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Luis Enrique MéndezDoctorando en Administración de

empresas

Características del Proceso Estratégico en el Sector Público

Por la Naturaleza del Proceso:

a.Interactivo: Por ser un proceso colegiado

Iterativo: Por ser un proceso que se corrige conforme se desarrolla, de acuerdo con las diferencias observadas

Por la Intensidad del Proceso:

a.Incremental: Cuando el desarrollo es paulatino y progresivo

a.Radical: Cuando el desarrollo se produce de una sola vez

Objetivos del Proceso Estratégico en el Sector Público

a. Productividad y competitividad: La organizaciòn asume el reto de alcanzar ìndices de desempeño satisfactorios, que evidencien el uso òptimo de los recursos, para lograr altos niveles de competitividad en el sector

b. Etica y legalidad: Actuar de acuerdo a las reglas que dictan la moral y la ley.

c. Compromiso social: Desarrollo de acciones que conduzcan la futuro deseado

ESQUEMA DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Visión/Misión/Valores

Análisis-Diagnóstico

Determinación de Factores Críticos

Identificación de Objetivos y Estrategias

Propuestas de mejoramiento correctas con actores claves identificados

ExternoOportunidadesAmenazas

InternoFortalezasDebilidades

Los primeros pasos: EL ANALISIS SITUACIONAL

Responde a las siguientes preguntas:

a.Cuàles son las prioridades que se plantea en las definiciones màs estratègicas del sector?b.Què bienes o servicios està entregando?c.A quienes entrega esos bienes o servicios?d.Cuàles son los efectos o resultados esperados que se proponen en el servicio?e.A que proBlemas crìticos està respondiendo el sector?f.Què capacidades tiene el sector?g.Cuàles son las expectativas de la poblaciòn beneficiaria del servicio pùblico que brinda el sector?h.Què se ha priorizado en el presupuesto del sector en los ùltimos tres años?

Diagnóstico del Organismo

La información para el diagnóstico inicial se releva básicamente a través de:

•Análisis de documentos

•Cuestionarios por Sistemas

•Entrevistas con funcionarios clave

Análisis de documentos

I. Marco Normativo1. Leyes / Decretos que definan misión, funciones, estructura.2. Leyes / Decretos de Aplicación. 3. Resoluciones normativas especificas y resoluciones internas de interés4. Otros: memorias anuales, folletería institucional, página de Internet, etc..

II. Sistemas de Información1- Sistemas existentes en Áreas Administrativas: Logística, Presupuesto, Contabilidad, RRHH, Expedientes2- Sistemas existentes en el Área Beneficio

3- Sistemas existentes en el Área de Inversiones 4- Grado de desarrollo de sistemas de información del

área específica.

III. Informes de reingeniería

1- Antecedentes de consultorías internas y/o externas.2- Procesos de reforma en curso o en carpeta.

IV. Auditorias

1- Ambiente de Control o Plan de Auditoria.2- Informes.

V. Área de RRHH

1- Planta permanente y transitoria 2- Contratados/pasantes.(Incluir detalle de: calificación, ubicación, edad, antigüedad, remuneración, licencias, capacitación, sumarios.)

VI. Presupuesto

1- Apertura programática actual, evolución y metas.2- Fuentes de financiamiento.3- Ejecución de los últimos 3 años.4- Ejecución corriente.

VII. Área de Logística

1- Ordenes de compra y servicios 2- Base de proveedores y productos.3- Organización del área de compras y servicios.

VIII. Patrimonio

1- Inmuebles.2- Otros.

Entrevistas con funcionarios claves

Como parte del diagnóstico se prevé una serie de entrevistas con los miembros del Comité estratégico y otros funcionarios claves para conocer su visión sobre la institución, sus problemas y objetivos, a fin de obtener una apreciación de la situación enriquecida desde las distintas perspectivas.

Cuestionarios por Sistemas

I- Organización Administrativa II-Administración de Personal III-Administración Financiera IV-Beneficios V-Administración de Bienes y Servicios VI-Control Externo

VII-Control InternoVIII-InformáticaIX-Programación de Actividades

X-Satisfacción Laboral

EL ANALISIS FODA

ANALISIS INTERNO :

-Fortalezas-Debilidades ANALISIS EXTERNO:-Oportunidades-Amenzas

FORTALEZAS

- Què ventajas tiene la institución?

- Que hace a la institución mejor que a la otra?

- A que recursos de bajo costo o de forma exclusiva tiene acceso?

-Què percibe el usuario o cliente como una fortaleza de la instituciòn?

- Què elementos facilitan la colocaciòn de bienes y servicios en el usuario?

- Còmo se puede explotar cada fortaleza?

FORTALEZAS

SOLIDEZ FINANCIERA ALTA

LIQUIDEZ FINANCIERA ALTA

EXISTENCIA CONTROL EXTERNO

PROCESOS DEFINIDOS

MERCADO CAUTIVO

CONTROL APORTES EFICIENTE

INSTRUMENTOS DE GESTION VIGENTES

DEBILIDADES

- Què me puede mejorar?

- Què se deberìa evitar?

- Què percibe la gente como una debilidad de la instituciòn?

- Què factores reducen el èxito de las acciones institucionales?

- Còmo se puede detener cada debilidad?

DEBILIDADES

CALIDAD DEL SERVICIO/ATENCION AL CLIENTE DEFICIENTE

TECNOLOGIA NO INTEGRADA

MOTIVACION Y COMPROMISO DEL PERSONAL BAJO

CAPACITACION DE NUESTRO PERSONAL BAJA

SIN PLANIFICACION A LARGO PLAZO

COMUNICACIÓN EXTERNA/INTERNA ESCASA

TRABAJO EN EQUIPO DEFICIENTE

DEMORA EN PROCESOS

OPORTUNIDADES

- A què buenas oportunidades se enfrenta la instituciòn?

- De que tendencias de la demanda se tiene informaciòn?

- Existe una coyuntura favorable en la economìa del paìs?

- Què cambios de tecnologìa se estàn presentando en la oferta y la demanda de bienes y servicios pùblicos?

- Què cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se estàn presentando?

-Còmo se puede aprovechar cada oportunidad?

OPORTUNIDADES

CRECIMIENTO ECONOMICO

GRADO DE INVERSION

INFLACION BAJA

SECTOR FISCAL MODERADO

TASA DE INTERES ALTA / FED ALTA

BOLSA DE VALORES MERCADO BURSATIL ASCENDENTE

TASA DE APORTES

AMENAZAS

- A què obstàculos se enfrenta la instituciòn?

- Què estàn haciendo las instituciones similares o que brindan bienes y servicios complementarios a lo ofrecido por nuestra instituciòn?

- Se tienen problemas de recursos de operaciòn y/o inversiòn?

- Pueden algunas amenazas impedir totalmente la actividad de la instituciòn?

- Còmo se puede defender de cada amenaza?

AMENAZAS

TIPO DE CAMBIO

DESDOLARICACION

MODIFICACIONES LEYES PREVISIONALES

REORGANIZACION FUERZAS ARMADAS

MODIFICACIONES LEYES PERSONAL CIVIL

NO INCREMENTO REMUNERACION (R.P.C.)

PAGO DE ACTUALIZACIONES

MODIFICACIONES EXONERACIONES TRIBUTARIAS

RELACIONES FODA

FORTALEZAS + OPORTUNIDADES = POTENCIALIDADES

DEBILIDADES + AMENAZAS = LIMITACIONES

FORTALEZAS + AMENAZAS = NIVEL DE RIESGO

DEBILIDADES + OPORTUNIDADES = DESAFIOS

PASOS PARA CONSTRUIR LA MATRIZ ESTRATEGIA FODA

• Diagnóstico Interno: a) Hacer lista de las Fortalezas claves. b) Hacer lista de las Debilidades decisivas.• Escenario Externo. a) Hacer lista de Amenazas claves b) Hacer lista de Oportunidades

importantes• Comparar las Fortalezas y Debilidades con las

Amenazas y Oportunidades. Registrar en la casilla correspondiente.

MATRIZ DE ESTRATEGIASMATRIZ DE ESTRATEGIAS

Fortalezas (F)1.-2 .- Lista de3 .- Fortalezas4.-5.-

Debilidades (D)1.-2 .- Lista de3 .- Debilidades4.-5.-

Oportunidades (O)1.-2 .- Lista de3 .- Oportunidades4.-5.-

Amenazas (A)1.-2 .- Lista de3 .- Amenazas4.-5.-

Estrategias (FO)1.- 2 .- Uso de fortalezas 3 .- para aprovechar4.- Oportunidades5.-

Estrategias (DO)1.- 2 .-Vencer debilidades3.- aprovechando4.- Oportunidades5.-

Estrategias (DA)1.- 2 .- Reducir al mínimo3 .-debilidades y evitar4.- Amenazas5.-

Estrategias (FA)1.- 2 .- Usar fortalezas para 3. evitar Amenazas4.- 5.-

ANÁLISIS EXTERNO vs. DIAGNÓSTICO INTERNO

FORTALEZAS DEBILIDADES

¿Ayudan a crear o desarrollar capacidades

clave?

¿Obstaculizan la creación o desarrollo de capacidades

clave?

OPORTUNIDADESExplotar las fortalezas para aprovechar las

oportunidades

Superar las debilidades para aprovechar las oportunidades

¿Quiénes también las quieren aprovechar?

¿Sirven para aprovechar las oportunidades?

¿Impiden aprovechar las oportunidades?

AMENAZAS Mantener posición Evitar

¿Sobre qué procesos se sentirán más?

¿Sirven para amortiguar las amenazas?

¿Hacen más sensible a las amenazas?

COMENTARIOS SOBRE FODA

• La identificación de las distintas combinaciones es clave para el proceso, ya que permite determinar lo objetivos de la organización y definir los proyectos que pondrán en marcha todo el proceso.

• Las potencialidades, surgidas de la combinación de fortalezas con oportunidades, señalan evidentemente las más prometedoras líneas de acción para la organización. Por el contrario, Ias limitaciones, determinadas por una combinación de debilidades y amenazas, colocan una seria advertencia, mientras que los riesgos y los desafíos, determinados por su correspondiente combinación de factores, exigirán probablemente de una cuidadosa consideración a la hora de marcar el rumbo que la organización deberá asumir hacia el futuro deseable.

El análisis Foda y las grandes estrategias

Muchas Ambiente AmenazasOportunidades Críticas

FortalezasValiosas

Posición de laUnidad

DebilidadesCríticas

Estrategias de Defensa:• Reducir tamaño

Estrategias de Estabilidad:• Mismos usuarios• Mismos productos• Mantener mercados• Igual utilidad

Estrategias deCrecimiento:• Expansión• Fusión • Adquisición

LA MISIÒN?

Declaraciòn fundamental de caràcter constitutivo a la organizaciòn y su acciòn

Responde a la pregunta: Quienes somos en la organizaciòn?

La misiòn determina los propòsitos, fines y lìmites de la organizaciòn y su base de usuarios.

Los propositos on la razòn de ser de la organizaciòn, el porquè existe.

Los fines, son el aporte a que se compromete la organizaciòn.

Los limites, son los bienes, servicios, regulaciones que entrega o productos estratègicos

Los usuarios, son la poblaicòn objetivo

Características de la MISIÒN

a. Operativa

b. Enfocada

c. Diferenciada

d. Amplia en la orientaciòn elegida

e. Breve

MISION

¿qué somos?¿qué somos? ¿cuál

es nuestro servicio?

¿cuál es nuestro servicio?

¿cuál son nuestrosintereses?

¿cuál son nuestrosintereses?

¿cuáles son los derechos de nuestros colaboradores

¿cuáles son los derechos de nuestros colaboradores

¿Para quienes producimos nuestros servicios?

¿Para quienes producimos nuestros servicios?

¿Cuál es nuestra prioridad?

¿Cuál es nuestra prioridad?

¿Cuáles son nuestros valoresInstitucionales?

¿Cuáles son nuestros valoresInstitucionales?

¿Para qué existimos?¿Para qué existimos?

¿Cual es nuestra responsabilidad social?

¿Como la vamos a lograr?

LA MISIÒN =

f ( Productos finales + usuarios +

resultado esperado)

LA VISION

Son los anhelos permanentes de la organización, es la descripción de un estado futuro de la institución, lo que motiva y orienta las acciones del presente.

Responde a las siguientes preguntas:

-Què y còmo queremos ser dentro de x años? = Imagen de futuro-En què nos queremos convertir? = Cambio institucional-Para quièn trabajaremos? = Cuàl serà la poblaciòn objetivo?-En què nos diferenciaremos? = Quermos ser distintos a lo que somos?

Proceso de construcción de la VISION

Para qué año deseamos ver el futuro?

1.Cuál es objetivo central de creación de la institución?2.Qué variables futuras afectan el objetivo central de creación de la institución?3.Cuál será el comportamiento de las variables futuras?4.Cuál es la regla de juego actual y cual será la regla futura de juego?5.Qué oportunidades vemos en el futuro?6.Qué nuevas competencias clave debemos desarrollar para aprovechar las oportunidades futuras

VISION

¿cómo nos vemos en elfuturo?

¿cómo nos vemos en elfuturo?

¿qué es lo que yo veocomo clave para el futuro?

¿qué es lo que yo veocomo clave para el futuro?

¿qué me emocionaríaacerca de ser partede esta institución en el futuro?

¿qué me emocionaríaacerca de ser partede esta institución en el futuro?

¿qué contribuciónúnica debemos haceren el futuro?

¿qué contribuciónúnica debemos haceren el futuro?

¿cuáles deberíanser nuestras posiciones en relación a la tecnología, los valores, nuestro personal?

¿cuáles deberíanser nuestras posiciones en relación a la tecnología, los valores, nuestro personal?

¿cuál veo como la mayor oportunidadpara el crecimiento?

¿cuál veo como la mayor oportunidadpara el crecimiento?

LA VISION ES EL NEXO QUE UNE EL PRESENTE DE LA INSTITUCIÓN CON EL FUTURO

LA VISION ES LA IMAGEN MENTAL DE LA QUE LA LA VISION ES LA IMAGEN MENTAL DE LA QUE LA INSTITUCIÓN QUIERE LLEGAR A SER EN UN ESCENARIO INSTITUCIÓN QUIERE LLEGAR A SER EN UN ESCENARIO FUTURO DE LARGO PLAZOFUTURO DE LARGO PLAZO

VISION

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OBJETIVO

AÑOS

VALORES

DEFINICIÓN

Los valores guían la actividad humana en todas sus manifestaciones, convirtiéndose en elementos indispensables en la regulación de la conducta de los seres humanos.

Los valores, juegan un papel definitorio en cualquier aspecto, característica y elemento de la vida organizacional. Lo más importante, mantienen humanas a las organizaciones

CLASIFICACIÓN DE LOS VALORES

Específicamente dentro de la gestión de los valores se pueden clasificar en valores de resultados o valores de procesos. Los valores de resultados son aquellos que otorgan gran importancia a los resultados a obtener, mientras lo de procesos son donde la importancia la reciben los elementos que posibilitan que la calidad emerja. Adicionalmente se deben de considerar los valores de Dirección

MEDICION DE LOS VALORES

GRADO DE IMPORTANCIA : Por orden de importancia

GRADO DE PRESENCIA: Alto, Medio, Bajo

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

• Son los logros que una empresa -teniendo en cuenta su Visión- quiere alcanzar en un plazo determinado, superando su problemática actual. Se enuncian teniendo en cuenta la Visión, la Misión, los valores, el Diagnóstico Institucional, las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

CARACTERISTICASOBJETIVOS ESTRATEGICOS

• Pertinentes: Deben referirse a los cambios, modificaciones o efectos que se deben alcanzar en un plazo determinado, a fin de superar los problemas identificados por la empresa, para llegar a realizar la Visión Institucional.

• No deben ser confundidos con los medios para realizarlos, con los Indicadores de Desempeño ni con las Metas, puesto que constituyen los logros a alcanzar.

CARACTERISTICASOBJETIVOS ESTRATEGICOS

• Distinguibles: Su contenido conceptual no debe confundirse con el de otros, permitiendo facilitar su posterior evaluación. Tienen que ser entendidos por todos.

• Consensuales: En su determinación debe participar, al menos, el personal representativo de la empresa.

• Mensurables: Deben permitir su expresión en términos concretos para períodos de tiempo específico.

• Factibles: Deben ser propuestos teniendo en cuenta el real potencial de la empresa en el plazo establecido.

• Flexibles: Deben poder ser modificados cuando surjan contingencias inesperadas, sin que se pierda su sentido de dirección

Actividades de Planificación y tipos de Indicadores