rapport de stage
TRANSCRIPT
Réalisé par :
BEL HADJ Amine
2013
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Remerciement Tout d’abord, je tiens à remercier mes chers
parents qui m’ont encouragé à passer mon stage au
sein de l’Agence Urbaine de Taza (AU de Taza).
Je souhaite aussi remercier tous les membres du
Département Administratif et Financier de l’AU de
Taza qui m’ont aidé à découvrir de prés leurs rôles
au sein de l’Agence et l’importance de cette dernière
au niveau provincial.
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Dédicace
Je dédie ce modeste travail comme témoignage de ma sincérité :
A mes chers parents.
A ma famille.
A mes amis et leurs familles.
Aussi comme témoignage de ma reconnaissance :
A tous ceux qui m’ont aidé et encouragé à accomplir ce
travail.
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Avant propos
Afin de valider trois ans d’études à la Faculté
Poly Disciplinaire de Taza, aussi que l’obtention du
Licence fondamentale, en Sciences Economiques et de
Gestion, j’ai choisi de passer mon troisième stage au
sein de l’AU de Taza, pendant la période allant du
31/12/2012 au 28/02/2013. Afin de combler mes lacunes
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administratives et plus précisément en matière des
finances et de comptabilité.
Sommaire
INTRODUCTION
CHAPITRE I : APPROCHE GÉNÉRALE SUR L’AGENCE URBAINE DE TAZA (AUT)
SECTION I : L’HISTOIRE ET LES OBJECTIFS DE CRÉATION DES AGENCES URBAINES
SECTION II : L’AGENCE URBAINE DE TAZA (AUT)
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CHAPITRE II : DÉPARTEMENT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (UN VRAI
GESTIONNAIRE DE L’AUT EN MATIÈRES DES RESSOURCES HUMAINES, MATÉRIELLES
ET FINANCIÈRES)
SECTION I : DIVISIONS ET SERVICES DU DÉPARTEMENT ADMINISTRATIF ET FINANCIER
SECTION II : PROCESSUS D’ACQUISITION D’UN BIEN OU SERVICE
CONCLUSION
Introduction Mon stage au sein de l’AUT m’a permis de découvrir
la vie administrative et organisationnelle de l’Agence. Par
conséquent, j’ai eu l’occasion d’avoir le rôle du
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Département Administratif et Financier (DAF) au sein de
l’AUT.
Durant deux mois de stage allant du 31/12/2012 au
28/02/2013, j’ai concentré mes efforts et mes recherches sur
la connaissance des missions de la DAF au sein de l’AUT,
ainsi que son rôle de gestion des ressources humaines,
matérielles et financières et les affaires de l’Agence. Et
sur la base de ce travail, j’ai rédigé ce rapport qui sera
divisé en deux chapitres.
Le premier chapitre à pour objectif de donner une
vision générale sur l’AUT, son histoire, ses rôles et ses
missions.
Le deuxième chapitre traitera le rôle de la DAF
comme gestionnaire des affaires et ressources humaines,
matérielles et financières de l’Agence, ainsi que sa
responsabilité en matière de traitement comptable et
budgétaire des ressources et affaires.
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Chapitre I : Approche générale sur l’Agence Urbaine de Taza (AUT)
Avant de présenter l’histoire de création de l’Agence Urbaine de
Taza (AUT) est ses missions, on va donner une vision générale sur le
motif de création des AU comme des Sous-directions du Ministère de
l’Habitat, de l’Urbanisme et de la Politique de la Ville et leur
représentations du ministère sur le territoire national.
Section I : L’histoire et les objectifs de création des Agences Urbaines
I- Définition et Historique :
1- Définition de l’Agence Urbaine selon son statut juridique :
L'agence urbaine est un établissement public doté de la personnalité
morale et de l’autonomie financière dont le ressort territorial
correspond à une ou plusieurs préfectures et /ou provinces. L’agence
urbaine est soumise à la tutelle de l’Etat, en l’occurrence l’autorité
gouvernementale chargée de l’urbanisme, sous réserve des pouvoirs et
attributions dévolues au Ministre de l’Economie des Finances. Les
agences urbaines sont, également, soumises au contrôle financier de
l’Etat applicable aux établissements publics.
2- Historique de création des Agences Urbaines :
Pour répondre aux besoins de l’évolution de l’espace urbaine ainsi
que l’application des programmes de l’Etat en matière d’urbanisme et de
développement structurel des villes marocaines. Le Dahir de Loi n° 1-93-
51 du 22 Rébia II 1414 (10 Septembre 1993) donne l’autorité de créer des
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Agences Urbaines sous des Décrets de création déterminants le ressort
territorial et le siège de chaque agence.
Jusqu'à 2006, les besoins de l’évolution de l’espace urbaine ont
permis de créer 26 Décrets nommés 26 agences chargées des affaires du
Ministère de l’Habitat, de l’Urbanisme et de la Politique de la Ville et
réparties sur le territoire marocain.
II- Les objectifs de création des Agences Urbaines :
En raison de l’élaboration de ces programmes, le ministère de
l’habitat a fixé un ensemble d’objectifs concernant l’espace urbain
qu’il faut atteindre à travers la création des Agences Urbaines. Ces
objectifs se basent sur :
La promotion du développement des territoires au moyen d’une
nouvelle ingénierie territoriale consacrant l’évolution progressive
à l’urbanisme de projet (les projets de territoire, les projets de
villes, les projets urbains, le renouvellement urbain…);
La promotion de l’investissement à travers l’ouverture des
nouvelles zones d’urbanisation;
La promotion d’un mode de gestion valorisant l’approche du
citoyen/client ;
L’appui et accompagnement des programmes d’habitat social ;
La mobilisation foncière ;
L’intégration de la dimension environnementale et prise en
considération des impératifs du développement durable.
Section II : L’Agence Urbaine de Taza (AUT)
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I- L’histoire de création de l’Agence Urbaine de Taza :
L’Agence Urbaine de Taza a été instauré par le Décret n° 2-97361 du
27 Joumada II 1418 (30 Octobre 1997) publié au Bulletin Officiel du 06
Novembre de la même année, ce Décret stipule que le ressort territorial
de l’AUT comprend les provinces de Taza, Al Hoceima et Taounate.
Après la création de l’Agence Urbaine d’Al Hoceima, le ressort
territorial de l’AUT a réduit aux deux provinces (Taza et Taounate).
Par la création de la province de Guercif, le ressort territorial de
l’AUT se recompose pour la deuxième fois de trois provinces (Taza,
Taounate et Guercif).
II- Les missions de l’Agence Urbaine de Taza :
Par définition l’AUT est un établissement public doté de la
responsabilité morale et de l’autonomie financière et placé sous la
tutelle de l’Etat. Elle est administrée par un conseil d’administration
et gérée par un Directeur.
Selon le Dahir de 1993, les Agences Urbaines ont pour missions de :
Réaliser les études nécessaires à l’établissement des schémas
directeurs d’aménagement urbain et suivre les orientations qui y
sont définies ;
Programmer les projets d’aménagement inhérents à la réalisation des
objectifs des schémas directeurs ;
Préparer les projets de documents d’urbanisme réglementaire,
notamment les plans de zonage, les plans d’aménagement et les plans
de développement ;
Donner un avis conforme dans un délai maximum d’un mois sur les
projets de lotissements, groupes d’habitations, morcellements et
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constructions, qui doivent lui être transmis, à cet effet, par les
autorités compétentes ;
Contrôler la conformité des lotissements, morcellements, groupes
d’habitations et constructions en cours de réalisation avec les
dispositions législatives et réglementaires en vigueur et avec les
autorisations de lotir, de morceler, de créer des groupes
d’habitations ou de construire accordées ;
Réaliser les études de projets d’aménagement pour le compte de
l’Etat, des collectivités locales ou pour toute autre personne
publique ou privée qui en ferait la demande lorsque le projet est
d’utilité publique ;
Promouvoir et réaliser des opérations de réhabilitation urbaine, de
rénovation immobilière et de restructuration des quartiers
dépourvus d’équipement d’infrastructure et à cette fin, réaliser
les études et acquérir les immeubles nécessaires à ces opérations ;
Prendre des participations dans toute entreprise dont l’activité
correspond aux objectifs et aux missions qui lui sont assignés ;
Promouvoir avec l’assistance des corps élus concernés, la
constitution et le développement des groupements de propriétaires
en mettant à leur disposition les cadres nécessaires en vue de
faciliter la mise en œuvre des documents d’urbanisme et notamment,
susciter la création d’associations syndicales en application de la
législation en vigueur en la matière et de veiller au suivi des
opérations menées par lesdites associations en coordination avec
les conseils communaux précités ;
Fournir son assistance technique aux collectivités locales en
matière d’urbanisme et d’aménagement ainsi qu’aux opérateurs
publics et privés qui en feraient la demande, dans leurs actions
d’aménagement ;
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Collecter et diffuser toutes informations relatives au
développement urbanistique des préfectures et/ou provinces situées
dans le ressort territorial de l’Agence.
III-L’organisation de l’Agence Urbaine de Taza :
1- L’Organigramme de l’Agence Urbaine de Taza :
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Directeur
Département des Etudes
Division des Etudes Générale
Division des Etudes Urbaines
Département des Affaires
Juridiques et Foncières
Division des Affaires
Juridiques
Division des Affaires
Foncières et de
Vulgarisation
Département Administratif et
Financier
Division Administrativ
e
Division Financière et
Comptable
Département de la Gestion Urbaine
Division de l'Instruction
Division de Contrôle
Chargé de Mission
Responsable Qualité
Antenne Taounate
Antenne Guercif
Service Informatique
2- Les responsabilités des Services et Départements de l’Agence :
a- Chargé de Mission :
Sous direction le service est chargé de :
Assister et aider le Directeur dans la gestion des affaires
quotidiennes du cabinet ;
Etudier, instruire et assurer le suivi des affaires qui lui sont
confiées par le Directeur ;
Superviser l’élaboration du bulletin d’information.
b- Responsable Qualité :
Sa responsabilité consiste à la gestion du système de management de
la qualité au niveau de l’AUT.
c- Antennes de Taounate et Guercif :
Ces Antennes sont chargées de surveiller sur les activités et les
affaires concernant la construction et l’aménagement de l’espace urbain
dans les provinces de Taounate et Guercif.
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Pour réaliser leurs tâches les Antennes doivent élaborer et diriger
le travail par :
Des instructions des dossiers de demande d’autorisation de
construction de lotissement, de morcellement et de groupement
d’habitation dans le cadre du guichet unique ;
Le contrôle des chantiers de construction et de lotissement ;
L’Etude des requêtes formulées par les citoyens et la délivrence de
note de renseignement ;
Le suivi des études de redressement urbanistique et des études des
documents d’urbanisme ;
L’encadrement des colléctivités locales.
d- Service Informatique :
Ce service est chargé de :
Informatiser les activités de l’ensemble des départements ;
Former les membres de l’Agence sur l’usage des outils
informatiques ;
Développer et entretenir le parc informatique.
e- Département des Etudes :
Ce département a pour mission de :
Etudier des conjonctures socio-économiques des colléctivités
locales ;
Programmer et suivre des plans d’aménagements et de
développements ;15
Etudier des modéles d’architectures et du patrimoine
architectural ;
Suivre de la mobilité de l’ensemble des déplacements et des moyens
de transports éxistants ou projetés.
Pour accomplir ses missions avec célérité et efficacité, le
département regroupe deux divisions dont la première est chargée des
études générales concernant le secteur socio-économique et assure les
moyens de transport nécessaire pour les déplacements en cas
d’élaboration des études extérieurs. Quant à la deuxième division ses
attributions consistent à l’élaboration des plans d’aménagement et de
développement et l’étude des modèles d’architecture par un Service
d’Architecture et d’Armature Urbaines.
f- Département des Affaires Juridiques et Foncières :
Ce Département est divisé en deux Divisions.
La division des Affaires Juridiques qui a pour tâche de gérer les
affaires à un caractère purement juridique, Ainsi que la gestion et la
planification urbaine, ainsi elle procède à l’établissement d’un
ensemble des normes et veiller sur le respect des contrats conclus selon
les procédures et les réglementations en vigueur.
La Division des Affaires Foncières et de la Vulgarisation qui a pour
mission la gestion des tâches à caractère foncier, cartographique et
topographique.
g- Département Administratif et Financier :
Le Département Administratif et Financier assure la gestion des
activités communes à l’ensemble des services des départements et la
coordination nécessaire de leurs activités, il est chargé de l’ensemble
des affaires administratives, financières et comptables.
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Par sa Division Administrative le Département est chargé de :
L’élaboration de la politique générale du personnel : statuts,
réglementation générale, coordination des politiques du personnel ;
L’établissement des plans de carrière du personnel ;
L’ordonnancement de la paie du personnel.
En ce qui concerne les affaires financières et comptables, la
Division concernée est chargé de :
Assurer à l’Agence tous les besoins en matière d’équipement et de
fonctionnement de l’Agence ;
Paiement des fournisseurs et de différents créanciers de l’Agence
par l’intermidiaire de tresorier payeur ;
Elaboration des dossiers des appels d’offres ouverts ainsi que le
traitement des dossiers des marchés publics conclus ;
Evaluation des stocks et leur inventaire ainsi que l’amortissement
des immobilisations acquis par l’Agence ;
Traitement comptable et l’établissement des pièces justificatives
pour toutes les opérations comptables et financières réalisées par
l’Agence.
NB : Plus de détail pour ce Département en 2éme Chapitre.
h- Département de la Gestion Urbaine :
Ce Département qui regroupe deux divisions (l’Instruction et le
Contrôle) a pour mission :
Instruction de toutes les demandes d’autorisation de construire,
lotir, morceler ou créer des groupes d’habitation ;
Contrôle rigoureux des chantiers et leur conformité aux plans
autorisés et à la réglementation en vigueur ;
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Etablissement des études de redressement et de mise à niveau des
quartiers d’habitat irrégulier ;
Etablissement des projets de règlement de construction communaux.
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Chapitre II : Département Administratif et Financier (Un Vrai Gestionnaire de l’AUT en Matières des Ressources Humaines, Matérielles etFinancières)
Après avoir présenté l’histoire de création de l’AUT, ses missions
et ses tâches, ainsi que l’ensemble des départements constituant
l’organisation de l’agence. Nous allons cibler dans ce 2ème Chapitre l’un
de ses départements, il s’agit principalement du Département
Administratif et Financier (DAF).
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Comme on a cité auparavant la DAF permet à l’agence de gérer ces
affaires administratives, financières et comptables afin d’assurer la
disponibilité de l’ensemble des facteurs et des ressources nécessaires
pour le bon fonctionnement de l’AUT.
A ce niveau on va présenter dans la 1ère Section et d’une façon plus
précise que dans le 1er Chapitre, le rôle de l’ensemble des services de
la DAF. Et dans la 2ème Section on va traiter et analyser l’un des
principaux travaux de la DAF, il s’agit du processus d’acquisition d’un
bien ou service pour l’AUT ou pour l’accomplissement de l’un de ses
missions exigée par le Décret.
Section I : Divisions et Services du Département Administratif et Financier
I- La Hiérarchie du Département Administratif et
Financier :
Pour bien accomplir ses missions, la DAF hiérarchise son travail
selon la formation suivante :
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Département Administrat
if et Financier
Division Administrat
ive
Service de Personnel
Service de Documentati
on
Division Financière
et Comptable
Service Financier
et Comptable
Service d'Equipemen
t
II- Division Administrative :
1- Le Service du Personnel :
La gestion du personnel revêt une importance primordiale au sein de
toute organisation, celle-ci comprend pour l’AUT les éléments
suivants : Le recrutement, la paie, les avances, les congés accordés,
les formations dispensées aux ressources humaines, le recyclage, les
stages octroyés, les missions assignées à un employé ou à un autre, les
accidents de travail et maladies professionnelles, les assurances
sociales et ainsi de suite.
La Paie :
Le Bulletin de Paie est un document remis au salarié au moment de
paiement de son salaire, il décrit la situation salariale de l’employé
en matière de salaire de base, de différents primes et indemnités versés
et les retenues sur salaire (CNSS, CIMR, Mutuelle…).
Le Livre de Paie est un document obligatoire sur lequel sont
récapitulés en fin de mois tous les éléments de la paie des salariés de
l’AUT. Ce livre est nécessaire pour la comptabilisation des
rémunérations du personnel de l’AUT au niveau de salaire due et de
différentes retenues pour le compte des organismes sociaux et d’autres
établissements.
L’ordre de paiement des salaires est donné par le Directeur de
l’AUT, le Chef de la DAF et le Trésorier Payeur, ce dernier est un
personne nommé par l’Etat sous l’autorité du Ministère de l’Economie et
des Finances, cet ordonnateur est chargé d’autoriser les dépenses de
l’AUT et de s’assurer que le montant des dépenses est conforme à la
nature et au besoin financier de l’acquis. Parmi ces dépenses il y a le
paiement des salaires.
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2- Service de Documentation :
Ce service assure la concentration de la documentation autour d’un
seul et unique axe englobant toute l'activité de l'Agence, il prend en
charge tout ce qui est relatif à l'abonnement au bulletin officiel, aux
journaux et revues nationales et étrangères et se charge de la gestion
de l'atelier de reproduction : imprimerie, tirage de photocopie et
plans, atelier audiovisuel, laboratoire de photographie, atelier
maquettes etc.
III-La Division Financière et Comptable :
1- Service d’Equipement :
Ce service est chargé de s’assurer que les biens d’équipement et de
fonctionnement sont disponibles dans l’Agence. Par ses membres le
Service d’Equipement est acquitté pour que tous les besoins de
fonctionnement de l’Agence sont satisfaits et que tous les biens et
services nécessaires sont mis à la disposition des employés et cela
par :
La détermination des besoins de l’AUT en biens et services ;
La participation à l’élaboration du budget d’acquisition de ces
biens et services ;
L’établissement des Bons de Commande (BC), des Demandes des Prix,
des Tableaux Comparatifs des Prix et des Procès Verbaux (PV) des
travaux de la commission du choix des fournisseurs ;
L’assure de l’acquisition des commandes de biens et services et le
suit des entretiens et réparations des immeubles et des matériels
de l’AUT ;
L’occupation des Marchés Publics.
2- Service Financier et Comptable :
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Par sa nomination ce service est chargé de la gestion financière et
comptable de l’Agence en matière d’application de la politique
budgétaire au niveau des recettes et dépenses et les principes et règles
comptables au niveau d’enregistrement des opérations.
Par ses membres ce service à pour rôle de :
Elaborer du projet annuelle budgétaire de l’AUT ;
Payer et comptabiliser les factures envoyées par les fournisseurs
de biens et service de l’Agence ;
Etablir les déclarations fiscales telles que la TVA et l’IR,
Etablir des différents documents et états de synthèse comptable
concernant l’Agence : le Grand Livre, le Journal, le CPC, le Bilan,
la Balance, le Tableau d’Inventaire des Immobilisations, les Etats
de Rapprochement Bancaire etc ;
Gérer la trésorerie ;
Elaborer le rapport financier et comptable annuel de l’AUT.
Section II : Processus d’Acquisition d’un Bien ou Service
I- Principe :
Un Plan d’Action est un type de plan qui privilégie les initiatives
plus importantes pour répondre à certains objectifs et propos. Ainsi, un
Plan d’Action est constitué comme une espèce de guide offrant un cadre
ou une structure au moment où il y a lieu de mener un projet.
Sur cette démarche (Plan d’Action) que l’AUT détermine sa politique
de travail et de satisfaction de ses besoins en matière de
fonctionnement et d’exécution des programmes émettent par le ministère.
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Ce Plan d’Action permet à l’AUT de traduire l’ensemble de ces
objectifs et besoins en terme monétaire, c'est-à-dire en Budget que
l’Agence doit exploiter pour exécuter ces programmes. Ce budget est un
document comptable prévisionnel distinguant les recettes et les dépenses
de l’Agence. En matière des dépenses ce budget est divisé en rubriques
décrivant et limitant les dépenses pour chaque besoin en bien et
service. Ces besoins font une distinction des rubriques en deux
catégories :
Budget de fonctionnement pour l’acquisition des fournitures,
paiement des salaires et des fournisseurs de matières non
stockables (eau et électricité), paiement du téléphone…
Budget d’équipement ou d’investissement : c’est la partie de budget
utilisée pour créer de la valeur ajouté ou pour enrichir le capital
de l’Agence (Prestation des travaux urbains définis par le
ministère, acquisition des immobilisations, faire des études
concernant l’urbanisme…).
Après l’élaboration du budget, il est soumis à l’approbation, les
membres de l’AUT doivent veiller au respect des rubriques budgétaire et
des crédits de dépense engagés de façon qui permet à remplir l’ensemble
des besoins avec des dépenses raisonnables et des qualités
satisfaisantes. Cette pratique oblige l’AUT à choisir ses fournisseurs
selon trois méthodes essentielles :
L’Appel d’Offre Ouverte (AOO) ;
Le Bon de Commande (BC) ;
Le Contrat.
Le choix de telle méthode se change d’un cas à un autre, d’une
situation à une autre selon le montant de la dépense, la nature et
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l’objet de la dépense et cela pour objectif principale de garantir la
réalisation du rapport Qualité/Prix.
II- L’Appel d’Offre Ouvert (AOO) :
1- Définition :
Un Appel d’Offre est une procédure qui permet à un commanditaire
(l’AUT par exemple), de faire le choix d’un attributaire entre plusieurs
soumissionnaires la plus à même de réaliser une prestation de travaux,
fournitures ou service. Le but est de mettre plusieurs entreprises en
concurrence pour fournir un produit ou un service, tout en respectant
les clauses du marché mentionnées sur le Cahier des Prescriptions
Spéciales (CPS).
Au niveau des agences urbaines la passation des marchés publics se
fait par les Appels d’Offres Ouverts (AOO). Cette procédure de passation
permet à tout opérateur ayant retiré un dossier de consultation de se
porter candidat et de remettre une offre. Cette méthode garantie aux
soumissionnaires un marché de libre concurrence et assure à l’Agence de
satisfaire ses besoins avec la réalisation du rapport Qualité/Prix.
Le lancement des AOO par les Agences Urbaines vient pour l’étude,
l’établissement ou l’aménagement des espaces urbains couvrir par
l’Agence ou pour remplir un besoin matériel ou immatériel pour le
fonctionnement de l’Agence.
2- Lancement d’un Appel d’Offre Ouvert :
Le choix d’un fournisseur par la procédure d’appel d’offre se fait
sans négociation et selon plusieurs critères et règles en vigueur, ces
clauses de triage doivent être mentionnées dans le dossier de l’AOO qui
est publié dans certain coins d’information.
a- Publication des Appels d’Offres Ouverts :25
Le lancement des AOO se fait dans ces sites principales :
Publié sur les locaux de l’AUT ;
Sur le site d’internet de l’AUT « www.autaza.ma » et sur le site
des marchés publics « www.marchéespublics.ma » ;
Dans les journaux en deux langues (arabe et français).
Le dossier de l’AOO doit contenir :
Adresse de l’AUT (adresse postale, n° de téléphone, n° de fax, site
de l’AUT) ;
Numéro de l’AOO : ce numéro sert à classer les AOO selon l’ordre
temporaire pendant une année d’exercice ;
Objet de l’AOO : le besoin que l’AUT cherche à remplir ;
Cahier des Prescriptions Spéciales (CPS) : c’est un document qui
décrit l’ensemble des régles et clauses que l’AUT et l’Attributaire
du marché doit respecter pour la passation d’un marché public. Ce
CPS contient des clauses bien définies qui sont fixées quelque soit
l’objet du marché et d’autres qui sont variés selon l’intitulé du
marché et les données de l’attributaire.
NB : Un CPS qui est remplis par l’attributaire est considérer comme un dossier sur lequelse base la constitution d’un dossier marché.
b- Règles et Clauses :
Comme on a cité auparavant le CPS détermine ce que les acteurs du
marché doivent respecter.
Pour l’AUT, elle doit fournir au contractant tous les informations
et documents utiles pour le bon déroulement de passation du présent
marché.
De la part du contractant, il doit fournir :
L’Acte d’Engagement établi et signé par le contractant ;26
Le CPS relatif au présent marché ;
Le bordereau, détail des prix estimatif établi et signé par le
contractant.
L’Offre Technique établie par le contractant ;
Le Cahier des Clauses Administratives Générales applicables au
marché de service portant sur les prestations d’étude et de
maîtrise d’œuvre.
3- Le choix d’un Attributaire :
Après la publication d’un AOO, les soumissionnaires établissent
leurs dossiers de la candidature qu’ils doivent déposer au siège de
l’AUT soit le jour d’Ouverture des Plis ou au cours du délai entre le
lancement de l’AOO et le jour de la séance d’Ouverture des Plis.
De la part de l’AUT, elle fait aussi ces études techniques et
financières pour qu’elle dispose d’une base de choix lors de traitement
des dossiers des candidatures. Le principe et que ni les offres des
candidats ni les études de l’Agence ne seront discutés que lors de la
séance d’Ouverture des Plis pour le choix de l’adjudicataire du marché.
L’étude technique du présent marché n’est pas toujours nécessaire,
elle n’est retenue comme un élément de critère de choix que pour les
marchés relatifs aux grands travaux (prestation d’un service urbaine,
l’établissement d’un Plan d’Aménagement ou de Développement…). Pour
l’acquisition d’un bien matériel une étude financière est suffisante
pour faire le choix.
Au niveau technique l’étude se base sur un ensemble de critères
démographique, socio-économique, topographique… et qui varie selon la
nature et l’objet du marché. Cette étude est notée par la commission
lors du traitement des dossiers.
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On ce qui concerne l’étude financière, la commission propose un prix
estimatif du montant du marché autour duquel s’entourent les prix des
concurrents.
Dans une date fixée par l’AUT une réunion est élaboré pour choisir
parmi les soumissionnaires celui qu’il a les
caractéristiques recherchés, ce date est appelé « Date d’Ouverture des
Plis » car tous les dossiers des candidats et les estimations de l’AUT
ne sont partagés que lors de la réunion.
Le dossier du candidat doit contenir :
Un Dossier Administratif qui contient :
Statut de la société : une définition judiciaire de la société ;
Profil du soumissionnaire et ses membres de travail ;
Caution Provisoire et autre Définitive si le candidat devient
attributaire ;
Acte d’Engagement sur lequel le contractant mentionne qu’il
s’engage de rendre le service à l’AUT dans telle durée et avec
tel montant ;
Attestation d’Assurance pour certifier qu’il est assuré envers
les dangers imprévisibles.
Une autorisation d’accés au marchés publics livré par la CNSS
indiquant que la situation du contractant est seine envers les
organismes sociaux ;
Autorisation de la direction des impôts indiquant que le
contractant n’a pas des arrières envers l’organisme en question
et que son bilan ne déclare pas de faillite.
Un Dossier Technique décrivant la manière d’établissement et
d’exécution des travaux ;
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Un Dossier Financier : le montant pour lequel le contractant pourra
rendre le service à l’AUT.
L’ambiance de la réunion :
A la commission d’Ouverture des Plis se réunirent au siège de l’AUT
à la date et l’heure fixées auparavant, en présence des soumissionnaires
et les membres de la commission et procède à l’ouverture des offres
fermées dans la transparence légale.
Après que le chef de la commission se présente avec ses membres et
faire une petite présentation sur l’offre discuté et la procédure de
l’appel, la réunion commence par l’étude technique.
Après la comparaison des notes des offres techniques avec la note
éliminatoire, le choix se passe à l’étude financière.
La note financière est calculée de la manière suivante :
NoteFinancière=100x l'offrefinancièrelamoinsdisante
l'offrefinancièreétudiée
Finalement la commission procède à l’établissement d’une note
globale pour choisir l’entreprise la mieux disant, pour qu’elle reçoit
l’ordre de service pour commencer ses travaux.
Note Globale = (Note Technique x coefficient) + (Note Financière x coefficient)
NB :
-La commission définie par l’AUT doit contenir au moins trois agents.
-L’offre la moins disante est l’offre qui donne le prix le plus bas.
-L’offre la mieux disante est l’offre la plus avantageuse dans le rapport Qualité/Prix (la meilleure Note Global).
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-Les coefficients utilisés pour le calcul de la Note Globale sont variés selon l’importance de chaque facteur technique ou financier dans l’éxecution des travaux de l’objet du marché.
4- Le rôle du Département Administratif et Financier :
La DAF suit l’acquisition d’un bien ou service par l’établissement
des AOO depuis le lancement de l’Appel jusqu'à l’achèvement des travaux
et le règlement du contractant.
a- Le Service d’Equipement :
A ce niveau, le service est chargé de :
Classer les AOO conclus (marchés), et les AOO annulés ou jugé
infructueux ;
Etablir les Procès Verbaux (PV) concernant les AOO tel que le PV de
jugement, PV d’Ouverture des Plis et le PV d’achèvement des
travaux ;
Etablir les fiches de suivi des marchés.
b- Service Financier et Comptable :
Lorsque l’AUT reçoit le bien ou le service que l’Attributaire doit
fournir soit définitivement ou par phase (lorsque les travaux se font
par tranche), le service doit :
Etablir des PV de réception de bien, service ou de phase des
travaux ;
Constater l’acquis dans les comptes concernés ;
Etablir l’Ordre d’Imputation, cette pièce doit être signée par le
chef de la DAF et l’Ordonnateur (le Directeur de l’AUT) et
contenir :
l’intitulé de budget et la somme d’argent réservée pour cette
dépense avec le solde restant ;
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L’objet du marché ;
Le contrôle budgétaire qui contient le numéro de compte et son
intitulé, le crédit de la rubrique concernée, les dépenses
antérieures et l’imputation actuelle.
Etablir l’ordre de paiement signé par le chef de la DAF,
l’Ordonnateur et le Trésorier Payeur, cette pièce doit contenir les
éléments de l’ordre d’imputaion, le montant de paiement avec ses
références (chèque ou ordre de virement) et la constatation
comptable de l’opération.
5- La responsabilité de l’Attributaire :
Après la nomination de l’Attributaire, un ordre de service ou de
commencement des travaux est transmis au contractant pour s’occuper de
satisfait le besoin de l’AUT. Le délai d’exécution des travaux est
mentionné dans le CPS et qui commence à la date d’établissement de
l’ordre de service.
Le contractant prend en charge tous les frais d’exécution de ces
travaux tel que les fournitures consommables, les impôts, les taxes et
les droits d’enregistrement et de timbre.
Le contractant reçoit ses droits financiers une fois ses engagements
honorés et lorsque l’AUT accepte la prestation qui répond aux exigences
fixées par le contractant.
L’AUT pourra retirer une garantie sur le montant du marché pour
s’assurer que le bien ou le service reçus est de bonne qualité, de plus
si le contractant n’arrive pas à finir ses travaux dans le délai prévu,
une pénalité de retard sera retiré et calculé sur le montant total du
marché et sur le nombre des jours de retard.
31
En cas de travail par phases (tel que l’élaboration des études ou
l’établissement des projets), les responsabilités du contractant se
répartissent pour chaque phase, c'est-à-dire que chaque phase a un ordre
de service et un ordre d’arrêt, le paiement se fait aussi par phases
selon les pourcentages mentionnés dans le CPS et chaque phase a ses
pénalités de retard calculées sur le montant et la durée de chaque
phase.
III-Le Bon de Commande (BC) :
Un BC est un document adressé par l’acheteur (l’AUT) à un
fournisseur pour matérialiser une commande, il constitue un engagement
juridique et financier pour l’Agence.
L’AUT fait recoure à les BC pour satisfaire ses besoins lorsque le
montant de la dépense ne dépasse pas 200 000,00 Dhs pour l’achat d’un
bien immobilier, de fournitures de bureau et des petites prestations de
service.
Lorsque l’achat se fait par le BC, le responsable chargé d’établir
les BC doit :
Adresser les demandes des prix aux différents fournisseurs choisis
(minimum trois fournisseurs), cette demande doit contenir plus que
le numéro de la demande, la date et le nom du fournisseur
prévisionnel, un tableau désignant l’ensemble des biens ou services
que le fournisseur doit mentionner dans son devis des prix ;
32
Etablir un tableau comparatif des prix à partir des devis des prix
envoyés par les fournisseurs consultés. Ce tableau permet de
comparer les offres des concurrents pour choisir l’offre la moins
disante ;
Etablir un PV d’attribution du BC relatif à l’objet de la commande,
dans ce PV le responsable mentionne la date et l’objet de la
réunion de la commission du choix, les noms des membres de la
commission, les noms des soumissionnaires, la décision de la
commission et la date de la décision ;
Etablir et envoyer le BC au fournisseur pour qu’il prépare la
commande à livrer pour l’Agence.
Comptabilisation :
Le rôle du Service Financier et Comptable commence après
l’établissement du BC et au moment où l’Agence reçoit la commande.
Lorsque le fournisseur livre la commande à l’AUT, il envoie un Bon
de Livraison (BL) décrivant l’ensemble des biens ou services livrés. A
partir de ce moment le responsable doit :
Etablir un Bon de Réception (BR).
Constater la commande dans les comptes concernés après
l’élaboration de l’Ordre d’Imputaion.
Constituer un Ordre de Paiement pour payer le créancier après le
reçoit de la facture.
IV- Le Contrat ou la Négociation :
Cette procédure est souvent utilisée pour les services d’entretien
et la réparation du matériel de l’Agence (matériel de transport,
installation technique…) pour les raisons suivants :33
Spécialité : les membres de l’AUT ne peuvent pas connaître le
problème plus précisément pour lancer un AOO ou établir une BC ;
Necesité impérieuse en raison insuffisance de temps pour choisir
autre mode de passation ;
Qualité : les entretiens et les réparations nécessitent des pièces
originaux pour des raisons de qualité, se qui rend le nombre de
fournisseurs très limité et plus connu.
En matière du traitement comptable, la procédure se fait de la même
logique que l’acquisition par l’établissement des BC.
34
Conclusion L’accomplissement d’un stage de deux mois au
niveau de l’AU m’a permis la mise à jour de mes
connaissances en matière de comptabilité et des
finances. C’est ainsi qu’on est passe de la
théorie à la pratique.
Au sein de l’AUT la DAF joue bien son rôle
comme gestionnaire des affaires et ressources en
matière de comptabilité et des finances. Dans ce
département chaque division et service ont leurs
caractéristiques distinctifs et complémentaires
les un aux autres, et c’est cette diversité qui a
rendu ce stage de plus en plus pédagogue. Ce qui
m’a offert des conditions favorables de travail et
de connaissance. Aussi j’ai trouvé toutes les
facilités nécessaires auprès des personnes qui
m’ont aidé d’une façon directe ou indirecte à
accomplir ce travail.
En poursuivant de ce que j’ai appris au stage
de la Trésorerie Provinciale de Taza sur
35
l’établissement et la répartition du budget
général sur les directions de l’Etat. Les tâches
que j’ai effectuées et les informations que j’ai
eues m’ont permis de savoir comment se passe le
traitement comptable et financier du budget de
l’AUT.
Table des matières REMERCIEMENT-----------------------------------------------------------2
DÉDICACE---------------------------------------------------------------3
AVANT PROPOS-----------------------------------------------------------4
SOMMAIRE---------------------------------------------------------------5
INTRODUCTION-----------------------------------------------------------6
CHAPITRE I : APPROCHE GÉNÉRALE SUR L’AGENCE URBAINE DE TAZA (AUT)------8
SECTION I : L’HISTOIRE ET LES OBJECTIFS DE CRÉATION DES AGENCES URBAINES-----------------------8
I- Définition et Historique :---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8
1- Définition de l’Agence Urbaine selon son statut juridique :--------------------------8
2- Historique de création des Agences Urbaines :----------------------------------------8
II- Les objectifs de création des Agences Urbaines :------------------------------------------------------------------------------------9
SECTION II : L’AGENCE URBAINE DE TAZA (AUT)---------------------------------------------9
I- L’histoire de création de l’Agence Urbaine de Taza :--------------------------------------------------------------------------------9
36
II- Les missions de l’Agence Urbaine de Taza :--------------------------------------------------------------------------------------------9
III- L’organisation de l’Agence Urbaine de Taza :---------------------------------------------------------------------------------------11
1- L’Organigramme de l’Agence Urbaine de Taza :----------------------------------------11
2- Les responsabilités des Services et Départements de l’Agence :----------------------12
a- Chargé de Mission :---------------------------------------------------------------12
b- Responsable Qualité :-------------------------------------------------------------12
c- Antennes de Taounate et Guercif :-------------------------------------------------12
d- Service Informatique :------------------------------------------------------------12
e- Département des Etudes :----------------------------------------------------------13
f- Département des Affaires Juridiques et Foncières :--------------------------------13
g- Département Administratif et Financier :------------------------------------------13
h- Département de la Gestion Urbaine :-----------------------------------------------14
CHAPITRE II : DÉPARTEMENT ADMINISTRATIF ET FINANCIER (UN VRAI
GESTIONNAIRE DE L’AUT EN MATIÈRES DES RESSOURCES HUMAINES, MATÉRIELLES
ET FINANCIÈRES)-------------------------------------------------------16
SECTION I : DIVISIONS ET SERVICES DU DÉPARTEMENT ADMINISTRATIF ET FINANCIER-------------------16
I- La Hiérarchie du Département Administratif et Financier :---------------------------------------------------------------------16
II- Division Administrative :--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------17
1- Le Service du Personnel :-----------------------------------------------------------17
La Paie :-----------------------------------------------------------------------------17
2- Service de Documentation :----------------------------------------------------------17
III- La Division Financière et Comptable :--------------------------------------------------------------------------------------------------17
1- Service d’Equipement :--------------------------------------------------------------17
2- Service Financier et Comptable :----------------------------------------------------18
SECTION II : PROCESSUS D’ACQUISITION D’UN BIEN OU SERVICE----------------------------------18
I- Principe :-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------18
II- L’Appel d’Offre Ouvert (AOO) :------------------------------------------------------------------------------------------------------------19
1- Définition :------------------------------------------------------------------------19
2- Lancement d’un Appel d’Offre Ouvert :-----------------------------------------------20
a- Publication des Appels d’Offres Ouverts :-----------------------------------------20
b- Règles et Clauses :---------------------------------------------------------------21
3- Le choix d’un Attributaire :--------------------------------------------------------21
L’ambiance de la réunion :------------------------------------------------------------22
4- Le rôle du Département Administratif et Financier :---------------------------------23
a- Le Service d’Equipement :---------------------------------------------------------23
37
b- Service Financier et Comptable :--------------------------------------------------23
5- La responsabilité de l’Attributaire :-----------------------------------------------24
III- Le Bon de Commande (BC) :---------------------------------------------------------------------------------------------------------------25
Comptabilisation :--------------------------------------------------------------------25
IV- Le Contrat ou la Négociation :--------------------------------------------------------------------------------------------------------26
CONCLUSION------------------------------------------------------------27
TABLE DES MATIÈRES----------------------------------------------------28
38