2.5 Principios y conceptos de Organización

2.6 Etapas y técnicas de Organización

Integrantes:Rodrigo García SerranoJordán Domínguez EspinozaManuel Concha Canales

2.5 Principios y conceptos de Organización

Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr la máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos.Organizar es la función de crear o proporcionar las condiciones y relaciones básicas que son requisito previo para la ejecución efectiva y económica del plan

La estructura de organización es creada, mantenida y adaptada por los dirigentes.Se piensa en la organización como:

• La identificación y clasificación de las actividades requeridas• El agrupamiento de las actividades necesarias para lograr objetivos.• La asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación).• Las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en uno similar) y verticalmente, o sea, en la estructura organizacional.

ObjetivosLa organización tiene tres objetivos, que pueden ser intercalados o ser independientes entre sí: • Crecimiento. En una empresa, el crecimiento será el aumento en la participación en el mercado, o en el número de empleados, o en el tamaño de las instalaciones• Estabilidad. Es la capacidad de una empresa para mantenerse en condiciones financieras favorables durante un periodo determinado. • Interacción. Se refiere a las organizaciones que existen principalmente para proveer un medio para la asociación de sus miembros con otros.

ORGANIZACIÓN FORMAL ORGANIZACIÓN INFORMAL

Organización formal significa casi siempre la estructura intencional de papeles en una empresa formalmente organizada. Sin embargo, describir una organización como “formal” no significa que hay algo inherentemente inflexible o indebidamente limitante en ella.

Esta integrada por pequeños grupos de amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud de objetivos, etc. Estas estructuras particulares suelen no coincidir con los agrupamientos que se han asignado de manera formal.

DIVISIÓN ORGANIZACIONAL:

EL DEPARTAMENTOLa palabra departamento indica un área, división o sucursal definida de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.

NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMÓN.

Los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que un administrador puede supervisar con eficacia.

Selección del tramoEn toda la organización se debe decidir cuántos subordinados puede dirigir un superior. Los investigadores de administración saben que normalmente este número es de cuatro a ocho subordinados en los niveles más altos de la organización y de ocho a quince o más, en los niveles inferiores. Otros afirman que un administrador puede supervisar hasta veinte o treinta subordinados

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓNLa finalidad de estos principios ha sido guiar a los demás en la organización y en la forma de crear sistemas de organización óptimos.Las principales guías para el establecimiento de una correcta organización son:  La organización debe ser una expresión de los objetivos. El método más importante para dividir el trabajo y que todas las organizaciones lo utilizan es la división por funciones La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo, son propósitos básicos de la organización. La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito y puestas en conocimiento, de todos los miembros del grupo. La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de sus subordinados, es absoluta. La delegación de la autoridad deberá ser descendiente para su actuación. Ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le corresponda, ni ser critico ni ayudante de otro a la vez.

2.6 Etapas y técnicas de Organización

Etapas :

*División de trabajo

*Coordinación

*División del trabajo: Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimos esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

 Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.Implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad.Las reglas para jerarquizar son:

1.-Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mínimos e indispensables.2.- Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel.

Departamentalización: A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización. Esta puede ser

a) Secuencia de la departamentalización

Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.2. Clasificar.3. Agruparlas según un orden jerárquico.4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

b) Tipo de departamentalización.

1.- Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello una mayor eficiencia del personal.

2.- Por productos: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si.

3.- Geográfica o por territorios: Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes.

4.- Clientes: Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede también utilizarse con base en determinados mercados.

5.-Por procesos o equipo: Al fabricar un producto, el proceso o el quipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas, económicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el proceso lo requiera.

6.- Secuencia: Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores, muchas empresas, por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo; así, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupción, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

*Coordinación: Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzo para realizar eficientemente una tarea. La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin coordinación, la gente perdería e vista sus papeles dentro de la organización y enfrentaría la tentación de perseguir los intereses de su departamento, a expensas de las metas de la organización.

Técnicas de la organización.

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

 1. Organigrama: Son representaciones graficas de la estructura formal deuna organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, losniveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro deella. 2. Manuales: Son documentos detallados que contiene en forma ordenaday sistemática información acerca de la organización de la empresa.

3. Diagramas de procedimientos o de flujo: Es la representación graficaque muestran las sucesiones de los pasos de que consta unprocedimiento.

4. Carta de distribución de actividades (Diagramas de distribución deltrabajo): Se analizan los puestos que integran un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince personas. 5. Análisis de puestos: Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características,conocimientos y actitudes, que debe poseer el personal que lo desempeña. Como podemos observar, para organizar una empresa se utilizan diferentes técnicas y una de ella son los organigramas los cuales son básicos para establecer la estructura organizacional de una empresa.