los siguientes términos:

“Auxilio Funerario. La persona que compruebe haber sufragadolos gastos de entierro de un afiliado o de un pensionado porinvalidez del Sistema General de Riesgos Profesionales, tendráderecho a recibir un auxilio funerario igual al determinado en elartículo 86 de la Ley 100 de 1993.El auxilio deberá ser cubiertopor la respectiva entidad administradora de riesgosprofesionales. En ningún caso puede haber doble pago de esteauxilio”.

Con base en lo anterior, con la suscripción de este contratopresuntamente se constituyó un detrimento patrimonial por valor deseis millones ciento ochenta mil pesos ($6.180.000.oo) debido a que

fondo respectivo, sesolicitacompartibilidadpensionalgenerandose con elloque el fondo asumaun porcentaje yEMTULUA siguepagando el mayorvalor y demas noreconocidas porCOLPENSIONES.Ello conlleva a queEMTULUA hayacontratado laprestación deservicios funerariospara con ellogarantizar elcumplimiento de estaobligación evitandogastos mayores al notener un planexequial.Debemos advertir quelos jubilados hanpresentadodemandas con el finde que se lesreconozca unos


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el auxilio funerario es una prestación a favor del funcionario y/opensionado que se encuentra establecida a cargo de laadministradora del régimen pensional o de la administradora deriesgos profesionales, según sea el origen del deceso.

derechosprestacionalesconvencionalesbasados en el artículodenominadoextensión a jubiladosen el cual deconformidad con lasentencia 034 deljuzgado laboral delcircuito laboral deTuluá condena aCentro aguas en eseaspecto. Ello quieredecir que cualquierítem convencionalque desee suprimirsepuede ser objetodemandable. A lafecha existen 42demandas por estecaso de los cualessolamente se hagenerado un pago.Se anexa copia de laconvención colectiva.Se solicita a lacomisión auditoraefectuar lareconsideración o


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reevaluación delpresente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria y fiscal.

FACTOR LEGALIDAD45 El sujeto de Control realiza basados en el artículo 46 del

Procedimiento General del Acuerdo No. 002 del 20 de diciembre de2012, “Por medio del cual se adopta el Manual de Contratación deEmpresas Municipales de Tuluá EMTULUA E.S.P.” en el literal 1.“Estudios previos o requerimientos del Servicio” la invitación apresentar propuestas, obviando los estudios previos que permitandescribir la necesidad que se pretende satisfacer a través delproceso contractual, estableciendo en los mismos los estudios que lepermitan a la entidad identificar con claridad el objeto a contratar, consus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar,describiendo en ellos la modalidad de selección del contratista,incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección, elvalor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas paracalcular el presupuesto de la contratación.

ActualmenteEMTULUA realiza losestudios previos paraefectos contractualesy así describir lanecesidad que sepretende satisfacer através del contrato,cumpliendo de estamanera lo establecidoen el acuerdo No. 002de 2012.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

Estudiado yanalizado elDerecho deContradicciónla Comisión deAuditoriaconsidera dejaren firme elhallazgo, todavez que laentidadauditada nodesvirtúa laobservación yaque la auditoriase efectúo a lavigencia 2013 yen el Derechodecontradicciónno se aportanlas evidenciaspertinentes.

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Contrato No. 160-12-02-04-2013. El artículo 3 de la Ley 1150 de2007, establece la obligatoriedad de la expedición de los actosadministrativos, documentos, contratos y en general los actosderivados de la actividad precontractual y contractual en el SistemaElectrónico para la Contratación Pública SECOP. La Circular ExternaNo. 1 de 21 de Junio de 2013 emanada por la Agencia Nacional deContratación - Colombia compra eficiente, establece que lasentidades que contratan con cargo a recursos públicos estánobligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en elSECOP, sin que sea relevante para la exigencia de esta obligación surégimen jurídico, naturaleza de público o privado o la pertenencia auna u otra rama del poder público. Las instituciones que ejecutanrecursos públicos sin ser entidades del Estado están obligadas apublicar en el SECOP su actividad contractual que se ejecute concargo a recursos públicos. Mediante Acuerdo No. 001 del 28 defebrero de 2014 Las Empresas Municipales de Tuluá EMTULUAE.S.P., adiciona al Manual de Contratación el Titulo VI DenominadoSECOP, en el cual la entidad establece que cumplirá con lasobligaciones de la publicidad de la actividad precontractual,contractual y Postcontractual.El artículo 66 de la Ley 80 de 1993 establece la participacióncomunitaria en todos los contratos que celebren las entidadesestatales, estarán sujetos a la vigilancia y control ciudadano. La Ley850 de 2003, reglamenta las veedurías ciudadanas, indicando en elpárrafo segundo del artículo 1 que la vigilancia se ejercerá enaquellos ámbitos, aspectos y niveles en los que en forma total oparcial, se empleen los recursos públicos con sujeción a lo dispuestoen la mencionada ley.

EmpresasMunicipales de TuluáE.S.P., sí publicó enla página del SECOP,el contrato No. 160-12-02-04-2013, talcomo se puedeverificar en el sistemaelectrónico decontratación y en lapágina que seadjunta.Sobre el tema de lasveedurías ciudadanasmanifestamos queEMTULUÁ ESP acatala normatividadnacional, y estáabierta y acepta lavigilancia y el controlciudadano quedeseen ejercer tantoparticulares comoasociaciones, sobrelos proyectos queejecute la entidad. Enlo concerniente a losservicios públicos,cumple lasprescripciones de la

Estudiado yanalizado elDerecho deContradicciónla Comisión deAuditoriaconsiderapertinentemantener elhallazgoadministrativoen relación a laconvocatoriaque debe hacerla entidad parael control socialque sobre lacontrataciónefectúe elsujeto deControl. Si bienes cierto sepuedeevidenciar queEMTULUÁE.SP.,establece enlas minutascontractuales loconcerniente a

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ley 142 de 1994.Es de anotarse queen las minutascontractuales seestablece loconcerniente a lavigilancia de lasveedurías, tal comose indica en losapartes de clausuladenominadasupervisión.Se anexa partepertinente delcontrato en lo quehace referencia a lasveedurías.Se solicita a lacomisión auditora queeste hallazgo seaeliminado en elinforme final.

la vigilancia dela veeduríasciudadanas, laentidadauditada debea través deActoAdministrativoconvocar a laciudadaníapara que se legarantice lapublicidad ydifusión en elcorrespondiente seguimiento ala ejecución delas obras comolo establece laLey 42 de1994.

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Contrato No. 160-12-04-13-2013. "ELABORACIÓN DE LOSESTUDIOS Y LOS DISEÑOS DE LA ESTACIÓN DE BOMBEOAGUACLARA, ESTACIÓN DE BOMBEO DE LA VEREDASABALETAS DEL CORREGIMIENTO DE AGUACLARA, ESTACIÓNDE BOMBEO DE LAS VEREDAS LA RIVERA Y LA CRUZ,CORREGIMIENTO EL PICACHO, EN LA ZONA RURAL DELMUNICIPIO DE TULUÁ". Se evidencia la inexistencia decertificaciones laborares y/o estudios realizados que acrediten su

EmpresasMunicipales de TuluáE.S.P. incluye en losrequisitos paracontratar, laexperiencia enejecución de diseñosde acueducto o

Si bien escierto que laentidadauditada lograevidenciar queefectivamenteel Contratistatiene la

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experiencia profesional. Se evidencia en el expediente contractual laextemporaneidad de antecedentes Disciplinarios y Fiscales (Confecha Agosto 18 de 2013), como también la inexistencia del R.U.P., loanterior refleja la presunta incapacidad del contratista ya quecarecería de la idoneidad que tienen todas las personas para sertitulares de derechos, porque no se evidencia aptitud jurídica parapoderse obligar al carecer del elemental Registro, contraviniendopresuntamente lo establecido en los artículos 34 y 35 de la Ley 734de 2002.

saneamiento básico(estaciones debombeo), pero para elcaso del ContratoNo.160-12-04-13-2013, adjudicado alingeniero GuillermoMoreno Becerra,EMTULUA E.S.P.conocía de laexperiencia eidoneidad de éste,dado que fue quiendiseñó la estación debombeo construida enAguaclara y ademásacompañó su procesoconstructivo; además,en el formato único dehoja de vida seobserva claramenteque con la empresaAlquería, ejecutó laconstrucción de unaestación de bombeoen la vía Cali concalle 42 del Municipiode Palmira, y allímismo figura quelaboró diez años con

experiencia eidoneidad parasuscribir elcontrato, esmenester de laentidad en losucesivo quedichaexperienciarelacionada seaincorporada enel expediente.Con relación alaextemporaneidad y el tiempotranscurrido enla presentaciónde loscertificados deantecedentesdisciplinarios yfiscales, y lafecha en la quese suscribió elacta de inicio,se consideranlos argumentosexpuestos porla entidad


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la empresa MANOVde Bogotá, empresareconocida a nivelsuramericano, en elsector sanitario ehidráulico; por otraparte en el folio 33 seobserva el acta finalde la orden deserviciosprofesionales en obracivil No. 0106-2005suscripta entreEMTULUA E.S.P. yGuillermo MorenoBecerra, cuyo objetofue “Consultoría parael tratamiento de lasaguas residualesgeneradas en elCorregimiento deAguaclara, al emisariofinal de la Planta deTratamiento de Aguasresiduales (PTAR)del municipio deTuluá, para sualcantarillado para suposterior tratamientoen forma colectiva “.

auditada, se dade baja estaobservación.Si bien escierto que laentidad nosolicitó elR.U.P. delcontratista,amparado en elArtículo 11 delmanual deContratación dela entidad, laobservacióndebe quedar enfirme con suscorrespondientes incidencias,para que en losucesivo,ajusten elManual deContratación dela entidad; yaque para estetipo deprocesoscontractuales,las Empresas


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Entonces sí habíaconstancia deexperiencia delContratista.Se observa que laContraloría por errorinvoluntario estableceuna fecha equivocada(18/08/2013), alindicarlos, ya queestos certificadosfueron impresos el18/09/2013. Alrespectomanifestamos que loscertificados fueronverificadoselectrónicamente porEMTULUA E.S.P.antes de suscribir yfirmar el contrato,pero los imprimió undía antes de firmar elacta de inicio defecha 19/09/2013.La inexistencia delR.U.P., obedece aque no fue solicitadopor EMTULUA E.S.P.,amparados en el

Municipales deTuluá deben deexigir a loscontratistasestedocumento,para que legaranticenidoneidad alprocesocontractual y enese orden deideas no existala transgresiónde una norma.Por lo tanto, laentidadauditada nodesvirtúa laobservación,ratificándose loestablecido enla comisión deauditoría demantener enfirme elhallazgo en suincidenciaadministrativa ysujeto a plan de


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Artículo 11. RUP, delManual deContratación deEmpresasMunicipales de TuluáE.S.P., adoptadomediante Acuerdo002 del 20/12/2012.Se anexa copia actafinal No. 0106-2005,hoja de vida,Se solicita a lacomisión auditoraefectuar lareconsideración oreevaluación delpresente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria.

mejoramiento.

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Contrato No. 160-12-02-02-2013. "CONSTRUCCIÓN DE LA PLANTADE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES PTAR EN ELCORREGIMIENTO CAMPOALEGRE, ZONA RURAL DELMUNICIPIO DE TULUÁ”. Se evidencia la falta de certificados queacrediten la experiencia laboral o profesional. Presentaciónextemporánea (Enero 23 de 2013) de los Certificados deResponsabilidad Fiscal, tanto de la empresa constructora como la desu representante legal, de igual manera se evidencia la inexistenciade los certificados de antecedentes disciplinarios y fiscalescontraviniendo presuntamente lo establecido en los artículos 34 y 35de la Ley 734 de 2002, ocasionando una conducta de orden

EmpresasMunicipales de TuluáE.S.P., valora laexperiencia laboral,por efectos de que enlos archivos de laentidad reposan yaque el representantelegal de esta firmatuvo contratosreferentes al tema de

Si bien escierto que laentidadauditadaconoce de laexperiencia eidoneidad delcontratista, esobligación deésta, almomento de la

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disciplinario por parte de la entidad auditada. En la cláusulaSexta...“Imputación presupuestal” de la minuta del contrato seobserva inconsistencia en el valor del Certificado de DisponibilidadPresupuestal (…$ 413.000.000.oo), ya que su valor real es de $413.365.201.oo.Observaciones:

Certificados Presupuestales mal archivados en la carpeta delcontrato. Su ubicación en la carpeta (…al final) nocorresponde a la secuencia de archivo.

En las actas del proceso contractual, se observa lainterventoría del contrato, pero no se evidencia actoadministrativo de la asignación del interventor.

Se observa una presunta duplicidad en el registroPresupuestal. (RP60000000067 / 68).

saneamiento básicocon esta entidad (025-2006 por$138.997.374, el 013-2007 por$595.727.967 y el160-12-02-06-2012por $70.913.694,todos del sector deacueducto ysaneamiento básico.(Ley anti trámite). Portanto, sí habíaexperienciaprofesional delcontratista.Sobre el caso de loscertificados deresponsabilidad fiscal,ellos sí fueronverificados por laentidad y ello conllevaa la suscripción delcontrato, además laminuta contractual enla cláusula décimaprimera, se establecebajo la gravedad deljuramento que elcontratista no estaba

suscripción delcontrato,verificar lasituación actualdel contratistadebidamentedocumentado ysoportado en elexpedientecontractual;además notodos lostiempospueden sercircunstancialmente iguales(Informacióndesactualizada.Por otro ladocon relación alerrorinvoluntario detranscripción enla cláusulaSexta delcontrato(Diferencia envalor delCertificado deDisponibilidad


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incurso en inhabilidado incompatibilidadpara contratarEn cuanto al errorpresentado,observamos que fuepor transcripción, yaque al revisar el CDP,su valor esta por413.365.201, el valordel contrato esta por$404.107.064, elCRP, su valorcorresponden con elvalor contratado. Loanterior evidencia quelos soportes generanuna buenaapropiación de losrecursos y que dichoerror en la imputaciónno genera faltaalguna.En cuanto al archivodel CDP, sonsituaciones deorganización, pero nogenera falta algunadebido a que si serealizó la apropiación

Presupuestal),la comisiónauditora aceptala contradicciónexpuesta por elente sujeto, sinembargo conrelación a lapresuntaduplicidad delRegistroPresupuestal(RP67 y RP68),la entidad noexplicaclaramente lasituaciónsucedida, y elsoportedocumentalaportado alderecho decontradicciónsigueevidenciando lapresuntaduplicidad delmismo.Por lo anteriorla comisión de


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del recurso. No hayacto administrativo deasignación delinterventor, dado queeste resulta de unproceso decontratación.En cuanto a lapresunta duplicidaddel RP, se verifico enel sistema que el RP67 obedece alcontratista GentilRivera Márquez porvalor de $29.000.000y el RP 68,corresponde aConstructores yConsultores MPVSAS por valor de$404.107.064Se anexa: contratos,RP6 68 y 67 listadode consecutivos delmes de enero.Se solicita a lacomisión auditoraefectuar lareconsideración oreevaluación del

auditoríaestablece dejaren firme elhallazgo contodas susincidencias.


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presente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria.

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Contrato No. 160-12-04-04-2013. “COMPLEMENTACIÓN DELCATASTRO DE REDES DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADODEL CORREGIMIENTO AGUACLARA, MUNICIPIO TULUÁ". En elestudio de conveniencia y Oportunidad se establece un costoestimativo de $ 26.064.788.oo, pero se evidencia la expedición delCertificado de Disponibilidad Presupuestal por un valor de$28.500.000.oo, valor que se ratifica en la carta de invitación enviadaal proponente.Observaciones:

El proponente adjunta RUT desactualizado contraviniendo loestipulado en el Artículo 2 de la Resolución 000139 denoviembre 21 de 2012 expedida por la DIAN.

El formato del Acta de Inicio no registra N° de versión, nifecha de aprobación por parte del sistema de gestióndocumental.

La disponibilidadpresupuestal seimprime por mayorvalor del estimado enel estudio deoportunidad yconvenienciapreviendo gastosadicionales quepudieran generarmayor valor almomento decontratar.Por efecto de loscontrolesestablecidos, se estánsolicitando a todos loscontratistasdocumentosactualizados antes decelebrar el respectivocontratoActualmente las actasinicio se encuentracon el número deversión la cual estáaprobado por el

Si bien escierto, laentidadauditada aportadocumentoactualizado(Acta de Inicio,Versión 3, defecha Nov. de2007) conaprobación delcomité decalidad, debióimplementareste formato,ya que elcontrato sesuscribió enabril 15 de2013.La entidadauditada nodesvirtúa laobservación,ratificándose loestablecido enla comisión de

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comité de calidadSe anexa acta deinicio actual (FT-CO-10)Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

auditoría demantener enfirme elhallazgo ysujeto al plandemejoramiento;eliminando deeste, laobservaciónrelacionada conla disposiciónpresupuestal.

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Contrato No. 160-12-02-018-2011. "CONSTRUCCIÓN DE LAPLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES YCOLECTOR FINAL A REALIZARSE EN EL CORREGIMIENTO LAPALMERA, EN EL MUNICIPIO DE TULUÁ, VALLE DEL CAUCA". Afolio 111 del acta N° 006 de Junio de 2011, en la evaluación delComité Técnico Asesor de Contratación, se evidencia inconsistenciasen la evaluación técnica en la cual reza en el cuadro de análisis, ensu ítem "Análisis unitarios por cada ítem", el proponenteseleccionado, registra el incumplimiento de este requisito,observándose lo contrario. El proponente adjunta RUT desactualizadocontraviniendo lo estipulado en el Artículo 2 de la Resolución 000139de noviembre 21 de 2012 expedida por la DIAN. Se evidencia lainexistencia de planos record de las obras realizadas, que indiquenlos cambios efectuados sobre el diseño inicial. A pesar de que elcontrato ha sido liquidado, se evidencia que la obra aún se encuentrainconclusa, careciendo de la estructura para el desarenador y lasrejillas, lo que evidencia problemas en su funcionamiento

Se evidenció en lascarpetas del contratoun error detranscripción en elacta del comité deevaluación, pues eloferente ArmandoLeón Jiménez sípresentó sus análisisunitarios, y su puntajefinal fue inferior al querealmente debiótener. Aún así, elpuntaje del IngenieroArmando León fue elmayor entre losproponentes y con él

Si bien escierto que laentidadauditadaacepta el errorde transcripcióny verbalmentedesvirtúa estaobservación,NO aporta lossoportesrespectivos queenmiende dichoerror.En cuanto a laargumentaciónpresentada por

X X X $1.032.681.931


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(encontrándose fuera de servicio); además se evidencia lainexistencia del acta de recibido a satisfacción de la comunidad o actoadministrativo donde se demuestre la entrega oficial a la Asociaciónde Suscriptores del acueducto y Alcantarillado La Palmera “ASPAL”para su correspondiente administración. En consecuencia la Comisiónde Auditoria establece un presunto detrimento patrimonial por valor deMil Treinta y Dos Millones Seiscientos Ochenta y un Mil NovecientosVeintiún Pesos ($1.032.681.921.oo)

precisamente sesuscribió el contratoreferente. Por tanto,este error detranscripción, noincidió en el procesocontractual ni generóconsecuenciasfiscales.Igualmente seevidencia en lascarpetas, que eloferente IngenieroArmando LeónJiménez presentó supropuesta, incluyendoel RUT, en el año2011 y finalmentesuscribió conEMTULUÁ ESP elcontrato en referenciaen la fecha del 30 dejunio del 2011. Portanto, no aplica elartículo 2 de laResolución No.000139 de la DIAN denoviembre 21 de2012, pues nace 1año y 4 meses

la entidadauditada sobrela actualizacióndel R.U.T., lacomisiónauditoraestablece darde baja estaobservación.Referente a losPlanos Recordde laConstrucciónde la PTAR yColector Final arealizarse en elCorregimientoLa Palmera, apesar de que laentidadauditadaargumenta NOtenerconocimientoalguno demodificacionestécnicas en elprocesoconstructivo,tampoco aporta


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después del hechocuestionado.Con relación a losplanos record, en losfolios 549, 550 y 551de la carpeta delcontrato reposan tresplanos entregadospor el contratista enlos que figuran laPTAR y el colectorconstruido en planta ydetalles de losmismos. Aclaramosque la entidad noconoció dentro delproceso constructivode la PTAR y delcolector final, ningúncambio hecho aldiseño con el que secontrató.Al recibo de las obrasde la PTAR y elColector Final, porparte de la actualadministración enenero de 2012, éstasse encontrabanaproximadamente en

los planoscorrespondientes y conrespecto a losfolios 549, 550y 551aportados porla entidad, nomuestran planoalguno, soloevidencian lacopia de unrótulo.De igualmanera, si bienes cierto, que laentidadauditada havenidosubsanandodeficienciastécnicas en laconstrucción dela PTAR, no seevidenciasoporte algunoque compruebela puesta enfuncionamientoy entrega de la


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un 87% de suejecución, obrasrecibidas por lainterventoríaGE&SCOOP CTA. Alo largo del año 2012,se continuaron y seterminaron las obras,las cuales fueronrecibidas enoperación por elinterventor Ing.Gustavo Ardila,aclarando que elcontratista noconstruyó la cajarejilla ni el lecho desecado, estructuras,que si bien no secontemplaron en eldiseño inicial, sí secontrataron y nofueron pagadas porEmtuluá. Pero la obraactualmente no estáinconclusa puesposteriormente (año2014) y con laautorización por partedel Municipio, del uso

misma a lacomunidad.RAS 2000,Capítulo A.7“EstudiosPrevios”NumeralesA.7.2.1 (Art. 45)y A.7.2.3 (Art.47).Losargumentosesgrimidos porla entidadauditada, NOson losuficientementedeterminantespara desvirtuarel hallazgo; ental sentido, lacomisiónauditoraacuerda que elpresentehallazgocontinúa enfirme con todassus incidencias.


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de los recursossaldados del contrato,Emtuluá contrató laconstrucción de lacaja rejilla y del lechode secado, lograndoun mejorfuncionamiento de laplanta.A lo largo del año2013 Emtuluá, através del consultorINGECODES, intentóen varias ocasionesentregar la PTAR a lacomunidadrepresentada porASPAL, la cual senegó a recibirlamanifestando la faltade las dos estructurasmencionadasanteriormente y por lapresencia de agua enla cámara seca de laplanta. En atención alo anterior, Emtuluáinició un proceso derequerimientos alcontratista para la


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corrección de lasinconsistenciastécnicas en lamencionada cámara,y adicionalmente laadecuación de laestructura deseparación objetadapor la CVC. Realizadolo anterior yevidenciando que laplanta estaba enoperación, seprocedió a liquidar elcontrato en el año2014.En la actualidad laplanta sigue enoperación, con lasalvedad que seevidencianuevamente unafiltración en la cámaraseca, la cual no alterael funcionamiento dela planta toda vezque, en esta cámara,se encuentran lasválvulas que solo seutilizan para realizar,


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alternadamente, elmantenimientobianual o trianual delos módulos. Sinembargo, Emtuluávolvió a requerir alcontratista para quesubsane estafalencia.Teniendo en cuenta loanterior, Emtuluáconsidera que laplanta se encuentracompleta, con lasestructuras básicasen su tipo paragarantizar un buenfuncionamiento de lamisma, anotandoademás que estaPTAR es la única dela zona rural quedispone de untratamiento terciario(filtro fitopedológico),lo cual le permitemayor purificaciónfinal. Sin embargo,este funcionamientorequiere de un


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constantemantenimiento, sobretodo en lasestructuras menoresde entrada (estructurade separación, cajarejilla, cajadistribuidora decaudales y cajas deválvulas de control),mantenimiento quedebe ser realizadopor quien administre yopere la planta, eneste caso la juntaadministradora delacueducto (ASPAL) yque por su negativa arecibir la PTAR, hagenerado y seguirágenerando posiblesobstrucciones yreboses en el cortoplazo por falta demantenimiento.Se anexa: copia departe pertinente deplanos firmados yfotos de rejilla y lechosecado y contrato


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160-12-02-018-2011 ycopia de bitácora.Se solicita a lacomisión auditoraefectuar lareconsideración oreevaluación delpresente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria y fiscal.

FACTOR AMBIENTAL

51

Contrato No 160-12-02-02-2013. Al momento de la visita no seevidencio ningún registro que constate el análisis físico químico quese le debe realizar al vertimiento de aguas tratada que sale de laPTAR, esta situación pone en manifiesto el incumplimiento entre otranormativa al Decreto 79 de 1986 Conservación y protección delrecurso agua, Ley 99 de 1993 Art. 10,11,24,29: Prevención y controlde contaminación de las aguas, documento CONPES 1750 de 1995Políticas de manejo de las aguas, Decreto 1594 de 1984 Normas devertimientos de residuos líquidos, Art. 60 a 71 Vertimiento de residuoslíquidos. Art. 72 a 97 Normas de vertimientos. Art. 155 procedimientopara toma y análisis de muestras.

Tal como pudoconstatar laContraloría, eloperador delacueducto,alcantarillado y PTARdel centro poblado delcorregimientoCampoalegre es laentidad denominadaASDAL, quien acordecon la ley 142 de1994 sería laresponsable derealizar los análisissolicitados, y a quiense debería exigir taldocumento.La obligación de

La entidadauditada nodesvirtúa laobservación,ratificándose“queactualmente elente Territorialy EMTULUA hatenidoacercamientoscon la CVC conel fin deestablecer elcronograma dediseño yejecución delPSMV rural.”Si bien ASDAL

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EMTULUA es conrelación a laconstrucción de laplantaActualmente el enteTerritorial yEMTULUA ha tenidoacercamientos con laCVC con el fin deestablecer elcronograma dediseño y ejecución delPSMV rural.Queremos demostrarcon lo anterior a lacomisión auditora, lafalta de legitimaciónen la causa porpasiva de EMTULUA,al no ser laresponsable de lasacciones quedeterminan ysustentan el hallazgoredactado por lacomisión auditora,pues es ASDAL, laresponsablejurídicamente dellevar a cabo las

es la entidadque estáoperando laPTAR delcentro pobladodelcorregimientoCampoalegre,laresponsabilidadde laadministracióny manejo dedicha plantacontinua siendoresponsabilidadde EMTULUA,por lo tanto sitienenlegitimidad enla causasteniendo encuenta:Ley 142 de1994:Art 2, numeral2.1. Artículo 3o.numeral (3.1,3.3, 3.4, 3.6.),Título IV,


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actuacionesestablecidas por lacomisión auditora.Se solicita a lacomisión auditoraefectuar lareconsideración oreevaluación delpresente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria.

Capítulo I,Artículo 49.Responsabilidad por el controlinterno.DECRETO1594 DE 1984,Capitulo II, art22, 24, 25, 26 y27, Capitulo IV,art, 69, 79,80,81y 82 ycapitulo XV, art162, 163,164,165,166,167,168,169,170,171,172,173,174,Por lo anteriorla comisiónauditoradetermina dejarel hallazgoadministrativo ydar de baja suincidenciadisciplinaria.

52No cuenta con un sitio para la disposición adecuada de los lodosgenerados en el mantenimiento de la PTAR, poniendo en riesgo lasalud del operario y los recursos naturales, especialmente el recurso

Por tratarse deplantas que manejanun volumen tan bajos

Las labores demantenimientoy disposición

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suelo y aire. de agua residual, elmantenimiento delodos se hace cadados o tres años y ellodo que sale esmínimo, nogenerándosenecesidad de tener unsitio especial para sudisposición y por ellono se pone en riesgola salud del operador,ni daños en losrecursos naturales.Además las aguasgeneradas por lapoblación sonexclusivamentedomésticas y no hayafectación deresiduos industrialesen la zona. Laconstrucción del lechode secadodependerá de laconsecución derecursos que segestiones a nivelMunicipal,Departamental o

de lodosrequiere de unainfraestructuraadecuada,indistintamentedel volumentratado,dándolecumplimiento alDECRETO1594 DE 1984,Capitulo IV, art,70, por lo tanto,la comisiónauditoraincorpora elpresentehallazgo al PlandeMejoramiento.


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nacional.Se solicita a lacomisión auditora queeste hallazgo seaeliminado en elinforme final.

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Contrato No 160-12-02-018-2011. Al momento de la visita no seevidencio ningún registro que constate el análisis físico químico quese le debe realizar al vertimiento de aguas tratada que sale de laPTAR, esta situación pone en manifiesto el incumplimiento entre otranormativa al Decreto 79 de 1986 Conservación y protección delrecurso agua, Ley 99 de 1993 Art. 10,11,24,29: Prevención y controlde contaminación de las aguas, documento CONPES 1750 de 1995Políticas de manejo de las aguas, Decreto 1594 de 1984 Normas devertimientos de residuos líquidos, Art. 60 a 71 Vertimiento de residuoslíquidos. Art. 72 a 97 Normas de vertimientos. Art. 155 procedimientopara toma y análisis de muestras.

El Municipio inició eltrámite de permiso devertimiento ante laCVC el 13/03/2013, através de la firmaINGECODES,proceso en el que serealizó una visitaocular a la PTAR enconjunto con lamisma CVC el11/12/2013, perohasta la fecha no seha obtenido respuestaformal de parte de laCorporación paradicho trámite.La CVC acepta iniciareste proceso concaracterizacionespresuntivas, dada laetapa de ajustes enque se encontraba laplanta, etapa que a la

La entidadauditada nodesvirtúa laobservación,ratificándose“queactualmente elente Territorialy EMTULUA hatenidoacercamientoscon la CVC conel fin deestablecer elcronograma dediseño yejecución delPSMV rural.”Si bien ASDALes la entidadque estáoperando laPTAR delcentro poblado

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fecha aún continúa,junto con el procesode entrega a la JuntaAdministradora, quienfinalmente es quiendeberá realizar lacaracterización realdel vertimiento, comoadministrador yoperador de la PTAR.Se solicita a lacomisión auditora queeste hallazgo seaeliminado en elinforme final.Se solicita a lacomisión auditora queeste hallazgo seaeliminado en elinforme final.

delcorregimientoCampoalegre,laresponsabilidadde laadministracióny manejo dedicha plantacontinua siendoresponsabilidadde EMTULUA,por lo tanto sitienenlegitimidad enla causasteniendo encuenta:Ley 142 de1994:Art 2, numeral2.1. Artículo 3o.numeral (3.1,3.3, 3.4, 3.6.),Título IV,Capítulo I,Artículo 49.Responsabilidad por el controlinterno.


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DECRETO1594 DE 1984,Capitulo II, art22, 24, 25, 26 y27, Capitulo IV,art, 69, 79,80,81y 82 ycapitulo XV, art162, 163,164,165,166,167,168,169,170,171,172,173,174.Por lo anteriorla comisiónauditoradetermina dejarel hallazgoadministrativo ydar de baja suincidenciadisciplinaria.

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A pesar de que se cuenta con una infraestructura para el tratamientode aguas residuales, esta no está cumpliendo con la función para laque fue construida, carece de una estructura que garantice laseparación física de los sólidos grandes y pequeños (desarenador),y el agua residual está siendo vertida directamente sin ningúntratamiento a la quebrada culifunchi, esta situación transgrede elcumplimiento a la ley 142 de 1994, art 2, numeral 2.1, art 3, numeral3.6, art 5, numeral 5.1, art 11, numeral 11.1 y 11.5, art 63, numeral

En el entendido queeste hallazgo serefiere igualmente a laPTAR de La Palmera,creemos que elcumplimiento de lafunción de la PTAR,solo se puede

La entidadauditada nodesvirtúa laobservación,realizada en elnumeral 71ratificándose“que el

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63.1, 63,2, art 136, la resolución 1433 de 2004, CONPES 3550 de2008 entre otras.

comprobar con elresultado de lacaracterización delvertimiento, tanto delefluente como delafluente paradeterminar el gradode eficiencia deremoción de lassustanciascontaminantes, ycomo lomanifestamos en elpunto 71, este trámitese viene adelantandocon la CVC.En cuanto a la“estructura quegarantice laseparación física delos sólidos grandes ypequeños(desarenador)” lemanifestamos que enla caja rejilla(construida en el año2014) se estácumpliendo con estafunción, y ellacumplirá su objetivo

cumplimientode la función dela PTAR, solose puedecomprobar conel resultado delacaracterizacióndel vertimiento,tanto delefluente comodel afluentepara determinarel grado deeficiencia deremoción de lassustanciascontaminantes”por lo tanto alno contarse almomento de lavisita con elanálisis físicoquímico comoparte de lacaracterizaciónque ustedesmanifiestan sereitera elhallazgo en


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siempre y cuando serealice elmantenimientorequerido,mantenimiento quecomo lo indicamos enel punto 67 debe serrealizado por quienadministre y opere laPTAR. El aguaresidual entra a laplanta de maneraordinaria y hacetratamiento a travésde los procesosprimario, secundario yterciario, peronecesita elmantenimientomínimo de lasestructuras menorescomo condición parallegar poco a poco alos ajustes normalespara una buenaoperación, con lo cualquedará en capacidadde recibir y tratar lasaguas residuales delcorregimiento y

torno a que seestátransgrediendoel cumplimientoley 142 de1994, art 2,numeral 2.1, art3, numeral 3.6,art 5, numeral5.1, art 11,numeral 11.1 y11.5, art 63,numeral 63.1,63,2, art 136,la resolución1433 de 2004,CONPES 3550de 2008 entreotras.Por otro lado seobservó en lavisita realizadaque parte delagua queingresa alsistema estásiendoentregada alcauce sin pasarpor el debido


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entregarlas yatratadas a laquebrada Culifunche.Se solicita a lacomisión auditora queeste hallazgo seaeliminado en elinforme final.

tratamiento,esto se suma aque los sólidosgrandes ypequeñosestáncolmatando elsistema ya queestos pasandirectamenteal sistema detratamiento porausencia de larejilla, la cualno se evidencioen el momento,según lomuestra elregistrofotográficotomado en lavisita ocular.Por lo tanto, lacomisiónauditoraincorpora elpresentehallazgo al PlandeMejoramiento


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Se evidencia que la PTAR carece de mantenimiento tanto en suaspecto ambiental (paisajístico), como administrativo.

En aras de entregardebidamente la PTARa la Junta, Emtuluáquiso mantener elestado paisajístico dela misma, e incluyódentro de lasactividadescontractuales deINGECODES lalimpieza y desmalecede la PTAR, actividadque la firma cumplióen dos ocasiones.Pero debe tenerse encuenta que la malezacrece de formanatural a través deltiempo, y como lomanifestamos antes,su limpieza haceparte delmantenimiento que sedebe realizar quien laopere.Se solicita a lacomisión auditoraQue este hallazgosea eliminado en elinforme final.

Si bien sereconoce quela junta es laoperadora de laPTAR, laresponsabilidadde velar por elcumplimientodel servicio, esdirectamentede EMTULUA,quien deberárealizar loscontroles yvigilancias paraque la PTARcumpla con sufuncionamiento,de maneraeficaz yeficiente entodos susaspectos.Por lo tanto, lacomisiónauditoraincorpora elpresentehallazgo al Plande

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MejoramientoQC - DC

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Con base al análisis de las actuaciones expuestas con referencia a laDC- Andrés Alberto Álvarez Toro - Christian Romero Arias, seconsidera que el hecho de que la entidad haya cancelado la suma de$64.430.000.oo vía intereses moratorios a la Dirección de Impuestosy Aduanas Nacionales DIAN, por el hecho de no incluir en suliquidación privada de renta correspondiente al año gravable 2009 elvalor por concepto de renta presuntiva dadas las consideracionesexpuestas por la Dirección de Impuestos y Aduanas NacionalesDIAN, constituye un hallazgo por presunto detrimento patrimonial conincidencia fiscal por dicho valor en contra de la entidad, sin perjuiciode las acciones de repetición o individualización de responsabilidadque deba ejercer de manera posterior al respectivo proceso fiscal quese inicie por parte de ésta Contraloría.

Debemos anotar quecon relación a estehallazgo la actualgerencia solicita a laContraloría Municipalpronunciamiento conrelación a los actoresque conllevaron poractos u omisiones aun pago.De dichainvestigación puedeestablecerse laresponsabilidad decada participe porparte de laContraloría Municipaly corriendo traslado aquien corresponda.En virtud a ello nopodría imputarse enesta auditoriaa título personal laresponsabilidadalguna a estaadministración.Dado lo anterior Sesolicita a la comisión

Como semenciona en laredacción delhallazgo, elequipo deauditoríadeterminó laexistencia deun presuntodetrimentopatrimonial,sin perjuicio delas acciones derepetición oindividualización deresponsabilidadque debaejercer demaneraposterior alrespectivoproceso fiscalque se iniciepor parte deéstaContraloría, esdecir, el

X X X $64.430.000


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auditora efectuar lareconsideración oreevaluación delpresente hallazgo ysu nivel de incidenciadisciplinaria y fiscal.

hallazgocontinúa enfirme.

TOTAL HALLAZGOS 56 8 6 $1.117.984.579


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5. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL VALLE2- ANEXO

No HALLAZGOS AUDITORIA DERECHO DE CONTRADICCIÓNDE LA ENTIDAD AUDITADA


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Durante el periodo fiscal 2012 la entidad adquirió una páginaWEB, a la cual se le llevo a cabo una prueba de ingreso entiempo real, arrojando como resultado ausencia total de lainformación administrativa, financiera y legal de la entidad.

De conformidad con la ley1712 de 2014 y su decretoreglamentario EMTULUAimplementara y ajustara lapágina WEB a las nuevasexigencias legales.Por otro lado debemosadvertir que en nuestraplanta de personal no existeuna persona de tiempocompleto que cumple conesas funciones siendo ellomotivo suficiente para hacerun ajuste a la planta decargos, el cual requiereaprobación de JuntaDirectiva.Se solicita a la comisiónauditora se cierre y archive.

De acuerdo alanálisis hecho porel comité deauditoría alderecho decontradicciónemitido por elente sujeto, éstadetermina que lasaccionessuscritas en elplan demejoramiento conla CDVC no secumplieron.

4

Gestión DocumentalEn el proceso de revisar la gestión documental en la Entidad serealizó visita de observación al Archivo, encontrando que se tieneun archivo ubicado en el segundo piso del edificio principal queno tiene reforzamiento sismo resistente, no cuenta con locaciónadecuada especialmente para ello (archivo), tiene acceso libre encualquier momento por parte de todos los funcionarios yparticulares ya que permanece sin llave.

La entidad ha realizadoadecuaciones al archivo degestión cumpliendo con lanormatividad vigente (Ley594 de 2000).Actualmente la entidaddesarrolla copias deseguridad, las cuales

La comisiónauditora hadeterminado quela entidad sujetacumplióparcialmente conlas accionessuscritas en el


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Las carpetas laborales inactivas que allí reposan sonconservadas de manera insegura (sin llave), no presentanfoliatura, muestran inadecuada conservación (folders colganteslibres) y elementos metálicos uniendo sus folios, reposan enestanterías con mínima resistencia o fortaleza para soportarpapelería.Las carpetas laborales activas también son conservadas demanera insegura (sin llave), no se les diligencia el índice decontenido de manera adecuada, contiene elementos metálicos,algunas no tiene marcado el nombre del funcionario en sucaratula, la transferencia documental no se da de maneraoportuna es así como presentan carpetas laborales de personalque se retiró de la entidad desde el año 2008 y todavía no seenvían al archivo sino que reposan con las carpetas laborales delpersonal activo.Todas las dependencias cuentan con archivo de gestiónconservado sin codificación alguna debido a su alta consultasegún expresión de los funcionarios.El mantener la información de la entidad parciamente en C.D.sindividuales, todos ellos guardados en las instalaciones, pone enriesgo la información y con ello la memoria institucional deEmpresas Municipales

mantienen actualizadas através de backup,conservados en caja fuerte.Se solicita a la comisiónauditora se cierre y archive.

plan demejoramiento,dado que siguenexistiendo lasmismas falenciasentre otras, enmateria degestióndocumental, locual se observacon concordanciaal resultado deauditoriamodalidad regularvigencia 2013.

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La entidad cuenta con el módulo de Activos fijos desde el año2007, se consta que la entidad no lo utiliza, observándose lainexistencia de un procedimiento sistematizado que permita tenercontrol del inventario de los bienes muebles e inmuebles.La cuenta “Bienes entregados a Terceros” cuenta con un valor de$2.099 millones del cual no se evidencia control y seguimiento,causando incertidumbre frente a la razonabilidad y destino dedichos bienes.

El inventario de activos fijosfue subido al módulo deactivos fijos al cierre del año2008 y desde ese entoncestodo el proceso de comprase realiza a través de dichomodulo.En la actualidad se está

La entidadauditada nodesvirtúa elhallazgo dadoque a la fechadichoprocedimientoaún está siendo


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depurando los activosverificando las existenciasfísicas para proceder arealizar las bajasprocedentes y quecontribuyen en el procesode implementación de lasNIIF.Se adjunta CD con elinventario de activos fijos alcierre del año 2014.Como Pretensión muycomedidamente solicito a laComisión auditora que secierre y archive de acuerdocon la informaciónsuministrada.

implementado porparte delfuncionario aquien se leasignaron dichosdeberes, puestoque al ingresar almódulo de activosfijos se evidenciaque no ha sidodiligenciada en sutotalidad lainformaciónrelativa a losbienes de laEntidad. Si bienes cierto elprocedimiento seencuentradebidamentediseñado,oficializado yaprobado por elsistema degestión de calidadde la entidad,éste no se aplicódurante lavigencia auditada,como tampoco se


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observó elrespectivo uso delos formatosdiseñados a finde efectuarcontrol de losbienes,adicionalmenteno seevidenciaron lossoportes a travésde los cuales sepudieracomprobar elrespectivo controly seguimientoque la entidad secomprometió aefectuar sobre losbienesentregados aterceros por lotanto continúa enfirme para plan demejoramiento.

11

Durante la vigencia 2012 no se observa actualización de laprovisión para cubrir presunción de contingencias litigios odemandas. Dicha cuenta tiene el saldo de $25 millones, que alcomparar con la información suministrada por el área jurídicapresenta el valor de $11.331, constatando que no se hace la

A diciembre 31 de 2014 serealizaron las provisionespara cubrir lascontingencias, litigios ydemandas de manera

Si bien es ciertola entidadmanifiesta habersubsanado lainconsistencia


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conciliación entre estas áreas y además no hay provisiónsuficiente para atender futuras obligaciones que podrían conllevara un desequilibrio económico.

proporcional de conformidadcon los fallos de primerainstancia que pudierangenerar expectativa decondena.Anexo: Auxiliar de la cuentade la provisiones adiciembre 31 de 2014.Se solicita a la comisiónauditora se cierre y searchive.

durante lavigencia 2014 sehace necesarioefectuar uncontrol con baseen la informaciónde la oficinajurídica porconcepto delitigios ydemandas, por lotanto continúa enfirme para plan demejoramiento.

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La entidad no cuenta con un sistema de costos y planeaciónfinanciera que le permita generar indicadores efectivos, que lesirvan a la alta gerencia como herramienta para la tomadecisiones acertadas.

La Junta Directiva deEMTULUA, toma decisionesfinancieras con base en losinformes desarrollados porla Dirección Administrativa yFinanciera.Teniendo en cuenta loscostos que maneja laentidad en cuanto a gastosde personal y generales,son establecidos de acuerdoa proyecciones mensuales,no se requiere estudios decostos. La auditoría de eseentonces requirió esteprocedimiento en cuanto a

La entidadauditada nodesvirtúa elhallazgo, dadoque no seevidenció elrespectivo estudioo análisis delmargen deutilidad de losdiferentesconvenios quesuscriben, por lotanto continúa enfirme para plan demejoramiento.


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al estudio del margen deutilidad que dejan losconvenios.Anexo: un folio de laplaneación estratégica.Se solicita a la comisiónauditora se cierre y searchive.

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Se evidencia pago por concepto de aportes parafiscales alInstituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) luego deconciliación y liquidación, por valor de $14.204.876 de los cuales$7.619.634 corresponden a interés de mora, según Registropresupuestal 2999 del 1 de agosto y Orden de pago 3326 del 13de agosto de 2012, ocasionado por la falta de controles queimpidan el incumplimiento de las obligaciones parafiscales,causando un detrimento a los recursos públicos y una situacióneconómica según lo conceptuado en la ley 610 de 2000,Constitución Política art. 209.

El ICBF en la auditoríarealizada en el año 2011reviso las liquidaciones depagos de aportesparafiscales, desde el año2006 incluyendo en labase de liquidación la primade servicios, expidiendo laResolución No. 4290 del 21de diciembre de 2011,Resolución que fue apeladamediante oficio de fecha 14de marzo de 2012, siendoresuelta esta apelación enforma desfavorable paraEMTULUA medianteResolución No. 2127 del 10de Julio de 2012, donde nosvemos obligados a incluir enla base de liquidación laprima de servicios y pagar elexcedente según la

La entidad nodesvirtúa elhallazgo dadoque durante elproceso auditorse observaronfalencias en laliquidación deseguridad social yparafiscales porlo tanto continúaen firme para plande mejoramiento.


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liquidación realizada porellos.Se concluye entonces quela obligatoriedad al pago sepresentó comoconsecuencia de una ordenadministrativa de un tercero(ICBF).Como Pretensión muycomedidamente solicito a laComisión que se cierre yarchive.

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Se evidencia falta de conciliación entre las áreas de contabilidady jurídica de acuerdo a contrato No. 330-016-0001-0005PARTES: Municipio de Tuluá y EMTULUA VALOR: 103.794.696SUSCRIPCION: 21 noviembre 2012 PLAZO: 30 días; contabilidadreporta una ejecución del 87% y Jurídica el 100%.

En el seguimiento realizadoel cual fue comunicado austedes el 30 de enero de2014 se evidencia uncumplimiento del 100%,estableciéndose unaconciliación entre el valorcontratado y ejecutado.Como Pretensión muycomedidamente solicito a laComisión que se cierre yarchive.

La entidadauditada noaportadocumentaciónque permitaverificar elcumplimiento del100% al quehacen referencia,por lo tantocontinúa en firmepara plan demejoramiento.

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Analizado el control interno contable se pudo evidenciar que noha sido suficiente los controles efectuados por cuanto sepresenta una calificación 2.93% generando una interpretación deInsuficiente.

Actualmente se vienenadelantando controles quepermiten mejorar laevaluación de controlinterno contable, generando

El hallazgocontinúa en firmepara plan demejoramiento afin de verificar los


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informes de activos fijos,auxiliares de bancos,cuentas por cobrar deconvenios, cuentas porpagar, para verificarlos conlos saldos del balance.Actualmente se estárealizando un trabajoindividual de activos fijoscon el fin de determinar laexistencia y estado de losmismos para llevar losajustes al comité desaneamiento contable,proceso que es inherentepara la implementación delas NIIF.Como Pretensión muycomedidamente solicito a laComisión auditora quecierre y archive.

controles que laentidadmanifiesta haberimplementado yaque no aportandocumentación alrespecto.

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La entidad llevo a cabo su contratación principalmente encontratos de obra pública, producto de la ejecución de losdiferentes convenios suscritos con los municipios de Tuluá,Calcedonia, Florida, Jamundí, Zarzal y La Unión. Se evidencióque a la mayoría de estos convenios se les suscribieron adicionesen tiempo y valor, debido a la deficiente planeación que se tuvo almomento de llevarlos a cabo (Artículo 209 de la ConstituciónPolítica), ley 734 de 2012.La anterior situación conllevo a que a la fecha de realización de

Revisados los convenios,se evidencian unasobligaciones del contratante(alcaldías) con relación alobjeto contractual,estableciéndose la entregade diseños, titulaciones depredios, que permitieran alos contratistas de

La comisiónauditora hadeterminado quela entidad sujetacumplióparcialmente conlas accionessuscritas en elplan de


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esta auditoría de 10 convenios, solo el convenio No. 330-016-0001 celebrado con el municipio de Tuluá se encuentra liquidado.En el Convenio Interadministrativo No. 002 de 2011 celebradoentre el Municipio de Jamundí y las Empresas Municipales deTuluá EMTULUA E.S.P., no se evidenciaron los estudios previosde conveniencia y oportunidad, ni tampoco se evidenció el actoadministrativo que justifica la contratación directa.Este convenio se encuentra ejecutado en un 68% de acuerdo a lainformación suministrada por la entidad, debido a que ha tenidoadiciones en tiempo y una suspensión notable desde el 12 deabril de 2012 al 7 de septiembre de 2012.De igual manera se encuentran suspendidos por ausencia depermisos de la CVC varios de los contratos que componen laejecución de este convenio, como es el caso del Contrato No.160-12-04-10-2012 cuyo objeto fue realizar los diseños de lossistemas de tratamiento de aguas residuales domiciliarias de lossiguientes corregimientos en la zona rural del municipio deJamundi Valle del Cauca: 1. Guachine, 2. Villa Colombia, 3. Pasode la bolsa, 4. Potrerito, 5. Timba, 6. Bocas del palo, 7. Villa paz.Realizar los ajustes a los diseños y diseños de las redes deacueducto y alcantarillado. Este contrato se suspende el día 31de diciembre de 2012 y se reinicia el día 25 de enero de 2013,pero actualmente se encuentra suspendido desde el día01/02/2013.

EMTULUA, culminar la obra,de no cumplir la alcaldíadichas obligaciones se hacenecesario adiciones.Como Pretensión muycomedidamente solicito a laComisión auditora quecierre y archive.

mejoramiento, porlo que se deja enfirme laobservación parasuscripción deplan demejoramiento.

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En los contratos que a continuación se relacionan, no seevidencio dentro de la carpeta contractual los estudios previos deconveniencia y oportunidad o por consiguiente los requerimientosdel servicio en cumplimiento del Artículo 20 y Articulo 49 numeral5 - Acuerdo 001 del 18 de febrero de 2011, manual decontratación de la entidad vigente en la vigencia auditada, ley 734

Actualmente los contratossuscritos por EMTULUA, altenor del manual decontratación, gozan deestudios previos deconveniencia y oportunidad.

De acuerdo alanálisis hecho porel comité deauditoría alderecho decontradicción


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de 2002.- Contrato No. 160-12-01-001-2012, cuyo objeto fue la prestaciónde servicio - Profesional de control, apoyo y asesoramiento en elárea técnica de EMTULUA E.S.P., por valor de $24.000.000.Contrato No. 120-12-01-004A-2012, cuyo objeto fue la Asesoríatributaria a EMTULUA E.S.P por el año 2012, elaboración deinformes fiscales y solicitud de saldos a favor DEL AÑO 2011ante la DIAN, por valor de $18.000.000: De igual manera, en estecontrato, no se evidenció dentro de la carpeta contractual laaplicación del artículo 36 literal a del acuerdo No. 001 de 2011, elcual establece que se requiere una invitación previa a un (1)oferente. De igual maneras no se evidenció el acta deadjudicación de este contrato con la respectiva comunicación alcontratista.Contrato No. 120-12-01-006-2012, cuyo objeto fue la Asesoríaespecializada en materia de seguridad social; cobro persuasivode cuotas partes pensiónales; liquidación y pago de bonospensiónales; asesoría para la determinación del pasivo pensional;y actualización del cálculo actuarial del pasivo pensional de lasEmpresas Municipales de Tuluá, por valor de $20.000.000:- Contrato No. 160-12-02-05-2012, cuyo objeto fue elMejoramiento de los sistemas de acueducto y alcantarillado en lazona rural del municipio de Tuluá, específicamente en loscorregimientos Monteloro, la Diadema y bocas de Tuluá, por valorde $88.890.000.

Como Pretensión muycomedidamente solicito a laComisión auditora se cierrey archive.

emitido por elente sujeto, éstadetermina que lasaccionessuscritas en elplan demejoramiento conla CDVC no secumplieron.

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Mediante memorando de encargo de esta auditoría, en el acápiteASPECTOS QUE DEBE TENER EL INFORME se ordenaverificar la liquidación del Convenio Interadministrativo No. 005del 12 de diciembre de 2011:Celebrado entre el municipio de Calcedonia y las Empresas

EMTULUA, ha solicitado ala alcaldía de calcedonia laliquidación bilateral delconvenio tal y como loestablece la norma pero la

De acuerdo alanálisis hecho porel comité deauditoría alderecho de


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Municipales de Tuluá E.S.P. el cual tenía por objeto la instalaciónde 70 pozo sépticos en la zona rural del municipio de CaicedoniaValle por valor de $350.000.000:Cumplido el término de ejecución del contrato, se evidencio quela administración del Municipio de Caicedonia no recibió las obrasal contratista, teniendo en cuenta que se presentaroninconsistencias en cuatro (4) sistemas sépticos individuales deaguas residuales.Se evidencio que los problemas de funcionamiento en estossistemas sépticos individuales de aguas residuales, fueron acausa del mal uso que se le estaba dando por los usuarios deestos, para lo que procedió el contratista hacer las visitas delcaso y llevar a cabo los arreglos necesarios para normalfuncionamiento de los pozos sépticos.Los días 16 y 18 de noviembre del año 2012, los señoresRODRIGO DE JESUS SAN MARTIN y EDGAR ANTONIOBALERO, RODRIGO RIOS y PATRICIA PEREZconsecutivamente, recibieron a satisfacción los pozos sépticosdejando registro de acta de recibo.El día 06 de diciembre del año 2012, la secretaria de obraspúblicas del municipio de Caicedonia, además supervisora delconvenio NELLY PATRICIA PIEDRAHITA OSORIO, recibe asatisfacción las obras ejecutadas como producto de esteconvenio interadministrativo.Transcurridos cuatro meses después de firmada el acta deRecibo de obra, y a pesar de los requerimientos hechos porEMTULUA E.S.P al municipio de Caicedonia mediante oficiosenviados los días 8 de febrero y 11 de marzo de 2013, a la fechano se ha liquidado el convenio Interadministrativo celebradoentre las partes. Art. 66 manual de contratación, ley 80 de 1993,

alcaldía de Jamundímanifiesta no aceptarlo ypromueve una liquidaciónunilateral siendo elloobjetado por EMTULUAbajo seriasargumentaciones, reiterandoel alcalde que no acepta.Anexo: Oficios No. 100-13-01-005 de octubre 25 de2013, noviembre 12 de2013, oficio de la alcaldía decalcedonia de fecha octubre25 de 2013, oficio deEmtulua de enero 29 de2014.Como Pretensión muycomedidamente solicito a laComisión auditora quecierre y archive por loanteriormente expuesto.

contradicciónemitido por elente sujeto, éstadetermina que lasaccionessuscritas en elplan demejoramiento conla CDVC no secumplieron.


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ley 734 de 2002.

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