1. FAZE INTEGRALNOG PROCESA ODLUČIVANJA

Krug odlučivanjaProces započinje definiranjem problema, a završava implementacijom rješenja. Cjelokupni proces “napajamo” informacijama u svim fazama. Kvaliteta i brzina odlučivanja: količina, kvaliteta i dostupnost informacija.

2

Krug odluKrug odluččivanjaivanja

FAZE PROCESA ODLUČIVANJA

4

FAZE PROCESA ODLUFAZE PROCESA ODLUČČIVANJ AIVANJ A

SADASADAŠŠNJ ENJ E

STANJ ESTANJ E

BUDUBUDUĆĆEE

STANJ ESTANJ ETRENUTAKTRENUTAK

DONODONOŠŠENJ AENJ A

ODLUKEODLUKE

PRIPREMA ODLUKEPRIPREMA ODLUKE PROVOĐENJ E ODLUKEPROVOĐENJ E ODLUKE

Sama FAZA DONOŠENJA ODLUKA predstavlja određeni jednokratni čin kojemu prethode neke aktivnosti odnosno neki posao, ali i iza njega slijede neke aktivnosti.

PO U UŽEM SMISLU obuhvaća fazu pripreme odluke i fazu donošenja odluke. Nema neprovođenja odluke, nema realizacije odluke, nema kontrole?!

PO U ŠIREM SMISLU obuhvaća INTEGRALNI proces odlučivanja:I. Pripremu odluke

II. Donošenje odlukeIII. Provođenje odlukeIV. Kontrola odluke

1

I PRIREMA ODLUKAPodfaze:

1. Identifikacija problema2. Definiranje zadatka3. Snimanje i analiza postojećeg stanja4. Traženje inačica rješenja problema5. Vrednovanja svih inačica za rješavanje problema

1. Identifikacija problemaProblem: otkriti, prepoznati, riješiti.Uspjeh preostalih faza te samog procesa odlučivanja ovisi o prepoznavanju i otkrivanju problema. Što je problem? Uzroci problema?

2. Definiranje zadatkaDijagnosticiranje problema je završeno. Definiranje zadatka- što raditi, što želimo postići procesom odlučivanja. Jasno definiran zadatak te realne mogućnosti za ostvarenje omogućava manji utrošak vremena u ostalim fazama procesa odlučivanja. Podjela managementa oko prioritetnog zadatka, (nije nedvosmislen i jasan) stvara teškoće u ostalim fazama odlučivanja. Važno je postizanje konsenzusa top managementa oko definiranja zadataka, osobito kod krucijalnih, strateških pitanja poduzeća

3. Snimanje i analiza postojećeg stanjaŠto imamo na raspolaganju za rješavanje problema koji želimo riješiti. Potrebno provesti detaljnu analizu postojećeg stanja (materijalne resurse, kadrovske potencijale, ostala sredstva koja nam stoje na raspolaganju a mogu pomoći u rješavanju problema).Susret sa ograničenjima u odlučivanju – sredstva, informacije i vrijeme! Faza snimanja i analize podrazumijeva i analizu ograničenja u odlučivanju. Ograničenja predstavljaju okvir unutar kojeg tražimo inačice rješenja problema.

• kupnja stanaograničenja: novčana sredstva kojima raspolažete, dio grada u kojem želite kupiti stan, veličina stana, broj soba u stanu, poželjna etaža, balkon…Uvažavajuće navedena ograničena u odlučivanju kupnje stana broj mogućih inačica rješenja problema reducira se.Odluka je izbor između želja i mogućnosti, a ograničenja se kriju u riječi “mogućnosti”. Poslovno odlučivanje-ograničenja: vremensko ograničenje donošenja odluke, nejasne okolnosti odlučivanja, nepotpuna informacija donositelja odluka, osobna ograničenja donositelja odluka, nedovoljna sredstva…

4. Traženje inačica rješenja problemaGeneriranje ideja – ovdje se inačice ne vrednuju već navode kao mogućnosti rješenja problema. Veći broj inačica predstavlja veću mogućnost izbora najboljeg rješenja ali povećava troškove. Svaki problem ima nekoliko zadovoljavajućih rješenja ali samo jedno najbolje. Ograničenja u odlučivanju postoje i kod generiranja inačica:

Vrijeme koje nam stoji na raspolaganju za rješavanje problema Važnost same odluke kojom se određeni problem treba riješiti

5. Vrednovanje svih inačica Kvantitativni čimbenici vrednovanja inačica: mogu se izraziti matematički, brojkama, dakle mjerljivi su. Predstavljaju manji problem u vrednovanju inačica, a predstavljaju vrijeme i novac.Kvalitativni čimbenici vrednovanja inačica razumijevamo: političko stanje i kretanja, stabilnost ili nestabilnost okoline, rizik tehnoloških promjena, odnos s radnicima. Ove čimbenike je teško mjeriti i procjenjivati a najčešće su presudni za ostvarivanje odluka. Kvalitativni čimbenici

2

predstavljaju okvir unutar kojeg na bazi kvantitativne analize vrednujemo svaku od inačica. Selekcija na osnovu prednosti i nedostataka svake inačice. Očekivanje isplativosti obzirom na: Troškove, korist, vjerojatnost isplativosti.

II DONOŠENJE ODLUKANije uvijek moguće izabrati maksimalno rješenje, izabiremo zadovoljavajuće. Izabiranje inačica dijeli uspješne od neuspješnih managera. Najbolja inačica – najbolji rezultati. Teško je u kriznim situacijama i pod vremenskim pritiskom.

PROBLEMI U ODLUČIVANJU – Viša razina odlučivanja i veća važnost odluka donosi složenije i teže probleme u odlučivanju.Ekstremno ponašanje managera donosioca odluka- Jedni se ponašaju ležerno, sve je jednostavno i lako, nisu svjesni posljedica pogrešne odluke. Negativan način u načelu ali u uvjetima neizvjesnosti, kad odugovlačenje ne znači i kvalitetu, bolju odluku ovaj način može se pokazati produktivnim.- Drugi tip managera je antipod, odlučuju polako i sporo. Svakom problemu posvećuju nepotreban višak pažnje. Tip koji uvijek “ide na sigurno”. Nepotrebno sporo odlučivanje je i skuplje odlučivanje, više ljudi više sredstava, odluke kasne.- Najpoželjniji tip managera – između ove dvije krajnosti – koji bi mogao prepoznati odluke za koje nije potreban dug proces odlučivanja od onih od vitalnog interesa poduzeća koje se donose po složenije, dužem postupku.

Nastajanje problema – uočavanje problema. Odlučivanje započinje uočavanjem problema, nema problema nema odlučivanja. Idealno ako se poklapaju, veći raskorak znači teže odlučivanje.

Odnos između trenutka nastanka i uočavanja problema

Situacija “AA”!Najpovoljnija, manager koji ima mogućnost uočavanja problema u samom začetku – sposoban menager, lako odlučuje. Primjer: ako bolest uočimo u početnom stadiju, veća je mogućnost izlječenja. Trenutak nastanka i uočavanja problema ovisi o: znanju, sposobnostima, vještinama i iskustvu managera.

3

37

1.1.

Odlučivanje teško (najteže)

Mogućnost greške u odlučivanju velika

1.2.

Odlučivanje relativno lako

Mogućnost greške postoji

2.1.

Odlučivanje relativno teško

Mogućnost greške postoji

2.2.

Odlučivanje lako (najlakše)

Mogućnost greške mala, gotovo i ne postoji

velike

male

male velike

ŽELJ E

MOGUĆNOSTI

ODNOS IZMEĐU ŽELJA I MOGUĆNOSTI

Raskorak između želja i mogućnosti. Dva načina rješenja tog raskoraka: povećavanjem raspoloživih sredstava i ograničavanjem želja i potreba (postojeći resursi postaju dovoljni).Sposobnost izabiranja najbolje od ponuđenih inačica dijeli uspješne od neuspješnih managera. Izabrati najbolju inačicu nije jednostavno osobito pod vremenskim pritiskom i u kriznim situacijama – progresivno se povećava vjerojatnost pogreške.

III PROVOĐENJE ODLUKENeprovođenje odluke – nema posljedica znak je da je identificiran pogrešan problem.Neprovođenje odluke – dodatne poteškoće u poslovanje, znači da je problem dobro identificiran, međutim izostala je implementacija ili je odluka loša.

IV KONTROLA PROVOĐENJA ODLUKEZadnja faza integralnog procesa odlučivanja koji započinje fazom identifikacije problema, a završava fazom kontrole provođenja odluke. Kontrola provođenja odluke omogućava verifikaciju cijelog prijeđenog puta.

4

2. ČIMBENICI (faktori) ODLUČIVANJA

FAKTORI ODLUČIVANJA1. OGRANIČENJA U ODLUČIVANJU2. OKOLINA U KOJOJ SE ODLUČUJE3. TEHNOLOGIJAS I METODE ODLUČIVANJA4. MEĐUSOBNA POVEZANOST ODLUKA5. SPOSOBNOST MANAGERA6. SUBJEKTIVNI FAKTORI ODLUČIVANJA

1. OGRANIČENJA U ODLUČIVANJUPrepreke djelotvornom odlučivanju:

- vizija tunela: mentalno sljepilo, predrasude- prebrzo izabiranje inačica: neobjektivnost- favorizirana varijanta: na bazi favorizirane varijante- nedostatak kreativnosti: najozbiljnija prepreka

1. Raspoloživa sredstva – ne korespondiraju sa željama – donositelj odluke izabire prioritete budući ne može sve probleme riješiti. Mora imati spoznaju o raspoloživim sredstvima.

2. Dostupne informacije – veliko značenje informacija za poslovno odlučivanje kako internih tako i eksternih. Uspjeh poduzeća ovisi o kvaliteti, pravovremenosti i dostupnosti informacija. Za odlučivanje bitna količina potrebnih inf., njihova vrijednost i cijena.

3. Raspoloživo vrijeme - resurs koji se “troši” nezavisno od naše volje. Odlučivanje pod vremenskim pritiskom (vremenski tjesnac-blokada). Odlučivanje u kriznim situacijama

(vremenski tjesnac-blokada). Na vrijeme kao čimbenik odlučivanja utječe i iskustvo Managera.

50

Utjecaj iskustva i raspoloUtjecaj iskustva i raspoložživog ivog vremena na proces odluvremena na proces odluččivanjaivanja

puno

Vr ij eme

mal o

mal oIskustvo

puno

MALO I SKUSTVA

PUNO VREMENA

(racionalno odlučivanje)

PUNO I SKUSTVA

PUNO VREMENA

(programirano odlučivanje)

MALO I SKUSTVA

MALO VREMENA

(intuitivno odlučivanje)

PUNO I SKUSTVA

MALO VREMENA

(odlučivanje na temelju prosuđivanja)

1.1. 1.2.

2.1. 2.2.

2. OKOLINA U KOJOJ SE ODLUČUJEOkolina je dio vanjskog svijeta poduzeća s kojim ono dolazi u kontakt.Uvjeti stabilne okoline – promjene su spore, slabe, pa dominira centralizirani način odlučivanja.Uvjeti nestabilne okoline - promjene su brze, decentralizirano odlučivanje, mijenja se lista prioriteta.Druge dvije dimenzije okoline:

1. Jednostavnost okoline – mali broj čimbenika utječe na odlučivanje i odlučivanje je lakše.2. Složenost okoline – na odlučivanje utječe veći broj čimbenika, odlučivanje teže.

5

Najvažniji čimbenici okoline:- institucionalni uvjeti- društveno – kulturno – politički- pravni faktori- kulturološke razlike pojedinih zemalja

3. TEHNOLOGIJA I METODE ODLUČIVANJATehnologija, procedura, odlučivanja treba biti što kraća i jednostavnija. Na trajanje procesa odlučivanja utječe: a) vrste odluka

b) donositelji odlukac) razina na kojoj se odluke donose

Metode odlučivanja posebno u fazi pripremanja odluke ovise o sklonosti donositelja odluke da se u odlučivanju koristi matematičke modele kao pomagalo:

a) metodama operativnog istraživanjab) linearnog i dinamičnog programiranjac) teorijom redova čekanjad) metodom simulacije….

4. MEĐUSOBNA POVEZANOST ODLUKANa kvalitetu odlučivanja utječu i:a) hijerarhija – niže razine moraju se oslanjati na odluke više razine managementab) optimalan ili suboptimalan odnos između različitih odluka - različiti manageri donose različite odluke po važnosti, ali i ista razina managementa donosi važne i manje važne odlukec) različiti interesi subjekata odlučivanja- vlasnici, management, izvršni radnici

5. SPOSOBNOST MANAGERAManager- najvažniji faktor koji utječe na donošenje odluka. Managerova sposobnost ovisi:a) managerovom znanju i iskustvub) sposobnosti razumijevanja i shvaćanja problemac) sposobnostima analize i sintezed) osobnosti..Dobar manager mora u sebi spojiti iskustvo i inetelekt. Spremnost suradnika da prihvate i podrže managera.

6. SUBJEKTIVNI FAKTORI ODLUČIVANJA• Dobra i objektivna informiranost• Obrazovanost općenito• Motiviranost za odlučivanje• Odgovornost za odluke koje donose• Adekvatna raspodjela moći i utjecaja

6

3. VRSTE I OBILJEŽJA RAZLIČITIH ODLUKA

1) ASPEKTI ODLUČIVANJA1. Obzirom na probleme o kojima se odlučuje: a) programirano odlučivanje b) neprogramirano odlučivanjeProgramirane i neprogramirane odluke su dvije krajnosti razlikuju se:

- Po vrstama odluka- Ciljevima koji se postavljaju pred donosioca- Učestalosti donošenja odluka- Dostupnim informacijama- Posljedicama donesenih odluka- Razinama koje donose odluke

- Vremenu potrebnom za odlučivanje- Osnovi na temelju koje se odluke donose

71

Programirane odluke

Neprogramirane odluke

Najniža razina managementa

Srednja razina managementa

Najviša razina managementa

a) Obilježja programiranih odluka• Ponavljajuće• Rutinske• Definirani način donošenja, pravila i principi• Nema dvojbe u odlučivanju• Jasni i određeni kriteriji odlučivanja• Definirani kanali informacija Odlike programiranog odlučivanja• Za rješavanje poznatih, svakodnevnih, rutinskih problema• Ima poznate korake u odlučivanju• Koristi se na svim razinama managementa ali dominantnije na nižima razinama• Odvija se u pravilu u uvjetima sigurnosti za rješavanje strukturnih (poznatih i jasnih)

problema• Dobro strukturirani problemi koje treba riješiti• Jasni kriteriji provođenja procesa odl.• Primjerena dostupnost potrebnih inf.• Postojanje relativne sigurnosti kao će izabrana mogućnost biti uspješna

b) Obilježja neprogramiranih odluka• Nove i nestrukturirane• Nerutinske i neponavljajuće• Nema isprobane metode za odlučivanje• Složena okolina odlučivanja

7

• Nedefinirani kanali informacija• Zasnovane na kreativnosti, intuiciji i prosudbi Odlike neprogramiranog odlučivanja• Primjenjuje se u situacijama koje se događaju prvi puta• Nema poznatih postupaka, procedura• Koristi se za rješavanje nesigurnih situacija• Najčešći oblik odlučivanja na višim razinama managementa• Slabo definiranje problema o kojem se odlučuje• Primjena samo u izvanrednim situacijama• Primjena u novim situacijama ( ne ponavljaju se)• Generiranje malog broja mogućnosti za rješavanje problema

2. Obzirom na subjekte odlučivanja (tko): - pojedinačno odlučivanjeOdluke donosi pojedinac. Brže, ali nosi veliku odgovornost donosioca. Brzina odlučivanja: ljudi s čvrstim karakterom (brzo i sigurno), nestrpljivi ljudi (brzo ali s malo informacija), mirni ljudi (za dugoročno odlučivanje), znanje osobe koja odlučuje.Prednosti: brži proces, kod važnih odluka mišljenje pojedinca, stručnjaka, je bitno, izbjegavaju se problemi skupnog mišljenja.Nedostaci: pojedinac generira manji broj ideja, kao i manji broj inačica – skupina zna više nego pojedinac. - skupno odlučivanjeOdluke donose skupine ljudi strukturirane prema vlasništvu, managerskoj funkciji ili zajedničkim radom na projektu. Npr,. odlučivanje skupštine, dioničara, nadzornog odbora. Odluke donose dvoje ili više osoba. Povezuje ih zajednički interes, uspješna komunikacija, norme ponašanja. Sastav skupine, veličina, norme ponašanja i povezanost članova su čimbenici komuniciranja.

83

USPJ EUSPJ EŠŠNOSTNOST

SKUPINESKUPINE

SASTAVSASTAV VELIVELIČČINAINA

KOHEZIVNOSTKOHEZIVNOST NORMENORME

ČČetiri faktora koji utjeetiri faktora koji utječču na u na uspjeuspješšnost skupine pri odlunost skupine pri odluččivanjuivanju

Prednosti: više ljudi više zna; više ljudi može sagledati više aspekata odluke; sudionici se međusobno inspiriraju, motiviraju; lakše identificiraju pravu inačicu; alternative se izabiru nakon pažljivog razmatranja; interakcija zainteresiranih strana; lakše se provodi odluka; veća znanja.Nedostaci: različita znanja i sposobnosti mogu dovesti do sukoba; skupine razmatraju svega nekoliko opcija; odlučivanje je dugotrajno i skupo; spori procesi; nametanje odluke od autoriteta; smanjuje se aktivnost ostalih u poduzeću.

3. Obzirom na načine odlučivanja: - intuitivno odlučivanje - na temelju prosuđivanja - racionalno odlučivanje

4. Obzirom na okolnosti u kojima se odlučuje: - uvjeti sigurnosti - uvjeti nesigurnosti (rizika)

8

2) VRSTE ODLUKA1. Rutinske – ustaljeni kriteriji odlučivanja, svakodnevne, ponavljajuće, niža razina radnog mjesta više rutinski odluka2. Adaptivne – više se bave problemom nego zadatkom3. Inovativne – nove, usmjerene na promjenu ciljeva, politike i svrhe poduzeća, zahtijevaju veliki napor pojedinca/grupe

3) KRITERIJI za razlikovanje odluka1. Obzirom na njihovo značenje, važnost2. Obzirom na nositelje – subjekte odlučivanja3. Obzirom na razine odlučivanja

1. Obzirom na njihovo značenje, važnostStrateške odluke: najvažnije odluke, donosi ih vrhovni management, predstavljaju okvir za taktičke odluke. Odgovornost donositelja je velika.Taktičke odluke: niži management, operacionalizacija strateških odluka. Taktičke odluke ima jasno postavljene zahtjeve, podižu efikasnost i ciljeve s najmanjom količinom resursa output veći od inputa.Operativne odluke: niže razine managementa, realizacija taktičkih odluka (ponekad prisutne i u višim razinama managementa)2. Obzirom na nositelje – subjekte odlučivanja

• Odluke organa upravljanja: vlasnik• Odluke menagementa: predsjednik, direktor, manageri• Izvršne odluke: odluke zaposlenika na njihovim radnim mjestima• Subjekti odlučivanja mogu biti: pojedinci – individualne odluke, grupe – grupne odluke

ili kolektiv – kolektivne odluke - odluke skupštine, dioničara, upravljačke odluke3. Obzirom na razine odlučivanja

• Odluke najviše razine managementa: većinom strateške odluke• Odluke srednje razine managementa: većinom donose taktičke odluke• Odluke najniže razine managementa: najvećim dijelom operativne odluke

4) SREDSTVA ZA DONOŠENJE ODLUKA1.Teorija vjerojatnosti2. Stablo odlučivanja3. Tehnike za donošenje odluka (Brainstorming, nominalna grupna tehnika, Delphi tehnika)

1. Teorija vjerojatnosti – alat koji se koristi u rizičnim situacijama. Koristimo se sa nekoliko vjerojatnosti kojima priključimo procijenjene vrijednosti za njihovo događanje. Između vrijednosti i vjerojatnosti izračunamo aritmetičku sredinu – očekivanu vjerojatnost.2. Stablo odlučivanja - grafički instrument, slikovit model. Lakše primjenjiv kod analiza i sekvenci (niza) odluka. Započinje točkom odlučivanja, od te točke crtamo grane koje pokazuju alternativne odluke. Koristi se za odluke u uvjetima rizika.

9

STABLO ODLUČIVANJA

PO ag 10.-11. 107

..

POTRAŽNJ AVeliki (0,8)

Mali (0,2)

Veliki (0,8)

Veliki (0,8)

Mali (0,2)

Mali (0,2)

V e l

i k a

R a s t u ć a

M a l a

9,000

9,000

6,000

4,000

Proširenje

Kupoprodaja

Kupoprodaja11,500

10,000

13,500

POTREBAN SUSTAV

3.Tehnike grupnih odluka a) BRAINSTORMING tehnika – proces spontanog prenošenja ideja. Članovi skupine

daju ideje, vođa skupine bilježi svaku ideju tako da je skupina može pročitati, ideje se ocjenjuju tek nakon što su sve zabilježene. U ovoj fazi nema komentiranja ideje.

b) Nominalna grupna tehnika - članovi skupine djeluju neovisno, ne moraju biti naistom mjestu, vođa opisuje problem koji skupina treba riješiti, svaki član generira i zapisuje svoje ideje i iznosi ih skupini. Ideje se popisuju i svaki član skupine daje jednu svoju. Raspravlja se o idejama, svaki član rangira ideje koje se tad revidiraju i donese odluka.

c) Delphi tehnika - temelji se na postizanju konsenzusa između stručnjaka donosioca odluke. Idealno je kad se članovi ne poznaju ni ne vide. Temelji se na upitnicima. Koristi se u odlučivanju o najvažnijim pitanjima, budućnosti.

10