công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại bộ kh&cn

Môn: Kỹ năng Tổ chức và Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ

KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

I. VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA BỘ


II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

1. Vị trí và chức năng

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

3. Cơ cấu tổ chức của Bộ

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC

THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

I. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC

THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN

1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Bộ KH&CN quy định về công công

tác văn thư, lưu trữ

2. Mô hình tổ chức văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ

3. Các hình thức văn bản tại Bộ Khoa học và công nghệ

4. Các quy định về thể thức văn bản

II. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN

1. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến

3. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi

Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 1


CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO

HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM

SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN

I. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT

1. Ưu điểm

II. ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC


PHẦN PHỤ LỤC………………



LỜI NÓI ĐẦU

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và

thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũng

như vấn đề xử lý thông tin. Nếu như trước kia Văn phòng được hiểu là loại hình

lao động giấy tờ, hành chính sự vụ giản đơn, thì ngày nay trong điều kiện của nền

kinh tế thị trường cùng với sự bùng nổ thông tin một cách mạnh mẽ. Đặc biệt, là sự

ra đời của máy tính và mạng internet cùng với các phần mềm quản lý như: nhân

sự, tài chính, văn bản,.. đã giúp cho công tác văn phòng trở nên chuyên nghiệp,

hiệu quả hơn, đáp ứng được yêu cầu ngày càng tăng của xã hội. Chính vì vậy cần

phải có một đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng được đào tạo trình độ cao, theo

hướng đa năng về nghiệp vụ - kỹ năng, trong đó thực tế hiện nay đang nổi lên hai

yêu cầu cấp thiết đòi hỏi người sinh viên nói chung và sinh viên đang theo ngành

Quản trị văn phòng nói riêng phải đáp ứng đó là khả năng giao tiếp bằng tiếng anh

và sử dụng thành thạo tin học văn phòng.

Lâu nay, trong con mắt của người dân thì thủ tục hành chính luôn phức tạp,

rườm rà, thiếu công khai, minh bạch thậm chí là nhiêu khê. Điều này đã ảnh hưởng

trực tiếp đến việc giải quyết công việc của người dân, giảm lòng tin của nhân dân

đối với nhà nước và bộ máy hành chính nhà nước. Bước vào thời kỳ hội nhập phát

triển kinh tế, để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của các thành phần kinh tế

và thu hút nguồn đầu tư nước ngoài thì cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hoá

các khâu trong quá trình giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức có một vai trò

và ý nghĩa vô cùng quan trọng. Với mục đích đơn giản, công khai và minh bạch

thủ tục hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu của sự phát triển kinh tế xã hội, Chính

phủ đã ban hành Nghị quyết số 38/CP ngày 04-5-1994 về cải cách một bước thủ

tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, mở đầu

cho hoạt động thực hiện đơn giản hóa thủ tục hành chính, đã tạo bước đột phá lớm

trong hoạt động nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan nhà nước đối với mọi

lĩnh vực, là sự chuyển biến rõ rệt trong việc xây dựng và hoàn thiện thể chế Nhà

nước. Tiếp đó, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành một loạt các quy định về cải



cách thủ tục hành chính, tạo hành lang pháp lý cơ bản cho việc triển khai thực hiện

cải cách thủ tục hành chính theo hướng đổi mới, đáp ứng được nhu cầu của xã hội

như Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg với Chương trình tổng thể cải cách hành

chính Nhà nước giai đoạn 2001-2010; Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg về việc

ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan nhà nước ở địa phương

và gần đây nhất là Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg về Ban hành Quy chế thực hiện

cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông” tại cơ quan hành chính nhà nước tại

địa phương.

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành

Quản trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần

nào đã biết được những yêu cầu của thực tiền, hiểu được đặc điểm, hoạt động của

công tác văn phòng, hiểu được thế nào là quản trị văn phòng. Nhằm trang bị cho

sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những

hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

đã tổ chức một đợt kiến tập, đặc biệt là đợt kiến tập cho sinh viên khoa Quản trị

văn phòng tại các cơ quan, đơn vị giúp sinh viên vận dụng những kiến thức đã

được học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng.

Đây là cơ hội để sinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm

kinh nghiệm. Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có cơ hội vận dụng lý

thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành để sau khi tốt nghiệp có thể hoàn thành tốt

nhiệm vụ được giao trong quá trình công tác.

Cũng trong thời gian này, em cũng nhận được yêu cầu của môn kỹ năng tổ

chức và kiểm tra với đề tài “Anh (Chị) hãy khảo sát đánh giá và đưa ra các giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng trong công tác kiểm soát

và tổ chức thực hiện các văn bản của một cơ quan cụ thể.” Được sự đồng ý của

Lãnh đạo Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, em được tiếp nhận về Phòng

Hành chính – Tổ chức là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ để giúp bộ phận văn thư

của Phòng những nghiệp vụ về công tác Văn thư – Lưu trữ, thực hiện các nghiệp

vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự



hướng dẫn của cán bộ, chuyên viên trong Phòng. Đây là môi trường thuận lợi cho

em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác Hành chính

văn phòng, Văn thư - Lưu trữ. Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong

thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các

công việc thực tế ở cơ quan nơi kiến tập, em nhận thức và nắm rõ về vai trò, nhiệm

vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc cũng như sự năng động,

nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng.

Trong thời gian kiến tập hơn 1 tháng (từ ngày 20/4 đến ngày 25/5/2015) tại

Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, em đã

nhận được sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ, công chức trong Phòng và đặc

biệt là sự chỉ bảo tận tình của chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập đã tạo điều

kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.

Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, vì

vậy báo cáo của em về đề tài, việc khảo sát, đánh giá và đưa ra các đề xuất, giải

pháp không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trong nhận định.

Chính vì vậy, để bài báo cáo được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự

thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức trong

Phòng Hành chính – Tổ chức; các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng để bài

Báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!



Ảnh: Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ

Tên, địa chỉ, số điện thoại của Bộ Khoa học và Công Nghệ.

- Địa chỉ cơ quan: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy,

Hà Nội.

- Tổng đài: (84-4) 3 556 3456

- Lễ tân: (84-4) 3 943 9731 Fax: (84-4) 39 439 733

- Email: [email protected]

- Website: http//www.most.gov.vn


mailto:[email protected]


CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ


I. VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA BỘ


Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), tiền thân là Uỷ ban Khoa học Nhà

nước (UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ

tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN sang

Bộ KH&CN là một quá trình vừa hình thành, vừa xây dựng và hoàn thiện. Trong

quá trình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách nhiệm quản lý về KH&CN

ngày càng được nâng cao. Hoạt động quản lý KH&CN của Bộ đã phát triển cả về

chiều rộng lẫn chiều sâu và ngày càng có hiệu quả.

Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức năng bảo đảm hoàn thành nhiệm

vụ và kế hoạch phát triển khoa học và kỹ thuật, đưa nền khoa học và kỹ thuật Việt

Nam lên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốc phòng, góp phần

đẩy mạnh công cuộc xây dựng CNXH ở Miền Bắc và đấu tranh thực hiện thống

nhất nước nhà.

Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN được tách thành 2 cơ quan: Uỷ ban Khoa

học và Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) và Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.

UBKH&KTNN quản lý thống nhất và tập trung công tác khoa học và kỹ thuật và

trực tiếp thực hiện chức năng của một Viện nghiên cứu về khoa học tự nhiên và

khoa học kỹ thuật nhằm thực hiện cuộc cách mạng kỹ thuật ở nước ta, phục vụ

công cuộc xây dựng và bảo vệ CNXH ở Miền Bắc, đấu tranh thực hiện thống nhất

nước nhà.

Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn và cấp bách khi cả nước

vừa xây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai cuộc chiến tranh biên giới, khối

nghiên cứu được tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam.

UBKH&KTNN lúc này chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về lĩnh vực khoa học

và kỹ thuật trong phạm vi cả nước nhằm phục vụ đắc lực công cuộc xây dựng cơ



sở vật chất và kỹ thuật của CNXH, nâng cao đời sống nhân dân và củng cố quốc

phòng.

Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn của những thay đổi quan trọng trong

đường lối, chính sách của Đảng về đổi mới và chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế

hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Năm 1990,

UBKH&KTNN được đổi tên thành UBKHNN, thực hiện chức năng quản lý nhà

nước trong lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằm

khuyến khích việc sáng tạo và ứng dụng rộng rãi các thành tựu khoa học và kỹ

thuật, đưa lại hiệu quả thiết thực cho thời kỳ phát triển mới của đất nước.

Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thành

lập trong bối cảnh đất nước thực hiện công cuộc đổi mới và chuẩn bị bước vào thời

kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở

hữu công nghiệp (SHCN) và bảo vệ môi trường trong phạm vi cả nước.

Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN được thành lập theo Nghị quyết Kỳ

họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI. Bộ KH&CN có chức năng quản lý nhà nước về

hoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng;

sở hữu trí tuệ (SHTT); năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý

nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ

sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý.

Việc thành lập Bộ KH&CN trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghiệp

hoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế thể hiện sự quan tâm của Đảng và

Nhà nước đối với sự nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung hơn cho các

nhiệm vụ quản lý nhà nước về KH&CN trong phạm vi cả nước, khẳng định vị thế

và vai trò của Bộ trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động KH&CN đóng

góp tích cực cho phát triển nền kinh tế đất nước và hội nhập.

Trong suốt chặng đường xây dựng và phát triển, Bộ KH&CN đã không

ngừng khắc phục các khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một cơ



quan tham mưu, giúp Đảng và Chính phủ quản lý thống nhất về KH&CN trong

phạm vi cả nước, và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho

sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước. Đó là kết quả của một quá trình

phấn đấu bền bỉ, lâu dài của tập thể Lãnh đạo và đội ngũ các cán bộ, công chức của

Bộ.

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

1. Vị trí và chức năng

Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công

nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo

lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà

nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp

luật.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại

Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định

chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và

những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp lệnh,

dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định

của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ

đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ

tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5 năm, hàng

năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia của ngành thuộc lĩnh vực do Bộ

Khoa học và Công nghệ quản lý.



- Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc

lĩnh vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý

- Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học và công nghệ chủ yếu 5

năm và kế hoạch khoa học và công nghệ hàng năm, các chương trình nghiên cứu

phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ phù hợp với chiến lược phát

triển khoa học và công nghệ và theo phân cấp, ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ.

- Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm vi quản lý

nhà nước của Bộ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản

quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý của

Bộ sau khi được ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục

pháp luật về khoa học và công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc

gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền trong các ngành, lĩnh

vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

- Hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộc ngành,

lĩnh vực theo danh mục do Chính phủ quy định; quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu

hồi, gia hạn các loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký trong phạm vi quản

lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn

nghiệp vụ hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước

của Bộ.

- Về hoạt động khoa học và công nghệ:

a) Chỉ đạo thực hiện phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu khoa học và

phát triển công nghệ 5 năm và hàng năm, chuyển giao công nghệ, thúc đẩy việc

phát triển các ngành, lĩnh vực kinh tế-kỹ thuật trọng điểm trên cơ sở đổi mới, làm

chủ công nghệ, tập trung phát triển công nghệ mới, công nghệ cao;

b) Chủ trì hướng dẫn các Bộ, ngành, địa phương thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu

trách nhiệm của các tổ chức khoa học và công nghệ công lập; hướng dẫn, hỗ trợ

việc thành lập, phát triển doanh nghiệp khoa học và công nghệ; hỗ trợ các tổ chức,



cá nhân phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật áp dụng vào sản xuất, các doanh

nghiệp đổi mới công nghệ; quy định, hướng dẫn các tổ chức, cá nhân thực hiện

hoạt động ươm tạo công nghệ, ươm tạo doanh nghiệp khoa học và công nghệ;

c) Hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc chứng nhận hoạt động ứng dụng, nghiên cứu,

phát triển công nghệ cao và công nhận doanh nghiệp công nghệ cao; quy định điều

kiện đối với cơ sở ươm tạo công nghệ cao, ươm tạo doanh nghiệp công nghệ cao;

quy định thẩm quyền, điều kiện, thủ tục xác nhận cơ sở đào tạo nhân lực công nghệ

cao; xây dựng cơ sở dữ liệu, hạ tầng thông tin về công nghệ cao thuộc phạm vi

thẩm quyền của Bộ; xây dựng trình Chính phủ ban hành tiêu chí, điều kiện thành

lập khu công nghệ cao và xây dựng cơ chế, chính sách phát triển công nghệ cao;

trực tiếp quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc;

d) Hướng dẫn việc xác định, đặt hàng, tuyển chọn, giao trực tiếp, đánh giá, nghiệm

thu, nhiệm vụ khoa học và công nghệ; việc giao quyền sở hữu và quyền sử dụng

kết quả nhiệm vụ khoa học và công nghệ có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước.

Giao quyền sở hữu và quyền sử dụng kết quả nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp

nhà nước cho các tổ chức, cá nhân. Khai thác, ứng dụng, công bố, tuyên truyền kết

quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ;

đ) Quản lý các nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp nhà nước trong lĩnh vực thuộc

phạm vi quản lý của Bộ; xây dựng, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ

khoa học và công nghệ trọng điểm cấp nhà nước, nhiệm vụ trong các chương trình,

đề án khoa học và công nghệ quốc gia đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

e) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc đặt hàng một số sản phẩm khoa học và

công nghệ đối với các nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà

nước;

g) Kiểm tra, giám sát và thanh tra chuyên ngành quá trình thực hiện và sau nghiệm

thu các chương trình, đề tài, dự án khoa học và công nghệ sử dụng vốn ngân sách

nhà nước; tổ chức đánh giá độc lập kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công

nghệ của tổ chức khoa học và công nghệ;



h) Hướng dẫn, đăng ký hoạt động đối với các tổ chức nghiên cứu và phát triển, các

tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ, quỹ phát triển khoa học và công nghệ, quỹ

đổi mới công nghệ, quỹ đầu tư mạo hiểm công nghệ cao theo quy định của pháp

luật;

i) Quy định hoạt động chuyển giao công nghệ và dịch vụ chuyển giao công nghệ;

hướng dẫn việc đánh giá, định giá, thẩm định, giám định công nghệ; cấp phép

chuyển giao công nghệ và chứng nhận đăng ký hợp đồng chuyển giao công nghệ

theo phân cấp; thẩm định nội dung khoa học và công nghệ của các dự án đầu tư,

quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, quy hoạch ngành, lĩnh vực, các chương trình,

đề án nghiên cứu khoa học phục vụ hoạt động chuyển giao công nghệ, phát triển

thị trường công nghệ thuộc thẩm quyền; thẩm định, trình Chính phủ ban hành danh

mục công nghệ khuyến khích chuyển giao, danh mục công nghệ hạn chế chuyển

giao và danh mục công nghệ cấm chuyển giao;

k) Hướng dẫn các Bộ, ngành, địa phương xây dựng kế hoạch khoa học và công

nghệ 5 năm, hàng năm và nghiệp vụ quản lý hoạt động khoa học và công nghệ.

- Về phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ:

a) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành và địa phương xây dựng quy hoạch mạng

lưới các tổ chức khoa học và công nghệ và tổ chức thực hiện sau khi được ban

hành; quy định cụ thể tiêu chí thành lập, phân loại, điều kiện hoạt động đối với tổ

chức khoa học và công nghệ; thành lập hoặc có ý kiến về việc thành lập, tổ chức

lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công

nghệ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn việc quản lý hệ thống các phòng thí

nghiệm trọng điểm quốc gia;

b) Ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành và tổ chức

thực hiện các cơ chế, chính sách về đào tạo, sử dụng, trọng dụng cán bộ khoa học

và công nghệ; xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi

dưỡng các đối tượng hoạt động trong lĩnh vực khoa học và công nghệ và hỗ trợ

phát triển các lực lượng hoạt động khoa học và công nghệ;



c) Phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng cơ chế tài chính trong lĩnh vực khoa học và

công nghệ, kế hoạch vốn ngân sách sự nghiệp khoa học và công nghệ hàng năm;

xác định cơ cấu chi và tỷ lệ chi ngân sách dành cho hoạt động khoa học và công

nghệ hàng năm của các Bộ, ngành, địa phương trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư xây dựng kế hoạch vốn ngân sách đầu tư phát

triển khoa học và công nghệ hàng năm. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện phương

án phân bổ dự toán ngân sách dành cho khoa học và công nghệ hàng năm và việc

sử dụng ngân sách dành cho khoa học và công nghệ đối với các Bộ, ngành, địa

phương theo quy định của pháp luật;

d) Hướng dẫn hoạt động thông tin, truyền thông, thư viện, thống kê trong lĩnh vực

khoa học và công nghệ, phát triển thị trường công nghệ; xây dựng hạ tầng thông

tin, thống kê khoa học và công nghệ quốc gia; tổ chức các chợ công nghệ và thiết

bị, các trung tâm giao dịch công nghệ, triển lãm khoa học và công nghệ; xây dựng

hệ thống các cơ sở dữ liệu quốc gia về khoa học và công nghệ; đầu tư phát triển

các mạng thông tin khoa học và công nghệ tiên tiến kết nối với khu vực và quốc tế.

- Về sở hữu trí tuệ:

a) Xây dựng, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quy định

của pháp luật về sở hữu trí tuệ; quy định quy trình, thủ tục đăng ký và xác lập

quyền sở hữu trí tuệ, quyền sử dụng và chuyển nhượng tài sản trí tuệ của tổ chức,

cá nhân;

b) Quản lý nhà nước về hoạt động sáng kiến;

c) Hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc xác lập, chuyển giao quyền sở hữu công

nghiệp; thực hiện các biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của Nhà nước, tổ chức,

cá nhân trong lĩnh vực sở hữu công nghiệp;

d) Hướng dẫn nghiệp vụ đối với cơ quan quản lý về sở hữu công nghiệp; quản lý

hoạt động đại diện sở hữu công nghiệp, giám định về sở hữu công nghiệp và các

dịch vụ khác về sở hữu trí tuệ; hướng dẫn về nghiệp vụ sở hữu công nghiệp đối với

các bộ, ngành, địa phương, doanh nghiệp và cơ sở;



đ) Chủ trì tổ chức giải quyết các tranh chấp về sở hữu công nghiệp và tranh chấp

thương mại liên quan đến sở hữu công nghiệp theo quy định của pháp luật;

e) Phối hợp với Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Thông tin và Truyền thông,

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện quản lý nhà nước về sở hữu trí

tuệ đối với các lĩnh vực liên quan theo phân công của Chính phủ.

- Về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng:

a) Quản lý hệ thống tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam; thẩm định và

công bố tiêu chuẩn quốc gia; hướng dẫn xây dựng và thẩm định quy chuẩn kỹ thuật

quốc gia; tổ chức xây dựng, hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn quốc gia và xây dựng,

ban hành, hướng dẫn áp dụng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thuộc lĩnh vực được

phân công quản lý; tham gia xây dựng tiêu chuẩn quốc tế; hướng dẫn áp dụng tiêu

chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài ở Việt Nam; hướng dẫn

xây dựng quy chuẩn kỹ thuật địa phương; hướng dẫn xây dựng và công bố tiêu

chuẩn cơ sở; tổ chức, quản lý hoạt động của mạng lưới các cơ quan thông báo và

hỏi đáp của Việt Nam về hàng rào kỹ thuật trong thương mại; quản lý nhà nước về

nhãn hàng hóa, mã số, mã vạch và phân định sản phẩm, hàng hóa;

b) Quản lý việc thiết lập, duy trì, bảo quản và sử dụng hệ thống chuẩn đo lường;

phê duyệt chuẩn đo lường quốc gia; chỉ định tổ chức giữ chuẩn đo lường quốc gia;

tổ chức quản lý về đo lường đối với phương tiện đo, phép đo, lượng hàng đóng gói

sẵn, chuẩn đo lường; tổ chức quản lý hoạt động kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm

phương tiện đo, chuẩn đo lường;

c) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan tổ chức quản lý nhà nước về

chất lượng sản phẩm, hàng hóa trong sản xuất, hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, lưu

thông trên thị trường và trong quá trình sử dụng theo quy định của pháp luật;

hướng dẫn và quản lý về ghi nhãn hàng hóa trên phạm vi cả nước; hướng dẫn và

quản lý hoạt động đánh giá sự phù hợp về tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, công

nhận năng lực của phòng thử nghiệm, phòng hiệu chuẩn, tổ chức chứng nhận sự

phù hợp, tổ chức giám định; chủ trì thực hiện chương trình quốc gia nâng cao năng



suất, chất lượng và khả năng cạnh tranh của sản phẩm, hàng hóa; thực hiện các

thỏa thuận và điều ước quốc tế về việc thừa nhận lẫn nhau đối với kết quả đánh giá

sự phù hợp về tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, đo lường và chất lượng sản phẩm,

hàng hóa; quản lý, hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện việc áp dụng hệ

thống quản lý chất lượng tiên tiến trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà

nước.

- Về năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân:

a) Quản lý nhà nước về an toàn bức xạ, phóng xạ môi trường, an toàn hạt nhân, an

ninh nguồn phóng xạ, an ninh hạt nhân và thanh sát hạt nhân trong các hoạt động

ứng dụng năng lượng nguyên tử trên phạm vi cả nước; hướng dẫn, tổ chức triển

khai hoạt động ứng dụng, năng lượng nguyên tử trong các ngành kinh tế - kỹ thuật,

các dự án xây dựng nhà máy điện hạt nhân theo quy định của pháp luật;

b) Tổ chức quản lý mạng lưới quan trắc và cảnh báo phóng xạ môi trường quốc gia

và hệ thống phòng chuẩn quốc gia trong lĩnh vực đo lường bức xạ và hạt nhân;

c) Quy định và hướng dẫn việc khai báo, cấp giấy phép tiến hành công việc bức xạ;

thanh tra và xử lý vi phạm về bảo đảm an toàn bức xạ và an toàn hạt nhân đối với

các hoạt động trong lĩnh vực năng lượng nguyên tử;

d) Quản lý nhiên liệu hạt nhân, nhiên liệu hạt nhân đã qua sử dụng, vật liệu hạt

nhân, vật liệu hạt nhân nguồn, chất thải phóng xạ và hoạt động dịch vụ hỗ trợ ứng

dụng năng lượng nguyên tử; quản lý xuất nhập khẩu công nghệ, thiết bị bức xạ,

nhiên liệu hạt nhân, nhiên liệu hạt nhân đã qua sử dụng, vật liệu hạt nhân và nguồn

phóng xạ trong phạm vi cả nước;

đ) Quy định việc kiểm soát và xử lý sự cố bức xạ, sự cố hạt nhân.

- Về dịch vụ công:

a) Hướng dẫn các tổ chức sự nghiệp thực hiện dịch vụ công trong các ngành, lĩnh

vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;



b) Xây dựng các quy trình, thủ tục, định mức kinh tế-kỹ thuật đối với các hoạt

động tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý;

c) Hướng dẫn, tạo điều kiện hỗ trợ cho các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo

quy định của pháp luật.

- Quản lý công chức, viên chức chuyên ngành khoa học và công nghệ:

a) Xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch công chức thuộc lĩnh

vực khoa học và công nghệ để Bộ Nội vụ ban hành;

b) Quản lý vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý

nhà nước của Bộ;

c) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh nghề nghiệp viên chức

chuyên ngành khoa học và công nghệ;

d) Quy định cụ thể tiêu chuẩn, điều kiện, nội dung, hình thức thi hoặc xét thăng

hạng và tổ chức việc thi, xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp đối với viên chức

chuyên ngành khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật;

đ) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo, quản lý của cơ quan

chuyên môn về khoa học và công nghệ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực

thuộc Trung ương.

- Về hợp tác quốc tế:

a) Tổ chức thực hiện các chương trình, hiệp định, thỏa thuận hợp tác song phương

và đa phương, đề án hội nhập quốc tế và khu vực về khoa học và công nghệ đã

được phê duyệt; triển khai mạng lưới đại diện khoa học và công nghệ ở nước ngoài

theo chỉ đạo của Chính phủ;

b) Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính

phủ về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế liên quan đến các lĩnh vực quản lý nhà

nước của Bộ;

c) Đại diện chính thức của Việt Nam tại các tổ chức quốc tế trong lĩnh vực khoa

học và công nghệ theo phân công, ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.



- Về công tác thanh tra, kiểm tra, phòng chống tham nhũng:

a) Hướng dẫn, kiểm tra và thanh tra việc thực hiện chính sách, pháp luật về ngành,

lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp

vụ về công tác thanh tra chuyên ngành và xử lý các vi phạm pháp luật theo quy

định của pháp luật;

b) Giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của tổ chức, cá nhân liên quan đến ngành,

lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; tổ chức việc tiếp dân và thực

hiện công tác phòng, chống tham nhũng theo quy định.

- Công nhận ban vận động thành lập hội, hiệp hội, tổ chức phi Chính phủ (gọi tắt là

Hội) hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; hướng

dẫn, tạo điều kiện cho các Hội tham gia vào hoạt động của ngành; tổ chức lấy ý

kiến của Hội để hoàn thiện các quy định của pháp luật về khoa học và công nghệ;

kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với Hội hoạt động

trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến

nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm pháp luật của Hội

theo quy định của pháp luật.

- Quản lý và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền của Bộ theo

quy định của pháp luật.

- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ

khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý.

- Về thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có

vốn nhà nước thuộc Bộ theo quy định:

a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước theo phân công, phân cấp

của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một

thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu và phần vốn nhà nước đầu tư vào các

doanh nghiệp;



b) Trình cơ quan có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bổ nhiệm, miễn

nhiệm theo thẩm quyền các chức danh lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp;

c) Phê duyệt theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Điều lệ tổ

chức và hoạt động của doanh nghiệp.

- Tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính, của Bộ theo chương trình cải

cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức và

số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết định việc bổ

nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, cách chức, từ chức, miễn nhiệm, biệt

phái; thực hiện chế độ tiền lương, các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ

luật và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng và tổ chức

thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ,

công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.

- Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ và của ngành

khoa học và công nghệ; phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng, tổng hợp dự toán

thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Khoa học và

Công nghệ để Chính phủ trình Quốc hội; quản lý, tổ chức thực hiện quyết toán

ngân sách nhà nước; thực hiện các nhiệm vụ khác về ngân sách nhà nước, tài

chính, tài sản theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao

hoặc theo quy định của pháp luật.

3. Cơ cấu tổ chức của Bộ

Theo Nghị định 20/2013/NĐ-CP, ngày 26/02/2013 cơ cấu tổ chức của Bộ bao

gồm:

- Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên;

- Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật;

- Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;



- Vụ Công nghệ cao;

- Vụ Kế hoạch - Tổng hợp;

- Vụ Tài chính;

- Vụ Pháp chế;

- Vụ Tổ chức cán bộ;

- Vụ Hợp tác quốc tế;

- Vụ Thi đua - Khen thưởng;

- Vụ Phát triển khoa học và công nghệ địa phương;

- Văn phòng Bộ;

- Thanh tra Bộ;

- Cục Công tác phía Nam;

- Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ;

- Cục Năng lượng nguyên tử;

- Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia;

- Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và công nghệ;

- Cục An toàn bức xạ và hạt nhân;

- Cục Sở hữu trí tuệ;

- Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;

- Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc;

- Viện Chiến lược và Chính sách khoa học và công nghệ;

- Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước;

- Báo Khoa học và Phát triển;

- Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam;

- Trung tâm Tin học;

- Trường Quản lý khoa học và công nghệ.

Các đơn vị quy định từ 01 đến 22 là các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện

chức năng quản lý nhà nước; các đơn vị từ 23 đến 28 là các đơn vị sự nghiệp phục

vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ.



Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên được tổ chức 02 phòng, Vụ Khoa học và

Công nghệ các ngành kinh tế-kỹ thuật được tổ chức 03 phòng, Vụ Tổ chức cán bộ

được tổ chức 03 phòng, Vụ Hợp tác quốc tế được tổ chức 04 phòng, Vụ Kế hoạch -

Tổng hợp được tổ chức 03 phòng, Vụ Tài chính được tổ chức 03 phòng, Vụ Pháp

chế được tổ chức 02 phòng.

Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trình Thủ tướng Chính phủ ban hành

các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Ban quản lý Khu công nghệ cao Hòa

Lạc và danh sách các đơn vị sự nghiệp khác hiện có thuộc Bộ Khoa học và Công

nghệ.

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC

THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

I. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC


1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Bộ KH&CN quy định về công công

tác văn thư, lưu trữ

Để đảm bảo thực hiện tốt các văn bản của Nhà nước quy định về công tác

Văn thư - Lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động về công tác Văn thư – Lưu

trữ; trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và Bộ Nội vụ…

như:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PL-UBTVQH10

ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật nhà nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010

của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;



- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan

- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của bộ trưởng

Bộ Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;…

Bộ Khoa học và Công nghệ đã xây dựng và ban hành:

Quyết định số: 4148/ QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 về việc ban hành

Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.

(Xem phụ lục: 01)

2. Mô hình tổ chức văn thư tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:

- Văn thư chuyên trách Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Văn phòng Bộ

(Văn thư Bộ)

- Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân,

con dấu và tài khoản riêng;

- Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ ( đối với các đơn vị

thuộc Bộ nhưng không có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng).

Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư nhưng thông thường có 03 hình

thức tổ chức văn thư cơ bản đó là: Hình thức tổ chức tập trung, hình thức tổ chức

phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp. Với quy mô cơ cấu tổ chức và chức năng

nhiệm vụ của bộ KH&CN thì Bộ Khoa học và Công nghệ đã chọn mô hình tổ

chức văn thư hỗn hợp. Văn thư hỗn hợp: là sự kết hợp cả hai hình thức tập trung và



phân tán. Một số công việc như soạn thảo, in ấn, sao chụp, nhận và gửi công văn

giấy tờ thì tập trung giải quyết ở bộ phận Văn thư Bộ, còn những việc khác vừa

tiến hành ở bộ phận Văn thư, vừa ở các đơn vị chuyên môn.

Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn, cơ cấu tổ chức có nhiều tầng

nấc, tính chất công việc và nhiệm vụ công tác thường phức tạp và đa dạng; cán bộ,

công chức đông đảo; số lượng văn bản đến và đi lớn; địa điểm làm việc của các

đơn vị tương đối phân tán như: Khu Công nghệ cao Hoà lạc; Cục công tác phía

Nam. Chính vì vậy, hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp là đúng đắn và hợp lý nhất

thuận tiện cho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản cuả Bộ, nhằm cung cấp đầy

đủ mọi thông tin để cung cấp cho Lãnh đạo Bộ thực hiên quản lý hoạt động của cơ

quan mình.

3. Các hình thức văn bản tại Bộ Khoa học và công nghệ

Các hình thức văn bản tại Bộ bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật;

- Văn bản hành chính;

- Văn bản chuyên ngành;

- Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

4. Các quy định về thể thức văn bản

4.1. Đối với văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư

số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể

thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

4.2. Đối với văn bản hành chính

Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.



4.3. Đối với bản chuyên ngành

- Thể thức văn bản chuyên ngành không thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về

khoa học và công nghệ thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan

quản lý ngành tương ứng.

- Thể thức văn bản chuyên ngành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ

Khoa học và Công nghệ được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Khoa học

và Công nghệ.

4.4. Đối với văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài:

Thể thức văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

được thực hiện theo quy định của Bộ Ngoại giao hoặc theo thông lệ quốc tế.

II. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Khoa học và Công nghệ được quản lý

tập trung tại Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản

được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và của Bộ (Quy chế Văn thư - Lưu

trữ của Bộ). Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ, các đơn vị,

cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc

chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có

đóng dấu chỉ mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và

“Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản

khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn

bản được đăng ký.

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý

theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, Quy chế bảo

vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và hướng dẫn của Quy chế

Văn thư – Lưu trữ do Bộ ban hành.



1. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

1.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Khoa học và

Công nghệ

Văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành bao gồm các loại văn bản

sau:

- Thông tư;

- Thông tư liên tịch;

- Quyết định;

- Công văn;

- Thông báo;

- Báo cáo;

- Biên bản;

- Thông cáo;

- Tờ trình;

- Chương trình;

- Quy hoạch;

- Điều lệ;

- Quy chế;

- Quy định;

- Đề án;

- Giấy chứng nhận;

- Công điện;

- Phiếu gửi;

- Giấy ủy quyền;

- Giấy nghỉ phép;

- Hợp đồng;

Giấy đi đường.

1.2. Số lượng của các loại văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành trong 5

năm trở lại đây:

STT

Tên loại văn bản ban hành

Số lượng

Năm2010

Năm2011

Năm2012

Năm2013

Năm2014

1 - Thông tư – TTLT 27 38 15 27 39

2 - Quyết định của Bộ 3055 4089 3656 4390 3786

3 - Quyết định của VP 181 249 179 149 184

4 - Công văn đi của Bộ 3336 3456 3939 4373 4932



5 - Công văn đi của VP 430 508 201 404 431

6 - Quyết định mật 14 17 23 39 47

7 - Công văn mật 127 89 67 101 105

8 - Giấy chứng nhận 197 137 163 174 186

9 - Quyết định đi máy

bay

137 142 110 163 183

Tổng 7504 8725 8353 9820 9893

1.3. Công tác soạn thảo văn bản

- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quy chế soạn thảo và

ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:

Đơn vị hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm

thực hiện các công việc sau:

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

Soạn thảo văn bản;

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Bộ hoặc đơn vị việc

tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp

thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của quy chế làm việc của Bộ

Khoa học và Công nghệ.

1.4. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

- Trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo đơn vị phê

duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì



đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình

người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

1.5. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành

- Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách

nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung

văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành; đề xuất

mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà

nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình Lãnh

đạo Bộ quyết định.

- Chánh Văn phòng Bộ (bộ phận Văn thư Bộ được giao trực tiếp) giúp Bộ

trưởng tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ

thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ.

- Dự thảo văn bản trình ký có ít nhất phải có 02 bản để người có thẩm

quyền ký trực tiếp: 01 bản có chữ ký tắt để lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản

(chỉ có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) sử dụng để nhân bản

thành các bản chính khi phát hành.

2. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được

chuyển qua mạng - văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Bộ Khoa học

và Công nghệ được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và

Công nghệ.

2.1. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến Bộ phải được quản lý theo trình tự sau:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

- Trình, chuyển giao văn bản đến.

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2.2. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Bộ KH&CN gồm:



Sổ đăng ký văn bản đến;

Sổ đăng ký và chuyển giao bì thư thường không mở;

Sổ đăng ký bì, văn bản mật đến;

Sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị;

Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân và tổ chức;

Sổ chuyển fax;

Sổ nhận fax.

- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm

việc, Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm

tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi

trước khi nhận và ký nhận.

- Đối với bản fax không dùng loại giấy theo quy chuẩn, phải chụp lại trước

khi đóng dấu Đến; văn bản được chuyển phát qua mạng - văn bản điện tử, trong

trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận

được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,

ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

- Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ nội

bộ của Văn phòng Bộ tiếp nhận và có trách nhiệm ký nhận, đăng ký vào sổ và giao

cho Văn thư Bộ trong thời gian sớm nhất. Đối với văn bản khẩn phải báo ngay cho

Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Chánh Văn phòng để xử lý.

- Văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký văn bản và cơ sở dữ

liệu quản lý văn bản đến trên mạng VP-Net.

- Văn bản mật đến được đăng ký riêng; nếu sử dụng phần mềm trên máy vi

tính thì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.

- Văn bản mật có hẹn giờ, hỏa tốc đến ngoài giờ hành chính, nhân viên bảo

vệ nội bộ của Văn phòng Bộ chuyển cho Chánh Văn phòng để xử lý.

2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến



- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng Bộ để xin

ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được

trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào sổ

đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.

- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối

tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào

sổ chuyển giao văn bản.

- Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị

tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho Văn thư Bộ để báo cáo Chánh Văn

phòng xử lý.

2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Sau khi nhận được văn bản đến, Lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có

trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Bộ,

thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn

giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.

- Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến được quy định như sau:

+ Văn thư Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến chuyển trực tiếp

đến các đơn vị trực thuộc Bộ đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải

quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.

+ Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến có ý kiến

chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, số liệu văn bản đến đã được giải quyết hoặc đã đến hạn

nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.

+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư Bộ hoặc Phòng

Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời

hạn quy định.



- Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về

tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho

các đơn vị liên quan.

- Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: (Xem phụ lục: 02)

3. Kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi

3.1.Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm

của văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản

đi.

- Lưu văn bản đi.

3.2. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn

bản

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc

phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, Văn thư

Bộ báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết.

- Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

+) Ghi số của văn bản



- Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được ghi số theo hệ

thống số chung của Bộ do Văn thư Bộ thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật

có quy định khác.

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của

pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản

1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

+) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện

theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy

định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

+) Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.

3.3. Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và trên mạng VP-Net.

- Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:

Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính thông thường);

Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật;

Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành;

Sổ đăng ký văn bản mật;

Các loại sổ đăng ký văn bản khác phục vụ công tác quản lý văn bản đi

của Bộ (Sổ cấp giấy giới thiệu, Sổ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt

động khoa học và công nghệ,...).

- Đăng ký văn bản đi



Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền thống

(đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính khi điều kiện kỹ thuật cho phép (trên

mạng VP-Net)

3.4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

3.4.1. Nhân bản

- Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số

lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê

đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn

thư Bộ;

- Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản

chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực

hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn

bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến

các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.

- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian

quy định.

- Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ và được thực

hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và quy

định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002

của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

3.4.2. Đóng dấu cơ quan

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía

bên trái.

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ

tươi theo quy định.

- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo



Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản

quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Bộ Khoa học và

Công nghệ hoặc tên của phụ lục.

- Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục

kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn

bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

3.4.3. Đóng dấu độ khẩn, mật

- Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA

TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b,

Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

- Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu

hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số12/2002/TT-BCA ngày 13

tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-

CP.

- Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI

SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản

được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số

01/2011/TT-BNV.

3.5. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

3.5.1. Thủ tục phát hành văn bản

- Đơn vị soạn thảo văn bản tiến hành các công việc sau:

Lựa chọn bì;

Viết bì và viết phiếu chuyển EMS (nếu chuyển phát nhanh);

Vào bì và dán bì;

- Văn thư Bộ tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:



Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

Phân loại bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp

đối với những văn bản có yêu cầu.

3.5.2. Chuyển phát văn bản đi

- Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành

ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn

bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn bản.

- Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG

KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

- Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi

văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm

tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;

- Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc

cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao

văn bản;

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển

phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải

gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

- Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí

mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ, Điều 10, Điều 16 Nghị định số

33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

3.5.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Việc xác định

những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề

xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quyết định;



- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo

phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Bộ (Văn

thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp); khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm

văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo

cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.

3.6. Lưu văn bản đi

- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01

bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

- Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự

đăng ký.

- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các

mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử

dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.

- Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: (Xem phụ lục: 03)

CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO

HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM

SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN

I. ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT

1. Ưu điểm

1.1. Đối với công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

Nhìn chung việc soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Khoa học và Công

nghệ được thực hiện tốt, đúng thể thức và những quy định hiện hành, trình bày

đẹp, đảm bảo được các yêu cầu như: nhanh chóng, chính xác, kịp thời, hiện đại…

1.2. Đối với công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến



Việc kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến tại Bộ được thực hiện

hiệu quả, khoa học, đáp ứng được các yêu cầu của công việc, và yêu cầu của Lãnh

đạo Bộ. Việc chuyển giao văn bản đến ở Bộ đảm bảo được nguyên tắc: Nhanh

chóng, chính xác, kịp thời và thống nhất. Điểm ưu việt là tại Bộ Khoa học và Công

nghệ đã ứng dụng và khai thác hiệu quả phần mềm quản lý văn bản trên mạng nội

bộ VP-Net, việc này giúp cho công việc được giải quyết nhanh chóng, thuận lợi

cho công tác tra tìm, thống kê, báo cáo…Bên cạnh đó hệ thống các sổ quản lý văn

bản đi đến tại Bộ phận Văn thư cũng được thực hiện tốt, được trình bày khoa học

và dễ kiểm soát. Các văn bản đến được Lãnh đạo Văn phòng Bộ đôn đốc thực hiện

thường xuyên nên tiến độ giải quyết công việc được đảm bảo.

2.1. Đối với công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

Vẫn còn 1 số ít cá nhân, đơn vị thuộc Bộ khi soạn thảo văn bản chưa tuân

theo đúng quy định, đặc biệt là còn bỏ qua một số trình tự theo quy định hiện hành.

Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quan ban hành văn bản, thể thức

đề ký văn bản, cỡ chữ, kiểu chữ và trình bày chưa đẹp.

2.2. Đối với công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản đi, đến

Trong thực tế được chứng kiến trong tuần kiến tập đầu tiên thì đã có trường

hợp văn bản Thông tư do Bộ phát hành sau khi đã làm thủ tục phát hành và chuyển

phát đến các cơ quan, tổ chức khắp các tỉnh thành trong cả nước, cán bộ và đơn vị

soạn thảo mới phát hiện ra lỗi sai về thời gian. Vì vậy, cần phải làm thủ tục chuyển

hoàn văn bản, việc này rất mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như

thời gian để các cơ quan, tổ chức áp dụng và thực hiện.

Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan lớn nên hàng ngày số lượng văn bản

đến và văn bản do cơ quan phát hành rất lớn. Vì vậy, đôi khi việc xử lý văn bản tại

Bộ phận văn thư gặp nhiều khó khăn và tồn đọng. Đồng thời việc đôn đốc, kiểm

tra, giám sát của Lãnh đạo Văn phòng cũng không thể bao quát được toàn bộ.

Một điểm còn tồn tại ảnh hưởng đến hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc

tại Bộ Khoa học và Công nghệ đó là phần mềm quản lý văn bản của bộ VP-Net



còn bộc lộ nhiều thiếu sót. Hiện tại phần mềm mới chỉ dừng lại ở việc cập nhật

thông tin theo dạng số, ký hiệu, tên loại, và trích yếu nội dung văn bản mà chưa

xem được toàn văn của văn bản đi và đến. Chưa hiển thị được sơ đồ và quy trình

giải quyết văn bản như một số phần mềm quản lý văn bản hiện có. Chính vì vậy ở

Bộ Khoa học và Công nghệ vần còn tồn tại song song 2 hình thức quản lý văn bản

đi, đến đó là quản lý bằng hệ thống các sổ đăng ký văn bản và trên phần mềm quản

lý văn bản VP-Net.

Bên cạnh đó, mà tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn

vị chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ,

thậm chí cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó

khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó,

đã gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ

quan. Đây chính là hạn chế lớn trong công tác văn thư của Bộ Khoa học và Công

nghệ.

II. ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC


Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định, các đề

xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác tổ

chức thực hiện các văn bản không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan

của bản thân. Chính vì vậy, để những đề xuất giải pháp được hoàn thiện hơn, em

rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của của thầy

cô. Về bản thân em xin mạnh dạn đề xuất những giải pháp ngắn gọn như sau:

1. Đối với Lãnh đạoVăn phòng Bộ cần quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực

hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ, đồng thời tổ

chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực

thuộc Bộ thường xuyên hơn.

2. Đối với Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ cần triển khai và tổ chức thực

hiện nghiêm túc các quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ về công tác



văn thư, lưu trữ; chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ

của đơn vị mình về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Đối với các cán bộ, công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực hiện

nghiêm túc các quy định tại Quy chế Văn thư – Lưu trữ của Bộ và quy định

của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Bộ Khoa học và Công nghệ cần đầu tư hơn nữa cho công tác xây dựng, phát

triển và hoàn thiện các phần mềm quản lý công việc nói chung và phần mềm

quản lý văn bản nói riêng góp phần tin học hóa công tác văn phòng, công tác

kiểm soát và tổ chức văn bản.

5. Bộ cần đầu tư hơn nữa cho việc mua sắm các trang thiết bị hiện đại phục vụ

công tác văn phòng. Quan tâm tới đời sống tinh thần của các cán bộ, công

chức giúp hạn chế những căng thẳng trong công việc, từ đó giúp họ phát huy

được những năng lực, sự sáng tạo trong công tác.

6. Bộ cần thường xuyên đánh giá năng lực, phẩm chất trong việc của các cán

bộ văn phòng. Từ đó khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích,

đồng thời phải nghiêm chỉnh phê bình những cá nhân không hoàn thành

nhiệm vụ. Có kế hoạch bổ sung nhân sự khi cần thiết.



PHẦN PHỤ LỤC

PHỤ LỤC: 01Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc



QUY CHẾCông tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ)

Chương INHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Bộ Khoa học và Công nghệ để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ.a) Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Khoa học và Công nghệ; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.b) Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Khoa học và Công nghệ.2. Quy chế này được áp dụng thống nhất đối với các cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi là cán bộ, công chức) và các đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.Điều 2. Giải thích từ ngữTrong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng - văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Bộ Khoa học và Công nghệ được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và Công nghệ.2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Bộ Khoa học và Công nghệ phát hành.3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.



4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành.6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao lục được thực hiện từ bản sao y bản chính.9. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Bộ, đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức.10. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của Bộ, đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức, thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.11. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.12. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ, đơn vị thuộc Bộ, cán bộ, công chức.13. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.14. Lưu trữ cơ quan là đơn vị thực hiện công tác lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ.Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ1. Trách nhiệm của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ:a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộ



Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Bộ.3. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc BộThủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ của đơn vị mình về công tác văn thư, lưu trữ.4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại Quy chế này và quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.Điều 4. Hệ thống văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ

1. Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:a) Văn thư chuyên trách Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Văn phòng Bộ (sau đây gọi là Văn thư Bộ);b) Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng;c) Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ không thuộc Điểm b, Khoản 1 Điều này. 2. Hệ thống lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:a) Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Văn phòng Bộ (sau đây gọi là Lưu trữ Bộ);b) Lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ (sau đây gọi là Lưu trữ đơn vị). 3. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc. Người được giao kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.Điều 5. Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ1. Báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ được tiến hành định kỳ hàng năm, tính từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 của năm báo cáo.

2. Các đơn vị gửi báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình cho Văn phòng Bộ trước ngày 15 tháng 01 của năm kế tiếp.



3. Văn phòng Bộ gửi báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ cho Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước trước ngày 15 tháng 02 của năm kế tiếp.

Điều 6. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ 1. Vụ trưởng Vụ Kế hoạch - Tổng hợp, Vụ trưởng Vụ Tài chính, Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm bảo đảm kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ và đơn vị. Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ được bố trí vào kế hoạch hàng năm của Bộ và các đơn vị khi xây dựng kế hoạch năm.2. Kinh phí cho công tác lưu trữ được sử dụng vào các nội dung công việc theo quy định của Điều 39 Luật Lưu trữ.Điều 7. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữMọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ và các đơn vị trực thuộc Bộ phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương IICÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 8. Hình thức văn bảnCác hình thức văn bản bao gồm:- Văn bản quy phạm pháp luật;- Văn bản hành chính; - Văn bản chuyên ngành; - Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.Điều 9. Thể thức văn bản1. Văn bản quy phạm pháp luậtThể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch. 2. Văn bản hành chínha) Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. b) Quy ước ký hiệu viết tắt tên các đơn vị trực thuộc Bộ theo hướng dẫn tại Phụ lục I; ký hiệu tên loại văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục II; mẫu chữ và chi tiết trình



bày thể thức văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục III; mẫu văn bản hành chính theo hướng dẫn tại Phụ lục IV Quy chế này.3. Văn bản chuyên ngànha) Thể thức văn bản chuyên ngành không thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành tương ứng.b) Thể thức văn bản chuyên ngành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài:Thể thức văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định của Bộ Ngoại giao hoặc theo thông lệ quốc tế.Điều 10. Soạn thảo văn bản1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quy chế soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Khoa học và Công nghệ, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành. 2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:Đơn vị hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;c) Soạn thảo văn bản;d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; đ) Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ. Phiếu trình giải quyết công việc theo Mẫu 9 và 9a Phụ lục V Quy chế này.Điều 11. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Bộ hoặc Lãnh đạo đơn vị phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành1. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn bản (sau



dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình Lãnh đạo Bộ quyết định.2. Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ.3. Dự thảo văn bản trình ký ít nhất phải có 02 bản để người có thẩm quyền ký trực tiếp: 01 bản có chữ ký tắt để lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản (chỉ có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) sử dụng để nhân bản thành các bản chính khi phát hành.Điều 13. Ký văn bản1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ.2. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản. Chữ ký tắt cần nhỏ, gọn.3. Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự khác.Điều 14. Bản sao văn bản1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Chánh Văn phòng Bộ quyết định.4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Bộ những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Bộ ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác và giải quyết công việc phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 15. Nguyên tắc chung1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Khoa học và Công nghệ phải được quản lý tập trung tại Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và của Bộ. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến



có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và hướng dẫn tại Quy chế này.Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đếnTất cả văn bản đến Bộ phải được quản lý theo trình tự sau:1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.2. Trình, chuyển giao văn bản đến.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.Điều 17. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến1. Lập sổ đăng ký văn bản đến: Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến của Bộ gồm:a) Sổ đăng ký văn bản đến;b) Sổ đăng ký và chuyển giao bì thường không mở;c) Sổ đăng ký bì, văn bản mật đến;d) Sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị;đ) Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân và tổ chức;e) Sổ chuyển fax;g) Sổ nhận fax.2. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.3. Đối với bản fax không dùng loại giấy theo quy chuẩn, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; văn bản được chuyển phát qua mạng - văn bản điện tử, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).4. Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, nhân viên bảo vệ nội bộ của Văn phòng Bộ tiếp nhận và có trách nhiệm ký nhận, đăng ký vào sổ và giao cho Văn thư Bộ trong thời gian sớm nhất. Đối với văn bản khẩn phải báo ngay cho Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Chánh Văn phòng để xử lý.



5. Văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ vào sổ đăng ký văn bản và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên mạng VP-Net.6. Văn bản mật đến được đăng ký riêng; nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.7. Văn bản mật có hẹn giờ, hỏa tốc đến ngoài giờ hành chính, nhân viên bảo vệ nội bộ của Văn phòng Bộ chuyển cho Chánh Văn phòng để xử lý.Điều 18. Trình, chuyển giao văn bản đến1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng Bộ để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào sổ đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.4. Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho Văn thư Bộ để báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.Điều 19. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến1. Sau khi nhận được văn bản đến, Lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.3. Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến được quy định như sau:a) Văn thư Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến chuyển trực tiếp đến các đơn vị trực thuộc Bộ đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.b) Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, số liệu văn bản đến đã được giải quyết hoặc đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.c) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.4. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.Điều 20. Trình tự giải quyết văn bản đi



Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.2. Đăng ký văn bản đi.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.5. Lưu văn bản đi.Điều 21. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnTrước khi phát hành văn bản, Văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc phục. Trường hợp không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, Văn thư Bộ báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết.2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bảna) Ghi số của văn bản- Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được ghi số theo hệ thống số chung của Bộ do Văn thư Bộ thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.Điều 22. Đăng ký văn bảnVăn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và trên mạng VP-Net. 1. Lập sổ đăng ký văn bản điHệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:a) Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính thông thường);b) Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);



c) Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật; d) Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành;đ) Sổ đăng ký văn bản mật;e) Các loại sổ đăng ký văn bản khác phục vụ công tác quản lý văn bản đi của Bộ (Sổ cấp giấy giới thiệu, Sổ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ,...).2. Đăng ký văn bản điViệc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp truyền thống (đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính khi điều kiện kỹ thuật cho phép.Điều 23. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật1. Nhân bảna) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư Bộ;b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định.d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo Bộ và được thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ và quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.2. Đóng dấu cơ quana) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theoViệc đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc tên của phụ lục.d) Đóng dấu giáp lai



Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.3. Đóng dấu độ khẩn, mậta) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.Điều 24. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi1. Thủ tục phát hành văn bảna) Đơn vị soạn thảo văn bản tiến hành các công việc sau:- Lựa chọn bì;- Viết bì và viết phiếu chuyển EMS (nếu chuyển phát nhanh);- Vào bì và dán bì;b) Văn thư Bộ tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).- Phân loại bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp đối với những văn bản có yêu cầu.2. Chuyển phát văn bản đia) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn bản.b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;



đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạngTrong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ, Điều 10, Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đia) Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quyết định;c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Bộ (Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp); khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.Điều 25. Lưu văn bản đi1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.2. Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.

Mục 3LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 26. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập1. Nội dung việc lập hồ sơ công việca) Mở hồ sơCăn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, của đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.



b) Thu thập văn bản vào hồ sơ- Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (theo trình tự thời gian và diễn biến giải quyết công việc).c) Kết thúc và biên mục hồ sơ- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lậpa) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Bộ và của đơn vị;b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, cùng có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều;d) Thông tin cơ bản về hồ sơ phải được mô tả đầy đủ và chính xác bằng phiếu biên mục hồ sơ hoặc điền đầy đủ thông tin đã in trên bìa hồ sơ.Điều 27. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị 1. Trách nhiệm của cán bộ, công chứca) Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ đơn vị hoặc cán bộ văn thư - lưu trữ của đơn vị theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo đơn vị nơi cán bộ, công chức công tác, nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;b) Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác.2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệua) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;3. Thủ tục giao nhận



a) Lưu trữ đơn vị, cán bộ văn thư - lưu trữ của đơn vị chịu trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị cho Lưu trữ Bộ (Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ), trừ các trường hợp quy định tại Điều 37 Quy chế này.b) Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành văn bản giao nhận gồm 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản. Điều 28. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị 1. Trách nhiệm của Bộ trưởng a) Chỉ đạo chung và ủy quyền cho Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng chỉ đạo công tác xây dựng Danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ đối với các đơn vị thuộc Bộ. b) Ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy định về công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu của Bộ Khoa học và Công nghệ.c) Quyết định các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với cá nhân, đơn vị trong công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu. 2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Bộa) Tham mưu, giúp Bộ trưởng chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ.b) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc Bộ nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ.c) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của Văn phòng Bộ vào Lưu trữ Bộ.3. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ a) Hằng năm, chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của đơn vị; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ Bộ.b) Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức của đơn vị nghiêm túc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định.c) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị.4. Trách nhiệm của cán bộ, công chứca) Trực tiếp lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;b) Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về việc khai thác các thông tin trong hồ sơ khi chưa nộp vào lưu trữ cơ quan;c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ



Cán bộ văn thư, lưu trữ của đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức của đơn vị lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị theo đúng quy định. 6. Mức độ hoàn thành công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Điều này là một trong các tiêu chí bình xét thi đua - khen thưởng hằng năm của cá nhân, đơn vị.

Mục 4QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 29. Quản lý con dấu1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý, sử dụng con dấu của Bộ. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).2. Các con dấu của Bộ Khoa học và Công nghệ, con dấu đơn vị được giao cho cán bộ văn thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Thủ trưởng đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của cán bộ văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Bộ (đối với con dấu của Bộ) hoặc Thủ trưởng đơn vị (đối với con dấu của đơn vị) và chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.Điều 30. Sử dụng con dấu1. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản.2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Chương III



CÔNG TÁC LƯU TRỮMục 1

CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 31: Nhiệm vụ của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ:a) Hướng dẫn cán bộ, công chức trong Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;g) Báo cáo thống kê định kỳ về công tác lưu trữ theo quy định tại Điều 5 Quy chế này.Điều 32. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vịHàng năm, Lưu trữ Bộ và Lưu trữ đơn vị tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan. Cụ thể như sau:1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị.3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu gồm tờ nhan đề, phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu và tờ kết thúc theo Mẫu 1 Phụ lục VI Quy chế này.4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu theo Mẫu 2 Phụ lục VI Quy chế này.Điều 33. Chỉnh lý tài liệuHàng năm, Lưu trữ Bộ và Lưu trữ đơn vị tổ chức chỉnh lý tài liệu đã thu thập theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ nhằm bổ sung tài liệu vào Phông lưu trữ Bộ và Phông lưu trữ đơn vị.Hồ sơ, tài liệu của Bộ Khoa học và Công nghệ và của các đơn vị trực thuộc Bộ phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.1. Nguyên tắc chỉnh lýa) Không phân tán phông lưu trữ;



b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Bộ, của đơn vị trực thuộc Bộ.2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.Điều 34. Xác định giá trị tài liệu1. Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.2. Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ giúp Thủ trưởng đơn vị xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của Văn phòng Bộ.Điều 35. Hội đồng xác định giá trị tài liệu1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị; lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ, Thủ trưởng đơn vị quyết định thành lập. Thành phần Hội đồng bao gồm:a) Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ là Chủ tịch Hội đồng;b) Cán bộ lưu trữ là Thư ký Hội đồng;c) Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu;d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị.3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị.



4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị và lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.Điều 36. Huỷ tài liệu hết giá trị1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:a) Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và ký Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị.b) Thủ trưởng các đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định bằng văn bản của Văn phòng Bộ và ký Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị.2. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.3. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm:a) Quyết định thành lập Hội đồng;b) Danh mục tài liệu hết giá trị (theo Mẫu 3 Phụ lục VI Quy chế này); tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. d) Văn bản đề nghị thẩm định của đơn vị có tài liệu hết giá trị;đ) Văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc Văn phòng Bộ.e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại đơn vị có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.5. Các đơn vị, cá nhân không được tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu của Bộ và của đơn vị dưới bất cứ hình thức nào. Đối với các loại sách báo, tạp chí, các bản sao chụp, giấy nháp không còn nhu cầu sử dụng, đơn vị, cá nhân có thể tự huỷ sau khi có ý kiến thẩm tra của cán bộ lưu trữ.

Điều 37. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. Việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Danh mục các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quy định tại Phụ lục V Quy chế này.



2. Những tài liệu của Bộ, của đơn vị không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được bảo quản tại Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để tiêu huỷ theo quy định của pháp luật.

Mục 2BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 38. Bảo quản tài liệu lưu trữ1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị do cán bộ, công chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu. 2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị và tập trung bảo quản trong kho Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.Cán bộ văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.Điều 39. Đối tượng, thẩm quyền và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu1. Tất cả cán bộ, công chức trong, ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. Trưởng Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, Lãnh đạo phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Bộ được phép giải quyết các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ thông thường của cán bộ, công chức trong và ngoài Bộ.2. Cán bộ, công chức ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý.3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý.4. Người nước ngoài có yêu cầu khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc tổ



chức quản lý có thẩm quyền và phải được Chánh Văn phòng Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý.5. Cán bộ, công chức được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó đúng quy định và thời gian cho phép.6. Việc khai thác, sử dụng tài liệu mật thực hiện theo Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ và pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước. Điều 40. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:a) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị;b) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;c) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;d) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.2. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ do Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị thực hiện.

Điều 41. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ1. Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải có Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ do Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ ban hành. 2. Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung sau:a) Thời gian phục vụ khai thác tài liệu.b) Các giấy tờ cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu.c) Vật dụng được và không được mang vào phòng đọc.d) Trách nhiệm của độc giả tuân thủ hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về sử dụng tài liệu, ra vào cơ quan, phòng chống cháy nổ. 3. Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Sổ đăng ký khai thác tài liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.4. Người khai thác, sử dụng tài liệu của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ; không tự ý sao, chụp tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép; không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.



Chương IVĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 42. Tổ chức thực hiện1. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế này và báo cáo Bộ trưởng. 2. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế tới toàn thể cán bộ, công chức của đơn vị mình.3. Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vấn đề vướng mắc, các đơn vị, cán bộ, công chức phản ánh về Văn phòng Bộ để trình Bộ trưởng xem xét, quyết định./.

BỘ TRƯỞNG

(đã ký)

Nguyễn Quân

PHỤ LỤC: 02Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:

Trách nhiệm Sơ đồ Mô tả công việc


- Văn thư các đơn vị đăng ký văn bản vào sổ theo dõi “công văn đến”, chuyển lãnh đạo đơn vị để xử lý- Lãnh đạo đơn vị thực hiện hoặc giao cho các chuyên viên thực hiện/ hoặc giải quyết văn bản


Văn thư chuyên trách của cơ quan

Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng Bộ

- Nhận văn bản, đóng dấu “CÔNG VĂN ĐẾN”, ghi rõ các dữ liệu: số, ngày, tháng, năm, cập nhật vào sổ công văn đến.- Phân loại sơ bộ và trình lãnh đạo Bộ

- Trả lại các văn bản chuyển nhầm địa chỉ

Lãnh đạo Bộ

- Cần chỉ rõ đơn vị và cá nhân có trách nhiệm chính/hoặc phối hợp

- Chỉ rõ yêu cầu, mức độ, biện pháp, thời hạn giải quyết văn bản

Văn thư chuyên trách của cơ quan

- Chụp và lưu 01 bản theo yêu cầu- Scan, tạo luồng xử lý cho các cá nhân hoặc bộ phận được phân công trên phần mềm QLVB- Phân phối văn bản cho cá nhân/bộ phận và lấy chữ ký của đại diện nơi nhận văn bản vào sổ công văn đến.

Các cá nhân và bộ phận

chức năng có trách nhiệm

giải quyết văn bản

- Văn thư cần đăng ký đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản- Nếu là văn bản phát sinh nhiệm vụ mới, chuyên viên cần mở hồ sơ để lưu văn bản vào hồ sơ công việc

PHỤ LỤC: 03Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi:

Trách nhiệm Tiến trình Mô tả công việc


Xem xét, giao cho cá nhân hoặc bộ phận chức năng

giải quyết

- Nhận lại và chuyển giao VB đã có ý kiến của lãnh đạo Bộ cho các bộ phận chức năng

- Thực hiện lưu lại tại bộ phận văn

thư hoặc trong phần mềm quản lý

VB (theo yêu cầu của lãnh đạo)


Cán bộ được phân công

Soạn thảo bản mới/sửa đổi bản cũ và trình xin ý kiến đóng góp

Lãnh đạo Bộ hoặc lãnh đạo các đơn vị, bộ phận

Có thế:

- Đồng ý với dự thảo

- Yêu cầu sửa đổi một số câu,

từ, lỗi chính tả, viết hoa…

- Yêu cầu sửa đổi về bố cục và bổ sung nội dung văn bản

Lãnh đạo Bộ- Nếu đồng ý, ký duyệt văn bản

Cán bộ văn thư chuyên trách của cơ quan

- Trước khi đóng dấu, trường hợp có sai sót về thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày VB, văn thư thông báo cho đơn vị soạn thảo để khắc phục.

Chánh Văn

phòng hoặc

người có trách

nhiệm

- Trong khi tiến hành kiểm tra, nếu có vướng mắc văn thư phải báo cho Chánh văn phòng hoặc người có thẩm quyền.

Cán bộ văn thư chuyên trách của cơ quan

- Văn bản lưu gồm 02 bản chính. Một bản lưu tại văn thư, một bản lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo

PHỤ LỤC: 04


Soạn thảo, lấy ý kiến đóng góp

Kiểm tra, xem xét, góp ý để hoàn

chỉnh bản dự thảo (có thể phải góp ý

và yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần

Phê duyệt

Kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức và kỹ

thuật trình bày văn bản

Xem xét, quyết định

Đăng ký văn bản vào sổ theo dõi và

phần mềm VP-Net của Bộ

Ghi số, ngày tháng, đóng dấu và làm

các thủ tục ban hành.


Một số hình ảnh về công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ

Ảnh: Cửa giao dịch công văn tại Bộ phận Văn thư Bộ

Ảnh: Cốp để tài liệu công văn của các đơn vị



Ảnh: Số lượng văn bản hàng ngày phát ban hành của Bộ

Ảnh: Phần mềm quản lý văn bản của Bộ


công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản tại bộ kh&cn

Education