hệ thống kiểm soát nội bộ

Lời mở đầuNgày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong

hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp

Chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Là đơn vị trực thuộc Công ty Hoá dầu Việt Nam, hoạt động chủ yếu của chi nhánh là tiếp nhận và phân phối hàng hóa trên địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung và các tỉnh Tây Nguyên. Với thị trường khá rộng lại thêm đặc tính hàng hóa cồng kềnh, đa dạng, Chi nhánh thường xuyên vận chuyển hàng hóa, ngoài ra chính sách tín dụng của Chi nhánh chỉ áp dụng đối với khách hàng lớn mà khách hàng của Chi nhánh đa số là khách hàng thường xuyên. Dẫn đến khoản phải thu tại chi nhánh chiếm đến 50% tổng tài sản(theo số liệu cuối tháng 9-2009). Tuy nhiên Chi nhánh chưa có bộ phận kiểm soát riêng biệt, các nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng. Bên cạnh đó hiện tại ở Chi nhánh đang áp dụng phần mềm kế toán Solomon, đặc điểm của phần mềm là các sổ độc lập nhau, phù hợp với doanh nghiệp có sự phân chia công việc tách bạch giữa các kế toán viên, tuy nhiên một kế toán viên lại kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, ví dụ kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ, kế toán hàng hóa kiêm kế toán thanh toán…

Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ cùng với trải qua thời gian thực tập tại chi nhánh, em quyết định chọn đề tài” Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và phải thu khách hàng tại chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp. Đề tài gồm các nội dung chính sau

Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiềnPhần 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà NẵngPhần 3: Đánh giá thực trạng và một số ý kiền nhằm hoàn thiện công tác

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng.

SVTH : Cao Thị Mai Ngọc – Lớp: 32K6.2 Trang 1

Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn

PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm tra, kiểm soát luôn là chức năng quan trọng trong quản lý. Bên cạnh việc tổ chức hoạt động của đơn vị, vấn đề kiểm soát luôn được các nhà quản lý xây dựng,coi trọng nhằm giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Vậy kiểm soát nội bộ (KSNB) là gì?Theo định nghĩa của COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization), kiểm soát nội bộ là quy trình được áp dụng bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các cá nhân khác, được thiết lập để đem lại sự bảo đảm tương đối nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.- Tuân thủ các quy định và quy chế

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị.

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm thực hiện bốn mục tiêu sau:

1- Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận hoặc sử dụng tài sản không hiệu quả.

2- Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy.3- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị4- Đánh giá việc chấp hành các chính sách quy định tại đơn vị

Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra. KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát các chức năng khác như hành chính, quản lý sản suất.

Do đó, có thể thấy rằng hai mục tiêu đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán, còn hai mục tiêu sau là mục tiêu KSNB về quản lý.

1.2. Sự cần thiết của KSNBMột thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công

ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.

Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố

SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 2


của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn.

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp... đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp, đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau. Nhưng nói chung hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố chính sau:

- Môi trường kiểm soát: - Đánh giá rủi ro: xác định các rủi ro xuất phát từ các nhân tố bên trong, bên

ngoài doanh nghiệp- Hệ thống thông tin kế toán: bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sách

chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý để ghi chép và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh cũng như tài sản và nguồn vốn của đơn vị

- Các thủ tục kiểm soát: là các chính sách và thủ tục được thiết lập bởi nhà quản lý của đơn vị để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã định.

- Giám sát hệ thống kiểm soát: là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.Mỗi một yếu tố trong hệ thống bao gồm các chính sách và các thủ tục được doanh nghiệp thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo thực hiên các mục tiêu nói trên.1.3.1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị. Các yếu tố này chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức và hành động của nhà quản lý đơn vị.

- Đặc thù về quản lý: + Quan điểm của nhà quản lý: nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, lành mạnh, coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng



thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Như vậy, môi trường kiệm soát sẽ mạnh, và chặt chẽ.

+ Phân bổ quyền lực: nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều người thì môi trường kiểm soát sẽ tốt hơn

- Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức tốt là cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, tổ chức hoạt động trong doanh nghiệp, góp phần tạo nên môi trường kiểm soát mạnh cũng như đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của đơn vị.

- Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỉ luật các nhân viên của mình. Một chính sách nhân sự tốt không chỉ phát huy trình độ chuyên môn của nhân viên, tăng cường tính đoàn kết trong doanh nghiệp mà còn đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.

- Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay dự toán đầu tư, sữa chữa TSCĐ, tài chính. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế, nhà quản lý thường quan tâm xem xét đến tiến độ kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để phát hiện ra những biến động bất thường và xử lý kịp thời.

- Bộ phận kiểm toán nội bộ: bộ phận này thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Vì vậy, đây là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát.

- Ủy ban kiểm toán: ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị bao gồm các ủy viên không phải nhân viên công ty. Có nhiệm vụ và quyền hạn: kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát chấp hành luật pháp của công ty, tiến trình lập BCTC, hòa giải mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốc…Do vậy, sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của ủy ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.

- Các yếu tố bên ngoài: ngoài các yếu tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ… Các nhân tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến nhà quản lý trong việc thiết kế và thực hiện hệ thống KSNB.1.3.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp

Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.

Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích rủi ro có liên quan đến quá trình hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc xác định các cách thức, biện pháp xử lý và hạn chế rủi ro.1.3.3. Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB. Hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho những



đối tượng sử dụng thông tin mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau.

Các mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB về phương diện kế tóan bao gồm:

- Tính có thật: kế toán chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thật, thực sự phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.

- Tính đầy đủ: nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Sự đánh giá: không để xảy ra những sai phạm trong việc tính toán hay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường.

- Sự phân loại: đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài khoản, đúng sổ sách kế toán liên quan.

- Đúng kỳ: việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, niên độ kế toán.- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Các nghiệp vụ phải được chuyển sổ và

tổng hợp chính xác.- Trình bày và khai báo: số liệu phải được trình bày và khai báo trên các BCTC

đúng đắn, phù hợp với các quy định chuẩn mực hiện hành1.3.4. Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát được người quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện các mục tiêu kiểm soát nội bộ: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu đáng tin cậy… Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ cụ thể nên rất khác nhau giữa các đơn vị và nghiệp vụ khác nhau. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc cơ bản sau:

- Nguyên tắc phê duyệt và ủy quyền: Theo nguyên tắc này, tất cả các nghiệp vụ phải được phê duyệt của cấp có thẩm quyền hoặc của người được ủy quyền một cách thích hợp. Theo đó các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất đi tính tập trung của đơn vị.

Vấn đề phê duyệt này có thể được chia thành 2 loại: phê duyệt cụ thể và phê duyệt chung.

+ Sự phê duyệt cụ thể được áp dụng đối với các nghiệp vụ có tính bất thường, trọng yếu hoặc đối với các dự án chương trình. Chẳng hạn như: các nghiệp vụ liên quan đến việc mở rộng nhà máy, mua hoặc bán chi nhánh…

+ Phê duyệt chung được áp dụng khi công ty thiết lập các quy định, chính sách từ trước cho loại nghiệp vụ đó và thông thường đây là các nghiệp vụ có tính chất thường xuyên. Chẳng hạn, ban giám đốc công ty đã phê chuẩn hạn mức tín dụng hoặc chính sách giảm giá thống nhất, các bộ phận như phòng kinh doanh,



phòng kế toán được thực hiện các loại nghiệp vụ này cho khách hàng mà không cần có sự phê duyệt cụ thể của BGĐ nữa.

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công phân phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lấn nhau trong công việc.

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi phải tách biệt về trách nhiệm đối với công việc. Nguyên tắc này làm giảm thiểu rủi ro trong việc gian lận, biển thủ tài sản của đơn vị.

Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách.

Trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách Trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách. Chức năng kế toán và chức năng tài chính Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên mà sự kiêm nhiệm sẽ dẫn đến gian lận khó phát hiện.

Ngoài ba nguyên tắc cơ bản khi xây dựng các thủ tục kiểm soát, kiếm soát nội bộ trong một đơn vị còn bao gồm những quy định cụ thể để kiểm tra, kiểm soát hoạt động và tài sản của đơn vị1.3.4.1. Kiểm soát vât chất đối với tài sản và sổ sách

Các hoạt động kiểm soát này chính là giới hạn khả năng tiếp cận về mặt vật lý đối với tài sản của công ty. Ví dụ: hệ thống kho tàng với hệ thống khóa, camera quan sát, thiết bị chống trộm, báo cháy… Các thiết bị này sẽ ngăn ngừa hoặc hạn chế việc những người không có phận sự tiếp xúc trực tiếp đối với tài sản hoặc gián tiếp thông qua chứng từ sổ sách đơn vị.

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.

Ngoài ra đơn vị cũng cần kiểm soát vật chất thông tin trên máy tính nhằm bảo đảm cho những thiết bị máy tính và phần mềm tránh được các rủi ro do môi trường, nguồn cung cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt động kiểm soát sẽ rất cần thiết cho việc bảo vệ các thiết bị máy tính hạn chế tối đa những thiệt hại do môi trường tự nhiên hay do sự phá hoại của con người.

Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định để dễ dàng truy cập khi cần thiết. Cũng nhằm đề phòng các rủi ro có thể xảy ra, mọi tập tin và chương trình cần được sao chép, lưu trữ và cập nhật



thường xuyên trên các đĩa mềm, đĩa CD hay các phương tiện lưu trữ khác. Các bản sao cần phải lưu trữ tách biệt với nơi lưu trữ bản gốc.

1.3.4.2 Kiểm soát kế toánĐể thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm

kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một thành phần quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách kế toán từ việc tính toán các con số, số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa, đến kiểm tra việc luân chuyển chứng từ sổ sách…Kiểm soát kế toán cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể dễ kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết.

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu, đủ số liên quy định.

- Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký, do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ.

- Cần thiết kế các chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau.

- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo.

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…

1.3.4.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiệnĐây là một quy định kiểm tra một cách độc lập việc thực hiện nhiệm vụ của

các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm phát hiện những sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Thủ tục kiểm soát này được thiết lập xuất phát từ hạn chế vốn có của hệ thống KSNB. Ví dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng vẫn không loại trừ khả năng có xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản.

Để đạt hiệu quả cao, kiểm tra độc lập nên được thực hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận hoặc hoạt động được kiểm tra. Điều này sẽ giúp cho hoạt động hoặc bộ phận được kiểm tra phải thực hiện công việc một cách chính xác hơn

1.3.4.4 Kiếm soát trong môi trường áp dụng máy tínhKiểm soát trong môi trường áp dụng máy tính bao gồm kiểm soát chung và

kiểm soát ứng dụnga) Kiểm soát chung trong hệ thống kế tóan bằng máy

Kiểm soát chung lạ các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử lý. Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo an toàn toàn bộ hệ thống thông



tin trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt. Thông thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau:

- Kiểm soát hoạt động của tổ chức- Kiểm soát chứng từ- Kiếm soát việc giải trình tài sản - Kiểm soát quá trình quản lý- Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm- Kiểm soát sự ủy quyền- Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu

b) Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy tínhKiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến

một hệ thống ứng dụng cụ thể. Một hệ thống ứng dụng thường được thực hiện qua 3 giai đoạn: nhập liệu, xử lý và kết xuất. Do đó, kiểm soát ứng dụng cũng bao gồm ba nhóm thủ tục kiểm soát sau:

- Kiểm soát nhập liệu: được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống.

+ Kiểm soát nguồn dữ liệuKiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ.

Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc, sử dụng các chứng từ luân chuyển, dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê duyệt một cách đầy đủ và hợp lý, đánh dấu chứng từ đã sử dụng,, sử dụng các thiết bị kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi nhập liệu, nhập ngay tại thời điểm bán, tạo số kiểm tra…

Kiểm tra quá trình nhập liệu: kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,…

- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết…

- Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp…1.3.5. Giám sát hệ thống kiểm soát

Bao gồm đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả viêc điều chỉnh các thủ tục kiểm soát cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức:



- Giám sát thường xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị- Đánh giá độc lập- Báo cáo những sai sót

Thông thường quá trình giám sát hệ thống kiểm soát được giao cho bộ phận kiểm toán nội bộ của đơn vị thực hiện1.3.6. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong thực tế, không thể có một hệ thống KSNB hoàn hảo. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Một hệ thống tốt cũng chỉ có thể hạn chế tối đa những sai phạm, các hạn chế vốn có của hệ thống KSNB gồm:

- Phạm vi của KSNB bị giới hạn bởi vấn đề chi phí. Các nhà quản lý luôn đòi hỏi chi phí cho cuộc kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra.

- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm thông thường có thể dự kiến được, vì thế khó có thể phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất thường.

- Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên.

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viêc trong đơn vị

- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi.

2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền2.1.Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền2.1.1. Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng và thu tiền quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng. Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng… và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền.

Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời. Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền được thể chế hóa trong từng thời kỳ và cho từng đói tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau. Ví dụ, phạm vi của hàng hóa có hoặc không bao hàm đất đai, sức lao động… là tùy thuộc vào quan hệ xã hội trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau.

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương trao đổi và thanh toán có thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau, bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận. Theo phương thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch



vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau.2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền2.1.2.1. Xử lý đặt hàng của người mua

Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua-bán hàng hóa dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng.2.1.2.2. Xét duyệt bán chịu

Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giám khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này.

2.1.2.3. Chuyển giao hàngĐây là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán hàng. Theo nghĩa hẹp của

khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu chu trình nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn. Các công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chững từ vận chuyển2.1.2.4. Lập và kiểm tra hóa đơn

Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bao rhiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên 1 được lưu tại nơi lập, liên 2 giao khách hàng, liên 3 ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng nghiệp vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.

2.1.2.5. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiềnSau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các

nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các



khoản thông thường về thu tiền bán hàng. Trong việc xử lý này, cần đặc biệt chú ý khả năng bỏ xót hoặc dấu diếm các khoản thu nhất là thu tiền mặt trực tiếp.

2.1.2.6. Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giáCác khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về

hàng hóa. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá. Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu.

Đối với các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán, phải dựa trên các chính sách bán hàng đã được chấp thuận và phê chuẩn. Trên cơ sở đó định khoản các khoản giảm trừ đối với mỗi khách hàng.

2.1.2.7. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được

Có những trường hợp khách hàng không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này không có khả năng thu hồi thì cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó.

Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được lập nhằm mục đích:- Đề phòng nợ phải thu không thu được khi khách hàng không có khả

năng trả nợ- Xác định giá trị thực của các khoản nợ phải thu khi lập BCTC

2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp ở chu trình bán hàng và thu tiền

Gian lận và sai sót Tình trạng1. Bán hàng nhưng không thu được tiền

Thất thoát tài sản

2. Bán hàng không đúng giá Doanh thu cao hơn hoặc thấp hơn so với thực tế

3. Giao hàng trễ Không thực hiện đúng điều kiện hợp đồng, mất uy tín với khách hàng

4. Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng

Mất uy tín với khách hàng

5. Phát hành hóa đơn sai Ghi nhận nghiệp vụ sai6. Chiếm khoản thu tiền mặt Thất thoát tiền mặt7. Vận chuyển cho người mua không có thật vẫn được ghi như khoản bán hàng

Thất thoát tài sản

8. Ghi chép nghiệp vụ sai Số liệu trên sổ sách bị sai lệch9. Nhân viên bán hàng cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng

Có khả năng dẫn đến nợ khó đòi

10. Tính toán sai chiết khấu Ghi nhận nghiệp vụ sai11. Tiền thu nợ khách hàng của niên độ sau được ghi vào niên độ hiện hành

Ghi nhận báo cáo tài chính không chính xác

12. Mức dự phòng được lập thấp hơn thực tế

Giá trị thực của khoản nợ phải thu trên BCTC không chính xác



13. Nhiều khoản nợ phải thu trên sổ sách có chênh lệch với số liệu khách hàng do công ty không đối chiếu công nợ thường xuyên

Số liệu trên sổ sách không khớp

14. Hàng hóa hư hỏng trong quá trình vận chuyển

Mất uy tín với khách hàng, gia tăng chi phí

15. Nhân viên có thể quên lập hóa đơn cho hàng đã giao, hoặc lập một hóa đơn hai lần

Giá vốn hàng cao hơn hoặc thấp hơn so với thực tế

16. Lập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng

Thất thoát hàng hóa

17. Xóa sổ những khoản phải thu mà thực tế đã thu

Thất thoát tiền

18. Không công bố thông tin về các khoản nợ phải thu đem thế chấp vay ngân hàng

Sai phạm khi lập BCTC

19. Nhân viên bán hàng làm cho công ty cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy không thể đáp ứng

Công ty không thực hiện được hợp đồng, mất uy tín với khách hàng

20. Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.

Dẫn đến nợ khó đòi, hoặc gây thiệt hại cho công ty khi chấp nhận các điều khoản không chính xác

21. Thực hiện ghi nhận hàng bị trả lại không có thật (hàng không về nhập kho)

Giảm doanh thu

2.1.4. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình2.1.4.1. Hệ thống chứng từ

- Đơn đặt hàng của khách hàng: Đây là chứng từ do khách hàng phát hành khi có nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ của công ty. Trên đơn đặt hàng bao gồm đầy đủ các thông tin, tên hàng, số lượng, mã khách hàng, quy cách, chất lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng… Đơn đặt hàng sau khi được kiểm tra và xét duyệt bán chịu sẽ được chuyển qua bộ phận bán hàng để tổ chức thực hiện đơn hàng.

- Lệnh bán hàng: là chứng từ được ban hành sau khi đơn đặt hàng của khách hàng được chấp nhận, cho phép bán các mặt hàng trên đơn đặt hàng.

- Phiếu xuất kho: chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã xuất khỏi kho của công ty giao cho khách hàng. Trên phiếu xuất kho có ghi rõ tên hàng, số lượng, quy cách, được kiểm tra xác nhận bởi thủ kho. Một bản sao của phiếu xuất kho, được kí tên bởi người mua hoặc người nhận hàng, quay trở lại người bán như một bằng chứng đã giao hàng.

- Chứng từ vận chuyển: là vận đơn, giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển hàng hóa tương đương khác, nhằm xác nhận việc đã chuyển hàng hóa.



- Hóa đơn bán hàng: Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn

- Các chứng từ phê chuẩn các khoản giảm trừ doanh thu- Hóa đơn trả lại hàng của bên mua, hóa đơn điều chỉnh, biên bản

trả lại hàng: theo quy định của TT 32, mục hóa đơn chứng từ Cơ sở kinh doanh mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã

nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT. Hoá đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai.

Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả lại hàng hoá, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán.

Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải hoàn trả lại toàn bộ hàng hoá, hoặc một phần hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT lý do trả hàng theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn để gửi trả bên bán để bên bán lập lại hóa đơn GTGT cho số lượng hàng hóa đã nhận và làm căn cứ bên bán điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra..

- Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của NH: là chứng từ làm căn cứ ghi sổ nghiệp vụ phải thu khách hàng.2.1.4.2. Hệ thống sổ sách kế toán

Trong điều kiện hạch toán thủ công, sổ sách kế toán là phương tiện để ghi nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu kế toán. Theo nghĩa rộng sổ kế toán bao gồm toàn bộ các chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, bảng tập hợp chi phí, các sổ chi tiết và sổ tổng hợp.Bao gồm các sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gởi NH; sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng; sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra…

Tùy theo công ty áp dụng hình thức kế toán nào để có các sổ liên quan, ví dụ các sổ sách được sử dụng trong hình thức Nhật ký chung: nhật ký bán hàng; nhật ký thu tiền mặt; tiền gửi NH; nhật ký theo dõi các khỏan CKTM; giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại

Trong điều kiện hạch toán tự động hóa, máy vi tính và các phần mềm kế toán cho phép ghi nhận, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu trên các tập tin cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, theo định kỳ hoặc kết thúc kỳ hạch toán, phần mềm phải cho



phép in ra toàn bộ sổ sách kế toán để kiểm tra, xác nhận và lưu trữ giống hệt hạch toán thủ công.2.1.4.3. Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho nhà quản lý cho việc ra quyết định. Tùy theo yêu cầu quản trị mà báo cáo nào được sử dụng, đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Các báo cáo thường gặp: Báo cáo tiêu thụ, báo cáo đơn hàng, báo cáo số dư khách hàng….Quy trình xử lý dữ liệu để ra báo cáo

Mô hình hoạt động của phần hành kế toán bán hàngDữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu Báo cáo đầu ra

2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát

Nội dung Thủ tục kiểm soát

Tính có thật

Doanh thu được ghi chép vào sổ sách là có thật,

- Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa vào các chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn


Chứng từ:Hóa đơn GTGTHóa đơn bán hàng

thông thường- ……

Cơ sở dữ liệu phân hệ bán hàng

Nhật ký bán hàng

Sổ cái và sổ chi tiết TK 155,156,131,511,632,1331

Sổ chi tiết bán hàngSổ chi tiết thanh toán người muaSổ chi tiết thanh toán người mua bằng ngoại tệ

Báo cáo quản trị đầu raBCTC


thực sự phát sinh - Hóa đơn được đánh số thứ tự trước và xác định rõ mục đích sử dụng

- Các bảng cân đối bán hàng- thu tiền hàng tháng gửi cho người mua và việc tiếp nhận ý kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán

Tính đầy đủ

Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh phải được ghi sổ đầy đủ

Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng được đánh số trược và xác định rõ mục đích sử dụng

Sự phê chuẩn

Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn

Phê chuẩn chung hoặc xét duyệt cụ thể từng thương vụ phải trải qua các thể thức đúng đắn tên cả 3 mặt- Xét duyệt bán chịu trước khi vận

chuyển hàng hóa- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước

phí vận chuyển và chiết khấuSự phân loại

Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp

Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài khoản chi tiết cho các nghiệp vụXem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt là các nghiệp vụ bất thường)

Đúng kỳ

Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh

- Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời gian- Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về lập chứng từ và ghi sổ theo thời gian

Sự đánh giá

Các khoản bán hàng đã ghi sổ đúng số lượng, chủng loại hàng hóa, đã vận chuyển và hóa đơn bán hàng lập đúng

- Phân công người độc lập với nghiệp vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ về việc lập hóa đơn theo giá cả từng loại hàng tài thời điểm bán và ghi chép vào sổ kế toán

Sự chính xác

Các nghiệp vụ bán hàng được đưa vào sổ thu tiền và cộng chính xác

- Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua- Lập cân đối thu tiền hàng tháng và gửi người mua- Tổ chức đối chiếu nộ bộ các khỏan bán hàng-thu tiền

2.2.2. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền Mục Nội dung Các thủ tục kiểm soát



tiêu kiểm soátTính có thật

Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận

Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người giữ sổĐối chiếu độc lập với tài khoản ở ngân hàng

Sự phê chuẩn

Khoản tiền chiết khấu, giảm giá đã được xét duyệt đúng đắn; phiếu thu tiền được đối chiếu và kí duyệt

Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạnDuyệt các khoản chiết khấuĐối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

Sự đầy đủ

Tiền mặt thu được đã ghi đầy đủ vào Sổ quỹ và các nhật ký thu tiền

Phân cách trách nhiệm giữa người giữ tiền với người ghi sổSử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thờiTrực tiếp xác nhận Séc thu tiền

Sự đánh giá

Các khoản thu tiền đã ghi sổ và đã nộp đều đúng với giá hàng bán

Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng và thu tiềnĐối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng

Sự phân loại

Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng

Sử dụng sơ đồ tài khoản quy định các quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiềnKiểm tra, đối chiếu việc phân loại,

Đúng kỳ

Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian

Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và sổCó nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ

Sự chính xác

Các khoản thu tiền ghi vào sổ tổng hợp và chi tiết chính xác

Phân cách trách nhiệm ghi sổ với theo dõi thanh toán tiền hàngLập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặnTổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ

2.2.3. Các thủ tục kiểm soát trong môi trường áp dụng máy tính2.2.3.1. Kiểm soát chungNội dung Thủ tục kiểm soát nội bộKiểm soát tổ chức

- Tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trình sẵn về phương pháp nhập, xử lý và in ấn tạo các báo cáo.

Kiểm soát dữ liệu

- Kiểm soát việc nhập liệu và hình thành chứng từ từ máy vi tính.- Kiểm soát các bản sao chứng từ.



- Kiểm soát sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáoKiểm soát các khoản mục về tài sản

So sánh các số liệu đã được tính toán độc lập, đối chiếu số dư tk 112 với số dư tại NHCác bảng ghi về hàng tồn kho nên được duy trì và điều chỉnh định kỳ với số lượng hàng tồn kho thực tế

Kiểm soát quá trình quản lý

- Các nhân viên bao gồm những người viết chương trình, các kế toán viên… nên được đào tào tay nghề và ký kết hợp đồng rõ ràng.- Sự phát triển hệ thống máy tính và những thay đổi cho hệ thống nên được phê chuẩn trước, kiểm tra và đóng dấu xác nhận.- Nhà quản lý nên xem xét các bảng phân tích định kỳ, các báo cáo liên quan đến công việc kế toán và các giao dịch xử lý bằng máy tính

Kiểm soát các hoạt động của trung tâm dữ liệu

- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và công nợ nên được thiết lập rõ ràng.- Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xét công việc của họ với sự trợ giúp của máy tính để kiểm tra các báo cáo và các truy cập

Kiểm soát sự phân quyền

Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền này được thực hiện tự động và không lưu lại sự phê duyệt trên chứng từ. Trong trường hợp này hiểu rằng người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp nhận thiết kế của chương trình.

Kiểm soát sự truy cập dữ liệu

Phân quyền cho người dùng quyền truy cập, lập mật khẩu cho mỗi nhân viên khi truy cập đến chức năng của mỗi phòng ban

2.2.3.2. Kiểm soát ứng dụngNội dung Thủ tục kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nhập dữ liệu

Chuẩn bị các chứng từ gốc đã được đánh số thứ tự, đã được phê duyệt, đánh dấu các chứng từ đã được nhập vào hệ thốngSử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệuChỉnh sửa các lỗi trước và trong quá trình nhập liệu vào các file liên quan đến Nợ phải thu hay Hàng tồn kho

Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu

Các hóa đơn GTGT, phiếu thu, … được lập và in ra từ hệ thống phải trên cơ sở đã được kiểm tra đầy đủĐối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết tài khoảnĐối chiếu với biên bản đối chiếu công nợ, sổ phụ ngân hàngBáo cáo các thông tin bất thường ( hàng tồn kho âm, giá vốn hàng bán âm,…)Thiết lập giá vốn hàng bán trong hệ thống, thuế GTGT cho một số mặt hàng…Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu xảy ra lỗi

Kiểm soát thông tin đầu ra

Kiểm soát nội dung và hình thức các báo cáo(báo cáo phân tích tuổi nợ, báo cáo nhập xuất tồn,…) sao cho đơn giản, dễ hiểu nhưng vẫn đầy đủ thông tin



In báo cáo và4 sổ sách định kỳ để cung cấp cho quá trình kiểm tra nội bộ…

PHẦN 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG

A – Đặc điểm tình hình chung về Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng1. Giới thiệu chung về Chi nhánh1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng1.1.1 Khái quát về Công Ty hoá Dầu Petrolimex

Công ty Dầu nhờn Petrolimex được thành lập ngày 09/6/1994 theo QĐ số 745TM/TCCB của Bộ Trưởng Bộ Thương Mại với ngành nghề kinh doanh: Xuất nhập khẩu dầu nhờn, sản phẩm hoá dầu, vật tư thiết bị chuyên dụng, vận tải phục vụ kinh doanh.Với mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của Công ty trên cơ sở đa dạng hoá sản phẩm nên Công ty đã mở rộng kinh doanh và hình thành 3 ngành hàng là Dầu mỡ nhờn, Nhựa đường, Hoá chất. Vì vậy, ngày 13/6/1998 Bộ Trưởng Bộ Thương Mại có quyết định số 119/1998/QĐ/BTM đổi tên Công ty Dầu Nhờn Petrolimex thành Công ty Hoá Dầu Petrolimex để đánh dấu bước ngoặc phát triển của Công ty.

Để phù hợp với xu thể phát triển của nền kinh tế thế giới và xu hướng phát triển chung của đất nước, Nhà nước tiến hành cổ phần hóa một số doanh nghiệp nhà nước để tạo đà cho các doanh nghiệp chủ động phát huy hết năng lực sản xuất. Đưa nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, trong số các doanh nghiệp đó có “Công ty Hóa dầu Petrolimex”. Theo quyết định số 1801/2003QĐ–BTM ngày 23/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc “Cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước”, Công ty Hoá Dầu Petrolimex được cổ phần hóa chuyển thành “Công ty cổ phần Hóa dầu Petrolimex” và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/03/2004.

Tên giao dịch : Công ty Cổ phần Hóa dầu PetrolimexTên giao dịch Quốc tế : Petrolimex Petrochemical CompanyViết tắt : PLC

Biểu trưng :

Vốn điều lệ : 150 tỷ đồng ( trong đó Nhà nước chiếm 51%)Công ty cổ phần Hóa dầu Petrolimex là một doanh nghiệp Nhà nước được

cổ phần hóa có đầy đủ tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch.



Công ty có 4 chi nhánh đóng trụ sở ở một số tỉnh thành lớn như :Chi nhánh Hóa dầu Hải Phòng-địa chỉ : số 01 Hùng vương-TP Hải Phòng,Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng-địa chỉ : lô 12-13B4, đường Ngô quyền-TP

Đà nẵngChi nhánh Hóa dầu Sài gòn-địa chỉ : số 15 Lê Duẩn, TP Hồ Chí Minh,Chi nhánh Hoá dầu Cần Thơ-địa chỉ : Trà Nóc, TP Cần Thơ.Và 2 nhà máy : Nhà máy Dầu nhờn Thượng lý - Hải phòng, công suất 20.000 tấn/năm,Nhà máy Dầu nhờn Nhà Bè- TP Hồ Chí Minh, công suất 25.000 tấn/năm

1.1.2 Khái quát về chi nhánh Hóa dầu Đà NẵngChi nhánh hóa dầu Đà Nẵng là đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần hóa dầu

Petrolimex. (PLC Đà Nẵng)Ngày 10/08/1994 Tổng Giám đốc Công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex đã

ra quyết định số 1062/TM-TCCB thành lập Chi nhánh hóa dầu Đà Nắng.Tháng 3/2006 Công ty Hóa Dầu Petrolimex chuyển đổi mô hình hoạt động

sang mô hình công ty cổ phần, Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng theo đó cũng chuyển đổi, hoạt động kinh doanh theo mô hình của Công ty CP Hóa dầu Petrolimex

Hình thức sở hữu vốn : Công ty CP có vốn Nhà nước chi phối,Tổng số lao động : 30 người,Trụ sở : đóng tại địa chỉ lô 12-13B4, tầng 3 & tầng 4, toà nhà VITACO,

đường Ngô quyền-TP Đà nẵng.Tel: 0511.3 911611;3 911619. Fax: 0511.3911612. Email:[email protected]: www.plc.com.vnMã số thuế: 0101463614-003

1.2 Lĩnh vực hoạt độngLĩnh vực hoạt động chủ yếu của chi nhánh là kinh doanh dầu mỡ nhờn.

+ Dầu nhờn động cơ-dầu nhờn dùng cho xe máy, xe vận tải công cộng, xe thương mại, các loại động cơ trên một số thiết bị, máy móc

+ Dầu công nghiệp – dầu nhờn dùng trong công nghiệp, theo mục đích sử dụng gồm có: Dầu nhờn truyền động, dầu nhờn công nghiệp, dầu thủy lực, dầu biến thế, mỡ bôi trơn và các loại DMN chuyên dụng khác,…

+ Dầu nhờn hàng hải: dùng cho động cơ, máy móc thiết bị trên các tàu thuyền

- Công dụng chính của dầu mỡ nhờn: bôi trơn, tẩy rửa, làm kín, làm mát, bảo quản, truyền nhiệt, cách điện,…

2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại chi nhánh2.1 Chức năng và nhiệm vụ2.1.1 Chức năng

Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng là đơn vị trực thuộc Công ty Hóa dầu Petrolimex (PLC) nên Chi nhánh chịu sự quản lý của công ty, đồng thời Công ty PLC chính là nguồn cung cấp, phân phối trực tiếp và duy nhất các sản phẩm dầu mỡ nhờn cho Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng.

2.1.2 Nhiệm vụ


http://www.plc.com.vn/


Nhiệm vụ chính của Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng- Phân tích dự đoán nhu cầu khách hàng, không ngừng phát triển và mở rộng

thị trường trên địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung từ Quảng Bình đến Ninh thuận và các tỉnh Bắc, Nam Tây Nguyên

- Tiếp nhận và phân phối hàng hóa (các sản phẩm hóa dầu) trên địa bàn khu vực được phân công

- Tăng cường đầu tư trang thiết bị, phương tiện cho hoạt động bán hàng, nâng cao chất lượng đội ngũ bán hàng và các dịch vụ hỗ trợ để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khách hàng. Thực hiện các nhiệm vụ tài chính (doanh thu, tiêu thụ, lợi nhuận) đã đặt ra.

- Tuyên truyền quảng cáo đẩy nhanh tiêu thụ, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn

- Nghiêm chỉnh chấp hành các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước, thực hiện đầy đủ chế độ chính sách, chế độ lương, BHXH... đối với cán bộ công nhân viên chức

2.2 Bộ máy quản lýSơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng

- Giám đốc: Giám đốc chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Chi nhánh trước Công ty và chịu sự chỉ đạo của Công ty. Giám đốc ra quyết định có tính chất chiến lược quan trọng, làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trực tiếp chỉ đạo công tác kế toán tài chính và công tác cán bộ của đơn vị. Giám đốc Chi nhánh quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban.

- Các phòng kinh doanh: tham mưu cho Giám đốc.Thường xuyên theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động của thị trường trong lĩnh vực kinh doanh, phát triển thị trường. Đề xuất các phương án, chính sách bán hàng, quảng cáo, tiếp thị, ký kết các hợp đồng bán hàng, các dịch vụ kỹ thuật.

- Phòng tài chính – kế toán: chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác tổ chức hạch toán Tài chính – Kế toán của Chi nhánh theo đúng chuẩn mực kế


Giám đốc

Kho (đội giao nhận)

Phòng KD-TĐL2

Phòng KD-TĐL 1

Phòng ĐB DMN

Phòng TC-KT


toán của ngành và Nhà nước. Cung cấp thông tin thường xuyên về tài chính cho Giám đốc và các phòng nghiệp vụ có liên quan.

- Phòng đảm bảo dầu mỡ nhờn (ĐB DMN): chức năng chính của phòng là đảm bảo nguồn hàng tồn dữ trữ trong kho, điều phối hàng hóa, là nơi tiếp nhận đơn hàng, phòng bán hàng, nơi xuất hóa đơn, điều động hàng hóa.

- Kho (đội giao nhận) thuộc phòng ĐB: kho là nơi chứa và dự trữ hàng hóa. Đội giao nhận bao gồm các lái xe làm nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa giao cho khách hàng.

3. Tổ chức công tác kế toán3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Mô hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Công ty là mô hình phân tán. Với tư cách là đơn vị trực thuộc Công ty, Chi nhánh có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Tại Chi nhánh, hàng ngày thu thập, xử lý và thông tin về các nghiệp vụ kinh tế xảy ra; cuối kì Chi nhánh chuyển các báo cáo về văn phòng Công ty để tiếp tục xử lý.

Trong cơ cấu bộ máy quản lý, phòng Tài chính – Kế toán được sự quản lý và lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc; nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về tình hình kinh tế của đơn vị. Bộ máy kế toán của Chi nhánh được xây dựng trên cơ sở tinh gọn bộ máy, giảm chi phí; do đó, mỗi nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng. Tuy vậy, giữa các nhân viên luôn có sự phối hợp nhằm đảm bảo thông tin kế toán được đầy đủ, chính xác, và xuyên suốt. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh như sau:

Trưởng phòng TC-KT: Tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính kế toán tại Chi nhánh. Tổ chức thực hiện công tác kế toán tại đơn vị. Kiểm tra, giám sát công việc của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ, thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán tài chính trong đơn vị


Trưởng phòng

Phó TP phụ trách kế toán công nợ, TSCĐ, CCDC, thanh toán ngân sách, thủ quỹ

Kế toán hàng hóa, thanh toán, công nợ nội bộ, chi phí, ngân hàng

Phó TP phụ trách quản trị tổng hợp, văn thư, hành chính

Lái xe con

Tạp vụ

Bảo vệ


Kế toán công nợ khách hàng, TSCĐ, CCDC, thanh toán ngân sách, thủ quỹ: có chức năng trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan; lập bảng biểu báo cáo kiểm kê, quyết oán, phiếu kế toán, sổ sách kế toán theo nhiệm vụ

- Quản lý công nợ: Chủ trì, phối hợp xây dựng và trình duyệt các phương án triển khai thực hiện chính sách tín dụng của Công ty đối với khách hàng để tổ chức quản lý công nợ, tham gia đánh giá về khả năng đảm bảo nợ theo hình thức tín chấp, thế chấp của khách hàng; trực tiếp theo dõi diễn biến công nợ bán hàng; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên các tài khoản công nợ khách hàng.

- Quản lý và theo dõi hợp đồng bán hàng, quyết định giá- Theo dõi quản lý TSCĐ và tình hình biến động của TSCĐ của Chi nhánh.

Thực hiện nghiệp vụ kế toán TSCĐ, mua sắm đầu tư XDCB, nhận điều động nội bộ, thanh lý, điều chuyển tài sản, trích khấu hao, cân đối nguồn vốn, lập và theo dõi các thẻ TSCĐ

- Theo dõi nhập xuất CCDC, hàng quảng cáo, hàng khuyến mãi- Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt theo đúng quy định tài chính, chi nộp tiền vào

ngân hàng kịp thời, đảm bảo tồn quỹ ở mức thấp nhất.- Thực hiện nghiệp vụ kế toán thanh toán với ngân sách

Kế toán hàng hóa, ngân hàng, thanh toán, chi phí, công nợ nội bộ: Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán hàng hóa, thanh tóan với CBCNV, nhà thầu phụ, với Công ty, kế toán chi phí

- Theo dõi, giám sát việc thực hiện quy trình luân chuyển hóa đơn, chứng từ hàng hóa, hàng khuyến mãi, kịp thời phát hiện sai sót để điều chỉnh

- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên các tài khoản:kho hàng, giá vốn, doanh thu bán hàng, thanh toán nội bộ, công nợ khách hàng

- Kiểm tra việc thực hiện các chính sách bán hàng, chương trình khuyến mãi. Quản lý lưu trữ các loại hóa đơn, chứng từ

- Thực hiện nghiệp vụ kế toán với CBCNV: tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ; nhà thầy phụ, với Công ty

- Kiểm tra, tổng hợp phân bổ, kết chuyển các khoản chi phí vào cuối tháng, quý, năm. Hàng tháng lập các phiếu kế toán, in các loại sổ sách chứng từ kế toán theo nhiệm vụ được phân công, trình kí và lưu trữ; lập phiếu thu-chi

- Thường xuyên kiểm tra các chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Quản lý, lưu trữ các chứng từ TM và TGNH, thanh toán tạm ứng, kiểm tra đối chiếu sổ tồn quỹ với thủ quỹ.

- Giao dịch với ngân hàng Chi nhánh mở tài khoản, hàng ngày nhận sổ phụ, cập nhật và hạch toán vào sổ sách kịp thời số tiền khách hàng chuyển trả, kiểm tra giám sát chứng từ thanh toán qua ngân hàng, quản lý và nắm số dư tiền gởi hàng ngày.

- Hàng quý đối chiếu xác nhận số dư tiền gởi ngân hàng, lập báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt. Lưu trữ chứng từ ngân hàng. Cuối quý đối chiếu, xác nhận các khoản thanh toán với CBCNV, với nhà thầu phụ. Lập biên bản đối chiếu tổng hợp với công ty. Lập các báo cáo, kiểm kê, quyết toán theo nhiệm vụ công việc được giao.



Cán bộ lao động – tiền lương, thi đua – khen thưởng, văn thư – lưu trữ, quản trị hành chính: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc xây dựng phương án tiền lương, tiền thưởng, thực hiện công tác văn thư, quản trị hành chính áp dụng tại chi nhánh.

Lái xe con: thực hiện nhiệm vụ quản lý, khai thác xe do phòng quản lý điều hành, phục vụ công tác đưa đón cán bộ công nhân viên đi công tác.

Nhân viên bảo vệ: Thực hiện công tác thường trực, bảo vệ khu vực văn phòng chi nhánh

Nhân viên tạp vụ: thực hiện công tác vệ sinh môi trường tại văn phòng chi nhánh

3.2 Hình thức sổ kế toánHiện nay tại Chi nhánh đang áp dụng hình thức kế toán máy. Hình thức kế

toán máy là việc vận dụng một chương trình phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán qui định. Phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ qui trình ghi sổ kế toán như kế toán thủ công nhưng lại thực hiện toàn bộ công tác kế toán và được in đầy đủ sổ kế toán, báo cáo tài chính theo qui định. Phần mềm đang được chi nhánh sử dụng là phần mềm kế toán Mỹ- Solomon, được Công ty mua bản quyền, Việt hóa và áp dụng chính thức trên toàn công ty từ năm 2002.

Sơ đồ hình thức kế toán máy

Hằng ngày, kế toán căn cứ chứng từ kế toán hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ cộng sổ và lập các báo cáo tài chính, số liệu cuối kỳ này sẽ tự động kết chuyển sang số liệu đầu kỳ sau. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Kế toán viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo qui định về sổ kế toán ghi bằng tay để lưu trữ theo luật định.


BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

NHẬP DỮ LIỆU VÀO MÁY TÍNH

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

SỔ KẾ TOÁN: - Sổ tổng hợp- Sổ chi tíêt

BÁO CÁO KẾ TOÁN: - Báo cáo tài chính- Báo cáo kế toán quản trị


Nhằm đảm bảo công việc kế toán máy được độc lập, có thể kiểm tra, giám sát lẫn nhau, góp phần nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, hạn chế các rủi ro xảy ra, chi nhánh tiến hành phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên, kế toán phần hành nào thì chỉ đảm nhiệm công việc liên quan đến phần hành đó. Mỗi nhân viên trong phòng được cấp username và passwork riêng, chỉ được truy cập và thực hiện công việc liên quan đến phần hành của mình. Các nhân viên có thể xem nhưng không thể chỉnh sửa hay thao tác trên phần hànhB - Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh

Hóa dầu Đà Nẵng1. Đặc điểm hàng hóa và khách hàng1.1 Đặc điểm hàng hóa

Hàng hóa dầu mỡ nhờn kinh doanh tại chi nhánh rất đa dạng về chủng loại. Được phân thành nhiều dòng khác nhau, ví dụ: dòng Moto oil, dòng Racer, dòng Diesen,.... Và mỗi dòng lại có mã bao bì khác nhau; hộp 1lít, hộp 0.8 lít, thùng 15 kg, phuy,.... Do đặc tính hàng hóa cồng kềnh, nên vấn đề sắp xếp hàng hóa lên xe, cũng như trong quá trình vận chuyển đòi hỏi phải cẩn thận, tránh xảy ra hư hỏng, mất mát với hàng, gây thiệt hại cho Chi nhánh.

Hàng ngày, tại Chi nhánh xảy ra nhiều nghiệp vụ bán hàng với nhiều chủng loại, dòng hàng, bao bì đa dạng với số lượng lớn. Do vậy, để kiểm soát hàng hóa tốt hơn, cũng như để công tác quản lý, kế toán máy thuận lợi hơn, Công ty đã xây dựng bộ mã hàng tồn kho.

Bộ mã hàng tồn kho gồm 11 kí tự: XXXX-XXX-X-XXX, được phân thành 4 đoạn cho các loại hàng hóa và kiểm soát trong hệ thống, đoạn 1 gồm 4 kí tự bằng số biểu hiện là dòng sản phẩm, hiện tại ở Chi nhánh chỉ sử dụng 2 bộ mã

- 08xx là DMN- 10xx là dầu gốc- .....

Phân thành các dòng- 0800 Dòng Moto oil- 0801 Dòng Racer- 0802 Dòng Diesel- 0803 Dòng Komat- ........

Đoạn thứ 2 gồm 3 ký tự là thứ tự tăng dần của từng loại hàng hóa trong từng dòng sản phẩm, đoạn này không cần kiểm soát trong hệ thốngĐoạn thứ 3 gồm 1 ký tự số quy định về phẩm cấp hàng hóa, sản phẩm được quy định trong hệ thống như sau:

- Chữ số 0: biểu thị hàng hóa nguyên phẩm- Chữ số 1: biểu thị hàng kém phẩm chất- Chữ số 2: biểu thị hàng mất phẩm chất

Đoạn 4 quy định về mã bao bì của hàng hóa, sản phẩm, có thể 1,2 hoặc 3 kí tự, ví dụ: B Bao; CAI; F hàng phuy; H01 Hộp 0.1 lít, kg.....Ví dụ: mặt hàng Komat SHD thùng 18 lít sẽ được mã hóa: 0803-030-0-T18.



Việc mã hóa các loại hàng hóa giúp chi nhánh không chỉ kiểm soát tất cả các loại hàng hóa mà còn thuận tiện hơn trong việc theo dõi và nhập liệu trên hệ thống phần mềm Solomon.1.2. Đặc điểm khách hàng

Khách hàng của Chi nhánh có thể chia thành 3 nhóm: nhóm khách hàng Tổng Đại lý, khách hàng trực tiếp, khách vãng lai.

- Khách hàng Tổng Đại lý: là các công ty trong nội bộ ngành như các công ty xăng dầu, nhựa đường,....

- Khách hàng trực tiếp: + KH công nghiệp: mua sản phẩm phục vụ cho sản xuất công nghiệp, chú trọng đến chất lượng hàng hóa, dịch vụ sau bán hàng trước tiên sau đó đến giá cả.

+ KH thương mại: mua sản phẩm về bán lại cho người tiêu dùng cuối cùng, yếu tố giá cả quan trọng nhất.

- Khách vãng lai: là khách hàng nhỏ lẻ, mua hàng không thường xuyên và nhu cầu thường biến động theo mùa. Đối với nhóm khách hàng này, Chi nhánh không áp dụng các chính sách bán hàng nào và thường là thu tiền ngay.

Từ đặc điểm của mỗi loại khách hàng, Chi nhánh có những chính sách bán hàng, hạn mức tín dụng cũng như phương thức bán hàng khách nhau. Mỗi khách hàng giao dịch với Chi nhánh sẽ được thiết lập một bộ mã khách hàng; với đầy đủ thông tin liên quan như tên, mã số thuế, thuế suất, địa chỉ,...

Hệ thống mã khách hàng bao gồm 9 kí tự và chia làm 2 đoạn như sau: XXX-XXXXXX

Đoạn thứ nhất gồm 3 kí tự biểu hiện tên nhóm của khách hàng, ví dụ: A00 các CNXN thuộc PLC, C00 các công ty xăng dầu thuộc Petrolimex,....

Đoạn thứ 2 gồm 6 kí tự biểu thị số thứ tự của từng khách hàng trong từng nhóm khách. Ví dụ: mã khách hàng công ty xăng dầu Bình Định: C00-002800.

Nhờ mã hóa tất cả các loại hàng hóa và khách hàng, chi nhánh dễ dàng quản lý các thông tin về từng khách hàng, từng mặt hàng. Nhờ vậy, việc kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền thuận lợi hơn, tránh xảy ra sai sót trong việc sai lệch thông tin.

2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiềnKiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình kiểm soát 5 chức năng

chính của chu trình như sau:- Tiếp nhận đơn đặt hàng.- Kiểm tra công nợ khách hàng.- Xuất hàng.- Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng.- Thu tiền khách hàng.

Mục đích của việc kiểm soát quá trình này nhằm đảm bảo chu trình diễn ra đúng trình tự, các bộ phận thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, các công đoạn xảy ra kịp thời, nhanh chóng. Từ đó mới có thể đảm bảo cho việc bán đúng hàng, đúng giá, đúng khách hàng, đủ số lượng, kịp thời; thu tiền đúng khách hàng, đúng lô hàng, đủ tiền, đồng thời hạn chế các gian lận và sai sót có thể xảy ra.



Sau đây là mô hình tổng quát minh họa cho chu trình:

Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ:

Các phòng ban, bộ phận Xét duyệt

Chứng từ Lưu

Đường luân chuyển Xử lý công việc thủ công

Xử lý công việc bằng máy tính

2.1 Kí hợp đồng Lập bảng báo giá:

Khởi đầu một chu trình bán hàng là việc kí kết hợp đồng với khách hàng. Để đạt được một hợp đồng với khách hàng, các chuyên viên tiếp thị phải trải qua quá trình tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, đánh giá môi trường cạnh tranh. Trên cơ sở đó chuyên viên tiếp thị mới có thể soạn bảng báo giá hợp lý, trình Giám đốc Chi nhánh xem xét, duyệt, kí, sau đó sẽ gửi cho khách hàng.

Mỗi khách hàng, Chi nhánh lại có chính sách giá giao khác nhau, tùy vào tình hình thị trường, nhu cầu tại nơi đó, ngoài ra, còn tùy vào mục tiêu của Chi nhánh. Chẳng hạn muốn đánh mạnh vào một thị trường tiềm năng, Chi nhánh sẽ hạ thấp giá bán cũng như đẩy mạnh chính sách khuyến mãi tại khu vực đó.

Để có thể vừa đảm bảo thực hiện mục tiêu của Chi nhánh, vừa đạt được hợp đồng mua bán với khách hàng, đòi hỏi các chuyên viên tiếp thị, nhân viên kinh doanh phải nắm vững nhu cầu thị trường, có khả năng nhạy bén mới có thể tham


Kí hợp đồng

Xuất hàng

Ghi nhận

nghiệp vụ bán hàng

Thu tiền

khách hàng

Kiểm tra, xác

nhận công nợ

Đơn đặt

hàng

Chấp nhận ĐĐH

Ghi nhận các báo cáo

Theo dõi

công nợ


mưu và thuyết phục Giám đốc đưa ra một chính sách giá giao hợp lý. Lựa chọn giá bán thích hợp nhất cho khách hàng mà vẫn đảm bảo doanh số, lợi nhuận cho Chi nhánh. Bảng báo giá được lập làm 2 bản, một bản gửi khách hàng, một bản lưu phòng kinh doanh. Bảng báo giá này làm căn cứ để nhập giá bán vào hóa đơn trên máy tính. (Bảng báo giá-Xem phụ lục )

Kí kết hợp đồng: Sau khi xem xét bảng giá chào hàng do Chi nhánh gửi, nếu khách hàng chấp

thuận sẽ tiến hành kí kết hợp đồng với Chi nhánh. Chuyên viên tiếp thị soạn thảo hợp đồng mua bán, và gửi khách hàng xác nhận. Khi phía khách hàng đã đồng ý với các điều khoản trên hợp đồng soạn thảo mà chuyên viên tiếp thị gửi đến, khách hàng và Chi nhánh sẽ chính thức kí kết hợp đồng.

Một hợp đồng mua bán phải đầy đủ các thông tin:Tên người đại diện, địa chỉ hai bên mua bán, điều kiện giao hàng và phương tiện vận tải, mặt hàng, số lượng, phạm vi bán hàng, hình thức thanh toán, thời hạn nợ, đầy đủ dấu và chữ kí của hai bên,...Hợp đồng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản, một bản lưu bên phòng kinh doanh, một bản lưu bên phòng TC-KT.

Tùy trường hợp mà một số hợp đồng có phụ lục hợp đồng kèm theo, phụ lục hợp đồng là biên bản thỏa thuận giữa hai bên về chiết khấu bán hàng và hỗ trợ bán hàng. Khi khách hàng đạt một doanh số bán hàng nào đó, sẽ được Chi nhánh chiết khấu tăng thêm ngoài chính sách bán hàng đang được áp dụng. (Phụ lục hợp đồng kèm theo - xem phụ lục)

Trên đây là quá trình để tiến tới việc đạt được một hợp đồng kinh tế. Hợp đồng thường được kí kết vào đầu năm tài chính, đây là căn cứ pháp lý cho các đơn đặt hàng của khách hàng trong năm.

2.2. Tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra công nợ khách hàngChức năng này nhằm đảm bảo các đơn đặt hàng của khách hàng đều được ghi

nhận đầy đủ, chính xác. Chi nhánh phần lớn bán hàng theo phương thức trả tiền sau, do đó, số dư nợ khách hàng là khá lớn. Vì vậy việc kiểm tra công nợ khách hàng là một bước rất quan trọng trong quá trình bán hàng nhằm giảm thiểu rủi ro xảy ra tình trạng nợ khó đòi, thậm chí gây thất thu đối với Chi nhánh.

Quy trình tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra công nợ khách hàng có thể được khái quát qua lưu đồ sau:

Lưu đồ 1: Lưu đồ kiểm soát việc tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra công nợ



Lưu đồ kiểm soát việc tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra công nợ khách hàng

Phòng ĐB DMN Phòng TC-KTKhách hàng

Không đủ đk

đáp ứng

đủ đk

Không đủ đk

Đủ đk

Kiểm tra công nợ kh, htk

HĐ GTGT(ký)

Kế toán bán hàng

Tổ chức thực hiện đơn hàng

Yêu cầu mua hàng

Tiếp nhận đơn hàng

Sổ theo dõi đơn hàng

Kiểm tra công nợ khách hàng, htk

Ghi chú vào sổ

theo dõi đơn hàng

Yêu cầu mua hàng

Từ chối

khách hàng

Yêu cầu

thanh toán

HĐ GTGT(in,ký)

- Phòng ĐB DMN: Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, có thể bằng Fax, điện thoại, hoặc có thể thông qua chuyên viên tiếp thị, Phòng ĐB DMN ghi ngay các điều kiện giao hàng theo yêu cầu của khách hàng hoặc của chuyên viên tiếp thị vào sổ theo dõi thực hiện đơn hàng.

Sổ theo dõi thực hiện giúp cho bộ phận bán hàng có thể dễ dàng quản lý được thông tin về đơn đặt hàng của khách hàng. Chứa đựng các thông tin như ngày đăng ký, đơn vị đăng ký, tên khách hàng, địa điểm giao, thời gian giao,....Tuy nhiên, việc ghi các thông tin vào sổ theo dõi đơn hàng lại hoàn toàn mang tính chủ quan bên phía bộ phận bán hàng. Việc sai sót trong việc ghi chép là hoàn toàn có thể xảy ra, có thể dẫn đến nhập thông tin trên Hóa đơn bán hàng sai lệch.

Kiểm tra công nợ : Sau khi phòng ĐB DMN ghi đầy đủ thông tin về đơn hàng của khách hàng vào sổ theo dõi, nhân viên phòng ĐB sẽ tiến hành kiểm tra công nợ của khách hàng. Theo dõi và kiểm tra công nợ của khách hàng được thực hiện trên phần mềm Solomon dựa vào bảng hạn mức tín dụng.



+ Hạn mức tín dụng: phòng Kinh doanh là nơi tìm hiểu, đánh giá tình hình tài chính của các khách hàng. Trên cơ sở đó, phòng KD sẽ lập Tờ trình định mức dư nợ bán hàng gửi lên giám đốc kí duyệt. Việc xét lập này đòi hỏi phải được tính toán kĩ lưỡng trên lợi ích của cả 2 bên theo hướng tránh cho chi nhánh tồn đọng nợ khó đòi hoặc thất thu, đồng thời có thể khuyến khích khách hàng mua hàng của chi nhánh.

Thông tin trên Tờ trình định mức dư nợ bán hàng bao gồm, tên khách hàng, Dư nợ bình quân, ngày nợ bình quân, Dư nợ tối đa cho phép, kết quả thực hiện các quý trước,... Tờ trình định mức bán hàng phải có đầy đủ chữ kí của Trưởng phòng KD DMN, Trưởng phòng Tài chính kế toán, Giám đốc. Được lập thành 4 bản: Phòng TC- KT lưu bản gốc, phòng KD DMN TĐL 1,2 và phòng ĐB DMN mỗi phòng giữ 1 bản.(Tờ trình định mức dư nợ bán hàng – xem Phụ lục)

Nếu dư nợ khách hàng tại thời điểm đặt hàng chưa vượt quá số dư nợ tối đa trên tờ trình thì bộ phận bán hàng sẽ chấp nhận đơn hàng và tiến hành tổ chức thực hiện đơn hàng. Trường hợp công nợ của khách hàng vượt định mức theo quy định của Chi nhánh, phòng ĐB DMN thông tin với nhân viên kế toán ngân hàng kiểm tra xem khách hàng đã thanh toán tiền hàng tại thời điểm hiện tại để đưa số dư nợ của khách hàng dưới mức dư nợ tối đa hay chưa. Nếu khách hàng vẫn chưa chuyển tiền thì phòng ĐB DMN phải báo lại cho chuyên viên tiếp thị để chuyên viên tiếp thị làm việc với khách hàng.

Các bước kiểm tra công nợ khách hàng như sau:Phòng ĐB DMN sẽ mở sổ phải thu -> chọn bảng cân đối khách hàng

Trường Field “customer.custid” là chọn xem chi tiết khách hàng, của khách hàng mang mã C00002600. Nhập kì báo cáo.



Sau khi nhập kì hiện tại muốn kiểm tra vào hệ thống. Solomon sẽ kết xuất bảng chi tiết công nợ khách hàng.

BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI THU CHI TIẾT

Từ Ngày: 01/09/2009 Đến Ngày: 30/09/2009Mã khách hàng: C00002800Tên khách hàng: Cty Xăng dầu Bình Định

Số lô Số tham chiếu Ngày Kiểu Diễn giải Nợ (Debit) Có (Credit)Số dư đầu kỳ 524,150,738

1311000023036 PG0909004 04/09/2009 PA Unapplied

payment from CA400,000,000

023072 0003168AD 15/09/2009 IN Invoice 419,774,923419,774,923 400,000,000

Số dư cuối kỳ 543,925,661

Kế toán Khách hang

Dựa vào báo cáo kết xuất từ hệ thống ta có thể thấy số dư nợ cuối kì cho đến thời điểm hiện tại của công ty xăng dầu Bình Định là 543,925,661 đồng. Bộ phận bán hàng sẽ đối chiếu số nợ này với số nợ tối đa cho phép trên bảng hạn mức tín dụng. Trong khi đó, hạn mức tín dụng tối đa theo kế hoạch quý 3/2009 của công ty xăng dầu Bình Định là 1.000.000.000 đồng. Do vậy, đơn đặt hàng của công ty xăng dầu Bình Định được chấp nhận..



Tuy nhiên nếu trường hợp công nợ khách hàng đã vượt quá công nợ cho phép nhưng chuyên viên tiếp thị vẫn muốn bán cho khách hàng, hoặc định mức công nợ đã lập chưa phù hợp với tình hình thực tế của khách hàng. Chuyên viên tiếp thị phải lập tờ trình đề nghị tiếp tục bán hàng trình Giám đốc duyệt. Trong tờ trình phải nêu rõ lí do tiếp tục bán và chuyên viên tiếp thị phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trong trường hợp lô hàng trên không thanh toán được. (Tờ trình đề nghị tiếp tục bán hàng- xem phụ lục)

Kiểm tra hàng tồn kho : phần mềm kế toán Solomon tích hợp chức năng kiểm tra hàng tồn kho một cách tự động. Khi số lượng một mặt hàng nào đó trong hệ thống đã hết, hệ thống sẽ chặn việc xuất bán mặt hàng đó bằng cách hiển thị lỗi trên màn hình nhập liệu.

Sau khi đã kiểm tra định mức công nợ cho phép của khách hàng, phòng ĐB DMN sẽ mở màn hình Giao hàng để cập nhật các thông tin về bán hàng cho khách theo chi tiết:

- Mã khách hàng, kiểu HĐ, tên hàng hóa, số lượng, giá bán chưa có VAT, lệ phí xăng dầu,....Sau đó in ra Hóa đơn GTGT, Hóa đơn được in thành 3 liên, và kí, sẽ chuyển cả 3 liên sang phòng TC-KT.

Trong trường hợp hàng trong kho đã hết, hệ thống sẽ báo lỗi và không in được hóa đơn.

Nhờ vào tính năng này, Chi nhánh có thể tránh được trường hợp nhân viên sai sót khi hàng trong kho đã hết mà vẫn chấp nhận đơn hàng. Dẫn đến trường hợp Chi nhánh không thể giao hàng hoặc giao hàng chậm trễ.

Tuy nhiên, trong thực tế đã xảy ra trường hợp, hàng đã về nhập kho nhưng chứng từ của lô hàng đó chưa về kịp, nên phòng TC-KT chưa thể tiến hành ghi tăng HTK. Dẫn đến việc trong kho thật sự có hàng nhưng hệ thống lại chưa cập nhật kịp thời, do đó không bán được hàng.

Như vậy, các thông tin về tình hình công nợ của khách hàng cũng như hàng tồn kho đều được tích hợp đầy đủ trong hệ thống. Nhờ đó, quá trình kiểm tra được diễn ra nhanh chóng đảm bảo tổ chức thực hiện đơn hàng của khách hàng kịp thời.



2.3 . Lập hóa đơn và xuất hàng2.3.1. Lập hóa đơn

Phòng ĐB DMN: tiến hành lập hóa đơn sau khi đã kiểm tra công nợ và hàng tồn kho.

Chi nhánh sử dụng hóa đơn GTGT tự in theo công văn chấp thuận của Cục thuế.Trên hóa đơn, phòng ĐB phải nhập đầy đủ các thông tin dựa trên sổ theo dõi đơn hàng, như tên khách hàng, mã khách, địa chỉ, mã số thuế, số chứng từ, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, VAT, lệ phí xăng dầu,...

Giá bán trên hóa đơn là giá đã được trừ khuyến mãi, và được phòng ĐB DMN nhập vào máy dựa trên bảng báo giá cho mỗi khách hàng và nhập tỉ lệ chiết khấu trên màn hình giao hàng, hệ thống sẽ tự động tính ra giá bán đã trừ chiết khấu.

Ngoài ra, Chi nhánh thường xuyên áp dụng chính sách bán hàng đối với một số mặt hàng. Chính sách bán hàng được phòng kinh doanh xây dựng phù hợp mục tiêu kinh doanh của Chi nhánh vào thời điểm hiện tại. Như muốn mở rộng, đánh mạnh vào thị trường nào đó, Chi nhánh sẽ có chính sách bán hàng phù hợp với thị trường đó. Tờ trình chính sách phải được trình Giám đốc kí duyệt, được lập 4 bản, phòng TC-KT lưu bản gốc, phòng ĐB, KD TĐL1&2 lưu bản sao.(Tờ trình chính sách bán hàng – xem phụ lục)

Phòng TC-KT: Khi tiếp nhận cả 3 liên Hóa đơn GTGT từ phòng ĐB DMN chuyển sang, kế toán công nợ có nhiệm vụ kiểm tra các thông tin như: Tính hợp pháp của hóa đơn, kiểm tra lại công nợ khách hàng có vượt định mức cho phép không,...Sau khi kiểm tra đầy đủ, lãnh đạo kế toán kí vào HĐ và phòng ĐB DMN tổ chức thực hiện đơn hàng.

Về nguyên tắc, phòng TC-KT sẽ phải kiểm tra giá bán và tính cả xem chiết khấu và giá bán sau chiết khấu lại xem có chính xác không. Nhưng trên thực tế, kế toán thường bỏ qua bước này dễ dẫn đến trường hợp nhập giá bán không chính xác.

Hàng khuyến mãi, quảng cáo, chiết khấu giảm giá: Theo chính sách bán hàng của Chi nhánh, khi đạt mức doanh số nào đó, khách hàng sẽ được chiết khấu tăng thêm một hoặc hai mặt hàng nào đó, được quy định cụ thể trong phụ lục hợp đồng. Với các mặt hàng khuyến mãi kèm theo, phòng ĐB DMN cũng phải xuất hóa đơn như các loại hàng hóa thông thường bao gồm các thông tin tên, mã khách hàng, số hóa đơn, tên, số lượng hàng hóa,... nhưng mục giá bán, thành tiền để trống, chỉ có lệ phí xăng dầu. Và lệ phí xăng dầu hàng khuyến mãi là do Chi nhánh chịu, được tính vào chi phí bán hàng. Đối với các mặt hàng khuyến mãi, phòng ĐB xuất như các hóa đơn GTGT nhưng để trống mục giá bán, thành tiền.



Mẫu chứng từ: hóa đơn GTGT của hàng khuyến mãi, mẫu hóa đơn GTGT chiết khấu tăng thêm

CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA DẦU PETROLOMEXCHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG

Tầng 3 & tầng 4, lô B4-12 + lô B4 – 13, đường Ngô Quyền, P. An Hải Bắc, Q. Sơn Trà, TP. Đà NẵngTel: 0511.3911611;3.911619. Fax: 0511.3911612. Email: [email protected]. Website: www.plc.com.vn

Mã số thuế: 0101463614 – 003HÓA ĐƠN (GTGT)

Liên 3: Lưu kho hàng Mẫu số: 01GTKT – 3LL – 01Ký hiệu: AD/2008T

Ngày: 30/09/2009Tên khách hàng: Cty xăng dầu Bình Định Mã khách: C00-002800 Chứng từ số:Địa chỉ Mã số thuế Ngày giao hàngSố tài khoản Hình thức thanh toánKho xuất hàng Mã kho xuất NH00 Thời hạn thanh toánPhương tiện vận chuyển Tài khoảnĐịa điểm giao hàng Ngân hàng:Vietcombank

TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ

MÃ SỐ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ

THÀNH TIỀN

A B C 1 2 3=2X1Racer SF – Hộp 1 lít 0801-116-0-H1 L1 1.200 32.953 39.534.600Racer Plus – Hộp 4L 0800–125–8– H4 L4 300 155.993 46.797.900Komat SHD 50-Fuy 0803-030-0-F LTT 1.000 25.910 25.910.000Komat SHD 50-thùng18L

0803-030-0-T18 L18 83 530.700 44.048.100

Gear oil MP 90 EP-Hộp 4L

0804-030-0H4 L4 60 155.266 9.315.960

Gear oil MP 140 EP-phuy

0804-0404-0-F LTT 1.045 32.877 34.356.465

W Hydroil 46- phuy 0808-020-0-F LTT 2.717 26.937 73.187.829W Hydroil 68 – phuy 0808-030-0-F LTT 4.180 27.117 113.349.060

Cộng tiền hàng 386.508.914Thuế GTGT 38.650.891Lệ phí xăng dầu 3.491.292

Tổng cộng tiền thanh toán 428.651.097Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm hai mươi tám triệu sáu trăm năm mươi mốt ngàn chin mươi bảy đồng chẵn

Người mua hàng Thủ kho Người lập hóa đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị



mailto:[email protected]


CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA DẦU PETROLOMEXCHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG

Tầng 3 & tầng 4, lô B4-12 + lô B4 – 13, đường Ngô Quyền, P. An Hải Bắc, Q. Sơn Trà, TP. Đà NẵngTel: 0511.3911611;3.911619. Fax: 0511.3911612. Email: [email protected]. Website: www.plc.com.vn

Mã số thuế: 0101463614 – 003

HÓA ĐƠN (GTGT)Liên 3: Lưu kho hàng Mẫu số: 01GTKT – 3LL – 01

Ký hiệu: AD/2008TNgày: 30/09/2009

Tên khách hàng: Cty xăng dầu Bình Định Mã khách: C00-002800 Chứng từ số:Địa chỉ Mã số thuế Ngày giao hàngSố tài khoản Hình thức thanh toánKho xuất hàng Mã kho xuất Thời hạn thanh toánPhương tiện vận chuyển Tài khoảnĐịa điểm giao hàng Ngân hàng:

TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ

MÃ SỐ ĐVT

SỐ LƯỢNG

ĐƠN GIÁ

THÀNH TIỀN

A B C 1 2 3=2X1PLC Komat SHD 50 – thùng 18L

0803-030-0-T18 L1 17 0

Ghi chú: Hàng KM tháng 9/2009

Cộng tiền hàngThuế GTGTLệ phí xăng dầu 81.702

Tổng cộng tiền thanh toán

Người mua hàng Thủ kho Người lập hóa đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

2.3.2. Xuất hàngBước tiếp theo của quy trình là chuyển giao hàng đến khách hàng. Kiểm soát

chức năng xuất hàng của chu trình nhằm đảm bảo hàng được giao đúng khách hàng, đúng số lượng, chủng loại, đúng thời gian, và hàng hóa được nguyên vẹn.


Kiểm tra tính hợp lệ


mailto:[email protected]


Do đặc tính của mặt hàng dầu mỡ nhờn thường cồng kềnh, được vận chuyển với số lượng lớn nên quá trình chất hàng và chuyên chở hàng cần phải được sắp xếp và chuyên chở cẩn trọng.

Tổ chức thực hiện đơn hàng Các phòng kinh doanh:

- Thường xuyên nắm thông tin nhu cầu của khách hàng và thông báo cho phòng ĐB DMN sớm để phòng ĐB DMN chuẩn bị nguồn hàng.

- Thường xuyên đôn đốc thu hồi công nợ của khách hàngPhòng ĐB DMN:

- Điều động phương tiện vận tải, cân đối hàng hóa để tổ chức giao hàng.- Nhận lại các hóa đơn chứng từ liên quan chuyến/đợt hàng để chuyển cho

phòng TC-KT kiểm tra và lưu- Đàm phán, thỏa thuận lại với khách hàng trong trường hợp có những thay đổi

so với đặt hàng của khách hàng (về chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng…); ghi chép nội dung phần này vào cột “Kết quả thực hiện” của Sổ theo dõi thực hiện đơn hàng. Trường hợp thực hiện đúng yêu cầu của khách hàng thì cột “Kết quả thực hiện” để trống.

Lái xe- Đảm bảo phương tiện sẵn sàng hoạt động để vận chuyển hàng hóa.- Có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa theo các hóa đơn và phải bảo quản hàng

hóa an toàn trong quá trình vận chuyển- Trường hợp trong quá trình vận chuyển nếu có xảy ra sự cố đáng tiếc ảnh

hưởng đến người/hàng hóa/phương tiện, lái xe có trách nhiệm giữ nguyên hiện trạng và kịp thời báo cáo về phòng ĐB DMN để phối hợp xử lý.

- Có trách nhiệm giao hàng kịp thời, đúng số lượng, nguyên đai nguyên kiện (hàng hóa chứa trong các loại bao bì), đúng địa điểm.

- Khi giao hàng lái xe đề nghị khách hàng kiểm tra số lượng hàng hóa, chất lượng bao bì,… và ký trên hóa đơn (tại vị trí người mua hàng ký tên) hoặc trên Biên bản giao nhận hàng hóa. Sau khi giao hàng xong lái xe thực hiện luân chuyển hóa đơn theo quy định luân chuyển chứng từ.

- Phải có thái đội hòa nhã, vui vẻ khi quan hệ với khách hàng. Trường hợp khi giao hàng có tranh chấp về hàng hóa, lái xe phải bình tĩnh, giải thích và đồng thời báo ngay về phòng ĐB DMN để phối hợp làm việc với khách hàng.

- Trong quá trình giao hàng:+ Đối với xe tải của Chi nhánh: Lái xe phải ghi đầy đủ các thông tin vào Sổ

theo dõi giao hàng và đề nghị khách hàng xác nhận. Trường hợp khách hàng có ý kiến phản hồi thì đề nghị khách hàng ghi vào mục ghi chú của sổ trên

+ Đối với xe tải thuê ngoài: Lái xe phải đề nghị khách hàng xác nhận vào Biên bản giao nhận hàng hóa. Dựa vào kết quả giao hàng, phòng ĐB DMN cập nhật thông tin vào sổ theo dõi nhà cung ứng dịch vụ vận tải để làm căn cứ đánh giá nhà cung ứng.



Đội giao nhận:Bốc xếp hàng hóa lên phương tiện và sắp xếp ngăn nắp gọn gàng, đảm bảo an

toàn, thuận tiện cho việc giao hàng các đơn hàng trên cùng tuyến đường vận chuyển.

Tổ chức đánh giá kết quả thực hiện đơn hàng Ít nhất mỗi quý một lần, phòng ĐB DMN phối hợp với các phòng kinh doanh

tổng hợp tình hình thực hiện các đơn hàng, có nhận xét và đề ra biện pháp khắc phục (nếu có). (Sổ theo dõi thực hiện đơn hàng – xem phụ lục)

Xuất hàng Khi nhận được nhu cầu mua hàng của khách hàng, chuyên viên phòng ĐB

DMN có nhiệm vụ kiểm tra các thủ tục cần thiết như hợp đồng (nếu có), giấy giới thiệu, tiến độ thực hiện hợp đồng, giá cả, sản lượng khách hàng đã nhận trong tháng và các quyền lợi khách hàng được hưởng theo chính sách bán hàng (nếu có), quy định về công nợ hiện hành. Phòng ĐB DMN phát hành hóa đơn giá trị gia tăng và chuyển sang phòng TC-KT. Lãnh đạo phòng TC-KT hoặc người được phân công có nhiệm vụ kiểm tra ký lên mục “kế toán trưởng”. Phòng ĐB DMN lưu liên 1, giao liên 2 và 3 cho lái xe đến kho nhận hàng.

Thủ kho khi nhận được hóa đơn GTGT liên 2 và liên 3, hiểu đó như một lệnh xuất kho đồng thời lệnh bán. Thủ kho có nhiệm vụ xuất đúng mặt hàng và lượng hàng có trên hóa đơn.

Phòng ĐB DMN: - Cập nhật đầy đủ, chính xác các tiêu thức cần thiết lên hóa đơn. Sau khi cập

nhật xong phải kiểm tra lại mới được phép in ấn.- Điều độ các phương tiện vận tải hợp lý, tiết kiệm nhưng đảm bảo kịp thời.- Theo dõi chặt chẽ tồn kho hàng hóa, tổ chức điều độ hàng hóa hợp lý để đảm

bảo nguồn hàng thường xuyên cho nhu cầu bán hàng, giảm tối đa tồn kho hàng hóa.- Tổ chức lưu trữ hóa đơn và các chứng từ đi kèm theo quy định của nhà nước

về lưu trữ chứng từ kế toán- Thực hiện việc thống kê hàng hóa tại kho, cân đối thường xuyên tồn kho trên

sổ sách và tồn kho thực tế để phát hiện sai sót, mất mát.Thủ kho:

- Kiểm tra kiểm soát chặt chẽ việc xuất hàng hóa theo hóa đơn chứng từ- Không được tổ chức xuất hàng hóa khi không có hóa đơn chứng từ- Mở thẻ kho cho từng mặt hàng. Ghi thẻ kho kịp thời theo đúng số lượng trên

hóa đơn đã được xuất xong.- Hướng dẫn khách hàng ký nhận trên các hóa đơn. Thực hiện đúng quy trình

luân chuyển của từng loại hóa đơn chứng từ.Tại chi nhánh có 3 phương thức bán hàng như sau: Khách hàng nhận hàng tại

kho chi nhánh, chi nhánh giao hàng đến tận kho khách hàng, và trường hợp khách hàng tự vận chuyển.



2.3.2.1 Trường hợp khách hàng đến nhận hàng tại kho: Sau khi phát hóa đơn GTGT chuyển phòng TC-KT ký, phòng ĐB DMN yêu

cầu khách hàng ký ghi rõ họ tên vào mục “Người mua hàng”. Liên 1 lưu tại cùi hóa đơn, liên 3 sao kê lưu chứng từ kế toán, giao liên 2 cho khách để khách vào kho nhận hàng

2.3.3.2. Trường hợp xe Chi nhánh hoặc xe thuê ngoài vận chuyển hàng đến tận kho khách hàng: Lưu đồ 2:

Xe chi nhánh hoặc xe thuê ngoài vận chuyển đến kho khách hàng

Lái xe(của chi nhánh hoặc thuê

ngoàiKho Khách hàng Phòng TC-KTPhòng ĐB DMN

HĐ GTGTHĐ

GTGT(liên2,3,kí)HĐ

GTGT(liên2,3,kí)HĐ

GTGT(liên2,3,kí)

Hàng hóaChất hàng

lên xeNhận hàng

HĐ GTGT(liên2)HĐ GTGT(liên3)

HĐ GTGT(liên3)

Ghi thẻ kho

Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Sao kêHĐ GTGT(liên3)

HĐ GTGT(liên3)

Lái xe ký ghi rõ họ tên vào cả 3 liên trong khoảng trống hóa đơn (phần “ghi chú”) trên hóa đơn GTGT. Giao liên 2 và 3 cho lái xe đi nhận và giao hàng. Thủ kho



có trách nhiệm xuất đúng mặt hàng và số lượng trên hóa đơn, sau đó kí vào hóa đơn liên 2, 3; giao lại cho lái xe cầm theo khi giao hàng.

- Khi kiểm soát hàng để cho xe ra cổng, bảo vệ phải đóng dấu đã kiểm soát và ký tên lên hóa đơn.

- Lái xe sau khi giao hàng cho khách hàng phải yêu cầu khách hàng ký ghi rõ họ tên vào mục “Người mua hàng” trên tất cả các liên hóa đơn. Đồng thời yêu cầu khách hàng kí tên lên mục “Xác nhận của khách hàng” trên Sổ theo dõi giao hàng

Sổ theo dõi giao hàng có các mục như sau:

TT Ngày HD Số HD Số lô LXHNgành hàng

T. Gian yêu cầu

T. Gian giao

Xác nhận của khách

hàng

Ghi chú

- Nếu xe chi nhánh thuê ngoài vận chuyển, phòng ĐB DMN in thêm liên 4 “chứng từ dùng để thanh toán cước vận chuyển” trên giấy trắng, trình ký một lần cùng với các liên khác giao cho lái xe đi giao hàng và lấy chữ ký của khách hàng như các liên 2 và 3 để làm chứng từ thanh toán cước vận chuyển. Với trường hợp thuê ngoài vận chuyển, Chi nhánh thực hiện kí kết hợp đồng vận chuyển với bên thuê ngoài, trên cơ sở đã thống nhất giá cước vận chuyển giữa hai bên. (chứng từ làm căn cứ thanh toán cước vận chuyển – xem phụ lục)

- Nếu trên hóa đơn thiếu chữ ký ở mục “Người mua hàng” trong trường hợp khách hàng trực tiếp đến nhận hàng thì phòng ĐB DMN phải chịu trách nhiệm vật chất khi xảy ra tranh chấp. Trường hợp xe Chi nhánh hoặc xe thuê ngoài vận chuyển hàng đến tận kho cho khách hàng thì lái xe phải chịu trách nhiệm vật chất khi xảy ra tranh chấp.

2.3.2.3 Trường hơp khách mua hàng tự vận chuyểnVới các khách hàng ở các tỉnh phía Nam, cách xa kho của Chi nhánh nhưng

lại gần với kho đầu mối (kho Nhà Bè – tp HCM). Để tiết kiệm chi phí vận chuyển và thuận tiện hơn trong việc lấy hàng, khách hàng sẽ tự điều xe nhận hàng tại kho đầu mối. Sau đó Chi nhánh sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng gửi khách hàng. Đối với cước phí vận chuyển của khách hàng, Chi nhánh sẽ bù trừ công nợ vào cuối tháng.

Lưu đồ 3



Khách hàng tự vận chuyển hàng mua

Phòng TC-KTKhách hàngKho đầu mốiPhòng ĐB DMN

Đề nghị nhận hàng

Đề nghị nhận hàng

Phiếu XKKVCNB(liên2)

Sao kêPhiếu

XKKVCNB(liên2)

Kiểm tra đối chiếu

Phiếu XKKVCNB

Sao kê

HĐ GTGT(liên3)

HĐ GTGT(liên2)

Phiếu XKKVCNB(liên2)

HĐ GTGT(in, kí)

- Khi có yêu cầu mua hàng của khách, phòng ĐB DMN kiểm tra công nợ; sau đó lập đơn hàng fax đến kho đầu mối;

- Kho đầu mối phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (PXKKVCNB) cho lái xe vận chuyển hàng. Sau khi nhận hàng, khách hàng gửi liên 2 PXKKVCNB (có chữ ký tên người nhận hàng) về phòng ĐB DMN; phòng ĐB DMN kiểm tra, đối chiếu với giữa thông tin đơn hàng trên sổ theo dõi dơn hàng với PXKKVCNB liên 2. Sau đó lập hóa đơn GTGT gửi liên 2 cho khách hàng, sao kê liên 3 hóa đơn GTGT, liên 2 PXKKVCNB gửi cho phòng TC-KT lưu trữ theo quy định.

2.4 . Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ2.4.1. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Chức năng này đảm bảo ghi nhận đúng đắn các khoản nợ phải thu khách hàng, số liệu được nhập chính xác. Việc ghi nhận các số liệu ban đầu ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính của Chi nhánh, do vậy việc kiểm tra, xác nhận ghi nhận số liệu cần hết sức cẩn thận. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng được thực hiện ở phòng TC – KT, căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ và phù hợp với các chuẩn mực kế toán về ghi nhận doanh thu.



Lưu đồ 4: Kiểm soát việc ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

- Phòng ĐB DMN: Ngay từ đầu giờ chiều ngày hôm sau, phòng ĐB DMN phải sao kê hóa đơn và các chứng từ kèm theo chuyển sang phòng TC-KT, trường hợp liên 3 hóa đơn GTGT chưa quay về, phòng ĐB DMN tạm thời gởi liên 1 hóa đơn GTGT cho phòng TC-KT để kiểm tra xác nhận; khi hóa đơn quay về, phòng ĐB DMN đến phòng TC-KT để đổi lại.

- Cuối tháng, phòng ĐB thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu với hàng thực tế trong kho. Lập báo cáo nhập xuất tồn gửi phòngTC - KT



SAO KÊ HÓA ĐƠN XUẤTNgày hóa đơn: 30/09/2009

Số tham chiếu

Tên hàng hóaSố

lượngSố lô

Còn thiếu

Đã nhận

Mã kho

0003297AD8T

CTY XĂNG DẦU BÌNH ĐỊNH

S0037903

- PLC Komat SHD 50 – Fuy

1,000 - NH00

- PLC Gear oil MP 140 EP – phuy

1,045 - NH00

- PLC AW Hydroil 46 – phuy

2,717 - NH00

- PLC AW Hydroil 68 – phuy

4,180 - NH00

- PLC Gear oil MP 90 EP – hộp 4L

60 - NH00

- PLC Racer Plus – Hộp 4L

300 - NH00

- PLC Racer SF – Hộp 1L 1,200 - NH00- PLC Komat SHD 50 –

Thùng 18L83 - NH00

0003298AD8T

CT XĂNG DẦU BÌNH ĐỊNH

S0037904

- PLC Komat SHD – Thùng 18L

17 - NH00

Tổng cộng: 02 Hóa đơn xuất Phòng KT-TC Phòng ĐB DMN Nhân viên bán hàng kí tên

- Phòng TC-KT:+ Kế toán hàng hóa, công nợ:

- Hàng ngày kịp thời kiểm tra hóa đơn chứng từ do phòng ĐB DMN với bảng sao kê gửi lên, phát hiện các sai sót trong khâu làm hóa đơn của phòng ĐB DMN. Nếu thấy phát hiện sai sót, kế toán sẽ không kí hóa đơn và buộc phòng ĐB điều chỉnh số liệu

- Theo dõi việc tổ chức hạch toán các nghiệp vụ xuất hàng hóa, phát hiện sai sót, đề nghị Trường phòng TC-KT bổ sung hạch toán cho các nghiệp vụ mới phát sinh

- Tổ chức lưu trữ hóa đơn và các chứng từ đi kèm theo quy định của nhà nước về lưu trữ chứng từ kế toán.

- Căn cứ vào “Bảng sao kê bán hàng” do phòng ĐB DMN chuyển về phòng TC-KT, kế toán bán hàng kiểm tra lại từng hóa đơn thật chính xác, như tính hợp lệ



của hóa đơn, giá bán, thuế VAT, thành tiền, tổng cộng, tên khách hàng, mã khách hàng, ....Sau đó bỏ “lưu trữ”.

Kế toán cần phải chuyển ngày hệ thống về đúng ngày giao hàng để “chạy quản lý tiến trình”. Nếu không chuyển ngày hệ thống về đúng ngày giao hàng, hàng sẽ được trừ vào hàng tồn kho theo ngày chạy tiến trình do vậy thay đổi ngày hệ thống để chạy “quản lý tiến trình” là điều bắt buộc phải làm của kế toán bán hàng – đặc biệt trong các ngày cuối thàng nếu không sẽ dẫn đến việc doanh thu ghi nhận không đúng kì.

Chạy quản lý tiến trìnhSau đó in Nhật ký bán hàng để lưuSau khi xác nhận, hệ thống tự động sinh ra 2 lô

- Bên hàng tồn kho hạch toán: Ghi Nợ TK 632Có TK HTK

- Bên sổ phải thu hạch toán: Ghi Nợ TK 131 CT từng khách hàngCó thuế VAT đầu raCó lệ phí xăng dầuCó TK 511

Kế toán in Nhật ký bán hàng, lưu cùng với bảng sao kê và các chứng từ đi kèm. Nhật ký bán hàng có tính chất như một bằng chứng là nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận. Cuối tháng kế toán bán hàng sẽ in sổ cái chi tiết của các sổ TK 131, 632, 511, 3331 để lưu. Đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết TK 155/156 với báo cáo nhập xuất tồn từ phòng ĐB gửi sang, sau đó lưu báo cáo nhập xuất tồn theo quy định.



CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNGNHẬT KÝ BÁN HÀNG – BÁO CÁO CHUẨN

Số hóa đơn Mã giao hàng Nơi chuyển đến

Số Đơn ĐH

Khách hàngNgày hóa đơn

Lô p. thuLô HTKLô t.toán

Giá trị hàng hóa

Giá trị vốnGiảm

giáThuế

Cước vận

chuyển

Lệ phí xăng dầu

Tổng giá trị

Mã nhật ký bán hàng: 000 00044190003297AD8S0037903Cty Xăng dầu Bình Định

C00-00280030/09/2009

023128012785

386,508,914 325,418,900 0 38,650,891 0 3,491,292 428,651,097

0003297AD8S0037903Cty Xăng dầu Bình Định

C00-00280030/09/2009

023128012785

0 7,480,000 0 0 0 81,702 81,702

Tổng cộng 386,508,914 332,898,900 0 38,650,891 0 3,572,994 428,732,799

Người lập biểu Người giao hóa đơn Người nhận hóa đơn



Đối với chiết khấu giảm giá : tùy theo chính sách bán hàng của Chi nhánh mà một số mặt hàng, khách hàng được giảm giá trên tổng giá bán. Phần chiết khấu, giảm giá được hạch toán bên Nợ TK 511, giá bán và thành tiền trên hóa đơn là giá đã trừ chiết khấu.

Một số phát sinh trong quá trình bán hàng : Vì báo cáo tiêu thụ được lập trên cơ sở lấy số liệu từ hóa đơn bán hàng do vậy mọi sự điều chỉnh về doanh thu và giá vốn hàng bán đều phải được xử lý trên Modul “Hàng tồn kho”

Trường hợp hàng xuất bán thiếu: Với trường hợp này, phòng ĐB DMN làm lệnh xuất thêm, in thêm hóa đơn cho khách hàng như trường hợp bán hàng ban đầu.

Trường hợp nhập hàng khi bị khách hàng trả lại hoặc hàng thừa: phía khách hàng sẽ xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho số lượng hàng thừa với giá bán bằng giá bán của chi nhánh.

Quy trình cập nhật trên máy như sau:Kế toán bán hàng vào màn hình giao hàng: chọn kiểu “RFC” – Return for

credit.Chọn khách hàng, cập nhật số hóa đơn cho hàng trả lại, ở ô “Số hóa đơn”

nhập HUY sau số hóa đơn. Bỏ lưu trữ và chạy quản lý tiến trình. Hệ thống sẽ tự động thực hiện bút toán đảo.

Ghi Nợ TK hàng tồn khoCó TK giá vốn hàng bán

Ghi Nợ TK doanh thuNợ TK thuế GTGTNợ TK lệ phí xăng dầu

Có TK phải thu khách hàng chi tiết



- Cuối tháng, phòng ĐB DMN thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ sách với hàng thực tế trong kho với thủ kho. Sau đó phòng ĐB DMN gửi báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa cho phòng kế toán. Công việc kiểm tra đối chiếu hàng hóa trên sổ sách và thực tế hàng tháng được thực hiện chủ yếu trong nội bộ phòng ĐB DMN. Định kỳ 6 tháng, Chi nhánh mới thực hiện việc kiểm kê hàng chính thức. (Báo cáo nhập xuất tồn – xem phụ lục)

Chế độ thông tin - Việc điều chỉnh sai sót trong lập và luân chuyển hóa đơn chứng từ bán hàng:

+ Tất cả các bộ phận sau khi thực hiện trách nhiệm của mình về việc phát hành các chứng từ hóa đơn nhập xuất hàng hóa đều phải tự kiểm tra lại để phát hiện và điều chỉnh kịp thời trước khi chuyển đến bộ phận khác.

+ Trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã lập hóa đơn, chứng từ thì bộ phận có sai sót phải viết “Phiếu đề nghị điều chỉnh số liệu” gửi phòng TC-KT để lập thêm hóa đơn chứng từ điều chỉnh, không tẩy xóa sữa chữa trên hóa đơn đã phát hành và dữ liệu lưu trữ trên máy. Trong đó nêu rõ lí do hủy hóa đơn, nội dung cần điều chỉnh chuyển sang phòng kế toán. Lãnh đạo phòng TC-KT xem xét sự việc viết lệnh xuất gửi phòng ĐB DMN để lập chứng từ điều chỉnh.

- Việc cập nhật các bộ mã liên quan đến xuất hàng hóa và bán hàng:+ Khi phát sinh xác mã khách hàng chưa có trong danh mục tương ứng, các

phòng kinh doanh phải viết “Phiếu đề nghị bổ sung danh mục” gửi phòng TC-KT để tạo các mã mới

+ Trường hợp phát sinh các mã số mới do Công ty ấn định trên các quyết định hoặc thông báo về giá, vật tư hàng hóa..., phòng TC-KT có trách nhiệm bổ sung các danh mục tương ứng trên máy của văn phòng Chi nhánh.

2.4.2. Theo dõi công nợChức năng này nhằm đảm bảo các khoản phải thu khách hàng luôn được theo

dõi kịp thời, ngăn ngừa việc bán hàng vượt mức tín dụng cũng như đôn đốc thu hồi nợ, hạn chế đến mức thấp nhất nợ khó đòi.

- Chuyên viên tiếp thị: + Trực tiếp theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ theo các điều khoản của hợp đồng với các khách hàng do mình phụ trách.

+ Trực tiếp thực hiện việc đối chiếu công nợ với khách hàng.

+ Đánh giá, xem xét khả năng thanh toán của khách hàng để đề nghị bán hàng và điều chỉnh mức dư nợ cho phù hợp.

+ Chịu trách nhiệm đầu tiên, trực tiếp với cáckhoản nợ của khách hàng được phân công phụ trách khi có xự cố tài chính.

+ Lập đề nghị về mức nợ và thời hạn thanh toán đối với các khách hàng do mình phụ trách, báo cáo với Trưởng phòng

- Trưởng phòng Kinh doanh: + Chịu trách nhiệm phân công khách hàng cho các chuyên viên tiếp thị một các hợp lý, đảm bảo điều kiện cho các chuyên viên tiếp thị hoàn thành nhiệm vụ, thường xuyên theo dõi diễn biến công nợ, năng lực tài chính các khách hàng của phòng mình.



+ Chịu trách nhiệm về công nợ của tất cả các khách hàng do phòng mình phụ trách.

+ Khi cần thiết Giám đốc có thể ủy quyền cho Trưởng phòng giải quyết một số trường hợp vượt định mức, Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước Giám đốc.

- Kế toán công nợ: + Theo dõi chặt chẽ công nợ khách hàng, tính toán đầy đủ các khoản công nợ khách như lãi trả chậm, cước phí vận chuyển…Khi có nguy cơ xảy ra sự cố tài chính (khách hàng không mua hàng, nợ quá hạn...) phải kịp thời báo cáo Trưởng phòng Kế toán và Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo

+ Định kỳ, đối chiếu số dư công nợ tổng hợp khách hàng với sổ chi tiết phải thu công nợ từng khách hàng. Đối với doanh nghiệp nhà nước, biên bản đối chiếu công nợ do Giám đốc hoặc kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán hoặc phó trưởng phòng kế toán) các khách hàng ký; đối với doanh nhiệp tư nhân, công ty TNHH phải do chủ hoặc giám đốc doanh nghiệp của khách hàng ký.

+ Trực tiếp chịu trách nhiệm về các khoản nợ bán hàng vượt mức Giám đốc chi nhánh đã duyệt, trực tiếp theo dõi công nợ, đôn đốc các Tổng đại lý trong ngành chuyển tiền.

- Kế toán Ngân hàng, thủ quỹ:+ Ký xác nhận các khoản tiền đã vào tài khoản, quỹ của

Chi nhánh, đóng dấu đã thu tiền (trường hợp trả bằng tiền mặt) và chịu trách nhiệm về các khỏan tiền khách hàng chuyển đến hoặc đã nộp vào quỹ đối với khách trả trước tiền hàng.

- Trưởng phòng TC – KT+ Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện các

quy định về công nợ do Công ty và Chi nhánh ban hành. Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các hóa đơn bán hàng, các thủ tục, hồ sơ thế chấp, cầm cố, bảo lãnh.

+ Phối hợp, hỗ trợ cùng các chuyên viên tiếp thị, lãnh đạo các phòng kinh doanh tìm hiểu năng lực tài chính của khách hàng, tính pháp lý của các điều khoản trong hợp đồng, không để xảy ra sự cố tài chính.

+ Chịu trách nhiệm trực tiếp về các sự cố tài chính tại Chi nhánh.

+ Tham mưu giúp Giám đốc và lãnh đạo các phòng kinh doanh về chính sách công nợ, thủ tục thế chấp, cầm cố, bảo lãnh với các ngân hàng.

Trường hợp chi nhánh bán hàng theo phương thức khách hàng nhận tại kho đầu mối: cước vận chuyển của khách hàng sẽ do Chi nhánh chịu và sẽ được bù trừ vào công nợ của khách hàng. Bảng tính cước vận chuyển đã được thỏa thuận từ trước giữa Chi nhánh và khách hàng, có sự kí duyệt giữa người đại diện hai bên.

Cuối mỗi quý, phía khách hàng sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng tiền cước vận chuyển dựa trên bảng tính cước cùng với các hóa đơn có liên quan.



HÓA ĐƠN (GTGT)PETROLIMEX BÌNH ĐỊNH Liên 2 : Giao khách hàng85 Trần Hưng Đạo, Qui Nhơn Ngày 30 tháng 9 năm 2009MS Thuế: 4100259821 – 1Mã đơn vị:………………….Đơn vi mua: Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng. MS đơn vị:..............MS thuế: 0101463614003Địa chỉ: Tầng 3&4 Lô B4 12.13 Số tài khỏan....................................................Đường Ngô Quyền, Đà Nẵng Họ tên người nhận hàng..............................Giấy giới thiệu số:..........................................Người vận chuyển:......................................Phương tiện vận chuyển.................................Kho xuất hàng ..........................................Hình thức thanh toán: Bù trừ

STT Tên hàng hóa dịch vụ

ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Bù trừ cước vận chuyển Q3/2009 dầu nhờn

25,443,716

1. Cộng tiền hàng: 25,443,7162. Thuế GTGT( 10%x50%): 1,272,1863. Phú xăng dầu4. Tổng cộng tiền thanh toán: 26,715,901(Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu bảy trăm mười lăm ngàn chin trăm lẻ một đồng chẵn)

Người mua hàng Người bán hàngHóa đơn GTGT và bảng kê thanh toán cước vận chuyển.(Trang phụ lục)

Phòng ĐB DMN kiểm tra, tính toán lại thật cẩn thận, sau đó sẽ lập giấy đề nghị thanh toán chuyển sang phòng kế toán. Phòng TC – KT có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ, kiểm tra tính chính xác của số tiền lại lần nữa rồi mới kí. Giấy đề nghị thanh toán được trình lên giám đốc duyệt mới được phép thực hiện bù trừ công nợ

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁNTôi tên là: Hà Thị HồngBộ phận công tác: Phòng ĐB DMNTôi có mua một số hàng hóa(dịch vụ) sau đây để: Cước vận chuyển DMN quí 3/09 của Cty XD Bình Định

Ngày Diễn giải Thành tiền(VNĐ)

Cước vận chuyển DMN quí 3 của cty XD Bình Định 26,715,901Tổng cộng: 26,715,901

Thành tiền (bằng chữ)(Hai mươi sáu triệu bảy trăm mười lăm ngàn chin trăm lẻ một đồng chẵn)

Đề nghị Giám đốc xét duyệt cho bù trừ công nợ khách hàng.Đà Nẵng, ngày 30 tháng 09 năm 2009

GIÁM ĐỐC DUYỆT PHÒNG TC – KT NGƯỜI ĐỀ NGHỊ



Căn cứ vào đó, kế toán công nợ tính toán, đối chiếu lại và thực hiện bù trừ công nợ với khoản tiền cước vận chuyển đó bằng cách ghi giảm TK 1311 chi tiết khách hàng và tăng tài khoản 338

Hàng kỳ, kế toán công nợ có nhiệm vụ lập biên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng xác nhận. Biên bản bao gồm các thông tin về số dư đầu kì, số phát sinh trong kì, số dư cuối kì được gửi đến khách hàng 2 bản có giá trị ngang nhau, khách hàng sau khi ký xác nhận, đóng dấu sẽ gửi lại 1 bản cho chi nhánh

Mẫu chứng từ: Biên bản đối chiếu công nợCộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúcBIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

Hôm nay, ngày 08 tháng 10 năm 2009, chúng tôi hai bên gồm có:I. BÊN BÁN: CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNGDo Ông (Bà): Đàm Thị Khánh Chức vụ: Phó Trưởng Phòng TC – KT làm đại diệnII. BÊN MUA: CÔNG TY XĂNG DẦU BÌNH ĐỊNHDo Ông (Bà).................................Chức vụ..............................................làm đại diệnĐịa chỉ : Số 101 Trần Hưng Đạo, Quy Nhơn

Cùng nhau đối chiếu xác nhận công nợ giữa hai đơn vịTừ ngày 01/09/2009 đến ngày 30/09/2009

1. ĐẦU KỲ: BÊN MUA CÒN DƯ NỢ SỐ TIỀN: 524,150,738Trong đó: - Tiền hàng: 524,150,738

2. PHÁT SINH TRONG KỲ:2.1. Phát sinh nợ trong kỳ................................................848,507,722

Trong đó: - Tiền hàng 848,507,722(Có bản kê chi tiết kèm theo)

2.2. Phát sinh có trongkỳ: 426,797,603(Có bản kê chi tiết kèm theo)

3. DƯ NỢ CUỐI KỲ: BÊN MUA CÒN DƯ NỢ SỐ TIỀN:945,860,857

Trong đó: - Tiền hàng: 945,860,857Chín trăm bốn mươi lăm triệu tám trăm sáu mươi ngàn tám trăm năm mươi bảy

đồng chẵnTrong đó: Nợ quá hạn..............................................................................VNĐ

Nợ trong hạn...........................................................................VNĐĐề nghị quý khách chuyển cho Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng số tiền trên vào một

trong các tài khoản ngân hàng sau của Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng.TK 102010000191618 tại Chi nhánh Ngân hàng Công thương Đà NẵngTK 56110000001464 tại Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư & phát triển Đà NẵngTK 2000311010063 tại Chi nhánh Ngân hàng NN&PTNT Đà Nẵng

Biên bản đối chiếu công nợ này được gửi đến quý khách 02 bản có giá trị ngang nhau, đề nghị quý khách ký, đóng dấu và gửi 01 bản cho chúng tôi về địa chỉ:Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng, tầng 3&4 toà nhà VITACO, lô B4 – 12 & lô B4 -13, đường Ngô Quyền, phường An Hải Bắc, quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng.Trân trọng kính chào!

CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG CÔNG TY XĂNG DẦU BÌNH ĐỊNH



Biên bản đối chiếu công nợ là chứng từ thể hiện việc xác nhận nghĩa vụ thanh toán của khách hàng đối với chi nhánh, chứng minh các khoản phải thu khách hàng đã được ghi nhận là thực sự phát sinh, kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Là biện pháp hữu hiệu kiểm soát công nợ khách hàng cũng như khoản tiền khách hàng đã trả.

Khi nhận lại tất cả biên bản đối chiếu công nợ từ khách hàng gửi về, kế toán công nợ lập báo cáo công nợ phải thu tổng hợp đối chiếu với sổ chi tiết TK 131.

Mẫu chứng từ: Báo cáo công nợ phải thu tổng hợp.(phụ lục)BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI THU CHI TIẾTTừ Ngày: 01/09/2009 Đến Ngày: 30/09/2009

Mã khách hàng: C00002800Tên khách hàng: Cty Xăng dầu Bình Định

Số lôSố tham

chiếuNgày Kiểu Diễn giải Nợ (Debit)

Có (Credit)

Số dư đầu kỳ 524,150,738

1311000023036 PG090900

404/09/2009

PA Unapplied payment from CA

400,000,000

023072 0003168AD

15/09/2009

IN Invoice 419,774,923

023145 AD8_3298 30/09/2009

CM K/c PDMN HKM_dầu thùng-T9

81,702

023151 BDINHQ309

30/09/2009

CM Bù trừ CVC CTXD BĐ Q3 - 09

26,715,901

023128 0003297AD8

30/09/2009

IN Invoice 428,651,097

023128 0003297AD8

30/09/2009

IN invoice 81,702

848,507,722 426,797,603Số dư cuối kỳ 945,860,857

Cuối quý, kế toán công nợ lập báo cáo phân tích công nợ theo tuổi nợ trình Giám đốc ký duyệt. Báo cáo phân tích công nợ tổng hợp các thông tin về tình hình công nợ trong quý của Chi nhánh, bao gồm các số liệu như định mức công nợ, số dư nợ đến cuối quý, nợ trong hạn, nợ quá hạn,....

Từ báo cáo này, Giám đốc có thể nắm được tình hình công nợ tại Chi nhánh, đôn đốc việc thu hồi nợ, giảm rủi ro xảy ra nợ phải thu khó đòi, và từ đó lập kế hoạch xây dựng hạn mức tín dụng hợp lí hơn cho kì sau.

2.5. Nghiệp vụ thu tiền khách hàng Chi nhánh thực hiện nghiệp vụ thu tiền khách hàng qua hai hình thức:Tiền

mặt và qua ngân hàng. Đối với các khoản phải thu có giá trị lớn >=20 triệu, Chi



nhánh tổ chức thu tiền qua ngân hàng. Nhờ vậy, có thể giảm thiểu rủi ro thất thoát tiền mặt với khoản phải thu lớn. Với cả hai hình thức, Chi nhánh đều tổ chức kiểm tra giám sát chặt chẽ nhằm hạn chế gian lận xảy ra trong quá trình thu tiền, giảm thiểu thất thoát tiền mặt.

Lưu đồ 6

Lưu đồ kiểm soát quy trình thu tiền mặt khách hàng

Kế toán thanh toán Thủ quỹKhách hàng

Bắt đầu

Tiền

Nộp tiền

Phiếu thu(in,kí)

Thu tiền, kí

Phiếu thu

Phiếu thuPhiếu thu(liên2)

Phiếu thu(liên1)

Ghi sổ quỹ

Cập nhật công nợ

Phiếu thu(liên1)

Kế toán thanh toán: Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán sẽ mở màn hình “Sổ tiền”, cập nhật đầy đủ thông tin trên màn hình



Sau đó, in 2 liên phiếu thu, chuyển sang thủ quỹ.Khi thực hiện in phiếu thu, hệ thống tự hạch toán tăng TK tiền, và giảm TK phải thu khách hàng chi tiết.

Thủ quỹ: có nhiệm vụ đếm và kiểm tra chính xác số tiền khách hàng nộp. Kí trên 2 liên phiếu thu, giao liên 2 cho khách hàng, lưu liên 1 và thực hiện ghi sổ theo dõi thu chi tiền mặt. Đóng dấu đã thu tiền lên Phiếu thu.

Sổ theo dõi thu chi tiền mặt có các mục sau



NgàyChứng từ Diễn

giảiNgười nộp hoặc nhận

TK đối ứng

Thu ChiTh.Chiếu Số lô

Định kì, thực hiện kiểm kê quỹ, đối chiếu số tiền thực tế trong quỹ với nhật kí thu tiền, và sổ chi tiết tiền mặt.

+ Trường hợp khách hàng nộp qua ngân hàng:Đầu giờ chiều hàng ngày, kế toán thanh toán phải lên ngân hàng nhận sổ phụ

của ngân hàng về, giấy báo Có (nếu có). Ngân hàng Công thương Việt NamChi nhánh: 00480 NHCT TP DA NANG

LỆNH CHUYỂN CÓNH gửi lệnh: NHCT VNNH nhận lệnh: NHCT TP DA NANGNgười phát lệnh: CTY XĂNG DẦU BÌNH ĐỊNHĐịa chỉ/ Số CMND:Tài khoản: 00041000382341 Tại NH: NHCT VNNgười nhận lệnh: CT CP HÓA DẦU PETROLIMEX – CN HOA DAU DA NANGTài khoản: 102010000191618Nội dung thanh toán: TT TIỀN MUA DẦU NHỚTSố tiền bằng số: 400.000.000Số tiền bằng chữ: Bốn trăm triệu đồng chẵn

Kế toán Kiểm soát Chủ tài khoản

Từ giấy báo Có, kế toán ngân hàng thực hiện nhập liệu vào hệ thống. Cập nhật đầy đủ tên, mã khách hàng, giá trị tiền,....Hệ thống sẽ tự hạch toán tăng TK tiền gửi ngân hàng và giảm TK phải thu khách hàng.

Kế toán ngân hàng hàng ngày đối chiếu sổ phụ ngân hàng với số dư trong sổ chi tiết TK 112 kịp thời phát hiện sai sót để điều chỉnh.DATE PRINTED 30/09/2009Vietinbank BRANCH:00480BRANCH: 00480 CN DA NANG – NHTMCP CONG THUONG VNSO TAI KHOAN CHI TIET TRONG NGAYSo TK : 000010201000019168Ten TK: CN HOA DAU DN – CT CPHD PETROLIMEX Loai tien VNDSo du dau ky: 1,569,044,118.00 So du cuoi ky: 2,001,768,820.00So chung tu Noi dung giao dich Doanh so phat sinh noDoanh so phat sinh co

1260 CHI CO KHAC VA CA/SA 00 432,724,702CONG PHAT SINH 00 432,724,702LUY KE THANG 43,291,400 1,506,756,909LUY KE NAM 53,012,548,172 52,156,990,289

GIAO DICH VIEN KIEM SOAT VIEN

Kế toán ngân hàng phân lọai giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo. Trên cơ sở đó, đối chiếu giữa các số thứ tự liên tục của giấy báo, giữa số dư đầu kỳ của giấy báo sau với số dư



cuối kỳ của giấy báo liền trước đó, giữa số dư của giấy báo cuối kỳ với số dư của tài khoản tiền gửi ngân hàng. Việc đối chiếu này tuy được thực hiện thường xuyên trong Chi nhánh nhưng chỉ do một nhân viên kế toán ngân hàng đảm nhiệm. Khả năng sai sót xảy ra là khá lớn.

Trên đây là toàn bộ quá trình bán hàng và phải thu khách hàng tại chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng. Nhìn chung, quy trình được chi nhánh quan tâm, tổ chức kiểm tra, giám sát khá chặt chẽ. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, các nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng nhưng vẫn đảm bảo hoạt động thông suốt, không chồng chéo. Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý và kế toán Solomon, thông tin truyền tải giữa các phòng ban được nhanh chóng, giảm rủi ro của việc kiêm nhiệm. Mặc dù vậy, quy trình bán hàng và phải thu khách hàng vẫn không tránh khỏi các rủi ro, sai sót có thể xảy ra. Vì vậy, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là vấn đề cần được nhà quản lý chi nhánh quan tâm đúng mực.



PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HÒAN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG.1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

1.1. Đánh giá môi trường kiểm soátQuan điểm kinh doanh và phong cách điều hành của lãnh đạo Chi nhánh giữ

yếu tố trung tâm trong môi trường kiểm soát. Với quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, luôn giữ uy tín với khách hàng đã giúp không ngừng nâng cao vị thế của Chi nhánh. Đội ngũ quản lý có chuyên môn, có năng lực, có khả năng hoạch định chiến lược kinh doanh, chính sách bán hàng cũng như điều hành và quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ.

Cơ cấu tổ chức được xây dựng trên cơ sở tinh gọn bộ máy, tiết kiệm chi phí do đó cơ cấu đơn giản, gọn nhẹ, nhưng vẫn đảm bảo hoạt động hiệu quả. Mỗi bộ phận, từng nhân viên đều được phân chia trách nhiệm, và quyền hạn rõ ràng, nhằm không xảy ra sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận, thành viên.

Một trong những yếu tố thành công của một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả và hữu hiệu không thể không kể đến yếu tố con người. Với lực lượng cán bộ nhân viên có tay nghề, có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức, ý thức không ngừng học hỏi nâng cao tay nghề. Với tinh thần tự giác tuân thủ các quy định, tinh thần đoàn kết vì mục tiêu chung của chi nhánh đã tạo nên bộ máy thống nhất, giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Sự phát triển của Chi nhánh luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ công nhân viên, với nhận thức đó, Chi nhánh thường xuyên có những khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên, không ngừng cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán, đáp ứng kịp thời công tác kế toán tại chi nhánh. Chính việc việc đào tạo, bồi dưỡng đã không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn của cán bộ trong quá trình làm việc, hạn chế các sai sót, gian lận có thể xảy ra, đảm bảo hoạt động hiệu quả. Không chỉ vậy, Chi nhánh còn rất coi trọng chính sách nhân sự, đề bạt, khen thưởng các cán bộ lao động giỏi, tạo lòng tin cho mỗi nhân viên, tạo động lực để mỗi cá nhân phát huy hết năng lực và phấn đấu.

Định kỳ mỗi quý, Chi nhánh luôn tổ chức đánh giá kết quả hoạt động của quý vừa rồi, đồng thời hoạch định kế hoạch kinh doanh cho quý tiếp theo. Mặt khác, Chi nhánh thường kiểm tra đối chiếu với việc thực hiện, nhằm phát hiện các sai phạm để kịp thời xử lý và điều chỉnh. Giúp cho công tác đặt kế hoạch luôn sát với thực tế và có thể được hoàn thành.

Ngoài ra, Chi nhánh được đặt dưới sự kiểm soát của Công ty, chính nhân tố này góp phần tạo áp lực trong việc xây dựng và thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.

1.2. Đánh giá hệ thống thông tin kế toánThông tin kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ.

Kế toán không chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý mà còn thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhiều măt hoạt động của đơn vị. Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành kế toán phù hợp với đặc trưng đối tượng đối tượng kế toán, có sự phối



hợp nhịp nhàng giữa việc ghi nhận, kiểm tra, đối chiếu giữa các phần hành kế toán, đảm bảo số liệu được ghi nhận trung thực.

Phần mềm Solomon là phần mềm quản lý và kế toán khá tiên tiến, thông tin trên toàn hệ thống được liên kết với nhau qua hệ thống mạng, nhờ vậy mà thông tin truyền tải giữa các phòng ban luôn nhanh chóng và chính xác, dữ liệu được tích hợp làm cho công việc giữa mỗi phòng ban được rạch ròi và tránh trùng lắp. Hệ thống thư điện tử và các thức tổ chức thông tin dưới mạng nội bộ cùng với các cuộc họp định kì giữa giám đốc và các nhân viên, giúp cho việc cập nhật sự thay đổi về mục tiêu và chính sách đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng.

Hệ thống báo cáo chi tiết, đơn giản giúp cho việc phân tích các thông tin được thuận tiện và chính xác. Tất cả hóa đơn, báo cáo, phiếu thu-chi đều được in ra từ hệ thống theo mẫu quy định của Nhà nước, điều này hạn chế việc giả mạo chứng từ, sổ sách. Vì tất cả sự can thiệp vào hệ thống đều lưu lại dấu vết và không tẩy xóa được.

1.3. Đánh giá hoạt động kiểm soátTrong hoạt động kiểm soát, Chi nhánh đã xây dựng quy trình xử lý nghiệp vụ

rõ ràng, đồng thời ban hành các quy định, quy chế chặt chẽ về trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận. Kèm theo đó là những luồng luân chuyển chứng từ và các thủ tục nhằm hạn chế và phát hiện một số rủi ro về gian lận và sai sót. Bên cạnh các biện pháp thủ công truyền thống, hoạt động kiểm soát của chi nhánh có được một số thuận lợi trong việc áp dụng phần mềm Solomon. Chẳng hạn như làm giảm rủi ro việc kiêm nhiệm

1.4. Ứng dụng ERP trong quản lý điều hành tại Chi nhánhCông ty Hóa dầu Việt Nam là một trong số ít các doanh nghiệp hiện nay triển

khai ứng dụng ERP trong quá trình quản lý điều hành, bằng cách mua bản quyền và triển khai phần mềm Solomon trên toàn bộ Công ty và các Chi nhánh trực thuộc.

ERP ((Enterprise Resource Planning – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) là một giải pháp tích hợp các ứng dụng CNTT nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp.

ERP cung cấp các giải pháp từ quản lý tài chính - kế toán, quản lý vật tư, trang thiết bị, quản lý nhân sự đến việc quản lý sản xuất, kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp.

Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn đối với doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực, đối với nhiều đối tượng khác nhau

Đối với bản thân doanh nghiệp-Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong

quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ-Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu

trên việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.



-Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế hiện nay.

-Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt các đối tác làm ăn, trong con mắt các nhà đầu tư. Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp.

-Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng. Việc sử dụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng.

Đối với nhà quản lý-Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng

các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.

-Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.-Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất

kinh doanh.-Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề

tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất.

Đối với các nhà phân tích - nhân viên-Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải

pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định vv...-Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa.-Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động.-Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong

công việc.-Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công

việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết.

Với những ý nghĩa to lớn đó, Solomon là một phần mềm kế toán tài chính và quản trị tiên tiến được công ty Hóa dầu lựa chọn để sử dụng trong công tác quản lý tài chính, kế toán tại toàn công ty

Hệ thống bao gồm các Modul: Sổ cái (GL); Sổ tiền (CA); Sổ phải trả (AP); Sổ phải thu (AR); Hàng tồn kho (IN); Sổ mua hàng (PO); Sổ bán hàng (OM); Quản lý ngoại tệ (CM); Báo cáo tài chính

Mối quan hệ tương tác giữa các Modul được thể hiện bằng sơ đồ như sau:



Nhìn vào sơ đồ ta thấy mỗi Modul là một sổ độc lập, hầu như không có mối liên hệ trực tiếp với nhau, mối liên hệ được thông qua Modul Sổ Cái.

Mỗi Modul phải được thiết lập theo quy định của hệ thống phục vụ cho yêu cầu hạch toán kế toán. Các thông tin được nhập trong Sổ bán hàng (OM) sẽ tự động cập nhật sang Sổ phải thu (AR) và Sổ HTK (IN), nhờ vậy tránh tình trạng nhập liệu hai lần ở các bộ phận khác nhau, giám sát công việc một cách tốt hơn, bởi lẽ việc thực hiện các bước trong một quy trình được lập trình sẵn, được quan sát bởi tất cả thành viên có liên quan, và công việc bước trước nếu chưa thực hiện thì không thể thực hiện được công việc của bước tiếp theo, sai sót và gian lận cũng dễ phát hiện

Hệ thống Solomon được kết nối đường truyền nội bộ. Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi phòng ĐB DMN thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống rồi truyền tải đến bộ phận khác..

2. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộChi nhánh chưa có một bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát độc lập hoạt

động của toàn chi nhánh. Chủ yếu các phòng ban tự kiểm tra lẫn nhau, và chỉ dừng ở mức tuân thủ các quy định tại Chi nhánh, chưa có một ban kiểm toán nội bộ thực hiện công tác kiểm tra giám sát được tốt hơn.

Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ tuy nhiên các nhân viên lại kiêm nhiệm nhiều chức năng, việc kiểm tra giữa các phòng ban lại thường dựa vào ý kiến chủ quan. Chẳng hạn việc nhập giá trên hóa đơn do một nhân viên phòng ĐB DMN thực hiện, khi chuyển sang phòng kế toán, kế toán hàng hóa thường bỏ qua việc kiểm tra lại giá bán. Do đó khả năng sai sót xảy ra là khá lớn, dẫn đến các báo cáo thường bị sai lệch. Ngoài ra, khi nhân viên có việc phải nghỉ đột xuất, công việc chuyển giao cho các nhân viên còn lại khiến công việc ôm đồm, dễ dẫn đến sai sót, gian lận.


Sổ phải thuAR

Sổ mua hàng PO

Sổ bán hàngOM

Sổ cáiGL

Quản lý ngoại tệ

Báo cáo tài chính

Sổ HTKIN

Sổ phải trảAP

Sổ tiềnCA


Mặc dù, Chi nhánh có chính sách quản lý hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng, nhưng thực tế bộ phận bán hàng lại không nhận thông tin về tình hình thanh toán từ phòng kế toán và không chịu trách nhiệm trong việc thu hồi công nợ. Do đó, có khả năng bộ phận bán hàng tiếp tục bán hàng cho khách hàng chậm chi trả, làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh tại chi nhánh

Phần mềm kế toán Solomon Chi nhánh đang sử dụng, tuy được đánh giá là phần mềm tiên tiến nhưng sổ cái không có đối ứng tài khoản cũng ít nhiều gây khó khăn cho công tác kiểm tra đối chiếu khi có sai lệch trong quá trình quyết toán.Về cơ bản, phần mềm được thiết kế đối với doanh nghiệp tổ chức tách bạch giữa các phần hành kế toán, mỗi một Modul là một sổ độc lập, tuy nhiên tại Chi nhánh kế toán kiêm nhiệm nhiều chức năng nên có thể gây nhiều khó khăn trong việc sử dụng, dẫn đến sai sót.

3. Đánh giá các thủ tục kiểm soát3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng


Thủ tục kiểm soát hiện có

Nhận xét

Ưu điểm Hạn chế

Tính có thật

- Hóa đơn được cập nhật theo thông tin trên Sổ theo dõi đơn hàng- Gửi biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng xác nhận- Các hóa đơn được đánh số thứ tự- Thủ kho xuất hàng theo thực tế hàng trên hóa đơn- Khách hàng kí vào sổ giao hàng và 2 liên của hóa đơn cho lái xe- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, đối chiếu hóa đơn với bảng kê hóa đơn từ phòng ĐB gửi sáng.- Bảo vệ đóng dấu kiểm soát xe ra vào cổng

- Đảm bảo việc giao hàng đến đúng khách hàng.- Số lượng hàng đúng với khách hàng đã đặt.- Các chứng từ được kiểm tra đối chiếu trước khi hạch toán trong hệ thống.- Hàng thực sự rời khỏi kho và giao cho khách hàng

- Có thể nhập sai mã khách hàng, mã hàng.- Thông tin ghi trên Sổ theo dõi có thể không chính xác, dẫn đến sai lệch trên hóa đơn.- Thủ kho chỉ tiến hành ghi thẻ kho khi hóa đơn quay về và không lưu chứng từ gốc nào có thể xảy ra sai sót, số liệu trên thực tế và sổ sách không khớp

Sự phê chuẩn

- Hạn mức tín dụng, chính sách bán hàng đều phải trình Giám đốc kí trước khi đưa vào

Tất cả các chính sách, tờ trình, đều được kí

Mọi sự phê duyệt đều phải do giám đốc quyết định



thực hiện.- Hợp đồng kí kết giữa 2 bên phải có chữ kí và con dấu của người đại diện 2 phía.

- Tờ trình bán hàng vượt hạn mức tín dụng phải được Giám đốc kí duyệt trước khi bán.

- Bảng báo giá trước khi gửi khách hàng phải được giám đốc kí, phê duyệt

- Giá trên hóa đơn được tính dựa trên bảng giá đã được duyệt

- Công nợ khách hàng phải được kiểm tra trước khi lập hóa đơn

- Kiểm tra hàng tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng

- Hợp đồng cước vận chuyển phải được kí kết trước giữa hai bên

duyệt của giám đốc mới được chính thức thực hiện.Công nợ được kiểm tra nên hạn chế việc bán hàng vượt định mức

Giá trên hóa đơn có thể ghi sai, phải hủy hóa đơnKiểm tra công nợ chỉ được kiểm tra bởi một nhân viên trong phòng ĐB, có thể xảy ra sai sót, lập hóa đơn rồi sau đó bị hủy.

Tính đầy đủ

- Hóa đơn được sắp xếp theo thứ tự kèm bảng kê.

- Toàn bộ hóa đơn mua hàng đều được gửi sang phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu.

- Tất cả các đơn đặt hàng của khách hàng phải được ghi vào sổ theo dõi đơn hàng

- Thủ kho chỉ ghi thẻ kho khi có hóa đơn quay về.

- Tất cả các mặt hàng, khách hàng đều được lập một mã riêng

- In nhật kí bán hàng sau khi cập nhật, là bằng chứng nghiệp vụ đã được ghi nhận.

-Chứng từ được sắp xếp theo thứ tự- Các nghiệp vụ đều được ghi sổ đầy đủ

-Không có đơn đặt hàng từ phía khách hàng lập, chỉ tiếp nhận qua fax, điện thoại, khi có tranh chấp khó có chứng từ xác nhận- Thủ kho không sao kê và lưu bất cứ chứng từ nào

Sự đánh giá

-Kế toán kiểm tra về việc lập hóa đơn: giá, chiết khấu từng mặt hàng, từng khách hàng trước khi kí xác nhận trên hóa

-Đảm bảo giá trị hàng bán ra theo đúng giá trị.

-Kế toán bán hàng thường bỏ qua, không tính lại giá bán trên hóa đơn,



đơn.-Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ vận chuyển do khách hàng gửi đến.-Chi phí cước vận chuyển phải được theo dõi riêng để bù trừ vào công nợ khách hàng -Hàng tồn kho được đánh giá theo “giá tiêu chuẩn”

-Chi phí cước vận chuyển được định giá đúng

các khoản chiết khấu

Sự phân loại

Sau khi kiểm tra hóa đơn xong, kế toán chạy tiến trình, in ra nhật ký bán hàng, đó là bằng chứng cho việc đã nhập liệu vào hệ thốngMở tài khoản chi tiết công nợ cho từng khách hàngMỗi mặt hàng, khách hàng đều được đặt một mã riêng trong hệ thốngKhi có mặt hàng mới, hoặc khách hàng mới đều được khai báo vào hệ thốngDoanh thu được phân loại theo từng nhóm khách hàng

Tất cả các mặt hàng, khách hàng đều được phân loạiCác nghiệp vụ bán hàng đều được định khoản đúng tài khoản, đúng mã khách hàng

Có thể nhập sai mã khách hàng, mã hàng hóa.

Sự đúng kỳ

Đầu giờ chiều hôm sau, phòng ĐB DMN phải sao kê hóa đơn kèm bảng sao kê gửi sang phòng TC-KTTrường hợp chứng từ chưa về kịp thì tạm gửi liên 1 sau đó sang đổi lại.

Doanh thu được ghi nhận đúng kì

Có thể xảy ra sai sót khi không chuyển ngày hệ thống về đúng ngày giao hàng, hàng sẽ được trừ vào hàng tồn kho theo chạy quản lý tiến trình, dẫn đến doanh thu được ghi nhận không đúng kìKế toán không nhập liệu ngay vào hệ thống mà để dồn các hóa đơn vào cuối tuần mới nhập



Chuyển sổ và tổng hợp

-Cuối quý, thực hiện kết chuyển sổ trên kế toán máy-Đối chiếu lượng tiêu thụ trong cả quý với doanh thu, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp-Tổng hợp tình hình công nợ thực hiện trong kỳ

Đảm bảo các báo cáo kết xuất được chính xác, phản ánh đúng thông tin

Máy tính có thể bị hư.

3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền và theo dõi công nợ


Thủ tục kiểm soát hiện có

Nhận xét

Ưu điểm Hạn chế

Tính đầy đủ

Tất cả phiếu thu đều được in từ máy ra, theo số thứ tựThủ quỹ căn cứ phiếu thu ghi nhật kí sổ quỹTất cả giấy báo Có nhận từ ngân hàng đều được nhập liệu vào trong máy.

Khi in phiếu thu, hệ thống tự hạch toán, tránh bỏ sót nghiệp vụ

Thủ quỹ có thể quên ghi sổ quỹVới giấy báo Có từ ngân hàng đã thực hiện ghi sổ không có dấu hiệu nhận biết. Có thể dẫn đến việc quên nhập liệu, hoặc nhập trùng.

Sự tồn tại hoặc sự phát sinh

Lập biên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàngDựa trên giấy báo Có của ngân hàng để nhập liệu

Biên bản đối chiếu công nợ được khách hàng xác nhận và gửi lại là chứng từ đáng tin cậy về khoản phải thu, và khách hàng đã trả tiền là thực sự phát sinh

Các giấy báo Có có thể nhập liệu nhiều lần, quên nhập.

Sự phê chuẩn

Giá bán cho mỗi khách hàng là khác nhau, do phòng KD lập và trình Giám đốc kí duyệt.Các chính sách chiết khấu, giảm giá được Giám đốc phê duyệt trước khi bù trừ công nợ cho khách hàng

Có sự phê chuẩn của Giám đốc trước khi các nghiệp vụ xảy ra, giảm thiểu việc nhân viên



Bảng cước vận chuyển được Giám đốc kí duyệt trước khi thực hiện bù trừ công nợ

cấu kết với khách hàng nhằm chiếm đoạt khỏan chiết khấu

Sự đúng kì

Hàng ngày, kế toán lên ngân hàng nhận giấy báo Có và sổ phụ ngân hàng về.Phiếu thu được in ra, hệ thống sẽ tự hạch toán theo ngày hiện tại

Khi thực hiện in phiếu thu, hệ thống tự định khoản nên tránh trường hợp ghi nhận nghiệp vụ không đúng kì

Không có dấu hiệu với giấy báo Có đã nhập liệu vào hệ thống, kế toán có thể nhập trùng hoặc bỏ sót.

Sự chính xác

Lập biên bản đối chiếu công nợ gởi khách hàng định kìThực hiện kiểm kê, đối chiếu giữa quỹ và sổ chi tiết tiền mặt.Đối chiếu giữa sổ phụ ngân hàng với sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

Phát hiện được sự sai lệch về số tiền thu giữa chi nhánh và khách hàng

Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ có thể dẫn đến quỹ có thể bị chiếm dụng theo hình thức gối đầu

Chuyển sổ và tổng hợp

Kế toán máyKiểm tra đối chiếu số liệu giữa tk tổng hợp và tk chi tiết

Kết xuất đầy đủ các báo cáo theo quy định

Máy tính có thể bị hư, trục trặc

4. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiềnTrong quá trình hoạt động, doanh nghiệp gặp không ít rủi ro chủ quan và

khách quan đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Do vậy mỗi doanh nghiệp phải tự xoay sở đối phó với các rủi ro đó. Và hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là một công cụ giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu. Hay nói cách khác, tập hợp các biện pháp giúp giảm thiểu hay ngăn ngừa các rủi ro đe dọa sự đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Các biện pháp này có thể ngăn ngừa hoặc phát hiện gian lận và sai sót xảy ra.

Mục tiêu của các doanh nghiệp là muốn đạt được hiệu quả mong muốn với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Do vậy việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội cũng bị chi phối bởi mục tiêu này

Trên cơ sở đó, kết hợp với việc tìm hiểu, đánh giá những ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng. Sau đây là một số giải pháp giúp giảm sai sót và gian lận trong chu trình bán hàng và phải thu khách hàng tại chi nhánh



4.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soátChi nhánh hóa dầu Đà Nẵng có thể coi là một doanh nghiệp có số nhân viên

tương đối ít. Cơ cấu tổ chức được thiết kế vừa gọn nhẹ vừa tiết kiệm chi phí, do đó các nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng, thực hiện nhiều công việc. Dù các quy định, quy chế tại chi nhánh đã cho thấy có sự quan tâm đến hệ thống kiểm soát nội bộ của Giám đốc Chi nhánh, nhưng do không có một bộ phận nào thực hiện chính thức chức năng kiểm tra, giám sát. Nên hoạt động kinh doanh của chi nhánh không thể tránh khỏi sai sót và cả gian lận xảy ra không mong muốn.

Để tiết kiệm chi phí đối với việc phải thành một phòng ban làm nhiệm vụ kiểm soát của Chi nhánh, Giám đốc có thể kiêm nhiệm cả chức năng kiểm soát. Tuy nhiên để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý không ngừng hoàn thiện năng lực quản trị thông qua việc tiếp cận thường xuyên với các thông tin kinh tế xã hội trên các phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt là các văn bản pháp quy mới của Nhà nước ban hành có liên quan đến môi trường hoạt động của chi nhánh, tham dự các khóa đào tạo về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cần được tổ chức vào thời gian linh hoạt để tất cả các nhân viên đều có thể tham gia. Định kỳ luân phiên công việc giữa các bộ phận có liên quan tới nghiệp vụ để tránh tình trạng công việc bị ngưng trệ khi nhân viên có việc nghỉ đột xuất.

4.2 Hoàn thiện chu trình bán hàng và thu tiềnQuy trình bán hàng và thu tiền hiện nay tại Chi nhánh được thiết lập và thủ

tục kiểm soát tương đối chặt chẽ., có sự đối chiếu lẫn nhau giữa các nhân viên, bên cạnh đó lại được sự hỗ trợ của kế toán máy. Tuy nhiên, có một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh

4.2.1 Hoàn thiện việc tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra công nợVới trường hợp khách hàng mua hàng không có hợp đồng kí kết trước, yêu

cầu khách hàng phải lập Đơn đặt hàng, và chuyển Đơn đặt hàng cho cấp trên có thẩm quyền phê duyệt trước khi bán hàng.

Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho phòng ĐB DMN. Phòng ĐB khi quyết định chấp nhận đơn hàng không chỉ căn cứ vào hạn mức tín dụng của khách hàng mà còn căn cứ vào tình hình thanh toán công nợ của khách hàng.

Có thể tận dụng chức năng kiểm soát giá bán trên màn hình “giao hàng” của hệ thống, chỉ cho phép giá bán dao động trong một mức cho phép nào đó. Như vậy dù mỗi khách hàng có một giá bán khác nhau, nhưng sẽ hạn chế việc thông đồng giữa nhân viên bán hàng và khách hàng.

4.2.2 Hoàn thiện việc xuất hàngHiện nay, kho đặt cách xa văn phòng chi nhánh, lái xe lên nhận 2 liên HĐ

GTGT đến kho để chất hàng lên xe giao khách hàng. Thủ kho khi nhận hóa đơn thì coi đó như là lệnh bán hàng, khi hóa đơn chứng từ liên 3 quay về, thủ kho mới căn cứ vào đó để ghi thẻ kho, rồi chuyển toàn bộ hóa đơn đến phòng ĐB DMN. Trong



quy trình này, thủ kho không lưu lại chứng từ nào, có thể dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát vật chất ở kho, khi có mất mát hoặc thất thoát không kịp thời xử lý.

Phòng ĐB DMN có thể lập 2 liên Biên bản giao nhận hàng kèm với Hóa đơn GTGT. Thủ kho từ đó đối chiếu Biên bản giao nhận hàng với Hóa đơn GTGT đã được khách hàng kí xác nhận. Sau đó, lưu 1 liên biên bản giao nhận hàng làm căn cứ để kiểm soát vật chất.

Ngoài ra, khi xe ra vào cổng, bảo vệ phải đóng dấu đã kiểm soát lên Hóa đơn.4.2.3. Hoàn thiện kiểm soát hệ thống thông tin

Công tác quản lý kinh doanh tại chi nhánh hiện nay đã được tin học hóa toàn bộ. Nhờ vậy mà quy trình bán hàng được liên tục, và nhanh chóng giữa các phòng ban. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn tồn tại nhiều rủi ro như có thể bị virut phá hỏng dữ liệu, hay lấy cắp dữ liệu. Chi nhánh cần có các biện pháp nhằm ngăn ngừa các rủi ro đó như

- Loại bỏ chức năng cài đặt ứng dụng ở các máy thành viên. Chỉ người quản trị hệ thống thông tin mới được cài đặt các ứng dụng khi cần thiết.

- Cần phải thường xuyên cập nhật các chương trình diệt vi rút phiên bản mới nhất

- Thông báo cho các nhân viên hiện tượng của nhiễm vi rút để mỗi nhân viên phát hiện và thông báo kịp thời

- Đối với kiểm soát truy cập hệ thống: không nên đặt password không nên đặt trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh của bản thân, của người thân, số chứng minh nhân dân,… Không nên viết mật khẩu ra giấy hay sổ tay.

4.2.4. Hoàn thiện quy trình thu tiền- Với giấy báo Có từ ngân hàng, sau khi đã nhập liệu cần đóng dấu hoặc có

dấu hiệu nhận biết. Tránh trường hợp bỏ sót hoặc nhập trùng.- Quy định số tiền mặt trong quỹ tối đa. Quy định thời gian nộp tiền mặt vào

ngân hàng. Sổ theo dõi thu chi tiền mặt không có mục số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ, cần bổ sung thêm nhằm thuận lợi cho việc kiểm tra.

- Vào cuối ngày, thủ quỹ cùng trưởng phòng kế toán thực hiện kiểm kê quỹ nhằm tránh trường hợp gian lận tiền mặt theo hình thức gối đầu.

- Hiện nay khách hàng thanh toán tiền hàng cho Chi nhánh theo hình thức bù trừ công nợ. Tức là, khách hàng trả dần số tiền còn nợ, việc này tuy dễ dàng trong việc theo dõi công nợ, nhưng lại khó khăn trong kiểm soát việc thanh toán của khách hàng. Chi nhánh nên quy định khách hàng thanh toán tiền hàng theo từng hóa đơn mua hàng của khách hàng

4.2.5. Hoàn thiện theo dõi công nợKhoản mục phải thu khách hàng của chi nhánh luôn chiếm một tỉ trọng lớn

trong bảng CĐKT (50% tổng tài sản). Do đó, ngoài việc quan tâm đến công tác xây dựng mức tín dụng cho khách hàng một cách hợp lý, quy trình theo dõi công nợ khách hàng cần phải được chú trọng và thiết lập một quy trình theo dõi chặt chẽ. Có như vậy mới hạn chế rủi ro hình thành nợ khó đòi.



Hiện nay, theo dõi công nợ tại chi nhánh chỉ dừng ở việc cuối kỳ lập các báo cáo, chưa có một trình tự rõ ràng.

Lưu đồ theo dõi công nợ có thể được hoàn thiện như sau:

Căn cứ vào hợp đồng và sổ hoàn thành giao hàng, kế toán cập nhật thông tin vào sổ theo dõi công nợ. Dựa vào đó kế toán lập yêu cầu khách hàng thanh toán khi đến hạn.

Căn cứ vào các báo cáo phân tích tuổi nợ, báo cáo công nợ tổng hợp, kế toán có thể theo dõi thời hạn nợ của khách hàng. Từ đó, lập yêu cầu thanh toán khi khoản nợ khách hàng đến hạn.

Định kỳ, kế toàn lập biên bản đối chiếu công nợ gởi khách hàng xác nhận. Sau đó lập báo cáo phân tích công nợ theo tuổi nợ gửi giám đốc và phòng kinh doanh.



KẾT LUẬN:Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động

kinh doanh tại doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ không chỉ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp thì xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu với các yếu tố vận hành nhịp nhàng là một nhân tố hỗ trợ rất lớn cho nhà quản lý. Từ đó, đóng góp tích cực vào sự trưởng thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Trong thời gian thực tập và nghiên cứu đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng”, em đã có cơ hội so sánh giữa lí luận và thực tiễn, và rút ra được một số nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Từ đó đề xuất một số ý kiền nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh. Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng là một trong số ít các doanh nghiệp hiện nay ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp. Việc ứng dụng ERP góp phần nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ, đồng thời tiết kiệm chi phí. Theo em, đây là hướng nghiên cứu tích cực đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên khả năng còn hạn chế, em chưa thể đào sâu tìm tòi kĩ càng.

Với kiến thức và khả năng nghiên cứu còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ thầy cô và các bạn.

Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Ts. Nguyễn Mạnh Toàn đã chỉ bảo tận tình cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của các cô chú phòng kế toán Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng đã giúp em hoàn thành luận văn này.

Đà Nắng, tháng 5 năm 2010

Sinh viên thực hiệnCao Thị Mai Ngọc



MỤC LỤC

PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN......................................................................................................- 2 -1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ...........................................- 2 -

1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ......................................................- 2 -1.2. Sự cần thiết của KSNB..............................................................................- 2 -1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp...........- 3 -

1.3.1. Môi trường kiểm soát..........................................................................- 3 -1.3.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp.....................................................- 4 -1.3.3. Hệ thống thông tin kế toán.................................................................- 4 -1.3.4. Các thủ tục kiểm soát..........................................................................- 5 -1.3.5. Giám sát hệ thống kiểm soát.............................................................- 8 -1.3.6. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ...................- 9 -

2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.......................................- 9 -2.1.Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền...............................................- 9 -

2.1.1. Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền.................................- 9 -2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền............................- 10 -2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp ở chu trình bán hàng và thu tiền.......................................................................................................................- 11 -2.1.4. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo của chu trình...........- 12 -

2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền................................- 14 -2.2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng. - 14 -2.2.2. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền...........- 15 -2.2.3. Các thủ tục kiểm soát trong môi trường áp dụng máy tính.......- 16 -

PHẦN 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG...................................- 18 -A – Đặc điểm tình hình chung về Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng.....................- 18 -1. Giới thiệu chung về Chi nhánh......................................................................- 18 -

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng - 18 -1.1.1 Khái quát về Công Ty hoá Dầu Petrolimex.....................................- 18 -1.1.2 Khái quát về chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng......................................- 19 -

1.2 Lĩnh vực hoạt động...................................................................................- 19 -2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại chi nhánh........................................................- 19 -

2.1 Chức năng và nhiệm vụ............................................................................- 19 -2.1.1 Chức năng...........................................................................................- 19 -2.1.2 Nhiệm vụ.............................................................................................- 19 -

2.2 Bộ máy quản lý..........................................................................................- 20 -



3. Tổ chức công tác kế toán................................................................................- 21 -3.1 Tổ chức bộ máy kế toán............................................................................- 21 -3.2 Hình thức sổ kế toán.................................................................................- 23 -

B - Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng................................................................................................- 24 -1. Đặc điểm hàng hóa và khách hàng................................................................- 24 -

1.1 Đặc điểm hàng hóa....................................................................................- 24 -1.2. Đặc điểm khách hàng...............................................................................- 24 -

2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.........................................- 25 -2.1 Kí hợp đồng...............................................................................................- 26 -2.2. Tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra công nợ khách hàng...............- 27 -2.3 . Lập hóa đơn và xuất hàng.....................................................................32

2.3.1. Lập hóa đơn............................................................................................322.3.2. Xuất hàng................................................................................................34

2.4 . Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ.............................392.4.1 . Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng........................................................392.4.2 . Theo dõi công nợ.............................................................................45

2.5. Nghiệp vụ thu tiền khách hàng....................................................................49PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HÒAN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG............................................................541. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền...........54

1.1. Đánh giá môi trường kiểm soát..................................................................541.2. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán..........................................................541.3. Đánh giá hoạt động kiểm soát..................................................................551.4. Ứng dụng ERP trong quản lý điều hành tại Chi nhánh........................55

2. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ..........................................................573. Đánh giá các thủ tục kiểm soát..........................................................................58

3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng..........................................................................583.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền và theo dõi công nợ...........................................61

4. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.......................................................................................................62

4.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát.................................................................624.2 Hoàn thiện chu trình bán hàng và thu tiền.................................................63

4.2.1 Hoàn thiện việc tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra công nợ...................634.2.2 Hoàn thiện việc xuất hàng......................................................................634.2.3. Hoàn thiện kiểm soát hệ thống thông tin.............................................644.2.4. Hoàn thiện quy trình thu tiền...............................................................644.2.5. Hoàn thiện theo dõi công nợ..................................................................64

KẾT LUẬN:.............................................................................................................66MỤC LỤC................................................................................................................67



TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Gs. Ts. Nguyễn Quang Huỳnh, Kiểm toán tài chính, Nhà xuất bản tài chính, Hà Nội, 2001

- Chế độ kế toán doanh nghiệp, quyển 2 báo cáo tài chính, chứng từ ghi sổ và sổ kế toán, Nhà xuất bản tài chính, 2006

- Diễn đàn webketoan: ttp://www.webketoan.vn/forum/- Diễn đàn ERP :http://www.erpsolution.com.vn/forumdisplay.php?f=103- Tài liệu, sổ sách, bảng biểu của Chi nhánh- Giáo trình kiểm toán căn bản, trường ĐH Kinh tế Đà Nẵng- http://nqcenter.wordpress.com/2007/12/06/he-thong-kiem-soat-noi-bo/



PHỤ LỤC

1. Bảng báo giá2. Hợp đồng kinh tế3. Phụ lục hợp đồng kèm theo4. Tờ trình định mức dư nợ bán hàng5. Tờ trình đề nghị tiếp tục bán hàng6. Tờ trình chính sách bán hàng7. Phiếu đề nghị chỉnh số liệu8. Báo cáo nhập xuất tồn9. Báo cáo công nợ phải thu tổng hợp10. Báo cáo phân tích công nợ theo tuổi nợ11. Hóa đơn GTGT và bảng kê thanh toán cước vận chuyển, chứng từ làm căn cứ

thanh toán cước vận chuyển



NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................



NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN.............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................


hệ thống kiểm soát nội bộ

Documents