informe final de auditoria integral, subproceso …

2018

JORGE HERNÁN RESTREPO

JORGE HERNÁN RESTREPO 06/04/2018

INFORME FINAL DE AUDITORIA INTEGRAL, SUBPROCESO CARTERA

INFORME DE AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO

Código: CO.COD.841.42.FO.01 Aprobación: 05/06/2013 Versión 3

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AUDITORIA INTEGRAL CALIDAD, SOGC, TICS Y CONTROL INTERNO

INFORME FINAL DE AUDITORIA

CARTERA Y GLOSAS

VIGENCIAS 2014 - 2017



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Cartago, 06 de Abril de 2018 Doctor ANDRES FELIPE AMAYA CASTAÑEDA Gerente IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Cartago Valle del Cauca Estimado Doctor: Como Asesor de Control Interno de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. y dando cumplimiento al Plan Anual de Auditoría Interna para el año 2018, me permito presentar a su despacho el informe correspondiente a la auditoría realizada al subproceso de gestión de cartera y glosas. Dicha auditoría fue desarrollada dentro de los estándares generalmente aceptados de auditoría y siguiendo el procedimiento de auditoria interna adoptado el cual se fundamenta en la norma ISO 19011. Los resultados incluidos en el presente informe, fueron comunicados oportunamente a los niveles responsables de la ejecución del proceso, recibiendo de su parte los correspondientes planes de acción para cada una de las debilidades identificadas. Agradezco la colaboración recibida del personal del subproceso de gestión de cartera, para el desarrollo del trabajo. Cualquier información adicional que requieran sobre el contenido de la presente comunicación, con gusto le será suministrada Atentamente, ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO Asesor de Control Interno Auditor



3

CONTENIDO

1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME .............................................................................................. 4

2. OBJETIVO............................................................................................................................................ 4

3. ALCANCE ............................................................................................................................................ 4

4. PROCESO AUDITADO ....................................................................................................................... 4

5. HECHOS RELEVANTES .................................................................................................................... 4

6. METODOLOGÍA ................................................................................................................................. 5

7. FORTALEZAS ...................................................................................................................................... 6

8. DESARROLLO DE LA AUDITORIA ................................................................................................. 7

9. DEBILIDADES O HALLAZGOS ..................................................................................................... 13

11. RECOMENDACIONES ................................................................................................................... 24

11. CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 25

ANEXO 1. LISTA DE VERIFICACIÓN ............................................................................................... 26

ANEXO 2. CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA ........................................................ 35



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1. FECHA DE AUDITORIA E INFORME

FECHA DE LA AUDITORIA FECHA DE LA EMISIÓN DEL INFORME

01 de Marzo de 2018 06 de Abril de 2018

2. OBJETIVO Evaluar el cumplimiento de los objetivos, resultados, procedimientos, políticas, adherencia a normatividad vigente y efectividad de los controles implantados en el subproceso de cartera y procedimientos de glosas.

3. ALCANCE La evaluación tuvo en cuenta las vigencias 2014 – 2017.

4. PROCESO AUDITADO Subproceso de Cartera

5. HECHOS RELEVANTES La I.P.S del Municipio de Cartago E.S.E presta servicios de primer nivel de complejidad a personas afiliadas al régimen subsidiado en salud, la oferta de servicios asistenciales se realiza a través de unidades asistenciales que atienden a comunidades localizadas en zonas vulnerables del Municipio de Cartago, este tipo de organización se caracteriza por la descentralización de sus procesos misionales y la concentración de los procesos administrativos. En la actualidad la población contratada con las EPSS Coosalud y Ambuq es de aproximadamente 60.000 usuarios. La sede Administrativa de la institución se encuentra ubicada en el Municipio de Cartago y los Centros de salud se ubican en: Zaragoza, Barrio San Joaquín, Barrio Villa del Sol y la Unidad hospitalaria ubicada en el Barrio San Vicente. De igual forma se ofertan servicios de salud a las personas que residen en el área rural de influencia por medio de puestos de salud.



5

La Institución tiene dentro del proceso de gestión financiera el subproceso de cartera el cual es liderado por un afiliado a proceso administrativo, este líder se encarga principalmente de la gestión de glosas y de suministrar información de los demás procesos, la gestión de cartera se realiza a través de un contratista de prestación de servicios quien se encarga de recuperar la cartera antes diferentes EAPB a través de mecanismos persuasivos y a través de la conciliación.

6. METODOLOGÍA Se utilizó el método inductivo partiendo de los siguientes aspectos:

Determinación de los procedimientos de auditoría

Elaboración de papeles de trabajo

Obtención y análisis de evidencias

Revisión documental

Revisión de procedimientos

Observación directa La auditoría con enfoque de procesos tiene el objetivo de verificar el cumplimiento de la planeación del mismo y la calidad de la interacción con otros procesos y subprocesos, las oportunidades de mejoramiento o debilidades plasmadas en este informe no necesariamente son competencia del responsable del proceso auditado, pueden presentarse debilidades que tiene sus causas en otros procesos pero afectan el auditado. Lista de documentos revisados

Estados de cartera

Reportes de cartera del sistema de información SIHOS

Cartera por edades

Glosas

Recobros

Caracterización del subproceso

Contratos para la recuperación de cartera



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7. FORTALEZAS

Se observó mejoramiento en la planeación del subproceso de gestión de cartera, reflejado en la formulación de planes de acción u operativos anuales.

El subproceso cuenta con talento humano idóneo, con experiencia en las materias y áreas del conocimiento relacionadas con el subproceso.

Se aprecian avances en materia de modelación del subproceso de gestión de cartera.

Se observan avances en materia de autoevaluación de la gestión del subproceso, esto expresado en informes de gestión periódicos.

La institución cuenta con un software integral que permite tener el control de los diferentes procesos y procedimientos institucionales, desde la facturación de los servicios prestados hasta la contabilidad, contando con módulos que permiten tener la trazabilidad de la factura y un mayor control sobre las glosas.



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8. DESARROLLO DE LA AUDITORIA Caracterización subproceso de cartera Tabla 1. Caracterización del subproceso de cartera

PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

SUBPROCESO: GESTION DE CARTERA

OBJETIVO: Realizar cobro oportuno de cuentas por prestación de servicios de salud a las diferentes Entidades Administradoras de Planes de Beneficios

LIDER DEL PROCESO: Auxiliar de cartera

ENTRADA / INSUMO PH VA

ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO

SALIDA USUARIOS PROCESOS

Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O

SERVICIO INTERNO

EXTERNO

IPS del Municipio de Cartago E.S.E.

Políticas institucionales

P

Formular plan de acción del subproceso de cartera que contenga las actividades propias del cobro de cartera

Plan de acción del subproceso

Todos los procesos

Entes de vigilancia y control



p

Diseñar los procedimientos propios para el cobro de cartera de la Entidad

Políticas de operación y

procedimientos de cartera

Todos los procesos


Diferentes EPS

Recepción de glosas y o devoluciones por parte de las diferentes entidades de salud.

H

Realizar una oportuna y adecuada respuesta a la hora de contestar una glosa y/o devolución y así lograr la mejor conciliación sobre la misma.

Glosa o devolución resuelta

Gerencia. Subgerencia Administrativa. Subgerencia Científica. Coordinador de Facturación Contabilidad


Diferentes EPS y contratista externo

Solicitud de conciliación realizada

H

Realización de conciliación de cartera con la diferentes EAPB, se deben reportar los estados de cartera y las evidencias

Conciliación a la glosa y/o devolución

Subgerencia Administrativa Subgerencia Científica Coordinador Facturación Contabilidad




H

Subgerencia Administrativa

EAPB



8

Realizar las actividades respectivas de cobro de cartera, utilizando los instrumentos administrativos y jurídicos

Cartera recuperada Subgerencia Científica Coordinador Facturación Contabilidad



H

Elaborar informe sobre las principales causas de glosas y sus responsables para la toma de decisiones

Informes sobre principales motivos

de glosa

Subgerencia Administrativa Coordinador Facturación Contabilidad


Diferentes EPS y contratista externo, Coordinador de facturación

Realizar el análisis y la adecuada contestación para la glosa y/o devolución

H

Comprobar que las respuestas reflejen una solución efectiva y permita la conciliación de la glosa y/o devolución. Confirmar que las facturas si cumplan con todos los requisitos exigidos por la ley (resolución 3047 del 2008, decreto 4747 del 2007). Complementar los requerimientos de aquellas facturas que no los cumplan.

Respuestas efectivas y definitivas

Facturas completas



Diferentes EPS y contratista externo

Contratos y cuentas con las diferentes EAPB

H Generación de reporte de cartera por edades de acuerdo a las cuentas

Control por edades de Cartera.





H

Realizar las actividades necesarias para el funcionamiento del comité de glosas y cartera, presentando información relevante como cartera por edades, glosas y devoluciones

Comité de glosas y cartera funcionando





V

Verificar que se esté actuando bajo el método de ejecución adoptado para la actividad y se tengan los resultados esperados.

Porcentajes bajos de glosa y baja considerable de la acumulación de comunicados recibidos.

-Subproceso cartera -Directivos

-Entes de control -Entidades prestadoras de servicios de salud.

Directivas Revisión de los resultados obtenidos

A

Revisión de los resultados obtenidos en el tiempo de ejecución verificando que puntos se están teniendo falencias y tomar los correctivos precisos para subsanar posibles inconvenientes.

Mejoramiento en el proceso de cartera en entandares de efectividad.

Gerente Subgerencia Administrativa Tesorería – Contabilidad Coordinador de Facturación

Entes de Control Entidades prestadoras de servicios de salud.

Fuente: Control Interno IPS



9

Comportamiento de la cartera Tabla 2. Comportamiento de la cartera

INGRESOS RECAUDADOS (miles de pesos corrientes)

Variable 2014 2015 2016 2017

Ingreso Total Recaudado (Excluye CxC) 13.708.054 14.683.899 16.347.308,75 15.332.714,54

Total Venta de Servicios 12.001.588 13.970.763 15.635.161,39 15.231.148,70

......Atención a población pobre en lo no cubierto con subsidios a la demanda

0 380.000 150.000 106.330,51

......Régimen Subsidiado 11.799.996 13.000.550 14.345.646,09 13.906.086,59

......Régimen Contributivo 6.512 43.608 187.853,34 271.964

Otras ventas de servicios 195.080 546.604 951.661,96 946.767,61

Aportes 1.100.516 37.000 0 0

Otros Ingresos 605.951 676.137 712.147,36 101.565,84

Cuentas por cobrar Otras vigencias 250.308 472.877 749.679,13 0

Ingreso Total Recaudado 13.958.363 15.156.776 17.096.987,88 15.947.559,54

Fuente: Control Interno IPS En el campo cuentas por cobrar otras vigencias se puede evidenciar la gestión de recuperación de cartera de cada una de las vigencias, el dato de la vigencia 2017 no se aprecia en el reporte debido a que la institución se encuentra en proceso de rendir el informe del Decreto 2193 correspondiente al año 2017. Cartera por edades Tabla 3. Comportamiento de la cartera

CARTERA DEUDORES (miles de pesos corrientes)

Variable 2014 2015 2016 2017

Total Cartera 840.075 2.188.491 2.110.537,54 3.162.886,64

< 60 días 359.044 522.676 558.746,20 1.062.339,31

61 a 360 días 221.208 1.352.472 787.657,33 1.073.195,66

> 360 días 259.824 313.343 764.134,01 1.027.351,68

Régimen Subsidiado 606.038 1.794.704 1.352.655,91 2.247.509,30

< 60 días 129.900 484.223 338.865,01 962.553,41

61 a 360 días 217.356 1.000.500 600.478,66 675.637,58

> 360 días 258.782 309.981 413.312,24 609.318,31

Población Pobre No Asegurada 215.423 0 80.109,25 109.607,24

< 60 días 215.423 0 80.109,25 0

61 a 360 días 0 0 0 109.607,24



10

> 360 días 0 0 0 0

Régimen Contributivo 2.132 365.153 645.576,46 788.220,04

< 60 días 2.132 28.392 136.620,18 96.817,32

61 a 360 días 0 336.761 166.380,40 283.322,77

> 360 días 0 0 342.575,88 408.079,95

SOAT ECAT 4.060 16.344 19.611,65 10.187,58

< 60 días 2.406 6.556 2.217,44 2.126,91

61 a 360 días 1.007 8.366 12.277,43 1.973,63

> 360 días 648 1.422 5.116,79 6.087,04

Otros Deudores 12.423 12.290 12.584,28 7.362,48

< 60 días 9.184 3.505 934,33 841,67

61 a 360 días 2.845 6.846 8.520,85 2.654,44

> 360 días 394 1.939 3.129,10 3.866,38

Fuente: Control Interno IPS Evolución de la cartera de la IPS del Municipio de Cartago E.S.E. Grafico 1. Evolución de la cartera de la IPS

Fuente: Control Interno IPS Se aprecia que la cartera de la Institución ha tenido crecimiento de las vigencias 2014 a 2015 y presento una reducción para la vigencia 2016, presentando nuevamente incremento en la vigencia 2017, el crecimiento de la cartera de la vigencia 2014 a la 2017 fue del 277%.

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

3.000.000

3.500.000

2014 2015 2016 2017

Evolución de la cartera

Total Cartera

< 60 dias

61 a 360 dias

> 360 dias



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Principales motivos de glosa Tabla 4. Principales motivo de glosa

TOTAL

AUTORIZACION $6.516.959,00 32,38%

AYUDA DIAGNOSTICA $324.525,00 1,61%

CONCILIACION $1.474.455,00 7,32%

ERROR RIPS $0,00 0%

FACTURA NO CUMPLE CON REQUISITOS LEGALES $1.117.387,00 5,55%

FACTURA YA CANCELA $0,00 0%

FACTURACION $1.540.889,00 7,65%

INSUMO, MEDICAMENTO O SERVICIO INCLUIDO EN ESTANCIA O DERECHOS DE SALA

$312.426,00 1,55%

NO SOPORTE RAD $1.234.943,00 6,13%

PERTINENCIA $4.612.263,00 22,91%

RAD EXTEMPORANEA $438.898,00 2,18%

SOPORTES $66.200,00 0,32%

TARIFAS $1.881.987,00 9,35%

USUARIO NO CORRESPONDE $611.054,00 3,03%

Fuente: Control Interno IPS La mayor frecuencia de motivos de glosa es por concepto de autorización con un porcentaje del 32,38%, seguido del concepto de pertinencia con el 22,91% y tarifas con el 9,35%. Tabla 5. Principales motivo de glosa

TOTAL GLOSAS Y DEVOLUCIONES RECEPCIONADAS EN 2017

Valor facturado Valor Objetado Valor aceptado Valor a favor IPS

total $1.095.305.090,00 $159.962.980,00 $20.125.986,00 $1.075.179.104,00

total 100% 14,6 1,83 98%

2017

Valor facturado evento Valor Objetado Valor aceptado Valor a favor IPS

$142.833.830,00 $67.227.380,00 $15.504.086,00 $127.329.743,00

56,72% 47,06% 10,85% 89,14%

Otras v.

Valor facturado evento Valor Objetado Valor aceptado Valor a favor IPS

$108.965.659,00 $92.735.600,00 $4.621.900,00 $104.343.759,00

43,27% 85,10% 4,24% 95,75%




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Tabla 6. Mapa de riesgos del subproceso de cartera

# RIESGOS CONTROLES EXISTENTES

VALORACION OPCION DE

MANEJO TIPO

CONTROL EXIS-TEN

EFEC-TIVO

DOCUMENTADO RESULTADO

1

Perdida de facturas con sus respectivos soportes

Archivo de facturas, revisión de facturación, capacitaciones a facturadores

P SI SI SI ALTA Reducir el riesgo

2

No estar actualizado en la leyes, normas, procedimientos para la radicación de cuentas medicas

Asistir a capacitaciones, aplicar conocimientos adquiridos. Constante comunicación entre equipo de trabajo y EPS

P SI SI SI MODERADO Asumir el

riesgo

3

No contar con los recursos logísticos para efectuar el cobro de la cartera

Mantenimiento equipos de sistemas, inclusión de viáticos en el presupuesto


riesgo

4 No radicación de cuentas

Revisoría de cuentas medicas


5

No pago de cartera por parte de las Entidades Promotoras u otras Entidades

Revisoría de las edades de cartera, comunicados oficiales exigiendo el pago de cartera, elevar las correspondientes denuncias ante la Supersalud

C SI SI SI EXTREMO Reducir el riesgo

6 No contestar glosas

Resolución 3047 del 2008, manual de glosas


riesgo

7

Sanciones impuestas por entes de control

Cobro de Cartera, Revisoría de las edades de cartera, revisoría de las cuentas medicas





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9. DEBILIDADES O HALLAZGOS

1. Administración de riesgos del subproceso: Durante el procedimiento de auditoria se

observaron debilidades en torno a la administración de riesgos del subproceso, si bien se

identificaron y valoraron algunos riesgos del subproceso de cartera, se observa que algunos

riesgos viscerales no se encuentran identificados y gestionados, por otro lado no se realizan

autoevaluación periódica del control que garantice el seguimiento a los riesgos identificados.

Causa: Débiles políticas institucionales en materia de análisis de riesgos y

autoevaluación del control

Efecto: Posible materialización de riesgos

Criterio: Decreto 1499 de 2017, Segunda dimensión, direccionamiento estratégico y

planeación

2. Riesgo de pérdida de recursos económicos por recibir y aceptar glosas extemporáneas: Se evidencio durante la auditoria que la Entidad no tiene los suficientes controles para garantizar la no aceptación de glosas remitidas de forma extemporánea por parte de las EAPB, se observó que algunas Entidades Administradoras de Planes de Beneficios no cumplen la normatividad vigente en materia de tiempos de radicación de glosas, de igual forma se determinó que la Institución se encuentra en riesgo debido a la posición dominante que ejercen las EAPB frente a las glosas y devoluciones; se aprecia riesgo externo.

Causa: Riesgos externos como la posición dominante que ejercen las EAPB sobre

los prestadores, esta posición disminuye la posibilidad de exigir el

cumplimiento de la normatividad vigente a los prestadores

Efecto: Posible pérdida de recursos económicos

Criterio: Decreto 4747 de 2007 – Articulo 23

3. Inefectivos controles para la revisión de respuesta de glosas: El subproceso tiene inefectivos controles para el análisis de posibles respuestas y proyección de respuestas definitivas sobre las glosas radicadas por las diferentes EAPB, no se tienen en cuenta para las respuestas soportes fundamentados en normatividad vigente.

Causa: Debilidad en la modelación del subproceso, no estandarización de

procedimientos e inefectivas políticas institucionales



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Efecto: Incertidumbre en torno a la pertinencia, oportunidad y efectividad de las

respuestas que se puede traducir en pérdida de recursos económicos

Criterio: Decreto 4747 de 2007 – Artículos 22 y 23

4. Inexistentes controles sobre los tiempos de radicación de respuestas de glosas: Se observaron durante el procedimiento auditor la negación de respuestas de glosas por concepto de extemporaneidad en la respuesta de la glosa, se evidencian limitados mecanismos de control y seguimiento para garantizar el cumplimiento de los tiempos establecidos en la normatividad vigente en materia de respuesta de glosas.



Efecto: Posible pérdida de recursos económicos y exposición a procesos

disciplinarios y fiscales


5. Gestión y seguimiento a glosas: Se observaron débiles controles y mecanismos para hacer seguimiento a las glosas generadas a través de plataformas electrónicas por parte de las EAPB, existe riesgo no gestionado efectivamente de glosas no contestadas con oportunidad debido a los mecanismos inefectivos de seguimiento a las glosas generadas por las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, se evidencian controles del líder de subproceso que obedecen al conocimiento y criterio propio, pero no existen procedimientos institucionales que garanticen el cumplimiento de los resultados del citado subproceso.



Efecto: Posible pérdida de recursos económicos y exposición a procesos

disciplinarios y fiscales


6. Análisis de glosas y planes de mejoramiento: No se observan mecanismos y espacios para el análisis de glosas, tipos de glosas y responsables que permitan la generación de planes de mejoramiento que coadyuven a evolucionar y mejorar los resultados del subproceso en materia de errores y causas de glosas; no se observaron planes de mejoramiento derivados de las retroalimentaciones realizadas a los actores relacionados con el subproceso de cartera y procedimiento de gestión de glosas.



Efecto: Reiteración de errores y motivos de glosas que se pueden traducir en la



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pérdida de recursos económicos

Criterio: Decreto 1499 de 2017, Cuarta dimensión, Evaluación de resultados

7. Gestión de la información del subproceso de cartera: Se observó que el manejo de la información del subproceso de cartera es en su mayoría administrada y gestionada por el contratista externo, contratado para recuperar la cartera de la Entidad, se encuentra como debilidad que el manejo de la información de cartera no es institucional, el archivo de gestión del líder del subproceso de cartera está orientado y organizado con fundamento en la gestión de glosas, sin embargo la información propia de la gestión de cartera no reposa en el archivo de gestión del citado líder, información como actas de conciliación, depuración de cartera y demás documentos reposan en los soportes contractuales del contratista externo.



Efecto: Errores y asimetrías en a la gestión generada por la deficiente gestión de la

información del subproceso

Criterio: Ley 594 de 2000 artículos 22 y 23

8. Radicación de las glosas: Se observó riesgo en torno a la gestión de glosas, debido a que no existe un mecanismo y política institucional para la radicación de glosas en medios pertinentes y unificados, se observó que las comunicaciones con algunas EAPB se realizan a través de diferentes medios y cuentas de correo electrónico, no existe unificación en torno a los parámetros y relaciones para la radicación en medios únicos y consultables en tiempo real por los actores del subproceso, no se utiliza la unidad de correspondencia en la mayoría de los casos para estos fines.

Causa: Debilidades en los parámetros establecidos en los contratos con las EAPB

para establecer comunicación por medios electrónicos

Efecto: Posible pérdida de recursos económicos e investigaciones derivadas de la no

respuesta oportuna de glosas

Criterio: Política institucional de cero papel

9. Funcionamiento del comité de cartera: Durante el procedimiento de auditoria se evidencio que la Institución carece de un espacio de análisis y toma de decisiones con relación a la gestión de cartera de la Entidad, no existe comité de cartera debidamente constituido y funcionando.



Efecto: Posibles decisiones desarticuladas, deficiente evaluación de desempeño del



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proceso y poco crecimiento en materia de gestión del conocimiento

Criterio: Decreto 1499 de 2017, Sexta dimensión, Gestión del conocimiento y la

innovación

10. Conservación de respuestas de glosas: El subproceso de cartera tiene implementados débiles controles para la conservación y consulta de las glosas, existe el riesgo no administrado en torno a la conservación irregular o nula de los soportes de la gestión de glosas y recobros.



Efecto: Errores y asimetrías en a la gestión generada por la deficiente gestión de la

información del subproceso

Criterio: Ley 594 de 2000 artículos 22 y 23



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OBSERVACIONES DE AUDITORIA SGC Sistema Gestión de Calidad

11. Procedimientos documentados

Durante la auditoria se evidencia el subproceso tiene como base el Anexo técnico N° 6 Res 3047 del 2008 manual único de glosas según la normatividad vigente, pero no se tiene documentado los procedimientos a nivel institucional especificando las actividades, responsabilidad, tiempos, estableciendo claramente los pasos, las expectativas que puedan garantizar el resultado del subproceso, ya que dentro de este existen varios procedimientos como: respuesta a glosas, recuperación de cartera, recobros, siendo esta documentación esencial para el subproceso de Cartera y el sistema de calidad de la institución.

Causa: Deficiencia en la estandarización del subproceso Cartera

Efecto: Posibilidad de un mal proceder e incumplimiento con la norma

Criterio: NTCGP 1000 de 2009-4.2.1.c Procedimientos documentados

12. Archivo de gestión

Se observa el archivo de gestión no se diligencia de manera correcta el formato de rotulo el cual no tiene adherencia a la tabla de retención documental del subproceso de cartera tampoco se tiene en cuenta la serie, algunos documentos están sin número de página lo cual en ocasiones impide saber el orden de los mismos.

Causa: Deficiencias en la gestión documental del subproceso Cartera

Efecto: Incumplimiento en la norma archivística

Criterio: NTCGP 1000 de 2009 4.2.3 control de documentos



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13. Control de registros

De acuerdo a la información aportada por el líder no se lleva un control de registros de una manera adecuada, ya que los registros no se realizan en el momento de la recepción de los documentos así desconociendo los tiempos de acuerdo a la normatividad.

Causa: Deficiencias en el control de los registro y la documentación

Efecto: Posibles irregularidades y falta de organización en el subproceso de

Cartera, registros repetidos, incumplimiento de tiempos.

Criterio: NTCGP 1000 de 2009-4.2.4 Control de Registros

14. Planeación Según la información suministrada por el líder se elaboró plan de acción pero no se hace autoevaluación a este para saber cumplimiento, no hay elaboración de cronogramas de conciliaciones, comités para un análisis de recuperación y estado de la cartera.

Causa: Deficiencias en Planeación e incertidumbre en la visión de la gestión

del subproceso

Efecto: Incumplimiento en los objetivos

Criterio: NTCGP 1000 de 2009-5.4 Planeación

15. Comunicación Se evidencia en la auditoria la solicitud de información con otros subprocesos no se hace de manera oficial, de esta manera no queda evidencia de la gestión de cartera, la información suministrada y el fin de la misma.

Causa: Deficiencias en comunicación entre los diferentes subprocesos

Efecto: Posibles irregularidades en la información y no concordancia de la

misma

Criterio: NTCGP 1000 de 2009-5.5.3 Comunicación Interna



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16. Políticas y procedimientos institucionales para la gestión de recobros En la auditoria se observa no se tienen establecidos las políticas y procedimientos

documentados y estandarizados sobre el tema de recobros, por tal razón no hay claridad

acerca de los responsables del análisis y respuesta, de los funcionarios idóneos,

competentes y autorizados para realizar la respuesta a los recobros y los tiempos de

respuesta; de igual forma se observaron deficiencias en la recepción de los recobros ya que

estos llegan a diferentes correos electrónicos, no se realizan seguimientos, no existe registro

consecutivo de todos los recobros, se encontró un cuadro en el cual se relaciona de manera

interna algunas respuestas de recobros también se evidencio en vigencias 2015 y 2016

algunos comunicados oficiales de la manera cómo se da respuestas a las EAPB.

No se observa la adopción de los mecanismos e instrumentos establecidos en la Resolución 1446 de 2015 del Ministerio de Salud y Protección Social.



Efecto: Posibles pérdidas económicas para la Institución

Criterio: Resolución 1446 de 2015



20

OBSERVACIONES DE AUDITORIA SOGC Sistema Obligatorio Garantía de Calidad

17. De acuerdo al reporte generado del sistema de información SIHOS por el área sistemas

en cuanto al ingreso de las glosas, se encontró que no fueron registrados datos en el primer

semestre de 2015, estos registros se encuentran a partir de julio 28 de esta vigencia, se

observa que el sistema de información no fue empleado de forma completa para el registro

de las glosas.

18. Se encontró en la carpeta comunicaciones externas glosas Cafesalud evento vigencia

2015 un cuadro de relación llamado “% DE EVALUACION A LAS GLOSAS GENERADAS

POR CAFESALUD EN MODALIDAD DE ENVENTO VIGENCIA 2015” con la impresión del

registro en el sistema de información, sin embargo no se encontró comunicación oficial de

respuesta a glosas, se observó que el expediente no contiene respuestas o comunicados

oficiales de respuesta de las glosas generadas.

Grafico 2. Registro de glosa en el sistema SIHOS.

Fuente: Archivo de gestión del subproceso de cartera



21

Grafico 3. Resumen evaluación de glosas generadas Cafesalud modalidad evento

Fuente: Archivo de gestión del subproceso de cartera

Tabla 7. Documento que reposa comunicaciones externas glosas Cafesalud evento vigencia 2015

Fuente: Reporte sistema SIHOS glosas.



22

19. Se evidencia que no se realiza verificación diaria en la plataforma portal cuentas médicas

que es utilizada por las EPS MEDIMAS y COOMEVA para la publicación de las

devoluciones de facturas y glosas generadas a las Instituciones con las que tiene contrato,

encontrando una devolución de factura No. 203344 por valor de $396.169.oo con PRE

Radicado No. 23372997 con fecha de 19 marzo del presente año, la cual fue revisada el día

27 de marzo 2018.

Grafico 4. Pantalla Plataforma Portal Cuentas medicas – EAPB Coomeva y Medimás

Fuente: Plataforma Portal Cuentas medicas – EAPB Coomeva y Medimás

20. Se evidencia cuadro en Excel con nombre glosas anual 2017 en el cual se consolidaron

las glosas generadas durante la vigencia 2017 el cual consta de los siguientes ítems:

En este cuadro se observa que no se tenía en cuenta que valor quedaba a favor de la Institución, el tiempo de respuesta, motivo interno ocasionó la glosa, ni el responsable de la misma. Para la vigencia 2018 se observa que este cuadro consolidado en Excel se llama registro de glosas y devoluciones y cuenta con los ítems anteriores mencionados, lo cual es muy positivo ya que permite tener un mayor control y gestión del procedimiento.

Tipo Objeción Valor Factura Valor Objetado

Respue

sta a

Objeció

n

Valor

AceptadoValor a CobrarN° Factura

Doc

PacienteEPS

N°

RadicadoValor Radicado

Fecha

Radicado EPSFecha Glosa

Glosa y/o

Devolucion

Motivo

Objeción

Código

Objeció

n

Colabor

ador

Fecha de

Respuesta



23

La Institución no ha estandarizado los instrumentos necesarios para la respuesta y presentación de informes de glosas que permitan garantizar que estos contienen la información requerida para el análisis, toma de decisiones y consulta por parte de las directivas y demás actores.

Médica Administrativa

128648 LA PREVISORA 547 $476.427,00 29/12/2016 01/11/2018 GLOSA FACTURA NO CUMPLE REQUISITOS LEGALES X $95.315,00 $95.315,00 999 $0,00 $95.315,00 02/05/2018 20 FURIPS LEIDY GARCIA

Tipo ObjeciónN° Factura EPS

N°

RadicadoValor Radicado

Fecha Radicado

EPS

Fecha Glosa o

devolucion*Glosa/Devolucion Motivo Objeción

Fecha de

Respuesta

Tiempo de

respuestaObservacion ResponsableValor Factura Valor Objetado

Respuesta a

Objeción

Valor

Aceptado

Valor a favor

IPS



24

11. RECOMENDACIONES

Incluir en la respuesta de las glosas la pantalla de las anotaciones generadas a la glosa en el sistema de información, esto para garantizar que la información de las respuestas sea la oficial.

El registro de la información en el software se debe realizar en tiempo real, con el fin de que dicha información permita la correcta toma decisiones institucionales

Se observó que no se han implementado controles para monitorear el cumplimiento de los términos de ley para responder las glosas radicadas o generadas por las EAPB, es recomendable implementar controles electrónicos para estos fines.

Los actores del proceso de gestión de cartera y procedimiento de glosas no aplican la política de cero papel implementada por la Entidad en su totalidad, algunos documentos no son radicados en la ventanilla ni administrados a través de correos electrónicos institucionales.

El líder del proceso debe realizar divulgación proactiva de la información institucional en la página web con el fin de dar cumplimiento a la ley 1712 de 2014 de transparencia y acceso a la información.

Se recomienda que la gestión de cartera tenga dentro de la Institución un archivo de gestión a cargo del líder del subproceso en el cual reposen los documentos originales de la gestión.

Es recomendable que los subprocesos de facturación se diferencien claramente en sus actividades, esto a través de procedimientos estandarizados.

Es recomendable que las respuestas y soportes de las glosas sean conservados en medios electrónicos.

Se recomienda que las respuestas de las glosas se analicen en espacios idóneos de decisión, esto buscando garantizar la efectividad y pertinencia en las respuestas.

Es recomendable que se analicen la cartera de forma periódica en espacios de decisión pertinentes, esto buscando hacer seguimiento y evaluación al comportamiento y la gestión de cartera.

Se recomienda la creación de un mecanismo institucional que permita garantizar que los responsables de las glosas de forma reiterada respondan por los posibles daños económicos generados a la Institución.



25

12. CONCLUSIONES

La Oficinas de control interno, Calidad, Sistemas y SOGC como resultado de la auditoria adelantada, conceptúan que la gestión del proceso auditado es aceptable, Desde la perspectiva del sistema de control interno, calidad y sistema obligatorio, se aprecia la ejecución de controles que no son resultado de un análisis técnico de administración de riesgos. El responsable del proceso deben planear y ejecutar las acciones de mejoramiento necesarias para subsanar las debilidades encontradas en el procedimiento auditor, las acciones de mejoramiento deben ser coordinadas por el responsable del proceso.

Miembros del Equipo auditor y firma ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO JORGE HERNÁN RESTREPO MONICA JULIETH AGUDELO G Asesor de Control Interno Líder TICS

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO YADI ESTEFANY OTALVARO YEPES CLAUDIA ALEJANDRA SANCHEZ C Líder SGC (Calidad) Líder SOGC



26

ANEXO 1. LISTA DE VERIFICACIÓN

N° CRITERIO

C NC NA OBSERVACIÓN GESTIÓN AMBIENTAL

Requisitos MECI

1 ¿Cuenta con plan de acción de la vigencia aprobado?

X Se observó la existencia de planes de acción de las vigencias 2017 y 2018

2 ¿Existen procedimientos de cartera y glosas documentados y aprobados?

X Se observó un procedimiento de cartera, no se observaron procedimientos de glosas

3 ¿Conoce los valores éticos institucionales?

X Se observó poco conocimiento de los valores institucionales

4 ¿Tiene manual de funciones y competencias laborales?

X No se tiene conocimiento de manuales de funciones y competencias

5 ¿Los actores del subproceso han recibido capacitaciones orientadas a fortalecer sus competencias?

X El líder manifiesta que no ha recibido capacitaciones sobre gestión de cartera y glosas

6

¿La Institución ha desarrollado actividades de bienestar social e incentivos dirigidas a los actores el subproceso?

X

7 ¿Qué mecanismo se emplea a nivel institucional para pedir el desempeño de los actores del subproceso?

X A través de informes presentados en comité

8 ¿Tiene conocimiento de la misión, visión y objetivos institucionales?

X Se desconocen los elementos de direccionamiento estratégico de la Entidad



27

9 ¿El líder del subproceso tiene clara su ubicación en el mapa de procesos institucional?

X

10 ¿El subproceso tiene caracterización y es manejada por el líder del subproceso?

X Se observa caracterización actualizada

11 ¿El subproceso ha diseñado indicadores y se analizan periódicamente los mismos?

X

Se maneja mensual, se estaba calculando mal con pyp, tiene datos mas no el indicador, informes Sep-feb

12 ¿Conoce y acata las políticas de operación del subproceso?

X

13 ¿Conoce y administra los riesgos del subproceso? Realiza autoevaluación del control?

X Se conocen algunos riesgos del subproceso, pero no se hace seguimiento a los mismos

14 ¿Realiza procedimiento de autoevaluación de la gestión?

X

15 ¿Ha realizado acciones de mejoramiento derivadas de planes de mejora por procesos o individuales?

X No se han realizado auditorias precedentes

16 ¿Con que manuales, guías o instructivos cuenta el subproceso para el desarrollo de la gestión?

X

La principal herramienta es el anexo 5 de la Res 3047 de 2008 para la cartera no existe estructura, no existen documentos institucionales

17 ¿De qué forma rinde cuentas el subproceso?

X Se observa que no se rinden cuentas de forma proactiva

18 ¿Se aplica la TRD aprobada por la Entidad en el archivo de gestión?

X No se marcan los expedientes, no se maneja orden cronológico y foliación

19 ¿De qué forma se administra la correspondencia del subproceso?

X Se observan debilidades en torno a la radicación de comunicaciones de EAPB, riesgo



28

20

¿La información pública del subproceso se administra en su totalidad por el sistema de información de la Entidad?

X El líder manifiesta que todo se está registrando

Procedimiento de Cartera

21

Registros de conciliaciones con las diferentes EAPB, donde se haga una revisión detallada de cada una de las cuentas, identificando abonos, pagos y glosas

X

La mayoría de las actas de conciliación son enviadas a contabilidad pero no reposan en cartera, se maneja todo por contabilidad

22

Los procesos de contratación, conciliación y liquidación se realizan con el apoyo de un equipo interdisciplinario

X A las conciliaciones va solo el externo, facturación, pyp, no se lleva a Cartera

23 De qué forma se conservan o registran las actas de conciliación

X No reposan las mismas en el proceso de cartera

24

Se hace seguimiento a las condiciones y pactos establecidos en las actas de conciliación de cartera y glosas

X

El contratista externo hace el seguimiento, no se hace un seguimiento institucional

25 ¿Cuándo se verifica e identifican incumplimiento de las EAPB se realiza notificación escrita?

X

26

¿Las conciliaciones de glosas y cartera son comunicadas oportunamente al área contable y gerencial?

X

Se observó que en algunos casos estas no son informadas con oportunidad al área contable, especialmente lo relacionado con conciliaciones

27

¿A través de qué mecanismos se comunican los resultados de las conciliaciones a las áreas antes mencionadas?

X

28 Se confirma con la Tesorería los pagos o abonos presentados

X

29

¿De qué forma se realizan los cobros persuasivos cuando se presentan incumplimientos por parte de la EAPB?

X * Circularización de cartera * Correos y comunicados



29

30 Se realizan informes periódicos de cartera y glosas

X No se observaron actas de comité de cartera

31 Se genera estado de cartera detallado por Entidades, periodos y saldos susceptibles de conciliar

X

32 ¿Se clasifica la cartera por entidades, edades y valores mensualmente?

X

33 ¿Se realiza corte mensual del estado de la cartera?

X

34 ¿Se realizan cobros persuasivos para cartera superior a 60 días?

X

35 ¿Qué mecanismos jurídicos tiene la Entidad para cobro de cartera superior a 90 días?

X La gestión de cartera se realiza a través de un contratista especializado en la gestión de cartera

36 ¿Se informan los recaudos de cartera verificados en Banco?

X

37

¿Se identifica la factura y registra el pago por parte de la EAPB, se comunica con la EAPB para verificar que el pago corresponde a la factura?

X

38 ¿Qué procedimiento se realiza cuando no se identifica la factura que se paga o se abona?

X Se contabiliza en la cuenta conciliación sin identificar

Gestión de glosas

39

¿De qué forma se reciben y custodian las glosas? Que procedimiento se realiza cuando se reciben glosas?

X Cuando se recibe la glosa la misma no se registra en el sistema

40

¿Se identifican claramente los conceptos de las glosas y se clasifican de acuerdo a estos conceptos?

X En el sistema se observó la clasificación de algunos conceptos

41 ¿Se realiza retroalimentación sobre las glosas clasificadas según conceptos? Anexo 6 de la Res 3047

X No se hacen reuniones sistemáticas sobre el análisis de glosas, no quedan evidencias



30

42

Se cita a reunión de comité de glosas para determinar y establecer responsables a las respuestas a glosas, actas de comité

X No se analiza y determina responsable de glosas en el marco del funcionamiento del comité

43

Se remiten a los responsables dependiendo de la clasificación de las glosas para la respuesta de las mismas, que establezca tiempo de respuesta

X

No se remiten glosas a los responsables para su análisis y respuesta

44 ¿Se revisan y analizan las posibles respuestas a las glosas?

X

No se realiza revisión de la respuesta posible de la glosa

45

¿Se contestan con oportunidad las glosas? Donde reposan las respuestas de las glosas y los resultados obtenidos?

X

Se tomaron muestras de glosas del sistema, algunas de estas no se observaron contestadas en físico

46 ¿Se registran oportunidad las glosas aceptadas en el módulo del sistema de información SIHOS?

X

La mayoría de glosas se registran en el sistema, sin embargo se observaron glosas no digitadas

47

¿Los documentos propios de las glosas son escaneados y debidamente archivados para garantizar su custodia y consulta?

X

No existe procedimiento para escanear y conservar las respuestas de las glosas

48 ¿Cuándo no se aceptan las glosas se inician trámites para conciliar con la EAPB?

X

No se observan evidencias de soporte de solicitudes de conciliación

49 ¿Existen cronogramas de conciliación debidamente socializados en comité?

X

No existen cronogramas

50

¿Se generan actas de conciliación de glosas debidamente firmadas por los representantes legales y auditores que intervienen?

X

Se manejan por el contratista de prestación de servicios

51 ¿Se descarga con oportunidad y descarga lo conciliado entre las partes?

X



31

52 ¿Se presentan informes de las conciliaciones realizadas en el periodo?

X

A través de la gestión del contratista

53

¿Se emiten conceptos sobre las glosas aceptadas en el periodo y se comunican a las áreas financieras y presupuestales con oportunidad para que se realicen los procedimientos pertinentes?

X

En las reuniones se dialoga sin embargo no se emiten conceptos

54 Se realicen conciliaciones periódicas entre cartera y contabilidad para verificación de movimientos y saldos

X

No queda escrito en actas de conciliación

55 De presentarse inconsistencias en las conciliaciones se realizan los ajustes pertinentes

X



32

LISTA DE VERIFICACIÓN SGC

PROCESO GESTION FINANCIERA

SUBPROCESO

CARTERA

FECHA 22 de Marzo 2018

NTC GP

N°

CRITERIO C NC

NA

OBSERVACIÓN

4.1.a 1

¿Tiene claro el Proceso y subproceso al que pertenece y la interacción con otros

subprocesos? X

El líder de proceso tiene al proceso Financiero al que pertenece

4.2.1.c

3 ¿Cuenta con Manuales, Guías y/o Procedimientos documentados de

subproceso de Cartera? X

El subproceso no tiene documentado ninguno de los procedimientos que realiza, muestra un flujograma el cual no es propio de Cartera

¿Cumple los requisitos del anexo N° 6

Manual Único de Glosas? Códigos, conceptos y respuestas

X

El líder responde dar manejo de las Glosas según el Manual aunque no tiene claridad en los conceptos de glosas y devolución

4.2.1.c

¿Evidencia documentada de la planeación del proceso? Plan de acción, cronogramas

X

Cuenta con Plan de acción, pero no con cronogramas de cobros persuasivos, comités,

4.2.1.d

¿Registros, evidencia de las operaciones o ejecución de acuerdo a la planeación del

subproceso de cartera? X

No realiza las autoevaluaciones al plan de acción

4.2.3 ¿Cómo garantiza el control de Documentos del Proceso? ¿Verificada los documentos antes de su emisión? ¿Versión vigente?

X

El subproceso no maneja ningún tipo de Formato en físico, tampoco diligencia el formato de préstamo de documentos

4.2.3.c

¿Conoce la tabla de retención Documental y aplica en la Documentación del subproceso

cartera? X

El archivo de gestión de subproceso no cumple con la TRD, no está diligenciado de manera correcta el formato rotulo archivo, la documentación esta con ubicada con el



33

subproceso de facturación

4.2.4

¿Cuenta con un Control de registros de las Glosas y/o Devoluciones? Para verificación

de tiempos y evitar repetir registros X

No se hace ningún tipo de registro en la fecha de recepción de las glosas, teniendo en cuenta que algunas llegan por medio de correo electrónico las cuales no son radicadas en ventanilla, para dar respuesta

5.1.e

¿Cómo asegura la disponibilidad del recurso humano, físico y económico? ¿Tiene plan de

contingencia el proceso? X

No tiene Plan de contingencia el subproceso de Cartera

5.5.3

De acuerdo a la comunicación interna y la interacción con otros subprocesos ¿Que

canales de comunicación utiliza y que herramientas para difusión o intercambio de

información? Y tener una trazabilidad

X

La comunicación con subprocesos como contabilidad, facturación, entre otros Financieros los cuales Cartera afecta de manera directa, se hace de manera verbal sin dejar evidencia de solicitud o entrega de información.

¿La comunicación externa con las diferentes

EAPB? X

El líder expresa comunicación con las diferentes EAPB solo al momento de dar Respuesta a la glosas por medio de correspondencia, expresa también quien tiene la comunicación directa con las EAPB es el contratista

5.4.1

¿Conoce los niveles de autoridad,

responsabilidad y funciones dentro de la institución?

X

Responde el líder que está bajo el cargo de la subgerencia administrativa y financiera

¿Aplica las políticas de operación en la

ejecución del proceso? X

No se realiza comité de glosas de manera constante para verificación de saldos, tampoco se solicita informe sobre cumplimiento de metas



34

7.4.1.

a

¿Cumple los requisitos para la ejecución del proceso?

X

7.4.1.

b

¿Cuál es el producto Final del proceso? X

El líder de Cartera responde solo genera documento a respuesta a glosas y en casos algunos cobros persuasivos

8.2.3

¿Qué instrumento usa para hacer evaluación y/o seguimiento al proceso de

cartera? X

Líder responsable del subproceso no hace ningún tipo de evaluación y el porcentaje de glosas no se realiza de acuerdo a lo radicado

8.2. 3 ¿Cómo se hace análisis al subproceso de

cartera? X

No se hace análisis previos a las respuestas de glosas, se envía información en informe de gestión de mes vencido

¿Cumple con la política Ambiental Cero papel?

X

De acuerdo a la Política no da cumplimiento ya que imprime alguna información recibida por medio de correo electrónico



35

ANEXO 2. CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA



36

CUADRO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN DE AUDITORIA

RESPUESTA DEL LÍDER DE PROCESO O ÁREA (CONTRADICCIÓN)

CONCLUSIÓN DE LA AUDITORIA

1. Administración de riesgos del

subproceso: Durante el

procedimiento de auditoria se

observaron debilidades en torno a la

administración de riesgos del

subproceso, si bien se identificaron y

valoraron algunos riesgos del

subproceso de cartera, se observa

que algunos riesgos viscerales no se

encuentran identificados y

gestionados, por otro lado no se

realizan autoevaluación periódica del

control que garantice el seguimiento

a los riesgos identificados.

No presento contradicción La debilidad o hallazgo queda en firme

2. Riesgo de pérdida de recursos económicos por recibir y aceptar glosas extemporáneas: Se evidencio durante la auditoria que la Entidad no tiene los suficientes controles para garantizar la no aceptación de glosas remitidas de forma extemporánea por parte de las EAPB, se observó que algunas Entidades Administradoras de Planes de Beneficios no cumplen la normatividad vigente en materia de tiempos de radicación de glosas, de igual forma se determinó que la Institución se encuentra en riesgo debido a la posición dominante que ejercen las EAPB frente a las glosas y devoluciones; se aprecia riesgo externo.


3. Inefectivos controles para la revisión de respuesta de glosas: El subproceso tiene inefectivos controles para el análisis de posibles




37

respuestas y proyección de respuestas definitivas sobre las glosas radicadas por las diferentes EAPB, no se tienen en cuenta para las respuestas soportes fundamentados en normatividad vigente.

4. Inexistentes controles sobre los tiempos de radicación de respuestas de glosas: Se observaron durante el procedimiento auditor la negación de respuestas de glosas por concepto de extemporaneidad en la respuesta de la glosa, se evidencian limitados mecanismos de control y seguimiento para garantizar el cumplimiento de los tiempos establecidos en la normatividad vigente en materia de respuesta de glosas.


5. Gestión y seguimiento a glosas: Se observaron débiles controles y mecanismos para hacer seguimiento a las glosas generadas a través de plataformas electrónicas por parte de las EAPB, existe riesgo no gestionado efectivamente de glosas no contestadas con oportunidad debido a los mecanismos inefectivos de seguimiento a las glosas generadas por las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, se evidencian controles del líder de subproceso que obedecen al conocimiento y criterio propio, pero no existen procedimientos institucionales que garanticen el cumplimiento de los resultados del citado subproceso.


6. Análisis de glosas y planes de mejoramiento: No se observan mecanismos y espacios para el análisis de glosas, tipos de glosas y responsables que permitan la




38

generación de planes de mejoramiento que coadyuven a evolucionar y mejorar los resultados del subproceso en materia de errores y causas de glosas; no se observaron planes de mejoramiento derivados de las retroalimentaciones realizadas a los actores relacionados con el subproceso de cartera y procedimiento de gestión de glosas.

7. Gestión de la información del subproceso de cartera: Se observó que el manejo de la información del subproceso de cartera es en su mayoría administrada y gestionada por el contratista externo, contratado para recuperar la cartera de la Entidad, se encuentra como debilidad que el manejo de la información de cartera no es institucional, el archivo de gestión del líder del subproceso de cartera está orientado y organizado con fundamento en la gestión de glosas, sin embargo la información propia de la gestión de cartera no reposa en el archivo de gestión del citado líder, información como actas de conciliación, depuración de cartera y demás documentos reposan en los soportes contractuales del contratista externo.


8. Radicación de las glosas: Se observó riesgo en torno a la gestión de glosas, debido a que no existe un mecanismo y política institucional para la radicación de glosas en medios pertinentes y unificados, se observó que las comunicaciones con algunas EAPB se realizan a través de diferentes medios y cuentas de correo electrónico, no existe unificación en torno a los parámetros y relaciones para la radicación en




39

medios únicos y consultables en tiempo real por los actores del subproceso, no se utiliza la unidad de correspondencia en la mayoría de los casos para estos fines.

9. Funcionamiento del comité de cartera: Durante el procedimiento de auditoria se evidencio que la Institución carece de un espacio de análisis y toma de decisiones con relación a la gestión de cartera de la Entidad, no existe comité de cartera debidamente constituido y funcionando.


10. Conservación de respuestas de glosas: El subproceso de cartera tiene implementados débiles controles para la conservación y consulta de las glosas, existe el riesgo no administrado en torno a la conservación irregular o nula de los soportes de la gestión de glosas y recobros.


11. Procedimientos documentados

Durante la auditoria se evidencia el subproceso tiene como base el Anexo técnico N° 6 Res 3047 del 2008 manual único de glosas según la normatividad vigente, pero no se tiene documentado los procedimientos a nivel institucional especificando las actividades, responsabilidad, tiempos, estableciendo claramente los pasos, las expectativas que puedan garantizar el resultado del subproceso, ya que dentro de este existen varios procedimientos como: respuesta a glosas, recuperación de cartera, recobros, siendo esta documentación esencial para el subproceso de Cartera y el sistema




40

de calidad de la institución.

12. Archivo de gestión

Se observa el archivo de gestión no se diligencia de manera correcta el formato de rotulo el cual no tiene adherencia a la tabla de retención documental del subproceso de cartera tampoco se tiene en cuenta la serie, algunos documentos están sin número de página lo cual en ocasiones impide saber el orden de los mismos.


13. Control de registros

De acuerdo a la información aportada por el líder no se lleva un control de registros de una manera adecuada, ya que los registros no se realizan en el momento de la recepción de los documentos así desconociendo los tiempos de acuerdo a la normatividad.


14. Planeación Según la información suministrada por el líder se elaboró plan de acción pero no se hace autoevaluación a este para saber cumplimiento, no hay elaboración de cronogramas de conciliaciones, comités para un análisis de recuperación y estado de la cartera.


15. Comunicación Se evidencia en la auditoria la solicitud de información con otros subprocesos no se hace de manera oficial, de esta manera no queda evidencia de la gestión de cartera, la información suministrada y el fin de la misma.


16. Políticas y procedimientos institucionales para la gestión de recobros




41

En la auditoria se observa no se

tienen establecidos las políticas y

procedimientos documentados y

estandarizados sobre el tema de

recobros, por tal razón no hay

claridad acerca de los responsables

del análisis y respuesta, de los

funcionarios idóneos, competentes y

autorizados para realizar la

respuesta a los recobros y los

tiempos de respuesta; de igual forma

se observaron deficiencias en la

recepción de los recobros ya que

estos llegan a diferentes correos

electrónicos, no se realizan

seguimientos, no existe registro

consecutivo de todos los recobros,

se encontró un cuadro en el cual se

relaciona de manera interna algunas

respuestas de recobros también se

evidencio en vigencias 2015 y 2016

algunos comunicados oficiales de la

manera cómo se da respuestas a las

EAPB.

17. De acuerdo al reporte generado

del sistema de información SIHOS

por el área sistemas en cuanto al

ingreso de las glosas, se encontró

que no fueron registrados datos en el

primer semestre de 2015, estos

registros se encuentran a partir de

julio 28 de esta vigencia, se observa

que el sistema de información no fue

empleado de forma completa para el

registro de las glosas.


18. Se encontró en la carpeta

comunicaciones externas glosas




42

Cafesalud evento vigencia 2015 un

cuadro de relación llamado “% DE

EVALUACION A LAS GLOSAS

GENERADAS POR CAFESALUD

EN MODALIDAD DE ENVENTO

VIGENCIA 2015” con la impresión

del registro en el sistema de

información, sin embargo no se

encontró comunicación oficial de

respuesta a glosas, se observó que

el expediente no contiene respuestas

o comunicados oficiales de

respuesta de las glosas generadas.

19. Se evidencia que no se realiza

verificación diaria en la plataforma

portal cuentas médicas que es

utilizada por las EPS MEDIMAS y

COOMEVA para la publicación de

las devoluciones de facturas y

glosas generadas a las Instituciones

con las que tiene contrato,

encontrando una devolución de

factura No. 203344 por valor de

$396.169.oo con PRE Radicado No.

23372997 con fecha de 19 marzo

del presente año, la cual fue revisada

el día 27 de marzo 2018.


20. Se evidencia cuadro en Excel

con nombre glosas anual 2017 en el

cual se consolidaron las glosas

generadas durante la vigencia 2017

el cual consta de los siguientes

ítems:

En este cuadro se observa que no se tenía en cuenta que valor quedaba a favor de la Institución, el tiempo de respuesta, motivo interno ocasionó la glosa, ni el responsable de la misma.




43

Para la vigencia 2018 se observa que este cuadro consolidado en Excel se llama registro de glosas y devoluciones y cuenta con los ítems anteriores mencionados, lo cual es muy positivo ya que permite tener un mayor control y gestión del procedimiento. La Institución no ha estandarizado los instrumentos necesarios para la respuesta y presentación de informes de glosas que permitan garantizar que estos contienen la información requerida para el análisis, toma de decisiones y consulta por parte de las directivas y demás actores.

informe final de auditoria integral, subproceso …

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