BELEDİYELERDE PERFORMANSIN ÖNEMİ VE GEREĞİ

Kanuni denetimlerin kamu harcamalarının denetiminde

yetersiz kalması,

Halkın kamu kesimi tarafından sunulan hizmetlerin nitelik

ve niceliklerini daha fazla sorgulaması,

Medya ve kamuoyunun kamu yönetiminin faaliyetlerini

daha duyarlı izlemesi,

Bu ve benzeri nedenler, ülke yönetimlerinin yeni ve farklı

denetim uygulamalarına gitmelerine neden olmuştur.

Belediyelerde Performans Yönetimini Gerekli Kılan Hususlar

Kaynak Kullanımı ; temelde toplum tarafından oluşturulmuş olup, topluma

hizmet amacıyla, toplumun zaten kıt olan kaynaklarını kullanmaktadır.

Toplumsal Sorumluluk ; belediye hizmetlerinde etkinlik, kalite ve verimlilik

anlayışı, belediyelerin topluma karşı görevi ve varlık gerekçesinin sonucudur.

Kanuni Sorumluluk ; Belediyelerde etkinlik, verimlilik ve kalite artışı,

toplumsal zaruretin yanı sıra hukuki bir zorunluluktur. 5018 sayılı Kamu Mali

Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Kanunu, 5393 sayılı

Belediye Kanunu, Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları

Hakkında Yönetmelik, Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul Ve

Esaslar Hakkında Yönetmelik ile belediyelere bu alanda zorunluluk

getirilmektedir.

Belediyelerde Performans Yönetimini Gerekli Kılan Hususlar

Yeni Kamu Yönetimi Anlayışı ; Toplam Kalite Yönetimi, ISO 9001 kalite

yönetim sistemi, yeniden yapılandırma, kıyaslama gibi işletme yönetimi

alanındaki gelişmeler, belediyelerde de uygulama alanı bulmaya

başlamıştır.

Şeffaflık ve Hesap Verilebilirlik ; Demokratik kültürün gelişmesi ve

kamu yönetiminde yeni gelişmeler, şeffaflığı ve kamu yönetiminin

yönetilenlere hesap verebilmesini esas almaktadır.

Performans Yönetimi

Bir kurumun, kuruluş amaç ve hedefleri doğrultusunda ürettiği/sunduğu mal ve hizmetleri

başarılı bir biçimde gerçekleştirebilmesi için kullandığı yol, yöntem ve araçlar konusunda

yapılan faaliyetlerdir.

Performans: Performansın değişik tanımları göz önüne alındığında, bu kavramın

hem hedeflere ulaşım seviyesini hem de hedefe ulaşım çalışmalarının etkinlik ve

verimliliğini kapsadığını görülmektedir. Hedeflere ulaşmak için kullanılan

kaynakların ne kadar verimli kullanıldığı, iş yapma biçimimizin ne kadar doğru

olduğu, çabalar sonucu elde edilen sonuçların bizi hedefe ne kadar yaklaştırdığı gibi

hususlar da performans kavramının içinde yer almalıdır.

Etkinlik

Verimlilik

Tutumluluk

Performans Yönetimi Nedir?

Performans yönetimi, örgütün istenen amaçlara yöneltmek için

örgütün mevcut ve geleceğe ilişkin durumları ile ilgili bilgi toplama,

bunları karşılaştırma ve performansın sürekli

gelişimini sağlayacak yeni ve gerekli

etkinlikleri başlatma ve sürdürme

görevlerini yüklenen bir yönetim

sürecidir.

Strateji: Amaç ve Hedefler

Performans ölçülerinin

belirlenmesi

Somut hedeflerin seçilmesi

Bilgi sağlanması

Bilgini raporlanması

İyileştirmeye dönük

eylemler

Performans Değerlendirme/Ölçüm

Bir kişi veya kurumun amaçlarına ulaşmak için yaptığı çalışmaların bu

amaçlara ne kadar uygun olduğunun, bir başka ifade ile yeterliliğinin

ölçülmesidir.

Bir kurumun performansının ölçülmesinde kullanacak kriterler neler

olmalıdır?

Kalite

Karlılık

Verimlilik

Maliyet

Yenilik

Müşteri Memnuniyeti

Çalışanların Memnuniyeti

Performans Değerlendirme/Ölçüm

Performans yönetimini gerçekleştirebilmek için gerekli en önemli

şartlardan biri, kurum için geçerli bir ölçüm modelinin geliştirilmesidir.

Performans yönetiminden amaç, etkin olabileceğimiz alanlardaki

etkinliğimizin ölçümü olduğuna göre, performans yönetimi örgüt, sistem,

süreç ve çalışanlar üzerine bina edilmelidir.

Organizasyonlar, stratejilerine göre bir performans tanımı yapmalı ve buna

göre en uygun performans ölçüm sistemini ve kriterlerini kullanmalıdır.

Performans Değerlendirme Niçin Yapılır?

Böylesi bir çalışmanın yapılmasından amaç, sadece kurumun başarı karnesini

görmek değil, karneyi görerek, bundan sonra daha iyiye ulaşmak için neler

yapılması gerektiğini, aksamaların nereden kaynaklandığını görmek ve bu

bilgilerden hareketle başarı derecesinin artırılması için gereken iyileştirmeleri

yapacak verilere ulaşmaktır.

Performans çalışması, kendisinden bekleneni verebilmesi, kurumun gelişimi

için nelerin yapılması gerektiğinin görülmesi amacıyla, geniş çerçevede

yapılmalıdır. Sadece çalışanların performans ölçümüne dayalı bir modelde,

problem doğuran diğer unsurlar görülemeyeceği için doğru verilere

ulaşılamamış olacaktır.

BELEDİYELER İÇİN PERFORMANS YÖNETİMİ

Belediyenin performansını etkileyen hususlar iç ve dış etkenler olarak

ikiye ayrılır.

Dış Etkenler: Mevzuat, ülkenin ekonomik ve sosyal hayatındaki

gelişmeler, belediyenin mali kaynakları ile ilgili hukuki ve piyasa

şartlarından kaynaklanan değişmelerdir.

İç Etkenler: Belediyenin örgütsel yapısı, iş yapma biçimi ve

çalışanlarıdır.

Belediye Performans Yönetiminde Kullanılacak

Model

Klasik model özel sektör için geliştirilmiş olduğundan özellikle maliyet ve

karlılık üzerine bina edilmiştir.

Diğer bir model de insan kaynakları endeksinde değerlendirme

yaklaşımıdır.

Bu modeller dikkate alınarak geliştirilen yeni model tüm unsurlar önem

dereceleri de dikkate alınarak değerlendirilmesini kapsamaktadır.

Belediyeye yönelik performans yönetiminde temel yaklaşım finansal

tabloların iyileştirilmesi değil, müşteri memnuniyetidir.

1-Müşteri: Belde ve Belde Halkı

5393 sayılı Belediye Kanunu’na göre belediye, belde ve belde halkına hizmet için

vardır. Dolayısıyla, belediyelerin müşterileri belde ve belde halkıdır.

2-Mali Yapı

Belediyelerin belde ve belde halkına verecekleri hizmetlerin etkin biçimde

gerçekleştirilebilmesi için mali yapılarının güçlü olması gerekmektedir.

3- Kurumsal Yapı

Kurumun performansını etkileyen, iş ve işlemlerin yapılış biçimi olan süreçlerin

performansı, kurumu oluşturan birimlerin performansı ile iş ve işlemleri yapan

personelin performansı olmak üzere üç ayrı başlık altında değerlendirilmelidir.

3- Kurumsal Yapı A – Süreç Performansı

Süreç performansı, ürün veya hizmetin üretilmesi için kullanılan bu yönetimlerin ne derece başarılı

olduğunun değerlendirilmesini kapsayacaktır.

B – Birim Performansı

Birimlerin ne kadar etkin ve verimli çalıştığının ölçülmesi anlayışına dayanmaktadır.

C – İnsan Kaynakları Performansı

Kurumda çalışanların performans değerlendirmesi, görevi ne olursa olsun bireylerin çalışmalarını,

etkinliklerini, eksikliklerini, yeterliliklerini, fazlalıklarını, yetersizliklerini, kısacası, bir bütün olarak

tüm yönleri ile gözden geçirilmesidir

D – İş Yoğunluğu

İş yoğunluğunu ölçmenin yolu, iş analizlerinin yapılmasını gerektirmektedir. Her birimin hangi işleri

yaptığı, bu işleri normal şartlarda ne kadar süre içinde yapması gerektiği ortaya konabildiği takdirde,

bu birimde iş yoğunluğunun, dolayısıyla eleman ihtiyacı olup olmadığının tespiti mümkün olacaktır.

4- Öğrenme

Kurum çalışanlarının kapasitelerinin geliştirilmesi, diğer kurum ve kuruluş

çalışmalarının yakından takip edilerek, kendi kurumumuzla karşılaştırılması,

varsa yeni ve başarılı uygulamaların kuruma uyarlanması, kurumun faaliyet

alanları ile ilgili gelişmelerin takibi ve bu alanda araştırmalar yapılması gibi

konuları içermelidir.

5-Vatandaşın Performans Algılaması

Belediyeler tarafından yapılan çalışmaların vatandaş tarafından nasıl algılandığı

sorgulanmalıdır. Belediye çalışmalarının vatandaşlar tarafından beğenilip

beğenilmediğinin ölçüldüğü kamuoyu yoklamaları ile sınırlı tutulmamalıdır.

PERFORMANS YÖNETİMİ MODELİNİN OLUŞTURULMASI

Kurumsal Hadeflerin Belirlenmesi ( Statejik Hedefler)

Temel Çalışma Alanları ile İlgili Hedeflerin Belirlenmesi (Taktiksel Hedefler)

Birim Hedeflerinin Belirlenmesi (Operasyonel Hedefler)

Ölçüm Kriterlerinin Belirlenmesi

Veri Toplama

Değerlendirme

İyileştirme/Geliştirme

Modelin Açıklanması

Stratejik Hedefler

Stratejik hedefler, belirli bir zaman diliminde kuruluşun ulaşmayı

hedeflediği kavramsal sonuçlardır.

Taktiksel Hedefler

Stratejik hedeflere ulaşabilmek için temel çalışma alanlarında belirlenmiş

ana hedeflerdir.

Operasyonel Hedefler

Taktiksel hedeflere ulaşabilmek için belirlenmiş spesifik, ölçülebilir alt

hedeflerdir.

Modelin Açıklanması

Stratejik Hedef

“İmarlı, altyapısı tamamlanmış, sosyal, kültürel, eğitsel ve sportif donatıları yeterli, ticari

hayatı zengin, toplumsal dayanışmanın güçlü olduğu bir kent oluşturmak suretiyle örnek

kent olmak.

Taktiksel Hedef

Operasyonel Hedef

Düzey 1 Düzey 2

İmar Plan Çalışmalarının Artırılması

Planlı alanları %60’tan % 70’e çıkarılması

…. Bölge planının tamamlanması

70 hektar alanda imar uygulaması

… Bölgenin imar uygulamasının yapılması

Modelin Açıklanması

Ölçüm Kriterlerinin Belirlenmesi

Ölçüm kriterlerinin belirlenmesi iki aşamada gerçekleştirilmelidir. Birinci aşamada; Performans ölçümünde hangi

kriterlerin kullanılacağı belirlenmesidir. İkinci aşamada; performansı etkileyen kurum içi performans kriterleri, yani

birim performansı, süreç performansı ve çalışanların performansı ile ilgili kriterler belirlenmelidir.

Veri Toplama

Belediyeler için yılda bir defa genel performans değerlendirmesi için veri toplanmalıdır. Bunun dışında birimlerin

kendi içlerinde performanslarını takip edebilmek için 3 aylık periyotlarla çalışmalar, özellikle kritik birimler için

gerekli olabilir.

Değerlendirme

Toplanan verilerin değerlendirilmesi, performans yönetiminin en hassas konularındandır. Değerlendirmenin,

gerçek durumu yansıtması, sebep sonuç ilişkilerini iyi tahlil etmesi gerekmektedir.

İyileştirme / Geliştirme

Performans değerlendirilmesi sonucunda elde edilen bilgiler ışığında iyileştirme ya da geliştirme yapılması gereken

konular belirlenmeli, yeni belirlenen duruma göre hedefler revize edilmelidir.

Belediyelerde Performans Yönetiminin Oluşturma Aşamaları

Belediye Üst Yönetiminin Bilgilendirilmesi

Çekirdek Ekibinin Belirlenmesi

Birimlerin Bilgilendirilmesi

Birimlerden Yeterli Eleman Seçilmesi ve Eğitilmesi

Hedeflerin Belirlenmesi

Ölçümlemenin Belirlenmesi

Uygulama Çerçevesinin Belirlenmesi

Uygulamanın Başlatılması

Sürekli İyileştirme

Kıyaslama

Performans yönetimi anlayışında yönetimin görevi

1) Örgütün ortak amacı ve görevini, örgütü oluşturan en alt sistemlere kadar

bu sistemlerin özel amaçlarını da içerecek biçimde tüm örgüte benimsetmek.

2) Örgüt içerisinde yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya doğru karşılıklı bilgi

akışını süratli ve etkin bir şekilde sağlayacak bir iletişim sistemi oluşturmak.

3) Yönetilen birimlerin performansını sürekli geliştirmek için gerekli tedbirleri

almak bu amaçla işletmenin tamamı ya da gerekli görülen birimlerini içine alan

ve özellikle çalışanlar için performans ölçüm ve denetim sistemi oluşturup

uygulamak.

Performans yönetiminin aşamalarını

Birinci Aşama; örgütün amacına daha etkin biçimde ulaşabilmesi için gerekli

stratejilerin ve geleceğe yönelik hedeflerin belirlenmesi.

İkinci Aşama; örgütün mevcut performans düzeyinin ölçülmesi ve

değerlendirilmesi, yönetim sistemleri ve süreçlerin stratejilere uygunluğunun

sağlanmasıdır.

Üçüncü Aşama; performansı geliştirmek için önlemleri belirlemek, bunlara ilişkin

taktikleri hazırlamak ve uygulamaya koymaktır.

Denetim geribildirim; işlevini çalıştırarak, performanstan beklenenlerin

gerçekleştirilmesini sağlamaya çalışır. Gerekli olduğunda hedeflerde ve

stratejilerde düzeltme yapılabilmesini sağlayacak bilgileri yönetime sunar.

Belediye Balanced Scorecart Oluşturulması Belediyelerin performans yönetimi kapsamında hedeflerin belirlenmesi, bu

hedeflere ulaşım düzeyini ölçecek kriterlerin tespit edilebilmesi çalışmaları ilk

aşamada yapılmalıdır. Birinci aşama belediyenin genel hedefleri ve ölçüm

kriterlerinin belirlenmesi, ikincisi ise birimlerin hedefleri ve ölçüm kriterlerinin

belirlenmesidir.

Hedef Gerçekleşen Performans

Müşteri (Kent ve Kentli)

Planlı alanları %60’tan % 70’e çıkarılması

10 hektar alanda İmar Uygulaması yapılması

Finans

% 20 Gelir Artışı

Gelir/Gider karşılama oranının % 100 Olması

Kurum İçi

Vatandaş şikayetlerinin 3 gün içinde cevaplandırılması

Birimlerin ortalama performansının %10 artması

Ar-Ge

3 Belediye ile kıyaslama yapılması

Personel Memnuniyet Seviyesinin % 20 artırılması

Ortalama Kurum Performansı

Belediyelerde Performans Planlamasında Yaşanan Sorunlar

Kamu sektöründe mal ve hizmetler piyasada satılmadığından karlılık ölçütü kamu için uygun bir ölçüt

değildir.

Kamu sektöründeki sonuçlar soyuttur.

Gerçekleşen faaliyetlerde sonuçlar belirlenebilse bile bu sonuçlar yıllar önce yapılmış faaliyetlerin

sonuçları olabilir.

Göstergeler kamu sektöründe özel sektördeki gibi açık ve izlenebilir değildir.

Performans ölçüm ve denetiminde tam ve doğru bilgilerin eksikliği dolayısıyla kamu yöneticileri

hedefleri ekonomik, etkin ve etkili olarak değerlendiremeyeceklerdir.

Belediyelerde Performans Planlamasında Yaşanan Sorunlar

Performans ölçüleri çoğu zaman siyasal tercihler tarafından

belirlenmektedir.

Performans ölçümü maliyetsiz bir süreç değildir. İşlem maliyeti denen bu

maliyetlerin performans ölçümünden sağlanan faydayı aşmaması gerekir.

Ölçüm esnasında kalite ve tüketici memnuniyetini ölçmek zordur.

Uygulamada bazı teknik konuların çözümlenmesinde teknik elemanlara

ihtiyaç duyulmaktadır; fakat bu teknik eleman ihtiyacı bazen

karşılanamamaktadır.

DEĞERLENDİRME

Performans yönetimi sürekli yeni açılımlarla gelişmeye devam eden bir

yönetim modelidir. Bu modelin kamu yönetimlerinde uygulanması yolundaki

çalışmalar çok yenidir.

2004 yılında başlatılan kamu reformu çerçevesinde 2005 yılında

yasalaşmıştır. Bununla beraber 2002 yılında içişleri bakanlığı tarafından başlatılan

“Bürokratik Kültürden Vatandaş Odaklı Kamu Hizmet Kültürüne Geçiş

Programı” çerçevesinde gönderilen talimat, bu yönde çalışmalar yapılmasının

gerekliliğini ortaya koymuştur. Bu talimatta yapılması istenen çalışmalar özetle

şunlardır.

Bürokratik Kültürden Vatandaş Odaklı Kamu Hizmet Kültürüne Geçiş Programı

Vatandaş beklenti ve ihtiyaçları dikkate alınarak katılımcı anlayışla hedeflerin

belirlenmesi ve hedeflere ulaşmak için stratejik planların yapılması

Birimler arası iletişim ağının kurulması

İş tanımları, iş analizleri ve iş akış şemalarının hazırlanması

Çalışma mekânlarında açık ofis sistemi olarak bilinen salon sistemine geçilmesi

Vatandaşa verilen hizmetlerin basit, hızlı ve kaliteli olarak tek noktadan verilmesi

çalışmalarının yapılması

Hizmet masaları oluşturularak, vatandaş hizmet temsilcileri görevlendirmek

Standart başvuru formlarının hazırlanması

Bürokratik Kültürden Vatandaş Odaklı Kamu Hizmet Kültürüne Geçiş Programı

Başvuru sahibine işin izleyeceği aşamalar, süreler ve bitiş tarihi konusunda bilgi

verilmesi

Kaliteyi artırmak için süreç analizi çalışmalarının yapılması

Performans ölçüm sisteminin oluşturulması

İş denetimlerinde performansa dayalı denetim yapılması

STK ve vatandaşların hizmetlerin belirlenmesi, yürütülmesi ve denetimine etkin

katılımının sağlanması

Vatandaşın bilgi ve belgelere ulaşım imkânının sağlanması

Vatandaş ve STK’ların katılacağı danışma kurullarının oluşturulması

Üst yönetimin vatandaş ve personelle daha fazla iletişim içinde olması

DEĞERLENDİRME

Performans yönetimi için gerekli olan düzenlemelerin birçoğu

(Ödüllendirme, yetkilendirme, vb) mevzuata göre çok sınırlı

yapılabilmektedir. Dolayısıyla “Nasıl?” yapılacağı hakkında

düzenlemelerin yer almadığı bu talimat , sonuç itibariyle iyi niyet

temennisinden öteye geçememektedir. Bu konuda ilgili kanunların

ivedilikle çıkartılması gerekmektedir. Verilecek yetkiye dayanarak ilgili

kurumlar gerekli hukuki düzenlemeleri yapmaya yetkili olmalıdırlar.