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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL – MODALIDAD

REGULAR

Código: F-120-12

Versión: 01

Fecha de aprobación: Diciembre 23 de 2013

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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ CDAT

VIGENCIA 2018

CMT – No. 01

Fecha: abril 23 de 2019


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AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

Contralora Municipal Tuluá Valle del Cauca Lina María Maturana Muñoz Representante Legal de la Entidad Auditada Esther Julia Arenas López Coordinador de Auditoria Alejandro Moreno Stuger Técnico Administrativo Equipo de Auditoria Cindy Carolina Rojas Marín

Auditor Fiscal II

Gabriel Fernando Camacho M. Profesional Universitario

Personal de Apoyo: Tatiana Nieto Londoño

Contratista


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TABLA DE CONTENIDO

Página 1. DICTAMEN INTEGRAL .............................................................................................................. 4

1.1. CONCEPTO SOBRE EL FENECIMIENTO ......................................................................... 5

1.2. CONTROL DE GESTIÓN .................................................................................................... 5

1.3. CONTROL DE RESULTADOS ........................................................................................... 6

1.4. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL .................................................................. 6

1.5. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES ............................................................. 7

1.6. RELACIÓN DE HALLAZGOS ............................................................................................. 7

1.7. PLAN DE MEJORAMIENTO............................................................................................... 7

2. HECHOS RELEVANTES ............................................................................................................ 9

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................................................... 9

3.1. CONTROL DE GESTIÓN .................................................................................................... 9

3.1.1. GESTIÓN CONTRACTUAL ........................................................................................ 9

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS GESTIÓN CONTRACTUAL ............................................ 12

3.1.2. RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA ............................................................. 14

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA ................... 15

3.1.3. LEGALIDAD .............................................................................................................. 17

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE LEGALIDAD .............................................................. 21

3.1.4. EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2018 ................................ 22

3.1.5. CONTROL FISCAL INTERNO .................................................................................. 23

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS CONTROL FISCAL INTERNO ........................................ 25

3.2. CONTROL DE RESULTADOS ......................................................................................... 26

3.3. COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ........................................................ 27

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DEL COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL .. 35

4. OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR

DE TULUÁ CDAT .............................................................................................................................. 38

5. ANEXO 1: CUADRO RESUMEN SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CENTRO DE

DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ (CDAT), VIGENCIA 2017 ........................................... 41

6. ANEXO 2: CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS AUDITORÍA REGULAR CENTRO DE

DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ (CDAT), VIGENCIA 2018 ........................................... 48


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Tuluá (Valle), abril 23 de 2019 Doctora ESTHER JULIA ARENAS LOPEZ Gerente Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá La Ciudad Asunto: Dictamen Integral de Auditoría Regular al Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT vigencia 2018.

1. DICTAMEN INTEGRAL La Contraloría Municipal de Tuluá Valle, con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó del 8 al 22 de marzo de 2019, Auditoría con Enfoque Integral Modalidad Regular al Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá. Lo anterior a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales, con que administró los recursos puestos a disposición de la Entidad auditada y los resultados de gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen de los Balances Generales consolidados al 31 de diciembre del año 2018, los Estados de Actividad Financiera, Económica y Social consolidados para los períodos comprendidos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia 2018. La auditoría constato que la comprobación de las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaran conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo, evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del Plan de Mejoramiento.

Es responsabilidad del Centro de Diagnóstico Automotor Tuluá CDAT, el contenido de la información suministrada a la Contraloría Municipal de Tuluá; la del órgano de control a través del Equipo Auditor es el producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de las cuentas, con fundamento en el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad en las áreas o procesos auditados y la opinión sobre la racionalidad de los estados contables consolidados. Los presuntos hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la Entidad auditada fueron analizadas, y se excluyeron del informe definitivo los hallazgos que fueron debidamente soportados.


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1.1. CONCEPTO SOBRE EL FENECIMIENTO

Teniendo en cuenta la calificación total de 89,5 puntos, sobre la Evaluación de Gestión, de Resultados, y Control Financiero la Contraloría Municipal de Tuluá Fenece la cuenta del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá vigencia fiscal 2018, por cuanto el puntaje obtenido en la calificación de la Evaluación de la Gestión Fiscal supera el puntaje mínimo establecido, el cual corresponde a 80 puntos, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Equipo Auditor CMT

El resultado obtenido se detalla de la siguiente manera:

1.2. CONTROL DE GESTIÓN La Contraloría Municipal de Tuluá como resultado del proceso auditor, manifiesta que el Factor de Control de Gestión, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 88,9 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0,5 44,5

2. Control de Resultados 0,3 24,1

3. Control Financiero 0,2 17,3

Calificación total 1,00 85,9

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

86,7

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL

CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ - CDAT

AUDITORIA INTEGRAL MODALIDAD REGULAR VIGENCIA 2018

Calificación Parcial

80,4

88,9


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Fuente: Matriz de calificación, Elaboró: Equipo Auditor CMT

1.3. CONTROL DE RESULTADOS

La Contraloría Municipal de Tuluá de acuerdo con los resultados obtenidos durante el proceso auditor, conceptúa que el Control de Resultados, es Favorable el cual de acuerdo con la aplicación de la Matriz de Calificación arroja un puntaje de 80,4 puntos el cual se obtiene al ponderar el factor que se relaciona a continuación:


1.4. CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL La Contraloría Municipal de Tuluá como resultado de la auditoría al Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá (CDAT); conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, con una calificación de 86,7 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:

Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0,65 63,3

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0,02 2,0

3. Legalidad 0,05 3,0

4. Gestión Ambiental 0,05 0,0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0,03 2,8

6. Plan de Mejoramiento 0,10 8,1

7. Control Fiscal Interno 0,10 9,8

1,00 88,9

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 1



VIGENCIA 2018

CONTROL DE GESTIÓN

94,0

0,0

97,3

97,6

59,7

80,8

Favorable

Desfavorable

98,1

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 80,4


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

80,4


Concepto

Favorable


VIGENCIA 2017


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1.5. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

En nuestra opinión los estados financieros, no presentan razonablemente la situación financiera del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT al 31 de diciembre de la vigencia 2018. Con opinión adversa o negativa.

1.6. RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron catorce (14) hallazgos Administrativos.

1.7. PLAN DE MEJORAMIENTO El centro de Diagnostico Automotor de Tuluá CDAT, deberá presentar un Plan de Mejoramiento a la Contraloría Municipal de Tuluá, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del presente informe; que incluyan los hallazgos evidenciados del proceso auditor a la vigencia 2018; este Plan de Mejoramiento deberá estar previamente aprobado por el Representante Legal y con el visto bueno de la Oficina de Control Interno de Gestión de la entidad. El Plan de Mejoramiento deberá incluir las acciones y metas con el fin de solucionar las deficiencias detectadas y descritas en el mismo, las cuales no deberán ser mayor a tres (3) meses para los hallazgos de la Auditoría Regular vigencia 2018; y para los hallazgos de las Auditorías Regulares de vigencias anteriores cuyas acciones fueron calificadas como CUMPLIDAS PARCIALMENTE y NO CUMPLIDAS, la Entidad debe continuar con acciones de mejoramiento cuyo plazo máximo para su cumplimiento no debe superar el treinta por ciento (30%) del inicialmente pactado, esto último conforme a la Resolución No. 100-33.116 del 18 de septiembre de 2018.

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0,70 70,0

2. Gestión presupuestal 0,10 10,0

3. Gestión financiera 0,20 6,7


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

VIGENCIA 2018

33,3

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

100,0

Favorable

TABLA 3

100,0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL



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De igual manera deberán ser enviadas las respectivas evidencias de su cumplimiento, mediante oficio remisorio a la Contraloría Municipal de Tuluá. Atentamente,

LINA MARÍA MATURANA MUÑOZ Contralora Municipal de Tuluá (E) Redacto: Alejandro Moreno Stuger – Técnico Administrativo Reviso: Viviana Morales Restrepo – Auditor Fiscal I Aprobó: Lina María Maturana Muñoz – Contralora Municipal (E)

ACTA DE TRABAJO

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Fecha de aprobación: 30 de Diciembre de 2013

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Calle 34 No. 21-09/2317201/ [email protected] /Código Postal 763022

www.contraloriatulua.gov.co

2. HECHOS RELEVANTES

El centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá es una sociedad Ltda., de economía mixta, descentralizada del orden municipal, con autonomía administrativa y financiera, conformada por la Gobernación del Valle del Cauca con una participación accionaria del 42,13%, el Ministerio de Transporte con una participación del 20,76%, Emtulua con el 36,41% y la fundación para el desarrollo del valle del Cauca (FUNCEVALLE) con un 0.69%; creada mediante escritura pública No. 1849 del 30 de junio de 1994, cuya función principal es dar apoyo en materia de seguridad vial y protección del medio ambiente, efectuando la revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes a vehículos livianos, pesados y motos. Con ello contribuye y fomenta la cultura en seguridad vial, movilidad y conservación del medio ambiente a través del diagnóstico y el adecuado estado de los vehículos, así como el desarrollo de programas de formación e integración de servicios relacionados con el sector de tránsito y transporte.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1. CONTROL DE GESTIÓN

3.1.1. GESTIÓN CONTRACTUAL En desarrollo de la auditoría practicada al Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT y en cumplimiento del Plan General de Auditoria, se procede a efectuar la selección de la muestra contractual bajo los criterios de la Guía de Auditoria Territorial y con base en la información reportada por la Entidad en el aplicativo SIA Observa. Una vez analizada la contratación rendida por la entidad para la vigencia 2018, se selecciona para el desarrollo del proceso auditor una muestra de 13 contratos de Prestación de Servicios y de Apoyo a la Gestión, por un monto de $165.706.666, correspondiente al 59% del valor total contratado, permitiendo evaluar de manera adecuada la gestión de la entidad durante la vigencia.

TIPO DE CONTRATO No DE CONTRATOS VALOR PORCENTAJE No DE CONTRATOS VALOR PORCENTAJE

INVITACIÓN DIRECTA 28 $ 279.084.640,00 100,0% 13 165.706.666,00$ 59%

TOTALES 28 279.084.640,00 100% 13 165.706.666,00$ 59%

VIGENCIA 2017 VIGENCIA 2017

MUESTRA SELECCIONADA

mailto:[email protected]

http://www.contraloriatulua.gov.co/


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Calle 34 No. 21-09/2317202/[email protected] /Código Postal 763022


Muestra contractual:

No. NUMERO DE CONTRATO

OBJETO/CONTRATO VALOR

CONTRATO NOMBRE

FECHA ACTA DE

INICIO

TIEMPO EJECUCIÓN

1 01-2018D

EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA EN APOYAR LA GESTION ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE RECEPCION.

$14.000.000 YULY PINZON PEÑA

11/01/2018 169

2 02-2018D

EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA A CUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES APOYO AL PROCESO DE PISTA Y DE SEÑALIZACION VIAL.

$16.800.000

FRANKI ALEXANDER SOTO GARCIA

2/01/2018 178

3 04-2018D

EN DESARROLLO DEL PRESENTE CONTRATO EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA CONTRATANTE A CUMPLIR DE MANERA AUTONOMA E INDEPENDIENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE APOYO EN EL AREA DE PATIOS COMO CONDUCTOR DE LA GRUA

$14.400.000 JHON ERICK RIVILLAS

2/01/2018 178

4 05-2018D

EN DESARROLLO DEL PRESENTE CONTRATO EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA CONTRATANTE A CUMPLIR DE MANERA AUTONOMA E INDEPENDIENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE APOYO EN EL AREA DE PATIOS COMO CONDUCTOR DE LA GRUA

$14.400.000 JAIVER ROMERO BEDOYA

2/01/2018 178

5 08-2018D

EN DESARROLLO DEL PRESENTE CONTRATO EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA CONTRATANTE A CUMPLIR DE MANERA AUTONOMA E INDEPENDIENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE APOYO EN EL AREA DE PATIOS

$14.400.000

VÍCTOR HUGO MUÑOZ JARAMILLO

2/01/2018 178

6 11-2018D

EN DESARROLLO DEL PRESENTE CONTRATO EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA CONTRATANTE A CUMPLIR DE MANERA AUTONOMA E INDEPENDIENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE APOYO EN EL AREA DE PATIOS

$14.400.000

MAURICIO ANDRES ZAPATA ALZATE

2/01/2018 178

7 14-2018D

EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA A CUMPLIR CON LAS ACTIVIDADES DE COMPLETA AUTONOMIA E INDEPENDENCIA A PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA GERENCIA CONCERNIENTE A LA REVISION Y ELABORACION DE DOCUMENTOS CONTRACTUALES PROPIOS DE DICHA DEPENDENCIA QUE LA EMPRESA.

$19.800.000

LAURA TATATIANA BERMUDEZ MURIEL

2/01/2018 178




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Código: F-120-07

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8 19-2018D

EN DESARROLLO DEL PRESENTE CONTRATO EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA CONTRATANTE A CUMPLIR DE MANERA AUTONOMA E INDEPENDIENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE APOYO EN EL AREA DE PATIOS COMO CONDUCTOR DE LA GRUA, PARA HACER EL RESPECTIVO TRASLADO DE LOS VEHICULOS INMOVILIZADOS HACIA LOS PATIOS OFICIALES, EN VIRTUD A INFRACCIONES COMETIDAS POR LOS CIUDADANOS LAS NORMAS DE TRANSITO O DE VIOLACIONES A LA LEY PENAL, O POR ORDEN DE AUTORIDAD JUDICIAL COMPETENTE.

$16.500.000

LUIS GERMAN MOSQUERA NAVIA

1/02/2018 149

9 21-2018D

EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA EN REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE INSPECTOR EN EL AREA QUE LA EMPRESA DESTINA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA PISTA DE REVISIONES TECNICO MECANICAS Y DE EMISIONES CONTAMINANTES RTM Y EC.

$6.326.666

YENNY CIRLEY CALDERON

5/02/2018 146

10 23-2018D

EN DESARROLLO DEL PRESENTE CONTRATO EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA CONTRATANTE A CUMPLIR DE MANERA AUTONOMA E INDEPENDIENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE APOYO EN LAS LABORES DE SERVICIOS GENERALES Y MENSAJERIA DE LA EMPRESA.

$12.600.000

JUAN PABLO RAMIREZ CARVAJAL

15/02/2018 316

11 24-2018D

EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA A CUMPLIR DE MANERA AUTONOMA E INDEPENDIENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE APOYO EN EL AREA DE PATIOS COMO CONDUCTOR DE GRUA, PARA HACER EL RESPECTIVO TRASLADO DE LOS VEHICULOS INMOVILIZADOS HACIA LOS PATIOS OFICIALES, EN VIRTUD A INFRACCIONES COMETIDAS POR LOS CIUDADANOS A LAS NORMAS DE TRANSITO Y VIOLACION A LA LEY PENAL, O POR ORDEN DE AUTORIDAD JUDICIAL COMPETENTE

$7.200.000

OSCAR ARTURO OSORIO GARCIA

1/07/2018 180

12 26-2018D

EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA A CUMPLIR DE MANERA AUTONOMA E INDEPENDIENTE PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE APOYO EN EL AREA DE PATIOS COMO CONDUCTOR DE GRUA, PARA HACER EL RESPECTIVO TRASLADO DE LOS VEHICULOS INMOVILIZADOS HACIA LOS PATIOS OFICIALES, EN VIRTUD A INFRACCIONES COMETIDAS POR LOS CIUDADANOS A LAS NORMAS DE TRANSITO Y VIOLACION A LA LEY PENAL, O POR ORDEN DE AUTORIDAD JUDICIAL COMPETENTE

$7.080.000

GUSTAVO ADOLFO FRANCO GOMEZ

4/07/2018 177




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13 27-2018D

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA EL CONTROL DE PERSONAS, VEHICULOS Y CUSTODIA DE LOS BIENES, EN LA PORTERIA PRINCIPAL DE ACCESO AL CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUA LTDA

$7.800.000

YENNY CIRLEY CALDERON

1/07/2018 180

Fuente: SIA Observa

La entidad registra contratación para la vigencia 2018 por un monto total de $279.084.640 en una cantidad de 28 contratos, donde el 100% del valor total contratado corresponde a contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión. Como se observa en el cuadro de rendición de contratación de SIA Observa, la mayor contratación adelantada por la entidad corresponde a la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo para el funcionamiento de la entidad y el fortalecimiento de su misión, en este caso, las revisiones técnico mecánicas en cumplimiento a los lineamientos que establece la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación en Colombia). En términos generales se comprobó que la entidad de manera eficiente y efectiva direcciona la inversión en apoyo a la gestión para el cumplimiento de los diferentes procesos que ejecuta, por lo cual requieren de personal profesional en diferentes áreas no solo para su funcionamiento administrativo, también para lo relacionado a su misión institucional, que se fundamenta en las revisiones técnicomecanicas, prevención y promoción de accidente de tránsito y custodia de los vehiculó a través del parqueadero oficial entre otras actividades, ya que no cuentan con todo el personal de planta necesario. No obstante, se evidencian falencias en la etapa precontractual, como la no aplicación del principio de planeación en la elaboración de los estudios previos, en referencia al estudio del sector; de igual manera, la asignación de multas y cláusulas prerrogativas dentro de las minutas contractuales lo que contraviene el principio de igualdad entre las partes contratantes, así como la seguridad jurídica del negocio; También se evidencia que en las adiciones aplicadas a los procesos contractuales la entidad no estipula ni el valor, ni el tiempo que se va adicionar, tampoco se está realizando la designación del supervisor y el seguimiento a la matriz de riesgo de los procesos contractuales. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS GESTIÓN CONTRACTUAL Hallazgo Administrativo No. 1 Verificando los procesos de contratación 01-2018D, 02-2018D, 04-2018D, 05-2018D, 08-2018D, 11-2018D, 14-2018D, 19-2018D, 21-2018D, 24-2018D, 26-2018D, 27-2018D, se pudo evidenciar que la entidad no realiza un adecuado estudio del mercado teniendo en cuenta que en el artículo 2 de su propio manual de contratación se encuentra estipulado




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el principio de planeación. La entidad debe realizar un estudio del mercado con el objetivo de conocer si lo que se está contratando esta equiparado con los precios de mercado, siendo necesario realizar un análisis suficientemente serio y completo, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminado a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; (ii) las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etcétera., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etcétera; (iv) los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etcétera., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto; (v) la disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato; (vi) la existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc., en condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la entidad contratante; (vii) los procedimientos, trámites y requisitos que deban satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la selección del respectivo contratista y la consiguiente celebración del contrato que se pretenda celebrar. Hallazgo Administrativo No. 2 Por otro lado se pudo evidenciar que en la cláusula decima de los contratos 01-2018D, 02-2018D, 04-2018D, 05-2018D, 08-2018D, 11-2018D, 14-2018D, 19-2018D, 21-2018D, 24-2018D, 26-2018D, 27-2018D, se encuentran las multas únicamente a favor de la entidad contratante, contraviniendo lo que en reiteradas ocasiones ha manifestado el Consejo de Estado, donde tratándose de contratos donde se aplique las reglas del derecho privado, esto es civil y mercantil, no podrán las partes, especialmente, la administración pública hacer inclusión de las prerrogativas del inciso 2 del artículo 14 de la ley 80 de 1993, esto es, dejar consignadas cláusulas excepcionales, ya que las mismas contravienen los principios de igualdad entre las partes contratantes, así como la seguridad jurídica del negocio jurídico.

Por disposición expresa del parágrafo del artículo 14 de la ley 80 de 1993, los contratos que tengan por objeto desarrollar actividades comerciales e industriales de las entidades estatales prescindirán de la utilización de las cláusulas o estipulaciones excepcionales.

La anterior prohibición ha sido desarrollada en fallos del Consejo de Estado, donde ha manifestado que incluirlas rompería la relación de equilibrio entre las partes contratantes,




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por cuanto dejaría sin piso jurídico la relación de iguales y sobrevendría una imposición de la administración que desdibujaría la razón de ser del contrato privado, como instrumento jurídico de entendimiento y debiera producir un cambio en cuanto a la jurisdicción que deba impartir justicia en caso de litigio.

Esta misma situación ocurre con la inclusión de multas y la cláusula penal pecuniaria, donde se evidencia que se pactan únicamente a favor del CDAT LTDA, donde ya está conceptuado la forma adecuada de pactarlas si una entidad de régimen privado desea usarlas, respetando siempre el equilibrio entre las partes contratantes y el principio de igualdad en cuanto a la competencia económica

Lo anterior se ocasiona por presunto desconocimiento de la normatividad referente a la contratación estatal, artículo 14 de la ley 80 de 1993 y la jurisprudencia sobre el tema, teniendo en consideración que, a pesar de tener un régimen privado legamente otorgado, los contratos no dejan de ser estatales. Hallazgo Administrativo No. 3 La entidad no realiza la delegación de la supervisión, no existe ningún documento que constate esta asignación, pero se evidencia a través de los informes a un funcionario apoyando esta función, de acuerdo a lo reglado en el artículo 83 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), la entidad debe estipular quien es el funcionario que va a ejercer esta vigilancia, al cual se le deben socializar sus funciones y responsabilidades. Por otro lado en los informes de supervisión no se evidencia el seguimiento a la matriz de riesgos que se estipula en los estudios previos de la entidad, la misma está diseñada de forma general para todos los contratos y no se realiza de forma específica de acuerdo a las actividades y objeto del contrato, contraviniendo a que no se mitiguen los posibles riesgos que puedan derivarse del proceso contractual.

3.1.2. RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

Rendición de Cuentas Aplicativo SIA CONTRALORIAS Una vez realizado el estudio de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas a través de las variables, de oportunidad, suficiencia y calidad evaluadas, se concluye que el Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá (CDAT) de Tuluá rindió la cuenta de la vigencia 2018, dentro de los términos establecidos por la Contraloría Municipal de Tuluá, a través de la Resolución No. 100-33.031 del 18 de marzo del 2015, “POR MEDIO DE LA CUAL SE PRESCRIBE LA FORMA, TÉRMINOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE LA CUENTA E INFORMES, QUE SE PRESENTAN A LA CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TULUÁ” y la Resolución No. 100-33.016 del 26 de enero del 2016, “POR MEDIO DE LA



http://normograma.sena.edu.co/normograma/docs/ley_1474_2011_pr001.htm#83


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CUAL SE ADOPTA EL SIA OBSERVATORIO Y SE MODIFICA LA RESOLUCIÓN 100-33.031 DEL DIESCIOCHO (18) DE MARZO DEL 2015”. Rendición de la Contratación Plataforma SIA OBSERVA El centro de Diagnostico Automotor de Tuluá CDAT, para la vigencia 2018 reporto 28 contratos de prestación de servicios por valor de $279.084.640 millones de pesos, de igual manera mediante oficio remitido el día 22 de marzo de 2018 la entidad destino bajo la modalidad de órdenes de compra una cuantía de $230.450.667, cuando el equipo auditor verifico el programa de bienestar social e incentivos y el programa de capacitaciones se encontró que la entidad realizo 15 órdenes de servicios por valor de $ 42.227.425, lo que genera una inconsistencia frente a lo rendido en la plataforma en relación a los archivos físicos de la entidad.

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

Observación Administrativa No. 4 Verificando el rubro de bienestar se pudo evidenciar que la entidad realiza orden de servicio para ejecutar este componente, no siendo reportadas 15 ordenes en el SIA OBSERVA, a pesar que estas se encuentran como una de las modalidades de contratación inmersas en el Manual de Contratación de la entidad, generando un ocultamiento de información al ente de control fiscal. La información reportada por la entidad debe ser precisa, clara y veraz, con el fin de que el ente pueda realizar una auditoría de forma eficiente y eficaz de conformidad con la matriz de legalidad.

Las Órdenes de servicio se presentan en el siguiente cuadro:

No. Orden de Servicio

Objeto Cuantía Termino Contratista

1 OS-220-18 Prestación de servicios para actividad de Bienestar social para la novena de niño Dios de los Funcionarios del CDAT mes de diciembre de 2018.

$3.500.000 30 días MARIA FERNANDA ALVAREZ CARDONA

2 OS-118-18 Programa de formación NTC/ISO 4500 1:3 para doctora ESTHER ARENAS

$1.380.000 30 días Instituto Colombiano de normas técnicas ICONTEC

3 OS-178-18 Programa de formación RTM Y EC 155 horas de mecánica para funcionarios del CDAT

$6.500.000 30 días Institución Universitaria Marco Fidel Suarez




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4 OS-033-18 Evaluación complementaria organismos de inspección ISO/EC 17020 10 –OIN-023

$1.669.794 30 días Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC

5 OS-004-18 Capacitación de orden, aseo, Higiene Postural y estilos de vida saludables.

$2.500.000 30 días MICHEL SAMIR MUÑOZ ESCOBAR

6 OS-142-18 Examen medio ocupacional funcionarios, Jonatán Giraldo, Karen Ramírez, juan Restrepo y juan amariles .

$220.000 30 días UNIDAD DE SALUD OCUPACIONAL LA GAMEZ

7 OS-144-18 Examen medio ocupacional funcionarios y contratistas, Brayan Arcila, Wilmer ríos y Sebastián Valencia


8 OS-143-18 Examen medio ocupacional funcionarios y contratistas, Darling Henao, Richard Usechem, Gustavo Franco, Julián Pérez


9 OS-042-18 Examen medio ocupacional conceptos médicos laborales


10 OS-071-18 Programación de formación de auditores internos NTC/ISO 39001

$4.670.131 30 días ICONTEC

11 OS-022-18 Capacitación en vigilancia y seguridad para funcionarios del área de patios y grúas del CDAT

$2.677.500 30 días WAR LOCK S.A.S

12 OS-096-18 Capacitación en derecho laboral $5.000.000 30 días ALEJANDRO VILLANI AULESTIA

13 OS-044-18 Capacitación y seguimiento en el Modelo Integral de Planeación y Gestión MIPG

$3.500.000 30 días LIBRORIO ARMANDO VASQUEZ MOTTA

14 OS-221-18 Prestación de servicios para realización capacitación de la responsabilidad frente al sistema de seguridad y salud en el trabajo frente a la resolución 1072

$4.500.000 30 días CLAUDIA YANETH FERNANDEZ

15 OS-052-18 Seminario talle en técnicas de calidad de servicio al cliente y su motivación.

$5.300.000 30 días WALTHER ELIAS CAMCHO

Total $ 42.227.425




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3.1.3. LEGALIDAD

Manual de Contratación Al iniciar el proceso auditor se realiza la revisión y análisis del manual de contratación del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT LTDA, el cual fue adoptado mediante Resolución No 012 del 01 de octubre de 2013 y se rige por las disposiciones legales y reglamentarias, aplicables a su actividad económica, respetando los principios de la contratación pública y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la ley 80 de 1993, con Decretos reglamentarios y complementarios pertinentes de acuerdo a las disposiciones constitucionales en concordancia con la función administrativa y gestión fiscal. El manual de contratación se encuentra jurídicamente ajustado a las normas constitucionales propias del régimen excepcional de contratación al cual se acogen. En términos generales la entidad cumple con lo preceptuado en su manual de contratación conforme a su régimen de contratación, encontrándose en debida forma legal con todos los sustentos normativos vigentes. Procesos Judiciales A la fecha de la presente auditoria, El Centro de Diagnóstico Automotor aporto a la comisión auditora un proceso judicial el cual se relaciona a continuación: 1-ACCION DE TUTELA 2- AUTO INTERLOCUTORIO No 2507 DTE: JUAN PABLO RAMIREZ DDO: Centro de Diagnóstico Automotor, CDAT Proceso jurídico que corresponde a un desacato por incumplimiento bajo un auto interlocutorio Rad. No 2507, en la Sentencia de tutela 010 de 30 de enero de 2018, en Sentencia 049 de marzo de 2018. Pretensión: La renovación del contrato porque el Centro de Diagnóstico Automotor CDAT no ha precedido. ESTADO: El Juzgado Cuarto Municipal de Tuluá falla a favor de la Entidad concluyendo que el Centro de Diagnóstico Automotor CDAT ha cumplido con las órdenes judiciales, debe abstenerse de sancionar a la Entidad y se ordena el archivo del proceso. En los anteriores términos, se deja rendido el presente informe respecto del proceso jurídico existente en contra de la entidad CDAT-LTDA, se evidencia que la entidad ha ejercido la respectiva defensa judicial en el proceso instaurado en su contra logrando fallo




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favorable, se determinando que la entidad ha defendido sus intereses patrimoniales y no existió afectación al recurso por la demanda anteriormente mencionada. Revisión muestra de PQRS El Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT, para la vigencia 2018 recibió 4 solicitudes las cuales fueron contestadas dentro del término que estipula la normatividad, sin embargo la entidad no está realizando la apertura semanal del Buzón de sugerencia que permita dar un efectivo tramite a estas solicitudes. Viáticos El Centro de diagnóstico automotor de Tuluá, adopto para la vigencia 2018 la resolución No. 002 de 2018, por medio de la cual se constituye el Fondo de Viáticos del CDAT LTDA. Realizando un análisis con lo estipulado en el Decreto 333 de 2018 “Por medio de la cual se fija la escala de viáticos” y en concordancia al Decreto 2236 de 2017 “Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2018, se detallan las apropiaciones y sé clasifican y definen los gastos”, el cual establece que:

“VIÁTICOS y GASTOS DE VIAJE.- Por este rubro se le reconoce a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución, deban desempeñar sus funciones en lugar diferente de su sede habitual de trabajo; este rubro también incluye los gastos de traslado de los empleados públicos y sus familias cuando estén autorizados para ello y según lo contratado a los trabajadores oficiales. No se podrán imputar a este rubro los gastos correspondientes a la movilización dentro del perímetro urbano de cada ciudad, ni viáticos y gastos de viaje a contratistas, salvo que se estipule así en el respectivo contrato.” “Subraya fuera de texto.

En concordancia a lo anterior la entidad no está dando aplicabilidad a lo normado por el Gobierno Nacional en el cual estipulan la tabla de viáticos de acuerdo a la escala salarial como se estipula a continuación:




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Esto aplica tanto para empleados públicos como para trabajadores oficiales. En el caso del artículo tercero de la Resolución 002 de 2018, donde se fundamenta los viáticos para el gerente, podrán pagarse entre cien ($100.000) mil y ciento cincuenta ($150.000) pesos y de acuerdo a la certificación aportada por la entidad para la vigencia 2018 la misma devengaba un salario de $5.100.00, por lo que en la escala establecida en el Decreto 333 de 2018, podía gozar de viáticos sin pernotar por valor de $123.500 y pernotados por valor de $247.196 pesos, superando los valores descritos en el Decreto 333 de 2018. De la muestra solicitada con referencia a los meses de mayo y agosto la entidad aporto lo siguiente:




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Realizando el análisis de la información aportada por el Sujeto de Control se encontró un presunto detrimento por lo siguiente:

FUNCIONARIO SALARIO MÁXIMO PERMITIDO PERNOTADO PARA

VIÁTICOS SEGÚN EL DECRETO 333 DEL 19 DE

FEBRERO DE 2018.

MÁXIMO PERMITIDO SIN PERNOTAR PARA VIÁTICOS SEGÚN EL DECRETO 333 DEL 19 DE FEBRERO DE 2018.

PAGADO PAGO DE MAS

WARNER DELGADO $ 2.515.345 $ 190.723 $ 95.362 $ 150.000 $ 54.639

HECTOR MILLAN $ 1.000.000 $ 98.843 $ 49.422 $ 150.000 $ 100.579

JOIMER MORENO TRUJILLO

$ 1.488.370 $ 135.087 $ 67.544 $ 150.000 $ 82.457

SANDRA GAVIRIA $ 2.060.820 $ 163.907 $ 81.954 $ 150.000 $ 68.047

ESTHER JULIA ARENAS

$ 5.100.000 $ 247.796 $ 123.898 $ 150.000 $ 26.102

ESTHER JULIA ARENAS

$ 5.100.000 $ 247.796 $ 123.898 $ 150.000 $ 26.102

JHONSON ARLEY PEDROZA

$ 1.284.000 $ 135.087 $ 67.544 $ 100.000 $ 32.457

JUAN DAVID GARCIA SERNA

$ 1.416.860 $ 135.087 $ 67.544 $ 100.000 $ 32.457

ESTHER JULIA ARENAS

$ 5.100.000 $ 247.796 $ 123.898 $ 200.000 $ 76.102

TOTAL PRESUNTO DETRIMENTO $ 498.939

La entidad no está dando aplicabilidad a lo estipulado en los Decretos 309 2018, en especial a su artículo noveno y al Decreto 333 del 2018 en sus artículos uno (1) y dos (2). Lo que genera un presunto detrimento al patrimonio público por exceder los topes máximos permitidos para el respectivo pago de viáticos por valor de cuatrocientos noventa y ocho




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mil novecientos treinta y nueve pesos ($498.939) y por ende incumple preceptuado en la Ley 610 de 2010 en su Artículo sexto (6) Ley 734 de 2002 en su Artículo treinta y cuatro (34) parágrafo uno (1) y cuatro (4) y las demás normas antes descritas. La Comisión Auditora le dio a conocer al Ente Auditado sobre estas presuntas irregularidades, así también le informó que la Contraloría Municipal de Tuluá de acuerdo a lo enmarcado en la Guía de Auditoría Territorial tiene contemplado el BENEFICIO DEL CONTROL FISCAL, el cual hace referencia a que el presunto responsable por voluntad propia reconoce que hubo una situación adversa que podría conducir a un detrimento patrimonial y que por lo tanto puede hacer la devolución efectiva a la entidad pública afectada del monto del recurso posiblemente en detrimento. Esto con el fin de generar un resarcimiento del recurso público y subsanar las presuntas falencias evidenciadas. Frente a esta opción, los funcionarios responsables solicitan por cuenta propia acogerse al beneficio del Control Fiscal que la Contraloría Municipal de Tuluá está facultada a otorgar y realizan el respectivo pago mediante consignación No. 9222, anexando un recibo de consignación bancario a favor del CDAT por un valor total de CUATROCIENTOS NOVENTA Y OCHO MIL NOVECIENTOS TREINTA Y NUEVE PESOS ($498.939) MCTE, consignada en la cuenta Corriente No. 154-17307-4 del Banco Avvillas, cuyo titular es el Centro Diagnostico Automotor de Tuluá. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DE LEGALIDAD Observación Administrativa No. 5 La entidad no realiza apertura semanal del Buzón de sugerencia que permita tener un mayor control, debido a que se les debe dar el tratamiento que estipula la Ley 1755 de 2015 en su artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. 2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.




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Parágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. Por lo anterior, la entidad debe tener un mayor control para la apertura del Buzón de Sugerencia el cual debe estar respaldado por un documento idóneo con la respectiva evidencia.

3.1.4. EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2018 El equipo Auditor, realizó seguimiento, evaluación y calificación al Plan de Mejoramiento suscrito entre el Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT y la Contraloría Municipal de Tuluá, como producto de Auditoría Modalidad Regular practicadas a la vigencias 2014 - 2017, con el fin de comprobar si la Entidad, en cumplimiento del plan de mejoramiento, aplicó las medidas correctivas y/o preventivas tendientes no solo a subsanar las observaciones formuladas por la Contraloría Municipal de Tuluá, sino también con las acciones preventivas orientadas a evitar la ocurrencia de situaciones que determinen futuras deficiencias. En el Anexo 1 de este informe - Cuadro Resumen seguimiento Plan de Mejoramiento Centro de Diagnóstico Automotor, Vigencia 2014 - 2017, se presentan los resultados de este Plan. MATRIZ DE CALIFICACIÓN

Fuente: Contraloría Municipal de Tuluá

Una vez realizada la evaluación y calificación del Plan de Mejoramiento suscrito entre el Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT y la Contraloría Municipal de Tuluá; la entidad auditada obtuvo una calificación de 80.8 puntos; por lo que el equipo auditor

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0,80 64,6

0,20 16,2

1,00 80,8

Cumple 2

Cumple

Parcialmente1

No Cumple 0

Cumple

Auditoria Modalidad Regular Centro de Diagnostico Automotor de Tuluá CDAT

ASPECTO Calificación Parcial

80,8

80,8

Calificación

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

Efectividad de las acciones

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

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Fecha de aprobación: Julio de 2015

CALIFICACION PLAN DE MEJORAMIENTOCódigo: F-120.14




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concluye que la Entidad CUMPLIÓ con las acciones correctivas descritas en dicho Plan, producto de la Auditoria Regular Vigencia 2018.

3.1.5. CONTROL FISCAL INTERNO Modelo Integrado De Planeación y Gestión – MIPG Se realizó la verificación de los avances alcanzados por la Entidad en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de los resultados obtenidos de los autodiagnósticos para cada una de las siete dimensiones, indicando un porcentaje de cumplimiento del 67,1%.Esta autoevaluación permitió conocer que la entidad cuenta con unos niveles óptimos en los procesos como se evidencia en el siguiente cuadro:

Sistema de Gestión Documental Se evidencia que la entidad ha venido creando e implementando diferentes instrumentos archivísticos que tienen unos propósitos específicos en aras de contribuir a la implementación de la Gestión Documental y que facilitan la transparencia y acceso a la información. Dentro de estos instrumentos archivísticos el Centro de Diagnóstico cuenta con el Programa de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos, el Cuadro de Clasificación Documental, las Tablas de Retención Documental (en proceso de convalidación) y las Tablas de Control de acceso. Además la entidad cuenta con el respectivo Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de aprobar los instrumentos archivísticos, conformado mediante la Resolución No. 089 del 31 de octubre de 2018. Así mismo, la entidad cuenta con la Unidad de correspondencia, responsable del trámite de las comunicaciones internas, correspondencia recibida y correspondencia enviada de conformidad a lo establecido en el Acuerdo 060 del 2001. No obstante, una vez analizado cada proceso de la Gestión Documental, se pudieron evidenciar debilidades tales como falencias en la organización de los archivos de gestión, el depósito de archivo no cumple con los lineamientos establecidos en el Acuerdo 049 de




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2001 y falta de capacitación a los funcionarios de las diferentes áreas en materia archivística. Modelo Estándar de Control Interno – MECI La Entidad aportó el certificado de la presentación del Formulario de Reportes de Avances de la Gestión – FURAG vigencia 2018. Dado que el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP estableció como fecha máxima de presentación de la encuesta hasta el día 22 de marzo del 2019, no se pudieron conocer los resultados de la evaluación al Sistema de Control Interno del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT. Sistema De Gestión De Seguridad Y Salud En El Trabajo – SGSST Este sistema fue auditado en la Auditoria Especial Practicada a la entidad en el mes de febrero del año en curso. Auditorías Internas de Control Interno de Gestión En relación a las auditoras internas realizadas en la vigencia 2018, el director de control interno realizo 6 auditorías a los procesos de: Direccionamiento y planeación, gestión comercial, gestión documental, patios y grúas, RTM y EC y por ultimo seguridad vial, dentro de los procesos no se evidencia seguimiento ni suscripción del plan de mejoramiento de los procesos auditados en la vigencia 2018. Mapa de Riesgos y Seguimientos La entidad adopta el Mapa de Riesgos Institucional mediante la Resolución No. 29 del 26 de enero de 2018, y en la matriz de riesgo se estipulan 29 riesgos de acuerdo a los procesos y procedimientos de la entidad, por otro lado se evidencian los respectivos seguimientos con el objetivo de dar cumplimiento a los riesgos asignados a cada actividad. Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano El Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT adopto la política institucional y pedagógica en cumplimiento del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano mediante Resolución No. 32 del 30 de enero de 2018, para la vigencia 2018 la entidad aporta el Plan Anticorrupción y Atención Al Ciudadano donde se evidencia los cinco componentes y el consolidado de seguimientos y control, donde se evidencia el avance o la advertencias por el no cumplimiento. Se evidencian los seguimientos realizados dentro del término establecido pero no se encuentra el seguimiento a la matriz de riesgo del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano




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Planes de Mejoramiento Interno No se evidencian los Planes de Mejoramiento internos, suscritos entre la oficina de control interno y los responsables de los procesos ni tampoco el seguimiento a cada uno de los hallazgos producto de estos.

Indicadores de Gestión Se evidencio que la entidad cuenta con nueve (9) indicadores de gestión de acuerdo a la ficha de indicadores, los cuales son coherentes con el formato rendido en SIA CONTRALORIAS a través del formato F29B_CMT.

Informes Pormenorizados de Control Interno Se evidencia la realización de los cuatro (4) informes Pormenorizados de Control Interno. Se evidencia la debida publicación de ambos informes en la página web Institucional: http://www.cdatulua.com/control-interno/.

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS CONTROL FISCAL INTERNO

Observación Administrativa No. 6 El depósito de archivo no cuenta con espacio suficiente para el almacenamiento de la información, no cumple con las condiciones de edificación, almacenamiento, condiciones ambientales, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales (Acuerdo 049 de 2000, por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos” y el Acuerdo 037 de 2002). Observación Administrativa No. 7 Se evidencian falencias en la organización de los archivos de Gestión, los documentos no se encuentran foliados, no cuentan con índice documental, y se evidencio material metálico en los expedientes. Respecto a los contratos, algunos documentos no cuentan con su correspondiente unidad de conservación (carpeta) y no están foliados. Esta situación permite evidenciar la falta de capacitación para el personal de las diferentes áreas por parte de una persona calificada con el respectivo título profesional en archivística que ejerza la labor de acuerdo a los criterios de idoneidad en la entidad - (Ley 1409 de 2010 “por el cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones” y la Resolución No. 0629 de 2018 “Por la cual se determinan las competencias específicas para los empleos con funciones de archivista que exijan formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria de archivista”).



http://www.cdatulua.com/control-interno/


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Observación Administrativa No. 8 La entidad no realiza la suscripción de los planes de mejoramientos interno ni los respectivos seguimientos por parte del funcionario responsable, que permita conocer el efectivo control frente a los hallazgos encontrados en el proceso.

3.2. CONTROL DE RESULTADOS Seguimiento al Plan Estratégico Institucional y al Plan de Acción 2018 El Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá CDAT, adopto el plan estratégico para el periodo 2017 -2021 en la cual establecieron 4 perspectivas direccionados al cumplimiento de la misión institucional de la entidad. De igual manera se adoptó el plan de acción para la vigencia 2018, mediante la Resolución No. 27, en la cual se estipularon 4 perspectivas, 4 estrategias y 12 actividades presupuestadas inicialmente en $74.000.000, evidenciándose un aumento por una cuantía de $10.470.000, quedando finalmente un presupuesto de $84.470.000. Frente a la ejecución de algunas actividades se resalta el aumento de la meta ejecutada con el mismo recurso presupuestal, los seguimientos efectuados por la oficina de control interno son acordes a la información reportada a través del formato f28A_ CMT




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3.3. COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ LTDA

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA Al 31 de diciembre de 2018 y 2017

(Expresado en miles de pesos)

2018 2017

ACTIVO Activo corriente:

Efectivo $ 40,802 $ 45,884 Deudores 8,512 19,748 Inventarios 5,869 9,720 Otros activos 41,820 22,316

Total activo corriente 97,003 97,668 Activo no corriente: Propiedades, planta y equipo, neto 2,877,355 2,904,939 Otros activos 27,874 48,754

Total activo no corriente 2,905,229 2,953,693

Total activo $3,002,232 $3,051,361

PASIVO

Pasivo corriente: Obligaciones financieras $ 943,995 $ 953,889

Cuentas por pagar 48,400 33,853 Obligaciones laborales 53,389 45,780 Otros pasivos 0 (342)

Total pasivo corriente 1,045,784 1,033,180

PATRIMONIO

Capital suscrito y pagado 158,506 158,506

Reservas 29,003 29,003

Resultado de ejercicios anteriores 496,670 524,012

Resultados del ejercicio 241 34,632

Impactos por transición al nuevo marco regulatorio 1,272,028 1,272,028

Total patrimonio 1,956,448 2,018,181

Total pasivo y patrimonio $3,002,232 $3,051,361

ESTHER JULIA ARENAS L DIEGO AGUILERA VIVEROS WARNER DELGADO GARCIA

Gerente Revisor Fiscal Contador Público TP 26426 -T TP 134235 –T




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CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ LTDA ESTADOS DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL

Años terminados el 31 de diciembre de 2018 y 2017


2018 2017

Ingresos operacionales: Servicios de tránsito y transporte: Revisión técnico-mecánica y de gases $1,292,110 $1,291,639 Parqueaderos 155,319 186,638 Servicio de grúa y psicotécnicos 210,674 150,795

Total ingresos operacionales 1,658,103 1,629,072

Costos prestación de servicios: Servicios documentación e identificación (717,349) (665,525) Gastos operacionales Gastos de administración: Sueldos y salarios (209,369) (199,649) Contribuciones efectivas (60,511) (56,023) Prestaciones sociales (83,687) (78,219) Gastos diversos de personal (40,627) (43,383) Generales (357,736) (434,272) Impuestos, contribuciones y tasas (101,186) (100,546) Deterioro de cuentas por cobrar 0 (2,733) Depreciación y amortización (86,602) (71,889))

Total gastos operacionales (939,718) (986,714)

Excedente (Déficit) operacional 1,036 (23,167) Otros ingresos: Financieros 1 1 Otros ingresos ordinarios - arrendamientos 1,321 58,154 Extraordinarios 4,215 0

5,537 58,155 Otros gastos: Intereses (138) 0 Financieros (5) 0 Extraordinarios (23) 0 Gastos diversos 0 (356)

(166) (356)

Excedente antes de impuestos 6,407 34,632

Impuesto sobre la renta y complementario (9,312) (8,658) Impuesto diferido 3,146 0

Impuesto a las ganancias (6,166) (8,658)

Excedente del ejercicio $241 $ 25,974


Gerente Revisor Fiscal Contador Público TP 26426 –T TP 134235 –T



ACTA DE TRABAJO

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Calle 34 No. 21-09/2317201/ [email protected] /Código Postal 763022


CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ LTDA

ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Años terminados el 31 de diciembre de 2018 y 2017


2017 Disminución Aumento 2018

Capital suscrito y pagado $158,506 - - $158,506

Reservas 29,003 0 0 29,003

Resultados de ejercicios anteriores 524,012 61,974 34,632 496,670

Resultados del ejercicio 34,632 34,632 241 241

Impacto por transición al nuevo marco regulatorio 1,272,028 0 0 1,272,028

Total Patrimonio $2,018,181 96,606 34,873 $1,956,448

ESTHER JULIA ARENAS L DIEGO AGUILERA VIVEROS WARNER DELGADO GARCIA Gerente Revisor Fiscal Contador Público TP 26426 -T TP 134235 -T



INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL – MODALIDAD

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CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ LTDA ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Al 31 de diciembre de 2018 y 2017


2018 2017

ACTIVIDADES DE OPERACIÓN: Excedente del ejercicio 241 34,632 Partidas que no afectan el efectivo: Deterioro de cuentas por cobrar 0 2,733 Depreciación de propiedad, planta y equipo 78,828 71,889 Amortización de activos intangibles 24,027 0 Resultado de ejercicios anteriores (61,974) 423,249 Impacto por transición nuevo marco normativo 0 209,696

Sub total 41,122 742,199 Variaciones en partidas corrientes: Disminución en cuentas por cobrar - Deudores 11,236 504 Disminución (aumento)en inventarios 3,852 (9,721) Disminución (aumento) en otros activos (19,504) 10,193 Aumento (disminución) en cuentas por pagar 14,546 (6,363) Aumento beneficios a empleados 7,609 11,410 Disminución (aumento) otros pasivos 342 (8,031)

Sub total 18,081 (2,008)

Efectivo por Actividades de Operación 59,203 740,191 ACTIVIDADES DE INVERSION: Adquisiciones de equipos (51,244) (760,349) Impuesto diferido (3,146) 0

Efectivo por Actividades de Inversión (54,390) (760,349)

ACTIVIDADES DE FINANCIACION:

Aumento (disminución) Obligaciones financieras (9,894) 9,894

Efectivo por Actividades Financiación (9,894) 9,894

Disminución del efectivo (5,081) (10,264) Efectivo y equivalentes al inicio del ejercicio 45,883 56,147

Efectivo y equivalentes al final del ejercicio $40,802 $45,883


Gerente Revisor Fiscal Contador Público TP 26426 -T TP 134235 –T

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INDICADORES FINANCIEROS

INDICADORES FINANCIEROS 31 de Diciembre de 2018

CUENTAS DEL BALANCE

GENERAL VALOR (En miles) INDICADOR

RAZON CORRIENTE (Liquidez)

Activo Corriente 97,003 0.09

Pasivo Corriente 1,045,784

CAPITAL DE TRABAJO Activo Corriente - Pasivo Corriente 97,003

-$948,781 1,045,784

PRUEBA ACIDA Activo Corriente – Inventarios 97,003 - 5,869

0.09 Pasivo Corriente 1,045,784

ENDEUDAMIENTO Pasivo Total 1,045,784

35% Activo Total 3,002,232

SOLVENCIA Activo Total 3,002,232

2.3 Pasivo Total 1,045,784

CONCLUSIÓN DE LOS INDICADORES FINANCIEROS:

La entidad no tiene liquidez ya que por cada peso adeudado no tiene respaldo económico para atender el pago de sus obligaciones corrientes pues el indicador financiero da como resultado 0.09.

No se dispone de un capital de trabajo ya que este da como resultado un capital de trabajo negativo de $948,781

Presenta un nivel de endeudamiento del 35%, es decir, compromete este porcentaje de sus activos con relación al pasivo total.

La solvencia de la entidad da como resultado un índice del 2.3 lo que quiere decir que por cada peso adeudado se dispone de un adecuado respaldo económico.


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GESTION PRESUPUESTAL El propósito de contar con un sistema de indicadores en el ámbito provincial administrado por el “Órgano Rector de Presupuesto” es poner a disposición de los decisores en materia de asignación de recursos, de las instituciones públicas y de la comunidad, un instrumento que sostenga el principio de transparencia que debe prevalecer en el manejo de los recursos públicos y mejorar los procesos de toma de decisiones. El presupuesto inicial del Centro de Diagnóstico Automotor CDAT del Municipio de Tuluá, para la vigencia 2018 fue aprobado mediante el Resolución No. 009 del 06 de enero de 2018 por la Junta Directiva del CDAT por un valor de $1,835,000 (miles de pesos), no presentó adiciones ni reducciones. El presupuesto efectivamente recaudado fue de $1,704,445 (miles de pesos) con una ejecución del 93%; cifras que son coincidentes con el formato F06 AGR, cargado por el Centro de Diagnóstico Automotor “CDAT” del Municipio de Tuluá a la plataforma SIA Contraloría y con los registros presentados en las ejecuciones de Ingresos y de Gastos de la vigencia 2018. Presupuesto de Ingresos 2018:

El presupuesto de gastos 2018 por su parte refleja un presupuesto definitivo de $1,835,000 (miles de pesos) conservando el equilibrio presupuestal entre el ingreso

CuentaApropiación

InicialAdiciones Reducciones

Apropiación

DefinitivaRecaudo Efectivo Ejecución %

Ingresos Corrientes 1,835,000 0 0 1,835,000 1,704,445 93%

Total 1,835,000 0 0 1,835,000 1,704,445 93%

Fuente: Ejecución presupuestal ingresos 2018 (En miles de pesos)

PRESUPUESTO DE INGRESOS CDAT 2018

0

1.000.000

2.000.000

ApropiaciónInicial

Adiciones ReduccionesApropiaciónDefinitiva

RecaudoEfectivo

Ejecución %Títu

lo d

el e

je

Presupuesto de Ingresos

Ingresos Corrientes

Total

Fuente: Ejecución presupuestal ingresos 2018 (En miles de pesos)


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y el gasto. El total general de gastos presentó para dicha vigencia un total de pagos por $1,701,797 (miles de pesos), reflejando una ejecución total del 93%. Las cifras de ejecución 2018 son coincidentes con el formato F07 AGR, cargado por el Centro de Diagnóstico Automotor de Municipio de Tuluá a la plataforma SIA Contraloría y con los registros presentados en las ejecuciones de Ingresos y de Gastos de la vigencia 2018. Presupuesto de Gastos Vigencia 2018:

La relación ingresos Vs gastos totales arrojó un superávit presupuestal de $2,648 (miles de pesos) al cierre de la vigencia 2018.

Ingresos Totales Gastos Totales Superávit (+)

1,704,445 1,701,797 2,648 En miles de pesos

CuentaApropiación

Inicial

Apropiación

DefinitivaEjecución Efectiva

Reservas de

Apropiación

Presupuesto por

EjecutarEjecución %

Gastos de

Funcionamiento 1,835,000 1,835,000 1,701,797 0 133,203 93%

Total 1,835,000 1,835,000 1,701,797 0 133,203 93%

Fuente: Ejecución presupuestal gastos 2018 (En miles de pesos)

PRESUPUESTO DE GASTOS CDAT VIGENCIA 2018

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

ApropiaciónInicial

ApropiaciónDefinitiva

EjecuciónEfectiva

Reservas deApropiación

Presupuestopor Ejecutar

Ejecución %

Presupuesto de Gastos

Gastos de Funcionamiento

Total

Fuente: Ejecución presupuestal gastos 2018 (En miles de pesos)


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ESTADO DEL TESORO Los Órganos Ejecutores de los recursos del Presupuesto General de la Nación, bajo su responsabilidad, mantendrán en sus sistemas informativos actualizada la información de las cuentas autorizadas, para reportarlas a la Dirección General de Crédito Publico y Tesoro Nacional “DGCPTN” cuando esta así lo requiera, la entidad presenta su balance del tesoro como esta revelado en los libros contables y es coincidente con lo que está en el Estado de Situación Financiera y aplicativo SIA CONTRALORIA.

CONTROL INTERNO CONTABLE El informe de control interno contable del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda., se elaboró en cumplimiento de las Resoluciones No 357 de 2008 y la Resolución No 248 de 2007, emanadas de la Contaduría General de la Nación. El equipo auditor del componente financiero y presupuestal, en la revisión que realizó a los Estados financieros de la entidad, calificó el control interno contable de la entidad a nivel general, asignándole una calificación de 4.0 puntos considerado satisfactorio. Ver calificación en el anexo adjunto:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO CDAT VIGENCIA 2018

Estándar de control Interno

Grupos de cuentas Puntajes

por grupos

Interpretación Puntaje por

sistema contable

Interpretación

Generales 4.0 Satisfactorio 4.0 Satisfactorio

Especifico Activo 3.8 Adecuado 3.85 Adecuado

CONCEPTO SALDO CONTABLE

Caja 14,757

Cuentas Corrientes - Libres 7,536

Cuentas Corrientes - Embargadas 0

Cuentas de Ahorros - Libres 8,670

Cuentas de Ahorros - Embargadas 0

Inversiones Temporales 0

Otros - Depositos 81

Otros - Sobregiros -27,759

Total Fondos de Tesoreria 3,285

Fuente: Estados financieros (En miles de pesos)

ESTADO DEL TESORO DEL CENTRO DE

DIAGNOSTICO AUTOMOTOR VIGENCIA 2018


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Pasivo 3.8 Adecuado

Patrimonio 4.0 Adecuado

Área Cuentas de Resultado

3.8 Adecuado

BENEFICIO DEL CONTROL FISCAL El Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda., pago intereses de mora por $296,000 a favor de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, correspondiente al pago del impuesto a las ventas IVA del primer cuatrimestre de 2018 y pagado el 3 de julio de 2018. Con el fin de generar un resarcimiento del recurso público inmediato y subsanar las presuntas falencias evidenciadas, frente a esta opción, los presuntos responsables solicitaron por cuenta propia acogerse al beneficio del Control Fiscal, para ello se anexó una consignación bancaria por un valor total de DOSCIENTOS NOVENTA Y CINCO MIL PESOS ($295.000), consignada en la cuenta corriente No. 154-17307-4 a nombre de El Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda., en el Banco AV Villas. Validadas estas consignaciones, la Comisión Auditora mediante Acta de Mesa de Trabajo de este informe preliminar, decidió otorgar el Beneficio de Control Fiscal al presunto responsable, valorando su disposición para subsanar las falencias evidenciadas por la Comisión Auditora durante el proceso auditor. Es por lo anterior que las posibles connotaciones quedan subsanadas, dado que hubo resarcimiento inmediato del recurso público.

CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DEL COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

En el análisis realizado de los estados financieros terminados el 31 de diciembre de 2018, se detallan las siguientes observaciones: No 9 Hallazgo Administrativo - Deterioro de las Propiedades, Planta y Equipo, Otros Activos No se efectuó el cálculo y registro del deterioro de los activos fijos y de los otros activos (Licencias, y Software) que están totalmente depreciados, obsoletos y amortizados y los que están en buen estado al servicio del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá y el deterioro de los activos fijos cuyo valor recuperable en el mercado es inferior al valor en libros. La anterior situación no cumple con la


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aplicación de las NIIF Normas Internacionales de Información Financiera exigidas bajo el nuevo marco normativo para la información financiera. No 10 Hallazgo Administrativo - Obligaciones Financieras La obligación financiera que tiene el Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá con el Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Tuluá INFITULUA no se actualizó al 31 de diciembre de 2018. Por ser un instrumento financiero se deben medir por el método del costo amortizado y se debe recalcular la TIR - Tasa interna de retorno la cual sería la tasa real de la transacción para de esta forma actualizar el valor de la obligación y dar cumplimiento a lo exigido por las NIIF Normas Internacionales de Información Financiera. No 11 Hallazgo Administrativo - Efectivo En el efectivo representado en bancos existen varias cuentas bancarias y cuentas de ahorro con saldos menores y/o sin movimientos bancarios. Esta situación demanda que se elaboren conciliaciones bancarias mensuales y un manejo administrativo dispendioso. No 12 Hallazgo Administrativo – Obligaciones Laborales No se registró al 31 de diciembre de 2018 la obligación por pagar de los aportes a los Fondos de Pensiones, aportes a la Seguridad Social, aportes a la Administradora de Riesgos Profesionales, aportes a la Caja de Compensación Familiar. El no registro de estos pasivos laborales no permite tener una información financiera confiables y veraz y no cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptados en cuanto al principio de causación, integridad, valuación, presentación y revelación. El pago de dichos aportes se realizó el 29 de enero de 2019 por valor de $9,873,900 e incluye intereses de mora por valor de $142,800 y que no son deducibles fiscalmente. No 13 Hallazgo Administrativo – Propiedades, Planta y Equipo

En el rubro de edificaciones del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá,

Ltda., se incluyen conceptos por valor de $19,112 (miles) que no

corresponden a edificaciones sino a mejoras efectuadas. Estos conceptos

son gastos que no deben capitalizarse ya que no aumentan el valor ni la vida

útil de los inmuebles. A continuación se detallan estos conceptos:

Descripción Valor (miles$)

Valla publicitaria 1,900

Cortinas metálicas 2,000


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Estructura para Valla 2,500

Brazo neumático para puerta 2,700

Puerta de dos Naves 6,203

Enrejados ventanas de seguridad de oficina 3,059

Puerta nave de pista 750

Total $19,112

El gasto por depreciación de las edificaciones del año terminado el 31 de diciembre de 2018 no es consistente ni uniforme con los porcentajes de depreciación utilizados el año 2017. Este cambio en el porcentaje de depreciación no permite determinar de forma razonable el gasto por depreciación ya que no hay una justificación real.

No 14 Hallazgo Administrativo – Estado de Flujos de Efectivo El Estado de Flujos de Efectivo del año terminado el 31 de diciembre de 2017, presenta inconsistencias en la determinación de las cifras lo que no permite efectuar un análisis real y confiable de las variaciones resultantes en dicho estado financiero. Esta situación va en contra de los principios de contabilidad en cuanto a la presentación, revelación de los estados financieros.


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4. OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ CDAT

A la Junta de Socios CENTRO DE DIAGNÓSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ, LTDA. Tuluá He auditado los estados financieros del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda., al 31 de diciembre de 2018 y 2017, los correspondientes estados de actividad financiera, económica y social, de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo por los años terminados en esa fecha y el resumen de las principales políticas y prácticas contables descritas en las notas a los estados financieros.

La gerencia es responsable por la adecuada preparación y presentación razonable de estos estados financieros de acuerdo con normas de contabilidad y de información financiera aceptadas en Colombia y por las políticas de control interno que la gerencia consideró necesarias para que la preparación de estos estados financieros esté libre de incorrección material debido a fraude o error, seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas, así como establecer los estimados contables que sean razonables en las circunstancias.

Mi responsabilidad es expresar una opinión sobre los estados financieros adjuntos con base en mi auditoría. Efectué mi auditoría de acuerdo con las normas de auditoría de información financiera aceptadas en Colombia. Dichas normas exigen que cumpla con requerimientos éticos y que planifique y ejecute la auditoría con el fin obtener una seguridad razonable sobre sí los estados financieros están libres de incorrección material. Una auditoría consiste en desarrollar procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los montos y revelaciones en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación del riesgo de incorrección material en los estados financieros debido a fraude o error. Al efectuar dicha valoración, el auditor considera el control interno relevante del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda., para la preparación y presentación de los estados financieros, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en función de las circunstancias. Una auditoría también incluye una evaluación de lo apropiado de las políticas contables usadas y de la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la gerencia, así como la evaluación de la completa presentación de los estados financieros. Considero que la evidencia de auditoría que obtuve es suficiente y apropiada para proporcionar una base para mi opinión de auditoría. Al 31 de diciembre de 2018 no se efectuó el cálculo y registro del deterioro de los activos fijos y de los otros activos (licencias, y software) que están totalmente


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depreciados, obsoletos y amortizados y los que están en buen estado al servicio del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda., y el deterioro de los activos fijos cuyo valor recuperable en el mercado es inferior al valor en libros. La obligación financiera que tiene el Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá con el Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Tuluá INFITULUA no se actualizó al 31 de diciembre de 2018. Por ser un instrumento financiero se deben medir por el método del costo amortizado y se debe recalcular la TIR - Tasa interna de retorno la cual sería la tasa real de la transacción para de esta forma actualizar el valor de la obligación y dar cumplimiento a lo exigido por las NIIF Normas Internacionales de Información Financiera. Al 31 de diciembre de 2018 no se registró la obligación por pagar correspondiente a los aportes a los Fondos de Pensiones, aportes a la Seguridad Social, aportes a la Administradora de Riesgos Profesionales, aportes a la Caja de Compensación Familiar.

Las revelaciones presentadas en las notas de, propiedad, planta y equipo, otros activos y obligaciones financieras correspondientes a la vigencia 2017, son incompletas y no son lo suficientemente claras, toda vez que no dan cuenta de manera detallada de la información requerida ni de los movimientos presentados en las cuentas. Al 31 de diciembre de 2017 no se reclasificó el sobregiro bancario de la cuenta del Banco AV Villas por $13,076 (miles), como una obligación financiera en el pasivo corriente.

Al 31 de diciembre de 2017 no se efectuó ni registró cálculo alguno por concepto del gasto de amortización del rubro de los intangibles de las licencias de los equipos de cómputo y el software.

El saldo reflejado en los estados financieros por concepto de operaciones de crédito público con la entidad financiera INFITULUÁ al 31 de diciembre de 2018 y 2017, presenta incertidumbre para su pago ya que no se ha logrado una concertación del valor real de la deuda con dicha entidad y el valor difiere significativamente. El valor de la deuda registrada no refleja la realidad económica y financiera del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda.

Al 31 de diciembre de 2017 no se registró ni se calculó adecuadamente el pasivo por impuesto sobre la renta y complementarios por valor de $3,865 (miles) y el gasto por impuestos por $8,658 (miles). Así mismo no se trasladó a la cuenta impuestos, contribuciones y tasas por pagar el valor de las retenciones en la fuente que le


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practicaron a la entidad por $2,653 (miles) ni las autorretenciones en la fuente de $2,719 (miles) ni el valor del anticipo sobre la renta por $1,205 (miles) por cobrar.

Al 31 de diciembre de 2017 el estado de cambios en el patrimonio no refleja la situación real del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda., por una inadecuada presentación de las cifras ya que en este estado se incluyó la utilidad del ejercicio antes de impuestos como consecuencia del no registro de la provisión para impuestos sobre la renta y el no registro del pasivo por impuestos sobre la renta.

En mi opinión, los estados financieros adjuntos, fielmente tomados de los libros, por las consideraciones descritas en los párrafos precedentes no presentan razonablemente, en todos los aspectos significativos, la situación financiera del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda., al 31 de diciembre de 2018 y 2017, y los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por los años terminados en esas fechas, de conformidad con normas de contabilidad, normas establecidas por la Contaduría General de la Nación y de información financiera aceptadas en Colombia.

GABRIEL F CAMACHO M. Contador público titulado Tarjeta profesional No.16102 – T Profesional Universitario Contraloría Municipal de Tuluá

26 de marzo de 2019


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5. ANEXO 1: CUADRO RESUMEN SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO CENTRO DE DIAGNOSTICO

AUTOMOTOR DE TULUÁ (CDAT), VIGENCIA 2017

No OBSERVACION AUDITORIA CONCLUSIÓN AUDITORIA

PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIAS 2017

COMPONENTE DE GESTIÓN Y RESULTADOS

1

Se observó que la entidad reportó valores en cero en los formatos F14d_cmt y F14e_cmt referentes a recursos ejecutados del Sistema General de Participación, pero no cargo la respectiva certificación que indique que no recibió dineros de dicha fuente nacional. Se observó además que en el formato F28a_cmt correspondiente a Planes de Acción, la información contenida en las columnas de “Programa”, “Nombre del Proyecto”, “Actividad”, “Meta Programada”, “Meta Ejecutada”, no guardan coherencia con el documento del Plan de Acción y su seguimiento, aportado durante la fase de ejecución de la Auditoría, como por ejemplo los siguientes aspectos que reportan en el formato no se encuentran en el documento del Plan de Acción: Nombre del proyecto: • “Reutilización de residuos sólidos” • “Restructuración Administrativa” • “Control a los costos por licenciamiento” Actividad: • “Capacitación en clasificación de residuos-Adquisición y ubicación de canecas identificadas-Entrega a una Fundación de los residuos sólidos reciclables para su reutilización.” • Análisis de cargas laborales-Definir perfil del cargo-Ajuste de estructura organizacional • Evaluar requerimientos - Verificación de software libre en el mercado - Instalación y seguimiento. Así mismo no diligenciaron las columnas “Línea Base”, “Valor del Proyecto”, y “Valor Ejecutado del Proyecto”. Por último, en el formato F29b_cmt referente a Indicadores, se evidenció que en términos de suficiencia no fueron rendidas la totalidad de los indicadores de gestión de los procesos que fueron objeto de medición y análisis de conformidad al informe de medición de indicadores a diciembre de 2017, aportado durante el proceso auditor. Solo se observó el reporte de los indicadores financieros, y uno del Proceso Gestión del Talento Humano, excluyendo los indicadores de los demás procesos.

Verificada la información rendida a través del aplicativo SIA contraloría la entidad CUMPLIÓ PARCIALMENTE, puesto que dos (2) de los cuatro (4) formatos fueron subidos de forma correcta, de conformidad con los lineamientos establecidos por este organismo de control fiscal.

2 Se evidenciaron debilidades en algunos aspectos que conforman el Sistema de Control Interno del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá - CDAT, los cuales se describen a continuación:

Revisando los informes pormenorizados, plan anticorrupción y auditorías internas


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a) En los Informes Pormenorizados de Control Interno se observó que presentan debilidades respecto a la suficiencia de la información contenida allí, dado que son presentados de manera muy general lo cual impide conocer de manera detallada las gestiones, avances, dificultades (en caso de presentarse), y logros alcanzados en los procesos que constituyen el Sistema de Control Interno, así el lector pueda evidenciar de manera precisa el estado del Sistema MECI y el avance del mismo analizado desde cada uno de sus componentes. b) Respecto al Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano, se evidencio que tiene pocas estrategias relacionadas con la ley 1712 de 2014, que es la ley de transparencia y acceso a la información pública, así también no son claras las estrategias del componente de rendición de cuentas. Respecto a los informes de seguimiento realizados por la Oficina de Control Interno se puede observar que requieren un mayor nivel de detalle en la descripción de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos de corrupción. c) En el Componente de Auditoría Interna, no se evidenció registros documentales de la realización de las auditorías internas de Control Interno a los demás procesos de la Entidad, tales como Gestión de la Planeación, Direccionamiento Estratégico, Gestión del Mejoramiento de la Calidad, Gestión Integral de Comunicaciones, Proceso de capacitación y evaluación en seguridad vial, Convenios interadministrativos, Patios Oficiales y Servicio de Grúas, Gestión del Talento Humano, Gestión Documental y Archivo, Gestión Contractual, Sistemas y Mantenimiento, Gestión Jurídica, Gestión Comercial; lo cual pudiera dar cuenta de los resultados de la evaluación integral a todos los procesos que la Oficina de Control Interno en su rol de evaluador y verificador del estado, funcionamiento y mejoramiento del Sistema MECI tiene como función realizar, de conformidad a los dispuesto en la ley 87 de 1993 en cuanto a la Autoevaluación Institucional y Auditoría Interna, de esa manera evidenciar posibles desviaciones que pudiesen ser subsanadas con oportunidad por la Alta Dirección y Lideres de Proceso. Lo anterior denota debilidades en una adecuada y completa evaluación a todos los procesos que conforman la estructura del Sistema de Control Interno de la Entidad.

la entidad CUMPLIO, la acción de mejora, toda vez que estableció los nuevo lineamientos para cada uno de estos informes.

3

- El Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá realizó compras que no se encuentran reportados en la rendición electrónica de la cuenta de contratación en el aplicativo SIA OBSERVA. Tal es el caso de los siguientes elementos tecnológicos adquiridos durante la vigencia 2017:

- Detalle Valor - COMPRA DE CAPTADOR DE RPM EVO 300 3.392.081 - compra de profundimetro OC-105-17 761.600 - Suministro e instalación de cableado estructurado (voz y datos) para nuevo edificio del cdat 4.594.519 - compra de sensor de desviación alineador al paso Beissbarth 2.829.344 - Compra de celdas de carga Shear Beam tipo fuelle de 1 Tonelada Lexus 1.904.537 - COMPRA DE TERMOHIDROMETRO DIGITAL CON CALIBRACION OC-119-17 1.467.032 - COMPRA Y CALIBRACION DE LENTES DE OPACIDAD OC-120-17 1.717.783 - compra de pie de rey calibrado en laboratorio acreditado 654.500

La entidad NO CUMPLIÓ la acción de mejora puesto que para la vigencia 2018 la entidad contrato bajo la modalidad de órdenes de servicio una cuantía de $230.450.667 y estos no fueron reportados a través del aplicativo establecido para este fin.


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- compra de impresora epson l575 multifuncional par el área de pista 1.020.000 - compra de equipo hp para el área de pista y compra de disco duro 1.927.800 - COMPRA DE EQUIPOS DE COMPUTO PARA EL AREA DE PISTA Y ADMINISTRACION DEL CDAT CON SUS

RESPECTIVAS LICENCIAS 6.250.000 - COMPRA DE GTX 1050TI PARA CAMARAS DE SEGURIDAD DEL CDAT 580.000 - COMPRA DE CAMARAS DE SEGURIDAD PARA EL CDAT 356.000 - COMPRA DE CAMARA 800.000 - COMPRA DE LICENCIAS DE ANTIVIRUS PANDA 2.966.396 TOTAL 31.221.592 Lo anterior contraviene lo dispuesto en la Resolución 100-33.016 de 2016 emitida por la Contraloría Municipal de Tuluá, y se convierte en una restricción para ejercer la Contraloría el mandato constitucional y legal que le ha sido asignado como órgano de vigilancia de la gestión fiscal, limitando la posibilidad de acceder a toda la información necesaria para ejercer un control completo y eficaz.

4

Analizada la matriz de riesgos institucional, no se encuentran pertinentes los controles existentes para el riesgo de nivel alto “Software para adulterar las pruebas”, ya que se plantea como controles preventivos existentes el antivirus y antispyware y como acciones realizar backups y copias de seguridad y Cambiar contraseñas. De acuerdo a las consecuencias y causas planteadas, la ocurrencia de este riesgo está asociada con usuarios internos, y la implementación de herramientas antivirus y antispyware serían apropiadas, pero para salvaguardar las redes e información de ataques externos, además la realización de backups no es una acción preventiva para la adulteración de información y no se especifica a que está orientado el cambio de contraseñas. Esta falencia en los controles existentes aumenta la probabilidad de que el riesgo se materialice.

La entidad CUMPLIÓ, la acción de mejora toda vez que la entidad ajusto los riesgos y está realizando las actualizaciones periódicas.

COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

5

Se observó que en el efectivo representado en las cuentas corrientes bancarias, la cuenta del Banco AV Villas está en sobregiro de $13,076 (miles) los cuales financieramente debieron reclasificarse como una obligación financiera en el pasivo corriente bajo el rubro de sobregiros bancarios. Sin embargo El CDAT Ltda., presento como un sobregiro bancario el valor de $9,894 (miles) que corresponde al valor neto del saldo de las cuentas corrientes. En el balance del tesoro se observa que el valor del saldo en cuenta corriente libres (sobregiro) de ($6.511) (miles) no coincide con los saldos contables de $3.383 (miles) debido a una reclasificación errónea de los valores, por ende este valor no es real. Los principios de contabilidad y las normas de contabilidad de la contaduría general de la nación CGN, indican que las cuentas deben presentarse y clasificarse adecuadamente según la naturaleza de las mismas. Esta es una clasificación y presentación inadecuada del saldo en efectivo y del valor de las obligaciones financieras.

Revisados los estados financieros al 31 de diciembre de 2018, la Comisión auditora conceptúa que la entidad CUMPLIO con la acción de mejora propuesta.


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El CDAT Ltda., no efectuó ni registro calculo alguno por concepto del gasto de amortización del rubro de los intangibles como son las licencias de los equipos de cómputo y el software. Esta inconsistencia no refleja la aplicación adecuada de los principios de contabilidad y la normatividad de las NIIF - Normas internacionales de información financiera en cuanto al cálculo del valor neto de realización y/o reposición, registro y

presentación de las cifras en los estados financieros.

Revisados los estados financieros al 31 de diciembre de 2018, la Comisión auditora conceptúa que la entidad CUMPLIO con la acción de mejora propuesta. .

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En cuanto al registro contable y determinación del pasivo por impuestos sobre la renta y complementarios enunciamos las siguientes observaciones:

El CDAT Ltda., calculo una provisión para el pago del impuesto sobre la renta y complementarios de la vigencia 2017 por valor de $8,658 (miles), cifra que no fue registrada en la contabilidad ni en el estado de actividad financiera, económica y social la cual no refleja la realidad económica.

Adicionalmente la provisión para el impuesto sobre la renta y complementarios quedo subestimada en $7,459 (miles) ya que el CDAT Ltda.; en el cálculo de la provisión para impuesto sobre la renta y complementarios tomo como deducible el 100% de los gastos del Gravamen a los Movimientos Financieros GMF de $59,671 (miles). De acuerdo con las instrucciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales solo es deducible el 50% del GMF. De efectuarse una eventual revisión por parte de la DIAN Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el CDAT LTDA, tendría y que pagar los impuestos dejados de pagar de $7,459 (miles), más una sanción por corrección en la declaración de impuestos vigencia 2017, y los intereses de mora respectivos.

Los estados financieros no reflejan el pasivo por impuesto sobre la renta y complementarios en los estados financieros al 31 de diciembre de 2017 por valor de $3,865 (miles). Así mismo no se trasladó a la cuenta No 244001 impuestos, contribuciones y tasas por pagar el valor de las retenciones en la fuente que le practicaron a la entidad de las cuentas No 190702 por valor de $2,653 (miles) ni las auto retenciones de la cuenta No 190710 por valor de $2,719 (miles) ni el valor del anticipo sobre la renta de la cuenta No 190701 por valor de $1,205 (miles) por cobrar. Esta inconsistencia no refleja la aplicación adecuada de los principios de contabilidad en cuanto a registro, clasificación y presentación de las cifras.


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En cuanto a la elaboración, presentación y revelaciones de los estados financieros y las notas explicativas se detallan a continuación los siguientes comentarios: a) Notas a los estados financieros

Algunas notas explicativas que forman parte integral de los estados financieros no cumplen a cabalidad con el lleno de los requisitos exigidos para dar cumplimientos con las normas financieras de revelación e información a los estados financieros. A manera de ilustración mencionamos la nota de propiedad, planta y equipo, intangibles, obligaciones financieras.



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En los estados financieros no se incluyó dentro de las notas explicativas la nota relacionada con las conciliaciones fiscales versus la información financiera contable al 31 de diciembre de 2017, donde se reflejen las diferencias por la aplicación de la normatividad bajo NIIF normas de información financiera y bajo principios de contabilidad y fiscales. Esta falta de revelación no cumple con exigencias de la DIAN Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, ni con las normas de contabilidad relacionadas con las revelaciones financieras.

b) El estado de cambios en el patrimonio no refleja la situación real del CDAT Ltda., por una inadecuada presentación de las cifras ya que en este estado se incluyó la utilidad del ejercicio antes de impuestos como consecuencia del no registro de la provisión para impuestos sobre la renta y el no registro del pasivo por impuestos sobre la renta. Este error va en contra de los principios de contabilidad generalmente aceptados en cuanto a registro, clasificación y presentación de la información financiera.

PLANES DE MEJORAMIENTO VIGENCIAS 2015 -2016

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Realizado nuevamente el chequeo al sitio web www.cdatulua.com, se encuentra un 71.2% de cumplimiento aún no se encuentra publicación de lo siguiente: • Correo electrónico para notificaciones judiciales disponible en el pie de página de la página principal, así como en la sección de atención a la ciudadanía. De conformidad con el artículo 197 de la Ley 1437 de 2011. • Descripción de los procesos y procedimientos de las diferentes áreas. • Plan estratégico institucional. Plan de Acción ejecutado de la vigencia 2017 y Plan de Acción 2018. • Estado de avance de metas, objetivos e indicadores de gestión y/o desempeño de la vigencia 2017. Se pueden publicar dentro del avance del plan de acción o de manera independiente. Informes de gestión, evaluación y auditoria. • Informe de gestión de la vigencia 2017. Entendiéndose por informe, el documento que contiene tanto gráfica como explicativamente los resultados de las actividades o hechos más relevantes de la gestión y administración durante la vigencia. • Planes de mejoramiento vigentes exigidos por entes de control internos o externos. • Las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras públicas, los bienes adquiridos y arrendados. En el caso de las personas naturales con contratos de prestación de servicios, deberá publicarse el objeto del contrato, monto de los honorarios y dirección de correo electrónico, con vínculos al SIGEP. • Manual de contratación que contiene los procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras. • Plan Anual de Adquisiciones.

La entidad CUMPLIÓ la acción de mejora ya que revisada la página web de la entidad se pudo constatar que esta cuenta con los documentos requeridos en la Ley 1437 de 2011.


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• Una sección particular en la página principal es el sitio web identificado con el nombre de “Transparencia y acceso a información pública”, a partir de los parámetros establecidos en la Ley 1712 de 2014. DE acuerdo a esta revisión, la Comisión Auditora determina que la Entidad CUMPLIÓ PARCIALMENTE con la acción de mejora propuesta.

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El saldo reflejado en los estados financieros por concepto de operaciones de crédito público, especialmente del saldo adeudado a INFITULUA con corte a las vigencias auditadas es de $ 943.995 (miles), teniendo en cuenta que con corte a dichas fechas no se logró una concertación del valor real de la deuda con la entidad prestadora pues el valor contemplado por las entidades difiere en grandes proporciones, se considera que dichas cifras presentan incertidumbre y que no reflejan la realidad económica y financiera de la entidad. Adicional a lo anterior se observa que desde el inicio del periodo de la gerencia actual, no se ha realizado abono a esta deuda es decir, no tiene dentro de sus políticas y obligaciones cancelarla, dejando incrementar injustificadamente los intereses.

A la fecha de la auditoria El CDAT Ltda, le adeuda a INFITULUA según lo indican los registros contables $943,995 (miles) y en cuentas de orden a manera de información y control tiene registrada la suma de $1,295,776 (miles) valor adicional de la deuda. Hay la intención de negociar el pago pendiente y las condiciones financieras, pero no se ha registrado provisión alguna hasta tanto no se aclare el pasivo real y se renegocie la deuda en caso de llegar a un acuerdo entre las partes Sin embargo existe un informe del asesor financiero Sr. Liborio Armando Vásquez Motta producto del contrato No. 2017100-08-04-002 presentado al CDAT Ltda, donde se plantean varias posibles soluciones de negociación y/o acuerdo financiero que está pendiente de definirse. Adicionalmente el valor de esta deuda no se ha actualizado a valores presentes tal como lo exigen las NIIF (Normas Internacionales de Información


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Financiera). Por todo lo anterior la Comisión auditora califica como NO CUMPLIDA la acción de mejora propuesta por la entidad.

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"Las revelaciones presentadas para los estados financieros correspondientes a las vigencias 2015 y 2016, no son lo suficientemente claras, toda vez que no dan cuenta de manera detallada de los movimientos presentados por las cuentas en el transcurso de las vigencias auditadas. A través de los cuales se puede entender de manera precisa el valor resultante al final del periodo, adicionalmente en algunos casos las revelaciones contemplan tanto cifras, como cuentas contables diferentes a las reflejadas en los estados contables situación que genera poca confiabilidad de la información allí consignada; lo anterior, teniendo en cuenta que las revelaciones son aclaraciones o explicaciones adicionales que permiten a los usuarios de la información financiera realizar una adecuada interpretación de los estados financieros de la entidad y que el nuevo marco normativo es mucho más exigente al respecto a estas. Esta deficiencia como se describe en el cuerpo del informe se presentó para las cuentas relativas a las cuentas por cobrar, inventarios, propiedad planta y equipo, otros activos y pasivos”.

Observamos que en la presentación de las notas y revelaciones a los estados financieros de la vigencia 2018 se tomaron medidas correctivas por tal razón la Comisión auditora conceptúa que la entidad CUMPLIO con la acción de mejora propuesta.


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6. ANEXO 2: CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS AUDITORÍA REGULAR CENTRO DE DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DE TULUÁ (CDAT), VIGENCIA 2018

No OBSERVACION AUDITORIA DERECHO DE CONTRADICCIÓN DE LA ENTIDAD

AUDITADA CONCLUSIÓN

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A D F P S Valor Daño Patrimonial

GESTIÓN CONTRACTUAL

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Verificando los procesos de contratación 01-2018D, 02-2018D, 04-2018D, 05-2018D, 08-2018D, 11-2018D, 14-2018D, 19-2018D, 21-2018D, 24-2018D, 26-2018D, 27-2018D, se pudo evidenciar que la entidad no realiza un adecuado estudio del mercado teniendo en cuenta que en el artículo 2 de su propio manual de contratación se encuentra estipulado el principio de planeación. La entidad debe realizar un estudio del mercado con el objetivo de conocer si lo que se está contratando esta equiparado con los precios de mercado, siendo necesario realizar un análisis suficientemente serio y completo, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminado a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; (ii) las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las

Conforme está redactada la presente observación, la misma se encamina básicamente en lo relativo a unos Estudios Previos que debe realizar la entidad cuando efectivamente la contratación se refiera a precios unitarios. Dicho de otra forma, lo que la observación pretende evidenciar es que la entidad debe realizar un análisis de la oferta y la demanda del sector servicios, el cual permita identificar aspectos técnicos, financieros y logísticos, así mismo con el precio de referencia obtenido como consecuencia del sondeo del mercado del servicio que se necesita a fin de tenerlo como referente del mercado para las ofertas presentadas y sea el marco para advertir la posible ocurrencia de un precio artificialmente bajo. La entidad para efecto de los bienes y servicios que pretende adquirir se mueve dentro del ítem de la cuantía mínima, la empresa como tal y apegada al Manual de Contratación, hace el análisis de la oferta y demanda, lo cual no ha determinado hasta el momento un detrimento patrimonial en lo que tiene que ver con las compras, pues se parte efectivamente de los procesos contractuales anteriores y con los proveedores ya conocidos por la entidad, con los cuales no se ha presentado inconveniente alguno en el bien o suministro solicitado y adquirido.

La entidad no acepta el derecho de contradicción aportado por el sujeto de control ya que, si bien la entidad solicita cotizaciones a los posibles contratistas esta información no queda inmersa en los análisis previos para realizar el proceso de contratación, por otro lado la entidad argumenta que realiza el análisis de los costos con los históricos pero no se ven reflejados en los documentos inmersos en el proceso contractual por lo tanto el Hallazgo queda en firme para que la entidad realice el respectivo plan de mejoramiento.

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razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etcétera., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etcétera; (iv) los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etcétera., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto; (v) la disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato; (vi) la existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de

Sin embargo, es dable entonces aquí entender el siguiente aspecto: Conforme al parágrafo 1° del Artículo 38 de la Ley 489 de 1998, el régimen de las actividades y de los servidores de las Sociedades de Economía Mixta en la cuales el aporte de la Nación, de entidades territoriales y de entidades descentralizadas, sea igual o superior al noventa por ciento (90%) del capital social es el de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado. Bajo ese mandato, para determinar el régimen jurídico aplicable a las Sociedades de Economía Mixta en general, el Legislador remite a lo previsto en el Artículo 93 de la Ley 489 de 1998, a cuyo tenor se tiene: “Los actos que expidan las Empresas Industriales y Comerciales del Estado para el desarrollo de su actividad propia, industrial, comercial o de gestión económica se sujetarán a las disposiciones del derecho privado. Los contratos que celebren para el cumplimiento de su objeto se sujetarán a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de las entidades estatales”. (Negrilla y subraya fuera de texto), en concordancia con lo previsto en el parágrafo primero de los Artículos 38, 85 y parágrafo del Artículo 97 del mismo régimen de organización y funcionamiento de las entidades públicas indicado. De las normas trascritas se infiere que para las Sociedades de Economía Mixta proceden dos regímenes: Primero, el concerniente al derecho privado aplicable para los actos que deba expedir a fin de desarrollar su actividad industrial, comercial o de gestión económica. Segundo, el alusivo al régimen del Estatuto de la Contratación Pública, ya no para


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proveedores, constructores, profesionales, etc., en condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la entidad contratante; (vii) los procedimientos, trámites y requisitos que deban satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la selección del respectivo contratista y la consiguiente celebración del contrato que se pretenda celebrar.

implementar su actividad, sino para la celebración de los contratos correspondientes a su objeto social. Con posterioridad, el Legislador mediante el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011, prescribió: (…) “Artículo 93. Del régimen contractual de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta, sus filiales y empresas con participación mayoritaria del Estado. Modifíquese el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, el cual quedará así: Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin perjuicio de lo previsto en el Artículo 13 de la presente Ley. Se exceptúan los contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las disposiciones normativas existentes.” Según esta última regla, en materia contractual, el criterio para determinar si la empresa o sociedad respectiva, está sometida al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, esto es el régimen de Ley 80 de 1993, se verifica no sólo en consideración al porcentaje de


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participación del capital público superior al cincuenta por ciento (50%), sino además, en razón al tipo de actividad o actividades a que se dedica, pues si se trata de actividades comerciales que se desarrollen en competencia con el sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados regulados, se deberá regir por las disposiciones legales y reglamentarias que apliquen para las actividades respectivas, salvo las excepciones expresamente relacionadas. Nótese así, que la disposición invocada pareciera dar a entender como premisa, que no a todas aquellas entidades en las que el Estado tenga una participación superior al cincuenta por ciento (50%) y desarrollen actividades comerciales, se les aplica el Estatuto de la Contratación Pública, lo que pone de presente la necesidad de identificar en cada caso el tipo o naturaleza de la actividad económica que se desarrolle, y si la misma se rige por disposiciones legales y reglamentarias de carácter especial. En efecto, unos son efectivamente los actos que debe realizar la sociedad como tal, en lo atinente al objeto social tal y como lo regula el Artículo 4, en los 21 numerales del Instrumento Público N° 1692 del 7 de Septiembre del año 2007 contentivo de los Estatutos de la Sociedad, del cual efectivamente la entidad para desarrollar y ejecutar su objeto social, diferente a la actividad propia de la misma sociedad para su normal funcionamiento dentro de su actividad propia y distinta del objeto social. Sin desconocer lo que implica una adecuada y debida planeación en cada empresa, de lo cual la entidad ya tomó los respectivos correctivos con la implementación del Estudio de Conveniencia y Oportunidad, no menos cierto es que lo


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atinente al normal funcionamiento del objeto social se considera que no se ha transgredido lo afirmado por el ente de control desde el punto de vista de la dinámica propia de la entidad como tal diferente al objeto social para el cual fue creada. Por lo anteriormente expuesto, respetuosamente solicitamos a la comisión auditora considerar la posibilidad de dar de baja esta observación administrativa.

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Por otro lado se pudo evidenciar que en la cláusula decima de los contratos 01-2018D, 02-2018D, 04-2018D, 05-2018D, 08-2018D, 11-2018D, 14-2018D, 19-2018D, 21-2018D, 24-2018D, 26-2018D, 27-2018D, se encuentran las multas únicamente a favor de la entidad contratante, contraviniendo lo que en reiteradas ocasiones ha manifestado el Consejo de Estado, donde tratándose de contratos donde se aplique las reglas del derecho privado, esto es civil y mercantil, no podrán las partes, especialmente, la administración pública hacer inclusión de las prerrogativas del inciso 2 del artículo 14 de la ley 80 de 1993, esto es, dejar consignadas cláusulas excepcionales, ya que las mismas contravienen los principios de igualdad entre las partes

Las cláusulas excepcionales al derecho común son prerrogativas que ostenta la administración pública, dentro de la relación jurídica contractual, y que conllevan a privilegiar a uno de los sujetos de la relación negocial, bajo criterios de interés público o por decisión del legislador. Han sido concebidas como poderes derivados de la exorbitancia reconocida a la administración pública, en el ejercicio de su función administrativa, con el fin de salvaguardar el interés público o garantizar el cumplimiento de las finalidades del Estado. Igualmente, existe una concepción atinente a que son prerrogativas públicas que le otorgan al Estado un beneficio y trato favorable en sus distintos ámbitos de acción, derivada de la premisa de que la administración, normalmente, se presenta como titular de un poder soberano (poder de imperio) frente a los particulares. El intérprete constitucional Colombiano ha reconocido las cláusulas excepcionales como prerrogativas conferidas a las entidades públicas, derivadas del poder público de la administración pública y que obedecen a la finalidad misma perseguida en los contratos públicos, como es el interés

La Entidad en la cláusula octava denominada penal, reza textualmente en caso de incumplimiento injustificado parcial o definitivo de las obligaciones contraídas por parte del CONTRATISTA, este conviene en pagar a la empresa contratante la suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contratos y sus adiciones si los hubiere, suma que LA EMPRESA CONTRATATEN hará efectiva mediante el

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contratantes, así como la seguridad jurídica del negocio jurídico.

Por disposición expresa del parágrafo del artículo 14 de la ley 80 de 1993, los contratos que tengan por objeto desarrollar actividades comerciales e industriales de las entidades estatales prescindirán de la utilización de las cláusulas o estipulaciones excepcionales.

La anterior prohibición ha sido desarrollada en fallos del Consejo de Estado, donde ha manifestado que incluirlas rompería la relación de equilibrio entre las partes contratantes, por cuanto dejaría sin piso jurídico la relación de iguales y sobrevendría una imposición de la administración que desdibujaría la razón de ser del contrato privado, como instrumento jurídico de entendimiento y debiera producir un cambio en cuanto a la jurisdicción que deba impartir justicia en caso de litigio.

Esta misma situación ocurre con la inclusión de multas y la cláusula penal pecuniaria, donde se evidencia

público, y que no tienen aplicación en los negocios jurídicos del derecho privado. Dentro de la actividad contractual de la administración pública en Colombia, se aplica la figura denominada cláusulas excepcionales, con fundamento en lo dispuesto en los Artículos 14, 15, 16, 17, 18 y 19 de la Ley 80 de 1993, entendidas como prerrogativas o poderes especiales conferidas a favor de las entidades públicas, con la finalidad de salvaguardar el cumplimiento del objeto contractual y, en especial, la satisfacción del interés general, que se encuentra ínsito en las actuaciones contractuales del Estado. La esencia de la institución de las cláusulas excepcionales debe ser analizada y contrastada con lo previsto en el Artículo 14 de la Ley 80 de 1993, en el sentido de que en el texto legal citado, el legislador establece, como concreción del poder de dirección que tiene la administración pública, sobre el desarrollo y cumplimiento del contrato estatal, y en especial, del objeto contractual, la posibilidad de utilizar las denominadas cláusulas de caducidad, terminación, interpretación y modificación unilateral, sometimiento a las leyes nacionales y de reversión. El texto normativo establece de forma clara la procedencia de la utilización de las cláusulas excepcionales al derecho común, dentro de la actividad contractual de la administración pública, como una política legislativa dentro de la dinámica de la función administrativa del Estado, y que se concretiza con la concesión de un poder privilegiado a las entidades públicas, dentro de las relaciones jurídicas negociales que puedan crear, en el tráfico de las actividades y competencias conferidas por el ordenamiento jurídico, para el logro de los

cobro de los saldos que adeuda AL CONTRATISTA , al igual que se encuentra en la cláusula décimo cuarta multas en caso que el contratista se constituye en mora o incumpla injustificada y parcialmente alguna de las obligaciones que asume en virtud del presente contratante, podrá imponer al CONTRATISTA multas sucesivas equivalente al uno por mil (1 x 1000) del valor del contrato. Por lo anterior es claro que la entidad en la cláusula penal y multas solo se encuentra a favor de la entidad contratante por lo que no se evidencia la igualdad entre contratante y contratista y de acuerdo al derecho de


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que se pactan únicamente a favor del CDAT LTDA, donde ya está conceptuado la forma adecuada de pactarlas si una entidad de régimen privado desea usarlas, respetando siempre el equilibrio entre las partes contratantes y el principio de igualdad en cuanto a la competencia económica

Lo anterior se ocasiona por presunto desconocimiento de la normatividad referente a la contratación estatal, artículo 14 de la ley 80 de 1993 y la jurisprudencia sobre el tema, teniendo en consideración que, a pesar de tener un régimen privado legamente otorgado, los contratos no dejan de ser estatales.

cometidos que les imponen las normas jurídicas habilitadoras de su gestión administrativa. Pero ahondemos un poco más en el tema de las cláusulas excepcionales y digamos lo siguiente: Las cláusulas excepcionales, como todas las figuras contractuales, tienen características determinantes que inciden en su inclusión y aplicación: De manera general, la norma señala las características de las cláusulas excepcionales aplicables en nuestro ordenamiento. Si bien no las señala de manera explícita ni desagregada, en suma, podemos caracterizarlas así: Son taxativas: Solamente pueden considerarse cláusulas excepcionales aquellas que la ley indica; están plenamente identificadas en el ordenamiento jurídico y, por lo mismo, no cabe la interpretación sobre su tipicidad. Si no las consagra la norma, no generarán los efectos jurídicos deseados. Solo se pueden pactar en los contratos que autorice la ley: El Artículo14 de la Ley 80 de 1993 indica varios tipos contractuales. En algunos se consagra como obligatoria la inclusión de las cláusulas excepcionales, en otros es facultativa, y en otros está prohibida. De inclusión obligatoria: 1) Cuando se trata del ejercicio de una actividad constitutiva de monopolio estatal. 2) Prestación de servicios públicos. 3) Para explotación y concesión de bienes del Estado 4) En el contrato de obra. De inclusión facultativa: 1) Contrato de suministro 2) Contrato de prestación de servicios. De inclusión prohibida: 1) Contrato con persona pública internacional o de cooperación, ayuda o asistencia. 2) Contrato interadministrativo. 3) Empréstito. 4) Donación. 5) Arrendamiento. 6) Contrato para realizar actividades

contradicción que expone la entidad es muy claro en qué momentos se deben imponer estas y concluye lo siguiente: En suma, estas entidades podrán pactar las multas y cláusulas penales en sus contratos, sin embargo, para imponerlas o hacerlas efectivas, deberán precisar de manera clara y expresa el procedimiento adoptado, so pena de tener que acudir al juez del contrato, pero si la entidad no es clara y no aplica el derecho privado por medio del cual el legislador les ha facultado para que puedan operar en el mercado esto puede conllevar a una indebida celebración de contratos por no aplicar de forma


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comerciales o industriales de entidades estatales, distinta del ejercicio de monopolio estatal, prestación de servicio público o explotación y concesión de bienes del estado y contrato de obra. 7) Contrato para la realización directa de actividades científicas o tecnológicas 8) Contrato de seguro tomado por entidad pública. Son de aplicación restrictiva de acuerdo con su finalidad: Si bien las cláusulas excepcionales son una herramienta para lograr el cumplimiento de los contratos, esto no quiere decir que su uso pueda ser indiscriminado. Hay que tener en cuenta que la efectividad de las mismas, específicamente en el caso de la caducidad, genera para el contratista una sanción importante, por lo cual, debe ser la última opción que utilice la administración; lo aconsejable es primero intentar la bilateralidad. Por otra parte, tanto la modificación, interpretación, terminación unilateral, así como la caducidad, tienen el objeto exclusivo de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación. Si la finalidad es diferente, no será justificable la aplicación de las mencionadas cláusulas. Siempre procuran mantener el equilibrio económico: Tal como lo señala la norma, en los actos en que se ejerciten algunas de las potestades excepcionales de interpretación, modificación y terminación unilateral, deberá procederse al reconocimiento y orden de pago de las compensaciones e indemnizaciones a que tengan derecho las personas objeto de tales medidas y se aplicarán los mecanismos de ajuste de las condiciones y términos contractuales a que haya lugar, todo ello con el fin de mantener la ecuación o equilibrio inicial. Esto permite pensar que a pesar de ser la manifestación más

adecuada las normas que aplican en materia del derecho privado por lo anterior la comisión auditora concluye dejar en firme el hallazgo para que la entidad proceda a realizar el respectivo plan de mejoramiento.


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clara del imperio del Estado en una relación bilateral claramente desigual, esto tampoco legitima un abuso de parte de la Administración, y por lo mismo, siempre se deberá propender por el restablecimiento del equilibrio contractual. Ahora bien, es dable referirnos al tema determinado como fundamento o justificación de la inserción de cláusulas excepcionales en los contratos regidos por derecho privado en los que hace parte una entidad estatal. En efecto el contrato estatal trae consigo la posibilidad que le otorga la norma a las entidades estatales de incluir en él cláusulas excepcionales, llamadas así porque para algunos no resultan comunes en los contratos de derecho privado; en contraposición a esto, hay quienes consideran ilegal su pacto, pues vulnera el principio general de igualdad entre las partes que naturalmente se debe observar en una relación contractual. Por regla general, los contratos que celebra el Estado se denominan contratos estatales, sin embargo, no todos los contratos que celebran las entidades públicas están cobijados bajo la Ley 80 de 1993. Muchos de estos son de naturaleza civil o mercantil, por lo cual quedan bajo el amparo de las normas de estas ramas del derecho, tanto en lo sustancial como en lo formal. Esto quiere decir que, si bien la administración celebra contratos, en su mayoría regidos por las disposiciones del Estatuto General de Contratación, existen algunos especiales, que por expresa disposición legal están excluidos de las previsiones de aquella regulación, y que se someterán tanto en su formación como en su ejecución a las reglas del derecho privado.


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Ahora bien, en este punto es pertinente preguntarnos, ¿por qué existen contratos celebrados por entidades estatales que no se rigen por el derecho administrativo? Es preciso mencionar que, como ya se advirtió, esta resulta la excepción a la regla, depende de la naturaleza jurídica de la entidad estatal que los celebre, de su actividad o misión, del porcentaje de participación del Estado en la entidad y de la norma que expresamente desvincule de su régimen de contratación las normas de derecho público. La Ley 1150 de 2007, es sus Artículos 13 y 14, prevén esta particularidad, y especifican que cuando una entidad tiene un régimen exceptuado, se regirá por las disposiciones especiales que para ello se definan. En los casos de las empresas estatales, por ejemplo, se someten a las normas de derecho privado por el hecho que la mayoría de sus actividades se encuentran en competencia con empresas de carácter privado, y si se sujetaran a la aplicación del régimen de contratación estatal existiría una clara desventaja que se traduciría en pérdidas económicas. Por otra parte, si un contrato que celebra una entidad estatal está sometido a derecho privado por alguna de las razones anteriormente mencionadas, ¿pueden entonces pactar cláusulas excepcionales, las cuales en principio están previstas para los contratos sometidos a derecho público? A pesar de que un contrato esté sometido a derecho privado, si una de las partes es una entidad estatal, ¿esta conserva sus facultades para dirigir el contrato y lograr el cumplimiento del objeto del mismo? El contrato privado, aparte de la regulación específica para cada tipo de contrato, está sometido a principios generales.


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Uno de estos principios es la igualdad de intereses y condiciones de las partes. El Estado se encuentra sometido a la normatividad jurídica, que se concreta en uno de los principios motores del Estado de derecho, esto es, el principio de legalidad, entendido como la sujeción al orden jurídico que irremediablemente recoge la totalidad de las normas, principios y valores que inspiran un sistema jurídico. De todo lo antes acotado se puede concluir en materia de Clausulas Excepcionales, que cuando en un contrato sometido a derecho privado, existe un extremo de naturaleza pública, es posible el pacto de cláusulas excepcionales a pesar del régimen que los cobija, sin embargo, al igual que en los contratos sometidos a derecho público, esta facultad debe ser otorgada por la ley, y no se podrá actuar en ese sentido sin la expresa habilitación legal requerida. El Consejo de Estado igualmente ha indicado este grupo determinado en los cuales facultativamente se pueden pactar las mismas y que coincide con los contratos de suministro y de prestación de servicios. Para la Sección Tercera del Consejo de Estado, en este grupo se integran los contratos en los cuales la misma ley autoriza que los extremos de la relación contractual acuerden voluntariamente su inclusión, sin que tal autorización llegue a ser una imposición; de tal manera que el pacto de tales disposiciones es opcional, entendiéndose que, su falta de estipulación significa que tales poderes exorbitantes no existen en el negocio jurídico. Su campo de aplicación está reservado solo para los contratos de prestación de servicios y los de suministro, y debe tenerse presente que su inclusión solo puede favorecer a las entidades estatales, de tal suerte


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que resulta imposible pactar tales poderes en favor del contratista (Consejo de Estado, 2006). En este punto resulta oportuno señalar que es en este grupo de contratos en los que se abre un espacio para que opere el principio de la autonomía de la voluntad de las partes, lo cual no va en armonía con la tradición administrativista según la cual, se había entendido que era la propia ley, y no las partes del contrato, quien podía disponer, en exclusiva, la inclusión de cláusulas excepcionales. Es claro entonces, que solo en los contratos de suministro y en los de prestación de servicios, la ley autoriza a los extremos de la relación jurídica a negociar la inclusión de poderes exorbitantes (siempre en favor del Estado), y en estos casos dicha inclusión no deviene directamente y de manera “inmediata” de la ley, sino de manera “mediata”, por cuanto se hace necesario que las partes lleguen a un acuerdo sobre su inclusión; de lo contrario tales cláusulas no podrán existir en el caso concreto (Consejo de Estado, 2006). La observación que se plasma igualmente por parte de la Auditoría, se hace extensiva a que en los contratos única y exclusivamente se pacta las Cláusulas de Multas y Penal, lo cual rompe el equilibrio entre las partes contratantes. La potestad sancionatoria de la administración es una herramienta coercitiva que tiene como fin el correcto y cabal desarrollo y cumplimiento del contenido obligacional de los contratos que suscribe, los cuales a su vez, persiguen el fin misional de la Entidad y el Estado en los términos del Artículo 2 de la Constitución Política. Ahora bien, el ejercicio de la potestad sancionatoria, debe estar rodeado de las garantías y principios propios del derecho administrativo, así como de reglas claras que


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determinen un debido proceso para el contratista. Frente a este particular, el Consejo de Estado ha indicado: "De otra parte, la potestad sancionadora, al igual que ocurre con otras potestades reconocidas a la Administración, sólo se puede concebir bajo el postulado según el cual la actividad administrativa se halla supeditada al derecho. Es decir, no se trata de un poder aislado sino sometido en todo momento al principio de legalidad." (...) "Visto lo anterior, la potestad sancionadora se halla sometida al principio de legalidad en los siguientes aspectos: 1. Su atribución; 2. El carácter discrecional o reglado de su ejercicio; 3. El espacio temporal en que puede utilizarse, y 4. Las formalidades procedimentales exigidas para imponer una sanción.” Con ocasión de lo anterior, se tiene que la potestad sancionatoria de la administración se concibe en respuesta a la protección de los intereses públicos que la misma persigue y en virtud de las funciones y responsabilidades asignadas a la misma. En ese sentido, es preciso señalar que la ejecución de los contratos estatales se debe realizar en el marco del ordenamiento jurídico (principio de legalidad), dentro del cual se encuentran las disposiciones relacionadas con la autonomía de la voluntad de las partes, así como aquellas cláusulas que se imponen en virtud de las potestades excepcionales (Artículo 14 de la Ley 80 de 1993). En el evento en que esos límites se alteren o transgredan, es deber de la administración restablecer el orden alterado, obtener la reparación del daño, o perjuicio, o utilizar mecanismos de coacción para conseguir los fines establecidos en el contrato estatal, a través de la aplicación de medidas establecidas contractualmente, cuya aplicación y procedimiento, deberán ser respetuosos del debido proceso,


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tal y como lo contempla la Ley. Estos mecanismos corresponden en la actualidad a la multa, con fines de apremio o conminatorios, la cláusula penal pecuniaria, por regla general, con fines indemnizatorios y cualquier sanción que se establezca en el contrato, de acuerdo a las normas civiles y mercantiles que gobiernan la actividad. La multa es la medida de aplicación habitual ante el incumplimiento del contratista durante la ejecución contractual y tiene como finalidad, el apremio o conminación al cumplimiento del contenido obligacional del acuerdo de voluntades. Sobre la multa, señala el Consejo de Estado: "Es aquella sanción pecuniaria de la cual puede hacer uso la administración en ejercicio de su función primordial de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato, con el objeto de constreñir o apremiar al contratista al cumplimiento de sus obligaciones, una que vez se verifique el acaecimiento de incumplimientos parciales en vigencia del plazo contractual. Por consiguiente, la multa contractual tiene como función primordial compeler al deudor a la satisfacción de la prestación parcialmente incumplida, es decir, tiene una finalidad eminentemente conminatoria, a diferencia de la cláusula penal, medida coercitiva mediante la cual lo que se busca no sólo es precaver sino también sancionar el incumplimiento total o parcial de las obligaciones a cargo del contratista." (Negrilla fuera del texto). Así pues, la multa es aquella disposición correctiva por la cual la administración a través de la imposición de una sanción de carácter pecuniaria insta a su contratista al cumplimiento de lo pactado. Como señala, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado mediante concepto N° 2040 del 29 de


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noviembre de 2010, la misma tiene por objeto: "apremiar al contratista al cumplimiento de sus obligaciones, mediante la imposición de una sanción de tipo pecuniario en caso de mora o incumplimiento parcial. La doctrina en igual sentir ha señalado que la multa cumple en favor de la administración, una función compulsiva o de apremio orientada a la oportuna y cabal ejecución del objeto contratado”. La multa solo podrá ser impuesta antes de la terminación del plazo contractual o la firmeza del acto que le pone fin, ya sea por mutuo acuerdo, terminación unilateral o caducidad, pues por su finalidad, sería inocua una vez se agota el término para cumplir con la obligación. De igual manera y en sendos pronunciamientos, el alto tribunal administrativo ha manifestado: “... sólo podrá adoptarse [las multas como medida coercitiva] mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista, lo cual significa que, además que se encuentra prevista para incumplimientos parciales y no totales, procede siempre que el contratista no haya satisfecho a cabalidad sus prestaciones, toda vez que su finalidad es la de garantizar el cumplimiento cabal y oportuno de un contrato constriñendo al contratista a su ejecución en caso de mora o retardo. Quiere decir lo anterior que, una vez vencido el plazo de ejecución, cesa la aludida facultad, de suerte que su aplicación extemporánea, o sea, la inobservancia de este límite temporal, hace anulable el acto respectivo, al presentarse una forma de incompetencia por razón del tiempo (ratione temporis). Por consiguiente, para la viabilidad de la imposición de las multas, resulta necesario que no se haya vencido el plazo de ejecución o decretado la caducidad del contrato, pues, se precisa, ellas no tienen una naturaleza


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indemnizatoria sino compulsiva por cuanto sirven para apremiar o conminar al contratista a cumplir el contrato, lo que implica que deben ser aplicadas durante el término fijado por las partes para su cumplimiento en tiempo oportuno y no cuando ese período ha expirado o extinguido en forma anormal (subrayado y negrilla fuera del texto original). Si bien es cierto que el pacto de la multa deviene de la autonomía de la voluntad y debe consignarse expresamente en el Contrato, también lo es que la administración tiene la capacidad de tazarlas e imponerlas de manera unilateral por medio de acto administrativo, tal como lo señala el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, con el procedimiento que por su parte ha sido establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474, así: "Artículo 86. Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento. Las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública podrán declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, e imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal". Para tal efecto observarán el siguiente procedimiento:" (negrilla y subrayado fuera del texto original). El Artículo 17 de la Ley 1150 y el Artículo 86 de la Ley 1474, en primer lugar, cerraron la cuestión sobre si la administración tenía en su cabeza la facultad para imponer y hacer efectivas las multas de manera unilateral, y por otro lado, el procedimiento que para ese propósito debía aplicarse, garantizando con ello, el debido proceso para la cuestión particular. Con relación a la cuestión derivada del inciso final del citado Artículo 86 de la Ley 1474 que reza que "la entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por


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algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento", debe precisarse que si bien es cierto que la finalidad de la multa es la de apremiar al contratista, también lo es, que el trámite y desarrollo del procedimiento garantizando el debido proceso, no puede convertirse en un plazo adicional para la ejecución sin consecuencia alguna para el contratista, razón por la cual, en el evento de presentarse el supuesto anterior, la entidad deberá realizar un análisis que permita concluir la conveniencia o no de hacer uso de la facultad conferida para archivar o no el procedimiento. Sobre lo anterior ha señalado el Consejo de Estado lo siguiente: “... no es admisible la siguiente tesis general que propone el contratista: la administración sólo puede declarar la caducidad del contrato dentro del plazo de ejecución, y mientras el contratista se encuentre en estado de incumplimiento; si supera esa situación desaparece el poder exorbitante. Semejante idea es inadmisible, porque la tesis no solo carece de respaldo normativo sino también lógico y de coherencia administrativa, toda vez que de admitirse se facultaría al contratista para manipular y jugar con la potestad sancionatoria de la administración, de manera irresponsable y además injustificada para la seguridad jurídica que también protege a la administración, porque bastará que le inicien un proceso sancionatorio para que previamente o incluso durante él "se ponga al día", con el propósito declarado de burlar la sanción que tiene merecida”. Semejante autorización para la mofa no existe en la ley, ni sería tolerable, porque aceptarlo judicialmente autorizaría al contratista a jugar con el interés general y el bien común, consintiendo que manipule su incumplimiento hasta los


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límites, ya que puede ponerse al día en sus obligaciones cuando le parezca necesario para inhibir el poder sancionatorio iniciado, y que ya merece padecer. Esta tesis sólo tiene una salvedad posible -ni siquiera necesaria u obligada tratándose de sanciones de todo tipo, y esto en vigencia de la Ley 1150 —que además no rige para el caso concreto-, puesto que el literal d) del art. 86 de la Ley 1474 de 2011 establece que "La entidad podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento" —negrillas fuera de texto-, lo que significa que la administración puede imponer la sanción o perdonarla, pero el contratista no tiene el derecho a exigir lo último, por el hecho de ponerse al día en las obligaciones, pues se trata de una potestad para la administración y no de un derecho de aquél”. Se reitera entonces que dependerá del criterio de la entidad la decisión de hacer uso o no de la facultad que el Artículo 86 de la Ley 1474 le confiere. Con base en lo expuesto en precedencia, puede tenerse lo siguiente: - La multa no corresponde a una de las cláusulas excepcionales al derecho común reguladas en el Artículo 14 de la Ley 80 de 1993 y por tanto, debe encontrarse expresamente pactada en los negocios jurídicos de la administración en lo que se considere pertinente. - La imposición y efectividad de la multa debe estar precedida por el agotamiento del debido proceso, que se materializa para el caso particular en lo dispuesto por el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011; en caso de encontrarse vacíos en las normas precedentes,


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deberá acudirse a la regulación del procedimiento administrativo de la Ley 1437 de 2011. - En igual sentido, por su carácter de apremio, la multa carecería de objeto al ser impuesta una vez cese el término de ejecución contractual, ya sea por agotamiento del plazo, terminación de mutuo acuerdo o unilateral, o por declaratoria de caducidad, por lo tanto lo que procede es su aplicación durante la ejecución del contrato; y si dicha ejecución termina durante el procedimiento de imposición, se deberá archivar la actuación, caso en el cual, si los perjuicios lo justifican, la entidad deberá evaluar la procedencia de abrir un nuevo procedimiento con miras buscar la indemnización de los perjuicios por medio de la imposición de la cláusula penal pecuniaria. - En los contratos de las Entidades Públicas que no se encuentren sometidas al Estatuto de Contratación de la Administración Pública, será posible acordar las multas y el procedimiento para hacerlas efectivas con sustento en el principio de la autonomía de la voluntad, el cual deberá pactarse expresamente en el Contrato así lo ha indicado la Corte Suprema de Justicia, Sala Civil de Casación. Sentencia del 16 de mayo de 2011. M P Dr. William Namen Vargas. Expediente 2000-00005. Analizado lo pertinente a la multa y su naturaleza conminatoria o de apremio, procede ahora lo pertinente a la otra sanción usualmente pactada en los contratos de la administración pública, la cláusula penal pecuniaria, como medida que, en principio, de acuerdo a lo dispuesto por la normativa y la jurisprudencia relativa a contratación pública bajo el Estatuto General de Contratación de la Administración, tiene el fin de resarcir los perjuicios que se


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hayan consolidado por un presunto incumplimiento del contratista. Ahora bien, aunque la cláusula penal pecuniaria, al igual que la multa deviene del pacto expreso de los partes por medio de la autónoma de la voluntad, del que se hace uso por referencia expresa a las normas civiles y mercantiles al no tener tratamiento especial en el Estatuto General de Contratación (Artículo 13 de la Ley 80 de 1993), el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el 86 de la Ley 1474 de 2011, habilitan a la administración para declarar el incumplimiento y hacerla efectiva mediante acto administrativo que presta mérito ejecutivo. Sobre este particular ha indicado el Consejo de Estado: “En la actualidad la facultad de pactar cláusula penal, así como de hacerla efectiva directamente se encuentra establecida en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 (...). Como se puede observar la legislación vigente mantiene la misma filosofía establecida en el Decreto 222 de 1983, diferenciándose en que ahora no es obligatorio pactar la cláusula penal, sino que este es un aspecto que dependerá en todo momento del acuerdo de voluntades". (Subrayado y negrilla fuera del texto original). "Durante la vigencia de la Ley 80 de 1993, antes de la expedición de la Ley 1150 de 2007, las partes podían pactar cláusulas referentes a multas y cláusula penal pecuniaria, no obstante, las entidades estatales no contaban con la facultad de hacerlas efectivas directamente, toda vez que la ley no lo consagró expresamente. Siendo ello necesario, en cuanto la justicia es función no confiada a las entidades públicas, tampoco a los particulares, sino a cargo de los jueces sometidos al imperio de la ley” (Consejo de Estado. Sección


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Tercera. Sentencia de 22 de octubre de 2012. C.P. Enrique Gil Botero. Exp No. 20738. - Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera. Sentencia del 3 de agosto de 2017. C.P. Stella Conto Díaz del Castillo. Rad. 39113.) Ahora bien, como se señaló en precedencia, de la autonomía de la voluntad materializada en expresamente en el acuerdo de voluntades, dependerá si se le da a la cláusula penal pecuniaria un carácter diferente al de tasación de los perjuicios eventualmente causados. "Es interesante también insistir en la forma de interpretar las cláusulas penales, pues por lo general se deben entender como tasación anticipada de perjuicios, y sólo por pacto expreso e inequívoco en palabras de la Corte, se pueden considerar en sentido de cumplir las otras funciones. De aquí se desprende que si hay dudas en la interpretación de una determinada estipulación, se debe apreciar como estimación de los perjuicios". (Subrayado y negrilla fuera del texto original). Teniendo en cuenta lo antes acotado podemos decir: - La cláusula penal pecuniaria no es obligatoria y por tal motivo, se debe pactar en los negocios jurídicos en los cuales se considere pertinente. Para tal efecto, se podrán contemplar las diferentes acepciones que la Ley ha dado a la figura, teniendo en cuenta que en principio, a efectos de la contratación de la administración pública, la cláusula penal tiene el carácter de tasación de perjuicios. - La imposición de la cláusula penal pecuniaria y la determinación de su efectividad mediante el pago por efecto de un acto administrativo motivado, corresponden a una facultad unilateral de la administración'', en razón a la atribución otorgada en los Artículos 17 de la Ley 1150 de


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2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011, respetando y siguiendo el procedimiento por estas desarrollado. - La redacción de la cláusula penal en cada contrato deberá precisar si es posible su efectividad ante incumplimientos parciales del contrato durante la ejecución, cuando sobre los mismos, se encuentren perjuicios consolidados. En caso de no aclarar lo anterior, la cláusula penal solamente podrá hacerse efectiva ante el incumplimiento total, una vez finalizado el plazo o en eventos de terminación anticipada del mismo. - Para el caso de las entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación, es decir, aquellas facultadas para aplicar en su actividad contractual unas reglas distintas, contenidas en las normas civiles y mercantiles, en la norma que crea el régimen especial o en su manual de contratación; es importante precisar la postura del Consejo de Estado frente a la posibilidad de pactar y ejecutar las cláusulas penales: "(...) en aquellos contratos que celebren las entidades de derecho público, cuyo régimen jurídico aplicable son las normas de derecho privado, las partes actúan en una relación de igualdad, no obstante que estos negocios jurídicos detenten la naturaleza de contratos estatales, por lo tanto, aunque en virtud del principio de autonomía de la voluntad, en las cláusulas contractuales se haya pactado la imposición de multas y aunque se hubiera estipulado su efectividad de manera unilateral, mediante la expedición de un acto administrativo, ninguna de las partes podrá ejercer dicha potestad, en tanto que la ley no las ha facultado para ello y las competencias, como es sabido provienen de la ley y no del pacto contractual” (Negrilla fuera de texto).


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"(...) en aquellos contratos gobernados por el derecho privado — (...) — las entidades públicas no tienen potestad para expedir actos administrativos mediante los cuales se impusieran multas a los contratistas, no sólo por el plano de igualdad de las partes en los contratos regidos por el derecho privado, sino porque, además, no existe disposición legal alguna en la normativa privada que les asigne tal facultad. Al respecto es importante resaltar que la potestad de imponer unilateralmente multas deviene directamente de la Ley y no del pacto o convención contractual, razón por la cual al no estar expresamente dicha facultad asignada por la Ley, no resulta posible para la entidad pública imponer multas al contratista” (Consejo de Estado. Sección Tercera. Sentencia de 12 de noviembre de 2014. C.P. Hernán Andrade Rincón. Rad. No. 29165). En suma, estas entidades podrán pactar las multas y cláusulas penales en sus contratos, sin embargo, para imponerlas o hacerlas efectivas, deberán precisar de manera clara y expresa el procedimiento adoptado, so pena de tener que acudir al juez del contrato. Por todo lo anterior, comedidamente solicitamos a la Comisión de Auditora, considerar la posibilidad de dar de baja esta observación administrativa.

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Se evidencia que las adiciones practicadas a los procesos de contratación no son explícitas en indicar el tiempo adicional ni el valor que se incrementa, solo se estipula el termino máximo de terminación y se hace alusión a las mismas cláusulas del contrato, que al culminarse el

Con relación a esta observación, valga la pena indicar con el mayor de los respetos que la misma no es explicita en revelar a cuáles actos contractuales se les aplicó la figura de la adición en cuanto a la no determinación del tiempo adicional, ni el valor en que se incrementa el mismo, como tampoco se determina en la misma observación cuáles son los contratos que fueron modificados a través de la figura del Otrosí.

Conforme al argumento que presentado por la entidad en el derecho contradicción la entidad acepta y se procede a eliminar el hallazgo del cuerpo del informe.


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proceso contractual pierden su peso jurídico, debiendo ser modificadas en el documento denominado otro sí.

Respecto a la adición de los contratos estatales la Ley 80 de 1993, establece: “Articulo 40. Del Contenido del Contrato Estatal. (…) Los contratos no podrán adicionarse en más de cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales”. Al respeto, la jurisprudencia del Consejo de Estado ha establecido el alcance del a adicción contractual, diferenciándola sustancialmente de la figura del contrato adicional: “Tanto la jurisprudencia como la doctrina nacional consideran que las nociones de contrato adicional y de adición de un contrato no corresponden a la misma figura judicial. Así mientras que por el primero (contrato adicional) se entiende aquel contrato que implica una modificación fundamental del convenio inicial, la segunda (adición del contrato) se refiere a una mera reforma del contrato que no implica una modificación de su objeto (…). Con la entrada en vigencia de la Ley 80 de 1993, la cual abandonó el concepto de adición, señalando solamente un límite en el valor de esa figura, en cuanto al parágrafo de su artículo 40 determinó que la misma no podía superar más del 50% del valor inicial del contrato. De otra parte, la Ley 80 de 19993 mantuvo el criterio de excluir de la adicción al contrato los reajustes o revisión de precios, para lo cual señaló trámites diferentes… En otras palabras, solamente habrá contrato adicional cuando se agrega algo nuevo al alcance físico inicial del contrato, cuando existe una verdadera ampliación del objeto contractual y no cuando simplemente se realiza un ajuste al valor o del plazo inicial del contrato (…) De lo expuesto se colige, entonces, que son diferentes el contrato adicional y la adición del contrato. Aquel es un nuevo contrato, mientras que esta es una modificación de un


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contrato en ejecución siendo nota diferencial en el primero la afectación del contrato“ (Consejo de Estado. Sección Segunda. Rad 2000160252001-23-31-000-2002-02-056-08). Esta interpretación ha sido igualmente acogida por la Corte Constitucional en la sentencia C-300 de 25 de Abril de 2012, M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub tras recopilar varias decisiones en ese sentido proferidas por el Consejo de Estado: “Por último, es preciso resaltar que la modificación del contrato no puede ser de tal entidad que alteres su esencia y lo convierta en otro tipo de negocio jurídico, puesto que ya no estaríamos en el escenario de la modificación sino ante la celebración de un nuevo contrato. En efecto, de acuerdo con el artículo 1501 del Código Civil, los contratos tienen elementos de su esencia, de su naturaleza y accidentales (…). Solo cuando se hace necesario reformar el objeto del contrato se está frente a la celebración de verdaderos contratos adicionales, por ello implica una modificación fundamental del convenio inicial. Por lo mismo, debe entenderse que cuando la norma se refiere a la celebración de un contrato adicional por modificación del plazo adicional cuando las partes contratantes acuerdan una modificación del objeto, del plazo y del valor del contrato. Como por ejemplo, cuando en un contrato de obras públicas se pacta la construcción de una determinado tramo de una carretera y una vez en ejecución se determina que el tramo debe ampliarse, ese cambio obviamente redunda en la modificación del objeto del plazo y del valor del contrato principal, lo que conlleva necesariamente la celebración de un contrato adicional”.


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Entonces no se sabe efectivamente de acuerdo a la observación plasmada, qué contratos evidenciados fueron objeto de adición, pues si aplicamos lo plasmado en la misma en cuanto a plazo y monto del contrato, tendríamos por ejemplo que un contrato de prestación de servicios con término de duración de cuatro (4) meses, con honorarios mensuales de $1.200.000 que arrojaría un monto total de $4.800.000 se tendría que adicionar el mismo en cuanto a tiempo y valor en máximo de dos (2) meses y como valor el de $2.400.000. Es por ello que para el mejor entendimiento de la observación planteada, al indicarse la palabra OTROSI es diferente a la figura de la ADICION DE UN CONTRATO, de allí que es dable que durante el transcurso de la ejecución del contrato exista una modificación del mismo que puede ser bajo dos puntos de vista a saber: a) Modificaciones de Mutuo Acuerdo, aquellas en las que existe un acuerdo entre las partes del contrato (contratante - Entidad Pública y contratista - particular o público) con relación a la variación del contrato. b) Modificaciones Unilaterales, las que de conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la ley 80 de 1993, son necesarias durante la ejecución del contrato con el fin de evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se debe satisfacer con el contrato, cuando previamente no se pudo llegar a acuerdos con el contratista. Por ello al hablarse de ADICIÓN como su nombre lo indica es una modificación cuyo objeto es adicionar el valor del contrato. Los contratos estatales, por expresa prohibición legal no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado este en SMMLV.


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El OTROSI es un acuerdo que celebran las partes – entidad y contratista - para aclarar, agregar o suprimir una o algunas de las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus anexos. Mediante la celebración de un Otrosí no puede modificarse el objeto del contrato, ni desmejorar las condiciones de la propuesta adjudicada u ofertada. Tanto la Adición como el Otrosí parten del concepto de modificaciones de mutuo acuerdo, pues igualmente es dable que en mismo documento se pueda hablar de la ADICIÓN - OTROSI para efecto por ejemplo de prorrogar el contrato que afecta precisamente el plazo del contrato suscrito. Ahora bien, si termina el contrato dentro del tiempo estipulado para su ejecución, es dable que las cláusulas contenidas en él pierdan peso, pues el contrato como tal ya ha finiquitado con respecto a su vigencia, y tan solo queda aplicar la figura de la liquidación del mismo, lo cual como tal no es óbice para que la entidad pueda normalmente suscribir un nuevo contrato o en su defecto opte por la figura de la ADICIÓN – OTROSI, pues efectivamente al darse lo anterior de contera la prorroga se daría como tal, pues es inviable jurídicamente adicionar un contrato sin que exista prórroga para la ejecución del mismo en cuanto esa adicción y el cumplimiento de la cláusulas iniciales contenidas en el. Por lo anterior, comedidamente solicitamos a la Comisión de Auditora considerar la posibilidad de dar de baja esta Observación Administrativa.

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La entidad no realiza la delegación de la supervisión, no existe ningún documento que constate esta asignación, pero se evidencia a través de los informes a un

La presente observación entraña lo atinente a dos (2) puntos contenidos en la misma. La primera tiene que ver con la figura de la Supervisión como tal aplicada ésta a los contratos que celebra la entidad para dinamizar su objeto contractual y lo segundo, tiene que ver con dicha función de Supervisión

La entidad no desvirtúa el hallazgo por lo tanto queda en firme para que la entidad realice la acción de mejora

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funcionario apoyando esta función, de acuerdo a lo reglado en el artículo 83 del Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011), la entidad debe estipular quien es el funcionario que va a ejercer esta vigilancia, al cual se le deben socializar sus funciones y responsabilidades. Por otro lado en los informes de supervisión no se evidencia el seguimiento a la matriz de riesgos que se estipula en los estudios previos de la entidad, la misma está diseñada de forma general para todos los contratos y no se realiza de forma específica de acuerdo a las actividades y objeto del contrato, contraviniendo a que no se mitiguen los posibles riesgos que puedan derivarse del proceso contractual.

respecto al seguimiento de la Matriz de Riesgos establecida como general y no especifica para todos los contratos que hay suscrito la entidad. Es dable entonces tocar en primer lugar el tema de la Supervisión de los contratos suscritos por la entidad. La supervisión es el seguimiento integral que debe hacer la Entidad Estatal a la ejecución de un contrato para asegurar que cumpla con su propósito. La supervisión del contrato requiere revisión constante de la ejecución de las prestaciones del contrato, sus aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos. El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, expedido a través de la Ley 80 de 1993, establece los deberes y derechos de las Entidades Estatales para la consecución de los fines de la contratación en el Artículo 4 del mencionado estatuto: “Artículo 4º. De los Derechos y Deberes de las Entidades Estatales. Para la consecución de los fines de que trata el artículo anterior, las entidades estatales: 1°. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante. (…)”. Del citado artículo, se resalta que el Legislador estableció sobre la entidad el deber de realizar una verdadera gestión de los contratos. Este deber fue materializado en cabeza de la supervisión e interventoría a través de lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, en donde la norma dispone: Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a

teniendo en cuenta que no se evidencia acto de delegación de las supervisiones de los contratos ni el seguimiento a la matriz contractual dentro de los informes de supervisión.


http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=304#4



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vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda […] (subrayado y negritas fuera del texto original). Por lo anterior, la denominación de supervisor es utilizada para indicar, por regla general, al funcionario -persona natural- de la entidad estatal contratante que es el responsable –por un acto de delegación, designación o porque le es de la naturaleza de su cargo- del seguimiento del contrato en las condiciones antes mencionadas. Cabe aclarar que, la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la supervisión e interventoría, en concordancia con lo expuesto, indica que ésta debe ser ejercida directamente por un funcionario público, pero además pone de presente que para ello no será indispensable que la función de supervisión esté contemplada en el Manual de Funciones de la Entidad para el cargo del funcionario designado para tal fin, toda vez que la supervisión es una función inherente al ejercicio del cargo de supervisor. En efecto, como lo indica el concepto del DAFP, adicional a lo establecido en el manual especifico de funciones y requisitos de la entidad, es viable que a los empleados se les asigne otras funciones a través de manuales o actos administrativos, dentro de los límites que establece la Constitución y la ley, siempre que se ajusten a los lineamientos generales señalados en el Manual General de Funciones y no se desvirtúen los objetivos de la institución y la finalidad para la cual se creó el empleo.


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La vigilancia del supervisor se dirige a que debe examinar permanentemente el estado de ejecución del objeto contratado, así los cumplimientos de las funciones propenden y garantizan el aseguramiento jurídico de las actividades involucradas por la naturaleza del objeto contractual en ejecución, su normal desarrollo y el cabal cumplimiento de lo contratado.

Podemos decir entonces igualmente que la supervisión formal consiste en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado. La supervisión material consiste en la comprobación y certificación de la efectiva y real ejecución y cumplimiento del objeto contratado y el informe anexo al certificado de cumplimiento, es el sustento del debido pago de las obligaciones contraídas. Al descender el caso en concreto de la observación planteada, la comisión de auditoría plantea que no existe documento de delegación como tal en un funcionario alguno, pero en el mismo texto de la observación se deja plasmado que existe un funcionario ejerciendo dicha labor. Colombia Compra Eficiente hace un análisis interesante en respuesta a una consulta que fuera elevada en la fecha del 01 de febrero del año 2018, dentro del radicado: # 4201814000000950, en lo atinente a la Supervisión de los contratos de prestación de servicios mediante la figura de la delegación. Al absolverse dicha consulta, los términos de dicha respuesta fueron del siguiente tenor: “La designación del supervisor de un contrato no es una delegación en los términos del artículo 9 de la Ley 489 de 1998 ni tampoco del artículo 12 de la Ley


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80 de 1993, ya que la función de supervisión es inherente al desempeño de las funciones ordinarias de los servidores públicos, y no es una función asignada exclusivamente al ordenador del gasto. En todo caso, el ordenador del gasto de la Entidad Estatal como responsable de la vigilancia y control de la ejecución del gasto y del contrato es quien debe designar al supervisor del mismo de forma escrita mediante comunicación o directamente en el contrato a supervisar. Cuando la designación del supervisor de un contrato se hizo en la minuta del mismo, el cambio del supervisor implica una modificación de la cláusula en la que está contenida la designación”. (Comillas fuera de texto). Esto quiere decir que al existir el documento de apoyo por parte de un funcionario adscrito a la Entidad, en las labores de supervisión de los contratos suscritos por la entidad, se tiene que la entidad efectivamente está realizando dichas labores y no sobre un acto como tal de delegación, sino sobre un documento soporte en el cual se ha determinado esa actividad. Pero amen de ello, conforme a Concepto N° 97171 de fecha 06 de Mayo de año 2016, emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública al conceptuar sobre la figura de la Supervisión y de quién puede desarrollar la misma indicó lo siguiente: “Conforme a lo expuesto, el desempeño de la función de supervisión por parte de los empleados designados, se encuentra viable atendiendo a la figura de la Asignación de Funciones diferentes al empleo específico que se ejerce, siempre y cuando del ejercicio de las funciones desarrolladas haya una relación con el objeto de contrato que se busca supervisar o vigilar ya sea por el conocimiento directo de la


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actividad o por la experiencia que se tenga en función del contrato o materias del contrato. Bajo estos términos el ejercicio de la supervisión no implicaría, se anota, la desnaturalización del ejercicio de las funciones propias del cargo sino más bien de colaboración y apoyo con los fines generales que persigue la entidad, la cual deberá ser desarrollada en los términos de contrato y en la regulación específica que sobre el tema se haya adoptado en el Manuel Interno de Contratación de la Entidad.

Respecto al nivel jerárquico sobre el cual puede recaer, se ha indicado que la asignación de la supervisión de contratos puede ser ejercida por empleados que pertenezcan a cualquiera de los niveles de la entidad, en este orden de ideas, todos los empleados públicos pertenecientes a los niveles asistencial, técnico, profesional, asesor o directivo a que hace referencia el Artículo 4º del Decreto 770 de 2005, para empleos públicos pertenecientes a organismos y entidades del orden nacional, o a los niveles asistencial, técnico, profesional, asesor o directivo a que hace referencia el Artículo 4º del Decreto 785 de 2005 para las entidades del orden territorial, podrán ejercer la supervisión de contratos, en aplicación de la asignación de funciones y siempre que se reúnan las condiciones para llevar a cabo la misma. En tal sentido se deberá tener en cuenta que el perfil profesional del funcionario designado se ajuste al objeto del contrato cuya supervisión se le asigna y se tendrá en cuenta además, que el funcionario cuente con la logística para desarrollar correctamente sus funciones (Comillas fuera de texto).

Bajo tales aspectos y conforme este concepto antes indicado, es que efectivamente la entidad determinó el apoyo a esas


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funciones de supervisión mediante Resolución N° 098 de Diciembre 12 de 2017, en el cual se designó a la señora Sandra Patricia Gaviria Sánchez, Coordinadora de Talento humano, para que realizara dichas labores a los contratos suscritos por la entidad. Ahora bien, el otro tópico que se determinó en la respectiva observación administrativa, es el inherente a la matriz de riesgos que se establece para cada contrato en especial que celebra la empresa. La auditoría acepta de entrada, que efectivamente si existe una matriz de riesgos establecida para lo atinente al proceso de contratación desde su fase precontractual, pero que la misma no es específica respeto del tipo de contrato que celebra la entidad, es decir una causa lo que determina en un efecto de no preverse como tal dicho riesgo. El Decreto 1510 de Julio 17 de 2013 define el riesgo como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. Por otra parte “el riesgo contractual se entiende como todas aquellas circunstancias que pueden presentarse durante el desarrollo o ejecución de un contrato y que puedan alterar el equilibrio financiero del mismo” (Conpes 3714, 2011). En tal sentido, contratar es el hecho de vincularse jurídicamente con aquella persona que venderá o prestará un bien o un servicio, por tal motivo en el desarrollo de este evento se pueden presentar riesgos. De esta manera se espera que en el momento de celebrarse un contrato las partes interesadas cuenten con el conocimiento, la voluntad y la diligencia para llevarlo a cabo sin contratiempos, asimismo si llegaran a presentar hechos no esperados se


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tenga la voluntad de superarlos y asumir los costos que se llegaran a presentar. De acuerdo al Copes 3714, el riesgo previsible hace referencia a aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tiene la capacidad de alterar el equilibrio financiero del mismo, para ello el riesgo debe ser identificado y cuantificado en condiciones normales. El riesgo no previsible es aquel que no se encuentre incluido dentro de la reglamentación o puede estar cobijado por las reglamentaciones particulares, asimismo son aquellas circunstancias que no pueden ser identificables o cuantificables, por lo tanto se consideran riesgos no previsibles aquellos en donde el contratista incumple total o parcial la entrega del mismo haciendo que se hagan efectivas las garantías de cumplimiento. Colombia Compra Eficiente brindó una matriz que compila todos los pasos que se deben tener en cuenta para identificar los riegos en el proceso de la contratación, de acuerdo con la clasificación, probabilidad de ocurrencia estimada, impacto, parte que debe asumir el riesgo, tratamientos que se puedan realizar y características de su monitoreo, la misma que evidenció la auditoria como tal.Ya la entidad como se ha adoptado dentro de los estudios previos para cada contrato en particular, a fin de que efectivamente se prevenga el riesgo como tal y se mitigue su impacto al presentarse el mismo. Comedidamente solicitamos a la Comisión de Auditora, considerar la posibilidad de dar de baja esta Observación Administrativa, según lo expuesto.


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Verificando el rubro de bienestar se pudo evidenciar que la entidad realiza orden de servicio para ejecutar este componente, no siendo reportadas 15 ordenes en el SIA OBSERVA, a pesar que estas se encuentran como una de las modalidades de contratación inmersas en el Manual de Contratación de la entidad, generando un ocultamiento de información al ente de control fiscal. La información reportada por la entidad debe ser precisa, clara y veraz, con el fin de que el ente pueda realizar una auditoría de forma eficiente y eficaz de conformidad con la matriz de legalidad. Las Órdenes de Servicio se presentan en el siguiente cuadro:

N° Objeto Cuantía Término Contratista

1 OS-

220-18

Prestación de servicios para

Actividad de Bienestar social para la novena de niño Dios de los funcionarios del CDAT mes de diciembre de 2018.

$3.500.000 30 días María Fernanda Álvarez Cardona.

2 OS-

118-18

Programa de formación NTC/ISO 4500 1:3 para doctora Esther Julia Arenas.

$1.380.000 30 días Instituto Colombiano de normas técnicas ICONTEC.

Respecto a esta observación administrativa, es de aclarar que uno de los objetivos del CDAT LTDA es la mejora continua en todos y cada uno de sus procesos, no siendo la intención de la entidad ocultar la información al ente de control fiscal. Lo que sucedió es que al momento de subir información contractual del CDAT a la plataforma SIA Observa, ésta solo permitió subir los contratos, más no las órdenes de servicio. Prueba de ellos es que el plan de mejoramiento presentado como producto de la auditoria a la vigencia 2017, en el hallazgo 3 planteamos “reportar en la plataforma SIA OBSERVA, las órdenes de compra que se realicen, a partir del momento en que la plataforma SÍA OBSERVA sea habilitada para dicho reporte. No obstante lo anterior, aceptamos esta observación administrativa y nos comprometemos a realizar los correctivos pertinentes.

El sujeto de control acepta el Hallazgo por lo tanto se procede a dejar el firme para el respectivo plan de mejoramiento.

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3 OS-

178-18

Programa formación RTMyEC 155 horas de mecánica para Funcionarios del CDAT.

$6.500.000 30 días Institución Universitaria Marco Fidel Suarez.

4 OS-033-18

Evaluación complementaria Organismos de Inspección ISO/EC 17020 10 –OIN-023.

$1.669.794 30 días Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC.

5 OS-

004-18

Capacitación de orden, aseo, higiene postural y estilos de vida saludables.

$2.500.000 30 días Michel Samir Muñoz Escobar.

6 OS-

142-18

Examen médico ocupacional funcionarios Jonatán Giraldo, Karen Ramírez, Juan Restrepo y Juan Amariles.

$220.000 30 días Unidad de Salud

Ocupacional LA

GAMEZ.

7 OS-

144-18

Examen médico ocupacional funcionarios y contratistas, Brayan Arcila, Wilmes Ríos y Sebastián Valencia.


Ocupacional LA

GAMEZ.

8 OS-

143-18

Examen médico ocupacional funcionarios y contratistas Darling Henao, Richard Useche, Gustavo Franco y Julián Pérez.


Ocupacional LA

GAMEZ.

9 OS-

042-18

Examen médico ocupacional y conceptos médicos laborales.


Ocupacional LA

GAMEZ.

10 OS-

071-18

Programación de formación de auditores internos

NTC/ISO 39001.

$4.670.131 30 días ICONTEC.

11 OS-

022-18

Capacitación en vigilancia y seguridad para

funcionarios del área de patios y grúas del CDAT.

$2.677.500 30 días WAR LOCK S.A.S.

12 OS-

096-18

Capacitation en derecho laboral. $5.000.000 30 días Alejandro Villani Aulestia.

13 OS-

044-18

Capacitación y seguimiento en el Modelo Integral de Planeación y Gestión MIPG.

$3.500.000 30 días Liborio Armando Vásquez Motta.


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14 OS-

221-18

Prestación de servicios para realización capacitación de la responsabilidad frente al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo frente a la resolución 1072.

$4.500.000 30 días Claudia Yaneth Fernández.

15 OS-

052-18

Seminario taller en técnicas de calidad de servicio al cliente y su motivación.

$5.300.000 30 días Walther Elías Camacho.

Total $ 42.227.425

LEGALIDAD

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La entidad no realiza apertura semanal del Buzón de sugerencia que permita tener un mayor control, debido a que se les debe dar el tratamiento que estipula la Ley 1755 de 2015 en su artículo 14. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para

Lo evidenciado en el presente informe de auditoría determinado como hallazgo, hace referencia a los protocolos del servicio al ciudadano tal y como lo pregona. El artículo 2° de la Constitución Política de 1991 resume una visión presente en todo el texto, al tiempo que vincula la prosperidad general y la realización de todos los principios, derechos y deberes constitucionales con el buen servicio prestado por el Estado a sus asociados, al darles a todas estas declaraciones la misma fuerza jurídica y política. La Constitución es categórica al afirmar que las autoridades, esencialmente, se deben a los ciudadanos. De allí que es necesario hablar de los canales de servicio, que son los medios o mecanismos de comunicación a través de los cuales se pueden solicitar trámites y servicios, sobre temas de competencia de la entidad. Esos canales de comunicación importante para una adecuada comunicación pueden ser diferente índole, entre ellos:

Escrito: Compuesto por el correo físico o postal, el fax, el correo electrónico institucional y el formulario electrónico dispuesto en el portal web del CDAT LTDA.

La entidad no desvirtúa el hallazgo por lo tanto queda firme para que la entidad realice el respectivo plan de mejoramiento teniendo en cuenta que el hallazgo se fundamenta en que la entidad no realiza la apertura semanal del buzón de sugerencias ya que en el proceso auditor no se evidencian apertura de las mismas que permita respaldar el correcto desarrollo de este importante mecanismo de participación ciudadana.

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todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. 2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción. Parágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto. Por lo anterior, la entidad debe tener un mayor control para la apertura del Buzón de Sugerencia el cual debe

Presencial: Contacto personalizado de los ciudadanos con los servidores públicos de la Entidad, cuando éstos acceden a las instalaciones físicas del CDAT LTDA.

Telefónico: Contacto verbal de los ciudadanos con los servidores públicos de la Entidad, a través de los medios telefónicos dispuestos para tal fin. Una de los canales por excelencia para efecto de mantener contacto con los ciudadanos y atender las inquietudes de estos, es precisamente el canal escrito, el cual permite a los mismos, por medio de comunicaciones escritas, correo electrónico y formularios de PQRS, realizar trámites y solicitar servicios, pedir información, orientación o asistencia relacionada con el quehacer de la entidad siendo entonces los buzones de sugerencias también parte integrante del mismo. No obstante el aspecto indicado, la Sociedad dentro del término a que hace alusión la Ley 1755 de 2015 ha dado respuesta a todos y cada uno de los interrogantes planteados por los ciudadanos, respuesta que se entrega de forma física al peticionario o a través del medio indicado por este al formularlo. Amén de lo anterior, al remitirse las respectivas contestaciones a los interrogantes, consultas o peticiones de los ciudadanos, queda el respectivo soporte de entrega en la minuta que para tal efecto, tiene determinada nuestra entidad y que se torna en la evidencia del actuar ajustado a los parámetros legales. Por lo anteriormente expuesto, solicitamos a la Comisión Auditora considerar la posibilidad de dar de baja esta observación administrativa.


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estar respaldado por un documento idóneo con la respectiva evidencia.

CONTROL FISCAL INTERNO

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El depósito de archivo no cuenta con espacio suficiente para el almacenamiento de la información, no cumple con las condiciones de edificación, almacenamiento, condiciones ambientales, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales (Acuerdo 049 de 2000, por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos” y el Acuerdo 037 de 2002).

La importancia de custodiar y conservar el patrimonio documental, optimizando los recursos y los espacios, es una de los fines primordiales de la archivística que busca implementar herramientas que conlleven a adecuar los espacios de los lugares destinados a depósitos de archivo y asegurar de esta manera las condiciones ideales de conservación. En lo relativo a esta observación se hace mucho hincapié a lo regulado por el Acuerdo 049 de 2000 y el Acuerdo 037 del año 2002, en lo atinente a aspectos como edificación, almacenamiento, condiciones ambientales, de seguridad y de mantenimiento de los acervos documentales. Sin embargo, no es muy puntual la auditoria sobre esas falencias indicadas, dado que se refieren a aspectos generales y no se precisa en ella el componente de cada situación. En lo atinente a la edificación, el informe como tal no indica si el terreno en el cual está construido presenta riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y no se indica cual es el área actual en donde funciona el archivo y el que debía de tenerse para tal fin. No se indicó los aspectos estructurales de la edificación en cuanto a la resistencia de las placas y pisos para soportar la carga mínimo de pesos 1.200 KGM/M2.

Si bien es cierto no se detalló en la observación las falencias evidenciadas en cuanto a condiciones estructurales, medio ambientales de seguridad y mantenimiento, si es claro lo indicado en lo relacionado con el poco espacio para el almacenamiento de la documentación, lo cual consta en el cuerpo del informe de la auditoria donde se puede observar el registro fotográfico del estado en el cual se encontró el depósito de archivo al momento de la visita.

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Tampoco indica la observación plasmada por la auditoria como deben ser las áreas de depósito o almacenamiento de documentos, caso concreto si existen elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales, así como también no se idéntico nada con respecto si las distribución interna de la áreas, en lo que tiene que ver con las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios. En lo referente a la Capacidad de Almacenamiento, no indica las características tecnológicas de los soportes documentales, en aspectos como estanterías pues no se nos indicó si los espacios mínimos de circulación de cada módulo correspondían a los exigidos por la norma al igual que el espacio central. Tampoco la observación indica como es el mobiliario actual que posee la sociedad para los documentos de gran formato, así como también por qué las unidades de conservación que poseen no son las óptimas para los documentos. Para el caso de las condiciones ambientales, no se determinó la temperatura del espacio en donde funciona el archivo y la fluctuación diaria del mismo, ni tampoco el porcentaje de humedad relativa y la radiación visible lumínica, dado que se deben de realizar mediciones en los diferentes puntos donde funciona el archivo durante los días que estuvo la comisión y dentro de la jornada laboral, con el fin de extractar los promedios de cada punto, para efecto de ser cotejados con la normatividad y determinar si exceden los valores máximos de temperatura permisibles. Igual aspecto se aplica para determinar el promedio de humedad de cada punto en donde funciona el archivo, en lo

Conforme a lo anterior se deja en firme la observación en lo que refiere al poco espacio de almacenamiento para los documentos en el depósito de archivo.


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referente a lo que la norma indica y los puntos de luminosidad promedio, en relación a lo permitido de 100 lux. Dentro de este componente de Condiciones Ambientales se encuentran igualmente los de seguridad, (extintores, alarmas contra incendio y robos) y mantenimiento (limpieza permanente y evaluación de riesgos), de las cuales la observación no las precisa sino que de ella se habla de forma general. Teniendo en cuenta lo anterior, respetuosamente solicitamos a la Comisión de Auditora considerar la posibilidad de dar de baja esta observación administrativa.

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Se evidencian falencias en la organización de los archivos de Gestión, los documentos no se encuentran foliados, no cuentan con índice documental, y se evidencio material metálico en los expedientes. Respecto a los contratos, algunos documentos no cuentan con su correspondiente unidad de conservación (carpeta) y no están foliados. Esta situación permite evidenciar la falta de capacitación para el personal de las diferentes áreas por parte de una persona calificada con el respectivo título profesional en archivística que ejerza la labor de acuerdo a los criterios de

Teniendo en cuenta que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable y sirva de apoyo en el servicio al ciudadano, en la presente observación que plantea la auditoria no se determinó una muestra obtenida que refleje un porcentaje sobre el cual se haya edificado la misma, es decir al indicarse que existen falencias en la organización de los archivos de Gestión, no se nos hace una relación de esas falencias y pareciera ser que las mismas lo fueran precisamente las reseñadas en la observación tales como falta de foliatura, sin índice documental y con material metálico en los expedientes y algunos sin carpetas, respeto de la muestra obtenida y en base en ello el porcentaje de falencia

Teniendo en cuenta la contradicción presentada por la entidad, nos permitimos indicar que la observación relaciona claramente cuáles son las falencias detectadas en lo que respecta a organización de archivos, las cuales relacionamos nuevamente a continuación: en los expedientes revisados durante la visita

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idoneidad en la entidad - (Ley 1409 de 2010 “por el cual se reglamenta el ejercicio profesional de la Archivística, se dicta el código de ética y otras disposiciones” y la Resolución No. 0629 de 2018 “Por la cual se determinan las competencias específicas para los empleos con funciones de archivista que exijan formación técnica profesional, tecnológica y profesional o universitaria de archivista”).

realizada al archivo de gestión de Contabilidad (pagos) y en los expedientes de contratación, se verifico que la organización y control de varios documentos que conforman los expedientes, no contaban con la respectiva foliación, no tenían el índice documental, se detectó presencia de material metálico (ganchos de cosedora), así mismo en la muestra de contratación aportada por la entidad para la auditoría, se observó que algunos documentos no contaban con su respectiva unidad de conservación (carpeta), y tampoco estaban foliados. Es importante aclarar, que en la observación también se indicó que


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estas debilidades posiblemente obedecen a la falta de capacitación a los funcionarios en temas de organización de archivos de gestión. Teniendo en cuenta que la entidad en su derecho de contradicción no aporta registros documentales que evidencien avances en la organización de sus archivos de gestión, así como tampoco desvirtúa con registros de capacitaciones realizadas a los funcionarios, la Comisión Auditora determina dejar en firme la observación para que se incluida en el Informe Definitivo y en el Plan de Mejoramiento.


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La entidad no realiza la suscripción de los planes de mejoramientos interno ni los respectivos seguimientos por parte del funcionario responsable, que permita conocer el efectivo control frente a los hallazgos encontrados en el proceso.

Aceptamos esta observación administrativa y nos comprometemos a realizar los correctivos pertinentes.

La entidad acepta el Hallazgo por lo que queda en firme para que la entidad realice el respectivo plan de mejoramiento.

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COMPONENTE FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

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No se efectuó el cálculo y registro del deterioro de los activos fijos y de los otros activos (Licencias, y Software) que están totalmente depreciados, obsoletos y amortizados y los que están en buen estado al servicio del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá y el deterioro de los activos fijos cuyo valor recuperable en el mercado es inferior al valor en libros. La anterior situación no cumple con la aplicación de las NIIF Normas Internacionales de Información Financiera exigidas bajo el nuevo marco normativo para la información financiera.



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La obligación financiera que tiene el Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá con el Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de Tuluá INFITULUA no se actualizó al 31 de diciembre de

Con relación a esta observación administrativa, es de aclarar que el CDAT LTDA siempre ha manifestado la intención de negociar el pago pendiente de la deuda adquirida con INCENTIVA (hoy INFITULUÁ) y las condiciones financieras para hacerlo, pero a diciembre 31 de 2018 aún no se tenía la


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2018. Por ser un instrumento financiero se deben medir por el método del costo amortizado y se debe recalcular la TIR - Tasa interna de retorno la cual sería la tasa real de la transacción para de esta forma actualizar el valor de la obligación y dar cumplimiento a lo exigido por las NIIF Normas Internacionales de Información Financiera.

conciliación del saldo real de la deuda, razón por la cual no se efectuó registro alguno. Tan pronto como las partes definan el saldo real de la deuda, realizaremos los registros contables correspondientes para la actualización de esta obligación financiera.

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En el efectivo representado en bancos existen varias cuentas bancarias y cuentas de ahorro con saldos menores y/o sin movimientos bancarios. Esta situación demanda que se elaboren conciliaciones bancarias mensuales y un manejo administrativo dispendioso.



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No se registró al 31 de diciembre de 2018 la obligación por pagar de los aportes a los Fondos de Pensiones, aportes a la Seguridad Social, aportes a la Administradora de Riesgos Profesionales, aportes a la Caja de Compensación Familiar. El no registro de estos pasivos laborales no permite tener una información financiera confiable y veraz y no cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptados en cuanto al principio de




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causación, integridad, valuación, presentación y revelación. El pago de dichos aportes se realizó el 29 de enero de 2019 por valor de $9, 873,900 e incluye intereses de mora por valor de $142,800 y que no son deducibles fiscalmente.

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En el rubro de edificaciones del Centro de Diagnóstico Automotor de Tuluá, Ltda., se incluyen conceptos por valor de $19,112 (miles) que no corresponden a edificaciones sino a mejoras efectuadas. Estos conceptos son gastos que no deben capitalizarse ya que no aumentan el valor ni la vida útil de los inmuebles. A continuación se detallan estos conceptos:

Descrip

cion

Valor (miles$)

Valla publicitaria 1,900

Cortinas metálicas 2,000

Estructura para Valla 2,500

Brazo neumático para

puerta

2,700

Puerta de dos Naves 6,203

Enrejados ventanas de 3,059




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seguridad de oficina

Puerta nave de pista 750

Total $19,112

El gasto por depreciación de las edificaciones del año terminado el 31 de diciembre de 2018 no es consistente ni uniforme con los porcentajes de depreciación utilizados el año 2017. Este cambio en el porcentaje de depreciación no permite determinar de forma razonable el gasto por depreciación ya que no hay una justificación real.

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El Estado de Flujos de Efectivo del año terminado el 31 de diciembre de 2017, presenta inconsistencias en la determinación de las cifras lo que no permite efectuar un análisis real y confiable de las variaciones resultantes en dicho estado financiero. Esta situación va en contra de los principios de contabilidad en cuanto a la presentación, revelación de los estados financieros. Frente a esta observación administrativa, es de anotar que los Estados Financieros de la vigencia 2017, incluyendo el Estado de Flujo

Frente a esta observación administrativa, es de anotar que los Estados Financieros de la vigencia 2017, incluyendo el Estado de Flujo de Efectivo del año terminado el 31 de diciembre de 2017, fueron auditados por el ente de control en mayo de 2018 sin que en esa oportunidad se presentara observación al respecto. Sin embargo, aceptamos esta observación administrativa y nos comprometemos a realizar los correctivos pertinentes.



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de Efectivo del año terminado el 31 de diciembre de 2017, fueron auditados por el ente de control en mayo de 2018 sin que en esa oportunidad se presentara observación al respecto. Sin embargo, aceptamos esta observación administrativa y nos comprometemos a realizar los correctivos pertinentes.

TOTAL OBSERVACIONES 14 $0

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