Enfoque Neoclásico: Proceso Administrativo.

Cervantes Martínez Karla / Conde Valencia Erika / Guzmán José / Lara Sánchez Reynaldo / Roca Quispe Lorena / Santiago

Angelino Tania

Proceso Administrativo.

La teoría neoclásica es llamada también escuela del pensamiento administrativo, ya que concibe la administración como un proceso de aplicación de principios y funciones para el logro de objetivos.

Estas funciones son Planeación, Organización, Dirección y Control, que vistas de manera aislada son solo funciones administrativas y en conjunto forman el “proceso administrativo”

PlaneaciónOrganización

DirecciónControl

PlaneaciónOrganización

DirecciónControl

AdministraciónAdministración PersonasPersonas Objetivos de la empresa

Objetivos de la empresa

Proceso administrativo

Proceso Administrativo.Un proceso se define como aquel fenómeno/operación que presente cambios continuos en el tiempo y donde sus elementos actúan entre sí, afectando a los demás.

El proceso administrativo puede ser visto de diferentes maneras, Ej. Proceso secuencial, cíclico, cíclico con mejora continua y finalmente como una interacción dinámica entre cada una de las funciones.

Esquemas del Proceso Administrativo.

Fases del Proceso Administrativo.

PLANEACIÓNDecisión sobre los objetivos / Definición de los planes para el logro de éstos / Programación de actividades.

ORGANIZACIÓNRecursos y actividades para alcanzar los objetivos: órganos y cargos / Atribución de autoridad y responsabilidad.

DIRECCIÓNDesempeño de los cargos / Comunicación, liderazgo y motivación del personal / Orientación hacia los objetivos.

CONTROLDeterminación de estándares para medir el desempeño, corregir desviaciones u garantizar el cumplimiento de lo planeado.

PLANEACIÓNSirve de base a las demás funciones, ya que establece objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera, contestando las siguientes preguntas: ¿Dónde se quiere llegar?, ¿Qué debe hacerse?, ¿Cómo, cuándo, y en qué orden?

La planeación ayuda a minimizar la incertidumbre y dar consistencia al desempeño de las empresas porque las visualiza a futuro, tal y como los administradores las desean.

Para entender el proceso de planeación se debe descomponer en tres fases: determinación de objetivos por alcanzar (definición de estrategias y políticas), toma de decisiones respecto a acciones futuras y elaboración de planes.

Elaboración de planes

Toma de decisiones

Objetivos por alcanzar

Acción empresarial

Establecimiento de objetivos

La planeación es un proceso que empieza por los objetivos y determina los planes necesarios para conseguirlos; una vez alcanzados se convierten en realidad.

Los objetivos son resultados futuros que pretenden conseguirse en cierto periodo mediante la aplicación de recursos disponibles o posibles, reflejan la manera de pensar de la organización, orientan el desempeño empresarial, permiten evaluar la continuidad del negocio.

Tipos de Objetivos

Remotos

Mediatos

Inmediatos

Objetivos de la división

Objetivos de la empresa

Objetivos del departamento

Objetivos de cada especialista

Jerarquía de objetivosRespecto al tiempo para lograrlos

Los desdoblamientos de los objetivos

OBJETIVOS ORGANIZACIONALESEstablecimiento de los objetivos de la organización

POLITICASDefinición de los objetivos como guías de la acción administrativa

DIRECTRICESLíneas rectoras y genéricas de acción

METASObjetivos por alcanzar a corto plazo en cada órgano

PROGRAMASActividades necesarias para alcanzar una meta

PROCEDIMIENTOSMétodos de ejecución de cada programa

MÉTODOSPlanes para ejecución de tareas

NORMASReglas para cada procedimiento

MAYOR

AMPLITUD

MENOR

MENOR DETALLE MAYOR

EL DESGLOSE DE LOS OBJETIVOS

Objetivos Organizacionales Estrategias Políticas Directrices Metas Programas

Basada en los objetivos determinados, la organización define la estrategia que utilizará para alcanzarlos.

Estrategia: permite definir las políticas y su desdoblamiento en directrices, y a partir de ahí las metas de los diversos departamentos, programas, procedimientos, métodos y normas.

Principios para establecer objetivos

1.- Principio de la comunicación total: los objetivos debe comunicarse a toda la empresa.

2.- Principio de coherencia vertical: el objetivo de un nivel organizacional debe ser aquel que haga más probable, fácil y económica la consecución del objetivo organizacional inmediatamente superior.

3.- Principio de coherencia horizontal: debe existir armonía y coherencia entre los objetivos de los órganos situados en el mismo nivel organizacional para evitar conflictos o incompatibilidades.

Toma de decisiones

Toma de decisiones

Después de fijar los objetivos de la organización, la tarea de planeación consiste en establecer acciones racionales necesarias para el logro satisfactorio de tales objetivos.

La planeación es un proceso que a partir de los objetivos, determina que debe hacerse, cuando debe hacerse, quien debe hacerlo y de que manera

Toma de decisiones

Existen algunas características especiales en la toma de decisiones:

Toma de decisión anticipada: la planeación se refiere a la decisión de que hacer y como hacerlo antes de ejecutar la acción requerida.

Interconexión de las decisiones: la planeación busca conjugar las diversas decisiones tomadas en los diversos niveles y áreas de la organización.

Creación de un estado futuro deseable: la planeación busca alcanzar una situación futura deseada por la organización, que puede referirse a objetivos organizacionales globales o a objetivos departamentales o sectoriales.

Toma de decisiones

En la toma de decisiones, siendo ésta el núcleo de la responsabilidad administrativa, se debe escoger que se debe hacer, quien debe hacerlo, cuando, donde y, muchas veces, como hacerlo.

A su vez, debe ponderarse siempre el efecto de las decisiones de hoy en las oportunidades en el futuro.

Toma de decisiones

El proceso de decisión requiere que la información sea organizada de manera racional y libre de influencias, el proceso de decisión debe seguir alguno de los siguientes métodos.

Experiencia pasada: el mas común, puede ser profundo, pero no tiene en cuenta los cambios rápidos y radicales que tienen lugar en la organización o fuera de ella, sin embargo si la situación actual presenta alguna relación directa con la experiencia pasada, no se puede ignorar la perspectiva histórica.

Experimentación: método alternativo. Generalmente se utiliza en las pruebas de mercado para productos nuevos, se analizan ventas, aceptación del producto durante la prueba piloto y ver si se da el lanzamiento a gran escala.

Toma de decisiones

Investigación operacional (IO): método que utiliza varios modelos analíticos o matemáticos para verificar las relaciones entre varios factores y alternativas, mediante ecuaciones, matrices y modelos matemáticos. Una de las contribuciones mas decisivas de este enfoque fue la toma de conciencia de la necesidad del establecimiento explicito de objetivos, recursos, restricciones y riesgos.

Arboles de decisiones: extensión de la matriz de decisión. Su finalidad es proyectar los posibles efectos de una decisión durante determinado periodo.

Cualquiera que sea el método empleado como base del proceso decisorio, lo importante es la predicción de las consecuencias posibles de las decisiones que deben tomarse, y la evaluación y comparación de esas consecuencias para escoger la mejor alternativa. Establecidos los objetivos por alcanzar y tomada la decisión respecto de las de las acciones futuras, la tercera fase es la definición de la planeación.

ALCANCE DE LA PLANEACIÓN

Existen tres niveles en la jerarquía de la planeación:

1. Planeación estratégica. Es la planeación más amplia de la organización. Sus características son: Proyectada a largo plazo. Abarca la empresa como totalidad, se preocupa por alcanzar los

objetivos del nivel organizacional Está definida por la cúpula de la organización en el nivel institucional

y corresponde al plan mayor

2. Planeación tácticaEs la planeación realizada en el nivel departamental. Sus características son: Proyectada a mediano plazo Incluye todos los departamentos y abarca sus recursos específicos, se

preocupa por alcanzar objetivos departamentales Está definida en el nivel intermedio para cada departamento de la

empresa

3. Planeación operacional

Es la realizada para cada tarea o actividad. Sus características son: Proyectada a corto plazo Incluye cada tarea o actividad por separado y se preocupa por

alcanzar metas específicas Está definida en el nivel operacional para cada tarea o actividad

Los planes operacionales se circunscriben a partes específicas de la empresa y son las operaciones actuales o presentes, se sitúan alrededor de las siguientes preguntas: ¿porqué debo hacer esto?, ¿qué debe hacerse?, ¿dónde deberá hacerse?, ¿cuándo deberá hacerse?, ¿quién deberá hacerlo?, ¿cómo deberá hacerse?.

Un contexto de decisiones puede traer consecuencias de:

Largo plazose presenta en un contexto casi o totalmente incierto sobre el cual no son aplicables los métodos estadísticos de previsión ni las técnicas econométricas clásicas, pues incluye una gama amplia de múltiples hipótesis

Mediano plazose presenta en un contexto de determinismo aleatorio. Puede definirse con cierta validez mediante métodos estadísticos de previsión por extrapolación de tendencia

Corto plazose presentan en un contexto de determinismo puro. Puede definirse con bastante seguridad, pues los encadenamientos de las causas y efectos pueden evaluarse razonablemente de manera precisa y sin riesgos

 

¿cuáles son los tipos de planes?

CLASES DE PLANES

La planeación produce un resultado inmediato.

¿cuál es el objetivo de la planeación?Todos los planes tienen un propósito común: la previsión, programación y coordinación de una secuencia lógica de eventos que, si se aplican con éxito, deberían conducir a la consecución de los objetivos que los rigen.

¿qué es un plan? Es un curso predeterminado de acción durante determinado periodo, que representa una respuesta anticipada en el tiempo para conseguir un objetivo fijado. Es necesario que de respuesta a las preguntas ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde?.

1. ProcedimientosRelacionados con los métodos. Casi siempre son operacionales y se representan por flujogramas.

2. PresupuestosRelacionados con el dinero sea por ingresos o gastos en determinado periodo.

3. Programas o programacionesRelacionados con el tiempo. Se basan en dos variables: el tiempo y actividades que deben ejecutarse. Los métodos de programación pueden ser simples o complejos. El cronograma es el programa más sencillo. Los programas complejos se elaboran mediante técnicas complicadas como el PERT (program evaluation review technique) o técnica de evaluación y revisión de programas.

4. Normas o reglamentosRelacionados con los comportamientos. Especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones, y buscan sustituir el proceso decisorio individual, restringiendo el grado de libertad de las personas en algunas situaciones previstas de antemano. Casi siempre son a nivel operacional.

Las cuatro clases de planes anteriores pueden ser estratégicos, tácticos u operacionales.

Desde el punto de vista formal, planear es simular el futuro deseado y establecer previamente los cursos de acción necesarios y los medios adecuados para alcanzar objetivos.

Técnicas para la planeación

Función - relacionar dos variables: los eventos en función del tiempo (comienzo y final del tiempo).

Sincroniza los eventos: líneas continuas (lo que se planteó), líneas punteadas (lo que se realizó) .

1. Cronograma (diagrama de doble entrada)

Utilizado al comienzo para la planeación - para el control semanal. Evita emplear el calendario y permite una visualización mucho

menos complicada. El diagrama se divide cada mes y en 4 subcolumnas.

2. Diagrama de Gantt

Diagrama de red de flechas: una red de rutas y de la ruta crítica. Útil para planeación y control de programas más complejos,

representado por múltiples actividades relacionadas en periodos. La red consta de 3 componentes:

Eventos: puntos de decisión o cumplimiento, representada por círculos.

Actividades: representadas con flechas (responsabilidad de varios individuos = flechas punteadas).

Relaciones: indicada por la secuencia deseada. Tiempo de actividad:

Tiempo optimista: tiempo requerido. Tiempo mas probable: estimación del tiempo necesario. Tiempo pesimista: tiempo mas largo (basado en lo imprevisible

ante una adversidad)

3. PERT (Program Evaluation Review Technique)

Principios de administración aplicados a la planeación Principio de la definición de objetivo. Se

basa en la idea u objetivo que se pretende realizar, la finalidad de la planeación es definir: El quien? El como? El cuando? A través de la organización. (Claridad del objetivo)

Principio de flexibilidad de la planeación. La planeación no termina al iniciar las actividades, es permanente y se debe de ir ajustando a las necesidades de la empresa

Características de la planeación La planeación es una técnica de asignación

de recursos La planeación es una técnica cíclica La planeación es una función administrativa

que interactúa con todas las demás funciones.

La planeación es una técnica de coordinación e integración

La planeación es una técnica de cambio e innovación.

Características de la planeación Es un proceso permanente y continuo Esta siempre orientada hacia el futuro Busca racionalidad en la toma de decisiones La planeación busca seleccionar un curso de

acción entre varias alternativas La planeación es sistémica La planeación es repetitiva