pengantar administrasi perkantoran kelas x

1 | P a g e P R O G R A M K E A H L I A N A D M . P E R K A N T O R A N

KD 3.1 : Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran

4.1 :Mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk

memecahkan masalah yang terjadi sehari- hari

BAB I

HAKIKAT ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran

Organisasi merupakan sekumpulan orang yang saling bekerjasama

demi tujuan tertentu. Setiap organisasi memerlukan administrasi

yang baik. Kita sering mendengar istilah administrasi tersebut

namun belum tentu semua orang memahami pengertian administrasi

itu sendiri.

Administrasi berasal dari bahasa latin

yaitu "ad" dan "ministrate" berarti pemberian jasa atau bantuan,

dalam bahasa inggris disebut "administration" yang berarti melayani

dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan arti tersebut konsep

administrasi adalah memberikan pelayanan dengan sebaik-baiknya.

Sedangkan dalam arti lebih luas lagi, administrasi adalah

proses kerja sama beberapa individu dengan cara yang efisien

untuk mencapai tujuan organisasi. Dan dalam arti sempit merupakan

kegiatan ketatausahaan, yang meliputi catat-mencatat, surat-

menyurat, pembukuan, pengarsipan dokumen, serta hal-hal lainnya

yang dimaksud untuk menyediakan informasi serta memperoleh

informasi kembali jika dibutuhkan.

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN OLEH TRIVINA WIJAYANTI, S.Pd


Administrasi perkantoran dapat juga diartikan sebagai

perencanaan, pengorganisasian, pengawasan pekerjaan kantor dan

pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan.

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut

office management (manajemen kantor).

Konsep adminstrasi diatas dapat berjalan dengan baik jika

didukung dengan kantor yang tersedia, tanpa adanya kantor, konsep

administrasi tidak akan berjalan dengan lancar. Kantor merupakan

bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai

(gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekrejaan atau juga

disebut tempat bekerja. Oleh karena itu, pengertian kantor dapat

ditinjau dari dua aspek, yaitu berdasarkan fisik dan segi

aktivitas.

Secara Fisik kantor dapat diketahui dari bentuk ruangan atau

gedung bersifat permanen sebagai tempat penyelenggaraan kegiatan

manajemen. Misalnya pemeliharaan warkat dan pengurusan informasi.

Dan segi aktivitas kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat

dinamis, dikarenakan adanya pembagian pekerjaan diantara mereka

unutuk mencapai tujuan organisasi.



B. Unsur- unsur administrasi perkantoran

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran

Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses

penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu

pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian,

keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur

tersebut saling berkaitan, yang dilakukan oleh sekelompok orang

untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak

uraian berikut :

1. Pengorganisasian

pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu

kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap

kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah

ditentukan.

2. Manajemen

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-

karyawan dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan

kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3. Tata hubungan



Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta

dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.

4. Kepegawaian

Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan

mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

5. Keuangan

Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi

pembelanjaan dalam usaha kerja sama.

6. Perbekalan

Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur

pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap

perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja

sama.

7. Tata usaha

Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-

keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

8. Perwakilan

Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan

baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar

terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

C. Fungsi administrasi perkantoran

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung

administrasi dalam perkantoran, yaitu fungsi rutin, fungsi

teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi

manajerial. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut :



1. Fungsi rutin

Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan

pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2. Fungsi teknis

Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan

pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang

memadai.

3. Fungsi analisis

Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan

pemikiran yang kritis dan kreatif desertai kemampuan mengambil

keputusan, seperti membuat keputusan pembelian barang.

4. Fungsi interpersonal

Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang

membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan

keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang

lain, seperti mengoordinasi tim.

5. Fungsi manajerial

Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan

perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

D. Ruang lingkup administrasi perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor

dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan

berikut :

1. Kegiatan Kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan

lainnya, jika semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh



sebuah perusahaan, maka akan semakin besar pula kegiatan

perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada

umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan

kegiatan :

perencanaan perkantoran (office planning),

pengorganisasian perkantoran (office organizing),

pengarahan perkantoran (office actuating), dan

pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat

POAC.

Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini :

a. Perencanaan Perkantoran (office planning)

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan

kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang

mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran, meliputi :

Perencanaan gedung

Tata ruang kantor

Penerangan/cahaya

Ventilasi

Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

Anggaran (budgeting) perkantoran

Standar kualitas kerja,

Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)



Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam

fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-

fungsi organisasi tersebut, meliputi :

Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam

organisasi perusahaan.

Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun

bawahan

Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan

jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan

pekerjaan

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk

meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal

sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta

untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan

terhadap bawahan.

Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi

terhadap bawahan

Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah

ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan,

agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan

lancar.



Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada

karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office controlling)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa

sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan

harapan atau target.

Obyek pengawasan perkantoran, meliputi :

Penggunaan peralatan dan perabot kantor

Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

Kualitas pekerjaan kantor

Pelayanan kantor

Waktu

Biaya perkantoran

2. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah

keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya

dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-

kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.

Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan

mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling

terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan,

interior dan mesin-mesin kantor.

Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut :

a. Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi

kantor, antara lain:



Faktor keamanan

Faktor lingkungan

Faktor harga

b. Gedung

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung,

antara lain :

Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

Gedung memiliki fasilitas yang memadai

Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan

keuntungan

c. Peralatan

Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai

berikut :

Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak,

laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau

apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam

setiap kantor.

Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta

printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang

menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti

penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e. Mesin-Mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan

perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini



disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan

interior.

E. Tujuan manajemen administrasi perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yg

berjudul Office Management and Control, yaitu:

Membantu perusahaan memelihara persaingan.

Memberikan pekerjaan ketatausahaan yg cermat

Membuat catatan dengan biaya minimal

Memberikan semua keterangan yg lengkap & diperlukan siapa

saja, kapan & di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan

perusahaan secara efisien

Memberikan catatan & laporan yg cukup dengan biaya serendah-

rendahnya.



KD 3.2 : Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran

4.2 : Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran

BAB II

KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN1. Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu

pekerjaan lain(pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut

dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor

dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya

secara lebih efektif.

Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan

pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu

organisasi.

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah

melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok

kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.

G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai

pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan

meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan

pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan

kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service



unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam

organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan

laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan

misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau

penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila

pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas

penjualan tersebut.

Contoh :

a) Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan

pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas

utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam

menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan

ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa,

menyiapkan rapot.

b) Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi

penjualannya.

c) Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis

mengenai kedudukan keuangan perusahaan.

d) Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan

menentukan biaya-biaya yang lebih rendah.

e) Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam

bukudi perpustakaan.

f) Teller bank, mendata orang yang menabung di bank.

g) Dokter melakukan pemeriksaan kepada pasien. Dan perawat

mencatat riwayat atau hasil visum dari dokter yang kemudian



disimpan untuk memberi keputusan pasien menderita penyakit

apa.

h) Sekretaris membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaan-

pekerjaan atasan.

i) Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa yang

membuat onar dikelas.

j) Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah untuk

menyelesaikan pekerjaannya.

2. Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam

suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi

dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun.

Administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan

dilaksanakan dalam seluruh organisasi.

Contoh:

a) Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor

saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah.

b) Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-

rumah.

c) Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan

karcis keda penumpang.

d) Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah.



e) Petugas gas elpiji melakukan pemeriksaan dan pendataan ke

rumah-rumah.

f) Petugas pengirim barang mengantar barang yang dikirim kerumah-

rumah dan mencatat penerima.

g) Polisi yang melakukan razia, mencatat nama pelanggar dan

sanksi yang didapat.

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja,

mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang

paling bawah sekalipun.

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian

organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang

yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor

dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata

usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok

pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat

pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai

pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain

untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau

sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor

pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau

yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor.

Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor



sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku

ekspedisi.

Contoh :

a) Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk

bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan

kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya,

seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon

sendiri kepada relasi

b) Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain

sekretaris kelas.

c) Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia

akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat

kepada pihakyang dituju.

d) Pak satpam dititipkan surat oleh wali murid untuk diserahkan

kepada pihak yang dituju. Sebelum sampai kepada pihak yang

dituju, pak satpam mencatat di buku penerimaan surat.

e) Guru dapat menulis surat kepada kepala sekolah karena

berhalangan hadir untuk mengajar.

f) Kakak kelas mendatangi kelas-kelas untuk mencatat siswa yang

akan mengikuti ekstrakulikuler yang ditawarkan.

g) Siswa yang bertugas piket sebagai resepsionis, mecatat nama

guru yang hadir.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan

kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan

kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu

fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan



merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum

pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari

perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.

Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit)

pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.



KD 3.3 : Memahami azas- azas manajemen perkantoran

4.3 : Menggunakan azas- azas manajemen perkantoran untuk memecahkan masalah

manajemen

BAB III

AZAS- AZAS MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Asas Sentralisasi (pemusatan)

Sentralisasi adalah penyerahan kekuasaan serta wewenang

pemerintahan sepenuhnya kepada pemerintah pusat. Pemerintah pusat

dimaksud adalah Presiden dan Dewan Kabinet. Kewenangan yang

dimaksud adalah kewenangan politik dan kewenangan administrasi.

Kewenangan politik adalah kewenangan membuat dan memutuskan

kebijakan sedangkan kewenangan administrasi adalah kewenangan

melaksanakan kebijakan.

Kelemahan Sistem Sentralisasi

Kebijakan dan keputusan-keputusan untuk daerah berada di

pusat, sehingga butuh waktu yang lama untuk melakukan itu. Selain

itu, karena semua bentuk pemerintahan berada di pusat, maka akan


http://www.smansax1-edu.com/2014/11/presiden-indonesia-beserta-kabinetnya.html


memberikan beban kerja yang tinggi karena pekerjaan rumah tangga

yang akan semakin menumpuk.

Contoh Sistem Sentralisasi

Lembaga keamanan negara yaitu TNI, melaksanakan perlindungan

terhadap Indonesia memalui tiga titik yaitu udara, darat dan

laut.

Bank Indonesia yang menjadi pusat pengaturan segala kebijakan

moneter dan fiskal.

Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :

1. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang

perkantoran.

2. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.

3. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat

diterapkan secara cepat dan seragam).

4. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan

5. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat

6. Adanya fleksibilitas dalam organisasi

7. Dapat Mencegah duplikasi fungsi

8. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap

Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai

berikut :

1. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan

melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap

bagian.



2. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu).

3. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.

4. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.

5. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

6. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.

Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan,

artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan

kantor kepada Top Manajer. Di bawah ini dapat kita lihat bagan

asas pemusatan secara skematis :

B. Asas Desentralisasi

Desentralisasi adalah penyerahan wewenang dari pusat kepada

daerah untuk mengatur rumah tangganya sendiri, namun tidak untuk

semua hal, kemananan, hukum dan kebijakan fiskal adalah beberapa

hal yang masih terpusat, namun ada pendelegasian kepada daerah.

Menurut UU Nomor 5 Tahun 1974, desentralisasi adalah

penyerahan urusan pemerintah dari pusat kepada daerah. Pelimpahan

wewenang kepada Pemerintahan Daerah, semata- mata untuk mencapai

suatu pemerintahan yang efisien. Pelimpahan wewenang tersebut


http://2.bp.blogspot.com/-Yr-R-L6wvgY/UDnQ0znXieI/AAAAAAAAAVA/g4wm1ThTDRA/s1600/Sentralisasi.jpg


menghasilkan otonomi. Otonomi itu sendiri adalah kebebasan

masyarakat yang tinggal di daerahnya itu sendiri untuk mengatur

dan mengurus kepentingannya sendiri.

Secara sederhana, pelimpahan wewenang pusat kepada daerah

menjadi apa yang disebut desentralisasi dan bentuk penerapannya

adalah adanya otonomi tersebut.

Segala hal yang telah pusat berikan, yaitu wewenang dan

tanggung jawab yang diserahkan menjadi tanggung jawab daerah baik

politik pelaksanaannya, rencana, pembiayaan, dan pelaksanaan

adalah wewenang dan tanggung jawab daerah itu sendiri.

Contoh Sistem Desentralisasi : Dinas Pendidikan yang mengatur bagaimana pola

pendidikan.

Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah:

1. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala

keperluan unitnya masing-masing.

2. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang

bersangkutan

3. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang

sesuai dengan syarat-syarat tertentu.

4. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif

5. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan

Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :

1. Pekerjaan akan terlalu bebas



2. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi

3. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip

4. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor

(adanya pemborosan biaya).

Contoh bagan Asas Desentralisasi

C. Asas Dekonsentrasi.

Dekonsentrasi adalah pelimpahan wewenang administrasi dari

pemerintah pusat kepada pejabat di daerah. Perlu digaris bawahi,

pelimpahan wewenang yang dimaksud adalah hanya sebatas wewenang

administrasi, untuk wewenang politik tetap dipegang oleh

pemerintah pusat. Bisa dikatakan dekonsentrasi adalah perpaduan

antara sentralisasi dan desentralisasi.

Contoh Sistem Dekonsentrasi adalah Kantor pelayanan pajak.

Cirri –ciri dari asas ini adalah sebgai berikut:

1. Bentuk pemencaran adalah pelimpahan


http://3.bp.blogspot.com/-6CYPc8YOWco/UDnQ9FAjvTI/AAAAAAAAAVI/95vc_vJFVCQ/s1600/Desentralisasi.jpg


2. Pemencaran terjadi kepada pejabat sendiri (perseorangan)

3. Yang dipencar (bukan urusan pemerintah) tetapi wewenang untuk

melaksanakan sesuatu.

4. Yang dilimpahkan tidak menjadi urusan rumah tangga sendiri.

Oleh karena itu tidak semua urusan pemerintahan dapat

diserahkan kepada kepala daerah otonom menurut asas

desentralisasi ini merupakan salah satu yang membedakan antara

asas desentralisasi dengan asas dekonsentrasi. Menurut asas

dekonsentrasi maka segala urusan yang dilimpahkan oleh pemerintah

pusat kepada pejabatnya didaerah tetap menjadi tanggung jawab

daeri pemerintah pusat yang meliputi :

1. Kebijaksanaan

2. Perencanaan

3. Pelaksanaan

4. Pembiyaan

5. Perangkat pelaksanaan.

Berbeda dengan asas desentralisasi yaitu pelaksanaan

pemerintahan dilaksanakan oleh rumah tangga daerah otonom

sepenuhnya, sehingga penyelenggaraan berbagai urusan pemerintahan

pusat dilaksanakan oleh daerah sepenuhnya sebagai bentuk urusan

rumah tangga daerah tersebut.

Adapun unsur pelaksanaannya adalah segala instansi vertical

yang ada de daerah yang dikoordinir oleh kepala wilayah sebagai

alat/ aparat dekonsentrasi. Dalam hal koordinasi ini, kepala

wilayah tidak boleh membuat kebijakan (policy) sendiri, karena



kebijaksanaan terhadap pelaksanaan urusan dekonsentrasi tersebut

sepenuhnya ditentukan oleh pemerintah pusat. Pelaksannan asas

dekonsentrasi ini melahirkan pemerintahan local administratif.

Daerah administratif meliputi tingkat provinsi, kabupaten, dan

kecamatan. Pemerintahan administratif diberi tugas atau wewenang

menyelenggarakan urusan-urusan pemerintahan pusat yang ada di

daerah. Ditinjau dari wilayah pembagian Negara, asas

dekonsentrasi adalah asas yang akan membagi wilayah Negara

menjadi daerah-daerah pemerintahan local administratif. Jadi asas

dekonsentrasi dapat dilaksanakan jika terdapat organ bawahan yang

secara organisator dan hirarkis berkedudukan sebagai bawahan

secara langsung dapat dikomando dari atas. Oleh karena itu dalam

system ini tidak diperlukan adanya badan perwakilan rakyat

daerah, yang menampung suatu rakyat daerah yang bersangkutan,

sebab segala kebutuhanya, diurus oleh pemerintah pusat atau

atasanya.

KD 3.4: mneguraikan pekerjaan kantor



4.4 : menyusun pekerjaan kantor

BAB IV

PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian pekerjaan kantor

1) George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian

keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat

tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk

meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan

suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.

2) Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan

kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-

warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari

keterangan di kemudian hari

3) Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan

kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan

mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima,

mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi

harta kekayaan.


http://1.bp.blogspot.com/-mVlDw7sn1qA/VCyv6sm2H5I/AAAAAAAAADM/mhxemvgCoPo/s1600/notebook-office-supplies-18702733.jpg


Dari beberapa pengertian tersebutdi atas, dapat disimpulkan bahwa

pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang

berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat

yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan.

B. Jenis- jenis pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1. Mengumpulkan / meghimpun, yaitu kegiatan mencari dan

mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum

ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan

bila mana diperlukan.

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam

peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan

kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya

langsung siap pakai.

3. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan

dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara

dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau meletakkan dengan

berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan

aman.



Pengelompokan Pekerjaan Kantor di atas, merupakan tugas-tugas

rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara

sesuai dengan kebutuhan, antara lain:

a. Pekerjaan Tulis-menulis . Pada dasarnya semua pekerjaan kantor

(tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn

secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor

yang siap disajikan bilamana diperlukan. Salah satu produk

kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis

maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan

sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata). Setiap

kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,besar maupun

kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengiriman surat

yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor

yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat

yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang

lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian

yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan

kepercayaan dari pihak luar / masyarakat. Kantor yang berhasil

menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak

langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi /

hubungan lebih luas.

b. Mengetik . Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan

juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat

seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan

neraca pembukuan dan laporan-laporan.



Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

1. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

2. Mempercepat pekerjaan tulis menulis.

3. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

4. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

5. Praktis, Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha

merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor.

Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan

mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tatausaha

(terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan

kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan

tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk

surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis

kertas dan ukuran kertas.

c. Pekerjaan Menghitung . Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih

banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui

bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya,

pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti

membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk.

Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut

pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan.

Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi



tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-

perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran

rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin.

Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari

Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor

atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank,

sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara

lain terdiri dari:

1. Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan

kesehatan, dan sebagainya.

2. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor,

peralatan dan mesin-mesin.

3. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman

surat atau barang dan sebagainya.

4. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor,

biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dsb.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan

dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.

Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang

dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam

transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan.

Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,seperti menerima



tagiahan, membayar utang, membeli barang,menjual barang,

menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank,

membayar ongkos angkutan, membayar gaji,lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku

kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan

sebagainya.Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi

bisa saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk

buku kas dikantor B. berikut diberikan satu contoh sederhana

tentang cara mengerjakan buku kas.

Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi

nama Debit yang memuat penerimaan-penerimaan sedang kolom

kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran.

Keterangan: Sisi Debit di bagi atas :

lajur tanggal

lajur uraian penerimaan

Lajur jumlah uang yang diterima Sisi Kredit dibagi atas :

lajur tanggal

lajur uraian pengeluaran

lajur jumlah

d. Menutup dan membukukan kembali buku kas :



Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.

Jumlahkan dulu Debit Dan Kredit pada kertas

tersendiri,kemudian hitung selisih jumlahnya.

Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah

kredit,selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih

besar,selisihnya ditempatkan pada kolom Debit .

Lajur jumlah Debit dan Kredit diberi garis dua. Hasil

penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu

garis lurus.

Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula

berikutnya,yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debit

ditulis pada kolom Debit dan saldo Kredit ditulis pada kolom

Debit.

C. Ciri- ciri pekerjaan kantor

Pengertian pekerjaan kantor merupakan Berbagai pekerjaan di

perkantoran mulai dari perencanaan, pengorganisasian,

penggerakan, pengawasan. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan

perkantoran meliputi tugas menghimpun, mencatat, mengolah,

mengirim, menggandakan, dan menyimpan.

Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama,

ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni bersifat

melayani, merembes segenap bagian organisasi, dan dilakukan semua pihak.



1. Bersifat Pelayanan

Pekerjaan administrasi perkantoran memiliki ciri mendasar yakni

bersifat melayani pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok

kantor) dalam mencapai tujuan organisasi. G.R. Terry menuebutkan

bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani (service

work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan, serta membantu

pekerjaan menjadi lebih cepat dan berdaya guna.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes

pada seluruh bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang

melayani dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam

perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan

perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga

pekerjaan perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam

suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat pula

diluar kantor itu sendiri.

sumber: https://www.dkit.ie

3. Dilakukan Semua Pihak


http://3.bp.blogspot.com/-hq0Z7mRQH2A/VCdqqDo8z2I/AAAAAAAACVw/B7RytzOhtGU/s1600/office.jpg


Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini

perkantoran, mau tidak mau semua pihak baik dari pimpinan hinggan

karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan perkantoran.

Misalnya, seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau

karyawan yang tidak masuk atau pekerja yang lembur tanpa

mengurangi tugas pokoknya sebagai seorang mandor.

Berdasarkan ciri-ciri pekerjaan kantor tersebut, kita dapat

menarik kesimpulan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan

suatu fungsi yang memberikan bantuan dan merupakan tulang

punggung bagi organisasi modern.

KD 3.5 : mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi

perkantoran

4.5 : membuat struktur organisasi kantor

BAB V

ORGANISASI KANTOR

A. Pengorganisasian kantor

Setidak-tidaknya ada lima buah fakta yang jamak terdapat dan

berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu:

a) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup SDM yang terlibat

dalam interaksi sosial, baik disebabkan oleh struktur formal

atau informal;



b) Interaksi dalam system sosial itu tersusun dalam sebuah

struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan

dengan arus pekerjaan maupun arus informasi;

c) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi perkantoran

mempunyai hubungan timbal balik baik dalam organisasi intern

ataupun ekstern;

d) Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan

individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakannya;

mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu

mencapai tujuannya;

e) Interaksi sosial yang terjadi dalam menejemen perkantoran tsb

juga dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun

mungkin berbeda, namun berkaitan dengan tujuan-tujuan individu

tsb.

1. Pengertian Organisasi Kantor

Berdasarkan ke lima fakta tsb, dapat dikemukakan bahwa:

a. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat

orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

b. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi

tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima,

menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat

aktiva.

c. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi tugas

dan tanggung jawab dalam mengolah data, memasok informasi

untuk pembuatan keputusan dan merawat aktiva.



Bentuk komunikasi atau interaksi bagaimanapun yang terjadi, akan

di dapat dua jenis unsur yang umum terjadi dalam setiap

organisasi perkantoran yaitu:

Unsur inti adalah manusia. yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi

dan interaksinya membentuk organisasi perkantoran. Lousiana

state university, Baton Rauge, mengatakan bahwa kondisi yang

dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang atau

lebih yang merasa bahwa kebutuhan-kebutuhan individual mereka

dapat lebih baik terpenuhi melalui perpaduan kemampuan atau

sumber daya yang dimiliki secara pribadi. Setelah organisasi

kantor terwujud, unsure inti mulai terpengaruh oleh unsur

kerja.

Unsur kerja menentukan mutu interaksi. Para anggota yang berinteraksi

membentuk sebuah organisasi perkantoran, sedangkan unsur

kerja membuatnya efektif atau inefektif.

Unsur kerja (Working elements) yang muncul dalam organisasi

perkantoran meliputi:

a) Sumber daya insani, yaitu kemampuan para karyawan kantor dan

pengaruh pribadi mereka.

b) Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-

mesin, perlengkapan kantor dan komputer.

c) Sumber daya konseptual dari kelompok khusus yaitu para

menejer.



Derajat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan

kantor dalam efektifitas penggunaan sumber-daya banyak tergantung

pada bagaimana menejer organisasi perkantoran itu memahami dan

melaksanakan tugas-tugas mereka. Membangun hubungan antara

tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organisasi perkantoran

merupakan tugas menejer.

2. Prinsip- prinsip organisasi kantor

Ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial

meliputi:

1. Prinsip tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam

organisasi perkantoran mesti dirumuskan dan dimengerti oleh

setiap personalis. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi

mitivasi untuk mencapainya.

2. Prinsip kesatuan fungsi

Setiap organisasi perkantoran terdiri atas sejumlah fungsi

yang mesti bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi

perkantoran itu. Organisasi perkantoran merupakan suatu system

yang terdiri atas sejumlah fungsi yang saling berhubungan

dengan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

3. Prinsip hubungan individual

Organisasi perkantoran yang efektif terbentuk oleh pribadi-

pribadi yang mesti melaksanakan pekerjaan. Kendatipun

organisasi perkantoran itu merupakan sebuah system, namun



individu-individulah yang menyelesaikan pekerjaannya masing-

masing.

4. Prinsip kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan atas

kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan

memudahkan para pelaksana untuk memahaminya, sedangkan

interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran mesti diberi

wewenang yang sesuai dengan tugas tanggung jawabnya sehingga

ia dapat bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya tersebut.

6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal

Agar tiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa ia

melapor, maka tiap petugas dalm organisasi perkantoran

tersebut harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab

hanya kepada satu orang atasan.

7. Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif mesti ditegakan

sehingga tujuan organisasi perkantoran itu dapat tercapai.

Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam

mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun

merupakan proses belajar bagi organisasi di waktu yang akan

datang.

8. Prinsip jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kepemimpinan dalam organisasi perkantoran

efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung



dari seorang menejer kantor atau seorang pengawas seyogyanya

dibatasi, semakin jauh pengawasan menejer kantor semakin besar

kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala

ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan

kemampuan pengawasan. Pada awalnya tambahan kemampuan pengawasan

itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan.

Setelah itu tambahan kemampuan pengawasan tersebut akan

semakin berkurang, hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan

negatif atau kekecauan pengawasan).

3. Bentuk- Bentuk Organisasi

Sebelum membahas bentuk-bentuk organisasi perlu kiranya kita

membahas pengertian organisasi. Organisasi dapat dirumuskan

sebagai bentuk suatu kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja

yang tetap. Hidup berkelompok pada umumnya membutuhkan

perkumpulan atau organisasi. Di dalam UUD 1945 pasal 28,

berorganisasi disebutkan dengan istilah berserikat, sedangkan

apabila bentuk kerja samanya tidak permanen disebut berkumpul.

Defenisi organisasi menurut beberapa orang ahli antara lain

adalah.

Menurut G.R. Terry. Organisasi adalah suatu struktur dengan

bagian-bagian yang terintegrasi sehingga hubungan satu dengan

lainnya dipengaruhi oleh hubungan mereka secara keseluruhan.

Menurut Dr. S.P. Siagian M.P. Organisasi adalah setiap bentuk

persekutuan antara dua orang atau lebih yang terikat dalam



pencapaian tujuan yang telah ditentukan yang di dalamnya

terdapat pembagian yang disebut atasan dan bawahan.

Menurut Ernie dan Kurniawan. Organisasi adalah sekumpulan orang

atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk

mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerja sama.

Bentuk organisasi pada suatu kantor umumnya memiliki

kecendrungan yang sama yaitu organisasi berbentuk garis/lini (line

organization), garis/lini dan staf (line staff organization), Fungsional (functional

organization), Divisional, dan organisasi Matriks.

1. Organisasi Garis/lini (line Organization)

Organisasi ini adalah yang paling sering kita jumpai dan

banyak digunakan, terutama diperusahaan kecil. Bentuk organisasi

ini menjelaskan bahwa wewenang atasan kepada bawahannya terhubung

langsung secara vertikal. Dalam organisasi garis/lini, pemimpin

memiliki kekuasaan tunggal atas segala ketentuan. Keputusan ada

di tangan satu orang yaitu pimpinan sehingga organisasi ini lebih

bersifat otoriter.


http://4.bp.blogspot.com/-BRYo_T5Y8BQ/VCWGxsqMyWI/AAAAAAAACVA/Ji52w-TkMew/s1600/memberhubtree.jpg


Ciri paling terlihat dari organisasi ini adalah jabatan yang

ada dalam organisasi ini terletak secara vertikal. Selain itu,

organisasi ini memiliki ciri-ciri lain yang membedakannya dengan

organisasi lainnya yakni sebagai berikut:

a) Tujuan organisasi masih sederhana

b) Jumlah karyawan masih sedikit

c) Pemimpin dan bawahan hubungannya cukup dekat dan sering

berkomunikasi

d) Organisasi/perusahaan kecil

e) Alat produksi belum terlalu canggih dan beraneka ragam

f) Spesialisasi belum banyak dibutuhkan secara khusus

Kelebihan Organisasi Garis/Lini

1. Atasan dan bawahan berada dalam satu garis komando

2. Rasa solidaritas seluruh anggota organisasi tinggi

3. Proses pengambilan keputusan lebih cepat

4. Disiplin tinggi

5. Anggota organisasi lebih menyadari tugas masing-masing

Kekurangan Organisasi Garis/Lini

1. Kepemimpinan otoriter

2. Karyawan kurang berkembang

3. Ketergantungan pada pimpinan organisasi sangat tinggi

4. Kurang fleksibel karena kontrol pimpinan ketat



5. Jarang memberi kesempatan pada bawahan yang ingin naik pada

jenjang pangkat berikutnya

2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)

Pada bentuk organiasi ini, pucuk pimpinan mempunyai pejabat

atau staf sebagai pembantu, namun tidak memiliki wewenang memberi

perintah atau tugas. Pelimpahan wewenang dalalm organisasi ini

berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke

kepala bagian di bawahnya.

Ciri-ciri bentuk organisasi lini dan staf diantaranya adalah:

a) Organisasi besar dan kompleks

b) Daerah kerja yang luas

c) Jumlah karyawan banyak

d) Pemimpin dengan karyawan tidak kenal terlalu dekat

e) Hubungan kerja tidak bersifat langsung

f) Spesialisasi beragam

Kelebihan Organisasi Garis/Lini dan Staf

1. Pembagian tugas lebih jelas

2. Kerja sama terkordinir dengan baik

3. Pengembangan bakat anggota organisasi terjamin

4. Fleksibel untuk diterapkan

5. Pengambilan keputusan diambil dengan tepat karena diputuskan

oleh orang yang ahli di bidangnya



Kekurangan Organisasi Garis/Lini dan Staf

1. Tugas pokok sering dinomorduakan

2. Pengambilan keputusan melalui beberapa tahap

3. Dapat menimbulkan nepotisme jika tidak terkontrol

4. Menimbulkan persaingan tidak sehat antar pejabat

5. Rasa solidaritas pegawai rendah karena tidak saling kenal

akibat banyaknya pekerjaan

3. Organisasi Fungsional (Funcional Organization)

Yang dimaksud dengan organisasi fungsional adalah organisasi

yang disusun berdasarkan sifat dan macam fungsi yang harus

dilaksanakan. Bentuk organisasi ini mempunyai sistem pola kerja

yang didasarkan kepada keahlian.

Organisasi ini jarang digunakan karena cukup banyak memiliki

kekurangan, terutama dalam hal pengawasan dan pertanggungjawaban

kinerja karyawan kepada pejabat-pejabat yang terkait. Salah satu

contoh struktur organisasi fungsional adalah bentuk kepanitiaan.

Organisasi funsional memiliki ciri sebagai berikut:

a) Organisasi kecil

b) Adanya kelompok kerja staf ahli

c) Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

d) Target organisasi jelas dan pasti

e) Pengawasan ketat

Kelebihan Organisasi Fungsional



1. Program terarah, jelas dan cepat

2. Diisi oleh para ahli dalam bidangnya

3. Kordinasi terjalin dengan baik

4. Anggaran, Pegawai, dan alat tepat dan sesuai

5. Kenaikan pangkat pejabat cepat

6. Pembagian kerja lebih profesional

Kekurangan Organisasi Fungsional

1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur

administrasi

2. Banyak mengeluarkan biaya tambahan

3. Koordinasi dan inspeksi sulit dilaksanakan

4. Keputusan berada pada pimpinan pusat hingga pengambilan

keputusan lambat

4. Organisasi Divisional

Organisasi divisional sering di terapkan pada perusahaan yang

berkembang pesat. Perusahaan tersebut semakin memajukan berbagai

lini untuk mendesentralisasi kewenangannya dalam pengambilan

keputusan.

Dalam struktur organisasi divisional, seorang manager divisi

dapat mengembangkan strategi untuk devisinya. Strategi yang

ditempuh mungkin saja berbeda dengan devisi lainnya.

Kelebihan Organisasi Divisional

1. Divisi yang dibentuk merupakan tempat melatih manajer muda



2. Meningkatkan jumlah pusat insiatif perusahaan

3. Kebutuhan konsumen semakin diperhatikan

4. Memiliki fleksibilitas pada struktur perusahaan

5. Kesempatan berkarir lebih terbuka

Kekurangan Organisasi Divisional

1. Koordinasi yang buruk antar divisi

2. Terjadi duplikasi sumberrdaya lintas divisi

3. Kurang kendali sumber daya manajemen puncak

4. Memungkinkan persaingan antar divisi

5. Komunikasi antar spesialisasi menjadi turun

5. Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks merupakan gabungan struktur fungsi

dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik

untuk membuat organisasi yang lebih efisien. Namun organisasi

matriks inilah yang paling kompleks.

Kebaikan Organisasi Matriks

1. Penggunaan sumberdaya yang lebih efektif

2. Tujuan proyek menjadi lebih jelas

3. Banyak jalur untuk melakukan komunikasi

4. Pekerjaan dapat dipahami lebih jelas

5. Ketersediaan tenaga ahli untuk seluruh divisi

6. Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan



Kelemahan Organisasi Matriks

1. Mempunyai struktur yang rumit

2. Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan

3. Membutuhkan biaya yang relatif tinggi

4. Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda

5. Dapat menimbulkan konflik antara dua matriks.

4. Bagan/ struktur organisasi kantor

5. Uraian tugas

Adapun rincian tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi

diatas adalah sebagai berikut:

1. Kepala Badan, bertindak sebagai pendukung dan pembantu

kelancaran tugas-tugas Kepala Daerah dalam memimpin.

2. Sekretariat, bertindak sebagai pembantu kelancaran

pelaksanaan tugas-tugas Kepala Badan dalam menyusun dan

merumuskan kebijakan teknis kesekretariatan dan pemfasilitasi


KepalaBadan

Kepala BidangKetersediaan,Kerawanan DanDistribusiorganisasi

Kepala BidangKonsumsi Dan

Keamananorganisasi

Kepala BidangPengembangan

ProgramaPenyuluhan Dan

Informasi

Kepala BidangPengembanganKelembagaan,Ketenagaan DanSarana Prasana

Sekretaris


tertib administrasi umum, tertib anggaran dan tertib program

bidang-bidang organisasi.

3. Kepala Bidang Ketersediaan, Kerawanan dan Distribusi

organisasi, bertindak sebagai pembantu kelancaran tugas-tugas

Kepala Badan dalam merumuskan penyusunan kebijakan teknis

ketersediaan, kerawanan dan distribusi organisasi.

4. Kepala Bidang Konsumsi dan Keamanan organisasi, bertindak

sebagai pembantu kelancaran tugas-tugas Kepala Badan dalam

merumuskan penyusunan kebijakan teknis urusan konsumsi dan

keamanan organisasi.

5. Kepala Bidang Pengembangan Program Penyuluhan dan Informasi,

bertindak sebagai pembantu kelancaran tugas-tugas Kepala Badan

dalam merumuskan penyusunan kebijakan teknis urusan

pengembangan program penyuluhan dan informasi.

6. Kepala Bidang Pengembangan Kelembagaan, Ketenagaan dan Sarana

Prasarana Penyuluhan, bertindak sebagai pembantu kelancaran

tugas-tugas Kepala Badan dalam merumuskan penyusunan kebijakan

teknis urusan pengembangan kelembagaan, Ketenagaan dan Sarana

Prasarana Penyuluhan.


pengantar administrasi perkantoran kelas x

Documents